EVIDENCIA 6

STEFANIA DIAZ, VERONICA AGUDELO Y CAMILA SÁNCHEZ

COMPETENCIA:

APLICAR TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS

NECESIDADES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

RESULTADO DE APRENDIZAJE:

GESTIONAR LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS

NECESIDADES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y LAS POLÍTICAS
DE LA ORGANIZACIÓN.

INSTRUCTOR

SERGIO ESTEBAN QUINTERO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE COMERCIO
MEDELLÍN FECHA 2022
 Esthétique et Beauté

Fecha 20/09/2022

1 REDUCCIÓN EN CONSUMO DE PAPEL

Utilizar menos papel es la forma más rápida y eficaz de disminuir la carga ambiental en su
entidad y reducir los residuos generados.

Conteste las siguientes preguntas para identificar formas sencillas de iniciar la reducción en
la cantidad de papel que utiliza su entidad. Además, puede ayudarle a empezar a aplicar
estrategias de reducción del papel de inmediato.

1.1 Impresión y copiado

Estas preguntas están orientadas al responsable de tecnologías de información o sistemas

en la entidad.

NINGUNA

¿Cuántas impresoras y copiadoras

1.1.1
tiene en su entidad?

NO
¿Tiene impresoras/copiadoras
centralizadas mediante la red para
1.1.2 que los usuarios compartan el
acceso?

¿Cuántas bandejas de impresión NINGUNA

1.1.3 tienen las impresoras que utilizan?

14
PÁG.
 SI
¿Puede una bandeja (o una
impresora/copiadora) ser designada
1.1.4
para reutilizar papel usado por una
cara?

SI, DEPENDE DEL TIPO DE

¿Pueden las impresora o IMPRESORA
copiadoras imprimir en las dos
1.1.5 caras de una hoja de forma
automática (dúplex)?

¿Puede configurarse de forma SI, DEPENDE DEL TIPO DE

predeterminada que las impresoras IMPRESORA
1.1.6
impriman a doble cara?

¿Puede usted poner en práctica una NO

política de compras para las nuevas
impresoras y fotocopiadoras que
1.1.7
exija la impresión a doble cara
(dúplex) de forma automática?

1.2 Distribución y de almacenamiento

Estas preguntas están orientadas hacia los responsables de secretaría general y gestión
documental o archivo.

SI

1.2.1

SI

1.2.2

15
PÁG.
 SI
¿Existen las condiciones que hagan
posible almacenar documentos de
1.2.3
archivo electrónicamente en lugar
de hacerlo en papel?

SI
¿En su entidad es posible reutilizar
los materiales de envío, tales
como carpetas y sobres? ¿Es
1.2.4 posible designar un espacio
de almacenamiento para estos
elementos reutilizables?

¿En su entidad se utilizan productos SI

desechables tales como toallas de
papel, cubiertos de plástico, vasos,
1.2.5 entre otros, que hacen más fácil la
tarea de los empleados encargados
de la limpieza?

2 RECICLAJE DE PAPEL

La mayoría de residuos de papel pueden ser reutilizados o reciclados. La separación a un lado

del papel para su reciclaje puede reducir los costos de eliminación de residuos y reducir las
cargas ambientales de contaminación asociadas con el vertido de basuras o la incineración.

Las siguientes preguntas son dirigidas a asegurarse de que en su oficina el reciclaje del papel
se hace de la manera más eficiente posible.

2.1 Preguntas orientadas hacia los responsables de secretaría general/

servicios generales/mantenimiento

NO
¿Tiene la entidad algún convenio
o programa para recolección de
2.1.1 papel para reciclaje? ¿Sabe si el
papel de desecho en su entidad es
reciclado?

16
PÁG.
 NO
¿Tiene algún procedimiento o
instructivo que oriente la forma en
2.1.2 que el papel destinado a reciclaje
sea convenientemente entregado a
quienes reciben esos residuos?

SI
¿Si no están satisfechos con las
labores de reciclaje que realizan los
2.1.3 encargados de esta tarea, puede
cambiar de organización/empresa,
si es necesario?

SI
¿Existen contenedores de reciclaje
instalados en su oficina? ¿Están
ubicados en los lugares donde la
gente los necesita, como en los
2.1.4 centros de copiado e impresión?
¿Si usted no tiene contenedores
de reciclaje en su oficina, podría
obtener algunos y colocarlos en
estas áreas?

SI
¿Está el personal de su entidad
2.1.5 informado sobre el sistema de
reciclaje?

NO
¿La entidad tiene separados los
contenedores de reciclaje de papel
colocados en las oficinas? ¿El
2.1.6 personal de aseo/mantenimiento
vacía cada recipiente en un lugar
central de reciclaje previamente
determinado?

SI
¿Los contenedores de basura
2.1.7 y reciclaje están claramente
identificados?

17
PÁG.
 SI

2.1.8

SI

2.1.9

2.2 Preguntas para los responsables de compras

ADMINISTRACION
¿Qué oficinas o individuos son
2.2.1 responsables de las compras de
papel?

PAPEL BOND MEDIA CARTA

¿Qué tipo de papel es el
que compra (productos
específicos/grados)? ¿Cuáles
son las especificaciones
medioambientales de estos
2.2.2 productos, por ejemplo, qué
porcentaje de contenido reciclado
posconsumo es el que contienen?
¿Qué método de blanqueo
utilizan? ¿Es la fibra certificada, y
por quién?

18
PÁG.
 DESENTRALIZADO
¿El proceso de compra de
productos de papel está
centralizado? ¿Se hacen compras
en línea, con establecimientos
minoristas, grandes proveedores,
empresas de impresión? Si la
2.2.3 compra no está centralizada, ¿hay
una manera para asegurarse de
que cualquier cambio en la política
de compras sea comunicado
a todos los responsables
de compras de papel en la
organización?

PAPELERIAS
¿Cuáles son los proveedores
2.2.4 que utiliza para cada uno de los
productos de papel?

COSTO: $17.900
¿Cuál es el costo de cada uno PROMEDIO MENSUAL: $8.950
de los productos de papel que
2.2.5 usted compra? ¿Cuál es el costo
promedio mensual total, por
oficina o por empleado?

UNA RESMA DE 500 HOJAS

¿Cuáles son sus políticas actuales TAMAÑO CARTA, FABRICADA CON
para adquisición de papel o FIBRAS VIRGEN DE CAÑA,
los criterios que se aplican CERTIFICADO POR LA COMPAÑÍA
a la compra de papel? ¿Se CARBAJAL.
2.2.6 incluyen consideraciones de tipo
ambiental? ¿Se puede integrar las
especificaciones ambientales en
su política de adquisiciones de
papel?

19
PÁG.
 SI
Para cada uno de los productos
comprados en la actualidad
¿se puede trabajar con sus
proveedores existentes para
2.2.7 sustituir los productos que sean
ambientalmente mejores (por
ejemplo, productos con mayor
contenido de material reciclado y
libre de cloro)?

SI
¿Se pueden sustituir los productos
sin aumentar los costos? Si los
costos se incrementaran, ¿puede
2.2.8 esto ser contrarrestado con
medidas de reducción de papel
o ser considerados como parte
de un presupuesto de relaciones
públicas?

Si los proveedores existentes no SI

2.2.9 son capaces de ofrecer productos
ambientalmente mejores, ¿puede
cambiar de proveedor?

¿Sabe de dónde proviene la fibra SI

2.2.10 virgen utilizada en la fabricación
del papel que utiliza (es decir,
conoce la cadena de producción)?

20
PÁG.
 EV1 EVALUACIÓN COMPRAS DE PAPEL
Entidad Esthétique et Beauté

Fecha 21/09/2022

Productos de papel Preguntas financieras Preguntas de uso del papel

¿Cuánto se gasta en
¿Cuánto se podría ¿Este producto
compra, transporte, ¿Cómo podríamos ¿Tiene este
ahorrar la entidad ¿Cómo podríamos es fácilmente
Lista de productos más almacenamiento eliminar totalmente producto contenidos
reduciendo el uso reducir el uso de reciclable? si no,
comprados y reciclado o la el uso de este reciclados? Si no es
de este producto este producto? ¿cómo podemos
eliminación de este producto? así, ¿se puede exigir?
de papel un 20%? cambiarlo?
producto de papel?
Se ahorraría Teniendo todo No Si contiene Si es fácil de
Resma de papel $475.000 Para 6 mucho papel digital. reciclar
meses.

Carpetas $42.000 Para 3 No se utilizaría No teniendo No Si contiene Si es fácil de

meses. casi, las papelería reciclar
carpetas innecesaria
impresa.

$30.000 Para 6 Se ahorraría en No copiando No Si contiene No, se puede

Lapiceros meses. la compra de cosas cambiar
estos también innecesarias
por su poco uso

$ 630.000 Para 6 Si se reduce el Buscar manera Si Si contiene Si es fácil de

Sobres de manila meses. papel también de enviar reciclar
se reduciría los documentación
sobres

$1.200.000 para 6 Ahorro de No imprimiendo No N/a No, se puede

Impresoras meses mantenimiento cosas cambiar
innecesarias
 $468.000 Para 6 Ahorro de tinta No imprimiendo No No No, se puede
meses cosas cambiar
Tinta innecesarias

$56.000 para 6 Ahorro de No grapando los Si Si contiene Si es fácil de

meses grapas papeles reciclar
Grapas

$ 2.500.000 para 1 N/a N/a No N/a No, se puede

Computadores año cambiar

$ 80.000 para 6 Ahorro de No utilizándolos Si Si contiene Si es fácil de

Resaltadores meses. compra de reciclar
resaltadores

Grapadora $ 20.000 Para 6 Ahorro de tinta No grapando los Si No No, se puede

meses papeles cambiar

21
PÁG
 DEL CONSUMO

Esthétique et Beauté
Fecha 21/09/2022

REDUCCIÓN DEL CONSUMO DE PAPEL EN OFICINAS

Oficinas involucradas en Pasos para lograr la

ID Meta
meta meta
Reducir a un 30% en insumo de Avisos electrónicos,
A oficina, tinta, energía, papel, desgaste ¿Quién debe liderar el cambio? memorandos, orientación,
de la impresora formación, etc.

Reducir gastos que pueden ser Incluya el momento óptimo

utilizados para otros eventos y ¿Quién necesita saber del
B por fecha o plazo (semana 1,
utensilios nuevos para la empresa cambio?
semana 2, etc.).
1 Ahorro en impresión y fotocopiado, envío de fax, catálogos y reportes
Uso del correo electrónico, la red local
1.1 o correo de voz en vez de distribuir los SI
documentos en papel.
Comunicarse con los clientes internos y SI, Y ADEMÁS SE PUEDE
1.2 externos por correo electrónico tanto como UTILIZAR
sea posible. COMO BLOG DE NOTAS.

Revisar y corregir borradores de SI

documentos en pantalla antes de imprimir.
Asegúrese de que su computador
1.3
está configurado con las preferencias
para maximizar el nivel de confort de
visualización en pantalla.
Utilizar la opción "REVISAR" del programa SI
de procesamiento de texto y las funciones
1.4
de agregado de comentarios en lugar de
imprimir.
En lugar de utilizar hojas de fax, incorporar N/A
encabezados para fax en los documentos
o utilizar una etiqueta adhesiva removible
para la transmisión por fax. Utilizar media
hoja de papel para una portada y para
1.5
su posterior reutilización de la parte de
atrás. También se pueden implementar
mecanismos para enviar y recibir faxes
directamente desde el computador sin
necesidad de imprimir una copia en papel.
25
PÁG.
 Evitar el copiado para la difusión o N/A
1.6 publicación de los memos, documentos,
revistas e informes.
Si es posible, dejar menos "espacio en N/A
blanco" y promover el uso de fuentes más
pequeñas o mensajes comprimidos (varias
1.7 páginas por hoja) de impresión para ahorrar
papel (no recomendable para documentos
muy extensos debido al cansancio que
puede generar su lectura).
Realizar copias a doble cara y establecer SI
esta opción como valor predeterminado en
1.8 las impresoras y fotocopiadoras. Preguntar
si el documento que recibe en una cara
puede ser impreso a doble cara en el futuro.
No comprar más artículos con información SI
preimpresa que pueden llegar a ser
obsoletos (por ejemplo, papelería y
sobres). Si se produce un cambio, comprar
etiquetas con la nueva dirección con el fin
1.9 de utilizar la papelería antigua. Considerar
la posibilidad de mantener el papel de
escritorio en blanco y configurar los
programas de computador para imprimir
la información del membrete y dirección
cuando sea necesario.
Guardar y recoger el papel que se ha SI
impreso en un lado, volver a apilarlo por
el lado no utilizado, designar una bandeja
1.10
alimentadora de papel en cada impresora (o
unas impresoras) y utilizarlo para imprimir
borradores.
Cuando las máquinas de impresión y SI
fotocopiado deban ser reemplazadas, o los
contratos de outsourcing renovados, exigir
1.11 la función dúplex (impresión en ambas
caras). A continuación, establecer en todos
los computadores y fotocopiadoras la
impresión a doble cara por defecto.
Utilizar papel de menor gramaje para SI
1.12 trabajos que no requieran conservación de
largo plazo.
Utilizar impresoras en red, para sustituir a N/A SI
1.13 las impresoras de escritorio, así se logra
desalentar la impresión innecesaria.
Apilar las hojas de media página para N/A SI
1.14
portadas junto a la máquina de fax.
2 Ahorros en la distribución, almacenamiento y disposición final
Utilizar materiales reutilizables, como N/A
2.1
sobres para todos los envíos internos.
26
PÁG.
 Reutilizar los sobres tachando o colocando N/A
una etiqueta adhesiva en la dirección
2.2
original (cubra completamente los antiguos
códigos de barras impresos).
2.3
Mantener actualizadas las listas de NO
distribución de correo para evitar la
2.4
duplicación y eliminar los que ya no
necesitan sus envíos.
Hacer blocs de notas o documentos de SI
borrador (si sólo un lado se ha utilizado)
2.5
a partir de papel usado o documentos
obsoletos.
Guardar documentos en forma electrónica SI
2.6
en lugar de archivarlos en físico.
Comprar productos envueltos en el mínimo SI
2.7 embalaje posible. Comprar a granel o en
envases más grandes.
Asignar contenedores independientes para SI
2.8 basura, papel para reutilización y papel
para reciclar.
Informar al personal de limpieza para SI
2.9 asegurarse de que no tiren el papel
equivocado
Poner contenedores de reciclaje y SI
reutilización cerca de impresoras y
2.10 fotocopiadoras y en lugares céntricos y
convenientes en cada piso. Asegurarse de
que todos están claramente identificados.
Colocar letreros en áreas centralizadas para NO
fomentar la reutilización y el reciclaje, y
2.11
para educar al personal adecuado en los
métodos para el reciclaje/eliminación.
Asegúrese de que el personal conoce las SI
2.12
políticas de reciclaje y reutilización.
Enviar correos electrónicos felicitando a los SI
usuarios que aplican las buenas prácticas
2.13
e incluir información sobre ellos en las
sesiones de formación o sensibilización.
Desalentar el uso de platos de papel y SI
servilletas de papel (así como los utensilios
2.14 de plástico), proporcionando materiales
lavables, y alentar a los empleados para
llevar servilletas de tela a la oficina.
Reducir la cantidad de correo no deseado SI
2.15
que su empresa recibe.

27
PÁG.