REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UGMA- FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y ECONOMÍA
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
CÁTEDRA: ANÁLISIS DE GESTION

“El examen preliminar”

Profesor: Estudiantes:
José Ochoa Gustavo Gutiérrez CI:25.245.377
Andrea Acosta CI: 25.245.377

Barcelona, octubre de 2022

 Índice

Introducción.....................................................................................................................................3
Aspectos del examen preliminar......................................................................................................4
Objetivos del examen preliminar.....................................................................................................4
Análisis del examen preliminar.......................................................................................................6
Observaciones que debemos hacer en el recorrido por las instalaciones........................................6
Preparaciones y manejo de los papeles de trabajo...........................................................................7
Los cuestionarios.............................................................................................................................7
Tipos de cuestionarios.....................................................................................................................7
Ventajas y desventajas de los cuestionarios....................................................................................8
Características de los cuestionarios.................................................................................................9
La entrevista.....................................................................................................................................9
Conclusión.....................................................................................................................................11
Bibliografía....................................................................................................................................12
 Introducción
El siguiente trabajo de basa en desarrollar aspectos relevantes del examen preliminar como
impulsor del control constructivo y la mejor gestión de las actividades empresariales, donde el
analista o el equipo de analistas que la lleva a cabo deben ser agentes de cambios, y a su vez,
protagonistas con los ejecutivos y personal de la empresa, para el logro de una gestión de la más
alta calidad. Así mismo, el control juega un papel importante pues sin él, el resto de los pasos del
proceso no son significativos, por lo que, además, el proceso de análisis va de la mano con la
administración, como parte integral en el proceso administrativo y no como otra ciencia
independiente de la propia administración. El examen preliminar funciona como herramienta de
la que hacen uso los analistas para obtener un conocimiento general del objeto de la
organización, de sus principales características, su funcionamiento interno y del medio externo
en que se desenvuelve, con el fin de determinar qué programas y procedimientos de auditorías se
ajustan más a la entidad, cantidad de auditores a emplear, tiempo estimado de ejecución y
determinar el costo para reformular algún proceso que presente deficiencias.

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 Aspectos del examen preliminar

Para elaborar un análisis de gestión se deben seguir ciertas fases, las cuales deben estar
perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una metodología, la que es ejecutada
por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organización (pública o privada).
Durante el desarrollo de un análisis de gestión, el analista debe obtener toda la información
relevante para después poder efectuar el análisis completo de la información que se obtuvo.

El objetivo principal de reunir información relevante es allegarse de datos correctos y

confiables, ya que, durante el análisis, la evaluación y el informe de análisis, el analista de
gestión se basará precisamente en el examen de esa información para poder llegar a su
evaluación. Los errores en la información que fue obtenida, darán como resultado conclusiones y
recomendaciones erróneas.

El estudio preliminar está encaminado a: "Lograr una identificación real del problema, para
conocer la naturaleza y objetivo del estudio completo." Por su propia naturaleza, el estudio
preliminar no está enfocado para originar recomendaciones o solucionar problemas, excepto
aquellos que resulten evidentes en un primer reconocimiento. Más bien el estudio administrativo
consiste en la revelación de aquellas áreas de la empresa que ameriten un análisis detallado para
poder ofrecer las recomendaciones más idóneas a las circunstancias de la empresa como un todo.
El estudio preliminar se diseña para que resulte la posibilidad de un informe que recomiende, o
que no recomiende un plan general para desarrollar la solución específica del problema.

El examen preliminar abarca el recorrido por las instalaciones de la empresa y la aplicación de

las entrevistas y cuestionarios necesarios. Asimismo, debe contemplar lo relativo al examen de
control interno, determinándose las áreas críticas para proceder de esta manera con la realización
del examen en profundidad de las áreas que de acuerdo a los análisis previos presentan
dificultad, independientemente del grado de dificultad que las afecte.

Objetivos del examen preliminar

La realización del estudio preliminar le permite al Analista de Gestión identificar las áreas
potenciales críticas las cuales necesitan ser atendidas, estimar el tiempo de duración del análisis,

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el equipo técnico profesional que habrá de emplearse y los recursos necesarios para su
desarrollo.

Mediante este examen el analista de gestión puede realizar una macro identificación de la

problemática que presenta la empresa, la cual se hará posible a través de las siguientes
actuaciones:

1. Informarse del origen de la organización mediante documentos constitutivos, los

objetivos que definen la naturaleza de la misma, su estatus, la composición empresarial y
su reseña histórica.

2. Conocer las definiciones fundamentales de la organización, como lo son: la misión, los

objetivos, metas, políticas, estrategias, etc.

3. Reuniones en los distintos niveles gerenciales de la organización, de tal modo que se
puedan conocer las opiniones que tienen cada una de las personas 'sobre sus distintas
áreas de responsabilidad; cuales son según su opinión los problemas o situaciones que
afectan la buena marcha de sus respectivos procesos; su posición y opinión en relación a
la propia empresa y a sus definiciones fundamentales (misión, objetivos,
metas, estrategias y políticas), etc.

4. Recorrido por las instalaciones de la Empresa, de tal forma de conocer mediante

la observación directa, las diferentes oficinas, talleres, laboratorios, líneas
de producción, archivos, depósitos, entre otros; que puedan darle al profesional (analista
de gestión), la información  sobre aparentes desviaciones del "Deber Ser" en lo que
concierne a la organización del trabajo, distribución de la
carga laboral, disciplina, manejo de materiales, sistemas de información, ambiente físico
laboral, actitud hacia el trabajo, entre otros aspectos de estudio que le van a proporcionar
al Analista de Gestión una idea general de los problemas aparentes o probables de la
organización.

La realización del estudio preliminar le permite al Analista de Gestión identificar las áreas
potenciales críticas las cuales necesitan ser atendidas, estimar el tiempo de duración del análisis,

5
el equipo técnico profesional que habrá de emplearse y los recursos necesarios para
su desarrollo.

Análisis del examen preliminar

Una vez cumplido con el paso del examen preliminar, se realiza una recolección y registro de
información, el analista de gestión indicará si se cumplieron los objetivos planteados para esta
etapa y si está listo para iniciarla siguiente, a través de la cual se conocerán las situaciones de la
empresa cuyas características permitirán identificarlas como fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas qe están impactando de uno u otro modo los resultados de la
organización.

Observaciones que debemos hacer en el recorrido por las instalaciones

 Existencia y estado de controles.

 Instrucciones verbales.

 Ubicación de centros de información.

 Controles de trabajo.

 Cantidad de personal y tareas asignadas.

 Tiempo y movimiento del personal.

 Medios de seguridad de los trabajadores.

 Condición ambiental del trabajo.

 Calidad de los productos y sus controles.

 Organización de los almacenes.

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  Revisión de maquinarias y equipos en general.

 Control para el ahorro en el proceso productivo.

Preparaciones y manejo de los papeles de trabajo

Se deben preparar con el mayor cuidado, es imprescindible conocer sus objetivos y los pasos que
debemos tomar como analistas. Debemos incluir una descripción en relación a los controles
internos, para lo cual es recomendable lo siguiente:

A. Inicial la preparación con papeles de tamaño estándar.

B. Usar una hoja para cada asunto, se debe escribir por un solo lado.
C. Se debe tener muy en cuenta las normas de la estructura.
D. Cuando se indiquen asuntos narrativos como supervisiones, entrevistas, etc. Los papeles
deben ser de rayado horizontal únicamente.
E. Confeccionar los papeles de trabajo por separado para: asuntos pendientes, observaciones
que conformaran el informe, recomendaciones que conformaran el informe final.
F. El alcance y contenido del análisis realizado se debe señalar con precisión.
G. Que sea criterio del analista la documentación que debe incluirse.
H. Sustentar con precisión y claridad el contenido de sus evidencias.

Los cuestionarios

Una forma común para obtener información para el análisis de gestión administrativa es a
base de cuestionarios, los cuales sirven como guía para buscar contestación a interrogantes
acerca del área en revisión.
Técnicamente, un cuestionario es un método de recopilación de información que se aplica a
un grupo de personas, mejor conocido como muestra. La intención de los diferentes tipos de
cuestionarios es obtener información que pueda ser útil para una organización, empresa o
institución. Esta información y opinión recopilada de la muestra es a menudo una generalización
de lo que piensa una gran población o un grupo más grande de personas.

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 Tipos de cuestionarios

La forma o tipo de cuestionario depende tanto de los objetivos que persiga la investigación,
como de los informantes:

 Cuestionarios abiertos. Son aquellos en los que se pregunta al sujeto algo y se le deja en
libertad de responder como quiera. Este tipo de cuestionario es muy útil y proporciona
mucha información, pero requiere más tiempo por parte del informante y es más difícil de
analizar y codificar por parte del investigador. Generalmente, se aplican en estudios
pilotos con el fin de obtener más datos.
 Cuestionarios cerrados. Están estructurados de tal manera que al informante se le
ofrecen sólo determinadas alternativas de respuesta. Es más fácil de codificar y contestar.
Como desventaja, podemos mencionar que las categorías que se ofrecen pueden no ser
las más adecuadas, o que la persona no haya pensado sus respuestas en términos de las
categorías que se le ofrecen.

Ventajas y desventajas de los cuestionarios

Ventajas: Entre las principales ventajas del cuestionario tenemos:

 Bajo coste: Los cuestionarios son una de las maneras más económicas para recopilar
datos. Además, con las nuevas tecnologías es muy fácil realizar cuestionarios online, que
ayudan a tener un gran alcance y un bajo coste por ello.

 Resultados rápidos: Si haces la recopilación de los datos mediante un cuestionario online

podrás tener resultados al instante, sin necesidad de cálculos o análisis. En tan solo un
clic tendrás todo lo que necesites saber sobre los resultados obtenidos.

Desventajas: Entre las principales desventajas tenemos:

 Deshonestidad: El problema de los cuestionarios online, al igual que en la versión
tradicional, es la deshonestidad. Los que son encuestados pueden dar respuestas falsas
y no dar realmente lo que se espera de ellos.

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  Errores en la interpretación: Otro problema que suele existir en los cuestionarios
(sobre todo en los online) es que cada uno puede tener diferentes interpretaciones de
las preguntas. Por lo que es aconsejable que cada pregunta esté bien explicada y que
no exista posibilidad de una mala interpretación.

Características de los cuestionarios

El diseño del cuestionario depende del tipo de información que se requiere recopilar. Los
cuestionarios cualitativos se utilizan cuando hay necesidad de obtener información exploratoria o
de probar una hipótesis. Los cuestionarios cuantitativos se utilizan para validar o probar
cualquier hipótesis generada previamente. Algunas características básicas de un cuestionario son:
Uniformidad: Los cuestionarios son muy útiles para recoger información demográfica,
opiniones personales, hechos o actitudes de los encuestados. Una de sus mayores características
es que son estandarizados y uniformes. Todos los encuestados ven las mismas preguntas. Esto
ayuda en la recolección de datos y en su análisis estadístico.
Exploratorio: Para recopilar datos cualitativos, el cuestionario podría ser de naturaleza
exploratoria. No hay restricción de las preguntas que se pueden hacer en este cuestionario ni del
objetivo específico que éste recoge.
Secuencia de preguntas: El cuestionario suele seguir un flujo estructurado de preguntas para
aumentar el número de respuestas. Por ejemplo, un cuestionario de experiencia de compra cubre
desde las preguntas demográficas iniciales hasta el tiempo que se toma en una sección y la razón
de ser de las decisiones de compra, etc.

La entrevista

Tiene por objeto obtener información de las personas enteradas de la situación vigente y de los
problemas que se estudian. Sirve para confirmar y aclarar la información obtenida por otros
medios. Al llevar a cabo la entrevista, el analista de gestión debe considerar el factor de
relaciones humanas, ya que del trato que tenga con el entrevistado dependerá que éste le dé
información fehaciente y completa. Para tal fin, el analista de gestión debe observar en sus
entrevistas los siguientes puntos:
 Describir la importancia de la información que
proporcione el entrevistado.

. Darle oportunidad de que haga sugerencias.

. No criticar cuando encuentre fallas o deficiencias.

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. No prometer correcciones inmediatas, aumentos de sueldo o
cualquier otra cosa que ilusione al entrevistado.

 Expresarle al entrevistado su reconocimiento por la ayuda

proporcionada.

Elementos de la entrevista:

Los elementos de una entrevista son el entrevistador, entrevistado, mensaje y preguntas,

contexto y medio.

 Entrevistador: la persona encargada de hacer las preguntas y dirigir la entrevista.

 Entrevistado: La persona entrevistada es, naturalmente, la persona que responderá a

las preguntas realizadas por el/la entrevistador(a).

 Mensaje y preguntas: El mensaje se refiere a la información obtenida mediante la

entrevista, pasando por diversos filtros, como la intención del entrevistador, las
respuestas de la persona entrevistada y su disponibilidad para revelar cierta
información.

 Contexto: Puede comprender cualquier situación en la que una serie de preguntas y

respuestas puedan ser de utilidad. Por ejemplo, el uso de la entrevista para juzgar la
inocencia o no de una persona sospechosa de haber cometido un crimen.

 Medio: La entrevista necesitará del uso del lenguaje para llevarse a cabo, debido a su
carácter de proceso comunicativo. Pero esto no quiere decir que se requiera la
interacción directa de dos o más personas para realizarse, pudiendo ser empleados
diversos medios para la ejecución de esta (presencial o multimedial).

Partes de una entrevista

Toda entrevista para que sea disfrutable o cuente con algún sentido debe seguir una estructura, la
cual va enfocada en optimizar el diálogo. A su vez se tiene el propósito de hacer la conversación
agradable de escuchar para el público, para ello se procura seguir generalmente la siguiente
estructura.

Preparación

Previo a realizar cualquier tipo de plática es importante que el entrevistador realice una
investigación apropiada sobre el entrevistado, de forma que pueda guiar la conversación
óptimamente y sacar el máximo provecho al diálogo. Por lo que en esta etapa se idean las

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preguntas, el lenguaje a usar e incluso el enfoque de la entrevista periodística; o si es el caso una
entrevista escrita, en sí, puede que se haga un texto con esta información a modo de guion.

Presentación

Es la primera de las partes de una entrevista y consta de introducir a los participantes, seguido de
esto dar un poco de contexto para aquello que verán o escucharán en la entrevista, como puede
ser un resumen de quién es el entrevistado y a qué se dedica. El protocolo sería saludarse, hacer
una presentación de ambos y luego proceder a dar información sobre el entrevistado, ir de la
pregunta más básica como su edad a información cada vez más detallada.

Desarrollo

Se trata del diálogo ya iniciado, es la parte donde se harán preguntas o se iniciará la plática sobre
el tema que se quiere tratar. El objetivo de ambas partes debe ser dar información precisa y clara,
evitar extenderse en diálogos innecesarios o irrespetarse en el proceso.

Cierre y registro

Este paso consiste en dar un cierre a lo visto o leído por el público, dando un pequeño resumen o
algunas palabras sobre cómo ha sido entrevistar al invitado, se da por finalizada la conversación
cuando ambas partes se han despedido. Si se quiere hacer un gesto de agradecimiento con el
invitado o el entrevistador se hace en este momento y para finalizar, se dan los datos de ambas
partes y algunos detalles, de esta forma el público recordará estos con más facilidad.

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 Conclusión

Es necesario destacar que para el examen preliminar se hace imprescindible la intervención de analistas
con capacidades, habilidades y experiencias para que al momento que se requieran reuniones, en donde se
exponga todos los puntos de vistas existentes, puedan contar con una amplia gama de alternativas de
donde surgió o surgieron los problemas que afectan a la organización. El problema que se puede presentar
como consecuencia de la deficiente aplicación de este examen son los siguientes: Interpretación equivoca
de la información recopilada, lo cual causaría una incorrecta definición del problema. Una inadecuada
preparación, del programa del trabajo, puede traer como consecuencia la distribución inoportuna del
trabajo, la ausencia de control, el seguimiento inadecuado de las labores asignadas y la inexistencia de la
consecución de los planes en las etapas del análisis de gestión administrativas. Inexistencia de bases para
detectar las áreas en dificultad o detectarlas tardíamente.

Por otro lado, El estudio de la estructura organizativa, así como de su composición. Estudio de toda la
documentación legal externa e interna. Preparación de cuestionarios. Es necesario que el analista conozca
con profundidad y esté en contacto con la empresa, de tal manera que pueda hacerse preguntas para
comprender mejor el propósito de este examen, entre estas encontramos: ¿Cuál es la operación que se
realiza y cuál es su necesidad? ¿Quién hace la operación?, La hace bien o existe otra persona que la
realice mejor? ¿En qué tiempo se hace la operación?, Podría mejorarse ese tiempo? ¿Es adecuado el
método utilizado o se puede hacer mejor la operación con otro método? Objetivos Durante el desarrollo
del examen preliminar, es necesario conocer los objetivos relevantes que determinan el trabajo a ejecutar
y el resultado final del mismo. Es por ello, que a continuación se indican una serie de objetivos que
pueden llevar a cabo este examen preliminar: Acordar las técnicas y metodologías a aplicar. Conocer las
normativas específicas para el área en revisión.

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 Bibliografía

 ANTECEDENTES HISTORICOS DE LA GESTIÓN DE PROCESOS. (2016). [Trabajo

en línea publicado en PDF]. Disponible en:
https://repository.eafit.edu.co/bitstream/handle/10784/4496/05_marcoTeorico.pdf?
sequence=6&isAllowed=y

 Monografías.com. (2018). [página web en línea]. Disponible en:

https://www.monografias.com/docs/El-administrador-profesional-F347DC36LLJF

 Significados.com. (2022). [página web en línea]. Disponible en:

https://www.significados.com/eficiencia/

 AGAD. EXAMEN PRELIMINAR (2019). [página web en línea]. Disponible en:

https://concepto.de/gestion-en-administracion/

 Library.co. (2006). [página web en línea]. Disponible en: https://concepto.de/gestion-en-

administracion/

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