CONTENIDO DEL MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

1. INTRODUCCION

2. GENERALIDADES
2.1. OBJETIVOS
2.2. NORMATIVIDAD
2.3. GLOSARIO
2.4. JERARQUIA DOCUMENTAL
2.5. METODOLOGIA PARA EL DISEÑO DE DOCUMENTOS
2.6. RESPONSABLE DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL

3. PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

3.1. DEFINICION E IMPORTANCIA
3.2. CONSIDERACIONES BASICAS

4. PROCESO DEL PROGRAMA DE G.D.

4.1. PRODUCCION DE DOCUMENTOS
4.2. RECEPCION DE DOCUMENTOS
4.3. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS
4.4. TRAMITE DE DOCUMENTOS
4.5. ORGANIZACION DE DOCUMENTOS
4.6. CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS
4.7. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

5. TIPOS DOCUMENTALES
5.1. CARTAS
5.2. CIRCULARES
5.3. MEMORANDOS

6. BIBLIOGRAFIA

2.2. NORMATIVIDAD
 Constitución Política de Colombia. Artículo 8, Artículo 15, Artículo 20, Artículo
23, Artículo 27, Artículo 63, Artículo 70, Artículo 71, Artículo 72, Artículo 74,
Artículo 94, Artículo 95, Artículo 112, Artículo 113.
Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se
establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 962 de 2005. Ley Anti trámites.
Ley 190 de 1995 .Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.
Ley 527 de 1999. Comercio electrónico y firmas digitales
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.
Ley 43 de 1913. Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.Se refiere al intercambio
electrónico de datos), e Internet
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
GTC 185 ICONTEC. Documentación Organizacional
Norma ISO 15489 Programa de Gestión Documental articulado con el sistema
de Gestión de Calidad.
Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación
básica sobre archivos en Colombia. • Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros
a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos
públicos.
Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micro puntas o
esferos de tinta húmeda.

2.3. GLOSARIO

ACTAS: Relación de participantes y actividades desarrolladas en el transcurso de

una reunión oficial. Documento final como resultado de una actividad específica
donde quedan consignadas decisiones importantes.

ACUERDO: Documento oficial aprobado por varios miembros de la Institución.

Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno.

BASES DE DATOS: Es una herramienta de captura y consulta de la información

con fines específicos

CERTIFICADO: Documento que confirma un hecho real.

CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o

texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

COMUNICACIÓN: Documento informativo de interés público para determinada

comunidad.
COMUNICACIONES OFICIALES: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.

CONTRATO: Documento legal que involucra dos partes, contratistas y

contratados. El contrato se aplica a todo acuerdo de voluntades reconocido por el
derecho civil, dirigido a crear obligaciones civilmente exigibles.

CONVOCATORIA: Llamado con un propósito definido de acuerdo con las

exigencias propias del evento.

CORRESPONDENCIA: Son todas las comunicaciones de carácter privado que

llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No
generan trámites para las instituciones.

DIGITALIZAR: Tecnología de imágenes Es transformar por medio de un

dispositivo llamado escáner, la imagen de un documento para que esta pueda ser
almacenada, visualizada y consultada

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Es todo registro de información que ha sido

grabada en cualquier soporte y medio, elaborado en razón a unas funciones
administrativas legalmente establecidas a un funcionario que produce los
documentos.

DOCUMENTO ELECTRONICO: Es toda información procesada a través de un

computador mediante señales electrónicas plasmadas en un soporte de forma
magnética u óptica.

DOCUMENTOS FISCALES: Documentos legales que pueden formar parte de una

Historia Laboral, de un Contrato, de un Proceso.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de la información, con todos los

rasgos y características que permitan garantizar su autenticidad

DOCUMENTO PRIVADO: Es aquel elaborado por persona natural o jurídica de

carácter privado y no tienen relación con funciones o servicios públicos

DOCUMENTO PÚBLICO: Es el producido o tramitado por el funcionario público en

ejercicio de su cargo o con su intervención.

FOLIACION: Es el procedimiento de asignación de un número a cada documento

que permite el control al interior de la carpeta, operación incluida en los trabajos
de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada
unidad documental.

FORMATO: Documento preestablecido para desarrollar determinado proceso.

Esquema establecido para consignar el desarrollo de una actividad específica.
HISTORIA LABORAL: Es la carpeta que contiene los documentos soportes de
cada una de las novedades administrativas del funcionario público.
INDICADOR: Herramienta de medición para determinar el rendimiento de una
actividad específica. Medida porcentual y en tiempo que se le da a una actividad
desarrollada.

INFORME: Relación detallada de las actividades desarrolladas o por desarrollarse

dentro de una función asignada.

MEMORANDO: Escrito utilizado para establecer comunicaciones internas que se

emplea para transmitir información, orientación, pautas y recordatorios que
agilicen la gestión institucional.

MENSAJE ELECTRÓNICO: Comunicación escrita a través del Internet.

NOTA INTERNA: Es un formato pre impreso de carácter interno, que se diligencia

a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trámite,
entre las dependencias del AGN y sus funcionarios.

OFICIO: Documento externo de carácter oficial. Escrito utilizado para establecer

comunicación con entidades externas. Internamente pueden sustentar
certificaciones y otras formalizaciones de carácter específico de interés interno o
externo.

PRESUPUESTO: Es una proyección para calcular los recursos requeridos en el

desarrollo de una actividad, durante un tiempo determinado.

PROPUESTA: Documento inicial tendiente a implementar un proyecto. Documento

elaborado con el fin de mejorar o iniciar una actividad respectiva.

PROYECTO: Actividad programada para realizarse a mediano o largo plazo.

REGISTRO: Series de datos que identifican o conforma un documento.

2.4. JERARQUIA DOCUMENTAL

Los documentos que se encuentran en la parte superior de la pirámide son de

mayor importancia por su impacto en la Entidad. Así mismo, estos prevalecen
sobre los tipos documentales de menor nivel.

Los documentos que se encuentran en la base de la pirámide impactan de manera

específica en las actividades.

3.2. CONSIDERACIONES BASICAS

Para elaborar el programa de gestión documental en La Empresa XXXXXXX”, se

tuvieron en cuenta los siguientes aspectos:

Administrativos: Se contemplaron las situaciones administrativas de la gestión de

documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la
eficiencia de la administración.
Económicos: Se analizaron las situaciones de tipo económico de la gestión de
documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de
documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la
gestión documental.

Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados

en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El
concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia
y el principio de orden original:

Archivo total: son las fases del ciclo vital de los documentos, desde que nace
hasta que se determina su destinación final. comprende las fases de archivo de
gestión, en el cual tenemos los documentos en trámite; archivo central o
intermedio, para los documentos que se transfieren desde el archivo de gestión; y
el archivo histórico, que recibe los documentos que poseen valores secundarios.

Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por la que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción hasta su disposición final.

Principio de procedencia: Principio archivístico por el cual se establece que los

documentos producidos por una Institución y sus dependencias no deben
mezclarse con los de otras.

Principio Orden original: Principio archivístico que establece que los documentos
de archivo deberá conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área
productora de los mismos.