Código:

Fecha:
PROCEDIMIENTO DECOMUNICACIONES.
Versión: 01
Página:

1) Objetivo: Establecer por medio de los diferentes medios de comunicación

(correos, carteleras, canales digitales, oficios), el Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo a los trabajadores y contratistas; logrando así la participación e
interés del personal y asegurar que los medios de comunicación empleados sean los
pertinentes y que estos tengan la cobertura necesaria para la información emitida a las
partes interesadas internas y externas, sea recibida de manera clara, oportuna, concisa
con el fin de obtener los resultados esperados con la difusión de la información con
respecto al SG-SST

2) Alcance: Este procedimiento aplica para todos los trabajadores, contratistas,

visitantes y partes interesadas.

3) Definiciones:

Canal: Conducto físico por el que circula el mensaje

Comunicación Interna: Proceso a través del cual se generan acciones y programas que
informan, divulgan, permiten establecer relaciones y conllevan a la participación de los
espacios de trabajo de la organización.

Desempeño de SST Resultados medibles de la gestión de una organización en relación

con sus riesgos de SST. Documento: Información y su medio de soporte.

Lugar de trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas

con el trabajo, bajo el control de la organización.

Emisor: Persona que enuncia el mensaje en un acto de comunicación

Medio: Herramienta de comunicación a través de la cual se trasmitirá el mensaje deseado

al público objetivo.

Objetivo de SST: Propósito en SST en términos del desempeño de SST que una
organización se fija.

Política de SST: Intenciones y dirección generales de una organización, relacionadas con

su desempeño de SST, expresadas formalmente por la alta dirección.

Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o
afectado por el desempeño en SST de una organización.

Receptor: Persona que recibe el mensaje.

 Código:
Fecha:
PROCEDIMIENTO DECOMUNICACIONES.
Versión: 01
Página:

4) ACTIVIDAD
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Creación de la Se debe crear la comunicación ya sea en Líder en SG-SST
comunicación medio digital, físico o los que establezcan los
procedimientos de la empresa y la
normatividad vigente.
Aprobación de la Solicite a la gerencia o quien esta determine la Líder en SG-SST
comunicación aprobación de la comunicación. En el caso de
documentos en papel, la aprobación implica la
firma autógrafa del documento.
Publicación de la La publicación de la comunicación deberá Líder en SG-SST
comunicación realizarse usando los mecanismos disponibles
en la empresa
Notificación de entrega Cuando la normatividad lo requiera, se debe Líder en SG-SST
dejar evidencia de que el trabajador o
contratista recibió la comunicación.
Recepción de la El trabajador que reciba la solicitud de Líder en SG-SST
solicitud terceros, deberá remitirla a la gerencia o
Administrador del SG-SST.
Análisis de la solicitud La alta dirección o quien esta designe, Líder en SG-SST
realizará el análisis de la solicitud recibida y
realizará las gestiones necesarias para
recolectar la información solicitada.
Creación de la Se realizará la creación de la respuesta a la Líder en SG-SST
respuesta solicitud realizada, esta debe ser revisada por
la alta dirección o quien esta designe
Entrega de Las respuestas a las solicitudes serán Líder en SG-SST
comunicación enviadas a través del mismo medio en que
fueron recibidas o siguiendo las instrucciones
referidas por el remitente. Una evidencia de
envío debe ser guardada.
 Código:
Fecha:
PROCEDIMIENTO DECOMUNICACIONES.
Versión: 01
Página:

5) FLUJOGRAMA:

Flujo grama Descripción

INICIO

Creación de la comunicación

Aprobación de la comunicación

Publicación de la comunicación

Notificación de entrega

Recepción de la solicitud

Análisis de la solicitud

Creación de la respuesta

Entrega de comunicación

FIN
 Código:
Fecha:
PROCEDIMIENTO DECOMUNICACIONES.
Versión: 01
Página:

6. DOCUMENTACION
ISO 45001 de 2018
Decreto 1072 de 2015
Decreto 0312 de 2019