Caja chica o caja menor

En las entidades es muy frecuente la necesidad de realizar gastos que por naturaleza
de forma inmediata, por tanto, no es posible esperar los trámites administrativos qu
emisión de cheques, por ello surgen los fondos fijos, también llamados caja chica o c

Para la administración de este fondo se designa a una persona, por lo general un tra
administración de la entidad, quien será el responsable de mantener siempre dispon
realizar los pagos que se requieran.

Se dice que es un fondo fijo debido a que, Desde Su creación hasta su liquidación, no
el saldo que se encuentra en la contabilidad; además, Al momento de realizar un arq
siempre se encontrará el monto por el que se creó, ya sea en efectivo o en documen

El ritmo normal de las operaciones de la entidad dará la Pauta de la frecuencia de us

vez que se requiera dinero del fondo, el encargado preparará un vale que document
efectivo en tanto se obtenga la factura correspondiente al gasto.

Posteriormente la persona que retiro el efectivo deberá entregar la factura correspo

lo hubiera, en ese momento el vale es cancelado y la factura quedará en poder del e
chica hasta que se realice la solicitud del reembolso. Las etapas de la caja chica son:

·         Creación
·         Reembolso o reintegro
·         Liquidación.

Creación de caja chica

Representa el inicio del proceso y es el momento en el que le entidad define el mont

será responsable de la administración del fondo.
 Ejemplo

El 17 de marzo de 20X1 se decide crear un fondo fijo por Q.1,000.00 que estará a car
Trust, para ello se emite el cheque correspondiente.

Banco El Ahorro
lugar y fecha: Guatemala , 16 de marzo de 20X1
PAGUESE A LA ORDEN DE:
CANTIDAD
Cuenta. 95684573
El Marciano

Traducción en lenguaje contable

·         La creación del fondo fijo se registrará abriendo la cuenta de caja chica. por $
activo, operará con un cargo.
·         La emisión del cheque disminuye la cuenta de caja y bancos en $1,000.00 com
opera con un abono.

Cuenta que interviene Tipo de cuenta

Caja chica Activo

Caja y bancos Activo

Libro de Diario

Libro de Diario
Pda. X. …..................17/3/X1…....................
18 Caja chica
1 Caja y bancos
Registro de retiro para gastos de la empresa personales
del propietario
 Registro de retiro para gastos de la empresa personales
del propietario

Libro Mayor

Caja chica
Fecha Descripción
17/3/20X1 Según partida No.XX

Caja y bancos
Fecha Descripción
1/2/20X1 Según partida No. 1
23/2/20X1 Según partida No.X
1/3/20X1 Según partida No.XX
3/3/20X1 Según partida No.XX
6/3/20X1 Según partida No.XX
15/3/20X1 Según partida No.XX
16/3/20X1 Según partida No.XX
17/3/20X1 Según partida No.XX

REEMBOLSO O REINTEGRO DE CAJA CHICA

El encargado de caja chica deberá revisar constantemente el efectivo con el q
debido a que parte de su responsabilidad es tener el suficiente efectivo para r
Este proceso de revisión lleva al encargado a solicitar un reembolso de las fac
con caja chica
casi todas las entidades tienen un formato de reebolso en el cual encargado h
cuales requiere el reintegro, la entidad emitirá un cheque y registrará los gast
asi de esa forma el fondo tendrá nuevamente el efectivo disponible,

Ejemplo
El 20 de marzo de 20x1 la licda Chonita presenta la solicitud de reembolso po
facturas de soporte que incluyen una por compra de artículos de limpieza por
por Q.125.00, y otra por copra de papelería para presetación de proyecto por
correspondiente, la entidad emite cheque de reintegro con fecha 21 de marzo
El marciano
formato reintegro de caja chica

Fac No listado de facturas de gasto

proveedor descripción de la compra
100 la canasta Articulos de limpieza
25 el punto Agua purificada
36 helvetia Papelería
Total
Quinientos venticinco quetzales

firma encagado

calculos
Valor consingado porcentaje
en facturas iva
220.00 0.12
125.00 0.12
180.00 0.12
525.00

las facturas de artículos de limpieza y el agua purificada podrán ser registrada

o bien en forma separada

en este caso también se va dar el ejemplo con la cuenta gastos generales

clasificar el tipo de gasto por factura a que cuenta pertenece

Cuenta que Tipo de cuenta

interviene
 Gastos generales Gasto
Gasto papelería y Gasto
utilies
Iva por cobrar Activo
Caja y bancos Activo

Libro de Diario
Pda. X .........................1/2/X1.....................
Gastos generales
Gastos papeleria y utiles
Iva por cobrar
Caja y Bancos
por reintegro gtos de caja chº

Libro de Diario
Pda. X .........................1/2/X1.....................
Artículos de limpieza
Gastos papeleria y utiles
Iva por cobrar
Caja y Bancos
por reintegro gtos de caja chº

LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA

es la última etapa del proceso de caja chica y unicamente sucede cuando se h

su totalidad,es decir ya no existirá más.
la caja chica no tiene un tiempo de vida determinado, va a durar el tiempo qu
en este caso la entidad ya no emitirá cheque alguno

ejemplo
el 31 de julio se determina que ya no es necesario contar con un fondo fijo o u
que prepare la liquidación correspondiente. En ella se establece que hay una
Q.900.00 en efectivo.

Libro de Diario
Pda. X .........................1/2/X1.....................
Caja y Bancos
Gastos papeleria y utiles
Iva por cobrar
Caja chica
por reintegro gtos de caja chº
zar gastos que por naturaleza deben ser cancelados
s trámites administrativos que implica el proceso de
mbién llamados caja chica o caja menor.

ersona, por lo general un trabajador de la

de mantener siempre disponibilidad de efectivo para

ación hasta su liquidación, no sufre ningún cambio en

l momento de realizar un arqueo de la Caja chica
ea en efectivo o en documentos.

a Pauta de la frecuencia de uso del fondo fijo, cada

parará un vale que documentará la entrega de
e al gasto.

á entregar la factura correspondiente y el sobrante si

ctura quedará en poder del encargado de la caja
s etapas de la caja chica son:

que le entidad define el monto y a la persona que

 r Q.1,000.00 que estará a cargo de la señorita Juanita

Cheque No. 661

de marzo de 20X1 $ 1,000.00
Juanita Trust
Un mil exactos

Firma Autorizada

a cuenta de caja chica. por $1,000.00 como es una cuenta de

ja y bancos en $1,000.00 como se trata de una cuenta de activo,

Aumenta o Cargo o
de cuenta Valor
disminuye abono

Activo Cargo 1,000.00

Activo Abono 1,000.00

o de Diario

1,000.00
1,000.00
empresa personales
empresa personales

Folio 18
ja chica
Debe Haber Saldo
1,000.00 1,000.00

Folio 1
y bancos
Debe Haber Saldo
300,000.00 300,000.00
2,700.00 297,300.00
2,300.00 295,000.00
87,000.00 208,000.00
17,000.00 225,000.00
4,600.00 229,600.00
2,000.00 227,600.00
1,000.00 226,600.00

ntemente el efectivo con el que cuenta el fondo

er el suficiente efectivo para responder a las necesidades de la entidad
citar un reembolso de las facturas que respaldan los gastos efectuados

ebolso en el cual encargado hará un detalle de las facturas por las

n cheque y registrará los gastos en los que ha incurrido,
efectivo disponible,

la solicitud de reembolso por Q.525.00 , para ello muestra las

a de artículos de limpieza por Q220.00, una por agua purficada
presetación de proyecto por Q.180.00. despues de la revisión
ntegro con fecha 21 de marzo.

egro de caja chica

acturas de gasto
ón de la compra v/factura
pieza 220.00 las facturas tienen que
125.00 llevar las firmas de las autorizaciones
180.00 del gasto, sellos etc-
525.00

Vo.Bo. Jefe inmediato

Gasto Impuesto
196.43 23.57
111.61 13.39 308.04
160.71 19.29
468.75 56.25

rificada podrán ser registradas usando la cuenta GASTOS GENERALES

cuenta gastos generales

a pertenece

Aumenta o Cargo o abono Valor

disminuye
 Cargo 308.04
Cargo
160.71
Cargo 56.25
Abono 525.00

Libro de Diario
/X1..................... Debe Haber
308.04
160.71
56.25
525.00
os de caja chº

Libro de Diario
/X1..................... Debe Haber
za 308.04
160.71
56.25
525.00
os de caja chº

camente sucede cuando se ha decidido que se eleminará el fondo en

nado, va a durar el tiempo que la entidad lo disponga.

o contar con un fondo fijo o una caja chica y se le pide a la encargada
lla se establece que hay una factura de librería el progreso por Q.100.00 y

Libro de Diario
/X1..................... Debe Haber
900.00
89.29
10.71
1,000.00
os de caja chº

CAJA CHICA
20/03/2020 pda xx 1,000.00 1,000.00 31 julio pda xxx
- -
OBLIGACIONES DE LA EMPRESA CON LOS EMPLEADOS Y CON TERECEROS

Registro de pago de sueldos.

Los sueldos y salarios representan la retribución que la entidad da a una persona por la presentación de sus servicios en relaci
dependencia. En términos contables, los sueldos pueden ser registrados como sueldos gasto, sueldos pagados o sueldos base.
acuerdo con la legislación vigente en cada país, se tendrán diferentes presentaciones adicionales a las que corresponden com
base.
La formalización de la representación de Servicios se realiza mediante un contrato de trabajo en el que el trabajador se compr
prestación de ciertos servicios dentro del marco legal y el empleador al pago por estos a través de una remuneración económ
Dentro de este contexto, la entidad también Llamada el empleador adquiere ciertas obligaciones para con el trabajador, tamb
llamado empleado, y para los terceros (seguro social, instituciones gubernamentales); a la vez el empleado también debe cum
algunas obligaciones para con el empleador y para con terceros (seguro social).
Cada país cuenta con legislaciones propias aplicables en materia laboral; sin embargo, en términos generales, dentro de las ob
de los empleadores pueden encontrarse:

Para con los empleados

Pago de salarios base.
Pago de comisiones pactadas.
Pago de bonificaciones incentivos a la producción.
Pago de horas extras.
Pago de presentaciones adicionales pactadas (transporte, combustible, etcétera).
Pago de vacaciones.
Pago de bonos anuales.
Pago de aguinaldos.
Para con terceros
Pago de cuotas patronales de seguro social.
Al igual que en el caso de los empleadores, independientemente de la legislación de cada país en materia laboral, en términos
dentro de las obligaciones de los empleados pueden encontrarse:
Para con el empleador
presentar sus servicios de manera diligente, de acuerdo con las condiciones de trabajo.
Para con terceros
Pago de la cuota laboral de seguro social.
Pago de fondo de pensiones.
Obligaciones de pensión alimenticia.
A continuación, se presentan un ejemplo de pago de salarios.

Ejemplo

El 24 de marzo la entidad provisiona el gasto de salarios correspodiente al mes de

marzo 20X1; cuenta con cuatro empleados a quienes paga salarios diarios como
sigue:
 Sueldo
NOMBRE Cargo
diario
Reyna Moreno
Recepcionista 38.91
Herminio López
Mensajero 35.00
Carmina Rotalvez
Secretaria Administración 45.00
Carlos Frontino
Telefonista 38.70
 n de sus servicios en relación de
os pagados o sueldos base. De
las que corresponden como sueldos

que el trabajador se compromete a la

una remuneración económica.
ara con el trabajador, también
mpleado también debe cumplir con

generales, dentro de las obligaciones

materia laboral, en términos generales

Premisas para este ejemplo.
• Todos han trabajado 31 días del mes de marzo.
• La entidad reconoce el pago de bonificación por productividad a razón de $250.0
• La empresa retiene el pago de la cuota laboral de los trabajadores por concepto d
• La entidad reconoce el pago de una cuota patronal de seguro Social calculada ap
Asimismo, la entidad reconoce la obligatoriedad de:
• Pago de 15 días anuales de vacaciones para cada trabajador, para lo cual reserva
• Pago de un bono anual pagadero a mediados de cada año calendario (mes de jul
• Pago de aguinaldo anual pagadero en diciembre de cada año calendario, para lo c
A continuación, se presenta la planilla correspondiente
Premisas para este ejemplo.
• Todos han trabajado 31 días del mes de marzo.
• La entidad reconoce el pago de bonificación por productividad a razón de $250.0
• La empresa retiene el pago de la cuota laboral de los trabajadores por concepto d
• La entidad reconoce el pago de una cuota patronal de seguro Social calculada ap
Asimismo, la entidad reconoce la obligatoriedad de:
• Pago de 15 días anuales de vacaciones para cada trabajador, para lo cual reserva
• Pago de un bono anual pagadero a mediados de cada año calendario (mes de jul
• Pago de aguinaldo anual pagadero en diciembre de cada año calendario, para lo c
A continuación, se presenta la planilla correspondiente

OBLIGACIONES DE LA EMPRESA

PORCENTAJES DE LEY
CUOTA LABORAL
Esta cuota la descuenta la empresa al empleado y tra
Igss 4.83% IGSS
en los siguientes 20 dias calendario del mes siguiente
CUOTAS PATRONALES
IGSS 10.67%
INTECAP 1.00%
IRTRA 1.00%
12.67%

PRESTACIONES LABORALES cálculos

Bono 14 8.333333 100%/12
Aguinaldo 8.333333 100%/12
indemnización 8.333333 100%/12
Vacaciones 4.166667
29.16667 total prestaciones laborales
12.67 Total cuotas patronales
41.83667

El
marciano

Marcián Ovales
48 calle 567 Estación central
Teléfono 234-567-890 N/T 9876543210

PLANILLA DEL

No. Nombre Cargo Suledo Dias

diario trab.

Reyna Moreno
1 Recepcionista 38.91
31
Herminio López
2 Mensajero 35.00
31
Carmina Rotalvez Secretaria
3 45.00
Administración 31
Carlos Frontino
4 Telefonista 38.70
31
Total

24 de marzo 20X1

Hecho por:
d a razón de $250.00 por cada trabajador en forma mensual.
ores por concepto de seguro social a razón de aplicar un porcentaje sobre el salario base de c
Social calculada aplicando 12.67% sobre el total de salarios base pagados durante el mes.

ara lo cual reserva 4.17% (15/360 ) mensual aplicado los salarios base y salarios extraordinar
endario (mes de julio), para lo cual reserva 8.33% (100%/12 meses) mensuales aplicados a los
alendario, para lo cual reserva 8.33% (100% /12 meses) mensual aplicado los salarios base.

d a razón de $250.00 por cada trabajador en forma mensual.

ores por concepto de seguro social a razón de aplicar un porcentaje sobre el salario base de c
Social calculada aplicando 12.67% sobre el total de salarios base pagados durante el mes.

ara lo cual reserva 4.17% ((15/360) ) mensual aplicado los salarios base y salarios extraordina
endario (mes de julio), para lo cual reserva 8.33% (100%/12 meses) mensuales aplicados a los
alendario, para lo cual reserva 8.33% (100% /12 meses) mensual aplicado los salarios base.

esa al empleado y traslada al

ario del mes siguiente
PLANILLA DEL MES DE MARZO 20X1

Bonificación
Subtotal Tiempo Total salario por Seguro social
extra pruductivida laboral
d
__
1,206.21 1,206.21 250.00 58.26
__
1,085.00 1,085.00 250.00 52.41
__
1,395.00 1,395.00 250.00 67.38
__
1,199.70 1,199.70 250.00 57.95
4,885.91 1,000.00 235.99

Vo. Bo.
aje sobre el salario base de cada trabajador, que es de 4.83%.
pagados durante el mes.

s base y salarios extraordinarios pagados durante el mes.

es) mensuales aplicados a los salarios base.
l aplicado los salarios base.

aje sobre el salario base de cada trabajador, que es de 4.83%.

pagados durante el mes.

os base y salarios extraordinarios pagados durante el mes.

es) mensuales aplicados a los salarios base.
l aplicado los salarios base.
Anticipos Total Neto a Firma
deduciones recibir

__
58.26 1,397.95
__
52.41 1,282.59
__
67.38 1,577.62
__
57.95 1,391.75
236.00 5,649.92
Premisas para este ejemplo.
• Todos han trabajado 31 días del mes de marzo.
• La entidad reconoce el pago de bonificación por productividad a razón de $250.00 por cada trabajador
en forma mensual.
• La empresa retiene el pago de la cuota laboral de los trabajadores por concepto de seguro social a
razón de aplicar un porcentaje sobre el salario base de cada trabajador, que es de 4.83%.
• La entidad reconoce el pago de una cuota patronal de seguro Social calculada aplicando 12.67% sobre
el total de salarios base pagados durante el mes.
Asimismo, la entidad reconoce la obligatoriedad de:
• Pago de 15 días anuales de vacaciones para cada trabajador, para lo cual reserva 4.17% ((100% por 12
meses) /2) mensual aplicado los salarios base y salarios extraordinarios pagados durante el mes.
• Pago de un bono anual pagadero a mediados de cada año calendario (mes de julio), para lo cual
reserva 8.33% (100%/12 meses) mensuales aplicados a los salarios base.
• Pago de aguinaldo anual pagadero en diciembre de cada año calendario, para lo cual reserva 8.33%
(100% /12 meses) mensual aplicado los salarios base.
A continuación, se presenta la planilla correspondiente
Premisas para este ejemplo.
• Todos han trabajado 31 días del mes de marzo.
• La entidad reconoce el pago de bonificación por productividad a razón de $250.00 por cada trabajador
en forma mensual.
• La empresa retiene el pago de la cuota laboral de los trabajadores por concepto de seguro social a
razón de aplicar un porcentaje sobre el salario base de cada trabajador, que es de 4.83%.
• La entidad reconoce el pago de una cuota patronal de seguro Social calculada aplicando 12.67% sobre
el total de salarios base pagados durante el mes.
Asimismo, la entidad reconoce la obligatoriedad de:
• Pago de 15 días anuales de vacaciones para cada trabajador, para lo cual reserva 4.17% ((100% por 12
meses) /2) mensual aplicado los salarios base y salarios extraordinarios pagados durante el mes.
• Pago de un bono anual pagadero a mediados de cada año calendario (mes de julio), para lo cual
reserva 8.33% (100%/12 meses) mensuales aplicados a los salarios base.
• Pago de aguinaldo anual pagadero en diciembre de cada año calendario, para lo cual reserva 8.33%
(100% /12 meses) mensual aplicado los salarios base.
A continuación, se presenta la planilla correspondiente

El marciano
Marcián Ovales
48 calle 567 Estación central
Teléfono 234-567-890 N/T 9876543210

PLANILLA DEL MES

CÁLCULO DE PA
 Suledo
No. Nombre Cargo diario Dias trab.

Reyna Moreno
1 Recepcionista 38.91
31
Herminio López
2 Mensajero 35.00
31
Carmina Rotalvez Secretaria
3 45.00
Administración
31
Carlos Frontino
4 Telefonista 38.70
31
Total

24 de marzo 20X1

Hecho por:

Traducción al lenguaje contable

• El salario base representa un gasto para la entidad que contabilizara en la cuenta sueldos pagados, la cual incrementa
que se registra el pago de sueldos; Por naturaleza, esta cuenta se incrementa a través de un cargo, que en este caso será d
$4,853.90.
• La bonificación por productividad también se representa un gasto que incrementa en $1,000.00, se utilizará la cuenta
bonificación incentivo a la productividad; Por su naturaleza en aumento, operará con un cargo.
• La aportación del trabajador al seguro social es una retención que le empleador realiza para luego hacer el pago al se
por tanto, representa una obligación, para lo cual se utilizará la cuenta de seguro social laboral por pagar; por su naturalez
pasivo que incrementa y opera con un abono de $235.99.
• El pago del valor líquido que reciben los trabajadores se realiza a través de la emisión de cheques al final del mes, com
realiza en una fecha previa, se registrará la obligación del pago en la cuenta de sueldos por pagar, que al ser un pasivo incr
través de un abono por $5,649.91.
• Para los pasivos laborales se registrará, por una parte, el gasto a través de un cargo de cada una de las cuentas de vac
$203.74, bono anual por $407.00 y aguinaldo por $407.00.
• La contra cuenta del registro de gastos de los pasivos laborales será presentaciones laborales por pagar que incremen
$1,057.44 como forma parte de las cuentas de pasivo y por su naturaleza, su aumento se operará con un abono.

REGISTRO DE LAS OPERACIONES DE SUELDOS

Libro Diario Cuentas DEBE HABER

pda 25 24 de marzo 2020
 Sueldos y salarios 4,885.90
Bonificación incentivo 1,000.00 5,649.91
Vacaciones 203.74
Bono Anual 407.00
Aguinaldo 407.00
Cuotas patronales 619.04
Seguro social por pagar 235.99
Sueldos por pagar 5,649.91
Prestaciones lab por pagar 1,017.74
Cuota patronal por pagar 619.04
registro de sueldos del mes mar 7,522.68 7,522.68

pda 27 Cuentas DEBE HABER

31 de marzo 2020
Sueldos por pagar 5,649.91
Caja y Bancos 5,649.91
registro del pago de sueldos mz 5,649.91 5,649.91
PLANILLA DEL MES DE MARZO 20X1
CÁLCULO DE PASIVO LABORALES
 Bonificación seguro
Tiempo Total por Bono anual Aginaldo
Subtotal extra salario pruductivida social Vacaciones .0833 .0833
.0483
d

__ 100.48 100.48
1,206.20 1,206.20 250.00 58.26 50.30

__ 90.38 90.38
1,085.00 1,085.00 250.00 52.41 45.24

__ 116.20 116.20
1,395.00 1,395.00 250.00 67.38 58.17

__ 99.94 99.94
1,199.70 1,199.70 250.00 57.95 50.03

4,885.90 1,000.00 235.99 203.74 407.00 407.00

Vo. Bo.

gados, la cual incrementa cada vez

o, que en este caso será de

0.00, se utilizará la cuenta

luego hacer el pago al seguro social,

or pagar; por su naturaleza es un

eques al final del mes, como se

, que al ser un pasivo incrementa a

una de las cuentas de vacaciones por

es por pagar que incrementa en

á con un abono.
 Cuota
patronales
.1267

152.83

137.47

176.75

152.00

619.04