Asignatura: Contabilidad I Código: CON12014 Trayecto: I Fase: I Unidad: IV

Facilitadora: Lcda. Jennylind Canales

EL LIBRO MAYOR PRINCIPAL. BALANCE DE COMPROBACION Y LIBRO DE INVENTARIO

DEFINICIÓN:

El Libro Mayor, es otro libro de contabilidad de uso obligatorio, reúne el grupo de cuentas utilizadas
para el registro de las transacciones efectuadas por la empresa, en éste, se lleva la contabilidad de cada
cuenta por separado, es decir, se reserva un folio para cada una de las cuentas.

El libro Mayor tiene como función básica, recopilar sistemáticamente las operaciones inscritas en el
libro de diario. Es decir, que sirve para llevar control de cada cuenta contable del balance, a efecto de
determinar, en cualquier fecha, los saldos de cada una de éstas.

ESTRUCTURA DEL LIBRO MAYOR:

Este libro puede variar de una empresa a otra, la forma y el contenido que este adopte, dependerá del
sistema contable aplicado por la empresa, en todo caso, el Libro Mayor de uso más frecuente, consta de un
diseño de tres (03) columnas donde se registrarán los débitos, los créditos y el saldo de cada cuenta,
adicionalmente, cada folio debe reservar espacios para anotar el título de la cuenta, la fecha de la
transacción, la explicación de la anotación y una referencia para chequear las transferencias del Libro
Diario.

FECHA EXPLICACIÓN R DEBE HABER SALDO

MANEJO DEL LIBRO MAYOR:

1. El nombre y el número de la Cuenta se escriben en la parte superior.

2. COLUMNA 1, FECHA: Esta primera columna será utilizada para anotar la fecha en que se está
registrando cada transacción.
3. COLUMNA 2, EXPLICACIÓN: Se coloca una breve explicación de la transacción
4. COLUMNA 3, REFERENCIA (REF): Esta Columna es utilizada para cruzar referencias con el libro
diario.
5. COLUMNA 4, DEBE: Esta columna es utilizada para registrar las cantidades de las cuentas que se
DEBITAN.
 6. COLUMNA 5, HABER: Esta columna es utilizada para registrar las cantidades de las cuentas que se
ACREDITAN.
7. COLUMNA 6, SALDO: Se registra el monto correspondiente a medida que se van sucediendo los
cargos y abonos, el saldo de cada cuenta se obtiene de la diferencia DEBE - HABER.
8. Se recomienda pasar los cargos y abonos en el orden en que aparecen en el Libro Diario.
9. Comience con el primer cargo que aparece en el Libro Diario y abra la correspondiente cuenta en el
Libro Mayor.
10. Abra o localice la cuenta en el Mayor y proceda a registrar la información correspondiente:
a) Fecha de registro
b) Breve explicación de la operación que causa el cargo o abono
c) Monto del cargo o abono
d) Saldo de la cuenta
e) Número del asiento o folio del Libro Diario de donde procede el registro, con el fin de facilitar su
futura localización.
11. Al terminar el registro de cada pase al Libro Mayor, anote en la columna de referencia del Libro Diario
la página o el folio del Mayor en que se ha asentado cada cuenta.
12. Al terminar los pases al Mayor, revise la columna de referencia del Libro Diario para comprobar que
cada cuenta ha sido pasada. Esta práctica evitará incurrir en frecuentes errores de omisión con respecto
a algún pase.

Ejemplo: Supongamos que la empresa XYZ, CA, para la que usted trabajo, inicia sus operaciones el día 23-
05-2012, y sus socios realizan los siguientes aportes: Deposito Bancaria: 50.000,00, Vehículo:
180.000,00, Mercancías Bs. 150.000,00. El día 24-05-12, adquiere un equipo de computación
valorado en Bs. 10.000,00, paga con cheque.

El registro contable sería como sigue:

EMPRESA XYZ, CA
LIBRO DIARIO
FECHA CUENTAS Y
REF DEBE HABER
2012 EXPLICACIÓN
MAYO 23 -1-
00
BANCO 1 5 0 0 0 0
00
VEHÍCULO 2 1 8 0 0 0 0
00
INVENTARIO DE MERC. 3 1 5 0 0 0 0
00
CAPITAL 4 3 8 0 0 0 0
P/r la apertura de la empresa
“XYZ”, C.A.
MAYO 24 -2-
00
EQUIPO DE OFICINA 1 0 0 0 0
00
BANCO 1 1 0 0 0 0
Para reg. la adquisición de un
Equipo de computación

En el Libro Mayor:
EMPRESA XYZ, CA
LIBRO MAYOR

BANCO N°: 1
FECHA
EXPLICACIÓN R DEBE HABER SALDO
2012
05 23 APERTURA 1 00 00
5 0 0 0 0 5 0 0 0 0
00 00
05 24 Ad. Equi. Comp. 2 1 0 0 0 0 4 0 0 0 0

VEHÍCULO N°: 2
 FECHA
EXPLICACIÓN R DEBE HABER SALDO
2012
00 00
05 23 APERTURA 1 1 8 0 0 0 0 1 8 0 0 0 0

INVENTARIO DE MERCANCÍAS N°: 3

FECHA
EXPLICACIÓN R DEBE HABER SALDO
2012
00 00
05 23 APERTURA 1 1 5 0 0 0 0 1 5 0 0 0 0

CAPITAL N°: 4
FECHA
EXPLICACIÓN R DEBE HABER SALDO
2012
00 00
05 23 APERTURA 1 3 8 0 0 0 0 3 8 0 0 0 0

EQUIPO DE OFICINA N°: 5

FECHA
EXPLICACIÓN R DEBE HABER SALDO
2012
00 00
05 24 Ad. Equi. Comp. 2 1 0 0 0 0 1 0 0 0 0

BALANCE DE COMPROBACIÓN.

Cuando se explicó lo relacionado con asientos de diario, se dijo que se trata de un método de registro de
transacciones que se basa en la teoría del cargo y del abono. Es decir que cada vez que se hace un asiento
en el diario, habrá una o varias cuentas a las que se les carga y otra u otras a las que se les abona la misma
cantidad. Dijimos también que, como consecuencia de ello, la suma de todas las cantidades "debitadas"
debe ser igual a la suma de todas las cantidades "acreditadas". Si eso se cumple, estaremos "comprobando"
que el debe coincide o "cuadra" con el haber. Esta prueba es sumamente importante pues nos indicará que
la ecuación del patrimonio permanece en equilibrio y, para cerciorarnos de ello, debe ser elaborado lo que
denominamos un "Balance de Comprobación".

El Balance de Comprobación puede ser de dos tipos:

a) Balance de comprobación de totales o de sumas.

b) Balance de comprobación de saldos.

BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS.

Este balance puede definirse como una relación de "todas" las cuentas que aparecen en el mayor a una
fecha determinada, donde se muestra la suma o total de los cargos y abonos que ha tenido esa cuenta
durante un período de determinado.
BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SALDOS.

Se define también como una relación de todas las cuentas que aparecen en el mayor a una fecha
determinada, pero donde se menciona sólo el saldo de cada una de ellas.

Para su elaboración, se procede en forma similar a como se hizo en el Balance de Comprobación de Sumas,
sólo que, en vez de colocar los totales del debe y del haber de cada cuenta, se muestra únicamente el saldo,
teniendo mucho cuidado, por supuesto, en que, si el saldo es de signo deudor, se coloca en la columna del
debe, mientras que, si es de naturaleza acreedora, se coloca en la columna del haber.
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES.

Es un libro legal de uso obligatorio el cual, antes de poner en uso, debe ser presentado para su legalización
por ante el Registro Mercantil. Sus folios deben estar previamente numerados y en cada uno de ellos les será
estampado el sello del Registro o del Tribunal que corresponda.

Así mismo, en la primera página deberá ir la nota de tales organismos, donde se expresa:

a) El uso que se dará a este libro.

b) El nombre de la empresa a que pertenece.
c) La ciudad donde fue registrado.
d) El número de folios que contiene.
e) La firma de las autoridades que legalizaron el libro y el sello del registro o del tribunal que corresponda.

Hemos comentado el mandato que el Código de Comercio da, cuando en su Artículo 32, señala los libros de
contabilidad que todo comerciante debe llevar en forma obligatoria:
Artículo 32. Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá
obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el de inventarios.

Posteriormente, en el Artículo 35, el Código de Comercio se refiere concretamente al libro de inventarios,

indicando qué debe contener y cómo ese contenido debe ser mostrado.

Artículo 35. Todo comerciante al comenzar su giro y al fin de cada año hará en el libro de inventarios una
descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y
pasivos, vinculados o no a su comercio.
Más adelante, el mismo Artículo 35 señala que, después de presentar todos sus activos y pasivos en forma
detallada, debe ser mostrado un balance general (Estado de Situación Financiera) resumido y un estado de
ganancias y pérdidas (Estado de Resultado Integral). Culmina este artículo indicando la obligatoriedad de
firmar los inventarios por parte de las personas responsables de su toma, que generalmente son el contador
y el dueño de la empresa o su representante.
...El inventario debe cerrarse con el balance (Estado de Situación Financiera) y la cuenta de ganancias y
pérdidas (Estado de Resultado Integral), ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios
obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará expresa mención de las fianzas otorgadas, así como de
cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva
contrapartida.

Por supuesto, para el libro de inventarios tienen vigencia las mismas prohibiciones que para todos los libros
de contabilidad, señala el Artículo 36 del Código de Comercio:

Artículo 36. Se prohíbe a los comerciantes:

1. Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas.

2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
3. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
4. Borrar los asientos o parte de ellos.
5. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros. Por último,
debemos señalar la importancia de llevar no sólo el libro de inventarios, sino todos los demás, apegados a
las normas que al respecto dicta el Código de Comercio. No hacerlo así, podría acarrear serias dificultades
tanto a la empresa como a sus propietarios cuando, ante
la necesidad de presentar tales libros en un tribunal como documentos probatorios, estos puedan ser
rechazados. Tal sería el caso del Artículo 917 del Código de Comercio cuando en su ordinal 6º señala:

Artículo 917.- Podrá ser declarada culpable la quiebra:

Si no hubiere llevado libros de contabilidad, o no conservare la correspondencia que se le hubiere dirigido,

o no hubiere hecho inventario, o si sus libros y correspondencia estuvieren incompletos o defectuosos, o no
apareciere de ellos el verdadero estado de sus negocios, sin que haya fraude.

FORMA Y CONTENIDO DEL LIBRO DE INVENTARIOS.

Generalmente se trata de un libro empastado cuyo rayado es similar al que se muestra en la ilustración
cuyas columnas tienen los siguientes destinos

Columna 1:

No tiene ninguna aplicación.

Columna 2:

Está destinada a la descripción de los detalles que van a ser presentados, tales como el nombre de cuentas y
cualquier información aclaratoria.

Columna 3:

No tiene ninguna aplicación.

Columna 4:

Esta columna va a estar destinada a mostrar los saldos de las cuentas auxiliares que componen cada cuenta
principal.

Columna 5:

Se anotarán en ella los saldos de las cuentas principales que, por supuesto, deben ser iguales a la suma de
los saldos de las cuentas auxiliares.

1) La primera página del libro está destinada al sello del Registro Mercantil.
2) En la siguiente página, se comienza con un breve detalle colocando el nombre de la empresa y la fecha a
la que se refiere el inventario.
3) A manera de dar cierta estética o presentación, las cuentas principales se escriben a la izquierda mientras
que las cuentas auxiliares y los detalles van un poco más a la derecha.
4) En la columna de "cifras parciales" se escriben las cifras relacionadas con la información detallada,
mientras que en la columna de "cifras totales", se escribe el saldo de la cuenta principal, el cual debe ser
igual a la suma de los saldos de las cuentas mostradas en la columna de cifras parciales.
5) Al finalizar una página, se suman las columnas y los totales se anotan en la última línea,
“arrastrándolos” a la página siguiente de acuerdo con las siguientes normas:

A. Columna de cifras parciales:

1) Cuando la página no alcanzó para terminar de relacionar toda la información referida a la última cuenta
que se está detallando, se procede así:

a) Se suman las cifras que han logrado ser detalladas que corresponden a esa última cuenta.
b) Se escribe en la última línea la palabra "Van" y el total que arroje la suma señalada
anteriormente.
c) En la primera línea de la página siguiente se escribe la palabra "Vienen" y se "arrastra" el mismo
total, que se obtuvo en la página anterior, anotándolo en esa primera línea, para ser sumado al resto
de la información de esa cuenta que terminará de ser escrita en la nueva página.

2) Cuando la página alcanzó exactamente para terminar de detallar la información de una cuenta, no se
suma ni se arrastra a la página siguiente ningún total de la columna de "cifras parciales".

B. Columna de cifras totales:

Con respecto a esta columna, cada vez que se termina una página, se suman todas las partidas escritas en
ella y se anotan en la última línea. Ese mismo total se "arrastra siempre" a la primera línea de la página
siguiente para ser acumulada a la información que se escriba en esa nueva página.