INFORME DE AUDITORÍA N° 1

Deportivos Carvajal

El día 23 de Abril de 2022 a la 1:00 pm, se programó al equipo de colaboradores de la bodega principal de la
compañía Deportivos Carvajal para capacitar el nuevo personal de auditoría en un inicio con respecto al
Software informático que maneja el Stock y movimientos del inventario y adicionalmente con la intención de
aprovechar el espacio para conocer de primera mano, algunos de los procesos que se desarrollan desde este
punto físico y como desde allí, se interactúa con los demás puntos que se encuentran en el área metropolitana de
Bucaramanga.

A continuación se darán los detalles de la visita, hallazgos y sugerencias u oportunidades de mejora que se
colocan a consideración de la administración para cada caso.

Juan Camilo, antiguo Jefe de Bodega de la compañía, se halla en las instalaciones capacitando a José, persona
que se encuentra actualmente en el rol que él desempeñaba y será entonces quien también transmita al equipo de
auditoría sobre el software que maneja la compañía y algunos de los procesos que considera importante se
tengan en cuenta para las labores y responsabilidades propias del cargo.

Se inició con el ICG, que es Software utilizado en la actualidad por los administradores de 6 de los 7 centros de
costo donde se mueve el inventario de la compañía. Primeramente se revisó el procedimiento para el
seguimiento por referencia. Este informe es utilizado para revisar todos los movimientos que se han hecho desde
la entrada de la mercancía hasta la salida o traslados de tienda a tienda (Realizar el proceso en sistema demora
aproximadamente unos 4 minutos desde donde se registra la referencia hasta la generación del informe y solo
puede ser ejecutado de a una talla y por referencia, esto es importante teniendo en cuenta que para los cruces de
mercancías, se debe generar un informe por cada referencia y talla implicada)

En segundo lugar se revisó el procedimiento de generación de inventario por centro de costo (almacén). El
sistema genera un informe que se debe exportar a Excel, y al que hay realizarle algunos ajustes para que quede
con la información que se requiere de forma consolidada y clara (Ejecutar este proceso por almacén puede
rezagar unos 15 minutos asumiendo la rapidez del sistema en el momento y el conocimiento de todos los pasos
necesarios de quien realiza la labor).

El tercer procedimiento sistemático explicado, fueron los ajustes de inventario, acá se hizo énfasis en todos los
detalles minuciosos con los que se debe tener mucho cuidado al momento de realizar el procedimiento, pues
antes de cualquier ajuste hay que revisar el inventario actual de la tienda a la que se le sumara o restará
mercancía, pues al guardar mal un ajuste, se puede cambiar por completo la realidad física de la referencia en el
almacén (Sería importante establecer que siempre debe existir algún soporte por correo de la autorización o
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motivo del ajuste a realizar y que dicho soporte vaya impreso al reverso o en conjunto con el ajuste efectuado, al
igual que es sano determinar el tiempo que debería ser conservado el documento). El tiempo estimado a utilizar
por ajuste es de 10 a 15 minutos aproximadamente, diferencia principalmente dada cuando el ajuste incluye
efectuar algún cambio en el Software Magical

Los motivos de los ajustes son varios, pero los más comunes para el caso son:
1. Por cruce de tallas en la misma referencia (Sobra en la misma referencia una talla y falta otra)
2. Por cruce de referencias (Sobra un artículo de una referencia y falta otro de otra referencia)
3. Por faltantes o sobrantes sin contrapartida (falta o sobra algún artículo sin que otro sobre o falte)
4. Por equivocaciones en ingreso de mercancía en Bodega (se ingresó referencia o talla errada de algún
producto que llegó de proveedor)
5. Por traslados de 6 de los centros de costo que manejan el Software ICG y El que maneja Magical Master
6. Por requerimientos adicionales solicitados desde la administración

Posteriormente, se revisó el procedimiento de las Notas crédito, que dan a la compañía usualmente por los
descuentos otorgados de los proveedores a raíz de las garantías. (El tiempo estimado para este proceso es de 7
minutos).

Se continuó entonces con el Software Magical Master, actualmente utilizado solo por uno de los centros de costo
de la compañía.

A primer ingreso, se percibe que los procesos en esta plataforma requieren menos pasos para ser efectuados,
pero el antiguo Jefe de Bodega comenta que el hecho que solo un almacén lo maneje actualmente, ha generado
que en algunas ocasiones como por ejemplo los domingos, allí “tengan” que vender con tallas e inclusive
referencias erradas, por no existir en el momento quien efectúe los cambios o traslados requeridos. (El proceso
de cada traslado o ajuste en este Software es aproximadamente de 5 minutos, asumiendo que ya está realizado el
ajuste o traslado solicitado en ICG)

Generar el informe de inventario en este Software también es un proceso mucho más sencillo, que podría tomar
7 minutos aproximadamente.

Tratado entonces el tema de los Software, se procedió a recoger información voz a voz y mediante inspección
visual de algunos del proceso que se ejecutan y tienen relación directa con este punto físico y las funciones de
los colaboradores.

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Primeramente se realizó la inspección visual, de la cual se tomaron algunas fotos consideradas relevantes para lo
que se va a comentar a continuación de cada una

Esta primera imagen da lugar para proponer una marcación formal de cada una de las áreas utilizadas en la
bodega. Inicialmente por un tema de orden que es vital al momento de manejar procesos de inventarios (La
compañía debe poder decirle al colaborador que existe un logar para todo porque todo no va en todas partes) y de
otra parte, por seguridad y salud en el trabajo para poder delimitar y aclarar las funciones de los colaboradores y
como se les puede exigir que se deben desarrollar.

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En esta segunda imagen, es visible también la desorganización del puesto de trabajo del actual jefe de bodega.
En un inicio, quien ocupaba el cargo y se encontraba allí, manifestó que de acuerdo a como estaba el espacio “no
era su manera de manejar las cosas y que el desorden era cuestión de todo lo que había sucedido con quien hizo
parte del equipo, renunció y quien ahora ocupa el cargo que como se viene adaptando no le ha dado lugar de
ordenar bien”. Y si, es una afirmación muy lógica, pero es un hecho que no debería suceder. Cada persona tiene
su forma de trabajar y organizarse, situación que se debe respetar, pero con la intención de mejorar la situación y
evitar que cuando a futuro se requiera otro cambio de personal, esto se repita, se sugieren dos puntos:

1. Solicitar al nuevo colaborador que la documentación (Carpetas, soportes, ajustes y demás) que no
correspondan a sus procesos ejecutados, los tenga durante por lo menos un año organizados en algún
lugar, para que le sirvan de guía o soporte en caso de necesitarse y que a partir las fechas que inició su
proceso, cree sus propias carpetas u organice de tal forma que no sea excusa ante cualquier eventualidad
el hecho de que “está haciendo las cosas como se han hecho siempre”. Las funciones se ejecutan como
tiene que ejecutarse y la responsabilidad es de quien este en el cargo.

2. Crear un manual de funciones. En un inicio, para no retardar tanto el proceso del nuevo colaborador,
sería recopilar las principales funciones del cargo de Jefe de Bodega, acotar las responsabilidades y
actividades principales que debe llevar a cabo en el ejercicio de su labor y hacer que este lo lea y si está
de acuerdo y coincide con lo enseñado hasta ahora firme algún documento donde conste que lo leyó y
asume las compromisos que este le exige a su puesto

Este manual, sería importante que mostrara al colaborador que responsabilidades tiene el con el
inventario que recibe, que puede pasar cuando comete algún error (voluntario o involuntario) en el
sistema, si tiene algún faltante, que ocurre con el tema de la entrega del puesto y la responsabilidad del

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inventario si se requiere por cambio de cargo, renuncia o despido (Aquí sería una opción, mencionarles
que se recibe de acuerdo a un inventario impreso, que debe ir firmado al terminar constatando
existencias e igualmente validado por otro funcionario de la compañía que también firmaría a manera de
constancia preliminar, pero que se establece un máximo de 10 días, para que el equipo de auditoría de la
compañía valide por medio de los movimientos de inventario en software y conteos de referencias
aleatorias que lo firmado es lo correcto; todo esto teniendo en cuenta que el solo inventario físico puede
durar unos tres días, pero no es posible desde el inicio la opción de validar que no se hayan efectuado
traslados o movimientos previos o durante la entrega que pudiesen estar apoyando con “el cuadre”
requerido para la entrega)

También podrían ir detallados los procesos de garantías de acuerdo con la marca o el proveedor, toda ve
que según lo entendido, no con todos se maneja de la misma manera y muchas veces por
desconocimiento del procesos o simplemente por no hacerle seguimiento, se pierde la oportunidad de la
garantía o el descuento de parte del proveedor

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Estas cuatro imágenes anteriores, muestran el manejo en el momento de las averías. Edwin (otro colaborador de
bodega que se encontraba allí) comenta que para su precepción es un tema ha venido en aumento los dos últimos
meses y que es parte de lo complejo de los procesos que se encuentran a cargo del jefe de Bodega. Aun
entendiendo el tema de la novedad del colaborador en el puesto, se reitera el tema del orden. Se encuentran
artículos en caja con acta “de baja” pero al lado de los artículos nuevos que están siendo organizados para salir a
los demás almacenes. Hay un lugar o espacio separado y claramente delimitado donde deben ir todos estos
artículos agregados en el sistema a la bodega de Averías, y en este espacio deberían estar

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De otro lado se encontraron también dentro de la bodega de averías, algunos artículos que no se encuentran
inventariados porque según comenta el antiguo jefe de Bodega siempre han estado ahí, sin embargo la persona
que llega, no lo tiene claro, no está recibiendo o firmando recibir estos artículos y mucho o poco valor sería
importante dejar notificado si se requiere tenerlos allí o recogerlos en caso que no

Se mencionaba al iniciar el detalle de la inspección visual el tema de delimitar las áreas. Acá se percibe en la
mitad una cantidad de cajas que se supone será lo cargado para enviar a los almacenes, pero estas se encuentran
al lado de mercancía que devuelta por garantía y mercancía que llego nueva y debe ser cargada en el sistema
para programar distribución, seguramente al conseguir delimitar las áreas y hacer seguimiento al cumplimiento
se podrían estar evitando inconvenientes como confusiones o descuadres de inventarios. (La marcación de las
cajas para almacenes también podría hacerse con números y no con las letras iniciales como se hace actualmente,
debido a que según comentarios de Edwin en ocasiones almacenes como cañaveral (CC en cajas) y Cabecera
(CA en cajas) han recibido trocados)

El tema del manual, sería ideal también trasladarlo a los administradores de los almacenes, esto logrando
“normalizar” temas como las responsabilidades con la tienda, la toma de los inventarios mensuales y/o
cuatrimestrales (fechas de ejecución, plazos para solicitar cambios) la recepción de mercancía por parte de
bodega (Confirmación de recibido o tiempo límite para inconvenientes con lo enviado) la entrega de puesto
(inventario, tiempo de revisión por parte de auditoría) y demás.

Finalmente y tomando como base lo anteriormente detallado, me permito proponer la suma semanal de $
150.000 semanales (pagaderos los días miércoles teniendo en cuenta que se tendría máximo hasta el lunes para
hacer llegar el informe semanal a la administración, lo que daría parte de seguridad que el proceso y/o lo
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solicitado al equipo auditor se viene ejecutando), por la prestación de los servicios del equipo de auditoría,
aclarando que dicho valor incluye (10 a 15 ajustes semanales) la disponibilidad de 6 horas sábados y/o domingos
de acuerdo a preferencias o requerimientos para realizar auditorías permanentes cada fin de semana de manera
aleatoria en todos los almacenes (inventario y caja, logrando reducir con toda certeza descuadres en estos dos
aspectos y validando también estado de la mercancía para poyar con rotación o anotaciones), disponibilidad de
las tardes entre semana para casos excepcionales de auditorías cortas aleatorias de inventario y caja.

Para la toma física de inventarios generales no aleatorios, por un lado es importante contar con el sitio
organizado previo al conteo y revisión por parte del equipo auditor con el objeto de minimizar la posibilidad de
errores o manipulaciones de la mercancía por otras personas ajenas al equipo durante el proceso. Por otro lado,
se solicita siempre el acompañamiento de algún colaborador de la empresa que actúe como testigo;
adicionalmente con la intención de minimizar el tiempo en el proceso conservando la calidad y seguridad
requerida, tendrán disponibles no una sino dos personas del equipo de auditoría en la actividad y por tanto se
cobrarían $ 80.000 adicionales diarios que serían por concepto de 6 a 8 hrs diarias los fines de semana. El costo
por el informe independiente de estas auditorías y sus ajustes, estarán incluidos en el valor pagado
semanalmente.

Agradeciendo la atención prestada, el equipo de auditoría queda en espera de la revisión y aprobación del
presente informe y evaluación de lo propuesto.

Claudia Rueda Gómez

Auditora

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