Determinación de las Tecnologías de Hardware, Software y Servicios Requeridos para

el Proyecto en Desarrollo

Integrante:
Johneider Duque Aristizábal

Instructora:
Carlos Mario Castañeda

Formación Tecnológica
Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Abril 2021
 ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 3

1. TÍTULO DEL PROYECTO FORMATIVO ................................................................. 4

2. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO ............................................................................... 4

3. ALCANCE DEL PROYECTO........................................................................................ 4

4. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE PARA EL PROYECTO FORMATIVO .. 5

5. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE PARA EL PROYECO FORMATIVO ...... 8

6. REFERENCIAS DE PROYECTOS SIMILARES ...................................................... 10

7. PLAN DE MARKETING DIGITAL ............................................................................ 12

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 INTRODUCCIÓN

La necesidad de almacenar, procesar y consultar los documentos de una manera rápida y

confiable, sin descuidar la calidad en los procesos dentro de las empresas, hace que la
digitalización se vuelva cada vez más importante.
Actualmente las empresas manejan grandes volúmenes de documentos que necesitan
mantener controlados y consultados constantemente, por lo que siempre se tienen muchos
problemas cuando se desea recuperar algún documento de sus grandes bases de datos.

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 DETERMINACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE HARDWARE, SOFTWARE Y
SERVICIOS REQUERIDOS PARA EL PROYECTO EN DESARROLLO

1. TITULO DEL PROYECTO FORMATIVO

Plataforma para la Gestión de tramite integral documental.

2. DESCRIPCION DEL PROYECTO

El proyecto está enfocado en la entrada de documentos (radicación), gestión

documental electrónica (digitalización) y los tramites internos de las áreas específicas a las
que se realiza la radicación y los cuales son los encargados de gestionar los trámites
correspondientes y las respuestas de las solicitudes (salida) medios digitales, enfocad a mi
pymes y microempresas las que no tiene un control documental

3. ALCANCE DEL PROYECTO

El alcance de proyecto corresponde al diseño e implantación de una Plataforma de

Gestión documental, para las pequeñas empresas, con las condiciones necesarias para
establecer la factibilidad de la radicación y gestión de tramites documentales, con procesos
que lleven a una oprima calidad de la información, generación de informes y respuesta
oportuna a clientes y usuarios.

El Proyecto inicia con un diagnóstico, análisis, diseño y culmina con el desarrollo e

implantación de un sistema de gestión documental para las pequeñas empresas, que permita y
agilice la, recepción, direccionamiento y organización de documentos, distribución, consulta,
transferencia y disposición, y preservación de los mismos.

La implementación de la plataforma para la gestión documental integra todas las

dependencias de la entidad permitiéndole brindar un mejor servicio y dando una respuesta
eficiente y oportuna.

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4. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE PARA EL PROYECTO FORMATIVO

Escáneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez preparados,

son transformados en documentos digitales, los cuales serán guardados o almacenados.

Análisis de Proveedores: La marca seleccionada para los escáneres será Fujitsu, es una
marca reconocida por los expertos, por su relación de confiabilidad y costos de producción.

Descripción de la maquinaria a utilizar: Ideales para aplicaciones de medianas empresas o

departamentos independientes, los escáneres de trabajo en grupo de Fujitsu son la base de la
solución para gestión de documentos. No tendrás que sacrificar el rendimiento para conseguir
una digitalización de documentos asequible. Nuestra familia de escáneres de Trabajo en
Grupo incluye tanto modelos con cama plana como con alimentador automático, como
modelos que pueden personalizarse para escanear directamente a correo electrónico, archivos
.pdf, impresoras o sitios ftp. Para conseguir una mayor flexibilidad y un alto rendimiento en
la mediana empresa, elija los escáneres de Trabajo en Grupo de Fujitsu.

fi-7180

El nuevo fi-7180 combina la digitalización de pasaportes, documentos de identificación y

otra documentación para ayudar a mejorar los procesos de recepción de tu empresa. El
dispositivo ofrece una experiencia única en la captura automatizada de datos en un formato
muy compacto que se adapta a cualquier lugar.

Resolución de salida: hasta 600 ppp

Velocidad: 40 ppm (uma cara) / 80 ipm (doble cara) color, escala de grises y blanco y negro
- 200 ppp y 300 ppp (A4, Vertical)

Ciclo diario: 4.500 hojas

Tamaño del papel: ADF min: 50.8 x 50.8 mm (2 x 2 pul) - ADF max: 215,9 x 355,6 mm
(8.5 x 14 pul)

Capacidad del ADF: hasta 20 hojas (A4 80 g/m² o Carta 20 lb) o 30 hojas (A4 52 g/m² o
Carta 14 lb)

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 Interfaz: USB 3.2 Gen 1x1 / USB 2.0 / USB 1.1

• Precio:

Ilustración 1 Imagen tomada de https://computacion.mercadolibre.com.co/scanner-fujitsu-fi-

7160

• Computadores -Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los

usuarios finales se conectarán a un servidor para poder acceder a dicha información,
para su modificación o revisión.

Análisis de Proveedores: En lo relacionado con los computadores (servidores) y los

monitores, los seleccionados fueron HP y Samsung

Descripción de la maquinaria a utilizar:

Procesador AMD RYZEN R7

Memoria RAM 8GB
Tamaño de la pantalla 23.8 pulgadas
Disco duro HDD 1TB
Unidad de estado sólido SSD 256GB
Núcleos del procesador Quad Core
Velocidad del procesador 2.3GHz
Velocidad máxima del procesador 2.3GHz
Garantía del proveedor
1 año.
Garantía del proveedor: Información Adicional
La memoria interna y la RAM disponibles para
el usuario dependen del sistema operativo y las
aplicaciones precargadas.

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 • Precio:

Ilustración 2 Imagen tomada de https://www.falabella.com.co/falabella-co/product/3923297/All-in-one-23.8-

pulgadas-Intel-Core-i5-4GB-1TB-+-16-GB-Optane-24-xa016la/3923297

Escritorio y mesa: elemento fundamental para el desarrollo de la actividad y la asesoría

del programa.

Análisis de proveedores: Realizando varios análisis se escogerán proveedores de

Falabella, por calidad, garantía y precio.

Descripción de la maquinaria: Escritorio Wesley con amplia superficie de trabajo,

modulo lateral con entrepaños para ubicar libros y/o elementos decorativos, diseño con
combinación de colores, material madecor. Medidas Escritorio: 120,6 alto x 120 ancho x
45 largo Silla Turmanila Material: Asiento tapizado en paño y espaldar con malla nylon
Base nylon con rodachinas tipo Europa. Silla giratoria regulable en altura mediante una
palanca de metal ubicada en el asiento. Brazos en polipropileno regulables en altura
Soporte lumbar regulable en altura y profundidad. Cabecero regulable en ángulo y altura.
Mecanismo basculante. La silla tiene una rotación de 360°. Medidas silla turmanila: 96 -
116 alto x 65 ancho x 51 largo. La foto de este producto ha sido ambientada, por lo cual
no incluye ningún adorno, ni accesorios, ni piezas adicionales ni ningún otro elemento
que lo acompañan. El color presentado en la fotografía es una aproximación al color real.

Garantía de proveedor: 5 años en madera y 1 año en herrajes, 1 año en silla.

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Precio:

Ilustración 3 Imagen tomada de https://www.falabella.com.co/falabella-co/product/11182959/Escritorio-wesley-+-

silla-turmanila-ekonomodo/11182960

5. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE PARA EL PROYECO FORMATIVO

Redes: Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se encuentra
en los servidores.

Enter.co: ofrece una velocidad de descarga desde 10 Mbps hasta 20Mbps, para el plan más
grande. La velocidad de carga es desde 1Mbps hasta 2 Mbps, también para el plan más
completo. El total de navegación disponible va de 30GB a 70GB. En los tres planes hay un
valor de 10GB, 20GB y 30GB respectivamente, que corresponden a datos que se pueden usar
en la franja horaria de 12:00 a.m. a 8:00 a.m.

El costo de este plan depende del estrato en el que se instale el servicio. Los precios van
desde 209.900, para el plan más pequeño y para estratos 1 y 2; hasta 392.700 para el plan
Noche 70 en estratos 4,5 y 6.

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Ilustración 4 Imagen tomada de https://www.enter.co/empresas/colombia-digital/esto-cuesta-el-internet-satelital-
de-hughes-en-colombia/

Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la documentación

que se maneja en la empresa.

Usuarios: A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos
digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar la

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 consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad asignados a cada
uno de los usuarios registrados en el Sistema.

Administradores: Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos

digitalizados se codifican en la base de datos del servidor, identificando la ubicación
física del documento original y asignando, a cada documento lógico, las claves de acceso.
El sistema de gestión documental hace referencia a: Radicación de entrega, radicación de
salida, modificar radicado, consulta, préstamo, gestión, Expediente virtual, TRD,
Auditoria y asociar imagen.

6. REFERENCIAS DE PROYECTOS SIMILARES

Información de contacto

(+57) (4) 444 57 21 ext 120 (+57) 316 742 71 74

Asist.comunicaciones@estrategiasdocumentales.com
Calle 80 Sur # 47 D-163 Bodegas Ecologic as N° 5
Mesa de ayuda Nacional 01 8000 515 72

Estrategias documentales SAS, constituida el 22 de junio de 2005, registrada en la

Cámara de comercio de Medellín para Antioquia, desde el día de su creación, ha surgido en el
mercado empresarial de la mano del esfuerzo de sus fundadores y sus colaboradores quienes
han comprometido sus capacidades y conocimientos al servicio de la compañía.

Actualmente la compañía tiene presencia en todo el territorio colombiano y en el

exterior, con productos y ser vivíos como nuestro software Workmanager para la
administración de su información y flujos de trabajo, la implementación de programas de

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Gestión Documental con un diagnóstico previo, digitalización, custodia física de archivo,
venta de escáner documental, insumos para CAD.

Son casi 16 años perfeccionando nuestro servicio hasta llegar a un presente con
certificaciones importantes de calidad y responsabilidad social. Siendo siempre fieles a
nuestros valores y principios de transparencia, confidencialidad, trabajo en equipo y
conciencia ambiental.

Información de Contacto
8950 SW 74 Ct, Suite 1406
Miami, FL 33156, US
Email: info@auraquantic.com
Phone: +1 857 239 0070

AURA QUANTIC es una empresa internacional proveedora de software, reconocida por

firmas analistas líderes, incluyendo a Gartner y OVUM, gracias a su extrema facilidad de
uso, rápidas implementaciones, integración con otros sistemas, escalabilidad y muchas otras
características.

Ofrece el más potente, intuitivo y asequible sistema para transformar las operaciones
de su empresa en eficientes soluciones de gestión documental. Plataforma Low-Code para
rápidamente crear aplicaciones empresariales. Y un sistema de procesos conectando personas,
procesos y datos para acelerar la transformacio digital.

En cuanto a sistemas documentales, aprovecha los sistemas más completos para

administrar documentos y contenido digital y disfrute de los beneficios inmediatos de
acelerar las transacciones y los procesos de la empresa.

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 ORFEO es un sistema de gestión documental desarrollado inicialmente por la
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como
software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación
colectiva libre. ORFEO/GPL permite la gestión de los documentos de una entidad,
manteniendo los registros de manera automatizada, con importantes ahorros en tiempo,
costos y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el
control sobre los documentos. El sistema permite gestionar electrónicamente la producción,
el trámite, el almacenamiento digital y la recuperación de documentos, evitando su manejo en
papel.

Tareas de registro, trámite, digitalización y entrega de documentos. Centraliza el

archivo de gestión de una forma estandarizada y organizada. Orfeo cuenta con varios
módulos que les permiten ser bastante versátil dependiendo las necesidades de la
organización que son: Autenticación, Radicación unitaria y masiva, Digitalizador, Consultas,
Transacciones de radicados, Administración, Estadísticas, Tablas de retención documental,
Préstamo y Control del Documento, Envíos y Archivo Flujos y expedientes. Permisos de
consulta sencillos por parte de gran cantidad de usuarios a comparación de que si fuera físico
seria por uno a la vez y bajo grandes controles de seguridad. Manejo de perfiles para
consulta, modificación e ingreso de documentos.

7. PLAN DE MARKETING DIGITAL

La necesidad de almacenar, procesar y consultar los documentos de una manera

rápida y confiable, sin descuidar la calidad en los procesos dentro de las empresas, hace que
la digitalización se vuelva cada vez más importante.

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 Se entiende por gestión documental al conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas
para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los
documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Estrategias de comercialización
• Pagina Web, con la opción de visita interactiva de nuestras soluciones en gestión
documental.
• Folletos con descripción detallada del servicio que ofrecemos, mostrando las ventajas de
administrar y consultar sus documentos a través de un proceso de digitalización.
• Asesoría interactiva y personalizada de administración documental. Avisos
publicitarios en redes sociales, periódicos y revistas.

Estrategias de mercadeo
Cuando se crea una empresa que ofrece servicios, la idea es entregar valor al cliente,
por ello es importante determinar la razón de ser de nuestro servicio, para llevarlo a cabo. Así
es como logramos aproximarnos a las necesidades de nuestros futuros clientes, y a la
percepción que queramos lograr en ellos de nuestro servicio.
Para lo cual tendremos en cuenta lo siguiente:
• Seleccionar personal calificado y capacitado para prestar el servicio, para lograr un
trabajo hábil y eficiente.
• Utilizar equipos y licencias de alta tecnología, que permitan diseñar soluciones integrales
para cada empresa como si fuese única.
• Ofrecer desde la comodidad de la Empresa el acceso a la información de manera oportuna
y segura.

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Estrategias de promoción y publicidad

• Página Web, con la opción de visita interactiva de nuestras soluciones en gestión

documental Folletos con descripción detallada del servicio que ofrecemos, mostrando las
ventajas de administrar y consultar sus documentos a través de un proceso de
digitalización.
• Asesoría interactiva y personalizada de administración documental
• Avisos publicitarios en redes sociales, periódicos y revistas
• Distribución personalizada de folletos a Gerentes de empresas mediante visitas.

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REFERENCIAS

AuraQuantic. (2018). ¿Qué es AuraQuantic? Recuperado el 3 de Abril de 2021, de

https://www.auraquantic.com/es/
Estrategias documentales. (2005). Software de Gestión Documental de Información y Flujos
de Trabajo. Recuperado el 3 de Abril de 2021, de
https://www.estrategiasdocumentales.com/
Orfeo sistema de gestión documental. Recuperado el 3 de Abril de 2021, de
http://scholarium.info/orfeo-sistema-de-gestion-documental/

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