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ESTUDIOS DEL SECTOR

De conformidad con lo previsto en el artículo 2.2.1.1.1.6.1. del Decreto 1082 de 20151 y los
lineamientos establecidos por Agencia Nacional “Colombia Compra Eficiente”, la Alcaldía de
Cajamarca procede a efectuar el presente análisis económico del sector, como parte de la etapa
de planeación del proceso contractual que tiene por OBJETO: “PRESTACION DE SERVICIOS
Y SUMINISTRO DE FOTOCOPIAS A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS, DE LA
ALCALDIA MUNICIPIPAL DE CAJAMARCA TOLIMA. “AGRO Y PROSPERIDAD, POR LA
CONTINUIDAD”, el cual consta de la siguiente información:

1. NECESIDAD

La Administración municipal de Cajamarca Tolima requiere contar con el suministro

diario del servicio de fotocopias tamaño carta y oficio que deben ser atendidos en
forma inmediata, para dar soporte a los diferentes procesos que cada una de sus
dependencias realiza en las áreas administrativas, contables financieras
presupuestales, judiciales, de prestaciones sociales para la expedición de documentos
y respuestas a derechos de petición que presenta la comunidad sobre la gestión o
relacionada con temas de interés administrativo.

Este servicio debe de ser oportuno exige el mínimo de desplazamiento del personal
para la obtención de las copias y evitar el envió de la documentación fuera de las
instalaciones del edificio municipal.

Además de lo anterior, de acuerdo con la ley, la respuesta a las solicitudes de los

usuarios se debe realizar dentro de los términos allí contemplados, en forma rápida,
segura y oportuna.

Es importante anotar que la administración no posee la manera de suplir este servicio y

de cubrir a si las necesidades que se requieren en materia de fotocopias por lo que es
viable, conveniente y oportuno adelantar el proceso de contratación respectivo.

El señor almacenista municipal certifica que la administración no cuenta con el equipo

(fotocopiadora) para desarrollar la labor de impresión de fotocopias, para atender los
requerimiento que presente la administración, para lo cual, se hace necesaria la
contratación de una persona que posee la infraestructura para tal fin y así evitar
traumatismos en el normal desarrollo de las actividades cotidianas de la administración

1DECRETO 1082 DE 2015, Artículo 2.2.1.1.1.6.1. Deber de análisis de las Entidades Estatales. La Entidad Estatal debe hacer,
durante la etapa de planeación, el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde
la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de Riesgo. La Entidad Estatal debe dejar
constancia de este análisis en los Documentos del Proceso.

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municipal.

2. ASPECTOS GENERALES
La necesidad que se pretende satisfacer se encuentra relacionados con la siguiente
clasificación de bienes y servicios:

CLASIFICACION
SEGMENTO FAMILIA CLASE PRODUCTO
UNSPSC
(80) Servicios de gestión,
(16) Actividades de
servicios profesionales de (14) Comercialización y (07) Gestión
ventas y promoción
80141607 empresas y servicios distribución de eventos
de negocios
administrativos

FUENTE : https://www.colombiacompra.gov.co/clasificador-de-bienes-y-servicios

ANALISIS DEL MERCADO:

Aspectos generales del mercado:

Durante años la tecnología de copiado en "seco", fue fruto de mucha investigación y

duro trabajo, sobre todo de su inventor, quien se propuso dar con alguna fórmula que
permitiera hacer copias de documentos de una manera simple y rápida.

Tras experimentar con cargas electrostáticas y materiales fotoconductores en 1938,

logro crear la primera imagen xerográfica en su laboratorio; había nacido la xerografía,
proceso que se convirtió en estándar para la reproducción o copiado de documentos e
imágenes que a día de hoy se sigue utilizando en las fotocopiadoras e impresoras láser.

Una nueva generación de copiadoras se encuentra en el mercado, cuyas ventajas más

notables son la mayor calidad de imagen, facilidad de operación, bajo ruido, bajo
consumo de energía, menos mantenimiento técnico y mayor velocidad en procesar las
fotocopias.

Esto, ha creado competitividad entre las empresas que prestan estos servicios y por
ende la calidad, rapidez y la tarifa, se convierten en los principales elementos a tener en
cuenta al momento por las empresas al escoger sus servicios.

Aspectos técnicos

El municipio de Cajamarca carece de una fotocopiadora adicional para su

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administración y ante la cantidad de documentos que se deben fotocopiar para cumplir

con la solicitud de las dependencias , se hace necesario y exigente el contrato de
prestación de servicios de una entidad que de este servicio de fotocopiadora toda vez
que esta modalidad le permitiría a la entidad cumplir en el menor tiempo con la entrega
de las fotocopias, ahorrar en los costos de mantenimiento e insumas como papelería,
tintas y la no contratación de un operador, esto aunado a que una vez cumplido el
requerimiento de las dependencias, se adquiriera una fotocopiadora servicio, toda vez
que en condiciones normales el volumen de copias generados por la entidad no es tan
grande, como para requerir la existencia de una fotocopiadora adicional.

2.1 ECONÓMICO

Según la clasificación CIIU revisión 4 adaptada para Colombia utilizada por el DANE y
de acuerdo a los productos a adquirir, se debe tener en cuenta para este analisis el
sector servicios, el cual se desagrega de la siguiente manera:

2.1.1 IMPORTANCIA DEL SECTOR EN EL CONTEXTO NACIONAL:

PRODUCTO INTERNO BRUTO (PIB) POR GRANDES RAMAS DE ACTIVIDAD ECONÓMICA

VARIACIÓN % ANUAL
En cuanto a los aspectos generales del mercado del proceso cuyo objeto es "Contratar
el suministro de insumos (consumo de fotocopias) ", se encuentra lo siguiente
información desde el año 2010 al 2016 una relación de consumo de papelería.

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Como lo muestra la anterior información, durante los años 2010 y 2016 la participación
del sector Comercio (renglón dentro del cual se incluye el subsector comercio al por
mayor de productos básicos de papelería, según la CIIU o suministros para impresoras,
fax y fotocopiadora, según el clasificador de bienes y servicios de las Naciones Unidas,
propio de las actividades a desarrollar en el presente proceso), en el PIS total fue del
8.18% y 8.22% respectivamente, observando un crecimiento sostenido trimestre tras
trimestre desde el primer trimestre del año 2013 hasta el cuarto trimestre del año 2014,
lo cual permitió que se registrara un leve crecimiento en la participación porcentual del
sector en el PIB en el año 2014 respecto al año 2013.

Comparativamente la variación porcentual de las actividades Comercio (renglón dentro

del cual se incluye el subsector comercio al por mayor de productos químicos básicos,
según la CIIU o suministros para impresoras, fax y fotocopiadora, según la CIIU o de
ferretería en general, según el clasificador de bienes y servicios de las Naciones

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Unidas, propio de las actividades a desarrollar en el presente proceso), para los años
2013 y 2014 fue de 3.98 y 5.06 respectivamente, observando que, en cifras absolutas la
variación del año 2014 respecto a la del año 2013 fue de 1.08. Durante este mismo
periodo los mejores comportamientos en la variación porcentual trimestre tras trimestre,
las registran el cuarto trimestre de 2013 y el tercer trimestre de 2014.

Fuente: Departamento Administrativo Nacional de Estadística – DANE

INDICADORES FINANCIEROS

El sistema de Información y Reporte Empresarial - SIREM3 presenta los estados

financieros con corte a 31 de diciembre de cada año (las cifras se registran en millones
de pesos) que son suministradas por las empresas que se encuentran sometidas a
vigilancia, control e inspección por la Superintendencia de Sociedades y que
pertenecen al sector real de la economía. La veracidad de la información suministrada
por cada empresa, incorporada al sistema, es de plena responsabilidad de los
administradores, revisores fiscales y contadores de cada una de ellas, quienes la
certifican y dictaminan conforme con lo consagrado en los artículos 37, 38 Y 39 de la
Ley 222 de 1995.

Con base en dicha información y con corte al 31 de diciembre de 2014 pero actualizada
por el SIREM a octubre de 2015, se establecieron los indicadores financieros para la
prestación del servicio del presente proceso. Teniendo en cuenta la fecha de corte de la
información suministrada por el SIREM, la actividad económica se encuentra bajo la
Clasificación Industrial Internacional Uniforme en la clase 4664 - CIIU, revisión 4 A.e. En
el sector comercio al por mayor de productos químicos básicos, según la CIIU o
suministros para impresoras, fax y fotocopiadoras, según el clasificador de bienes y
servicios de las Naciones Unidas, son reportadas 314 empresas por el SIREM. Estas
empresas se encuentran ubicadas en diferentes ciudades del país.

Fuente: Investigación de mercado y análisis del sector /prosperidad social, sector

papelería.

2. REGULATORIO
El régimen regulatorio y aplicable a la presente modalidad de selección del contratista, que
comprende las etapas precontractual, contractual y post-contractual, está previsto en el Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007)
Decreto 1082 de 2015 y las leyes civiles, Comerciales y demás normas que adiciones,
complementen o regulen la materia.

3. ANALISIS DE LA OFERTA
Como parte del análisis y determinación del presupuesto a contratar se ha tenido en cuenta las
siguientes cotizaciones:

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FORMULA QUE SE UTILIZÓ PARA LA REALIZACIÓN DEL ESTUDIO:

Se proyectó el presupuesto a ejecutar teniendo en cuenta las cotizaciones presentadas

por las empresas EVENTOS SCALA Y ACTIVA GRUPO I & M l; por consiguiente se tuvo
como referente el Valor de las cotizaciones las cuales se suman y se dividen en el número
de cotizaciones realizadas.
Vp = (V1 + V2 ) / Nc

Vp = 58.801.850

VP = 29.400.925
NOTA: se anexan las cotizaciones realizadas.

4. ANALISIS DE LA DEMANDA

El propósito de éste estudio es analizar el tipo de consumidor que existe para el sector
que nos ocupa; dicha información es tomada de la página de contratación estatal
SECOP y se hallaron contrataciones similares efectuadas por diversas entidades.

En este sentido, se realizó consulta en la página www.colombiacompra.gov.co,

encontrándose publicaciones de contratos en Entidades Estatales a nivel país, con
objeto similar al requerido en el estudio de conveniencia y oportunidad, así.

MODALIDAD OBJETO DEL VALOR ENTIDAD FORMA DE NUMERO

DE CONTRATO MUNICIPIO DEL PAGO DE
SELECCIÓN DE CAJAMARCA CONTRATO CONTRAT
O
PRESTACIÓN DE
SERVICIOS DE
CONTRATACIO IMPRESIÓN DE $5.000.000 CAJAMAR UNA VEZ 112 DE 2017
N DIRECTA FOTOCOPIAS PARA LAS CA EJECUTADO
DEPENDENCIAS DE LA TOLIMA EL
ALCALDIA MUNICIPAL CONTRATO
DE CAJAMARCA,
TOLIMA.
PRESTACION DE
SERVICIOS DE UNA VEZ
CONTRATACIO IMPRESIÓN DE $5.000.000 CAJAMAR EJECUTADO 090 DE 2016
N DIRECTA FOTOCOPIAS PARA LAS CA EL
DIFERENTES TOLIMA CONTRATO
DEPENDENCIAS DE LA
ADMINISTRACION
MUNICIPAL
PRESTACION DE
SERVICIO DE APOYO UNA VEZ

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CONTRATACIO OPERATIVO EN CUANTO $5.000.000 CAJAMAR EJECUTADO 075 DE 2014

N DIRECTA A LA EXPEDICION DE CA EL
FOTOCOPIAS PARA LAS TOLIMA CONTRATO
DIFERENTES
DEPENDENCIAS DE LA
ADMINISTRACION
MUNICIPAL DE
CAJAMARCA TOLIMA

MODALIDAD OBJETO DEL VALOR DEL ENTIDAD FORMA DE NUMERO

DE CONTRATO OTROS CONTRATO PAGO DE
SELECCIÓN MUNICIPIOS CONTRAT
O
CONTRATAR EL
SERVICIO DE OTROS
GASTOS POR
IMPRESOS Y
MINIMA PUBLICACIONES QUE MUNICIPIO UNA VEZ 037 DE 2013
CUANTIA INCLUYEN $803.060 MAGDALEN EJECUTADO
EXPEDICION DE A EL
FOTOCOPIAS, CONTRATO
ANILLADOS,
EMPASTADOS,
FOTOCOPIAS DE
PLANOS, IMPRESIONES
DIGITALES Y
SERVICIOS AFINES,
REQUERIDOS PARA LA
CAPITANIA DE
PUERTO DE
BARRANQUILLA.
SERVICIOS DE
EXPEDICIÓN DE
FOTOCOPIAS, LA CEJA - UNA VEZ
MINIMA ENCUADERNACIÓN $10.500.000 ANTIOQUIA EJECUTADO 160 DE 2014
CUANTIA Y/O ARGOLLADO DE EL
DOCUMENTOS PARA CONTRATO
LAS DIFERENTES
DEPENDENCIA DE LA
ADMINISTRACIÓN
MUNICIPAL DE LA
CEJA DEL TAMBO.
CONTRATAR EL
SERVICIO DE
IMPRESOS Y 073 DE 2013
MINIMA PUBLICACIONES QUE $1.000.000 MUNICIPIO- UNA VEZ
CUANTIA INCLUYEN SANTA EJECUTADO
EXPEDICION DE MARTA EL
FOTOCOPIAS, CONTRATO
ANILLADOS,
EMPASTADOS,
FOTOCOPIAS DE
PLANOS, IMPRESIONES
DIGITALES Y
SERVICIOS AFINES,
REQUERIDOS PARA LA
CAPITANIA DE
PUERTO DE SANTA

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MARTA

Fuentes: Se consultó la información de los procesos según el Sistema Electrónico de

Contratación Pública – SECOP.

5. TIPIFICACION DEL ESQUEMA DEL RIESGO

ANEXO EN CUATRO (4) FOLIOS MATRIZ DE RIESGO.

6. ANALISIS LEGAL

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con el

artículo 2° de la ley 1150 de 2007 y su Decreto reglamentario Decreto 1082 de 2015 se
adelantará la presente contratación por la modalidad de MINIMA CUANTIA, teniendo en cuenta
la complejidad de los elementos a adquirir y el monto que se encuentra enmarcado dentro de
las cuantías que aplican para este procedimiento.

QUIEN FIRMA QUIN ES EL SUPERVISOR

Secretaria de
Ejecutor

Revisó: Alejandra Patiño – Asesora Jurídica

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