PROCESO DE ALQUILER DE EQUIPOS

BuildIT es una constructora especializada en obras públicas. A menudo sucede que los ingenieros
residentes de obra necesitan un equipo, como un camión, una excavadora, una topadora, una
bomba de agua, etc. BuildIT posee pocos equipos y, en cambio, alquila la mayoría de sus equipos
de proveedores especializados.

El proceso de negocio para el alquiler de equipos es el siguiente. Cuando un ingeniero residente

de obra necesita alquilar un equipo, llena un formulario llamado "Solicitud de alquiler de
equipo" y envía la solicitud por correo electrónico a uno de los empleados en el depósito de la
empresa. El empleado del depósito recibe la solicitud y, tras consultar los catálogos de los
proveedores de equipos, selecciona el equipo más rentable que cumpla con la solicitud. A
continuación, el empleado verifica la disponibilidad del equipo seleccionado con el proveedor
por teléfono o correo electrónico. A veces, el equipo seleccionado no está disponible y el
empleado tiene que seleccionar un equipo alternativo y verificar su disponibilidad con el
proveedor.

Una vez que el empleado ha encontrado un equipo adecuado disponible para alquilar, agrega
los detalles del equipo en la solicitud de alquiler. Cada solicitud de alquiler debe ser aprobada
por un ingeniero de obras, que también trabaja en el depósito. En algunos casos, el ingeniero de
obras rechaza la solicitud de alquiler de equipos. Algunos rechazos dan lugar a la cancelación de
la solicitud (no se alquila ningún equipo). Otros rechazos se resuelven reemplazando el equipo
con otro equipo, más barato o más apropiado para el trabajo. En este último caso, el empleado
debe realizar otra consulta de disponibilidad.

Cuando un ingeniero de obras aprueba una solicitud de alquiler, el empleado envía una
confirmación al proveedor, que incluye una orden de compra (PO) para alquilar el equipo. La
orden de compra es producida por el sistema de información financiera de BuildIT utilizando
información ingresada por el empleado, quien también registra el equipo en una hoja de cálculo
con el propósito de rastrear todos los alquileres de equipos.

Mientras tanto, el ingeniero residente de obra puede decidir que el equipo ya no es necesario.
En este caso, el ingeniero solicita al empleado que cancele la solicitud de alquiler del equipo.

A su debido tiempo, el proveedor entrega el equipo alquilado en la obra de construcción. Luego,

el ingeniero residente de obra inspecciona el equipo. Si todo está en orden, aceptan el
compromiso y se pone en funcionamiento el equipo. En algunos casos, el equipo se devuelve
porque no cumple con los requisitos del ingeniero residente de obra. En este caso, el ingeniero
residente de obra debe volver a iniciar el proceso de alquiler.

Cuando termina el período de alquiler, el proveedor recoge el equipo. A veces, el ingeniero

residente de obra solicita una extensión del período de alquiler poniéndose en contacto con el
proveedor por correo electrónico o teléfono 1 o 2 días antes de la recogida. El proveedor puede
aceptar o rechazar esta solicitud.

Unos días después de la recogida del equipo, el proveedor del equipo envía una factura al
empleado por correo electrónico. El empleado solicita al ingeniero residente de obra que
confirme que el equipo fue efectivamente alquilado por el período indicado en la factura. El
empleado también verifica que los precios de alquiler indicados en la factura están de acuerdo
con la orden de compra. Después de estos controles, el empleado envía la factura al
departamento de finanzas quien finalmente paga la factura.