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Proyecto de Investigacion Completo
Proyecto de Investigacion Completo
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SENA CENTRO AGROTURÍSTICO
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DOCUMENTAL
COMPETENCIA: PROCESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS
NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
SAN GIL
2011
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1. GLOSARIO………………………………………………………………………….... 5
2. JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………………….... 6
3. OBJETIVOS………………………………………………………………………….... 7
3.1 OBJETIVO GENERAL……………………………………………………………… 7
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS…………………………………………………….…. 7
4. HIPÓTESIS……………………………………………………………………………. 8
5. MARCO TEÓRICO………………………………………………………………….... 9
5.1 GESTIÓN DOCUMENTAL……………………………………………………….… 9
5.1.1 La importancia de la Gestión Documental………………………...………..10
5.1.2 Objetivos de la gestión documental………………………………..………..11
5.1.3 Características de la Gestión Documental…………………...……………..11
5.1.4 Campo de aplicación de la Gestión Documental..………………….……..11
5.2 AGREMIACIONES………………………………………………………………….12
5.2.1 Agremiación empresarial………………………………………………………12
5.3 FENALCO…………………………………………………………………………...14
5.3.1 Objetivos………………………………………………………………………..…15
5.3.2 Seccionales……………………………………………………………………….15
5.3.3 Actividades que realiza FENALCO San Gil……………………………….…17
5.3.4 Junta directiva FENALCO San Gil 2011-2013…………………………........18
5.4 LA ENCUESTA……………………………………………………………..............20
5.4.1 Tipos de encuesta……………………………………………………………….20
5.4.2 Característica de la encuesta……………………………………………….…21
5.4.3 Pasos para realización de la encuesta……………………………………....21
6. TRABAJO DE CAMPO………………………………………………………………23
7. CONCLUSIONES…………………………………………………………………….35
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8. ANEXOS…………………………………………………………………………….…36
8.1 LISTADO DE EMPRESAS ENCUESTADAS..…………………………………..36
8.2 MODELO DE ENCUESTA…………………...…………………………………….39
8.3 MODELO DE TABLA DE RETENCIÓN…………………….…………………....43
9. BIBLIOGRAFÍA……………….………………………………………………..…….44
1. GLOSARIO
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7. Tabulación: Consiste en determinar grupos, subgrupos, clases o
categorías en los que puedan ser clasificadas las respuestas de la
encuesta aplicada en la investigación, resumiendo los datos en tablas
estadísticas.
1. JUSTIFICACIÓN
2. OBJETIVOS
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divulgación de la gestión documental dirigido a empresas asociadas en gremios
del municipio de San Gil).
1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
3. HIPÓTESIS
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5. MARCO TEÓRICO
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● Institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.
4 http://www.sociedadelainformación.com/12/Gestión%20Documental.pdf
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Los objetivos de una correcta gestión y planificación del archivo son:
● Mejorar la utilización de los recursos humanos y materiales.
● Facilitar la localización de documentos.
● Saber aprovechar el espacio.
● Incremento en la productividad de las personas.
● Visualizar un mejor aspecto al lugar.
● Prever a la empresa de problemas legales.
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1. AGREMIACIONES
5http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/
11
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En Colombia se reconocen agremiaciones empresariales como 6:
6 http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/
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Asociaci
ón
Colombia
na de
Administr
adoras
de
Fondos
de
Pensione
s y de
Cesantía
s
Asociaci
ón
Nacional
de
Industria
s
Financier
as
Asociaci
ón
Nacional
de
Empresa
rio de
Colombia
Cámara
Colombia
na de la
Construc
ción
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Federaci
ón
Nacional
de
Comerci
ante
5.3 FENALCO
Esta entidad busca mantener la buena imagen que se compone principalmente del
prestigio, reconocimiento y buenas relaciones personales y empresariales.
Misión
FENALCO trabaja por el bien de la Nación y el desarrollo del comercio. Para esto
busca la justicia social, lucha por afianzar las instituciones democráticas y
promueve la solidaridad gremial, eficiencia y modernización de los empresarios
colombianos. Impulsa el desarrollo intelectual, económico y social, de todas las
personas vinculadas al Gremio, y es un foro de discusión sobre los problemas del
7 http://www.cali.gov.co
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país8.
Visión
5.3.1 Objetivos
9 http://www.fenalcosantander.com.co
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● Apoya el desarrollo de las competencias del recurso humano como base para el
logro de un adecuado funcionamiento de la organización y el desarrollo del
sentido de pertenencia Fenalquista.
5.3.2 Seccionales
FENALCO VALLE
www.fenalcovalle.com.co
fenalcovalle@fenalco.com.co
FENALCO SANTANDER
www.fenalcosantander.com.co
fenalcosantander@fenalco.com.co
FENALCO TOLIMA
www.fenalcotolima.com.co
fenalcotolima@fenalco.com.co
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FENALCO META
www.fenalco.com.co/fenalco/pagina_meta/index.htm
fenalcometa@fenalco.com.co
FENALCO CUNDINAMARCA
www.fenalcobogota.com.co
fenalcobogota@fenalco.com.co
FENALCO VALLE
www.fenalcovalle.com.co
fenalcovalle@fenalco.com.co
FENALCO SANTANDER
www.fenalcosantander.com.co
fenalcosantander@fenalco.com.co
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FENALCO TOLIMA
www.fenalcotolima.com.co
fenalcotolima@fenalco.com.co
FENALCO META
www.fenalco.com.co/fenalco/
pagina_meta/index.htm
fenalcometa@fenalco.com.co
FENALCO CUNDINAMARCA
www.fenalcobogota.com.co
fenalcobogota@fenalco.com.co
Final del formulario
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FENALCO con la finalidad de dar inicio a la TECNOLOGÍA EN
ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL para sus afiliados. A la fecha tenemos
dos tecnologías en proceso de formación
● FENALCO realizó en el 2011 un foro de movilidad para descongestionar las
vías.
● FENALCO Santander lideró una jornada nacional con el fin de no permitir la
explotación de oro en el páramo de Santurbán, para cuidar el medio
ambiente a su alrededores, el día 24 de marzo 2011 10.
10 http://www.caracol.com.co/nota.aspx?id=1444109
11 http://centroagroturistico.blogspot.com/2010/04/aprendicez-fenalco-y-direccion-del.html
12 Revista Noti-Fenalco San Gil
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los encuentros con mayor concurrencia fue la primer rueda de negocios
entre empresarios de la región, teniendo como fin un año más exitoso en
las actividades del gremio.
● Algunos de los servicios que presta FENALCO a sus afiliados son las
Asesorías Jurídicas, Fenal Cobra, Club de Amigos y Pro Crédito, para un
mejor desempeño y resultado en sus actividades comerciales, así mismo
para lograr un mejor acercamiento hacia las empresas de FENALCO San
Gil obtendremos ayuda.
Luis Humberto Porras Rueda (Casa Del Comercio)
13 http://www.fenalcosantander.com.co/secciones.php?seccion=1&subseccion=16
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Johana Lucia Miranda Moreno (Directora Ejecutiva).
5.4 LA ENCUESTA
1. Tipos de encuesta
● Encuesta personales:
Son aquellas en las que el entrevistador se dirige al lugar de trabajo, hogares,
empresas, oficinas, etc.…y realiza una serie de preguntas claras y concisas con
las que pretende recolectar de manera rápida la información necesaria de su
proyecto investigativo.
● Encuestas por correo:
Permite obtener gran cantidad de información disminuyendo sus costos, el
entrevistado se siente tranquilo y puede ser más sincero a la hora de dar
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respuestas pues no siente la presión del investigador. Entre las desventajas
encontradas podemos resaltar que la encuesta por correo no es flexible y lleva
un poco más de tiempo en su realización y posee poca acogida en el público.´
● Encuestas telefónicas:
Son las de mayor uso por que facilitan al investigador una mayor interacción con
el encuestado y, así mismo él puede obtener respuestas claras. Requieren un
elevado costo para su desarrollo en comparación con las encuestas por correo.
● La encuesta es objetiva.
● Las preguntas de una encuesta son cerradas por lo tanto no permite que el
encuestado de su opinión.
● La encuesta busca poder tabular las repuestas.
● La encuesta no toma como tal una población completa, solo selecciona una
muestra y esta responde por el total de la población.
● Evalúa periódicamente los resultados.
● Distingue variables demográficas, económicas y sociales.
14 http://www.crecenegocios.com/como-hacer-una-encuesta/
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N: población: es el grupo de personas que vamos a estudiar, las cuales podrían
estar conformadas, por ejemplo, por nuestro público objetivo.
z: nivel de confianza: mide la confiabilidad de los resultados. Lo usual es utilizar un
nivel de confianza de 95% (1.96) o de 90% (1.65). Mientras mayor sea el nivel de
confianza, mayor confiabilidad tendrán los resultados, pero, por otro lado, mayor
será el número de la muestra, es decir, mayores encuestas tendremos que
realizar.
e: grado de error: mide el porcentaje de error que puede haber en los resultados.
Lo usual es utilizar un grado de error de 5% o de 10%. Mientras menor margen de
error, mayor validez tendrán los resultados, pero, por otro lado, mayor será el
número de la muestra, es decir, mayores encuestas tendremos que realizar.
p: probabilidad de ocurrencia: probabilidad de que ocurra el evento. Lo usual es
utilizar una probabilidad de ocurrencia del 50%.
q: probabilidad de no ocurrencia: probabilidad de que no ocurra el evento. Lo
usual es utilizar una probabilidad de no ocurrencia del 50%. La suma de “p” más
“q” siempre debe dar 100%.
● Aplicación de la encuesta a la muestra capturada.
● Organización y selección de la información.
● Conteo y codificación de resultados. Tabulación (Tabla o cuadro con los
resultados obtenidos.) de la información a través de métodos estadísticos.
● De acuerdo con los resultados adquiridos se efectúa un análisis de los
mismos para extraer las conclusiones de la tabulación realizada.
● Toma de decisiones.
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1. TRABAJO DE CAMPO
Interpretación
2. Considera que debe haber una (s) persona (s) exclusivamente encargada y
responsable del archivo?
Interpretación
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De las 56 empresas encuestadas, el 75% consideran que debe haber un
funcionario encargado exclusivamente del archivo, el 25% de las empresas
manifiesta que no es importante, pues su tamaño no lo amerita, cada
funcionario se hace responsable del archivo de su dependencia por tanto
sus empleados deben ser multifuncionales, debido a que la contratación de
una persona exclusivamente para esta labor genera costos de salario,
prestaciones y espacio físico.
Interpretación
11
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Interpretación
Interpretación
11
46
Interpretación
Interpretación
11
46
Interpretación
Interpretación
Interpretación
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mencionados y en menor proporción considera que no está expuesto a
ningún riesgo. El 14% de las empresas encuestadas considera que sus
archivos están expuestos a incendio y el 11% a robo.
11. Qué procedimientos aplican para controlar el riesgo al que está expuesto el
archivo?
Interpretación
De las 56 empresas encuestas, el procedimiento que aplican para controlar
el riesgo al que está expuesto el archivo es el siguiente, el 59% utilizan
extinguidores, el 20% extintores, termostato y control de humedad, el 13%
control de plagas, el 5% control de humedad y un 4% termostato.
Interpretación
De las 56 de las empresas encuestadas, el material del que están
elaboradas las unidades de depósito de los archivos son en un 36%
madera, un 29% utilizan metálico y el 36% corresponde a otros los cuales
abarcan los anteriores mencionados mas el cartón , el piso y cajas.
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Interpretación:
De las 56 empresas encuestadas un 70% no cuentan con tablas de
retención para la organización documental, mientras que el 30% de las
empresas si la utiliza para este fin, es decir para ordenar su información.
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas un 55% no tienen un plan de prevención
de desastres y un 45% si cuenta con un plan de prevención de desastres.
Interpretación
De las 56 de las empresas encuestadas, el tiempo de duración de los
archivos físicos y digitales es en un 5% de 13 a 24 meses, 9% de 1 a 12
meses, 25% de 25 a 36 meses y un 61% superior a los 36 meses.
Interpretación
De las 56 empresas encuestadas, el tipo de conservación que manejan con
los documentos de la empresa es en un 41% conservación total, 34%
selección, 14% eliminación, 7% utiliza los 4 tipos conservación y un 4%
microfilmación, solo una empresa no utiliza ningún tipo de conservación.
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8. CONCLUSIONES
9. ANEXOS
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9.1LISTADO DE LAS EMPRESAS ENCUESTADAS
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Edithsson Roman Martínez
INFORTEC SAN GIL Roa
SOL Y LUNA AGENCIA DE VIAJES Javier Ribero García
LADRILLERA VERSALLES DE RAMIREZ
LTDA Antonio Ramírez Bernal
Jesús Alberto Villareal
MOTOS VILLAREAL Cárdenas
NORGAS Manuel Monsalve
OPTICA AMERICANA Fabian Caceres García
OTONIEL SOLANO DIAZ Otoniel Solano Diaz
PAPELERIA Y JUGUETERIA BOLIVAR Luis Modesto Lineros
PLASTIFONCE Alirio Aparicio López
PONQUE GRANADOS Helber Granados Nuñez
PROCESOS PSS Nancy galindo Collazos
Martha Gema Nuñez
PROYECTOS Y CONSTRUCCIONES Martínez
PUNTO EXCLUSIVO Y ALGO MAS Marcelino Lizcano Africano
RECARCOMPUTO Martha Elena Gómez Rangel
REST. MESON DEL CUCHICUTE Y RODEO Luz Marina Gómez Neira
RETRATOS FOTOGRAFIA DIGITAL Jorge Luis Peñaloza Sánchez
RINCON Y RINCON CIA LTDA Gustavo Rincón Gómez
RIVANO CUEROS AL VEGETAL Fabio Enrique Corzo Ortiz
Edgar Orlando Lesmes
RODRIGUEZ LESMES Y CIA LTDA Rodriguez
SAN GIL SONREIR S.A. Edgar Rodriguez González
SAN GIL.COM.CO Gerardo Alberto Norato H.
Angela María Calderon
SEGUROS MAPFRE Aparicio
SERVITECA FULL LLANTAS Samuel Galvis Meneses
T.V. CABLE SAN GIL Milton E. San Miguel M.
VILLA TIENDA DE MARCAS ( san Gil) Gustavo Villareal León
YAMAHA Mariluz Salamanca
MOLINOS GUANENTA Nelson González Perez
José Alberto Bastilla
SUPERIOR DE PINTURAS Hernández
TIENDA DE MODAS SCORPION Blanca Georgina Corzo de V.
ELECTRICOS EL CHURCO Carlos Enrique Millan
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Martínez
José Fernando Santos
ELECTROBENSA Nieves
ELECTRODOMESTICOS EL HOGAR Jairo Castillo Ortiz
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b. NO______
3. Quién administra el archivo en la empresa?
a. Secretaria______
b. Asistente ______
c. Funcionarios directivos______
d. Otro ______ cuál?____________
4. Considera que es importante la capacitación y formación del personal en el
tema de la gestión documental?
a. SI_______
b. NO______
5. En la empresa conocen y aplican normas establecidas para la gestión
documental:
a. SI_______ cuál? ________
b. NO______
6. El sistema y organización e identificación del material en archivo es:
a. Alfabético _______
b. Numérico_______
c. Alfanumérico_______
d. Temático_____
e. Otro? ______ Cuál?___________
7. En la empresa, cuáles de estos elementos y/o tecnologías se utilizan para
la conservación de los documentos?
a. Carpetas _____
b. AZ _____
c. Archivos digitales ______
d. Microfilmación________
e. Otro? ______ Cuál?_____________
8. La empresa cuenta con un espacio establecido y suficiente para la
organización y conservación de los documentos permitiendo su adecuado
manejo?
a. SI _____ Cuál?_________
b. NO ____
9. Los documentos están expuestos a:
a. Luz _______
b. Humedad ______
c. Ventilación ______
d. Otro? ______ cuál?_______
10. A qué tipos de riesgos está expuesto el archivo?
a. Natural
b. Incendio
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c. Robo
d. Otro? _______ Cuál? ______
11. Qué procedimientos aplican para controlar el riesgo al que expuesto el
archivo?
a. Extinguidores__________
b. Termostato - control de temperatura __________
c. Control de plagas _______
d. Control de humedad________
e. Otro?_______ cuál?_______
12. En qué material están elaboradas las unidades de depósito de los
archivos?
a. Madera
b. Metálico
c. Otro?_______ cuál?_______
13. La entidad cuenta con tablas de retención documental?
a. SI ________
b. NO ________
14. Existe un plan de prevención de desastres?
a. SI ________
b. NO _______
15. Cuál es el tiempo de duración de los archivos físicos y digitales dentro de la
empresa?
a. 1 a 12 meses
b. 13 a 24 meses
c. 25 a 36 meses
d. otro _____ Cuál?______
16. Qué tipo de conservación maneja con los documentos de la empresa?
a. Microfilmación ________
b. Eliminación __________
c. Conservación total ______
d. Selección _______
e. Otro?________ Cuál?_______
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_________________________________________
TABLAS DE
RETENCIÓN Código: GD-
DOCUMENTA P-01-F-01
L - TRD
Versión: 02
Fecha:
01/10/2009
11
46
OFICIN
A
PRODU
CTORA:
D
I
S
P
O
S
I
C
PROCEDIMIENTOS
I
Ó
N
F
I
SERIES TIEMPO N
DOCUMENTALE RETENCI A
CÓDIGO S ON L
Sub series y
Tipos ARCHIVO ARCHIVO C.T
SERIE Documentales GESTIÓN CENTRAL S . M E
CONVE
NCIONE
S: Fecha Aprobación
SELECCIONAR,
S
DEPURAR
CONSERVACIÓN
C.T.
TOTAL
Jefe
M MICROFILM, Presidente Comité Depende Jefe de Archivo
SCANEAR, ETC. Archivo ncia Entidad
E ELIMINACIÓN
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10. BIBLIOGRAFÍA
http://www.sociedadelainformación.com/12/Gestión%20Documental.pdf
http://www.sociedadelainformación.com/12/Gestión%20Documental.pdf
http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/
http://buelvas-agremiaciones.blogspot.com/
http://www.cali.gov.co
http://www.fenalcosantander.com.co
http://www.fenalcosantander.com.co
http://www.caracol.com.co/nota.aspx?id=1444109
http://centroagroturistico.blogspot.com/2010/04/aprendicez-fenalco-y-direccion-
del.html
http://www.fenalcosantander.com.co/secciones.php?seccion=1&subseccion=16
http://www.crecenegocios.com/como-hacer-una-encuesta/
LEY 594 DEL 2000.Ley general de archivo.
NOTI-FENALCO. Revista. San Gil.
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