Tablas de Retención Documental

Unidad Temática 3
Valoración Documental
Taller 3

Programa Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística
INTRODUCCIÓN

Con el desarrollo del presente taller, se busca medir el grado de interiorización de la

metodología vista hasta la fecha relacionada con el proceso de elaboración del
instrumento archivístico Tablas de Retención Documental – TRD.

LINEAMIENTOS

El taller debe elaborarse sólo con la información suministrada en este documento.

El trabajo debe ser presentado con las normas mínimas, portada, introducción y
conclusiones generales.

Deben trabajar en los grupos de estudio que fueron conformados desde el inicio del
espacio académico.

Anexo encontrarán un archivo Excel con información editable para el desarrollo del
trabajo.

Plazo máximo de entrega: 17 de octubre de 2022.

NO SE ADMITEN TRABAJOS ENVIADOS POR FUERA DE LOS TIEMPOS

PREVIAMENTE ESTABLECIDOS EN EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

PUNTOS A DESARROLLAR:

1. Elaborar un cuadro de clasificación documental, a partir de la siguiente

información:

Codificación de Estructura Orgánica y Listado de Series y Subseries

Documentales, insumos necesarios para elaborar Cuadro de Clasificación
Documental – CCD.

Para el desarrollo de este punto deben utilizar el formato visto durante el desarrollo
de la Unidad 2 del Cuadro de Clasificación Documental.

Codificación Estructura Orgánica:

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

CODIFICACIÓN ESTRUCTURA ORGÁNICA
CÓDIGO DEPENDENCIA
100 DESPACHO DEL ALCALDE
102 OFICINA DE CONTROL INTERNO
110 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN
120 SECRETARÍA DE HACIENDA
 Listado de Series, Subseries y Oficina Productora
LISTADO DE SERIES - SUBSERIES DOCUMENTALES
CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE OFICINA PRODUCTORA
01 ACTAS 01 Actas de Comité de Auditoría Oficina de Control Interno
Actas de Comité de Coordinación de Control
ACTAS
01 02 Interno Oficina de Control Interno
ACTAS
01 03 Actas de Comité de Gobierno Digital Departamento Administrativo de Planeación
Actas de Comité Institucional de Gestión y
ACTAS
01 04 Desempeño Departamento Administrativo de Planeación
01 ACTAS 05 Actas de Comité de Proyectos Departamento Administrativo de Planeación
Actas de Seguimiento de los Sistema de Gestión
ACTAS
01 06 Integral Departamento Administrativo de Planeación
02 ACTOS ADMINISTRATIVOS 01 Decretos Despacho Alcalde
02 ACTOS ADMINISTRATIVOS 02 Resoluciones Despacho Alcalde
03 CONTRATOS 01 Contratos de Obra Departamento Administrativo de Planeación
03 CONTRATOS 02 Contratos Interadministrativos Departamento Administrativo de Planeación
04 CONVENIOS 01 Convenios Interadministrativos Departamento Administrativo de Planeación
DECLARACIONES Declaraciones de Gravamen a los Movimientos
05 TRIBUTARIAS 01 Financieros Secretaría de Hacienda
DECLARACIONES
05 TRIBUTARIAS 02 Declaraciones de Impuesto sobre las Ventas IVA Secretaría de Hacienda
DECLARACIONES
05 TRIBUTARIAS 03 Declaraciones de Renta y Complementarios Secretaría de Hacienda
06 ESTUDIOS 01 Estudios de Factibilidad Técnica Departamento Administrativo de Planeación
06 ESTUDIOS 02 Estudios Técnicos Departamento Administrativo de Planeación
07 INFORMES 01 Informes a Entes de Control Oficina de Control Interno
07 INFORMES 02 Informes Conciliaciones Bancarias Secretaría de Hacienda
07 INFORMES 03 Informes de Auditoría Oficina de Control Interno
07 INFORMES 04 Informes de Calidad Departamento Administrativo de Planeación
07 INFORMES 05 Informes de Ejecución Presupuestal Secretaría de Hacienda
07 INFORMES 06 Informes de Gestión de Indicadores Departamento Administrativo de Planeación
07 INFORMES 07 Informe de Gestión Institucional Despacho Alcalde
07 INFORMES 08 Informes Estadísticos Departamento Administrativo de Planeación
07 INFORMES 09 Informes Estados Financieros Secretaría de Hacienda
07 INFORMES 10 Informes Presupuestales Secretaría de Hacienda
LIBROS CONTABLES
08 AUXILIARES Secretaría de Hacienda
LIBROS DE CONTABILIDAD
09 PRESUPUESTAL 01 Libro de legalización del gasto Secretaría de Hacienda
10 LICENCIAS URBANÍSTICAS Departamento Administrativo de Planeación
11 MANUALES 01 Manual de Ética y Buen Gobierno Oficina de Control Interno
11 MANUALES 02 Manual de Procesos y Procedimientos Departamento Administrativo de Planeación
12 PLANES 01 Plan Anual de Presupuesto Secretaría de Hacienda
12 PLANES 02 Plan de Ordenamiento Territorial Departamento Administrativo de Planeación
12 PLANES 03 Plan Estratégico de Tecnología Departamento Administrativo de Planeación
12 PLANES 04 Plan Integral de Desarrollo Departamento Administrativo de Planeación
12 PLANES 05 Plan Operativo Anual de Inversión Departamento Administrativo de Planeación
13 PROGRAMAS 01 Programas Anuales Mensualizados de Caja - PAC Secretaría de Hacienda
13 PROGRAMAS 02 Programas de Inversión Departamento Administrativo de Planeación
14 PROYECTOS 01 Proyectos de Inversión Departamento Administrativo de Planeación

ENTREGABLE:

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL DEBIDAMENTE ELABORADO

2. Aplicar los conceptos de Valoración Documental, a las series y subseries

documentales.

Para el desarrollo de este punto se anexa un archivo en Excel con las mismas
características de la imagen que se relaciona a continuación, en el cual deberán
diligenciar las columnas de: Archivo de Gestión, Archivo Central y Disposición
Final.
 TALLER DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

Tiempos de Retención Disposición Final

CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE Procedimiento
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
DE CENTRAL

01 ACTAS 01 Acta s de Comi té de Audi toría

01 ACTAS 02 Acta s del Comi té de Convi venci a La bora l

01 ACTAS 03 Acta s de Comi té de Coordi na ci ón de Control Interno

01 ACTAS 04 Acta s de Comi té Ins ti tuci ona l de Ges ti ón y Des empeño

01 ACTAS 05 Acta s del Cons ejo de Gobi erno

02 ACTOS ADMINISTRATIVOS 01 Decretos

02 ACTOS ADMINISTRATIVOS 02 Res ol uci ones

03 CONTRATOS 01 Contra tos de Obra

03 CONTRATOS 02 Contra tos Intera dmi ni s tra ti vos

04 CUOTAS PARTES PENSIONALES 01 Cuota s Pa rtes Pens i ona l es por Cobra r

04 CUOTAS PARTES PENSIONALES 02 Cuota s Pa rtes Pens i ona l es por Pa ga r

05 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 01 Decl a ra ci ones de Impues to s obre l a s Venta s IVA

06 DERECHOS DE PETICIÓN

07 HISTORIAS LABORALES

08 INFORMES 01 Informes a Entes de Control

08 INFORMES 02 Informes Conci l i a ci ones Ba nca ri a s

08 INFORMES 03 Informes de Audi toría

Informe de Segui mi ento a l Model o Integra do de Pl a nea ci ón
08 INFORMES 04 y Ges ti ón - MIPG

08 INFORMES 05 Informes Es ta dos Fi na nci eros

08 INFORMES 06 Informes Pres upues ta l es

09 LIBROS CONTABLES AUXILIARES

10 LICENCIAS URBANÍSTICAS 01 Li cenci a s Urba nís ti ca s de Propi eda d Hori zonta l

10 LICENCIAS URBANÍSTICAS 02 Li cenci a s Urba nís ti ca s de Demol i ci ón Pa rci a l

10 LICENCIAS URBANÍSTICAS 03 Li cenci a s Urba nís ti ca s de Movi mi entos de Ti erra

10 LICENCIAS URBANÍSTICAS 04 Li cenci a s Urba nís ti ca s de Reforma es tructura l

11 MANUALES 02 Ma nua l de Proces os y Procedi mi entos

12 ORDENES DE COMPARENDO

13 PLANES 01 Pl a nes de Ges ti ón Integra l de Res i duos Pel i gros os

13 PLANES 03 Pl a n de Ordena mi ento Terri tori a l

14 PROGRAMAS 01 Progra ma Anua l Mens ua l i za do de Ca ja - PAC

14 PROGRAMAS 02 Progra ma s de Ayuda s Huma ni ta ri a s en Ges ti ón del Ri es go

14 PROGRAMAS 03 Progra ma de Ma nejo de Verti mi entos

14 PROGRAMAS 04 Progra ma de Ges ti ón Ambi enta l de Res i duos Sól i dos

14 PROGRAMAS 05 Progra ma de Mi nería

14 PROGRAMAS 06 Progra ma s de Segui mi ento de Ca l i da d del Agua

15 PROYECTOS 01 Proyectos de Certi fi ca ci ón Turís ti ca s

15 PROYECTOS 02 Proyectos de Medi ci ón de Ca rga Turís ti ca s

15 PROYECTOS 03 Proyectos de Rea cti va ci ón Económi ca

Para el logro de objetivos de este punto, deberán tener en cuenta todos los aspectos
vistos y referenciados en la Guía de la Unidad 3 y en el documento denominado
Desarrollo de Contenidos.

Recuerden, que este ejercicio académico debe ser elaborado con todo el rigor que
amerita el proceso de valoración documental, es decir, no deben utilizar frases cortas o
párrafos sin sentido, o repetir el mismo texto de la serie anterior al momento de redactar la
justificación en la columna de “PROCEDIMIENTO”; deben dedicar un espacio amplio, de
mucho análisis, y claridad aplicando los conceptos vistos en la Unidad 3.

ENTREGABLE: CUADRO DE VALORACIÓN DOCUMENTAL DEBIDAMENTE

DILIGENCIADO.