Administración de Materiales

ADMINISTRACION DE
MATERIALES
Diego
Espinosa
GESTION DE OPERACIONES Ing.
Ing Pedro
del Campo
Objetivos
Describir la importancia de la administracin de la
Cadena de Abastecimiento de los Materiales para
Manufactura de Productos y Servicios
Explorar la influencia de las funciones de
Compras y Distribucin en su diseo y ejecucin
Analizar diferentes dinmicas y efectos entre
cadenas de suministro
Definir ndices de monitoreo de la operacin y su
consecuencia financiera
2
Ing. Diego Espinosa
- GESTION DE OPERACIONES
Administracin de Materiales
Podemos definir a la Administracin de Materiales como un conjunto de
tcnicas que nos permite controlar el flujo de materiales en la
organizacin desde
que se reciben los insumos hasta la entrega de los productos terminados
a los
clientes.
Para evitar retraso de la produccin.

Prdida de la imagen de la compaa.
Costos excesivos de almacenamiento.
Permite a las organizaciones el responder ante cambios
inesperados en la demanda de sus productos o en los precios de
sus insumos.
Punto de Reorden.
Consiste en la existencia de una seal al departamento encargado de
colocar pedidos, indicando que la existencia de determinado material ha
llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. El punto debe
ser aquel que le permita seguir produciendo mientras llega el otro
pedido.
Existen diversas tcnicas para sealar el punto de reorden desde papeles
en los estantes o anaqueles a los sistemas informativos que solicitan los
pedidos automticamente cuando se llega el nivel mnimo de inventarios.
Estos puntos de reordene deben ser aprobados y estudiados por los
departamentos de compras y produccin para su establecimiento y sern
responsabilidad del departamento de produccin junto con el almacn
para su control y vigilancia. Debe haber instrucciones claras y precisa de
lo que debe hacerse con las requisiciones colocadas.
Normas a Cumplir en la
Administracin de Materiales.
Debe haber un control fsico adecuado
sobre el almacenamiento de las
existencias.
Se debe ejercer un adecuado control de
costos sobre las cantidades de
materiales y suministros utilizados por el
personal de operacin.
Normas a Cumplir en la
Administracin de Materiales.
Debe haber un equilibrio adecuado
entre la inversin en inventarios y los
costos incurridos en la adquisicin,
utilizacin y almacenamiento de
materiales as como de las prdidas
causadas por las interrupciones en la
produccin o las ventas prdidas
debido a la falta de existencias.
Funciones que se Incluyen en la

Planeacin y control del abastecimiento
de materiales
Programacin de la produccin.
Recepcin
Investigacin sobre materiales y compras
Almacn
Compras
Ventajas en su Aplicacin.
Se minimiza el riesgo de robo o extravo
Evita los retrasos en el programa de
avances al procurar mediante la
coordinacin de los departamentos de
compras y almacn el abastecimiento de
materiales necesario para llevar a cabo la
produccin en el tiempo programado.
Ventajas en su Aplicacin.
La obtencin de un control ms eficiente en
cuanto a las autorizaciones de compras y
aplicacin de materiales en la produccin.
Con el flujo correcto de la informacin sobre
las compras realizadas, se evitan trastornos
administrativos entre los departamentos
involucrados con la actividad de compra,
recepcin, almacenamiento, pago y
utilizacin de materiales en la produccin.
Problemas que se Presentan

Cuando no Existe Control de
Materiales
La aplicacin indebida de los materiales en
la produccin, se produce cuando se enva
una requisicin de materiales al almacn
por una cantidad mayor a la necesaria.
Para resolver esto habr que realizar una
investigacin para determinar el destino del
excedente e identificar al responsable o
responsables de tal acto.
Problemas que se Presentan Cuando

no Existe Control de Materiales
La decisin errnea de seleccin del proveedor; es decir,
cuando la persona encargada de realizar las compras
decide comprar a un proveedor basndose en
fundamentos equivocados que no benefician en nada a la
empresa. (beneficios personales)
La falta de coordinacin entre los departamentos
involucrados con la funcin de compras por la falta de
comunicacin, este es un problema administrativo.
Algunos Conceptos
Importantes en la
Movilizacin de materiales dentro de la
empresa. Incluye todas aquellas
actividades involucradas en la movilizacin
de los materiales del punto de recepcin o
de almacenamiento al punto en el que se
utilizan
Algunos Conceptos Importantes

en la Administracin de
Materiales
Control de calidad. El control de calidad
sigue siendo una funcin difcil de ubicar en
muchas organizaciones. La responsabilidad
de inspeccionar las materias primas que
ingresan y las operaciones del proveedor lo
colocan directamente dentro de la
administracin de materiales.
Algunos Conceptos
Importantes en la
Control de inventarios. La funcin del control del
inventario tiene la responsabilidad de conservar los registros
de partes y materiales utilizados en la produccin.
Adems del control de inventarios de produccin, hay
necesidad de controlar los materiales ajenos a la
produccin, tales como herramientas prescindibles, artculos
de oficina y de mantenimiento, artculos de reparacin y de
operacin.
Administracin de
Inventarios
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro,
de la rotacin y evaluacin del inventario de acuerdo
a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la
empresa, ya que a travs de todo esto
determinaremos los resultados (utilidades o
prdidas) de una manera razonable, pudiendo
establecer la situacin financiera de la empresa y las
medidas necesarias para mejorar o mantener dicha
situacin
Creacin del Inventario

Flujo de entrada
Nivel de inventario
Nivel de inventario final=
Nivel de inventario inicial
+flujo de entrada
-flujo de salida
-flujo de prdida
Flujo de salida
Flujo de prdida
Ing. Diego16
Espinosa
Materias Primas Trabajo en Proceso
Proveedores Planta de
- P .Terminado
Centro de
Distribucin Minorista
Manufactura
Ing. Diego17
Espinosa
Determinantes del Tamao de

los Inventarios
1) El nivel de las ventas
2) La longitud de la naturaleza
tcnica de los procesos de
produccin
3) La durabilidad en comparacin
con
la caducidad del producto
terminado.
Inventario de Seguridad.
Esta clase de inventarios es la cantidad de inventarios que se deben
tener en existencia para absorber fluctuaciones al azar en la demanda
o la utilizacin durante el tiempo que transcurre entre la colocacin del
pedido y su recepcin en bodegas
Denominado tambin "colchn de seguridad La determinacin del
tamao ms apropiado para el colchn de seguridad incluye un
equilibrio entre el costo de quedar probablemente sin existencias, y el
costo de mantener un colchn de seguridad suficiente, como para
evitar esta probabilidad.
El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se
tiene durante el ao y como consecuencia de esto tambin se aumenta
el costo anual de mantenimiento del inventario - GESTION DE OPERACIONES
Administracin de materiales
Clasificacin ABC
El sistema ABC es un mtodo de clasificacin de inventarios en
funcin del valor contable (de costo o adquisicin) de los materiales
almacenados.
Tradicionalmente, miles de artculos son almacenados en las
empresas, especialmente en la industria manufacturera, pero slo un
pequeo porcentaje representa un valor contable lo suficientemente
importante como para ejercer sobre l un estricto control.
A
Alto Volumen Monetario 70 y el 80% del valor - 5 y el 15% de los
artculos
Volumen Monetario Medio 15% del valor - 30% de los artculos
Bajo Volumen Monetario 5 10% del valor - 50 - 60% de los artculos
Clasificacin ABC
Un principio subyacente a la aplicacin del anlisis ABC es que cada tipo
de artculos requiere distintos niveles de control. As, a mayor valor de
inventario, mayor control sobre el mismo. La clase A deber ser controlada
ms estrechamente, sin embargo, las clases B y C requieren una atencin
menos estricta.
El primer paso en la aplicacin del anlisis ABC es la clasificacin de todos
los artculos en cada una de las clases. Esto significa que a cada item en el
almacn se le asigna un valor contable (de coste o de adquisicin). Dicho
valor se obtiene al multiplicar el coste unitario por la demanda anual de
cada artculo.
Posteriormente todos los artculos son ordenados en funcin de su valor. La
clasificacin resultante puede que no sea exacta, pero normalmente se
aproxima bastante a la realidad en gran parte de las- GESTION
empresas.
DE OPERACIONES
Clasificacin ABC
El siguiente paso en el anlisis ABC es determinar el nivel de

control para cada tipo de item almacenado. El mayor esfuerzo de
control se ha de realizar sobre los artculos "clase A". Esto se
traduce en la necesidad de realizar una correcta previsin de la
demanda y en implementar un estricto sistema de registro de los
movimientos en almacn. Al mismo tiempo se debe implementar
el sistema ms apropiado de control de inventario
(determinstico, probabilstico; de cantidad o perodo fijo, etc.).
Los artculos B y C requieren un control menos estricto. As
pueden mantener stocks de seguridad mayores en este tipo
items sin temor a incurrir en costes excesivamente elevados.
estos casos no es necesario implementar sistemas de control
inventarios, siendo suficiente el mero control visual directo
se
de
En
de
Porcentaje del valor

monetario total
Clasificacin ABC
Art. A
Art, B
Art. C
Porcentaje del nmero total de
artculos
EJEMPLO DE CLASIFICACIN ABC

ARTCULO
CANTIDAD
UTILIZADA
COSTO UNITARIO
USD
VALOR CONSUMO
USD
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
3.000
2.800
500
1.500
3.000
400
1.000
200
2.200
1.900
1,20
4
50
8
3
150
2
200
1,9
1,3
3.600
11.200
25.000
12.000
9.000
60.000
2.000
40.000
4.180
2.470
16.500
169.450 USD
Clasificacin de Acuerdo al Valor de Consumo y

Costo Unitario
ARTCULO
VALOR DE
CONSUMO (USD)
CANTIDAD
UTILIZADA
COSTO UNITARIO
(USD)
6
8
3
60.000.40.000.25.000.(74%)
400.200.500.(7%)
150.200.50.-
4
2
5
12.000.11.200.9.000.(19%)
1.500.2.800.3.000.(44%)
8.4.3.-
9
1
10
7
4.180.3.600.2.470.2.000.(7%)
2.200.3.000.1.900.1.000.(49%)
1,9
1,2
1,3
2
EJEMPLO DE CLASIFICACIN ABC

De acuerdo a la clasificacin, los inventarios se pueden
dividir en tres grandes categoras:
Artculos Clase A: Artculos cuyo costo unitario sea de
$25 o ms, o cuyo consumo anual sea superior a $20.000. Artculos Clase B: Artculos entre $3 y $25, o cuyo
consumo representa un costo entre $9.000.- y $20.000. Artculos Clase C: Artculos cuyo costo es inferior a $3 y
Ing. Diego26
Espinosa
un consumo inferior a $9.000.- GESTION DE OPERACIONES
RESUMIENDO
CANTIDAD - ITEM
VALOR DE
COMSUMO (USD)
Clase
7%
74%
Clase
44%
19%
Clase
49%
7%
Ing. Diego27
Espinosa
Sistema de Inventario Peridico o Fsico.
La base del sistema de inventario peridico es el conteo fsico de las
mercancas disponibles al final del periodo. Este procedimiento,
llamados toma de inventario fsico, es inconveniente y costoso. Por
tanto, un inventario fsico por lo general se toma solo al final del ao.
De este modo, el sistema de inventario peridico se ajusta a la
preparacin de estados financieros anuales, pero no a la preparacin de
estados correspondientes a periodos contables ms cortos, como meses
o trimestres.
Para determinar el costo de las mercancas vendidas por el sistema de
inventario peridico, los registros contables deben mostrar (1) el costo
del inventario al comienzo y al final del ao, y (2) el costo de las
mercancas compradas a lo largo del ao. A partir de esta informacin,
el costo de las mercancas vendidas durante el ao
se puede calcular
Sistema de Inventario Permanente
Este sistema contrasta considerablemente con el sistema de
inventario peridico. Bajo el sistema de inventario permanente, la
cuenta inventario se mantiene continuamente actualizada; de all el
nombre del sistema de inventario permanente.
Bajo este sistema tambin se mantiene una cuenta de mayor para
mostrar el costo de la mercanca vendida durante el periodo. La
cuenta Inventario se debita por cualquier compra de mercanca.
Cuando se vende mercanca, se hacen dos asientos: El primero
registra el ingreso por ventas ( Dbito a efectivo o cuenteas por
cobrar, crdito a Ventas). Y el segundo reduce el saldo de la cuenta
de inventario y registra el costo de la mercanca vendida (dbito a la
cuenta Costo de mercancas vendidas, crdito a inventario).
Sistema de Inventario Permanente
El sistema de inventario permanente ha sido utilizado tradicionalmente
por empresas que venden artculos de valor unitario alto, como
automviles, computadoras o muebles, estas empresas realizan
relativamente pocas transacciones de ventas en el dial; por tanto, el
registro del costo de cada venta es un asunto fcil.
En una empresa que vende grandes cantidades de mercanca a bajo
costo, el registro del costo de cada transaccin de venta no es factible
sin un sistema computarizado. Por tanto, las empresas como almacenes
de vveres, almacenes por departamentos y la mayora de comerciantes
pequeos han usado tradicionalmente el sistema de inventario peridico.
Sin embargo, actualmente los terminales de computadora en el punto de
venta hacen posible para la casi totalidad de negocios comerciales
mantener un sistema de inventario permanente.
Compras
Es la adquisicin de los insumos
necesarios que se necesita en todo
proceso
productivo,
siendo
el
departamento
de
compras
el
responsable de adquirirlas dentro de
una organizacin.
Objetivos del Departamento de

Compras.
Proporcionar un flujo ininterrumpido de
materiales, abastecimientos y servicios
requeridos para la operacin de la
organizacin
Conservar las inversiones y las
prdidas mnimas en el inventario
Funciones Principales del

Departamento de Compras.
Establecer las caractersticas de lo que va a
comprar
Colocarse en una mejor posicin con
respecto al vendedor y poderle exigir
calidad, buenos tiempos de entrega y en
general, tener ms libertad para negociar.
Estar seguro de que lo que va a comprar le
va a servir.
Qu Debe Tener una Orden de

Compra?
Fecha en que se coloc el pedido.

Nombre del proveedor.
Cantidad del material.
Precio unitario.
Valor total (sin impuesto).
Porcentaje de impuesto y su valor.
Valor total con impuesto.
Descripcin de la forma de pago.
Fecha de entrega.
Efectos de una Buena

Compra
Beneficios econmicos: como el ahorro por un
descuento por pago anticipado al proveedor
Beneficio de tiempo: cuando un material es
solicitado con carcter de urgente se puede
optar por el proveedor que ofrezca el menor
tiempo de entrega (aunque este sea ms
elevado), dado que la falta del material
ocasionara un retraso en el programa de
avance, y provocara adems cierto desprestigio.
Seleccin de Proveedores
Criterios a partir de las prioridades competitivas
Calidad
Precio
Servicio
Velocidad
Puntualidad
Volmenes
Ing. Diego36
Espinosa
Localizaciones
Certificacin de Proveedores
Comprobacin de capacidad para suministrar productos y

servicios de acuerdo a las necesidades del cliente
Proceso de evaluacin profunda de aptitudes
costo
calidad
entrega
flexibilidad
Anlisis de procesos
Revisin de documentacin para verificar integridad y precisin
Certificacin
Ing. Diego37
Espinosa
Presupuestos
Un presupuesto es un plan integrador y
coordinador que se expresa en trminos
financieros respecto a las operaciones y
recursos que forman parte de una empresa
para un periodo determinado, con el fin de
lograr los objetivos fijados por la alta
gerencia
PRESUPUESTO DE INGRESOS
Y GASTOS
El Presupuesto de Ingresos
Se prepara con la informacin proveniente
del presupuesto de ventas.
En l ha incluido usted, mes a mes, tanto el
nmero de unidades de producto a vender;
como los montos de dinero que recibir por
dicha venta.
Ing. Diego39
Espinosa
Previamente usted habr fijado los precios
de venta de cada uno de sus productos, para
los prximos tres, seis o doce meses.
Presupuestar es fijarse metas de ventas y
hacer todo
Ing. Diego40
Espinosa
Para hallar los totales de venta de cada mes,
bastar con:
Multiplicar el nmero de unidades que usted
ha previsto vender de cada artculo, por su
precio unitario.
Repetir esta operacin, mes por mes.
Sumar los totales hallados, por mes y para el
perodo presupuestado (anual, semestral, etc,).
Ing. Diego41
Espinosa
Presupuesto de Gastos
Corresponde al total de egresos de dinero que
tendr su empresa durante el mismo perodo
del presupuesto de ventas calculado por
usted.
Para ello deber determinar:
Tipos, cantidades y precios de los materiales
a utilizar y el precio aproximado de los
mismos.
Ing. Diego42
Espinosa
Cantidad de operarios a emplear y el total
de salarios y beneficios a pagar mes a mes.
Servicios ajenos a contratar; la cantidad y el
precio aproximado de los mismos
Ing. Diego43
Espinosa
Los gastos de administracin del negocio
(sueldo del administrador, sueldos del
personal de oficina, renta del local, consumo
de energa luz, agua; gastos de movilidad;
papelera; correos y telfono; mantenimiento
de instalaciones y mquina etc.)
Pago por plizas de seguros; por robo,
incendio y otros tipos de riesgos.
Ing. Diego44
Espinosa
Los totales mensuales a cargar por concepto
de depreciacin.
Los montos totales de comisiones a pagar a
vendedores y/o comisionistas.
Los gastos promocionales (folletos,
volantes, afiches) y publicidad (cuas de
avisos en radio, avisos en peridicos, etc.)
Ing. Diego45
Espinosa
Presupuesto
Desarrollo de una Hoja Electrnica en
Excel de Ingresos y Egresos.
Anlisis mensual, semestral, anual
Ing. Diego46
Espinosa

Administración de Materiales

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Funciones que se Incluyen en la

Problemas que se Presentan

Problemas que se Presentan Cuando

Algunos Conceptos Importantes

Creacin del Inventario

Determinantes del Tamao de

Alto Volumen Monetario 70 y el 80% del valor - 5 y el 15% de los

Volumen Monetario Medio 15% del valor - 30% de los artculos

Bajo Volumen Monetario 5 10% del valor - 50 - 60% de los artculos

El siguiente paso en el anlisis ABC es determinar el nivel de

Porcentaje del valor

EJEMPLO DE CLASIFICACIN ABC

Clasificacin de Acuerdo al Valor de Consumo y

EJEMPLO DE CLASIFICACIN ABC

Objetivos del Departamento de

Funciones Principales del

Qu Debe Tener una Orden de

Fecha en que se coloc el pedido.

Efectos de una Buena

Criterios a partir de las prioridades competitivas

Comprobacin de capacidad para suministrar productos y

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