SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

Promoción de buenas prácticas para reducir

LIBRETO el consumo de papel
AMBIENTAL
“Todos podemos contribuir adoptando algunos
hábitos en nuestra vida diaria, dentro de la
oficina, en nuestras casas, en el colegio, la
universidad, etc.”

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AMBIENTAL
 Usando el papel de forma racional (Reducir)

a) Fotocopiar e imprimir a doble cara.

Un mecanismo eficaz para reducir el consumo de papel en la

oficina es utilizar ambas caras de la hoja, en lugar de solo
LIBRETO una. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envíos,
espacio de almacenamiento, se reduce el peso, son más
AMBIENTAL cómodos para engrapar, encarpetar y transportar.

El personal de DESCONT S.A E.S.P, deberán utilizar por

defecto la impresión y fotocopia a doble cara, con excepción
de aquellos casos en que normas internas, como las del
Sistema de Gestión de Calidad o Programa de Gestión
Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una
sola cara de la hoja.
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 b) Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o fotocopiar
Es recomendable utilizar las funciones que permiten reducir los
documentos a diferentes tamaños, que permiten que en una cara de
la hoja quepan dos o más páginas por hoja, que para revisión de
borradores resulta fantástico. Un amplio porcentaje de las
fotocopiadoras modernas tienen la función de reducir el tamaño,
LIBRETO situación que deberá verificarse con los proveedores de estos
equipos y servicios.
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c. Elegir el tamaño y fuente pequeños

Elegir el tipo de letra más pequeño posible en la impresión de

borradores (por ejemplo 10 puntos), mientras se trabaja en la pantalla
de la computadora con un tipo de letra más grande, por ejemplo de
14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el área de impresión de las
hojas.

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 e. Configuración correcta de las páginas

Muchas de las impresiones fallidas se deben a que no verificamos la

configuración de los documentos antes de dar la orden de impresión.
Para evitar estos desperdicios de papel es importante utilizar las
opciones de revisión y vista previa para identificar elementos fuera de
las márgenes.
LIBRETO
AMBIENTAL e. Revisar y ajustar los formatos

Otra estrategia es la de optimizar el uso del espacio en los formatos

usados por las áreas con el fin de lograr usar menores cantidades de
papel. Igualmente es necesaria la revisión de los procedimientos para
identificar la posibilidad de integrar varios documentos o formatos en
uno solo, reducir el número de copias elaboradas, entre otras.

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 f. Lectura y corrección en pantalla

Durante la elaboración de un documento, es común que se corrija

entre dos y tres veces antes de su versión definitiva. Al hacer la
revisión y corrección en papel se está gastando el doble del papel, de
modo que un método sencillo para evitar el desperdicio de papel es
utilizar el computador para hacer la revisión en pantalla, que
adicionalmente nos ofrece la posibilidad de utilizar correctores
ortográficos y gramaticales antes de dar la orden de impresión.
LIBRETO De esta manera solo se imprime la versión final del documento para
AMBIENTAL su firma o radicación.

h. Evitar copias e impresiones innecesarias

Es importante determinar, antes de crear o generar múltiples

ejemplares de un mismo documento, si son realmente
indispensables. En la mayoría de los casos, existen medios
alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de
apoyo tales como el correo electrónico (Exchange), la intranet o
carpetas compartidas.
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 Un ejemplo de impresiones innecesarias puede ser los correos
electrónicos, ya que pueden ser leídos en la pantalla y guardar, de
ser necesario, en el disco duro del computador. Si no sabe cómo
hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos solicite la
colaboración al departamento de sistemas.

h. Guardar archivos no impresos en el computador

En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos,

LIBRETO se recomienda almacenarles en el disco duro del computador, discos
AMBIENTAL compactos, DVD u otro dispositivo o medio tecnológico que permita
conservar temporalmente dicha información.

i. Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadores

Es importante que todos los funcionarios de DESCONT conozcan el

correcto funcionamiento de impresoras, fotocopiadoras y
multifuncionales para evitar el desperdicio de papel derivado por
errores en su utilización. De ser necesario, deberán realizarse
sesiones de asistencia técnica sobre el manejo de estos equipos.
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 k. Reutilizar el papel usado por una cara

Se utilizarán las hojas de papel usadas por una sola cara para la
impresión de borradores, toma de notas, impresión de formatos a
diligenciar de forma manual, listas de asistencia, entre otros.

k. Reciclar
LIBRETO El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de árboles para la
AMBIENTAL fabricación de papel reciclado, así como la emisión de elementos
contaminantes. Por tal motivo todo el personal de DESCONT
debemos mantener políticas y acciones que faciliten la selección en
la fuente y el reciclaje del papel.

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