Facultad Ciencias Sociales

Vivian Clavel Díaz

Máster Universitario en Dirección y Organización de
Proyectos
Cierre de Proyecto: económico temporal y de alcance.
Cierre de Adquisiciones ––
Unidad 2

Unidad 2
El cierre de fase, alcance, plazos y calidad.

Revisión Aprobación
Nombre y apellidos
Cargo

Contexto 3
Introducción general al Máster 3
Contexto de la Dirección de Proyectos 3
Introducción general a la Asignatura 7
Introducción general a la Unidad 2 - El cierre de fase, alcance, plazos y calidad. 10

El proceso de cierre y las fases de proyecto 11

Alcance del proyecto- Aceptación de entregables 13

Tiempo – los plazos del proyecto 14

Cumplimiento de los parámetros de Calidad 16

Calidad en el proyecto 16
Calidad en el Producto 18

Conceptos clave de la Unidad Didáctica 20

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [2] 2022

Contexto

Introducción general al Máster

Contexto de la Dirección de Proyectos

Es una realidad que hay una tendencia cada vez mayor hacia la práctica en la Dirección de Proyectos
a nivel mundial, no solo en áreas donde históricamente se han desarrollado proyectos si no que las
organizaciones adoptan de forma global esta práctica dentro de sus procesos corporativos en todos
los ámbitos lo que implica que se incorporen nuevas áreas de la organización que eran ajenas a este
tipo de gestión.

En junio de 2022 hay más de 2.000 demandas bajo el epígrafe

Director de Proyectos en España. La misma búsqueda a nivel
mundial arroja resultados muy próximos a los 200.000. (Fuente
LinkedIn).
En el ámbito profesional, el informe de PMI “Job Growth and Talent Gap in Project Management
2017” indica que la demanda de empleos en dirección de proyectos seguirá creciendo hasta 2027 a
nivel mundial, como resumen se espera un crecimiento de un 33% de forma general. Se puede
observar en la imagen adjunta:

Ilustración 1 - Evolución demanda Directores de Proyecto entre 2017 y 2027, según El informe de PMI “Job Growth and
Talent Gap in Project Management 2017” 1

1
Anderson Economic Group (AEG) y PMI analizaron oportunidades de empleo orientadas a proyectos en 11
países de los cinco continentes que representan potencias económicas desarrolladas y/o en crecimiento.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [3] 2022

Esto implica que será necesario cubrir aproximadamente 2,2
millones de profesionales en dirección de proyectos cada año
hasta 2027.

La globalización, la internacionalización de proyectos, la incorporación de filosofía “agile”, la

deslocalización de los equipos de trabajo y la propia pandemia COVID 19 ha supuesto la aparición de
nuevos retos dentro de esta práctica que obligan a la definición de nuevas pautas de trabajo que
deben ser adoptadas y definidas tanto por las áreas históricas como por áreas nuevas donde no
existe ni cultura ni experiencia en Dirección de Proyectos.

Dentro de este contexto, la “Dirección y Organización de Proyectos” ha sido reconocida como un

estándar que permite contar con una metodología y vocabulario común entre los participantes
de un proyecto, independientemente de su cultura, su idioma o ubicación geográfica, lo que facilita la
consecución de los objetivos empresariales minimizando los riesgos que esta situación implica.
Además, esta práctica facilita el establecimiento de los roles, procesos, técnicas y herramientas para
alcanzar el objetivo que persiguen los proyectos.

Decimos “una metodología”, no “la metodología”. Y es así, porque hay diversas metodologías de
Dirección de Proyectos. Algunas incluso tienen un carácter “geográfico” desde el punto de vista que
son mayoritarias en su origen y utilización a zonas concretas del mundo. Por otra parte, hay quien
huye del término metodología para hablar de “conjunto de buenas prácticas”. A nuestros efectos,
da igual. Es una forma de hacer. De hecho, hay incluso “grupos de forma de hacer” relacionados con
los ciclos de vida de los proyectos. Todo esto se trabajará de forma detallada a lo largo de este
Master.

En este contexto, el “Máster Universitario en Dirección y Organización de Proyectos” proporcionará al

alumno/a una serie de herramientas que le permitirán dirigir un proyecto con éxito independiente del
ámbito en el que se desarrolle. Busca además unificar la práctica de Dirección de Proyectos con
la necesidad de desempeñarlo en un entorno cada vez más global, y que permita adaptarlo a las
necesidades de la estrategia corporativa, alcanzando sus metas y objetivos. La Dirección de
Proyectos está relacionada con la estrategia corporativa, en tanto en cuanto, es el mecanismo que
permitirá hacer realidad esta estrategia colaborando en la orientación de los esfuerzos hacia un fin
único y común.

La industria española es sensible a esta necesidad global. El grado de satisfacción con la dirección de
proyectos en las empresas españolas es notable, así como los factores de éxito que aplican al
cumplimiento de objetivos empresariales trabajando bajo el paradigma de dirección de proyectos,
según el informe del PMI “Project Management en España de 2021”.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [4] 2022

Ilustración 2 – Grado de satisfacción con
la dirección de proyectos , Fuente “Project
Management en España de 2021".

Ilustración 3 – Factores de éxito en la

consecución de objetivos empresariales
relacionados con proyectos, Fuente
“Project Management en España de 2021".

Dentro de esta nueva realidad organizativa, se puede pensar en los proyectos como esos ladrillos que
permiten ir construyendo paso a paso los planes estratégicos por lo que este enfoque justifica la
complementariedad, armonía y retroalimentación entre los proyectos y la organización empresarial y
su estrategia.

Después de lo expuesto, parece lógico pensar que la dirección de proyectos debería ser considerada
como una profesión. Durante varios años, la idea de “profesionalizar” esta actividad ha estado
presente en los que trabajan en esta disciplina, sin embargo, salvo en la cultura norte americana que
está bastante extendido en el resto del mundo apenas se ha avanzado en ese sentido pues se ‘llega
a la dirección de proyectos en un % muy alto de las veces desde la parte técnica” lo que ha
complicado históricamente esa “profesionalización” tan necesaria.

La consideración del director de proyecto en una línea profesional individualizada como se realiza
con los ingenieros, los contadores, los notarios, los abogados, etc, parece una ambición coherente
con la importancia de su actividad en un mundo en el que nos hemos dado cuenta ya hace tiempo de
que todo lo nuevo que emprendemos con un coste y plazo limitados, es un proyecto, y debe ser
gestionado por un profesional de ese ámbito.

También es cierto que con el reconocimiento profesional (una posible “colegiación”) también llega la
responsabilidad y la puesta sobre la mesa de las capacidades y competencias necesarias de un
Project Manager (PM, a partir de ahora), que no son pocas como veremos a lo largo del presente
Máster. En todo caso, nos conformaremos, por ahora, con la existencia de distintas certificaciones
internacionales que reconocen esta labor y que favorecen la inclusión laboral de aquellos alumnos/as
que con menos experiencia pueden acceder a puestos de responsabilidad a través de estas
certificaciones que se ofrecen como formación adicional dentro de este máster.

Saber manejar las fases y el ciclo de vida de un proyecto es importante para el PM, pero no hay que
olvidar que los proyectos están formados por personas y todo PM que se precie debe contar con
habilidades específicas que permitan una gestión adecuada de las personas que conforman su
equipo de trabajo, negociar las distintas situaciones que se le van a presentar a lo largo del proyecto
con los demás stakeholders de éste y resolver los problemas que, con toda seguridad, van a dar la
cara durante dicho periodo.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [5] 2022

Introducción general a la Asignatura
La asignatura de Cierre de Proyecto: económico temporal y de alcance. Cierre de Adquisiciones se
encuentra enmarcada dentro de la materia de Ciclo de Vida de Dirección del Proyecto. Es la última de
las asignaturas encuadradas dentro que esta materia que te permitirá como futuro PM – Project
Manager abordar uno de los procesos que si bien es sencillo de definir es uno de los más complejos
de ejecutar más debido a las implicaciones legales y organizativas que supone el cierre del proyecto.

Para alcanzar los objetivos planteados para esta asignatura dentro del máster se trabajarán 8, ocho
unidades didácticas cuyo contenido se resume a continuación:

Unidad 1 –El cierre de proyecto, enfoque y proceso de aceptación.

Analizar el proceso del cierre de proyecto, a través de sus objetivos, determinando su importancia
dentro del proceso de gestión de proyectos. Entender los diferentes tipos de cierre que pueden
afectar a un proyecto y distinguir los aspectos relevantes a tener en cuenta dentro de dicho
proceso

Determinar un enfoque estratégico concreto y claro en las fases iniciales del proyecto (Iniciación y
Planificación del Proyecto), así como entender la relevancia del proceso de aceptación y las
diversas maneras en las que se puede ejecutar. También se examinarán, los distintos aspectos a
tener en cuenta y que deben ser trabajados de forma específica por el PM – Project Manager.

Unidad 2 – El cierre de fase, alcance, plazos y calidad.

En esta Unidad se tratará en primera instancia el concepto de cierre de fase y la importancia de

identificar de forma correcta, desde el proceso de planificación, las fases del proyecto
orientándolas a la posibilidad de cierres parciales.

A continuación, se profundizará en el subproceso de cierre de los entregables que conforman el

cierre del alcance. La definición de estos entregables constituirá el punto de partida del proceso
de cierre. Siempre desde la perspectiva de la ejecución del proceso y no desde el punto de vista
de la definición que comienza mucho antes.

El concepto de cierre de plazos será el siguiente punto para trabajar dentro de esta unidad para
terminar con los procesos de calidad. Distinguiendo en todo momento dos perspectivas: la calidad
del producto, cuya responsabilidad recae dentro del proyecto y la calidad del proceso que es
responsabilidad de la organización.

Unidad 3 –Interesados y el proceso de cierre

La gestión de interesados debe cuidarse y realizarse a lo largo de todo el proyecto, y con especial
atención durante el proceso de cierre.

Se tomará como referencia el concepto de Interesado con un rol formal – informal, así como el de
Interesado interno - externo al proyecto. La gestión del PM – Project manager varía en función de
esta clasificación y las limitaciones a las que se enfrenta son muy heterogéneas y marca la
gestión que se puede realizar.

A lo largo de esta Unidad se exponen una serie de recomendaciones a tener en cuenta al

gestionar el proceso de cierre, con el objetivo de que el futuro PM – Project Manager para analice
el proyecto y busque la mejor opción que se adapte al contexto del proyecto y de la organización.

Unidad 4 – Cierre de Adquisiciones

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [6] 2022

 La gran mayoría de los proyectos contemplan algún tipo de adquisición, bien sea de recursos
materiales, a través de compra directa o de otros mecanismos (renting, leasing, suscripción) o de
recursos humanos en diversas modalidades (subcontratación, externalización/outsourcing). Es de
suma importancia que el PM-Proyect Manager distinga claramente entender los conceptos para
enfocar correctamente el proceso de cierre.

Un paso central dentro del proceso de adquisiciones es la gestión o administración de la

licitación. En este punto es fundamental que el PM-Project Manager entienda cómo funciona este
proceso lo que le permitirá determina como aproximar el proceso de cierre e identificar los
aspectos donde debe poner especial atención para determinar los parámetros que faciliten el
cierre.

Por último, se expone de forma básica el proceso administrativo de cierre de contratos, teniendo
en cuenta que una adquisición es la formalización de un acuerdo entre las partes, este proceso
tiene en cuenta la aplicación de todos los procedimientos y consideraciones desarrolladas a lo
largo de toda la unidad. Siempre desde la perspectiva del cliente y no del proveedor.

Unidad 5 – Cierre Económico – Financiero

El cierre económico - financiero de un proyecto constituye la conclusión de un trabajo realizado

correctamente. Lo complicado que pueda llegar a ser este proceso dependerá en gran medida
del trabajo que se haya hecho a este respecto durante las etapas de planificación y seguimiento
del proyecto.

Para abordar adecuadamente este proceso es necesario comprender una serie de conceptos que
se han tratado en el primer capítulo, el nivel de responsabilidad del PM - Project Manager y que
se entiende por cierre financiero y finalmente por cierre económico que muchas veces se usan
como sinónimos, pero se verá que son dos conceptos diferentes.

El PM-Project Manager debe tener en cuenta la gestión de la garantía y del proceso de

facturación, es decir, asegurar los cobros y aceptar los pagos a los proveedores. Al igual que con
otros aspectos del cierre el PM-Project Manager debe considerar el impacto de esta gestión en
los flujos de caja del proyecto y el Business Case de este. Estos puntos serán tratados con
suficiente detalle en los capítulos 2 y 3.

Unidad 6 – Lecciones Aprendidas y Cierre Administrativo

El enfoque de lecciones aprendidas, basado en la adquisición y transferencia de experiencias e

ideas de mejora, es uno de los elementos de una gestión eficiente de proyectos.

Su principal objetivo es generar una base de conocimiento con la finalidad de evitar se cometan
los mismos errores, lo cual facilita el proceso de mejora continua dentro de la organización en
general y del proyecto en particular.

Primeramente, hay que entender la importancia de este proceso, las razones por las cuales se
descuida y analizar buenas prácticas a la hora de enfocar el proceso dentro del proyecto, de tal
forma que se pueda facilitar su implantación como parte de la Gestión de Proyectos dentro de la
organización.

El cierre administrativo del proyecto es el subproceso que se ejecuta en el momento que se está
finalizando el proyecto. En muchos casos se relaciona con el proceso de cierre de proyectos o
con el cierre de contratos. Esto es una aproximación errónea ya que el cierre administrativo es
una actividad más dentro del proceso de cierre relacionada, como su nombre indica con temas
administrativos.

El PM-Project Manager deberá ser consciente de no hay un procedimiento de cierre

administrativo único pues depende de los propios procesos y procedimientos de la organización

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [7] 2022

 en la que ejecuta el proyecto. No obstante, hay una serie de consideraciones que se deben tener
en cuenta en el momento de planificar esta actividad, por ejemplo, conocer los procedimientos de
gestión o de calidad interna de la organización.

Unidad 7 – Agile

A simple vista puede parecerle al PM-Project Manager que la gestión ágil de proyectos está
mucho más interesada en la ejecución que en cerrar un proyecto. Desde este enfoque, las
metodologías ágiles difieren poco de los procesos de gestión de proyectos tradicionales y
establecidos en la forma en que finalmente cierran un proyecto.

Sin embargo, Agile en sí no es una metodología formal de gestión de proyectos. Es un enfoque

para la entrega de proyectos. El objetivo de esta unidad es profundizar en los aspectos de este
enfoque que están embebidos dentro del proceso de Cierre de Proyectos y que permiten alinearlo
con algunos de los principios del manifiesto Agile2.

“Nuestra mayor prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de software
con valor”

“El software funcionando es la medida principal de progreso”

Unidad 8 – Buenas prácticas cerrando un proyecto

En la última Unidad de la asignatura se le proponen al PM – Project Manager un conjunto de

mejores prácticas que puede aplicar en sus proyectos en relación con el Proceso de Cierre.

Lo primero es la introducción de la importancia del proceso de cierre dentro de la dirección de

proyectos, ya que para realizar de forma adecuada el cierre y poner del debido foco es relevante
que el PM-Project Manager entienda la importancia que tiene.

Se exponen buenas prácticas desde diferentes perspectivas, planificación, gestión documental,

lecciones aprendidas, etc. Esto proporcionará herramientas que mitiguen el impacto negativo que
una mala gestión del proceso pueda tener.

En este aspecto el grado de madurez digital de la organización es lo que determinará lo sencillo o

complicado que puede ser el cierre administrativo para el PM-Project Manager, por esta razón,
también se exponen buenas prácticas en función de las características de una empresa que
ayudarán al futuro PM-Project Manager a entender la mejor forma de acometer este proces.

2
Principios del Manifiesto Ágil https://agilemanifesto.org/iso/es/principles.html

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [8] 2022

Introducción general a la Unidad 2 - El cierre de fase, alcance, plazos y
calidad.
En esta unidad analizaremos con más detalle cómo conseguir la aceptación de los entregables de
proyecto. Antes que nada, se reflexionará sobre el impacto en el cierre del proyecto de la
descomposición este en diferentes fases y los principales aspectos a tener en cuenta.

En el cierre de alcance se pondrá foco en aquellos aspectos que permitan al PM- Project Manager
asegurarse de que el proyecto entregará lo acordado. Durante la planificación y el seguimiento el
PM- Project Manager ha monitorizado la funcionalidad y la calidad de los entregables. Desde el
contexto del cierre de proyecto el PM- Project Manager debe evitar sorpresas de último minuto.
También se profundizará en la importancia de establecer los criterios de aceptación al inicio del
proyecto de tal forma que en el cierre del proyecto se asegure el consenso de que el proyecto a
cumplido con estos criterios y se obtenga la aceptación de este formalmente.

El objetivo del analizar el tiempo dentro del proceso de cierre es asegurarse que los plazos
comprometidos se han cumplido.

Por último, se analizarán las diferencias entre la calidad del proyecto y la calidad del producto desde
la perspectiva del proceso de cierre de proyecto.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [9] 2022

El proceso de cierre y las fases de proyecto
Es en la etapa de definición de proyecto cuando el comité de dirección de proyecto en conjunto con el
PM-Project Manager toma una de las decisiones más importantes que marcarán el desarrollo del
proyecto, y que tiene que ver con el esquema de organización del proyecto. Es decir, si se va a
generar un programa con diferentes proyectos o se descompondrá un solo proyecto en fases para
cumplir los objetivos marcados.

Como habréis estudiado en asignaturas anteriores cada fase del proyecto por lo general termina con
un entregarle que habilita a no a continuar con la siguiente fase. La ejecución del as fases puede
estar interrelacionada de forma secuencial, solapada o en paralelo, o de forma iterativa y por tanto
hay que tener en cuenta diferentes consideraciones de cara al cierre del proyecto 3. De forma gráfica
quedaría representado como sigue:

Figura 2 - Las fases del proyecto, (Fuente, Elaboración Propia)

En este ejemplo el proyecto consta de 6 fases y cada una de ellas tiene una identidad propia, es
decir, cuenta con sus propios plazos, procesos de calidad y entregables. Desde el punto de vista del
proceso de cierre habrá que tener consideraciones específicas.

En el contexto del proceso de cierre las fases de un proyecto

deben considerarse como un proyecto en sí mismo
El concepto de cierre parcial está relacionado con el cierre de cada una de las fases. Esto quiere
decir que el cliente va realizando la aceptación del proyecto por etapas, cuando se alcanza el final del
proyecto y hay que hacer el cierre formal o definitivo ya se ha obtenido parte de la aceptación de los
entregables lo que simplifica el proceso de cierre.

La aceptación del proyecto depende en gran parte de la

3
Cuando en la fase de iniciación se determina que se crea un programa con diferentes proyectos entonces la unidad de trabajo
es uno de los proyectos, no el programa.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [10] 2022

realización de una buena descomposición del proyecto en
fases en la etapa de planificación.
A la hora de enfocar el proceso de cierre, particularmente para grandes proyectos, cada una de las
fases debe tratarse como si fuera un proyecto, esto quiere decir que haya que analizar cuales de los
cinco grupos de procesos del ciclo de vida del proyecto (iniciación, planificación, ejecución,
seguimiento y cierre) se repiten en cada una de ellas. En el caso del proceso de cierre esto significa
que se aplican todos y cada uno de los puntos tratados en la documentación de referencia de la
asignatura.

Es habitual que las fases se definan de tal forma que agrupen actividades del mismo tipo, y que en
función de la industria tengan terminología similar, requieran perfiles semejantes, o se desarrollen
para un entregable final y si su envergadura fuese mayor se considerarían proyectos.

Podemos sintetizar las consideraciones para realizar el cierre de una fase del proyecto de la siguiente
forma:
 Establecer la estrategia de cierre de la fase, así como la definición del procedimiento de
aceptación.
 Analizar en enfoque de cierre para cada uno de los Interesados específicos de la fase.
 Identificar desde el momento de licitación de la adquisición como se va a enfocar el proceso de
cierre4.
 Planificar el cierre económico financiero de la fase y si aplica iniciar el proceso de garantía.
 Articular mecanismos que permitan la generación de lecciones aprendidas. Es recomendable que
el equipo de proyecto se haga preguntas del tipo ¿Qué podemos mejorar en las siguientes fases?
Y articule los procedimientos que permitan implementar dichas mejoras.
 Realizar un cierre administrativo de la fase. Esto dependerá de los procesos de la organización se
hace necesario hacer un cierre administrativo de la fase.
 Son de aplicación las buenas prácticas determinadas en el último capítulo para el cierre del
proyecto.

EJERCICIO 1: Reflexiona en el cierre

de una fase del proyecto e identifica un
par de características que diferencien
este proceso del proceso general de
cierre del proyecto.

Ilustración 4 - Pensando, (Fuente, pxhere)

4
Es aconsejable que una adquisición cuente con una fase propia dentro del proyecto que facilite tanto el proceso como el
control del proveedor.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [11] 2022

Alcance del proyecto- Aceptación de entregables

El objetivo de un proyecto es entregar “algo” al final de este

Una actividad prioritaria en las etapas de iniciación y
planificación del proyecto es definir los entregables que
son parte del alcance del mismo, Por esta razón, se
puede considerar que este es justamente el punto de
arranque del proceso de cierre puesto que esta decisión
determina muchos de las actividades que arrancan de
forma posterior, por ejemplo, la elección de las fases que
se van a definir para el proyecto.

Ilustración 5 - Arrancando con el cierre, (Fuente, PixaBay)

Solo al transferir estos entregables a su destinatario previsto, un proyecto puede fluir de una tarea a la
siguiente.

El proceso de aceptación del proyecto no es otra cosa que

conseguir la aprobación los entregables del proyecto.
Los entregables se determinan de forma diferente en función del tipo de industria en la que se esté
ejecutando el proyecto o de la naturaleza del servicio. No obstante, los entregables son siempre
productos tangibles acordados entre el cliente y el PM- Project Manager, y como tales se les asocian
características o cualidades concretas. Estas características constituyen los criterios de aceptación
que permitirán definir las condiciones bajo las que se puede afirmar que se ha completado el
entregable.

Una vez determinados los entregables habrá que definir el procedimiento de aceptación, en este caso
la forma de aceptarlos que es la forma de ‘cerrar el alcance’ del proyecto. Habiendo muchas formas
en el caso que exista un contrato entre las partes deberá ser un proceso formal.

El alcance del proyecto se cierra aceptando los entregables.

Para obtener la aceptación formal de los entregables lo ideal es identificar a los interesados
relevantes y convocar una reunión especifica de aceptación donde se revise entre las partes los
acuerdos alcanzados durante las etapas previas del proyecto y el cumplimiento de estos acuerdos
con el ‘producto entregado’. El resultado de la reunión es la firma de un acta de aprobación puede
tratar de firmarse en ‘caliente’, que no siempre resulta, normalmente se firma después de la reunión,
aunque la práctica más habitual es elaborar un acta que refleje todo lo que hable durante la reunión y
que suponga la aceptación del /los entregables por omisión 5.

Este proceso de aceptación de los entregables se deberá realizar tantas veces como entregables se

5
Significa que se establece un tiempo prudencial para alegaciones pasado el cual las partes aprueban los contenidos del
documento. Este tiempo suele ser de 2 semanas.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [12] 2022

hayan definido para el producto final del proyecto. Puede coincidir con el cierre de una fase, o al final
del proyecto con la entrega final. Cada una de estas aceptaciones forman parte de la aceptación final.

La aceptación del proyecto debe hacerse paso a paso, no es

recomendable dejarlo para el final del proyecto, jugar la baza a
una única aceptación final.

Una vez que se ha conseguido la aceptación del proyecto así sea de manera informal se considera
una excelente práctica mantener una reunión entre el Comité de Dirección del proyecto donde se
realice un repaso de todo lo acaecido durante el proyecto, y que también servirá de punto de
encuentro para la identificación de lecciones aprendidas

En esta reunión se puede utilizar

como agenda la revisión de todos
los entregables al igual que en las
reuniones de aceptación
individuales se elaborará un acta
que sellará de manera formal el
acuerdo entre todos los interesados
y que en función del tipo de
proyecto podría suponer el inicio del
proceso de garantía del proyecto.

En este momento también será

posible lanzar, si aplica, el resto de
los procesos de cierre que no se
hayan iniciado, como por ejemplo el
cierre administrativo.

Ilustración 6 -
Reunión Final

Tiempo – los plazos del proyecto

No existe un proceso de cierre de plazos como tal, sin embargo, el tiempo es una de las variables que
determinan la calidad del proyecto, es decir, del triángulo de hierro de la gestión de proyectos.

Durante la ejecución del proyecto el trabajo del PM-

Project Manager consisten en mantener un equilibrio
entre los tres puntos del triángulo de tal forma que se
consiga la mayor calidad posible manteniéndose
dentro del presupuesto y dentro del plazo acordado al
inicio del proyecto y cumpliendo con las
especificaciones de éste.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [13] 2022

 Ilustración 7 – Triángulo de hierro de la Gestión de Proyectos, (Fuente,
elaboración propia)

En este contexto, realmente los plazos del proyecto no se cierran, se acuerdan al principio del
proyecto y forman parte de los compromisos que debe cumplir el proyecto para cumplir con las
expectativas del cliente y por tanto forman parte de los objetivos del PM – Project Manager.

Se puede decir que el tiempo en el proyecto es un cúmulo de plazos y esos plazos proceden del
tiempo necesario para la ejecución de cada una de las actividades que se determinan para la
obtención del los entregables del proyecto. Esto significa que el plazo del proyecto es la suma de la
duración de las actividades en lo que se denomina ruta crítica.

El cierre de los plazos del proyecto se determina a través de la

finalización de las actividades del proyecto y la finalización de
las actividades del proyecto determinan la terminación de los
entregables que a su vez determinan la finalización del
proyecto.

En el cierre del proyecto, hay que tener en cuenta

muchos factores o variables todas ellas
interrelacionadas entre sí. Gestionar el equilibrio es
un peldaño en ese camino hacia el proceso de
aceptación, el tiempo en este caso plazo, es un
paso más.

Ilustración 8 - Andando el camino de la aceptación, (Fuente, Pixabay)

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [14] 2022

Cumplimiento de los parámetros de Calidad
Para finalizar un proyecto con éxito, el triángulo de hierro de la gestión de proyectos nos muestra que
no es suficiente completar el proyecto en tiempo y costo. El PM-Project Manager debe asegurarse
que se ha desarrollado el producto adecuado a las necesidades de los interesados.

En este contexto la calidad significa asegurarse de que se

entrega los que se ha acordado y se realiza de la forma más
eficiente posible. Esto significa tratar de cometer el menor
número de errores posible.
Al igual que con el alcance, el coste y el tiempo, el PM- Project Manager gestiona la calidad del
proyecto definiendo objetivos y midiéndolos. Es por ello por lo que el PM-Project Manager debe
entender los niveles de calidad que los interesados consideran que es aceptable y asegurarse que las
dos dimensiones de calidad del proyecto como del “producto entregado” consiguen esos niveles.

Calidad en el proyecto

En el primer caso, la calidad en el ámbito de los proyectos ha ido evolucionando con el paso del
tiempo, por tanto, los parámetros de calidad difieren de una organización a otra y de un proyecto a
otro. Lo primero que hay que hacer es definir el concepto de calidad dentro del ámbito de los
proyectos para que todos los miembros del equipo entiendan lo mismo, y establecer los
procedimientos para que se cumplan con las políticas de calidad de la organización y cualquier
regulación relacionada que aplique al proyecto.

El incumplimiento de los parámetros de calidad dentro del

proyecto del tipo que fueren tendrá consecuencias negativas
para el equipo, los interesados y para los objetivos del
proyecto.
De forma concreta pueden tener un impacto directo en:
 Desgaste en el equipo, horas extras de trabajo.
 Retrabajo, tener que reprocesar.
 Errores, falta de calidad y que no se cumplan los objetivos ante rechazo del resultado.
 No detección de errores que aparecen en periodo de garantía.

Esta mala gestión se materializa dentro del proyecto en forma de riesgos que ponen en peligro el
cumplimiento de los objetivos marcados. Por ello es muy importante generar una cultura del uso y
cumplimiento de la calidad en el proyecto.

Para generar una cultura que favorezca la calidad es muy importante entender las ventajas que esta
ofrece la proyecto, al cliente, a los colaboradores, etc.:
 Satisfacción del cliente – entregando los productos bajo los requisitos definidos al principio del
proyecto.
 Reducción de costes – a través de la mejora continua – lecciones aprendidas. Esto lleva a la
organización - proyecto a la eficiencia operativa.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [15] 2022

 Favorece las relaciones entre las partes – los miembros del equipo, clientes, proveedores puesto
que minimiza la fricción.
 Aceptación legal – comprendiendo el impacto de los requisitos legales, reglamentaciones tanto en
el cliente como dentro de la propia organización.
 Optimización en la gestión de los riesgos – se consigue mejorar la trazabilidad de los productos
y servicios puesto que la consistencia es un fina alcanzar.
 Referencias demostrables - credenciales obtenidas de forma independiente que posiciona a
nuestra organización. producto como un referente.
 Posicionamiento de marca – favorece la obtención de nuevos clientes gracias a la certificación en
calidad.

La calidad en este contexto es un proceso continuo que

comienza y termina con el proyecto. Se trata más de prevenir y
evitar que de medir y arreglar resultados mala calidad. Es parte
de toda gestión de proyectos procesos desde el momento en
que se inicia el proyecto hasta los pasos finales en la fase de
cierre del proyecto.
Una vez establecida la importancia hay que determinar la entre las diferentes normativas del mercado
cual es la más conveniente para el proyecto entendiendo que el fin de la misma en este caso pasa
por la satisfacción del cliente que está totalmente relacionada con la aceptación de los entregables y
por ende el proceso de cierre del proyecto.

Las normativas de calidad que se pueden aplicar son muchas y dependen del mercado, producto, etc.
En la asignatura del Planificación I, habrás visto con detalle las diferentes normas y su importancia en
el plan de calidad. A modo de recordatorio y para contextualizar su relevancia en el cierre del
proyecto, algunas normas de aplicación son:

Ilustración 7 - ISO, (Fuente, Wikymedia)

 Organización Internacional de Normalización - ISO6 -. De las más conocidas y aplicadas.

 Enfoques propietarios como Deming, Juran, Crosby.
 Enfoques no propietarios:
 Gestión de la Calidad Total - TQM -.
 Six Sigma.
 Análisis de Modos de Fallo y Efectos.
6
https://www.iso.org/fr/home.html

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [16] 2022

  Opinión del Cliente – cuestionarios.
 Costo de la Calidad – COQ y
 Proceso de Mejora Continua.

En cada momento será el equipo de proyecto el que deba determinar la normativa que se ajuste al
contexto – necesidades del proyecto. Esta responsabilidad recae sobre el PM – Project Manager, que
será quien deba determinar cómo se asegura el cumplimiento.

Cabe mencionar que en este caso la responsabilidad de ejecución recae dentro del proyecto, pero no
así su definición. En este caso y siempre desde la perspectiva del cierre se debe asegurar por parte
del PM – Project Manager:
 Se conocen todos los procedimientos internos de gestión, no solo por parte del PM – Project
Manager también por todo el equipo.
 Se toman medidas de gestión dentro del proyecto para su implementación.
 Se incorpora el departamento de calidad interno como un interesado en el proyecto.
 Se mantienen reuniones de cierre interno donde se haga repaso de todos los parámetros a cumplir
y se asegure que cumplen. Tratar de formalizar la aceptación para evitar inconformidades futuras
por cambios en el procedimiento.

Calidad en el Producto

Existen una gran cantidad de definiciones de Calidad y al igual que en el capítulo anterior no es el
objetivo de este capítulo analizar las diferentes definiciones que se pueden encontrar. Sin embargo
con el objetivo de poner contexto a los conceptos relevantes para el Cierre de Proyecto utilizaremos
la siguiente definición de calidad:

«Calidad es conformidad con los requerimientos. Los

requerimientos tienen que estar claramente establecidos para
que no haya malentendidos; las mediciones deben ser tomadas
continuamente para determinar conformidad con esos
requerimientos; la no conformidad detectada es una ausencia
de calidad».
Esta definición pone foco el en cliente y en las características del producto, es decir, se definen
características técnicas del producto que pueden ser de muchos tipos en función del producto se
definen parámetros sobre el resultado,

En el caso de la calidad sobre el producto la responsabilidad total recae dentro del proyecto, en
función de los parámetros de calidad tipo de calidad exigida:
 Si el cumplimiento de los parámetros de calidad recae dentro de los miembros del equipo, se
asegurará se cierran las actividades específicas relacionadas con el proceso de calidad,
certificando con documentación formal dicho cumplimiento.
 Si la calidad depende de un tercero externo a la organización, que debe certificar se asegurará el
cumplimiento de los plazos requeridos para la solicitud, estableciendo los mecanismos que
permitan hacer seguimiento al proceso. En el caso de contratación de un tercero se estaría

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [17] 2022

 hablando de una adquisición, por tanto, el cierre se circunscribe al cierre de un contrato. En este
caso también hay que asegurar que queda constancia formal de todos y cada uno de los pasos
para llegar al cumplimiento final.
 Si la certificación depende de un departamento dentro de la organización, pero externo al proyecto
se debe asegurar la incorporación de este departamento al proyecto como una interesado con un
nivel de seguimiento muy alto, por tanto, le aplicarán todos los procesos que se han definido para
este grupo. Desde una perspectiva de gestión es muy importante conocer todos los procedimientos
internos de la organización en relación con el departamento de calidad y sobre todo montar
mecanismos que permitan asegurar se cumplen los plazos.

En conclusión, si el PM- Project Manager sigue todas estas

directrices se asegurará que se cierra de forma adecuada los
procesos de calidad que el proyecto requiera.

EJERCICIO 2: En relación con el

proceso de cierre de la calidad del
proyecto y específicamente en la
calidad del producto determina de entre
las dimensiones que se pueden tener
en cuenta cual consideras que puede
requerir acciones específicas de cara al
cierre del proyecto.
Ilustración 8 - Pensando, (Fuente, pxhere)

Para ello determina un contexto básico del proyecto, pero

sobre todo define el alcance que permita entender las
características del producto y la importancia de la medida.
Justifica tu elección.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [18] 2022

Conceptos clave de la Unidad Didáctica
Al terminar con esta segunda Unidad Didáctica denominada El cierre de fase, alcance, plazos y
calidad deberás ser consciente de la importancia de determinar de forma correcta las fases que
conformarán el proyecto durante la planificación. Es fundamental tener en cuenta los entregables
comprometidos y el proceso de aceptación para poder incluir el concepto de cierre parcial de tal forma
que el PM-Project Manager pueda disminuir los riesgos de no aceptación durante el proceso de cierre
final del proyecto.

Hay que recordar que, un proyecto en esencia es una serie de entregables. Y así, tener
procedimientos para crearlos y confirmar que cumplen con las expectativas del cliente permite que un
proyecto fluya sin problemas hasta su finalización exitosa.

Se ha de entender también que la determinación de esos entregables que fijan el alcance supone el
punto de partida del proceso de cierre desde la perspectiva de la ejecución del proceso, no desde la
perspectiva de la definición que comienza mucho antes.

Los plazos en sí mismo no se ‘cierran’ pero al ser una parte fundamental en el equilibrio del triángulo
de hierro de la gestión de proyecto, determinan objetivos dentro del proyecto a cumplir, se puede
considerar que el cierre de los plazos viene determinado por la finalización de las actividades que
conforman el proyecto.

Por último, se debe entender los diferentes procesos de calidad a los que se enfrenta el PM – Project
Manager dentro del proyecto, el fin buscado con cada uno de ellos, así como las herramientas de las
que dispone para poder realizar el cierre de estos procesos de forma efectiva. Es muy importante en
este punto entender también la importancia de la calidad dentro de los procesos del proyecto puesto
que aseguran la satisfacción del cliente.

Dirección y organización de Proyectos – Cierre de Proyecto [19] 2022

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Video - https://youtu.be/HOvmxITz80Q

Cerrar el proyecto o Fase – PmBok 6 - https://youtu.be/REJMWYSqtN4

Curso MOOC Introducción Certificación PMP-PMI - Módulo 7. Cerrar el proyecto o una fase -
https://youtu.be/DiMyiqQ-SCc

Curso MOOC Introducción Certificación PMP-PMI - Módulo 7. Cerrar las adquisiciones –

https://youtu.be/pL6vw5uAeug

Project Management. The Open University of Hong Kong. © Adrienne Watt. This work is
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How to build relationships with Stakeholders By Erin Palmer. Sillicon Valley Project
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