LECTURA FUNDAMENTAL 7

NORMA: Sistematizar datos masivos de acuerdo con métodos de analítica y

herramientas tecnológicas
RA: Construir recursos visuales de acuerdo con información requerida
Autor Miguel Angel Rojas Asesor César Ballesteros
GUIA: El proceso de publicación del informe visual

La publicación de informes en Power BI

Contenido

1. Presentación.....................................................................................................................1
2. El flujo de trabajo en Power BI.......................................................................................2
2.1. Los conjuntos de datos.................................................................................................4
2.2. Las visualizaciones.......................................................................................................4
2.3. Los informes.............................................................................................................5
2.4. Los Paneles...............................................................................................................6
2.5. Los Iconos................................................................................................................6
3. Uso del servicio Power BI...............................................................................................7
4. El contexto de uso Power BI...........................................................................................8
4.1. Tipos de licencia de suscripción...............................................................................9
4.1.1. Suscripción Estándar.........................................................................................9
4.1.2. Suscripción Premiun.........................................................................................9
5. Conclusión.....................................................................................................................10
6. Referencias....................................................................................................................10

Palabras clave: servicio Power BI, flujo de trabajo en Power BI,

1. Presentación.
Como ya sabemos, Microsoft Power BI es más que un simple programa. Es una colección
de servicios de software, aplicaciones y conectores que funcionan conjuntamente para
convertir orígenes de datos sin relación entre sí en información coherente, interactiva y
atractiva visualmente. Desde un libro de Microsoft Excel hasta una colección de almacenes

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de datos híbridos locales o basados en la nube, Power BI le permite conectar fácilmente los
orígenes de datos, visualizar o descubrir lo más importante y compartirlo con quien quiera.
Luego de preparadas las gráficas y los informes, en Power BI Desktop, es necesario
“entregar los resultados” al usuario interesado y en Power BI esa actividad se hace
publicando los informes en el llamado “Servicio Power BI”
El proceso de “entregar los resultados” implica dos acciones: publicar los informes y,
posteriormente “distribuir” o bien compartiendo el archivo del informe o exportando a un
formato o compartiendo el informe a un destinatario o grupo de trabajo, específicos.
La figura No. 1 muestra el proceso completo, desde la obtención de los datos, la creación
de los recursos gráficos y luego “el compartir” mediante la publicación “en la nube” de los
paneles y otros servicios de publicación que ofrece PBI como, por ejemplo, compartir
aplicaciones1 entre grupos de usuarios o imprimir informes, entre otras.

Figura 1. Proceso completo en Power BI

Fuente: https://docs.microsoft.com/es-es/learn/modules/publish-share-power-bi/1-introduction-content-packs

2. El flujo de trabajo en Power BI

De esta manera podemos entender el Power BI compuesto por tres partes: una aplicación de
escritorio (desktop); un servicio en la nube llamado “servicio Power BI” (SaaS: software
como servicio) y la tercera parte, las aplicaciones móviles disponibles para Windows, iOS y
Android.
“Estos tres elementos, Desktop, el servicio y las aplicaciones móviles están diseñados para
permitir a los usuarios crear, compartir y utilizar información empresarial de la forma que
les resulte más eficaz para su rol.” (Microsoft, 2021)
1
Una aplicación es una colección de objetos visuales ya preparados, organizados previamente en
paneles e informes.

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Figura 2. Las tres partes de Power BI
Fuente: https://docs.microsoft.com/es-es/learn/modules/get-started-with-power-bi/1-introduction

En este esquema el flujo de trabajo habitual comienza en Power BI Desktop, donde se crea
un informe. Luego, ese informe se publica en el servicio Power BI y, por último, se
comparte para que los usuarios de las aplicaciones de Power BI Mobile puedan usar la
información.
1. Integrar datos en Power BI Desktop y crear un informe.
2. Publicar información en el servicio Power BI, donde podrá crear nuevas
visualizaciones o compilar paneles.
3. Compartir los paneles con otros usuarios, incluso si están en movimiento (móviles)
4. Ver informes y paneles compartidos e interactuar con ellos en aplicaciones de
Power BI Mobile.
En la primera fase se aborda la fase “creativa” en la cual podemos distinguir los bloques de
creación:
 Crear conjuntos de datos
 Crear visualizaciones
 Crear Informes
 Crear Paneles
 Crear Iconos

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2.1. Los conjuntos de datos.
Un conjunto de datos es una colección de datos que Power BI utiliza para crear sus
visualizaciones mediante la herramienta Power BI desktop.
Puede tener un conjunto de datos sencillo basado en una sola tabla de un libro de Microsoft
Excel o una combinación de muchos orígenes diferentes, que puede filtrar y combinar para
proporcionar una colección de datos única (un conjunto de datos) para usarla en Power BI.
Un aspecto fundamental de Power BI desktop es la gran cantidad de conectores de datos
que incluye. Tanto si los datos que desea están en Excel o en una base de datos de
Microsoft SQL Server, en Azure o en Oracle, o en un servicio como Facebook, Salesforce o
MailChimp, Power BI tiene conectores que le permiten conectar fácilmente con los datos,
filtrarlos si hace falta e incluirlos en el conjunto de datos.
Después de tener un conjunto de datos, puede comenzar a crear visualizaciones que
muestren las diferentes partes de él de maneras diferentes y obtener información en función
de lo que vea. Ahí es donde entran en juego los informes.

2.2. Las visualizaciones.

La visualización mediante objetos visuales es una representación visual de los datos, como
un diagrama, un mapa codificado por colores u otros elementos interesantes que pueda
crear para representar los datos visualmente. La visualización de los datos se hace, en
principio, utilizando la herramienta Power BI desktop, aunque puede ser elaborada con el
“Servicio Power BI” que es una segunda utilidad de la colección de servicios de Power BI.
Power BI tiene infinidad de tipos de visualización, y muchos más que no dejan de llegar.
En la imagen siguiente se muestra una colección de visualizaciones que se han creado en
Power BI.

Figura 3. Colección de visualizaciones Power BI

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Fuente: https://docs.microsoft.com/es-es/learn/modules/get-started-with-power-bi/3-building-blocks-of-
power-bi

Las visualizaciones pueden ser simples, como un único número que representa un aspecto
significativo, o visualmente complejas, como un mapa de colores degradados que muestra
la opinión del votante sobre un determinado problema o preocupación social. El objetivo
del objeto visual es presentar los datos de forma que ofrezca contexto e información
detallada, lo que probablemente resultaría difícil tan solo con una tabla de números o texto
sin formato.

2.3. Los informes.

En Power BI, un informe es una colección de visualizaciones que aparecen juntas en una
página o varias. Al igual que cualquier otro informe que se puede crear para una
presentación de ventas o un trabajo académico; un informe de Power BI es una colección
de elementos que están relacionados entre sí.
Sea cual sea el tema, los informes permiten recopilar y organizar las visualizaciones en una
o varias páginas. En la imagen siguiente se muestra un informe en Power BI Desktop. En
este caso, se trata de la segunda página de un informe de cinco páginas. Como ya dijimos,
también puede crear informes en el servicio Power BI.

Figura 4. Página 2 de un informe en Power BI

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Fuente: https://docs.microsoft.com/es-es/learn/modules/get-started-with-power-bi/3-building-blocks-of-
power-bi

Los informes permiten crear numerosas visualizaciones en varias páginas si es necesario,

así como organizar dichas visualizaciones de la forma más adecuada para difundir la
información.

2.4. Los Paneles

Cuando esté listo el informe o la colección de visualizaciones se pueden compartir
mediante un panel. Un panel de Power BI es una colección de objetos visuales de una sola
página que puede compartir con otros usuarios. A menudo, es un grupo seleccionado de
objetos visuales que ofrecen información rápida sobre los datos o la historia que intenta
presentar. Los paneles se crean usando el “Servicio Power BI”
“Un panel debe caber en una sola página o lienzo. El lienzo es el telón de fondo en blanco
en Power BI Desktop o en el servicio, donde se ponen las visualizaciones. Considérelo el
lienzo que un artista o pintor usa, un área de trabajo donde puede crear, combinar y rehacer
objetos visuales interesantes y atractivos. Puede compartir paneles con otros usuarios o
grupos que, después, pueden interactuar con los paneles cuando estén en el servicio Power
BI o en sus dispositivos móviles.” (Microsoft, 2021)

2.5. Los Iconos

En Power BI, un icono es una visualización única en un panel. Es el rectángulo que
contiene un objeto visual individual. En la siguiente imagen, se muestra un icono que, a su
vez, está rodeado por otros iconos.

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Figura 5. Un icono en un panel de Power BI
Fuente: https://docs.microsoft.com/es-es/learn/modules/get-started-with-power-bi/3-building-blocks-of-
power-bi

Cuando se crea un panel en el Servicio Power BI, los iconos se pueden mover u organizar
como prefiera. Puede hacerlos más grandes, cambiar el alto o el ancho, y juntarlos con otros
mosaicos.
Si ve o usa un panel o informe, lo que significa que no es el autor ni el propietario, sino que
el informe o panel se ha compartido con usted, puede interactuar con él, pero no cambiar el
tamaño de los iconos ni su disposición.
Ahora que terminamos de repasar los bloques de creación de PBI debe ser claro que se
puede crear conjuntos de datos que tengan sentido para usted, así como crear informes
visualmente atractivos que cuenten “su historia”. Las historias que cuente con Power BI no
tienen que ser complicadas para que resulten convincentes.
Para algunos usuarios, usar una sola tabla de Excel en un conjunto de datos y compartir un
panel con su equipo de trabajo es una forma muy valiosa de usar Power BI.
Para otros, el valor de Power BI está en el uso de tablas de Azure SQL Data Warehouse 2 en
tiempo real que se combina con otras bases de datos y orígenes en tiempo real para
compilar un conjunto de datos en todo momento.
En ambos grupos, el proceso es el mismo: crear conjuntos de datos, crear objetos visuales
atractivos y compartirlos con otros usuarios. Y el resultado es también el mismo para
ambos grupos: aprovechar el número de datos cada vez mayor y convertirlos en
información procesable y disponible para la toma de decisiones.
Ahora, veamos cómo funciona la segunda fase del flujo de trabajo habitual en Powewr BI.
Comenzaremos echando un vistazo rápido al servicio Power BI.

3. Uso del servicio Power BI

Como hemos visto, el flujo de trabajo habitual de Microsoft Power BI es: crear un
informe en Power BI Desktop, publicarlo en el servicio Power BI y, después, compartirlo
con otros usuarios para que puedan verlo en el servicio o en una aplicación móvil.

2
Azure SQL Data Warehouse es ahora Azure Synapse Analytics. un servicio de análisis ilimitado
que reúne el almacenamiento de datos empresariales y el análisis de macrodatos. Ofrece la libertad
de consultar los datos como prefiera, ya sea a petición sin servidor o con recursos aprovisionados, a
escala. Azure Synapse combina estos dos mundos con una experiencia unificada para ingerir,
preparar, administrar y servir datos para necesidades inmediatas de inteligencia empresarial y
aprendizaje automático. https://azure.microsoft.com/es-es/blog/azure-sql-data-warehouse-is-now-
azure-synapse-analytics/

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Este flujo de trabajo es común, pero también se pueden crear informes de Power BI
directamente en el servicio Power BI, por ejemplo, si se cuenta con una suscripción a una
aplicación de SaaS (software como servicio) como Salesforce. En esos casos, Power BI
cuenta con aplicaciones que crean automáticamente paneles e informes a partir de los datos
en línea.
Una vez creados los informes y paneles, puede compartirlos para que los usuarios finales
del servicio Power BI y los dispositivos móviles puedan verlos e interactuar con ellos. Ser
capaz de controlar cómo compartir el trabajo es una de las características más importantes
del servicio Power BI. Cree áreas de trabajo donde usted y sus compañeros puedan
colaborar en los informes y paneles. Después, se pueden agrupar y distribuir como
aplicaciones. También se pueden compartir los propios conjuntos de datos, por lo que otros
usuarios pueden utilizarlos como base para sus propios informes.
El servicio Power BI es una poderosa extensión del Power BI desktop que favorece la
distribución de los informes mediante la creación de aplicaciones y programar su
actualización regular.
En el servicio Power BI, instalamos una aplicación con solo unos clics. Esa aplicación, una
colección de objetos visuales e informes lista para su uso, permite conectarnos fácilmente a
un servicio de software para rellenar la aplicación y hacer que los datos cobren vida.
Por último, configuramos una programación de actualización para nuestros datos, para
asegurarnos de que los datos estén actualizados la próxima vez que accedamos al servicio
Power BI.
Es posible que un solo usuario NO se encargue de todos esos procesos; algunos solo ven los
paneles creados por otros en el servicio, y ellos solamente usarán el servicio.
Es importante tener en cuenta que el uso del Servicios Power BI exige el ingreso con un
usuario válido para Microsoft. Esto quiere decir que no es suficiente disponer de un email
personal si no que se requiere un email institucional o académico para poder publicar. El
paso de compartir, el informe publicado, exige que además el usuario institucional o
académico tenga “los privilegios suficientes” – otorgados por el administrador de la
licencia Power BI – para realizar la acción requerida.
Estas restricciones nos llevan a considerar como tema adicional un poco sobre el contexto
comercial del Power BI.

4. El contexto de uso Power BI

El Power BI se distribuye por licencias institucionales que requieren de un administrados
quien otorga privilegios a los usuarios en función de sus roles.
Hay tres tipos de licencias de Power BI por usuario: Gratis, Premium y Pro. El tipo de
licencia que necesita un usuario depende de dónde almacene el contenido, de cómo

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interactuará con él y de si dicho contenido usa las características Premium. El lugar donde
se puede almacenar el contenido viene determinado por el tipo de licencia de su
organización. (Microsoft, 2021)

4.1. Tipos de licencia de suscripción.

Todas las licencias comerciales de Microsoft para usuarios se basan en identidades de
Azure Active Directory. Para usar el servicio Power BI, debe iniciar sesión con una
identidad que Azure Active Directory admita para obtener licencias comerciales. Puede
agregar Power BI a cualquier licencia de Microsoft que use Azure Active Directory para
servicios de identidad. Algunas licencias, como Office 365 E5, incluyen una licencia de
Power BI Pro, por lo que no se necesita ningún registro independiente para Power BI.
Hay dos tipos de licencias de suscripción de Power BI para las organizaciones: Estándar y
Premium.

4.1.1. Suscripción Estándar.

Con una suscripción estándar de autoservicio a Power BI Pro, los administradores asignan
licencias por usuario. Hay una cuota mensual por usuario para licencias de Power BI Pro.
Este tipo de licencia permite la colaboración, la publicación, el uso compartido y el análisis
ad hoc. El contenido se guarda en una capacidad de almacenamiento compartido totalmente
administrada por Microsoft.

4.1.2. Suscripción Premiun.

Una licencia de suscripción de Power BI Premium asigna una capacidad a una
organización. Las licencias Premium proporcionan controles avanzados de administración e
implementación, muy adecuados para BI empresarial, el análisis de macrodatos y la
creación de informes locales y en la nube. Los administradores de capacidad de la
organización se encargan de administrar los recursos dedicados de almacenamiento y de
proceso. Este entorno dedicado tiene un costo mensual. Además de otras ventajas, los
usuarios que no tienen licencias de Power BI Pro pueden acceder al contenido almacenado
en una capacidad Premium y distribuirlo. Al menos un usuario debe tener una licencia de
Power BI Pro asignada para usar Premium, y los creadores del contenido y los
desarrolladores siguen necesitando una licencia de Power BI Pro.
Los dos tipos de suscripciones no son mutuamente excluyentes. Puede tener Power BI
Premium y Estándar. En esta configuración, el contenido almacenado en la capacidad
Premium se puede compartir con todos los usuarios, y la capacidad compartida también
está disponible. (Microsoft, 2020)

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5. Conclusión.
A manera de conclusión podemos establecer que Power BI es una herramienta más
empresarial que personal; que para crear y publicar informes es suficiente disponer de la
versión gratuita: el Power BI desktop pero para gestionar los informes en la nube de
Microsoft es necesario disponer de una licencia de Power BI Pro o superior la cual debe ser
otorgada por el administrador de la institución a la cual prestemos nuestros servicios.
Para complementar este tema de la forma de compartir en Power BI, se sugiere visitar y
leer el foro de la firma Gravitar: “20 Formas de compartir en Power BI”, disponible en
https://gravitar.biz/bi/20-formas-compartir-power-bi/, publicado el 29 de enero de 2021 por
Karla Alcázar y quien nos responde a la pregunta: ¿Cuál es la mejor opción para compartir
y colaborar en informes de Power BI? y compara las distintas opciones y modalidades para
determinar cuál es la mejor opción para la empresa.
También en el mismo foro, Eliecer Cavazos publicó el 28 de marzo de 2019 el post “Tipos
de Licencias de Power BI” (link: https://gravitar.biz/bi/power-bi-licencias/) en el que
cuenta las características de cinco formas de licenciamiento de Power BI, ilustra
gráficamente y aporta precios (a la fecha de publicación) para cada caso.

6. Referencias.

Microsoft. (2 de Abril de 2020). Licencias del servicio Power BI para los usuarios de la
organización. Obtenido de
https://docs.microsoft.com/es-es/power-bi/admin/service-admin-licensing-
organization
Microsoft. (2021). Bloques de creación de Power BI. Obtenido de
https://docs.microsoft.com/es-es/learn/modules/get-started-with-power-bi/3-
building-blocks-of-power-bi
Microsoft. (13 de Marzo de 2021). Características del servicio Power BI por tipo de
licencia. Obtenido de
https://docs.microsoft.com/es-es/power-bi/fundamentals/service-features-license-
type
Microsoft. (2021). Introducción a la compilación con Power BI. Obtenido de
https://docs.microsoft.com/es-es/learn/modules/get-started-with-power-bi/
Microsoft. (2021). Introducción al uso de áreas de trabajo. Obtenido de
https://docs.microsoft.com/es-es/learn/modules/publish-share-power-bi/1-
introduction-content-packs

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Microsoft. (2021). Paseo por el servicio Power BI y uso. Obtenido de
https://docs.microsoft.com/es-es/learn/modules/get-started-with-power-bi/4-
exercise-touring-and-using-power-bi

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