UNIVERSIDAD NACIONAL DE LA PATAGONIA - Facultad de Ciencias Económicas

Sede Trelew
Cátedra: Contabilidad I AÑO 2022

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NOTA DE CATEDRA: SISTEMA DE REGISTRACIÓN

CENTRALIZADO

INTRODUCCIÓN

Como ya hemos visto, la Contabilidad tiene como principal función:

1) Captar DATOS referidos a hechos económicos del contexto en los que la

empresa interviene y son susceptibles de registración contable.
2) Estos DATOS, proporcionados en su gran mayoría por los Documentos
Comerciales, son sometidos al PROCESO CONTABLE, utilizando como
herramienta material de almacenamiento de la información resultante a
los Registros Contables.
3) Como salida de este PROCESO se obtiene INFORMACIÓN expuesta a
través de lo que hemos dado en denominar INFORMES CONTABLES, a
ser utilizada para la toma de decisiones, el control patrimonial, etc.

Para llevar a cabo el Proceso Contable es necesario contar con los siguientes
elementos:
1. Plan de Cuentas
2. Registros Contables
3. Sistema de Registración

El Plan de Cuentas es el listado de cuentas que utiliza la empresa. Debe ser

elaborado en forma previa a la puesta en marcha de este proceso. Las cuentas
son sistemáticamente ordenadas a través de una codificación.

Los Registros Contables almacenan los datos captados por el proceso contable
y los informa, luego de ser clasificados y elaborados, para el control y el
proceso decisorio.
“Consideramos registro al soporte físico destinado a anotar en forma
sistemática las operaciones del ente.
Estos registros puede tomar variadas formas, desde las más tradicionales,
libros, hasta las mas modernas, como los soportes magnéticos”1.

Recordemos que los REGISTROS CONTABLES más comunes son:

1 FRONTI DE GARCÍA, LUISA. Los sistemas de registros contables. Pág. 17

  Libro Diario
 Libro Inventarios y Balances
 Libro Mayor
 Mayores Auxiliares
 Subdiarios o Diarios Auxiliares

El que se utilice unos u otros dependerá del SISTEMA DE REGISTRACIÓN

elegido.

La forma y el elemento material que se utiliza para registrar los datos se

denomina medio de registración. Tales medios pueden ser:
2) Manuales: las anotaciones son realizadas de puño y letra por quien se
encuentra a cargo de la tarea. O;
3) Electrónicos: se elabora la información a través de un procesador
electrónico.

El Sistema de Registración está condicionado a los Registros Contables que el

ente utilice para registrar sus operaciones y cómo van a interactuar éstos entre
sí. “Los pases de información entre los distintos registros, producen
vinculación entre ellos, y los exige trabajar en forma interactuada y
coordinada”2.

Los Sistemas de Registración son:

1. Sistema de Registración Directa
2. Sistema de Registración Indirecta, también denominado Centralizada-
Descentralizada.

1. SISTEMA DE REGISTRACIÓN DIRECTA

Se denomina DIRECTO porque los datos captados por el proceso contable son
registrados directamente en el DIARIO GENERAL.
El ente puede decidir utilizar cuentas colectivas (Ej. Proveedores) e individuales
(Ej. Deudor Pérez) en el Libro Diario u optar por utilizar sólo cuentas
colectivas en el Diario y abrir mayores auxiliares para las cuentas individuales
que requiera mayor información.

Los registros contables que se utilizan en este Sistema son:

 Libro Diario
 Mayor General

2 OSTENGO CARLOS. Bases para un sistema de información contable. Pág. 434

1
Si se hace uso de MAYORES AUXILIARES, deberá CONTROLARSE que la
sumatoria de los saldos de los mayores auxiliares sea IGUAL al saldo del
MAYOR GENERAL.

En este sistema:
 El DIARIO GENERAL Y los MAYORES AUXILIARES (si se opta por
su utilización) serán siempre registros de PRIMERA ENTRADA.
 El MAYOR GENERAL será siempre de SEGUNDA ENTRADA.

Gráficamente la operatoria del sistema de registración directa sería:

COMPROBANTE MAYORES
AUXILIARES

DIARIO

MAYOR Comparar

BALANCE DE
SUMAS Y SALDOS

ESTADOS
CONTABLES

Este Sistema de Registración es ideal para aquellas organizaciones que realizan

operaciones que siendo repetitivas no son significativas en su conjunto.

2. SISTEMA INDIRECTO o CENTRALIZADO -

DESCENTRALIZADO

2.1 Concepto

En un ámbito en donde las organizaciones realizan varias operaciones

repetitivas en un lapso corto de tiempo, el sistema de registración directa no es
el más adecuado. El volumen de las transacciones no permitiría el
procesamiento de la información, en el Libro Diario, en forma oportuna. Por
ello se abren Subdiarios para procesar la información de aquellas operaciones

2
que consideraremos repetitivas, generalmente las relacionadas al giro del
negocio.

Con este sistema aparece la figura de los Subdiarios, los cuales son registros
contables auxiliares que van a segregar al Diario General en tantos de ellos
como operaciones repetitivas realice la empresa.
Para las operaciones que tienen habilitados SUBDIARIOS, los datos contenidos
en los comprobantes son volcados primero en estos registros y, una vez
cumplido el mes, se traslada la información almacenada por estos a través de un
asiento resumen mensual en el Diario General.
En el caso de las operaciones no repetitivas o que no tienen habilitado un
Subdiarios, los datos de los documentos son registrados directamente en el
Libro Diario.

Se denomina Registración:
-CENTRALIZADA porque la información principal queda concentrada
en el DIARIO GENERAL, ya sea en forma global a través de un Asiento
Resumen o en Asientos de operaciones que no han pasado por un
SUBDIARIO.

-DESCENTRALIZADA, porque la registración contable se desagrega en

tantos SUBDIARIOS como operaciones repetitivas realice la empresa.

Gráficamente la operatoria del sistema sería:

COMPROBANTE MAYORES
AUXILIARES

SUBDIARIOS

DIARIO

MAYOR Comparar

BALANCE DE
SUMAS Y SALDOS

ESTADOS
CONTABLES

3
2.2 Registros contables que utiliza el sistema

Los registros contables que se utilizan en el Sistema de Registración indirecta

son:
 Subdiarios:
 Ventas;
 Compras;
 Recaudaciones;
 Pagos
 Diario General
 Demás operaciones no habituales;
 Asiento resumen mensual de los subdiarios
 Mayor General

Si se emplean mayores auxiliares, los datos de los respectivos comprobantes

serán contabilizados primero en estos registros (diario general y subdiarios) y
luego de estos se trasladarán al mayor general. Esto permite periódicamente
controlar que la sumatoria de los saldos de los mayores auxiliares sea igual al
saldo del mayor general.

El DIARIO GENERAL será de:

-PRIMERA ENTRADA: para aquellas operaciones no repetitivas o que
no tengan implementado el uso de Subdiarios.
-SEGUNDA ENTRADA: cuando se haga uso de Subdiarios por las
operaciones repetitivas.

2.3. Características

 Son registros heterogéneos, contienen información que se refieren a

distintos conceptos (Por ejemplo, dentro del Subdiario de cobros se
incluyen cobranzas de créditos en efectivo, intereses cobrados por
adelantado, alquileres, etc.);
 Cronológicos;
 Auxiliares, contienen información parcial;
 De primera entrada, delegando al Libro Diario las operaciones que ellos
contienen y convirtiéndose éste en un registro de segunda entrada;
 En función de su exigencia por el Código Civil y Comercial de la Nación
( Art 321) , son registros indispensables, cuando permitan una adecuada
integración del sistema de contabilidad de acuerdo a la importancia y
naturaleza de la actividad desarrollada.

2.4. Disposiciones Legales

4
Son aplicables las disposiciones contenidas en el Código Civil y Comercial de
la Nación - LIBRO PRIMERO- PARTE GENERAL- TÍTULO IV: Hechos y
Actos Jurídicos- CAPÍTULO 5: Actos Jurídicos- SECCION 7ª: Contabilidad y
estados contables- Artículos 320 y siguientes y en la Ley General de Sociedades
Ley 19550 y modif.- Artículo 61.

En particular se transcribe a continuación el Art 327 del C.C.y C.N. que se

refiere específicamente a los Subdiarios.

ARTICULO 327.- Diario. En el Diario se deben registrar todas las operaciones relativas a
la actividad de la persona que tienen efecto sobre el patrimonio, individualmente o en
registros resumidos que cubran períodos de duración no superiores al mes. Estos resúmenes
deben surgir de anotaciones detalladas practicadas en subdiarios, los que deben ser llevados
en las formas y condiciones establecidas en los artículos 323, 324 y 325.

El registro o Libro Caja y todo otro diario auxiliar que forma parte del sistema de
registraciones contables integra el Diario y deben cumplirse las formalidades establecidas
para el mismo.

Del análisis de los artículos antes mencionados surge que los Subdiarios deben
ser llevados cumpliendo con las siguientes formalidades intrínsecas y
extrínsecas.

1.- No Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y

operaciones con que deben hacerse, según lo prescripto en el artículo 45
del mismo Código;

2.- No dejar blancos ni huecos, pues todas sus partidas se han de suceder
unas a otras, sin que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni
adiciones;

3.- No hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino que todas las

equivocaciones y omisiones que se cometan se han de salvar por medio
de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisión o el
error;

4.- No tachar asiento alguno;

5.- No mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la
encuadernación y foliación.

En cumplimiento con lo establecido en el Art 323, requisitos extrínsecos, los

libros deben estar encuadernados y ser presentados para su individualización en
el Registro Público, esto quiere decir que debe contener en le primer folio, nota
fechada y firmada donde se indique el nombre del titular del libro, número de
ejemplar, cantidad de folios, destino del libro.

5
No ocurre así con el Libro Mayor y sus auxiliares, ya que aquél no es un
registro indispensable, aunque si es necesario para el normal funcionamiento
del sistema contable.

2.5. Los subdiarios.

Los subdiarios registran el detalle de las operaciones que se consideran de

carácter habitual para el ente, por ejemplo: comprar, vender, cobrar, pagar y
depositar. Todas estas operaciones deben registrarse en un solo Diario y solo
una sola persona puede trabajar en él, por lo tanto se le acumularía información
que no podría procesar oportunamente. Este problema ocurre cuando se
emplean medios manuales de registración en un sistema directo. Cuando se
utilizan este tipo de medios, la solución es segregar el Libro Diario en
Subdiarios. Identifico las operaciones habituales y le asigno un Subdiario.

“La conversión del Diario en Subdiarios se hace con el propósito de reducir el

tiempo de trabajo y la posibilidad de cometer errores”3.

2.5.1. Ventajas

 Promueven la división del trabajo, ya que permite que varias personas

trabajen simultáneamente;
 Delimita la responsabilidad y la localización de errores;
 Se puede obtener información oportuna para la toma de decisiones.

2.5.2. ¿A qué llamamos operaciones repetitivas (o habituales)?

 Aquellas que hacen al giro ordinario del negocio como lo son las ventas,
las compras, las recaudaciones o cobros y los pagos o depósitos.
 Aquellas que el ente considere significativas para justificar abrir un
subdiario ya que requiere un mayor control de esas operaciones

Las operaciones “no repetitivas” y que por ende no tienen habilitados

Subdiarios deberán registrarse en el Libro Diario. La forma en que se registran
las variaciones patrimoniales en los diarios auxiliares es similar al Diario con la
diferencia que vamos a utilizar además de las cuentas patrimoniales, las cuentas
de enlace. Al final del período mensual (o semanal) se suman las cantidades de
cada columna del Subdiario y se traslada al Diario un solo asiento denominado
“asiento resumen”.

2.5.3. Tipos de subdiarios

3 OSTENGO CARLOS. Bases para un sistema de información contable. Pág. 425

6
En principio, podemos afirmar que en la mayoría de las organizaciones existen
cuatro operaciones de carácter repetitivo: las ventas, los cobros, las compras y
los pagos (ciclo operativo).
Partiendo de este supuesto, podemos clasificar a los subdiarios en:

1. Subdiario de Ventas: se registran las operaciones de ventas de bienes a

crédito o en efectivo. Si la venta es en efectivo, la cuenta correspondiente
al rubro Caja y Bancos (Caja, Recaudaciones a depositar, Banco x cta.
cte., etc.) se va a registrar en el Subdiario Cobros y en su reemplazo
utilizaremos “Ventas Contado”;

 Las ventas en cuenta corriente

 Las notas de débito y las notas de crédito a los deudores.

2. Subdiario de Cobros: se registran las operaciones de cobros de créditos

documentados o no, originados en ventas o en cualquier otra operación
que implique una entrada de dinero; incluidos los cobros por las ventas en
efectivo relacionadas al Subdiario Ventas;

 Las ventas al contado.

 Los cobros de los créditos en cuenta corriente.
 Los cobros de los documentos recibidos de terceros.

3. Subdiario de Compras: se registran las operaciones de compras de

bienes a crédito, en efectivo o documentados; incluidos los costos
necesarios para disponer de los bienes. Si la compra es en efectivo la
cuenta que se utiliza para reflejar la salida de dinero se va a registrar en el
Subdiario Pagos y Depósitos y en su reemplazo utilizaremos “Compras
Contado.”

 Compras en cuenta corriente de mercaderías o materias primas,

materiales, etc.
 Compras en cuenta corriente de los bienes y servicios que
ocasionan gastos (gastos de venta, gastos de administración, etc.)
 Compra a crédito de bienes y servicios de larga duración
(inversiones y bienes de uso)
 Las notas de débito y las notas de crédito de los acreedores.

4. Subdiario de Pagos y Depósitos: se registran las operaciones de pagos

de créditos documentados o no originados en compras de bienes o en
cualquier otra operación que implique una salida de dinero. Se incluyen
los depósitos de dinero en efectivo o cheques en las cuentas corrientes
bancarias y las salidas de dinero originadas en compras en efectivo
relacionadas con el Subdiario Compras.

7
  Los depósitos.
 Las compras al contado.
 Los pagos a los proveedores.
 Los pagos de deudas documentadas.

Esta enunciación de contenido es meramente ejemplificativa, ya que la

organización puede ampliar el contenido de los Subdiarios según las
necesidades de información que quiera satisfacer.

2.6. Las cuentas de enlace y su relación con los subdiarios

Para registrar las variaciones patrimoniales en los subdiarios, que provocan un

movimiento de fondos, debemos utilizar cuentas de enlace.
“Las cuentas enlace son aquéllas que permiten registrar una determinada
operación u operaciones en dos o más subsistemas del Sistema Integral de
Contabilidad…4” “Como la función de estas cuentas es únicamente la de
permitir el registro por separado de una misma operación en diferentes
subsistemas, deben mantener saldos iguales de naturaleza contraria, o bien éstos
quedar en cero”5.

Las cuentas “Compras Contado” y “Ventas Contado” son cuentas de enlace.

Cuando se utilizan generan dos movimientos. La cuenta “compras contado” se
registra en el subdiario compras (acreditando) y en el subdiario pagos
(debitando). La cuenta “ventas contado” se registra en el subdiario de ventas
(debitando) y en el subdiario de cobros (acreditando).

Por Ejemplo: Se realiza una venta de mercaderías en efectivo. Como la

operación implica un movimiento de fondos (en efectivo) se va a dividir la
misma en dos partes. La venta (cuenta de resultado positivo- saldo acreedor) se
registra en el Subdiarios de Ventas y en reemplazo de la entrada de dinero
(debitando) utilizamos la cuenta “Ventas Contado” (cuenta de enlace- saldo
deudor).
La entrada de dinero por la venta (cuenta del rubro Caja y Bancos- saldo
deudor) se registrará en el Subdiario de Cobros y su contrapartida “Ventas
Contado” (cuenta de enlace- saldo acreedor).
En resumen, en el subdiario de ventas, en lugar de usar caja, utilizamos una
cuenta enlace “Ventas Contado” (debitada) y en el subdiario de cobros, cuando
registramos el ingreso de dinero, se registra contra la cuenta “Ventas Contado”
(acreditada).

En síntesis, los Subdiarios se vinculan entre sí mediante las Cuentas Enlace:

4 www.definicion.org/cuentas-de-enlace
5 www.definicion.org/cuentas-de-enlace

8
SUBDIARIOS VENTAS Por las ventas de contado
SUBDIARIO COBROS mediante la cuenta de enlace
“Ventas Contado”

SUBDIARIOS COMPRAS Por las compras de contado

mediante la cuenta de enlace
SUBDIARIO PAGOS “Compras Contado”

AL FINALIZAR CADA MES

TOTAL SUBDIARIO VENTAS ASIENTO RESUMEN

VENTAS
LIBRO DIARIO

TOTAL SUBDIARIO COMPRAS ASIENTO RESUMEN

COMPRAS

TOTAL SUBDIARIO PAGOS ASIENTO RESUMEN

PAGOS

TOTAL SUBDIARIO COBROS ASIENTO RESUMEN

COBROS

Se suman las columnas del Subdiario en forma vertical y se registra en el

Libro Diario un asiento resumen.

BIBLIOGRAFIA :

 BIONDI MARIO; ZANDONA MARIA. Fundamentos de la contabilidad. Ediciones

Macchi. Cap. VI: pág. 139 a 159. Julio 1992. Bs. As. (R.A.).

 FRONTI DE GARCÍA, LUISA. Los sistemas de registros contables. Pág. 17. Editorial:
Macchi. Buenos Aires, Argentina. Edición: 1988.

9
 OSTENGO CARLOS. Bases para un sistema de información contable. Editorial: El
Graduado. Tucumán, Argentina. Edición: 1995.

 LEY GENERAL DE SOCIEDADES – Ley 19550 y modificatorias.

 CÓDIGO CIVIL Y COMERCIAL DE LA NACIÓN - LIBRO PRIMERO. PARTE GENERAL -

TÍTULO IV: Hechos y Actos Jurídicos - CAPÍTULO 5: Actos Jurídicos - SECCION 7ª:
Contabilidad y estados contables

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