TEMA V - EL PROTOCOLO NOTARIAL

5.1 Antecedentes Históricos.

El origen legal más remoto del protocolo parece estar en el derecho Justiniano, ya que en el capítulo
segundo de la Novella XLV, dada en Constantinopla en el año 537, mandó que los notarios de oriente no
escribiesen los documentos en papel blanco, sino en el protocolo, esto en el papel que arriba llevaba
impresa la fecha de su entrega al notario, el nombre del glorisísimo conde de las sacras liberalidades
(sacrasrum largitionum), y la fecha de su redacción, reputándose por falsas las que no se escribiesen en
el protocolo.

El papel no podía cortarse, sino mantenerse intacto; y el documento debía contener, ante todo, el
resumen abreviado del acto, vale decir, el “protocollum”, que era la primera colación, escritura o
apuntación como encabezamiento de la carta. Ello servía de base para la extensión del instrumento, que
se entregaba “in totum”bajo de pena de no valer, razón por la que el notario no conservaba en su poder
el original o matriz.

El Fuero Real fue el primer cuerpo de leyes, de orden general y con sentido histórico que el derecho
español proporcionó con la noción de “protocolo” . Concluido y publicado a fines de 1254 o a principios
de 1255; pero la Novísima Recopilación, merced a la Pragmática de Alcalá, es el antecedente más
próximo del protocolo.

La Pragmática de Alcalá, dada el 7 de junio de 1503 por los Reyes Católicos, se refiere a la institución
del protocolo disponiendo que debía ser un libro en el cual los escribanos fueran asentando por extenso
las notas de las escrituras otorgadas ante ellos y de ellas expidieran copias a las partes.

Los españoles llevaban otro libro en el cual se escribían los aspectos esenciales de los negocios jurídicos
a celebrar, antes de la redacción definitiva del documento, denominándose este libro como “El
Minutario”. Después que las partes interesadas, hubieren examinado, corregido y puestos de acuerdo con
el contenido del minutario, se redactaba el instrumento público en forma definitiva, sin alteración ni cambio
alguno.

La Pragmática del Alcalá, estableció el Protocolo Notarial y en sus disposiciones ya preveía el caso de
una persona que no pudiera firmar.

Con la formación del Sacro Imperio Romano-Germánico, su emperador Maximiliano I, ordenó el dictado
de la constitución “De notariis et tabellionibus”que se promulgo en Colonia en 1512 y en la misma se
realiza una reforma y ordenación en pro del ejercicio del notariado.

El emperador mandó que “cada notario procure de todos modos tener y conservar con gran cuidado, y
dejar después de sí un protocolo”.

5.2 Disposiciones Legales Sobre el Protocolo.

Entre los artículos 36 al 50 de la Ley No.140-15 se encuentran las reglas referentes al protocolo notarial.

Leer el artículo 36 de la Ley 140-15; articulo 38 y artículo 40 de La ley 140-15

La obligatoriedad de tenerlo para los actos auténticos; volúmenes anuales; numeración de las actas;
foliado de todas las hojas de cada volumen; márgenes de las hojas, tanto en ambos lados como en la
parte de abajo; apertura y cierre del volumen anual; la posibilidad de la división del volumen anual en
varios tomos; la obligación de protocolizar cada año a más tardar el día 31 de marzo; la responsabilidad
del Notario en relación con la integridad y conservación de los protocolos.

Verificar la Ley en estos aspectos del protocolo.

5.3 Requisitos y Formalidades del Protocolo.

El protocolo se forma con todos los volúmenes de las actuaciones del Notario, conteniendo cada uno
todas las actas que se escrituren entre el primer día de enero y el 31 de diciembre de cada año, ambas
fechas inclusive. Dichas actas deben llevar el número que les corresponda, escrito en letras y por estricto
orden de fecha. Las hojas deben ser foliadas, es decir marcadas con el número que les pertenezca y
escribírsele en letras y guarismos o dígitos.

Todas las hojas de las escrituras matrices, tendrán un margen blanco de cuatro centímetros por la parte
en que haya de encuadernarse y uno de dos centímetros por la opuesta. Además se dejará en las dos
plantas de la hoja, otro margen de cinco centímetros por la parte donde comienzan a escribirse los
renglones.

Todas las hojas del protocolo, serán firmadas por el Notario en el margen de cinco centímetros, a
excepción de aquellas que por el contenido del documento se hallan llenas con notas debidamente
firmadas por el Notario, las partes y los testigos.

Otras formalidades exigidas:

a). Los instrumentos deben de redactarse en español, escribirse a máquina o a mano de manera legible
y sin abreviaturas;

b). Los instrumentos deben llevar numeración cardinal, escribiéndose uno a continuación del orto, en
orden riguroso de fechas, y entre cada instrumento sólo debe quedar espacio para las firmas;

c). El protocolo debe llevar foliación cardinal escrita en cifras;

d). El cuerpo del Instrumento las fechas, números o cantidades se expresarán con letras. En caso de
discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, prevalece lo escrito en letras;

e). Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que transcriban se copian de manera
textual;

f). Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenarán con una línea antes de que sea
firmado el instrumento.

5.4 Contenido del Protocolo.

En sentido estricto, el libro-protocolo del notario, tal como indica la ley, contendrá los originales de las
actas auténticas que escriture entre el primero de enero y el 31 de diciembre de cada año, ambas fechas
inclusive. A seguida de cada acta se colocarán los documentos que se anexen al mismo como
comprobantes.

5.5 Apertura del Protocolo.

Es ordenado por la Ley del Notariado que desde el primer día de cada año los notarios abran el volumen
del protocolo correspondiente a ese año.

El protocolo se abre cada año con la primera escritura que se hace, la cual llevará siempre el número
UNO y principiará en la línea del folio inicial. La forma indicada en su artículo 38, para la apertura del
protocolo se hace extendiendo una nota que diga de esta manera:

Ejemplo

“Volumen del Protocolo de los Instrumentos Públicos correspondientes al año de...( )”.
En la ciudad de….., Municipio de…….., Provincia de……., al primer (1er.) día del mes de enero del año…
( )”. Artículo 40 Ley 140-15

5.6 Cierre del Protocolo.

El protocolo debe cerrarse cada año, el último día del año natural, pero también puede cerrarse en
cualquier momento que el notario dejare de ejercer la función.
El cierre debe contener: la fecha, el número total de instrumentos autorizados, indicando cuantos de ellos
son escrituras públicas y el número de actas de protocolización, si las hubieren; así como el total de folios
utilizados; observaciones si fueren necesarias y la firma del notario.

Señala el segundo párrafo del artículo 38 de la Ley dominicana que debe extenderse una nota análoga el
último día del año para cerrar el volumen que haga constar lo siguiente:

Ejemplo

“Concluye el volumen del Protocolo de los Instrumentos Públicos correspondientes al año…. ( ), que
contiene…. ( ) Instrumentos y…. ( ) folios, escriturados durante el mismo por el infrascrito Notario”. En
la ciudad de ….., Municipio de …., Provincia de ……, a los treinta y un (31) días del mes de diciembre del
año…. ( ). A seguidas se coloca la fecha en letras, la firma y el sello profesional del Notario.

5.7 ¿Qué son el libro Índice, los Folios y la Minuta?

Libro Índice

Leer el artículo 38

Los Folios

Leer el artículo 39

Los folios son las hojas numeradas, selladas y autorizadas que serán cronológicamente utilizadas y
ordenadas y sólidamente empastadas para constituir los libros. Cada folio se utilizará por ambas caras,
constituyéndose por dos páginas.

Minuta o Duplicados

Ver artículos 43 y 44 de la Ley 140-15

Una minuta es un original de un acto auténtico, del que no puede desprenderse el oficial público que es
su depositario. Es, dicho de otra manera, un acto original emanado de la autoridad administrativa o
judicial, o para nuestro caso específico, el acto entregado por notario que la ley prescribe que debe
conservarse.

A MODO DE CONCLUSION

Es obligatorio de tener los actos auténticos; volúmenes anuales; numeración de las actas; foliado de todas
las hojas de cada volumen; márgenes de las hojas, tanto en ambos lados como en la parte de abajo;
apertura y cierre del volumen anual; la posibilidad de la división del volumen anual en varios tomos; la
obligación de protocolizar cada año a más tardar el día 31 de marzo; la responsabilidad del Notario en
relación con la integridad y conservación de los protocolos.

El protocolo se forma con todos los volúmenes de las actuaciones del Notario, conteniendo cada uno
todas las actas que se escrituren entre el primer día de enero y el 31 de diciembre de cada año, ambas
fechas inclusive. Dichas actas deben llevar el número que les corresponda, escrito en letras y por estricto
orden de fecha. Las hojas deben ser foliadas, es decir marcadas con el número que les pertenezca y
escribírsele en letras y guarismos o dígitos.

En sentido estricto, el libro-protocolo del notario, tal como indica la ley, contendrá los originales de las
actas auténticas que escriture entre el primero de enero y el 31 de diciembre de cada año, ambas fechas
inclusive. A seguida de cada acta se colocarán los documentos que se anexen al mismo como
comprobantes.