Servicio Nacional De Aprendizaje (SENA)

Centro de Gestión Administrativa

TECNOLOGO EN GESTION DEL TALENTO HUMANO

COMPETENCIA: DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS.

Guía # 1
SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

Instructor:
MAURICIO TORO

Aprendiz:

Julieth Galindo

Ficha: 2341198 Grupo: 69546

BOGOTÁ D.C
2022
 1. Ingrese al foro “Importancia de la documentación” y de acuerdo a su
interpretación de lo que es la documentación de un Sistema de Gestión de
Calidad, participe respondiendo las siguientes preguntas:
• ¿Con qué fin se realiza la documentación de un sistema de gestión?

La finalidad de realizar la documentación de un sistema de gestión es asegurar

que cada vez que se realiza un proceso, la misma información, métodos,
habilidades y controles se usen y apliquen de manera que contribuyan al
Mejoramiento constante en cuanto a la satisfacción del cliente.
• ¿Cuál considera que es la importancia de la documentación del sistema de
gestión?

Dar Cumplimiento a los requisitos impuestos por la norma ISO 9001 y con ello
obtener la certificación lo cual avala que en la compañía no hay una baja de
calidad en materia prima, producto o servicio que pueda llevar a inconformidades
de los clientes.
2. Actividad Didáctica: Crucigrama Todos los Sistemas de Gestión de una
organización requieren de información documentada de diferentes fuentes
(internas y externas) para estandarizar y gestionar sus procesos, y a su
vez, para obtener evidencias del desarrollo de las mismas.
PISTAS

HORIZONTALES:
1.Conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y
recuperación de los documentos y de la información en las compañías.
2.Medio y lugar determinado seguro donde se realiza el __________________ de
los documentos.
3.Sistema de medición y presentación de resultados y variables en un proceso.
4.Acción llevada a cabo para contrarrestar y tratar procesos inadecuados
5.Documento que ya no se usa ni usara por diversas causas.
6.Se refiere al documento sobre el cual existe responsabilidad para informar las
actualizaciones que se realicen.
7.Permiso para ingreso a cierto lugar físico o digital en el cual se almacena
información.
VERTICALES:
1.Acción que permite evitar futuros errores en los diversos procesos de la
compañía.
2.Creación de un soporte físico o digital referente a los procesos de una
compañía.
3.Método que permite prevenir el deterioro y posibles daños de los documentos.
4.Paso a paso para la realización adecuada de cierto proceso.
5.Ejercicio que permite la identificación de las modificaciones en los documentos.
6.Utilización de un medio para divulgar información actualizada para su oportuna
implementación.
7.Búsqueda y hallazgo de información documentada por medio de copias de
seguridad o respaldos.
1 2
P D
R O
1 g e s t i o n d o c u m e nt t a l
V U
3 E O T N E I M A N E C A M L A 2
N N 4 E
O T P N
3 I N D I C A D O R E S T
C V O A 5
A A C 4 C O R R E C T I V A
V E I O
R D O N
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S M R R
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R D E L C
P I N D U
S T E P
6 C O N T R O L A D O C E
R A R
I M A
B B C
U I I
7 A C C E S O O O
I S N
O
N
 3. Estudio de Casos: Asuma el rol de asesor de la empresa Confecciones S.A.
Estudie el caso y brinde solución a la solicitud que le hace la persona
encargada del área administrativa.
La empresa Confecciones S.A. es una compañía dedicada al diseño y
manufactura de prendas de vestir, con 5 años de experiencia en la industria
indumentaria. Actualmente maneja dos líneas de producción, una femenina y otra
masculina. La operación de la compañía comprende básicamente las siguientes
actividades:
• Encargo u orden de compra de un cliente• Diseño de las prendas solicitadas •
Selección de modelos y telas • Contacto con los proveedores de materia prima
para adquisición de la misma • Corte de material • Armado y costura de las
prendas • Etiquetado • Empaque • Entrega al cliente Para esto cuenta con
máquinas como:
• Máquinas de corte • Máquinas de coser • Planchas de vapor • Prensas •
Máquinas de teñir.
Uno de los clientes más grandes de Confecciones S.A. le ha solicitado que
presente sus avances frente al Sistema de Gestión de la Calidad para continuar
realizando pedidos. Juan Rodríguez, quien es el encargado del área
administrativa, no sabe qué presentar a su cliente como avance del Sistema de
Gestión de la Calidad, pues desconoce en qué consiste su desarrollo. Usted,
como asesor de Confecciones S.A., le recomienda iniciar por la documentación del
Sistema de Gestión de la Calidad, por lo que Juan Rodríguez le solicita entregar
un listado de la información que se debe y se podría documentar para iniciar el
desarrollo del mismo. Para cumplir con lo solicitado por Juan Rodríguez, enuncie a
continuación la documentación para el Sistema de Gestión de la Calidad de la
empresa Confecciones S.A., clasificándola según el origen de la misma (Interna y
externa) y argumentando en el caso de las “Especificaciones” y en los documentos
de origen externo, por qué considera importante cada documento propuesto.
DOCUMENTOS BASE PARA IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE GESTION:
De origen interno:
Matriz detallada y flujograma de cada uno de los procesos llevados a cabo
dentro de la compañía. (documentar los procesos no permite margen de
error si alguien nuevo necesita realizar un proceso).
Evaluaciones de aptitud y capacitaciones periódicas para los operarios. (el
personal debe estar constantemente capacitado para los procesos)
Objetivos, alcance y políticas de calidad propuestas por la compañía. (lo
principal es saber el énfasis presentado por la empresa en cuanto a
calidad)
 Formato de control en cuanto al personal que maneja cada una de las
maquinarias de la compañía.

De origen externo:
Documentos con bases legales dirigidas al control de los procesos de la
actividad económica en cuestión.
Manuales para el correcto manejo de la maquinaria usada en la compañía.
(esto disminuirá la probabilidad de que se presenten accidentes).

4. Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir

de la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente
actividad, realice un informe donde describa las actividades que se
desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de
describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los
documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que
se generarían en el desarrollo del proceso.
Actividades llevadas a cabo en un proceso de compras:
Realizar un listado de los elementos requeridos para no olvidar nada al momento
de la compra.
Evaluar y revisar las características de los productos teniendo en cuenta la
variación entre marcas.
Realizar una cotización con los productos elegidos con el fin de elegir el lugar con
la mejor oferta para hacer la compra.
Solicitar los productos (junto con ellos van los manuales e instrucciones de uso;
además de la garantía)
Verificar el estado de los productos.
Realizar el pago.
Solicitar la factura de venta.

DOCUMENTOS PARA REALIZAR UNA COMPRA

DE ORIGEN INTERNO DE ORIGEN EXTERNO
  Ficha técnica de los productos
  Cotización
Orden de compra Portafolio de servicios
Recibo de pago Manuales e instructivos de uso
  Garantía del producto
  Factura de compra