Fiabilidad, Mantenibilidad y Efectividad de un Sistema

de Compras
"COMPRAS", el punto más débil de la Cadena de Abastecimiento
Armando Valdés Garrido-Lecca

Licenciado en Administración por la Universidad de Lima; MBA por la Universidad ESAN,

Master en Logística Integral por la Universidad Pontificia Comillas de Madrid – España; Título
de Especialista en Logística Integral por la Pontificia Universidad Javeriana de Cali - Colombia
y Doctor en Educación por la Universidad de San Martín de Porres.

INTRODUCCIÓN
En el marco del desarrollo de las actividades normales del área de compras de una
empresa, el directivo o jefe del área normalmente es asaltado por las ideas más oscuras y
pesimistas sobre cómo debe hacer para asegurarse que los proveedores no fallen, en
cuanto a las características propias de una buena compra. Normalmente es muy difícil y
hasta poco probable el poder asegurar, sin temor a equivocarnos, que los agentes de
venta del proveedor, cumplirán su palabra sin ningún contratiempo.

En el marco de lo leído y aprendido, sobre el tema de la Fiabilidad, Mantenibilidad y

Efectividad, términos normalmente aplicados al área de Mantenimiento, he considerado
interesante el tratar estos temas, desde la perspectiva del área de Compras, al que
considero el punto más débil de la Cadena de Abastecimiento y el área de mayores
incertidumbres, frente a las necesidades y su atención por parte de la logística como un
todo, debido a la multiplicidad de factores que están fuera del control directo del personal
propio y que dependen básicamente de las condiciones del mercado, transporte, tiempo
de entrega, disponibilidad de materiales, oportunidad de los servicios aduaneros y otros
tan importantes o más, que analizaremos más adelante.

CONCEPTOS BÁSICOS: Con el objeto de facilitar la comprensión del presente ensayo, a

continuación trataremos de aproximar algunas definiciones que consideramos muy
importantes, para lo que queremos demostrar.

Aprovisionamiento: Obtención de personal, bienes o servicios, por cualesquiera medios

(Ettinger, 1961). También encontramos que este término se define como: “El conjunto de
las operaciones que permiten poner a disposición de la Empresa, en tiempo oportuno, en
la cantidad y calidad deseadas, todos los materiales y productos necesarios para su
funcionamiento, y todo ello, al menor coste posible” (Gros Paul, 1969).
Aprovisionamiento a la medida: Usar un proveedor que ofrezca tiempo de espera corto,
pero quizás sea más costoso, como respaldo de un proveedor de bajo costo, pero que tal
vez ofrezca tiempo de espera largo (Chopra y Meindl, 2008).

Compra: Aprovisionamiento de Materias Primas y suministros para utilizarlos en la

producción o el mantenimiento (Ettinger, 1961). También se la define como el conjunto de
actividades necesarias para “Adquirir materiales, suministros, herramientas, maquinarias,
equipos, servicios y todos los recursos necesarios, de la calidad adecuada, en la cantidad
necesaria, en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio más conveniente”
(Valdés Palacio , 1985).

Fiabilidad: Calidad de fiable. Probabilidad de buen funcionamiento de una cosa

(Diccionario SOPENA, 1977). “Capacidad de depender con seguridad de algo o alguien”.
También se define como “probabilidad de funcionamiento correcto, durante un cierto
período de tiempo, y en condiciones determinadas” (Sols, 1998). Otra definición que
podría resultar interesante para este análisis es la siguiente: “capacidad de un equipo de
no pararse (averiarse) mientras funciona. Cuando un equipo trabaja bien y lo hace
siempre que se le requiere para hacer la tarea para la cual fue proyectado, se dice que es
fiable” (Bazovsky, 1981).

Desde el punto de vista de la automatización se le define como la “Seguridad de

funcionamiento de una instalación o sistema. Es un concepto estadístico definido por la
probabilidad de que un porcentaje determinado de los órganos de un sistema tenga por lo
menos un mínimo determinado de horas de vida” (Enciclopedia SALVAT, 2004).

Fiable: Dícese de la persona a quienes se puede fiar, o de quien se puede responder. Por
extensión, se aplica también a las cosas que ofrecen seguridad (Enciclopedia SALVAT,
2004).

Mantenibilidad: Medida en la que un elemento o sistema puede ser mantenido en, o

devuelto a, una condición operativa específica cuando el mantenimiento se realiza por
personal con la preparación adecuada, siguiendo procedimientos especificados, utilizando
recursos determinados, en cada nivel de mantenimiento (Sols, 1998).

Efectividad: Calidad de Efectivo (Diccionario SOPENA, 1977). También y desde el punto

de vista sistémico, se la entiende como: “la relación existente entre las prestaciones
reales de un sistema y las que se habían requerido de él. No es independiente del factor
tiempo (Sols, 1998).

Sistema: Disposición comprensiva y ordenada de hechos, cosas, personas o principios,

cuerpo coordinado de métodos o procedimientos; organización. Mecanismo de la
Administración por medio del cual se coordinan todos los esfuerzos, de todos los
empleados y de todos los departamentos, incluyendo los documentos escritos por medio
de los cuales se hacen circular las órdenes y se mantienen los registros de actuación
(Ettinger, 1961).
Proceso: Conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y crea un producto de
valor para el Cliente (Hammer & Champy, 1994).

Tiempo: Recurso de vital importancia para la empresa por cuanto es comparable, desde
el punto de vista estratégico, con el dinero, la productividad, la calidad y la innovación. Lo
indicado implica que se debe administrar adecuadamente y no únicamente usarlo, por
cuanto al administrarlo se está logrando disponer de una fuente de ventaja competitiva.

Tiempo de Demora: También conocido como “Lead Time”, constituye una de las mayores
preocupaciones de los compradores, pues parte de dicho tiempo no responde o no está
bajo el control directo del área de compras, lo que lo convierte en uno de los elementos de
mayor riesgo para las actividades de la adquisición. Se define como el tiempo mínimo
necesario para contar con los materiales solicitados, procediéndose a su registro desde el
momento en que se identifica la necesidad hasta que ésta es satisfecha. Está integrado
por los tiempos necesarios para revisar los cálculos efectuados, el seguimiento, la
recepción e incorporación al sistema.

EL PROCESO DE COMPRAS: Las actividades que integran el proceso de Compras,

también conocido como de Adquisiciones, forma parte integral de un conjunto mayor
denominado, en la actualidad, “Proceso Logístico”, cuya finalidad última se centra en
proporcionar todo lo necesario a los usuarios de la empresa o entidad, en el lugar en que
se requieren y en el momento en que lo necesitan, para que puedan desarrollar sus
actividades en forma ininterrumpida y a costos razonables, proporcionando una
importante ventaja de tipo competitivo a la entidad, permitiéndole en muchas
oportunidades, a través de las acvidades de esta área, lograr importantes avances en el
ámbito de su mercado y las condiciones de competitividad que le son exigidas.

De lo indicado se deduce fácilmente que podemos aproximar una adecuada definición

para esta área y la describimos considerándola como una “red de puntos de almacenaje y
líneas de transporte y comunicación, en la que hay que considerar aspectos de espacio y
tiempo, integrados en el costo total, entendiendo por espacio, las instalaciones y
conexiones combinadas necesarias para desarrollar sus actividades y por Tiempo, los
niveles de inventario e índices de flujo” (Bowersox, 1978).

Desde esa perspectiva, consideramos que la Logística, vista como un todo integrado, se
constituye en un “Elemento Regulador” del flujo de recursos que transitan, a través de la
entidad, entre los mercados de Proveedores y Clientes, permitiendo que se logre la
eficiencia de las operaciones y la obtención de las ventajas económicas y financieras que
se requieren para prosperar en un mercado de libre comercio y globalizado, como el que
actualmente enfrentamos. En el pasado la situación también ha sido bastante
problemática, pero no se tenían las herramientas tecnológicas con las que se cuenta en la
actualidad.

Frente a este conjunto de requerimientos y urgencias y considerando las características

propias de cada operación, así como la problemática natural de no ser los únicos que
requieren materiales, si no por el contrario encontrarnos con que somos uno de los
muchos usuarios de los mismos, debemos buscar algún tipo de garantía que nos
proporcione la tranquilidad y seguridad suficiente, sobre la permanente llegada de
materiales y la oportunidad de los mismos, bajo las características propias de una buena
atención a nuestros clientes internos y externos. Sin embargo para efectos de este
análisis, permítanme centrar nuestra atención en los aspectos directamente vinculados
con la primera etapa de la logística integral, es decir la directamente relacionada con el
mercado de proveedores y que denominamos en forma genérica como “Administración de
Materiales” o “Abastecimientos”, la que tiene como preocupación básica y vital, para las
operaciones de la Empresa, obtener los productos requeridos bajo las condiciones y
características siguientes:

• De la calidad pedida • En la cantidad indicada • En el lugar adecuado • En el momento

oportuno y • Al menor costo posible.

Si nos detenemos un poco a evaluar y analizar estas condiciones, encontraremos que

todas responden a la actividad de comprar, pero bajo ciertas circunstancias a las que
denominamos “Negociación”, que en mi opinión, puede constituir la diferencia entre el
logro de nuestros objetivos y el fracaso en las actividades logísticas del abastecimiento,
pues a través de ella podremos minimizar el riesgo de falla en el proceso de atención al
usuario y por tanto estaríamos logrando la ansiada fiabilidad del sistema de compras.

Antes de exponer con mayor detenimiento este punto, es necesario determinar y dejar
claramente establecido que el conjunto de las actividades que se desarrollan al interior de
una empresa, con el objeto de satisfacer oportunamente sus necesidades, constituye un
sistema, es decir que se encuentran totalmente enlazados entre sí y forman un todo
armónico e integrado, que permite operar en forma adecuada a las circunstancias y
exigencias de los usuarios.

Sin embargo, es conocido que en la mayor parte de las empresas son los usuarios los
que elevan las existencias en razón de dudar del accionar de las dependencias o
elementos logísticos, lo cual hace que una de las principales preocupaciones de los que
trabajan en esta área constituya el lograr que confíen en ella, es decir alcanzar la
fiabilidad, que aunque se define como una probabilidad de mantener el funcionamiento
dentro de las condiciones previstas, en el caso de las compras, las condiciones previstas
dependen del entorno, el cual siempre es variable y además muy competitivo, lo que es
agravado por el desconocimiento del usuario de las condiciones y exigencias básicas de
la actividad de adquisiciones, lo cual genera pedidos fuera de norma que no pueden ser
cumplidos y que por ello aumentan la desconfianza en el proceso de adquirir.

Los cambios producidos, así como las exigencias actuales de los procesos de producción,
tanto de bienes como de servicios, hacen variar el entorno propiciando la aparición de
nuevos métodos y técnicas en las relaciones proveedor – cliente para el
aprovisionamiento, destacándose entre ellas las relacionadas con la Gestión de la Calidad
Total (Total Qualite Management) y Just in Time (Justo a Tiempo), que propician la
necesaria asociación entre estos elementos, con el objeto de garantizar el mejoramiento
de la producción al participar todos desde el diseño de los productos hasta su entrega al
consumidor final.

Lo tradicional en el área de compras, ha sido siempre el proporcionar seguridad a los

usuarios vía el incremento constante de los niveles de stock, sin embargo en épocas
como las que actualmente se enfrentan, esta constituye una práctica poco propicia, pues
obliga a detener e inmovilizar los capitales invertidos en materiales, de allí la importancia
que tiene el proceso de negociación antes indicado, pues se busca un acuerdo de partes,
para garantizar la seguridad en el abastecimiento oportuno y óptimo de los usuarios.

Una de las más importantes actividades que permitiría buscar y lograr esta garantía de
operación eficiente, se centra en la desmitificación del área de compras y la sinceración
de sus procesos, a través de la información que debe fluir en forma constante y
permanente hacia todos aquellos a los que se les brindan servicios. No basta decir que
estamos haciendo nuestro mejor esfuerzo, es necesario demostrar que se está haciendo,
para lo que es indispensable crear una corriente permanente de información sobre las
actividades que se desarrollan en el área y también sobre los errores que se cometen,
explicando las razones por las que se ha presentado dicha situación. Se logrará la
confianza de los usuarios si estos identifican una corriente positiva de parte del área de
compras, en relación con las actividades que desarrollamos. Se trata de decir siempre lo
bueno, lo malo y lo feo de nuestra actividad, sin tratar de ocultar hechos para eludir la
responsabilidad, situación muy conocida y bastante probable en la actuación del área de
abastecimientos.

A través de este tipo de acciones con los usuarios y de la negociación con los
proveedores, se busca garantizar una atención continua, preferente y adecuada a las
circunstancias de la importante labor que cumple compras, con lo que se estaría dando un
paso hacía el logro de la Fiabilidad del sistema, pues se estarían minimizando los posibles
impactos negativos de las fallas del sistema y buscando la seguridad de que esto no
ocurra. En nuestra experiencia la aparición de boletines internos, donde se puede
expresar todo lo que está sucediendo y las necesidades que se tienen en el área de
compras, hace posible una mejor gestión, con menos problemas y mayor efectividad en la
atención de los usuarios finales, quienes a través de este mecanismo, llegan a conocer
totalmente las incidencias de la vital actividad de compras.

Sin embargo no se puede perder de vista en este contexto, el que existen diversos tipos
de Proveedores, lo que condicionará las características de las relaciones que puedan
establecerse con ellos, según lo pre citado en los párrafos anteriores. Entre estos tipos,
los más caracterizados en nuestro medio son los siguientes:

• Proveedor Adversario; al que se define como aquel que tiene intereses similares a los de
la empresa cliente, lo que motiva cierta apatía en la atención, evitando en todo momento
que se rompa la relación existente. Esta relación hace que los compradores busquen
muchas fuentes de abastecimiento para poder seleccionar en función del precio, el que se
considera clave, realizando y exigiendo inspecciones constantes del artículo que se
adquiere, en busca del cumplimiento de las características solicitadas. Esto supone que
se realizan muchas transacciones y que la pérdida de tiempo en los procedimientos
termine generando una pérdida real de efectividad y elevando considerablemente el costo
de operación del sistema.

• Proveedor Colaborador; que es aquel que trata en todo momento de apoyar a la

empresa cliente y que es seleccionado por ésta mediante la clasificación, entre varios
proveedores, para establecer contratos a largo plazo, en función de la calidad de sus
productos y de su servicio de entregas programadas. El suministro se basa en pedidos
individuales, sustentados en el contrato establecido.

• Proveedor Certificado; en este caso el proveedor participa en el diseño de los productos

del cliente, contribuyendo a la calidad del mismo y estableciendo un intercambio
electrónico de datos que permite acelerar el proceso de adquisición de materiales y
reducir el tiempo de atención, mejorando la efectividad y la fiabilidad del
aprovisionamiento. Otra ventaja de este tipo de proveedores, se centra en la importante
reducción de los costos de renovación de materiales y la evidente reducción de los niveles
de existencia. Es necesario destacar que este tipo de proveedores es investigado y
desarrollado con la ayuda de la propia empresa, quien está buscando garantizar su
abastecimiento a través de contratos o acuerdos seguros de abastecimiento.

• Proveedor Asociado o Co-fabricante; la posibilidad de asociarse con los proveedores se

basa en la cooperación mutua en el desarrollo de nuevos productos y tecnologías, con
mutua inversión en Investigación y Desarrollo y en mejoras tecnológicas. El intercambio
electrónico de datos es compartido en sus costos por la empresa y su proveedor, quien es
propietario del producto entregado hasta que este es consumido realmente por el Cliente.
Entre las ventajas que se obtienen se pueden mencionar, como las de mayor importancia,
el que los costos de adquisición y almacenaje se reducen y se proporciona una mejora
importante en la posición económico financiera de ambas partes, dándose una relación
del tipo ganar / ganar.

Teniendo en cuenta la tipificación de los proveedores mencionada en los párrafos

anteriores y la definición de Fiabilidad, es factible determinar que en épocas anteriores y
dadas las características del proveedor adversario, las relaciones entre los dos
elementos, proveedores – clientes, era de desconfianza, lo cual obligaba a disponer de
altos niveles de existencia o stocks, para mantener la continuidad de la producción en la
empresa. En la época actual la base de las relaciones, es la confianza en el desempeño
de los proveedores y clientes, quienes después de lograr negociaciones, buscando un
resultado de beneficios para ambos, elimina casi completamente la duda o falta de
fiabilidad en el cumplimiento del servicio que debe ser proporcionado por el proveedor y el
cumplimiento de los acuerdos por parte del cliente, lo cual permite considerar que en la
actualidad y hacia el futuro, la base de las relaciones de compra es la fiabilidad, la que se
mantendrá a través del tiempo en la medida en que se respeten a cabalidad estos
acuerdos, por parte de ambos, permitiendo una operación eficiente y oportuna.
CONCLUSIONES

Como podemos apreciar, es imprescindible contar con el apoyo y colaboración constante

de las fuentes de abastecimiento, para que la empresa pueda establecer y mantener un
sistema de aprovisionamiento que sea confiable y que garantice la efectividad que se
requiere para competir en el mercado global actual.

Es también vital para que funcione un sistema de compras adecuadamente, que los
diferentes elementos que integran la empresa, conozcan la forma en que pueden ser
abastecidos, incluyendo el tiempo y la manera en que deben ser solicitados los materiales
y servicios, para no caer en la desconfianza que atentaría contra la efectividad del
sistema.

Los aspectos mencionados nos indican que es posible llegar a lograr que las compras,
consideradas como un motor de reducción de costos y productora de ventajas
competitivas para la empresa, sean un elemento totalmente confiable, que garantice un
mínimo de efectividad que se mantenga a través del tiempo, lo que será posible en la
medida en que tanto los clientes internos como externos, estén conscientes de la
importancia del aprovisionamiento y sobre todo del factor o recurso tiempo, el que
condiciona realmente todo el sistema.

Siendo la operatividad y disponibilidad dos términos que se usan comúnmente para

designar la capacidad que se tiene para realizar un servicio o función previstos, cuando se
les requiere, es importante que en las compras el personal sea operativo y esté disponible
en los momentos adecuados para proporcionar el servicio y cumplir con su objetivo. Los
ejecutivos al pensar en las adquisiciones deben cambiar de mentalidad, a fin de no ver
únicamente el éxodo de dinero, sino también el objetivo y la finalidad de compras, para
contar con la fiabilidad y efectividad necesarias.

No podemos olvidar que el esfuerzo desplegado en el área de compras, constituye una

fracción de la que se requiere para lograr incrementar la utilidad o ganancia de la empresa
por la vía de las ventas, lo que nos obliga necesariamente a considerar muy
detenidamente las características descritas en los párrafos precedentes, si es que
queremos mantenernos en un mercado de alta competitividad, en el cual no existen
fronteras ni limitaciones para la actuación de las empresas y donde además hay que
enfrentarse constantemente con la falta de lealtad de los consumidores, que normalmente
buscan la combinación perfecta de precio / calidad.

Por lo expuesto es necesario propiciar el rompimiento de los esquemas tradicionales y

paradigmáticos que rodean el accionar de las empresas en el ámbito de las adquisiciones
en particular y de la logística en general, buscando esquemas innovadores y creativos
para garantizar el permanente e ininterrumpido flujo de bienes y servicios entre los
mercados de proveedores y clientes, donde la empresa se convierte en un elemento
regulador o amortiguador del mismo.
Considero que el enfoque de fiabilidad, mantenibilidad y efectividad sobre las compras,
constituye un esfuerzo para aplicar los conceptos mencionados, en un área que, además
de las fórmulas correspondientes a su aplicación sobre los productos, debe considerar la
importancia que ellos representan en la acción de abastecer a la empresa y mantenerla
en permanente estado de satisfacción operativa, es decir sin interrupciones ni
paralizaciones que generan costos hundidos y muy significativos para la continuidad de la
actividad empresarial.

Tomado de la Revista Gestión Logística: 29 de agosto de 2016