ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES

EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL DE

EMPRESA

CAMILA LORENA DUARTE MARÍN

JARI ALEJANDRA SALINAS TORRES
YIZETH CAMILA DUARTE RODRÍGUEZ
NARLY JULIETH OBANDO GUERRERO

ACTIVIDAD 3

SENA – SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

TEGNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA
BOGOTA D.C.
2022
 CONTENIDO

INTRODUCCION ...................................................................................................... 3
OBJETIVOS ............................................................................................................. 4
Objetivo General ................................................................................................... 4
Objetivos específicos ............................................................................................ 4
1. A) Que es un Brief.......................................................................................... 5
B) Que es briefing ................................................................................................ 6
C) Qué es un contrabriefing o brief creativo. ......................................................... 7
3. Cruz categorial. ................................................................................................. 8
4. ¿Como evitar una mala comunicación en un evento? ....................................... 9
5. Comités para la realización de un evento. ....................................................... 10
6. ¿Qué es planeación? ...................................................................................... 11
7. Tipos de planes ............................................................................................... 11
8. Técnicas de planeación................................................................................... 12
9. Importancia de la fase de planeación en la organización de eventos. ............. 13
CONCLUSIONES ................................................................................................... 14
BIBLIOGRAFIA....................................................................................................... 15
 INTRODUCCION

En el presente trabajo se contextualizan términos nuevos para nuestros

vocabularios, explicando sus definiciones y demás información, tales como
Brief y sus derivados.
También se realiza trabajo de observación y análisis para así determinar la
importancia de la buena comunicación en la realización de un evento,
determinando así por que no se puede llegar a cumplir con un objetivo en la
planificación de un evento, así se dan pequeños consejos que pueden servir
para una comunicación asertiva.
Luego se podrá observar los diferentes comités que pueden llegar a ser
necesario en un evento, exponiendo la importancia de cada uno y explicando
brevemente sus funciones.
Enseguida se toma en evidencia el tema de la planeación, los tipos de planes
que hay y así mismo las técnicas de planeación pertinentes a la hora de
realizar un evento.
 OBJETIVOS

Objetivo General

Relacionar el uso de las diferentes técnicas de marketing y publicidad para

un evento, teniendo en cuenta los comités de organización del mismo
desarrollando técnicas de planeación aprendidas bajo una buena
comunicación con el equipo de trabajo.

Objetivos específicos

- Comprender el uso de métodos de planificación publicitaria.

- Contextualizar los términos investigados.
- Habituar los nuevos conocimientos para la realización de eventos.
 1. A) Que es un Brief

EL BRIEF

Es la estrategia y creatividad de los datos que van a permitir

definir los objetivos de un marketing y comunicación de
forma concreta, medible y cuantificable.

Tipos de brief

PUBLICITARIO CREATIVO: PRODUCTO:

Basado en el estrategia de indica el
plan de una empresa de entorno y
maketing, lo publicidad para estrategia de
entrega el desarrollar venta de un
cliente a la creatividad producto o
agencia publicitaria, servicio
basado en la
innovación.

PEOYECTO: EMPRESA: Se tiene ANALITICO:

estrategia en cuenta los aspectos Se crea una idea
basada en para relevantes de la y apatir de esta
que, quien, empresa, se resalta el se cuestiona lo
como – producto o el servicio, que se quiere
soluciones se debe tener en hacer.
claras. cuenta la competencia
y los puntos a favor.
 B) Que es briefing

EL BRIEFING

Es la información básica que transmite el anunciante a

la agencia para que ésta pueda empezar a trabajar.

Expresa Permite

Lo que el cliente quiere conseguir con la campaña y
las condiciones que éste exige (o sugiere) cumplir.
proporcionar la información básica sobre el producto,
el público y la empresa, además de aportar
una orientación sobre los objetivos que debe lograr y
las razones por las que el anunciante quiere hacer una
nueva campaña.

Datos necesarios

- Información sobre el
producto o servicio.
- Información sobre el
público objetivo.
- Análisis de los
competidores.
- Tiempo y presupuesto
disponible.
- Datos de la empresa.
- Acciones de publicidad.
 C) Qué es un contrabriefing o brief creativo.

BRIEF CREATIVO

Definición Elementos

Es un documento de comunicación y trabajo que Publico objetivo

realiza el director del departamento de marketing
Definición del producto
Escrito donde se encuentran aquellos elementos
del plan de marketing
Datos de la empresa.

Necesarios para llevar a cabo la campaña ,

Condiciones del mercado
documento que posteriormente se entrega a la
agencia.
Indicación de los canales

Análisis histórico publicitario

Datos orientativos acerca

del presupuesto
2. Observar y analizar detenidamente las siguientes ilustraciones:

Imagen tomada de: https://es.slideshare.net/LeonardoABonilla/191-variables-de-competitividad

3. Cruz categorial.

Se puede identificar
que puede haber
varios resultados en
el transcurso del
proceso y que
muchos de esos
resultados no eran
el objetivo principal
al cual se quería
llegar.

- La habilidad o Se busca una estrategia

capacidad para ¿Por qué no se
viable para satisfacer el
competir en un cumple con una
gusto del cliente y
mercado objetivo
cumplir con el objetivo
- Diferenciación de establecido?
propuesto
productos

*Mala comunicación
*Objetivos diferentes
* Aspectos
estructurales
* La calidad de la
demanda
*La capacitación de
la mano de obra
4. ¿Como evitar una mala comunicación en un evento?

La mala comunicación puede ser frustrante o molesta. Para reducirla, hay que
hablar con claridad y omitir las suposiciones. Lo principal al transmitir
información es cerciorarte preguntando a la persona de que te haya entendido
bien. Lo ideal para transmitir información hay que ser claro, conciso e
informativo. Si escuchas con eficacia, esto también puede ser de utilidad para
evitar la mala comunicación. Si dedicas un esfuerzo a las conversaciones,
podrás reducir el riesgo de comunicarte de forma errada.
En la imagen anterior se evidencia el problema de la mala comunicación que
hubo entre el cliente y los que se encargan en realizar lo solicitado. La
comunicación de un evento es igualmente imprescindible y un poco más
amplia, sobre todo en el sentido de que pretende fusionar diferentes tipos de
acciones a fin de alcanzar objetivos más generales. Los organizadores de un
evento deben priorizar el deseo del cliente esta es su prioridad, lo ideal en
estos casos es planear.
• Piensa antes de hablar
• Capta su atención.
• Ten en cuenta tus suposiciones
• Sé cortés.
• Verifica que haya entendido.
• Vuelve a hablarle más adelante.
• Ser un buen oyente
 5. Comités para la realización de un evento.

Comité de finanzas Coordinador general

Principales funciones: Se encarga de coordinar y Comité de programación
- Elaborar el presupuesto dirigir a los integrantes de
preliminar y definitivo. las diferentes comisiones Principales funciones:
- Buscar recursos económicos que comparten el - Preparar un cronograma de
necesario. compromiso de planificar, actividades, estableciendo
- Abrir cuentas bancarias. organizar, ejecutar y fechas y topes.
- Efectuar los pagos. controlar el evento en - Escoger temas a tratar y
- Llevar el balance detallado de respuesta de las actividades a realizar.
los gastos efectuados. necesidades de la - Estructurar el programa
institución. técnico

Comité de publicidad
- Elaboración del logotipo.
- Elaboración de afiches,
folletos, papelería especial,
invitaciones, etc.
- Comunicación interna y
externa.
- Diseño y compra de todo el
material promocional.
Comité de recepción
- Es el responsable de dar la
bienvenida a todos los
participantes.
- Recibir a los invitados
especiales
- Brindar toda información
tanto de las actividades
como otra que sea requerida
por los invitados o delegados
COMITES PARA LA
Comité de seguridad
REALIZACION DE Principales funciones:
UN EVENTO - Coordinar todo el operativo de
seguridad tanto de los invitados
como de los delegados.
- Vigilancia de las instalaciones.
- Constatar el buen funcionamiento
de los sistemas de prevención en
caso de emergencia.
- Coordinar los servicio de
ambulancia y primeros auxilios.
Comité de alimentos
- Seleccionar todo lo
concerniente a alimentos y
bebidas.
- Organizar los horarios.
- Seleccionar el menú.
- Encargarse de la
contratación de servicio de
banquetes.
6. ¿Qué es planeación?
Es el proceso y resultado de organizar proyectos orientados a la obtención de
uno o varios objetivos de tal manera accionar e elaborar un plan para así
llevarlo a cabo con diferentes estrategias fijando una meta y estipulando los
pasos a seguir; y los recursos que se disponen, de tal manera crear
detalladamente planes y metas con un procesos que pueda llevar a cabo por
medio de la prevención; creando una toma de decisiones de acuerdo con las
acciones que se ejecutan para así mirar los resultados obtenidos “Evaluar y
prever el futuro.” Henry Fayol.
La planeación siempre apunta hacia delante, principalmente, se direcciona a
un objetivo que se quiere alcanzar, a un punto al que se quiere llegar.

7. Tipos de planes
es el conjunto de objetivos generales y
Misión principios de operación de una organización

Objetivos Son los fines hacia los cuales se dirigen las

actividades.

Estrategias Forma en la que se determinan los objetivos

básicos a largo plazo de una empresa

Políticas declaraciones o interpretaciones generales que

orientan las reflexiones para la toma de
decisiones

TIPOS DE corresponden a los planes que establecen un

PLANES Procedimientos método de actuación para el manejo de
actividades futuras.

Reglas Establecen acciones o no acciones específicas

necesarias para evitar que existan desviaciones

Conjunto de Metas, políticas, procedimientos,

Programas reglas, asignación de tareas, pasos a seguir,
recursos a emplear

Corresponde al informe de los resultados

Presupuesto
esperados y puede considerarse un plan
cuantificado.
 8. Técnicas de planeación.
TECNICAS DE EJEMPLOS
PLANEACION
Los planes estratégicos son a largo plazo. Están diseñados por el área
directiva ya que planifican a nivel macro de la institución. Se consideran
las actividades organizacionales y la asignación de los recursos
PLANEACION necesarios para poder cumplir los objetivos estratégicos Es un proceso
ESTRATEGICA permanente y continuo a través del tiempo, que pone en marcha la
dirección de las organizaciones para abordar con el mínimo de riesgos en
el futuro.
- Fijación de los objetivos para cada unidad estratégica del negocio
Son planes a corto plazo, que se vinculan con el quehacer cotidiano y
abordan la forma en que se organizan todos los recursos para el manejo
institucional del día a día. Consiste en establecer la aplicación del plan
estratégico conforme a los objetivos específicos, al igual que la estratégica,
PLANEACION debe de ser sencilla, fácil de entender para todas las personas o
OPERACIONAL participantes, y permitir que sepan las actividades que se deben de realizar
y el tiempo del que disponen para completarlas.
- Estos planes operativos pueden variar desde cronogramas simples
que identifiquen los eventos más importantes hasta los más
complejos que sean capaces de señalar con gran detalle qué va a
suceder en fechas determinadas
Los planes tácticos están diseñados a mediano plazo por cada área
funcional, por ejemplo, administración, contaduría, el área pedagógica
Este tipo es efectuado en el ámbito departamental, ya que consiste en
efectuar planes a corto plazo (un año o menos) hacia el futuro, suele
usarse para describir lo que la organización debe de hacer para tener éxito
PLANEACION TACTICA en ese tiempo.
- Esta planeación se define en cada uno de los elementos de la
empresa.

Esta técnica es utilizada para planear y llevar a cabo un control del tiempo
acerca de las actividades a desarrollar en un proyecto, asimismo, se
RUTA CRÍTICA determinan los costos que se esperan para cada una de ellas. En la ruta
crítica, solo se hace una estimación probable del tiempo para cada
actividad
Dará cuenta de cuáles serán los modos de uso de ese equipamiento,
designará responsables, objetivos de calidad y también un sistema de
evaluación que permita ponderar los avances con respecto a la
planificación estratégica inicial. Este plan se diseña a mediano y largo
NORMATIVA plazo y consiste en un conjunto de reglas que regulan el funcionamiento
interno de la institución escolar: jornadas extracurriculares, horarios,
vacaciones del personal no docente, uniformes, entre otros.
9. Importancia de la fase de planeación en la organización de eventos.

Esta debe ser una actividad planificada para un período de tiempo

determinado y en un espacio concreto, donde se crea un entorno de
socialización y que involucra a un conjunto de personas. Con este término de
“evento” se abarca un sinfín de modalidades de naturaleza diversa que van
desde una reunión, una jornada, un concierto, unas fiestas, una exposición de
arte, una conferencia o un congreso, un festival de música o de cine, hasta
una prueba deportiva.
Según se pueden distinguir tres etapas que son importantes para la
organización y ejecución de un evento para así no hallan falencias y salga tan
cual se desea.
Pre-Evento: se acuerda el objetivo de evento con la organizadora y propietaria
para plantear las estrategias, actividades, fines y así para analizar los
resultados esperados, el cronograma y el presupuesto disponible, de igual se
determinar todo de la mejor manera posible poniendo en práctica todas las
herramientas teniendo en cuenta ciertas técnicas de organización.
Diagramas: tiene la finalidad de hacer más simple el trabajo, mejorar los
procesos y evitar las demoras y los tiempos de ocio
Manuales: apoyan y fundamentan el funcionamiento de la organización pues
contienen información ordenada y sistematizada
Organigramas: facilita el proceso organizativo dentro de las organizaciones,
por ejemplo, incorporación de nuevas contrataciones, involucrar a empleados
remotos, indirectamente se aumenta la productividad de los empleados
Cuadro de distribución de actividades: representa el tiempo invertido en cada
actividad, el nivel de especialización, la distribución del trabajo, la
fragmentación del trabajo y la inequidad o equidad en las cargas de trabajo.
Tiempos y movimientos: evitar movimientos innecesarios, utilizar el mínimo
tiempo en la realización de una actividad, conservar los recursos y abaratar
costos, ofertar un producto confiable y de alta calidad
Muestreo de trabajo: lo importante es preguntarnos qué nivel de precisión y
confianza estadística se desea en los resultados. Para conseguirlos se debe
reflexionar cuántas observaciones se requieren hacer y en qué momento se
deben llevar a cabo.
 CONCLUSIONES

- Se llego a concluir de este trabajo investigativo que hay términos que

se relación a la recolección de información para poder llegar a planear
la publicidad de un evento.
-
- Se determina el significado de planeación, los tipos de planes que hay
y las diferentes técnicas que se pueden llegar a utilizar para realizar un
evento satisfactoriamente.

- También se puntualizan los diferentes comités que pueden llegar a ser

indispensables en la realización de un evento evidenciando sus
funciones y la importancia de cada uno de ellos.
 BIBLIOGRAFIA

- Carmen C. / Ruth R. El ABC en la organización de eventos. FC Editorial.

Madrid. 2014.
- Alicia R. Planeación y ejecución de eventos presenciales y en línea. Trillas.
2007.
- Brief creativo [En línea] [Consultado el 28 de octubre de 2022] Disponible en:
https://www.mindomo.com/es/mindmap/brief-publicitario-
a080b1bb22629fdfcf1b0c71a804019c
- Tipos de comités para un evento [En línea] [Consultado el 28 de octubre de
2022] Disponible en: https://prezi.com/muvbemc_ut58/tipos-de-comites-
para-la-organizacion-de-un-evento/