Gestión de Proyectos BID- Banco Interamericano de Desarrollo

INTRODUCCION
Este manual fue elaborado con el propósito de apoyar el Curso de Gestión de Proyectos que se impartirá como parte del Programa de Entrenamiento para el mejoramiento en la gestión de los recursos que la Unidad de Evaluación del BID coordina. De acuerdo a los objetivos del programa tanto este manual como el curso de Gestión de Proyectos han sido preparados de manera que puedan ser útil a profesionales que participen en las diversas etapas del ciclo de vida de proyectos del área de Salud, Educación, Justicia y diversos sectores sociales. No obstante la pluralidad de los profesionales a capacitar, se presume que poseen éstos algunas nociones básicas de administración, teoría de sistemas y Marco Lógico (Logical Framework) para la formulación de proyectos. El contenido del curso de Gestión de Proyectos podría considerar, en su sentido más amplio, todas las etapas naturales en el ciclo de vida de un proyecto, comenzando entonces desde la formulación del proyecto, la cual es una etapa conceptual de definición de objetivos y estructuración de todos los aspectos relevantes de un proyecto, pasando por la planificación de la forma en como se ejecutará incluyendo la programación en detalle de las actividades necesarias para conseguir los objetivos del proyecto establecidos durante la formulación del mismo, siguiendo con la ejecución de este y terminando con el cierre o la etapa de puesta en marcha del proyecto. A las etapas anteriores debe agregarse naturalmente el monitoreo y control del proyecto. Este monitoreo y control puede entenderse de múltiples maneras, ya que puede realizarse un monitoreo y control a todas y cada una de las etapas por las que un proyecto debiera pasar y que ya han sido descritas, o enfocarse a una de ellas, como puede ser el control de la ejecución del mismo. Claramente, un control global e integral se hace necesario para establecer si el proyecto como tal cumple con los objetivos establecidos durante la etapa de formulación y se ejecutó según lo planeado, es decir, consumiendo los recursos en tiempo y costo de acuerdo a lo programado. El control de la ejecución, que se orienta a validar si los recursos que fueron asignados y programados, están adecuadamente siendo usados no es suficiente para saber si el proyecto está marchando bien o equivocadamente. No es improbable, que mismo que los recursos hayan sido adecuadamente asignados y programados

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para cumplir con las metas de costo y tiempo, los resultados del proyecto estén por debajo de lo esperado, significando entonces que tal vez fue la formulación del proyecto la equivocada. El programa general planteado por el BID aborda todas y cada una de las etapas de un ciclo de vida del proyecto, profundizando incluso en algunas actividades dentro de las etapas que por su naturaleza, pueden afectar con mayor intensidad el desarrollo del mismo. Es así, por ejemplo que, dentro del programa se considera abordar, con especial atención, los temas de adquisición y contratación, la cual constituye un actividad dentro de la etapa de ejecución de un proyecto. Las otras etapas de un proyecto son abordadas con el debido detalla en cursos especiales, por ejemplo la etapa de formulación de un proyecto es detalladamente trabajada en el curso de Marco Lógico, entregando así, para la etapa de planificación y programación los antecedentes que le permitan a esta cumplir con sus actividades. También el tema de Monitoreo y Evaluación es abordado en un curso especial que precisamente apunta al control global e integral de todas las etapas de un proyecto, menos la de ejecución. De esta manera, se ha dejado para el curso de Gestión de Proyectos, la tarea de presentar una visión global de las etapas en el ciclo de vida de un proyecto, profundizando en la etapa de planificación y programación de recursos como también enfocarse a la etapa de control orientada a la ejecución de lo programado. Así, este manual sólo pretende ser un texto guía, que muestra en su generalidad los tópicos que dicen relación con alguna de las etapas de un proyecto y no un libro para especialistas en el tema. Algunos de los temas tratados aquí se exponen de manera general, ya que como fue dicho anteriormente, existen módulos de otros cursos que profundizan en ellos. El objetivo de su inclusión es permitir al estudiante visualizar las relaciones entre los diferentes cursos que comprenden el Programa de Entrenamiento para países de los Grupos C y D que coordina la EVO-BID. En la Figura 1 se muestra la relación entre el curso de Gestión de Proyectos y algunos de los otros cursos que comprenden el Programa de Entrenamiento.

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Monitoreo Monitoreo y y Evaluación Evaluación

Gestión Gestión de de Proyectos Proyectos

Formulació Definición nición

Planificación y Program

Ejecución Ejecución

Marco Marco Lógico Lógico

Adquisiciones Adquisiciones

Figura 1 : Relación entre Cursos del Programa de Entrenamiento

La relación mostrada en la Figura 1 se sustenta en los contenidos y conceptos de cada curso. Así el curso de Marco Lógico desarrolla una herramienta (ML) para facilitar el proceso de conceptualización, diseño, ejecución, y evaluación de proyectos, entregando información al proceso de planificación y programación del proyecto. El curso de Evaluación y Monitoreo se entiende como un proceso integral que abarca conceptualmente desde la formulación de un proyecto hasta la ejecución del mismo. Este proceso comienza examinando los pasos destinados a asegurar que el proyecto responda a las problemáticas identificadas y tenga un propósito claramente definido, y luego considera los productos de evaluación de cada etapa del proyecto.

El curso de Adquisiciones provee las técnicas y herramientas para administrar los procesos de Adquisición de Materiales, Control de Existencias y Manejo de Inventarios, los que permiten mantener las actividades operativas de la Organización, satisfaciendo los requisitos Cuantitativos, Cualitativos, de Costo y de Oportunidad, según las normas del BID. Este manual ha sido estructurado en base a tres módulos. En el primer módulo se abordan aspectos introductorios de un curso normal de gestión de

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proyectos. Se entregan en este módulo conceptos generales que permiten uniformar lenguaje en relación al tema. También son abordados dos aspectos que dicen relación a la etapa de formulación de un proyecto, el tema de los recursos humanos y su adecuada administración para conseguir los objetivos formulados inicialmente para un proyecto, y lo que dice relación con la organización del proyecto, o de otro modo aspectos importantes a considerar en la hora de organizar el equipo de trabajo para un proyecto. En el módulo dos son presentadas las herramientas necesarias para realizar una adecuada

planificación del proyecto, en lo que dice relación con los diversos recursos involucrados. Una vez identificadas las actividades macros y los recursos necesarios para ejecutarlas, es necesario efectuar una programación más en detalle que permita secuenciar las actividades de un proyecto en el tiempo, asignar los recursos a las diversas actividades y costear el programa d ejecución del mismo. Finalmente, en el módulo tres son tratados algunos aspectos interesantes que dicen relación con la ejecución de un proyecto. Es así como son presentados los temas de adquisiciones, control y gestión de inventario y contrataciones. Como un anexo a este manual serán presentados algunos casos prácticos para que los alumnos y profesionales interesados puedan acompañar el curso. Nótese que estos casos han sido desarrollados utilizando una herramienta como Microsoft Project, la cual deberá ser introducida durante el desarrollo del curso propiamente tal. Damos las gracias a todos aquellos que han colaborado para que este texto introductorio al problema de Gestión de Proyectos sea hoy lo que es. En especial a los profesionales ingenieros civiles industriales Edmundo Moya, José Luis Agurto y Javier Saldívar, a mis alumnos Sandra Frugone y Rodrigo Fernández. También queremos agradecer los valiosos e inspiradores comentarios de quienes han sido los orientadores de esta iniciativa Dn. George Montalbán, coordinador de la EVO-BID y Dn. Tomás Facet. No podemos dejar de agradecer también a María Anfoso y Hillary Brown por su asistencia y dedicación fundamentales para

Gestión de Proyectos BID.Banco Interamericano de Desarrollo conseguir los objetivos planteados para el programa de entrenamiento de la EVO-BID. del cual este texto es uno de los frutos. .

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Tabla de Contenido

1. GESTIÓN DE PROYECTOS. 1.1 INTRODUCCIÓN : ¿QUÉ ES UN PROYECTO ? 1.2 TIPOS DE PROYECTOS 1.2.1 CLASIFICACIÓN DE PROYECTOS SEGÚN SUS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 1.2.2 PROYECTOS INDUSTRIALES DE INVERSIÓN DE CAPITAL 1.2.3 CLASIFICACIÓN DE PROYECTOS SEGÚN SUS RELACIONES DE DEPENDENCIA 1.2.4 PROYECTO V/S LAS OPERACIONES RUTINARIAS DE UNA EMPRESA 1.3 QUÉ SE ENTIENDE POR GESTIÓN DE PROYECTOS. 1.3.1 CARACTERÍSTICAS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS. 1.3.2 CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO 1.3.3 FORMULACIÓN DEL PROYECTO. 1.3.4 PLANIFICACIÓN 1.3.5 EJECUCIÓN. 1.3.5.1 Abastecimiento de equipos y materiales. 1.3.5.2 Construcción. 1.3.5.3 Puesta en Marcha 2. GESTIÓN INTEGRADA DE PROYECTOS (GIP). 2.1 FUNCIONALIDADES QUE COMPONEN LA GESTIÓN DE PROYECTOS 2.1.1 PLANIFICACIÓN 2.1.2 EJECUCIÓN 2.1.3 CONTROL 2.1.4 CIERRE 2.2 GESTIÓN INTEGRADA DEL PROYECTO 2.2.1 DESARROLLO DEL PLAN DEL PROYECTO 2.2.2 EJECUCIÓN DEL PLAN DEL PROYECTO 2.2.3 CONTROL DE CAMBIOS 2.3 ESTRUCTURA DE QUIEBRE JERÁRQUICO (WORK BREAKDOWN STRUCTURE) 3. 3. LA ORGANIZACIÓN 3.1 CARACTERÍSTICAS DE ORGANIZACIÓN FORMAL

1 1 1 1 2 5 5 6 7 7 9 10 12 12 14 14 17 18 19 22 22 23 24 24 26 27 29 37 37

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3.1.1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1.2 ORGANIZACIÓN Y PROYECTOS 3.1.3 ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES EN GESTIÓN DE PROYECTOS 3.1.3.1 Estructura Funcional 3.1.3.2 Estructura Divisional 3.1.3.3 Comparación entre Organización Funcional y por Proyectos. 3.1.3.4 Organización por Coordinación 3.1.3.5 Organización Matricial 3.1.3.6 Desventajas de la Organización matricial 3.1.3.7 Estructura Totalmente Orientada a Proyectos 3.1.3.8 Estructura Parcialmente Orientada a Proyectos 3.1.3.9 Distribución de Autoridad según Estructura 4. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS. 4.1 INTRODUCCIÓN. 4.2 ETAPAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS 4.2.1 INTRODUCCIÓN. 4.2.2 PLANIFICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN. 4.2.2.1 Definición. 4.2.2.2 El proyecto a desarrollar. 4.2.2.3 La Estructura Organizacional 4.2.3 HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN. 4.2.3.1 Referirse a manuales de procedimientos de la organización. 4.2.3.2 Por asociación 4.2.3.3 Teoría Organizacional. 4.2.4 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL. 4.2.4.1 Definición. 4.2.4.2 El reclutador 4.2.4.3 Reclutando al Staff ideal para su Proyecto. 4.2.4.3.1 Pruebas Escritas. 4.2.4.3.2 Simulación de Funciones. 4.2.4.3.3 Pruebas Sicológicas. 4.2.4.3.4 Preasignación. 4.2.4.3.5 Logro. 4.2.4.4 Consideraciones para el reclutamiento. 4.2.4.4.1 Cultura organizacional. 4.2.5 EL GERENTE DE PROYECTO

37 37 38 38 39 40 41 43 45 45 46 46 48 48 48 48 49 49 49 50 50 50 51 52 53 53 54 54 55 55 55 55 55 56 56 58

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4.2.5.1 Introducción 4.2.5.2 Situaciones que debe afrontar el Gerente de Proyectos. 4.2.5.3 Funciones que desempeña el Gerente. 4.2.5.3.1 Motivación. 4.2.5.3.1.1 Enfoque de McClelland [4] 4.2.5.3.1.2 Teoría de la Igualdad de Jane Pearson. [4] 4.2.5.3.1.3 Según Maslow. [1],[4]. 4.2.5.3.1.4 Según Douglas McGregor.[1],[4]. 4.2.5.3.1.4.1 Teoría X. 4.2.5.3.1.4.2 Teoría Y. 4.2.5.3.2 El Comunicador. 4.2.5.3.2.1 La comunicación como elemento motivador. 4.2.5.3.2.1.1 Redes formales. 4.2.5.3.2.1.2 Redes informales. 4.2.6 DESARROLLO DEL GRUPO RECLUTADO. 4.2.6.1 Definición. 4.2.6.2 Etapas del desarrollo de grupos. 4.2.6.3 Conflictos. 4.2.6.3.1 Conflicto funcional . 4.2.6.3.2 Conflicto disfuncional. 4.2.6.4 El proceso de conflicto. 4.2.6.4.1 Etapa I. Incompatibilidad. 4.2.6.4.1.1 Etapa II. Conocimiento, Personalización. 4.2.6.4.1.2 Etapa III. Las intenciones. 4.2.6.4.1.2.1 El competidor. 4.2.6.4.1.2.2 El colaborador. 4.2.6.4.1.2.3 El evasivo. 4.2.6.4.1.2.4 El complaciente. 4.2.6.4.2 Intensidad del conflicto. 4.2.6.4.3 La negociación. 4.2.6.4.3.1 Principios. 4.2.6.4.3.2 Negociación de Fisher .[2]. 4.2.6.4.4 Sugerencias Básicas para que el Gerente de Proyecto pueda manejar un Conflicto Grupal. 4.2.6.4.5 Necesidad de un líder en el grupo. 4.2.6.4.5.1 Poder. 4.2.6.4.5.1.1 Definición. 4.2.6.4.5.1.2 Las bases y fuentes del poder.

58 58 59 59 59 60 62 62 63 63 64 64 64 66 67 67 67 69 69 69 69 69 70 71 72 72 72 73 73 74 74 75 77 78 78 78 79

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4.2.6.4.5.1.2.1 Bases. 4.2.6.4.5.1.2.2 Fuentes. 4.2.6.4.6 Resultados logrados.

80 83 85

5. METODOLOGÍA PARA LA PLANIFICACIÓN Y CONTROL DEL TIEMPO EN PROYECTOS87 5.1 INTRODUCCIÓN 5.2 PROCESO DE DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES DE UN PROYECTO 5.3 PROCESO DE SECUENCIACIÓN DE ACTIVIDADES 5.4 ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES 5.5 MÉTODO DE LA RUTA CRÍTICA (CPM). 5.5.1 DETERMINACIÓN DE RUTAS CRÍTICAS 5.5.2 DEFINICIONES 5.6 CARTA GANTT 5.6.1 CARTA GANTT PARA DISTRIBUCIÓN DE ACTIVIDADES 5.6.2 CARTA GANTT PARA SEGUIR LA MARCHA DE ACTIVIDADES 5.6.3 CARTA GANTT PARA EL CONTROL DE LA CARGA DE TRABAJO 5.6.4 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CARTA GANTT 5.7 MÉTODO PERT (PROJECT EVALUATION AND REVISION TECHNIQUE) 5.8 MÉTODO DE BARRAS POR CAMINO CRÍTICO 5.9 MÉTODOS DE ASIGNACIÓN E INTERCAMBIABILIDAD DE RECURSOS 5.10 HISTOGRAMA DE ASIGNACIÓN DE RECURSOS 5.11 MÉTODO DE INTERCAMBIABILIDAD TIEMPO COSTO 6. METODOLOGÍAS PARA LA PLANIFICACIÓN Y CONTROL PRESUPUESTARIO 6.1 BASES PARA LA FORMULACIÓN DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO 6.2 PRESUPUESTACIÓN TOP-DOWN 6.3 PRESUPUESTACIÓN BOTTOM-UP 7. CONTRATOS 7.1 - PRINCIPIOS 7.2 - TIPOS DE CONTRATOS 7.3 - REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN 7.4 - PROCESO DE FORMULACIÓN DE CONTRATOS 7.4.1 PETICIÓN Y ASIGNACIÓN DE PROPUESTAS 7.4.2 - PROCESO DE CONTRATACIÓN 87 89 90 94 96 99 101 103 104 105 106 106 108 113 114 116 118 120 120 122 124 126 127 127 131 132 133 134

2.2.1. 9.1.2. 8.2.1 Proceso de Adquisición de Equipos 9.2.4 Emisión de Ordenes de Compra 9.2 Análisis de Tendencia 8.TEORÍA 8.CANALES DE COMUNICACIÓN EN EL PROYECTO 8.Gestión de Proyectos BID. 9.1.2.2.Banco Interamericano de Desarrollo 7.2.2 .1.2 ABASTECIMIENTO DE EQUIPOS Y MATERIALES 9.1 HERRAMIENTAS A UTILIZAR EN EL DISEÑO DEL PLAN 8.1 Descripción de las Actividades de Abastecimiento 9.1 Cláusulas de un Contrato de obra 8.2 Planificación de Reposición 9.3.2.CIERRE ADMINISTRATIVO 9. 9.1 Análisis de Variaciones 8.1 INGENIERÍA DE DISEÑO.3 . 9.1.1.2.2 Administración de la Función de Abastecimiento 9.2.6.2..2.4.1.INFORMACIÓN DE CONTROL.2.1.1 Clasificación de Compras: 9. 9.1.1.1 Parámetros de Control y Administración.3 Control de Existencias 9.1.2.4.1.1.2 Métodos de Control de Niveles de Existencias 135 137 137 137 138 139 141 142 144 145 146 148 148 148 148 150 152 152 153 153 153 156 156 156 158 160 160 161 162 162 164 165 165 166 . 8.3 Análisis de valor ganado.5 .LAS COMUNICACIONES EN EL PROYECTO 8.3.1 HERRAMIENTAS UTILIZADAS EN LA GENERACIÓN DE INFORMES DE CONTROL 8.DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN: 8.1.3 Evaluación de Propuestas 9.1 DEFINICIÓN DE LA FUNCIÓN DE ABASTECIMIENTO.4.1.6.3 Planificación de la función de Abastecimiento 9.2.2.1.1.1.2.1.1. 8.2 Procedimientos de Adquisición 9. 9.2.6.2.2.1 LOS GRUPOS DE INTERÉS (STAKEHOLDERS) 8.2. COMUNICACIÓN.2.2 DEFINICIÓN DEL MEDIO DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN 8.6.1 .7 .4 DISEÑO DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN DEL PROYECTO 8. LA FASE DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO.2.1 Externa a la Administración de Proyectos.2.6 6.1.1.2 Interna a la Administración del Proyecto.

2 Levantamiento de requerimientos.3.3 Métodos de Revisión Basados en Niveles de Existencias 9.2.3 Actividades preoperacionales 9.1.2.1.1. 167 167 169 170 170 170 170 171 173 173 174 176 177 177 179 181 181 181 182 183 183 183 184 185 185 186 186 187 188 188 188 191 191 191 191 192 192 .4.2.4 Procedimientos de Almacenamiento 9.1.2.3 Establecer un sistema de información de gestión.4.5.1 Método (S.5.5 Comisión de puesta en marcha 9.3. 9.3.3.1 Conocimiento de las bases del proyecto.2.3.3.2.4 Las tareas en la construcción.2.3.4.3.4.4.1.2 Pasos para un monitoreo eficiente.2.3.3 Control de Calidad.2.2.1. 9.3. 9.2 Costos de la puesta en marcha 9. 9.3. 9.1 Construcción en casa v/s construcción por outsourcing.3.1.2.1 Estimación del período de puesta en marcha.3.4 Organización 9.4.6 Subcomisiones. 9.4.5 Control del desarrollo de las obras de construcción.3 PUESTA EN MARCHA DE EQUIPOS E INSTALACIONES 9. R) 9.1.3.1.5.2.1 Planificación del Almacenamiento 9.1.2.4 El reporte de monitoreo.2.2.2.2. 9.3.2.1.2 Control del avance.2. 9.2.2.2.2.2. 9.2.Banco Interamericano de Desarrollo 9.2.3.2.1.2.2. 9.4.4.2.2.2.3 Técnicas de Almacenamiento : 9. s. 9.3.2. 9.2.2.2.2.4 Métodos de Planificación Periódica 9.1 Bases para el control e inspección.4.2. R) 9.2.4.2.2.2 Método (s.3 Actividades 9.1 Método del Tamaño de Lote Económico de Wilson 9.Gestión de Proyectos BID.2.2.1 Pruebas 9.2 Formulación del contrato de construcción. 9.2 CONSTRUCCIÓN 9.1. 9.4.1.1.2. 9.R) : 9.3 Organización para la construcción.4 AUDITORÍA DEL PROYECTO.1.2 Terminación del proyecto 9.1.3.3.2 Recepción de los Materiales 9.2.2.3 Método (nQ.1.3.1. 9.1 Estimación de las variables tiempo-costo del proceso de puesta en marcha.2. 9.2.3.2.3.3.1 Confección y Uso del informe de reporte de auditoría. S.

Gestión de Proyectos BID.2.1 Áreas que requieren de evaluación.3.1 PARÁMETROS DE MEDICIÓN 9.2 Acceso a la información.4.2.4.4.4 Otros aspectos importantes. 9. 9.2 PROGRAMACIÓN 10.3 PROGRAMACIÓN DE MÚLTIPLES PROYECTOS 9.2.4. 194 195 196 196 197 197 198 199 201 .3 Ciclo de vida del proceso de evaluación y monitoreo.5 Tareas del evaluador.2. BIBLIOGRAFÍA.4. 9. 9.Banco Interamericano de Desarrollo 9.3.4.4.2. 9.2.

1.2 Tipos de Proyectos La gestión de proyectos en términos genéricos.1 Introducción : ¿Qué es un proyecto ? Un proyecto es una secuencia de actividades que es desarrollada por una o más personas para lograr objetivos específicos que deben ser alcanzados dentro de un tiempo limitado . como se ha presentado hasta ahora.Banco Interamericano de Desarrollo Página 1 1. cada uno tendrá sus requerimientos. puede dirigir en forma efectiva los esfuerzos del grupo de cualquier proyecto hacia la consecución de los objetivos. debido a que la meta perseguida es la creación de una solución totalmente nueva para un problema de la organización que no puede ser solucionada por la misma. ya que en particular. especialización. por lo que han sido clasificados según diversos criterios como es explicado posteriormente. es importante establecer de qué proyecto se trata para precisar cómo manejaría el proyecto. cómo orientar cada tipo. entre otros. Los tipos de proyectos con los que el decisor se podría encontrar se resumen en los siguientes : 1. Tiene limitaciones tecnológicas y de otros recursos . Los proyectos pueden ser de muy distintos tipos. . 1. además.1 Clasificación de Proyectos según sus Objetivos Estratégicos Proyectos de Mantenimiento : Cuya finalidad es conservar las metas y actividades que se realizan . Gestión de Proyectos. Luego. surge la inquietud de saber cómo clasificar los distintos tipos de proyectos y saber. una de las características distintivas de los proyectos es la necesidad de trabajo creativo.2. objetivos secundarios particulares.Gestión de Proyectos BID. Sin embargo. por diversas razones : recursos. se prevé que el riesgo y/o la variabilidad de este proyecto es más bien baja . por lo que las inversiones en este tipo de proyectos suelen ser de bajo monto relativo y muy frecuentes y periódicas.

pero ¿habría servido de algo invertir en que Bell inventara la telefonía si no hubiera construido un aparato en qué aplicarlos ? 1. después de todo. luego. los montos invertidos suelen ser altos. entonces. sin embargo. generalmente. será el monto y frecuencia de la inversión y el riesgo de percibir beneficios de esa acción . el inversionista no financia una actividad de alto costo (investigación). lo más razonable es . Laboratorios. Estos proyectos tienen asociado un riesgo importante y fuertes inversiones iniciales. etc. derivan de la relación de dependencia de las actividades de Investigación y Desarrollo. los procesos de Investigación y Desarrollo (I&D) asociados son llevados a cabo no por las empresas interesadas. lo que se está haciendo es creando o implementando algo desconocido que nadie sabe manejar con anterioridad y . repetidas veces debido a que el riesgo es muy grande. sino por Universidades. Proyectos de Expansión : Estos proyectos suelen dirigir sus esfuerzos a la captación de nuevos mercados. si se genera una nueva tecnología. por ejemplo. precisamente. mejoras en la calidad.Gestión de Proyectos BID. a la diversificación de nuevos productos. sino dos (I & D).Banco Interamericano de Desarrollo Página 2 Proyectos de Mejoramiento : Tendientes a lograr mayores desempeños : más unidades en un periodo de tiempo. etc. Graham Bell fue el fundador de los principios de telefonía. Las inversiones suelen ser de alto monto y. Proyectos de Innovación Tecnológica : Todos aquellos proyectos cuya finalidad es incorporar o desarrollar tecnología de punta a sus operaciones se cuentan dentro de este tipo. pero en general. Los altos costos. a la expansión de capacidad de producción de plantas que no tenían capacidad para satisfacer la demanda existente. Ejemplo Nº1. entrega de servicios en menor tiempo. como todos saben. Según sea el tipo de proyecto escogido. no habrán resultados favorables de haberla generado si no se crean equipos o elementos que hagan un uso provechosos de las funcionalidades ofrecidas por la nueva tecnología . son más bien moderadas.2 Proyectos Industriales de Inversión de Capital Un proyecto Industrial sugiere que hay un inversor que obtiene beneficios de los capitales invertidos. Las inversiones son variables. posiblemente. ya que. Consultores.2.

consiste básicamente. por ejemplo. se debe tener en cuenta también. ‘cada uno hace lo propio y la integración de todas las partes hace el todo final. principales competidores y determinar si se está en ventaja o desventaja con respecto a ellos. Es frecuente y recomendable que sean analistas distintos quienes efectúen las distintas evaluaciones. una vez claras las limitantes y alternativas al proyecto. 1 .Banco Interamericano de Desarrollo Página 3 investigar qué tipo de proyecto se trata. los individuos creativos son personas muy enfocadas a su trabajo. cuyos avances en el tiempo son lentos. en breves palabras. revisar la factibilidad económica. La experiencia sugiere que hay características deseables para quien ocupe determinados cargos. Gerencia de Finanzas. Es recomendable en esta etapa aplicar el principio de división del trabajo2 que indica que si existe un proceso o actividad compleja por hacer. debido a que cada uno revisa el proyecto según criterios específicos para lograr una evaluación global integradora y objetiva. Su motivación es exactamente contraria a las descritas por Maslow en su Es decir. Gerencia de Operaciones. cuáles son los alcances y proyecciones futuras . es indispensable que el Gerente gestor de nuevas iniciativas debiera ser alguien extremadamente creativo y capaz de ‘vender su idea’. Así. En breve. La segunda etapa es la ejecución del plan producido en la toma de decisiones. tecnológica..’ Luego.Gestión de Proyectos BID. ésta se termina en poco tiempo. identificar agentes externos . Esta primera etapa de investigación antes de la inversión es lo que se llama PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO y es en base a ella. 2 Tratado en un punto sucesivo. estratégica1 y financiera. Gerencia General. En general. que el plan de ejecución va tomando forma definitiva. sin embargo una vez que nace la idea el desarrollo de la misma. en las organizaciones surgirán. en planificar las actividades futuras y la estructura organizacional que las soporte. para asegurar buenos resultados se enfrenta el proceso o actividad como un sistema que se debe subdividir en subtareas o subprocesos y delegar la responsabilidad y autoridad de cada una a distintas personas. ejecutar las actividades de acuerdo a lo planeado.. que debe proveérsele de un ambiente propicio. organizar los recursos cada vez que sea necesario y controlar los resultados periódicamente.

seguramente. persuasión. acabado conocimiento del giro del proyecto.Gestión de Proyectos BID.estadísticas. Aparte de estos dos individuos y variando según sea el proyecto. Esta persona debe tener don de mando. 3 Ver teoría de Motivación de Maslow. por lo tanto. individuos de todas las disciplinas. excelente comunicación. sería recomendable un individuo con actitudes gerenciales natas para cargos directivos. se requerirán. gráficos de comportamiento. como Gerente General o Gerente de Desarrollo. nada se dejará al azar. seguridad.. Todas las decisiones sobre el futuro del proyecto son relevantes para el resultado final.. ‘No permitirse un error’ es la consigna. por ejemplo. etc. Así como el creativo es recomendable candidato para un Gerente de Expansión. carisma y fortaleza para encarar situaciones adversas. Todas las decisiones serán evaluadas previamente mediante métodos determinísticos . documentación. en el capítulo sobre Administración de Recursos Humanos. .Banco Interamericano de Desarrollo Página 4 pirámide3 y entre sus rasgos se destaca el sentido del humor y la sensibilidad a reacciones hostiles ante las ‘excentricidades’ que conciben durante el proceso creativo como mayores agentes inhibitorios.

se vería severamente limitada. que requieren que el otro proyecto. pero ¿cómo diferenciar a un proyecto de las operaciones normales de una empresa? En común. 1.2. Interdependientes :Dos proyectos interdependientes son aquellos proyectos compatibles ligados entre sí. tanto la gestión de los proyectos como las operaciones normales de la empresa tienen asociadas las funciones de planificación.Gestión de Proyectos BID. . en un momento dado. Alternativos : Dos proyectos alternativos son excluyentes . Notar que eso no significa necesariamente que :  sean iguales  requieran iguales recursos  se pueda partir con uno y luego ‘saltar’ y seguir con el otro.2. la consecución de sus objetivos de interés –que son muy específicos .3 Clasificación de Proyectos según sus Relaciones de Dependencia Conocer las relaciones de dependencia de los proyectos puede resultar de interés para prever la secuencia lógica de realización de los mismos con anterioridad. así podríamos hablar de proyectos orientados a la producción.Banco Interamericano de Desarrollo Página 5 1.4 Proyecto v/s las Operaciones Rutinarias de una Empresa Se ha dicho que un proyecto no está contemplado dentro de la estructura normal de la empresa debido a que dentro de ella. a los servicios de producción y bienestar. Independientes : Son aquellos proyectos compatibles pero no ligados entre si. es bueno también comentar que existe una clasificación de los proyectos de acuerdo a sus objetivos operacionales. destinados a cumplir objetivos distintos pero complementarios. Con relación a este tema. eso implica que a través de cualquiera de ellos se puede llegar al mismo objetivo. destinados a cumplir en forma conjunta con objetivos estratégicos u operativos. llegue a una meta determinada.

Además. autoridad y responsabilidad del proyecto y ambos disponen y utilizan recursos limitados. desde el punto de vista organizacional. Una eficiente gestión de proyecto podrá asegurar que :  se logrará el máximo rendimiento de los recursos disponibles .deben llevarse a cabo en forma integrada de manera que cada una de ellas persiga los mismos objetivos y facilite la secuencia de las actividades que cada una de ellas comprende. Las diferencias son rasgos que ya se han indicado anteriormente. dirigir y controlar. dirigiendo y controlando el proyecto de manera de optimizar costos. En breves palabras.Gestión de Proyectos BID. manteniendo relaciones grupales favorables para el avance del proyecto dentro de un tiempo limitado. planificar. la gestión de proyectos es la administración de todos los recursos humanos. 1.  el trabajo del grupo será más expedito.3 Qué se entiende por Gestión de Proyectos. las operaciones son más bien repetitivas y responden a una rutina de actividades conocidas que responden a objetivos globales. Estas funciones administrativas. personas entre la cuales se dividen las tareas. planificando. es decir. materiales y financieros y los esfuerzos disponibles para la consecución de los objetivos trazados. debido a que la organización de grupo de proyecto tiene como finalidad el focalizar la autoridad y responsabilidad de un proyecto en pocas personas. por lo tanto.Banco Interamericano de Desarrollo Página 6 ejecución y control. organizar. mejorando la calidad del producto de la inversión. se percibe que la estructura ideal para el desarrollo de un proyecto es muy distinta a la usual estructura funcional de una empresa4. mientras que el proyecto implica actividades únicas y que caracterizan la etapa respectiva del proyecto. 4 Esto quedará más claro cuando el lector revise la sección sobre Estructura Organizacional.es decir.  las metas serán cumplidas en los plazos establecidos y  los resultados obtenidos serán espectaculares. organizando. .

se logran las metas (Control). según corresponda.  por lo tanto. Existen distintas definiciones para ‘proyecto’. de algo que no está disponible aún. Implica trabajo creativo y esfuerzos integrados de muchas personas de diversas disciplinas. dentro de un plazo temporal finito y utilizando recursos humanos. por lo que es indispensable algún tipo de planificación de actividades dentro del ciclo de vida del proyecto y un plan de administración de dichos recursos para obtener resultados de calidad. el proyecto nace en la formulación del mismo : se selecciona un Gerente para guiarlo y se organiza el trabajo (Planificación y Organización). y la entrega de resultados o logro de metas. implica. también.1 Características de la Gestión de Proyectos. Comienza el trabajo (Ejecución). se hacen progresos.  está compuesto de la formulación. En forma independiente a las situaciones a las que están dirigidas.2 Ciclo de Vida de un Proyecto El ciclo de vida de un proyecto se define como el plazo temporal que comienza con la primera reunión asociada al proyecto. Surge una necesidad. debe contar con apoyo gerencial. entendidos o resueltos en el marco de la organización y estructura de la parte involucrada.Gestión de Proyectos BID. materiales y financieros destinados exclusivamente al proyecto. a costos bajos y dentro del tiempo destinado. cualquier proyecto reúne las siguientes características:  abordan situaciones o problemas específicos que no pueden ser detectados. financieros y humanos. El avance logrado durante el proyecto es mostrado en la Figura Nº 1-1 .3. 1.3. luego. la planificación y la ejecución del mismo. Un proyecto surge con la necesidad de satisfacción de un requerimiento único. ya que sucederá frecuentemente que el proyecto se desarrolle en forma paralela y no dentro de la organización y estructura de la empresa o parte involucrada. y en los modos de abordarlas. ejecución y evaluación de actividades especializadas con un orden lógico definido que tienden a la consecución de objetivos específicos identificables.Banco Interamericano de Desarrollo Página 7 1. uso de recursos valiosos y limitados como son el tiempo y los recursos materiales.

a la disposición y uso de los recursos disponibles en cada etapa del proyecto. es normal que cerca de la mitad del ciclo de vida haya un rápido incremento de los avances logrados. por ejemplo. ya que responde como agente de disminución de incerteza o variabilidad. Este patrón de comportamiento responde.Gestión de Proyectos BID. Como se ve en la figura. A medida que el proyecto avanza. luego se requiere de menos planificación. .Banco Interamericano de Desarrollo Página 8 0 ½ F IN Figura Nº 1-1: Ciclo de vida de un proyecto. disminuye a medida que el proyecto avanza. el riesgo de ‘no llegar a la meta’ es menor puesto que el conocimiento sobre el contexto del proyecto aumenta. en forma contraria a los recursos. Los recursos y esfuerzos del grupo de proyecto aumentan a medida que se acerca la mitad del ciclo de vida del proyecto. es importante destacar que no se dará nunca la situación de un esfuerzo o uso de recursos igual a cero. ya que una vez que se inician las actividades de ejecución es imposible romper la secuencia sin afectar los resultados finales del proyecto en forma negativa . La toma de decisiones. La máxima actividad tiene lugar poco antes de que el proyecto culmine . por falta de interés del cliente. organización y dirección. en otras palabras.el avance es irreversible. si el proyecto comenzó -a menos que se aborte abruptamente. (ver Figura Nº 1-2) ya que en la fase de planificación y organización aún las actividades están ‘en papel’ y son tarea de unas pocas personas. en parte.

Determinación de Objetivos 3. esta etapa se inicia a su vez con la percepción de una necesidad insatisfecha y el establecimiento de los objetivos y solución que las satisface.Planificación.Comparación de Alternativas Bajo Estudio 6.Ejecución y Control 9. generando así una ‘lluvia de ideas’ con sus respectivas alternativas..Selección de Alternativa 7.Banco Interamericano de Desarrollo Página 9 Proyecto Información Recursos financieros Irreversibilidad Comienzo Fin Tiempo Figura Nº 1-2:Recursos en el ciclo de vida de un proyecto. En resumen. Todas las alternativas serán .Especificación de Alternativas 5..Identificación de Alternativas 4.. entre los eventos relevantes de un proyecto se pueden contar los siguientes : 1..Implantación 1. Organización 8..3.3 Formulación del Proyecto...Determinación de la necesidad 2..Gestión de Proyectos BID. Formulación del Proyecto Planificación y Ejecución La formulación del Proyecto se inicia con la identificación de la idea ..

es aquella etapa en la que el proyecto definitivo. tiempo. la autoridad respectiva deberá estudiar. 1.3. Una última evaluación de factibilidad.Gestión de Proyectos BID.que no necesariamente debe ser formal. de esta evaluación previa se obtendrá una selección de unas cuantas soluciones factibles de implementar que darán forma al anteproyecto definitivo. presupuesto. es más. debido a que éste revisa solamente los objetivos en función de la viabilidad económica. aceptar o rechazar la propuesta. La planificación se apoya en las conclusiones del estudio de factibilidad . es frecuente que se tienda a confundir la ejecución de un proyecto con la desagregación del estudio de factibilidad. como se ha mencionado anteriormente. sociales u otras los rendimientos en el tiempo y los resultados esperados al final del proyecto para seleccionar el mejor plan. si es el caso. se lleva a la práctica a través de la ejecución del mismo. El objetivo principal de la etapa de planificación en la Gestión de Proyectos es crear las bases para el diseño de las herramientas que permitan cumplir los tres requisitos básicos de implementación: costo.Banco Interamericano de Desarrollo Página 10 evaluadas en un estudio de prefactibilidad.4 Planificación La Planificación. que ya ha sido revisado y evaluado. y específicos .cuyo objetivo es eliminar aquellas alternativas que son imposibles de implementar por requerimientos de recursos u otros factores externos y proporcionar argumentación para respaldar la conveniencia de invertir en ellos. En el caso de ser aprobado. económicas. se establecerán medidas futuras para que sea implementada oportunamente. Una implementación oportuna según el enfoque de Gestión de Proyectos persigue objetivos mucho más detallados que la extrapolación imprecisa de objetivos generales. Una vez seleccionado el plan más conveniente. a cargo de profesionales multidisciplinarios tendrá por misión estimar a través de evaluaciones técnicas.

Proyecto Sub-proyectos Componentes Actividades Quiebre Jerárquico (Desagregación) Figura Nº 1-4: La implementación no es desagregar el estudio de factibilidad. .Banco Interamericano de Desarrollo Página 11 Objetivos Alcances Especificaciones Presupuesto Programa de Gastos/Trabajo Planificación Planificación Estructura organizacional Puesta en marcha Políticas Sistema de Comunicación Figura Nº 1-3: Entradas a Planificación provenientes de la etapa de Formulación.Gestión de Proyectos BID.

pueden considerarse como información de entrada de la etapa de Planificación lo siguiente :       Objetivos Alcances Especificaciones principales Presupuesto Programa de trabajo Programa de gastos De la misma forma puede verse que las salidas de la etapa de planificación son:    Determinación de la estructura organizacional más adecuada Definición de las políticas que guiarán la formulación de los contratos Desarrollar información. Cada una de las actividades mencionadas se explican en los párrafos siguientes. 1.5. los sistemas requeridos de comunicación e 1.Gestión de Proyectos BID.5 Ejecución. programa las actividades de manera dar cumplimiento a los plazos y realiza la puesta en marcha del proyecto. La ejecución tiene por objetivo concretar de manera eficiente los objetivos del proyecto de acuerdo a la estructura y marcos determinados por la etapa de planificación.Banco Interamericano de Desarrollo Página 12 Como muestra la Figura Nº 1-3. La primera situación corresponde a la mecánica de abastecimiento de una empresa que tiene datos históricos de los materiales necesarios en cada . Esta etapa gestiona los recursos materiales y humanos.1 Abastecimiento de equipos y materiales. El objetivo principal de esta etapa materiales necesarios para mantener las es proporcionar los equipos y actividades operativas de la organización y satisfacer las solicitudes destinadas a proyectos de inversión.3.3.

Es común que los equipos e instalaciones con complejidad mayores se situarán en la ruta crítica del proyecto y se compensarán con una aceleración en la contratación. En esta etapa pueden usarse modelos computacionales que estiman la demanda para un periodo futuro. Como se había dicho previamente un proyecto tiene requerimientos materiales y gerenciales distintos a los de la empresa que tienden a ser más bien uniformes en el tiempo.Gestión de Proyectos BID. dos meses antes de iniciados los trabajos. ¿Porqué la diferencia entre el abastecimiento operacional de la empresa y el abastecimiento inmediato del proyecto? Entre otras razones. los recursos requeridos por el proyecto responden a un único fin y se sabe que de no haberlo. la contratación acelerada es el pedido y el pago muy anticipado al inicio de los trabajos. Estos patrones ofrecen la facilidad de saber la naturaleza. por lo que es necesario definir otra manera de solucionar esa incompatibilidad entre ambas situaciones. eso implica que cualquier demora que haga que el transformador no esté listo para el día de inicio de los trabajos hará que el proyecto completo se atrase. entonces. de ahí deriva que las demandas en tiempos limitados no son compatibles con la mecánica de adquisiciones a largo plazo para fines operacionales común de las empresas. Por regla general. apoyan la gestión de inventario y bodegas y soluciona el problema de transporte de carga de materiales entre otros. cantidad y periodicidad de los requerimientos. se encarga al fabricante de transformadores industriales la confección de uno con las especificaciones que la maquinaria requiere y se paga la mitad del valor por adelantado. se sugiere que la actividad de abastecimiento no recaiga sobre el director o gerente de proyecto. Tienen una maquinaria que requiere de un empalme eléctrico muy potente. En este caso. sino sobre alguien dedicado . de manera de no retrasar el proyecto. entonces la empresa puede planificar compras de lotes grandes con los cuales puede lograr condiciones de compra más favorables. Ejemplo Nº2 Suponga una empresa constructora que se prepara para empezar las obras en terreno. el efecto será un retardo en la consecución de las metas fijadas para el proyecto o el avance del mismo.Banco Interamericano de Desarrollo Página 13 período.

3. que tenga acabado conocimiento de las fuentes de abastecimiento o proveedores. métodos de emisión de órdenes de compra u otras documentaciones oportunas. Al igual que la construcción de un inmueble. 1.3 Puesta en Marcha . Bien. consultores. La primera opción . esta etapa puede ser realizada ‘en casa’ o bien contratando a un tercero externo a través de firmas contratistas. prácticas de seguros. el canal sugerido no es otro que el existente. la oficina de control de calidad de una empacadora de flores de exportación. en la segunda. 1. no se cuenta o no se dispone de los recursos necesarios y se obtienen a través de la contratación de terceros para destinarlos a la construcción del proyecto. constituye todas las actividades comprendidas entre el fin del abastecimiento.consiste en utilizar los recursos propios. pero ¿qué es. y inspección y despacho. activación . todo aquello que se hace para asegurar que lo que se ha construido para dar vida al proyecto alcanza los resultados esperados con la calidad deseada.Gestión de Proyectos BID. manejo del tema de servicios de transporte adecuados al producto de interés.en casa . Por otra parte. En forma genérica.3. por ejemplo.5. la construcción? En forma literal podría decirse que es el levantamiento físico de un inmueble que albergue la sede del objetivo del proyecto. cuando todo está aún en ‘el papel’ y definidos los requerimientos hasta aquellas actividades de ‘puesta en marcha’ es decir.2 Construcción. por ejemplo. Las funciones básicas realizadas por este individuo especializado son:    contratación de las adquisiciones .5. contratación. concretamente.Banco Interamericano de Desarrollo Página 14 especialmente a esa función. basándose en procedimientos específicos creados en función de las necesidades del proyecto. etc.

comprobar el funcionamiento y la calidad del producto y corregir los defectos encontrados hasta lograr y asegurar las metas preestablecidas.  Herramientas de control compatibles con las de planificación. la idea perseguida en esta etapa es controlar que todas las especificaciones hayan sido cumplidas: calidad de los equipos y procesos. sin perjuicio de controlar todas las demás etapas. a menores costos y mejor calidad. pues el enfoque es integrado al proyecto como un todo. . a revisión de equipos.Banco Interamericano de Desarrollo Página 15 La puesta en marcha es la etapa sucesiva a la construcción y comprende todas aquellas actividades que culminan la actividad del director del proyecto y que se resumen.Gestión de Proyectos BID. luego disminuye el conflicto de intereses y asignación. en general. montaje de los equipos. En forma más particular.  Hace posible el cumplimiento de las metas de tiempo. se presentan las mayores fortalezas de ejecutar la Ejecución según el enfoque de Gestión de Proyectos :  Se hace énfasis en Control de la Ejecución. proceso y producto a fin de comprobar que el usuario perciba los requisitos de calidad y capacidad esperados al inicio del proyecto. A modo de conclusión.

como manejo de inventarios. las ventajas de costo.  Técnicas avanzadas de control. redes de comunicaciones o manejo de recursos humanos . para estandarizar la toma de decisiones acerca de la asignación de los recursos de manera que ésta sea óptima y no antojadiza o dependiente de criterios individuales de la persona a cargo de la asignación. para un óptimo manejo de la información estratégica relacionada con el proyecto . y  Técnicas de asignaciones de recursos . para verificar que se esté ejecutando el plan de acuerdo a lo convenido . . . será el resultado de la práctica de las siguientes acciones :  Empleo de principios organizacionales . tanto al momento de planificar la estructura. etc. contemplando todas las variantes que correspondan y presentados en un proyecto factible desde todo punto de vista. catalogamiento de libros.  Técnicas avanzadas de planificación. calidad y cumplimiento de plazos derivadas de la correcta aplicación de Gestión de Proyectos. manejo de turnos de trabajos de cuadrillas de mano de obra. para así ahorrar tiempo y recursos valiosos para lograr las metas del proyecto en los plazos oportunos sin desperdicios de ninguna clase .  Apoyo computacional para automatizar aquellas tareas repetitivas y predecibles que se relacionen sobre todo con manejo de información o toma de decisiones.Gestión de Proyectos BID.Banco Interamericano de Desarrollo Página 16 En resumen.  Sistemas de Información. para que el plan de anteproyecto sea lo más cercano al proyecto definitivo : bien confeccionado.

Banco Interamericano de Desarrollo Página 17 2. Esto implica: 5 Como dijera Ludwig Von Bertallanfy. A esa unión de partes como un solo todo se le llama ‘sinergia’. planificar. el conjunto de todas esas interacciones hace la diferencia entre 15 granos de uva y un racimo. ejecutar y controlar. organizar. La Gestión de Proyectos es un enfoque integrado de manejo de proyectos. La gestión implica planificar. dado que el enfoque es distinto.Gestión de Proyectos BID.  Información y Comunicaciones . de forma tal de optimizar la utilización de los siempre escasos recursos. consiste en aplicar las tareas básicas de toda administración. métodos y procedimientos que constituyen la gestión integrada de proyectos. como está dicho. en su ‘Teoría Fundamental de los Sistemas’ : todo puede verse como un sistema compuesto de elementos que se interrelacionan entre sí . Gestionar proyectos es diferente a administrar unidades de una organización funcional. . ejecutar o implantar y controlar un conjunto de factores tales como:  Recursos Humanos . organizar. La gestión de proyectos se constituye como un sistema compuesto por un conjunto de métodos y procedimientos organizados y altamente integrados. exige diferentes estructuras organizacionales.  Actividades y tareas . instrumentos de apoyo a la gestión y entrenamiento del personal para operar y desarrollar los sistemas que apoyan al gerente del proyecto. en la cual el gerente o director de proyecto asume la responsabilidad del cumplimiento de los objetivos. plazo de realización y calidad de la realización. con un enfoque sistémico que considere las unidades y fases del desarrollo de un proyecto como un todo sinérgico5.  Recursos Financieros .  Recursos Materiales . Gestión Integrada de Proyectos (GIP). en términos de su costo. La gestión. y  Servicios de apoyo al proyecto Dichos factores son definidos e integrados a través de técnicas.

Selección y Contratación de Obras y Servicios. y  Cierre: Formalización de la aceptación del proyecto o fase permitiendo un término adecuadamente ordenado. Organigramas.Gestión de Proyectos BID.1 Funcionalidades que Componen la Gestión de Proyectos La gestión de proyectos contiene un grupo de macrofuncionalidades desagregables en funciones o procesos de nivel inferior. costos. Investigación de Operaciones. materiales y financieros  Definir y organizar las funciones de apoyo administrativo para la ejecución de las actividades  Controlar la ejecución en términos de plazos.  Ejecución: Coordinación del personal y otros recursos para implementar el plan . Diagramas de Procesos. calidad. Estructuras de Quiebre.Banco Interamericano de Desarrollo Página 18  Definir el proyecto  Planificar y programar actividades  Asignar recursos humanos.  Formalizar la relación con externos: contratistas. Estas tareas de la gestión de proyectos se apoyan en herramientas como Marco Lógico. 2. entre otras. proveedores. La Figura Nº 2-1 muestra un diagrama de las macrofuncionalidades de la gestión de proyectos. Teoría de Redes o Teoría de Grafos. monitoreando y midiendo el progreso y tomando las medidas correctivas cuando sea necesario .  Planificación: definición de un esquema de trabajo o plan que permita conseguir eficaz y eficientemente los objetivos del proyecto o fase . consultores. .  Control: Activación y ajustes que permiten asegurar que se cumplan los objetivos del proyecto o fase. Se organizan como sigue:  Formulación: Aceptación y compromiso de comienzo del proyecto o fase próxima . Sistemas Contables y Presupuestarios. Procedimientos para Licitación.

Para . Además. por lo que son aplicables a cada fase o etapa en que se estructure un proyecto. fracaso del proyecto en su fase inicial.Gestión de Proyectos BID. que la concepción de cómo se organizará y qué avance experimentará el proyecto durante su ciclo de vida . nada menos. así como también éstas se traslapan en una fase o en un 2. redundará en un proyecto atrasado en sus plazos.1. sino que se relacionan proyecto. estas macrofunciones no actúan en forma aislada.Banco Interamericano de Desarrollo Página 19 Formulación Inicio Planificación Planificación Ejecución Ejecución Control Control Cierre Cierre Figura Nº 2-1: Macrofuncionalidades en la gestión de proyectos Cabe destacar que estas macrofuncionalidades son propias de la gestión. resultados pobres o bien.1 Planificación Esta etapa es de gran relevancia. a través de flujos de datos formalizados en documentos correspondientes. seguramente. Asimismo. Ello implica un conjunto elevado de pasos o etapas importantes por el alcance y utilidad de la información desarrollada. una mala planificación. luego. la planificación es una etapa que requiere de especial atención dado que un proyecto siempre implica hacer algo que no ha sido hecho antes (característica de unicidad de los proyectos). en vista que el resultado de la planificación será.

el Programa del Proyecto. los alcances del proyecto o fases que consisten en desagregar en componentes menores el proyecto o fase con el propósito de gestionar de mejor manera el todo. sin embargo la gestión de estos componentes no debe ser aislada. materiales. como se ha mencionado. éste consiste de la secuenciación y duración de las . desarrollar un informe definiendo los objetivos y sentando las bases para decisiones futuras en torno a él. sino integrada (global. Asignar Recursos comprende la determinación de qué recursos (humanos. sistémica ) para lograr la utilización más eficiente de los recursos disponibles.Gestión de Proyectos BID. propiamente tal. Se tiene. una vez desarrolladas y analizadas las etapas previas.Banco Interamericano de Desarrollo Página 20 planificar en un proyecto es necesario realizar algunas de las siguientes tareas principales ( Figura Nº 2-2 ): Definir Definir Alcances Alcances Duraciones Precedencias Actividades yy Actividades Precedencias Precedencias Definir Definir Recursos Asignar Asignar Recursos Recursos Estimar Estimar Costos y Costos y Asignar Asignar Presupuesto Presupuesto Costos Presupuesto Figura Nº 2-2: Pasos principales de la planificación Definir alcances implica planificar los alcances. Definir Actividades y Precedencias implica crear una red de actividades claramente organizada y secuenciada por relaciones de precedencia y cada una de ellas teniendo asignada una duración planeada (o varias como se verá en los métodos de planificación y control de tiempo) necesaria para su completación. Además definir. es decir. equipos) y en qué cantidad deben ser utilizados por las actividades definidas.

Gestión de Proyectos BID. .Banco Interamericano de Desarrollo Página 21 actividades y recursos humanos y materiales requeridos porcada una de las actividades definidas previamente. formalizados debidamente en un informe consistente y coherente. cuantificando el riesgo. documenta y designa roles. Resta definir los costos presupuestados para el programa definido. posteriormente. cuándo y como entregarla. además. desarrollándose intermitentemente durante el proceso planificador. pero que sin embargo no las hace ser opcionales. se realiza.  Analizar el riesgo. desarrollar otras funciones de apoyo a las principales. es la concepción ‘en el papel’ de cómo será el proyecto durante su ciclo de vida.  Definir los flujos de información y comunicaciones necesarios. cuya interacción con las demás funciones o procesos de negocios de la empresa que dependen de la naturaleza del proyecto. responsabilidades y reporta relaciones  Provisión de Personal que implica obtener los recursos humanos necesarios para ser asignados al trabajo del proyecto. En el proceso de planificación es necesario. las etapas descritas generan un Plan del Proyecto. documentando los requerimientos de productos e identificando potenciales fuentes de abastecimiento. nombre a través del cual se hará referencia al mismo en puntos anteriores. Ellas son:  Identificar estándares de calidad para medir el logro de los objetivos del proyecto  Planificación organizacional que identifica. fijando rangos de posibles resultados del proyecto. preliminarmente una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades definidas para el proyecto. Así. determinando qué se requiere y cuándo  Planificar las solicitudes. Este Plan de Proyecto o anteproyecto preliminar. identificando y documentando cuáles de ellos afectan al proyecto y sus características. el cual contiene el conjunto de elementos anteriormente descritos. definiendo alternativas de oportunidades y respuestas ante amenazas. es necesario asignar los costos a unidades de trabajo individuales o incluso a actividades. lo que implica saber quién necesita qué información.  Planificar el abastecimiento.

Por tanto. algunos de los cuales son los siguientes: .  Administración de Contratos (abastecimiento): administrar las relaciones con los proveedores. ofertas. Esta etapa se relaciona con otras funciones de apoyo. llevando a cabo las actividades contenidas en él.3 Control Función que incluye el monitoreo y evaluación necesaria para medir el desempeño del proyecto. provocando ajustes que provocan una replanificación. trabajar jornadas con sobretiempo. identificando posibles desviaciones respecto del plan.  Desarrollo del equipo: desarrollo de habilidades individuales y grupales para mejorar el desempeño del proyecto. una actividad desviada del plan puede afectar el plan de personal. anticipándose a posibles problemas. Por ejemplo.Banco Interamericano de Desarrollo Página 22 2.  Selección de fuentes (abastecimiento): escoger entre potenciales proveedores. Existen desviaciones de magnitud considerable que ponen en peligro el objetivo o los objetivos del proyecto.2 Ejecución La ejecución consiste en implementar el Plan del Proyecto definido en la etapa de planificación. el Control debe ser una función que permita tomar acciones preventivas.  Solicitación (abastecimiento): realizar licitaciones.  Asegurar la calidad: comparación del desempeño del proyecto con estándares de calidad previamente definidos. El control de la gestión se da en distintos ámbitos.1.Gestión de Proyectos BID.  Verificación del alcance: formalizar la aceptación de los alcances del proyecto. 2. como por ejemplo:  Distribución de la información que implica hacer disponible la información que necesitan los propietarios del proyecto (o entidades asociadas) en forma oportuna. propuestas apropiadas.1. afectar el presupuesto y los objetivos del programa.

progresos y pronósticos .  Control de costos: controla cambios en el presupuesto . 2.Banco Interamericano de Desarrollo Página 23  Control de cambio del proyecto completo . . y  Control de respuesta al riesgo.  Reportes de desempeño: incluye la recolección de datos y el reporte de información del estado del proyecto.  Control de cambios de alcance . Incluye el cierre de contratos.  Control de calidad: monitorea resultados específicos del proyecto para verificar si cumplen con los estándares definidos.Gestión de Proyectos BID.1.4 Cierre Esta macrofunción se encarga de administrar el cierre del proyecto.  Control del programa . liquidación o pago y el término de asuntos pendientes. identificando alternativas para eliminar las causas del desempeño insatisfactorio . generando y distribuyendo información para formalizar el término del proyecto o alguna fase de él.

por ejemplo.2 Gestión Integrada del Proyecto La gestión integrada de proyectos incluye los procesos requeridos para asegurar que diversos elementos del proyectos sean debidamente coordinados. con el objeto de que el proyecto se termine en forma satisfactoria. es posible. precedencias y recursos globales a ser utilizados. los alcances del proyecto y de la operación funcional deben ser consecuentes. generalmente. como se ha mencionado. Ejecución y Control. .Banco Interamericano de Desarrollo Página 24 2. 2. por utilizar un enfoque sistémico que permita utilizar eficientemente los recursos. para terminar con una plan final que contenga una red de actividades. Toda la metodología de gestión de proyectos se caracteriza. comenzar con un plan preliminar que contenga actividades. en varias iteraciones que van robusteciendo o refinando la información contenida en el plan. y  control de cambios del proyecto completo. Estas funciones son las que formalizan el :  plan del proyecto. debe haber integración entre las actividades del proyecto y las operaciones de la organización funcional.  ejecución del proyecto . las entregas de las diversas áreas funcionales de apoyo al proyecto deben ser integradas. Las integraciones se dan entre diferentes funciones de diversas áreas. por ejemplo. y cada una implica esfuerzos individuales y colectivos en función de las necesidades del proyecto.2. Sin embargo. la gestión integrada de proyectos exige un mayor énfasis en la integración de ciertas funciones específicas de los macroprocesos de Planificación.1 Desarrollo del Plan del Proyecto Esta función consiste en reunir diversa información producida por las distintas funciones que conforman la Planificación.Gestión de Proyectos BID. cada una de las cuales lleva asignada una duración y recursos determinados. procesarla y plasmarla en un documento que se constituya la base para las macrofunciones de Ejecución y Control. Éstas interactúan con otras de la gestión de proyectos. Este desarrollo se efectúa.

 Estimación de costos. incluyendo alternativas de respuesta para cada uno .  Quiebre Jerárquico del Proyecto o Estructura de Quiebre de Trabajo (WBS) a un nivel en que se aplicará el control . programación de fechas de inicio.Banco Interamericano de Desarrollo Página 25 El contenido del Plan puede ser el siguiente:  Objetivos del Proyecto . como se muestra en la siguiente Figura Nº 2-3 : Plan Plan Plan Plan Plan  Guía para la Ejecución  Supuestos de la Planificación  Decisiones de la Planificación  Informa a los grupos de interés del proyecto  Líneas base para el Control  Define los factores claves de la gestión Figura Nº 2-3: Características del Plan del Proyecto .Gestión de Proyectos BID. y  Otros aspectos de la planificación pueden ser incluidos como por ejemplo.  Alcances.  Directrices de medición del desempeño del proyecto en términos del programa y los costos . un esquema de la organización del proyecto. plan de gestión de la programación. incluyendo restricciones y supuestos. Este Plan presta distintas utilidades.  Descripción de las directrices del proyecto o estrategia . incluyendo plan de gestión de alcances. entre otros . incluyendo objetivos y entregas del proyecto (qué se quiere obtener) .  Riesgos importantes.  Planes de gestión auxiliares.  Hitos principales y fechas importantes . asignación de responsabilidades al nivel del quiebre jerárquico en que el control será ejercido .  Personal requerido .

cuando corresponda. por ejemplo. El primero es un informe o conjunto de informes que evoluciona mientras más haya información disponible sobre el proyecto. por ejemplo.2 Ejecución del Plan del Proyecto La ejecución del Plan del Proyecto es el resultado de las actividades desempeñadas para llevar a cabo el proyecto. así como los costos incurridos en su ejecución. modificación de la programación de actividades. Comprende distintos grados de detalle. Para la obtención de este plan es necesario no sólo considerar los resultados de otros procesos. los que se detectan en el transcurso de las actividades que se realizan. Además. las directrices de medidas del desempeño del proyecto sólo cambian temporalmente en respuesta a un cambio aceptado de alcances. Este desarrollo de actividades genera información que será utilizada en la confección de reportes sobre el desempeño del proyecto. Como se ha mencionado. sino que además analizar. dependiendo del interés del receptor.2. procesar y documentar. la ejecución requiere del Plan del Proyecto como definición de qué y cómo hacer. utilizado para la gestión y el control de la ejecución o implementación del proyecto. mientras que un contratista puede requerir un alto nivel de detalles de un tema específico. la gestión del desempeño organizacional puede requerir una amplia cobertura con un grado menor de detalles. restricciones. los supuestos. 2. funciones o etapas de la planificación.Gestión de Proyectos BID.Banco Interamericano de Desarrollo Página 26 El Plan del Proyecto es un documento formal y aceptado. Es conveniente aclarar la diferencia entre el Plan del Proyecto y las directrices de medición del desempeño del proyecto. políticas organizaciones y la información histórica disponible. Ejemplos de información generada durante la ejecución son el grado de avance de las actividades iniciadas. La fase de ejecución. estándares de calidad definidos y su comparación con los resultados etc. cuáles han sido completadas y cuáles no se han iniciado. además. modificaciones al presupuesto o aumentos o disminuciones del alcance del proyecto. el llevar a cabo este plan debe enmarcarse dentro de las políticas organizacionales y procedimientos formales . genera la necesidad de cambios.

cómo se hará). puede haber varios Centros con diferentes frecuentemente a los . busca permitir a las instancias correspondientes realizar acciones correctivas sobre el plan. lo que debe hacerse. por ejemplo. algunos sistemas de control de cambios incluyen un Centro responsable de la aprobación o rechazo de una solicitud de cambio. incluyendo las razones por las cuales se escoge una acción correctiva. coordinación de cambios a través de distintas áreas. tanto del proyecto en cuestión como de otros proyectos. El Control de Cambios se apoya en un sistema que consiste en la colección de documentación formal de procedimientos que definen los pasos mediante los cuales los informes oficiales del proyecto pueden cambiarse.2. 2. con el propósito de que forme parte de un registro histórico del proyecto que pueda ser de utilidad para futuras decisiones de acciones. pero sólo los cambios de alcance del proyecto afectarán estas directrices). las cuales deben ser debidamente documentadas. calidad. comunicaciones. En proyectos complejos.3 Control de Cambios Esta función se preocupa de controlar los factores que provocan cambios para asegurar que estos cambios sean beneficiosos. El desarrollo de las actividades implica que deben conjugarse y aplicarse en los equipos de trabajo una serie de conceptos de administración como liderazgo. riesgo y al personal.Banco Interamericano de Desarrollo Página 27 establecidos que garanticen que el proyecto se realice de manera correcta como. un cambio de programa puede afecta costos. el alcance del proyecto es el trabajo que debe hacerse para entregar un producto con las características y funciones requeridas. autorizaciones formales para comenzar una actividad. Para ello se requiere mantener la integridad de las directrices de medición del desempeño (todos los cambios aceptados deben reflejarse en el plan del proyecto. información y negociación para un eficaz desempeño en la ejecución. introduciendo algunas modificaciones al contenido.Gestión de Proyectos BID. determinar los cambios ocurridos y manejarlos en el momento que ocurren. El poder y responsabilidad de un Centro debe estar bien definida y de acuerdo con los principales involucrados. asegurar que los cambios en el alcance del producto sean reflejados en la definición del alcance del proyecto (el alcance del producto son las características y funciones de un producto o servicio. Además. Lo que busca el control de cambios es actualizar el plan del proyecto. por ejemplo.

Gestión de Proyectos BID. controlan y cambian esas características. en situaciones de emergencia. El sistema de control de cambios debe incluir también procedimientos para manejar cambios que pueden ser aprobados sin revisión previa. Adicionalmente. como por ejemplo. verifican los ítems y sistemas para constatar que están en conformidad con los requerimientos. . se apoya de procedimientos documentados que: identifican y documentan las características físicas y funcionales de un ítem o sistema.Banco Interamericano de Desarrollo Página 28 responsabilidades. registran y reportan los cambios y su estado de ejecución.

Por tanto. además de costo. componentes y actividades. Tal propósito no es posible si se examina el proyecto completo. pero cuyo costo tiene escasa significación para fines de control presupuestario. El último nivel de desagregación corresponde a la actividad.3 Estructura de Quiebre Jerárquico (Work Breakdown Structure) La dinámica de un proyecto exige al gerente o director contar con herramientas que permitan una adecuada vigilancia de su grado de desarrollo. Típicamente. siendo necesario un examen de la situación de cada una de las partes constituyentes. Proyecto Sub-Proyectos Componentes Actividades Figura Nº 2-4: Proceso de Quiebre del Proyecto o División del Trabajo Esta desagregación es conocida como Quiebre Jerárquico del Proyecto o Estructura de División del Trabajo (Work Breakdown Structure).Gestión de Proyectos BID. desde lo general o macro a lo particular. Existen. como muestra la Figura Nº 2-4. relacionando las variables de tiempo y costo con su avance. que constituye la unidad mínima de trabajo definible y de duración susceptible de medición. Esta tiene comienzo y fin. . es decir. es conveniente utilizar un enfoque top-down6 que divida el proyecto en partes más pequeñas. numerosas actividades de importancia en la planificación y control de plazos. por lo que realizar un control de costos a nivel de actividad puede resultar. Esta desagregación expresará el proyecto en niveles. por otra parte. estos niveles corresponden a sub-proyecto. en 6 Haciendo desagregación desde arriba hacia abajo.Banco Interamericano de Desarrollo Página 29 2.

para las cuales es posible identificar también su duración y costo globales. El quiebre jerárquico del proyecto permite definir lo que hay que hacer. Cabe señalar que es posible definir niveles intermedios a los mencionados.  Funciones de apoyo administrativo necesarios para la ejecución del proyecto. mano de obra. plazo.  Debe permitir la asignación de responsabilidad en cada elemento definido .Gestión de Proyectos BID. En un nivel superior están los sub-proyectos. en la medida que sea aconsejable para el control del proyecto entero. . otorgando información para identificar:  Objetivo final (proyecto) e intermedios (sub-proyecto.Banco Interamericano de Desarrollo Página 30 ocasiones. componentes. compatible con los fines buscados de control presupuestario. actividades) . El sub-proyecto constituye un centro de responsabilidad bajo la tutela de un ejecutivo con poder de control sobre los costos. lo que es más grave. un esfuerzo innecesario y. y  Asociación entre la organización y el proyecto. lo cual depende de la naturaleza de cada proyecto. plazos y calidad de sus componentes y actividades. Por lo tanto. según los distintos niveles . que agrupan componentes o paquetes de obra. presupuestos) . Las áreas de responsabilidad del jefe del subproyecto son similares a las del gerente de proyecto completo. insumos) . Por tanto. presupuestos.  Requerimientos de recursos en los distintos niveles (materiales. es preferible agrupar un conjunto de actividades homogéneas denominadas componentes o paquetes de obra. Dependiendo del nivel de control que se desea realizar se tienen los componentes que corresponden a un conjunto de actividades.  Requerimientos de un sistema de información necesario para realizar el control (de tiempo. diluir el proceso de toma de decisiones correctivas esperadas de toda acción de control. la elaboración de la estructura de quiebre o división del trabajo debe considerar los siguientes criterios:  Comprender todo el trabajo necesario a ser realizado en el proyecto .

mediana.  Entregas. El problema inicial de formular una estructura de división del trabajo consiste en determinar criterios para fijar magnitudes adecuadas de subproyecto (o centro de responsabilidad). cantidad y tamaño relativo de proyectos en curso. especialmente porque dichos factores son muy relativos. permitiendo el control de la actividad. resultado concreto de la ejecución de la actividad .  Presupuesto y programa de gastos . especificando fecha de comienzo y fin . Su designación y uso dependerá del tamaño y naturaleza de la organización. Estos factores alternados dan origen a nueve combinaciones posibles. un proyecto menor .  Duración.  Medidas de desempeño.Banco Interamericano de Desarrollo Página 31  La desagregación hasta la unidad elemental definida debe facilitar el control de plazos y costos. y  La estructura de división del trabajo debe estar asociada a la estructura organizacional del proyecto. y  Complejidad: menor. pero puede seguir también una orientación funcional .  La estructura está orientada típicamente al producto. alta. mayor . comparando los parámetros planificados con el desempeño real en un instante de tiempo . la cual dependerá del grado de control que se desea ejercer (cuanto más detallado es el control más caro resultará. identificando la unidad organizacional encargada de la ejecución de la actividad y los responsables de su cumplimiento satisfactorio. La definición de actividades o tareas en el último nivel del WBS (Work Breakdown Structure) incluye los siguientes elementos:  Objetivo de la actividad .Gestión de Proyectos BID. por lo que se debe llegar a un equilibrio entre beneficios y costos del control) . componente (o paquete de obra) y actividad (o tarea). y  Responsabilidad. características del proyecto. mediana. La determinación de su tamaño estará influenciada por los siguientes factores característicos del proyecto:  Magnitud: menor.

2. típicamente. teniendo en consideración la unidad de tiempo seleccionada (día. el tamaño de sub-proyectos queda determinado por su importancia.2 Componente 2. los que se describen a continuación : Criterio de estructuración por especialidad profesional como.5% de la inversión total. etc. se propone para fijar su magnitud un rango comprendido entre 0. en el desarrollo global del proyecto.3 Actividad 2. En general. componentes y actividades (incluyendo niveles intermedios). por ejemplo.).2.4 Figura Nº 2-5: Representación de una WBS Existen diversos criterios para realizar el quiebre jerárquico del proyecto.2. semana.3 Actividad 2.Banco Interamericano de Desarrollo Página 32 desarrollado al interior de una gran corporación puede ser designado como un proyecto mayor de alta complejidad en una pequeña organización sin experiencia previa. Las actividades se definen.1 Componente 2.Gestión de Proyectos BID. . Una estructura de división del trabajo se representa como sigue en la Figura Nº 2-5 : Proyecto Sub-proyecto 1 Sub-proyecto 2 Sub-proyecto 3 Componente 2. ingeniería y construcción (Ver Figura Nº 2-6).5% a 2.1 Actividad 2. En la práctica. no necesariamente su costo. Los componentes quedarán determinados por el nivel mínimo aconsejable de control de costos.2 Actividad 2.2. Esta clasificación otorga un marco para fijar las magnitudes relativas de sub-proyectos.

Sistemas Técnicos Producto Nuevo Sistema A Sistema B Sistema C Subsistema b.(Figura Nº 2-7). en esta estructura participan integradamente las diferentes funciones de la empresa (Figura Nº 2-8). como por ejemplo : tele servicios ofrecidos a los clientes de un banco. Criterio de estructuración por funciones de la organización. . generalmente aplicado en el desarrollo de productos nuevos en una empresa.1 Subsistema b.2 Figura Nº 2-7: Criterio de estructuración según sistemas técnicos.Banco Interamericano de Desarrollo Página 33 Especialidad Profesional Proyecto Industrial Instrumentos Obras civiles Obras electricas Obras mecánicas Ingeniería Fundación Estructuras Materiales Mano Obra Figura Nº 2-6 : Estructuración por especialidad. etc.Gestión de Proyectos BID. subsistemas y elementos que integran el proyecto. este tipo de quiebre se puede utilizar en proyectos de alto contenido tecnológico. identificando los sistemas. Criterio de estructuración por sistemas técnicos.

Gestión de Proyectos BID. .Banco Interamericano de Desarrollo Página 34 Funcional Producto nuevo Mercados y Ventas I &D Producción Ingeniería Proceso Civil Mecánica Eléctrica Figura Nº 2-8:Estructuración por funciones.

utilizado en proyectos menores. . La división del trabajo en conjuntos debe reflejar la vía en la cual el proyecto se ejecutará. Por ejemplo. la cual tiene como responsable un profesor encargado de dictar la cátedra del curso. El desarrollo de cada curso del programa puede ser definido como actividad. Contabilidad Corporativa Figura Nº 2-10: Estructura de división del trabajo para ejemplo de MBA. donde el proyecto es quebrado atendiendo a la identificación de los diversos recursos.Banco Interamericano de Desarrollo Página 35 Criterio de estructuración por tipos de recursos. Programa MBA 1. Una alternativa es dividir el proyecto completo (programa MBA) en conjuntos o actividades directamente.Introducció n Operaciones 30. Tipos de Recursos Proyecto Edificio Equipos Materiales Personal Ingeniería Mano de Obra Administración Ingenieros Técnicos Consultores Figura Nº 2-9: Estructuración según tipos de recursos.Introducció n Finanzas 2. En la siguiente figura se muestra un diagrama de estructura de división del trabajo compuesto por treinta actividades que corresponden a treinta cursos definidos. una universidad inicia un proyecto académico de desarrollo de un programa de postítulo MBA (Master of Business Administration).Gestión de Proyectos BID.

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Otra alternativa es que el gerente del proyecto o director del programa MBA decida desagregar el proyecto utilizando un criterio funcional, como se muestra en la Figura Nº 2-11 ;

Programa MBA

1.Cursos de Finanzas 1.1Introducció n Finanzas

2.Cursos de I. Operaciones 2.1 Introducció n I. Operaciones

30. Cursos de Contabilidad 30.1 Contabilidad Corporativa

Figura Nº 2-11: Desagregación de la estructura caso MBA.

Programa MBA

1. Cursos de Primer Añ o

2. Cursos de Segundo Añ o

1.1.Cursos en Finanzas

1.6 Cursos de Contabilidad

2.1 Cursos de Finanzas 2.2.2 Finanzas Corporativas

2.6 Cursos de Contabilidad

1.6.4 Contabilidad de Materiales

Figura Nº 2-12: Especificación por áreas funcionales.

En este caso, cada uno de los cursos que componen el programa MBA tienen los mismos responsables , que corresponden al profesor designado para dictar la cátedra correspondiente. Sin embargo, cada ejemplo de WBS representa una manera distinta de organizar el proyecto.

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3. 3. La Organización
Existen distintas definiciones para el concepto de organización. A continuación, se dividirá el concepto global de organización en formal e informal para entender mejor el significado de otros conceptos relacionados con cada acepción. La Organización Formal es el ordenamiento jerárquico de cargo resultante de la división racional del trabajo, el cual ha sido aprobado por la dirección y establecido en los organigramas, manuales, reglas y procedimientos. Es la organización planeada. La Organización Informal es el conjunto de relaciones que se crean naturalmente entre las personas que ocupan los cargos en la organización formal. Se forma a partir de la amistad o antipatía entre personas y se expresa a través de grupos informales. Es la organización emergente, independiente de la voluntad de las organizaciones.

3.1 Características de Organización Formal
3.1.1 Estructura Organizacional
La organización cuenta con una estructura que describe las líneas de actividad, autoridad y comunicaciones al interno de la misma, donde se identifican y visualizan los cargos, los individuos que los ocupan y agrupamientos de ellos (departamentos, divisiones, u otros), la que puede servir como referencia de cuál es el camino que se debe seguir en los procedimientos oficiales. Es la carta de presentación más general de la organización a cualquier agente externo.

3.1.2 Organización y Proyectos
Una pregunta muy válida en este momento sería por qué la organización se preocupa e invierte recursos adicionales para constituir un grupo que se encargue del desarrollo del proyecto, en vez de utilizar los recursos y estructura propios. La razón que responde a esta inquietud se funda en que, como ya se

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había adelantado, el conocimiento necesario para llegar a la solución deseada suele ser multidisciplinario y de alto nivel, por lo que eventualmente en la organización escasearán recursos humanos con disponibilidad que cumplan estos requisitos. Por otra parte, el trabajo debe ser llevado a cabo rápidamente, debido a que el tiempo para lograr resultados es limitado, luego, se requiere no sólo de personal preparado sino que eficiente y que se dedique tiempo completo a su proyecto. Como, además, las tareas que se desarrollen pueden presentar variaciones ‘sobre la marcha’ - por su carácter eminentemente dinámico - se requiere en forma indispensable de recursos materiales y financieros para constantemente impulsar las actividades a pesar de las dificultades. Como último aspecto, se suma la necesidad indispensable de algún uso o creación de tecnología en alguna etapa del proyecto, debido a que se tratará de hacer uso de todos los recursos tecnológicos disponibles - limitados por los requerimientos y los recursos financieros, por supuesto,- para lograr una solución de calidad, en el plazo establecido y de viabilidad a largo plazo. Todas estas razones respaldan la decisión gerencial de llevar un proyecto como una tarea paralela y no integrada dentro de la organización.

3.1.3 Estructuras Organizacionales en Gestión de Proyectos
A continuación se presentan algunas estructuras de organización usadas tradicionalmente por las empresas e instituciones y que bien pueden aplicarse al caso de proyectos.

3.1.3.1 Estructura Funcional La configuración de las estructuras organizacionales se distinguen en un espectro que va desde la estructura funcional hasta la estructura totalmente configurada por proyectos, pasando por un conjunto de combinaciones estructurales en el intervalo conformado por los extremos señalados. Una estructura funcional típica se muestra en la Figura Nº 3-1 a continuación :

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Gerente General

Gerente Funcional
Ingeniería

Gerente Funcional
Comercialización

Gerente Funcional
Producción

Staff Staff Staff Staff

Staff Staff Staff Staff Staff

Staff Staff Staff Staff

Figura Nº 3-1: Estructura Funcional.

Se caracteriza porque cada empleado posee un superior claramente definido. El personal (staff) es agrupado por especialidades tales como Ingeniería, Comercialización, Producción, Finanzas entre otras. Por lo general, este tipo de estructura posee la ventaja de presentar alta calidad técnica debido a la agrupación por especialización; permite además un adecuado control de gestión. Sin embargo, adolece de facilidad de coordinación entre los distintos estamentos que la componen, entre otras cosas, por problema de dificultad de comprensión del ‘lenguaje’ entre personas que trabajan en distintas divisiones funcionales, derivadas de las diferentes disciplinas que rigen las funciones que desempeñan.

3.1.3.2 Estructura Divisional La estructura que se muestra en la siguiente Figura Nº 3-2 representa una configuración organizada netamente por proyectos. Posee divisiones con cierto grado de independencia entre sí, cada una con su propia jerarquía, conformando así unidades diferenciadas por proyectos distintos. Este tipo de organización no es aplicable solamente al ámbito del desarrollo de proyectos, sino también como parte de la estrategia de negocios de una empresa, utilizando criterios divisionales como producto, mercado, geográfico, proceso adoptado u otros, en los que ha resultado ser muy exitoso en términos

Gestión de Proyectos BID.3 Comparación entre Organización Funcional y por Proyectos. Antes de exponer los restantes modelos de estructuras organizacionales en Gestión de Proyectos. tendiendo. Gerente General Gerente Gerente Proyecto Proyecto Jabones Gerente Gerente Proyecto Proyecto Detergentes Gerente Gerente Proyecto Proyecto Alimentos Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Figura Nº 3-2: Estructura divisional. en cambio. 3. a su vez. es conveniente realizar un análisis comparativo de los enfoques de organización funcional y la organización por proyecto. existen estructuras organizacionales que fusionan distintos criterios. permitiendo una coordinación y distribución de recursos acorde con las exigencias del proyecto y la naturaleza propia de la organización asociada a él. cuando el criterio de división corresponde a la segmentación del mercado o campo de acción al cual se dirigen los esfuerzos de la organización.Banco Interamericano de Desarrollo Página 40 estratégicos. Existen diferencias de objetivos. Un gerente (director o jefe) de proyecto. lo que puede. etc.3. constituyéndose como modelos estructurales alternativos. control de costos de producción. Como se ha mencionado. en términos de conceptos de administración. traducidos en atrasos y aumento de los costos. producir una conducción ineficiente y falta de coordinación. para lo cual tiene por . programas de producción.). tiene por objetivo el logro de las metas trazadas para el proyecto. eventualmente. a dejar en segundo plano los requerimientos del proyecto.1. Un gerente o jefe funcional tenderá a dar prioridad a las demandas derivadas de sus responsabilidades operacionales (programas de ventas.

El coordinador se constituye en un punto de convergencia de las informaciones relacionadas con el proyecto. En este sentido. en este sentido. estos principios se diluyen. Sus responsabilidades y atribuciones varían. en el sentido que son de plazo indefinido y perdurarán durante la vida de la organización que las realiza. que fluyen entre la dirección del proyecto y las áreas funcionales encargadas de su desarrollo.4 Organización por Coordinación Este tipo de estructura de organización es marcadamente funcional. en tanto que la organización por proyecto tiene un alto dinamismo y debe adaptarse a demandas diferenciadas de recursos humanos. zonas de compartimiento de la autoridad dentro de la amplia gama de decisiones que se necesitan tomar durante la realización del proyecto. esto es. quien a su vez comunica sobre el estado de avance de las actividades y los problemas que se producen. sin perjuicio de la delegación que éste confíe a los gerentes o jefes funcionales. La organización funcional es esencialmente estable. el coordinador desempeña un rol de nexo entre el gerente o director del proyecto y las áreas funcionales. poseen un comienzo y un fin. 3.1. dinámica que se ha hecho mencionado reiteradamente. En la organización por proyecto. sino que éstas son tomadas por el gerente o director del proyecto (gerente general u otro ejecutivo). no le competen las decisiones finales.Gestión de Proyectos BID. sin embargo. . Una de las características propias de los proyectos es su temporalidad. Diferente es el caso de las actividades funcionales. autoridad y responsabilidad. Las instrucciones del gerente del proyecto son transmitidas a través de él. encontrándose. las cuales son repetitivas. Los esquemas funcionales mantienen las relaciones jerárquicas clásicas de unidad de mando.3. físicos y monetarios a lo largo de su desarrollo.Banco Interamericano de Desarrollo Página 41 tarea la optimización del uso de los recursos. debido a que son las áreas funcionales las encargadas de llevar a cabo el proyecto. por ejemplo. operará dentro de un esquema de organización por proyecto que permita realizar esta tarea eficaz y eficientemente.

este esquema presenta problemas cuando la magnitud del proyecto es elevada o la organización (empresa) que realiza el proyecto es grande.Gestión de Proyectos BID. un rol como motivador de los empleados7.Banco Interamericano de Desarrollo Página 42 Cumple. Gerente General Gerente Función 1 Gerente Función 2 Gerente Función 3 Coordinador Proyecto Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Staff Figura Nº 3-3: Organización por coordinación. . El coordinador posee poca autoridad y poder decisional. Un coordinador con mayores atribuciones tiene funciones formales dentro de la organización. desarrollar un clima laboral adecuado y de cooperación. los plazos y los presupuestos a que debe ajustarse. fijar normas controlar los gastos. este esquema organizacional por coordinación resulta inoperante. 7 Tema tratado extensamente en el capítulo sobre recursos humanos. con el objeto de alcanzar las metas de plazos y costos. Estas corresponden a la facultad y responsabilidad de garantizar el desarrollo de las operaciones de ejecución de acuerdo a los cronogramas y costos establecidos. le son asignadas por la dirección del proyecto las metas a alcanzar. de acuerdo con el presupuesto autorizado. además. Por tanto. Se producen cuellos de botella (puntos de estrangulamiento) producto de la retención del poder decisional final por parte del ejecutivo superior de la empresa que se desempeña además como gerente de proyecto. sufren los plazos y los costos. producto de los costos indirectos afectados por el retraso. Bajo estas condiciones.

en síntesis. por lo que la figura del coordinador contribuye a flexibilizar en grado mínimo esta desventaja para la gestión eficaz de los proyectos. tiempo y calidad previstos en el propio proyecto. Sin embargo. . humanos y organizacionales).Gestión de Proyectos BID. se puede afirmar que la estructuración con un coordinador de proyecto no constituye un cambio sustantivo en la estructura tradicional con sus características de jerarquización y verticalidad. Este tipo de estructuras se muestra rígida para enfrentar las demandas de recursos del proyecto. financieros. pero su realización es entregada a las áreas funcionales de la empresa. dirigir y controlar las actividades. Un proyecto.3.1. tiene plena libertad de actuación hasta el límite de costos. Este tipo de estructura tiende a maximizar la utilización de los recursos disponibles en la organización. asignar y liberar recursos (materiales.Banco Interamericano de Desarrollo Página 43 En síntesis.5 Organización Matricial La estructura matricial -como la presentada en la Figura Nº 3-4 permite mayor flexibilidad en la utilización de los recursos y procedimientos para alcanzar una serie de objetivos de uno o más proyectos. establecer políticas de recompensas adicionales al personal asociado al proyecto. en determinados proyectos resulta inaplicable. contratar personal externo (en la medida que las demandas del proyecto superan la capacidad de un departamento funcional relacionado). evitando también las duplicaciones de funciones. 3. en esta estructura. Cada gerente de proyecto tiene la autoridad y responsabilidad suficiente para planificar el trabajo. Predomina el aspecto funcional sobre las demandas del proyecto. es llevado a cabo bajo la coordinación y responsabilidad integrada de un director de proyecto.

Banco Interamericano de Desarrollo Página 44 Gerente General Gerente Función 1 Gerente Función 2 Gerente Función 3 Gerente Proyecto A Gerente Proyecto B Gerente Proyecto C Figura Nº 3-4: Organización estructurada matricialmente. conceptos administrativos tradicionales:  Dualidad Autoridad–Responsabilidad: el gerente del proyecto tiene la responsabilidad total. los proyectos operan en ambientes de trabajo en equipo. Se rompen. De todas formas existe flujo de autoridad vertical entre el gerente y sus subordinados. debido a que. generalmente. En estas zonas.  Unidad de mando: El personal de las áreas funcionales que participa en el proyecto tiene no uno. la autoridad sobre el personal es compartida y existe una serie de decisiones que no se enmarcan claramente tanto en el ámbito funcional como de proyecto.  Flujo vertical de autoridad y comunicaciones: El flujo vertical de autoridad no es marcado como en la organización tradicional. En el diagrama de estructura organizacional matricial se puede apreciar que zonas de intersección de las líneas decisionales. Debido a la entrega de responsabilidad total por el buen logro del proyecto con que se embiste . donde las decisiones se toman con un alto grado de participación y consenso. pero la autoridad es compartida. la toma de decisiones asociada a estos temas deben tomarse en consenso entre el gerente o jefe funcional y el gerente de proyecto.Gestión de Proyectos BID. sino dos jefes (funcional y de proyecto). con esta configuración.

Asimismo. eventualmente. organizar. reflejados por el cruzamiento de líneas en el diagrama matricial. 3.7 Estructura Totalmente Orientada a Proyectos Este tipo de estructura está totalmente diseñada a partir del proyecto y para el proyecto. existe personal que se ve influenciado y sometido a fuertes presiones por parte del ejecutivo de proyecto y el ejecutivo gerencial. Este sistema asigna al gerente del proyecto plena autoridad sobre el uso de los recursos. dentro de los puntos de intersección de autoridad. las relaciones de verticalidad de autoridad de nivel superior también son poco perceptibles. decisiones que no caen claramente en el dominio de un gerente. como consecuencia favorable a la ágil toma de decisiones. .3. programar actividades. Existen. Recibe de la alta dirección de la organización una misión a cumplir.El esquema agiliza el proceso de toma de decisiones.1. verticales (jerarquía).Banco Interamericano de Desarrollo Página 45 al gerente del proyecto. como se ha mencionado. según las demandas del propio proyecto. dentro de un presupuesto y tiempo previstos y toda autonomía para planificar. 3. Este tiene la facultad de asignar recursos. Las comunicaciones fluyen en todas las direcciones y sentidos. horizontales (interfunciones) y diagonales (combinación de ambas). este ahorro en los plazos.6 Desventajas de la Organización matricial Este tipo de quiebres sobre los conceptos tradicionales puede. contratar y despedir personal u otras. sino que su resolución es conjunta. Rinde cuenta de sus actos y decisiones sólo a la más alta autoridad -el cliente para el que es ejecutado el proyecto. distribuir tareas.1. Este tipo de estructuras implica la creación de una organización funcional propia para el proyecto. paralela a la existente. con la consecuente duplicación en la asignación de recursos. producir conflictos. se produce en desmedro del costo que implica crear una organización paralela semejante a la existente.Gestión de Proyectos BID. ejecutar y controlar.3. como ventaja comparativa con el modelo matricial de autoridad compartida .

En esta estructura. 2. Una versión a menor escala de este tipo de estructura se puede dar en otro nivel de la estructura.Gestión de Proyectos BID.3. el modelo matricial representa una organización en la que la autoridad de ambos es pareja. 3. Al ser un modelo híbrido. por ejemplo. diseño.9 Distribución de Autoridad según Estructura La Figura Nº 3-5 muestra gráficamente los distintos tipos de estructura organizacional presentados y cómo se comporta la autoridad de gerente del proyecto y de un gerente funcional según éstos. 3.1. En síntesis se deduce claramente que: 1. un jefe de proyecto y toda su ala funcional dependiente de un determinado jefe o gerente funcional.3. personal). mientras que las funciones restantes prestan sus servicios al proyecto en forma matricial. por su característica de grupo paralelo. Se puede apreciar que. representando una suerte de promedio entre estos esquemas. En estructura matricial es equitativa. como del modelo totalmente orientado a proyectos.8 Estructura Parcialmente Orientada a Proyectos Este modelo significa una solución de compromiso entre la estructura matricial y un modelo de estructura organizacional totalmente orientado a proyectos. En estructura de coordinación prima la autoridad del gerente funcional (mayor área bajo la curva en el intervalo). busca disminuir las desventajas tanto del modelo matricial.1.Banco Interamericano de Desarrollo Página 46 Este modelo es también llamado Equipo de Trabajo. . el gerente del proyecto controla los recursos y funciones críticas (por ejemplo.

Por otra parte. la autoridad del gerente de proyecto. en estructura total prima. En estructura parcialmente orientada a proyectos prima la autoridad del gerente del proyecto.Gestión de Proyectos BID. .Banco Interamericano de Desarrollo Página 47 Autoridad del Gerente Funcional Autoridad del Gerente de Proyecto Area de Autoridad del Gerente de Proyecto Nivel Autoridad Area de Autoridad del Gerente Funcional Coordinación Matricial Parcialmente Totalmente Orientada Orientada Tipo de Estructura Figura Nº 3-5: Relación Autoridad v/s estructura proporcional al área bajo la curva. claramente.

[1][2]. Se define a la administración de recursos humanos como las acciones de planificar. surgirán cambios a la situación inicial.Gestión de Proyectos BID. el rol del gerente de proyectos como actor estratégico en el éxito del proyecto. donde se ofrecen algunas técnicas y sugerencias para la focalización de esfuerzos del grupo para lograr las metas establecidas. 4.2. Reclutamiento. En este punto se analizarán cuatro etapas destacadas en el ciclo de vida de cualquier proyecto que requiera de personas para su realización. 4. cuya finalidad será la consecución de los objetivos fijados.2 Etapas de la Administración de Proyectos 4. coordinar y controlar todos aquellos procesos que se requieren para potenciar el uso de las personas externas e internas de la organización.surgirán a medida que el proyecto avanza en el tiempo y guías para identificar las bases y fuentes de poder a las cuales recurrir para enfrentar todas las anteriores situaciones con éxito. en conjunto a breves ejemplos de casos.la que se describirá a través de los cuatro puntos. la motivación del personal. En este capítulo se explicará. una vez que el proyecto esté ‘encaminado’. Para ello. Como se verá en puntos sucesivos. el concepto de Administración de Recursos Humanos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. o Planificación previa de la organización tal como será en el futuro . la administración se desagrega en tres etapas que han sido definidas como Planificación de la Organización. Administración de Recursos Humanos. además. o proceso de captación de personas que formarán parte de la estructura organizacional según los requerimientos establecidos en el Plan Organizacional resultante de la etapa anterior y Desarrollo de Grupo. los que inducirán a una dinámica de grupo que es –precisamente.1 Introducción. cómo identificar y manejar los conflictos que -inevitablemente. se destacan.Banco Interamericano de Desarrollo Página 48 4.1 Introducción. organizar. . En el presente capítulo.

planificación = definición de metas + establecimiento de estrategias + desarrollo de planes para coordinar actividades futuras.1 Definición. La planificación de la organización. dos aspectos principales debieran quedar claros: 4. además.2. Al término de la planificación.  Proyectos exitosos . Pero.Gestión de Proyectos BID.2. los beneficios serán muchos:  Metas claras . es la tempranamente concebir con precisión .2 Planificación de la organización. etc.  Fechas límite cumplidas satisfactoriamente .en papel. ¿qué se debe realmente concebir durante la planificación? Es evidente que el planificador debe tener al menos un mediano conocimiento del contexto del proyecto que se debe realizar y. estructura organizacional a través de las cuales se realizará un proyecto en Esta planificación es la principal tarea a completar una vez iniciado cualquier proyecto.2 El proyecto a desarrollar.2. retomando la definición. 4. ya que si se logra una correcta planificación. .2. en la mente.particular en un tiempo futuro. en breves palabras. tomar conciencia de la necesidad de contar con personal o staff para su realización. y  Menores costos.Banco Interamericano de Desarrollo Página 49 4.2.  Máximo rendimiento del trabajo realizado .

Una pregunta muy razonable en este momento sería ¿cómo se puede lograr esto?.  Interacciones entre cada miembro .1 Referirse a manuales de procedimientos de la organización. y  Definir la comunicación en el proyecto.  Disponer de medidas de control de los resultados obtenidos .3.2.  Definir para cada uno:  Cargos . el planeador tendrá una buena pauta de los cargos y roles. .  Roles o patrones esperados de conducta atribuidos al cargo ocupado [2] .3 Herramientas de Planificación.2.2.Gestión de Proyectos BID. Uno de los mejores ejemplos de uso de esta herramienta son aquellas organizaciones cuyo quéhacer está completamente estandarizado a través de Reglamentos y Normas oficiales. 4.  Autoridad y responsabilidad . autoridad/responsabilidad. qué debe exigirle a cada uno y qué se necesita: 4. en qué momento.3 La Estructura Organizacional  Identificar y cuantificar el o los grupos o individuos que tomarán parte en el desarrollo del proyecto . comunicaciones y otros aspectos asociados con sólo consultar los Manuales de los que dispone la organización o empresa y seleccionar los cargos o procedimientos que se requieran. Existen distintas alternativas de herramientas que el planificador puede utilizar para ayudarse en su tarea de determinar qué recursos humanos destinar.Banco Interamericano de Desarrollo Página 50  Tener completamente identificado el problema y sus principales factores.  Fijar metas preliminares a cumplir  Conocer los plazos temporales en los que se debe concluir el proyecto  Lograr la mayor cantidad posible de documentación o información sobre el problema 4.2. En este caso.

Para reforzar este concepto. 4. el segundo documento indica que el personal es provisto por la filial ADUANEX de la misma empresa y sólo se puede contratar a grupos de 8 funcionarios cada uno. El planificador. por otra parte.Gestión de Proyectos BID. que llamaremos ‘Pizza lista’. ha averiguado restricciones estructurales inherentes a su organización y –como están normados.3. ve como lo está haciendo y analiza qué te sirve de todo lo bueno que él hace’ puede ser extremadamente útil al momento de conseguir una pauta de qué es lo que se quiere lograr y a través de qué manera. seguramente. un planificador debe concebir una planificación de un sitio de revisión de mercaderías entrantes para la temporada de importaciones peak de verano. un día cambia su estrategia de ventas y decide empezar a vender sus pizzas haciendo reparto a domicilio.deberá preocuparse de definir otros aspectos del proyecto. El primero indica que las comunicaciones entre funcionarios deberán ser exclusivamente a través de minutas diarias dirigidas al superior inmediato y que está penalizada la conversación social en horarios de trabajo. se ofrece el siguiente ejemplo. El planificador no sabe cómo abordar el problema: a cuántas personas contratar ni qué comunicación habrá para la coordinación de las tareas y decide revisar el Manual de Procedimientos Formales y el Reglamento de Personal del Servicio Regional.Banco Interamericano de Desarrollo Página 51 Ejemplo Nº4 En el Servicio Regional de Aduana.2. Ejemplo Nº5 En una ciudad pequeña hay dos empresas de pizza. conocido también como ‘observa a quien está haciendo con éxito lo mismo que tú deseas hacer. La técnica del benchmarking. o que ha sido tratado en la prensa o del cual leyó en alguna parte. La primera.2 Por asociación El planificador se encontrará. con que el proyecto que le ha sido encargado se parece mucho a un proyecto que le es conocido. El planificador de ‘Pizza lista’ destinó dos de sus mejores vendedores de mostrador antiguos a atender los . entonces.

y quien no pueda o no desee optar por alguna de las alternativas anteriores. tuvo una baja de ventas tan enorme que su planificador se dio cuenta que necesitaba llevar a cabo urgentemente un proyecto de competencia a la empresa ‘Pizza lista’.A. su competidor.3.Banco Interamericano de Desarrollo Página 52 pedidos telefónicos de los clientes y -sabiendo que necesitaría de nuevos recursos humanos.Gestión de Proyectos BID. que Pizza Lista les ofreció asociarse y fundaron la cadena ‘Super Pizza’. investigación industrial que le dio una pauta de cuáles eran los recursos humanos necesarios y qué funciones debían realizar para planificar el cambio de su local. en el que el círculo representa el proceso de Planificación Organizacional. Lo que el planificador de Pizza Rica hizo fue benchmarking a su competidor. Pizza Rica reestructuró su organización y añadió las nuevas recetas y tuvo un éxito tan rotundo. de donde sacó interesantes ideas de reparto que sí podía llevar a cabo en su local y  Trabó amistad con el cocinero de Pizza Lista y averiguó los condimentos y recetas más pedidos por los clientes y confirmó que él también los podía preparar. 4.S. La contrapartida fue que ‘Pizza Rica’. Tremendo éxito.¿Qué hacer? El planificador identificó dos fuentes para saber qué medidas tomar:  compró y leyó el libro ‘Cómo llegamos a ser la pizzería más famosa de U. Existe una abundante y completa bibliografía sobre este tema.3 Teoría Organizacional. encontrará en la consulta de estos libros valiosa ayuda para su propósito.estimó que con la contratación de tres estudiantes que trabajaran medio tiempo en turnos como repartidores era suficiente para atender el reparto semanal. obsérvese el diagrama siguiente en la Figura Nº 4-1. por Pizza Hit . ‘. Pizza Lista.2. las flechas de entrada al círculo representan lo que el planificador a priori tiene que . Para terminar el punto.

aquellas personas que tengan características.1 Definición.4 Reclutamiento de Personal. constituye un programa con marco temporal.2. Problemas Factores Plazos Documentación Plan Organizacional Figura Nº 4-1: El proceso de la Planificación de la organización.Banco Interamericano de Desarrollo Página 53 saber y finalmente.4. las flechas de salida son lo que el planificador debe llegar a obtener en detalle. aptitudes o conocimientos valiosos para la consecución de los objetivos perseguidos por quien promueve la contratación de dichos recursos humanos. para el proyecto u organización. intereses. destrezas. 4.2. La flecha de salida rotulada como Plan de Administración no es más que una integración de todo lo tratado hasta ahora.Gestión de Proyectos BID. talentos. El reclutamiento del personal es la segunda etapa en el ciclo de vida de un proyecto desde el punto de vista organizacional y comprende todas aquellas actividades que tengan por objetivo captar. . 4. indicando en qué momento qué recurso humano deberá entrar a participar al proyecto desarrollando qué función y en qué fecha límite debe tener todas las metas logradas.

Gestión de Proyectos BID.2.  Disponibilidad .4.2 El reclutador Este complejo proceso debe ser llevado a cabo por una persona que tenga claros los objetivos que motivan al planificador a requerir de la participación de otras personas para su consecución. debe tener claro el entrevistador?  En primer lugar. descrita de forma tan precisa y real que en la etapa de reclutamiento sólo se buscarán aquellas personas que ‘encajen’ en el perfil exacto requerido para cada función.  Percepción .  La estructura organizacional .4.3 Reclutando al Staff ideal para su Proyecto. el plan de administración logrado en el punto anterior8 .  Don de Mando .  Capacidad .  Habilidades . ¿cómo saber identificar a una persona que sea valiosa para el proyecto cuando la tenga enfrente?. roles y otros aspectos que permitan visualizar un ‘candidato ideal’ para cada plaza disponible. como si fueran una 8 . Otros aspectos:  Experiencia previa .  Potencial . exactamente. Se han preparado una serie de pruebas de evaluación de candidatos. de las que se han extraído las más populares para su revisión: Recordar que dicho plan terminado es una representación fiel de cómo trabajarán los distintos implicados en el proyecto.Banco Interamericano de Desarrollo Página 54 4. 4. Pero ¿qué.  Perfiles detallados de cargos. con justa razón. El reclutador se podría preguntar.2.  Talentos.  Intereses .

Este tipo de pruebas.3.3. especialmente si se trata de la selección de un administrativo del cual se requiere criterio.3 Pruebas Sicológicas.2 Simulación de Funciones. ética o características más bien valóricas que de otra forma son difíciles de medir. etc.Banco Interamericano de Desarrollo Página 55 4. Esta opción es la menos conflictiva para el reclutador. constituye una cláusula del proyecto. Este tipo de pruebas requiere de la asistencia de un psicólogo. 4. Esta frecuente modalidad. aunque no descartable.3. etc. La eficacia de este método de selección es excelente y contribuye.5 Logro. responsabilidades. a aclarar al candidato lo que se espera de él. 4. también. 4.4. es decir.4 Preasignación.1 Pruebas Escritas.4. creatividad. por lo que no resulta muy recomendable.2. pues el personal que llevará a cabo el proyecto está ‘enganchado’. . habilidades.2. que consiste en actividades variadas que no sugieren ninguna pauta sobre ‘respuestas deseadas’ o ‘conductas correctas’ son una de las más efectivas.2.4. 4.3. Muy apto para trabajos que sean más bien funcionales. El candidato selecciona para el trabajo si es que logra solucionar el problema. ha demostrado que el nivel de previsión del tipo de personal contratado es muy variable.2.3. De ahí la importancia de fijar perfiles definidos de roles. No hay opción de reclutar a otras personas distintas. pieza de puzzle perdida encajando en el puzzle completo.2. el reclutador pone al candidato bajo una situación controlada de la vida diaria de una persona que se desempeña en el cargo al cual postula.4. juegos de asociación como secuencias de dominó para reordenar.4. alternativas múltiples.Gestión de Proyectos BID. basada en preguntas y respuestas.

particularmente con el tema de reclutamiento y planificación de la administración de recursos humanos. por lo que necesita apoyo de fuerza de trabajo adicional .4 Consideraciones para el reclutamiento.  Se retiró personal. La . ¿Porqué? Considere el siguiente ejemplo.4.  Jornada completa pero con un contrato trimestral. a un sistema de significados. ¿Qué 4.2.Banco Interamericano de Desarrollo Página 56 La última opción.. quedando plazas libres . condiciones distintas?:  Medio tiempo o por horas .  Por semanas .4.1 Cultura organizacional. cuando era un pequeño local en una localidad de 100. Ejemplo Nº5 La zapatería Shoes Pal tiene tiendas en 12 países. el dueño fundador transmitió a todos sus empleados su idea de ‘el cliente va primero’.  Se necesitan servicios especializados por breves lapsos de tiempo . 4.2.000 hbtes. valores y actitudes compartidas y perseguidas por todos al interior de la organización. Se define por cultura organizacional a la percepción común a TODOS los miembros de un equipo u organización. Esta situación se podría dar por diversas razones:  El proyecto resultó más difícil o más largo de lo que se planeó. podría ser el reclutamiento de personas con condiciones distintas de las personas que ya están trabajando en el proyecto. y  El avance del proyecto es incierto y sería recomendable tener ‘personal de auxilio’ en caso de eventualidades que sortear. En sus inicios. La relación de este nuevo concepto introducido y los temas tratados previamente es muy estrecha.  Por meta cumplida .Gestión de Proyectos BID.4.

especialmente cuando el planificador establece los perfiles de quienes realizarán el trabajo. Como resumen de lo tratado en este punto. o bien. en el número preciso. el gerente de proyecto se encontrará con una situación muy grave que tendrá los siguientes efectos : 1.Gestión de Proyectos BID. La persona de cultura distinta se sentirá incómoda en su trabajo y tendrá un desempeño insuficiente.Banco Interamericano de Desarrollo Página 57 percepción de todos los empleados de Shoe Pal fue tan fielmente compartida que la tienda rápidamente se hizo famosa por los esfuerzos increíbles del personal de dejar a cada cliente que entrara a buscar algo con su necesidad satisfecha. color preciso. Así como Shoe Pal. corría a Shoe Pal y hasta recomendaba la tienda a sus amigos. cualquier grupo. . organización o ente que pretenda llevar a cabo una meta con esfuerzos conjuntos de varias personas necesita asegurarse de que todos comparten las mismas metas y le imprimen el mismo carácter. De ahí la importancia de la consistencia con la cultura existente o deseada al momento de planificar los recursos humanos. dejando un vacío en el trabajo en un momento que se requiere de él con urgencia. Así fue como Shoe Pal logró su primera sucursal. 2. En el caso negativo. renunciará. que casi siempre resulta ser la consecuencia de un deficiente proceso de reclutamiento. como la emergencia de una persona que no comparte la cultura organizacional de la mayoría. apenas necesitaba un nuevo par. Lógicamente que el cliente. La persona de cultura distinta se opondrá a la cultura de todos y generará conflictos internos. obsérvese el diagrama de la Figura Nº 4-2. Un vendedor que no encontraba en la bodega un modelo como el pedido por el cliente era capaz de recorrer todas las zapaterías 10 cuadras a la redonda buscando hasta encontrar el zapato. Shoe Pal debe su fama a la lealtad a los valores bases de su cultura organizacional.

Banco Interamericano de Desarrollo Página 58 Cultura Organizacional Plan Organizacional Estructura Organizacional Perfiles Figura Nº 4-2: Proceso de Reclutamiento de personal.Gestión de Proyectos BID. . En este capítulo. 4. Aquí se presenta una lista de algunas situaciones comunes en un proyecto que evidencian la necesidad de la gestión de un buen Administrador de Proyectos – es decir. Puede darse que esté establecido de antemano quién ocupará el cargo.2. Reclutamiento Staff 4.5.2.1 Introducción La selección de quien tomará el cargo de Gerente o Jefe de proyecto es un caso particular del reclutamiento de personal tratado en el punto anterior. el Gerente es -en la mayoría de los casos. el Gerente encontrará una valiosa descripción del perfil de Jefe de Proyecto. en ambas situaciones.2. por lo que debe tener conocimiento cabal de todos los pormenores del proyecto.5. no siendo necesario el reclutamiento.5 El gerente de proyecto 4. un Gerente. deberá administrar eficientemente al personal y a los recursos materiales y será la cabeza responsable del cumplimiento oportuno del proyecto encomendado.2 Situaciones que debe afrontar el Gerente de Proyectos.el planificador y también un reclutador. incluyendo las funciones genéricas que éste deberá desempeñar en cualquier tipo de proyecto.

 Se generan conflictos al interior del proyecto . ya que se resuelven a través de una planificación oportuna. colegas o clientes cambian esporádicamente de parecer sobre lo que desean . 4.  Para realizar el trabajo se necesita comunicación con personas externas al proyecto . incluso más del horario requerido.5.3.5. Sin embargo.Banco Interamericano de Desarrollo Página 59  El personal trabaja. las últimas dos apuntan a las habilidades del Gerente para administrar los recursos humanos.1 Motivación.1 Enfoque de McClelland [4] La realización.5.2.2.3 Funciones que desempeña el Gerente. 4. Para afrontar situaciones como estas últimas.  El proceso es complejo y requiere de la ejecución de muchas tareas simultáneas . Analice detenidamente estas distintas teorías sobre motivación de personal.Gestión de Proyectos BID. La mayoría de estas situaciones deberían resultar conocidas en este punto. el poder es el afán por lograr que los demás se comporten de una manera en que no se habían comportado espontáneamente y la afiliación es el afán por tener relaciones interpersonales amigables y estrechas. Aplicación.  Hay limitaciones de tiempo. donde la realización es la necesidad de destacar.  Supervisores. por realizarse de acuerdo con ciertos estándares para alcanzar el éxito .1. de recursos . y  Las personas que requieren de creatividad no se sienten ‘motivadas’ con el trabajo. el Gerente debe desarrollar habilidades en los siguientes roles : 4.2.3. pero no tiene claro cuál será el aspecto final del trabajo terminado . . el poder y la afiliación son tres necesidades importantes que ayudan a explicar la motivación.

sobre todo si además tiene afán por la afiliación.Banco Interamericano de Desarrollo Página 60 Sidney trabaja en un taller de joyería. [4] .2 Teoría de la Igualdad de Jane Pearson. resulta interesante destacar las potencialidades de cada perfil. Periodistas. 4. si hubiera sido demasiado fácil. Si Sydney fuera la supervisora. tampoco lo habría pedido. Individuo movido por la afiliación : este individuo está hecho para trabajos que requieran de altas habilidades de comunicación y relación.’ La actitud de Sidney ante un desafío en el trabajo corresponde al perfil de un individuo motivado por la realización. pide el trabajo argumentando que nadie más en el taller puede hacer un trabajo más prolijo y más rápido que el suyo. hasta que el supervisor se lo asigna.Gestión de Proyectos BID. los demás joyeros no quieren tomarlo a su cargo. al igual que Sydney destacándose en su taller. Sidney ha estimado que la probabilidad de acabado impecable de la hechura es del 50% . Individuo movido por el poder : Este individuo será un buen Jefe . no lo habría tomado porque no me gusta correr riesgos . Sabrá dirigir al personal con un trato amistoso.5. lo más probable es que no logrará motivar a los demás a trabajar mejor. como Entrevistador de Personal. sino insistir que los trabajos hechos por ella quedan mejor. Relaciones Públicas. porque no me incentivan los trabajos que requieren de poco esfuerzo. Tomando los conceptos de esta teoría. causando conflicto en el grupo. El día viernes. Ella agradece y dice orgullosa ‘si hubiera sabido que la probabilidad de éxito era menor. etc.2. el personal del taller felicita a Sidney por el excelente trabajo. Individuo movido por el logro : este individuo está hecho para trabajos individuales en los que pueda poner a prueba sus habilidades permanentemente.3. Como es un trabajo muy difícil. Al taller llega un pedido. Discusión.1. sin embargo.

Aplicación. Un mes más tarde. apenas completó sus horas diarias obligatorias. un estudiante de cuarto año.000 al mes y sus jefes están muy impresionados con su desempeño. nada menos que $150.000.Banco Interamericano de Desarrollo Página 61 Las personas comparan los procesos y los resultados de su trabajo con los de otras personas y.  Cuando se paga por cantidad de producción. como nunca.  Cuando se paga por tiempo. se pueden prevenir situaciones como la ejemplificada :  Cuando se paga por tiempo. los empleados con sobresueldo producirán más que los que perciben un sueldo justo . Margarita es estudiante de Leyes de último año y lleva meses trabajando en un despacho de la ciudad. y  Cuando se paga por cantidad de producción. llega Rodrigo. . los empleados subremunerados producirán más cantidad de unidades de escasa calidad que los que reciben remuneración justa. se retiró. su desempeño durante esas dos semanas fue tan deficiente que le fue solicitada la renuncia. los empleados con sobresueldo producirán menos pero de mayor calidad que los que perciben un sueldo justo . Teniendo las siguientes consideraciones a priori. los empleados subremunerados producirán menos o de peor calidad .piensa furiosa Margarita y. acto seguido. $100. Discusión. El caso de Margarita es un excelente ejemplo de los graves conflictos que pueden generarse cuando el Administrador de Recursos Humanos o Jefe de Proyecto descuida el principio de “Igualdad“ descrito por Jane Pearson. A los dos días. ‘¡Pero cómo ! Yo creí que mis jefes estaban satisfechos con mi trabajo !’ .Gestión de Proyectos BID. ella se entera que el sueldo de Rodrigo es mayor que el suyo. Se siente muy realizada porque la paga es muy buena. responden para terminar con las desigualdades que pudieran existir. En las siguientes dos semanas.

Autorealización Reconocimiento Pertenencia Seguridad Figura Nº 4-3: Pirámide de las necesidades de Maslow.3 Según Maslow. prevenir la invalidez.3. enfermedad . pertenencia (es decir.2. reconocimiento ( o que sus jefes lo aprecien por su trabajo como algo bien hecho y valioso) y finalmente la autorealización (como el afán de logro de McClelland. Las tres primeras son necesidades básicas y las últimas son necesidades superiores.Banco Interamericano de Desarrollo Página 62 La motivación efectiva del individuos).2. Mc Gregor postuló dos teorías alternativas llamadas X e Y.[1].[4]. estabilidad económica. el individuo se sentirá motivado por alguna de las superiores.[4].5. [1]. ambas demostraron en la práctica una amplia vigencia. la X describe con relativa certeza el comportamiento común de . satisfacción personal a raíz de los resultados obtenidos e independencia en el trabajo). alimentación.1. ser aceptado como parte del grupo en el cual trabaja. similar al afán de afiliación de MC Clelland) .Gestión de Proyectos BID. Aunque él prefería inclinarse por la Y. Una vez que las básicas son cubiertas. pérdida del trabajo). personal depende de recompensas absolutas(para todos igual) y de recompensas relativas (comparativas entre los 4. Los individuos viven presionados por la demanda de satisfacción de las necesidades de seguridad (es decir.5.1.4 Según Douglas McGregor.3. vivienda. 4.

y  El hombre puede aprender a trabajar solo. profesionales recién iniciados. etc.4.2. 4.  El hombre espontáneamente rehuye de tomar responsabilidades y teme al riesgo .1 Teoría X.5. etc.1.1. por naturaleza.Banco Interamericano de Desarrollo Página 63 trabajadores operacionales especializados.3.  El hombre es. como operadores de maquinaria. . y  El trabajador debe ser forzado a trabajar a través de amenazas.  El hombre es incapaz de tomar decisiones y prefiere aquellas actividades rutinarias y normadas que no requieren de iniciativa . un individuo a quien el trabajo le resulta desagradable . obreros industriales. contadores. sanciones y castigos.2. 4. digitadores. representa más cercanamente a trabajadores administrativos varios : secretarias.  Todo hombre es básicamente creativo y con iniciativa y puede generar ideas para hacer mejores los procesos .2 Teoría Y. desempeñando trabajos complejos. 9 Por esta valorización tan negativa es que en el futuro se llamó ‘Trabajador Asno’ al individuo X.3. La teoría Y. programadores.5.  El hombre puede aprender a tomar y buscar responsabilidades .  El hombre básicamente no es creativo .  El trabajo le parece al hombre tan natural como el descanso o el juego . cargadores. en contraste.9 Figura Nº 4-4: El hombre X según McGregor.4.Gestión de Proyectos BID.

5.2.1. La última permite que todas las partes del grupo proyecto se comuniquen entre sí. 4.3. identifica un individuo o departamento que actúa como intermediario para la comunicación de todos los demás que se comunican con ellos.5.2. que generalmente dependen de la estructura organizacional. se resumen los efectos obtenidos por cada alternativa. Las redes formales de comunicación tienen distintas conformaciones. como frustraciones y sentimientos de satisfacción. metas claras. cómo lo están haciendo y qué pueden hacer para mejorar. La primera. La comunicación fomenta la motivación porque aclara a los empleados lo que deben hacer.1 La comunicación como elemento motivador.3. En la Figura Nº 4-5 se presentan las tres más frecuentes.Banco Interamericano de Desarrollo Página 64 4. . La segunda. como una herramienta de interacción social y de realización de las necesidades sociales. cómo hacerlo.Gestión de Proyectos BID.5. retroalimentación sobre el avance logrado y el reforzamiento de conductas deseables a través de premios e comunicación.1 Redes formales. En general.2.3. Un efecto la posibilidad de permitir la expresión de incentivos estimulan la motivación y requieren de adicional d e la comunicación es emociones. sigue con rigidez la cadena formal de mando. En la Tabla 1.2.2. la rueda. 4. llamada red de cadena.2 El Comunicador.

Banco Interamericano de Desarrollo Página 65 Figura Nº 4-5: Alternativas de Redes de Comunicación Formal. Criterio Velocidad Precisión Surgimiento de un líder Satisfacción miembros de Caden a Poca Alta Poca los Poca Rápida Rápida Alta Alta Baja Poca Ningun a Alta Rueda Todos . Tabla 1: Redes formales y resultados obtenidos para cada una.Gestión de Proyectos BID.

 los empleados los consideran más fidedignos y creíbles que los comunicados formales .3. pero ¿cuál es. ya se está sugiriendo la existencia de otro tipo de comunicación.  Tener en cuenta que el rumor persistirá siempre y cuando se satisfagan las necesidades y expectativas que producen incertidumbre.Gestión de Proyectos BID.2 Redes informales.1. es el Gerente de Proyecto y hoy sus ingenieros de proyecto vienen a su despacho a amenazarlo con dejar sus puestos si Ud. y  sirven a los intereses de las personas que las emiten.2. Los rumores tienen las siguientes características :  la administración no los puede controlar . lo que casi nunca genera la ansiedad que causan las fantasías que no se expresan. Soluciones a los problemas más frecuentes generados por los rumores dentro de los grupos :  Anunciar un tiempo programado para tomar las decisiones importantes. Aplicación. no disminuye el horario de trabajo. exactamente? Esta comunicación informal es. o .  Busca una solución temporal que minimice el conflicto .  Hacer énfasis en los riesgos positivos y negativos de las decisiones y planes futuros. Ud. ¿Qué hace para superar el conflicto ?  Impone su punto de vista sobre lo necesario del horario prolongado . nada menos.  Evita la confrontación y cede sin argumentar siquiera .  Discutir abiertamente las posibilidades más negativas.2.5. Cuando se habla de comunicación ‘formal’. que el rumor.Banco Interamericano de Desarrollo Página 66 4. ‘informal’.  Los manda a hablar con sus superiores .

Discusión. 4. Por grupo se entiende a cualquier asociación de dos o más personas que interactúan a pesar de ser independientes que se han unido para alcanzar objetivos particulares. A modo de resumen.2. La última aplicación de este punto ejemplifica la importancia de buenas habilidades de comunicación del Gerente dentro del grupo. 4.2. además de las funciones de planificación y reclutación indicadas en los puntos anteriores. -Entusiasmo -Incertidumbre -Pánico -Búsqueda de un culpable -Castigo del inocente -Reconocimiento a quien menos tuvo que ver en el proyecto.2 Etapas del desarrollo de grupos. tratará de entender su postura contraria.6.6. de las medidas que éste establezca para motivar al personal que administra y de su propia motivación. Etapas de un proyecto.2.1 Definición.Gestión de Proyectos BID. (Anónimo) . hasta encontrar una solución y consenso de las partes. 4.6 Desarrollo del Grupo Reclutado. pues.Banco Interamericano de Desarrollo Página 67  Produce una discusión franca para intentar que sus ingenieros entiendan la razón del horario prolongado y Ud. se puede afirmar que el tipo de Gerente dependerá de la comunicación existente dentro del grupo de proyecto.

se dará el caso que surgen conflictos de intereses entre miembros del equipo. En la fase inicial. En un momento previo o posterior a la etapa de transición. entre el equipo y el Gerente. como resultado de la documentación y ejecución de procesos emprendidos en la etapa inicial. en la realidad. principalmente. el grupo tendrá un espectacular avance de tareas. el equipo tendrá un magro resultado. Fase 2 Rendimiento Fase 1 Primera Reunión Mitad del proyecto Fin del proyecto tiempo Figura Nº 4-6: Avance de un proyecto grupal en el tiempo. La etapa de transición sobreviene cerca de la mitad del plazo dispuesto para la ejecución del proyecto. los resultados obtenidos serán. precisiones a lo obtenido en la etapa de transición. aproximadamente.Gestión de Proyectos BID. Estos conflictos son normales en cualquier grupo y el Gerente deberá hacer empleo de sus habilidades de administrador para restablecer la comunicación y lograr que todas las partes implicadas entiendan . o bien.Banco Interamericano de Desarrollo Página 68 El avance de un proyecto. En la etapa de transición. La etapa final concluirá. posterior a la primera reunión donde se han expuesto los objetivos y distribuido las funciones. debido a que se están recién afiatando como grupo. suele seguir el patrón de la Figura Nº 4-6 que representa el avance típico de cualquier proyecto. En la etapa final. en la fecha esperada de término del proyecto.

Este segundo tipo de conflicto. 4. las que se explicarán a continuación.6. 4.Banco Interamericano de Desarrollo Página 69 la postura del otro. Se puede tratar a un conflicto como un proceso debido a que cuenta con distintas etapas. se caracteriza por entorpecer el rendimiento del grupo y en la mayoría de los casos. Se piensa tradicionalmente que los conflictos son algo negativo para cualquier grupo porque disminuyen el poder de cohesión del mismo.Gestión de Proyectos BID.3. inclusive. tender a la disolución del mismo. Aquellos conflictos de los cuales el grupo puede sacar provecho son los funcionales. Los hay de dos tipos : funcionales y disfuncionales. pero ya en puntos anteriores adelantamos que no siempre es así. 4. Se debe destacar.2.2.2.2 Conflicto disfuncional. 4. que tanto el Gerente como el grupo deben tener siempre presente que las relaciones en el grupo de trabajo se construyen con el avance del proyecto y que la base originadora de algunos conflictos pueden ser situaciones inconclusas en el inicio del proyecto.3.6. Un conflicto es aquel proceso que se inicia cuando una parte percibe que otra afecta de manera negativa sus intereses.1 Etapa I.6.2.1 Conflicto funcional .3 Conflictos.2. 4.6.4 El proceso de conflicto. contrariamente al anterior. Incompatibilidad. que una vez superados tienen por consecuencia inmediata el reforzamiento de las metas del grupo y una importante mejora de su rendimiento. .4.6.

si no mejor que el logrado por su amiga.Gestión de Proyectos BID. Conocimiento. frustración. inseguridad. sino que además le aumenta el grado a Vendedor del Mes. En esta etapa. cayó en cuenta que su amiga había asumido la conducta acorde de Vendedor Supervisor del Mes y se dirigió inmediatamente a discutir con su Gerente de local.Banco Interamericano de Desarrollo Página 70 En esta etapa es donde se genera el conflicto y se distingue por la oposición de condiciones no existentes en el pasado y condiciones existentes que propician la ocasión para el surgimiento de un conflicto potencial en el futuro. por ejemplo. Estas condiciones podrían ser. Es en este último paso donde se refleja ‘hacia afuera’ el conflicto. la estudiante de leyes citado anteriormente. ‘¡Tus niveles de venta han sido muy buenos !’-destaca el Gerente. la parte involucrada siente el conflicto.6.4. El Gerente aprovechó la oportunidad para revisar sus antecedentes. ‘Tú no tienes autoridad para dejarme en evidencia con ese cliente !’-alegó Jane. ansiedad. pues comienzan a aflorar expresiones de ira.1 Etapa II. al involucrarse emocionalmente. Jamie tiene hijos y recientemente. . Jane demoró dos minutos en atender a un cliente que esperaba detrás del mostrador y Jamie. un contrato con términos ambiguos o la contratación de un nuevo empleado como en el ejemplo de Margarita. hostilidad o distanciamiento. con notoria autoridad. Ejemplo Nº6 Jane y Jamie son compañeras en el departamento de Ventas. angustia. Al principio.2. por lo que pidió un aumento. Discusión. ya que necesitaba el aumento y en realidad sus ventas habían sido muy buenas. ella también había tenido un muy buen índice de ventas. para igualar su situación. el surgimiento del conflicto previsto en la etapa anterior se materializa cuando las condiciones conflictivas afectan de manera negativa algo que le interesa a alguna de las partes y la parte afectada percibe las condiciones y visualiza el conflicto. pero camino a casa se dio cuenta que si de méritos se trataba. 4. Inmediatamente. Jane estaba muy contenta por su amiga. Seguidamente. Al día siguiente.1. uno de ellos entró a la primaria. Personalización. le llamó la atención delante del cliente.y procede no sólo a darle un aumento.

la etapa de conocimiento del conflicto surge cuando Jamie hace patente su ascenso sobre Jane y ella se pregunta ‘Porqué tengo que soportar que ella tenga autoridad sobre mí si la autoridad que tiene le fue dada por méritos menores que los míos’. Es evidente que este descuido pasa a llevar los intereses de los demás vendedores que sí han tenido un buen desempeño por efecto de la percepción del propio trabajo que se trató en la Teoría de Motivación de Jane Pearson.emocionalmente involucrada.se hace evidente en el segundo párrafo.etapa de incompatibilidad. Esta etapa se distingue de las demás porque es aquella etapa en la que la parte afectada se resuelve a tomar acciones en el caso de conflicto. una persona que percibe que está en un lugar desventajoso y se siente emocionalmente tocado por ello.2. Si Ud.y se decide a tomar acciones.Banco Interamericano de Desarrollo Página 71 El ejemplo anterior es un buen caso de situación de conflicto.1. Las condiciones conflictivas se encuentran en la promoción de Jamie y en la petición de aumento. Finalmente. lo reciba ? Luego. ¿Porqué ? Bueno.2 Etapa III. Como se verá a continuación. ¿no cree que es justo que Ud.se queda reflexionando sobre la semejanza de condiciones previas al ascenso entre ella y su amiga.Gestión de Proyectos BID. las acciones a tomar de Jane es decidirse a ir a la oficina del Gerente de local y exigir una nivelación de grado y sueldo con su amiga. supiera que su índice de ventas ha sido el mayor de la tienda y sabe que hay un reconocimiento en dinero por ese esfuerzo. Las intenciones. Jane está furiosa. 4. la percepción de conflicto. .6. tiene varias formas de abordar el problema una vez que se decida a hacer algo.sin que la parte afectada se vea aún involucrada emocionalmente. es decir. se dispone para ir a hablar con su jefe para revertir la situación. En el ejemplo anterior.4. el Gerente descuidadamente entregó un ascenso sin investigar las condiciones de ventas de los demás vendedores. en el momento que Jane va camino a casa y -aunque está contenta por su amiga.

La forma de enfrentar el problema de Javiera. 4. Lógicamente. Un individuo que asume esta actitud trata de ignorar la existencia del conflicto y a las personas con las que tengan diferencias.1. Este individuo se distingue por intentar satisfacer los intereses de todas las partes .6. .6.2. Ejemplo Nº7 Javiera llega tarde a su casa y encuentra a sus dos hijos. El motivo de la pelea es que había que sacar al perro en la tarde.Gestión de Proyectos BID. pero ambos querían hacerlo.4. ofrecer una solución que deje conforme a todos. ‘¿Quién sacó a Titán ayer ?’-Andrés levanta la mano.3 El evasivo. ¿Qué te parece si hoy sólo acompañas a Martín y lo sacas tú mañana? -el niño asiente feliz y se van los dos hermanos con Titán muy satisfechos con el trato que hicieron con Javiera.2.2 El colaborador.2.6. no quiere que los niños peleen y no tiene preferencia por ninguno. peleando en el patio. Está tan molesto por la desigualdad percibida que no le importan en absoluto las limitaciones o consecuencias que se desprendan de su situación.4.1. es la típica actitud de un conciliador : buscar un consenso de las partes afectadas.4.2.2. haciendo que otro asuma una culpa ajena o convenciendo a otro de que está equivocado. ‘Andrés.2. no importando si alguien se ve perjudicado.1 El competidor.Banco Interamericano de Desarrollo Página 72 4. Javiera quiere que saquen al perro. En el caso de Javiera si. Sólo desea lograr sus condiciones a costa de las metas de otros.1. entonces hoy le toca a tu hermano. ¿no?. en vez de decidir enfrentar el problema y lograr que los niños hicieran las paces. 4.

o peor.1. por agradar a Marina salga otras veces y telefonee avisando a que hora volverá. A la mañana siguiente. la esposa de Pablo.2. No sería extraño que. Marina no quiere hablarle. Ejemplo Nº8 Pablo salió con sus amigos a celebrar su nuevo empleo. El deseo de Pablo de amigarse con Marina es muy normal en las relaciones que todos tenemos y es un caso muy ilustrativo de que el complaciente es capaz de subyugar su punto de vista para preservar la relación con los demás.2.2. Él sabe que ella está molesta por no haberla telefoneado para avisarle que iba a llegar tarde y que los amigos lo llevarían a casa y se da cuenta que.4 El complaciente. ¿Qué hacer ? Pablo desayuna más rápido que de costumbre y corre a una florería. se empieza a preocupar y decide quedarse en pie a esperarlo. Pablo hubiera enfrentado con ella su versión :¡Podría haber vuelto mucho más tarde!’.4. Otra situación sería.6. La parte del conflicto que en un momento decide evitar acciones a pesar de que sabe que está en la razón o tiene derechos que están siendo violados. A Pablo no le gusta decirle dónde.6. La quiere mucho y no quiere que la discusión pase a mayores. 4.Gestión de Proyectos BID. está realmente muy molesta. si por ejemplo.2 Intensidad del conflicto. que entiende (o finge entender) y está de acuerdo con el oponente para tratar de mantener una relación valiosa. Son las 4 de la mañana y Marina. fingiendo que no pasa nada Javiera. es el individuo complaciente. habría tomado el camino del evasivo. esta vez. . aunque a Pablo no le gusta. sin duda.Banco Interamericano de Desarrollo Página 73 ella hubiera preferido hacer vista gruesa del asunto y pasar por el lado de los niños.4. 4. cuándo y con quién anda y le molesta que ella lo ignore.

4.  agresión física.  La negociación del conflicto debe ser un proceso transparente y honesto. en lo posible.  la agresión verbal. revertirlo. pero a la vez debe responder a las necesidades del grupo como un todo.4.1 Principios. las actitudes y conductas de las partes involucradas. Las frases escritas a la derecha describen un grado 4. es decir. El negociador del conflicto.  las amenazas.  revelación declarada.6. quien se encuentre envuelto en un conflicto semejante tendrá esperanzas de sacar provecho.3 La negociación.  La solución encontrada debe satisfacer los requerimientos individuales de cada miembro del grupo. Eso es lo que explicaremos en el próximo punto. de otra manera el conflicto resurgirá cuando menos lo espere.Banco Interamericano de Desarrollo Página 74 El lector seguramente ya habrá notado que hasta este punto se ha descrito un conflicto desde distintos puntos de vista.Gestión de Proyectos BID.2.2. Las dos primeras describen el límite de conflictos funcionales. una escala de medición cuyos valores oscilan entre conflictos funcionales y disfuncionales.6. que será seguramente el Gerente. deberá tener tres principios regidores de cualquier acción que tome para resolver el conflicto:  El conflicto debe ser resuelto sin consecuencias destructivas para el grupo y en contra de los objetivos perseguidos. 4.  el reto a un desafío. . Las restantes evidencian un conflicto destructivo y quien se encuentre envuelto en esta situación deberá tomar acciones rápidas para evitar que la gravedad del conflicto avance y. Luego. Existe de conflicto:  el conflicto usual. ya sé identificar un conflicto. sería válida la pregunta ‘Bueno. pero ¿Cómo resolver un conflicto?’.3.

asimismo. antes del jueves no puedo.. La palabra clave de este paso es ‘defina cuidadosamente el sujeto de su conversación’. Fisher & Ury desarrollaron una técnica para negociar conflictos sin transgredir los anteriores principios. Si Ud. 2.’. se invalidará como negociador.Banco Interamericano de Desarrollo Página 75 4. Ud.  ‘Si se lo entrego hoy se va acostumbrar que yo corro si me exigen más. lograr que los demás escuchen las versiones contrarias a la propia.Aprenda a separar las personas de los problemas. Ejemplo Nº9  ‘Necesito el informe para hoy’. basado en una sencilla colección de 4 pasos que el negociador debiera tener en cuenta.. relacionadas con el ego. no se lo entrego hoy sino mañana.le dice el Jefe al empleado..6.[2].. luego. como no quiero que crean que soy servil.2. no acallar a su equipo. .2 Negociación de Fisher . terminará agrediendo verbal y luego físicamente a quien está contrario a su versión y estas acciones sólo aumentarán la gravedad del conflicto. que son los siguientes: 1. sino que los intereses que son objetivo de la negociación. estoy con trabajo en cola. mezcla el problema con la persona. La frase clave es lea entre líneas cuando le hablen y sea franco.Gestión de Proyectos BID.. por lo que deberá aprender a escuchar la versión de los demás y. desea solucionar el problema. cuando una persona externa nota que hay un conflicto es porque la persona que lo genera o percibe ya está involucrada emocionalmente.’-piensa el empleado y dice : ‘Lo siento.4.Concéntrese en los intereses. Este paso sugiere que no debieran discutirse posiciones personales.. no en las posiciones. Como recordará. porque nadie querrá escuchar sus agresiones y Ud.3.

‘Dulces Sueños’ tenía más conflictos que nunca y en una reunión todos los que tenían diferencias reprimidas por tanto tiempo hicieron públicas su reacciones.replica el Jefe. que hasta aquí podría parecer contradictorio. un consultor externo. Dulces Sueños fue entrevistado por ‘$uerte’. Se ha dicho que se debe evitar a toda costa el conflicto destructivo. está tomando el curso de Administración de Proyectos y notó que nunca habían conflictos y procedió a contratar a Jaime. en este caso un informe del cliente . trate de fomentar el conflicto. mientras que a ‘Dulces Sueños’ le quedó la gran tarea de hacer un alto en el trabajo para reestructurar la empresa con la cooperación de todos.Banco Interamericano de Desarrollo Página 76  ‘¡Pero si no lo entregas el cliente se nos va !’. Jaime corrió la voz que quien no hiciera bien su trabajo iba a ser despedido. Ejemplo Nº10 ‘Dulces sueños’ es un taller industrializado de confites fundado por una pequeña sociedad anónima compuesta de cinco amigos. quien actuaba como Gerente de local. La razón de la entrevista era su reciente clasificación como ‘la única empresa que no tiene conflictos internos’ del mes. Aquí el objetivo evidente es contribuir a la gestión del negocio con el trabajo realizado. se dieron cuenta que. Para presentar este aspecto. Camilo. La frase clave es deje que el conflicto siga su cauce natural. el ego como base de una discusión es el pensamiento oculto del empleado que pone ante los intereses su imagen como empleado ante el jefe.Gestión de Proyectos BID. y se encargó de sembrar la discordia. prestigiosa revista económica que presenta mensualmente a las empresas más prósperas de Latinoamérica. Curiosamente. después de la discusión. pero también se ha dicho que un nivel de conflicto funcional es bueno para el grupo. pero nadie había dicho nada porque pensaban que los demás estaban conformes.. .Antes de buscar acuerdos. reestructuró los cargos contradiciendo a todo el mundo. revise el siguiente ejemplo. 3. realmente. Jaime terminó su trabajo y se retiró. A las dos semanas de llegada de Jaime. casi todos estaban incómodos con el sistema de trabajo y con los precios de los productos.

A lo que el Jefe dice : ‘Moderna. Discusión.6. leí recientemente que inventaron un sistema de pegado firme de planchas de roble.Insista en ser objetivo. uno de los diseñadores se acerca al dueño. 4. determinar el grado de incidencia en los objetivos. Ejemplo Nº11 En una mueblería.4. pero esta vez como la dulcería más prometedora de Latinoamérica. debe tener y demostrar paciencia. es la última tecnología y creo que deberíamos comprarla.4 Sugerencias Básicas para que el Gerente de Proyecto pueda manejar un Conflicto Grupal. independientemente de todas las posturas personales.pero. Aunque es cara.’ Señor. 4..Banco Interamericano de Desarrollo Página 77 Dulces Sueños volvió a salir en la portada de ‘ $uerte’. La frase clave es no olvide a donde quiere llegar. ¿es realmente necesaria?’.. cuando surja el conflicto.’. traer al grupo a un externo distinto de los miembros actuales del grupo y designar a alguien como abogado del diablo para ‘azuzar’ a la gente que tiene reservas para expresar sus opiniones.2. El trabajo de Jaime describe exactamente las acciones más eficaces para generar conflicto en un grupo que no lo presenta y que lo necesita: tornar ambiguas las comunicaciones...Gestión de Proyectos BID. Se presentan a continuación algunas sugerencias adicionales que el Gerente de Proyecto debiera tener en cuenta siempre y en los momentos que se presenten los conflictos :  Evite las sorpresas: vele porque se mantenga al grupo informado de todo lo relativo al proyecto. El último paso sugiere tener siempre en cuenta los objetivos finales del grupo y. .  Si quiere alentar a las personas en conflicto. ¿eh ? Seguramente.

6. 4. o bien. reforzar el estilo de administración que ha llevado :  reclutamiento de nuevo personal.  El grupo espera de su Gerente honestidad. Como se ha dicho en puntos anteriores.4.1 Poder.  Fomente el poder de cohesión (unión y cooperación) de su grupo.Gestión de Proyectos BID. 4. El caso de Margarita.  retroalimentación del exterior.  El Gerente guía al personal a encontrar sentido y valor en el trabajo. la estudiante de leyes citada en la aplicación del punto de Motivación.2.  cambio de etapa de grupo. visión y fuente de inspiración.Banco Interamericano de Desarrollo Página 78  El conflicto debe solucionarse.6. Los siguientes eventos ofrecen una pauta que le indicarán al líder del grupo cuándo es necesario hacer un ajuste de políticas.5. guiando la actividad del grupo hacia los objetivos perseguidos. ¿es un ejemplo de conflicto?.2.  Evitar situaciones ambiguas que siembren desconcierto gratuitamente. Según lo dicho en este punto. no evitarlo ni apagarlo.1 Definición. .4.5 Necesidad de un líder en el grupo.  cambios en el plan administrativo.5. ¿qué habría hecho Ud. competencia.1.? 4.  Una situación de puntos de vista contrarios se resuelven buscando puntos en común que desarrollar.2. Aplicación.  un cambio de entorno incidente en el proyecto.6. es de vital importancia para el éxito del grupo la existencia de un Gerente de grupo que actúe como líder.  análisis de los reportes de rendimiento/ cercanía de las fechas límites.4.

‘El otro día.Gestión de Proyectos BID.1.. . 4. encaminándose a su escritorio antes que se note su ausencia.me demoré diez minutos en la cafetería y ¡ me vas a creer que mandó a alguien a buscarme porqué me estaba demorando mucho. él es el Gerente. ¿Y las fuentes ? La fuente es la forma en la que la persona posee las bases y las maneja para tener poder sobre otros.2.2 Las bases y fuentes del poder. porque es el niño quien la tiene y si no la tuviera. sosteniendo en su mano una varilla de la que pende una zanahoria.6.!’.Banco Interamericano de Desarrollo Página 79 El poder es la capacidad de un individuo de impulsar a otro a hacer cosas que de otra forma no haría.termina Clara. el burro no le obedecería.dice Clara. ¿no?’.5. ¿Cuál es la diferencia entre base y fuente de poder?. porque dirigiendo la varilla él puede controlar en qué dirección seguirá trotando el burro. Discusión. Ejemplo Nº13 Clara y David trabajan hace un año en el Departamento de Agronomía y están comentando en la cafetería la llegada del nuevo Gerente de Departamento. ¿Cuál es la base del poder? Es la posesión de la zanahoria. Ambos están de acuerdo en que el nuevo Gerente es inflexible. ‘De su cargo.4. Ejemplo Nº12 Un niño está a caballo en el lomo de un burro. La diferencia está en que las bases son aquello que tiene quien tiene poder y que sirve para manipular la conducta de otro. Aquí el niño es quien tiene poder sobre el burro. tratando inútilmente de alcanzarla. David le replica:’ ¡Qué inadecuado! ¡Y de dónde saca autoridad para hacer eso!’.. El burro trota estirando el cuello.

disminución de sueldo o un despido.5. Esta base se sirve del miedo para influir en las conductas de las personas.1 Bases.1. las fuentes del poder son dos: la posesión de un cargo relevante como es ser el Gerente de Departamento y la segunda es la fama adquirida de poco inflexible.5.1. A continuación. pues Clara tiene temor de volver a dejar su escritorio por un período prolongado porque teme acciones de parte del Gerente que puedan ser perjudiciales para sus intereses. entonces es fácil reconocer que las bases que el Gerente maneja para ‘obligar’ a sus empleados a trabajar bajo sus términos es la ‘amenaza’ implícita que están vigilados en todo momento y que una ausencia prolongada en el puesto de trabajo no pasará inadvertida. Ejemplo Nº15 El reloj mural de la oficina de T&T marca las 22 hrs.2. es notorio que el poder del Gerente tiene una base coaccionaria. 4.2.2.5.1. 4. te olvidaste de llegar a la premiación del colegio de la Carolita.4. y en el escritorio de Esteban suena el teléfono.4. El empleado hará algo que usualmente no haría por deseo de merecer aquello que pueda ofrecerle su superior. Ejemplo Nº14 En el ejemplo de Clara y David.Gestión de Proyectos BID.2 Recompensa.6. El poder basado en la posesión de algo que es percibido como valioso para el otro está basado en la recompensa.2.2. brevemente.2.1 Coacción.6. por ejemplo.es la esposa de Esteban . ‘Esteban.Banco Interamericano de Desarrollo Página 80 En este ejemplo. se indicarán distintas bases y fuentes de poder que vale la pena conocer: 4. ¿qué pasó ?’. quedar mal ante el Jefe.1.6.4.1. que ya está .

así que preferí quedarme.Banco Interamericano de Desarrollo Página 81 acostumbrada a que su marido olvide eventos familiares por estar sobrecargado de trabajo. ‘ . A largo plazo vale la pena. ‘Es este proyecto del que te hablé en la mañana y si logro entregarlo para mañana temprano me van a dar las vacaciones antes de tiempo.Gestión de Proyectos BID.

-‘Le doy cinco dólares si me deja mostrarle lo que estoy vendiendo. Ejemplo Nº16 Ramiro es un vendedor directo y golpea la puerta de Macarena..1.propone seguro Ramiro. ya tiene un procesador eléctrico.6. etc. total. Macarena sonríe de oreja a oreja. . me voy y punto. Esta base permite para que quien la maneje distribuir y manejar recompensas inmateriales. pero parece ser una muy buena oferta..5. Si no le gusta. hacer que los demás vean las cosas del mismo punto de vista que uno ha propuesto. como manipular la opinión de la masa.Banco Interamericano de Desarrollo Página 82 4. no está haciendo nada importante.2. que ha empezado a interesarse..’. a lo que Macarena accede.2.Gestión de Proyectos BID. ‘¿Tan fácil ?-Pregunta Macarena. Cinco minutos más tarde.3 Persuasión. Acaba de ganarse cinco dólares y no le molesta tener al frente a Ramino un par de minutos.4. influir en las normas del grupo. Macarena ya está buscando cincuenta dólares en su billetera.1.

2.4. En el ejemplo de Clara y David en la cafetería.6. restringido en la entrega de información. pero en general estima que su desempeño es fabuloso porque conoce a mucha gente que por amistad con ella ha beneficiado al Resort con generosos descuentos. que no renuevan su Precisamente. el Sr.2.2. el lector podrá notar que es una variante de la base de recompensas.4.2 Fuentes.1.2. la fuente de poder reside en su capacidad personal de comunicación y relación con las personas. el vendedor locuaz.4.5. En el ejemplo de Ramiro.5.Banco Interamericano de Desarrollo Página 83 4.2.6.1.5.4. Pérez. de todos modos.2. 4. la llama a su despacho y le dice que la van a ‘echar mucho de menos’.Gestión de Proyectos BID.2. ¿me oyó?’. 4. lo que .1 Posición. es claro que quien puede despedir es el Gerente. En su relación con el resort ha tenido algunos problemas. luego. Esta última base se centra en la capacidad de controlar la entrega de informaciones relevantes que los demás no tienen y necesitan.6.1. diplomáticamente :’ Dígale al Sr. pero está.4 Conocimiento.2. 4. Gerente de Bárbara le responde no tan Personal.2. Royal que la que tiene los contactos de los proveedores soy yo y que si me despide.5.1.2 Personal. temerosa de que sus jefes no renueven su contrato. contrato.1. me las llevo conmigo. es evidente que quien tiene la fuente de poder es él mismo y ¿por qué? Porque es el Gerente y la fuente va asociada al cargo.2. Ejemplo Nº17 Bárbara es la relacionadora comercial de Royal Resorts y cumple hoy el término de su contrato por cinco años.6. o sea.

Gestión de Proyectos BID. . que ya tenía un procesador. terminó comprando uno de sus productos.Banco Interamericano de Desarrollo Página 84 hace que pueda influir en los criterios de la gente al punto que Macarena.

4.Gestión de Proyectos BID. sino que tendrá una relación expedita con su personal que cooperará a que el trabajo se ejecute más rápido y mejor.Banco Interamericano de Desarrollo Página 85 4.5.2.4. Recuerde : ‘No hay poder con uno solo.3 Experto. Debe haber.6 Resultados logrados. al menos.2. medite en la relación entre fuentes y bases. tendrá por bases la coacción. EL lector seguramente encontrará otras correspondencias que respondan a las preguntas ¿qué tiene que le da poder ? ¿Y de dónde viene eso que posee?. acaba de terminar un conflicto y está algo malogrado y desea hacer algo para mejorar su posición en vez de evadirse ¿qué debe hacer? revisar las bases y fuentes de poder con las que cuenta y con las que podría o debería contar. 4. si el Gerente de Proyectos es recién llegado.1.  Además. Para terminar el punto.6.  Teniendo en cuenta las ideas de este capítulo. El ejemplo de Bárbara denota inmediatamente que es ella la que maneja la situación porque los contactos son suyos y ella los maneja hasta donde estima conveniente.2. tendrá . luego. Es claro que quien tenga como base su posición.2. De la misma manera. el Gerente de Proyecto no sólo cumplirá las metas antes de la fecha prevista. poniéndolos a disposición de su trabajo pero no entregándolos completamente a su trabajo. ¿Qué tiene ella que pueda manejar Discusión. la recompensa y -si las tiene-sus características personales como recursos a manejar que podrían darle poder. Ya todos saben la importancia de un líder en cualquier grupo. están asociados la base de persuasión con la fuente personal y la base de conocimiento con la fuente de experto. otro que sienta dependencia del otro.6. si su personal está más a gusto en su puesto de trabajo dentro del grupo y con las responsabilidades que le corresponden.’ y le da poder? Su influencia se basa en los conocimientos exclusivos que sólo ella tiene. o bien.

Gestión de Proyectos BID. en vez de los tropiezos y atrasos que implica la integración de personal nuevo en un proyecto en curso. .Banco Interamericano de Desarrollo Página 86 menos deserción y rotación lo que asegura que el proyecto gozará de continuidad.

Banco Interamericano de Desarrollo Página 87 5.1 Introducción Las metodologías de planificación y control de tiempo comprenden todos los procesos necesarios para asegurar la finalización del proyecto dentro de los plazos establecidos. En relación con los procesos mencionados es necesario aclarar el término Actividad. En muchas áreas de aplicación se define una actividad como un conjunto de tareas. la secuenciación de actividades. Los procesos que conforman el marco de las metodologías de planificación y control de tiempo son :  Definición de las Actividades . En algunos proyectos. en la práctica estos se traslapan e interactúan. Por lo tanto podemos definir una actividad como el periodo .  Desarrollo de un Programa de Ejecución . Estos procesos pueden involucrar el esfuerzo de uno o más individuos o grupos de individuos de acuerdo con las necesidades del proyecto.  Secuenciación de Actividades .  Estimación de la Duración de Actividades . Los procesos listados serán tratados como elementos discretos dado que las herramientas y técnicas asociadas a cada uno de ellos son diferentes. Los procesos listados interactúan entre sí y con los procesos relativos al tema específico del proyecto.Gestión de Proyectos BID. especialmente los de tamaño reducido. Metodología para la Planificación y Control del Tiempo en Proyectos 5. Aunque los procesos han sido identificados como elementos discretos. En los apartados siguientes se expondrá sobre cada uno de los procesos. Estos procesos ocurren al menos una vez durante el ciclo de vida del proyecto. la estimación de la duración de actividades y el desarrollo del programa son abordados como un solo proceso. sus etapas y los subprocesos que los componen.  Control de la Programación.

.Banco Interamericano de Desarrollo Página 88 de tiempo transcurrido para la ejecución de un trabajo. donde son identificables su instante de inicio y de término.Gestión de Proyectos BID.

Gestión de Proyectos BID- Banco Interamericano de Desarrollo Página 89

5.2 Proceso de Definición de Actividades de un Proyecto
El proceso de definición de las actividades abarca la identificación y documentación de las actividades específicas que deben desarrollarse, en orden de producir las entregas totales y parciales identificadas de acuerdo con la estructura de quiebre del proyecto. Implícitamente en este proceso deben definirse las actividades de manera tal que estas conlleven a la concreción de los objetivos del proyecto. Los conceptos de cada uno de los puntos de la estructura los expondremos brevemente de manera de entregar el marco de cada proceso.  Estructura de Quiebre del Proyecto : La estructura de quiebre del trabajo del proyecto es la principal entrada para la definición de actividades.  Alcance del Proyecto : entrega la justificación y los objetivos del proyecto, los que apoyan la definición de actividades. Es necesario tener en cuenta los factores que limitan al equipo de proyecto y además considerar los supuestos mediante los cuales se planifica. Esto último implica asumir cierto grado de riesgo. Las técnicas utilizadas para la definición de las actividades de un proyecto se enuncian en el siguiente listado :  Descomposición : la descomposición involucra la subdivisión del proyecto en elementos más pequeños, los cuales proveen de características tales como mejor manejo y control.  Plantillas : se trata de tomar una actividad o parte de una actividad de un proyecto anterior y utilizarla como base para una actividad del proyecto actual. De acuerdo a las entradas necesarias y las técnicas para la definición de actividades los resultados esperados se listan a continuación.

Gestión de Proyectos BID- Banco Interamericano de Desarrollo Página 90

 Lista de Actividades : la lista de actividades debe incluir la totalidad de actividades que deben desarrollarse sobre el proyecto. Estas actividades deben organizarse como una extensión de la estructura de quiebre del proyecto para asegurar que la definición de actividades no incluyen tareas que no son necesarias dentro del alcance del proyecto.  Detalle de Soporte : el detalle de soporte de la lista de actividades debe ser detallado de manera de facilitar la administración de otros procesos del proyecto. El detalle de soporte siempre debe incluir documentación de todos los supuestos y restricciones del proyecto.  Actualización de la Estructura de Quiebre del Proyecto : al usar la estructura de quiebre para la determinación de que actividades son necesarias, el equipo de proyecto puede identificar posibles perdidas de entregas o determinar que la descripción de las entregas debe ser clarificado o corregido.

5.3 Proceso de Secuenciación de Actividades
El proceso de secuenciación de actividades aborda el tema de identificar las relaciones de dependencia entre las actividades. Las actividades deben ser secuenciadas de manera precisa, para soportar el desarrollo de una posterior programación de forma realista. La secuenciación de actividades puede ser desarrollada mediante técnicas manuales o asistida por computadoras. De acuerdo al tamaño del proyecto se puede usar una u otra, y en la mayor parte de los casos se realiza una combinación de ambas formas. Para la realización del proceso de secuenciación de actividades son necesarios básicamente el siguiente listado de entradas :  Lista de Actividades : Descrita en punto anterior.  Descripción del Producto : las características del producto afectan la actividad de secuenciación de actividades.

Gestión de Proyectos BID- Banco Interamericano de Desarrollo Página 91

 Dependencias Jerárquicas :

las dependencias jerárquicas son aquellas

inherentes a la naturaleza del problema. Por ejemplo para la construcción de los pisos de un edificio necesariamente debemos construir primero las bases.  Dependencias Discrecionales : estas dependencias son definidas por el equipo administrador del proyecto. Estas dependencias deben ser usadas con cuidado y debidamente documentadas, ya que estas pueden limitar las opciones de programación. Estas dependencias usualmente son definidas basándose en el conocimiento de :  “Las mejores prácticas” de acuerdo con el área particular del problema.  Algunos aspectos inusuales del proyecto donde una secuencia específica es desechada por una secuencia más aceptable.  Dependencias Externas : estas dependencias involucran la relación entre actividades del proyecto y actividades fuera del proyecto. Por ejemplo en actividades de prueba de software se produce una dependencia externa con la entrega del hardware necesario por parte del proveedor externo. Existen algunas técnicas y herramientas que permiten apoyar el proceso de secuenciación ; algunas de las cuales comentamos a seguir :  Método de Diagramas de Precedencia (PDM) : Este método construye una red del proyecto, donde los nodos representan las actividades y las uniones entre los nodos, arcos o flechas representan las dependencias. El método de diagrama de precedencia también es conocido por el nombre “actividad sobre el nodo”(AON), y es el más usado por la mayoría de los software de administración de proyectos.
Diagrama de Precedencia
A Inicio D E F B C Final

Figura Nº 5-1: Diagrama de Precedencias

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El método de precedencia incluye cuatro tipos de relaciones de dependencias. En la Figura Nº 5-2 se específica la nomenclatura a utilizar en la descripción de las relaciones de dependencias :

Nomenclatura Base en Relación de Precedencia Actividad de Origen Actividad de llegada

Figura Nº 5-2: Nomenclatura base en Método Relación de Precedencia

 Final a Inicio : la actividad de “origen” debe finalizar antes de que comience la actividad de “llegada”.  Final a Final : la actividad de “origen” debe finalizar antes de que la actividad de “llegada” pueda finalizar.  Inicio a Inicio : la actividad de “origen” debe comenzar antes de que la actividad de “llegada” pueda comenzar.  Inicio a Final : la actividad de “origen” debe comenzar antes de que la actividad de “llegada” pueda finalizar.  Método de Diagramas de Flechas (ADM) : Este método construye la red del proyecto asignando actividades a los arcos (flecha) y a los nodos de conexión las dependencias. La Figura Nº 5-3 muestra una red usando la técnica ADM.

Diagrama de Flechas (ADM) B
Inicio

A D E

C

F

Final

Figura Nº 5-3: Diagrama de flechas.

se muestra en la Figura Nº 54 cuyos datos se especifican en la Tabla 2 : Tabla 2 : Datos para ejemplo. Las técnicas tales como GERT y Modelos de Sistemas Dinámicos permiten las funcionalidades antes mencionadas. Este método también es llamado el método de las “actividades en las flechas” (AOA).Banco Interamericano de Desarrollo Página 93 Un ejemplo se la utilización de la técnica ADM.C B A C Inicio Actividad Ficticia D Final Figura Nº 5-4: Ruta de ejemplo. .Gestión de Proyectos BID.  Método de Diagramas Condicionales : los métodos de diagramas condicionales permiten la programación de actividades no secuenciales tales como ciclos y ramas condicionadas acorde a eventos. y requiere del uso de actividades ficticias para definir correctamente todas las relaciones lógicas. Dado que dos actividades no pueden nacer y terminar en un mismo nodo es necesario incorporar una actividad ficticia que permita dicha instancia. La técnica usa sólo dependencias del tipo “Final a Inicio”. Una actividad ficticia se define como una actividad con costo o duración cero y surge por la necesidad de entrelazar dos eventos simultáneos de manera de establecer una correlación entre sus actividades precedentes. Activida Antecesora d s A B C D A A B.

Además es aconsejable tomar en cuenta la información histórica de otros . A menudo las porciones de redes estándares o subredes son útiles para proyectos que incluyen facetas idénticas o casi idénticas.Banco Interamericano de Desarrollo Página 94  Plantillas de Redes : es posible utilizar redes de trabajo estándares para agilizar el diagrama de redes del proyecto. Se entiende por capacidades asociadas al recurso aquellas que. El proceso de estimación de la duración de las actividades requiere considerar para su desarrollo la lista de actividades. La determinación de la estimación de la duración de las actividades es responsabilidad de la persona o grupo de personas dentro del equipo del proyecto que.4 Estimación de la Duración de las Actividades El proceso de estimación de la duración de actividades tiene como objetivo determinar el número de periodos de trabajo necesarios para la completación de cada una de las actividades identificadas en las etapas anteriores. 5.  Actualización de la Lista de actividades : la preparación del diagrama de redes del proyecto puede revelar instancias donde una actividad debe ser dividida o redefinida en orden de proveer a al diagrama el correcto relacionamiento lógico. A menudo estos diagramas de redes son llamados erróneamente CPM o PERT. Estas redes de trabajo estándares pueden incluir la totalidad del proyecto o una porción del mismo. los requerimientos de recursos necesarios para el desarrollo de la actividad y las capacidades asociadas al recurso.Gestión de Proyectos BID. las restricciones del proyecto y de las actividades. tengan mayor familiaridad con la naturaleza de la actividad que debe ser realizada o al menos pueda aprobar la estimación. La aplicación de las técnicas de secuenciación de actividades sobre los elementos de entrada arrojan como resultados los siguientes puntos :  Diagrama de Redes del Proyecto : este diagrama es una forma esquemática de mostrar las actividades y relaciones lógicas del proyecto. permiten para un mismo tipo de recurso mejores niveles de desempeño en la realización de una misma actividad.

. Para llevar a cabo dicha programación es necesario haber completado los puntos anteriormente descritos. Las técnicas a analizar son la Técnica de la Ruta Crítica (CPM) y la Técnica de Revisión de la Evaluación de Proyectos (PERT). Las técnicas y herramientas que apoyan la estimación de la duración de actividades se listan a continuación.Gestión de Proyectos BID. Una vez utilizadas las técnicas para la estimación de la duración de actividades se obtienen los siguientes resultados :   para cada actividad un estimado y un rango dentro del cual puede ser completada cada actividad. Se analizarán dos técnicas para el desarrollo de la programación del proyecto. El paso siguiente del proceso de planificación y control de tiempo es la programación de actividades. donde existen actividades similares o iguales a las que se quiere estimar la duración. La técnica de simulación más comúnmente utilizada es el análisis de Monte Carlo.  Simulación : la simulación involucra el calculo de múltiples duraciones de actividades de acuerdo a diferentes supuestos.Banco Interamericano de Desarrollo Página 95 proyectos.  Estimación Análoga : se utiliza cuando no se puede contar con la asesoría de expertos y esta se basa en designar la duración de una actividad previa como base para la estimación de actividades similares futuras. ya que su experiencia permite analizar todos los factores que puedan influir.  Juicio de Expertos : es recomendable que la estimación de la duración de las actividades sea realizada por personas expertas en el tema. Los expertos se pueden apoyar además con información histórica. y documentar cuales son los fundamentos de la estimación realizada. las cuales se verán de manera detallada para permitir su adecuada aplicación en los casos reales. la cual consiste en definir un programa óptimo de ejecución que permita la consecución de los objetivos del proyecto.

el método de la ruta crítica ofrece una gama de aspectos deseables entre los cuales podemos mencionar los siguientes :  El desarrollo de la red necesaria para el método de la ruta crítica provee al planificador de una visón global del proyecto.  Mediante la combinación del programa de red con el método de la ruta crítica y el procedimiento de Gantt. El objetivo del método de la ruta crítica es desarrollar un programa de ejecución del proyecto que minimice el costo total esperado o crear un programa que calce dentro del margen admisible del costo del proyecto.  Permite determinar iterativamente un margen de costo para un proyecto dependiente de un margen factible de tiempos de programa. Esta red muestra las interacciones entre las actividades y se puede evaluar el efecto de una tarea sobre otra. Desde el punto de vista de la planeación.Gestión de Proyectos BID.5 Método de la Ruta Crítica (CPM). ID_Activida d A B C Descripció n Tiempos (días) 6 4 5 Costos ($) 100 80 95 Predeceso ra A - . Tabla 3 : Tabla tipo utilizada para utilización del método CPM. Por otra parte la tabla de actividades debe identificar las relaciones de precedencia existentes entre las actividades del proyecto. se pueden estimar los requerimientos de recursos para el proyecto. En la Tabla 3 se identifican para cada actividad sus tiempos y costos normales.Banco Interamericano de Desarrollo Página 96 5. Para introducirnos en el problema de planificación y control de proyectos presentamos una tabla de actividades que servirá de ejemplo para cada uno de los conceptos y desarrollos necesarios para determinar el programa que satisfaga las condiciones de costos del proyecto. La condición normal indica los valores que se esperarían normalmente si todo funciona como se planeó.

d) La red de arcos debe representar exactamente las relaciones de precedencia que existen entre las actividades. d) Verificar las convenciones y restricciones que determinen la utilización de actividades ficticias. c) Dos o más actividades no deben compartir sus nodos de inicio y término. Convenciones para la Red de Precedencia a) La red de arcos que representa el proyecto debe empezar en un solo nodo y terminar en otro único nodo. a) Identificación de actividades sin actividades predecesoras. D A. C. Para las actividades de la Tabla 3 comenzaremos la generación de la red de precedencia. b) Dichas actividades deben emanar desde el nodo de inicio. Para la generación de la red de precedencia presentamos una serie de convenciones que facilitarán su desarrollo. Dado que las actividades A.Banco Interamericano de Desarrollo Página 97 D E F G 7 4 8 18 115 64 75 228 A.Gestión de Proyectos BID. C B. C - Para la representación de las actividades y relaciones de precedencia. la que representa las actividades por medio de flechas. G no tienen predecesoras estas surgen del nodo de inicio de la red de precedencias como se especifica en el . el método de la ruta crítica se apoya en la técnica ADM. Esta técnica se basa en dependencias del tipo “final a inicio”. por lo que para el comienzo de una actividad debe necesariamente haberse completado su actividad predecesora. Construcción de la Red de Proyecto Los pasos a seguir para la construcción de la red se listan a continuación. c) Buscar aquellas tareas cuyas actividades predecesoras coincidan con las recién asignadas. b) Ninguna actividad debe estar representada por más de un arco. e) Incorporar las nuevas tareas y volver al paso c).

Lo anterior se muestra en el paso 4 de la Figura Nº 5-5 . es por esto que se ha graficado para evitar posteriores errores similares.C son predecesoras de las actividades D. Cabe hacer notar que la secuencia mostrada tiene un error comúnmente cometido. se busca de cuales actividades son predecesoras estas últimas. Las tareas B y D entonces deben alimentar a un nodo en común de donde nace la actividad E. lo cual se conecta como se muestra en el paso 3. A Pas o 1 C G A D C F G Pa so 2 Pa so 3 A B D C G F Re d Preced en cias In co rre cta A In icio C B E D F G Pa so 4 Fin al . Finalmente la actividad E depende de las actividades B y D.Gestión de Proyectos BID. de donde se puede apreciar que la actividad B es dependiente de la actividad A. La Figura Nº 5-6 muestra el resultado final de la red de precedencia del proyecto basado en el método de actividades en los arcos. De esta manera parece lógico conectar enseguida las tareas D.Banco Interamericano de Desarrollo Página 98 paso 1 de la Figura Nº 5-5.F. así se puede determinar que las actividades A. Las tareas faltantes son B y E.F. Una vez asignadas las actividades sin predecesoras al nodo de inicio. como se muestra en el paso 2.

La representación gráfica del procedimiento se muestra en el esquema del nodo tipo a utilizar para la red de precedencias. Para esto se traza una actividad ficticia desde el nodo de la actividad A hasta el nodo en que termina la actividad C. La respuesta a este error es separar las actividades A y C haciéndolas entrar en nodos diferentes.Gestión de Proyectos BID.Banco Interamericano de Desarrollo Página 99 Figura Nº 5-5: Pasos generación Red de Precedencia más error común La red formada en el paso 4 de la Figura Nº 5-5 está incorrecta desde el punto de vista de precedencia.1 Determinación de Rutas Críticas El procedimiento para la determinación de las rutas críticas se basa en el concepto de holguras. y su cálculo se hace a través de la determinación de Fechas más Tardías y Tempranas de ocurrencia de los nodos de la red de precedencia. La relación de dependencia especificada en la tabla sólo muestra que la actividad B tiene como predecesora la actividad A. N Lj Ej Lj J Ej X K Lk Ek . B A Actividad Ficticia E Final D F Inicio C G Figura Nº 5-6:Red de Precedencia para el proyecto utilizando técnica AOA. La Figura Nº 5-6 muestra la forma correcta para la red de precedencia del proyecto. especificando que la actividad A debe preceder a las actividades D y F.5. La actividad B en la red tiene como predecesoras las actividades A y C. La nomenclatura utilizada en la Figura Nº 5-7 es desde el punto de vista del nodo y de las actividades respectivamente. 5.

(EJ + Djk )} El procedimiento para la determinación de las fechas más tardías de ocurrencia de los nodos de la red de precedencia se inicia a partir del nodo final de la red. i Li Ei k Lk Ek J Lj Ej EK =max{(Ei + Dik ) . se asigna el valor calculado de la fecha más temprana al valor de la fecha más tardía. Para el resto de los nodos de la red se . La Fecha Más Temprana de ocurrencia de un nodo “K” es igual al máximo entre las fechas de comienzo de las actividades predecesoras al nodos más la duración de las actividades predecesoras. bajo el supuesto que el proyecto se desea terminar lo más pronto posible. El proceso por lo tanto comienza en retroceso desde el nodo final de la red. DJK = DX .  N = Identificador del nodo  X : Identificador de actividad  LJ = fecha más tardía de ocurrencia del nodo o fecha más tardía de ocurrencia del nodo de inicio de la actividad = LJCX .  LK = fecha más tardía de ocurrencia del nodo o fecha más tardía de ocurrencia del nodo de término de la actividad = LKTX.  EJ = fecha más temprana de ocurrencia del nodo o fecha más temprana de ocurrencia del nodo de inicio de la actividad = EJCX. El procedimiento asigna valor cero a la fecha más temprana de ocurrencia al nodo de inicio de la Red de precedencia y a partir del nodo de inicio se comienza el procedimiento.Banco Interamericano de Desarrollo Página 100 Figura Nº 5-7: Nodos.  DJK : Duración actividad comprendida entre los nodos J y K.Gestión de Proyectos BID.  EK = fecha más temprana de ocurrencia del nodo o fecha más temprana de ocurrencia del nodo de término de la actividad = EKTX. En consecuencia de esto.

Gestión de Proyectos BID.Djk )} La red de precedencia con los cálculos de las fechas más tardías y fechas más tempranas de ocurrencia de los nodos se muestra en la Figura Nº 5-8.2 Definiciones  Fecha más temprana de comienzo de actividad(FEC ) es igual a la fecha más temprana de ocurrencia del nodo de comienzo de la actividad. Para tal efecto presentamos los conceptos y definiciones necesarios. 5. es necesario determinar la ruta crítica. y posteriormente su aplicación al ejemplo en curso. 2 A(6) 1 0 0 7 6 B(4) 4 14 13 E(4) 5 18 18 C(5) 3 7 6 D(7) F(8) G(18) Figura Nº 5-8: Red de precedencia con fechas más tardías y tempranas de ocurrencia de nodos Ahora ya obtenida la red de precedencia con los valores de fechas más tardías y tempranas para los nodos. (LJ .Dik ) .Banco Interamericano de Desarrollo Página 101 calcula el valor de las fechas más tardías como el mínimo entre las fechas más tardías de los nodos sucesores menos la duración de las actividades que conectan a los nodos sucesores con el nodo de interés.5. i Li Ei k Lk Ek J Lj Ej LK =min{(Li . .

 Fecha más temprana de término de Actividad(FET) es igual a la fecha más temprana de comienzo más la duración de la actividad. HT = FLT .  Holgura Libre de una actividad(HL) se define como la fecha más temprana de ocurrencia del nodo final de la actividad menos la fecha más temprana del nodo inicial de la actividad y menos la duración de la actividad.FEC . FLT = LNTX .DX . El valor de la holgura total de una actividad permite cuantificar cuanto tiempo adicional puede tomar la ejecución de la actividad sin retrasar el proyecto. FLC = FLT . La holgura libre representa la cantidad de tiempo que se puede atrasar una actividad sin atrasar la actividad siguiente.FEC .  Holgura Total de una Actividad(HT) se define como la fecha más tardía de término de una actividad menos la fecha más temprana de comienzo menos la duración de la actividad.DX .Gestión de Proyectos BID.DX .Banco Interamericano de Desarrollo Página 102 FEC = ENCX. .  Fecha más tardía de término de actividad(FLT) es igual a la fecha más tardía de ocurrencia del nodo en el cual termina la actividad. HL = ENTX .  Fecha más tardía de comienzo de actividad(FLC) es igual a la fecha más tardía de término de la actividad menos la duración de la actividad. FET = FEC + DX .  Actividad Crítica(AC) es aquella cuya holgura total es cero.

En el caso existir múltiples rutas críticas para un proyecto.Banco Interamericano de Desarrollo Página 103  Ruta Crítica(RC) es aquella ruta que une el nodo final y nodo inicial mediante actividades críticas. 2 A(6) 1 0 0 7 6 B(4) 4 14 13 E(4) 5 18 18 C(5) 3 7 6 D(7) F(8) G(18) Figura Nº 5-9: Ruta con tiempos especificados. X A B C D E F G DX 6 4 5 7 4 8 18 ENTX 6 13 6 13 18 18 18 FEC 0 6 0 6 13 6 0 FET 6 10 5 13 17 14 18 FLT 7 14 7 14 18 18 18 FLC 1 10 2 7 14 10 0 HL 0 3 1 0 1 4 0 HT 1 4 2 1 1 4 0 AC no no no no no no si De acuerdo a los cálculos especificados en la Tabla 4 se puede determinar que la ruta crítica está formada solamente por la actividad G cuya holgura total es cero y une el nodo de inicio y nodo final de la red de precedencia. Tabla 4 : Cálculos para la construcción de ruta crítica. La Figura Nº 5-9 muestra la red de precedencia identificando la ruta crítica mediante una línea gruesa. 5.6 Carta Gantt . se deberá escoger como ruta crítica aquella de mayor valor. La Tabla 4 presenta los cálculos requeridos para la construcción de la ruta crítica del proyecto.Gestión de Proyectos BID.

mediante la utilización de la carta Gantt podemos identificar las actividades que utilizan .Gestión de Proyectos BID. Podemos decir que la carta Gantt no expresa las relaciones de precedencia entre las actividades. sino el deseo de comienzo y término de cada actividad. La carta Gantt en el transcurso del tiempo se ha utilizado con diferentes algunos de los cuales se listan y especifican a continuación.6. A cada actividad representada por una barra horizontal se le asigna una longitud proporcional a su duración con respecto a la escala temporal.  Carta Gantt para Distribución de Actividades . 5. En la Figura Nº 5-10se muestra un esquema de una Carta Gantt. La carta Gantt muestra en una escala temporal lo planificado con el actual progreso de las actividades.  Carta Gantt para el control de la carga de trabajo.1 Carta Gantt para Distribución de Actividades Dado que los recursos asociados a un proyecto son limitados. Esta facilita secuenciación y reasignación de los recursos a lo largo del proyecto y sus actividades.Banco Interamericano de Desarrollo Página 104 Uno de los métodos más difundidos y utilizados para la presentación de la información del programa del proyecto es la Carta Gantt.  Carta Gantt para seguir la marcha de Actividades . su duración entendida como la diferencia entre la fecha de término menos la fecha de inicio para cada actividad. Esta carta consiste en un sistema de coordenadas en las cuales se indica una escala temporal y las actividades que constituyen el trabajo a realizar. Actividad 7 Actividad 6 Actividad 5 Actividad 4 Actividad 3 Actividad 2 Actividad 1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Figura Nº 5-10:Carta Gantt. donde se expresan las fechas de inicio y término de las actividades.

lo que además provee una visión global al administrador del proyecto de la utilización de los recursos. de manera de evitar periodos ociosos innecesarios. Recurso 5 Recurso 4 Recurso 3 Recurso 2 Recurso 1 A C F I K B D G J L E H 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Figura Nº 5-11: Distribución de actividades en Gantt. el eje horizontal para especificar la temporalidad y se incorpora una clave asociada al recurso utilizado por cada actividad.2 Carta Gantt para seguir la Marcha de Actividades Para este propósito en la carta Gantt se utiliza el eje vertical para representar las actividades. . La representación para este tipo de funcionalidad de la carta Gantt es en el eje vertical los recursos y en el eje horizontal el tiempo. 5. Actividad 6 Actividad 5 Actividad 4 Actividad 3 Actividad 2 Actividad 1 R1 R3 R2 R1 R2 R3 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Figura Nº 5-12: Control de avance con Gantt. En la Figura Nº 5-11 se muestra un ejemplo de dicha funcionalidad.Banco Interamericano de Desarrollo Página 105 determinados recursos y la duración de dicha utilización.Gestión de Proyectos BID. de acuerdo con el grado de avance de las actividades del proyecto.6. Esta representación permite identificar la eficiencia de la distribución de recursos.

5.4 Ventajas y Desventajas de la Carta Gantt Una de las características principales de la carta Gantt es que su trazado requiere de un mínimo de planificación. lo que se traduce por lo general en tener que hacer una nueva representación gráfica de las modificaciones.Gestión de Proyectos BID.6. Esta representación indica el periodo durante el cual el recurso estará disponible para el trabajo mediante una línea fina y la carga de trabajo asignada al recurso por una línea gruesa.3 Carta Gantt para el Control de la Carga de Trabajo La representación utilizada para el control de la carga de trabajo mediante la carta Gantt. Recurso 5 Recurso 4 Recurso 3 Recurso 2 Recurso 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Figura Nº 5-13: Control de Carga con Gantt. es similar a la representación utilizada para la distribución de actividades y tiene por objeto proporcionar al administrador una posición de la carga total de trabajo aplicada a cada recurso. lo cual en el contexto del proyecto se torna ineficiente.Banco Interamericano de Desarrollo Página 106 5. . Una de las desventajas que presenta este método es que es poco flexible para representar las modificaciones durante el transcurso de la ejecución del proyecto. Esta forma simple de representar las actividades del proyecto es que ha hecho que la utilización de este método de control sea utilizado masivamente.6. lo que es de utilidad en la preparación de un plan más depurado.

.Banco Interamericano de Desarrollo Página 107 Otro factor que limita a la carta Gantt es que para la planificación y representación de programas complejos no presenta opciones. ni toma en cuenta factores como costos.Gestión de Proyectos BID. Además como ya se ha mencionado no representa las relaciones de precedencia entre las actividades.

los cuales son definidos por el usuario. el método PERT utiliza tres parámetros básicos. Para la estimación de las medias y varianzas de cada actividad.  N 2 2 2 2  RC   A   B .....7 Método PERT (Project Evaluation and Revision Technique) La técnica de evaluación y revisión de proyectos PERT.Gestión de Proyectos BID.. Luego la media de la ruta crítica y la varianza de la ruta crítica quedan determinadas por la suma de las medias de las actividades que pertenecen a la ruta y la varianza de la ruta crítica se representa por la suma de las varianzas de las actividades que pertenecen a la ruta crítica y se expresa por las siguientes fórmulas :  RC   A   B . La ruta crítica se determina mediante la técnica CPM.... N .Banco Interamericano de Desarrollo Página 108 5. fue diseñada para proyectos de investigación y desarrollo. Estos parámetros son : a : representa la duración más optimista de la actividad b : representa la duración más pesimista de la actividad m : representa la duración más probable de la actividad La fórmula para estimar la media y la varianza de una actividad es : k  1 ( a  4 mk  bk ) 6 k 1 (b  a k ) 2 36 k  k2  El método PERT determina la rutas crítica en base a los tiempos medios de ejecución de cada actividad y posteriormente se realizan estimaciones probabilísticas de la duración del proyecto asumiendo que es aplicable el Teorema del Límite Central. y cuyo objetivo principal es obtener mediante los estimados de las medias y varianzas de la duración de cada actividad una distribución de probabilidad para la duración del proyecto.. La distribución que es asociada al proyecto es aquella distribución que se desprende de la ruta crítica que es obtenida mediante la planificación por la técnica PERT..

Banco Interamericano de Desarrollo Página 109 De acuerdo a esto la ruta crítica se distribuye Normal con media igual a  RC y 2 varianza igual a  RC .c c g. desarrollaremos un ejemplo de aplicación de las técnicas asociadas a PERT. Activida d a b c d e f g h i j Tiempo Optimista 10 20 4 2 8 8 4 2 6 2 Tiempo más Probable 22 20 10 14 8 14 4 12 16 8 Tiempo más Pesimista 22 20 16 32 20 20 4 16 38 14 Predecesor es a b.c b . De acuerdo a los conceptos vertidos.Gestión de Proyectos BID.e Tabla 5 : Lista de actividades y tiempos aplicación técnica PERT. .c b.h d. La Tabla 5 muestra las actividades y tiempos estocásticos para su secuenciación. De acuerdo a los antecedentes presentados en la tabla anterior la red del proyecto resulta como se muestra en la Figura Nº 5-14 2 d e 6 a 1 j f g b 3 7 c 4 i 5 h Figura Nº 5-14 : Red del Proyecto aplicación técnica PERT.

Banco Interamericano de Desarrollo Página 110 Los cálculos de la media de los tiempos necesarios para la determinación de la ruta crítica asociada.Gestión de Proyectos BID. se presentan en la Tabla 6 siguiente : .

y desviación estándar La red del proyecto muestra los cálculos asociados a las medias y varianzas de cada una de las actividades y su tiempo crítico correspondiente a EOT=43 (de acuerdo a las fechas más tempranas EOT).4 4 Desviación estándar 2 0 2 5 2 2 0 2. j la cual ocupa un periodo de 43 días para completar el proyecto. La figura siguiente muestra la ruta crítica asociada al proyecto.28.5.4 28. mediante líneas gruesas. EOT=20 2 (15.4) j (8.0) (14.4) (20.25) d e (10.0) b EOT=20 3 (4. varianzas.4) Figura Nº 5-15 : Red PERT para el Proyecto.32 5.Banco Interamericano de Desarrollo Página 111 Activida d a b c d e f g h i j Tiempo Medio 20 20 10 15 10 14 4 11 18 8 Varianz a 4 0 4 25 4 4 0 5.4) h (11.Gestión de Proyectos BID. .33 2 Tabla 6: tiempos promedios.4) 4 EOT=10 i 5 EOT=24 (18. d. La ruta crítica está formada por la secuencia de actividades a.4) EOT=35 6 a EOT=0 1 (20.4) f 7 EOT=43 g c (10.

45 días. .Gestión de Proyectos BID. De acuerdo a los datos de las tablas y considerando que la fecha tope de entrega del proyecto es de 50 días. podemos estimar que la probabilidad de cumplimiento considerando un 95% de nivel de confianza y un z=1.22 es de 88%. Lo que se traduce que podríamos terminar el proyecto en 52.Banco Interamericano de Desarrollo Página 112 2 d e 6 a 1 j f g b 3 7 c 4 i 5 h Figura Nº 5-16 : Ruta crítica del proyecto mediante técnica PERT Nodo 1 2 3 4 5 6 7 Actividad a b c d e f g h i j LOT 0 20 21 14 25 35 43 LST 0 1 4 20 25 29 21 14 25 35 EOT 0 20 20 10 24 35 43 EST 0 0 0 20 20 20 20 10 24 35 Holgura 0 0 1 4 1 0 0 Holgura 0 1 4 0 5 9 1 4 1 0 Tabla 7 :Tablas de tiempos y holguras para la red del proyecto.

Banco Interamericano de Desarrollo Página 113 Con un z=0. De acuerdo a la lógica del proyecto una o más actividades son requeridas para la realización de un evento. Esta técnica es eminentemente gráfica y no requiere de cálculos numéricos para determinar los tiempos de holgura. identificación de actividades). Esta técnica es útil para la representación de proyectos que contienen un número limitado de actividades. Este permite la creación de un gráfico que goza de la nitidez de una carta Gantt y ofrece las ventajas de las interrelaciones de actividades que son propias del camino crítico. La construcción del gráfico se realiza representando las actividades bajo la forma de barras proporcionales al tiempo. Sí se requiere formular la tabla de la lógica del proyecto (tabla de precedencias.Gestión de Proyectos BID. ID_Actividad Duración Predecesora . Este gráfico es de sencilla construcción y no precisa preparación previa de la red de camino crítico. el cual es simbolizado por una línea vertical que sirve de barrera. 5.65 y la fecha tope es de 43 días tenemos una probabilidad de 74% de cumplirla. desagregado a nivel de paquetes de obras (HITOS) e indica sus respectivas interrelaciones. ya que provee de una visión integrada del proyecto. Este método tiene una buena aplicación como sistema de información para los medios gerenciales. ruta crítica y tiempos críticos del proyecto. En Figura Nº 5-17 se muestra una representación de la técnica basado en la Tabla 8 Tabla 8 :Datos de la actividad. La ubicación de la barrera queda determinada por la actividad de más larga duración de las que a ella concurren.8 Método de Barras por Camino Crítico Este método combina las ventajas de los métodos de camino crítico y los métodos de barras (Gantt) . la cual se indica en el diagrama con líneas punteadas. Esta barrera cumple la función de un nodo en los diagramas CPM/PERT. duración de actividades. dado que para mayor número de las mismas se torna difícil comunicar las diversas actividades comprendidas dentro de una barrera. El tiempo comprendido entre la fecha de término de una actividad y la fecha de ubicación de la barrera representa su holgura.

D A. C - A B C D E F G 1 5 10 15 20 Figura Nº 5-17: Representación de los datos de la tabla 5. que.9 Métodos de Asignación e Intercambiabilidad de Recursos Cada proyecto consume diferentes tipos de recursos los cuales agruparemos en las siguientes categorías :  Humanos  Físicos  Monetarios Algunas consideraciones generales que son relevantes :  Los recursos se caracterizan por su condición de intercambiabilidad entre sí y con el tiempo. C B. .Banco Interamericano de Desarrollo Página 114 A B C D E F G 6 4 5 7 4 8 18 A A. es considerado como un recurso adicional.  Los recursos con que cuenta el proyecto son limitados. lo que precisa una adecuada distribución de acuerdo a criterios de eficiencia de asignación.Gestión de Proyectos BID. para efectos de análisis.

el director del proyecto goza de autoridad plena en la organización de tipo puro.Banco Interamericano de Desarrollo Página 115  La estructura organizacional y sistema contractual determinarán los niveles relativos de autoridad del director del proyecto. jefes y contratistas.  Las relaciones de autoridad en el caso de proyectos o partes de proyectos realizados con la participación de firmas externas estarán regulados por los términos de los contratos.Gestión de Proyectos BID. debe compartirla con los jefes funcionales en la organización tipo matricial y dispone de una solución de compromiso en el esquema semipuro. .  En relación a las relaciones internas.

 Efectos en costos y utilidades no percibidas por el desplazamiento de actividades críticas. .10 Histograma de Asignación de Recursos Los recursos utilizados en los proyectos en su mayoría son escasos o críticos y puede ocurrir frecuentemente que dichos recursos sean demandados simultáneamente por varias actividades. La carga máxima es de 5 unidades del recurso. El planificador debe reubicarlas dentro de las perspectivas de las holguras de cada una de ellas. A manera de ejemplo se presenta un histograma para un recurso compartido por más de dos actividades y como se produce la reasignación para que los recursos calcen con los máximos disponibles y se satisfaga la condición de la ruta crítica. es decir. lo que depende de la complejidad. se debe conceder prioridad de abastecimiento a las actividades críticas. La manera de llevar a cabo la reasignación de recursos puede ser manual o mediante un software. Este problema obliga a ajustar la red del proyecto a condiciones efectivas de disponibilidad de los recursos comprometidos.Banco Interamericano de Desarrollo Página 116 5.Gestión de Proyectos BID. lo que además no debe afectar el camino crítico del proyecto. evitando de esta manera que se produzcan los peaks de demanda de aquellos recursos escasos o críticos por sumas superiores a las capacidades de los mismos. la cual se mide de acuerdo a la cantidad de recursos críticos involucrados simultáneamente con el número de actividades que requieren de estos. Los criterios para llevar a cabo los desplazamientos de las actividades dentro de los márgenes que dan las holguras son :  Prioridad a actividades de mayor holgura y que consumen recursos de gran valor . Para la obtención de dicho propósito se recurre al uso de la flexibilidad de tiempo que caracteriza a las actividades no críticas. La Figura Nº 5-18 presenta la reasignación del recurso compartido mediante el desplazamiento de aquellas actividades no críticas.

.Banco Interamericano de Desarrollo Página 117 5 A B C D E F G 1 5 A B C D E F G 1 3 4 4 5 3 4 4 5 5 10 15 20 5 10 15 20 Figura Nº 5-18: Gantt para asignación de recursos. En las figuras siguientes se presenta los histogramas de asignación de recursos para la situación inicial y la situación con las actividades desplazadas.Gestión de Proyectos BID.

Banco Interamericano de Desarrollo Página 118 12 9 5 1 5 10 15 20 Figura Nº 5-19: Histograma positivo. De esta forma se ha logrado repartir el uso de recursos escasos en la programación de actividades. 5. los cuales permitan resolver el problema rápidamente.Gestión de Proyectos BID.11 Método de Intercambiabilidad Tiempo Costo La intercambiabilidad tiempo costo consiste en ajustar los tiempos presupuestado de término de las actividades y por ende el proyecto mediante la asignación de mayores recursos para el desarrollo de las actividades. en aquellos problemas más complejos esta reasignación debe realizarse mediante el apoyo de programas especializados. Esta técnica es útil para casos simplificados. 12 9 5 1 5 10 15 20 Figura Nº 5-20: Histograma negativo. lo que .

Este proceso iterativo termina con la obtención del programa de costo mínimo. ya que al realizar dicha operación se generan nuevas rutas críticas. De acuerdo a los recursos monetarios disponibles y el costo asociado al desarrollo de cada actividad se puede asignar mayor cantidad de recursos a determinadas actividades para la reducción del tiempo de ejecución de las mismas con el objetivo de lograr una planificación de menor tiempo y alcanzar beneficios del tipo de costo de oportunidad.Gestión de Proyectos BID. Podemos suponer que existe una relación lineal entre los costos asociados a una actividad y el tiempo de ejecución de la misma. Es decir. mientras más recursos asigno al desarrollo de una actividad (mayores costos). de manera de disminuir el tiempo total del proyecto. Este proceso se define como iterativo. equipos. estos costos directos de cierta forma son independientes de su duración Los costos indirectos son proporcionales al tiempo o duración del proyecto.Banco Interamericano de Desarrollo Página 119 involucra mayores costos para el logro de dichas metas. De cierta manera estos costos son independientes de la cantidad de obra. Para llevar a cabo la disminución de los tiempos incurriendo en mayores costos el director del proyecto debe contar con información tal como :  Costos de cada actividad  Costo Unitario por unidad de tiempo  Beneficios de reducción de tiempos  Información del estado de avance del proyecto en términos monetarios y de tiempo  Presupuesto máximo Para llevar a cabo una adecuada metodología de intercambiabilidad es preciso distinguir entre costos directos e indirectos. menores son los tiempos para la finalización de estas. Esta relación la podemos aplicar a las actividades que pertenecen a la ruta crítica del programa. Los directos son aquellos proporcionales a la cantidad de obra (materiales. Las técnicas utilizadas para el logro de los objetivos propuestos se basan en programas especializados de optimización. . mano de obra. etc).

Idealmente la planificación de un sistema presupuestario debería crearse durante la preparación de las estimaciones presupuestarias requeridas en la formulación del estudio de factibilidad técnico económica. Una desagregación tipo podría ser la expresada en la Tabla 9 : Tabla 9 : Composición del presupuesto. debidamente codificado. Tipo de Estudio Ingeniería Conceptual (Estudio Factibilidad Técnico Económico) Ing. El quiebre jerárquico del proyecto responde a este requerimiento. paquetes de obra. El sistema concebido a base de los niveles estructurales del árbol de quiebre del proyecto (Centros de Responsabilidad.Banco Interamericano de Desarrollo Página 120 6. y actividades) debería ser desarrollado desde el estudio inicial conforme a adecuados niveles de desagregación. Metodologías para la Planificación y Control Presupuestario 6. Básica Ing. de Diseño Tipo de Presupuesto Estimación Presupuestaria Nivel Inferior de Quiebre Paquete de Obra Presupuesto Oficial Presupuesto Detallado Actividad Subactividad . El quiebre.1 Bases para la Formulación del Presupuesto del Proyecto Un buen sistema presupuestario de planificación y control de los costos del proyecto estará orientado a identificar y revisar en un adecuado nivel de desagregación todos los elementos que los componen. permitirá una eficiente intercambiabilidad de tiempo/costo sobre la información recibida combinadamente de los sistemas de planificación y control de dichas variables.Gestión de Proyectos BID.

Banco Interamericano de Desarrollo Página 121 La formulación del árbol de quiebre durante la preparación del estudio de factibilidad técnico económica (EFTE) y su posterior aplicación y desagregación en la fase de ejecución permitirá realizar una adecuada auditoría del proyecto destinada a comparar los costos efectivos contra :  Estimación Presupuestaria (control de inversión y rentabilidad según (EFTE) )  Presupuesto Oficial (control de costo real de ejecución v/s plan)  Programa de Gastos (control financiero) El presupuesto oficial corrige las imprecisiones de la estimación presupuestaria y. lo cual da a los administradores cierto grado de certeza que las actividades sean .  Inadecuado control del avance del proyecto. Los outputs del proceso de asignación de recursos delimita el marco en el cual los administradores de los proyectos administran las actividades y organización del proyecto.  Condiciones imprevistas de fuerza mayor. el presupuesto en detalle representa una versión mejorada y actualizada del presupuesto oficial.  Distintos niveles de confiabilidad de las estimaciones de los diferentes ítems componentes del presupuesto. en la misma medida.Gestión de Proyectos BID. Las diferencias entre los tres tipos de presupuestos y de estos en relación con los costos efectivos se dan por las siguientes razones :  Incompleta definición del alcance y términos de referencia del proyecto. La asignación de recursos que se realiza en el proceso de presupuestación en la mayoría de los casos es concebido con cierto grado de holgura.  Falta de un adecuado sistema de planificación y control presupuestario. La planificación y control del proyecto tiene por objeto definir o corregir los marcos de referencia de los cuatro primeros puntos y limitar los efectos del punto de los imprevistos. El presupuesto es el plan de asignación de los recursos escasos para las diferentes iniciativas que una organización realiza.

El presupuesto tal como el proyecto es desagregado hasta los detalles más finos partiendo de la globalidad así como sucede con la estructura de quiebre del proyecto.2 Presupuestación Top-Down Esta estrategia se basa en la recolección de las experiencias y juicios de los administradores de niveles medio y alto y la información disponible concerniente a actividades similares. A continuación presentaremos algunas de las Metodologías de construcción de presupuestos para proyectos en las organizaciones.Gestión de Proyectos BID. . De esta forma se pueden tomar las medidas correctivas sobre las variaciones que puedan presentarse durante la ejecución del proyecto. Es de esperarse que los administradores de más bajo nivel estimen que los márgenes para el desarrollo de sus actividades específicas se insuficiente lo cual implicará que pedirán más fondos para la realización de sus actividades. el costo de los subproyectos que lo componen. Los administradores de niveles altos conocen basados en su experiencia cuales son los niveles presupuestarios en que se desarrollan los proyectos que a ellos les competen. Un aspecto que es importante mencionar es que el presupuesto sirve de patrón de comparación para el control de los costos durante la ejecución del proyecto. Esta situación descrita es a menudo incorrecta. así como también. 6. Una forma de obtener el presupuesto para un proyecto es valorar cada ítem que compone la estructura de quiebre del proyecto. dado que este entrega las limitaciones de costos sobre cada actividad y permite visualizar lo actual con lo proyectado.Banco Interamericano de Desarrollo Página 122 soportadas por el presupuesto y puedan ser llevadas a cabo en caso de imprevistos. Dicha estimación es entregada a aquellos administradores de niveles inferiores quienes continúan desagregando la estimación del presupuesto hasta llegar a las actividades o grupos de ellas de las cuales se componen los subproyectos. Estos administradores pueden estimar el global del costo del proyecto. Por lo tanto podemos visualizar que el presupuesto es la planificación del proyecto expresada de otra forma.

Otra ventaja del proceso Top-Down es que es menos laborioso y costoso ya que no se necesita identificar individualmente las tareas. Top Down Figura Nº 6-1:Enfoque Top-Down .Gestión de Proyectos BID. salvo en pocas ocasiones donde los errores pueden ser significativos.Banco Interamericano de Desarrollo Página 123 Una ventaja del proceso de presupuestación Top-Down es que agrega los costos del presupuesto y a menudo pueden corresponden al desarrollo completo y preciso.

a los cuales se les asigna una codificación como muestra la Figura Nº 6-2 siguiente. Si es necesario el administrador del proyecto y los administradores funcionales realizan reuniones de discusión para asegurar la precisión de las estimaciones en el presupuesto. El presupuesto se descompone en centros de responsabilidad.3 Presupuestación Bottom-Up En este método las tareas elementales. La estimación inicial se realiza en base a los recursos.Banco Interamericano de Desarrollo Página 124 6. paquetes de obra y actividades. y su presupuesto individual son construidos de acuerdo con la estructura de quiebre del proyecto. Esta estimación es transformada a su equivalente en unidad monetaria. su programación.Gestión de Proyectos BID. así como horas de trabajo y materiales. Las diferencias de opinión entre los administradores más jóvenes y los de más experiencia son resueltas mediante reuniones de trabajo. . Las personas encargadas de realizar la labor de presupuestación son consultadas varias en relación a los costos de las tareas para asegurar con precisión que estas puedan ser llevadas a cabo.

de Constr. 530 . Mant. . Básica 113 Ing.e. Conceptual 112 Ing.Pers. de Proceso 421 Calderas 422 Equip. y des.Imprev is tos 310 Edif .Gastos Ins tal. 520 . 620 C ostos inv .Reajustes 550 . no Industriales 340 R eajuste 350 Imprev istos 410 Equip.Ingeniería 120 C ostos Generales 130 D irección del Proy ecto 140 Imprev istos 210 . de Serv icios 430 Equip.4 Ing.Banco Interamericano de Desarrollo Página 125 Arbol Codificado de Quiebre Proyecto Planta de Proceso Modelo Ce ntro de Re sponsabilidad Costos Dire ctos Paque te de Obra Sub-Paque te de Obra Activ idade s 110 Estudios de Ingeniería .Terreno 220 . Aguas 424 Compresores .Terreno 200 . de Serv icios 300 . de D iseño .1 Generador de Emergencia . no Industriales 440 Fletes 450 R eajuste 460 Imprev istos Costos Dife ridos 510 . 630 D erechos patentes 640 Gastos v arios 650 R eajuste 660 Imprev istos 700 Intereses durante la construcción 710 Interés 720 Reajus te 730 Imprev istos 800 Costos de Puesta en Marcha 810 Alteraciones 820 Pers onal p.Imprev is tos 531 Pers. y Herr. Mecánica . de Proceso 320 Edif . Eléctr. de operac.2 Subestación Principal .2 Ing.3 Otras Subestaciones .4 Eq.5 Arquitectura 100 . 540 . inic . Adm.Gestión de Proyectos BID. Electrica .Equipos 420 Equip. Indir.Gas tos Grles . .m. Eléct.5 Instrumentos 400 .Otros gastos de capital 610 Abast.3 Ing. 533 Im puestos y Seguros 500 .Edificios 330 Edif . 532 Gastod f ijos c onstr.Desarrollo del Terreno 230 . de Procesos 111 Ing. 423 Equip. 830 Inef iciencias Operativ as 840 R eajustes 850 Imprev istos Figura Nº 6-2: Descomposición del presupuesto. C onstr.Eq. de Cons trucción 600 . C iv il . Trat.1 Ing.

Un contrato es una relación legal sujeto al arbitrio en las cortes.) Plazo para completar la obra Costo Restricciones operacionales Confidencialidad del Proyecto o actividad Facilidad de Comunicaciones Si se decide realizar una actividad en forma externa a la organización se debe realizar un contrato con la empresa contratista. un contrato. etc. Esta decisión tiene un relación de compromiso entre el número de recursos duplicados en tareas y las limitantes del proyecto ya mencionados. y cuales es conveniente que sean realizadas por contratistas. un orden de la compra. entre otros nombres. o un memorándum de acuerdo. sin embargo una actividad realizada en la organización también puede adoptar las formalidades de un contrato. A continuación proponemos algunos criterios para tomar dicha decisión:          Competencia Técnica Experiencia Disponibilidad de Recursos Humanos con experiencia Disponibilidad de Recursos Físicos (equipos. El acuerdo puede ser simple o complejo. Inicialmente es conveniente definir criterios. un subcontrato. se debe decidir que actividades es conveniente que sean realizadas en la organización y cuales serán encomendadas a empresas externas. siendo el director del proyecto la persona encargado de evaluar las ventajas y desventajas asociadas. La mayoría de las organizaciones han documentado .Gestión de Proyectos BID. que permitirán decidir cuales actividades pueden ser realizadas internamente. maquinaria.Banco Interamericano de Desarrollo Página 126 7. normalmente (pero no siempre) refleja la simplicidad o complejidad del producto. Puede llamarse. Un contrato es un acuerdo de compromiso mutuo que le obliga al vendedor a proporcionar el producto especificado y le obliga al comprador a que pague por él. Contratos Dado que todo proyecto tiene limitantes de tiempo. costo y calidad. un acuerdo.

la naturaleza legal de compromiso de un contrato normalmente significa que será sujeto de un proceso de aprobación más extenso. y como tal tienen objetivos que cumplir. En todos los casos.Principios De acuerdo a los principios de administración actuales. Dado que un proyecto esta formado por un grupo que conforma una organización en si mismo. estos son convenientes a los intereses de las partes por evitar situaciones que intenten perjudicar a la organización del proyecto contratista.Gestión de Proyectos BID. A pesar de que los puntos anteriores representan consideraciones de orden ético. se motiva a las empresas a realizar alianzas con las empresas proveedoras de productos y/o servicios. el proceso de revisión puede incluir una revisión pública del acuerdo. 7. Se orientará a fórmulas que permitan representar la unión de los objetivos e intereses de las partes.2 . En el caso de proyectos mayores emprendido por agencias públicas.Tipos de Contratos . se proponen las siguientes políticas para la formulación de cualquier tipo de contrato con empresas externas: 1. un acercamiento primario de la revisión y proceso de la aprobación debe asegurar que lo escrito en el contrato describe un producto o repara que lo descrito satisfará la necesidad identificada. En el presente capitulo se analizará el caso de formulación de contratos para encomendar actividades a empresas externas a la organización. inclusive. Estará basado en un reconocimiento de honestidad por ambas partes 2. Aunque todos los documentos del proyecto están sujeto a alguna forma de revisión y aprobación.Banco Interamericano de Desarrollo Página 127 las políticas y procedimientos que definen quién puede firmar tales acuerdos en nombre de la organización. Se caracterizará por condiciones equitativas para ambas partes 3. y al 7.1 .

El primero de ellos es conocido como “Contrato Llave en Mano”. El alcance del contrato se puede expresar en dos formas: Contrato de alcance total. y comprende todas las actividades requeridas entregar un proyecto terminado. Capacidad financiera de la Empresa. lo cual implica que el contratista realizará una o varias de las fases del proyecto. o Contrato de alcance parcial. Los Contratos específicos normalmente realizados son: 1) Fase de Planificación del Proyecto a) Estudios de Viabilidad b) Estudios de Investigación y Desarrollo c) Estudio de Factibilidad Técnico Económica 2) Fase de Ejecución del Proyecto a) Servicios de Ingeniería i) Dirección del Proyecto Planificación y Control del Proyecto Supervisión de Ingeniería y Construcción ii) Ingeniería Básica Diseño Detalle iii) Emisión de Especificaciones Técnicas.Gestión de Proyectos BID. Petición y Evaluación de Propuestas b) Servicios de Abastecimiento i) Petición de Propuestas ii) Colocación de Ordenes iii) Inspección iv) Seguros . y restricciones de plazo. y de las características de la empresa externa en relación a: Competencia Técnica. En oposición se encuentran los contratos de obra parcial. de acuerdo a las especificaciones definidas por la organización mandante. Las combinaciones de estas variables determina el contrato a utilizar. El número de etapas a realizar por un contratista dependerá de la magnitud del proyecto.Banco Interamericano de Desarrollo Página 128 La evaluación del tipo del contrato a realizar esta determinado por dos variables. el alcance del contrato y la forma de pago.

mediante el pago de honorarios por su tarea. de un alcance dado. Representa un compromiso entre las fórmulas de suma alzada y Administración delegada. Este tipo de contrato entrega al usuario la responsabilidad por los costos totales de la obra. más cláusula de refijación deprecio por variación del alcance de la obra 2) Administración Delegada. Existen algunas variaciones a) Precio Fijo propiamente tal. existen tres modalidades de pago utilizadas normalmente. estas son: 1) Suma Alzada: Establece un precio fijo para efectuar una actividad. cuya realización es confiada al contratista.Gestión de Proyectos BID. Los honorarios pueden ser fijados de acuerdo a alguna de las siguientes modalidades: a) Porcentaje del Costo de las Obras b) Honorario fijo basado en un presupuesto aproximado 3) Precios Unitarios. La formula utilizada reconoce que el precio de una obra es la multiplicación de la cantidad de unidades por su precio unitario Los contratos de precio fijo expresado en términos nominales es normalmente aplicado a contratos de entrega inmediata o de plazos muy . expresado en términos nominales. más una cláusula de reajuste por inflación d) Precio fijo según algunas de las variaciones anteriores. más cláusula de multa/bono por atraso/adelanto e) Precio fijo según algunas de las variaciones anteriores.Banco Interamericano de Desarrollo Página 129 v) Transporte En el caso que sea una proyecto de una obra se deben agregar los siguientes Contratos en la fase de Ejecución del proyecto: c) Construcción i) Obras Civiles ii) Obras Estructurales iii) Instalaciones Mecánicas iv) Instalaciones eléctricas d) Puesta en Marcha i) Pruebas de Vacío ii) Pruebas en Operación En relación a la forma de pago. b) Precio Fijo expresado en términos reales c) Precio fijo expresado en términos nominales.

y f 3 dependerán del tipo de contrato y de la prioridad. sin embargo no es posible determinar cuantas unidades podrán ser realizadas. 1 f1.Gestión de Proyectos BID. el contrato por precios unitarios se basa en el total conocimiento de los costos asociados a realizar una unidad de producto. o son necesarias a realizar. al contratista. Por último.c Los contratos por suma alzada con correcciones monetarias son convenientes cuando existe una clara definición del alcance del trabajo.f3= Las magnitudes de las variables f . En la mayoría de los casos el contrato por administración delegada es útil en el caso de proyecto que no tienen o no requieren Ingeniería Desarrollada y en los que el plazo de termino es crítico. que le asigne el cliente. En éstos casos la empresa mandante se asegura de un adecuado control del presupuesto. Este problema es remediado con las variaciones presentadas en 1. de las variables tiempo y costo. para lograr el objetivo de la obra. y para la empresa contratista existirá beneficio en la medida que la ejecución de la obra sea eficiente. y cuando los plazos no son el factor crítico del proyecto.f2. Además existe la posibilidad de incorporar factores que representen multas o bonos en el segundo y tercer término de la fórmula. y es de poca utilidad en economías inflacionarias. el contrato puede motivar.Banco Interamericano de Desarrollo Página 130 breves. La forma utilizada es incluir en el contrato fórmulas que incentiven estos aspectos. A pesar de que la empresa externa no es el responsable de los costos. a realizar un cuidadoso control de los costos y de los plazos. Una formula ya utilizada se presenta a continuación : TP  TE *P TP H  f 1 * P  f 2 *  P  CE   f 3 * En donde : H P CE TP TE = = = = = Honorarios Presupuesto estimado Costo Efectivo Tiempo según Plan Tiempo Efectivo factores de ajuste.b y 1. En estos casos es conveniente utilizar el esquema de contrato de precio unitario. f 2 . .

la primera etapa se realiza según la base de un contrato de administración delegada. acumulado la suficiente información que permitan delimitarla adecuadamente. Normalmente el costo definido para una unidad. entonces el contrato entre las partes será del tipo de suma 7. es decir. administración delegada más precios unitario.Gestión de Proyectos BID. es válido para rangos bien definidos de producción. Esta opción es utilizada en aquellos proyectos que no tienen una definición completa del alcance de las obras. por su alcance y forma de pago. lo que implica que existirán diferentes precios unitarios para diferentes rangos de unidades realizadas. un contrato puede ser de tipo : suma alzada más administración delegada.Requerimientos de Información . A continuación se presenta la Tabla 10 de los diferentes tipos de contrato. hasta que se haya alzada.3 . Los esquemas anteriores se pueden utilizar en un contrato en forma conjunta. Forma de Precio y Pago Alcance del contrato Estudio de factibilidad Ingeniería de diseño y detalle Servicios de Abastecimientos Fabricación Construcción Supervisión de la construcción Llave en mano Tabla 10: Matriz de Formas de Contratos Suma Alzada Administración Precios Honrarios Combinaciones Delegada Unitarios Porcentuales También existe la posibilidad de una relación contractual intermedia que consiste en un contrato convertible. la empresa contratista asume la responsabilidad por los costos. Según esta opción el contrato se compone de dos etapas. y suma alzada más precios unitarios.Banco Interamericano de Desarrollo Página 131 En éste tipo de contratos. y por ende su precio unitario.

A continuación se analizará cada punto con más detalle . Por este motivo. Petición y Asignación de Propuestas. o un Contrato.Proceso de Formulación de Contratos El proceso de formular los contratos esta compuesto de dos partes bien definidas : 1.Costos Suma Alzada Completas Completas Completas Definidas Definidas Definida Completas Completas Tabla 11: Información Requerida en Contratos 7. Tipos de Contratos Administración Precio Delegada Unitario Completas Completas Preliminares Avanzadas Preliminar Avanzadas Definición Parcial Definición Avanzada Preliminares Definidas Definición Parcial Definición Avanzada Completas Completas Parciales Parciales Tipo de Información Bases Generales Especificaciones Ingeniería de Proceso Equipos Planos de Disposición General Ingeniería de Detalle Garantias (Calidad) Tiempo . y la entrega de la obra terminada por el contratista al mandante. La primera parte culmina cuando se asigna la propuesta a una empresa contratista seleccionada.Gestión de Proyectos BID.4 . Contratación.Banco Interamericano de Desarrollo Página 132 Cada una de las fórmulas de contrato mostradas requiere de diferentes tipos de información técnica y/o de diferentes grados de profundidad de la información. al analizar la mejor formula a definir. 2. La segunda parte incluye las actividades comprendidas entre la formulación de una Carta de Intención. En la Tabla 11 se presenta los diferentes requerimientos de información para cada tipo de contrato. se debe tener en consideración la disponibilidad de información.

Estos criterios pueden ser incluidos en las bases del proceso. etc. Antecedentes profesionales del personal clave. Para ello las empresas contratistas deben proporcionar la información relevante. Sin embargo. A los contratistas que califiquen. 2. Resultados obtenidos. debido a posibles presiones externas (opinión pública.1 Petición y Asignación de Propuestas El primer paso a realizar es definir los términos de referencia de la obra. Demostración de competencia técnica. entre las posibles diferencias que puedan afectar. Experiencia (indicando las obras realizadas). Para una mejor comparación de las empresas. además se debe especificar el plazo de entrega de las propuestas . la propuesta de menor precio no implica que sea la más conveniente para el logro de los objetivos del proyecto. diferencias en las especificaciones de calidad. Carga de trabajo actual y disponibilidad de recursos humanos y físicos. donde se debe especificar los criterios de evaluación a utilizar. El método de apertura de propuestas definir el carácter público o privado de la actividad.Gestión de Proyectos BID. Una apertura pública ofrece más transparencia . se procede a evaluar y preseleccionar a los contratistas calificados. prensa.Banco Interamericano de Desarrollo Página 133 7. 6. solicitud de revisión. negativamente. 4. 3.4. Los siguientes puntos deben estar en un cuestionario de este tipo : 1. se debe convenir la forma de pago de la obra. Capacidad e historia financiera de la empresa contratista. Luego de definido el alcance. 5. pero tiene la desventaja de adjudicar la obra a aquella empresa que solicitó el precio más bajo por la realización de la obra. el desarrollo del proyecto se encuentran : Diferencias en los plazos de entrega. Una vez definido las características principales del contrato. Sistemas de control y planificación en uso. Estas diferencias pueden entregar diferencia . etc). el alcance y las especificaciones generales de ésta. se les hará entrega de las especificaciones técnicas y administrativas de la obra. 7. Además se debe crear un sistema de evaluación de propuestas. la empresa solicitante prepara un cuestionario tipo que será completado por todas las empresas interesadas.

Inicialmente se debe comparar las especificaciones entregadas por el contratista contra las especificaciones definidas en la propuesta. el método de apertura privada de propuestas permite la evaluación completa de los factores relevantes de evaluación.Proceso de Contratación Producto de la naturaleza legal del contrato. para este punto es conveniente incorporar. una conducta intachable desde el punto de vista ético. Generalmente las empresas públicas utilizan este método de apertura por razones de transparencia. es necesario realizar una complementación de los aspectos técnicos.4. a la empresa mandante. normalmente. con el fin de poder comparar fidedignamente. En la evaluación. económicos y otros datos relevantes(experiencia de la empresa. Para ello se utiliza puntajes asociados a cada característica definida como relevante.). con el objeto de acelerar el proceso. Dependiendo de la complejidad de la obra y/o de las condiciones convenidas. y normalmente se expresa la intención de las partes en formular un contrato en un plazo dado. En contraposición. luego se debe ponderar todos los datos y escoger el equipo que presente un mejor rendimiento conjunto. 7.2 . de acuerdo a la obra y bases convenidas. a ellos se les entrega la información relacionada con el alcance y condiciones convenidas. en las bases de las propuestas. prestigio de los contratistas. un formato deseado de entrega de información.Banco Interamericano de Desarrollo Página 134 substanciales en la rentabilidad del proyecto y/o en relación a la calidad del producto del proyecto. Con este documento es posible que el contratista inicie las obras. la preparación del documento puede dilatarse por un tiempo.Gestión de Proyectos BID. . El último paso de esta etapa es la evaluación de las propuestas recibidas y la selección de la más conveniente según los criterios definidos. se recurre a la creación de un documento menos formal conocido como carta de intención o memorándum de entendimiento. la redacción de éstos es confiada a abogados. las diferentes proposiciones. Si existe premura en el inicio del proyecto. etc. La utilización de este método exige. Este documento tiene un valor legal limitado.

2. Sin embargo. Derechos de patente y protección legal contra terceros optativas para el mandante. Entre ellas tenemos : determinación del alcance de la obra. Seguridad y seguros 4. éste debe contener un conjunto de cláusulas que aseguren el desarrollo normal de la obra.Gestión de Proyectos BID. Para llegar a definir éste conjunto de cláusulas se debe realizar una negociación de ellas.1 Cláusulas de un Contrato de obra Por la característica legal del contrato. Las cláusulas de protección previenen eventuales situaciones tales como : 1. por ejemplo : pago por hora. la forma final del documento es producto de la cooperación de los directores de proyecto y asesores legales de ambas empresas. sin embargo. Cambios en el alcance de la obra 2. Las cláusulas básicas determinan los fundamentos en que descansan el grupo asociado de éstas. y el abogado el encargado de la redacción final del manuscrito. permitiendo asegurar el cumplimiento de las garantías de eficiencia en el proceso. permite aumentar el recurso tiempo de la obra. en iniciar las obras mediante este proceso es pequeño.4. Las cláusulas de servicio tienen como objetivo convenir los términos de las tareas adicionales completo. por servicio . Las cláusulas de puesta en marcha se realizan con el fin definir los mecanismos reguladores de su realización. producto y calidad de la obra física. plazo de entrega y variaciones. etc. En cada caso se debe determinar la forma de pago.Banco Interamericano de Desarrollo Página 135 El riesgo asumido por el mandante. siendo el director del proyecto el encargado de la negociación de las cláusulas operativas. precio y forma de pago ( incluidas multas y bonos). El inicio de las obras implica pasar a la fase de construcción 7. plazo de desarrollo. Jurisdicción y Arbitraje 3.

. Confidencialidad de la obra 6.Gestión de Proyectos BID. Especificándose la forma de realizar las recepciones temporales y la recepción final. Derechos de inspección de fabricación 7. Eventos de fuerza mayor Por último se deben incluir las cláusulas de termino de contrato.Banco Interamericano de Desarrollo Página 136 5. Garantía de incumplimiento 8. tanto en condiciones normales como forzadas. .

diseminación.Banco Interamericano de Desarrollo Página 137 8. ideas.Gestión de Proyectos BID. las diferentes formas de comunicación que se realizan individualmente. Además se debe asimilar como. y por último la disponibilidad de la información en el proyecto. colección. el modelo Emisor-Receptor incorpora la mayoría de los componentes necesarios para que se produzca el acto de comunicar. El objetivo de esta etapa es mejorar las interfaces (áreas críticas) entre personas.Las Comunicaciones en el Proyecto La Administración de Comunicaciones del proyecto abarca los procesos requeridos para asegurar la apropiada y oportuna generación.2 . En la Figura Nº 9-1 se puede revisar este esquema. e información que son necesarias para el éxito final del proyecto. y en el “lenguaje del proyecto”.1 . la distorsión del medio y las barreras que existen al mensaje . .Teoría La Comunicación es un tema muy amplio e involucra una desarrollada disciplina. Comunicación. 8. afectan al proyecto. Las personas involucradas en el proyecto deben estar preparadas para poder enviar y recibir comunicaciones relacionadas. 8. representando elementos como: retroalimentación. Entre los variados modelos que existen para describir el proceso de comunicación. que no solo incluye el contexto del proyecto. almacenamiento.

éstas son individuos afectados por el proyecto por diferentes razones. Sin embargo. usuarios de algún servicio que ven afectados sus. pasando por personal contratado para realizar labores anexas a éste. A todos estas entidades que involucra el proyecto las hemos definidos como Grupos de Interés Organización Usuarios Proyecto Proveedores Sector de Desarrollo del Proyecto Figura Nº 8-2: Esquema de Grupos de Interés .Gestión de Proyectos BID. 8.2. desde el personal que desarrolla el proyecto. por ejemplo : vecinos del sector donde se realizan las obras. el proceso se puede ampliar hasta el caso de una organización emisora y otra organización receptora.Banco Interamericano de Desarrollo Página 138 Emisor Retroalimentación Receptor Mensaje Medio Ruido Figura Nº 8-1: Modelo Emisor-Receptor Aunque el modelo presentado muestra a dos personas. la realización del proyecto involucra a otras personas ajenas a las organizaciones ejecutoras.1 Los Grupos de Interés (Stakeholders) Una de las características de los proyectos es la gran gama de personas que se encuentran vinculadas.

Banco Interamericano de Desarrollo Página 139 8. en forma interna y externa.Gestión de Proyectos BID.Canales de Comunicación en el Proyecto Cada organización posee un definido canal formal de comunicación. los que deben tenerse en cuenta para lograr los objetivos planteados en el proyecto. como una organización humana con un objetivo definido. En los proyectos. existen un gran cantidad de canales informales de comunicación. Las líneas de comunicación indican las comunicaciones normales realizadas. a otra organización. A continuación se presentan como funcionan las comunicaciones en un proyecto. en todas ellas. también se crean canales de ambas clases. En primer lugar presentamos un esquema de las comunicaciones informales en un proyecto encargado. en su realización.3 . estos canales se utilizan en ambos sentidos sin definición de autoridad Ingeniería Ingeniería P roducción P roducción Finanzas Finanzas P ersonal P ersonal D irector de D irector de P royecto P royecto (U suario) (U suario) D irector de D irector de P royecto P royecto (C ontratista) (C ontratista) Ingeniería Ingeniería F abricación F abricación C onstrucción C onstrucción Finanzas Finanzas P ersonal P ersonal Figura Nº 8-3: Canales Informales en un Proyecto . según el tipo de canal utilizado. Todos los canales existentes definen la comunicación interna de la organización y con el medio en que se encuentra. Además.

a continuación se detallan los tipos de autoridad que podemos encontrar  Autoridad Delegada : Es la autoridad que mantiene un jefe directo. d) Personal de la dirección del Proyecto. el director del proyecto mantiene comunicaciones frecuentes con cinco tipo de participantes. e) Contratistas y Proveedores.  Autoridad Plena : autoridad que se encuentra definida en la estructuración de la Organización. Autoridad Compartida : Implica igualdad de condiciones. . a) Jefe Superior Inmediato del Director del Proyecto.   Autoridad Contractual : Es el resultado de las obligaciones que se derivan de un contrato entre el cliente y las personas que realizan el proyecto.Banco Interamericano de Desarrollo Página 140 En relación a las comunicaciones formales. Por ejemplo : capacidad de solicitar información a un gerente de departamento. c) Jefes de Departamentos Funcionales. salvo por ciertos aspectos contractuales de compromiso. y que traspasa en algún grado a un subordinado. y especialmente en el organigrama. normalmente. b) Cliente. Las comunicaciones con cada participante están reguladas por diferentes tipos de autoridad.Gestión de Proyectos BID. para que éste realice una serie de labores en su nombre.

tales como los sistemas de comunicación e información.  cómo se entregará la información. por lo que se debe definir :  quién necesita cual información. distribución.4 Diseño de un Plan de Comunicación del Proyecto Una vez que está definido el proceso de planificación del proyecto. etc. se debe realizar la etapa de ejecución.  cuando se necesita. . Con el objeto de formalizar estos puntos se debe diseñar un plan de Comunicaciones del proyecto . El Diseño de un plan de comunicaciones involucra la determinación de la información necesaria para las todas las entidades involucradas en el proyecto. En este proceso se debe definir varios puntos asociados a la administración de la comunicación.Gestión de Proyectos BID.Banco Interamericano de Desarrollo Página 141 Cliente Informes Autoridad Contractual Autoridad Compartida Autoridad Delegada Jefe Superior Informes Jefe del Proyecto Informes Autoridad Plena Autoridad Contractual Jefes Funcionales Informes Informes Contratistas Proveedores Personal Dirección de Proyectos Figura Nº 8-4: Comunicaciones formales en el Proyecto 8.

etc. Además estarán definidos los procesos recolección. distribución. capacidad de las líneas de transmisión. Al finalizar el proceso de planificación. actualización y corrección para material anteriormente distribuido.1 Herramientas a utilizar en el Diseño del Plan Los requerimientos se definen por la combinación del tipo y formato de la información solicitada. dependiendo de la entidad que se mencione.Gestión de Proyectos BID. sin embargo. qué información requieren. . entre otros puntos. de esta etapa. debe ser la estructura de distribución de la información. Para poder definir estos requerimientos se pueden utilizar dos técnicas: a) Análisis de los Grupos de Interés : Se debe definir quienes son. las necesidades de información y los métodos de distribución varían ampliamente. etc. La estructura debe incluir. En general este diseño se realiza una vez definida la ejecución del proyecto. el detalle de que información se distribuirá y que métodos serán utilizados para la distribución de diferentes tipos de información. se obtiene un documento que detalla los métodos a utilizar en la acumulación y recolección de los variados tipos de información. Mientras que las necesidades de información de los vecinos del lugar donde se desarrolla el proyecto podrían reducirse a la confirmación de la realización del proyecto y cuando lo desarrollarán. cuando se les debe entregar. es recomendable revisar en forma periódica los resultados de este proceso para asegurar la utilidad de este documento en el proyecto. Por ejemplo : las necesidades del ingeniero de desarrollo de una empresa que desarrolla un proyecto del mejoramiento del alumbrado público de un sector específico pueden ser : potencia requerida de la luminaria. programación de las actividades a desarrollar. como se debe entregar.4.Banco Interamericano de Desarrollo Página 142 Sin embargo. Otro de los productos. aunque todos los proyectos comparten la necesidad de comunicación de información del proyecto. 8.

etc.). siendo necesario analizar la periodicidad con que se requiere la información.Gestión de Proyectos BID. de la tecnologia a utilizar. Construcción Puesta en Marcha Proceso y Equipo Abastecimiento A A N N R R A A A R R R R a a R a a R a a R a A a a A A A A A A A A A A A R A A R R R R R R R R R R R a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a A A a a a A a a a A a N N N N a N A A A A A NoA N A A a A R R a a a a a a N A A A A NoA NoA NoA N A A A A R R R R R R R E E E a E a a a a a a E A E E .Banco Interamericano de Desarrollo Página 143 b) Análisis de la Tecnología a utilizar: En punto se debe definir la tecnología o método a utilizar en la transferencia y almacenamiento de la información. Por otra parte es importante analizar el conocimiento. Un mecanismo útil que facilita esta definición es la Matriz de Responsabilidad la cual se presenta como ejemplo en la Tabla 12 Tabla 12 :Matriz de Responsabilidad en línea Departamento de Proyecto Departamentos Funcionales Gerente Jefe Jefes de Centro General Proyecto Responsabilidad Marketing Producción Ingeniería Finanzas Personal Etapa Definición del Proyecto Objetivos Terminos de Referencia Especificaciones Funcionales Recursos a Utilizar Estructura Jerarquizada del Proyecto Plan Preliminar Red de Actividades Presupuesto Programa de Gastos Personal Plan Oficial Red de Actividades Presupuesto Programa de Gastos Personal Equipo Plan Detallado Red de Actividades Presupuesto Programa de Gastos Organización Estructura Sistema Control de C-T-A (Costos-Tiempo-Avance) Plan de Comunicaciones Implementación del Proyecto Ingenieria Fabricación Construcción Ensayos Contratos Ingeniería Adquisición de Equipos y Mats. es conveniente. las cuales conllevan diferentes grados de responsabilidad a las personas encargadas de la ejecución (jefe proyecto. jefe de centros funcionales. definir las atribuciones de los participantes de la toma de decisiones tanto como sea posible. que tengan los diferentes usuarios c) Matriz de Responsabilidad de Línea : En el desarrollo del proyecto se deben realizar una serie de decisiones internas. Por esta razón. y la importancia de que ésta sea actualizada constantemente.

Gestión de Proyectos BID. detalle y Montaje Listado de Materiales a Utilizar Lista de Repuestos Capitalizables y Repuestos de operación Balances de Material y Energéticos Memoria de Cálculo Documentos de Abastecimientos Listado de Proveedores Solicitud de llamados a Propuestas Ordenes de Compra Pólizas y Seguros asociados Notas de Recepción . La nomenclatura se define a continuación : R = recomendación A = Aprobación General N = Debe ser notificado E = Responsabilidad por la Ejecución a = Aprobación dentro de los límites del Centro de responsabilidad.Banco Interamericano de Desarrollo Página 144 Nota : Este ejemplo esta basado en una organización estructurada matricialmente.4.2 Definición del Medio de Entrega de la Información Existen diferentes tipos de documentos. o departamento funcional 8. la siguiente es una clasificación de la información que se puede desprender de un proyecto: Manuales Manual General del Proyecto Manual Específico del Proyecto Manual de Operaciones Manuales de Mantenimiento Manuales de Especificación Administrativa Manuales de Seguridad Documentos de Planificación Mallas de Camino Crítico Diagrama de Barras Histograma de Recursos Sistemas de Presupuesto Asignación de Fondos Documentos de Ingeniería Distribución física Normas y Criterios de Diseño Especificaciones Técnicas Especificaciones de Construcción Planos de Diseño.

. Fax. etc. Para llevar a cabo la distribución de la información en forma eficiente.) o informales (memorándums. El objetivo es tener disponible.Permisos estatales. en caso que así se requiera. Ambito de la Comunicación: Interna o externa al grupo del proyecto Formato de la información a recibir: formales (reportes. municipales y de servicios públicos. en los plazos requeridos. la información que cada grupo de interés necesite. el plan de administración debe consignar todos los requerimientos que cada grupo de interés necesita. estableciendo:       Tipo de información solicitada Plazo en que esa información debe ser recibida Dimensión de la comunicación: Notificación verbal o escrita.Gestión de Proyectos BID.) Dirección de la información: Ascendente y/o descendente en el grupo del proyecto. se debe proceder a establecer la forma en que se distribuirá ésta.Banco Interamericano de Desarrollo Página 145 Documentos de Construcción Libro de Obras Estados de Pago Documentos de Control Informes de Control de Avance / Calidad Tablas de Curvas de Avances Informes de Inspección Informes de Control Presupuestarios y Obligaciones Pendientes Informe de Cierre del Proyecto Documentos de Administrativos . etc. documentos.Cartas. se procede a recolectar los registros de trabajos asociados al proyecto y. 8. contrastar con el plan maestro del proyecto. de tal forma que la información se encuentre lo más actualizada posible. Telex .5 . Memorándums. Esta recolección se debe realizar en forma continua a lo largo del proyecto.Minutas y Actas . u horizontal Una vez conocidos estos requerimientos. reuniones de coordinación.Distribución de la información: Dado que ya existe un plan de administración de la información.

El proceso de control debe incluir:  Reportes del nivel en que se encuentra el proyecto  Reportes de los avances logrados en el proyecto  Informes de Predicción. Para ello se pueden utilizar bases de datos instaladas en redes bibliotecas centrales que administran todos los registros e información relacionada. Para ello se debe realizar la recolección y distribución de informes de rendimiento de los trabajos o tareas asociadas al proyecto en realización. 8. del proyecto. se entregará vía correo (electrónico o de mano). .Gestión de Proyectos BID.Banco Interamericano de Desarrollo Página 146 Mucho de los datos recolectados son compartidos en la realización de informes a los diferentes grupos de interés. Se realizarán reuniones formales. por lo que es necesario definir un proceso de almacenamiento eficaz que permita accesar estos registros tanto por los grupos que administran los registros. el departamento de abastecimiento debe mantener informado al departamento de compras para que esta emita las ordenes correspondientes cada vez que sea necesario ( de acuerdo a los parámetros de previsión de la pieza X) Por último. se debe proceder a especificar en que modo se entregará la información al grupo de interés que lo necesite. Este proceso es un caso particular relacionado con la distribución de la información. es necesario que el personal de abastecimiento tenga actualizada la información del nivel de existencias de esta pieza Esto se basa en que el departamento de planificación y control de programación pueda realizar las estimaciones necesarias de trabajo en que la pieza X este involucrada. De igual forma.Información de Control. tanto de estado como avances futuros. etc.. como por los grupos que requirieron la información. la que denominaremos pieza X. de tal forma de entregar a los grupos de interés la información acerca de cómo los recursos están siendo usados en alcanzar dichos objetivos. siendo crítico en relación al logro eficiente de los objetivos del proyecto. Por ejemplo: en el caso de la administración en bodega de una parte específica.6 6.

o en un sistema mixto. serían:  Calidad del Proyecto: Como se debe auditar la calidad del proyecto. al menos. la programación de estas. se medirá solo en cuanto a plazos. Otros tipos de registros pueden ser necesarios en la realización de los informes. es necesario recolectar los registros de los trabajos realizados. Estos datos serán la materia a procesar para obtener la información a contrastar con los índices esperados. y permite a los centros de responsabilidad determinar el logro de objetivos que implican diferentes tareas. como se pueden mejorar los objetivos involucrados en el proyecto  Rendimiento de Recursos humanos: Se deben revisar las políticas de contratación de personal. los niveles de gastos alcanzados. La periodicidad de cada reporte también debe estar incluida en el plan del proyecto. . los recursos que actualmente están siendo utilizados y la calidad de las obras terminadas.  Control Financiero: Se debe revisar la rentabilidad del proyecto. el grado de utilización de los recursos. etc. los costos asociados. el nivel de conocimiento de los usuarios acerca del proyecto. Esta información es complementaria a los registros de las labores realizadas. el cual debe incluir los métodos de auditoria para cada área o función asociada a la realización del proyecto. Entre los puntos que debe incluir este informe. Uno de los documentos más importantes a considerar en la realización de los informes de control es el plan del proyecto. tanto grupal como individualmente.Gestión de Proyectos BID. en base a un criterio de calidad del producto entregado. el rendimiento del personal en las diferentes áreas.Banco Interamericano de Desarrollo Página 147 La información de control generalmente provee información del alcance de las obras. por lo que este documento se constituye en la base para la generación de la información de control Además del plan del proyecto. como por ejemplo: el gasto en publicidad.

durante un periodo dado. Estos puntos son de gran importancia en el control de la ejecución. durante un periodo dado.6. . costo.6. Por ejemplo el aumento (o descenso) en el rendimiento de un grupo de trabajo. El presupuesto. planeado a ser gastado. El costo real.1. Integra el alcance. también llamado el costo real de trabajo realizado (CRTR). es la porción de la estimación del costo aceptado.1. etc. 8.3 Análisis de valor ganado. 8. y calidad de las obras realizadas. en la actividad.1. Es conveniente incluir en este análisis los siguientes puntos : alcance del proyecto. riesgo del proyecto. en sus varias formas. también llamado el costo presupuestado del trabajo programado (CPTP). es el total de costos directos y indirectos incurrido en el trabajo para el logro de la actividad.1 Análisis de Variaciones Esta herramienta intenta comparar los resultados actuales del proyecto contra los resultados esperados del proyecto. El análisis de valor ganado.Gestión de Proyectos BID. De igual forma se realizan las variaciones en los costos y la programación del proyecto.1 Herramientas utilizadas en la Generación de Informes de Control 8.Banco Interamericano de Desarrollo Página 148 8. y los cambios que éstas han sufrido. el aumento de (o descenso) en la tasa de realización del proyecto.6.2 Análisis de Tendencia Esta herramienta intenta mostrar las tasas de rendimiento.6. y programación de las tareas para ayudar al equipo de dirección de proyecto a evaluar el rendimiento del proyecto. es el método normalmente usado como medida de rendimiento. El valor ganado involucra el calculo de tres valores claves por cada actividad: 1. 2.

otro método utilizado es definir sólo dos valores: 0 por ciento y 100 por ciento (hecho o no hecho) lo que ayuda a asegurar la objetividad de la medida de rendimiento. 70 por ciento. El valor ganado. también llamado el presupuesto del costo del trabajo realizado (PTR). Estos tres valores se usan en combinación para proporcionar medidas de si el trabajo está siendo cumplido como fue planeado. Algunas formas de expresar el análisis de valor ganado es usar sólo unos porcentajes (ej. 90 por ciento. Los reportes deben entregar el tipo de información y el nivel de detalle que se solicitó. 100 por ciento) para simplificar la colección de los datos. 30 por ciento. es un porcentaje del presupuesto total igual al porcentaje del trabajo realmente completado. de manera de presentar el resultado de los análisis en forma. El índice acumulativo IA (la suma de todos los CPTP individuales dividido por la suma de todos los CRTR individuales) es ampliamente usado para prever el costo del proyecto finalizado. Las medidas normalmente usadas son :    variación del costo (VC = CPTP – CRTR) variación del programa de trabajo (VPT= CPTP – PTR) índice de rendimiento de costo (IRC = CPTP/CRTR).. el índice de la rendimiento (IR = CPTP / PTR) se usa para prever la fecha de finalización del proyecto Una vez realizados los procesos para genera la información.Gestión de Proyectos BID. En algunas áreas de programación . .Banco Interamericano de Desarrollo Página 149 3. por el grupo de interés específico. en el plan de administración de comunicaciones La distribución de los reportes de control se realizará según los procedimientos definidos en el punto 5 de este capítulo. esta debe ser organizada y agrupada en los diferentes formatos que sean requeridos.

si así .7 . archivos electrónicos. particular atención se debe poner en la información financiera recopilada. requiere un cierre formal. etc. dibujos. para formalizar la aceptación del producto del proyecto por el cliente (interno o externo). Esta información se deberá archivar para posibles usos en el futuro. incluidos los documentos de planificación con sus respectivos marcos lógicos para medición de rendimiento.Gestión de Proyectos BID. El cierre administrativo consiste en la verificación y documentación de los resultados del proyecto. análizando la eficiencia y efectividad lograda. deben ser archivados para la revisión en el proceso de cierre  Toda la documentación relacionada con la descripción del producto final del proyecto. con el objetivo de medir el logro de objetivos y la rentabilidad de acuerdo a los criterios inicialmente establecidos. asegurando que estos reflejen las especificaciones finales.Cierre Administrativo Una vez que el proyecto llega a su fin. dado que logro los objetivos o por otras razones. documentación técnica.Banco Interamericano de Desarrollo Página 150 8. Entre la información que se debe tener especial cuidado en recopilar tenemos :  Todos la documentación producida para registrar y analizar el rendimiento del proyecto. asegurandose que la información util e importante no se extravie. Cada fase del proyecto debe ser apropiadamente cerrada. especificacions. El proceso de cierre incluye la recolección de registros del proyecto. tales como : planos. Con esta información se debe proceder a realizar un informe final de control del proyecto. Además.

por parte del cliente o auspiciador .Gestión de Proyectos BID. se debe incluir un documento de aceptación del producto del proyecto.Banco Interamericano de Desarrollo Página 151 corresponde.

las situaciones que se pueden presentar. lo . La Fase de Ejecución del Proyecto.Banco Interamericano de Desarrollo Página 152 9. estimación de recursos necesarios. Estas tareas son.1 Ingeniería de Diseño. en especial en la etapa de levantamiento de requerimientos . Una idea que cobra cada vez más fuerza. luego en la etapa de organización se determinó cómo llevar a la práctica el plan generado en la etapa anterior. etc. técnicas.Gestión de Proyectos BID. Esta etapa. después de todo. por ejemplo : levantamiento de requerimientos. Como se recordará. la planificación tuvo por producto la preparación y aprobación del plan oficial del proyecto. de factibilidad. en especial si el proyecto de clasifica en Investigación y Desarrollo. procedimientos. es hacer participar activamente al cliente o beneficiario final dentro de esta etapa. 9. Siguiendo la secuencia del ciclo de vida de proyecto. los procedimientos. evaluaciones financieras.  Abastecimiento de equipos y materiales  Construcción y Montaje  Puesta en Marcha. políticas. se intuye que la fase siguiente de ejecución comprende las actividades de transformación a la realidad de los planes. etc.  Monitoreo. En los siguientes puntos. normas. se analizará la fase a través de la revisión de sus cuatro etapas secuenciales siguientes :  Ingeniería de diseño . estableciendo una estructura. estructuras y otros definidos en la etapa de organización. de acuerdo a las políticas. entonces. y sigue la secuencia de la planificación y organización. Esta fase se centra entre las etapas de planificación y la puesta en marcha. llamada en algunos textos también ‘fase conceptual’. comprende todas aquellas tareas desde la germinación de la idea de ejecución hasta la confección de la propuesta final de construcción. es el usuario el que sabe ‘cómo funciona’.

de costo y de Oportunidad.1.Gestión de Proyectos BID. una de las tareas medulares es la creación del modelo de ‘cómo se va a ejecutar el proyecto’ en la siguiente fase de construcción.1 Descripción de las Actividades de Abastecimiento A continuación se detallan las tareas de cada actividad y la etapa del proyecto en que se debe realizar. Una vez aprobada la factibilidad y éxito del plan evaluado. por lo que. está garantizada la continuación del proyecto y el grupo de proyecto está habilitado para avanzar a una siguiente etapa. satisfaciendo los requisitos cuantitativos.Banco Interamericano de Desarrollo Página 153 que sería deseable o indeseable que el producto final tuviera y. En esta etapa.2 Abastecimiento de equipos y materiales 9. 9. cualitativos. Control de Existencias. económica. trátese del proyecto que sea.2. se requerirá de tecnología y de optimización del uso de recursos. etc. Las actividades básicas asociadas a esta función son: Adquisición de Material. La función de Abastecimiento tiene la responsabilidad de proporcionar equipos y materiales para mantener las actividades operativas de la Organización. 9.1. quien utilizará el resultado del proyecto. Cada una de estas actividades tiene un conjunto de tareas que se deben realizar en diferentes etapas del proyecto. aunque los procesos se presentan aquí como elementos discretos . sin embargo. basados en las necesidades del proyecto. Las tareas aquí descritas intentan delimitar las actividades . Tanto en los proyectos de Investigación y Desarrollo como los que no lo son. o grupos de individuos.1 Definición de la Función de Abastecimiento. Además. a fin de cuentas. Este plan puede requerir de profesionales multidisciplinarios que interpreten e integren los requerimientos generando soluciones cuya factibilidad técnica. se revisará una vez confeccionado. y Manejo de Inventarios.2. cada proceso involucra el esfuerzo de uno o más individuos. estos procesos actúan recíprocamente entre sí y con los procesos de otras funciones. será necesario de servicio de Ingeniería.

Tareas a realizar en la etapa de Ejecución del Proyecto a) Supervisar codificados y mantener registros de los materiales . se descompone en dos áreas:  Identificación de Material 1. y algunos materiales no tengan clasificación asociada.Gestión de Proyectos BID. Tareas a Realizar en la etapa de Desarrollo del Proyecto a) Definición de los materiales a utilizar en la ejecución del proyecto. 2. en la práctica ellos pueden solaparse y pueden actuar recíprocamente de manera no detallada en este capitulo  Manejo de Inventarios.Banco Interamericano de Desarrollo Página 154 con interfaces bien definidas. se debe clasificar y codificar estos materiales. b) En caso de existir un departamento de Abastecimiento.

b) Coordinar la emisión de los informes necesarios para el control y previsión de existencias 2. Tareas a realizar en la Ejecución del Proyecto datos estadísticos relativos a las compras . Tareas a Realizar en la etapa de Diseño del Proyecto a) Implementar un Registro de Proveedores b) Disponer los elementos necesarios para proceder a realizar las Compras. en conjunto con los usuarios. Tareas a Realizar en la Ejecución del Proyecto a) Mantener el Registro de Proveedores Actualizado b) Realizar Propuestas para la adquisición de bienes de gran magnitud c) Evaluar las Propuestas Presentadas en base a fundamentos Técnicos y Financieros d) Realizar las adquisiciones necesarias para el normal funcionamiento de las actividades e) Preparar realizadas f) Informar a los departamentos interesados sobre la marcha de las adquisiciones g) Proceder a la revisión final y finiquito de la compra  Control de Inventarios 1. Tareas asociadas a la Ejecución del Proyecto a) Recibir y revisar.Banco Interamericano de Desarrollo Página 155  Almacenamiento de Material 1. los materiales que se deben mantener en existencias y los datos necesarios para poder satisfacer la demanda.Gestión de Proyectos BID. el material entregado al sector. b) Certificar la recepción de los materiales emitiendo la documentación necesaria. 2. informando a los organismos interesados de la recepción de los materiales c) Almacenar el material de acuerdo a las normas y disposiciones de seguridad y preservación existentes  Adquisición de Material 1. Tareas a Realizar en la etapa de Diseño del Proyecto a) Determinar. oportunamente.

1. 9.1. el proyecto es único.2.Banco Interamericano de Desarrollo Página 156 a) Prestar asistencia a los usuarios en relación a las necesidades de material b) Efectuar el control de las existencias c) Suministrar d) Emitir las ordenes para activar la adquisición de las existencias.2. por ser ésta una función especializada y existente en la organización.2.1.2.2 Administración de la Función de Abastecimiento Normalmente la función de Abastecimiento se organiza para satisfacer hasta niveles rutinarios de operación.1.2. sin embargo la administración del proyecto debe estar en constante comunicación con la dirección de Abastecimiento para poder definir una serie de parámetros y/o evaluar propuestas de equipos. no es aconsejable confiar esta función a un equipo del proyecto. A diferencia de la función de Abastecimiento.Gestión de Proyectos BID. 9.2 Interna a la Administración del Proyecto. es posible planificar los abastecimientos y con ello lograr las mejores condiciones de Compra y Mantención de los Inventarios.1 Externa a la Administración de Proyectos. Este debe incluir los procesos requeridos para realizar la adquisición de productos y servicios entre los cuales se deben realizar: .1. Sin embargo. por esta razón. y sus demandas de realización en tiempos reducidos no son compatibles. Si la organización realizando no tiene un sistema formal de abastecimiento.1. 9. el equipo del proyecto tendrá que proporcionar los recursos y " la especialización” para realizar las actividades de abastecimiento del proyecto. donde muchos de los objetos demandados son repetitivos y predecibles en sus montos y periodos de solicitud .

determinando qué comprar y cuando. manejando la relación con el vendedor. resolución de cualquier artículo abierto. escogiendo de entre los vendedores . Cierre de Contratos. incluyendo. Planeación de Abastecimiento. realizando y negociando el contrato. 2. 5. 3. Administración de contratos. Planeación de Llamados a Postulación. documentando los requisitos del producto y identificando fuentes potenciales de proveedores. 4.Banco Interamericano de Desarrollo Página 157 1.Gestión de Proyectos BID. Selección del potenciales. proveedor.

la planificación debe desarrollar el proceso de reposición una vez por cada producto o ítem. En el caso que el proyecto obtenga los bienes del entorno a través de contratos cerrados. . se debe tener precaución en definir los principios con que se procederá en este sistema.1. Entre los procesos que deben realizarse se encuentran :  Análisis de la Declaración del alcance del Proyecto.3 Planificación de la función de Abastecimiento La planificación de la función de Abastecimiento es el proceso de definir cuales necesidades del proyecto son mejor satisfechas si se realiza la adquisición del bien o servicio en forma externa a la organización. a continuación se proponen algunos puntos: 1. 9. Este proceso proporciona importante información sobre las necesidades del proyecto y las estrategias que deben ser consideradas durante la planificación del Abastecimiento. Minimizar la utilización de recursos humanos y materiales.Banco Interamericano de Desarrollo Página 158 Para integrar ésta nueva área al proyecto. 3. Simplicidad en los métodos y técnicas utilizadas 2. Rapidez para adaptarse a situaciones de Emergencia. 4.  Condiciones de Mercado. Estos principios deben ser la base para delinear todas las actividades involucradas en la función de Abastecimiento. La descripción del producto del proyecto proporciona información sobre cualquier problema técnico o inquietudes necesarias a ser consideradas durante la planificación de la compra.Gestión de Proyectos BID. En la planificación de Abastecimiento debe considerarse qué productos y servicios están disponibles en el mercado. y del Producto o servicio a Contratar La planificación del proceso de abastecimiento debe ser realizada basándose en una serie de análisis de otros documentos y del entorno del proyecto. En estos casos es recomendable que el equipo de administración del proyecto se asesore con especialistas de las disciplinas de Abastecimientos. Coordinación de las actividades de Abastecimiento con el resto de las actividades del Proyecto que sean relacionadas.2.1.  Descripción del Objetivo (Producto) Final del Proyecto.

costos de inversión. y los riesgos identificados. Entre los documentos de planificación qué deben ser considerados. éstas deben ser considerados durante la planificación de la función de Abastecimiento. Las restricciones son factores que limitan las opciones del comprador. El documento no es necesario que cumpla con formalidades.  Análisis de Compra : Esta técnica se realiza para determinar si la producción de un ítem es conveniente desde el punto de vista costo ( tanto directos como indirectos). costos directos asociados. sin embargo debe ser muy detallado en cuanto a las necesidades del proyecto y los procedimientos a realizar en cada caso.Gestión de Proyectos BID. El primer documeto es el plan de Abastecimiento. Dado que se deben encontrar disponibles otras planificaciones del proyecto. costos de inventarios. la administración de calidad requerida. el cual debe describir que procesos de compra se deben realizar y como deben ser llevados a cabo.  Análisis de otras Planificaciones del Proyecto. la estructura de quiebre del proyecto.  Restricciones. en relación a la posibilidad de compra. Para lograr una adecuada realización de éstos procesos. Una de las más comunes restricciones para muchos proyectos es la disponibilidad de fondos. las proyecciones de flujo de caja. que permiten realizar los estudios para la planificación de Abastecimiento. ya que será un documento interno. A continuación presentamos algunos de los cuales pueden ser . Se deben analizar todos los costos involucrados en ambos casos : por ejemplo : personal asociado al proceso.  Evaluación de expertos : El plan de abastecimiento es presentado a personal (interno o consultor) experto en el tema para que emita su evaluación y/o recomendaciones Al final del proceso de planificación existirán dos documentos que serán la base de los procesos de abastecimiento a realizar en el proyecto. etc.Banco Interamericano de Desarrollo Página 159 quien los tiene disponible. existen diferentes técnicas utilizados. a menudo se incluye: el costo presupuestado y la programación estimada. y bajo qué términos y condiciones se pueden adquirir.

1. al proveedor.1. determinar si es capaz de satisfacer las necesidades del proyecto. Forma de Entrega .2.2. 1. los productos o servicios que deben ser adquiridos por la organización. Organo Comprador. es conveniente llevar a cabo este proceso según un esquema de trabajo que incluya los procesos necesarios para realizar las actividades relacionadas en forma eficiente. normalmente el departamento que requiere el producto.2. Normal : Compra cuya tramitación se realiza según procedimiento establecido 2. y debe ser claro. Primero se presentará una clasificación de las compras de acuerdo a diferentes criterios. es delegada a un departamento específico. 9. conocido como Proceso de trabajo. detalladamente. y a continuación se presentan un desarrollo de los pasos a seguir en el proceso de compra. 9.Gestión de Proyectos BID. Compra Centralizada : Realizada por el Sistema de Abastecimiento 2.2 Procedimientos de Adquisición Para poder cumplir adecuadamente con los objetivos definidos para el sistema de Abastecimiento. Este documento debe permitir.Banco Interamericano de Desarrollo Página 160 El segundo documento. Compra Descentralizada : La compra a realizar. debe describir. en relación al producto . para otorgar mayor celeridad al proceso B. Procesamiento de la Compra : 1.1 Clasificación de Compras: Las Compras se pueden clasificar de acuerdo a los siguientes criterios: A. De emergencia : Aquella en que deben obviarse algunos pasos para satisfacer lo más rápido posible la demanda de un producto C. conciso y lo más completo posible en su desarrollo.

2. El caso más importante es la preparación de los llamados a propuestas. Entre la información que.2 Planificación de Reposición El proceso de planificación de Reposiciones tiene como objetivos preparar : los llamados a propuestas y/o solicitudes de material . Los bases de las propuestas deben ser estructurados para facilitar la realización de respuestas completas y minuciosas por parte de los proveedores. Forma de Pago : Existen diferentes formas de pago de la compra. y los procedimientos necesarios para llevar a cabo cada uno de éstos procesos.Banco Interamericano de Desarrollo Página 161 1. a entregar propuestas de abastecimientos de productos. Parcial : La entrega del producto se realiza en diferentes fechas. para el proceso de compras. Los criterios de evaluación pueden ser definidos en forma objetiva o subjetiva. está : Información relevante del procedimiento de compra.1. las cuales son acordadas con el proveedor D.2. es la definición de los criterios de evaluación. 3. los cuales serán usados como ratios o puntajes. ya contactados. e información del formato de respuesta deseado.Gestión de Proyectos BID.. Unica : Es aquella compra en que se establece la entrega del total de lo solicitado. además deben ser lo suficientemente rigurosos para asegurar que los proveedores entreguen documentos consistentes y comparables entre sí. 4. Contado En cuotas Contra Entrega del producto Contra Recepción factura 9. en una fecha definida. estos criterios son incluidos en las bases del proceso. por ejemplo : 1. En algunos casos. 2. 2. sin . comúnmente se incluye. detalle del producto a adquirir. En muchos casos se debe tener en cuenta las normas y regulaciones legales asociadas a la confección de las propuestas. las cuales tienen el objetivo de invitar a proveedores. Otro proceso importante a desarrollar.

Banco Interamericano de Desarrollo Página 162 embargo deben estar claramente indicadas las escalas o clasificaciones utilizadas y la importancia relativa de cada criterio.2.1 Proceso de Adquisición de Equipos La siguiente figura muestra el proceso de compra en forma secuencial. Proceso de Compra Terminos de Referencia de la Compra Evaluación y Selección de Propuestas Emisión de Orden de Compra Petición de Propuestas Inspección in Situ Activación Reglamentos de Transporte Restricciones Físicas Despacho a Puerto de Origen Almacenamiento de Origen Inspección Fabricación Embalaje Despacho a Puerto de Destino Recepción Informes de Avance Despacho a Planta de Cliente Proceso de Fabricación y Despacho Figura Nº 9-1: Diagrama general del proceso de Compra 9.2.2.). hojas de computadora. Como se puede apreciar.Gestión de Proyectos BID.2. tareas relacionadas con las actividades de Manejo de Inventarios y Adquisición de Materiales. Muchas de estas etapas pueden ser omitidas en la compra de recursos (por ejemplo : cemento. se procederá a evaluar cada una de ellas.1.3 Evaluación de Propuestas Una vez que se cumple el plazo de presentación de propuestas. 9.2. incorporando dos actividades para el caso de compra de equipos de gran magnitud (fabricación y embalaje). especificado en las bases del llamado.1. etc. en este proceso se realizan. también. Este proceso se debe llevar a cabo con la participación de varios .

Banco Interamericano de Desarrollo Página 163 departamentos funcionales. En general los siguientes serán conocidos como criterios técnicos :  Características de los Materiales  Capacidad del equipo  Modificaciones . dado que normalmente las especificaciones de los proveedores vienen en diferentes formatos de acuerdo a la política de la respectiva compañía. los que deben interactuar para lograr que se cumplan los diferentes objetivos establecidos para la compra de un equipo . opciones o variaciones técnicas  Asistencia técnica en el montaje y mantenimiento. La evaluación de la propuesta es el resultado de un proceso analítico que combina aspectos técnicos y económicos. El análisis técnico se realiza para comparar las especificaciones del equipo ofrecido contra las especificaciones funcionales definidas en la propuesta.Gestión de Proyectos BID. este proceso también debe evaluar los plazos de entrega entregados y la influencia de estos plazos en la programación del proyecto. si procediera  Plazo de entrega  Garantías  Condiciones de Suministro de componentes o accesorios  Tipo de embalaje Los criterios económicos asociados normalmente a una evaluación son :      Costos directos del equipo Gastos por fletes y embalajes Gastos por Impuestos y aranceles Condiciones de financiamiento Condiciones de reajuste de precios El proceso de evaluación puede ser llevado a cabo de dos formas: . s necesario uniformar la información disponible . El primer paso consiste en comparar las especificaciones entregadas por el proveedor contra las especificación definidas en la propuesta.

encargado de analizar las diferentes propuestas. El sistema de ponderación puede ser formulado para que entregue el mejor equipo.1. Una de las características más importantes de este documento es que tiene la validez legal de un contrato.Banco Interamericano de Desarrollo Página 164  Análisis secuencial de las evaluaciones técnica y económicas: Realizada por un comité interdisciplinario.Gestión de Proyectos BID. Las personas encargadas se reúnen en un comité único. La información que se debe incluir en la orden de compra es:  Definición del equipo o material a comprar  Características técnicas del equipo o material a comprar  Precio  Condiciones de pago  Condiciones de Entrega  Cláusulas de Multas por Atraso  Inspección del equipo o de los recursos . siendo éste el documento que describe las condiciones generales de compra de la empresa solicitante y las especificaciones del equipo o materiales solicitados.  Análisis combinado de las evaluaciones técnica y económicas. se procede a entregar la información a otra comisión que evalúa las propuestas desde un punto de vista económico. el cual realizará la comparación de las especificaciones técnicas del equipo contra las definidas en el proyecto.2. Luego de rechazar las opciones que no cumplan con lo definido en la propuesta. Para complementar la información técnica con la económica se utiliza puntajes asociados a cada característica del equipo y/o de la transacción. o puede entregar un ranking de las diferentes propuestas entregadas. 9. luego se debe ponderar todos los datos.2.4 Emisión de Ordenes de Compra El proceso de compra culmina con la emisión de la orden de compra.

1.  Nivel Máximo de Existencias : Es la suma de las existencias de seguridad mas la orden de reposición. A continuación se propone una forma de cálculo : . se recomienda que sea al menos con datos de 1 año. que de no existir una orden de compra en proceso de despacho. con el fin de lograr un nivel óptimo de existencias que permitan lograr el fin del sistema :  Consumo Medio Mensual: Consumo promedio de los últimos meses. por lo que es recomendable una estimación de él.2.Gestión de Proyectos BID. Se recomienda mantener las existencias de Seguridad como una medida fija y definir ésta en el nivel más bajo posible.1.3.  Existencias de Seguridad: Cantidad de Material definido para intentar evitar la no existencia de material y minimizar los efectos de reposiciones realizadas en periodos de tiempo superiores al establecido.3 Control de Existencias El proceso de control de existencia tiene como objetivo asegurar el material necesario para el funcionamiento del proyecto. 9.2.  Intervalo de Reposición : Periodo de tiempo entre dos fechas de reposición. con un riesgo mínimo de desabastecimiento y con los menores costos posibles asociados.1 Parámetros de Control y Administración.Banco Interamericano de Desarrollo Página 165 9. Son los parámetros que se analizan y definen por el Sistema de Abastecimiento. normalmente este tiempo es aleatorio.  Nivel de Reposición : Es la cantidad de materiales. activa la reposición con el fin de mantener los niveles sobre el inventario de seguridad.  Lote de Reposición : Cantidad de Material destinado a reponer las existencias consumidas en el intervalo de reposición  Tiempo de Reposición : Lapso comprendido entre la fecha de solicitud de material y la fecha de recepción y aprobación del material.

los costos de emisión de ordenes. etc. costo oportunidad de no poder tener trabajando una maquina por falta de insumos. Si definimos las siguientes variables : .2. etc.  Costos de no satisfacer la demanda existente : Es el costo incurrido. como ejemplos podemos mencionar : Costo perdido por no poder vender un cierto monto de productos terminados.3.2 Métodos de Control de Niveles de Existencias Un sistema de inventarios se define como un conjunto de reglas y procedimientos que determinan las decisiones rutinarias asociadas a Cuanto y Cuando se debe ordenar de un ítem para satisfacer las necesidades del proyecto en un tiempo específico. etc.1. los costos de fletes incurridos. los cuales podemos agrupar en tres puntos :  Costos de reordenamiento : En este grupo se incluyen los costos administrativos. por no poder satisfacer una demanda específica (ya sea interna o externa).Banco Interamericano de Desarrollo Página 166 TR  donde TR= Tiempo de Reposición tmin  tmax  4 * tesp 6 tmin= Tiempo mínimo de reposición del periodo tmax= Tiempo máximo de reposición del periodo tesp= Tiempo esperado de reposición 9. las variables a ser consideradas para el control de existencias son :  La Cantidad a Solicitar (Cuanto) .  Costos de Mantención de Inventarios : Son los costos de oportunidad de mantener un nivel de inventario. Por lo anterior. o ganancia perdida. La determinación de estas variables están asociadas a costos de administración de inventarios. entre los costos se pueden mencionar : Costo de oportunidad del terreno utilizado. costo oportunidad de mantener productos en stock.  El periodo de tiempo de revisiones (Cuando).Gestión de Proyectos BID.

A continuación se presenta uno de los modelos más conocidos.1.Gestión de Proyectos BID.2.3.2. capital disponible.3.Banco Interamericano de Desarrollo Página 167  A= Costo asociado a la emisión de una orden de compra  C= Costo de una unidad de material  r= porcentaje asociado al costo oportunidad de mantener una unidad en existencia  CT= Costos Totales del Sistema de Inventario  D= demanda anual del material  Q= Tamaño de lote promedio a solicitar  N= número de ordenes emitidas en un año  I= Nivel de inventario Promedio ( I  Q ) 2 Entonces tenemos el costo total expresado en función de las variables anteriormente definidas CT  A * D Q  r *C * Q 2 9. capacidad de almacenamiento. pero también uno de los más básicos en relación a la Administración de Inventario basado en los niveles de existencia 9. etc.1.3. los cuales intentan entregar soluciones optimizantes respecto de los puntos claves de este problema (Cuanto comprar y cuando comprar).1 Método del Tamaño de Lote Económico de Wilson Si asumimos los siguientes supuestos : a) La demanda es continua a una tasa constante b) El proceso es infinito c) No existen restricciones relativas a : Número de ordenes de compra.) .3 Métodos de Revisión Basados en Niveles de Existencias Existe un gran número de modelos asociados a la planificación y control de Inventarios.

t4 = Fecha de Reposición de Material t4 . apenas se emite la orden de compra) e) Todos los costos son invariantes en el tiempo f) No existen la posibilidad de demanda insatisfecha g) No existen descuentos por cantidad Estamos en presencia del modelo conocido como Tamaño de Lote Económico de Wilson.Gestión de Proyectos BID.t1 = Tiempo de Reposición . t3 = Fecha de Solicitud de Material t2 . Q Entonces el tamaño de lote viene dado por la expresión Q 2* A*D r *C En la Figura Nº 9-2 se presenta como funciona Nivel de Materiales Nivel Máximo Nivel de Reposición Existencias de Seguridad Tiempo t1 t2 t3 t4 Figura Nº 9-2 : Modelo de lote económico de Wilson En donde : t1 .Banco Interamericano de Desarrollo Página 168 d) La reposición es instantánea (La cantidad solicitada es recibida completa.t2 = Intervalo de Reposición t2 . En este caso los niveles de seguridad son cero y el tamaño de lote viene dado por la siguiente expresión si derivamos y obtenemos un mínimo C 0 .

Gestión de Proyectos BID.1. Nivel de reposición s 3.Banco Interamericano de Desarrollo Página 169 9. Periodo de Reposición = R y si asumimos los siguientes supuestos : a) La demanda es conocida y constante b) Los tiempos de reposición de los materiales son despreciables c) Existe un tamaño de lote definido (Q) Podemos definir las siguiente políticas de revisión con periodos de tiempo definidos y constantes .2.3. Nivel Máximo de Seguridad = S 2.4 Métodos de Planificación Periódica Si definimos los siguientes parámetros : 1.

4. Se emitirá una orden de compra si el nivel de existencias es menor a s. 9.R) : Dado un nivel máximo de inventarios S. En caso de que el nivel sea inferior a S.3 Método (nQ. el montaje. R) Dado un nivel de existencia máximo S.) unidades para poder levar el nivel al máximo.4.2. 9. se revisa el inventario cada R periodos de tiempo.3. se debe realizar el almacenamiento en las dependencias asignadas para ello. se solicitarán nQ (con n=1.. 3. Las actividades asociadas a este proceso son : . s.2. se solicitarán las unidades necesarias para aumentar el nivel a S 9. en caso contrario se mantendrá el nivel de inventario hasta una nueva revisión.1. 2. se revisa el inventario cada R periodos de tiempo.3.Gestión de Proyectos BID. R) Dado un nivel de existencia máximo S. y cada vez se emite una orden de compra para reponer lo utilizado. En caso de que el nivel sea inferior a s.1.2 Método (s..1. la operación y el control de instalaciones de almacenamiento.1 Método (S.Banco Interamericano de Desarrollo Página 170 9.4 Procedimientos de Almacenamiento Una vez definidos los materiales a comprar y los parámetros de control asociados a los productos..4.1.. en caso contrario se mantendrá el nivel de inventario hasta una nueva revisión. S.3..2. se revisa el inventario cada R periodos de tiempo.2. Se emitirá una orden de compra si el nivel de existencias es menor a S. El objetivo de este procedimiento es establecer procedimientos que permitan la planificación.

dimensiones y Calidad del Material a almacenar  El terreno o superficie disponible para el almacenamiento  Las técnicas de almacenamiento asociadas a cada tipo de material  Las actividades a desarrollar en la recepción de los materiales  Los tipos de instalaciones que se deben adoptar en el almacén . sus medios de acceso y su forma de funcionamiento b) Ordenamiento : Define la disposición racional de los materiales en las instalaciones. c) Ubicación de los materiales : Definición de un sistema de identificación de zonas de ordenación en una instalación.2. el cual determina los materiales a almacenar y el lugar donde se ubicarán los almacenes. de las instalaciones de almacenamiento. y otros datos que permitirán definir los procedimientos a seguir en el transcurso de la ejecución. f) Preservación : Es la definición de las técnicas destinadas a preservar el material.Banco Interamericano de Desarrollo Página 171 a) Planificación del Almacenamiento : Es el estudio y determinación del tipo. percatarse de la existencia de zonas desocupadas y ubicar con rapidez los materiales almacenados. su ubicación. como por ejemplo accidentes. incendios.4. robo. para todos los materiales que así lo requieran 9. que permita aprovechar los espacios disponibles. los espacios asignados para ello cuales de ellos deben ser simplemente manipulados o se debe utilizar equipos e) Seguridad en el Almacenamiento : Es el conjunto de medidas destinadas a proteger el personal.1. La planificación de este proceso constituye la base para el desarrollo normal y eficiente del almacenamiento. etc. el equipo y las instalaciones contra los riesgos asociados. d) Movimientos de Cargas : Se refiere a las actividades relacionadas con el movimiento de los materiales. básicamente este plan debe considerar aspectos ya especificados en otros documentos. Los puntos básicos a incluir son :  La Cantidad. y dimensiones.Gestión de Proyectos BID.1 Planificación del Almacenamiento La planificación de la etapa de almacenamiento dependerá de las características del proyecto. incluyendo las prácticas a seguir sobre la recepción. conservación y mantenimiento de los materiales.

.Banco Interamericano de Desarrollo Página 172  La distribución preliminar en el almacén  Las técnicas de protección de las existencias que se adoptarán La planificación de Almacenamiento debe ser rigurosa y exhaustiva en cuanto a sus definiciones.Gestión de Proyectos BID. ya que sus algunas de ls inversiones que se deben realizar para satisfacer esas necesidades son irreversibles.

precauciones de manipulación.4.Banco Interamericano de Desarrollo Página 173 9. sus dimensiones. y de control del almacén. El control de documentos necesarios Una vez ingresados los materiales se deben actualizar los registros de materiales. dimensiones. Responsabilidad por el control de calidad de los materiales 4.4. duración útil.Gestión de Proyectos BID. referidas al tipo de instalaciones necesarias. detalle de como se realizará cada operación 2.1.2. tales como :  Características Físicas de los Materiales.  Técnicas de Almacenamiento. Planificación de las operaciones y/o fechas a realizar la descarga 6. por ejemplo : Condiciones de seguridad. Aspectos de coordinación con otros equipos y/o departamentos 3. 9.1. especialmente las relacionadas con grandes volúmenes de material y/o con equipos de elevada inversión. . El lugar y forma de almacenaje 7. condiciones para el ordenamiento interno  Instalaciones. Delimitación de los lugares de descarga de los materiales 5.2. y la calidad de los medios  Equipo necesario para el traslado. Por lo anterior. por ejemplo : peso.2 Recepción de los Materiales Las actividades de recepción de materiales. deben tener una planificación que permita definir los responsables por su recepción.3 Técnicas de Almacenamiento : Existen variadas formas de almacenar los materiales. cada una de ellas esta planteada para solucionar problemas con características bien definidas. se deben tener disponibles algunos parámetros de los productos. esta planificación debe incluir los siguientes aspectos : 1. las cuales vienen dadas por el tipo de proyecto a realizar y las características de los materiales a almacenar. este punto se refiere a las características asociadas al material en relación a su almacenamiento.

ya que estos son limitantes al proceso por lo que intenta mejorar el uso del espacio. Volúmenes de áreas útiles y su asignación ( materiales. Entre los tipos de almacenaje tenemos: 1. a su utilización y/o funcionamiento. De lo anterior se debe desprender el porcentaje de volumen neto a utilizar La primera forma de almacenar los materiales esta relacionada con la disposición de los materiales en el almacén. colocando los materiales de similares dimensiones juntos.Banco Interamericano de Desarrollo Página 174 Otro punto a considerar esta dado por la capacidad del almacén. zonas de circulación. labores administrativas. etc) 5. tal como materiales inflamables. en forma contraria los materiales menos utilizados. o por la similitud de los materiales en relación máquina en otro. Cantidad de Existencias que se mantendrán en las instalaciones 2. El almacenaje según características. se colocan en la parte más lejana del almacén. 3. descarga de materiales. Factores de comodidad en el almacenaje. 2. define la ubicación de los materiales en relación a las características de la instalación y de los materiales con respecto a un criterio específico. por ejemplo : materiales de escritorio en un sector. El almacenaje por frecuencia de uso. Características físicas y de operación de las instalaciones disponibles 3. perecibilidad. propensión al robo.2. las técnicas a utilizar para la disposición física de los materiales 4. es por ello que se debe realizar un análisis de la capacidad teniendo en cuenta los siguientes factores : 1.2 Construcción . etc. repuestos de una 9.Gestión de Proyectos BID. es decir. etc. zonas de emergencia. se definen los materiales de mayor rotación y se ubican en las cercanías de las entradas y/o sectores de entrega de material. Otro método de asignar sectores esta relacionado con las dimensiones de los materiales.

Ejemplo. y cada grupo desempeña una de las siguientes funciones :  diseñar lógicamente los sistemas de información a utilizar  programar en algún idioma informático los sistemas diseñados  instalar los equipos comprados dentro del lugar físico en el que se establecerá el producto final del proyecto. El equipo original se subdivide en cuatro equipos pequeños según la estructura fijada. puesta en marcha. la plana mayor de autoridad.es un proyecto pequeño . La planificación arrojó un plan.Banco Interamericano de Desarrollo Página 175 Para explicar de una forma más sencilla la misión de esta etapa. Un grupo de trabajo está en la mitad del plazo del proyecto. Había que llevar todo aquello ala práctica y ésta es la etapa en la que el proyecto comienza a hacerse realidad. En el ejemplo. y constituye la etapa sucesiva a la construcción. En el ejemplo. Note que los recursos a los que se hace referencia son variados. . de personas que instalen el sistema. de personal de limpieza que acondicione la sala . Una digitadora ingresa las planillas al sistema y se generan los reportes de la forma esperada. Cuatro semanas después . ¡ El proyecto ha tenido éxito en su construcción ! La actividad de probar lo ya instalado para verificar su funcionamiento de acuerdo a la comparación con estándares previos recibe otro nombre.está todo dispuesto en forma definitiva y resta sólo probar el sistema. se encuentran los siguientes :  humanos : se requiere de analistas que lleven a cabo el diseño lógico y físico del sistema. revise el siguiente ejemplo. compuesta del cliente y los directores del grupo se encargaron de organizar y está todo listo para empezar las obras de ejecución.Gestión de Proyectos BID. Esta etapa será explicada en un siguiente punto. se puede visualizar que la meta perseguida es disponer de recursos de distinta índole para concretar o ejecutar aquello que ya fue planeado y organizado.

 materiales : desde la hoja que utilizó el analista para diseñar un bosquejo hasta la sala en la que se instaló el sistema.2. Cuando se habla de construcción. equipos y sueldos involucrados . Se entiende por outsourcing a la contratación de agentes externos a una organización para atender asuntos de la organización. sino tener en cuenta también que la diferencia fundamental entre cada una es que los recursos provienen de partes distintas. En la construcción ‘local’ los recursos utilizados son propios y por lo tanto. dependiendo del caso.Gestión de Proyectos BID. Por ejemplo. . podría ser más limitados que los que disponen aquellos terceros que se podría contratar para llevar a cabo idénticas tareas.1 Construcción en casa v/s construcción por outsourcing. la contratación de una empresa de limpieza de alfombras en una compañía que bien podría disponer de algunos de los empleados de limpieza de la compañía para limpiar las alfombras. Una fortaleza de la construcción local podría ser la continuidad y la confidencialidad del proyecto. 9. surge la interrogante ¿la hacemos nosotros o contratamos a alguien más ? La respuesta a esta inquietud no es tan sólo preguntarse si se tiene capacidad o disponibilidad.Banco Interamericano de Desarrollo Página 176  financieros : para sustentar los gastos en materiales.2.  temporales : cuatro semanas hasta empezar la puesta en marcha y ver los frutos de las etapas anteriores . De esta manera ‘el proyecto no se expondrá fuera de casa’ y se podrá seguirlo en el tiempo ya que quien lo ejecutó es alguien conocido.

externa).Gestión de Proyectos BID. El director de la empresa contratada asume la responsabilidad final.3 Organización para la construcción. Obsérvese la siguiente figura : .2 Formulación del contrato de construcción. hay dos estructuras que pueden utilizarse en la organización. (Es una combinación responsabilidad ‘en casa’.2.2. ¿ Cuál será la más adecuada ?. 9. se proponen dos dimensiones para definir el alcance del contrato de construcción : 1.2.Banco Interamericano de Desarrollo Página 177 9. (Responsabilidad externa).. Es evidente que guarda estrecha relación con la organización propuesta para la construcción.Las tareas se encomiendan a una empresa externa que subcontrata distintas faenas a distintas empresas.Un administrador de la organización es depositario de la responsabilidad y se encarga de tratar personalmente con distintas empresas a las cuales se derivan algunas tareas de construcción. 2. Una vez revisada las ventajas y desventajas de contratar asistencia externa para la construcción.2. La selección de las estructura más conveniente para la organización depende de cuatro factores :  complejidad del proyecto.  Especialización y disponibilidad de externos posibles de contratar  capacidad física y financiera de los agentes externos  capacidad de administración de la organización Según las dos dimensiones.

Ejemplo. Las tareas son limpieza de alfombras. En la empresa de limpieza. separadamente. como la cercanía geográfica del agente subcontratado o su especialidad. El Director de la empresa encomienda a una empresa de limpieza industrial el aseo de las dependencias. el director delega las distintas tareas de limpieza y coordina su labor.Banco Interamericano de Desarrollo Página 178 Directo r del Proyecto Em presa clie nte Director Externo Empresa de limpieza Limpieza de alfombras Encerado de pisos Pulido de vidrios Figura Nº 9-3: Outsourcing a un externo general y subcontratación Esta figura se basa en la dimensión 1 . . La disgregación de las responsabilidades en la subcontratación puede responder a varios criterios.se ve como la anterior : Director del Proyecto Empresa M Administrador Comisión Limpieza de M Empresa Limpieza de alfombras Empresa de Encerado de pisos Empresa de Pulido de vidrios Figura Nº 9-4:Outsourcing por especialidades con administrador interno. el director de proyecto se comunica con los agentes subcontratados a través del externo general. Esta estructura se podría aplicar a la empresa que requería de limpieza de alfombras.con una persona de la administración como administrador. encerado de suelos y pulido de vidrios. La estructura sugerida para el caso basado en la segunda variante.Gestión de Proyectos BID.

4 Las tareas en la construcción. Ya se ha hablado de tareas que son planificadas.Gestión de Proyectos BID. las que son ejecutadas en la etapa de construcción.2.2. pero ¿cuáles son estas tareas ? En forma genérica.Banco Interamericano de Desarrollo Página 179 9. se podrían agrupar en las siguientes categorías : . organizadas y delegadas.

En este ejemplo. la puesta en marcha es llamar a una operadora y solicitarle que llene . Este producto debiera ajustarse lo más posible a los requerimientos del cliente y a lo planificado en las fases tempranas del proyecto. a través de la presencia de quienes desarrollaron el proyecto durante las pruebas de puesta en marcha. luego. la etapa de construcción comprendería el diseño y la programación del sistema. Construcción en sí. La última etapa es el nexo entre la ejecución y la puesta en marcha. la fundición del material y el llenado de moldes constituiría la etapa de construcción.Gestión de Proyectos BID. Es la motivación de todos los preparativos previos. En el montaje. donde se centra ‘la acción’. las actividades serán guiadas por el afán de reunir el producto de los esfuerzos de cada subconjunto del grupo de proyecto para integrarlos en un todo que será el resultado final del desempeño del proyecto. Si se trata de un proyecto del área productiva. La operadora debía ingresar una planilla con todos los datos del cliente a un fichero (base de datos). Por ejemplo. tal vez la etapa de preparación de recursos sea el diseño de los moldes en los que se confeccionarán las piezas a fabricar . Anteriormente se hizo referencia a un proyecto de automatización de ingreso de nuevos clientes a una empresa.Banco Interamericano de Desarrollo Página 180 Preparación de recursos que requieran de set-up para ser utilizados. Ejemplo. En esta etapa tiene lugar la ejecución del ‘trabajo medular’. el proyecto nunca se concretaría y perdería su sentido. cotizar equipos. hacer los trámites para la solicitud de un crédito. En esta categoría caen todas las actividades que tiene relación con la preparación de los materiales o recursos. Si se trata de un sistema computacional de soporte a labores operacionales. ya que si ésta no existiera. conseguir insumos/ información . y cualquier otra actividad que tenga por resultado algo que será utilizado para ejecutar el proyecto. Participación en la puesta en marcha. Montaje.

9. que muchos proyectos presentarán sólo algunas de las etapas. el nexo continúa a través de las personas que están presentes en la prueba. Su finalidad principal es comprobar que se están cumpliendo las metas de avance temporal según la planificación (Gantt. El gerente de proyecto es el depositario de la responsabilidad del proyecto y debe velar porque cada tarea que se haga. ¿cómo controlar ?. Pero.2 Control del avance. Además.5. como se puede percibir. La prioridad de estos tres factores está regulada por las metas y finalidades generadoras del proyecto y el afán principal perseguido es lograr un proceso de inspección continua para asegurar el cumplimiento de las especificaciones .Gestión de Proyectos BID. 9. preferentemente matricial.Banco Interamericano de Desarrollo Página 181 varias plantillas con todas las variaciones posibles de ingreso para probar la validez del sistema. además.  Contratar o delegar a un tercero para asistir la ejecución. Es evidente. ¿cómo controlar la realización de las tareas de proyecto ? A esto existen tres alternativas :  Seguir el orden de supervisión y autoridad sugerido por la estructura. etc. Una actividad puede ser fácilmente clasificada como preparación de recursos como de ejecución.2. El nexo con la etapa de ejecución es la persona que la llama. con el fin de establecer algún ajuste para asegurar que se dé cumplimiento oportuno al plazo final.2.  Supervisar personalmente. es útil mencionar que las etapas aquí descritas son muy flexibles. Se ha reiterado que el director es el responsable por la calidad de las obras. explica qué debe hacer y le da una guía de cómo debe ocupar el sistema que él mismo desarrolló. esté bien hecha.2. sin alterar por este detalle la secuencia de las actividades restantes. para lograr un resultado óptimo como producto del proyecto. eventualmente haciendo correcciones. 9.2. .1 Bases para el control e inspección.2.5. Como último alcance.2. luego.5 Control del desarrollo de las obras de construcción. costos y tiempo. chequeando que los resultados y el funcionamiento son los que se esperan.).

porque será posible remediar problemas o demoras cuando los efectos o retrasos todavía son pequeños. tanto mejor.Gestión de Proyectos BID. ?10. hablando acerca del manejo de recursos humanos. 9. dependiendo de la duración y complejidad del proyecto). Un buen control permitirá anticipar o remediar problemas como los siguientes :  faltas de equipo adecuado  mal interpretación de fines o procedimientos por parte de agentes externos que prestan outsourcing  falta de personal calificado  atrasos o mal funciones comunicativas  huelgas o descontento del personal  otros factores de retrasos. etc. Puede ser útil tener a mano las siguientes observaciones en la etapa de construcción : Notar que esto no implica que esté ‘listo’ para ser entregado al cliente.5.Banco Interamericano de Desarrollo Página 182 Es recomendable una revisión del estado de avance en períodos regulares (semanal. Mientras más frecuentes estas reuniones. cono se ha dicho. es finalidad de puesta en marcha. planos. La confirmación de que funciona como debe.2. Sólo que está bien hecho y se supone debería funcionar como se planeó. Este control final antes de pasar a la etapa de puesta en marcha tiene por finalidad responder a la pregunta ¿quedó todo como se debía hacer ? ¿faltó algo por hacer ?¿Cumple lo terminado con las especificaciones . resulta más efectivo que continuamente se reúna el grupo de trabajo a exponer los avances para motivar a los miembros a alcanzar la meta que cada vez estará más cercana y fomentando la unión del grupo con el director a través de la reunión frecuente. Recomendaciones al Gerente de Proyecto.2. Además.3 Control de Calidad. 10 . mensual. procedimientos.

luego. no olvidando que los recursos son escasos y haypor lo generalvarias partes que requieren de ellos simultáneamente . las que tienen por objetivo probar que el producto de la construcción cumpla con las especificaciones. de la experiencia que el realizador y el cliente tengan en el manejo del mismo. en los recursos disponibles destinados a agilizar la prueba. Ud. luego.2. más probabilidades de que hayan eventualidades que retrasen el proyecto. para asegurar la calidad del producto del proyecto. Así como un aparato electrónico es revisado antes de ser enviado a la tienda. 9.Banco Interamericano de Desarrollo Página 183  mientras más largo sea el ciclo de vida del proyecto.Gestión de Proyectos BID. Del mismo modo.3 Puesta en marcha de equipos e instalaciones Como se adelantó en el punto anterior.  no olvidar que trabaja con personas : la comunicación y contacto personal frecuente es presagio de buenas relaciones y detección temprana de problemas. dependiendo de la envergadura del producto.  tener información temprana de nuevos requerimientos de recursos siempre será una ventaja. la puesta en marcha consiste en todas aquellas actividades posteriores a la ejecución. revisa el aparato nuevamente para confirmar que funciona y que corresponde al tipo de aparato que Ud.2. comprobar el funcionamiento y rendimiento y detectar para corregir cualquier desperfecto u omisión que haya quedado.3. Se sabe que .2.1 Estimación del período de puesta en marcha. el proceso de puesta en marcha funciona con la etapa de ejecución. 9. Estas actividades requerirán de un tiempo variable. 9.1. compró. quien primero determine qué necesita tiene mayores posibilidades de conseguirlos. deberá tener en cuenta un margen de error amplio al momento de comprometerse con fechas para el avance . en la complejidad.1 Estimación de las variables tiempo-costo del proceso de puesta en marcha. a mayor . En la planificación del proyecto se debe considerar la etapa de construcción y dentro de ella se debe destinar un plazo temporal a las actividades de puesta en marcha.3.

Cap. los demás factores mencionados no figuran pues requerirían de un modelo multidimensional. etc. Como se puede ver. Capacidad Económica Tipo tecnología Estándar de Tecnología conocida Amplia Experiencia Pequeña cap. las pruebas serán menores y el plazo más breve debido a que la calidad estará casi garantizada en la etapa de ejecución con el sólo cumplimiento de las especificaciones.2 Costos de la puesta en marcha Los costos de la puesta en marcha tienen sus orígenes en desembolsos para :  Alteraciones y ajustes finales de equipos.1. donde estándar es vieja tecnología muy efectiva pero que todos tienen . sistemas.3. las pruebas requerirán de más esfuerzos. que a menos tecnológicamente complejos. Cada cuadrante ofrece una referencia de la experiencia que tiene la organización en el manejo de dicha tecnología y el plazo sugerido. instalaciones. por lo que se deben considerar las estimaciones como puramente referenciales. donde se ofrece una tabla que ordena factores como capacidad económico ( o disposición de recursos financieros). recursos y tiempo combinados.Gestión de Proyectos BID.). reciente es aquella que en un plazo anterior fue de punta pero ha ido masificándose y punta es aquella de última generación que sólo unos pocos poseen. se puede inferir acertadamente. tipo de tecnología (o vida de la tecnología.  Personal para la puesta en marcha de apoyo : . Días Pocas semanas Algunas (2-6) semanas (4-12) Reciente Experiencia Algunas Limitada en semanas (6-12) proceso de Ajuste Primera aplicación Varios Meses Varias Semanas Varios meses (10-6) (5-8) 1-2 Años 2-4 Años Punta 9. Luego. Una guía de la longitud de los plazos de puesta en marcha se ofrece en la Tabla 13.2.Banco Interamericano de Desarrollo Página 184 complejidad tecnológica. como el caso de modelos sociales o procesos de producción. Tabla 13: Criterios para estimación de periodos según experiencia. Mediana Gran cap.

el prototipo es exitoso. Por otra parte.1.Banco Interamericano de Desarrollo Página 185  por sobre la dotación normal  de la firma proveedora  del grupo de proyecto  otros  Ineficiencias :  rechazos  calidad baja  rendimiento inferior  baja productividad 9. se prende el televisor y se utilizan todas las funcionalidades que las especificaciones ofrecen . la prueba ‘en carga’ es la prueba del producto exponiéndolo a la situación o al uso al que está destinado. .3 Actividades 9. Si funciona. Simplemente se revisa para confirmar que esté completo y ‘bien construido’.2.3. Las pruebas al vacío consiste en revisar las especificaciones del producto sin utilizarlo para lo que se diseñó. el producto del proyecto es aceptado. En el caso del ejemplo anterior.2. el producto sería el prototipo para el cliente del televisor y la prueba al vacío sería abrirlo y compararlo con el diseño de ingeniería y ver que están todas las partes en su lugar y que ninguna falte.Gestión de Proyectos BID.3.1. Si funciona como debe y con un rendimiento oportuno.  Pruebas operacionales ‘con carga’. Si el proyecto fuera el desarrollo de un televisor solar.1 Pruebas Las pruebas con las cuales se comprueba calidad y detectan fallos se clasifican en dos categorías :  Pruebas y ensayos ‘al vacío’.3.

se solicita y procesa la retroalimentación venida desde el beneficiario del producto del proyecto concluyendo.3. Actividades preoperacionales son : formulación y realización de programas de capacitación .3.1.1. organizar y asignar recursos de producción para preparar las herramientas que favorezcan la buena marcha operacional del proyecto. no hay desafíos pues ya se han alcanzado las metas . se reasignan los recursos restantes a otras actividades de los recursos humanos . la tarea se asignará al Jefe de producción.2. que se deje constancia de cualquier cambio o evento destacable en la etapa de puesta en marcha en los documentos finales.3 Actividades preoperacionales Del mismo modo que durante la ejecución hay actividades previas para asegurar o preparar los recursos. en esta etapa también hay actividades previas con la finalidad de planificar. En este paso. la intervención del director del proyecto es fundamental : especialmente en el caso de adquisiciones de nuevos equipos o aplicación de procesos fuera de lo experimentado (en el caso. El director del grupo de proyectos notará que el grupo se sentirá ‘desmoralizado’. En la mayoría de los casos. pero esto es normal. ya que no existe la motivación de seguir con trabajo. formulación de presupuestos de costos. y donde se firman también los documentos que acreditan los cambios o correcciones que les fueron practicados. usualmente. no son responsabilidad del director del grupo de proyectos. por ejemplo.2. 9. preparación de manuales de operación . estas actividades. Como se puede adelantar.Banco Interamericano de Desarrollo Página 186 9.2 Terminación del proyecto Este paso se caracteriza por ser de carácter más bien administrativo .3. de una tecnología . mantendrán la empatía y la comprensión en el grupo que se está preparando para la disolución. por parte del cliente o beneficiario directo del resultado del proyecto.3. La identificación del director del grupo permitirá mantener el interés por los resultados obtenidos. aquí es donde se firman documentos expresando conformidad con los requisitos planteados. etc. Para análisis de gerencia o para un seguimiento del proyecto en el tiempo es recomendable.Gestión de Proyectos BID.

3. 9. aunque se suele dar que está estipulado como parte de los contratos y los manuales se entregan ya elaborados conjuntamente con los equipos al momento de la compra. proceso. mantenimiento eléctrico.Banco Interamericano de Desarrollo Página 187 nueva introducida). se recomienda un breve programa de capacitación guiado por los proveedores de la nueva tecnología. La razón de que sea éste y no otro el departamento de destino es. mantenimiento mecánico. será el departamento de producción o de operaciones de alguna organización.Gestión de Proyectos BID.4 Organización Ya se ha hablado de múltiples aspectos.2. Adicionalmente.1. control de calidad e ingeniería industrial. seguridad. básicamente. las pruebas de puesta en marcha se debieran realizar en dos partes :  pruebas de entrega de contratistas a director o gerente del grupo de proyecto  pruebas de entrega del director del proyecto al jefe del departamento de producción Mejores resultados se logran con la acción cooperativa de los departamentos involucrados : producción. . Las actividades de puesta en marcha son un intervalo entre la implementación física y su operación definitiva según las especificaciones. Según las líneas de comunicación propuestas por la estructura como las mostradas en el punto sobre construcción. ingeniería. porque producción se apoya en otros departamentos funcionales para la comprobación de los requisitos de calidad de equipo. los que evidencian que la puesta en marcha es un conjunto de tareas multidisciplinarias que requieren de la participación integrada de distintos departamentos funcionales. cuidando de organizar los cursos anticipadamente a la puesta en marcha. tareas como preparar manuales de operación y mantenimiento es una tarea que también requiere de la asistencia de los proveedores de los equipos. En este caso. El usuario o beneficiario generalmente.3. producto del proceso y finalidad del proceso de puesta en marcha.

Así como hubo un presupuesto asignado a inversiones y alguien que dispuso de ella. cuántos de los recursos disponibles fueron utilizados.Banco Interamericano de Desarrollo Página 188 9. atención al cliente.1.. con la supervisión de subcomisiones. procedimientos y objetivos. 9. Es la contraparte de la planificación y estimación temprana de costos. ya sean proveedores. dependiendo del tipo de proyecto. revisar la cancelación oportuna de todos los compromisos adquiridos con terceros. es el procedimiento cuyo objetivo es determinar la eficiencia y eficacia de la ejecución del proyecto a través de la revisión de supuestos básicos. 9.1.2. A través de las técnicas tradicionales de auditoría contable. Serán miembros de la subcomisión con carga : representantes de la anterior subcomisión.Gestión de Proyectos BID. en el ámbito financiero .2. departamento de control de calidad.5 Comisión de puesta en marcha Es recomendable nombrar una comisión de puesta en marcha para asegurar que el proceso de puesta en marcha sea adecuadamente planificado y supervisado. Las comisiones deben supervisar distintas pruebas.3. por lo que habrá una subcomisión de pruebas al vacío y subcomisión para pruebas ‘con carga’.4 Auditoría del proyecto. como parte de medición del desempeño del grupo del proyecto. en cualquier transacción de recursos a lo largo de un periodo se debe hacer un estado de cuentas para saber.. prestadores de servicios o agentes subcontratados. seguridad industrial.2.la organización. etc. la empresa que solicitó el proyecto o un tercero. cuántos quedaron liberados y cuáles pueden ser distribuidos a otras tareas pendientes o distintas. mantenimiento mecánico.6 Subcomisiones. etc. Serán miembros de la subcomisión al vacío : representantes de la comisión general.3.3.3. se . dependiendo del tipo de proyecto.

el que será revisado y aceptado tanto por el cliente. si se tiene destinado mucho dinero a la auditoría. debido a que un temprano monitoreo prestará los siguientes beneficios :  identificar defectos de diseño y del plan de ejecución  supervisar que las tareas de ejecución se ajusten al plan trazado  revisar los supuestos y su correspondencia con los objetivos perseguidos  análisis de la probabilidad de ocurrencia de los eventos relevantes dentro de los plazos  identificar problemas o ineficiencias recurrentes que necesiten solución  recomendar cambios en el plan propuesto o en curso Las principales limitaciones que puede tener la auditoría es. etc. macro resultados. luego. En el caso particular del monitoreo. estos últimos son.Gestión de Proyectos BID. un experto financiero es incapaz de determinar si la maquinaria utilizada es la adecuada. sobreviene entonces la pregunta acerca de cuáles son los costos que requieren de estos recursos. Pero la fase de auditoría o monitoreo. los indicadores obtenidos sin duda serán más detallados que aquellos de un proyecto más pequeño cuya inversión en auditoría será proporcionalmente menor . Estos dos factores regularán el grado de profundidad que alcanzará la auditoría. Al igual que las demás fases (puesta en marcha. Aparte de los destinados asociados al costo de tiempo profesional para dirigir la auditoría11.Banco Interamericano de Desarrollo Página 189 obtendrá finalmente un balance general del manejo de recursos del proyecto. por ejemplo. en algún momento con otra fase. o ser simultánea. no se centra únicamente en la inversión. Si se habla de disponibilidad de recursos como un factor. llamada así también por algunos autores. sin duda. ejecución. su mayor provecho será la simultaneidad con la fase ejecución y puesta en marcha. la disposición de recursos económicos y el tiempo. como se indicó podría ser el mismo cliente) y el gerente del grupo de proyecto. Que muy posiblemente sean multidisciplinarios. puede traslaparse.). la parte que financió el proyecto (que. A modo de ejemplo. se pueden contar los siguientes : Toma. porque para la auditoría de procesos. 11 . más bien. almacenaje y mantenimiento de datos Costos de otros previos procesos complementarios a las anteriores.

Para evitarlo. como los siguientes :  el reporte de auditoría no es escrito en un estilo ‘conciliador’ sino examinando el proyecto del punto de vista objetivo de un externo. lo que trae naturalmente. La consecuencia de esto es que puede darse que el personal al enterarse de la evaluación pierda la moral y el incentivo para superar los problemas y aplicar las medidas propuestas. . pudiendo ser esta evaluación demasiado ‘blanda’ o imprecisa.consecuencias retroactivas al avance del proyecto.Banco Interamericano de Desarrollo Página 190 Otros costos no cuantificables en dinero deben tenerse en cuenta. se debe tomar como un grado de incerteza existente que induce a no interpretar ciegamente los resultados cuantitativos sino cualitativos.  el riesgo de desperdiciar los recursos disponibles para auditoría revisando aspectos sin interés relevante es uno de los principales miedos del evaluador.Gestión de Proyectos BID. siempre llegará el momento en que su fuente de información sea la estimación personal de un individuo acerca de su propio trabajo o medio. siempre es recomendable priorizar los objetos de análisis. en la mayoría de los casos.  aunque el evaluador sea un individuo extremadamente experimentado. a fin de evitar el tremendo riesgo de tomar decisiones mal fundamentadas que perjudiquen el avance del proyecto. comenzando por aquellos más incidentes y relacionados con el logro de los objetivos. luego.

1 Conocimiento de las bases del proyecto.Gestión de Proyectos BID. contratos. se hace indispensable elaborar un levantamiento de requerimientos informacional : ‘identificar quiénes trabajan. con este objetivo : Algunos modelos de flujos de datos pueden ser herramientas muy aplicables para simplificar la comprensión y visualización de toda esta información. dependencia o lugar físico donde se proyecto y entrevistar al personal que está a cargo.2 Pasos para un monitoreo eficiente. pues son las que tienen el concepto más global del proyecto y debieran estar preparados para responder cualquier consulta.4. será indispensable que tome conocimiento del contexto desde los fundamentos :  revisando toda la documentación de los inicios del proyecto : las propuestas.  visitar el sitio. antes de abordar el tema dela confección del informe de reporte. qué necesitan saber de qué parte’.Banco Interamericano de Desarrollo Página 191 9. las contrapropuestas.2. etc. también.2.2. 9. desarrolla el 9. 12 . Con estas ideas previas.2. estudios. en numerosas ocasiones. haciendo qué.  entrevistando a las personas dedicadas al diseño o administración. hay algunos aspectos previos que deben ser tomados en cuenta al momento de componer el grupo de auditoría : 9.2. A modo de introducción. sobre la importancia estratégica de contar con un adecuado manejo de información como recurso escaso y determinante del éxito de cualquier proyecto emprendido.2 Levantamiento de requerimientos.4. Si el individuo que efectuará el monitoreo no está directamente relacionado con el mismo. Se ha mencionado.4. Se ha hecho el alcance. 12El o los encargados del monitoreo debieran. en especial si se trata de proyectos I&D.2.4.1 Confección y Uso del informe de reporte de auditoría. la necesidad de incorporar tecnología a las tareas de proyecto.

4. o ser la información correcta  ser accesible y oportuna : poder disponer de ella cuando se necesite  de obtención a bajo costo  ser estratégica para el proyecto.  aclarar sus necesidades . es decir.2. se debe :  identificar a todos quienes requieren de información . confección de los informes. supresiones y otras modificaciones en procesos. tiene como resultado tangible la elaboración de un informe de reporte de auditoría. 9. etc. determinar cuál es la información más necesitada .  Establecer el grado de participación de los miembros del grupo de proyecto en el monitoreo.2. Dicho documento. Para la concepción del SIG. quién recibirá la información resultante del monitoreo en informes y quién sólo reportes.2.Gestión de Proyectos BID.3 Establecer un sistema de información de gestión. estructura u otros.4. Un sistema de información de gestión o SIG.  Establecer la periodicidad de síntesis de la información obtenida. El reporte al cual se ha hecho mención anteriormente. La información será la entrada al SIG y tendrá algunos atributos :  ser importante .  definir a priori.4 El reporte de monitoreo. como se indicó termina en manos sólo de quien requiere de la información para la toma de decisiones : cambios. 9.Banco Interamericano de Desarrollo Página 192  identificar a todos los involucrados primarios y secundarios con el monitoreo . . que en este caso será el proyecto. definir el protocolo de información de monitoreo. es una forma de recopilar y procesar información para fines estratégicos de un usuario.2.  tener algún efecto positivo en el monitoreo : contribuir al perfeccionamiento de las tareas. vincular las necesidades  identificar cuál es la información relevante.

 limitaciones de la auditoría : cuáles son las limitaciones externas y supuestos que afectan los resultados de la auditoría. Asimismo. indicando claramente el periodo de tiempo de  Programa : Identificar todas las etapas del proyecto y reportar el se tiene la tarea ‘revisión de rendimiento en función de la porción completada de cada tarea. el informe de reporte generado deberá contemplar al menos temas como los siguientes :  avance actual del proyecto : para responder a la pregunta al paso que vamos. cuáles son los que no están cumpliendo los . reales y los costos presupuestados. proyectos : experiencias del grupo o de la empresa pueden aplicarse al nuevo proyecto emprendido.Gestión de Proyectos BID.  Estado Actual : Debiendo incluir los siguientes tópicos para poder exponer con claridad y profundidad la situación actual de avance del cumplimiento del panorama descrito en el punto anterior :  Costos : Comparación entre los costos comparación comprendido. atrasos o incumplimientos del proyecto. falta todavía material por revisar.estándares y cuáles sí. a abril de 1998 presupuestos’ en un 60%. ¿llegamos a la meta en el plazo ?  estimación del estado futuro : ¿ son necesarios nuevos cambios ?  estado de actividades o estados críticos : enterarse si están teniendo progresos las actividades que más inciden en el avance del proyecto. )   Avance : Comparar el trabajo completado con los recursos utilizados.Banco Interamericano de Desarrollo Página 193 En forma independiente a cuál sea el objeto del monitoreo. (Por ejemplo. se resumen en :  Introducción : Descripción del proyecto como forma de conducir al lector a la comprensión de un panorama general de proyecto. las partes que deben componer al informe de reporte. puede ser relevante o no este tema como una medida de verificar aspectos -de un proceso. por ej. Calidad : Dependiendo del tipo de proyecto.  grado de riesgo : determinar cuál es la  información referencial de otros probabilidad real de tener determinar cuáles pérdidas. En él resaltan los objetivos principales.

2.Banco Interamericano de Desarrollo Página 194  Estado Futuro del Proyecto : Incluye las conclusiones y sugerencias del evaluador sobre el progreso de los procesos y actividades del proyecto. 9. este punto podría ir también incluido en la introducción. costo y rendimiento en el proyecto. para corregir el desarrollo de las tareas restantes. Se reitera que durante la ejecución de todas ellas.Gestión de Proyectos BID. Esto responde al hecho que la responsabilidad final del avance. incluyendo sugerencias de soluciones.2. 2.5 Tareas del evaluador. Tiene como finalidad restringir el alcance de las medidas propuestas. en la planta de operación. La idea medular percibida es poner al tanto a los depositarios de la toma de decisiones de las condiciones desfavorables para que puedan disponer medidas modificar los planes. etc. Confeccionar el informe de reporte de auditoría.4. resultados y la última opinión acerca de cuáles de las medidas propuestas serán efectivamente implementadas residen únicamente en el Director o Gerente de Proyecto. usando como criterio para la ordenación el impacto inmediato y diferido en tiempo. el evaluador y su equipo deben mantener la actitud de consultores externos. Realizar la evaluación en el sitio de localización. preventivas o  Advertencia : Usualmente. etc.  Asuntos administrativos relevantes un críticos : que de Incluye ser situación aquellos evaluados actual. presupuestos.) 4. . Es aspectos para siempre administrativos conformar asociado. 3. deben panorama conveniente incluir la relación entre dichos aspectos y el objetivo  Análisis de riesgo : esta sección debe contener una lista de riesgos citados de mayor a menor riesgo. programa. Aquí se presenta una pauta de las tareas principales del evaluador. cambios en el enfoque técnico. Enterar al equipo de evaluación sobre el panorama general del proyecto a evaluar. limitados a la discreción del administrador del proyecto : 1. (Ej : en el caso de un proceso. Reunir un equipo multidisciplinario de evaluación. presupuesto.

el equipo de evaluación está listo para dar inicio a las tareas de evaluación. La primera acción a tomar es la elaboración de una base de datos para almacenar los datos obtenidos de las demás actividades de evaluación. Distribuir el informe al Director o Gerente de proyecto y a quien corresponda. Seguir la implementación de las medidas propuestas que fueron aprobadas. para evitar que ‘esos datos que podrían ser muy útiles para la evaluación’ ocupen espacio y esfuerzos de análisis que debieran ser dirigidos a otros más importantes.  Un caso excepcional a esta etapa es la no existencia de dichos estándares. La idea medular es encontrar aquellas áreas de rendimiento más factibles y estratégicas de evaluar. determinando los estándares de rendimiento esperados. En este punto del proyecto debiera estar relativamente delimitado cuál es el tipo de información relevante. Del mismo modo que el proyecto tiene un ciclo de vida.2.Banco Interamericano de Desarrollo Página 195 5.Gestión de Proyectos BID.  Establecimiento de una base de datos para auditoría :una vez que la fundamentación está lista. el proceso de evaluación y monitoreo tiene su propio ciclo.4. . compuesto de las siguientes etapas :  Iniciación de la auditoría de proyecto : definir los objetivos de la auditoría. 9. estimando cada variación como un ‘si sucede esto entonces podría suceder esto otro’ . Entonces la evaluación es aún más compleja porque contempla que se haga un estudio de factibilidad de caso.3 Ciclo de vida del proceso de evaluación y monitoreo. 6. estimados en base a la experiencia. la que debiera ser especificada en el plan definitivo de proyecto como la base de datos más adecuada para el tipo de proyecto. recolectar suficientes datos para establecer qué metodologías serán las empleadas.  Fundamentación del proyecto : comparar los estándares conocidos con los rendimientos del proyecto.

 el cliente y el servicio que se le ofrece.2. etc. estimadores.1 Áreas que requieren de evaluación. Se sugiere departamentos en forma genérica. pero realmente puede tratarse de un equipo compuesto de pocas personas o de una función llevada por un sólo individuo. el consultor es un analizador objetivo. pero las de cisiones y la discreción de decir qué está bien y qué no sigue siendo facultad y privilegio del administrador. Según el tipo de proyecto y objetivos de la auditoría. Por esto.indicadores. indistintamente.4 Otros aspectos importantes.abastecimiento  el departamento de recursos humanos  el departamento de administración legal. 9. cuáles fueron las medidas propuestas que fueron implementadas por la administración y el efecto de las mismas al momento del cierre.4. Se debe recordar que la finalidad de esta etapa de consultoría es apoyar la toma de decisiones en la dirección del logro de los objetivos a través de mejoras a tiempo. mucho antes de la fijación de estándares o recolección de datos. indicando qué recursos fueron usados.2.4.4.Banco Interamericano de Desarrollo Página 196  Análisis preliminar del proyecto : Esta es una de las primeras tareas que deben hacerse. de manera tal que éste reciba las una dirección a seguir y sugerencias que puedan respaldar su labor .   Preparación del informe de reporte de auditoría : según las ofrecidas en el anterior punto. las importantes a evaluar suelen ser :  el proyecto como un todo  el departamento de control 13  áreas técnicas especializadas.Gestión de Proyectos BID. no de humillar al Administrador de Proyecto. 13 áreas más . 9. es a veces aconsejable que el consultor que evalúa el proyecto tenga estrecho contacto con Director cifras .  el departamento de mercadotecnia  el departamento de compras. resumen de conclusiones obtenidas y datos recogidos.que le indiquen el o Gerente de Proyecto.. pautas Terminación de la auditoría : oficialización en un documento escrito.

indicando en forma expresa sus objetivos. Ocurre cuando dos o más proyectos compiten por la utilización de un mismo recurso  Dependencia Presupuestaria entre proyectos.  fuentes personales : entrevista con las personas que tienen tareas de proyecto a cargo. 9. El responsable por la auditoría y la administración del proyecto debe asegurar que el equipo tenga acceso a sus fuentes de información para las tareas de recolección de datos.2 Acceso a la información. se evita el caso que el personal no coopere con la auditoría ocultando información. normalmente se presenta cuando existe una relación de precedencia entre proyectos  Dependencia de recursos entre los proyectos. Ocurre cuando dos o más proyectos compiten por el mismo ingreso. La primera evidencia la necesidad de que el proyecto cuente con apoyo gerencial durante todas las etapas de proceso. Estos problemas se presentan por una de las siguientes razones:  Dependencia Tecnológica entre los proyectos.4. La segunda. por ejemplo.3 Programación de Múltiples Proyectos La programación de múltiples proyectos tiene un grado de dificultad mayor que la adición de programaciones de proyectos.Banco Interamericano de Desarrollo Página 197 9.Gestión de Proyectos BID. Dichas fuentes se dividen en dos categorías :  documentación : facturas. De esta manera.4. o cuando los ingresos generados se utilizarán para cubrir los costos de un conjunto de proyectos . etc. programas.2. contratos. indica que una de las primeras actividades que deben realizarse en la auditoría es la presentación oportuna de todos los responsables de la auditoría al personal del grupo de proyecto.

el atraso de las fechas de comienzo de actividades de proyectos no relacionados con el primer proyecto que presentó problemas. Esta diferencia no solo reduce los ingresos del proyecto (por multas asociadas y mayores costos incurridos en el proyecto). a su vez. comenzar el efecto circular.. además el desplazamiento de las fechas de un proyecto puede generar un efecto circular o domino. 9. la dirección del proyecto debe seleccionar el criterio más apropiado para ésta situación. para luego. fechas de entrega.3. Esta problema también puede ser causado por el desplazamiento de una fecha de entrega del proyecto. y la fecha real de termino. producto de los recursos no liberados por el proyecto. es necesario definir una medida de efectividad que permita cuantificar los avances. la programación de múltiples proyectos intenta resolver el problema de asignación de recursos. se requiere del desarrollo de un sistema de programación de múltiples proyectos. dada la existencia de una fecha de termino para cada proyecto. normalmente.Gestión de Proyectos BID. A continuación presentamos un breve resumen de cada variable:  Desplazamiento de Programación (Schedule slippage): Es el tiempo entre la fecha programada de termino de un proyecto (o actividad). provocar que otros proyectos vean desplazadas sus fechas de termino. provocando. de un nuevo proyecto que es añadido a un conjunto de proyectos en ejecución. y recursos para el desarrollo del proyecto (además de las multas por no cumplimiento de fechas.1 Parámetros de Medición Para poder describir un conjunto de proyectos adecuadamente. dinámico y eficiente. Para lograr este objetivo.Banco Interamericano de Desarrollo Página 198 Como cada proyecto tiene definido su conjunto de actividades. . Existen tres importantes parámetros que se ven afectados por la programación de los proyectos. esto es. costos y metas de rendimiento).

La medición de las diferencias en costos producidas por recursos escasos es relativamente fácil en proyectos industriales. Los objetivos de la programación.3. Todos estos criterios no pueden ser optimizados al mismo tiempo.Banco Interamericano de Desarrollo Página 199  Utilización de Recursos: Medida de particular importancia para proyectos industriales.Gestión de Proyectos BID. debido a la poca capacidad de que los modelos matemáticos para entregar soluciones optimas. aún no puede ser desarrollado. debido a que el proceso tiene asociado un recurso escaso. por lo que es necesario realizar un análisis del grado de relación entre las variables. Un sistema de asignación de recursos que permita tener maquinas con índices de utilización parejos es el más apropiado. es recomendable utilizar heurísticas de programación de la red ya definida. sin embargo. de tal forma que la firma pueda decidir que variable representa de mejor forma el sistema de múltiples proyectos a programar.2 Programación La programación matemática puede ser utilizada para obtener soluciones optimizantes a ciertos problemas de programación de múltiples proyectos. el cual debe ser tomado por proceso siguiente. salvo el caso de un conjunto de proyectos con escaso número de actividades. normalmente son:  Minimizar el tiempo de proceso de cada proyecto . no así en proyectos de servicios  Inventario en Proceso: La cantidad de inventario en procesos esta relacionada con el producto de una actividad o proceso. Los métodos matemáticos realizados deberían entregar información relativa a. en un periodo de tiempo apropiado. sin embargo es muy complicado intentar mantener el rendimiento de la programación. producto del alto costo de tener un recurso disponible. Sin embargo. debido a que todos los proyectos intentarán utilizar por el mayor tiempo posible los recursos más escasos. 9. cuándo programar una actividad dado que existen restricciones en los recursos.

A A Figura Nº 9-5:Descomposición jerárquica de los proyectos Esta descomposición jerárquica se puede realizar uniendo las actividades de los proyectos.Gestión de Proyectos BID. según sea el caso. Esta descomposición de los proyectos debe ser llevada a cabo hasta niveles básicos. se obtendrá una red de programación del conjunto de proyectos. y de cada proyecto en particular. por ejemplo: una simple actividad en el diagrama principal puede significar una compleja malla de actividades en un nivel inferior. deberá utilizarse un conjunto de criterios de programación. o el monto de multas. por ejemplo: se puede definir las relaciones mediante la asignación de prioridad por fecha de inicio del proyecto. del conjunto de proyectos. lo que visualizará a las actividades como predecesores o sucesores. Para atacar estos problemas es conveniente utilizar el quiebre jerárquico del conjunto de proyectos.Banco Interamericano de Desarrollo Página 200   Minimizar el tiempo de proceso del conjunto de proyectos Minimizar la demora total. En la siguiente figura se presenta un ejemplo. Con de este modelamiento conceptual. Si no existe dependencia. sin embargo. una vez que se define la red anteriormente descrita . mostrándolos como proyectos tecnológicamente dependientes. algunas de las relaciones entre los proyectos puede ser arbitraria. Existen en el mercado un gran número programas que permiten realizar una programación y control de las actividades.

.Banco Interamericano de Desarrollo Página 201 10. Randolph W. Mantel Samuel J. 3ra edición. . ’Gerencia de Proyectos : cómo dirigir exitosamente equipos de trabajo. Albala Américo . Duncan William R. 1993. a managerial approach’.’. PMI Standards Committee. Bibliografía. Sexta Edición.. Posner Barry Z. Robbins Stephen P. Project Management Institute. ‘Dirección de Proyectos’ . John Wiley & Sons Inc.Alan.1995. 1987. Meredith Jack R. 3ra edición.1993.’Project Management. ‘A guide to the Project Management Body of Knowledge’. Prentice Hall Hispanoamericana S. 1993.A. ‘Comportamiento Organizacional’. McGraw-Hill. Ediciones del Colegio de Ingenieros de Chile.Gestión de Proyectos BID.