MUNICIPALIDAD DISTRITAL

DE MORROPE

PLAN DE PREVENCIÒN
DE SINIESTROS DEL
ARCHIVO CENTRAL DE
LA M.D.M
 PRESENTACIÒN

El 19 de febrero de 2011, mediante la aprobación de la Ley N° 29664, se creó el

Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastre – SINAGERD, como sistema
interinstitucional, sinérgico, descentralizado, transversal y participativo, con la
finalidad de identificar y reducir los riesgos asociados a peligros o minimizar sus
efectos, así como evitar la generación de nuevos riesgos, preparación y atención ante
situaciones de desastre mediante el establecimiento de principios, lineamientos de
política, componentes, procesos e instrumentos de la Gestión del Riesgo de Desastres.

El análisis de la problemática actual y perspectiva de los riesgos en el Perú para un

horizonte futuro, orienta la elaboración de la Política Nacional de Gestión del Riesgo de
Desastres, la misma que se sustenta en las principales variables e indicadores sobre el
origen del peligro, asociadas a la vulnerabilidad de la población y su patrimonio, a la
infraestructura económica y social, así como al ambiente y su entorno, a partir de cuyo
análisis se elaboran escenarios orientados a evitar la generación de nuevos riesgos y a
reducir o mitigar los existentes y prepararse para una óptima respuesta, evitando así
mayores impactos ante la posible ocurrencia de desastres y facilitando su
recuperación, lo cual se enmarca y se visualiza dentro de la Política del Desarrollo
Nacional Sostenible.

La prevención de desastres y situaciones de riesgo, es una estrategia

importante en la planificación general de la preservación. Un plan programado
acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia
minimizando el peligro tanto para el personal como para la documentación y la
edificación, disminuyendo los costos que a todo nivel implicarían siniestro. Dicho Plan
se debe basar en el establecimiento de las medidas de prevención y protección de los
acervos documentales y el conocimiento de las estrategias de recuperación después
del siniestro en la planificación de repuesta y recuperación.

Hay que tener en cuenta, que en un archivo, cualquier suceso que implique
agua, fuego o fenómeno físicos violentos; implica la destrucción de valiosa
información que en ocasiones es insustituible. Por lo antes mencionado, debemos
considerar que en un PLAN DE SEGURIDAD, es el conjunto de principios, normas y
medios de seguridad, que ordenadas y relacionadas entre sí, permiten alcanzar un
óptimo nivel de seguridad, estableciendo un estado de confianza y de prevención.
 CAPITULO I

GEOGRAFIA Y POBLACION.

Ubicación Geográfica: El Distrito de Mórrope se encuentra ubicado en la

Provincia de Lambayeque, su capital del Distrito es la Ciudad de Mórrope
ubicado a la orilla del Río del Mórrope, distante a 33.5 km al norte de la Ciudad
de Chiclayo y a 25.5 km de la ciudad de Lambayeque.

a) Altitud: Su altitud es de 16 metros sobre el nivel del mar. ubicación física se

determina entre las coordinadas 6º 32’ 15’’ de Latitud Sur y 80º 48’ 25’’ de
Latitud Oeste.

b) Superficie: El distrito cuenta con una extensión territorial de 1,041 Km2.

c) Limites:

 Por el Norte : Con Sechura y Olmos.

 Por el Sur : Con Lambayeque y San José.

 Por el Este : Con Mochumi, Tùcume, Illimo, Pacora y Motupe.

 Por el Oeste : Con el Océano Pacifico.

d) División Geográfica: EL Distrito de Mórrope está integrado por su Ciudad

Capital, cuatro (04) Centros Poblados y además por Caseríos, Anexos, etc.

UBICACIÓN GEOGRÁFICA DEL PERÚ

EI Perú está expuesto de manera permanente a fenómenos de origen natural que

pueden desencadenar desastres, situación que añadido al proceso de crecimiento
informal y desordenado de la población y la falta de planificación de la infraestructura
urbana de parte de las autoridades, ponen en riesgo y afectan la seguridad y la vida de
la población, la infraestructura del desarrollo, el patrimonio y el ambiente. Este
escenario se debe principalmente a la ubicación geográfica del país: en el borde sur
oriental del Océano Pacifico -área de gran actividad sísmica y que forma parte del
denominado Círculo de Fuego del Pacifico, su proximidad a la región tropical de
Sudamérica –área donde el fenómeno “El Niño” se presenta de manera recurrente- y la
Cordillera de los Andes – cadena montañosa que atraviesa longitudinalmente el
territorio.
Generan una gran variedad de microclimas, todos estos factores incrementan de
manera considerable, la vulnerabilidad del territorio peruano. Estos factores se
evidencian en los diversos fenómenos naturales recurrentes en el transcurso del año;
por ejemplo, en los primeros meses del calendario, el país es afectado por lluvias
intensas que desencadenan en desbordes de ríos, inundaciones, deslizamientos,
huaycos, entre otros. Aproximándonos a la mitad del año, las bajas temperaturas
afectan con heladas a las poblaciones alto andinas y friaje en las regiones de la selva.
De igual forma, los oleajes anómalos se han convertido en una amenaza para algunas
regiones costeras en el transcurso de todo el año. Estos fenómenos de la naturaleza,
ocupan un espacio casi determinado en el calendario fenomenológico del país. A ello,
debemos sumarle, lo impredecible de los movimientos sísmicos.

En función a lo expuesto, se puede concluir que el Perú, si bien presenta alta

vulnerabilidad ante fenómenos naturales y aquellos que se originan debido a la
actividad humana, es también importante reconocer que esta variedad en nuestra
fenomenología, hacen del país un espacio privilegiado para el desarrollo de actividades
sociales y económicas que permiten el desarrollo sostenido e inclusivo de las
poblaciones, lo cual demanda un accionar permanente y planificado del Estado para
garantizar el bienestar y crecimiento de la población.

DISPOSICIONES GENERALES.-

OBJETIVOS PRIORITARIOS.-

Tiene como objetivo establecer las medidas pertinentes que deben ser ejecutadas de
forma coordinada, articulando las acciones con personas que laboran en el área
debidamente capacitadas ,deberá contar con los medios de respuesta a una
emergencia,(gestión reactiva) con la finalidad de proteger el acervo documentario y el
medio ambiente sobre todo orientado y garantizando el nivel de seguridad a la vida
humana que se encuentra monitoreando el acervo documentario del archivo central
de la Municipalidad Distrital de Mórrope.

La implementación y desarrollo de la Gestión del Riesgo de Desastres requiere de

cuatro objetivos prioritarios, que permitan la articulación e integración de sus
componentes y procesos, en el marco del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de
Desastres - SINAGERD:

1. Institucionalizar y desarrollar los procesos de la Gestión del Riesgo de Desastres a

través del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres articulado con el
gobierno local de Mórrope.
2. Fortalecer el desarrollo de capacidades en todas las instancias del Sistema Nacional
de Gestión del Riesgo de Desastres, para la toma de decisiones en los niveles de
gobierno Local de Mórrope.

3. Incorporar e implementar la Gestión del Riesgo de Desastres a través de la

planificación del desarrollo y la priorización de los recursos humanos, materiales y
financieros.

4. Fortalecer la cultura de prevención y el aumento de la resiliencia para el desarrollo

sostenible.

OBJETIVO 1.-

FORTALECER EL DESARROLLO DE CAPACIDADES EN TODAS LAS INSTANCIAS DEL

SISTEMA NACIONAL DE GESTIÓN DEL RIESGO DE DESASTRES, PARA LA TOMA DE
DECISIONES EN EL GOBIERNO LOCAL DE MORROPE.

1.1 Fomentar la aprobación y la aplicación de los lineamientos de política para el

desarrollo de capacidades en la administración pública en lo que corresponde a los
procesos de la Gestión del Riesgo de Desastres.

1.2 Fortalecer la gestión del conocimiento en materia de Gestión del Riesgo de

Desastres, con participación de las entidades académicas, colegios profesionales e
instituciones técnico científicas, para contribuir a la toma de decisiones.

1.3 Desarrollar e impulsar los instrumentos de Gestión del Riesgo de Desastres:

metodologías mejoradas, planes estratégicos y operativos, reglamentos,
directivas, lineamientos, guías, manuales y protocolos sobre la materia, para
mejorar la capacidad de conducción técnica y operativa del archivo central.

1.4 Fomentar el desarrollo de capacidades humanas para la Gestión del Riesgo de

Desastres en las entidades públicas, sector privado y sociedad civil.

OBJETIVO 2.-

FORTALECER LA CULTURA DE PREVENCIÓN Y EL AUMENTO DE LA RESILIENCIA PARA

EL DESARROLLO SOSTENIBLE

2.1. Promover la participación de los medios de comunicación en la cultura de

Prevención.
2.2. Incorporar la interculturalidad como parte de las estrategias del fortalecimiento
de la cultura de prevención.

2.3. Fortalecer, fomentar y mejorar permanentemente el incremento de resiliencia y

respuesta de las entidades públicas, privadas, comunidades y la sociedad civil.

FINALIDAD

La presente directiva tiene por finalidad prevenir los daños y salvaguardar el acervo
documental, preservando la integridad física de las personas que laboran en la
Municipalidad Distrital de Mórrope, Provincia y Región Lambayeque; y protegiendo las
instalaciones del local municipal donde se ubica el archivo central, procurando
minimizar los riesgos así como procurar una intervención rápida, eficiente y segura
frente a una eventual contingencia.

JUSTIFICACION

Conocidos los daños que pudiesen ocasionar el Fenómeno de El Niño vemos la

necesidad de instruir al personal que labora en las oficinas archivo central del Gobierno
Local de Mórrope, a fin de que puedan prevenir y hacer frente a posibles siniestros por
inundación, que sin duda afectarían el Patrimonio Documental que custodian y
conservan.

DIAGNOSTICO DE GESTION DE RIESGOS DE DESASTRES.-

El Perú se encuentra en la zona intertropical de Sudamérica comprendida entre la línea

del Ecuador y el Trópico de Capricornio, cubre un área de 1'285,215 km², que lo
convierte en el vigésimo país más grande en tamaño de la Tierra y el tercero de
América del Sur y posee la mayoría de micro climas del mundo lo que le da gran
diversidad de recursos naturales. La existencia de condiciones geográficas y climáticas
diversas, como su ubicación en el Cinturón de Fuego del Pacifico, y la presencia de la
Cordillera de los Andes y el Anticiclón del Pacifico, entre otros, hace que el territorio
peruano sea muy complejo para la implementación de la Gestión del Riesgo de
Desastres - GRD.

En los últimos años, el incremento en la recurrencia y severidad de los desastres

asociados a fenómenos de origen natural o inducidos por la acción humana, es uno de
los aspectos de mayor preocupación a nivel internacional y nacional, convirtiendo esta
situación en un reto a la capacidad del hombre para adelantarse a los acontecimientos
a través de una eficaz Gestión del Riesgo de Desastres.

En respuesta a esta necesidad, nuestro país viene impulsando la formulación y

adopción de políticas públicas para la Gestión del Riesgo de Desastres, consecuencia de
lo cual se aprobó la Ley 29664, Ley de creación del Sistema Nacional de Gestión del
Riesgo de Desastres - SINAGERD, la Política Nacional de Gestión del Riesgo de
Desastres, así como se viene desarrollando y aprobando lineamientos y demás normas
complementarias para el cumplimiento de los mismos.

La Ley 29664, establece que el Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres es
uno de los principales instrumentos del SINAGERD, integra los procesos de Estimación,
Prevención, Reducción del Riesgo de Desastres, Preparación, Respuesta, Rehabilitación
y Reconstrucción, y tiene por objeto establecer las líneas estratégicas, objetivos,
acciones, procesos y protocolos de carácter plurianual necesarios para concretar lo
establecido en la Ley.

El Plan Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres - PLANAGERD 2014 - 2021, es

fruto del trabajo conjunto entre la Secretaría de Gestión del Riesgo de Desastres -
SGRD de la Presidencia del Consejo de Ministros, el Centro Nacional de Estimación,
Prevención y Reducción del Riesgo de Desastres - CENEPRED y el Instituto Nacional de
Defensa Civil - INDECI, Ministerio de Economía y Finanzas - MEF y Centro Nacional de
Planeamiento Estratégico - CEPLAN, así como de los demás integrantes del SINAGERD,
quienes brindaron sus aportes mediante talleres participativos realizados a nivel
nacional.

Los instrumentos de planificación sectorial y territorial en materia de Gestión del

Riesgo de Desastres en los tres niveles de gobierno, deben estar enmarcados con el
PLANAGERD, cuyo monitoreo, seguimiento y evaluación estará coordinado por la
Presidencia del Consejo de Ministros, a través de la Secretaría de Gestión del Riesgo de
Desastres – SGRD, en su calidad de Ente Rector del SINAGERD, contando con el apoyo
técnico directo del CENEPRED y el INDECI, así como del CEPLAN y del MEF; bajo un
enfoque sistémico, descentralizado, sinérgico y multisectorial.

ANTECEDENTES DE GESTION DE RIESGOS DE DESASTRES.-

En la década de 1990, con la declaración del “Decenio Internacional para la Reducción

de los Desastres Naturales – DIRDN”, los conceptos de prevención y mitigación
ganaron vigencia sobre los enfoques centrados en la respuesta a los desastres.

En la última década en nuestro país se realizaron esfuerzos en torno al tema, así se

formuló el Plan Nacional de Prevención y Atención de Desastres, aprobado mediante
Decreto Supremo Nº 001-A-2004- DE/SG del 15 de enero de 2004, instrumento de
planificación, resultado de la conjunción de esfuerzos y diversas reuniones de trabajo
con los representantes de las entidades públicas y no públicas que conformaban el
Sistema Nacional de Defensa Civil - SINADECI. El referido plan, definió objetivos,
estrategias y programas dirigidos a la prevención, mitigación del riesgo, preparación,
atención de emergencias, así como para la rehabilitación en caso de desastres.

Posteriormente, con el acuerdo de la Conferencia Mundial sobre la Reducción de los

Desastres y la adopción del “Marco de Acción de Hyogo para 2005-2015” - MAH, los
países asumieron una serie de compromisos, entre los cuales se estableció como
prioridad: “Velar para que la Reducción del Riesgo de Desastre constituya una
prioridad nacional y local dotada de una sólida base institucional”, generando una
corriente de organización basada en la Gestión del Riesgo de Desastres, con un
enfoque integral, en el cual todos los actores del desarrollo deben asumir funciones
específicas, desde la base de sus competencias y atribuciones, priorizando como tema
central la GRD y sus componentes: la Gestión Prospectiva, Correctiva y Reactiva, y no
sólo la administración del desastre.

Las orientaciones del Marco de Acción de Hyogo, identifican la necesidad de un

enfoque integral del riesgo, tomándose en cuenta los contextos regionales, y la
incorporación de las comunidades en las acciones de reducción del riesgo, como un
elemento esencial para lograrlo. También prevé la adopción de legislación que
favorezca al desarrollo de los procesos de la GRD.

En ese contexto, el 17 de diciembre de 2010, el Acuerdo Nacional, amplía el acta

suscrita el 22 de julio de 2002, para incorporar la trigésima segunda Política de Estado,
Gestión del Riesgo de Desastres, que sería implementada por los organismos públicos
de todos los niveles de gobierno, con la participación activa de la sociedad civil y la
cooperación internacional, promoviendo una cultura de prevención y contribuyendo
directamente en el proceso de desarrollo sostenible a nivel nacional, regional y local.

El Gobierno Nacional, en el marco del Proceso de Modernización, Descentralización y

Reforma del Estado, ha creado el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres
- SINAGERD, a través de la Ley Nº 29664 promulgada el 08 de febrero de 2011 y su
Reglamento aprobado mediante el Decreto Supremo Nº 048-2011-PCM de fecha 25 de
mayo de 2011.

Mediante, Decreto SupremoN°111-2012-PCM del 02 de Noviembre de 2012, se

aprueba la Política Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, definida como “el
conjunto de orientaciones dirigidas a impedir o reducir los riesgos de desastres, evitar
la generación de nuevos riesgos y efectuar una adecuada preparación, atención,
rehabilitación y reconstrucción ante situaciones de desastres, así como a minimizar sus
efectos adversos sobre la población, la economía y el ambiente”. La Política Nacional
de Gestión del Riesgo de Desastres, contiene principios, objetivos prioritarios,
lineamientos estratégicos, que orientan la actuación de todos los actores involucrados
de manera articulada y participativa en la GRD, con la finalidad de proteger la
integridad de la vida de las personas, sus medios de vida y propender hacia el
desarrollo sostenible del país.

ANÁLISIS ESTRATÉGICO DE LA SITUACIÓN INSTITUCIONAL.-

El análisis estratégico implica la revisión de las fortalezas, debilidades, oportunidades

y amenazas a la institución, es decir el reconocimiento de los aspectos positivos y
negativos, tanto del interno como del entorno de la institución.

La síntesis estratégica se realiza en función del considerar la posibilidad de la

corporación municipal para aprovechar sus ventajas y superar sus debilidades y hacer

frente a los condicionantes del entorno (Oportunidades y Amenazas). De esta síntesis

se desprenden cuatro evaluaciones prospectivas:

1.- Uso de las Potencialidades: Se logran utilizar las fortalezas y se aprovechan las
oportunidades de desarrollo que ofrece el entorno.

2.- El peso de las Limitantes y Restricciones: Las debilidades no superadas de la

corporación municipal se encuentran con los riesgos del entorno.

3.- Enfrentando Desafíos: Se logran superar las debilidades para aprovechar las
potencialidades que ofrece el entorno.

4.- Enfrentando Riesgos: Las fortalezas no son suficientes para contrarrestar las
amenazas que desde el entorno se ciernen sobre la corporación municipal.

Fortalezas.- (causas internas de la corporación municipal); son aquellas ventajas

relacionadas con los recursos humanos, materiales y financieros, que nos facilitan la
realización de actividades o la ejecución de nuestros proyectos.

Debilidades.- (causas internas de la corporación municipal), son aquellos factores

relacionados con los recursos humanos, materiales y financieros, que nos dificultan la
realización de actividades o la ejecución de nuestros proyectos.

Oportunidades.- (causas externas de la corporación municipal), es aquella situación o

circunstancia generada en el ámbito de competencia municipal, que puede
aprovecharse para mejorar u otorgar un servicio a la ciudadanía.

Amenazas.- (Causas externas ajenas al dominio de la corporación municipal), son las

situaciones externas que pueden ocasionar el incumplimiento de un objetivo, impedir la
realización de un proyecto o afectar negativamente el desarrollo de las actividades.
 VISION MISION
Órgano de apoyo de la secretaria Área orgánica responsable de planificar,
general, que coadyuva de manera organizar, dirigir, supervisar, controlar y
eficiente el cumplimiento de los objetivos realizar actividades para la
institucionales, administrando el sistema administración documentaria y archivo
integral del trámite documentario de la institución municipal.
municipal.
ESTADO SITUACIONAL - DIAGNOSTICO
Actualmente esta área viene ejecutando el proceso de clasificación y organización
del patrimonio documental, asimismo viene elaborando normas internas de acuerdo
a las directivas del archivo de la nación.
FORTALEZAS DEBILIDADES
 Controlar el flujo y ubicación de  Recurso humano con falta de
los documentos dentro del capacitación en temas
archivo. relacionados a la conservación de
 Controlar el cumplimiento de las documentos.
normas y procedimientos  Falta de implementación de
establecidos para el sistema de medios de comunicación e
gestión documentaria municipal. informáticos para el área del
 Supervisar el proceso de archivo central municipal.
clasificación y organización de  Falta de mobiliario y/o material
documentos que forman parte logístico para señalizar el acervo
del patrimonio documental de la documentario de gestiones
municipalidad. municipales pasadas.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
 Tomar en cuenta las  Con respecto al control al control
recomendaciones del archivo de y supervisión del archivo se debe
la nación con respecto a la implementar medidas de
 implementación y conservación
del acervo documentario.
 Implementación de una
plataforma para recepción y
fedateo de documentos, a fin de
brindar una mayor comodidad al
usuario.
 Emisión de directivas para el
manejo del sistema integral de
trámite documentario.
prevención y/o reubicación del
espacio de bajo nivel de
vulnerabilidad en sismo,
inundaciones y/o evento inducido
por el hombre.
 Carencia del recurso humano con
un perfil adecuado para la
gestión eficaz por lo que se debe
realizar un cronograma de
capacitaciones.

AMBITO DE ANALISIS.-
PELIGRO, VULNERABILIDADES Y RIESGOS POR INUNDACIONES DEL DISTRITO DE
MORROPE.

PELIGROS RELACIONADOS POR LA ACCION PLUVIAL.-

En eventos extraordinarios como el Fenómeno de El Niño, la periódica intensidad

pluvial causa daños debido al volumen de precipitaciones, a la velocidad de
escorrentía, y a la superficie de drenaje.

La gran participación pluvial ocasionada a las pendientes muy fuertes hacen que los
caudales se incrementen muy rápidamente y su carácter destructivo Aumente a
medida que las aguas bajan a niveles inferiores concluyéndose obviamente que
mientras en las laderas superiores hay una gran erosión e Inestabilizacion de taludes,
en las zonas bajas el peligro potencial del agua se Traduce en inundaciones y
también erosión.

Se dice que la actividad de los elementos de la corteza terrestre obedece a las leyes de
la gravedad, pero al mismo tiempo debemos tener en cuenta el elemento que ayuda a
la gravedad a producir gran parte de los movimientos de la corteza terrestre, es el
agua, ocasionando problemas de geodinámica externa.

El agua, el elemento que es vida y que da vida, muy lamentablemente también es una
materia que en abundancia excesiva origina grandes trastornos, como los que hemos
vivido recientemente en nuestra región (el Fenómeno “El Niño”).

Amenaza / Peligro.-

Factor externo de riesgo, representado por la potencial ocurrencia de un suceso de

origen natural o generado por la actividad humana, o la combinación de ambos, que
puede manifestarse en un lugar específico, con una magnitud y duración
determinadas.
 Vulnerabilidad.-

Factor interno de riesgo de un sujeto, objeto o sistema expuesto a una amenaza, que
corresponde a su predisposición intrínseca a ser dañado. En el caso concreto de este
plan, deberá identificarse los elementos expuestos de acuerdo a los componentes del
SINAGERD, analizándose luego las condiciones de susceptibilidad de daño de cada uno
de dichos elementos, en enfermedades infectocontagiosas, implementado el Botiquín,
de extintores operativos, recursos humanos debidamente capacitados, etc.

Identificación de la Amenaza (Peligro).-

En estas lluvias que enfrentamos se pueden identificar una serie de amenazas que
ponen en peligro la salud de las personas, los servicios y los bienes materiales a los
cuales se han identificado como , Inundaciones, desbordes de ríos y lagunas, accidentes
de tránsito, accidentes de transporte fluvial, ensalzamientos.

LAS CONDICIONES DE VULNERABILIDAD DE LA POBLACION.

EXPOSICIONES DINAMICAS.
Fuerzas micrográficas.

Encontramos en las Cuenca del rio la leche y Motupe, que la ocupación espacial del
suelo para viviendas ha ido incrementándose más por crecimiento vegetativo; es
importante destacar que los residentes son descendientes de la cultura Muchik y Chimú.
Otro condicionamiento se da en la estructura familiar donde predomina la inequidad de
género, Las familias son numerosas con una concentración promedio de cinco hijos,
porque está ligado, el número de hijos a la producción de mano de obra.

Las viviendas son rusticas de adobe y de quincha sin tecnologías apropiadas y a su vez
emplazadas en zonas inundables, los techos son precarios y además existen pocas zonas
con alturas suficientes para ser zonas seguras, y para reubicar las familias.

Vulnerabilidad ambiental y ecológica.

- En la zona rural no existe Según FONCODES el 24% de la población Distrital no

cuenta con desagüe ni letrinas, la eliminación de excretas la hacen en el campo
abierto, situación peligrosa que puede acarrear enfermedades, sobre todo en
etapas de calor o lluvias, existiendo una gran demanda de las familias por la
Salinización.

- Mórrope tiene niveles de temperatura superiores al promedio normal.

- un sistema de manejo de basura, estas muchas veces es quemada o arrojada a

campo abierto y alrededor de las viviendas convirtiéndose en focos infecciosos que
pueden afectar la salud de la Población.
- El agua extraída de los pozos artesanales ya sea dulce o salobre no recibe ningún tipo
de tratamiento y se contamina solo al contacto con los recipientes con los que se
extrae, lo cual puede ocasionar problemas en la salud de los pobladores (cólera,
Gripe, agua contaminada con arsénico).

En lo Social:

Existe un débil proceso participativo, aun se necesita incorporar en la mente de las

personas su condición de ciudadanos(as), y el ejercicio de sus derechos, el
conocimiento de las normas que le facultan intervenir en las decisiones de la
municipalidad distrital la cual, no cuenta con los recursos necesarios para satisfacer
las demandas locales existentes.
- Mínima participación de la población en trabajos comunales.

- Débil relación en las instituciones como en el gobierno local y organizaciones

locales (comunidad Campesina san Pedro de Mórrope, comedores populares, vaso de
leche, comisión de regantes).

- Baja integración entre las organizaciones e instituciones Locales.

- Otro aspecto relevante es la necesidad de articulación de alianzas inter-

municipal que permita un trabajo de cuenca, con propuestas basadas en función al
potencial y limitaciones del territorio a través de proyectos de comunidad,
promoviendo la preservación de los recursos naturales, recuperar áreas agro
forestarles, promover y regular, el uso adecuado de los suelos y tener un manejo
adecuado de los recursos hídricos, flora y fauna sistemas de saneamiento.

- Este escenario actual incide en generar una limitada capacidad para

transformar las condiciones de riesgo y acceder a condiciones adecuadas de
bienestar.

Economía:

- Es un Distrito que tiene una actividad económica escasamente productiva y

distribución deficiente de los recursos y producción es de autoconsumo mayormente,
lo poquito que le queda lo comercializan en los mercados de Lambayeque y Chiclayo.

- Actividad económica: el 60% de la población se dedica a la agricultura, algunos

son trabajadores independientes, trabajan sus parcelas o como mano de obra en las
zonas agrícolas aledañas, siguiendo en orden de importancia la industria
manufacturera (5.53%) y el comercio con el 4.46%.

- el acceso a la oferta laboral es muy bajo, la oferta laboral es menor que la

demanda, su nivel de ingreso son inferiores al ingreso mínimo vital que no cubren sus
necesidades básicas.
Ambientales:

Encontramos una depredación de barreras vivas en el entorno de los ríos, lo cual

provoca mayor erosiones laterales, una alta colmatación de ríos en la cuenca baja lo
cual evidencia que en las partes altas existe deficiente de retenedores hídricos
(arboles, arbustivos).

MAPA DE PELIGROS DEL DISTRITO DE MORROPE

En el Distrito de Mórrope se han identificado dos niveles de peligro. La calificación

del territorio urbano y área circundante inmediata según los niveles de peligro se
puede apreciar en la Lámina.

• Zonas Peligro Alto.

Se encuentra ubicado en la zona central de la ciudad extendiéndose de norte a Sur;

y comprendiendo parte de los zonas rurales, del distrito de Mórrope y sus caseríos
y circundando la zona de Peligro Alto +. Al interior de esta zona se encuentra
ubicada el área central del distrito de Mórrope.

• Zona de Peligro Medio

Las zonas calificadas como de Peligro Medio, se encuentran ubicadas en las zonas
periféricas Este y Oeste; y en el sector Nor-este inmediata al área central del
distrito.

BASE LEGAL
  Decreto Ley N° 19414 Ley de Defensa, Conservación e Incremento del
Patrimonio Documental de la Nación.
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades
 Ley N° 25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos.
 Ley N° 2829296 Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.

 Decreto Supremo N° 001-A-2004-ED/SG aprueba el Plan Nacional de Prevención

y atención de desastres.
 Resolución Jefatural N° 073-85/AGN-J Normas Generales del Sistema Nacional
de Archivo
 Resolución Jefatural N° 292-2008- AGN que aprueba la Directiva N° 002-
2008- AGN/DNAH-DC sobre Prevención de Siniestros por Incendios en Archivos.
 Resolución Jefatural N° 159-97-AGN/J Plan de Prevención y Recuperación de
Siniestros por Inundación en Archivos.
 Resolución Jefatural N° 173-86-AGN/J directiva N° 007/86-AGN-DGAI “Normas
para la conservación e documentos en los Archivos Administrativos del Sector
Público Nacional”.
 Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J Reglamento de Infracciones y
Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos.
 Ley del Sistema Nacional de Gestión de Riesgos de Desastres N°29664.
 Decreto Supremo N°048.2011-PCM, reglamento del SINAGERD.

ALCANCE

El presente “Plan de Prevención de Siniestros en Archivos” es de aplicación obligatoria

para el área del archivo central de la Municipalidad Distrital de Mórrope, y los acervos
que se encuentren en cada una de las unidades orgánicas de la Institución

RESPONSABILIDADES

Los titulares directos e indirectos de acuerdo al organigrama institucional son

responsables del fiel cumplimiento de las disposiciones enmarcadas en el presente
Plan.

El área de Gestión de Riesgos de desastres y/o defensa civil, supervisará el

cumplimiento de las disposiciones del presente Plan.
 ESTRUCTURA DEL AREA ARCHIVO CENTRAL DE ACERVO
DOCUMENTARIO LOCAL MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE MORROPE

ALCALDE DISTTRITAL-PRESIDENTE PDDC

SECRETARIO RESP.AREA
GENERAL ARCHIVO

VIGENCIA
BRIGADA MANEJO BRIGADA
El presente BRIGADA DE BRIGADA BRIGADA
Plan de Prevención de Siniestros en Archivos entrará en vigencia a partir del MANEJO
EXTINTOR (1)
ALERTA EVACUACION (1) EVACUACION (2) EXTINTOR (2)
día siguiente de su Aprobación, con Resolución de la Autoridad competente.

DEFINICIONES Y PRINCIPIOS BASICOS DE GESTION DE RIESGOS DE DESASTRES.-

SINIESTROS NATURALES:
Son fenómenos naturales que no son predecibles, ni su frecuencia ni su magnitud,
como es el caso de terremotos, inundaciones, deslizamientos, etc., las cuales pueden
afectar las instalaciones de los Archivos.

Siniestros accidentales o fortuitos: Son aquellos que se pueden presentar de forma

imprevista o fortuita, los cuales pueden ser prevenidos, como: incendios, fallas de
equipos eléctricos, cableado eléctrico en mal estado, corto circuitos, sobre carga en los
toma corrientes, tubería de agua en mal estado, etc.

Siniestros Provocados: Son aquellos que tienen intervención humana, como por
ejemplo los actos irresponsables en los ambientes de trabajo, sabotajes de personas
internas o externas a la institución.

ANALISIS DE LA VULNERABILIDAD: proceso mediante el cual se evalúa las condiciones

existentes de los factores de la vulnerabilidad: exposición, fragilidad y resiliencia, de la
población y de sus medios de vida.

ASISTENCIA HUMANITARIA: es el conjunto de acciones oportunas, adecuadas y

temporales que ejecutan las entidades integrantes del SINAGERD en el marco de su
competencia y funciones, para aliviar el sufrimiento garantizar la subsistencia,
proteger los derechos y defender la dignidad de las personas damnificadas y afectadas
por los desastres.

CULTURA DE PREVENCION: es el conjunto de valores, principios, conocimientos y

actitudes de una sociedad que le permiten identificar, prevenir, reducir, prepararse,
reaccionar y recuperarse de las emergencias o desastres. La cultura de la prevención se
fundamenta en el compromiso y la participación de todos los miembros de la sociedad.
DAGNIFICADO(a): Condición de una persona o familia afectada parcial o íntegramente
en su salud o en sus bienes por una emergencia o desastre, que temporalmente no
cuenta con capacidades socioeconómicas disponibles para recuperarse.

DESASTRE: conjunto de daños y pérdidas, en la salud, fuentes de sustento, hábitat

físico, infraestructura, actividad económica y medio ambiente, que ocurre a cuya
intensidad genera graves alteraciones en el funcionamiento de las unidades sociales
sobrepasando la capacidad de respuesta local para atender eficazmente sus
consecuencias. Pudiendo ser de origen natural o inducido por la acción humana.

INUNDACIONES Y DESBORDES.-

Las inundaciones son uno de los peligros más comunes que tienen como causa las
lluvias. No obstante, todas las inundaciones no son iguales. Las Inundaciones fluviales
se desarrollan lentamente, a veces durante un plazo de días. El empoza-miento de
aguas en zonas planas u hondonadas facilita la reproducción de insectos que trasmiten
la malaria, el paludismo, el dengue y otras enfermedades tropicales que afectan
masivamente a la población.

INUNDACIONES CRÍTICAS.

Este tipo de inundación se caracteriza por la recarga hídrica de las zonas o áreas
topográficamente deprimidas con escasas o nulas posibilidades de ser drenadas
naturalmente y a las condiciones actuales del terreno, originándose la formación de
lagunas, lo que produce la afectación de edificaciones e infraestructura. Debido a su
topografía, el Distrito de Mórrope presenta la formación de varias zonas inundables
críticas, siendo las zonas del Distrito de Mórrope más afectadas las siguientes:.

PLAN DE PREVENCIÓN.- Conjunto de acciones organizadas que tienen como objetivo

la eliminación o reducción de los riesgos en caso de siniestros, el que para efectos de
garantizar su eficacia debe de estructurase en torno a las acciones tomadas antes,
durante y después del siniestro.

SINIESTRO.- Avería, destrucción fortuita o pérdida importante que sufren las personas
o las cosas por causa de un accidente, catástrofe, etc.

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DEL RIESGO DE DESASTRES EN EL PERÚ

La Ley N° 29664 formula los principios que orientan la Gestión del Riesgo de Desastres,
que a continuación se detallan:

PRINCIPIO PROTECTOR.-

Se centra en la persona humana como fin supremo de la Gestión del Riesgo de

Desastres, debiendo protegerse su vida e integridad física, su estructura productiva,
sus bienes y su medio ambiente frente a posibles desastres o eventos peligrosos que
puedan ocurrir. Este principio se enmarca en el Artículo N° 1 de la Constitución Política
del Perú: “La defensa de la persona humana y el respeto de su dignidad son el fi n
supremo de la sociedad y del Estado”.

PRINCIPIO DEL BIEN COMÚN.-

Se considera el bien común como el hecho de poder vivir y convivir con las demás
personas en un estado de total armonía. Lo que corresponde a todos, es velar por el
bienestar en general tanto de las personas con las cuales tratamos directamente como
con las relaciones que sostenemos con otros indirectamente.

Una sociedad que, en todos sus niveles, quiere positivamente estar al servicio del ser
humano es aquella que se propone como meta prioritaria el bien común, en cuanto
bien de todos los hombres y de todo el hombre. En el marco del bien común, las
necesidades de la población afectada y damnificada prevalecen sobre los intereses
particulares y orientan el empleo selectivo de los medios disponibles. La seguridad y el
interés general son requisitos para el mantenimiento del bien común.

PRINCIPIO DE SUBSIDIARIEDAD.-

Principio que establece que una estructura social de orden superior no debe interferir
en la vida interna de un grupo social de orden inferior, privándole de su autonomía y
competencias, sino que más bien debe sostenerla en caso de necesidad y ayudarla a
coordinar su acción con la de los demás componentes sociales, con miras al bien
común. La aplicación de este principio busca que las decisiones se tomen lo más cerca
posible de la ciudadanía.

Estableciendo que el nivel nacional, salvo en sus ámbitos de competencia exclusiva,

solo interviene cuando la atención de desastres supera las capacidades del nivel
regional o local.

PRINCIPIO DE EQUIDAD.-

La equidad se orienta a plantear objetivos orientados hacia una sociedad más justa.
Una sociedad que aplique la igualdad de manera absoluta será una sociedad injusta,
ya que no tiene en cuenta las diferencias existentes entre personas y grupos. Y, al
mismo tiempo, una sociedad donde las personas no se reconocen como iguales,
tampoco podrá ser justa. Hoy en día, el aumento de las desigualdades en nuestro
planeta en el acceso de los países y las personas al uso y disfrute de los recursos, lleva
a plantear los objetivos de equidad como sustanciales al desarrollo. Este principio
garantiza a todas las personas, sin discriminación alguna, la equidad en la generación
de oportunidades y en el acceso a los servicios relacionados con la Gestión del Riesgo
de Desastres.

PRINCIPIO DE EFICIENCIA.-
La eficiencia consiste en la medición de los esfuerzos que se requieren para alcanzar los
objetivos. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores materiales y humanos,
cumplir con la calidad propuesta, constituyen elementos inherentes a la eficiencia. Los
resultados más eficientes se alcanzan cuando se hace uso adecuado de estos factores,
en el momento oportuno, al menor costo posible y cumpliendo con las normas de
calidad requeridas.

El Principio de Eficiencia, está orientado a que las políticas del gasto público vinculadas
a la Gestión del Riesgo de Desastres deben establecerse teniendo en cuenta la
situación económica financiera y el cumplimiento de los objetivos de estabilidad macro
fiscal, siendo ejecutadas mediante una gestión orientada a resultados con eficiencia,
eficacia y calidad. Principio de Acción Permanente Los peligros naturales o los
inducidos por el hombre exigen una respuesta constante y organizada que obliga a
mantener un permanente estado de alerta, explotando los conocimientos científicos y
tecnológicos para reducir el riesgo de desastres.

PRINCIPIO SISTÉMICO.-

El término sistemas implica una totalidad cuyas propiedades no son atribuibles a la

simple adición de las propiedades de sus pares o componentes. Se identifican los
sistemas como conjuntos de elementos que guardan estrechas relaciones entre sí, que
mantienen al sistema directa o indirectamente unido de modo más o menos estable y
cuyo comportamiento global persigue, normalmente, algún tipo de objetivo. Un
sistema es una entidad cuya existencia y funciones se mantiene como un todo por la
interacción de sus partes.

El Principio Sistémico de la Gestión del Riesgo de Desastres se basa en una visión

sistémica de carácter multisectorial e integrada, sobre la base del ámbito de
competencias, responsabilidades y recursos de las entidades públicas, garantizando la
transparencia, efectividad, cobertura, consistencia, coherencia y continuidad en sus
actividades con relación a las demás instancias sectoriales y territoriales.

PRINCIPIO DE AUDITORÍA DE RESULTADOS.-

El Principio de Auditoría de los Resultados persigue la eficiencia y eficacia en el logro de

los objetivos y metas establecidas. La autoridad administrativa vela por el
cumplimiento de los principios, lineamientos y normativas vinculadas a la Gestión del
Riesgo de Desastres, establece un marco de responsabilidad y corresponsabilidad en la
generación de vulnerabilidades, la reducción del riesgo, la preparación, la atención
ante situaciones de desastre, la rehabilitación y la respuesta.

PRINCIPIO DE PARTICIPACIÓN.-

Consecuencia característica de la subsidiariedad es la participación, que se expresa,

esencialmente, en una serie de actividades mediante las cuales el ciudadano, como
individuo o asociado a otros, directamente o por medio de los propios representantes,
contribuye a la vida económica, política y social de la comunidad civil a la que
pertenece. En el desarrollo de las acciones de la Gestión del Riesgo de Desastres, las
entidades competentes velan y promueven los canales y procedimientos de
participación del sector productivo privado y de la sociedad civil, intervención que se
realiza de forma organizada y democrática. Este principio se sustenta en la capacidad
inmediata de concentrar recursos humanos y materiales que sean indispensables para
resolver las demandas de una zona afectada.

PRINCIPIO DE AUTOAYUDA.-

La autoayuda es el proceso mediante el cual las personas intentan reconocer sus

potencialidades, a fin de usarlas para satisfacer sus necesidades y alcanzar una forma
de vivir satisfactoria y significativa. Este principio se sustenta en que la mejor ayuda,
las más oportuna y adecuada es la que surge de la persona misma y la comunidad,
especialmente en la prevención y en la adecuada autopercepción de exposición al
riesgo, preparándose para minimizar los efectos de un desastre.

PRINCIPIO DE GRADUALIDAD.-

El Principio de Gradualidad se basa en un proceso secuencial de tiempos y alcances de

implementación eficaz y eficiente de los procesos que garanticen la Gestión del Riesgo
de Desastres de acuerdo a las realidades políticas, económicas y socioeconómicas.

GESTIÓN DEL RIESGO DE DESASTRES (GRD).-

La Gestión del Riesgo de Desastres es un proceso social, cuyo fin último es la

prevención, la reducción y el control permanente de los factores de riesgo de desastres
en la sociedad, así como la adecuada preparación y respuesta ante situaciones de
desastre, considerando las políticas nacionales, con especial énfasis en aquellas
relativas a materia económica, ambiental, de seguridad, defensa nacional y territorial
de manera sostenible. En su enfoque prospectivo, correctivo y reactivo orientado a la
reducción y minimización de riesgos constituye un componente indispensable en todo
proceso de desarrollo sostenible, razón por la cual se considera que esta temática en
mención no solo debe tener presencia en el Acuerdo Nacional, sino que debe tener
identidad propia y ser definida como una Política Nacional, pues dada su connotación y
el nivel de compromisos que demanda debe ser lograda y tratada de modo sistémico y
programático. Se basa en la investigación científica y en el registro de informaciones; y
orienta las políticas, estrategias y acciones en todos los niveles de gobierno y de la
sociedad con la finalidad de proteger la vida de la población y el patrimonio de las
personas y del Estado, para contribuir al desarrollo sostenible del país.
Se ejecuta en base a los siguientes procesos:

• Estimación del Riesgo

• Prevención
• Reducción del Riesgo
• Preparación
• Respuesta
• Rehabilitación
• Reconstrucción
NATURALEZA DE LOS DESASTRES.-

Los fenómenos que causan los desastres ocurren de modo recurrente, han existido
antes, existen hoy y existirán, de allí la prioridad de implementar una política en
Gestión del Riesgo de Desastres, en los diferentes niveles de gobierno, siendo
importante expresar que estos hechos generan afectaciones en todos los niveles socio-
políticos y económicos de un país, en cuyo contexto la presencia de los desastres afecta
de manera transversal todas las políticas de desarrollo, pudiendo en muchos casos
frustrar y postergar cualquier avance logrado, por lo cual se considera muy importante
la ponderación de esta propuesta en su real dimensión conceptual y política.

CREACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE GESTIÓN DEL RIESGO DE DESASTRES.-

La legislación peruana actual concibe un Estado moderno, eficiente y desconcentrado

a través de tres niveles de gobierno: nacional, regional y local, siendo que, a partir de
la nueva concepción contemplada en la Ley N° 27658 - Ley Marco de Modernización de
la Gestión del Estado y en la Ley Marco de la Gestión del Estado y en la Ley Nº 27783 -
Ley de Bases de Descentralización, mediante la Ley Nº 29664, se ha creado el Sistema
Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, norma que incluido su reglamento,
otorga a las entidades del Gobierno Nacional, Regional y Local respectivamente,
atribuciones y funciones que específicamente comprometen directamente el quehacer
de los mismos en materia de Gestión del Riesgo de Desastres.

DEFINICIÓN Y ALCANCE DE LA POLÍTICA NACIONAL DE GESTIÓN DEL RIESGO DE

DESASTRES.-

La Política Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres es el conjunto de orientaciones

dirigidas a impedir o reducir los riesgos de desastres, evitar la generación de nuevos
riesgos y efectuar una adecuada preparación, atención, rehabilitación y
reconstrucción, ante situaciones de desastres, así como a minimizar sus efectos
adversos sobre la población, la economía y el ambiente. Las entidades públicas
incorporan en sus procesos de desarrollo la Gestión del Riesgo de Desastres,
considerando lo establecido en la Política Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres;
su implementación se logra mediante el planeamiento, organización, dirección y
control de actividades y acciones relacionadas con los procesos de estimación,
prevención, preparación, respuesta y rehabilitación así como la reconstrucción.

CAPITULO II

LOCALES, AMBIENTALES Y EQUIPAMIENTO

ARCHIVO CENTRAL

UBICACIÓN:

El Primer ambiente.- se encuentra ubicado dentro de la Municipalidad Institucional,

en Calle Bolognesi N° 402- Mórrope. (Ver estructura orgánica interna)

Segundo Ambiente; se encuentra ubicado Espacio en el Estadio Municipal, en la

Prolongación San Antonio S/n° - Mórrope.

CARACTERÍSTICAS TECNICAS:

Ambiente 01

Área Total 41.80 M2

N° de Ambientes:

Área Administrativa 5.11 m2

Caseta N° 01 3.56 m2

Caseta N° 02 3.56 m

Caseta N° 03 1.78 m2

Caseta N° 04 1.33 m2

Caseta N° 05 1. 33 m2

Caseta N° 06 0.89 m2

Caseta N° 07 0. 89 m2
Caseta N° 08 0.89 m2

Caseta N° 09 0.44 m2

Servicios higiénicos: está a 10.00 ml dentro de la Institución.

Área Libre 21. 30 m2

MATERIALES DE CONSTRUCCIÓN

Paredes de ladrillo y de material drywall

Techo. Techo aligerado con una altura de 2.52 m.

Piso falso piso de concreto simple.

Ventilación Óptima

Iluminación natural y artificial

Puerta de madera de ingreso de 1.20m. Ancho X2.00m. alto

Con vigilancia en horario nocturno.

Ambiente 02

Área Total 41.85 m2

N° de Ambientes 01 (Área de trabajo)

Área Administrativa 8.00 m2

Caseta N° 01 2.67 m2

Caseta N° 02 5.34 m2

Caseta N° 03 2.67 m2

Caseta N° 04 1.33 m2

Caseta N° 05 1.33 m2

Caseta N° 06 1.78 m2

Servicios Higiénicos NO EXISTEN

Área Libre: 18.73 m2.

MATERIALES DE CONSTRUCCION

Techo: Aligerado con altura de 4.40 m. con 50 grados de C° de tribunas del estadio
Municipal del distrito de Mórrope.

Piso: Falso Piso de Concreto simple.

Ventilación Óptima

Iluminación Natural; sin iluminación artificial.

Puerta de fierro de ingreso de 1.00m, ancho X 2. 00m. Altura.

Sin Vigilancia en horario nocturno.

Plano de Ambientes: 1 y 2.

MOBILIARIO (Ambiente 01)

02 escritorios

04 sillas plásticas y 02 sillas de metal

01 escaleras metálica 01 de madera

02 equipos de cómputo

01 impresora multifuncional

02 Bancos de madera

03 Ventiladores

MOBILIARIO (Ambiente 02)

01 mesa de madera, pequeña

01 silla de madera

01 Escalera de madera.

CAPITULO III

POTENCIAL HUMANO

Participación y Capacitación

El presente personal que labora en el Archivo Central, participará en forma activa en

las Brigadas de Emergencia y en forma concertada con la Sub Gerencia de Desarrollo
Humano y Servicios Comunales” recibirá asesoramiento técnico para medidas
correctivas e implementar con equipos logísticos que evite la destrucción irreversible
del patrimonio documental.

En merito a las disposiciones dentro de marco de políticas públicas de prevenir y/o

protección al acervo documentario la Sub Gerencia de Desarrollo Humano y Servicios
Comunales programe y efectúe charlas y simulacros periódicos de actuación frente a
posibles siniestros.

Funciones

De producirse algún siniestro, el personal del Archivo Central, coordinará las acciones
a seguir con el personal de la Sub Gerencia de Desarrollo Humano y Servicios
Comunales”, a efectos de cumplir con los protocolos respectivos, siendo prioridad
fundamental salvar vidas, solo si la emergencia está bajo control y no existe riesgo
con la integridad de las personas, se debe optar por salvar los bienes patrimoniales
existentes y el acervo documental.

CAPITULO IV

PLAN DE PREVENCIÓN DE SINIESTROS

Del local e instalaciones del acervo documentario.-

Es importante realizar una revisión general de la ubicación geográfica del local del
archivo central, así como el material del que está construido (adobe, draiwoll, ladrillo,
columnas, vigas, etc.). Si existieran muros de contención de agua en las inmediaciones
y puertas del local, o canales de desembocadura de aguas de lluvia por las calles y
avenidas circundantes al local del archivo, verificar que estén en buenas condiciones.

Asimismo será necesario revisar periódicamente las instalaciones como techos,

puertas, ventanas, posibles grietas en las paredes, conductos de agua y desagite,
instalaciones eléctricas para evaluar su situación.

Documentación.-

Los documentos deberán estar instalados en estanterías y/o muebles a una altura
considerable del piso evitando en lo posible su apilamiento en el suelo.

DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.-

Acciones de Prevención:

Sera necesario elaborar una lista de las series documentales consideradas "más
valiosas", a fin de priorizar su evacuación en caso de suscitarse un siniestro.
Evidentemente toda la documentación que se custodia en el archivo es importante, sin
embargo, entre ellos, existen ciertos grupos documentales o series consideradas más
valiosas, ya sea por sus características particulares, su valor histórico o mayor
demanda en el servicio, etc.

Equipos de Seguridad y Protección:

El Archivo Central deberá contar con extintores en cada uno de sus depósitos de
documentos, el número total de extintores depende de la dimensión del ambiente a
proteger y el tipo y clase de extintor necesario para cada necesidad. La fecha de
vencimiento será controlada por el Responsable del Archivo Central, por Defensa civil
o el integrante responsable del Comité de Seguridad en el Trabajo, del Gobierno local
de Mórrope.

Todo el personal que labore en el Archivo debe de estar capacitado en el manejo de los
extintores, así como tener conocimiento de la ubicación de los tableros de control de
energía eléctrica.

El Archivo deberá contar con un botiquín de primeros auxilios (Ver anexo N° 01) e
implementar una caja de emergencia con los suministros básicos para la protección y
recuperación de documentos en caso de siniestro (ver anexo N° 02)

Acciones de Prevención

Sera necesario elaborar una lista de las series documentales consideradas "más
valiosas", a fin de priorizar su evacuación en caso de suscitarse un siniestro.
Evidentemente toda la documentación que se custodia en el archivo es importante, sin
embargo, entre ellos, existen ciertos grupos documentales o series consideradas más
valiosas, ya sea por sus características particulares, su valor histórico o mayor
demanda en el servicio, etc.

Equipos de Seguridad y Protección:

El Archivo Central deberá contar con extintores en cada uno de sus depósitos de
documentos, el número total de extintores depende de la dimensión del ambiente a
proteger y el tipo y clase de extintor necesario para cada necesidad. La fecha de
vencimiento será controlada por el Responsable del Archivo Central, por Defensa
Nacional o el integrante responsable del Comité de Seguridad en el Trabajo, del
Gobierno Local de Mórrope.

Todo el personal que labore en el Archivo debe de estar capacitado en el manejo de los
extintores, así como tener conocimiento de la ubicación de los tableros de control de
energía eléctrica.
 El Archivo deberá contar con un botiquín de primeros auxilios (Ver anexo N° 01) e
implementar una caja de emergencia con los suministros básicos para la protección y
recuperación de documentos en caso de siniestro (ver anexo N° 02).

Potencial Humano Al hablar de un plan de prevención de siniestros, debemos

considerar la participación activa del personal que labore en el Archivo Central. Por ello
es significativo la participación de forma activa en las brigadas de Emergencias y
cursos de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Las medidas preventivas, son los medios más acertados para salvaguardar el
patrimonio documental que albergan los archivos, debiendo tenerse en cuenta lo
siguiente:

1. No almacenar productos inflamables como alfombras, tapices estantería de madera,

u otro que facilite la propagación del fuego.

2. Está prohibido fumar en los ambientes destinados al archivo documentario.

3. No efectuar conexiones en contactos múltiples, contar con sistemas automáticos de

interrupción eléctrica (llaves termo magnéticas) para evitar incendios a causa de cortos
circuitos por sobre carga y otros.

4. Cuidar los cables de los aparatos eléctricos dentro de los archivos, se deben
encontrar en perfectas condiciones y debidamente entubadas y protegidas en
canaletas.

5. Por ningún motivo mojar las instalaciones eléctricas.

6. Todo contacto o interruptor debe tener su tapa debidamente aislada.

7. Evaluar periódicamente en coordinación con el área de gestión de riesgos de

desastres y/o defensa civil o al Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo, los riesgos
internos y externos del local, tales como ubicación geográfica, muros, paredes, techos,
ventanas, instalaciones eléctricas, instalaciones sanitarias, etc. Pedir apoyo al área de
defensa civil del Gobierno local de Mórrope.

8. Para las señalizaciones de salidas en caso de emergencias, y señalización de la

ubicación de extintores, zonas seguras en caso de sismos, llaves de luz y agua, primeros
auxilios y punto de reunión en caso de emergencia.

9. Tener conocimiento de la ubicación del tablero de control de emergencia eléctrico

que abastece al Archivo y demás áreas donde exista acervo documentario.

10. Se debe implementar un sistema de puesta a tierra de acuerdo al código Nacional

de electricidad para evitar sobre cargas eléctricas.
11. No colocar la documentación en el piso, porque corre el peligro de humedecerse en
caso de ocurrir una inundación, así mismo, evitar colocar obstáculos en pasadizos y
puertas.

12. Solicitar en forma periódica que se realice la revisión técnica de las redes, cableado
eléctrico, teniendo en cuenta la normativa legal aplicable.

13. Verificar periódicamente el estado de los extintores y los sistemas de detección de

humo.

14. Los estantes deben estar separados de las paredes a fin de evitar que el acervo
documentario puedan deteriorarse por filtraciones

15. Para la recuperación de documentos afectados solicitar asesoramiento al Archivo

Provincial y/o Regional de Lambayeque.

16. Todo el personal debe tener conocimiento de la ubicación de series documentales

más valiosas planillas, boletas de pago, comprobantes de pago, resoluciones,
convenios, acuerdos de consejo, contratos, adjudicaciones, concursos, licitaciones
públicas, expedientes de obras públicas y privadas, entre otros.

17. Entrenarse en el manejo de los equipos contra incendio y proponer la realización

de simulacros para todo el personal de archivo.

18. Elaborar un directorio telefónico de emergencias y contactos en caso de siniestros.

(Ver anexo)

19. Desconectar los interruptores eléctricos y cerrar las llaves de paso de agua al
finalizar la jornada diaria de trabajo, considerando que generalmente los siniestros
ocurren en las noches, fuera de la jornada laboral.

DURANTE EL SINIESTRO

Ante un siniestro

Como un incendio, inundación o terremoto, es prioridad fundamental salvar vidas; solo

si la emergencia está bajo control y no existe riesgo contra la integridad de las
personas, se debe optar por salvar los bienes patrimoniales existentes y el acervo
documental.

En casos de emergencias, el personal del Archivo Central, deberá coordinar las

acciones a seguir con el personal especializado del área de defensa civil del Gobierno
Local de Mórrope y, bomberos.

En caso de incendios:

1. Cortar inmediatamente el fluido eléctrico.

2. Utilizar los extintores en el foco de inicio del fuego para evitar su propagación.

3. Evacuar la documentación afectada priorizando la más valiosa e importante, tener

mucho cuidado; recuerde "SU VIDA ES MAS IMPORTANTE".

4. En caso de ser necesario llamar a los contactos de emergencia, bomberos, policía, y

coordinar inmediatamente con la Oficina de Defensa Nacional del Gobierno Regional
Cajamarca. Requerir la acción inmediata de los miembros del Comité de Seguridad y o
REG, Salud en el Trabajo.

5. No obstante todos los trabajadores deben tener conocimiento de las medidas

básicas, para actuar antes durante y después de una emergencia.

En caso de Inundaciones:

1. Apagar inmediatamente el fluido eléctrico.

2. Cortar la llave general del agua

3. Controlar la inundación para restituir las condiciones que garantice la seguridad del
personal y luego salvaguardar los documentos coordinando con los especialistas.

4. En caso que la inundación proviniera del techo del local donde se encuentra el
acervo documental y si no fuera de mayor magnitud proteger los documentos con
plástico o colocarlos a un lugar seco, a fin de disminuir su deterioro por los efectos del
agua.

5. Si la situación fuera de mayor magnitud llevar los documentos afectados a lugares

ventilados. Expulsar el agua empozada mediante baldes, recogedores, esponjas, etc. Y
si es necesario solicitar a la Oficina de defensa civil del Gobierno Provincial, Regional
y /o los Bomberos la utilización de una motobomba para succionar el agua.

En caso de Sismo:

1. Conservar la calma.

2. Si es posible Apagar inmediatamente el fluido eléctrico y cerrar llave general del

Agua.

3. Reconocer zonas seguras, zonas de riesgo y rutas de evacuación.

4. Abrir las puertas en caso de estar cerradas.

5. Si permanece adentro diríjase a los lugares más seguros, previamente seleccionados

por la oficina de defensa civil de la Municipalidad Distrital de Morrope.

Después del siniestro:

a) Si el siniestro hubiera sido por incendio, una vez apagado el fuego ventilar el área
afectada.

b) Proceder a la recuperación del material siniestro utilizando para ello cajas o cubetas
plásticas priorizando los documentos más valiosos e importantes.

c) Dejar al final los documentos que no se encuentren dañados y estén protegidos, si

no fuera posible su desplazamiento.

d) Adecuar ambientes para el traslado seguro de la documentación recuperable, para

proceder a su recuperación. e) La documentación que esta húmeda deberá secarse
sobre mesas o anaqueles por ventilación natural o artificial.

f) Los documentos que estén húmedos nunca deberán exponerse al calor ni a las
incidencias directas de los rayos de sol.

g) Llamar a los organismos de emergencia (Bomberos, Defensa civil provincial, Región

Lambayeque además a la CIA. De Bomberos, et

RECUPERACION DESPUÉS DE UN SINIESTRO:

De un Sismo

- Cerrar las llaves de agua, gas (si fuera el caso) y desconectar los aparatos eléctricos.

- Dependiendo de la magnitud del sismo, y de haber daños, se esperará una decisión de

la Sub Gerencia de Desarrollo Humano y Servicios Comunales, a fin de proceder al
levantamiento de la documentación y mobiliario, empezando por las primeras series
documentales.

- De haberse producido daños en la estructuras, deberá procederse a la evacuación

de la documentación, en forma ordenada colocándolas en cajas, con indicación de su
contenido.

- Mantener un control estricto de la documentación; equipos y del personal encargado

de las labores de realización en caso sucediera otro incidente.

De un Incendio:

- Una vez sofocado el incendio, se procederá al rescate de la documentación,

priorizando las principales series documentales.

- Paralelamente se elaborará un Informe Preliminar sobre los daños ocasionados sobre

el patrimonio documental archivístico.
- Adecuar ambientes para el traslado seguro de la documentación recuperable, para
proceder a su recuperación.

- De haber espacio suficiente, se desplazará los documentos no afectados por el

incendio.

- Descartar los documentos no recuperables, para su posterior eliminación.

De una Inundación:

- Una vez controlada la inundación, se procederá al rescate de la documentación,

priorizando las principales series documentales.

- Proceder al traslado de la documentación a ambientes y/o espacios no afectados no

afectados con la inundación, teniendo cuidado con su manipulación, debido a su
excesiva fragilidad.

- Mantener ventilado el ambiente, utilizando ventiladores, los que no podrán dirigirse

directamente a los documentos.

- Proceder al secado manual de los documentos, y colocar papel secante sobre cada
uno de los folios.

- Aislar los documentos humedecidos para su posterior eliminación.

- Realizar fumigaciones posteriores como medio de control de proliferación de agentes

contaminantes.

DE LA RESPUESTA AL SINIESTRO

Preparación del ambiente a donde tienen que retornar los documentos después del
tratamiento.-

- Limpiar el ambiente, incluido el mobiliario (anaqueles de ángulos ranurados), antes

de volver a colocar la documentación.

- Rehabilitar y acondicionar el local.

- Desinfectar el local con productos fungicidas, agua y alcohol al 100% para evitar la
proliferación del hongo.

- Preparar las instalaciones dañadas y mejorar las condiciones ambientales

(temperatura- Humedad).

- Fomentar una buena ventilación del local para evitar un exceso de humedad.

Acto de Sabotaje:
De producirse actos de sabotaje en el local en donde se custodia el acervo documental,
sea de gestión u otro, o incluso contra los propios documentos; ello podría conllevar a
su pérdida o destrucción; razón por la que se requiere tomar precauciones tales como:

a) Selección rigurosa del personal

b) Acceso restringido al personal no autorizado en los ambientes de los que se

custodia el acervo documental.

c) Implementación de Medidas de Seguridad (circuito cerrado de cámaras y

otros).

d) De detectarse alguna amenaza, de toma o saqueo del local de bomba o Incendio

generado intencionalmente, u otros similares que pongan en riesgo el patrimonio
documental se deberá reportar a la autoridad policial del sector, así como a la unidad
orgánica encargada de la seguridad; sin perjuicio de la de la evacuación del personal
de la institución.

DISPOSICIONES FINALES

Los locales siniestrados, previa inspección de la Oficina Defensa Nacional, antes de

volver a utilizarse, deberán ser secados y fumigados, a fin de controlar el riesgo del
desarrollo microbiológico

No activar el fluido eléctrico, mientras haya humedad en el local, con la finalidad de

evitar corto circuitos.

La recuperación de un siniestro es una tarea muy ardua, es por ello que se hará
interrupciones de trabajo con el fin de distribuir las labores de recuperación. Para la
restauración de documentos de los documentos afectados, se debe solicitar
asesoramiento al Archivo General Provincial y/o Departamental con sede en Chiclayo.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TRANSITORIAS

Estructura orgánica interna para funcionamiento de responsables y brigada del
Archivo Central de la Municipalidad Distrital de Mórrope, la misma que se conformaría
transitoriamente por los siguientes trabajadores que se encuentran prestando servicio
en el área.

NOMBRES CARGO RESPONSABILIDAD

PROF.ALEX SECRETARIO GENERAL Coordinador General

H.SANTISTEBAN MDM
FARROÑAN
-PROF.WILMER PISCOYA JEFE DE DEFENSA CIVIL ASESORAMIENTO
 RIOJAS. MDM

--------------------------------- ------------------------------------ ------------------------------------

- JEFE DE ARCHIVO CENTRAL JEFE DE BRIGADA
PEDRO CHAPOÑAN ZEÑA MDM
------------------------------------ ------------------------------------
--------------------------------- PERSONAL DEL AREA BRIGADA
- ARCHIVO CENTRAL
LIZ SANTAMARIA
VIDAURRE ------------------------------------ ------------------------------------
PERSONAL DEL AREA BRIGADA
--------------------------------- ARCHIVO CENTRAL
-
HIPOLITO SANTAMARIA ------------------------------------
S. GRUPO DE TRABAJO BRIGADAS DE APOYO

---------------------------------
- ------------------------------------ ------------------------------------
FUNCIONARIOS Y AREA DE DEFENSA CIVIL BRIGADAS DE APOYO
TRABAJADORES MDM

--------------------------------
TRABAJADORES MDM

ANEXO 01

MEDICAMENTOS QUE CONTENDRÁ EL BOTIQUÍN.

ANTISEPTICOS MATERIALES DE CURACION OTROS MATERIALES

Yodo Gasas de 7.5 cm x 7.5 cm Baja lengua

Jabón neutro Apósitos de 4 cm x 6.5 cm Tijera punta roma

Alcohol Vendas elásticas Tapa boca y guantes desechables

Agua oxigenada Hisopos y algodón Vasos desechables

Esparadrapo y curitas Cucharas

Pomada para quemaduras.

ANEXO 02

CAJA DE EMERGENCIA
1. Plástico pos metros (cantidad considerable).

2. Cajas de Cartón y/o cubetas de plástico para traslado de documentos.

3. Bandejas y recipientes de plástico para lavar y enjuagar los documentos.

4. Cubos, escobas, recogedores grandes y paños para evacuar el agua y el barro.

5. Hojas de papel absorbente y cartulinas porosas para intercalar las hojas húmedas.

6. Linternas a pilas y pilas adicionales.

7. Radio a pilas y pilas adicionales.

8. Ventiladores en un número suficiente.

9. Cuaderno para anotaciones, cintas adhesivas y pabilo- paja rafia.

10. Plumones y lápices de tinta indeleble para marcar los embalajes.

11. Cuchillas para cortar cartón, papel y cinta de embalaje

12. Vestimentas de plástico, guantes de jebe, cascos de protección y botas de jebe.

13. Esponjas y brochas para limpiar los documentos.

14. Mesas de trabajo portátiles.

15. Estuches con herramientas.

16. Extensión de cables eléctricos

17. Generador portátil.

18. Radio intercomunicador

19. Cámara de video (02)

20. Extintor (02)

 ANEXO 03

TELÉFONOS DE EMERGENCIA
Central de Emergencia de la Municipalidad Distrital de Mórrope 283160

Central de Emergencia de Defensa Civil 283100

Central de Emergencia de la Cía. Bomberos Voluntarios 222422

Policía Nacional 236700- 105

Secretaria Técnica Defensa Civil Morrope 955799740

ENSA 223300

EPSEL 252291

HOSPITAL “BELËN” 282023

RES DE SALUD- MORROPE. Cel. DR.Fanzo. 949705750

ESALUD 227980

Alerta Médica 2254040

Cruz Roja Peruana *196072 207492

Mórrope, Julio 2018

 ANEXO 04

PLANOS DE DISTRIBUCION DE AMBIENTES 01 Y 02 DE ARCHIVO

CENTRAL DOCUMENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL
DE MORROPE
 ANEXO 05

FOTOGRAFIAS DE LOS AMBIENTES DEL ARCHIVO CENTRAL 01 Y 02 DE LA

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE MORROPE
AMBIENTES
AMBIENTES
AMBIENTES
ZONIFICACION DE ARCHIVO
ZONIFICACION DE ARCHIVO
MUNICIPALIDAD DISTRITAL
DE MORROPE

PLAN DE PREVENCIÓN
Y
RECUPERACION DE
SINIESTROS POR
LLUVIAS
EN ARCHIVO
 INTRODUCCIÓN

El presente Plan tiene por finalidad establecer medidas y acciones necesarias a

seguir para prevenir, enfrentar y controlar todos los posibles riesgos que se
presenten en los archivos de la Municipalidad Distrital de Mórrope. Así como
garantizar la seguridad del personal asignado a los mismos; preservar la integridad
de la documentación, la información y proteger la disponibilidad de las instituciones,
contrarrestando los efectos generados por eventualidades naturales.

JUSTIFICACION

Conocidos los daños que pudiesen ocasionar el Fenómeno de El Niño vemos la

necesidad de instruir al personal que labora en los diferentes archivos de nuestro país,
a fin de que puedan prevenir y hacer frente a posibles siniestros por inundación, que sin
duda afectarían el Patrimonio Documental que custodian y conservan.
OBJETIVO

Establecer las medidas preventivas y condiciones de seguridad para la conservación

del Patrimonio Documental a fin de asegurar la integridad de los documentos
administrativos y orientar, en caso de siniestro, al personal que tiene bajo su custodia
los archivos de la Municipalidad Distrital de Mórrope, garantizando su seguridad.

FINALIDAD

Generar una propuesta integral y adecuada para la preservación del acervo

documental de la Municipalidad Distrital de Mórrope

BASE LEGAL

 Decreto Ley N° 19414 Ley de Defensa, Conservación e Incremento del

Patrimonio Documental de la Nación.
 Ley N° 27972 Ley Orgánica de Municipalidades
 Ley N° 25323 Ley del Sistema Nacional de Archivos.
 Ley N° 2829296 Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.
 Decreto Supremo N° 001-A-2004-ED/SG aprueba el Plan Nacional de Prevención
y atención de desastres.
 Resolución Jefatural N° 073-85/AGN-J Normas Generales del Sistema Nacional
de Archivo
 Resolución Jefatural N° 292-2008- AGN que aprueba la Directiva N° 002-
2008- AGN/DNAH-DC sobre Prevención de Siniestros por Incendios en Archivos.
 Resolución Jefatural N° 159-97-AGN/J Plan de Prevención y Recuperación de
Siniestros por Inundación en Archivos.
 Resolución Jefatural N° 173-86-AGN/J directiva N° 007/86-AGN-DGAI “Normas
para la conservación e documentos en los Archivos Administrativos del Sector
Público Nacional”.
 Resolución Jefatural N° 442-2014-AGN/J Reglamento de Infracciones y
Aplicación de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos.
 Ley del Sistema Nacional de Gestión de Riesgos de Desastres N°29664.
 Decreto Supremo N°048.2011-PCM, reglamento del SINAGERD.
  Decreto Supremo N° 001 – A – 2004- DE/SG a prueba el Plan Nacional de
Prevención y atención de desastres.
 Resolución Ejecutiva Regional N° 415-2015-GR-LAMB/ PR, que aprueba el Plan
de Prevención y Recuperación de Siniestros por lluvias en Archivos”.

ALCANCE

El presente Plan de Prevención y Recuperación de Siniestro por lluvias en Archivo, es

de aplicación obligatoria para cada una de las unidades orgánicas de la
Municipalidad Distrital de Mórrope.

RESPONSABILIDAD

Los titulares directos e indirectos que se encuentren laborando en cada Área de la

Municipalidad Distrital de Mórrope, son los responsables del cumplimiento de las
disposiciones del presente Plan.

El cumplimiento del presente Plan será supervisado por la Sub Gerencia de

Desarrollo Humano y Servicios Comunales”.

AMBITO DE ANALISIS.-
PELIGRO, VULNERABILIDADES Y RIESGOS POR INUNDACIONES DEL DISTRITO DE
MORROPE.

PELIGROS RELACIONADOS POR LA ACCION PLUVIAL.-

En eventos extraordinarios como el Fenómeno de El Niño, la periódica intensidad

pluvial causa daños debido al volumen de precipitaciones, a la velocidad de
escorrentía, y a la superficie de drenaje.

La gran participación pluvial ocasionada a las pendientes muy fuertes hacen que los
caudales se incrementen muy rápidamente y su carácter destructivo Aumente a
medida que las aguas bajan a niveles inferiores concluyéndose obviamente que
mientras en las laderas superiores hay una gran erosión e Inestabilizacion de taludes,
en las zonas bajas el peligro potencial del agua se Traduce en inundaciones y
también erosión.

Se dice que la actividad de los elementos de la corteza terrestre obedece a las leyes de
la gravedad, pero al mismo tiempo debemos tener en cuenta el elemento que ayuda a
la gravedad a producir gran parte de los movimientos de la corteza terrestre, es el
agua, ocasionando problemas de geodinámica externa.

El agua, el elemento que es vida y que da vida, muy lamentablemente también es una
materia que en abundancia excesiva origina grandes trastornos, como los que hemos
vivido recientemente en nuestra región (el Fenómeno “El Niño”).
Amenaza / Peligro.-

Factor externo de riesgo, representado por la potencial ocurrencia de un suceso de

origen natural o generado por la actividad humana, o la combinación de ambos, que
puede manifestarse en un lugar específico, con una magnitud y duración
determinadas.

Vulnerabilidad.-

Factor interno de riesgo de un sujeto, objeto o sistema expuesto a una amenaza, que
corresponde a su predisposición intrínseca a ser dañado. En el caso concreto de este
plan, deberá identificarse los elementos expuestos de acuerdo a los componentes del
SINAGERD, analizándose luego las condiciones de susceptibilidad de daño de cada uno
de dichos elementos, en enfermedades infectocontagiosas, implementado el Botiquín,
de extintores operativos, recursos humanos debidamente capacitados, etc.

Identificación de la Amenaza (Peligro).-

En estas lluvias que enfrentamos se pueden identificar una serie de amenazas que
ponen en peligro la salud de las personas, los servicios y los bienes materiales a los
cuales se han identificado como , Inundaciones, desbordes de ríos y lagunas, accidentes
de tránsito, accidentes de transporte fluvial, ensalzamientos.

VIGENCIA

El presente Plan de contingencia entrará en vigencia a partir del día siguiente de

su Aprobación, con Resolución emitida por la autoridad competente.

DISPOSICIONES GENERALES

 Implementar una caja de Emergencia, la misma que debe contener los

suministros básicos para la protección y recuperación de siniestros.
 Publicar en un lugar visible los repositorios o ambientes de archivo, el listado
de las series documentales consideradas como más importante y valiosa a
fin de priorizar su evacuación en caso de suscitarse un siniestro de gran
magnitud.
 Colocación de un mapa sobre riesgos tales como tomacorrientes, extintores,
SS.HH, zona de seguridad, entre otros.
 Mantener siempre las vías de evacuación libres para las rutas de escape.
 Adecuar el ambiente ventilado, donde se pueda minimizar la proliferación
de hongos u otros agentes contaminantes.
  No conservar ni manipular material inflamable como tapízanos, alfombras,
ceras, gasolina, anticorrosivo, entre otros.
 Señalizar las zonas seguras y contar con medidas preventivas tales como
reparación de daños menores como la reparación de agua y desagüe estado y
ubicación del tanque elevado del agua, cableado eléctrico entre otros que
puedan
 Causar o facilitar desastres mayores.

REPUESTA AL SINIESTRO

 Desarrollar actividades, para garantizar la recuperación del máximo posible de

objetos.
 En todas las situaciones de emergencia hay que controlar el pánico:
asegurando en primer instancia la seguridad de las personas y alertar a los
servicios de intervención de la emergencia con las que previamente se han
establecido planes conjunto de trabajo.
 Suspensión de las redes de agua, de electricidad y de gases entre otros.
 Determinación de la magnitud de los daños, una vez neutralizada la causa del
siniestro, no hay que desechar ningún documento por más deteriorado que se
encuentre.
 Poner en funcionamiento los equipos de trabajo, verificando el
almacenamiento de los materiales de emergencia para poder suministrar
rápidamente aquellos que hagan falta.

DISPOSICIÓN ESPECÍFICA

SINIESTRO POR LLUVIAS- INUNDACIÓN

 Mantener libres los pasadizos y evitar la tenencia de documentos a nivel del

suelo.
 Verificar periódicamente el estado de la estantería para evitar posibles
deformaciones de peso de la documentación almacenada.
  Establecer las áreas de seguridad para archivos, documentos y equipo para
su salvamento.
 Establecer las áreas de seguridad para archivos, documentos y equipo en un
lugar que garantice su integridad y recuperación.
 Revisar la grifería de los servicios higiénicos y de ser el caso coordinar el
mantenimiento y/o reparación del mismo.
 Revisar periódicamente las tuberías de agua y desagüe, ubicadas en los
ambientes donde se custodia el acervo documental.
 Periódicamente, verificar el estado de la infraestructura de los ambientes
donde se encuentran los acervos.

RESPUESTA AL SINIESTRO POR LLUVIAS- INUNDACIÓN

 Realizar las labores de contención y/o drenaje correspondiente de presentarse

una situación que así lo requiera.
 Conducir, orientar, realizar, y supervisar las acciones de salvamento de los
documentos y equipos de los diferentes ambientes.
 Coordinar con el personal de apoyo todo lo que fuese necesario para el
salvemos o evacuaciones que se requiera.
 Se cortará inmediatamente el sistema eléctrico y el servicio de agua,
clausurando la llave principal.
 Proceder con la ayuda de linternas de mano a inspeccionar los ambientes
donde los grupos documentales hubieran sido perjudicados de la inundación.
 Se procederá con el desplazamiento de la documentación afectada a otros
ambientes más seguros y secos, que brinde la seguridad del caso.
 Encaminarse a la limpieza del ambiente del local con cubetas, esponjas y otros
implementos que impidan un incremento acelerado del grado de humedad.

DE LA RECUPERACIÓN DEL MATERIAL ARCHIVÍSTICO

Preparación de los documentos que serán tratados

  Organizar un equipo de equipo de trabajo y dotarlos de equipo de
protección individual necesario (botas, mascarillas, guantes).
 Ubicar los documentos en áreas seguras de preferencia que sean amplios y
con la buena ventilación.
 Se debe tener un especial cuidado con su manipulación por la fragilidad que
se encontrase.
 Mantener el aire circulando en todo momento, a través del uso de
ventiladores los cuales no estarán dirigidos a los documentos que se están
secando.
 Se procederá a separar los documentos los documentos sumergidos y/o
manchados de barro para limpiarlos mediante el enjuague correspondiente.
 Colocar las hojas sueltas sobre mesas pisos y otras superficies o planas
protegidas con toallas de papel, usar cordel de pesca para colgar los folios
afectados.

Documentación mojada por inundación con agua limpia

 Trasladar la documentación mojada a un espacio amplio y ventilado

 Eliminar las cajas , carpetas los contenedores mojados
 Extraer el exceso de agua mediante el prensado de documentos.
 Se colocará papel seco entre las hojas mojadas para que absorba la
humedad, repitiendo las veces que fuese necesario.
 Proceder a verificar la documentación cuando se encuentre preparada,
para su traslado; aconsejando seguir su secado con ventiladores
manuales.
 Inhibir el crecimiento de los hongos durante el proceso de secado, para lo
cual se puede preparar una mezcla de alcohol y agua al 70% y pulverizar la
zona.
 Proteger los documentos con carpetillas y cajas nuevas antes de volverlos a
instalar en el depósito.

Documentación mojada por inundación con barro

 Se trasladará la documentación mojada a un espacio amplio y ventilado.

  Se limitará las carpetas cajas y contenedores que se encuentran mojados.
 Garantizar las tintas para determinar si se puede proceder al lavado de los
documentos.
 Eliminar los restos incrustados de barro o suciedad en los documentos con
un baño de agua limpia ayudados por un pincel y/o brocha.
 Extraer el exceso de agua mediante el prensado de documentos.
 Proceder a secar la documentación con secadores manuales.
 Proteger los documentos con carpetillas y cajas nuevas antes de volverlos
a instalar en el depósito.

Preparación del Depósito a donde tienen que retomar los documentos después
del tratamiento.

 Limpiar el depósito y desinfectar el depósito incluido el mobiliario

(anaqueles de metálicos), antes de volver a colocar la documentación.
 Rehabilitar y acondicionar el local
 Preparar las instalaciones dañadas y mejorar las condiciones ambientales
como la temperatura y la humedad.

ACTOS DE SABOTAJE

La ocurrencia de actos de sabotaje a los ambientes e instalaciones en las que se

custodia el acervo documental, puede afectar sensiblemente las actividades que se
desarrollan en las instalaciones del archivo central de la institución por su pérdida o
destrucción, y cuyas acciones a tomar es como se detalla:

a) Selección rigurosa del personal

b) Acceso restringido al personal no autorizado en los ambientes de los que se

custodia el acervo documental.

c) Implementación de Medidas de Seguridad (circuito cerrado de cámaras y otros).

d) De detectarse alguna amenaza, de toma o saqueo del local de bomba o incendio

generado intencionalmente, u otros similares que pongan en riesgos el patrimonio
documental se deberá reportar a la autoridad policial del sector , así como a la unidad
orgánica encargada de la seguridad; sin perjuicio de la evacuación del personal de la
institución.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS TRANSITORIAS

Designar a la brigada del Archivo Central, la misma que se conformaría

transitoriamente por los siguientes trabajadores que se encuentran prestando servicio
en el área.

NOMBRES CARGOS RESPONSABILIDAD

PROF.ALEX SECRETARIO GENERAL Coordinador General

H.SANTISTEBAN MDM
FARROÑAN
-PROF.WILMER PISCOYA JEFE DE DEFENSA CIVIL ASESORAMIENTO
RIOJAS. MDM

--------------------------------- ------------------------------------ ------------------------------------

- JEFE DE ARCHIVO CENTRAL JEFE DE BRIGADA
PEDRO CHAPOÑAN ZEÑA MDM
------------------------------------ ------------------------------------
--------------------------------- PERSONAL DEL AREA BRIGADA
- ARCHIVO CENTRAL
LIZ SANTAMARIA
VIDAURRE ------------------------------------ ------------------------------------
PERSONAL DEL AREA BRIGADA
--------------------------------- ARCHIVO CENTRAL
-
HIPOLITO SANTAMARIA ------------------------------------
S. GRUPO DE TRABAJO BRIGADAS DE APOYO

---------------------------------
- ------------------------------------ ------------------------------------
FUNCIONARIOS Y AREA DE DEFENSA CIVIL BRIGADAS DE APOYO
TRABAJADORES MDM

--------------------------------
TRABAJADORES MDM
 ANEXO 01
TELÉFONOS DE EMERGENCIA

Central de Emergencias de la municipalidad Distrital de Mórrope 283160

Central de Emergencias de Defensa Civil 283100

Central de Emergencia de la Cía. Bomberos Voluntarios 222422

Policía Nacional 236700 - 105

Serenazgo 282152

ENSA 223300

EPSEL 252291

HOSPITAL “BELEN” 282023

PUESTO DE SALUD-MORROPE, Cel. Dr. Fanzo 949705750

ESSALUD 282650

Alerta Médica 2254040

Cruz Roja Peruana *196072 207492

ANEXO 02

CAJA DE EMERGENCIA

1. Plástico por metros (cantidad considerable).

2. Cajas de cartón y/o cubetas de plásticos para traslado de documentos.

3. Bandejas y recipientes de plástico para lavar y enjuagar los documentos.

4. Cubos, escobas, recogedores grandes y paños para evacuar el agua y el barro.

5. Hojas de papel absorbente y cartulinas porosas para intercalar las hojas húmedas.

6. Linternas a pilas y pilas adicionales

7. Radio a pilas y pilas adicionales

8. Ventiladores en un número suficiente

9. Cuaderno para anotaciones, cintas adhesivas y pabilo- paja rafia

10. Plumones y lápices de tinta indeleble para marcar los embalajes

11. Cuchillas para cortar cartón, papel y cinta de embalaje

12. Vestimenta de plástico, guantes de jebe, cascos de protección y botas de jebe.

13. Esponjas y brochas para limpiar los documentos.

14. Mesas de trabajo portátiles.

15. Estuches con herramientas- hilo de pescar

16. Extensión de cables eléctrico

17. Generador portátil.

18. Radio intercomunicador

19. Cámara de video (02)

Mórrope, Julio de 2018