Universidad de Oriente Ncleo nueva Esparta Programa de la Lic.

Administracin Ctedra: Control Administrativo

BACHILLERES: Tomas Andara C.I 19.897.801

Guatamare, Julio del 2011

DEFINICIN DEL PROBLEMA El principal problema y el que globaliza una serie de carencias en la situacin planteada en el caso de la empresa Technocron Internacional es el descontrol casi en la totalidad de las actividades que desarrolla. Se observa que la estructura organizacional se encuentra quebrantada, a pesar de estar compuesta por un director general que administra los asuntos corporativos a travs de cinco departamentos funcionales que son: operaciones, ingeniera, finanzas y administracin de recursos humanos y administracin general. Entre tantas carencias encontradas por el nuevo equipo consultora administrativa, se observa que a diario, la empresa cambia o modifica segn cada pedido, la forma en la que manufactura y realiza sus productos, con esto se infiere que uno de los problemas es trabajar sobre la marcha sin una planificacin y organizacin previamente establecidas, lo que lleva a determinar que la empresa no cuenta con un sistema de inventario y que no controla la materia prima que tiene en almacn, la que ingresa, la que sale a produccin, los productos en proceso ni los productos terminados. Aunado a toda esta situacin, la empresa, por falta de liquidez, se da a la tarea de contratar personal sin previa capacitacin con la idea de asignarles compaeros de trabajo con experiencia que fungirn como sus entrenadores, estas contrataciones implican bajos salarios, incurrir en prdidas de tiempo y materia prima de forma innecesaria y el descontento por parte de todos los empleados que no estn satisfechos con la tarea que desempean y la retribucin honoraria que reciben.

DESCRIPCIN DELPROBLEMA Desde el inicio, es notable que la empresa Technocron Internacional realiza sus tareas diariamente de manera desorganizada y sin control ni estndares. La organizacin realiza distintos tipos de ventas, unas en forma directa y otras a travs de revendedores industriales, las ventas directas son realizadas a travs de los vendedores de la empresa que reciben beneficios desiguales creando descontento y desequilibrio en la empresa, todo esto producido por una mala planeacin y la falta de control, los revendedores industriales se encuentran en una situacin de aun mayor desigualdad, sin contratos y condiciones estandarizadas, la relacin laboral que sostienen con Technocron International es distinta para cada uno. Es importante destacar que en muchos y prcticamente todos los mbitos en los que se extienden sus actividades, la desorganizacin y la planeacin incorrecta no permite llevar a cabo las tareas de forma eficiente porque no establecen estndares. Por parte de la produccin, los pedidos que se atienden son muy especficos y distintos el uno del otro, lo que los obliga a dedicar ms tiempo, esfuerzo y dinero para la finalizacin de cada solicitud que reciben y esto los imposibilita la opcin de la produccin en masa, que traera grandes ahorros de tiempo y dinero, pero esto no sera factible hasta no estandarizar la produccin. Con tantos problemas, esta empresa tambin tiene carencias en el rea de los inventarios, es decir, es muy difcil controlar la cantidad de productos en proceso, la cantidad de materia prima con la que se cuenta, la cantidad de productos terminados y todo lo relacionado con este proceso de manufacturacin y produccin, sin contar con un sistema de manejo y control de inventario adecuado a sus necesidades. Las dificultades ocasionadas por este descontrol van desde algunos materiales que se solicitan en tanta cantidad que hay poco espacio para almacenarlos, pasando por aquellos materiales tan especficos que son pedidos en muy poca cantidad y esto

genera pedidos distintos casi todos los das, haciendo que la tarea de manejar un inventario sea aun ms precaria, hasta llegar al retraso que ocasiona a la produccin la materia prima que resulta defectuosa. El descontrol es tal, que se realizaron cambios de ingeniera sin prever que en los almacenes aun quedaba gran cantidad de componentes antiguos que serian obsoletos con estos cambios, ocasionando prdidas de dinero y espacio significativas. El departamento de ingeniera recibe quejas constantes de parte de los ensambladores, dicen que las sugerencias que ellos hacen no son tomadas en cuenta, cuando al menos deberan ser escuchadas ya que ellos son los que estn trabajando en la produccin y tienen una mayor nocin de lo que sucede. Con la finalidad de ahorrar y en bsqueda de una carente liquidez, la empresa se ha dado a la tarea de contratar trabajadores sin experiencia y es notable que es una decisin tomada sobre la marcha, es decir, correspondiente a la fase de control administrativo, pero es una decisin que se ha tomado basndose en los fundamentos incorrectos, ya que en la bsqueda de mayor liquidez al contratar estos trabajadores inexpertos, es cierto, el gasto en cuanto a salarios es mucho menor y ellos ofrecen una instrumentacin asignando a compaeros trabajadores quienes estarn encargados de capacitarlos, pero esta decisin no viene sola, esto acarrea mayores prdidas de tiempo ya que las tareas diseadas para una determinada cantidad de tiempo, se har mas extensa ya que el trabajador capacitado debe ir guiando a su compaero e ir explicando y enseando como desarrollar la labor, esto tambin produce descontento por parte de los compaeros trabajadores es decir, descontento de parte de los

experimentados ya que ahora debern realizar mayor cantidad de trabajo debido a la inexperiencia de sus compaeros y recibiendo exactamente la

misma remuneracin por ello, toda esta intranquilidad que sienten los ha llevado a plantearse la idea de formar un sindicato de trabajadores, que les permitira a todos luchar juntos por sus beneficios de manera comn y esta situacin obligara a la empresa a prestarle atencin a sus recomendaciones, solicitudes y mejorar las condiciones de exigencias en las que trabajan en funcin de los beneficios que perciben. La falta de liquidez de la empresa podra solventarse cobrando algunas de las cuentas pendientes con los consumidores, pero esta tarea se complica ya que no hay una estandarizacin de los horarios de cobros. La estructura organizacional de la empresa no es incorrecta, solo que no es la ms adecuada a sus necesidades, conjuntando departamentos que deberan trabajar de manera independiente dadas las circunstancias y dificultades presentadas por la institucin.

ANLISIS DELPROBLEMA Segn Stoner (1996) El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectada (p.610). Es decir, que segn Stoner, en la empresa Technocron International no se cumple el proceso de control administrativo ya que las tareas reales, es decir las que se realizan a diario, no se ajustan a las actividades planificadas, en el caso de las actividades que han sido planificadas. En esta empresa, ninguno de los procesos esta estandarizado y este es un objetivo fundamental del control administrativo establecer estndares para mejorar las relaciones de trabajo, funciones de la organizacin y la produccin. El control asume varias formas y contenidos que representan caractersticas diferentes en casa organizacin o en cada rea de la organizacin o incluso en casa nivel jerrquico y mas que obvio que el control dentro de esta organizacin no funciona como debera. Uno de los objetivos del control administrativo es proteger los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala utilizacin, mediante la exigencia de registros escritos, procedimientos de auditora y divisin de responsabilidades, objetivo que no es cumplido ya que se desperdician muchas piezas en los almacenes y no hay registros escritos de lo que se tiene y maneja, mucho menos se realizan auditoras y divisin de responsabilidades. Otro objetivo del control es Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa, mediante entrenamientos de personal, inspecciones, control estadstico de calidad y sistemas de incentivos y este objetivo definitivamente no es cumplido por la empresa, principalmente porque el personal no es entrenado sino que va recibiendo una capacitacin sobre la marcha de manera que se dificulta el aprendizaje

de la funcin de manera correcta, lo segundo es la falta controles estadsticos y sistemas de incentivos, en cambio, los trabajadores se desmotivan al sentir que sus ideas no son tomadas en cuenta. Para realizar complementar el objetivo anterior, el siguiente objetivo busca Medir y dirigir el desempeo de los empleados mediante sistemas de evaluacin del desempeo del personal, supervisin directa, vigilancia y registros, incluida la informacin sobre produccin por empleado o sobre prdidas por desperdicio por empleado. Alcanzar los objetivos de la empresa mediante la articulacin de estos en la planeacin, puesto que ayudan a definir el propsito apropiado y la direccin del comportamiento de los individuos para conseguir los resultados deseados es lo que debe buscar la empresa Technocron International, segn este objetivo la empresa no hace una articulacin de sus objetivos y metas en su planificacin, por eso, su propsito presenta problemas y se enfrentan de una forma diferente cada da por la falta de una estructuracin de planes para dar respuesta a cada situacin.

CONCLUSIONES El control administrativo es parte fundamental del proceso

administrativo, tanto como los dems elementos que lo integran, sin este, el proceso no tiene los resultados que debera y la retroalimentacin de informacin se vera truncada. La carencia de los procedimientos de control, de los objetivos bien definidos y de una adecuada estructura organizativa en la empresa Technocron International ha ocasionado una serie de problemas que derivan en el mal funcionamiento de todas sus partes y las dificultades que enfrentan para desarrollar la fabricacin y comercializacin de sus productos. La direccin de la empresa no ha diseado de manera adecuada, procesos de control que le permitan regularizar y estandarizar cada actividad que desarrollan. Dirigir al recurso humano con el que cuentan de la manera en la que lo hacen, les complica an ms el desarrollo y puesta en funcionamiento de procesos que pueden haber sido establecidos con antelacin dentro de su proceso administrativo ya que la capacitacin que le brindan no es previa a la realizacin de la tarea sino que es mientras se realiza la tarea, a cargo de otro trabajador que si bien tiene el conocimiento, no necesariamente tiene la mejor forma de transmitirlo, adems de las prdidas de tiempo que esto significa. De manera general, la estructura organizativa de Technocron International requiere de un nuevo diseo y una reorganizacin que le permita replantearse sus objetivos, los productos a desarrollar y la forma en que les gustara conseguirlo sin dejar de un lado los principios del proceso administrativo.

RECOMENDACIONES Al observar y analizar detenidamente la situacin de Technocron International, surgen las siguientes recomendaciones: Estandarizar las ventas a un solo tipo, ventas directas, desempeadas por los vendedores contratados por la empresa. Establecer contratos iguales para todos los vendedores. Contratar un supervisor de planta que se encargue de hacer cumplir todos los procesos de produccin tal y como han sido diseados. Estandarizar la mayor cantidad posible de componentes para los dispositivos de supervisin electrnica, de manera que la produccin en masa sea posible y permita ahorrar tiempo y dinero. Disear un sistema de control de inventarios, donde se incluyan algunos como: inventario de materiales, inventario de productos en procesos, inventario de productos terminados y todos los que sean necesarios para llevar un control preciso de todo el proceso de produccin. Limitar la cantidad de productos en cuanto a la variabilidad de cada pedido por parte de los clientes. Planificar de manera ms eficiente las requisiciones de compra de materiales que se harn con el fin de evitar en lo posible, la perdida de materiales en almacn y que se vuelvan obsoletos a medida que vayan sobrando. Disear un formato que permita a los trabajadores realizar sugerencias a sus superiores por la va formal. Previo a la contratacin, estudiar los conocimientos y capacidades de cada persona y no solo contratarlo sin conocimientos de la tarea que va a realizar, es necesario brindarle una capacitacin especializada

aunque esto signifique un gasto, ser retribuido a mediano y largo plazo. Disear un plan de financiamiento para los clientes que beneficie a ambas partes, es decir, que permita a la empresa percibir cantidades de dinero necesarias para ir desarrollando las actividades y a la vez permita al cliente ir pagando de forma fraccionada sin incurrir en retrasos. Desprender la administracin de recursos humanos del departamento de finanzas y crear un departamento destinado solo a las finanzas y uno destinado a la administracin de recursos humanos.