Código: xxx

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL

INSCRIPCIÓN DE PLANCHAS PARA LA

Profesional Seguridad y Salud
CONFORMACIÓN DEL COMITÉ FTH.01 Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Ocupacional
PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTE DE Profesional Seguridad y Salud Archivo de gestión /

FTH.02 X Restringido 5 años 15 años X X
TRABAJO Ocupacional Historia Ocupacional
ACTA DE SEGUIMIENTO A
Profesional Seguridad y Salud Archivo de gestión /
RECOMENDACIONES MEDICAS FTH.03 X Restringido 5 años 15 años X X
Ocupacional Historia Ocupacional
OCUPACIONALES

Auxiliar Administrativo -
Archivo de gestión /
LIQUIDACIÓN DE CESANTIAS (original) FTH.05 Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
LIQUIDACIÓN DE CESANTIAS Archivo ACS 2
FTH.05 Administración de la X Restringido 3 años 0 X
(copia) Archivo de gestión
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
RELACIÓN DE HORAS EXTRAS FTH.06 Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
CREACIÓN DE DESCUENTOS FTH.07 Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
DESCUENTOS FTH.08 Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
DEVENGADOS FTH.09 Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Archivo de gestión /
PAZ Y SALVO FTH.10 Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
Compensación Salarial

REGISTRO DEL PRÉSTAMO INTERNO

Auxiliar Administrativo
DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE FTH.11 Archivo de gestión X General 1 año 0 X
-Archivo
GESTIÓN

Profesional Asuntos Personal

INSCRIPCIÓN PARA CONCURSO FTH.12 Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
Administrativo

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /

FTH.13 X Restringido 20 años 80 años X X
PROFESIONAL Archivo Historia Laboral

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /

FTH.14 X Restringido 20 años 80 años X X
DIRECTIVO - EJECUTIVO Archivo Historia Laboral
 Código: xxx
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MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /

FTH.15 X Restringido 20 años 80 años X X
ADMINISTRATIVO - OPERATIVO Archivo Historia Laboral

EVALUACIÓN DE SATISFACCIÓN DEL Profesionales Desarrollo

FTH.17 Archivo DHO X General 1 año 0 X
USUARIO Actividades Lúdico Recreativas Humano Organizacional

Profesionales Desarrollo
PLAN DE INTERVENCIÓN ECO FTH.18 Humano Organizacional Archivo DHO X General 5 años 3 años X X
Pasantes y/o practicantes

Profesional Desarrollo Humano

DOCUMENTACION DE CASO FTH.19 Archivo DHO X Restringido 5 años 1 año X X
Organizacional
Profesionales Desarrollo
PAR-Q & YOU - Cuestionario de
Humano Organizacional
Disposición para la Actividad Fisíca FTH.21 Archivo DHO X Restringido 3 años 0 años X
Instructores del Programa de
Programa de Acondicionamiento Físico
Acondicionamiento Físico
INSCRIPCIÓN ACONDICIMIENTO Profesionales Desarrollo Archivo DHO
FTH.22 X General 3 años 0 años X
FÍSICO Humano Organizacional Archivo de Gestión

Profesionales Desarrollo
FICHA DE INFORMACIÓN GENERAL Humano Organizacional
FTH.23 Archivo DHO X Restringido 3 años 0 años X
Programa de Acondicionamiento Físico Instructores del Programa de
Acondicionamiento Físico

PLAN DE ENTRENAMIENTO Y Profesional Formación de

FTH.24 INTRANET X General 1 año* 0 X
CAPACITACIÓN Personal
Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
EVALUACION DE LA REACCIÓN FTH.25 X General 0 X
Personal Archivo gestión 2 años
DOCUMENTOS NECESARIOS PARA
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
POSESIÓN PERSONAL FTH.26 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO NO PROFESIONAL

DOCUMENTOS NECESARIOS PARA

Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
POSESIÓN PERSONAL DOCENTES O FTH.27 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO PROFESIONAL

EVALUACIÓN IN SITU DE LA Profesional Formación de Archivo FP 1 año*

FTH.28 X General 0 X
FORMACIÓN (PARTICIPANTE) Personal Archivo gestión 2 años
EVALUACIÓN IN SITU DE LA Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
FTH.29 X General 0 X
FORMACIÓN (JEFE) Personal Archivo gestión 2 años
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN IN Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
FTH.30 X General 0 X
SITU Personal Archivo gestión 2 años
PLANEACION DE LA EVALUACION DE
Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
LA ACTIVDAD DE ENTRENAMIENTO Y FTH.31 X General 0 X
Personal Archivo gestión 2 años
CAPACITACIÓN
RESUMEN DE LA EVALUACION DE Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
FTH.32 X General 0 X
APRENDIZAJE Personal Archivo gestión 2 años
 Código: xxx
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TIEMPO DE
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CENTRAL
Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
CONTROL DE ASISTENCIA FTH.33 X General 0 X
Personal Archivo gestión 2 años
FORMATO LISTA DE CHEQUEO Profesional Seguridad y Salud
FTH.34 Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
ABIERTA Ocupacional
Archivo de gestión /
INFORME SOBRE COMISIONES DE Auxiliar Administrativo -
FTH.35 Historia Laboral / Comisiones de X Restringido 20 años 80 años X X
ESTUDIO Archivo
estudio
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
INFORME SOBRE PERIODO SABÁTICO FTH.36 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral / Año sabático
SOLICITUD DE CONSTANCIAS O Auxiliar Administrativo -
FTH.37 No aplica X No aplica No aplica 0 X
CERTIFICADOS Constancias

Tesorería Archivo APD 3 Vigente según la

REGISTRO DE FIRMAS AUTORIZADAS FTH.38 Auxiliar Administrativo - Tesorería X General permanencia del titular 0 X
Asuntos Personal Docente Archivo Auxiliar Administrativo en el cargo
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión / Historia
SOLICITUD DE PERMISO FTH.39 X X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Personal Docente Laboral
SOLICITUD DE COMISION DE Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión / Historia
FTH.40 X X Restringido 20 años 80 años X X
SERVICIOS Asuntos Personal Docente Laboral

PRÉSTAMO DE HISTORIAS Auxiliar Administrativo

FTH.41 Archivo ACS 5 X General 1 año* 0 X
LABORALES -Archivo

SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
PAGO DE LIQUIDACIÓN PARCIAL DE FTH.42 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
CESANTÍAS

PLAN DE ACTIVIDADES FTH.43 Líderes de los subprocesos No aplica X General No aplica 0 X

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA: Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
Docentes amparados por el Decreto 1279. FTH.44 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Presentación de trabajo. Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA: Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
Docentes no amparados por el Decreto 1279. FTH.45 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Presentación de trabajo. Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA. Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
Docentes amparados por el Decreto 1279. FTH.46 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Presentación de ponencia. Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA. Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
Producción de software. Presentación de FTH.47 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
trabajo. Académica
 Código: xxx
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CENTRAL
Archivo de gestión /
CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA. Auxiliar Administrativo -
FTH.48 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Juicio del evaluador Archivo
Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
PONENCIAS FTH.49 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Docentes amparados por el Decreto 1279 Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA.

Archivo de gestión /
Auxiliar Administrativo -
FTH.50 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Evaluación de artículo científico Archivo
Académica
(Anexo FTH.48)

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA. Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
Sistematización del conocimiento FTH.51 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
(Anexo FTH.48 ) Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA. Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
Producción de software (con fines FTH.52 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
académicos) Evaluación estudiantil. Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA.

Archivo de gestión /
Evaluación de trabajo producido mediante Auxiliar Administrativo -
FTH.53 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
video, cinematográficas o fonográficas. Archivo
Académica
(Anexo FTH.48 )

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA. Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
Producción de videos, cinematográficas o FTH.54 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
fonográficas. Evaluación estudiantil. Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA. Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
Evaluación de libro de texto. FTH.55 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
(Anexo FTH.48) Académica

Archivo de gestión /
CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA. Auxiliar Administrativo -
FTH.56 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Material Docente. Evaluación estudiantil. Archivo
Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA. Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
Evaluación de Reseña Crítica. FTH.57 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
(Anexo FTH.48) Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA.

Archivo de gestión /
Evaluación de libro resultado de labor de Auxiliar Administrativo -
FTH.58 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
investigación Archivo
Académica
(Anexo FTH.48)
 Código: xxx
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TIEMPO DE
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CENTRAL

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA. Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
Evaluación de libro de ensayo FTH.59 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
(Anexo FTH.48) Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA.

Archivo de gestión /
Evaluación de obra artística: Creación Auxiliar Administrativo -
FTH.60 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
original artística: Composición musical Archivo
Académica
(Anexo FTH.48)

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA. Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
Evaluación de obra artística: Interpretación FTH.61 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
de una obra musical (Anexo FTH.48) Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA.

Archivo de gestión /
Evaluación de obra artística: Original o Auxiliar Administrativo -
FTH.62 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
complementaria: Bellas artes y diseño Archivo
Académica
(Anexo FTH.48)

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA.

Archivo de gestión /
Evaluación de obra artística: Creación Auxiliar Administrativo -
FTH.63 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
original artística: Composición Literaria. Archivo
Académica
(Anexo FTH.48)

Profesional Formación de Archivo FP 1 año*

LISTADO DE INSCRIPCIÓN FTH.64 X General 0 X
Personal Archivo gestión 2 años
PLAN DE MEJORAMIENTO
Asuntos de Personal Archivo de gestión /
INDIVIDUAL DEL PERSONAL FTH.65 X Restringido Permanente 0 X X
Administrativo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO

Profesional Asuntos Personal

Administrativo Archivo de gestión /
ENTREGA DE MATERIAL DE APOYO FTH.67 X Restringido 20 años 80 años X X
Profesional Asuntos Personal Historia Laboral
Docente

Profesionales Desarrollo
EVALUACIÓN DEL NIVEL DE
Humano Organizacional
ACTIVIDAD FÍSICA Programa de FTH.69 Archivo DHO X General 3 años 0 X
Instructores del Programa de
Acondicionamiento Físico
Acondicionamiento Físico

VALORACIÓN DE HOJA DE VIDA PARA Subproceso Asuntos Personal

FTH.71 No aplica X No aplica No aplica 0 X
PROFESIONALES Administrativo
Profesionales Desarrollo
Humano Organizacional
CONTROL DE REQUISITOS FTH.73 Archivo DHO X General 3 años 0 años X
Instructores del Programa de
Acondicionamiento Físico
 Código: xxx
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MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
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Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.74 X Restringido 20 años 80 años X X
ASESOR Archivo Historia Laboral
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO NIVEL Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.75 X Restringido 20 años 80 años X X
TÉCNICO Archivo Historia Laboral

VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE
Profesional Vicerrectoría Archivo de Vicerrectoría Académica
COMPETENCIAS EN PERIODO DE FTH.76 X General 5 años 5 años X X
Académica - Carpeta P. Prueba
PRUEBA

VALORACIÓN DE HOJA DE VIDA PARA Subproceso Asuntos Personal

FTH.77 No aplica X No aplica No aplica 0 X
CARGOS NO PROFESIONALES Administrativo

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
Docentes No Amparados por el Decreto FTH.78 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
1279: Informe consolidado de puntaje Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
Traducción de libro, capítulo de libro o FTH.79 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
artículo Académica

CIARP: PRODUCTIVIDAD ACADÉMICA Archivo de gestión /

Auxiliar Administrativo -
Docentes Amparados por el Decreto 1279: FTH.80 Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Informe consolidado de puntaje Académica

Profesional Desarrollo Humano 5 años a partir del

RECEPCIÓN DE SOLICITUD FTH.81 Archivo DHO X Restringido 1 año X X
Organizacional cierre del caso
Profesional Desarrollo Humano 5 años a partir del
SEGUIMIENTO FTH.82 Archivo DHO X Restringido 1 año X X
Organizacional cierre del caso
Profesional Desarrollo Humano 5 años a partir del
EVALUACIÓN FTH.83 Archivo DHO X Restringido 1 año X X
Organizacional cierre del caso
Profesional Desarrollo Humano 5 años a partir del
ACTA DE ENCUENTRO FTH.84 Archivo DHO X Restringido 1 año X X
Organizacional cierre del caso
ACTA DE EVALUACIÓN PARA Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.86 X Restringido 20 años 80 años X X
PERSONAL DOCENTE Archivo Historia Laboral
ACTA DE EVALUACIÓN PARA
Profesional Asuntos Personal Archivo de gestión/
PERSONAL ADMINISTRATIVO FTH.88 X Restringido 20 años 80 años X X
Administrativo Historia Laboral
PROFESIONAL
Profesional Formación de
CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES FTH.89 Archivo FP X General 1 año 0 X
Personal
VERIFICACION DE USO DE
Equipo de trabajo Seguridad y
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.90 Archivo SySO X General 2 años 4 años X
Salud Ocupacional
PERSONAL
 Código: xxx
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CENTRAL

INFORMACIÓN TRABAJADOR UIS EN Equipo de trabajo Seguridad y

FTH.91 Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
CASO DE EMERGENCIA Salud Ocupacional

FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA Equipo de trabajo Seguridad y

FTH.92 Archivo SYSO X General 2 años 4 años X X
INSPECCIÓN DE GABIENTES Salud Ocupacional

REVISIÓN RED HIDRÁULICA CONTRA Equipo de trabajo Seguridad y

FTH.93 Archivo SYSO X General 2 años 4 años X X
INCENDIO Salud Ocupacional

VERIFICACIÓN DE REQUISITOS Auxiliar Administrativo Asuntos Archivo de gestión/

FTH.95 X Restringido 20 años 80 años X X
ASCENSO PROFESOR DE CÁTEDRA Personal Docente Historia Laboral
ASIGNACIÓN DE LA CATEGORÍA Auxiliar Administrativo Asuntos Archivo de gestión/
FTH.96 X Restringido 20 años 80 años X X
PROFESOR DE CÁTEDRA Personal Docente Historia Laboral

INFORME SOBRE COMISIONES DE

ESTUDIO EMPLEADOS Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.97 X Restringido 20 años 80 años X X
ADMINISTRATIVOS ADSCRITOS A Archivo Historia Laboral
UNIDAD ACADÉMICA

INFORME SOBRE COMISIONES DE

Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
ESTUDIO EMPLEADOS ADSCRITOS A FTH.98 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ACTA DE EVALUACIÓN PARA Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.99 X X Restringido 20 años 80 años X X
PERSONAL DOCENTE OCASIONAL Asuntos Personal Docente Historia Laboral

FORMATO PARA DEFINICIÓN DE ÁREA

DE DESEMPEÑO Y PERFIL REQUERIDO Profesional Vicerrectoría Biblioteca/ Área Concursos Docentes
FTH.100 X General 5 años 4 años X X
PROCESO DE SELECCIÓN DE Académica (Vicerrectoría Académica)
DOCENTES CÁTEDRA

FORMATO VALORACIÓN DE HOJA DE

Profesional Vicerrectoría Biblioteca/ Área Concursos Docentes
VIDA PROCESO DE SELECCIÓN DE FTH.101 X General 5 años 4 años X X
Académica (Vicerrectoría Académica)
DOCENTES CÁTEDRA

FORMATO PARA DEFINICIÓN LA

EVALUACIÓN DE LA ENTREVISTA Profesional Vicerrectoría Biblioteca/ Área Concursos Docentes
FTH.102 X General 5 años 4 años X X
PROCESO DE SELECCIÓN DE Académica (Vicerrectoría Académica)
DOCENTES CÁTEDRA

FORMATO PARA DEFINICIÓN LA

EVALUACIÓN DE LA SESIÓN Profesional Vicerrectoría Biblioteca/ Área Concursos Docentes
FTH.103 X General 5 años 4 años X X
DOCENTE PROCESO DE SELECCIÓN DE Académica (Vicerrectoría Académica)
DOCENTES CÁTEDRA

FORMATO PARA DEFINICIÓN LA

EVALUACIÓN DEL ENSAYO PROCESO Profesional Vicerrectoría Biblioteca/ Área Concursos Docentes
FTH.104 X General 5 años 4 años X X
DE SELECCIÓN DE DOCENTES Académica (Vicerrectoría Académica)
CÁTEDRA

PROGRAMA INTEGRAL DE RIESGO

Equipo de trabajo Seguridad y
PSICOLABORAL "PIRS" BRIGADA FTH.105
Salud Ocupacional
Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
SALUDABLE
 Código: xxx
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CENTRAL

EVALUACIÓN DE LAS ETAPAS DE

CAMBIO EN LA PRÁCTICA DE LA Profesional Desarrollo Humano 2 años a partir del
FTH.106 Archivo DHO X Restringido 0 X
ACTIVIDAD FÍSICA Programa de Organizacional cierre del caso
Acondicionamiento Físico

Equipo de cómputo Coordinadora

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE
PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS
Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES
SySO: C:\Documents and
Coordinadora Seguridad y Salud Settings\UIS\Escritorio\NATALIA\O
FTH.107 X General 0 0 X
Ocupacional HSAS UIS\DOCUMENTOS\4.3
Planificación\4.3.1 Identificacion
peligros valoracion riesgo

Equipo de cómputo Coordinadora

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES
SySO: C:\Documents and
Coordinadora Seguridad y Salud
FTH.108 Settings\UIS\Escritorio\NATALIA\O X General 0 0 X
Ocupacional
HSAS UIS\DOCUMENTOS\4.3
Planificación\4.3.2 Requisitos legales

FORMATO DE REGISTRO INTERNO DE Profesional Seguridad y Salud

FTH.109 Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
EMERGENCIAS MÉDICAS Ocupacional

SOLICITUD DE COMISIÓN PARA

Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
PROFESORES DURACIÓN INFERIOR A FTH.110 X X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Personal Docente Historia Laboral
SEIS (6) MESES

SOLICITUD DE COMISIÓN PARA

Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
PROFESORES DURACIÓN SUPERIOR A FTH.111 X X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Personal Docente Historia Laboral
SEIS (6) MESES
VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE Auxiliar Administrativo
FTH.113 Archivo ACS 5 X General 1 año* 0 X
REQUISITOS PARA NOMBRAMIENTO -Certificaciones
SEGUIMIENTO PLAN DE Profesional Desarrollo Humano
FTH.114 Archivo DHO X General Permanente 0
INTERVENCIÓN ECO Organizacional
PARQ & YOU Campeonato Recreativo Profesional Desarrollo Humano
FTH.115 Archivo DHO X General 3 años 1 año X
Muévete UIS Organizacional
Profesional Seguridad y Salud
PLAN DE INTERVENCIÓN SGI FTH.116 Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Ocupacional

Equipo de cómputo Profesional SySO:

MATRIZ DE EVALUACIONES MÉDICAS Profesional Seguridad y Salud C:\Documents and
FTH.117 X Restringido 0 0 X
OCUPACIONALES Ocupacional Settings\UIS\Escritorio\Liliana\casos
clínicos\exámenes periódicos

FORMATO INFORMACIÓN PARA Profesional Seguridad y Salud

FTH.118 Archivo SySO X Restringido 2 años 0 X
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Ocupacional
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
FORMATO CERTIFICADO Profesional Seguridad y Salud
FTH.119 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X X
FISIOTERAPÉUTICO Ocupacional
FORMATO DE EVALUACIÓN Profesional Seguridad y Salud
FTH.120 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X X
INTEGRAL MIEMBROS SUPERIORES Ocupacional
FORMATO INFORME DE SEGUIMIENTO Profesional Seguridad y Salud
FTH.121 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X X
FISIOTERAPÉUTICO Ocupacional
VALORACIÓN OSTEOMUSCULAR Profesional Seguridad y Salud
FTH.122 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X X
INTEGRAL Ocupacional
FORMATO LISTA DE CHEQUEO DE
Unidad Académico
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.123 Archivo UAA X General 2 años 4 años X X
Administrativa
PERSONAL EPP

FORMATO LISTA DE CHEQUEO

Unidad Académico
SISTEMAS PROTECCIÓN CONTRA FTH.124 Archivo UAA X General 2 años 4 años X X
Administrativa
CAÍDAS

FORMATO LISTA DE CHEQUEO

Unidad Académico
SISTEMAS PREVENCIÓN CONTRA FTH.125 Archivo UAA X General 2 años 4 años X X
Administrativa
CAÍDAS
FORMATO PERMISO PARA TRABAJO Unidad Académico
FTH.126 Archivo UAA X General 2 años 4 años X X
SEGURO EN ALTURAS Administrativa
FORMATO PARA VALORACIÓN DE Profesional Seguridad y Salud
FTH.127 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X X
RIESGO DE LESIONES DE ESPALDA Ocupacional
FORMATO PERMISO PARA TRABAJO Profesional Seguridad y Salud
FTH.128 Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
EN ESPACIOS CONFINADOS Ocupacional
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FORMATO DE INDUCCIÓN HSEQ FTH.129 X Restringido Permanente 0 X X
Archivo Historia Laboral
FORMATO PARA INSPECCIÓN DE Profesional Seguridad y Salud
FTH.130 Archivo SySO X General 2 años 4 años X
BOTIQUINES Y CAMILLAS Ocupacional
FORMATO PARA EVALUACIÓN DE
Profesional Seguridad y Salud
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS FTH.131 Archivo SySO X Restringido - - X
Ocupacional
LEGALES
FORMATO PARA INSPECCIONES DE Profesional Seguridad y Salud
FTH.133 Archivo SySO X General 1 año - X
SEGURIDAD Ocupacional
FORMATO PARA REGISTRO DE USO DE
Profesional Seguridad y Salud
ELEMENTOS DEL BOTIQUÍN DE FTH.134 Archivo SySO X General - - X
Ocupacional
PRIMEROS AUXILIOS

FORMATO PARA ENTREGA DE

Profesional Seguridad y Salud
ELEMENTRO DE PROTECCIÓN FTH.135 Archivo SySO X General 5 años 15 años X X
Ocupacional
PERSONAL

FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA Profesional Seguridad y Salud

FTH.136 Archivo SySO X General 1 año - X
INSPECCIÓN DE EXTINTORES Ocupacional

Profesional Seguridad y Salud

CUESTIONARIO DE ROLAND MORRIS FTH.137 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X X
Ocupacional
 Código: xxx
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PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
INVESTIGACIÓN DE INCIDENTE DE Profesional Seguridad y Salud
FTH.138 Archivo SySO X Restringido 2 años 4 años X
TRABAJO Ocupacional
FORMATO DE RECARGA Y Profesional Seguridad y Salud
FTH.139 Archivo SySO X General 2 años 4 años X
MANTENIMIENTO DE EXTINTORES Ocupacional
FORMATO DE ACOMPAÑAMIENTO Profesional Seguridad y Salud
FTH.140 Archivo SySO X Restringido 20 años 80 años X X
PSICOLÓGICO INDIVIDUAL Ocupacional

FORMATO PARA LA SOCIALIZACIÓN Y

SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA PARA Profesional Seguridad y Salud
FTH.141 Archivo SySO X Restringido 2 años 1 año X
LA PREVENCIÓN DE RIESGO Ocupacional
PSICOSOCIAL

FORMATO PARA VERIFICACIÓN E

Profesional Seguridad y Salud
INSTALACIÓN DEL SOFTWARE DE FTH.142 Archivo SySO X General 2 años 4 años X
Ocupacional
PAUSAS ACTIVAS

SOLICITUD DE COMISIÓN SUPERIOR A

Profesional Asuntos Personal Archivo de gestión /
SEIS (6) MESES PARA PERSONAL FTH.143 X X Restringido 20 años 80 años X X
Administrativo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO

SOLICITUD COMISIÓN INFERIOR A

Profesional Asuntos Personal Archivo de gestión /
SEIS (6) MESES PARA PERSONAL FTH.144 X X Restringido 20 años 80 años X X
Administrativo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO

SOLICITUD PARA VINCULACIÓN DE

PERSONAL ADMINISTRATIVO EN Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.145 X Restringido 20 años 80 años X X
MODALIDAD PROVISIONAL O Archivo Historia Laboral
TEMPORAL

SOLICITUD DE AUTORIZCACIÓN DE
CONTRATOS CON PERSONAS FTH.146 Profesional de Apoyo No aplica X General 1 año 0 X
NATURALES
INFORME PLAN DE ENTRENAMIENTO Profesional Formación de Archivo FP
FTH.147 X General 5 años 5 años X X
Y CAPACITACIÓN Personal Archivo gestión
CARTA DE COMPROMISO Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.148 X Restringido 20 años 80 años X X
PRESUPUESTAL Archivo Historia Laboral
FORMATO HOJA DE VIDA PARA Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.149 X Restringido 20 años 80 años X X
PERSONAL ADMINISTRATIVO Archivo Historia Laboral
FORMATO HOJA DE VIDA PARA Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
FTH.150 X Restringido 20 años 80 años X X
PERSONAL DOCENTE Archivo Historia Laboral

FORMATO PARA IDENTIFICACIÓN DE Profesional Seguridad y Salud

FTH.151 Archivo SySO X Restringido 3 años 4 años X
SUSTANCIAS POR LABORATORIO Ocupacional

LISTA DE CHEQUEO CAMPAÑA ORDEN

Profesional Seguridad y Salud
Y ASEO EN LABORATORIOS Y FTH.152 Archivo SySO X General 3 años 4 años X
Ocupacional
TALLERES
 Código: xxx
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CENTRAL

Profesional Desarrollo Humano 5 años a partir del

ACTA DE ENCUENTRO INDIVIDUAL FTH.153 Archivo DHO X Restringido 1 año X X
Organizacional cierre del caso

LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTO DE Profesional Formación de Archivo FP

FTH.154 X General 5 años 5 años X X
SOPORTE DE GARANTIAS Personal Archivo gestión

CERTIFICACIÓN DE MI CONDICIÓN DE
Auxiliar Administrativo -
OBLIGADO O NO A DECLARAR RENTA Archivo de gestión /
FTH.155 Administración de la X Restringido 20 años 80 años X
POR EL AÑO GRAVABLE Historia Laboral
Compensación Salarial
INMEDIATAMENTE ANTERIOR

Auxiliar Administrativo -
Archivo de gestión /
Afiliaciónes seguridad social (Cátedra) - Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Comunicaciones EPS - AFP - FNA - Archivo ACS 2 1 año*
- Administración de la X Restringido 0 X
fiduciaria - Jubilados Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Cifras control - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Informe a presupuesto - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Registro contable - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Reporte de servicios prestados - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Acumulados diciembre (nómina general) - Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Listados de liquidación - Administración de la Archivo de gestión X Restringido 2 años 8 años X X
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 4 1 año*
Planillas de autoliquidación - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 29 años
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 4 y 5 1 año*
Descuentos nómina General - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
ACS 3 2 meses
Novedades nómina General - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 2 años
Compensación Salarial
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CENTRAL
Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Descuentos Cátedra - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Novedades Cátedra - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Descuentos nómina Jubilados - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Novedades nómina Jubilados - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 2 1 año*
Resolución de auxiliatura - Administración de la X Restringido 0 X
Archivo de gestión 29 años
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Archivo ACS 3 1 año*
Novedades Mesadas adicionales - Administración de la X Restringido 8 años X X
Archivo de gestión 1 año
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Reporte de tiempos trabajados Cátedra - Administración de la Archivo ACS 2 X Restringido 1 año 0 X
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Solicitud de retiro de cesantías y documentos
- Administración de la Archivo de gestión X Restringido 5 años 0 X
soporte (retroactividad)
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Comunicación de no cumplimiento para el Archivo de gestión /
- Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
retiro de cesantías (retroactividad) Historia Laboral
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Copia Resolución de Reconocimiento para el Archivo de gestión /
- Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
pago de las cesantías parciales Historia Laboral
Compensación Salarial

Auxiliar Administrativo -
Orden de pago (cesantías - retroactividad) Archivo ACS 2
- Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
original Archivo de gestión
Compensación Salarial

Listado resumen definitivo para expedición Profesional Administración de Archivo ACS 1 1 año*
- X Restringido 8 años X X
de certificados de ingresos y retenciones la Compensación Salarial Archivo de gestión 1 año

Listado de certificados de ingreso y Profesional Administración de Archivo ACS 1 1 año*

- X Restringido 8 años X X
retenciones la Compensación Salarial Archivo de gestión 1 año

Auxiliar Administrativo -
Copia Resolución de Cesantías Definitivas Archivo de gestión / Historia
- Administración de la X Restringido 20 años 80 años X X
copia (Cambio de régimen) Laboral
Compensación Salarial
Profesional Asuntos Personal APA 1 2 años
Acta Comité de Evaluación Administrativo - X General 4 años X X
Administrativo Archivo de gestión 3 años
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Profesional Asuntos Personal APA 1 2 años
Actas de Comité de Relaciones Laborales - X General 4 años X X
Administrativo Archivo de gestión 3 años
Auxiliar Administrativo
Historias laborales personal administrativo - Archivo de gestión X Restringido 20 años 80 años X X
-Archivo
Carta de solicitud para contratación por Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
ofrecimiento Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Carta de oferta - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Incapacidad médica de CAPRUIS - X Restringido 2 años 8 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Evidencia de seguridad social (ofrecimientos) - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Carta de solicitud de ascenso - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Carta de respuesta (ascenso) - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Comunicación de apelación - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Copia de Resolución de ascenso - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Copia de Resolución de apertura (concurso Profesional Asuntos Personal
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
abierto) Administrativo
Copia de Resolución declarando concurso Profesional Asuntos Personal
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
desierto (concurso abierto) Administrativo
Profesional Asuntos Personal
Lista de aspirantes (concurso abierto) - Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
Administrativo

Copia de Resolución para resolver recurso de Profesional Asuntos Personal

- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
reposición (concurso abierto) Administrativo

Copia de Resolución para resolver recurso Profesional Asuntos Personal

- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
apelación (concurso abierto) Administrativo
Resultados de pruebas de selección (concurso Profesional Asuntos Personal
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
abierto) Administrativo
Copia de Resolución con lista de elegibles Profesional Asuntos Personal Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
(concurso abierto) Administrativo Historia Laboral
Copia de Resolución de nombramiento Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
(concurso abierto) Archivo Historia Laboral

Diligencia de posesión para Empleados Profesional Asuntos Personal Archivo de gestión /

- X Restringido 20 años 80 años X X
Públicos (concurso abierto) Administrativo Historia Laboral

Contrato para Trabajadores Oficiales Profesional Asuntos Personal Archivo de gestión /

- X Restringido 20 años 80 años X X
(concurso abierto) Administrativo Historia Laboral
Profesional Asuntos Personal
Solicitud de apertura (concurso de ascenso) - Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
Administrativo
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CENTRAL
Copia de Resolución de apertura (concurso Profesional Asuntos Personal
- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
de ascenso) Administrativo
Profesional Asuntos Personal
Publicidad (concurso ascenso) - Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
Administrativo

Copia de Resolución declarando concurso Profesional Asuntos Personal

- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
desierto (concurso de ascenso) Administrativo

Profesional Asuntos Personal

Lista de aspirantes (concurso ascenso) - Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
Administrativo

Comunicación sobre concepto emitido de los Profesional Asuntos Personal

- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
recursos interpuestos (concurso de ascenso) Administrativo

Resultados de pruebas de selección (concurso Profesional Asuntos Personal

- Archivo de gestión X General 3 años 4 años X X
de ascenso) Administrativo
Copia de Resolución con lista de elegibles Profesional Asuntos Personal Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
(concurso de ascenso) Administrativo Historia Laboral

Copia de Resolución de nombramiento Profesional Asuntos Personal Archivo de gestión /

- X Restringido 20 años 80 años X X
(concurso de ascenso) Administrativo Historia Laboral

Comunicación informando ascenso (concurso Profesional Asuntos Personal Archivo de gestión /

- X Restringido 20 años 80 años X X
de ascenso) Administrativo Historia Laboral
Otrosí para Trabajadores Oficiales (concurso Profesional Asuntos Personal Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
de ascenso) Administrativos Historia Laboral
Comunicación a Jefe de Unidad (evaluación Profesional Asuntos Personal APA I
- X General 2 años 0 X
de desempeño) Administrativos Archivo de gestión
Petición de consideración (evaluación de Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
desempeño) Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo -
Solicitud de contratación externa - Asuntos Personal Archivo APA 3 X General 4 años 0 X
Administrativo

Auxiliar Administrativo -
Año en vigencia*
Resultados pruebas psicológicas - Asuntos Personal Archivo APA 3 X General 4 X X
3 años
Administrativo

Equipo de cómputo Auxiliar Asuntos

Auxiliar Administrativo - Personal Administrativo
Bases de datos 2008
- Asuntos Personal C:\Documents and X General Permanente 0 X
(Contratación Externa de Personal)
Administrativo Settings\Administrador\Escritorio\Con
trataciónExterna2008
 Código: xxx
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aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL

Equipo de cómputo Auxiliar Asuntos

Auxiliar Administrativo - Personal Administrativo
Bases de datos 2007
- Asuntos Personal C:\Documents and X General Permanente 0 X
(Contratación Externa de Personal)
Administrativo Settings\Administrador\Escritorio\Con
trataciónExterna2007

Equipo de cómputo Auxiliar Asuntos

Auxiliar Administrativo - Personal Administrativo
Bases de datos 1999-2006 (Contratación
- Asuntos Personal C:\Documents and X General Permanente 0 X
Externa de Personal)
Administrativo Settings\Administrador\Escritorio\Arc
hivosContrataciónExterna1999a2006

Profesional Formación de Archivo FP 1 año*

Circular plan de formación - X General 0 X
Personal Archivo gestión 2 años
Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
Comunicaciones (formación) - X General 0 X
Personal Archivo gestión 2 años
Profesional Formación de Archivo FP 1 año*
Reporte necesidades de formación - X General 0 X
Personal Archivo gestión 2 años

Actas Comité Primario Talento Humano - Auxiliar de Calidad Archivo SGC X General 2 años 0 X

Archivo APA 1
Archivo APD 1
Archivo AP 1
Actas Reunión Subprocesos - Líderes de los subprocesos Archivo ACS 1 X General 2 años 0 X
Archivo SO
Archivo DHO
Archivo FP

Resoluciones (originales) - Secretaría General INTRANET X X General Permanente 0 X

Soportes para pago mensual del pasivo Profesional Archivo Profesional Vicerrectoría
- X Restringido 5 años 4 X X
pensional Vicerrectoría Administrativa Administrativa

Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /

Certificados laborales (bonos) - X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Pensionales Historia Laboral
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Comunicaciones AFP (bonos) - X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Pensionales Historia Laboral
Comunicación de la AFP de Reconocimiento
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
de pensión y solicitud de liquidación - X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Pensionales Historia Laboral
provisional
Copia Resolución para la emisión y/o pago Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
de bonos pensionales Asuntos Pensionales Historia Laboral
Auxiliares Administrativos - Archivo de gestión /
Historia Laboral (jubilados) - X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Pensionales Historia Laboral
 Código: xxx
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Documentos soportes para adelantar el cobro Auxiliar Administrativo -

- Archivo AP 1 X Restringido 10 años 0 X
de cuotas partes pensionales Asuntos Pensionales

Personal subproceso Asuntos

Comunicaciones (cuotas partes pensiónales) - Archivo AP 1 X Restringido 10 años 0 X
Pensionales
Copia de Resolución para contabilizar deuda Personal subproceso Asuntos
- Archivo AP 1 X Restringido 10 años 0 X
(cuotas partes pensionales) Pensionales
Personal subproceso Asuntos
Acuerdo de pago (cuotas partes pensionales) - Archivo AP 1 X Restringido 10 años 0 X
Pensionales
Acta de cruce de cuentas (cuotas partes Personal subproceso Asuntos
- Archivo AP 1 X Restringido 10 años 0 X
pensionales) Pensionales
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Sentencia - reajustes pensionales - X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Pensionales Historia Laboral (jubilados)
Copia de resolución para sustitución Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
- X Restringido 20 años 80 años X X
pensional Asuntos Pensionales Historia Laboral (jubilados)
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Copia de resolución otorgando pensión - X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos Pensionales Historia Laboral
Auxiliar Administrativo -
Copia Resolución de aplazamiento Archivo APD 3
- Auxiliar Asuntos Personal X Restringido 20 años 80 años X X
vacaciones Archivo de gestión/ Historia Laboral
Docente
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Carta autorización de vacaciones - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo -
Copia Resolución de pago de puntaje - Auxiliar Asuntos Personal Archivo de gestión X General 5 años 0 años X
Docente

Archivo de gestión /
Auxiliar Administrativo -
Comunicaciones CIARP - Historia Laboral / Productividad X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Académica

Auxiliar Administrativo -
Actas de comité interno de asignación y Archivo APD 2 1 año
- Auxiliar Asuntos Personal X General 5 años X X
reconocimiento de puntaje CIARP Archivo de gestión 4 años
Docente
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Copia Resolución de nombramiento - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Auxiliar Administrativo -
Archivo de gestión /
Contrato (Docente Cátedra) - Auxiliar Asuntos Personal X Restringido 20 años 80 años X X
Historia Laboral
Docente
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Copia Resolución de licencia ordinaria - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral

Caja de seguridad - Tesorería

Tesorería (original)
Contrato de comisión de estudios - Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral / Comisiones de
estudio (copia)
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TIEMPO DE
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CENTRAL

Caja de seguridad - Tesorería

Tesorería (original)
Pagaré de comisión de estudios - Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral / Comisiones de
estudio (copia)

Caja de seguridad - Tesorería

Tesorería (original)
Recibo de pago del impuesto de timbre del
- Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión / X Restringido 20 años 80 años X X
contrato de comisión de estudios
Archivo Historia Laboral / Comisiones de
estudio (copia)

Caja de seguridad - Tesorería

Tesorería (original)
Recibo de pago de la publicación oficial del
- Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión / X Restringido 20 años 80 años X X
contrato de comisión de estudios
Archivo Historia Laboral / Comisiones de
estudio (copia)

Archivo de gestión /
Auxiliar Administrativo -
Copia Resolución comisión de estudios - Historia Laboral / Comisiones de X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
estudio

Caja de seguridad - Tesorería

(original)
Auxiliar Administrativo -
Contrato - Año sabático - Archivo de gestión / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Historia Laboral / Año Sabático
(copia)

Caja de seguridad - Tesorería

(original)
Auxiliar Administrativo -
Pagaré - Año sabático - Archivo de gestión / X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo
Historia Laboral / Año Sabático
(copia)

Caja de seguridad - Tesorería

Tesorería (original)
Recibo de pago de la publicación oficial del
- Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión / X Restringido 20 años 80 años X X
contrato de comisión de estudios
Archivo Historia Laboral / Año Sabático
(copia)

Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /

Copia Resolución de año sabático - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral / Año sabático
Profesional Vicerrectoría Archivo Vicerrectoría Académica/
Proyecto del Profesor en Período de Prueba - X Restringido 3 años 4 años X
Académica Carpeta P. Prueba
Archivo personal profesional de
Evaluación Parcial del Proyecto del Profesor Profesional Vicerrectoría
- Vicerrectoría Académica/ Carpeta P. X Restringido 3 años 4 años X
en Período de Prueba Académica
Prueba
Evaluación Acumulativa del Proyecto del Profesional Vicerrectoría Archivo Vicerrectoría Académica/
- X Restringido 3 años 4 años X
Profesor en Período de Prueba Académica Carpeta P. Prueba
Archivo de gestión de la unidad
Acta del Consejo de Escuela - Unidad académica X General 2 años 4 años X X
Académica
 Código: xxx
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TIEMPO DE
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aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
Acta de posesión - X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
Acta de Consejo de Facultad - Unidad académica Archivo de gestión decanatura X General 2 años 4 años X X

Auxiliar Administrativo -
Historia laboral (Docente Cátedra) - Archivo de gestión X Restringido 20 años 80 años X X
Asuntos personal docentes

Acta de distribución de los puntajes a asignar Profesional Vicerrectoría Biblioteca/ Área Concursos Docentes
- X General 5 años 4 años X X
en cada prueba Académica (Vicerrectoría Académica)

Equipo de cómputo Profesional

Comunicación a DSI solicitando la Profesional Vicerrectoría Vicerrectoría Académica-Microsoft
- X General 3 años 4 años X
publicación en la página web Académica Outlook/carpetas
personales/concursos

Equipo de cómputo Profesional

Vicerrectoría Académica-Concurso
Profesional Vicerrectoría
Listado de Inscritos al concurso - Docente X General 5 años 4 años X X
Académica
C:\VACADEM\CONCURSO
DOCENTE\Profesores_Planta

Profesional Vicerrectoría Biblioteca/ Área Concursos Docentes

Acta de verificación de requisitos - X General 5 años 4 años X X
Académica (Vicerrectoría Académica)

Equipo de cómputo Profesional

Vicerrectoría Académica-Concurso
Listado de aspirantes que SI cumplen con los Profesional Vicerrectoría
- Docente X General 5 años 4 años X X
requisitos de la convocatoria Académica
C:\VACADEM\CONCURSO
DOCENTE\Profesores_Planta

Profesional Vicerrectoría Biblioteca/ Área Concursos Docentes

Informes psicológicos - X General 5 años 4 años X X
Académica (Vicerrectoría Académica)

Resumen evaluación hoja de vida, ensayo, Profesional Vicerrectoría Biblioteca/ Área Concursos Docentes
- X General 5 años 4 años X X
sesión docente y entrevista Académica (Vicerrectoría Académica)

Equipo de cómputo Profesional

Listado del resultado del proceso de Vicerrectoría Académica-Concurso
Profesional Vicerrectoría
verificación de requisitos y valoración de - Docente X General 5 años 4 años X X
Académica
hoja de vida C:\VACADEM\CONCURSO
DOCENTE\Profesores_Catedra

Equipo de cómputo Profesional

Vicerrectoría Académica-Concurso
Listado base de profesores de cátedra Profesional Vicerrectoría Docente
- X General 5 años 4 años X X
elegibles Académica C:\VACADEM\CONCURSO
DOCENTE\Profesores_Catedra\Elegi
bles
 Código: xxx
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TIEMPO DE
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NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
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aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL

Equipo de cómputo Líder

Informe del Programa Acondicionamiento Profesional Desarrollo Humano
- DHO/Compartir/DHO/Programa de X General 3 años 0 X
Físico Organizacional
Acondicionamiento Físico

Profesional Desarrollo Humano 3 años

Resultados estadísticos ECO - Archivo DHO X General 3 años X X
Organizacional 2 años

Profesional Desarrollo Humano Archivo DHO 3 años

Informe análisis de resultados ECO - X General 3 años X X
Organizacional Archivo de Gestión 2 años
Profesional Desarrollo Humano Archivo DHO
Informe de Resolución Pacífica de Conflictos - X Confidencial 5 años 1 año X X
Organizacional Archivo de Gestión
Equipo de cómputo Profesional de
Back up de seguridad - Subproceso de Apoyo Apoyo Escritorio/ Back Up de X General 1 año 0 X
Seguridad
Profesional Formación de 1 año*
Carta de compromiso UIS - Archivo FP X General 0 X
Personal 2 años

Profesional Formación de 1 año*

Carta de compromiso T.I.P LTDA - Archivo FP X General 0 X
Personal 2 años

Formato de Registro Automático del Comité

Profesional Seguridad y Salud
Paritario de Salud Ocupacional o Vigía - Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Ocupacional
Ocupacional

Acta de apertura de las Votaciones Para

Equipo de trabajo Seguridad y
Elección de Representantes al Comité - Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Salud Ocupacional
Paritario de Salud Ocupacional

Acta de Escrutinio de las Votaciones Para

Equipo de trabajo Seguridad y
Elección de Representantes al Comité - Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Salud Ocupacional
Paritario de Salud Ocupacional

Acta de Constitución y Organización del Equipo de trabajo Seguridad y

- Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Comité Paritario de Salud Ocupacional Salud Ocupacional

Resolución por la cual se convoca a

elecciones para Representantes de los Equipo de trabajo Seguridad y
- Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Profesores y Empleados Administrativos ante Salud Ocupacional
el Comité Paritario de Salud Ocupacional

Resolución por la cual se designan los

Equipo de trabajo Seguridad y
miembros del Comité Paritario de Salud - Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Salud Ocupacional
Ocupacional
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL

Resolución de traslado de funcionarios, en

Equipo de trabajo Seguridad y
caso de requerirse reubicación del - Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Salud Ocupacional
funcionario

Equipo de trabajo Seguridad y

Acta de reunión con CAPRUIS - Archivo SySO X General 2 años 4 años X X
Salud Ocupacional

Año en vigencia* Los registros que tengan este tipo de almacenamiento se entenderá que fueron acumulados durante todo el año y que al finalizar este se culminara su archivo

Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

Versión: 02

PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Barrancabermeja FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016
MEDIO DE
DISPOSICIÓN FINAL
ALMACENAMIENTO TIEMPO DE TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL LUGAR DE NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN
NOMBRE DEL REGISTRO
(si aplica) MANEJO DEL ARCHIVO ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
Impreso Digital GESTIÓN CENTRAL E CT M

Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
PLAN DE INTERVENCIÓN ECO FTH.18 Secretaria Coordinación sede Humano/Estudio clima organizacional X General 2 años 1 X X
ECO/oficina secretaria de
coordinación sede

PLAN DE FORMACION FTH.24 No aplica INTRANET - X General 1 año* 0 X

Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
1 año*
EVALUACION DE LA REACCIÓN FTH.25 Secretaria Coordinación sede Humano/Estudio clima organizacional X General 0 X
2 años
ECO/oficina secretaria de
coordinación sede
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL

CONTROL DE ASISTENCIA
Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
1 año*
FTH.33 Secretaria Coordinación sede Humano/Estudio clima organizacional X General 0 X
2 años
ECO/oficina secretaria de
coordinación sede

SOLICITUD DE PERMISO
SOLICITUD DE COMISION DE
SERVICIOS
Auxiliar Administrativo -
FTH.39 Archivo de gestión X Restringido Permanente 0 X
Asuntos Personal Docente
Auxiliar Administrativo -
FTH.40 Archivo de gestión X Restringido Permanente 0 X
Asuntos Personal Docente

Archivador físico/ AZ
alfabética/Proceso Talento
LISTADO DE INSCRIPCIÓN A CURSOS 1 año*
FTH.64 Secretaria Coordinación sede Humano/Estudio clima organizacional X General 0 X
DE FORMACIÓN 2 años
ECO/oficina secretaria de
coordinación sede

LISTA DE CHEQUEO PARA Oficina Profesional HSEQ - Archivo -

FTH.92 Profesional HSEQ X General 1 año 0 X
INSPECCIÓN DE GABINETES AZ HSEQ - Contraincendios.

Oficina Profesional HSEQ - Archivo -

FORMATO CHEQUEO DE ELEMENTOS
FTH.123 Profesional HSEQ AZ HSEQ - trabajo en alturas X General 2 años 4 años X X
DE PROTECCIÓN PERSONAL EPP
-inspecciones.

Oficina Profesional HSEQ - Archivo -

FORMATO CHEQUEO SISTEMAS
FTH.124 Profesional HSEQ AZ HSEQ - trabajo en alturas X General 2 años 4 años X X
PROTECCIÓN CONTRA CAÍDAS
-inspecciones.

Oficina Profesional HSEQ - Archivo -

FORMATO CHEQUEO SISTEMAS DE
FTH.125 Profesional HSEQ AZ HSEQ - trabajo en alturas X General 2 años 4 años X X
PREVENCIÓN CONTRA CAÍDAS
-inspecciones.

INVENTARIO SYSO (BOTIQUINES,

PC HSEQ: D/ Documentos/
EXTINTORES, CAMILLAS Y RADIOS DE NA Profesional HSEQ X General Permanente 0 X
Inventario SYSO.
COMUNICACIÓN)

FORMATO PARA INSPECCIÓN DE Oficina Profesional HSEQ - Archivo -

FTH.130 Profesional HSEQ X General 2 años 4 años X
BOTIQUINES Y CAMILLAS AZ HSEQ - Inspecciones

REGISTRO DE USO DE ELEMENTOS

Oficina Profesional HSEQ - Archivo -
DEL BOTIQUÍN DE PRIMEROS FTH.134 Profesional HSEQ X General 1 año 0 X
AZ HSEQ - Botiquines
AUXILIOS

LISTA DE CHEQUEO PARA Oficina Profesional HSEQ - Archivo -

FTH.136 Profesional HSEQ X General 1 año 0 X
INSPECCIÓN DE EXTINTORES AZ HSEQ - Econtraincendios.

MANTENIMIENTO Y RECARGA DE Oficina Profesional HSEQ - Archivo -

FTH.139 Profesional HSEQ X General 2 años 3 X
EXTINTORES AZ HSEQ - Contraincendios.
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
SOLICITUD COMISIÓN INFERIOR A
Profesional Asuntos Personal Archivo de gestión /
SEIS (6) MESES PARA PERSONAL FTH.144 X X Restringido 20 años 80 años X X
Administrativo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO
SOLICITUD DE PERSONAL
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
ADMINISTRATIVO PARA FTH.145 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
VINCULACIÓN
SOLICITUD DE ORDEN DE
FTH.146 Comisión Ad Hoc No aplica X General No aplica 0 X
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Resultado del módulo para Evaluación 1 año*
- Secretaria Coordinación sede Archico FP X General 3 X
Reacción 2 años

Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versión: 02

PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Barbosa FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016

MEDIO DE
DISPOSICIÓN FINAL
ALMACENAMIENTO TIEMPO DE TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL LUGAR DE NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN
NOMBRE DEL REGISTRO
(si aplica) MANEJO DEL ARCHIVO ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
Impreso Digital GESTIÓN CENTRAL E CT M

Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema
INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTE DE
FTH.02 Profesional HSEQ Gestión SYSO/Cronológico X Restringido 5 años 0 años X
TRABAJO
Copia: Original reposa en la sede
central

Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

CONTROL DE ASISTENCIA FTH.33 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 3 años 0 años X
Gestión SYSO/Cronológico

Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

FORMATO LISTA DE CHEQUEO
FTH.34 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 3 años 0 años X
ABIERTA
Gestión SYSO/Cronológico

VERIFICACION DE USO DE Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.90 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 3 años 0 años X
PERSONAL Gestión SYSO/Cronológico
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL

Equipo de cómputo Profesional

HSEQ/ Disco local (D:)/
INFORMACIÓN TRABAJADOR UIS EN
FTH.91 Profesional HSEQ Coordinación HSEQ/Sistema X General Permanente 0 años X
CASO DE EMERGENCIA
SYSO/Información Trabajador UIS
Emergencia

Equipo de cómputo Profesional

HSEQ/ Disco local (D:)/
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE
Coordinación HSEQ/Sistema
PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS FTH.107 Profesional HSEQ X General Permanente 0 años X
SYSO/Matriz de Identificación de
Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES
Peligros, Valoración de Riesgos y
Controles

Equipo de cómputo Profesional

HSEQ/ Disco local (D:)/
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES FTH.108 Profesional HSEQ X General Permanente 0 años X
Coordinación HSEQ/Sistema
SYSO/Matriz de Requisitos Legales

Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

PLAN DE INTERVENCIÓN SGI FTH.116 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 4 años 0 años X
Gestión SYSO/Cronológico

Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

FORMATO INFORMACIÓN PARA
FTH.118 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General Permanente 0 años X
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
Gestión SYSO/Cronológico

FORMATO LISTA DE CHEQUEO DE Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.123 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 3 años 0 años X
PERSONAL EPP Gestión SYSO/Cronológico

FORMATO LISTA DE CHEQUEO Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

SISTEMAS PROTECCIÓN CONTRA FTH.124 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 3 años 0 años X
CAÍDAS Gestión SYSO/Cronológico

FORMATO LISTA DE CHEQUEO Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

SISTEMAS PREVENCIÓN CONTRA FTH.125 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 3 años 0 años X
CAÍDAS Gestión SYSO/Cronológico

Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

FORMATO PERMISO PARA TRABAJO
FTH.126 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 4 años 0 años X
SEGURO EN ALTURAS
Gestión SYSO/Cronológico

Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

FORMATO PERMISO PARA TRABAJO
FTH.128 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 4 años 0 años X
EN ESPACIOS CONFINADOS
Gestión SYSO/Cronológico
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL

Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

FORMATO DE INDUCCIÓN HSEQ FTH.129 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 3 años 0 años X
Gestión SYSO/Cronológico

Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

FORMATO PARA INSPECCIÓN DE
FTH.130 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 3 años 0 años X
BOTIQUINES Y CAMILLAS
Gestión SYSO/Cronológico

FORMATO PARA EVALUACIÓN DE Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS FTH.131 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General Permanente 0 años X
LEGALES Gestión SYSO/Cronológico

Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

FORMATO PARA INSPECCIONES DE
FTH.133 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 3 años 0 años X
SEGURIDAD
Gestión SYSO/Cronológico
FORMATO PARA REGISTRO DE USO DE Oficina Profesional HSEQ/Archivo de
ELEMENTOS DEL BOTIQUÍN DE FTH.134 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 3 años 0 años X
PRIMEROS AUXILIOS Gestión SYSO/Cronológico

FORMATO PARA ENTREGA DE Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

ELEMENTRO DE PROTECCIÓN FTH.135 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 4 años 0 años X
PERSONAL Gestión SYSO/Cronológico

Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA
FTH.136 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 3 años 0 años X
INSPECCIÓN DE EXTINTORES
Gestión
Oficina SYSO/Cronológico
Profesional HSEQ/Archivo de
Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema
INVESTIGACIÓN DE INCIDENTE DE
FTH.138 Profesional HSEQ Gestión SYSO/Cronológico X Restringido 5 años 0 años X
TRABAJO
Copia: Original reposa en la sede
central
Oficina Profesional HSEQ/Archivo de
FORMATO DE RECARGA Y
FTH.139 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ A-Z Sistema X General 3 años 0 años X
MANTENIMIENTO DE EXTINTORES
Gestión SYSO/Cronológico

Oficina Secretaría Coordinaciòn

Sede /Archivador 1 /Gaveta 1/ A-Z
ACTAS DE CONSEJO DE SEDE N.A Secretaria Coordinación de Sede X General 3 años 7 años X X
SGC/ Actas de Consejo de Sede
/Cronológico

Oficina Secretaría Coordinaciòn

ACTAS DE REUNIÓN DEL PROCESO N.A Secretaria Coordinación Sede Sede /Archivador 1 /Gaveta 1/ A-Z X General 2 años 0 años X
SGC/ Actas de Reunión/Cronológico

Código: FGD.03

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

Versión: 02
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
DE GESTIÓN
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Impreso Digital CENTRAL E CT M
Versión: 02

PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Málaga FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016

MEDIO DE TIEMPO DE TIEMPO DE

CODIGO RESPONSABLE DEL LUGAR DE NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN DISPOSICIÓN FINAL
NOMBRE DEL REGISTRO ALMACENAMIENTO
(si aplica) MANEJO DEL ARCHIVO ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
Impreso Digital GESTIÓN CENTRAL E CT M

Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTE DE Gestión 1/ Gaveta 1/ Carpeta Sistema
TRABAJO
FTH.02 Profesional HSEQ
Gestión SYSO- Copi original reposos
X Restringido 5 años 0 X
en la Sede Central./ Cronologico

Oficina Secretaría Coordinaciòn

3 año
CONTROL DE ASISTENCIA FTH.33 Secretaria Coordinación Sede Sede /Arhivador 1 /Gaveta 1 Asunto: X General 0 X
Control de Asistencia/ Cronologico

FORMATO LISTA DE CHEQUEO Profesional Seguridad y Salud

FTH.34 Archivo SySO/ Cronologico X General 2 años 4 años X X
ABIERTA Ocupacional

VERIFICACION DE USO DE Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.90 Profesional HSEQ Gestión 1/ Gaveta 1/ Carpeta Sistema X General 3 años 0 años X
PERSONAL Gestión SYSO/ Cronologico

Equipo de cómputo Profesional

HSEQ/ Disco local (D:)/
INFORMACIÓN TRABAJADOR UIS EN
FTH.91 Profesional HSEQ Coordinación HSEQ/Sistema X General Permanente 0 años X
CASO DE EMERGENCIA
SYSO/Información Trabajador UIS
Emergencia

Equipo de cómputo Profesional

HSEQ/ Disco local (D:)/
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE
Coordinación HSEQ/Sistema
PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS FTH.107 Profesional HSEQ X General Permanente 0 años X
SYSO/Matriz de Identificación de
Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES
Peligros, Valoración de Riesgos y
Controles

Equipo de cómputo Profesional

HSEQ/ Disco local (D:)/
MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES FTH.108 Profesional HSEQ X General Permanente 0 años X
Coordinación HSEQ/Sistema
SYSO/Matriz de Requisitos Legales

LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
PROCESO:
CODIGO
NOMBRE DEL REGISTRO
aplica)
PLAN DE INTERVENCIÓN SGI
FORMATO INFORMACIÓN PARA
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
FORMATO LISTA DE CHEQUEO DE
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN
PERSONAL EPP
FORMATO LISTA DE CHEQUEO
SISTEMAS PROTECCIÓN CONTRA
CAÍDAS
FORMATO LISTA DE CHEQUEO
SISTEMAS PREVENCIÓN CONTRA
CAÍDAS
FORMATO PERMISO PARA TRABAJO
SEGURO EN ALTURAS
FORMATO PERMISO PARA TRABAJO
EN ESPACIOS CONFINADOS
FORMATO DE INDUCCIÓN HSEQ
FORMATO PARA INSPECCIÓN DE
BOTIQUINES Y CAMILLAS
FORMATO PARA EVALUACIÓN DE
CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS
LEGALES
FORMATO PARA INSPECCIONES DE
SEGURIDAD
Código: xxx
Versión: xx
TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017
MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN
TIEMPO DE
RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
(si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
Oficina Profesional HSEQ/Archivo de
FTH.116 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ Carpeta Sistema X General 2 años 4 años X
Gestión SYSO/ Cronologico
Oficina Profesional HSEQ/Archivo de
FTH.118 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ Carpeta Sistema X General Permanente 0 X
Gestión SYSO/ Cronologico
Oficina Profesional HSEQ/Archivo de
FTH.123 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ Carpeta Sistema X General 3 años 0 X
Gestión SYSO/ Cronologico
Oficina Profesional HSEQ/Archivo de
FTH.124 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ Carpeta Sistema X General 3 años 0 X
Gestión SYSO/ Cronologico
Oficina Profesional HSEQ/Archivo de
FTH.125 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ Carpeta Sistema X General 3 años 0 X
Gestión SYSO/ Cronologico
Oficina Profesional HSEQ/Archivo de
FTH.126 Profesional HSEQ Gestión 1/ Gaveta 1/ Carpeta Sistema X General 4 años 0 X
Gestión SYSO/ Cronologico
Oficina Profesional HSEQ/Archivo de
FTH.128 Profesional HSEQ Gestión 1/ Gaveta 1/ Carpeta Sistema X General 4 años 0 X
Gestión SYSO/ Cronologico
Oficina Profesional HSEQ/Archivo de
FTH.129 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ Carpeta Sistema X Restringido 3 años 0 X
Gestión SYSO/ Cronologico
Oficina Profesional HSEQ/Archivo de
FTH.130 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/ Carpeta Sistema X General 3años 0 X
Gestión SYSO/ Cronologico
Equipo de cómputo Profesional
HSEQ/ Disco local (D:)/
FTH.131 Profesional HSEQ Coordinación HSEQ/Sistema X General Permanente - X
SYSO/Evaluación Cumplimiento
Requisitos Legales
Oficina Profesional HSEQ/Archivo de
FTH.133 Profesional HSEQ Gestión 2/ Gaveta 1/Carpeta Sistema X General 3 añoS 0 años X
Gestión SYSO/ Cronologico
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL

FORMATO PARA REGISTRO DE USO DE Oficina Consultorio/ Gaveta 1/

ELEMENTOS DEL BOTIQUÍN DE FTH.134 Auxiliar Administrativa BE Carpeta / Formato Registro de uso X General 3 año 0 años X
PRIMEROS AUXILIOS Elementos Botieuin/ Cronologico

FORMATO PARA ENTREGA DE Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

ELEMENTRO DE PROTECCIÓN FTH.135 Profesional HSEQ Gestión 1/ Gaveta 1/ Carpeta Sistema X General 4 años 0 años X
PERSONAL Gestión SYSO/ Cronologico

Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

FORMATO LISTA DE CHEQUEO PARA
FTH.136 Profesional HSEQ Gestión 1/ Gaveta 1/ Carpeta Sistema X General 3 años 0 años X
INSPECCIÓN DE EXTINTORES
Gestión SYSO/ Cronologico

Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

INVESTIGACIÓN DE INCIDENTE DE
TRABAJO
FTH.138 Profesional HSEQ Gestión 1/ Gaveta 1/ Carpeta Sistema X Restringido 5 años 0 X
Gestión SYSO/ Cronologico

Oficina Profesional HSEQ/Archivo de

FORMATO DE RECARGA Y
FTH.139 Profesional HSEQ Gestión 1/ Gaveta 1/ Carpeta Carpeta X General 3 años 0 años X
MANTENIMIENTO DE EXTINTORES
Sistema Gestión SYSO/ Cronologico

Oficina Secretaría Coordinaciòn

Sede /Archivador 1 /Gaveta 1/
ACTAS DE CONSEJO DE SEDE N.A Secretaria Coordinación de Sede X General 3 años 0 X
Carpeta/ Actas de Consejo Sede/
Cronologico

Oficina Secretaría Coordinaciòn

Sede /Archivador 1 /Gaveta 1/
ACTAS DEL PROCESO N.A Secretaria Coordinación Sede X General 2 años 0 años X
Carpeta Talento Humano/ Actas de
Proceso/ Cronologico

Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versión: 02

PROCESO: TALENTO HUMANO: Sede Regional Socorro FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016

MEDIO DE TIEMPO DE TIEMPO DE

CODIGO RESPONSABLE DEL LUGAR DE NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN DISPOSICIÓN FINAL
NOMBRE DEL REGISTRO ALMACENAMIENTO
(si aplica) MANEJO DEL ARCHIVO ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
Impreso Digital GESTIÓN CENTRAL E CT M
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTE DE Oficina Profesional HSEQ - Archivo -
FTH.02 Profesional HSEQ X Restringido 5 años 0 años X
TRABAJO AZ #3

Oficina Secretaría Coordinación Sede

PLAN DE INTERVENCIÓN ECO FTH.18 Secretaria Coordinación Sede X General 2 años 0 años X
Arhivador 1/ Gaveta 1/

Oficina Secretaría Coordinación Sede

Arhivador 1/ Gaveta 1/ Asunto:
EVALUACION DE LA REACCIÓN FTH.25 Secretaria Coordinación Sede X General 2 años 0 años X
Formación de Personal-Carpeta
Evaluación de la Reacción.

Oficina Secretaría Coordinación Sede

Arhivador 1 / Gaveta 1/ Asunto:
CONTROL DE ASISTENCIA FTH.33 Secretaria Coordinación Sede X General 2 años 0 años X
Formación de Personal-Carpeta
Control de Asistencia

FORMATO LISTA DE CHEQUEO Oficina Profesional HSEQ - Archivo -

FTH.34 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
ABIERTA AZ #3

Oficina Secretaría Coordinaciòn Sede

Archivador 1/ Gaveta 1/ Asunto:
LISTADO DE INSCRIPCIÓN FTH.64 Secretaria Coordinación sede X General 2 años 0 años X
Formación de Personal-Carpeta
Listado de Inscripción

Oficina Secretaría Coordinación Sede

ENTREGA DE MATERIAL DE APOYO
Archivador 1/ Gaveta 1/
ASUNTOS PERSONAL DOCENTE
-Carpeta Entrega de Material de
FTH.67 Secretaria Coordinación sede Apoyo X General 2 años 0 años X
ASUNTOS PERSONAL
ADMINISTRATIVO - Carpeta
Entrega Material de Apoyo.

VERIFICACION DE USO DE
Oficina Profesional HSEQ - Archivo -
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.90 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
AZ #3
PERSONAL

Equipo de cómputo Profesional

INFORMACIÓN TRABAJADOR UIS EN HSEQ: E:\SGI\2014\SYSO\FTH.91
FTH.91 Profesional HSEQ X General Permanente 0 años X
CASO DE EMERGENCIA INFORMACIÓN TRABAJADOR
UIS EN CASO DE EMERGENCIA

MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE Equipo de cómputo Profesional

PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS FTH.107 Profesional HSEQ HSEQ: E:\SGI\2014\SYSO\MATRIZ X General Permanente 0 años X
Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES DE PELIGROS
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL

Equipo de cómputo Profesional

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES FTH.108 Profesional HSEQ HSEQ: E:\SGI\2014\SYSO\MATRIZ X General Permanente 0 años X
DE REQUISITOS LEGALES

Oficina Profesional HSEQ - Archivo -

PLAN DE INTERVENCIÓN SGI FTH.116 Profesional HSEQ X General 4 años 0 años X
AZ #3
FORMATO INFORMACIÓN PARA Oficina Profesional HSEQ - Archivo -
FTH.118 Profesional HSEQ X General Permanente 0 años X
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS AZ #3

FORMATO CHEQUEO DE ELEMENTOS Oficina Profesional HSEQ - Archivo -

FTH.123 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
DE PROTECCIÓN PERSONAL EPP AZ #3

FORMATO CHEQUEO SISTEMAS Oficina Profesional HSEQ - Archivo -

FTH.124 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
PROTECCIÓN CONTRA CAÍDAS AZ #3
FORMATO CHEQUEO SISTEMAS DE Oficina Profesional HSEQ - Archivo -
FTH.125 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
PREVENCIÓN CONTRA CAÍDAS AZ #3
FORMATO PERMISO TRABAJO EN Oficina Profesional HSEQ - Archivo -
FTH.126 Profesional HSEQ X General 4 años 0 años X
ALTURAS AZ #3

FORMATO PERMISO PARA TRABAJO Oficina Profesional HSEQ - Archivo -

FTH.128 Profesional HSEQ X General 4 años 0 años X
EN ESPACIOS CONFINADOS AZ #3

Oficina Profesional HSEQ - Archivo -

FORMATO DE INDUCCIÓN HSEQ FTH.129 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
AZ #3
FORMATO PARA INSPECCIÓN DE Oficina Profesional HSEQ - Archivo -
FTH.130 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
BOTIQUINES Y CAMILLAS AZ #3

FORMATO PARA EVALUACIÓN DE Equipo de cómputo Profesional

CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS FTH.131 Profesional HSEQ HSEQ: E:\SGI\2013\SYSO\Matriz de X General Permanente 0 años X
LEGALES requisitos legales

FORMATO PARA INSPECCIONES DE Oficina Profesional HSEQ - Archivo -

FTH.133 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
SEGURIDAD AZ #3
REGISTRO DE USO DE ELEMENTOS
Oficina Profesional HSEQ - Archivo -
DEL BOTIQUÍN DE PRIMEROS FTH.134 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
AZ #3
AUXILIOS

FORMATO PARA ENTREGA DE

Oficina Profesional HSEQ - Archivo -
ELEMENTOS DE PROTECCIÓN FTH.135 Profesional HSEQ X General 4 años 0 años X
AZ #3
PERSONAL
LISTA DE CHEQUEO PARA Oficina Profesional HSEQ - Archivo -
FTH.136 Profesional HSEQ X General 3 años 0 años X
INSPECCIÓN DE EXTINTORES AZ #3
INVESTIGACIÓN DE INCIDENTE DE Oficina Profesional HSEQ - Archivo -
FTH.138 Profesional HSEQ X Restringido 5 años 0 años X
TRABAJO AZ #3
FORMATO PARA RECARGA Y Oficina Profesional HSEQ - Archivo -
FTH.139 Profesional HSEQ X General 2 años 0 años X
MANTENIMIENTO DE EXTINTORES AZ #3
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
SOLICITUD COMISIÓN INFERIOR A
Profesional Asuntos Personal Archivo de gestión /
SEIS (6) MESES PARA PERSONAL FTH.144 X X Restringido 20 años 80 años X X
Administrativo Historia Laboral
ADMINISTRATIVO

SOLICITUD DE PERSONAL
Auxiliar Administrativo - Archivo de gestión /
ADMINISTRATIVO PARA FTH.145 X Restringido 20 años 80 años X X
Archivo Historia Laboral
VINCULACIÓN
SOLICITUD DE ORDEN DE
FTH.146 Comisión Ad Hoc No aplica X General No aplica 0 X
PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Oficina Secretaría Coordinación Sede

ACTAS DE CONSEJO DE SEDE N.A Secretaria Coordinación de Sede X General 3 años 7 años X X
Arhivador 2/ Gaveta 1/

Código: FGD.03
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
Versión: 02

PROCESO: TALENTO HUMANO: Instituto de Proyección y Educación a Distancia FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2016

MEDIO DE TIEMPO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN FINAL

CODIGO RESPONSABLE DEL LUGAR DE ALMACENAMIENTO NIVEL DE RETENCION EN RETENCION EN
NOMBRE DEL REGISTRO
(si aplica) MANEJO DEL ARCHIVO ALMACENAMIENTO ACCESO ARCHIVO DE EL ARCHIVO
Impreso Digital GESTIÓN CENTRAL E CT M

Profesional Subdirección
Relación de horas extras FTH.06 Archivo Subdirección Administrativa X Restringido 2 años 8 X X
Administrativa

Profesional Subdirección Archivo Subdirección Administrativa

Comunicaciones EPS - AFP - X Restringido 5 años 0 X
Administrativa AZ Correspondencia

Profesional Subdirección Archivo Subdirección Administrativa

Descuentos Nómina Planta - X Restringido 5 años 8 X X
Administrativa AZ Estudiantes con crédito

Profesional Subdirección Archivo Subdirección Administrativa

Descuentos Nómina Cátedra - X Restringido 5 años 8 X X
Administrativa AZ Correspondencia

Profesional Subdirección Archivo Subdirección Administrativa

Novedades EPS-AFP - X Restringido 1 año 8 X
Administrativa AZ Copias radicados

Profesional Subdirección Archivo Subdirección Administrativa

Afiliaciones ARP - X Restringido 5 años 8 X
Administrativa AZ Correspondencia
 Código: xxx
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL
Profesional Subdirección Archivo Subdirección Administrativa
Nómina cátedra - X Restringido 5 años 8 X
Administrativa Carpeta Nómina

Profesional Subdirecciòn Archivo Subdirección Administrativa

Solicitudes nombramientos - X Restringido 5 años 8 X
Administariva AZ Nombramientos

Profesional Subdirecciòn Archivo Subdirección Administrativa

Solicitudes Cancelaciones - X Restringido 5 años 8 X
Administariva AZ Nombramientos

Profesional Subdirecciòn Archivo Subdirección Administrativa

Solicitudes Aprobadas - X Restringido 5 años 8 X
Administariva AZ Nombramientos

Profesional Subdirecciòn Archivo Subdirección Administrativa

Reporte de las cuentas bancarias catèdra - X Restringido 5 años 8 X
Administariva AZ Correspondencia

Profesional Subdirecciòn Archivo Subdirección Administrativa

Solicitud de descuentos cátedra - X Restringido 5 años 8 X
Administariva AZ Correspondencia

Profesional Subdirecciòn Archivo Subdirección Administrativa

Solicitud de descuentos planta - X Restringido 5 años 8 X
Administariva AZ Estudiantes con crédito

Profesional Subdirecciòn Archivo Subdirección Administrativa

Solicitud de reactivación EPS - X Restringido 5 años 8 X
Administariva AZ Correspondencia

Profesional Subdirecciòn Archivo Subdirección Administrativa

Liquidaciones nomina cátedra - X Restringido 5 años 8 X
Administariva AZ Correspondencia

Profesional Subdirecciòn Archivo Subdirección Administrativa

Créditos Icetex, Coopfuturo - X Restringido 5 años 8 X
Administariva AZ Estudiantes con crèdito

Profesional Subdirecciòn Archivo Subdirección Administrativa

Pagos Convenios - X Restringido 5 años 8 X
Administariva AZ Estudiantes con crédito

Profesional Subdirecciòn Archivo Subdirección Administrativa

Paz y Salvo Estudiantes - X Restringido 5 años 8 X
Administariva AZ Estudiantes con crédito

Secretaria Subdirecciòn Archivo Subdirección Académica del

Convenios - X Restringido Permanente 0 X
Académica Instituto
Secretaria Coordinación Archivo /
Certificados laborales Tutores - X Restringido Permanente 0 X
Programas Historia Laboral
Secretaria Coordinación Archivo /
Contrato (Tutores) - X Restringido Permanente 0 X
Programas Historia Laboral
Secretaria Subdirección Archivo Subdirección Académica del
Acta del Consejo de Programas - X Restringido Permanente 0 X
Académica del Instituto Instituto
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LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Versión: xx

PROCESO: TALENTO HUMANO FECHA DE ACTUALIZACIÓN April 12 de 2017

MEDIO DE TIEMPO DE DISPOSICIÓN

TIEMPO DE
CODIGO RESPONSABLE DEL ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL
LUGAR DE NIVEL DE RETENCION
NOMBRE DEL REGISTRO (si MANEJO DEL EN EL
ALMACENAMIENTO ACCESO EN ARCHIVO
aplica) ARCHIVO ARCHIVO
Impreso Digital DE GESTIÓN E CT M
CENTRAL

Acta de Consejo de Instituto - Secretaria Dirección Instituto Archivo Dirección del Instituto X Restringido Permanente 0 X

Secretaria Coordinación Archivo de Cada Coordinación de

Historia laboral (Tutores) - X Restringido Permanente 0 X
Programas Programa

Profesional Subdirecciòn Mis documentos/segundo semestre de

Base de datos tutores - X Restringido Permanente 0 X
Administariva 2009/Base de datos

Profesional Subdirecciòn Mis documentos/segundo semestre de

Base de datos ARP - X Restringido Permanente 0 X
Administariva 2009/ARP/ARP Base de datos

Año en vigencia* Se envian a las Coordinaciones de programas las novedades de EPS, AFP de los tutores.
Los registros que tengan este tipo de almacenamiento se entenderá que fueron acumulados durante todo el año y que al finalizar este se culminará su archivo.
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April 12 de 2017

DISPOSICIÓN
FINAL

SE
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DISPOSICIÓN
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DISPOSICIÓN
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DISPOSICIÓN
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FINAL

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Versión: 02

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DISPOSICIÓN FINAL

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DISPOSICIÓN
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DISPOSICIÓN
FINAL

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on acumulados durante todo el año y que al finalizar este se culminará su archivo.

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS REALIZADOS

Inclusión de fecha de actualización y del tiempo de retención
2 Marzo 31 de 2009
en el archivo central.