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Unidad No.

2
Procedimientos de un Sistema
de Contabilidad

Santo Domingo
2012

Unidad II
Procedimientos de un Sistema de Contabilidad

INFOTEP

Contenidos
Unidad II ............................................................................................................................2
Procedimientos De Un Sistema de Contabilidad .....................................................................2
1

Sistemas Contables .......................................................................................................4


1.1

Mtodo Contable ....................................................................................................4

Procedimiento de un Sistema de Contabilidad .................................................................5


2.1

Creacin de informacin contable ............................................................................5

Elementos Que Integran Un Sistema Contable ................................................................7

Balance de una cuenta ..................................................................................................8

El principio de dualidad y la partida doble .......................................................................8

Asientos dbito y crdito ............................................................................................. 10

Ecuacin Bsica de Contabilidad .................................................................................. 11

Efectos de las operaciones comerciales en la ecuacin contable ..................................... 12

Bibliografa ................................................................................................................. 15

10

Equipo Tcnico ........................................................................................................ 15

INFOTEP

1 Sistemas Contables
Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la
representacin adecuada de la empresa y de los hechos econmicos que afectan a la misma.

1.1 Mtodo Contable


Mtodo contable: Es la manera de elaborar la informacin contable y consiste en un
conjunto de postulados e hiptesis que permiten someter a observacin la realidad econmica.
Medicin y valoracin
Representacin
Agregacin
Principio de dualidad

Medicin Y Valoracin
Medircuantificar en su unidad natural de cuenta.
Valorarexpresar en unidades monetarias algo que previamente se ha medido.

Formas De Representacin Y Agregacin


La manera clsica de representar la realidad contable es la siguiente:
Documentos anlisis pre-contable Libro Diario y Libro Mayor
Agregacin Libro de Inventarios y Cuentas Anuales
La agregacin contable parte de la necesidad de obtener una visin global, despus de captar,
medir, valorar y representar la informacin contable.
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2 Procedimiento de un Sistema de Contabilidad


El propsito fundamental de la contabilidad es proporcionar informacin financiera sobre una
entidad econmica.

Quienes toman decisiones administrativas necesitan informacin

financiera de una empresa para ayudarse en la planeacin y el control de las actividades de la


organizacin.

La informacin financiera tambin la requieren personas externas

propietarios, acreedores, inversionistas potenciales,

gobierno, y el pblico- quienes han

proporcionado dinero a la empresa o quienes tienen algn inters en el negocio que puede
servirse de informacin sobre su posicin financiera y resultados de sus operaciones. El papel
del sistema contable de la organizacin es desarrollar y comunicar esta informacin.

2.1 Creacin de informacin contable


Un sistema contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos utilizados por una
entidad para seguir la huella de las actividades financieras y resumirlas en forma til para
quienes toman las decisiones. Para lograr estos objetivos, un sistema contable puede hacer
uso de computadores y pantallas de video, como tambin de registros manuales e informes
impresos.

De hecho, el sistema contable de cualquier empresa de tamao apreciable

probablemente incluye todos estos registros y recursos.

Independientemente de que el

sistema contable sea simple o muy complejo, se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando
la informacin relacionada con las actividades financieras;

los datos se deben registrar,

clasificar y resumir.
PASO 1. Registro de la actividad financiera. La primera funcin de un sistema contable
consiste en crear un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos
econmicos.

Por ejemplo, se compran y se venden bienes y servicios, se da crdito a los

clientes, se contraen deudas y se recibe y se paga dinero en efectivo. Estas transacciones


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son caractersticas de los eventos comerciales que se pueden expresar en trminos

monetarios y se deben registrar en los libros de contabilidad.

El solo deseo o intencin de

comprar bienes o servicios en el futuro no representa una transaccin. El termino transaccin


se refiere a una accin terminada ms que a una posible accin futura.
Existen muchas maneras de registrar una transaccin, por ejemplo anotndola manualmente,
digitando los datos en un teclado de computador, o pasando las etiquetas de los precios a
travs de un explorador ptico de lectura.
Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en
trminos monetarios.

Por tanto, en los registros contables no se anotan hechos como la

muerte de un ejecutivo clave o la amenaza de huelga de un sindicato.


PASO 2. Clasificacin de la informacin. Un registro completo de todas las actividades
comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para
que sea til para los gerentes e inversionistas que toman decisiones.
informacin se debe clasificar en grupos o categoras.

Por tanto, la

Por ejemplo, un paso lgico en el

desarrollo de la informacin til sobre la situacin financiera de un negocio comprende la


agrupacin de aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o se paga dinero.
PASO 3.

Resumen de la

informacin.

Para que la informacin contable pueda ser

utilizada por quienes toman decisiones, esta debe estar muy resumida.

Por ejemplo, una

relacin completa de las transacciones de ventas para una empresa como Pricesmart seria
demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables
de comprar mercancas necesitan informacin de ventas resumida por producto. Los gerentes
de almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la
alta gerencia de Pricesmart necesitar la informacin de ventas resumida por almacn.

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Estos tres pasos que se han descrito registro, clasificacin y resumen- constituyen los medios
que se utilizan para crear la informacin contable. Sin embargo, el proceso contable incluye
algo ms que la creacin de informacin.

Tambin involucra la comunicacin de esta

informacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para


ayudar en la toma de decisiones comerciales.

Importante:
Concepto de entidad comercial.
Una entidad comercial es una unidad econmica que se dedica a actividades

comerciales identificables. Se dice que la entidad comercial est separada de las


actividades personales del propietario.

3 Elementos Que Integran Un Sistema Contable


1) Personas:
Las personas tienen la misin en un sistema contable de recabar la informacin del medio y
analizarla, para su posterior registro.
2) Procedimientos:
Son formas estandarizadas y secuenciales de llevar a cabo alguna actividad.
3) Herramientas:
Son apoyos al trabajo del que registra en el sistema contable.
4) Registros:
Corresponden a las anotaciones varias que se hacen en un sistema contable.
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4 Balance de una cuenta

4.1 El principio de dualidad y la partida doble


El sistema de partida doble es el mtodo o sistema de registro de las operaciones ms
usado en la contabilidad. Este se asemeja a una balanza ya que tienen que estar en iguales
condiciones para estar en equilibrio.

La partida doble se basa en que todo hecho econmico tiene origen en otro hecho de igual
valor pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe
debe y el que entrega tiene. Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una
accin u hecho econmico. Cuando recibo dinero por una venta, debo tambin despojarme de
un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero.
Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor debe
ser igual en una y otra cuenta. En una cuenta se registra en su debito y en la otra cuenta en el
crdito.

En algunos casos se pueden afectar ms de dos cuentas, pero aun as, los dbitos y los
crditos de las cuentas afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los
crditos de los dbitos el resultado debe ser cero.

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El principio de dualidad es la expresin formalizada (matemtica) de la partida


doble.
En las cuentas fundamentalmente se anotan las partidas dbito y crdito para obtener un
balance.

El balance de una cuenta se determina por la diferencia de la suma de los dbitos y los
crditos, colocndose dicho balance del lado donde su importe sea mayor.

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5 Asientos dbito y crdito


Los asientos son anotaciones registradas por el sistema de partida doble y contienen entradas
de dbito en una o ms cuentas y crdito en otra(s) cuenta(s) de tal manera que la suma de
los dbitos sea igual a la suma de los crditos. Se garantiza as que se mantenga la ecuacin
de contabilidad.

Un valor registrado en el lado izquierdo, o dbito, de una cuenta se denomina debito

(Deudor) o un asiento dbito.


Un valor registrado en el lado derecho, o crdito, se denomina un crdito (acreedor) o un

asiento crdito.

Los lectores que comienzan un curso de contabilidad, con frecuencia tienen nociones
equivocadas sobre el significado de los trminos dbito y crdito. Por ejemplo, para algunas
personas que no estn familiarizadas con la contabilidad, la palabra crdito puede tener una
connotacin ms favorable que la palabra dbito. Tales connotaciones no tienen validez en el
campo de la contabilidad.

Los contadores utilizan el trmino dbito para indicar un asiento

en el lado izquierdo de una cuenta y la palabra crdito para indicar un asiento en el lado
derecho.

Por tanto, el debito y el crdito simplemente significan izquierda y derecha sin

ninguna otra implicacin adicional.

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6 Ecuacin Bsica de Contabilidad


La ecuacin de contabilidad, o ecuacin contable, es uno de los conceptos fundamentales en
contabilidad, siendo la base sobre la que se sustenta el sistema contable por partida doble; se
define, bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados, de la siguiente forma:
Activo = Pasivo + Capital (o Patrimonio, o Fondos propios).

Una caracterstica fundamental es que la cifra total de los activos siempre debe ser igual a la
cifra total de los pasivos ms el patrimonio.
Para Saber:
Activo
Se define como activo a todos los bienes y valores de propiedad de la entidad y que estn al servicio de la
misma con el objetivo de obtener utilidad.
Todo activo tiene un valor de cambio, es decir el propietario de un determinado activo puede cambiarlo por
efectivo o por otro activo, puede utilizarlo para cancelar una deuda o repartirlo entre los propietarios de la
empresa, es decir se lo puede utilizar para alguna actividad productora de ingresos.

Pasivo
Son todas las obligaciones que tiene por pagar la empresa a sus acreedores. Comprende tambin las fuentes
de financiacin de una entidad, en muchas ocasiones, las empresas deben acogerse al endeudamiento para
poder adquirir activos, es decir obtienen un bien pero a la vez contraen una deuda.

Patrimonio
El Patrimonio constituye el derecho de propiedad que tiene la empresa sobre la diferencia entre el activo
menos el pasivo. En este segmento tambin se reflejan los resultados obtenidos por la gestin de la entidad,
es decir la utilidad o prdida obtenida en un ejercicio contable determinado, as como tambin las reservas y
los resultados obtenidos de ejercicios anteriores.

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Pero por qu los activos totales son iguales a los pasivos totales ms el patrimonio? La
respuesta se puede resumir en el siguiente prrafo:
La relacin de los activos muestra qu recursos posee la empresa; la relacin de los pasivos
y del patrimonio nos dicen quin proporcion estos recursos a la empresa y cunto
proporciono cada grupo. Todo lo que posee una empresa ha sido proporcionado por los
acreedores o por el propietario.

Por tanto, los derechos del propietario son iguales a los

activos totales de la empresa.


La igualdad de activos por un lado y de los derechos de los acreedores y del propietario por el
otro, se expresan en la ecuacin:

Activo

Pasivo

Patrimonio

$170,000

$70,000

$100,000

Activo Pasivo = Patrimonio


$170,000 - $70,000 =$100,000
Activo Patrimonio = Pasivo
$170,000 - $100,000

=$70,000

7 Efectos de las operaciones comerciales en la ecuacin


contable
Supngase que Jaime Meja, un vendedor de finca raz, decide empezar su propio negocio que
denominar Finca Raz Meja y Ca. Para llevar a cabo las operaciones planeadas de este
nuevo negocio requiere obtener listas de las casas que los propietarios estn ofreciendo para
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la venta, anunciar estas casas y mostrarlas a posibles clientes. El contrato que se firm con
uno de los propietarios permite que la empresa Finca Raz Meja y Ca. Reciba, en el momento
de la venta, una comisin igual al 6% del precio de venta de la propiedad.
Esta nueva empresa comenz a funcionar el1 de septiembre, cuando Meja deposit $3,
800,000 en una cuenta bancaria a nombre de su empresa Finca Raz Meja y Ca.

El

movimiento de las cuentas es el siguiente:


ACTIVOS

PATRIMONIO

Efectivo...................$3, 800,000

Capital, Jaime Mejia.................. $3, 800,000

Obsrvese que el patrimonio del propietario en los activos se presenta bajo la denominacin
Capital, Jaime Meja.

La palabra capital es el trmino contable tradicionalmente utilizado

para describir el derecho de un propietario en los activos de una empresa.

Compra de un activo al contado. La siguiente transaccin que registr la empresa Finca


Raz Meja y Ca.

Fue la compra de un terreno adecuado para la oficina.

El precio del

terreno fue de $1, 410,000 y el pago se hizo en efectivo el 3 de septiembre. El efecto de esta
transaccin fue doble: en primer lugar, el efectivo se disminuy en la cantidad pagada, y en
segundo lugar se adquiri un nuevo activo, Terreno. Despus de este intercambio de efectivo
por terreno, los movimientos en las cuentas quedan as:

ACTIVOS
Efectivo...................$2, 390,000

PATRIMONIO
Capital, Jaime Mejia.................. $3, 800,000

Terreno.................. $1, 410,000


Total....................... $3, 800,000
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Total...........................................$3, 800,000
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Compra de un activo incurriendo en un pasivo. El 5 de septiembre se presente la


oportunidad de comprar a la compaa KSK un edificio de oficinas que deba trasladarse para
permitir la construccin de una autopista.

Se acord un precio de $3, 600,000 incluyendo el

costo de movilizacin del edificio e instalacin en el lote de la empresa de Meja. Como el


edificio estaba en condiciones excelentes, habra costado aproximadamente $8, 000,000
construirlo y Meja considero que esta compra era una verdadera oportunidad.

Los trminos de compra implicaban un pago inmediato de $1, 500,000 en efectivo y el saldo
de $2, 100,000 dentro de 90 das. El efectivo disminuyo $1, 500,000 y el nuevo activo, edificio,
por su costo inicial de $3, 600,000. Por tanto, los activos totales aumentaron en $7, 400,000
y el patrimonio aument tambin como resultado del registro de una cuenta por pagar de
$2, 100,000 que corresponde a un pasivo.

Despus de registrar esta transaccin, los

movimientos quedan como se muestra en seguida.


ACTIVOS

PASIVOS Y PATRIMONIO

Efectivo...................$890,000

Pasivos:

Terreno.................. $1, 410,000

Cuentas por pagar.......... $2, 100,000

Edificio...................$3, 600,000

Patrimonio:
Capital, Jaime Meja........$3, 800,000

Total........................$5, 900,000

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Total..............................$5, 900,000

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8 Bibliografa

Introduccin a la Contabilidad,
o Finney Miller

Contabilidad para la Gerencia,


o Lynch Willianson

Contabilidad Prctica del Siglo XX,


o Boyton Carlson

Biblioteca prctica de Contabilidad,


o Alberto Ziurriz Belzurregui

9 Equipo Tcnico
Creado por: Ysabel Paula Rodrguez
Revisado por: Alexis De la Rosa

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