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VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE
Profesional Vicerrectoría Archivo de Vicerrectoría Académica -
COMPETENCIAS EN PERIODO DE FTH.76 X General 5 años 5 años X X
Académica Carpeta P. Prueba
PRUEBA
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ASIGNACIÓN DE LA CATEGORÍA Auxiliar Administrativo Asuntos Archivo de gestión/
FTH.96 X Restringido 20 años 80 años X X
PROFESOR DE CÁTEDRA Personal Docente Historia Laboral
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FORMATO DE EVALUACIÓN INTEGRAL Profesional Seguridad y Salud
FTH.120 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X X
MIEMBROS SUPERIORES Ocupacional
FORMATO INFORME DE SEGUIMIENTO Profesional Seguridad y Salud
FTH.121 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X X
FISIOTERAPÉUTICO Ocupacional
VALORACIÓN OSTEOMUSCULAR Profesional Seguridad y Salud
FTH.122 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X X
INTEGRAL Ocupacional
FORMATO LISTA DE CHEQUEO DE
Unidad Académico
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.123 Archivo UAA X General 2 años 4 años X X
Administrativa
PERSONAL EPP
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INVESTIGACIÓN DE INCIDENTE DE Profesional Seguridad y Salud
FTH.138 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X
TRABAJO Ocupacional
FORMATO DE RECARGA Y Profesional Seguridad y Salud
FTH.139 Archivo SySO X General 2 años 4 años X
MANTENIMIENTO DE EXTINTORES Ocupacional
FORMATO DE ACOMPAÑAMIENTO Profesional Seguridad y Salud
FTH.140 Archivo SySO X Restringido 20 años 80 años X X
PSICOLÓGICO INDIVIDUAL Ocupacional
SOLICITUD DE AUTORIZCACIÓN DE
CONTRATOS CON PERSONAS FTH.146 Profesional de Apoyo No aplica X General 1 año 0 X
NATURALES
INFORME PLAN DE ENTRENAMIENTO Profesional Formación de Archivo FP
FTH.147 X General 5 años 5 años X X
Y CAPACITACIÓN Personal Archivo gestión
CARTA DE COMPROMISO Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.148 X Restringido 20 años 80 años X X
PRESUPUESTAL Archivo Historia Laboral
FORMATO HOJA DE VIDA PARA Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.149 X Restringido 20 años 80 años X X
PERSONAL ADMINISTRATIVO Archivo Historia Laboral
FORMATO HOJA DE VIDA PARA Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.150 X Restringido 20 años 80 años X X
PERSONAL DOCENTE Archivo Historia Laboral
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CERTIFICACIÓN DE MI CONDICIÓN DE
Auxiliar Administrativo -
OBLIGADO O NO A DECLARAR RENTA Archivo de gestión /
FTH.155 Administración de la X Restringido 20 años 80 años X
POR EL AÑO GRAVABLE Historia Laboral
Compensación Salarial
INMEDIATAMENTE ANTERIOR
Auxiliar Administrativo -
Archivo de gestión /
Afiliaciónes seguridad social (Cátedra) - Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Comunicaciones EPS - AFP - FNA - Archivo ACS 2 1 año*
- Administración de la X Restringido 0 X
fiduciaria - Jubilados Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Cifras control - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Informe a presupuesto - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Registro contable - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Reporte de servicios prestados - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Acumulados diciembre (nómina general) - Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Listados de liquidación - Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 4 1 año*
Planillas de autoliquidación - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 29 años
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 4 y 5 1 año*
Descuentos nómina General - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx
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Auxiliar Administrativo -
ACS 3 2 meses
Novedades nómina General - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 2 años
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Descuentos Cátedra - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Novedades Cátedra - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Descuentos nómina Jubilados - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Novedades nómina Jubilados - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Resolución de auxiliatura - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 29 años
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Novedades Mesadas adicionales - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Reporte de tiempos trabajados Cátedra - Administración de la Archivo ACS 2 X Restringido 1 año 0 X
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Solicitud de retiro de cesantías y documentos
- Administración de la Archivo de gestión X Restringido 5 años 0 X
soporte (retroactividad)
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Comunicación de no cumplimiento para el Archivo de gestión /
- Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
retiro de cesantías (retroactividad) Historia Laboral
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Copia Resolución de Reconocimiento para el Archivo de gestión /
- Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
pago de las cesantías parciales Historia Laboral
Compensación Salarial
Auxiliar Administrativo -
Orden de pago (cesantías - retroactividad) Archivo ACS 2
- Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
original Archivo de gestión
Compensación Salarial
Listado resumen definitivo para expedición de Profesional Administración de la Archivo ACS 1 1 año*
- X Restringido 8 años X X
certificados de ingresos y retenciones Compensación Salarial Archivo de gestión 1 año
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Auxiliar Administrativo -
Copia Resolución de Cesantías Definitivas Archivo de gestión / Historia
- Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
copia (Cambio de régimen) Laboral
Compensación Salarial
Profesional Asuntos Personal APA 1 2 años
Acta Comité de Evaluación Administrativo - X General 4 años X X
Administrativo Archivo de gestión 3 años
Profesional Asuntos Personal APA 1 2 años
Actas de Comité de Relaciones Laborales - X General 4 años X X
Administrativo Archivo de gestión 3 años
Auxiliar Administrativo -
Historias laborales personal administrativo - Archivo de gestión X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Carta de solicitud para contratación por Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
ofrecimiento Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Carta de oferta - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Incapacidad médica de CAPRUIS - X Restringido 2 años 8 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Evidencia de seguridad social (ofrecimientos) - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Carta de solicitud de ascenso - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Carta de respuesta (ascenso) - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Comunicación de apelación - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Copia de Resolución de ascenso - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Copia de Resolución de apertura (concurso Profesional Asuntos Personal
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
abierto) Administrativo
Copia de Resolución declarando concurso Profesional Asuntos Personal
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
desierto (concurso abierto) Administrativo
Profesional Asuntos Personal
Lista de aspirantes (concurso abierto) - Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
Administrativo
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Auxiliar Administrativo -
Solicitud de contratación externa - Archivo APA 3 X General 4 años 0 X
Asuntos Personal Administrativo
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Actas Comité Primario Talento Humano - Auxiliar de Calidad Archivo SGC X General 2 años 0 X
Archivo APA 1
Archivo APD 1
Archivo AP 1
Actas Reunión Subprocesos - Líderes de los subprocesos Archivo ACS 1 X General 2 años 0 X
Archivo SO
Archivo DHO
Archivo FP
Soportes para pago mensual del pasivo Profesional Archivo Profesional Vicerrectoría
- X Restringido 5 años 4 X X
pensional Vicerrectoría Administrativa Administrativa
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Comunicación de la AFP de Reconocimiento
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
de pensión y solicitud de liquidación - X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Pensionales Historia Laboral
provisional
Copia Resolución para la emisión y/o pago de Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
bonos pensionales Asuntos Pensionales Historia Laboral
Auxiliares Administrativos - Archivo de gestión /
Historia Laboral (jubilados) - X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Pensionales Historia Laboral
Archivo de gestión /
Auxiliar Administrativo -
Comunicaciones CIARP - Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Académica
Auxiliar Administrativo -
Actas de comité interno de asignación y Archivo APD 2 1 año
- Auxiliar Asuntos Personal X General 5 años X X
reconocimiento de puntaje CIARP Archivo de gestión 4 años
Docente
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Copia Resolución de nombramiento - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx
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Auxiliar Administrativo -
Archivo de gestión /
Contrato (Docente Cátedra) - Auxiliar Asuntos Personal X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
Docente
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Copia Resolución de licencia ordinaria - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Archivo de gestión /
Auxiliar Administrativo -
Copia Resolución comisión de estudios - Historia Laboral / Comisiones de X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
estudio
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Auxiliar Administrativo -
Historia laboral (Docente Cátedra) - Archivo de gestión X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos personal docentes
Acta de distribución de los puntajes a asignar Profesional Vicerrectoría Biblioteca/ Área Concursos Docentes
- X General 5 años 4 años X X
en cada prueba Académica (Vicerrectoría Académica)
MEDIO DE TIEMPO DE
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Resumen evaluación hoja de vida, ensayo, Profesional Vicerrectoría Biblioteca/ Área Concursos Docentes
- X General 5 años 4 años X X
sesión docente y entrevista Académica (Vicerrectoría Académica)
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Año en vigencia* Los registros que tengan este tipo de almacenamiento se entenderá que fueron acumulados durante todo el año y que al finalizar este se culminara su archivo
Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versión: 02
PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Barrancabermeja FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016
Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx
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DISPOSICIÓN FINAL
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(si aplica) MANEJO DEL ARCHIVO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
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Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
PLAN DE INTERVENCIÓN ECO FTH.18 Secretaria Coordinación sede Humano/Estudio clima organizacional X General 2 años 1 X X
ECO/oficina secretaria de
coordinación sede
Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
1 año*
EVALUACION DE LA REACCIÓN FTH.25 Secretaria Coordinación sede Humano/Estudio clima organizacional X General 0 X
2 años
ECO/oficina secretaria de
coordinación sede
Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
1 año*
CONTROL DE ASISTENCIA FTH.33 Secretaria Coordinación sede Humano/Estudio clima organizacional X General 0 X
2 años
ECO/oficina secretaria de
coordinación sede
Auxiliar Administrativo -
SOLICITUD DE PERMISO FTH.39 Archivo de gestión X Restringido Permanente 0 X
Asuntos Personal Docente
SOLICITUD DE COMISION DE Auxiliar Administrativo -
FTH.40 Archivo de gestión X Restringido Permanente 0 X
SERVICIOS Asuntos Personal Docente
Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
LISTADO DE INSCRIPCIÓN A CURSOS 1 año*
FTH.64 Secretaria Coordinación sede Humano/Estudio clima organizacional X General 0 X
DE FORMACIÓN 2 años
ECO/oficina secretaria de
coordinación sede
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CENTRAL
Oficina Profesional HSEQ - Archivo -
FORMATO CHEQUEO SISTEMAS
FTH.124 Profesional HSEQ AZ HSEQ - trabajo en alturas - X General 2 años 4 años X X
PROTECCIÓN CONTRA CAÍDAS
inspecciones.
Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versión: 02
PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Barbosa FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016
Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx
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(si aplica) MANEJO DEL ARCHIVO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
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Código: FGD.03
PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Málaga FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016
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Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versión: 02
PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Socorro FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016
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VERIFICACION DE USO DE
Oficina Profesional HSEQ - Archivo -
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.90 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
AZ #3
PERSONAL
MEDIO DE TIEMPO DE
TIEMPO DE
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CENTRAL
SOLICITUD COMISIÓN INFERIOR A
Profesional Asuntos Personal Archivo de gestión /
SEIS (6) MESES PARA PERSONAL FTH.144 X X Restringido 20 años 80 años X X
Administrativo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO
SOLICITUD DE PERSONAL
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
ADMINISTRATIVO PARA FTH.145 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
VINCULACIÓN
SOLICITUD DE ORDEN DE PRESTACIÓN
FTH.146 Comisión Ad Hoc No aplica X General No aplica 0 X
DE SERVICIOS
Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versión: 02
PROCESO: TALENTO HUMANO: Instituto de Proyección y Educación a Distancia FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016
MEDIO DE
TIEMPO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN
NOMBRE DEL REGISTRO LUGAR DE ALMACENAMIENTO
(si aplica) MANEJO DEL ARCHIVO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
Impreso Digital GESTIÓN CENTRAL E CT M
Profesional Subdirección
Relación de horas extras FTH.06 Archivo Subdirección Administrativa X Restringido 2 años 8 X X
Administrativa
MEDIO DE TIEMPO DE
TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION EN
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital GESTIÓN E CT M
CENTRAL
MEDIO DE TIEMPO DE
TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION EN
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital GESTIÓN E CT M
CENTRAL
Secretaria Coordinación Archivo /
Contrato (Tutores) - X Restringido Permanente 0 X
Programas Historia Laboral
Secretaria Subdirección Archivo Subdirección Académica del
Acta del Consejo de Programas - X Restringido Permanente 0 X
Académica del Instituto Instituto
Acta de Consejo de Instituto - Secretaria Dirección Instituto Archivo Dirección del Instituto X Restringido Permanente 0 X
Año en vigencia* Se envian a las Coordinaciones de programas las novedades de EPS, AFP de los tutores.
Los registros que tengan este tipo de almacenamiento se entenderá que fueron acumulados durante todo el año y que al finalizar este se culminará su archivo.
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
X
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: FGD.03
Versión: 02
April 12 de 2016
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: FGD.03
Versión: 02
April 12 de 2016
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: FGD.03
Versión: 02
April 12 de 2016
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: xxx
Versión: xx
April 12 de 2017
DISPOSICIÓN FINAL
SE
Código: FGD.03
Versión: 02
April 12 de 2016
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