ABASTECIMIENTO

Generalidades – Selección de Suministros –

Selección de Proveedores – Evaluación de
Proveedores – Proceso de Adquisición o Compras

Compilado por: Victor Alfonso Silva M.

Agosto 2018
GENERALIDADES
 La cadena de suministros en
instituciones de salud
Cuya tarea primordial consiste en:
“Entregar los suministros apropiadas, en buenas condiciones
y en las cantidades solicitadas, en los lugares y en el
momento en que son requeridas”.

Los componentes de esta cadena logística, aunque no

son necesariamente secuenciales y frecuentemente
se desarrollan paralela y simultáneamente deben ser
considerados integralmente y no como actividades
separadas, debido a su relación vinculante.
 CADENA DE SUMINISTRO

La cadena de suministro se refiere a las actividades y procesos

que involucran a clientes y proveedores para que la mercancía sea
producida y distribuida en las cantidades correctas, a los lugares
correctos y a tiempo con el fin de satisfacer los niveles de
servicios requeridos por el consumidor.
 COMPONENTES DE
1. El abastecimiento LA
CADENA LOGISTICA
Este consiste en poner al servicio de las
instituciones que se encargan de la asistencia, los
recursos identificados como necesarios y
solicitados para la atención de las necesidades
detectadas, para lo que se requiere también la
identificación de las fuentes y las formas de
adquisición.
 2. El transporte
Es el medio para hacer llegar los suministros al
sitio donde son necesarios y cuya estrategia debe
tomar en cuenta no solamente los medios
requeridos sino las posibilidades reales y las
alternativas para la entrega pronta y segura de la
asistencia.
3. El almacenamiento
Permite proteger los suministros mediante un
sistema organizado, hasta que puedan ser
entregados a su destino final y prever las
dotaciones de reserva para necesidades
ulteriores.
• El sistema logístico instituido en el sector salud, se traduce como
Sistema de Abastecimiento.
• Corresponde al Sistema de Abastecimiento, asegurar la unidad,
racionalidad, eficiencia de los procesos de abastecimiento de
bienes y servicios no personales en la Administración de salud, a
través de los procesos técnicos de:
Programación, Adquisiciones, Almacenamiento y Seguridad,
Distribución, Mantenimiento, Recuperación de bienes y
Disposición final.
Objetivos de calidad y de
rendimiento de proceso
Requisitos

Eficacia Calidad

Proceso

Rendimiento Servicio
 Conceptos importantes
Riesgo:
Efecto de la incertidumbre, de una desviación de los esperado
(+/-). Se refiere a eventos potenciales y sus consecuencias.
Evaluación del Riesgo
Evaluación del Riesgo
Evaluación del Riesgo
PROCESO…
 ¿Qué compramos y a quien le
estamos comprando?
Para la búsqueda de los proveedores debemos tener muy claro
cuales son los productos que se desean adquirir, de que
calidad y en que cantidad, para que la selección se realice
comparando productos de iguales o muy similares
características.

• Maíz
• Maseca
• Gas
• Refacciones para la maquina.
Norma de gestión de calidad
SELECCIÓN DE
SUMINISTROS
 Metodos de Cuantificacion
para el Abastecimiento
1. Método del consumo
2. Método de la morbilidad
3. Consumo ajustado
4. Extrapolación del nivel de servicio
 Comparación
Métodos de Cuantificación
Consumo Nivel de
Consumo Morbilidad
Ajustado Servicio
Sistemas de Programas Comparación de Estimación de

Uso
suministro nuevos áreas necesidades
establecidos prespuestarias
Registros de Informacion de Area de Utilización por
inventario población cubierta comparación con niveles de
Requisitos de la datos de consumo servicio y tipo
cadena de Protocolos de y de población de
Datos

reabastecimiento tratamiento confiables establecimiento

Costos unitarios Costo promedio
de productos por consulta
Plazo de espera
Desperdicio
 Datos de Datos de cobertura  Comparabilidad Variación en uso
consumo confiables adecuada de de
Limitaciones/

confiables Protocolos establecimientos, establecimientos,

Requisitos

terapéuticos morbilidad, y asistencia,

prácticas de patrones de
Análisis tratamiento tratamiento,
automatizados eficiencia del
sistema de
suministro
 Consideraciones Críticas en la
Cuantificación
1. Preparación del plan de trabajo 7. Consideración del impacto del
para la cuantificación plazo de espera
2. Uso de cuantificación 8. Ajuste por pérdidas por
centralizada o descentralizada desperdicio y robo y por
crecimiento del programa
3. Uso de método manual o
computarizado para la 9. Verificación cruzada de los
cuantificación estimados de la cuantificación
4. Estimación de los 10. Estimación del costo total de
requerimientos de tiempo las adquisiciones
5. Desarrollo de la lista de 11. Ajuste y reconciliación de las
medicamentos cantidades finales
6. Llenado del los canales de 12. Ajuste por donaciones
abastecimiento
 Signos de Buena Cuantificación
• Disponibilidad de • Prescripción y uso
suministros consistente racional de suministros
• No hay sobre- o sub- • Satisfacción de la
inventarios demanda
• Proveedores de servicio • Usuarios satisfechos
tienen medicamentos e
insumos adecuados • Reducción de
desperdicio
• Manejo fácil de
existencias • Ajuste racional a
limitaciones de
presupuesto
 Estudio preliminar
El departamento de compras debe
conocer:
• Las necesidades de su empresa.
• La curva de Pareto. (Material adicional)
• El estudio del mercado del producto.
• El estudio del mercado de proveedores.
 Este estudio preliminar produce
efectos positivos como:
• Reducir el precio de la compra.
• Aumentar la seguridad del
suministro.
• Reducir el plazo de compra.
• Facilitar el proceso de negociación.
 Conocer las necesidades de su
institución
Antes de cada proceso de compras es preciso
conocer perfectamente el producto cuya compra
se va a realizar, así como las necesidades de su
empresa relativas a este producto. Puesto que
un comprador no sólo adquiere productos,
también se deben negociar actividades y
servicios.
 Por ejemplo:
• En el caso de un suministro conocido o
habitual, el trabajo del comprador es
comercial.

• En el caso de la compra de un producto

nuevo, las especificaciones técnicas y las
condiciones comerciales de compra; son las
piezas clave del comprador.
 Establecer curva de Pareto

La curva de Pareto, nos ayuda a

establecer una jerarquía natural de los
productos y servicios a contratar y
comprar, de modo de gestionar de mejor
manera la distribución del tiempo.
Las tres zonas corresponden a tres tipos de compras, cuyos
objetivos son muy diferentes. Las compras de la zona A se
refieren a productos de carácter estratégico, es decir,
aquellos que contribuyen a la empresa los mayores
compromisos en términos monetarios.
 Continuación Curva de Pareto...
La zona B constituye un interesante desafio
para el comprador, ya que las otras funciones
de la empresa ejercen en él, generalmente una
acción muy limitada

Si el comprador no ha establecido con

antelación un plan de compra podría dedicar
inútilmente más de la mitad de su tiempo a las
compras de la zona C, que de hecho no
representa más que el 5% de la cifra total de
las compras.
 El estudio de mercado del producto
El estudio pretende conocer a fondo la tecnología
del producto que se va a necesitar y sus
aplicaciones.

Este estudio debe contemplar:

• Su producción
• Su presentación en el mercado
• Su consumo
• Su distribución
 El estudio de mercado
de proveedores
La compra supone decidir, qué se compra y a
quién.

Debemos conocer todos los proveedores que

pueden suministrar un producto de nuestro
consumo, para ello debemos contar con fuente
de información.

Parte de la información llega de modo

espontáneo, se reciben catálogos, folletos,
visitas, entre otros.
 Otra parte se obtiene por medio del
trabajo que debe hacer la gente
encargada del proceso de compras, y
estas tareas son:

• Consultar manuales, registros,

directorios, etc.
• Solicitar información a través de
anuncios.
• Visistar directamente a proveedores.
 Continuación....
Finalmente, cuando se desarollan todos los estudios
anteriormente nombrados, como de proveedores, de
productos el análisis de Pareto; se debe crear un
archivo del producto para no depender de la
memoria el día de mañana y además, hay que tener
en cuenta que a lo mejor otra persona va a necesitar
la información.
¿Debemos elegir un solo proveedor o de
varios a la vez?

¿Debemos preferir al detallista, al

almacenista, al distribuidor o al
fabricante?

En general, no es bueno centrar nuestros

suministros de un producto en un solo
proveedor.
 Contratación y negociación
Las variables básicas que condicionan toda
negociación y definen la posición negociadora
de las partes son:

• El poder de negociación.
• El tiempo o período temporal que dispone
cada una de las partes para llegar a un
acuerdo
• La información disponible
SELECCION DE
PROVEEDORES
 Proveedores

• Una de las decisiones más

importantes relacionadas con el
abastecimiento – y que está
implícita en todo tipo de
compras – se refiere a la de
escoger entre trabajar con
múltiples proveedores o un único
proveedor.
 ¿QUÉ ES UN PROVEEDOR?

• Un proveedor puede ser una persona o una empresa que

abastece a otras empresas con existencias (artículos), los
cuales serán transformados para venderlos posteriormente o
directamente se compran para su venta.

Estas existencias adquiridas están dirigidas directamente a

la actividad o negocio principal de la empresa que compra
esos elementos.
 Ventajas de proveedor

• Este tipo de estrategia se basa en el establecimiento de relaciones a largo plazo, lo que

favorece el entendimiento entre las partes, la confianza y el compromiso, y promueve una
relación positiva de trabajo en común.
• La cooperación entre las partes puede producir un importante ahorro de costos en el
mediano y largo plazo, favoreciendo la competitividad de la supply chain.
• Debido a los descuentos por cantidad o las economías que pueden lograrse en el
transporte, puede ser más conveniente concentrar las compras en una sola fuente de
suministro.
• Las compras de artículos especializados o “a medida” son otro ejemplo de la conveniencia
de trabajar con un único proveedor, ya que de esta forma se garantiza la consistencia en
la calidad de los artículos adquiridos.
 Desventajas de proveedor
• La alta dependencia que puede producirse entre comprador y proveedor;
de esta forma, cualquier inconveniente de una de ellas repercute
fuertemente en la otra (desabastecimiento, problemas financieros, entre
otros) y, además, el cambio de socios se torna muy costoso para ambas
partes.
• El riesgo de que los socios se conviertan en competidores; esto puede
ocurrir a partir de la mayor información que suele compartirse en este tipo
de relación (tanto el proveedor como la empresa compradora pueden
aprovechar el mayor conocimiento de los procesos productivos y mercados
de la contraparte para emprender nuevos negocios)
• La estrategia de trabajar con muchos proveedores se basa en la creencia
de que de esta forma se reducen los riesgos de desabastecimiento y se
favorece la reducción de precios en función de la competencia que se crea.
 Preguntas típicas para la
selección de un proveedor
Éstas son algunas de las preguntas típicas que toda organización se
plantea, no sólo al comienzo de su operatoria en el mercado, sino a lo
largo de todo su ciclo de vida.
• ¿Dónde encontrar un proveedor?
• ¿Cómo elegirlo?
• ¿En aspectos evaluarlo?
• ¿Cómo evaluarlo?
• ¿Convendrá realizar un contrato a largo plazo?
• ¿Será confiable este proveedor?
Ciclo para el proveedor
 Medios para adquisición de
proveedores
• Las páginas amarillas, las publicaciones especializadas, los programas de radio y televisión y los
periódicos son algunos de los recursos utilizados en la búsqueda de proveedores.
• Las guías de la industria son otros de los medios que permiten conocer potenciales
proveedores, estos directorios son publicaciones que listan y clasifican las empresas de
acuerdo a los productos que fabrican. En algunos casos ofrecen información adicional, como
datos financieros y las direcciones de sus locales comerciales.
• En páginas anteriores, además, ya se ha mencionado a Internet como una novedosa y efectiva
herramienta de identificación de recursos.
 Criterios para la selección de
proveedores
• Después que han sido localizados los potenciales proveedores, se procede a
realizar un proceso de análisis, comparación y selección de los mismos. Para
ello, se debe desarrollar previamente un criterio de evaluación, en función
tanto en las políticas como en las necesidades de la empresa.
• Una vez determinados los aspectos del proveedor que mayor relevancia
tengan para la firma compradora, se procede a la ponderación de los
mismos en función de su importancia relativa, procediéndose a la
calificación del proveedor y a su posterior selección.
 Criterios para la selección de
proveedores
Aspectos que se deben considerar:
1. La seriedad en sus argumentos y cotizaciones.
2. La trayectoria y conocimiento en el medio.
3. La confianza que inspire por sus antecedentes.
4. La imagen de sus marcas.
5. Su capacidad de producción.
6. Sus recursos técnicos y las actualizaciones
tecnológicas.
7. Sus recursos financieros.
8. Sus apoyos publicitarios.
9. La puntualidad en la entrega.
10. El tiempo de entrega.
11. Sus condiciones (descuentos, forma de pago,
despacho, devoluciones, averías, reclamaciones).
12. La claridad en sus estrategias de comercialización.
13. Sus precios.
14. La calidad de sus productos y su gente.
15. La estructura y profesionalismo de su fuerza de
ventas.
16. Sus servicios de postventa.
17. La rapidez y voluntad para atender oportunamente
sus requerimientos.
18. La asesoría en la comercialización de sus
productos.
19. Su ubicación geográfica.
20. La naturaleza del proveedor (fabricante,
representación, agente, distribuidor).
 Ejemplo

Atributo / variable Puntaje

Precio 0.40
Condiciones de pago 0.30
Calidad 0.20
Plazos de entrega 0.10
 Ejemplo

Atributo / variable Proveedor A Proveedor B Proveedor C

Precio 7 4 6
Condiciones de pago 5 7 5
Calidad 4 8 5
Plazos de entrega 7 3 8
Total 27 22 24
 Ejemplo

Atributo /
Puntaje Proveedor A Proveedor B Proveedor C
variable
Pun. ponderado Pun. ponderado Pun. ponderado
Precio 0.40 7 2.80 4 1.60 6 2.40
Condiciones de 0.30 5 1.50 7 2.10 5 1.50
pago
Calidad 0.20 4 0.80 8 1.60 5 1.00
Plazos de 0.10 7 0.70 3 0.30 8 0.80
entrega
Total 1.00 27 5.80 22 5.60 24 5.70
 Elección, registro, selección de
proveedores
• La organización debe asegurarse de que el producto
adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El
tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al
producto adquirido debe depender del impacto del producto
adquirido en la posterior realización del producto o sobre el
producto final.
 Elección, registro, selección de
proveedores

c) el establecimiento, implementación y
mantenimiento de procedimientos relacionados
con aspectos ambientales significativos
identificados de los bienes y servicios utilizados
por la organización, y la comunicación de los
procedimientos y requisitos aplicables a los
proveedores, incluyendo contratistas.
(ISO14000)
 Elección, registro, selección de
proveedores
• Las organizaciones dentro de la cadena de suministros varían
desde los productores de los suministros………los proveedores
de servicios también están incluidos

• Comunicar eficazmente los asuntos de Inocuidad de los

insumos a sus proveedores, clientes y a otras partes
interesadas pertinentes en la cadena alimentaria.
 Elección, registro, selección de
proveedores
• Otras organizaciones que están involucradas indirectamente
incluyen, pero no se limitan a, proveedores de equipamiento,
agentes de limpieza y saneamiento, material de embalaje y
otros materiales que están en contacto con los alimentos.

• la organización debe establecer, implementar y mantener

disposiciones eficaces para la comunicación con:
• a) proveedores y contratistas;
 Elección, registro, selección de
proveedores

• El laboratorio deberá tener un procedimiento documentado

para la selección y adquisición de los servicios externos,
equipos, reactivos y suministros consumibles que afecten la
calidad de su servicio.
• (ISO15189)
 Elección, registro, selección de
proveedores

• El laboratorio deberá seleccionar y aprobar a los

proveedores con base en su capacidad para suministrarlos
servicios externos, equipos, reactivos y suministros
consumibles, de acuerdo con los requerimientos del
laboratorio; sin embargo, puede ser necesario colaborar con
otros departamentos organizacionales o funciones para
cumplir con este requisito. Se deberá establecer los
criterios para la selección.
 Elección, registro, selección de
proveedores
• Se deberá mantener una lista de los proveedores
seleccionados y aprobados de los equipos, reactivos y
suministros.
• El laboratorio deberá monitorear el desempeño de los
proveedores para asegurar que los servicios o ítems
adquiridos satisfagan consistentemente con los criterios
establecidos.
A continuación se presenta un flujo del registro
de la información. Desde la creación del usuario
hasta la aprobación del proveedor
 Información requerida para la
creación de proveedores
• Certificación Bancaria no mayor a 30 días
• Copia del RUT
• Carta de autorización para pagos por transferencia
• Certificaciones Comerciales (Mínimo dos)
• Certificado de Existencia y Representación Legal menor a 30 días
• Estados Financieros del último año
• Certificado de Calidad (Si aplica)
• Certificado de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial Ohsas 18001 o RUC (Si aplica)
Nota: Adicional el proveedor debe diligenciar los siguientes formatos
• Acuerdo de Confidencialidad
• Registro de proveedores
• Autorización ley datos para registro de proveedores
• Formato solicitud creación de proveedores
• Formato de selección de proveedores
EVALUACION DE
PROVEEDORES
 Evaluación del servicio de
proveedores
¿Quiénes son buenos proveedores?

¿Por qué?

¿Cómo puede evaluarse su actuación?

 Continuación....
Las empresas valoran algunas veces a sus proveedores
según criterios informales de actuación, por ejemplo,
si los proveedores hacen a tiempo sus envíos, son
buenos; si lo hacen fuera de tiempo, no lo son

Frecuentemente, no se tienen en consideración

factores claves, como el número de envíos
incorrectos, las devoluciones por falta de calidad y la
incidencia del plazo de entrega. Estos importantes
factores de actuación deberían considerarse junto a
otros, tales como el tipo y el el nivel del servicio
técnico e información proporcionada por el personal
del proveedor, a la hora de evaluar a éste.
 Dependiendo de la cuantía e importancia
crítica del pedido y de la respuesta del
proveedor de su llamada, hay varias cosas
que el responsable del departamento de
compras debería preguntar, como:

• Se ha enviado ya el material.

• Si el material no se ha enviado, ¿en qué etapa

está actualmente?, ¿cuándo estará listo para
embalarse?
 Continuación...
•Ha transcurrido el tiempo necesario para que
lo pedido haya sido fabricado?, en caso
contrario, ¿cuáles son las causas del retraso?
• Existen subcontratistas que puedan afectar
el envío?
• ¿Qué se ha hecho para asegurar que se haga
el envío a tiempo?,
 Evaluación de proveedores

• Control y monitoreo del desempeño de proveedores

• Actividades de verificación que la organización o cliente

realiza para evaluar la conformidad.
 Evaluación de proveedores

• Requisitos para el manejo de propiedad del proveedor

• Monitorear y registrar el desempeño del proveedor.

(evaluación de proveedores)

• Mantener registros
 Evaluación de proveedores

• Evaluar a los proveedores de los productos consumibles,

suministros y servicios críticos que afectan a la calidad de
los ensayos y de las calibraciones, y debe mantener los
registros de dichas evaluaciones y establecer una lista de
aquellos que hayan sido aprobados
• (ISO/IEC 17025)
Ficha de evaluación de
proveedores
 Ficha para Evaluación
de Insumo

FICHA DE EVALUACIÓN DE PROVEEDOR

PROVEEDOR: TAMIZAJES PRODUCTO: XXXX
CRITERIO EVALUACIÓN PONDERACIÓN TOTAL
CALIDAD 4 50% 2
PRECIO 5 30% 0.15
SERVICIO 3 10% 0.3
FIABILID
AD 3 10% 0.3
TOTAL 2.75
 Puntuación

• Proveedores con puntuación 3 ó 4. Se

notifican al proveedor los incumplimientos
que ha tenido, y se solicita un plan para
corregirlos, anunciándole que en la
próxima evaluación deberá mejorar sus
resultados.
 Conclusión
La evaluación de los proveedores constituye en sí misma una
oportunidad de mejora incuestionable, pues ambas partes
serían conscientes de sus actuares no conformes y se
propiciaría un mejor ambiente para crear estrategias de
mejoras encaminados a eliminar las causas que dan origen a
los mismos.
PROCESO DE ADQUISICIÓN
O COMPRAS
 Proceso de compras
El proceso de compras abarca todas las actividades
necesarias para obtener recursos materiales y servicios
que requiere el sistema empresarial. Esto incluye
selección e identificación de fuentes, el desarrollo de
proveedores, la negociación de precios y contratos, el
desarrollo de especificaciones de calidad, la coordinación
de las compras en el momento apropiado, el
mantenimiento de la base de información de materiales y
la realización de funciones rutinarias como emitir pedidos,
llevar su seguimiento y pagar.
 Continuación....
Es imprescindible entender el contexto global dentro
del cual se desenvuelve el proceso de compras, para
así comprender las relaciones que existen entre
proveedores de proveedores, proveedores,
compradores, factorías, distribuidores, clientes y
clientes de clientes.
 Cadena de suministro
Gestión de compras
APROVISIO- LOGÍSTICA Y
PROVEEDORES FABRICACIÓN CLIENTES
NAMIENTO DISTRIBUCIÓN

IDENTIFICACIÓN GESTIÓN DE GESTIÓN DE

DE NECESIDADES COMPRAS STOCK

ESTUDIO SELECCIÓN
NEGOCIACIÓN Y SEGUIMIENTO Y
PRELIMINAR FUENTES DE CONTRATACIÓN
CONTROL
SUMINISTRO
 BIBLIOGRAFÍA APA

• CRISTOBAL DEL RIO GONZALES . (2010). ADQUISICIONES Y

ABASTECIMIENTOS. QUERETARO, QRO.: LEARNING.
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