Consideraciones generales para cursos en línea (on-line)

Probablemente la principal ventaja de los cursos on-line es su disponibilidad las 24 horas, los 7
días de la semana, lo que permite compatibilizar el curso con sus demás actividades.

Suponer que clases en línea (on-line) no requieren de mucha dedicación y son más fáciles que las
clases tradicionales es un error. Están diseñadas para ser igual de rigurosas y exigentes que una
clase presencial. Es cierto que se ahorra el tiempo de desplazamiento, pero es primordial tener la
mentalidad de que se tiene que estudiar. Es importante tener presente que todo el aprendizaje va
en su directo beneficio, es algo que se hace por uno mismo, por su futuro.

Algo que comparten los cursos online y presenciales es que se necesita un lugar idóneo para
estudiar o realizar sus tareas: puede tratarse de un café, una biblioteca o tu hogar. Lo importante
es que este espacio sea lo suficientemente silencioso y sin distracciones para lograr concentrarse,
al menos durante el tiempo que haya delimitado. Si desea obtener buenos resultados es
importante que no pierda la concentración a la hora de estudiar.

Es fundamental organizar su tiempo y hacer un poco de trabajo cada día, igual que lo haría en un
curso tradicional. No es sabio ni efectivo esperar hasta el final para hacer el trabajo de todo curso,
mantener una organización de su tiempo es clave para completar la totalidad del curso.

Durante el desarrollo de su curso un Tutor estará para guiarlo y apoyarlo. Le enviará una
propuesta de calendarización para las evaluaciones del curso para que le sirva de guía para
organizar su tiempo. Los tutores utilizarán este calendario como referencia para medir el avance y
enviar los recordatorios que sean necesarios.

Si usted tiene preguntas o no comprende una tarea, contacte a su Tutor. Su Tutor no sabrá si usted
no comprende algo a menos que se lo diga. No espere a hacerle saber que usted ha tenido
dificultades hasta después de haber realizado una evaluación. Si usted envía un correo electrónico
o llama al Tutor oportunamente, evitará las dificultades, y podrá progresar de mejor manera. No
sienta vergüenza, pregunte al tutor todo lo que no entienda, las veces que haga falta. Para eso
está el Tutor.

Para aprobar su curso deberá realizar todas las evaluaciones y obtener un promedio final igual o
superior a 4,0. En algunos casos su empresa podría requerir una calificación mayor para considerar
como alcanzados sus propios objetivos.

Finalmente, le solicitamos que al terminar el curso complete nuestra Encuesta de Satisfacción. Sus
comentarios nos ayudarán para construir mejores programas y crear mejores cursos en línea.
Siempre hay espacio disponible para la mejora. El tiempo que usted se tome para contestar
nuestra encuesta le beneficiará a usted así como también a estudiantes futuros.

1
 MANUAL DE EXCEL BASICO 2013

INTRODUCCION ............................................................................................................. 3
EL ENTORNO DE EXCEL 2013 .......................................................................................... 3
COMENZANDO CON EXCEL ............................................................................................ 5
¿PARA QUÉ SIRVE EL PUNTERO DE AUTOLLENADO? ....................................................... 8
FORMATOS BASICOS EN EXCEL .................................................................................... 11
GUARDAR, CERRAR, ABRIR LIBROS .............................................................................. 21
ANALISIS RAPIDO DE EXCEL 2013 ................................................................................. 26
FORMATO CONDICIONAL............................................................................................. 26
FORMULAS EN EXCEL ................................................................................................... 30
LA DUPLA DE EXCEL: REFERENCIA Y CONTENIDO. ......................................................... 31
FUNCIONES BÁSICAS.................................................................................................... 37
FUNCION LOGICA SI ..................................................................................................... 44
CONTANDO CON CONDICIONES ................................................................................... 49
FILTRAR REGISTROS DE BASES DE DATOS ..................................................................... 54
ORDENAR BASES DE DATOS ......................................................................................... 59
SUBTOTALES EN BASES DE DATOS ................................................................................ 64
GRAFICANDO LA INFORMACIÓN .................................................................................. 71
IMPRESIÓN DE PLANILLAS ......................................................................................... 104
SOLUCION A LOS EJERCICIOS ...................................................................................... 140
ANEXOS..................................................................................................................... 146

2
INTRODUCCION

La planilla de cálculo Excel es la herramienta de trabajo en oficinas más difundida en todo el

mundo debido principalmente a cuatro características: facilidad de aprendizaje y uso, versatilidad
y potencialidad de todas sus herramientas, gran capacidad de adaptarse a otros entornos de
trabajo y la posibilidad de almacenar todo tipo de datos y en gran cantidad. El presente manual
tiene como objetivo adentrarse en el mundo de Excel, conocer su entorno, sus capacidades
básicas y empezar a sacar provecho de sus principales características. Bienvenido!

EL ENTORNO DE EXCEL 2013

A partir de la versión 2007 la barra de menú que contenía menues verticales para cada opción fue
reemplazada por la cinta de Opciones, que trae Fichas ordenadas en forma horizontal y
clasificadas en Grupos de comandos, como se observa en la siguiente imagen, donde se muestra
señalado en un círculo rojo la Ficha Inicio y en un círculo azul el grupo Alineación.

El Botón de Office que venía en la Versión 2007 fue reemplazado por la ficha Archivo, como en
versiones anteriores, incluyendo la mayoría de las opciones que estaban en ese botón. Ese cambio
se realizó a partir de la versión 2010.

En la Imagen anterior, sobre la ficha Archivo se encuentra la Barra de Herramientas de Acceso

Rápido, con los botones de comandos más comunes. En la imagen se muestra el icono de Guardar,
Deshacer, Rehacer, Abrir e Insertar Tabla Dinámica. Justo después hay una pequeña flecha que
permite agregar o eliminar comandos de esta Barra. En la siguiente imagen después del icono de
Abrir se muestra el icono de la Vista Preliminar de Impresión.

La barra de fórmulas sigue incluyendo el Cuadro de Nombres a su izquierda, y el botón de Insertar

Función. A mano derecha hay un botón que permite visualizar fórmulas extensas.

3
La cuadricula principal de Excel sigue incluyendo una planilla dividida por celdas que se identifican
por Letras de Columna y Números de Fila. La celda Activa aparece remarcada con negrita para
identificar el lugar donde se insertaran los datos al digitar una formula o escribir textos y/o datos
numéricos. La cantidad de Columnas en Excel 2013 alcanza las 16384 y la cantidad de filas
1048576, como se muestra en la figura.

En la parte inferior se muestra el número de hojas del Libro actual, pudiendo agregarse más hojas
solo apretando la etiqueta que contiene el símbolo del +.
Barra de Herramientas de Barra de Titulo Fichas Minimizar, Maximizar,
Acceso Rápido Cerrar la Ventana

Cuadro de Nombres Barra de formulas

Grupos
Columnas

Filas Celda Activa

Zoom

Hojas
Barra de Estado Vistas

Más abajo nos encontramos con la barra

de estado donde aparecen indicadores
como si se está en modo de inserción o
sobre escritura, si se está grabando una
macro o no, si se está escribiendo una
formula, y funciones personalizables
que actúan dinámicamente sobre el
área seleccionada de la planilla, como la
suma y el promedio de esos datos. A la
derecha aparece una guía desplazable
para personalizar el zoom de la pantalla.

4
COMENZANDO CON EXCEL

Supongamos que a Ud. Trabaja en Recursos Humanos de su empresa y quiere saber cuántas horas
Semanales trabajaron los empleados para pagar las horas extras si las hubo. La forma más fácil de
llevar esa información es a través de lo que Excel llama una Tabla. Hay formatos específicos para
tablas que le permitirán trabajar la información más fácilmente, pero veamos cómo llenar esto de
la forma más simple antes de entrar en esos formatos.

Primero vamos a abrir Excel 2013. Hay varias formas de hacer esto. Una de ellas consiste en ubicar
en el Escritorio de su Computador (Pantalla de Entrada o Principal) el ícono de Excel 2013 y hacer
doble clic sobre el como se muestra a continuación.

Otra forma es Ir al Botón Inicio y hacer clic en

“Todos los programas”, luego ubicar la carpeta
de “Microsoft Office 2013” y en seguida ubicar
el enlace a Microsoft Excel 2013.

Se abrirá una ventana que tiene a su izquierda

una franja verde y al centro ciertas opciones para trabajar con Excel, como Libro Nuevo o las
Plantillas de que dispone el Programa:

5
Vamos a hacer doble clic en el Libro en Blanco y se abrirá ahora la ventana principal de Excel. Si
deseamos volver al Panel
anterior (para abrir una plantilla
o modelo por ejemplo)
debemos hacer clic en la Ficha
Archivo.

En este nuevo Libro veremos el

entorno de Excel que habíamos
presentado anteriormente.
Observe que en la barra de
título aparece el nombre Libro1
que será el nombre del Libro
mientras no lo guardemos con
otro nombre.

Abajo aparecen normalmente las hojas de cálculo

disponibles. Nos situamos en la Hoja 1, y haremos
clic en la celda B3. Observe que en dicha celda se
ennegrece su contorno, indicando que es la celda
activa como se había mencionado. En el cuadro de
Nombres dirá también B3, indicando la dirección de
esa celda. A partir de esa celda generaremos la
tabla como se muestra en la siguiente imagen.

Ingresamos la información en las celdas:

6
Observe como se generó la secuencia de SEMANAS en forma horizontal. Eso se puede realizar
mediante el puntero de autollenado

¿PORQUÉ HAY QUE APRETAR ENTER DESPUES DE ESCRIBIR ALGO?

Al momento de
apretar Enter, la
fórmula que ha
escrito, o el texto,
número o fecha
ingresada se calculan
y aceptan de
inmediato, pasando
automáticamente la
celda activa a la
celda de debajo de donde se estaba situado. Sin embargo, también es posible hacer que al
momento de aceptar (Enter), la celda activa se desplace hacia la izquierda o hacia la derecha, o
incluso, arriba. Esto podría ser útil si estamos llenando una base en forma horizontal por
ejemplo. Tales Opciones se encuentran en la Ficha Archivo y abajo, Opciones de Excel,
Avanzadas, como se muestra a continuación:

7
Otra opción que se utiliza frecuentemente es el visto bueno que se encuentra en la barra de
fórmulas al lado del símbolo Insertar Función (fx). Si la formula o dato está bien ingresado
podemos aceptarlo mediante ese icono con la diferencia que la celda activa se mantendrá en la
celda en la que estamos situados, lo cual permite por ejemplo mayor rapidez al momento de
rellenar con el puntero de autollenado.

¿PARA QUÉ SIRVE EL PUNTERO DE AUTOLLENADO?

El puntero de autollenado tiene múltiples funciones interesantes. Si arrastramos una fecha con
clic izquierdo sostenido en cualquier dirección, se generará de inmediato la secuencia de fechas
día a día, hasta el lugar en que soltemos el clic. Asimismo, ocurrirá con Secuencias del tipo Lunes,
Martes… (Días de la semana) o Enero, Febrero, Marzo… (Meses del año), pudiendo partir de
cualquier día o mes y seguirá hasta terminar la secuencia y luego comenzarán nuevamente.
Tanto días como meses se pueden escribir por completo o abreviados, teniendo cuidado claro
con la ortografía. También ocurre esto con los textos del tipo Sucursal1, Sucursal2, etc., Excel
seguirá generando la secuencia de sucursales hasta donde nosotros le indiquemos con el clic
izquierdo sostenido. Si deseo generar un listado personalizado como podría ser las Regiones de
Chile, por ejemplo, o cualquier otro listado que nosotros necesitemos, debemos primero crear la
lista personalizada. Esto se realiza en las Opciones de Excel, Avanzadas, en el siguiente cuadro:

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Una vez generada la lista, podremos usar la secuencia automática en la planilla mediante el
puntero de autollenado. Sin embargo, hay casos especiales. Supongamos que escribimos un
número, el 10, y deseamos generar la secuencia de números enteros a partir de ahí. Si Ud. hace
la prueba se dará cuenta que solo repite números 10! Eso se debe a que es necesario con los
números indicar a Excel la progresión. Par a realizar esto, usaremos el botón derecho del mouse.
Es decir, arrastraremos desde el número, pero con clic derecho sostenido. Se abrirá una ventana
como la siguiente, que permite generar secuencias, copiar solo los formatos etc. En la opción
Serie de esta ventana, podemos indicarle a Excel que tipo de serie queremos generar a partir de
este número, y en el caso de las series aritméticas, cuál será el intervalo. Haga la prueba con
intervalo 2 y observe como se genera la secuencia de números pares a partir del 10. Si usamos
clic derecho para generar secuencia de fechas, fíjese como esta acción le permite generar
secuencias de fechas por mes y por año inclusive.

¿Qué pasa si queremos ahora que una fecha cualquiera se repita hacia abajo o a la derecha? Si
arrastramos el puntero generará la secuencia automáticamente. Para esto, también debemos
arrastrar con clic derecho y esto nos permitirá Copiar celdas como se sugiere en la ventana

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emergente. Otra Opción es escribir dos veces la fecha, tomar ambas celdas y luego arrastrar el
puntero. También sirve.

Truco: Si quiere eliminar datos y formatos aplicados a ciertas celdas, posiciónese en una celda
que esté completamente en blanco contigua y arrastre con clic izquierdo sobre las celdas a
borrar, observe que con esto, Excel borra todo. Esto es posible de hacer también mediante el
icono de borrar y la opción Borrar Todo.

SI Ud. quiere usar la opción de relleno desde los iconos, también es posible hacerlo. Debe
seleccionar el área donde generara la secuencia y usar las Opciones de Rellenar que se
encuentran en la Ficha Inicio, grupo Modificar. Incluso el autollenado es posible realizarlo con el
teclado. Al final de este Manual vienen atajos de teclado para realizar tal acción.

¿PARA QUE SIRVE LA CRUZ BLANCA? ( )

Puntero de Selección O Cruz Blanca: Permite Seleccionar celdas, contiguas o discontinuas, y

conjuntos de celdas en general, solo arrastrándolo. Si quiero seleccionar celdas discontinuas
debemos usar la tecla CTRL. Primero seleccionamos el primer conjunto de la forma normal y
antes de seleccionar el segundo conjunto, apretamos la tecla CTRL y manteniéndola presionada
seleccionamos con el puntero de selección. Observe como ambas aéreas quedan sombreadas
indicando que están seleccionadas.

Puntero de División ( ): permite ensanchar o angostar una fila o una columna o un

conjunto de filas o columnas. Es necesario situar el puntero entre dos columnas o dos filas y
arrastrar. Si queremos ajuste perfecto a los datos, hacemos doble clic en el puntero, y el ajuste
se produce automáticamente. Si queremos realizar esta opción para un conjunto de filas o
columnas, primero debemos seleccionarlas desde la letra o el número y una vez seleccionadas,
usamos el puntero de división entre dos filas o columnas cualesquiera y observe como el
ensanchamiento o angostamiento se produce para todas las filas o columnas seleccionadas.

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Otros Punteros

Hasta el momento hemos generado la Tabla de ingreso de datos, lo que vamos a hacer a
continuación es aplicar los diversos formatos de que dispone Excel para hacer más atractiva su
presentación.

FORMATOS BASICOS EN EXCEL

Primero, vamos a combinar las celdas del título para lograr un aspecto como el que se muestra.
Para eso primero es necesario seleccionar las celdas a combinar, de manera que vamos a realizar
la selección con el
puntero de selección
que tiene la forma de
cruz blanca que
mencionábamos:

Basta con arrastrar

dicho puntero desde la
celda B3 donde se
encuentra el titulo
hasta la celda N3, que
es la última columna de
la tabla que hemos
realizado. El área
seleccionada se destaca

11
con un tono levemente más oscuro. Ahora usaremos algunos comandos que vienen en la ficha
Inicio, en los Grupos Formato y Portapapeles. En el Grupo formato hay un icono que permite
realizar la combinación de todas las celdas seleccionadas en una sola, y además permite centrarlo
entre otras opciones. Hacemos clic sobre ese icono y el resultado queda a la vista. Existe la
posibilidad de encerrar en un recuadro la celda combinada con las opciones de Bordes y
Sombreado. En las siguientes imágenes se muestra como dar distintos formatos a las celdas de la
tabla. Es necesario recordar que siempre antes de aplicar un formato como este o cualquier otro,
es necesario seleccionar las celdas que vamos a formatear.

En el Grupo Fuente de la Ficha Inicio encontramos otros formatos muy comunes, por ejemplo,
podemos aplicar Negrita, Cursiva y Subrayado y el resultado es el siguiente:

O bien, cambiar el tipo de fuente y el tamaño de ella, haciendo clic en estos iconos…observemos el
resultado:

12
Hay dos iconos que nos permiten aumentar y disminuir el tamaño de la fuente sin tener que
especificar su tamaño en puntos necesariamente:

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Siempre en la Ficha Inicio encontramos también el Grupo Alineación. Aquí encontramos los
botones para alinear el texto o numero tanto vertical como horizontalmente. También existe la
posibilidad de alinear los datos en orientaciones especiales:

También en este grupo encontramos las opciones de sangría:

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Y también la Opción de Ajustar el Texto, muy útil, para que un texto que se ve así, se muestre
ahora de esta forma

15
Todas estas Opciones pueden aplicarse a una celda o a un conjunto de ellas (rango)

En la misma Ficha, en el Grupo Numero, podemos aplicar formatos especiales a los datos:

Hay botones especiales para el formato de Moneda, para el formato de Millares y el de

Porcentaje:

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Sin embargo, la paleta completa de Opciones viene en este icono y en esta ventana:

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Aquí encontramos opciones para que un numero se vea como fecha, larga o corta, y viceversa.
Encontramos también opciones de Moneda o Contabilidad para los datos que tengan que ver con
montos y opciones que permiten personalizar el formato que se quiere aplicar:

También existe la posibilidad de agregar o quitar decimales a un número mediante estos botones:

Esto genera un redondeo de los números como es usual en Matemáticas, es decir si el número
23,456 se le quita un decimal, Excel lo mostrará como 23, 46, si se le quita otro quedará como
23,5. Ahora, si le agregamos un decimal volverá a quedar como 23, 46 y al agregar otro, 23, 456. Si
volvemos a agregar otro queda como 23, 4560.

En el grupo siguiente, Estilos, encontramos formatos especiales para aplicar a listas o bases, con
Opciones de diseño y colores. Veamos.

18
Las opciones de Copiar, pegar y Cortar Celdas, además del Pegado Especial se encuentran en el
Grupo Portapapeles:

19
Estas acciones es posible realizarlas mediante atajos de teclado también, al final de este Manual se
presenta un Anexo con Atajos de Teclado.

En el Grupo celdas encontramos formas de agregar y/o eliminar celdas, filas, columnas, y en la
Opción Formato de ese grupo encontramos la forma de realizar estas otras acciones:

Finalmente en el Grupo Modificar, encontramos acceso rápido a las funciones más utilizadas,
como el autosuma, la forma de Buscar y reemplazar Textos y Números, de Ordenar y Filtrar Bases
o Listas, y de Rellenar y Borrar celdas como se mencionó más arriba:

20
GUARDAR, CERRAR, ABRIR LIBROS

Vamos a guardar ahora el Libro con el nombre Planilla de Horas Trabajadas. Lo dejaremos en el
escritorio de nuestro PC y posteriormente lo recuperaremos. Veamos como:

21
Hacemos clic en la Ficha Archivo, se
mostrará esta ventana

En el panel de la izquierda elegimos

Guardar Como, se abrirá esta ventana,
elegimos la ubicación donde quedará
guardado el Libro

22
También le damos un Nombre al Libro:

23
El Libro presenta ahora su Nombre, y ha YA está guardado. Lo cerramos y lo abrimos
quedado guardado en el Escritorio del PC. nuevamente:

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Hacemos clic en la Ficha Archivo, y en el panel hacemos clic en Abrir, se despliega esta vista que
nos permite elegir la ubicación del Libro que queremos abrir:

Hemos abierto el Libro nuevamente:

25
ANALISIS RAPIDO DE EXCEL 2013

Supongamos que hemos completado la planilla de los primeros dos meses. Excel 2013 permite
realizar un análisis rápido de los datos con solo seleccionarlos. Las Opciones que contempla este
análisis son: Realizar un formato condicional rápido para destacar datos importantes; Graficar los
datos; Totalizar usando funciones como la Suma y el Promedio; Realizar una tabla dinámica;
Realizar Gráficos. A medida que avancemos con el Manual iremos viendo algunas de las opciones
que correspondan a este nivel en los apartados correspondientes.

FORMATO CONDICIONAL

Excel 2013 al igual que versiones anteriores dispone de una forma automática de destacar con
colores celdas que cumplan con uno o más criterios, por ejemplo aquellas celdas cuyos montos
superen los 100000 pueden quedar con un fondo de color rojo o con un color de letra azul o
combinaciones de colores de fondo, fuente y borde. En este manual abordaremos las formas
básicas de trabajar con el formato condicional. Supongamos que queremos destacar en nuestra
base todas las celdas en que el empleado trabajó más de 10 horas. Lo primero que debemos hacer
es destacar o seleccionar el área en la cual se aplicará el formato. En se guida en la ficha Inicio,
Grupo Estilos encontramos el Formato Condicional. La primera opción de la ventana que se
despliega es RESALTAR REGLAS DE CELDAS, a la derecha de esa opción podemos encontrar “Es
mayor que”, se abrirá esta ventana:

26
Entregamos el valor y elegimos el formato a la derecha:

27
En la ventana que se muestra a continuación podemos elegir los formatos de Numero, Fuente,
Borde y Relleno que queramos darle a las celdas que cumplan con la condición que queremos
destacar.

28
Observe el resultado. Si cambiamos uno o
más de los datos de la base, el Formato
Condicional actuara dinámicamente
mostrando el cambio con los colores
indicados.

Encima de ese formato podemos aplicar

otro más, en total hasta 15 formatos aplicados uno sobre otros. Veamos que sucede si ahora
quiero destacar aquellas celdas en las cuales las horas trabajadas sean inferiores a 40 horas.

Observe que solo mirando los colores uno puede concluir que las semanas en que más se trabaja
son las primera y última de cada mes. Así mismo, la primera semana de cada mes es también
cuando se acumulan los que trabajan menos de 40 horas.

Esto mismo es posible realizar con las opciones del Análisis rápido que mencionábamos.

29
EJERCICIO 1

Copie estos datos en una hoja de Excel y siga las instrucciones.

FORMULAS EN EXCEL

A continuación realizaremos algunos cálculos simples, para totalizar las horas trabajadas y calcular
las horas extras realizadas

Para eso debemos tener en cuenta que toda formula que se quiera realizar en Excel debe
comenzar con el símbolo = o el símbolo +, y luego se debe realizar la operación matemática
siguiendo este patrón:

FORMULA = OPERANDO1 OPERADOR OPERANDO 2 OPERADOR….ETC

También debemos tener presente que Excel considera los símbolos matemáticos de la siguiente
forma:

+ Suma

- resta

* Multiplicación

/ División

Ej.: = 125 * 3 + 10 - 8 / 4

Debe tener en cuenta que Excel 2013 permite como máximo una cadena de 8192 caracteres en
una formula.

30
LA DUPLA DE EXCEL: REFERENCIA Y CONTENIDO.

Si tenemos un dato, numero,

texto o valor lógico en una
celda, podremos darnos cuenta
que Excel trabaja con el de dos
formas: 1) El contenido de la
celda, que es precisamente ese
dato, y que en la imagen que
sigue corresponde al monto
$1500, que en realidad es el
dato 1500, pues el símbolo $
corresponde a un formato aplicado y 2) La Dirección o referencia a ese dato, que corresponde a la
combinación de Columna y Fila donde se encuentra ese dato dentro de la planilla. En la Imagen, la
dirección corresponde a la B5. TODA celda de Excel consta, pues, de esa DUPLA: contenido y
dirección.

Ahora bien, la mejor forma de realizar una fórmula es usando la dirección de la celda y no su
contenido, básicamente por dos razones: a) Si los datos cambian, no hay que realizar la fórmula de
nuevo b) La fórmula se puede copiar y Excel considerará automáticamente los datos
correspondientes según dónde se esté copiando.

¿Cómo TRABAJA LAS FORMULAS EXCEL?

La fórmula que aplicamos en esta base queda escrita de esta forma

=B4+C4+D4+E4

Excel tiene la particularidad de que al arrastrar la formula hacia abajo o a la derecha o en

cualquier dirección, las referencia incluidas en la formula cambiaran adaptándose a la nueva
dirección donde están siendo copiadas. Por ejemplo, al arrastrar la formula descrita hacia abajo,
en la celda siguiente se podrá observar que la formula ahora dice

=B5+C5+D5+E5

Y seguirá cambiando al ser copiada a las celdas de más debajo de forma respectiva. Lo mismo
ocurre si la formula se copia hacia la derecha. En el ejemplo que estamos revisando de las horas
semanales, esto no tiene ningún sentido, pero la formula quedaría

31
=C4+D4+E4+F4, es decir las referencias cambiaron para adaptarse a la nueva dirección donde se
está copiando la formula.

Resumiendo, si copiamos la formula cambiándonos de fila (hacia arriba o abajo) lo que cambiara
de la fórmula es el número de la fila en la celda (b4 a b5 a b6), si copiamos la formula
cambiándonos de columna (hacia la izquierda o derecha) lo que cambiara en la fórmula es la
letra de la columna (b4 a c4 a d4)

Esta es una particularidad de las llamadas REFERENCIAS RELATIVAS

Sin embargo, esta característica se puede modificar, y se pude hacer que una o más referencias
NO cambien al ser copiadas. Por ejemplo, supongamos que la suma de las horas se multiplicara
por un factor que se encuentra en una celda externa a la base, supongamos las A1. La nueva
fórmula quedaría

= (B4+C4+D4+E4)*A1

Observe que los paréntesis son necesarios como se explica en el siguiente apartado.

Si deseamos copiar la formula hacia abajo, TODAS las referencias de la formula cambiaran como
se explicó y en particular la referencia A1, pasará a ser A2. Sin embargo en esta celda no hay
datos, por lo que el resultado será cero! En estos casos, usualmente celdas externas que
contienen algún indicador como el dólar, la UF, etc., es necesario “fijar” la referencia, es decir
convertirla en absoluta. Esto se consigue presionando la tecla F4 sobre la referencia, la nueva
referencia quedará así:

32
= (B4+C4+D4+E4)*$A$1

Dichos símbolos $ indican que la referencia fue anclada en fila y columna (porque también se
puede anclar solo la fila o la columna para casos especiales, y en esos casos la referencia se
llama MIXTA, son del tipo $A1, o A$1), y por lo tanto dicha referencia no cambiará al copiar la
fórmula a cualquier otra celda

PRIORIDAD MATEMATICA DE CALCULO DE FORMULAS

La forma en que se calculan las formulas tiene un orden muy definido:

1) Se evalúan de izquierda a derecha

2) Los operadores se evalúan en este orden:
^/*+-
3) Si quiero alterar el orden de evaluación o de operación debo usar paréntesis (), que
siempre es lo primero que Excel evalúa.

Nota: ^ es el símbolo de potencia. 3^2=9 o 32=9

Es muy distinto realizar esta operación: 5+3*2 (total 11 según la prioridad mencionada), que esta
otra: (5+3)*2 (total 16).

33
En este caso la fórmula considera sumar el total de horas de cada El resultado de la fórmula lo
persona y el total de horas trabajadas por semana en la empresa. copiamos hacia abajo con el
puntero de autollenado:

34
Y obtenemos los resultados de horas trabajadas mensuales para todos los empleados:

Para obtener los totales semanales, realizamos la suma de la siguiente forma y también la
copiamos hacia las semanas sucesivas.

35
Copiamos a la derecha, observe que la suma ahora se aplica a las siguientes columnas:

Hemos realizado la formula y la hemos copiado. Observe que hacer la operación aritmética celda
con celda es largo y tedioso….a cambio podemos usar una función que realizara la suma
automáticamente. Veamos cómo hacerlo:

36
EJERCICIO 2

Copie estos datos en una hoja nueva, siga las Instrucciones y Resuelva el Ejercicio:

EJERCICIO3

Copie estos datos en una hoja nueva, siga las Instrucciones y Resuelva el Ejercicio:

FUNCIONES BÁSICAS

Las funciones en Excel siguen un patrón definido de escritura que se denomina la sintaxis de la
función:

37
FORMULA = NOMBREFUNCION (ARGUMENTO1, ARGUMENTO2, ETC)

Los paréntesis deben ir. La cantidad de argumentos depende de la función. Hay funciones que no
llevan argumentos como la función HOY (), que entrega la fecha del sistema actual, y hay otras que
pueden llevar hasta 255 argumentos, como es el caso de la función SUMA (). En el caso de la suma
y de muchas otras funciones los datos o argumentos pueden ser números, direcciones de celdas o
rangos o combinaciones de ellos. El ejemplo que vimos usa un rango. Todo rango usa esta
estructura.

FORMULA = SUMA (C7:N7)

C7:N7 Se lee desde C7 hasta N7, de esa manera se deben interpretar los dos puntos. Cuando los
argumentos van separados por una coma o un punto y coma deben interpretarse como celdas
aisladas, como por ejemplo

FORMULA = SUMA (C7; N7), Se lee sumar la celda C7 con la N7 y nada más.

En nuestro caso, para el mes 2 podemos realizar los cálculos más rápidamente entonces usando
funciones. El Resultado también se puede copiar, la fórmula de la suma que contiene Referencias
Relativas se adaptarán al lugar donde se está copiando:

El Resultado:

38
Podemos de esta misma forma realizar la suma vertical correspondiente a las horas totales
semanales:

El resultado final:

39
En la parte inferior de la tabla realizaremos cálculos estadísticos usando las funciones básicas de
Excel. Las funciones que usaremos son las siguientes:

Max (Rango) obtiene el máximo de un rango de datos

Min (Rango) obtiene el mínimo de un rango de datos

Promedio (Rango) obtiene el promedio de un rango de datos

Contar (Rango) obtiene la cantidad de datos de un rango de datos, siempre y cuando sean datos
numéricos

Contará (Rango) también obtiene la cantidad de datos de un rango, pero es más general, permite
contar datos alfanuméricos.

Contar.blanco (Rango) permite contar las celdas vacías de un rango dado.

Moda (Rango) entrega el valor más repetido de un rango de datos. Si hay más de un dato que se
repita la mayor cantidad de veces, entrega el valor mayor.

Todas las funciones anteriores trabajan sobre celdas que contengan datos, y omiten por lo tanto
las celdas vacías (excepto contar.blanco)

40
41
Y La Cantidad de Personas:

42
La diferencia entre la función Contar y la función Contara es que Contar cuenta solo datos
numéricos, a diferencia de Contara que cuenta datos alfanuméricos, es decir, también puede
contar textos. Ahora arrastramos las celdas hacia la derecha para completar la planilla, con el
puntero de Autollenado:

Observando las cifras podemos obtener información importante de nuestra base de empleados: El
máximo de horas que están trabajando los empleados es 60, el mínimo es 35. El promedio de
horas trabajadas oscila entre 43.2 y 49.6 a la semana. Sin embargo la cantidad de horas que
trabajan los empleados que más se repite esta entre 45 y 50 horas. Finalmente la cantidad de
empleados de la base es 14.

43
EJERCICIO 4

FUNCION LOGICA SI

Ahora queremos saber quiénes de los empleados Superaron las 45 horas de trabajo semanal, (180
horas mensuales) para pagar a fin de mes la diferencia al valor de hora extra. Para eso usaremos la
función Lógica Sí.

Esta función tiene esta sintaxis:

FORMULA = SI (Prueba Lógica; Valor Si Verdadero; Valor Si Falso)

Que se lee de la siguiente manera: Si la Prueba Lógica se cumple (o es Verdadera) la función

devolverá el Valor Si Verdadero. Si no se cumple, devolverá el Valor Si Falso. La prueba Lógica debe
ser una comparación. Los comparadores lógicos son los siguientes:

 > Mayor que

 < Menor que
 >= Mayor o Igual que
 <= Menor i Igual que
 = Igual
 <> Distinto

Tanto el Valor Si verdadero como el Si Falso deben ser Textos, Números o Formulas, jamás
comparaciones.

44
Dado que el total de horas semanales son 45, al mes serian 180, por lo que en nuestro caso, la
función quedaría:
=SI ( B20>180;”TRABAJO HORAS EXTRAS”;”HORAS DE TRABAJO NORMAL”)

Y el monto a pagar como hora extra sería (suponiendo un valor de 10000 pesos la hora extra)

=SI (B20>180;(B20-180)*10000;0)

Esto se muestra en la siguiente imagen

45
Arrastramos la fórmula y podemos establecer quiénes trabajaron horas extras:

Veamos ahora el monto a pagar por este concepto:

46
Resultado Final del Monto a Pagar:

47
Con esta función rápidamente sabemos a quienes hay que pagarles horas extras y a quienes no.
Además sabemos de inmediato cuanto hay que pagar por ellas, persona a persona y el total a
pagar por todos en el mes.

Adicionalmente podemos usar la función Si para bonificar a todo el personal que está Contratado.
Supongamos que a ellos se les agregará 50000 pesos como aguinaldo por celebración del
aniversario de la empresa. Al resto del Personal se le entregara solo 20000. En una nueva columna
“Bono” agregaríamos esta fórmula.

La nueva función Si quedaría de esta manera (gráficamente)

V F
D5=”Contratad
o”

50000 20000

Y se escribiría

=SI (D5=”Contratado”; 50000; 20000)

EJERCICIO 5

Copie estos datos en una Hoja De Excel y siga las instrucciones:

48
CONTANDO CON CONDICIONES

Hay ciertas funciones especiales para realizar cálculos que sueles ser muy útiles. Por ejemplo si
quisiéramos saber cuántos empleados han debido trabajar horas extras, podemos usar la función
estadística Contar. Sí que nos devolverá esa cantidad.

Su sintaxis es:

FORMULA = CONTAR.SI (RANGO, CRITERIO)

Y lo que hace es evaluar cuantas veces se cumple el CRITERIO dentro del RANGO especificado.

En nuestro ejemplo, no situaremos en la celda E25 y realizaremos la siguiente formula

=CONTAR.SI (E5:E18;”>45”)

Dicha fórmula nos dirá cuántos empleados trabajaron horas extras, el resultado se puede ver en la
siguiente imagen:

49
En esta imagen se observa cuantas personas trabajaron más de 45 horas cada semana:

50
De esta forma, rápidamente sabemos cuántas personas trabajaron más del tiempo legal en cada
semana.

EJERCICIO 6

También se pueden usar las opciones de cálculos automáticos que vienen incluidos en la Opción
Tabla de la Ficha Insertar. Veamos:

51
En las Opciones del Estilo de Tabla de la Ficha Diseño que se despliega al insertar una Tabla,
podemos encontrar la opción Fila de Totales que permite obtener cálculo automático de funciones
básicas de Excel:

Se muestra en la parte inferior de la tabla una Fila de Totales:

52
En esta fila tenemos acceso a funciones como el Promedio, la Suma, el Máximo etc., que se
obtienen a partir de los datos de la columna respectiva:

En esta imagen podemos observar la suma de hora por semana y el promedio mensual:

53
FILTRAR REGISTROS DE BASES DE DATOS

También podemos querer saber la

información de las horas trabajadas
pero detalladas por área de
desempeño, de manera de conocer por
ejemplo QUIENES son y CUAL es la
información de horas trabajadas de los
empleados de Finanzas por ejemplo. O
saber cuánto trabajan los que están EN
Finanzas PERO QUE ESTAN A
HONORARIOS. Eso es posible mediante
las opciones de filtrado que trae Excel.
Vamos a conocer en principio quienes
son los que trabajan en el
departamento de Operaciones y
cuantas son las horas trabajadas por
ellos. Observe la siguiente imagen:

En la siguiente imagen desplegamos la

ventana del Filtro correspondiente al
Departamento. Observemos que es posible
seleccionar del listado inferior el o los
departamentos que queremos que se
muestren en la planilla. También es posible
aplicar filtros de texto, buscar un elemento
del listado, y ordenar la base por ese campo
ascendente, descendente o por el color de la
celda.

Vamos a Filtrar las personas del Depto. de

Operaciones. En la imagen siguiente solo se
muestran los registros de ese departamento:

54
Si queremos además que se muestren las personas del Depto. de Finanzas, lo seleccionamos del
listado correspondiente al Depto. En esta imagen vemos las personas que pertenecen a ambos
deptos. con sus datos respectivos:

55
Sobre estos filtros podemos aplicar otros filtros, por ejemplo vamos a ver quiénes de esos están
contratados. Nos dirigimos al campo o título Tipo de Contrato y seleccionamos “Contratado”.
Podemos ver en esta imagen el resultado de los filtros aplicados:

56
En la parte inferior de la pantalla (barra de estado) observara la cantidad de registros filtrados. El
Filtro de Excel además dispone de muchas otras opciones, veamos algunas:

Filtros de Texto, Número y Fecha

Existe la posibilidad de filtrar con criterios específicos para datos tipo Texto, como por ejemplo
aquellos datos que comiencen o terminen con una letra, o que contenga una letra o grupo de
letras. Asimismo con los números existe la posibilidad de filtrar aquellos números que sean
mayores que otro o menores que otro o que estén en cierto rango numérico. Lo mismo pasa con
las fechas, podremos elegir fechas como las de hoy, o ayer, o de la semana pasada, etc.

Filtros Personalizados (Comodines)

Hay ciertas situaciones especiales que sin embargo no se pueden resolver con las opciones típicas
que ofrece el Filtro. Es el caso por ejemplo si quisiéramos filtrar a los empleados cuyo apellido
comience con R. Obviamente la opción “Comienza por” no nos sirve pues filtrará a los empleados
cuyo nombre comience con R, no el apellido. Afortunadamente existe la solución a este tipo de
problemas y se denominan los “comodines”. Estos aparecen sugeridos en la opción de Filtro
Personalizado.

Los comodines son 2:

57
Asterisco (*): reemplaza una serie de caracteres, pueden ser unos, dos, tres, o más, incluso puede
ser cero caracteres.

Signo de Interrogación (?) Reemplaza un solo carácter y solo uno

En nuestro ejemplo, dado que el nombre no nos importa y puede llamarse de cualquier forma,
usamos un * para reemplazarlo. En seguida viene un espacio que separa el nombre del apellido,
que debe explicitarse. Y luego, el apellido comienza con una R y después pueden venir una serie de
caracteres para reemplazar apellidos tales como Ríos, Rivas, Roque, etc. O sea, usamos la
combinación R*. La expresión queda así: * R*. SE usa en el Filtro Personalizado en la opción “Es
igual a”, el resultado se muestra a continuación:

El resultado del filtro podemos verlo aquí, observe que todos los apellidos comienzan con R

58
Si quisiéramos filtrar solo los meses Junio y Julio con una sola expresión, podemos usar el otro
comodín, de esta forma: Ju?io, esa expresión filtrará la información de ambos meses.

EJERCICIO 7

ORDENAR BASES DE DATOS

Podemos visualizar la información de nuestra base

de diversas formas aprovechando las opciones de
ordenamiento de que dispone Excel 2013. Podemos
ver los datos ordenados por nombre del empleado
en forma alfabética o inversa, usando los iconos AZ y
ZA

Asimismo podemos ver la información ordenada por

fecha de ingreso o por mes de ingreso usando los
mismos iconos. O tal vez ordenando por la cantidad
de horas trabajadas. Sin embargo, hay casos de
ordenamientos en los cuales tales iconos no nos
servirán. Es el caso de ordenamiento de los meses, y
en general de las listas cronológicas o geográficas,
por dar ejemplos. Esos casos se verán un poco más
adelante.

En esta imagen vamos a ordenar la base según el nombre del empleado. Basta con situarse en una
celda cualquiera de la columna y activar el icono de orden ascendente o descendente:

59
En esta imagen se observa que TODA la base ha quedado ordenada según el Nombre del
Empleado:

La tabla ordenada por Tipo de Contrato: (ascendente)

Para casos de Ordenamiento Múltiple, usamos el icono más grande “ordenar”

60
Esta ventana nos permite ordenar por varios criterios o niveles. Se pueden agregar hasta 64
niveles con el botón correspondiente:

Ordenaremos por Tipo de Contrato como primer criterio, en seguida por Departamento y luego
por el Total de Horas Mensuales:

61
El resultado es que la base ha quedado ordenada por Tipo de Contrato. El segundo criterio,
Departamento se haaplicado sobre los elementos del Tipo de Contrato que son iguales. Es decir,
todos los contratados ahora han quedado ordenados por departamento también. Lo mismo para
los que están a Honorarios. Y dentro de los Deptos.Que se repiten, como Desarrollo y Operaciones
se muestran los registros ordenados a su vez por el Total Mes1 en orden descendente como se
pidió:

62
Finalmente también es posible ordenar por color, también en este icono Ordenar. Para la
demostración usaremos los colores celeste y blanco de la base y pediremos a Excel que ordene
según esos colores. Veamos:

Elegimos el color celeste y aquí está el resultado:

Si deseamos ordenar por criterios especiales como Orden Geográfico o Cronológico, debemos usar
la opción Personalizada del filtro, como se muestra en esta imagen, previo a haber creado la lista
como se enseñó al principio de este manual.

63
EJERCICIO 8

SUBTOTALES EN BASES DE DATOS

Ahora que sabemos ordenar bases,

estamos en condiciones de realizar una
operación algo más compleja llamada
Subtotales que permite realizar cálculos
rápidos en relación a una base de datos,
saber por ejemplo el total de horas
trabajadas por cada Departamento o la
cantidad de personas por cada tipo de
contrato, o combinaciones de ambos. Antes
de usar esta opción es necesario ordenar la
base según el criterio de la pregunta.
Veamos el caso del total de horas
trabajadas y el monto a pagar en horas extras por cada

64
Departamento. En este caso, nuestro criterio es Departamento, por lo que ordenaremos primero
por este campo. Enseguida vamos a la Ficha Datos, Grupo esquema, opción subtotal. Se abrirá la
siguiente ventana:

En esta ventana, distinguimos tres

partes principales: 1) Parte superior,
“Para cada cambio en”. En este
sector debe ir siempre el mismo
campo por el cual nosotros
ordenamos, pues realizara el
correspondiente total una vez que
cambie al siguiente valor del campo
Departamento en este caso.

2) Parte Central: “Usar función”: En

este sector, indicaremos a Excel que
función utilizaremos para obtener el Subtotal, es decir, si acaso queremos sumar las horas
trabajadas, o tal vez promediarlas, o quizás
obtener el máximo de horas trabajadas por
departamento. En este caso queremos sumarlas.

3) Parte Inferior, “Agregar subtotal a”. En este

sector indicaremos que es lo que queremos sumar
o promediar, etc. Podemos aplicar la función a
varios campos solo tikeandolos, como se muestra
en la siguiente imagen.

De esta forma, la ventana que se muestra calcula

“Suma de Horas Trabajadas (TOTAL MES1) y de
Total a Pagar por Horas Extras por cada
Departamento”

Una vez aceptada la ventana, obtendremos el siguiente resultado:

65
A mano izquierda se generan números de esquema, el numero 1 muestra el Total General, el
número 2 muestra los Totales por Departamento (resumen) y el numero 3 muestra la base con
todos sus filas. Si hacemos clic en el número 2, se muestra un resumen de la información:

66
Vamos a seleccionar las celdas con resultados para copiarlas en otra hoja como informe de
resultado. Para eso es necesario activar la opción que se llama “Solo celdas visibles”, o de lo
contrario al momento de pegar, pegará la base completa, no el resumen. Veamos:

Seleccionamos primero las columnas con los datos que nos interesan, usando la tecla CTRL:

Vamos a activar la opción “celdas visibles” mediante menú. Ficha Inicio, Grupo Modificar, Icono
Buscar y Seleccionar, opción Ir a Especial

67
En la ventana emergente, hacemos clic en “sólo celdas visibles”

Ahora procedemos a copiar con botón derecho o CTRL C, sobre la selección

68
Aparecerán las líneas segmentadas indicando qué es lo que se copiará

69
Y lo pegamos en una hoja nueva:

Perfecto, con estos datos trabajaremos para desarrollar el siguiente capítulo.

Es importante destacar que también es posible desarrollar Subtotales Múltiples, para saber por
ejemplo la Cantidad de Personas y el Promedio de Horas trabajadas por Departamento, o más
complejos aun como la Suma de Horas trabajadas y el Promedio de Montos a Pagar por
Departamento y Tipo de contrato, etc.

70
EJERCICIO 9

GRAFICANDO LA INFORMACIÓN

La información que disponemos en nuestra base puede ser llevada a un gráfico para observar
mejor tendencias, proporciones, o para su análisis general. En este apartado veremos algunas
opciones que dispone Excel para graficar datos. Para eso, usaremos los resultados que acabamos
de obtener en el ítem subtotales:

71
Iniciaremos el gráfico cambiándonos a la Ficha Insertar. Nos situamos en solo una celda de la base
cuyos datos
queremos
graficar, y
haremos clic en
el icono de
grafico de
columnas que
aparece en esta
ficha.

Acá vemos
nuestra base
graficada.

72
Es posible cambiar el tipo de gráfico a voluntad solo haciendo clic en el tipo de grafico que
deseemos en la ficha Diseño, Opción “Cambiar Tipo de Gráfico”. Veamos cómo se vería la
información en un gráfico de líneas:

73
Este es el resultado:

SI quisiéramos mostrar los resultados en un gráfico circular para visualizar proporciones o

porcentajes, este sería el resultado:

74
Excel ha graficado la información. Observe que solo se ven las columnas anaranjadas en el gráfico
de columnas, sin embargo en la leyenda que aparece abajo, se indica que con color azul aparece el
total de horas trabajadas (Total Mes1) en color azul. Como los montos de estas horas son
considerablemente más bajos numéricamente que los montos a pagar, no se alcanza a divisar la
información de las horas. Modificaremos nuestro grafico para que solo aparezca la información de
las horas trabajadas versus el Departamento, y eliminaremos también la fila de Totales que
desvirtúa un poco el grafico por ser muy grande.

Opción “seleccionar datos” de la Ficha Diseño:

75
Se abre esta ventana:

Re seleccionamos los datos, mostrando solo las horas trabajadas por departamento:

76
En los Estilos de Diseño, obtenemos un gráfico con porcentajes muy rápidamente, observe el resto
de las opciones de ese grupo.

77
Al lado se encuentra una paleta de colores para cambiar rápidamente la combinación de colores a
nuestra elección. La opción se llama “Cambiar colores”

Este es el resultado con los nuevos colores:

78
Siempre en la Ficha Diseño que aparece contextualmente al momento de realizar un gráfico (junto
con la de Formato), podemos ver que existen Diseños Rápidos que nos permiten por ejemplo,
observar los datos de la categoría (el Departamento en este caso)

79
También en esa ficha, en la Opción “Agregar elementos al gráfico” podemos cambiar el título del
gráfico, o la leyenda que aparece a la derecha, o hacer que la categoría que acabamos de incluir
aparezcan en el extremo externo del círculo:

80
Veamos algunas opciones que aparecen en la Ficha Contextual “Formato”

Las opciones que se desplegaran en esta ficha afectarán la parte del grafico que este seleccionada.
A mano izquierda se observa que dice “Área del Gráfico”, que es el área externa al círculo.
También está el Área de Trazado que es el sector donde se encuentra el círculo. También están las
Series, que son las columnas de Datos que seleccionamos de la Base, La serie Total Mes 1 y la Serie
Departamento, los cambios que se hagan en estas series afectaran en este caso a cada uno de los
sectores del grafico circular. Están también los Ejes, para aplicar formatos de escala por ejemplo.
En la paleta de colores que se muestra elegiremos un color para el área externa o Área del Grafico
que es el área que está seleccionada.

81
Cambiaremos el título al grafico simplemente haciendo clic en el área del mismo:

82
Observe cómo a mano derecha del Grafico aparecen tres iconos: Un símbolo más para agregar
elementos al gráfico, el símbolo de una pluma para dar Diseño rápido al gráfico, y el símbolo de
filtro que permite que nosotros elijamos que cosa queremos que aparezca o no en el gráfico.
Veamos:

83
Observe en la siguiente imagen que es posible sacar el ticket a algunos departamentos para
mostrar los respectivos porcentajes excluyendo lo que nosotros queramos:

Vamos a excluir del grafico el Depto. Desarrollo:

84
Este es el nuevo gráfico con los nuevos totales proporcionales:

85
En el icono de la pluma podemos ver estilos y colores rápidos de diseño:

Veamos este cambio:

86
En el icono del + podemos agregar o quitar elementos del gráfico, como el título o la leyenda:

87
Siempre en la ficha formato, podemos usar las opciones que vienen en el grupo Estilos de Forma,
para personalizar aún más nuestro gráfico. Recordemos que los cambios se realizaran en el área
que esté seleccionada. Cambiaremos el grosor del contorno y el color del borde externo del área
del gráfico:

88
Veamos el resultado:

89
Justo debajo de las opciones de Contorno, encontramos opciones de Biselado, Reflexión
(Iluminado) y sombreado. Veamos el Iluminado, le da un aspecto de difuminacion al borde, entre
las varias opciones que se muestran: (observe que ahora el área seleccionada corresponde a la
Serie Mes1, o sea, los sectores del gráfico)

90
Y cambiaremos al Área del Grafico para cambiar el color de fondo:

Finalmente cambiaremos de ubicación nuestro grafico para que quede en una hoja nueva, Ficha
Diseño, “mover Gráfico”

91
Nuestro gráfico en una nueva hoja:

Agrandaremos la fuente de las etiquetas pues apenas se alcanzan a ver. Para eso, botón derecho
sobre cualquier etiqueta y opción Fuente:

92
Cambiamos a tamaño 20 de Fuente:

Se ve mejor:

93
Una vez hecho el cambio supongamos que debemos realizar continuamente gráficos con estos
estilos de formato y diseño. Excel 2013 permite que un gráfico pueda guardarse como plantilla o
modelo para futura información graficar, conservando dichos estilos y diseños en el nuevo gráfico.
Haremos clic derecho sobre el grafico, “Guardar como plantilla”

94
La guardamos en la carpeta predeterminada, para acceder más fácilmente a la plantilla
cuandoqueramosutilizarla:

95
Apliquemos nuestra plantilla con los datos ahora de los Montos a Pagar versus el Departamento.
Para realizar el grafico usaremos una técnica diferente: Seleccionaremos el rango (discontinuo,
con la tecla CTRL presionada), y usaremos un atajo de teclado para graficar, la tecla F11:

96
Vamos a Cambiar el tipo de Grafico. Ahí encontraremos la Opción Plantillas. Y en esta carpeta
encontraremos nuestro modelo:

97
Aceptamos y los nuevos datos aparecen con el diseño y estilo que hemos guardado:

98
Por último, realizaremos un gráfico doble mostrando toda la información, tanto las horas
trabajadas como los montos a pagar por departamento:

99
Seleccionamos los datos, y apretamos F11:

Vamos a cambiar el tipo de gráfico:

100
Observe que nos dirigimos a la opción de más abajo, Cuadro Combinado. Aquí le indicaremos que
queremos la serie TOTAL MES1 (Horas Trabajadas) en un eje secundario, y en columnas:

101
La información del monto a pagar se muestra en líneas:

102
Hacemos cambio de diseños y formatos. Observe que ahora hay un eje para cada serie de datos
graficada, lo cual presenta la información de forma muy atractiva.

Este es nuestro resultado final, se puede ver la relación entre las horas trabajadas y los montos de
horas extras a pagar, por cada Departamento. De todos los departamentos el que más paga por
horas extras y el que más horas trabaja es el depto.DeProducción. Esta información permite
tomar decisiones relevantes en la empresa.

103
EJERCICIO 10

IMPRESIÓN DE PLANILLAS

En este capítulo final aprenderemos las nociones básicas necesarias para imprimir correctamente
los datos de una hoja de cálculo. Siguiendo con nuestro ejemplo de las Horas Extras de la Empresa,
veremos cómo configurar las paginas previo a la impresión y como obtener la impresión final.
Supongamos que queremos imprimir los siguientes datos:

104
Antes de hacer cualquier otra cosa, debemos indicarle a Excel cual es el área de la planilla que
queremos imprimir, de lo contrario imprimirá TODO lo que hay en ella. En este caso queremos
imprimir la base de datos y el gráfico. Veamos cómo realizar esta selección:

Primero seleccionamos con el puntero de selección toda el área, teniendo cuidado de incluir la
zona del gráfico.

105
En seguida nos dirigimos a la Ficha DISEÑO DE PAGINA, y seleccionamos del grupo Configuración el
Botón “Área de Impresión”, y la opción “Establecer Área de Impresión”

106
Observe como ha quedado destacada el área a imprimir

Veamos la Vista Previa, en el Menú Archivo, Imprimir

107
La segunda página

Y la tercera:

108
Existe la opción de Cambiar la Orientación de la Página, para visualizar mejor datos con varias
columnas de ancho:

Esa opción también existe en la Ficha Diseño de Página, elegimos Orientación Horizontal

109
Ha quedado mucho mejor, sin embargo los datos siguen cortados y el grafico también

110
En esta misma Ficha existe la posibilidad de indicar a Excel cuantas páginas queremos que la
impresión cubra de Ancho y Alto. Veamos en 2 páginas de Alto:

111
Y en 2 páginas de ancho

112
Ahora se visualiza toda la información de la base del Mes 1, sin embargo el grafico sigue cortado:

113
Excel dispone de Vistas en la parte inferior derecha. La Vista Previa de Salto de Pagina nos permite
modificar a mano los saltos de página o divisiones de la información en las distintas hojas que se
van a imprimir:

Esta es la vista mencionada, las líneas azules segmentadas se pueden reubicar fácilmente con solo
usar el mouse

114
115
Los cambios realizados en los saltos de página se observan mejor cambiando el zoom a 30%

116
Hacemos el último cambio para acomodar mejor el gráfico

117
Ya estamos conforme con esta disposición de los datos a imprimir

118
La vista preliminar nos confirma la mejoría en la visualización

El gráfico dispone de una hoja para mostrarse en su totalidad

119
Los datos del segundo mes se muestran cortados, no se logra ver a quien corresponden las cifras

Es posible arreglar este problema, pidiéndole a Excel que imprima las primeras columnas de la
base en todas las hojas. Esto es posible también para bases verticales extensas en los que

120
queremos ver los títulos de la primera hoja en todas las restantes. La Opción se llama Imprimir
Títulos

Es necesario indicar cuales son las columnas que se repetirán en las restantes s hojas

121
Ahora se ven bien los datos del Mes 2

122
Para una correcta impresión, es bueno usar las opciones de márgenes que nos permiten configurar
una presentación atractiva. Queremos que los datos queden centrados tanto vertical como
horizontalmente. Esto se muestra en la opción márgenes personalizados:

123
Tikeamos las casillas correspondientes:

124
El resultado de la impresión queda a la vista:

125
Una Opción alternativa es la que nos ofrece Excel con la impresión de la cuadricula y los
encabezados. Esta acción permitirá ver las divisiones de la cuadricula de Excel en la impresión y
ver los títulos de columnas (letras) y filas (números) en la hoja a imprimir:

126
Sin embargo, los encabezados de página no se personalizan en esa opción sino en “Configuración
de Pagina”, ventana a la que se accede desde el icono pequeño con la flecha en el extremo inferior
derecho:

127
Esta ventana permite Personalizar tanto el encabezado como el pie de página

Vamos A personalizar el encabezado. Existen 3 sectores a personalizar con la información que

necesitemos. La información que está disponible es:

Fecha de la impresión Imprime la fecha actual del sistema en el documento.

Hora de la impresión Imprime la hora actual del sistema en el documento

Nombre del Archivo

Nombre de la Hoja del Archivo

Dirección de la Ruta donde está guardado el archivo Partiendo de su ubicación en el disco C

Numero de Hojas del documento a imprimir

Numero de Hoja Actual

Imagen o Logo

128
En el sector izquierdo escribiremos el nombre de la empresa

El botón con la A permite dar formatos de fuente a la selección:

129
Al centro colocaremos el nombre del Informe:

A mano derecha usaremos una imagen como logo

130
El botón de Formato de Imagen permite establecer el tamaño para la imagen

131
En el pie de página pondremos la fecha y hora, el número de página y su relación con el total de
páginas y el nombre del archivo, respectivamente, en cada sector

132
133
134
Veamos la Vista Previa

135
136
Estamos listos para imprimir, las opciones se encuentran a mano izquierda, como la cantidad de
copias, la intercalación, la impresora activa y el botón de imprimir

137
138
El resultado final será parecido a este. Recordemos que todos los productos Microsoft manejan
tecnología WYSIWYG, del inglés “What you see is what you get”, o sea, “Como se ve es como se
obtiene”

139
Hemos terminado de trabajar los datos de la Base, hemos obtenido cifras correspondientes al
análisis numérico de los datos usando varias funciones y herramientas de las que dispone Excel a
nivel Básico, hemos graficado la información relevante y la hemos impreso. Con todos estos
antecedentes las personas respectivas estarán en posición de tomar las mejores decisiones en
relación al trabajo que los empleados de su empresa realizan semanalmente. Felicitaciones!

SOLUCION A LOS EJERCICIOS

140
EJERCICIO 1

EJERCICIO 2

141
EJERCICIO 3

142
EJERCICIO 4

EJERCICIO 5

143
EJERCICIO 6

EJERCICIO 7

144
EJERCICIO 8

EJERCICIO 9

145
EJERCICIO 10

ANEXOS

Mensajes de error frecuentes

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o
una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como p

uede
ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando MSExcel no reconoce el texto de la fórmula.

146
 #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan.

#¡VALOR! cuando involucra dentro de la fórmula o función una celda que contiene texto.

Teclas para introducir datos en una hoja de cálculo

Presione Para

ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia abajo en la selección

ALT+ENTRAR Comenzar una nueva línea en la misma celda
CTRL+ENTRAR Rellenar el rango de celdas seleccionado con la entrada actual (estando en edición de
datos)
MAYÚS+ENTRAR Completar una entrada de celda e ir hacia arriba en la selección
TAB Completar una entrada de celda e ir hacia la derecha en la selección

Teclas para trabajar en las celdas o la barra de fórmulas

Presione Para

RETROCESO Modificar la celda activa y, a continuación, borrarla, o eliminar el carácter anterior en la celda
activa al modificar el contenido de las celdas
ENTRAR Completar una entrada de celda
ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas
F2 Modificar la celda activa y colocar el punto de inserción al final de la línea

147
Teclas para modificar datos

Presione Para

F2 Modifique la celda activa y coloque el punto de inserción al final de la línea

ESC Cancelar una entrada en la celda o en la barra de fórmulas
RETROCESO Modificar la celda activa y luego eliminarla; o bien eliminar el carácter precedente en la celda
activa mientras se modifica el contenido de la misma

F3 Pegar un nombre definido en una fórmula (estando en modo edición)

ENTRAR Completar una entrada de celda

Teclas para insertar, eliminar y copiar una selección

Presione Para
CTRL+C Copiar la selección
CTRL+X Cortar la selección
CTRL+V Pegar la selección
SUPR Borrar el contenido de la selección

Teclas para moverse en la Planilla dentro de una selección

Presione Para

ENTRAR Moverse de arriba a abajo dentro de la selección (abajo), o bien moverse en la dirección
que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones)
MAYÚS+ENTRAR Moverse de abajo a arriba dentro de la selección (arriba), o bien moverse en la dirección
que se haya seleccionado en la ficha Edición (menú Herramientas, comando Opciones)
TAB Ir de izquierda a derecha dentro de la selección o desplazarse una celda hacia abajo si
sólo se ha seleccionado una columna
MAYÚS+TAB Ir de derecha a izquierda dentro de la selección o desplazarse una celda hacia arriba si
sólo se ha seleccionado una columna

148
Teclas para seleccionar celdas, columnas o filas
Presione Para

CTRL+MAYÚS+* (asterisco) Seleccionar la región actual alrededor de la celda activa (la región actual es
un área de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)
MAYÚS+tecla de dirección Ampliar la selección una fila o columna
MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la fila
CTRL+MAYÚS+INICIO Ampliar la selección hasta el comienzo de la hoja de cálculo
CTRL+MAYÚS+FIN Ampliar la selección hasta la última celda utilizada en la hoja de datos
(esquina inferior derecha)
CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna
MAYÚS+BARRA Seleccionar toda la fila
ESPACIADORA
CTRL+MAYÚS+BARRA Seleccionar toda la hoja de cálculo
ESPACIADORA

Teclas para ampliar la selección con el modo Fin activado

Presione Para
FIN Activar o desactivar el modo Fin

149
Atajos de Teclado Especiales

ABRE UN ARCHIVO BUSCA UNA PALABRA O

GUARDADO EN EL PC TEXTO EN EL AREA SELECCIONADA

COPIAR SELECCIONAR TODO

GUARDAR IR A ESPECIAL

PONER CURSIVA AL TEXTO REEMPLAZAR UN TEXTO

SELECCIONADO POR OTRO

PONER NEGRITA IMPRIMIR

GUARDAR Y CERRAR

SUBRAYAR ABRIR UN ARCHIVO

NUEVO

PEGAR CORTAR

REHACER DESHACER

OCULTAR UNA AGREGAR COLUMNA

COLUMNA O FILA

ELIMINAR COLUMNA SELECCIONAR UNA

O FILA BASE

SELECCIONAR UNA FILA DE UNA BASE

150
 SELECCIONAR UNA COLUMNA DE UNA BASE

SELECCIONAR TODA LA BASE (SITUADO

EN LA ESQUINA SUPERIOR IZQUIERDA)

F1: AYUDA DE EXCEL

F2: MODO EDICION DE UNA CELDA (EQUIVALENTE AL DOBLE CLIC EN UNA CELDA)

F3: PEGAR UN NOMBRE

F4: REFERENCIA ABOLUTA, MIXTA O RELATIVA

$C$5= REFERENCIA ABSOLUTA

$C5 = REFERENCIA MIXTA, COLUMNA FIJA, FILA LIBRE

C$5 = REFERENCIA MIXTA, COLUMNA LIBRE, FILA FIJA

C5 = REFERENCIA RELATIVA

F5: IR A

F6: ACTIVAR LOS COMANDOS CON TECLAS

F7: CORRECTOR ORTOGRAFICO Y GRAMATICAL

F8: SELECCIÓN FIJA

F9: ACTUALIZAR

151
F10: ACTIVAR LOS COMANDOS CON TECLAS

F11: GRAFICAR LO SELECCIONADO

F12: GUARDAR COMO

152