Boletín 2 Auditoria Operacional

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA DE AUDITORÍA
JORNADA VESPETINA
CURSO AUDITORÍA IV
CATEDRATICO TITULAR: CARLOS HUMBERTO HERNÁNDEZ PRADO
LICENCIADO AUXILIAR: EVER VELASQUEZ
SALÓN 109
GRUPO No. 2
Boletín No. 2 Metodología de la Auditoría Operacional
INTEGRANTES CARNÉ TRABAJÓ

Johanna Carolina 8810188 SI
González de León
Mónica Beatriz Suhul 9110081 SI
Cifuentes
Karen Alejandra Córdova 201605732 SI
Berges
Yenifer Alejandrina 201712415 SI
Carranza Sosa
Gloria Silveria De León De 201713454 SI
León
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ÍNDICE
Carátula ……………………………………………………………………………………. 1
Índice ………………………………………………………………………………………. 2
Introducción…………………………………………………………………………………. 3
“Boletín 2” ……………………………………………………………………………………4
Metodología de la Auditoría Operacional ……………………………………………………4
Propósito ………………………………………………………………………………………4
Familiarización …………………………………………………………………………..........7
Investigación y Análisis ………………………………………………………………………9
Diagnostico ………………………………………………………………………………… 11
Recomendaciones prácticas para elaborar el informe …………………………………… 16
Caso práctico ………………………………………………………………………………. 19
Conclusión …. ………………………………………………………………………………49
Bibliografía ………………………………………………………………………………… 50
Cuestionario ………………………………………………………………………………… 51
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INTRODUCCIÓN
Entendiendo el objetivo de la auditoría operacional y teniendo la capacidad profesional
adecuada, lo único necesario para ejercerla, independientemente de cualquier posible
metodología, es la actitud mental de búsqueda constante de oportunidades para aumentar
eficiencia en los controles operacionales y en la realización misma de las operaciones.
Poseer una metodología claramente definida que permita sistematizar cada uno de los pasos de
lo revisión, coopera a la formulación de conclusiones válidas, en el menor tiempo posible.

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Boletín 2
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
Propósito
El propósito de este Boletín es exponer conceptos generales sobre la actuación del auditor
operacional, su ámbito de trabajo la metodología que debe emplearse en el desarrollo de una
auditoría operacional.
Con objeto de lograr este propósito, el Boletín se ha dividido en las siguientes secciones:
 Directrices de Actuación:
 Operaciones
 Metodología
 Informe
 Directrices de actuación
La auditoría operacional no es privativa del contador público, ni tiene que ser desarrollada por
un profesional independiente. Sin embargo, el concepto de mantener una actitud objetiva es
válido. Esto evitará influencias o presiones por parte de las personas a quien se va a informar
o de las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen.
En este sentido, la tradicional independencia del contador público, como auditor o consultor
externo, aunque no es un requisito, si resulta conveniente.

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El contador público, antes de aceptar su designación como auditor operacional, debe precisar
si tiene los conocimientos y la experiencia que requiere el caso particular.
Cabe destacar que, por la naturaleza de la auditoría operacional, el auditor, en ocasiones,
trabaja en coordinación con especialistas de otras disciplinas; en estos casos, podrá tomar como
suya la labor realizada por otros profesionales y aceptar la responsabilidad correspondiente
cuando tenga la capacidad de supervisarlo. Además, deberá indicar claramente en su informe,
que se ha apoyado en el trabajo de otros profesionales. Por todo lo anterior, debe insistirse en
la necesidad de una actitud mental, conocimiento y experiencia adecuados por parte del
contador público a fin de que esté en posibilidades de llevar a cabo auditorías operacionales.
Al igual que en cualquier otro trabajo profesional, cuando se delega poder de su ejecución a
colaboradores, el contador público tiene la obligación de cerciorarse de su capacidad y
experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisión de sus labores.
Por último, es necesario indicar que el contador público deberá obtener evidencia suficiente
que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe; dicha evidencia debe quedar
debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor operacional.
 Operaciones
En auditoría operacional se define a una operación como al conjunto de actividades orientadas
al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar o
producir.
En el enfoque de trabajo de la auditoría operacional, las operaciones que realiza una empresa
deben considerarse de manera integral, independientemente de que en la mayoría de los casos
la ejecución de una operación en particular esté asignada a varios departamentos, oficinas,
secciones o dependencias. Así, la operación de ventas, por ejemplo, será estudiada en todas sus
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etapas, ya sea que se desarrollen en el propio departamento o área de ventas, o en otros
departamentos, como pueden ser contabilidad, crédito y cobranzas, producción o embarques.
Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones directamente y no del
personal que las realiza, la investigación deberá determinar si el personal encargado de la
operación tiene capacidad para ejecutarla.
Para contar con un marco de referencia más específico de la aplicación de la auditoría
operacional, a continuación, se utilizarán las operaciones de una empresa de carácter comercial
que utiliza el comercio electrónico y sus sub operaciones más sobresalientes solamente como
guía:
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I. Familiarización:
Durante el proceso de familiarización, el auditor como ya se mencionó necesita conocer a
fondo los sistemas, procedimientos y métodos implantados en el área que se examinara, como
base para planear el desarrollo de un trabajo.
El auditor debe familiarizarse con la operación u operaciones que revisara dentro de contexto
de la empresa que esta auditando a través del estudio de:

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a) Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad económica en que se
desenvuelve la empresa y que inciden en la administración de la operación que se
revisa.
b) La infraestructura especifica establecida para hacer frente a la administración de la
operación.
c) Los antecedentes respecto de deficiencias detectadas a través de cartas de sugerencias
u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores.
Lineamientos:
Estudio ambiental:
Fase del cual se puede llegar a obtener información orientadora de gran Valia que
permita al auditor diagnosticar las áreas críticas. El grado de profundidad
en esto investigación inicial será definido por el criterio del auditor.
Aspectos principales:
1) La importancia que para la empresa representa la operación que se audita, medida
de acuerdo a las repercusiones financieras que tendría si se mejorara su eficiencia.
2) Indicadores
3) Estructura de la organización y políticas aplicables a la operación que se revisa.
4) Reglamentaciones.
5) Información de la forma como la competencia resuelve los problemas de una
operación similar.
Estudio de la Gestión Administrativa
Aquí el auditor deberá estudiar su instrumentación practica a fin de conocer, en
términos generales sus características y posibles deficiencias, la evolución de esta

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instrumentación se hará un detalle en una fase posterior por lo que este proceso de
familiarización al auditor únicamente le interesa conocer las características esenciales
de la misma.
Visitas y Entrevistas
A esta fase se le denomina visita a las instalaciones y tiene por objetivo observar
directamente como se efectúan las operaciones e identificar síntomas de problemas.
Durante el proceso de familiarización es lógico que el auditor entre en contacto con los
diversos funcionarios y empleados que manejan directamente la operación y que,
mediante entrevistas informales conozca de ellos tanto características especificas como
problemas de la operación misma.
Uno vez realizado el proceso de familiarización, el auditor operacional estará en
posibilidad de: dando orden a sus ideas y como fundamento en los hechos que haya
observado, estructurar un programa de trabajo lo suficientemente detallado para entrar
a la siguiente fase de la metodología, de una manera ordenada, estando así en
posibilidad de delegar parte de las investigaciones y de supervisar su realización.
II. Investigación y Análisis
El objetivo de esta fase es analizar la información y examinar la documentación relativa para
evaluar la eficiencia y efectividad de la operación en cuestión.
En esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversa índole, utilizando
especialmente pruebas selectivas o juicio del auditor o por medio de muestreo estadístico.
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La utilización de estadísticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al respecto es
recomendable que aquéllas sean verificadas antes de ser utilizadas. En el coso de que la
empresa carezca de información respecto de la competencia o de las estadísticas necesarias
para evaluar la operación el auditor deberá efectuar los estudios e investigaciones necesarias
para obtener elementos de juicio suficientes.
El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha información puede
revestir una gama muy amplia de posibilidades toles como: entrevistas formales, revisión de
expedientes, revisión de documentación, observaciones directas, investigación en las Cámaras
y Asociaciones a los que pertenezca la empresa, actualización de estadísticas, seguimiento y
comparación de hallazgos
Consecuentemente el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones
e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los elementos necesarios para
formarse una opinión de conjunto a fin de que el diagnóstico final sea lo más objetivo posible.
Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilización de técnicas como las que en
seguida se explican:
a) Entrevistas:
Cuando se utiliza esta herramienta deberá cuidarse:
 Planear las entrevistas para obtener información sobre la ejecución práctica de
las políticas y procedimientos.
 Desarrollar cuestionarios y seleccionar las técnicas de encuesta más apropiadas
al tipo de evidencia que se desea recopilar determinando el tamaño de la
muestra y la oportunidad de la entrevista. Efectuar entrevistas con el personal
ejecutivo que administra las principales actividades, así como con el personal
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de línea, asegurándose de haber obtenido una opinión veraz y significativa de
lo que ocurre en la operación.
b) Evaluación de la gestión administrativa:
De la planeación deberá estudiarse fundamentalmente el grado de efectividad logrado
para anticipar problemas y programar actividades eficientemente; en cuanto a la
organización, de especial interés es la crítica detallada de la estructura de la
organización, la clara definición de líneas de autoridad y responsabilidad, la
coordinación del o los departamentos encargados de la operación entre sí y con otras
áreas de la empresa, así como los niveles jerárquicos y actitud aparente de los
empleados y funcionarios encargados de la operación; respecto de la dirección,
interesan al auditor operacional los indicios que hablen de la calidad directiva de los
ejecutivos, la efectividad del sistema de información que respalda las decisiones de la
dirección y la oportunidad de éstas; en cuanto el control, que no es más que la
comparación de lo planeado con lo ejecutado, especial interés tiene para el auditor
operacional los mecanismos de programación y presupuestación así como su contenido
y oportunidad como instrumentos de evolución.
c) Examen de la documentación:
Lo finalidad de esta técnica es coadyuvar o la verificación objetiva de la información
sujeta a análisis o bien lo obtención de algunos datos específicos.
III. Diagnóstico
Una vez estudiada y evaluada la estructura administrativa se sumarán los hallazgos y se
señalizará la interpretación que se hace de ellos, reportándose aquellos que sean indicios de
notorias fallas de eficiencia. El auditor debe alejarse del detalle, y con base en los hallazgos
específicos, ensayar el resumen de los de mayor relevancia.

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A.- Fase creativa:
En esta fase se precisará si los problemas detectados son congruentes con la realidad de la
empresa.
Sumados los hallazgos se procederá como sigue:
a) Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que más convenga a la
empresa para la operación estudiada de acuerdo con las circunstancias que le rodean, o
bien, compararlos con modelos ya establecidos;
b) Precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior;
c) Considerar el costo-beneficio del modelo diseñado
B.- Re-verificación de hallazgos:
El modelo desarrollado en “A” se sujetará a una nueva verificación para separar con mayor
precisión de los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnóstico definitivo como
sigue:
a) Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias son
importantes;
b) Listar las excepciones encontradas en la confrontación y compararlas con las que se
habían listado al iniciarse la fase creativa;
ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con las
personas directamente involucradas; asegurarse que se trata de problemas cuya solución es
factible porque existen técnicas disponibles para ello;
c) Interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haber detectado en otras
áreas y asegurar que las alternativas de solución propuestas no generarán mayores o más
complejos problemas o agravaran los existentes.

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C. Elaboración del informe
Elaborado el borrador del informe, el auditor deberá proceder a:
a) Discusión del borrador con los involucrados
Discutir con los involucrados el borrador de informe, persigue el doble propósito de
asegurarse de que se trata de hallazgos reales y que los involucrados coinciden con su
existencia precisamente en la forma en que se describe en el borrador.
b) Informe definitivo.
Informe
Importancia y concepto
El informe sobre auditoría operacional es el producto terminado del trabajo realizado y
frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la Empresa de la labor del
auditor.
Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en
relación con la eficiencia operativa de la Empresa y con los controles operacionales
establecidos, lo que coinciden fundamentalmente con la finalidad del examen realizado.
Para que la Auditoría Operacional sea útil a la Empresa, el informe debe ser ágil y orientado
hacia la acción. Además, siempre que sea posible, debe cuantificarse el efecto de los problemas
existentes y de los posibles cambios.
Naturaleza
Por las características de la Auditoría Operacional, el informe debe tener la naturaleza
equivalente a un diagnóstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados de trabajo,
relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y las consecuencias de los problemas
detectados.
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El informe o diagnóstico de Auditoría Operacional no tiene la finalidad de emitir un dictamen,
no es posible darle tal alcance.
En algunos casos, el informe de Auditoría Operacional puede ser el inicio de un trabajo de
consultoría en administración a cargo de consultores externos e internos.
Estructura
El contenido básico del informe normalmente debe incluir los tres elementos siguientes:
a) Alcance y limitaciones del trabajo:
Esta sección debe ser breve y en ella deben identificarse los objetivos del trabajo
realizado las operaciones sujetas a examen, el criterio de prioridades establecido; la
contratación específica, en su caso; las limitaciones; la participación de otros
profesionales si lo hubo, y la responsabilidad asumida sobre las labores que hayan
realizado.
b) Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional:
es conveniente presentar un resumen jerarquizado en el que resalten los hallazgos más
significativos y se destaque el efecto de ellos, referenciado a una descripción más
extensa en la que se proporcionen mayores datos sobre los problemas detectados, sus
causas y consecuencias.
c) Sugerencias para mejorar la eficiencia.
Es conveniente que las sugerencias se incluyan inmediatamente después de que se
señalaron las situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia de la operación.
Deben ser específicas en los casos en que se tengan elementos para ello en otras
ocasiones las recomendaciones tendrán un carácter general.

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Deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia citando casos específicos en los
cuales puedan modificarse los procedimientos o criterios, cuantificando en lo posible
los resultados previsibles de un cambio.
Evaluación y efecto de los problemas
Conviene presentar muy claramente a los administradores de las Empresas el efecto de
la ineficiencia existe cuánto les cuesta o de ganar, a fin de motivar la toma de las
medidas correctivas conducentes.
El efecto y consecuencias de los problemas a que se hace referencia, pueden
corresponder a una pérdida; en tanto que las sugerencias que se presenten deben estar
orientadas a un aumento de productividad, ahorros que podrían lograrse o bien otros
aspectos susceptibles de provocar nuevas fuentes de utilidades.
Responsabilidad
La responsabilidad del auditor operacional consiste en informar sobre los problemas
detectados y sugerir posibles soluciones. La solución de los problemas es
responsabilidad directa de la Empresa, lo que podrá recurrir a consultores externos para
ese objetivo.
Forma
Los hallazgos de la Auditoría Operacional pueden irse comunicando en el curso del
examen o su término; esto dependerá en gran parte de la trascendencia de los problemas
detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas.
Es importante que el resultado de la Auditoría Operacional se presente invariablemente
por escrito. Adicionalmente otros medios de comunicación pueden resultar
convenientes.
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Para que el informe de Auditoría Operacional cumpla con su cometido, el auditor
deberá pensar en la persona a quien se dirige, en su preparación, posición dentro de la
organización, y de acuerdo a las circunstancias, decidir la forma en que debe
presentarse. Debe ser tan versátil como sea necesario para lograr una adecuada
comunicación.
El auditor debe dar especial consideración a la conveniencia de utilizar recursos
audiovisuales, tales como pizarrones, láminas, proyectores, etc.
El tipo de presentación y lo equipos a utilizar deben de escogerse tomando en
consideración cuál va a ser el auditorio, el área de que se dispone, el tiempo con se
cuenta, costo, etc.
Debe recordarse que una presentación audiovisual siempre debe complementarse con
un informe escrito.
El informe audiovisual tiene varias ventajas, entre las cuales están las siguientes:
a) Se centra la atención
b) Se obliga a leerlo
c) Se logra un cambio de impresiones automático
d) El auditor se percata de las reacciones
e) Invita a la inmediata solución de los problemas
f) Puede llevarse borrador escrito que luego se modifica si procede.
Recomendaciones prácticas para elaborar el informe
Además de los conceptos anteriores, a continuación, se presentan algunas recomendaciones
prácticas para elaborar el informe.
 Definir cuál es el propósito del informe (final, parcial, de detalle, de panorama).

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 A quien se dirige
 Qué les interesa al o a los lectores (No decir lo que ya se conoce) uso de síntesis (permite
tener una idea general sin leer el informe).
 Necesidad de seccionar y utilizar índices (así que puede ir, a la sección o información
de respaldo que interese).
 Utilización de subtítulos (fijar ideas, ayudan a memorizar)
Los comentarios deben jerarquizarse (inconscientemente siempre se considera que lo primero
es lo más importante).
Solo en casos de excepción deben describirse procedimientos de examen.
Las tendencias y las cifras relativas pueden ser mejores que las estáticas y los números
absolutos.
Siempre que sea conveniente deben usarse cifras cerradas en miles, cientos, etc.
Los diez principios para elaborar un buen informe de Auditoría Operacional son los siguientes:
I. Enfatizar los aspectos significativos que mejoren la operación del negocio. Cualquier
ejecutivo estará interesado en cambios de procedimientos que resulten en reducción de costos.
No estará igualmente interesado en controles protectivos.
II. Omitir partidas o hechos pocos significativos que no requieran la atención de los
ejecutivos.
III. Limitar el informe al mínimo indispensable.
IV. No esperar que el funcionario conozca tecnicismo. Escribir el informe en el lenguaje
que él está acostumbrado a usar.
V. No hacer críticas que no vayan acompañadas de sugestiones constructivas o que no
estén respaldadas por hechos.
VI. Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus
observaciones y recomendaciones.
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VII. En la medida de lo posible, obtener el acuerdo de los funcionarios afectados por las
recomendaciones y en su caso presentarlas como sugestiones conjuntas.
VIII. Si no se cuenta con la aprobación de los afectados, cuando menos asegurarse que si hay
acuerdos a las circunstancias y hechos que se informan. Así los directivos superiores podrán
ve la posición del afectado y la del auditor y tomar una decisión.
IX. Enviar copia del informe final a todos los encargados de departamentos operativos que
se vean afectados, así como al funcionario superior responsable de la operación auditada.
X. No circular materiales que no contenga el propio informe.

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Metodología de la Auditoría Operacional en el
Departamento de Compras de una Empresa Industrial.
(Caso Práctico)
A continuación, se desarrolla la Metodología de una Auditoria Operacional, como un caso
práctico, lo cual se complementa con la teoría del boletín No. 2 de Auditoria Operacional. La
empresa industrial denominada “Industria Va Que Leche, S.A.” solicita, que se le practique
una auditoria operacional en el Departamento de Compras, debido a que se han tenido
desabastecimiento de materia prima que afecta la producción.
Con el objeto de lograr explicar este caso práctico se ha divido en las siguientes
secciones:
1. Directrices de actuación
2. Operaciones
3. Metodología
4. Informe
1. Directrices de Actuación del Auditor
El auditor antes de aceptar la designación como auditor operacional, debe precisar si tiene los
conocimientos y la experiencia necesaria que requiera el caso particular, cabe destacar que en
este tipo de auditorías el auditor muchas veces trabaja conjuntamente con especialistas en otras
disciplinas por el tipo de empresa que se expone, esta ayuda debe ser colocada en el informe.
Por lo anterior debe insistirse en la necesidad de una actitud mental, conocimiento y experiencia
adecuados por parte del CPA a fin de que esté en las posibilidades de llevar a cabo auditoria
operacionales.
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Es necesario indicar que el contador público deberá obtener evidencia suficiente que respalde
las opiniones o sugerencias que contenga su informe, debiendo quedar en los papeles de trabajo
del auditor de operaciones.
Las actitudes que debe tener el auditor según el código de ética como mínimo son:
• Integridad
• Objetividad
• Confidencialidad
• Competencia.
Actitudes que debe de tener el auditor:
• Desempeñarán su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad.
• Respetarán las leyes y divulgarán lo que corresponda de acuerdo con la ley y la
profesión.
• No participarán a sabiendas en una actividad ilegal o de actos que vayan en detrimento
de la profesión de auditoría interna o de la organización.
• Respetarán y contribuirán a los objetivos legítimos y éticos de la organización.
• No participarán en ninguna actividad o relación que pueda perjudicar o aparente
perjudicar su evaluación imparcial. Esta participación incluye aquellas actividades o relaciones
que puedan estar en conflicto con los intereses de la organización.
• No aceptarán nada que pueda perjudicar o aparente perjudicar su juicio profesional.
• Divulgarán todos los hechos materiales que conozcan y que, de no ser divulgados,
pudieran distorsionar el informe de las actividades sometidas a revisión.
• Participarán sólo en aquellos servicios para los cuales tengan los suficientes
conocimientos, aptitudes y experiencia.
• Desempeñarán todos los servicios de auditoría interna de acuerdo con las Normas para
la Práctica Profesional de Auditoría Interna.

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• Mejorarán continuamente sus habilidades y la efectividad y calidad de sus servicios.
2. Operaciones
Descripción de la Empresa auditada:
Industria Va Que Leche, S.A. es una sociedad accionada (Sociedad Anónima), de capital 100%
guatemalteco. Se constituyó de conformidad con la escritura pública número cuarenta (40) de
fecha 27 de febrero de 2000, fraccionada por el notario Mónica Yohana Montalvo, inscrita bajo
el número veinte mil seiscientos ochenta y seis (20,686) folio setenta y uno (71), del libro dos
(02) de Sociedades, del Registro Mercantil General de la República. La duración de la sociedad
es por un plazo indefinido y con un capital social suscrito y pagado de quinientos mil quetzales
exactos (Q 500,000.00) constituido por 5,000 acciones con valor nominal de Q 100.00 c/una.
La actividad principal de la entidad, está enfocada a la producción y comercialización de base
láctea para la producción de quesos y crema.
Misión
Ser una empresa que lidere la producción y venta de base láctea, utilizando materia prima de
calidad, poniendo énfasis especial en la satisfacción total del cliente; desarrollando un ambiente
de trabajo digno y armonioso, dentro de un espíritu de cooperación, respeto.
Visión
Ser una compañía reconocida en el mercado nacional en la venta de base láctea, conservando
estándares de calidad a precios competitivos y satisfacer las expectativas de los clientes.
Objetivo. El objetivo primordial, es ofrecer un excelente producto a un precio cómodo,
accesible a los productores de quesos y crema, y llegar a ser una empresa reconocida nivel
local.
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Generalidades de la Industria.
Razón social: Industria Va Que Leche, Sociedad Anónima
Denominación social: VAQUELECHE. Nit: 666302-2
Domicilio Fiscal: 12 Calle 16-40, zona 6, Villa Nueva, Guatemala.
Domicilio Comercial: 12 Calle 16-40, zona 6, Villa Nueva, Guatemala.
Teléfonos: 2267-2626
Actividad Económica: Producción y venta de base láctea.
Ejercicio fiscal: 01 de enero al 31 de diciembre de cada año.
Personal clave: Contador: Joel Chamorro. Encargado de Compras: Alex Flores
Encargado de Almacén: Alex Flores
Jefe de Producción: Luis Bilioso
Sistema contable computarizado: AX Dinamix
Políticas en el Departamento de Compras:
• El encargado de producción tiene que entregar un informe de existencia semanal al
departamento de compras.
• Efectuar un inventario físico de materia prima, por lo menos una vez a la semana,
verificando con el sistema computarizado.
• Las transacciones correspondientes a entradas y salidas de productos deberán ser
efectuados en los formularios preimpresos; y dichas operaciones autorizadas por el encargado
de inventario.
3. Metodología de la Auditoría Operacional
Ejecución de la auditoría. A continuación, se presentan los papeles de trabajo de la auditoria
operacional del departamento de compras de la Industria Va Que Leche, S.A. Estos papeles de
trabajo pueden ser almacenados en medios electrónicos, para seguridad del cliente. El presente
trabajo es elaborado con fines educativos, para lo cual algunos datos son ficticios. El trabajo
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de auditoría fue realizado con la observancia de los Boletines de Auditoría Operacional y
aplicación de Normas Internacionales de Auditoría y guías aplicables.
4. Informe
El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y
frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del
auditor.
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Índice de Papeles de Trabajo

Auditoria Operacional del Departamento de Compras de la Industria
Va Que Leche, S.A.
Papel de Trabajo Referencia
Memorándum, de Planificación MP
Familiarización
Programa A
Recopilación de Datos B
Visita a las Instalaciones C
Investigación y Análisis
Entrevistas
Programa de Entrevistas D
Entrevista al Jefe de Compras D-1

Entrevista al Jefe de Producción D-2
Evaluación de la Gestión Administrativa

Programa de auditoria E
Análisis de los antecedentes de la empresa E-1
Estructura Organizacional E-2
Narrativa de los canales de distribución E-3
Cuestionario de Control Interno E-4
Examen de la Documentación
Programa F
Diagnóstico de Hallazgos F-1
Deficiencias de Control Interno F-2
Cédula de Hallazgo de Ubicación y Espacio F-2-1
Cédula de Hallazgo de Estructura y Organización F-2-2
Cédula de Hallazgo de compras de materia prima F-2-3

Comunicación de Resultados
Informe de Auditoría Interna

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Auditoria Operacional del Departamento de Compras PT MP

Va Que Leche, S.A. Hecho por: Grupo 2 14/09/2021
Memorándum de Planeación Revisado por: C.H.H. 20/09/2021
Al 30 de septiembre de 2021
El presente memorándum de planificación de auditoría operativa enfocada al departamento de Compras

de Industria Va Que Leche S.A., incluye los aspectos más importantes a considerar en el examen de los
mismos. La Junta Directiva de la entidad ha demostrado su interés por conocerlas causas de ciertas
debilidades. Por la naturaleza del examen que realizaremos no se pretende,ni es objetivo fundamental
efectuar un análisis a los estados financieros de la misma.
Trabajo a Desarrollar
Departamento de Compras
Solicitar y efectuar seguimiento a los procesos operacionales del área sujeto de estudio:
a) Conocer la estructura organizativa del Departamento de Compras.

b) Evaluación de controles de entradas y salidas de materias primas de Bodega de Compras.
c) Evaluación proceso de compras.
d) Toma física: El encargado de compras efectúa una vez a la semana un inventario físico. Para lo cual
se participará utilizando el método de observación para determinar el procedimiento utilizado en la
realización del mismo.
g) Reportes: Se verificarán reportes de compras de materias primas.
Informe que se Presentará
Al finalizar la auditoria, se presentará el Informe de Auditoría Operacional, con las recomendaciones y

sugerencias necesarias para el manejo eficiente en el proceso de Compras. Para su elaboración se
tomará lo estipulado en el boletín No. 2 de Auditoría Operacional.
Equipo de Trabajo Responsable
Categoría Nombre
Jefe Departamento de Auditoría Licda. Johanna González
Encargado de Auditoría Licda. Mónica Suhul
Encargado de auditoría Licda. Karen Córdova
Asistente de Auditoría Licda. Yenifer Carraza
Asistente de Auditoría Licda. Gloria de León
Guatemala, 20 de septiembre de 2021.

Revisó
Preparo: ________________
Encargado de auditoria Jefe de Auditoria
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Auditoria Operacional del Departamento de Compras PT A

Industria Va Que Leche, S.A. Hecho por: Grupo 2 21/09/2021
Programa Revisado por: C.H.H. 22/09/2021
Auditores Responsables: Karen Córdova, Yenifer Carranza, Gloria de

León
Tiempo Total: Previsto 10 horas. Fecha de Inicio: 01/10/2021
PROCEDIMIENTOS BASICOS.
1. Preparar un calendario para las entrevistas con los Jefes de áreas del Departamento de Compras
y de Producción, con el fin de explicarles el objeto de la auditoría, y solicitar información adicional.
2 .Recopilar información escrita sobre:

a) Antecedentes.
b) Marco Legal.
c) Identificación de misión y visión de la entidad.
d) Conocer los objetivos, políticas que se utilizan en el departamento de Compras.
e) Procedimientos o métodos de evaluación de proveedores.
f) Proceso de integración contable de las transacciones del Departamento de Compras.
g) Conocer aspectos de los productos que compra la empresa y sus principales proveedores.
3. Visita a las áreas a examinar para obtener información verbal sobre los aspectos que no existiere
información escrita a través de entrevistas
4. Establecer comunicación con los funcionarios responsables de las áreas, explicándoles elenfoque
constructivo de esta auditoría.
Fecha
Fecha dedefinalización
Finalización 22/09/2021
Revisado:
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Auditoria Operacional del Departamento de Compras PT B

Industria Va Que Leche, S.A. Hecho por: Grupo2 04/10/2021
Revisado
C.H.H. 08/10/2021
Recopilación de Información por:
Período: del 01 de enero al 30 de septiembre de 2021
Auditores Responsables: Johanna González
Tiempo Total: Previsto. 30 horas. Fecha de Inicio: 01/10/2021
Descripción Fecha Horas

Antecedentes 1/10/2021 1
Generalidades de la Entidad 1/10/2021 1
Organización 4/10/2021 1
Marco Legal 4/10/2021 1
Objetivos de la Entidad 5/10/2021 2
Identificación de la misión y visión 5/10/2021 1
Ambiente Laboral 6/10/2021 2
Entrevistas 7/10/2015 10
Total de Horas 19
f _______________
Auditor
Auditor
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Auditoria Operacional del Departamento de Compras PT C

Industria Va Que Leche, S.A. Hecho por: Grupo2 01/10/2021
Visita a las Instalaciones Revisado por: C.H.H. 08/10/2021
Al 30 de septiembre 2021
Período: del 01 de enero al 30 de septiembre de 2021
Auditores Responsables: Yenifer Carranza
Visitas que se realizarán Fecha

a) Primera visita: Explicar el objetivo de
la auditoría e identificar y solicitar
información adicional. Con el objetivo
01/10/2021
de poder analizar una adecuada
planeación de auditoria operacional.
b) Segunda Visita: Realización de

cuestionarios de la auditoría
04/10/2021
operacional (ejecución de la
auditoría)
c) Tercera visita: Realización de la

auditoría Operacional final (ejecución 15/10/2021
de la auditoría).
d) Cuarta visita: Discusión del

informe final y demás informes
22/10/2021
(presentación de información)
La gerencia está de acuerdo con el programa visitas a realizar en el trabajo deauditoría

operacional de conformidad con la presente cédula.
f)
Auditor
29
Auditoria Operacional del Departamento de Compras

PT D
Industria Va Que Leche, S.A. Hecho por: Grupo 22/10/2021
Entrevistas 2
Revisado por: C.H.H. 27/10/2021
Período: del 01 de enero al 30 de septiembre de

01/10/20
Entrevistas a Realizar Fecha Propuesta Fecha

Aprobada
a) Entrevista con el personal clave
de la empresa 04/10/2021 04/10/2021
b) Entrevista con el Contador

05/10/2021 05/10/2021
General
c) Entrevista con el jefe de Compras
y Producción 06/10/2021 07/10/2021
La gerencia está de acuerdo con el programa de entrevistas a realizar en

el trabajo de auditoria operacional de conformidad con la presente cédula.
f) Auditor
30
Auditoria Operacional del Departamento de Compras PT D-1

Entrevista al Departamento de Compras Revisado por: C.H.H. 08/10/2021
Entrevista a: Ing. Gustavo Peluquín

Auditores Responsables: Karen Córdova Puesto: Jefe de Compras
Principales funciones:
*Búsqueda y Cotización de materias primas.

* Coordinar semanalmente inventario físico de materias primas.
* Apoyar con la realización de compras de materias primas.
* Preparar cuadro de existencias de materias primas.
* Revisar el registro de entradas y salidas de productos
Procedimiento de recepción de materia prima

* Diariamente el departamento de compas debe recibir los productos comprados.
* Se efectúa la revisión y conteo físico de los productos y las condiciones en que se reciben.
* Ingreso al sistema de inventarios de materia prima.

* Ubicación de productos dentro de la bodega de compras.
Jefe Departamento Auditor

Compras
31
Auditoria Operacional del Departamento de Compras PT D-2

Entrevista al Departamento de Producción Revisado por: C.H.H. 11/10/2021
Entrevista a: Auner Peluche

Auditores Responsables: Gloria de León Puesto: Jefe de Producción
Principales funciones:
*Elaboración de productos terminados de acuerdo a programación.

* Coordinar diariamente las existencias de materias primas.
* Realizar el conteo diario del producto en procesos.
* Entrega diaria de la producción a Bodega de producto terminado.
* Coordinar la limpieza diaria del área de producción.
Procedimiento de requisición de materia prima

* Diariamente el departamento de producción solicita a compras los requerimientos de
materias primas.
* Reciben de compras las materias primas solicitadas para realizar la producción.

* Ingreso al sistema de producto terminado.
________________
Jefe Departamento Auditor
Producción
32
Auditoria Operacional del Departamento de Compras PT E

Programa de Auditoria Revisado por: C.H.H. 26/10/2021
Auditores Responsables: Mónica Suhul
Objetivo: Dar a conocer al equipo responsable de la auditoría la misión principal, los objetivos
principales, las operaciones de la entidad y tenga claridad sobre la organización, procedimientos
generales, fuentes de financiamiento. Esta fase se basa en los resultados del estudio preliminar.
PROCEDIMIENTOS BÁSICOS REF

1. Analizar la información, sobre los antecedentes y determinar con claridad: por
E-1
qué y para qué se creó la entidad auditada.
2. Analizar la información sobre el marco legal de la entidad, que regulan las
operaciones y actividades relacionadas con el Departamento de Compras, E-1
políticas, estrategias, etc.
3. Analizar la estructura organizativa del Departamento de Compras. E-2
4. Analizar las generalidades del sistema de control interno y externo. En cuanto al
control interno se debe dejar constancia de la existencia de una unidad de auditoria E-3
interna y de su composición.
5. Elaborar cuestionarios de control interno, con los empleados responsables. E-4
6. Analizar la información adicional que haya recopilado e indicar los aspectos

E-4
relevantes a que se refiere.
f _______________
f Auditor
Auditor
33
Auditoria Operacional del Departamento de Compras PT E-1

Análisis de los Antecedentes de la Empresa Revisado por: C.H.H. 26/10/2021
Auditores Responsables: Johanna González Fecha de Inicio: 04/10/2021
Tiempo empleado: 3 horas
La empresa Industria la Va Que Leche, S.A, es una empresa que se incorporó al mercado
guatemalteco en febrero de 2000, conforme a las leyes vigentes de la república de Guatemala, con
un capital social autorizado representado por 5,000 acciones nominales por un valor de Q 100.00
cada una.
Según la escritura constitutiva de la empresa, ésta se organizó con el objeto de producir y vender
base láctea.
Es una empresa que tiene como visión es ser una compañía reconocida en el mercado nacional en
la venta de base láctea de calidad, y satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.
f
----------------------------------------------
Auditor
34

Estructura Organizacional Revisado por: C.H.H. 27/10/2021
Empresa Va Que Leche S.A.
Consejo
Administrativo
Auditor Interno
Gerencia General
Jefe de
Jefe de Compras Jefe Financiero
Producción
Auxiliares de Encargados de
Contabilidad
Producción Compras (2)
35

Cédula Narrativa de Compras Revisado por: C.H.H. 27/10/2021
Auditores Responsables: Mónica Suhul Fecha de Inicio: 04/10/2021

Entrevista realizada al Jefe de Compras
Descripción de Materia Prima

Manteca vegetal, margarina, leche, almidón.
Procedimientos de compras.
* Los encargados de compra investigan en el mercado los insumos requeridos.
* Realizan la cotización correspondiente.
F _____________
Auditor
36

Industria Va Que Leche, S.A. Cuestionario Hecho por: Grupo 2 22/10/2021
de Control Interno Revisado por: C.H.H. 27/10/2021
Auditor responsable: Yenifer Carranza
Periodo del 01 de enero al 30 de
septiembre de 2021.
Tiempo Empleado: 5 horas.

No. Descripción SI NO Observaciones
A) ORGANIZACIÓN
El personal contesto que si está
Existe un organigrama de la enmarcada la jerarquía, pero el
empresa X organigrama no se encuentra
visible
¿Cuenta la empresa con un No cuentan reglamento interno
reglamento interno de trabajo? X de trabajo
¿Participa la administración en el
La administración no se
cumplimiento de políticas y
X involucra en las compras de
estrategias para el departamento
materia prima
de Compra?
¿El departamento trabaja con un Trabaja de acuerdo a los

sistema de presupuestos? X requerimientos de producción
¿Las políticas de personal Cuando un empleado de compras

garantizan la adecuada X es contratado, no se le brinda la
contratación y adiestramiento? adecuada capacitación.
¿Existe rotación de personal en La mayoría de trabajadores se
X
cada una de las áreas? han acomodado en sus labores
B) POLÍTICAS
¿Se tiene claro y definida las
actividades de cada elemento de No se cuenta con manual de
X
la empresa en el departamento de funciones por puesto.
compras?
C) INSTALACIONES
37
¿Existe custodia física y acceso Si existe custodia física, pero el

restringido en bodega de materia X acceso está libre a cualquier
prima? persona.
¿Los pedidos son revisados y
X
autorizados por el Jefe de compras?
D) EJECUCIÓN
Se hace una hoja simple sin
¿Se tiene un control adecuado X correlativo para la solicitud de
sobre el correlativo de formas? materia prima.
¿Se cuenta con procedimientos

para la realización de inventarios
X
anuales en la bodega de materia
prima?
E) REGISTRO
¿Se registran correctamente las de
entradas, salidas de materia prima?
X
F) CUSTODIA
¿Se comprueba periódicamente las
condiciones físicas de la materia
X
prima adquirida?
¿Las existencias de materias primas

están a cargo de una persona X
específica?
F
Auditor
38
Auditoria Operacional del Departamento de Compras PT F

Industria Va Que Leche, S.A. Programa de Hecho por: Grupo 2 22/10/2021
Identificación de Hallazgos Revisado por: H.C.C. 27/10/2021
Auditores Responsables: Karen Córdova Fecha de Inicio: 04/10/2021
Objetivo
Objetivo: Evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el Departamento de Compras, para
determinar el grado de efectividad, economía y eficiencia de las operaciones y para formular las
conclusiones y recomendaciones para mejorar el control interno de la entidad.
PROCEDIMIENTOS BÁSICOS. REF

1. Realización de los hallazgos de Auditoria Operacional detectados. F-1
2. Recopilar información adicional sobre el departamento de Compras por medio de
cuestionarios, entrevistas, inspecciones físicas, observación directa de las operaciones F-1
y otros medios que se consideren convenientes.
3. Identificar y desarrollar las características de los posibles hallazgos de auditoría
F-2
operacional.
4. Redacción de las conclusiones del Hallazgo de Auditoría Operacional. F-2
Fecha de Finalización: 29/10/2021
F _____________
Auditor
39
Auditoria Operacional del Departamento de Compras PT F-1

Diagnóstico de Hallazgos Revisado por: C.H.H. 28/10/2021
Periodo del 01 de enero al 30 de septiembre de 2021.
Auditores Responsables: Mónica Suhul, Johanna

González, Gloria de León
Tiempo Empleado: 20 horas
Hallazgos de Auditoria Operacional
Hallazgo de Auditoria Operacional Referencia Realizó Horas

No existe procedimiento para compras F-2-1 M.S. 4
Centralización de compras a un solo F-2-2 J.G. 5
Proveedor
Falta de Capacitación al personal de F-2-3 G.D.L. 6
compras
Total de Horas 15
Cada una de las recomendaciones que se darán se presentarán en el informe.
F.___________________________
Auditor
40
Auditoria Operacional del Departamento de Compras PT F-2

Industria Va que Leche, S.A. Deficiencias de Hecho por: Grupo 2 22/10/2021
Control Interno Revisado por: C.H.H. 28/10/2021
Período del 01 de enero al 30 de septiembre de 2021.
Deficiencias Solución
Se observó que no existe un procedimiento

establecido para la realización de compra de
materia prima. Se incluirá en el informe
La empresa centraliza sus compras de ciertos

productos en un solo proveedor, esto pone en riesgo Se incluye en el informe
el proceso productivo.
Se contrata al personal del departamento de Compras Se incluye en el informe

sin el perfil idóneo que amerita el puesto, y además al
ser contratado no se le da la capacitación adecuada
No existe buena comunicación entre producción y

compras Se incluye en el informe
F.
Auditor
41
Auditoria Operacional del Departamento de Compras PT F-2-1

Cédula de Hallazgo Revisado por: C.H.H. 27/10/2021
Hallazgo: Falta de procedimientos para

realizar compras
Condición:
No se tiene los procedimientos establecidos para la solicitud de materia prima, no se cuenta con
stock de inventarios y se tienen contratiempos en producción por la escasez de insumos por no
solicitarlo con el tiempo necesario de acuerdo con las necesidades, por consiguiente el
departamento de compras tiene contratiempos para las adquisiciones.
Criterio
Un procedimiento adecuado para la adquisición de materias primas y establecer en tiempo preciso las
existencias y solicitarlo con antelación al departamento de compras, para evitar demoras y así
alcanzar una producción eficiente.
Causa
El no contar con una forma ordenada para la solicitud de materia prima al departamento de compras
trae como consecuencia el atraso en el abastecimiento a producción.
Efecto
La falta de un adecuado control sobre las compras de insumos puede ocasionar atrasos en el proceso
productivo y por ende ocasiona incumplimiento con los clientes.
F._____________
Auditor
42

Deficiencia de Control Interno Revisado por: C.H.H. 27/10/2021
Hallazgo: Dependencia de Proveedores
Condición:
La empresa no cuenta con proveedores alternativos que les permita escoger la mejor opción para
la adquisición de materia primas necesarias para la elaboración de la base láctea.
Criterio
La falta de opciones de contar con proveedores variados es un inconveniente delicado, porque
crea el problema o el riesgo de que en un momento dado se tenga desabastecimiento de materias
primas.
Causa
El no contar con opciones de otros proveedores que ofrezcan materias primas necesarias para el
proceso productivo de la empresa hace que se tengan dificultades de suministro y compras a
precios más altos.
Efecto
La empresa ha tenido problemas de abastamiento de materia prima por la escases del proveedor y
cuando ya cuenta con producto se adquiere a precios más altos, esto trae como consecuencia
costos elevados, incumplimiento con clientes y rentabilidad baja.
F. _____________
Auditor
43

Industria Va Que Leche, S.A. Deficiencia de Hecho por: Grupo 2 22/10/2021
Control Interno Revisado por: C.H.H. 27/10/2021
Hallazgo: Falta de capacitación al Personal
Condición:
El personal del departamento de compras es contratado sin evaluar el perfil necesario que el
puesto amerita y al ser contratados no reciben la capacitación necesaria.
Criterio
La supervisión adecuada, del proceso de selección y capacitación del personal del
departamento de Compras, coadyuvará a lograr las metas a corto y largo plazo, trazadas por la
empresa.
Causa
No contar con personal capacitado causa inconvenientes en el funcionamiento
operacional de la empresa., atraso en a las adquisiciones y desabastecimiento de
inventarios que afecta la producción de producto terminado.
Efecto
Atraso en la adquisición y abastecimiento de materias primas de alta calidad y a precios
competitivos que afectan la producción de producto terminado que altera los compromisos
adquiridos con los clientes.
F._______________
Auditor
44
AUDITORES INTERNOS
1. INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL
Guatemala, 29 de octubre de 2021.
A los accionistas de
“Industria Va Que Leche, S. A”
Señores Accionistas:
De conformidad con los programas de auditoría operacional, hemos concluido,

con la revisión de los procesos del Departamento de Compras de Industria Va Que
Leche, S.A., sobre el análisis de la existencia, cumplimiento y eficiencia de las
políticas, procedimientos, prácticas y controles vigentes. La revisión cubrió el período
comprendido del 01 de enero al 30 de septiembre de 2021, y tomando en cuenta la
consideración sobre la existencia de indicios de deficiencias en dichos procesos y los
efectos financieros que pudieran estar generando, efectuamos el examen
correspondiente. La revisión de dichos procesos fue conducida y supervisada por el
Auditor Interno Johanna González y asistentes con la ayuda de la gerencia general.
Nuestro trabajo de auditoría operacional fue efectuado de conformidad con los

boletines de la metodología de auditoría operacional y limitado al área de Compras.
Se aplicaron técnicas de entrevistas, cuestionarios, observación directa en la toma
física al Inventario de Materia Primas para la elaboración de base láctea al 30 de
septiembre de 2021, y otras pruebas para satisfacer el alcance de la auditoría operativa.
El departamento de Compras, se encarga de adquirir las materias primas para el

abastecimiento del Departamento de Producción.
El informe incluye observaciones y sugerencias relacionadas con los aspectos

operacionales, los cuales se presentan como sugerencias para consideración de la
administración de Industrias Va Que Leche, S.A., como parte del proceso de
modificación o cumplimiento de las políticas ya existentes y otras no existentes para
mejorar el logro de los objetivos.
45
Empresa Va Que Leche, S.A.
Presentación de hallazgos de auditoría operacional, efectos, y recomendaciones.
1. Hallazgo: Falta de procedimientos para la adquisición de materia prima.
Condición:
No se tiene los procedimientos establecidos para la solicitud de materia prima, no se

cuenta con stock de inventarios y se tienen contratiempos en producción por la escasez
de insumos por no solicitarlo con el tiempo necesario de acuerdo con las necesidades
por consiguiente, el departamento de compras tiene contratiempos para las
adquisiciones.
Criterio
Un procedimiento adecuado para la adquisición de materias primas y establecer en

tiempo preciso las existencias y realizar la solicitud por los departamentos
responsables con antelación al departamento de compras, para evitar demoras y así
alcanzar una producción eficiente.
Causa
El no contar con un procedimiento por escrito donde se establezca en forma ordenada

y precisa la solicitud de materia prima al departamento de compras trae como
consecuencia el atraso en el abastecimiento a producción.
Efecto
La falta de un adecuado control sobre las compras de insumos puede ocasionar atrasos
en el proceso productivo y por ende ocasiona incumplimiento con los clientes y un
efecto de flujo de caja importante por la falta de ventas.
Recomendaciones:
La empresa debe de establecer un procedimiento apropiado para la adquisición de

materias primas, con todos los departamentos involucrados en este rubro de vital
importancia para el buen funcionamiento de la empresa (Ventas, Producción, Finanzas
y Compras) que defina los controles necesario que permitan un adecuado
abastecimiento de insumos y establecer los canales de comunicación eficientes e
incentivar el trabajo en equipo.
46
Establecer políticas que permitan tener un stock de insumos para evitar inconvenientes
en el tiempo para abastecer
2. Hallazgo: Dependencia de Proveedores
Condición:
La empresa no cuenta con proveedores alternativos que les permita escoger la mejor
opción para la adquisición de materia primas necesarias para la elaboración de la base
láctea.
Criterio:
La falta de opciones de contar con proveedores variados es un inconveniente delicado,

porque crea el problema o el riesgo de que en un momento dado se tenga
desabastecimiento de materias primas.
Causa:
El no contar con opciones de otros proveedores que ofrezcan materias primas

necesarias para el proceso productivo de la empresa hace que se tengan dificultades
de suministro y compras a precios más altos.
Efecto:
La empresa ha tenido problemas de abastamiento de materia prima por la escases del

proveedor y cuando ya cuenta con producto se adquiere a precios más altos, esto trae
como consecuencia costos elevados, incumplimiento con clientes y rentabilidad baja.
Recomendaciones:
Se recomienda que la función del Departamento de Compras sea investigar en el

mercado nacional o internacional que empresas producen y distribuyen los insumos
que la empresa necesita para la elaboración de sus productos y tener la opción de
cotizar y optar a la mejor opción para la disminución de los costos y evitar el
desabastecimiento de materias primas.
47
3. Hallazgo: Falta de capacitación al Personal Condición:

Condición:
El personal del departamento de compras es contratado sin evaluar el perfil necesario

que el puesto amerita y al ser contratados no reciben la capacitación necesaria.
Criterio:
La supervisión adecuada, del proceso de selección y capacitación del personal del

departamento de Compras es importante y coadyuvará a lograr las metas a corto y
largo plazo, trazadas por la empresa.
Causa:
No contar con personal capacitado causa inconvenientes en el funcionamiento

operacional de la empresa., atraso en a las adquisiciones y desabastecimiento de
inventarios que afecta la producción de producto terminado.
Efecto:
Atraso en la adquisición y abastecimiento de materias primas de alta calidad y a

precios competitivos que afectan la producción de producto terminado que altera los
compromisos adquiridos con los clientes.
Recomendación:
En cada contratación de personal que se realice, se deberá de tomar en cuenta los

perfiles de cada puesto y además contar con las herramientas y capacitaciones
constantes para que el personal se siete motivado al realizar su trabajo.
48
Conclusiones:
 Tener una metodología claramente definida ayuda al auditor a sistematizar los

pasos de la revisión de la auditoria operacional con el propósito de obtener
resultados en el menor tiempo posible para poder comunicarlos en el momento
oportuno.
 El alcance de la auditoría operacional es muy amplio, puede ser aplicado a

cualquier tipo de empresa no importando tamaño, estructura o sector económico
a que se dedique con el objetivo de medir la eficiencia en las operaciones.
 La fase más importante de la auditoria operacional es la comunicación de

resultados mediante un informe escrito en el cual el auditor presenta debidamente
documentados los resultados del examen, también los da a conocer verbalmente
para obtener el punto de vista de los funcionarios de la empresa.
Recomendaciones:
 Las empresas que tienen deficiencias en los procedimientos deben de contratar y

aplicar la auditoria operacional como herramienta al proceso administrativo,
debido a que la información que se obtiene es útil para la toma de decisiones
oportunas relacionadas con la planeación, coordinación, y control de los recursos
de la empresa.
 Se deben practicar constantemente auditorias operacionales en diferentes áreas

operativas con altos riesgos, ya que con esto se fortalecerán los controles, así
como se verificará el seguimiento de manuales y políticas.
 El auditor debe de aplicar una misma metodología durante la realización de la

auditoría operacional en todas las áreas, con el objetivo de reducir tiempo en la
49
entrega de los resultados y la divulgación de hallazgos, para tomar medidas de

control inmediatamente por parte de la dirección de la empresa.
El departamento de auditoria interna desea agradecer la cooperación recibida por los jefes
de cada área así como a los empleados y queda a las órdenes para cualquier consulta que
sea necesaria
Atentamente,
Licda. Johanna Gonzáles
Jefe de Auditoria
Distribución
Departamento de Administración
Departamento de Compras
Departamento de Producción
50
CONCLUSIÓN
En los boletines de auditoría se establece el objetivo principal de la auditoría operacional, que es
detectar problemas a través de una metodología secuencial y lógica, que permita proporcionar
bases para solucionarlos; prever obstáculos a la eficiencia, así como informar sobre los obstáculos
al cumplimiento de planes y objetivos.

51
BIBLIOGRAFÍA
LIBRO DE AUDITORÍA OPERACIONAL
Autor Víctor Manuel Sipac
Instituto Mexicano de Contadores Públicos
Comisión de Auditoría Operacional
Junio 2006
 www.biblioteca.usac.edu.gt
 www.monografias.com/.../boletines-auditoria-operacional/
52

Boletín 2 Auditoria Operacional

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1

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

Boletín No. 2 Metodología de la Auditoría Operacional

INTEGRANTES CARNÉ TRABAJÓ

Metodología de la Auditoría Operacional ……………………………………………………4

Investigación y Análisis ………………………………………………………………………9

Recomendaciones prácticas para elaborar el informe …………………………………… 16

Caso práctico ………………………………………………………………………………. 19

Entendiendo el objetivo de la auditoría operacional y teniendo la capacidad profesional

adecuada, lo único necesario para ejercerla, independientemente de cualquier posible

metodología, es la actitud mental de búsqueda constante de oportunidades para aumentar

eficiencia en los controles operacionales y en la realización misma de las operaciones.

lo revisión, coopera a la formulación de conclusiones válidas, en el menor tiempo posible.

METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL

operacional, su ámbito de trabajo la metodología que debe emplearse en el desarrollo de una

un profesional independiente. Sin embargo, el concepto de mantener una actitud objetiva es

externo, aunque no es un requisito, si resulta conveniente.

si tiene los conocimientos y la experiencia que requiere el caso particular.

Cabe destacar que, por la naturaleza de la auditoría operacional, el auditor, en ocasiones,

suya la labor realizada por otros profesionales y aceptar la responsabilidad correspondiente

cuando tenga la capacidad de supervisarlo. Además, deberá indicar claramente en su informe,

colaboradores, el contador público tiene la obligación de cerciorarse de su capacidad y

experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisión de sus labores.

debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor operacional.

En auditoría operacional se define a una operación como al conjunto de actividades orientadas

deben considerarse de manera integral, independientemente de que en la mayoría de los casos

la ejecución de una operación en particular esté asignada a varios departamentos, oficinas,

etapas, ya sea que se desarrollen en el propio departamento o área de ventas, o en otros

departamentos, como pueden ser contabilidad, crédito y cobranzas, producción o embarques.

Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones directamente y no del

personal que las realiza, la investigación deberá determinar si el personal encargado de la

operación tiene capacidad para ejecutarla.

Para contar con un marco de referencia más específico de la aplicación de la auditoría

operacional, a continuación, se utilizarán las operaciones de una empresa de carácter comercial

Durante el proceso de familiarización, el auditor como ya se mencionó necesita conocer a

base para planear el desarrollo de un trabajo.

de la empresa que esta auditando a través del estudio de:

a) Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad económica en que se

desenvuelve la empresa y que inciden en la administración de la operación que se

b) La infraestructura especifica establecida para hacer frente a la administración de la

c) Los antecedentes respecto de deficiencias detectadas a través de cartas de sugerencias

u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores.

permita al auditor diagnosticar las áreas críticas. El grado de profundidad

en esto investigación inicial será definido por el criterio del auditor.

1) La importancia que para la empresa representa la operación que se audita, medida

de acuerdo a las repercusiones financieras que tendría si se mejorara su eficiencia.

3) Estructura de la organización y políticas aplicables a la operación que se revisa.

5) Información de la forma como la competencia resuelve los problemas de una

Estudio de la Gestión Administrativa

Aquí el auditor deberá estudiar su instrumentación practica a fin de conocer, en

términos generales sus características y posibles deficiencias, la evolución de esta

familiarización al auditor únicamente le interesa conocer las características esenciales

directamente como se efectúan las operaciones e identificar síntomas de problemas.

diversos funcionarios y empleados que manejan directamente la operación y que,

mediante entrevistas informales conozca de ellos tanto características especificas como

problemas de la operación misma.

Uno vez realizado el proceso de familiarización, el auditor operacional estará en

observado, estructurar un programa de trabajo lo suficientemente detallado para entrar

a la siguiente fase de la metodología, de una manera ordenada, estando así en

posibilidad de delegar parte de las investigaciones y de supervisar su realización.

II. Investigación y Análisis