Alquiler de equipos en BuildIT

BuildIT es una empresa de construcción especializada en obras públicas, como

carreteras, puentes, tuberías, túneles y ferrocarriles. Dentro de BuildIT, a
menudo ocurre que los ingenieros que trabajan en una obra (llamados
ingenieros de obra) necesitan un equipo, como un camión, una excavadora, un
buldócer, una bomba de agua, etc. BuildIT posee muy pocos equipos y, en
cambio, alquila la mayor parte de sus equipos a proveedores especializados.

El proceso existente para el alquiler de equipos es el siguiente. Cuando los

ingenieros de obra necesitan alquilar un equipo, rellenan un formulario llamado
"Solicitud de alquiler de equipo" y envían esta solicitud por correo electrónico a
uno de los empleados del almacén de la empresa. El empleado del almacén
recibe la solicitud y, tras consultar los catálogos de los proveedores de equipos,
selecciona el equipo más rentable que se ajuste a la solicitud. A continuación,
el empleado comprueba la disponibilidad del equipo seleccionado con el
proveedor por teléfono o por correo electrónico. A veces, la opción
seleccionada no está disponible. En estos casos, el empleado tiene que
seleccionar un equipo alternativo y comprobar su disponibilidad con el
proveedor correspondiente.

Tras encontrar un equipo adecuado y disponible, el empleado añade los

detalles del equipo seleccionado a la solicitud de alquiler. Cada solicitud de
alquiler debe ser aprobada por un ingeniero residente, quien también trabaja en
el almacén. En algunos casos, el ingeniero residente rechaza la solicitud de
alquiler de equipos. Algunos rechazos conducen a la cancelación de la
solicitud, es decir, no se alquila ningún equipo. Otros rechazos se resuelven
sustituyendo el equipo seleccionado por otro, por ejemplo, un equipo más
barato o un equipo más apropiado para el trabajo. En este último caso, el
empleado del almacén debe presentar otra solicitud de disponibilidad.

Cuando un ingeniero residente aprueba una solicitud de alquiler, el empleado

envía una confirmación al proveedor. Esta confirmación incluye una orden de
compra (OC) para el alquiler del equipo. El sistema de información financiera
de BuildIT genera la OC a partir de la información introducida por el empleado.
El empleado también registra el alquiler del equipo en una hoja de cálculo que
se utiliza para controlar todos los alquileres de equipos en curso.

Mientras tanto, el ingeniero de obra puede decidir que el equipo ya no es

necesario. En este caso, el ingeniero de obra pide al empleado que cancele la
solicitud de alquiler del equipo.

A su debido tiempo, el proveedor entrega el equipo alquilado en la obra. A

continuación, el ingeniero de obra inspecciona el equipo. Si todo está en orden,
el ingeniero de obra acepta la entrega y el equipo se pone en funcionamiento.
En algunos casos, el equipo se devuelve porque no cumple los requisitos del
ingeniero de obra. En este caso, el ingeniero de obra tiene que volver a iniciar
el proceso de alquiler.

Cuando finaliza el periodo de alquiler, el proveedor viene a recoger el equipo. A

veces, el ingeniero de obra solicita una prórroga del periodo de alquiler
poniéndose en contacto con el proveedor por correo electrónico o por teléfono
1 o 2 días antes de la recogida. El proveedor puede aceptar o rechazar esta
solicitud. Unos días después de la recogida del equipo, el proveedor del equipo
envía una factura al empleado de almacén por correo electrónico. En ese
momento, el empleado pide al ingeniero de obra que confirme que el equipo se
ha alquilado efectivamente para el periodo indicado en la factura. También
comprueba si los precios de alquiler indicados en la factura coinciden con los
de la OC. Tras estas comprobaciones, el empleado envía la factura al área de
finanzas. El área de finanzas realizará el pago de la factura en su debido
momento.