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Gestin de stocks. Fundamentos y estrategia

junio 15, 2008 fbusiness Deja un comentario Ir a los comentarios
por scar Fajardo Las claves competitivas del entorno turbulento que vivimos en la mayora de los sectores hoy en da pasan por ofrecer un servicio rpido, personalizado, de calidad, fiable y al menor coste posible. Dentro de esta difcil ecuacin, los stocks juegan un papel fundamental para lograrlo. Una rotura de stock provoca un desabastecimiento de la demanda cuyo coste de oportunidad a veces es irreparable. A esto hay que aadir la concienciacin que sobre los stocks y su gestin se impuso en Europa Occidental en los aos 90 al descubrir el xito de los sistemas lean puestos en marcha por empresas japonesas como Toyota con su enfoque just in time. Por lo tanto, la correcta gestin de stocks se ha convertido en un elemento indispensable para mantener una competitividad adecuada en el mercado de hoy en da. Probablemente una adecuada gestin de stocks no marque la diferencia fundamental que nos haga superar a los competidores, pero s que su incorrecta materializacin puede anular cualquier otra ventaja competitiva de la que pudiramos disponer. Sin embargo, dicha gestin de stocks contina enfrentndose al problema de la falta de concienciacin por parte de gran parte de las reas de las organizaciones respecto a su importancia en el resultado final. Y as nos encontramos con departamentos de compras que no tienen en cuenta el coste de almacenamiento, sino que priorizan el coste de la compra y el servicio a tiempo; unos departamentos comerciales y de marketing que exageran sus previsiones para evitar roturas de stock y unos departamentos de produccin que fijan su principal objetivo en tener materia prima para no romper la cadena de fabricacin y poder servir adecuadamente el producto. Para todo ello, ha comenzado a entrar en funcionamiento en muchas empresas el concepto de trade-off, compensaciones por las cuales las distintas reas que mayor implicacin tienen en la gestin del stock renuncian a parte de sus objetivos con el fin de conseguir un resultado final ms ajustado a los objetivos globales de la organizacin, y no a sus objetivos exclusivos de departamento. Qu es la gestin de stocks y qu funcin desempean en la organizacin La gestin de stocks es la actividad y el empleo de capital y recursos para planificar, organizar, dirigir y controlar los productos y materiales almacenados con el fin de ofrecer un servicio constante a la demanda existente con la mxima fiabilidad, rapidez, versatilidad y calidad al menor coste posible.

Si hubiera que definir las funciones bsicas que cumplen los stocks en el entramado empresarial, tendramos que sealar como fundamentales las siguientes: -Asegurar el abastecimiento constante de materias primas para la fabricacin de productos. La gestin de stocks debe permitir que la cadena de suministro siempre proporcione materia prima en el momento en que sea requerida. Lo ideal es que siempre de la cantidad justa y necesaria, pero la variacin de la demanda y la velocidad y organizacin de los procesos provoca que a menudo se acumule ms stock del necesario para permitir dar un servicio a tiempo. -Permitir el servicio continuado de productos a la demanda existente. La tenencia de inventario y stock permite atender al consumidor cuando demande el producto, ya que disponemos del mismo en el almacn. Aqu, como en la anterior funcin, la tendencia durante mucho tiempo ha sido a acumular productos en almacn para evitar problemas de desabastecimiento, con el consecuente aumento de los costes. -Por ltimo, y aunque no es su finalidad, los stocks son empleados muchas veces como elementos de especulacin para ganar dinero. En efecto, algunas empresas con costes de almacenamiento ajustados, acumulan materias primas ante la previsin de que suban de precio, y luego las comercializan ya transformadas cuando se produce esa subida, permitiendo de una parte abaratar el coste de compra de materias primas, y por otra vender a un precio ms elevado sus productos, en consonancia con la subida de las materias primas que lo componen. Por tanto, el objetivo de una correcta gestin de stocks debe ser el conseguir abastecer a la cadena de fabricacin y a la demanda en su justa medida, con la mayor calidad y al menor coste posible. Principales costes de los inventarios La tenencia de inventarios tiene mltiples ventajas, pero tambin nos hace incurrir en unos costes que han de ser tenidos en cuenta. -Costes de almacenaje: la unidad de negocio en algunas organizaciones, la direccin comercial o el propio departamento de operaciones han de soportar un coste por la ocupacin del espacio en almacn. Este coste se mide en volumen de material en almacn y por tiempo de estancia. -Costes de seguro: ntimamente unido al anterior coste, la tenencia de stocks hace que estos tengan que ser asegurados ante cualquier imprevisto o dao. -Coste de oportunidad: la inversin en stocks de un determinado material inmoviliza capital que podra haber sido empleado en otras inversiones que podran haber producido un mayor beneficio. -Costes financieros: normalmente la adquisicin de esos stocks genera un coste financiero puesto que ha debido ser solicitado a proveedores o a entidades financieras que cobran un inters por ello. -Costes administrativos: la tenencia de stocks implica un trabajo administrativo de mantenimiento que posee tambin un coste. -Coste de obsolescencia: los stocks sufren un proceso de obsolescencia, o bien tcnica porque nuevos avances los dejan anticuados, o bien simplemente por el paso del tiempo o por el deterioro en el propio almacn. Este coste tambin ha de ser valorado.

-Coste de ruptura de stocks: este sea quizs el ms importante. Consiste en el coste que tiene la organizacin por no servir adecuadamente al cliente demandante. Esto provoca en primer lugar una prdida por el valor de la venta no efectuada, pero tambin afecta a la imagen de la empresa, a la prdida de un cliente que entregamos a nuestros competidores y que pueden fidelizarlo y a una mayor inversin para intentar corregir esta ruptura acelerando el proceso de fabricacin (con el consiguiente riesgo de merma de la calidad), y a una mayor inversin para recuperar al anterior cliente perdido e intentar captar a nuevos clientes que lo suplan si no es posible recuperarlo. Tipos de stock existentes -Stock base: es el stock de materiales o productos que siempre tenemos en almacn y que se mantiene igual aunque estemos en periodo de reposicin. -Stock de seguridad: es el stock de materiales o productos que tenemos para hacer frente a las posibles variaciones de la demanda no previstas en un ciclo normal de actividad. -Stock de infraestructura: este stock es necesario cuando existen varios almacenes y no se permite el traslado de material y productos de uno a otro para solventar problemas de abastecimiento y servicio. -Stock en trnsito: son todas las materias primas, productos semiterminados y productos acabados que an no se encuentran en almacn. Estos productos no deben ser considerados como inventario disponible por la red comercial. -Stock estacional o de anticipacin: es el stock de material adquirido cuando el ritmo de fabricacin y el de demanda anual no coinciden en el tiempo. Por ejemplo, las fbricas que producen en primavera y venden en verano normalmente acumulan mucho stock antes del verano para luego darle salida en esta temporada. Lo ideal sera hacer coincidir el tiempo de fabricacin con el de demanda estacional, pero esto solo es posible en entornos con un just in time muy desarrollado. Etapas para la gestin de stock 1) Anlisis de la situacin: en esta etapa, los responsables de la gestin de stocks deben, de una parte, analizar internamente todo el stock que poseen, lo cual incluye analizar los siguientes puntos: *Cantidad actual de stock, nmero de SKU (unidades de stock) y familias de productos *Lugar y espacio que ocupan en almacn *Flujo de entrada y salida por SKU y familias de productos *Cantidad de stock base, de seguridad, de infraestructura, en trnsito y estacional *Valoracin de dichas unidades de stock (mtodos FIFO, LIFO, precio medio, etc) *Anlisis de los costes de los stocks *Anlisis de las previsiones de compras y fabricacin para el periodo *Anlisis del histrico de ventas por SKU y familias de productos *Clculo del ndice de rotacin de los SKU y familias de productos *Anlisis de los periodos medios de almacenamiento 2) Fijacin de objetivos: *Objetivos de nmero de SKU y de familias de producto en stock

*Objetivos de estacional *Objetivos de y en coste. *Objetivos de *Objetivos de

stocks base, de seguridad, de infraestructura, en trnsito y servicio a las diferentes reas y de atencin a la demanda en tiempo rotacin de stock costes

3) Estrategias: *Clasificacin de los stocks en ABC: al igual que en las estrategias comerciales cuando se clasifican a los clientes, debemos clasificar los SKU en ABC dependiendo de su importancia. Las SKU clasificadas como A deben ser las ms importantes, las que requieren un servicio y atencin mayor, las que requieren una gestin y seguimiento constante. Las B requieren menor atencin y las C son las que deben tener la menor de las inversiones. *Estrategias de mantenimiento de stocks: minimizacin de costes de mantenimiento, de espacio ocupado, financieros, etc. *Estrategia de reaprovisionamiento: fijar la cantidad de pedido ptima, el momento de pedido ptimo, el mtodo de reaprovisionamiento (determinista, clsico, reaprovisionamiento continuo) 4) Control: *Indicador *Indicador *Indicador *Indicador demanda) *Indicador para medir el coste de almacenamiento por SKU y familia de productos para medir el ndice de rotacin de SKU y familias de productos para medir el periodo medio de almacenamiento que mida la cobertura (tiempo que podemos cubrir con el stock actual la que mida las roturas de stock producidas a lo largo del ejercicio

Este tipo de etapas son las vitales y bsicas que cualquier rea responsable de la gestin de stocks debe plantearse para que la demanda se atendida de forma continuada y de una manera rpida, flexible, fiable y a un coste ajustado. Cualquier fallo en la gestin de stocks provoca riesgos costosos de corregir y que las organizaciones de hoy en da no pueden permitirse si pretenden ser competitivas.