CURSO: PRIMER BLOQUE-TEORICO - PRACTICO - VIRTUAL/TÉCNICAS DE ARCHIVISTA Y

GESTIÓN DOCUMENTAL-[GRUPO B01]

Cohorte 202210 B1
ENTREGA 2

Nombre del estudiante  CARMEN LISBETH BARRERA C Código  100273325

Nombre del estudiante  LUIS JAIRO ROJAS V Código  100273480
Nombre del estudiante   Código  

FORMATO DE IDENTIFICACIÓN

Edad  50 Genero  F Fecha de diligenciamiento: 20/09/2022

Nivel de estudios
Sin estudios   Bachiller   Técnico o Tecnológico   Pregrado X
 
Años de experiencia laboral  25 Años de experiencia en la empresa 8
Años de experiencia en el cargo  5        
Tipo de Contrato
Obra labor   OPS   Termino Fijo   Indefinido X

1. Encuesta: 20 puntos
  Pregunta SI NO
¿Cuenta con estudios de formación en archivística?   X 
¿Cuenta con experiencia en materia archivística, ya sea en el sector
público o privado?   X 
¿Cuál sería su calificación de su dominio en los aspectos de Normativa
Talento Humano

archivística?   X 
¿Cuál sería su calificación de su dominio en los aspectos de Gestión
Documental?   X 
¿Además de ser el responsable de los archivos, tiene otras actividades
y/o funciones dentro del organismo o Entidad? X   
¿Para su archivo cuenta con espacios diseñados y destinados
exclusivamente para la Recepción, Organización y Resguardo de los
expedientes? X   

¿En el caso particular de la información clasificada y reservada, en su

archivo de gestión cuenta con un espacio diseñado y destinado
Infraestructura

exclusivamente para la Recepción, Organización y Custodia de los

expedientes Clasificados?
X   
¿De acuerdo con el volumen de expedientes que resguarda en su
archivo, el mobiliario con el que cuenta es suficiente?   X 
¿De acuerdo con el volumen de expedientes que tiene en su archivo, el   X 
número de unidades de conservación con los que cuenta actualmente
son suficientes para su organización y conservación?
 Como responsable de los archivos ¿Ha implementado la Planilla de
Aseo, Limpieza, Fumigación y Desinfección?   X 
¿Cuenta con una ficha de control para registrar y controlar la
documentación recibida y generada por su unidad?    X
¿Para el control de la documentación de entrada y salida, su unidad
cuenta con un sistema institucional de registro de la correspondencia? X   
¿Tiene personal operativo de apoyo asignado a los archivos?   X 
¿Se ha capacitado al personal operativo de apoyo asignado a los
Organización

archivos?   X 
¿La forma en que están organizados los expedientes en su archivo le
permite identificar, localizar y recuperar de manera expedita los
documentos?   X 
¿En su archivo ha participado en las tareas de valoración documental?    X
¿En su archivo ha participado en las tareas de valoración documental?    X
¿Cómo responsable de los archivos, está cumpliendo con los tiempos
de retención de los expedientes conforme con la Tabla de Retención
Documental?   X 
¿Cómo responsable de los archivos, cuenta con los Inventarios
Documental por expediente actualizados a diciembre de 2021?   X 
¿Utiliza o incluye el formato de Control de Ingreso de Documentos?   X 
¿se han divulgado criterios específicos en materia de organización y
conservación de archivos?   X 
Consulta y Control

¿Consulta el Índice de Información Clasificada y Reservada ante las

solicitudes de información?    X
¿En su Entidad los expedientes de archivos que contienen información
clasificada o reciben algún tratamiento distinto para su organización al
de los documentos públicos?   X 
¿Consulta el Índice de Información Clasificada y Reservada ante las
solicitudes de información?   X 
¿Cuenta el organismo con el Centro de Documentación y
Correspondencia debidamente implementado acorde con la política del
Sistema de Gestión Documental?    X

2. Describir cómo aplicarían cada uno de los principios archivísticos según los resultados en cada grupo
con una argumentación entre las 200 palabras mínimo a 300 palabras máximo:

2.1. Consulta y Control (20 puntos)

Lo más relevante es contratar una empresa especializada para que desarrolle el sistema de gestión
documental que incluye los ocho procesos, tales como producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final de todos los documentos, que posteriormente se
cree el centro de documentación y correspondencia que mantendrá de manera centralizada el archivo
cumpliendo con las normativas de archivística y gestión documental.
Se debe hacer una clasificación documentada basados en el principio de procedencia que permite ubicar
correctamente los documentos en el fondo donde pertenecen de acuerdo con la razón por la cual fueron
creados.
Se debe identificar con el nombre de la entidad o departamento que los creó. Además, se deben tener en
cuenta las actividades o funciones que la entidad o departamento que las definió.
De esta forma se protegerán los documentos, los fondos, series y demás.
Todas estas actividades que teniendo en cuenta que la empresa no cuenta con personal especializado
pueden ser contratadas con externos que a su vez capaciten a la organización para administración y
automatización de los procesos.

2.2. Infraestructura (20 puntos)

Si bien la infraestructura de la empresa cuenta con espacios físicos para la actividad de archivística y
gestión documental, se debe implementar el programa donde se defina quien es el responsable que
implemente y aplique las medidas preventivas y también correctivas para la preservación de los archivos.
Además, identificar y solicitar el espacio adicional necesario para la adecuada conservación del archivo.
Generar los procesos de aseo, limpieza, desinfección, de los documentos. Definir periodicidad de estas
actividades, que debe ser compartidas con toda la organización. También que los ubique de acuerdo con
su procedencia, documentos internos y externos y de manera cronológica que de manera sencilla pueda
separar del archivo activo, los semiactivos y los pasivos. Además de la eliminación de los documentos
que hayan perdido valor administrativo y que estén ocupando espacio necesario para mantener alimentado
el archivo.

2.3. Organización (20 puntos)

Con base en la encuesta la empresa debe implementar urgentemente acciones para contratar el profesional
con la experiencia para que lidere el desarrollo y ejecución de la valoración documental de la empresa. Si
bien podría soportarse en la contratación de una empresa que trabaje en la gestión documental, es
fundamental que haya un responsable y personal de apoyo que diligencie los formatos y tablas de
valoración documental, la gestión de los documentos electrónicos donde se determinan los requerimientos
funcionales o no funcionales de la gestión documental de éstos, a través de tablas de control de acceso
aplicadas a los documentos y los bancos terminológicos con documentos normalizados en lenguaje y
estructura terminológica.

2.4. Talento Humano (20 puntos)

La persona responsable del archivo en esta dependencia no cuenta con la formación y conocimiento de la
norma archivística ni sobre la gestión documental. Hace estas funciones sin embargo no es su función
principal en el cargo. La empresa ha designado espacios físicos para la gestión documental en ese
departamento.
Es fundamental que en la descripción del cargo se incluya la función de archivística y gestión documental
para que la persona que sea contratada tenga ya una formación y estos procesos sean realizados de manera
profesional, adecuada de acuerdo con la normatividad. Sin embargo, si la persona que actualmente tiene
esa función es fundamental que reciba capacitación sobre la archivística de tal manera que pueda realizar
las actividades que se requieren para mejorar el proceso.
Lo primero es hacer un inventario documental para hacer una lista de los documentos existentes, generar
una tabla de retención de documentos para establecer el tiempo de permanencia de cada uno y así
controlar la documentación en sus diferentes fases.
Mientras la organización define el responsable de la archivística y gestión documental debe escanear los
documentos para alimentar el archivo digital que la empresa debe tener.