UNIDAD EDUCATIVA ELOY ALFARO

MODULO PAQUETE CONTABLE

TERCERO CONTABILIDAD B
SEGUNDO QUIMESTRE

UNIDAD # 3

TEMA: PAQUETES TRIBUTARIOS EN LÍNEA

OBJETIVO: DEL MÓDULO FORMATIVO Utilizar la hoja electrónica, paquetes contables y

tributarios para procesar datos con la finalidad de optimizar tiempo y recursos
OBJETIVO: Elaborar e interpretar los movimientos de caja y banco automatizado
 Movimiento de caja automatizado

Son aquellos creados por el sistema cuando: Se emiten facturas de venta, Se ingresan
facturas de compra, Se ingresan pagos en la cuenta corriente de clientes (créditos)
Movimientos de caja manuales
Son los que puedes ingresar de forma manual desde dentro del Explorador de Caja.
Todos los movimientos manuales y automáticos dentro del programa de
gestión, pueden verse desde el Explorador de caja:

¿Qué es el Explorador de Caja?

En este explorador se van registrando todos los movimientos de dinero, sean automáticos o manuales.
Aquí veremos, ordenados en filas y columnas, cada uno de todos los ingresos y salidas de efectivo de la
caja del dinero de un día determinado.

¿Qué datos registra cada movimiento?

Cada movimiento de caja registra los siguientes datos:

 Hora: En la que se efectuó el movimiento.

 Concepto: En este se puede leer el origen del movimiento (cuando es un movimiento

automático se puede leer el número y tipo de comprobante, y el código de cliente.

 Entrada: Si ingresó dinero a la caja, en esta columna aparece el monto del movimiento.

 Salida: Si salió dinero de la caja, en esta columna aparece el monto del movimiento.

 Saldo: Monto de dinero total actual que hay en la caja luego del movimiento.

 Moneda: Figura el nombre de la moneda de la transacción, en el caso de una venta, o la

palabra Efectivo si fue un movimiento manual de dinero.

 Cajero: En los movimientos automáticos, figura el cajero que participó de la operación de

venta.

ENTRADAS DE DINERO A LA CAJA

El dinero ingresa a la caja de las dos formas que detallamos a continuación.
Pagos en efectivo de los clientes
Cuando un cliente nos paga una factura en efectivo, en el explorador figura la factura que originó el
ingreso de dinero.

Ingresos de dinero no relacionados a facturas

Cuando se realiza un ingreso manual de dinero sin que medie un comprobante de venta.
Por ejemplo, si se ingresa dinero a la caja o si se ingresa el dinero del cierre de caja del día anterior. El
movimiento se origina de la siguiente manera:

1. Presionar el botón Nuevo del explorador,

2. Elegir un concepto de caja, 

3. Ingresar el monto, 

4. Presionar el botón Entrada, y

5. Pulsar el botón Guardar para grabar el ingreso de dinero en la base de datos del programa.

El monto de dinero del movimiento se ordena en la columna entrada del explorador de caja:
Salidas de dinero de la caja
El dinero sale de la caja por dos motivos:

 Porque se realizó una extracción manual de dinero. En ese caso hay que elegir
uno de los conceptos de caja que tienen que ver con salida de dinero, por
ejemplo, como gastos.
 Porque se le devolvió dinero a un cliente, expidiendo una Nota de Crédito. Por
ejemplo, en el caso de la devolución de un producto.
El monto de dinero se registra en la columna Salida del Explorador de caja.
 QUÉ SON LOS MOVIMIENTOS AUTOMÁTICOS DE CAJA
Son aquellos originados cada vez que se emite un comprobante de venta desde el
módulo de Facturación, tales como factura y nota de crédito.
Los presupuestos y remitos o guías de despacho, no originan movimientos en caja, ya
que no involucran una entrada ni salida de dinero. Los movimientos automáticos de caja
no pueden ser modificados.

El remito origina una disminución del stock, pero sin intermediar un movimiento de

dinero, ya que, el comprobante se usa para trasladar mercadería.

La nota de débito registra una deuda en la cuenta del cliente, por lo que dicho
movimiento no se ve reflejado en la caja, donde se reflejan los movimientos de efectivo

La nota de débito se registra en la cuenta corriente del cliente. No aparece el

movimiento en el explorador de Caja porque no es un movimiento de efectivo.

Para poder emitir una Nota de débito, el cliente debe tener habilitado el uso de cuenta
corriente y además, tener límite de crédito para poder endeudarse.  Es decir, debe tener
un límite de deuda establecido y suficiente para que se genere ese movimiento en su
cuenta.

De qué manera quedan registrados los movimientos automáticos

Los datos del movimiento quedan detallados en la columna “concepto” del explorador
tradicionalmente los movimientos bancarios se registraban uno a uno manualmente en
los programas informáticos de contabilidad, asociando cada cobro o pago a la operación
de ingreso o gasto que le correspondía. Esto suponía contabilizar primero las facturas de
ingresos y gastos y luego, cuando se produjese, y en otro registro (asiento) el cobro o
pago correspondiente de cada una de ellas.

Este proceso se mejoraba cuando las herramientas comenzaron a permitir guardar la

información sobre el pago o cobro de una factura en el momento de registrarla y
aprovechando la información que en la propia factura hay sobre su pago futuro. De esta
forma, comprobando la documentación bancaria, solo había que confirmar que el pago
previsto se había producido, ajustando la información inicial si había alguna variación, y
registrándola definitivamente.

La siguiente evolución para aligerar el trabajo de mecanización manual fue traer la

información bancaria en lotes de datos en formato electrónico mediante la importación
manual de ficheros. El usuario tiene que importarlos manualmente cada vez que quiere
hacer el proceso. Pero después de traer la información, el problema es identificar y
asociar cada movimiento bancario que se ha importado con los registros contables a los
que corresponde.

LIBROS DE CAJA EN EXCEL: AYUDA ÚTIL PARA TU CONTABILIDAD

El libro de caja, libro de cuentas o registro de efectivo es uno de los libros auxiliares más
importantes en la contabilidad empresarial. Ya sea en forma de documento único o más
a menudo como tabla Excel, el libro de caja registra las entradas y salidas de efectivo de
las empresas. De esta manera, al final de cada año fiscal, estas no solo pueden informar
de las transacciones realizadas mediante domiciliación bancaria, transferencia o tarjeta
de crédito, sino también mediante efectivo.

Para llevarlo a cabo sin problemas, dichas transacciones se recogen en un libro de caja o
de cuentas, lo que resulta muy útil. La ventaja de crear un libro de cuentas en Excel y,
por tanto, en formato digital, es que permite integrar fácilmente los importes
registrados y compensarlos entre sí, ofreciendo una vista general sobre la situación
financiera de las empresas sin necesidad de recurrir a cálculos complicados.

Tener a mano un modelo de libro de caja, de los que se encuentran numerosos

ejemplos en Internet, conlleva ventajas para las pymes y los autónomos a la hora de
crear un libro de caja.

¿QUIÉN DEBE LLEVAR A CABO LA CONTABILIDAD DE CAJA?

Todo empresario debe llevar a cabo la contabilidad de caja y, por lo tanto, regirse por el
principio de la contabilidad de doble partida para presentar un balance al final de año
de todas las transacciones económicas realizadas en el entorno de su actividad.
 MOVIMIENTO DE LA CUENTA BANCO AUTOMATIZADO

La conciliación bancaria automatizada es un proceso de control llevado a cabo por un software que

compara los registros contables de una empresa con los movimientos de su cuenta bancaria para
descubrir y corregir errores muy negativos para la contabilidad de un negocio.

Los movimientos de su cuenta reflejan el saldo de la cuenta corriente y, sobre todo, los movimientos
realizados en un periodo de tiempo. Esto incluye tanto los ingresos como los gastos.
¿Quieres saber qué día te han ingresado la nómina? ¿Necesitas saber si uno de tus clientes ha pagado?
Todo puedes consultarlo en esta sección. Y lo mismo para todos sus gastos, incluidos los de la tarjeta
de crédito. Por eso es una herramienta muy potente para quienes no ahorran y quieren empezar a
tener el control de sus finanzas personales.

Una simple consulta a sus movimientos le dirá en qué ha gastado su dinero y cuándo, salvo que haya
pagado esos gastos en efectivo. Así podrá descubrir cosas como suscripciones que ni siquiera sabías
que tenías.

Qué datos aparecen en los movimientos de la cuenta

La sección de movimientos resume las operaciones de la cuenta corriente que elija. En él verás un
resumen dividido en columnas con la información más importante para identificar cada movimiento.
En concreto:

• La fecha. Marca la fecha en la que se realizó la operación. Por defecto las operaciones aparecerán
ordenadas de las más actuales a las más antiguas.

• Categoría. Con un simple icono podrás identificar el tipo de operación de la que se trata, como
movimientos entre cuentas propias o transferencias, por poner dos ejemplos.
• Descripción. Si se ha incluido una descripción concreta de la operación, esta aparecerá aquí. Así
podrás identificar una transferencia periódica hacia tu producto de inversión.
• Importe. Marca el importe concreto de la operación.
• Saldo. Indica el saldo en cuenta después de producirse la operación, tanto si es un ingreso como si es
un gasto.
También puede ampliar información sobre cada movimiento. Para ello, bastará con que pulse en él
para ver datos adicionales como el ordenante y el concepto. Y si prefiere tenerlo por escrito, puede
descargar los datos e imprimirlos.

CÓMO REVISAR TUS MOVIMIENTOS BANCARIOS

Antiguamente los bancos enviaban un extracto bancario de forma mensual. Hoy en día puede acceder
a los movimientos de su cuenta en cualquier momento y en cualquier lugar a través de la web o
aplicación de su banco.

Solo tiene que entrar con sus claves y seleccionar la cuenta.

• En el caso de Open bank, puede ver todas sus cuentas en la sección Cuentas del Área Clientes de la
web y app.

• Una vez selecciones la cuenta, si quieres ver movimientos más antiguos, recibirás un código SMS
como medida de seguridad adicional para poder acceder a los datos.
Otra alternativa es acceder al Categorizador de Gastos de Open bank, donde tendrás toda la
información, pero más visual y amigable. Gracias a este servicio, podrás ver el tipo de gasto concreto y
la categoría a la que pertenece (hogar, ocio, inversión…) y todo de forma gráfica. Así, no tendrás que
entrar en los números concreto

Los bancos ofrecen la opción de que el cuentahabiente reciba una alerta en el teléfono celular o correo
electrónico cuando se realiza cualquier movimiento en su cuenta. Esta herramienta brinda seguridad y
permite un monitoreo constante.

Las operaciones bancarias son las actividades con las que el banco presta sus servicios financieros a sus
clientes; pueden ser de dos tipos:

 Operaciones de activo que se dan cuando el banco presta dinero a sus clientes a través de
préstamos, créditos, descuentos, etc.
 Operaciones de pasivo cuando el banco recibe dinero de sus clientes en forma de depósitos,
cuentas corrientes o similar.

Como vemos, estos nombres responden al punto de vista del banco, es decir, lo que para el banco es
un activo para su cliente es un pasivo y viceversa y el banco siempre habla según su propia
contabilidad, por lo que hay que interpretar todo al revés.
Como vamos a ver en el punto siguiente, el banco necesita que sus clientes depositen dinero en
cuentas o depósitos para poder operar y realizar, a su vez, las operaciones de activo utilizando esos
depósitos.

EL BANCO PUEDE CREAR DINERO

Cuando un banco realiza una operación de activo, es decir, cuando presta dinero a un cliente no le
entrega ese dinero en billetes en la mano, sino que realiza una anotación contable; no suele ocurrir,
además, que la persona que recibe ese préstamo acuda a la sucursal y retire ese dinero en billetes,
realiza pagos por transferencias, cheques, electrónicos.
El banco tiene depósitos de sus clientes en cuentas corrientes a la vista y en otros productos (como
depósitos a plazo fijo) y este dinero está a disposición de sus dueños, pero no lo retiran en monedas y
billetes, realizan transacciones sin dinero físico por lo que parte de ese dinero continúa en sus cuentas
y el que sí retiran lo hacen ingresándolo en otro banco que, a su vez, también realiza ingresos en
nuestro banco.
El banco utiliza este pasivo, estos depósitos no retirados de sus clientes (además de sus propios
recursos financieros), para prestarlo y, además, la Ley le permite conceder préstamos de dinero que,
en realidad, no tiene dentro de ciertos límites.
Puede conceder financiación en un porcentaje superior a los depósitos que tiene de sus clientes, es el
llamado coeficiente de encaje (o coeficiente de caja), a esto lo llamamos dinero bancario hace 30 ó 40
años este porcentaje estaba en el entorno del 20% pero hoy en día es mucho más bajo.

Operaciones de activo
Como hemos explicado son aquellas en las que el banco concede crédito a sus clientes, es decir, les
entrega una cantidad de dinero o les permite disponer de dinero.
En ellas el banco se convierte en acreedor y sus clientes en deudores.
Estas operaciones son:
  Préstamos: el banco entrega, normalmente de una sola vez, una cantidad de dinero al cliente y
éste debe devolverla dentro de determinados plazos fijados de antemano además de pagar
unos intereses.
 Créditos: el banco no entrega dinero a su cliente, sino que le abre una cuenta corriente de la
que el cliente puede disponer de fondos que no tiene hasta determinado límite y el cliente
sólo paga intereses por el dinero dispuesto.
 Descuentos: el banco adelanta el pago a su cliente de efectos comerciales que todavía no han
vencido (letras y pagarés) mediante una línea de descuento, el responsable de ese dinero
adelantado es el propio cliente, si la letra o pagaré no se paga el banco retira el dinero que le
ha adelantado a su cliente y es éste el que tiene que reclamarlos y no el banco. El cliente paga
por este dinero que recibe antes unos intereses a los que llamamos descuento.

 Factoring: ayudar al cliente en su gestión de cobros, adelantándole incluso los pagos, con
actividades como los estudios y gestión de riesgos, suele estar dirigido a empresas de
pequeño tamaño.
 Leasing: o arrendamiento financiero, permite al cliente adquirir bienes de activo no corriente
mediante un contrato de alquiler en el que el proveedor compra exactamente lo que el
cliente necesita y lo pone a su disposición a cambio de pagos periódicos.

Operaciones de pasivo
En ellas el banco recibe fondos de sus clientes, es decir, el banco es deudor y los clientes sus
acreedores.
Estos fondos deben estar disponibles para sus clientes en las formas y plazos que sean pactadas en el
contrato entre el banco y el cliente.
Mientras tanto, el banco puede disponer de esos fondos para las operaciones de activo, como hemos
explicado en los puntos anteriores.
Las principales operaciones de pasivo son:

 Cuentas corrientes a la vista: son depósitos irregulares en los que el cliente puede disponer de
esos fondos en el momento que quiera. Normalmente el banco no suele pagar intereses por
los fondos depositados.
 Cuentas de ahorro: también son depósitos irregulares destinados a que el cliente tenga en ellos
fondos que no va a utilizar durante un tiempo y el banco le paga unos intereses. Su
disponibilidad depende del contrato, pero suelen ser bastante líquidos, a veces se exige que
se preavise la disposición de fondos con unos días.

 Depósitos a plazo fijo: el cliente entrega un dinero que no puede retirar hasta el término del
plazo y recibe unos intereses mayores.
 Redescuento bancario: es una operación interbancaria, un banco descuenta a otro banco
créditos que este segundo banco ha concedido en forma de descuentos a sus propios clientes.
 Otros pasivos como emisión de obligaciones, cartas de crédito u otros.

LOS SERVICIOS BANCARIOS

En estas operaciones de pasivo el banco presta a sus clientes servicios de pagos y cobros.
Estos pagos y cobros se pueden realizar en la propia sucursal (en ventanilla) aunque hoy es más
frecuente hacerlo por otros medios como transferencias o pago con tarjetas de crédito o débito.
 CAJA -BANCO

Es la comparación entre movimientos asentados en nuestros libros y el extracto o

resumen proveído por el banco.
Su objetivo es determinar el saldo correcto de una cuenta contable y lograr que la
misma refleje la existencia de dinero en los bancos.
Elementos que se necesitan para efectuar la conciliación bancaria.
 Libro de bancos (mayor auxiliar de banco)
 Mayor contable de la cuenta bancos
 Extracto o resumen de cuenta enviado por la institución bancaria.

Ejercicios prácticos de la cuenta caja-banco

 PAQUETES CONTABLES INFORMÁTICOS

Un software de contabilidad es un programa o aplicación informática que trata los datos contables de

una empresa mediante métodos sistemáticos. Es decir, es un software cuyo objetivo nace de querer
simplificar y facilitar las tareas contables de una empresa o entidades similares.

¿CUÁLES SON LOS PAQUETES CONTABLES MÁS UTILIZADOS?

Existen muchos programas contables gratuitos que te ayudan a llevar la contabilidad de tu pyme o
proyecto como autónomo, así que a continuación compartiremos los mejores.
1. Holded. ...
2. Visionwin. ...
3. Contamoney. ...
4. Docuten. ...
5. Contaya. ...
6. E-autónomos.
7. SENIOR CONTA.
La contabilidad de las empresas es uno de los elementos más importantes y, al mismo tiempo, más
tediosos para muchos empresarios y autónomos. Mantener tu empresa pequeña a flote puede ser un
reto cotidiano difícil de afrontar, así que contar con herramientas tecnológicas que te faciliten el
proceso, podría ser una gran ventaja.
Existen muchos programas contables gratuitos que te ayudan a llevar la contabilidad de tu pyme o
proyecto como autónomo, 

1. Holded Es un programa automatizado de contabilidad y facturación que ofrece múltiples opciones

para sus usuarios. Permite que realices todas las gestiones de tu empresa de forma fácil y eficiente.

Holded integrado es una plataforma que ofrece una visión completamente integrada de tus
movimientos financieros. Además de contar con diversas herramientas de gestión general que hacen
que tengas todo lo que necesites en un solo lugar.

Este software registra tus ventas, compras y cualquier otro tipo de información contable y crea
asientos de forma automática. De esta forma, el usuario siempre tendrá el libro diario al día y se le
hará más fácil presentar sus cuentas anuales a final de año.

Además de esto, permite la conexión a otras herramientas externas como Contabilidad A3, PayPal y
Stripe. Esto puede agilizar los procesos de los usuarios que utilicen ese tipo de programas para algunos
aspectos de gestión.

Conciliación bancaria Para optimizar los procesos contables de tu empresa, Holded ofrece conciliación
bancaria automática. El usuario solo debe confirmar la operación después de que el programa haya
conectado las transacciones y documentos por importe. 
Puedes conectarte con cientos de bancos internacionales de forma rápida, automatizando tus
procedimientos. Llevar la contabilidad de tu empresa de forma automática es fundamental para los
empresarios o autónomos que valoran la rapidez y la efectividad.

 Diseño La interfaz de este programa es una gran ventaja. El diseño de la experiencia de usuario
es intuitivo y fluido, lo que implica que su uso es agradable y sencillo.
Este es un factor de mucha relevancia para la mayoría de los usuarios. Al utilizar una plataforma
cotidianamente, destaca especialmente que sea fácil de usar e incluso atractivo. De esta manera la
eficiencia aumenta y el usuario puede aprovechar las ventajas del software mucho más fácilmente.

Control absoluto Holded ofrece la posibilidad de visualizar tus movimientos en tiempo real. Gracias a
sus informes automáticos, puedes mantener un seguimiento efectivo de tus objetivos a medio y largo
plazo.

Contando con un registro de la contabilidad de tu empresa, puedes hacer previsiones y verificar tus
avances, gastos e ingresos. Aprende más sobre el programa de Contabilidad de Holded.

2. VISIONWIN

Visionwin es un software de contabilidad y facturación gratuito, enfocado en la pequeña y mediana

empresa. Es un programa que tiene muchos años en el mercado, por lo que cuenta con buena
reputación entre los autónomos y empresarios que lo utilizan.

Soporte técnico Una de las cosas positivas de esta plataforma es que ofrece al usuario una semana
inicial de soporte técnico gratuito. Esta ventaja permite que puedas informarte con respecto a los
elementos básicos de la instalación, uso e importación de datos del sistema, por lo que comenzarás a
manejarlo acompañado de expertos. A pesar de que no es un soporte definitivo y a largo plazo, el
usuario podría intentar aprovechar esa semana de la mejor manera posible para comprender su uso de
forma profunda. 

Actualizaciones con coste Las nuevas tecnologías se mueven y evolucionan muy rápidamente. En poco
tiempo, un sistema que se adapta perfectamente a tu negocio y cuenta con las mejores opciones para
manejar la contabilidad de forma eficiente, podría quedarse relativamente obsoleto.

Es por esto que, posiblemente, el usuario de Visionwin se encuentre en la necesidad de tener que
pagar eventualmente por las actualizaciones de este programa, para que el mismo pueda seguir siendo
funcional.

Gráficos e informes Esta plataforma cuenta con una gran variedad de gráficos e informes a
disponibilidad del usuario. Estos elementos hacen que el control de la contabilidad de tu empresa sea
mucho más accesible y fácil de digerir. De la misma forma, puedes compartir la información necesaria
con las personas adecuadas a través de estos mismo gráficos e informes, de forma automática.

3. CONTAMONEY Esta plataforma se enfoca particularmente en la contabilidad. Está especializada

en optimizar el control de la contabilidad de pequeñas empresas de manera eficiente y práctica.

Contabilidad personal y profesional Contamoney se presenta como un sistema que ayudará a

solucionar todos los problemas del usuario con respecto a su gestión documental. Tiene un enfoque
particular hacia las pequeñas y medianas empresas, que son quienes necesitan sin lugar a dudas llevar
una contabilidad clara y ordenada. Sin embargo, también ofrece la oportunidad de que cualquier
usuario, sin necesidad de poseer un negocio o de ser autónomo, cuente con una herramienta para
manejar sus cuentas personales.

Fácil uso Es una plataforma que se puede utilizar de forma sencilla, con un diseño agradable y fluido.
Esto contribuye a la intención de Contamoney de que sea usada también para la contabilidad cotidiana
de autónomos y personas comunes en la gestión de información contable.

Además de esto, ayuda al usuario en procesos de Registro Mercantil SII, por lo que es funcional en
cuanto a asesoramiento fiscal. 

4. SENIOR CONTA

Este programa es bastante especializado en la contabilidad de pequeñas empresas. Senior Conta es

una opción fiable para las personas que necesitan una herramienta sencilla que les permita cubrir sus
necesidades contables eficientemente. 

Básico y eficiente

La principal característica de esta plataforma es que cuenta con las herramientas básicas para llevar la
contabilidad de tu empresa. 

Su funcionalidad se basa en la practicidad y la capacidad de cumplir con los estándares de calidad que
todo autónomo o dueño de pyme precisan con respecto al manejo de su contabilidad.

Sus funciones te permiten hacer el registro de asientos contables de forma sencilla. Además, puedes
generar informes contables y tener ordenados todos tus movimientos. Puedes también hacer
operaciones contables de distintos tipos de manera automática.

Actualizaciones y extras

Senior Conta es un programa gratuito en su versión básica (la que hemos estado describiendo hasta
ahora). Sin embargo, para poder contar con las actualizaciones que se van haciendo del mismo, es
necesario pagar por ellas. Lo mismo sucede cuando se trata del soporte técnico, ya que la versión
gratuita no cuenta con ello.

5. DOCUTEN

Se enfoca en la contabilización automática y gestión de facturas emitidas para contribuir a la

digitalización de la gestión empresarial. La contabilidad general de tu empresa requiere que se lleven a
cabo muchos procesos, y su optimización puede ahorrarte problemas y tiempo. 

Versátil

Este software de gestión es versátil y fácil de adaptarse a las necesidades de contabilidad de tu

empresa o proyecto como autónomo. Docuten puede ser utilizado en diferentes dispositivos
como Microsoft, Android.

Facturación, contabilidad y contratos

Ofrece la posibilidad de realizar contratos y varios tipos de documentación de forma electrónica. Se
enfoca principalmente en facturación y contabilidad como conjunto para manejar la gestión de
empresas, esto podría ser una excelente ventaja para los usuarios que necesiten gestionar y controlar
esta área de sus empresas.

Esto significa que cuenta con firmas mercantiles que agilizan los procesos legales de tu empresa de
manera digital.

6. CONTAYA

Este programa ofrece contabilización automática adaptable a todo tipo de empresas, incluyendo las de
gran tamaño. ContaYa puede ayudarte a mejorar los procesos contables de tu empresa y dejar atrás
las hojas de cálculo, ya que es una herramienta bastante potente y eficiente, adaptada al Suministro
Inmediato de Información (SII).

Grandes empresas

Está diseñado para soportar llevar la contabilidad analítica de una empresa de gran tamaño. Estas
empresas grandes se consideran así cuando cuentan con 250 trabajadores o más, y cuando tienen un
volumen de negocios de más de 50 millones de euros anuales. Esto quiere decir que es un software de
altas capacidades y eso lo diferencia de su competencia.

Esto podría ser una gran ventaja para las empresas grandes que están en búsqueda de un sistema
administrativo con alcances amplios, o de los pequeños empresarios que necesitan contar con un
software muy bien enfocado en la contabilidad.

Conocimientos previos

A pesar de que en todos los casos es una ventaja contar con personal especializado en administración
de empresas y de movimientos financieros, en muchos casos los programas de este estilo ofrecen
tanta automatización que esto podría volverse irrelevante.

En el caso de ContaYa, es aún conveniente tener ciertos conocimientos previos de contabilidad. No son
absolutamente necesarios, como lo es cuando se usan programas básicos como Excel, pero es
importante para poder extraer todos los beneficios que ofrece la plataforma.

7. E-AUTÓNOMOS

Este software contable se ofrece como una herramienta para quitarle el peso de los procesos más
tediosos a los autónomos.

Enfocada en autónomos

Tanto las pequeñas empresas como los proyectos de emprendedores están surgiendo constantemente
y, generalmente, son creados por personas apasionadas por un proyecto que desean dedicarse a ello a
tiempo completo. Sin embargo, para poder hacer esto es necesario encargarse de muchos aspectos
administrativos que pueden requerir mucho tiempo y dedicación. Esta es la idea detrás de programas
como E-autónomos, que ofrecen soluciones rápidas y fáciles a estos problemas.

Asesor tributario
Este programa de contabilidad gratuito ofrece servicios de gestión y asesoría tributaria a sus usuarios.
Esto es parte de los beneficios que propone a los autónomos que desean resolver fácilmente los
problemas administrativos y de impuestos para dedicarse a lo que más les gusta. De esta manera,
puedes asegurarte de estar cumpliendo con todos los requisitos de la Agencia Tributaria a tiempo.

 Versión gratuita

La mayoría de las herramientas que ofrece este programa de gestión contable necesitan una
suscripción de pago. Sin embargo, este permite utilizar una versión gratuita de prueba para que
experimentes la plataforma y decidas si es la adecuada para ti.

Este software de contabilidad ofrece también gestión que permite controlar entradas y salidas de
dinero, lo que contribuye a mantener la gestión general de las cuentas anuales.

Este grupo de programas de contabilidad cuentan con herramientas avanzadas en la gestión contable
de empresas, particularmente de autónomos y pymes. Al igual que muchos programas de pago, estos
ofrecen la posibilidad de tener seguimiento en tiempo real de tu información contable, automatización
de la mayoría de los procesos y conexión rápida con bancos y algunos otros programas. Además de
esto, la mayoría de los programas de contabilidad mencionados anteriormente tienen opciones
gratuitas de las que se pueden obtener muchos beneficios.

Lcda. Rina Burgos C.

Docente
 UNIDAD EDUCATIVA ELOY ALFARO
MODULO PAQUETE CONTABLE
TERCEROS CONTABILIDAD A, B
SEGUNDO QUIMESTRE

UNIDAD # 4

TEMA: SISTEMAS CONTABLES AUTOMATIZADOS

OBJETIVO DE LA ASIGNATURA: Demostrar las capacidades alcanzadas en el proceso

formativo mediante la realización de actividades relacionadas al proceso contable,
tributario y de talento humano a fin de que el estudiante tenga un acercamiento real al
mundo del trabajo.
OBJETIVO DEL MODULO: Conocer e interpretar los sistemas contables utilizados en los
sistemas de facturación

SISTEMA CONTABLE MÓNICA

MONICA. -  es el programa de computador ideal para cualquier negocio. Le permite realizar las
facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de clientes, proveedores,
manejar las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad básica de su empresa. Mónica
te permite realizar las facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de
clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad básica
de tu empresa. Puede ser utilizado en cualquier país de habla hispana. Es ideal para negocios
dedicados a la comercialización de productos de cualquier tipo.
con Mónica no necesitas conocer de contabilidad ya que es muy fácil de aprender.
Mónica es un conjunto de programas que nos permite realizar:
1. Facturación. - crea facturas, lleva control de estas obtiene totales de ventas por clientes, por
fechas, por vendedor etc.
2. Inventario. - todo usuario puede llevar el control de los ítems de su inventario, asignados por
códigos conociendo el precio del costo, y la cantidad disponible de un determinado ítem.
3. Clientes. – se puede determinar mediante el auxilio de MONICA cuales han sido sus ventas por
clientes y cuanto se ha vendido.
4. Cuentas por cobrar. - permite manejar las ventas al crédito que realiza con sus clientes,
vencimiento de facturas, cargos financieros, pude tener los estados de cuentas por cada
clientes.
5. Cuentas por pagar. – Mónica le permite realizar cotizaciones (averiguación del precio del
producto) y luego realizar la orden de compra (formalizar la compra del producto).
6. Cheques. – lleva un control preciso de los montos girados, los cheques que han sido cobrados,
aquellos que faltan ser cobrados, montos totales para un periodo.
7. Libro diario. - registra actividades de la empresa mediante asientos contables (método de la
partida doble), y también se puede modificar estas cuentas de acuerdo a la modalidad del
negocio.
8. Análisis de cuentas. – le permite al contador analizar en cualquier momento las diferentes
cuentas que conforman el plan contable de la empresa y de esta manera determinar la
situación de la empresa.
9. Reportes contables. – Mónica permite obtener estos reportes de forma interactiva, es decir tan
pronto Ud. ingresa un asiento en el libro diario, se verá reflejado inmediatamente en los
reportes, no es necesario de u n periodo para poder tener los reportes.

CARACTERISTICAS DEL PROGRAMA MONICA

Mónica también ofrece una gran versatilidad en el manejo de la información ya que tiene pantallas
intuitivas que no necesitan mayor explicación en los cuales no necesita grandes conocimientos en
computación de los que ya se tiene.

Mónica le permite tener hasta 99 empresa en su computador y puede trabajar como punto de venta.
Este programa nos da la facilidad de poder imprimir directamente los cheques con total seguridad
(montos en números y letras).
VENTAJAS DEL PROGRAMA MONICA
a. Los reportes pueden ser enviados por el internet
b. Los reportes pueden ser emitidos en diferentes formatos Excel, PDF, Word
c. Precios de productos pueden tener hasta cuatro decimales
d. Al facturar cantidades a vender pueden tener hasta cuatro decimales, al ideal que, en estimados,
ordenes de compras, cotizaciones.
e. El numeral del contador del contador en los tres tipos de facturas (recibo, tickets, facturas)
pueden tener valores asignados por el usuario de 1 en adelante.
f. Transferencia desde Excel de una lista de productos ahora incluye mayor cantidad de parámetros
(código de categoría, utilidad, etc.).
g. Los formatos de impresión han sido mejorados para mayor facilidad del usuario.
h. Definición de listas equivalentes al facturar.

MÓNICA Y SUS VERSIONES

VERSION 3, 4 Y 4.10 DE MONICA
Son las primeras versiones que se presentan para el sistema operativo MS-DOS, como una
implementación para las empresas que recién empiezan a emerger y que necesitan un sistema confiable
en realización de cálculos financieros.
Con la única desventaja de que presenta una interfaz gráfica muy pobre.

VERSION 5 Y 6 DE MONICA
Estas versiones son conocidas también como las primeras versiones graficas de Mónica en la cual mejora
su interfaz por medio de opciones más relevantes. Presenta un tono color verde.

VERSION 7 DE MONICA
En esta versión este programa se hace compatible con internet y permite el acceso a correo electrónico.
 RESPALDAR: En esta sección usted puede crear y recuperar archivos de respaldo en y desde el
disco duro y/o en discos flexibles.
 CAMBIAR VERSIÓN: Mónica le permite cambiar de la versión previa para ello ingresar a la
pantalla correspondiente e indicar el subdirectorio en el que se encuentra la versión anterior.

Versión 8.0

Esta versión posee contabilidad integrada y es compatible con Excel y documentos PDF. Mónica 8 es un
software de gestión que te permitirá llevar el control de facturas, inventario, listas de precios, archivos
de clientes, proveedores y administración de cuentas por cobrar, cuentas corrientes y de la contabilidad
básica de tu empresa.
 REQUERIMIENTOS PARA SU COMPUTADOR
PARA MONICA 10,
se requiere Sistema Operativo Windows 7 o superior (Windows 10 recomendado y versiones Windows
Server para redes grandes) Memoria RAM requerida Mínimo 2 GB (recomendado 4GB) Disco Duro:
Espacio disponible requerido 50GB.
Para MONICA en RED, se requiere de un servidor con disco de alta velocidad.

PARA MONICA 9,
se requieren equipos con mayores requerimientos que la versión 8.5. Si su equipo cumple con las
características de Windows 7 o superior, puede optar por la versión 9 de MONICA (Mínimo MONICA 9:
1GB RAM, 50GB espacio libre en disco) De lo contrario debe actualizar su computador o comprar la
versión 8.

PARA USAR MONICA 8.5 EN LA VERSIÓN DE WINDOWS: 

Computador en el cual pueda cargarse Windows 9X o versiones siguientes (ejemplo Pentium o
compatible).
 Recomendable Computador Pentium con disco duro de alta velocidad (con al menos 20
Megabytes libres) con 256 MB de memoria RAM (o más) y Windows 2000 o XP
 Monitor VGA color o monocromático.
 impresora de 80 columnas (Recomendable impresora láser o de inyección "Deskjet")
 Para enviar documentos vía Internet, debe tener configurado su correo con Outlook.

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE MONICA 8.5

 Al crear un artículo o cliente la secuencia del código puede ser automática.
 Conexión a Internet, puede enviar sus facturas, estimados, directamente del programa.
 Impresión de códigos de barra de los productos del
 inventario. Inventario con fechas de vencimiento.
 Kardex ha sido mejorado para aceptar costeo promedio.
 Módulo de cuentas por cobrar ha sido mejorado.
 Mayor velocidad de trabajo.
 Fácil instalación
 Cálculo de comisión para vendedores.
 Copias de respaldo automáticas.
 Etiquetas para los artículos del inventario.
 Contabilidad ha sido mejorada y se tiene mayor número de reportes financieros.
 Cuentas por cobrar ahora permite pago por Nº de Factura, cliente.
 Puede exportar datos a otros paquetes: Lista de precios, clientes en formato, Excel,
Lotus.
 PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE MONICA 10
MONICA 10 vino con lo mejor de cada versión.
Pero con sus características propias. MONICA 10 tenemos esto:

 Nueva opción de Pagos inteligentes, vía Cuentas por Cobrar. Útil para pagos por adelantados,
abonos o saldos automáticos, afectando múltiples facturas con solo seleccionarlas, etc.
 A las empresas que utilizan el módulo de facturación para controles internos le da opción a
dejar el tipo de comprobante en blanco,
 Los formatos de Facturas, Devoluciones, Compras, Notas de Créditos han sido mejorados en lo
relativo al manejo de la doble Moneda y otros ajustes.
 Ahora, en Soluciones Fiscales, para algunos casos, las Cotizaciones y Conduces (documentos de
no venta), solo imprimen si usted marca el cotejo de impresión, evitando consumo innecesario
de papel.
 Al facturar, cotizar y en conduce, valida si es consumidor final y total igual o mayor.
 Al guardar una devolución de una factura correspondiente a un mes distinto al de la
devolución}
 La búsqueda incremental a grandes cantidades funciona en factura y demás módulos.
 Ha sido incorporado el control de balanzas, para los productos que se venden pesados

VENTAJAS  DE LAS VERSIONES MONICA

1.- Son sistemas que nos permiten manejar la administración de una forma más confiable.

2.- Nos permiten la toma de decisiones mediante resultados y operaciones del manejo de la empresa.

3.- Son de fácil uso y manipulación, de cualquier opción de cada sistema.

4.- Cada sistema cuenta con opciones que nos permiten llevar una contabilidad activa un control más
claro y verdadero de cada empresa.

 5.- Implantar  en su totalidad un sistema de Gestión de la  Calidad.

DESVENTAJAS DE LAS VERSIONES MONICAS

1.-EL ingreso de volares no exactos no, pueden llevar al fracaso.

2.-Se requiere de gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo.

3.-Es costoso.

4.-Se necesitan suficientes recursos.

5.-Necesita un control y mantenimiento.

 SISTEMA DE COMPRAS AUTOMATIZADAS

La última tendencia en el mundo de los negocios en los últimos años es la automatización de procesos
manuales que consumen mucho tiempo, así como la máxima transparencia operativa. Puede notar
estas modificaciones en casi todos los campos hoy en día, e incluso en los sectores gubernamentales
también, mientras que estos avances pueden ser especialmente útiles en el comercio electrónico y el
comercio minorista.
La influencia de los gastos no gestionados en los equipos financieros es tangible: cifras incorrectas
sobre los gastos comprometidos, facturas impredecibles que pueden sabotear el flujo de caja e incluso
inmovilización extrema del capital. Un adecuado sistema de compras automatizado puede manejar
cada uno de estos problemas. Al cambiar la experiencia de los gerentes de negocios, brindando acceso
a los proveedores correctos y aprobaciones fáciles, los equipos de finanzas tendrán control total y
visibilidad sobre los gastos comprometidos en exceso. 
Al considerar un sistema de compras automatizado, es importante comprender los objetivos
específicos de las diferentes partes interesadas. Mejorar el proceso de compra, desde la obtención de
los mejores proveedores a bordo hasta el ritmo de aprobación de la compra, ya que afecta todos los
aspectos del negocio.
COMPRENSIÓN DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIÓN
La adquisición es una función comercial vital de cada negocio, independientemente del tipo o tamaño
del negocio. Esta función de adquisición se crea a partir de una secuencia de pasos que lleva a cabo
una organización para obtener bienes o servicios, incluido el abastecimiento, la realización de
compras, la negociación de términos, el seguimiento de cuándo se reciben los suministros y el
mantenimiento de registros, y todo lo que se necesita para lograr los objetivos comerciales. y metas
RECONOCER Y OPERAR con los proveedores más adecuados para adquirir bienes o servicios a los
precios más razonables y de buena calidad es el objetivo principal de la función de compras. Cuando se
maneja de manera eficiente y se logra bien, puede ayudar a aumentar la rentabilidad de su negocio.
Además, la función de adquisiciones se centra en la gestión de riesgos y cumplimiento, mejorando el
desempeño de los proveedores, reduciendo el tiempo del ciclo de abastecimiento y mejorando la
utilización de los contratos.
Otras áreas importantes de enfoque de los sistemas automatizados de compras incluyen la adquisición
de un conocimiento profundo de los requisitos de todas las unidades de negocio, la identificación del
proveedor correcto con el requisito, el seguimiento y la evaluación del rendimiento del proveedor y la
negociación de contratos para obtener una buena relación calidad-precio.
La tecnología puede disminuir costos de adquisición y gastos generales administrativos mediante la
automatización y el seguimiento de los procesos de adquisición. Es esencial monitorear y evaluar
constantemente el proceso de adquisición para mejorar cualquier ineficiencia o punto débil.
BENEFICIOS DE UN SISTEMA DE COMPRAS AUTOMATIZADO
El proceso de compra automatizado requiere una gran cantidad de esfuerzo manual, ya que las
empresas dedican recursos para descubrir y obtener servicios, bienes o trabajo de fuentes externas.
Estos acuerdos necesitan atención adicional, como: los términos que deben acordarse, los contratos
deben retirarse, etc. Y esos contratos se manejan a lo largo de la vida de la relación
proveedor/fabricante. 
Afortunadamente, las herramientas modernas han permitido a los fabricantes transferir varias de estas
tareas manuales a las soluciones de automatización de adquisiciones. El avance del proceso de
adquisición resultante libera valiosos recursos internos para la toma de decisiones críticas para el
negocio y otros esfuerzos de elaboración de estrategias.
Automatizar el proceso de compras en su organización tiene muchos beneficios, algunos de los más
significativos se definen a continuación:

1.- COSTO REDUCIDO

Gestión de compras automatizada disminuye los esfuerzos manuales y el papeleo. Con una mayor
capacidad para llegar a un mayor número de proveedores, calcular las necesidades de suministro y
administrar los contratos de manera competente, la principal ventaja de una función de adquisición
automatizada es la reducción de costos. Y todas las solicitudes de adquisiciones requieren
aprobaciones, por lo que brinda a los gerentes la oportunidad de asegurar si el gasto es
esencial o no. Esto da como resultado una disminución sustancial en los costos
organizacionales y también se eliminan las redundancias, lo que mejora aún más la eficiencia.

2) FLUJO DE PROCESO OPTIMIZADO

El primer efecto perceptible de agilización de procesos de automatización. Todo el proceso aquí se
vuelve completamente automático con la automatización, desde completar los formularios hasta
enrutar las solicitudes a las personas adecuadas en el proceso y pedir a las partes interesadas que
terminen su parte. No más retrasos ni formularios perdidos de requisiciones olvidadas.
Intervención humana minimizada, solo donde no es necesaria, y reservada para tareas donde es
necesaria. El proceso de adquisición automatizado comienza a funcionar como un reloj.

3) VISIBILIDAD MEJORADA
Cuando automatiza cualquier proceso, abre el camino para una mejor visibilidad del proceso. Cuando
toda la información de una compra está en un solo lugar, el seguimiento de los pedidos se vuelve
mucho más manejable. Además, los paneles personalizables le permiten controlar múltiples procesos
de adquisición a la vez para reconocer y resolver cualquier error o cuello de botella en tiempo real.
Además, los datos recopilados le brindan una mayor transparencia y claridad en toda su cadena de
suministro, brindándole una evaluación más profunda de la salud general de su cadena de suministro. 

4) MENOS RIESGO
La lista de riesgos para la cadena de suministro crece día a día. Aunque con una visibilidad más
excelente viene una mayor conciencia de su entorno de compras. Una función de adquisición
automatizada le permite predecir de dónde puede provenir el próximo riesgo y capacitarse en
consecuencia.
Los datos disponibles de una cadena de suministro automatizada le permiten determinar más
rápidamente los gastos de alto riesgo y la concentración riesgosa de proveedores. Con esta
información, puede reducir el riesgo del proceso de adquisición proporcionando fuentes alternativas.
5) EFICIENCIA MAXIMIZADA
La automatización de la función de compras tiene muchas ventajas, el proceso de pedido se acelera
cuando se automatiza la función de compras, lo que significa que los plazos son más cortos y la
eficiencia aumenta significativamente.
Además, la automatización permite a los gerentes ubicar a los miembros del equipo en las áreas que
más necesitan, en lugar de asignarles las tareas diarias de baja prioridad que la automatización
administra fácilmente. Incluso mejora la comunicación tanto con las partes interesadas internas como
con los proveedores.
6) ELIMINE LOS CUELLOS DE BOTELLA DE APROBACIÓN Y EVITE RETRASOS EN LAS
FACTURAS Y PAGOS DUPLICADOS
Un sistema de adquisiciones que se basa en muchas intervenciones manuales y correos electrónicos y
hojas de cálculo está sujeto a más errores humanos y otros riesgos asociados. A medida que las
personas intentan hacer las cosas a su manera, incluso eludiendo las políticas y los procedimientos
para reducir los ciclos de compra.
Por otro lado, una adecuada herramienta de contratación electrónica aborda dichos riesgos de
inversión con responsabilidad implementada y accesibilidad basada en roles, salvaguardando la
información confidencial y limitando la información confidencial a las partes interesadas relevantes
mientras mantiene el ciclo de adquisición en marcha.
¿QUÉ CARACTERÍSTICAS DEBE TENER EN CUENTA EN EL SOFTWARE DE
COMPRAS?
Hoy en día, hay una gran cantidad de herramientas en el mercado. Pero es esencial entender lo que
necesitas. Estas son las principales cosas a considerar antes de comprar cualquier software de
adquisición:
1) AUTOMATIZACIÓN
Este es el significado principal de las herramientas comerciales modernas. Simplemente no valen la
pena si no pueden quitarle el trabajo más monótono de las manos. Sus sistemas de adquisición
automatizados deben automatizar los flujos de trabajo para:
 Mejora la precisión
 Reducir el error humano
 Libere tiempo valioso para concentrarse en iniciativas más estratégicas
 Acelere los tiempos del ciclo de adquisición

La automatización de adquisiciones debe tener un flujo de trabajo para administrar órdenes de

compra, obtener aprobaciones de ejecutivos y gerentes y un seguimiento sencillo que evite la
necesidad de ingresar datos.
2) IMPLEMENTACIÓN RÁPIDA Y FLEXIBLE CON UNA INTERFAZ FÁCIL DE USAR
La implementación de algunas plataformas de adquisiciones puede demorar varios meses o incluso
años para una implementación exitosa. Debe elegir una solución de adquisición en la nube robusta
pero ágil para evitar este lento tiempo de valorización e implementación.
Una interfaz fácil de usar es muy importante ya que el tiempo y el dinero invertidos en capacitar o
adaptar a su equipo a una plataforma demasiado complicada nunca se pueden recuperar. El software
de compras debe ser fácil de usar, elija una plataforma que brinde simplicidad, movilidad y se integre a
la perfección con sus operaciones existentes.
3) SEGUIMIENTO DE APROBACIÓN Y FLUJOS DE TRABAJO
El software de adquisiciones debe incorporar reglas sobre quién puede gastar y en qué. Si es un
ejecutivo o gerente, no hay necesidad de hacer ninguna pregunta. Pero cuando el empleado
intermedio hace una orden de compra, el gerente debe ser informado (automáticamente) y debe ser
requerido para aprobar antes del avance de la orden.
Además, los flujos de trabajo deben automatizarse, sin intervención manual del usuario final y
escalamiento de varios niveles. Con un sistema de flujo de trabajo de aprobación automatizado, puede
reducir drásticamente el tiempo necesario para aprobar las solicitudes de compra y mitigar el riesgo
durante todo el procedimiento de aprobación.
4) INTELIGENCIA DE NEGOCIO Y VISIBILIDAD
El objetivo principal de las implementaciones es adquirir visibilidad del gasto por categoría de gasto. La
capacidad de analizar e informar sobre datos históricos y en tiempo real es la clave para comprender
cómo su negocio expande el dinero y dónde recortar costos. Esto hace que la inteligencia empresarial
sea un atributo fundamental del software de adquisiciones que debe buscar en su solución.
5) INTEGRACIONES PERFECTAS
Debe elegir un software de compras electrónicas que complemente y amplíe las soluciones de
contabilidad o un ERP en la nube o en las instalaciones, para una eficiencia de compra a pago de
extremo a extremo. Además, su software de compras electrónicas de preferencia debe proporcionar
integraciones con los sistemas financieros, asegurando la precisión y la eficiencia del proceso.
AUTOMATIZACIÓN EN LOS NEGOCIOS:
¿por qué la automatización es clave?
Hay, sistemas de compra automatizados automatizar múltiples procesos de gestión de un restaurante
o tienda o cualquier otro negocio. Se pronostica un mayor avance en la tecnología en 2022, con
vendedores concentrándose en el comercio electrónico y otros negocios la pandemia de coronavirus
ha cambiado el comportamiento y los patrones de compra para siempre. Los clientes de todo el
mundo se sienten cómodos comprando en línea y los minoristas no tienen otra opción que adaptarse a
estos cambios. se mencionan algunas de las principales tendencias que darán forma a la
transformación digital:
 Desarrollo de una cultura preparada para lo digital.
 La innovación se democratizará.
 Los negocios serán componibles para una mayor agilidad y velocidad de ejecución.
 La seguridad de API asumirá una importancia más significativa.
 Los microservicios se aprovecharán para ayudar a una mayor innovación.
 La capacidad de desbloquear y utilizar datos determinará el crecimiento y el desarrollo de la
organización.
Las compras se han convertido en la clave para mitigar los posibles efectos negativos en su negocio,
especialmente en las condiciones económicas actuales, ya que el abastecimiento de servicios y
productos se vuelve esencial para el éxito. Los equipos de compras dependen de procesos basados en
papel o sistemas obsoletos que no están abiertos a cambios. Con esos sistemas, se vuelve imposible
obtener información sobre los miles de proveedores con los que trabajan y evaluar la continuidad del
negocio.
Por lo tanto, la automatización del proceso de adquisición es una forma práctica de ayudar a que una
función comercial crucial funcione de manera más efectiva. Las tecnologías digitales pueden ayudar a
las compras a mejorar la colaboración y el compromiso a lo largo de toda la cadena de valor de las
compras, que incluye la planificación, la gestión de contratos, el abastecimiento, el control de pagos, la
entrega de pedidos y la gestión de proveedores.
ALGUNOS BENEFICIOS QUE INCLUYE LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL SON:
 Logre que sus equipos colaboren de manera más eficiente y ponga fin a los silos de
información.
 Erradicando cientos de correos electrónicos y hojas de cálculo.
 Cree un proceso de aprobación más rápido al recortar los procesos de compra y los ciclos de
aprobación de principio a fin.
 Eliminando errores humanos.
 Automatización de tareas manuales que ahorran tiempo a los empleados.
 Mantener y fortalecer las relaciones con los proveedores.
 Mejorar la experiencia de usuario de todas las partes interesadas.
En conclusión, preparar su negocio para el futuro significa implementar sistemas de adquisición
automatizados que puedan durar bastante más allá de las trampas de los avances tecnológicos. Los
procesos de compra modernos ayudan a asegurar que la empresa obtenga lo que necesita, al precio
más adecuado, dentro del presupuesto, en buenas condiciones y sin conductas indebidas. Existe una
conexión prominente entre la sostenibilidad financiera y la gestión de órdenes de compra. Se ha
demostrado que las compras eficaces marcan la diferencia entre que una empresa logre un éxito
extraordinario y se derrumbe por completo.
Un sistema de compras completamente funcional le permitirá reducir costos, mejorar las relaciones
entre compradores y proveedores, tomar decisiones basadas en datos más rentables, mejorar el
rendimiento general y hacer crecer su negocio. Estas ventajas y otras son imprescindibles para las
empresas que se esfuerzan por crecer hasta 2022 y más allá. Entonces, ya sea que tenga una empresa
de comercio electrónico con una rotación masiva de existencias, una empresa de tecnología que
maneja innumerables facturas de diferentes proveedores o simplemente una empresa que necesita
ayuda para mantener sus pagos en orden, un sistema de compras automatizado puede ser
precisamente lo que necesita. 

SISTEMAS DE VENTAS AUTOMATIZADAS

SAV, -   El sistema automatizado de ventas, guarda, usa y emite información sobre, clientes,
proveedores, vendedores, artículos, ventas, compras, deudas a pagar y a cobrar, fabricación de
artículos.

OPTIMIZAR LA AUTOMATIZACIÓN DEL PROCESO DE VENTAS

El constante flujo de innovaciones tecnológicas y los progresos en el marketing automation están

dejando atrás la sensación de ineficiencia que tienen las empresas y los encargados de marketing a la
hora de vender. Y es que, con la automatización del proceso de ventas, se están volviendo mucho más
rápidos y efectivos. 

CÓMO LOGRAR UN PROCESO DE VENTAS EFECTIVO

El año pasado, un estudio de mercado demostró que, en promedio, un vendedor de una empresa
dedica sólo un tercio de su jornada laboral a vender. El resto de la jornada, en cambio, se le escapa
realizando tareas administrativas: agendando llamadas, reuniones, clasificando los prospectos y
escribiendo correos electrónicos. Ahora bien, ¿por qué destinar tanto tiempo a algo que podría
hacerse muchísimo más rápido?
Por esto, la automatización del proceso de ventas se presenta como una vía para aumentar la
eficiencia y la productividad de los empleados. La integración de la tecnología en las ventas redunda en
la capacidad para concentrarse en los objetivos importantes —en vez de dedicar tiempo a tareas
rutinarias y que consumen tiempo innecesariamente. 

ES IMPORTANTE AUTOMATIZAR EL PROCESO DE VENTAS

La automatización del proceso de ventas se enmarca en el marketing automation, que explica la

tendencia tecnológica de sustituir con software especializado ciertos momentos de un proceso
determinado.

El objetivo del marketing automation es optimizar estos procesos; en vez de hacerlos manualmente —

repitiéndolos cada vez, el software permite una resolución simple y automática de los mismos. En este
caso, las ventas

Los beneficios de automatizar ciertos procesos de las ventas son claros. Uno de los más evidentes es
que la automatización incrementa la generación de prospectos y la capacidad de generar una relación
que finalmente derive en la compra.

No hay mejor ejemplo que los chatbots, también llamados bots, quienes atienden distintas
plataformas de forma totalmente automática con el fin de asistir a los usuarios, responder sus
consultas o capturar sus datos de contacto. A través de la automatización, los equipos de venta se
aseguran prospectos calificados y capaces de llegar hasta la conversión.

Otro de los beneficios de la automatización es que impulsa la implementación del software que
administran y asignan tareas a los vendedores para que aumenten sus capacidades de venta. En
conclusión, la automatización impacta positivamente en el proceso de ventas.

Por un lado, lo vuelve más eficiente en términos de tiempos, ya que a través de la gestión de los
clientes potenciales se pueden llevar adelante varios procesos a la vez. Por el otro, se vuelve más
efectivo en términos de recursos, porque la gestión implica menos actores y más delegación.

6 FORMAS DE HACER EL PROCESO DE VENTAS MÁS EFICIENTE

¿Qué se debe automatizar? los vendedores pierden tiempo escribiendo mails, buscando y clasificando
prospectos, agendando reuniones y haciendo llamadas, son estas mismas tareas las que deberían
hacerse de manera automática recurriremos a diferentes softwares:

1. AUTOMATIZA LA GENERACIÓN DE CLIENTES POTENCIALES
El primer paso ,una vez que hemos generado campañas u optimizado nuestra estrategia digital   a
nuestro sitio web, es canalizar a través de diferentes herramientas. Estas pueden ir desde formularios
de contacto tradicionales a diversos tipos de chat según la función de nuestro sitio.

cómo es que estos softwares automatizan el proceso de ventas

Para comenzar, tanto los formularios como los chatbots y los live chats buscan simplificarle a los
usuarios la forma en la que pueden contactarse con tu empresa. Así, aumentan significativamente las
tasas de conversión en relación a los llamados telefónicos o al envío de un correo electrónico.

Está comprobado que el 45% de nuestros usuarios prefieren plataformas de contacto online a un
llamado telefónico. Dentro de esa cifra, un 10% prefiere ser asistido a través de un chat para poder
conversar.

Estos cambios en los hábitos de consumo se fueron dando gracias a que los usuarios estamos
acostumbrados a la inmediatez de la respuesta. Si la respuesta no es inmediata, entonces pierde valor
y muy probablemente ese potencial cliente ya no lo sea. Entonces, si los formularios quedan
descartados por suponerse un método frío, distante y que implica demoras en la respuesta al igual que
un correo electrónico.

Más allá de los formularios ¿Qué otras opciones existen?

los chatbots y live chats son herramientas que, mediante la conversación real time, permiten
comunicarnos con los usuarios y brindarles una respuesta inmediata.

diferencia existe entre estas opciones

Mientras un LIVE CHAT requiere de una persona física que responda las consultas de los usuarios en
tiempo real, UN CHATBOT lo hace automáticamente sin necesidad de intervención de un ser humano
la conversación se desarrolla a tal punto que la mayor parte de los usuarios creen haber conversado
con una persona y se sienten satisfechos por la respuesta recibida.

Estos softwares permiten no sólo mejorar la relación con tus potenciales clientes brindando respuesta

inmediata a sus consultas, sino también, multiplicar las tasas de ventas.

Lo interesante de establecer nuevos y mejores canales de contacto con tu audiencia, sobre todo
aquellos que te permiten automatizar respuestas, es que puedes brindar una experiencia omnicanal. 

Omnicanalidad ¿qué es? Pues se trata de una aproximación a la relación con el cliente de manera
holística. Es decir, contemplando todos los canales posibles. Así, puedes entregarles a tus usuarios
exactamente lo que buscan: la posibilidad de elegir cómo vincularse con tu marca.

2. ARMADO Y ENVÍO DE CORREOS ELECTRÓNICOS DE VENTA

Según el estudio mencionado previamente, los vendedores invierten un 21% de su tiempo escribiendo
y enviando correos electrónicos. Imagínate reduciendo ese tiempo a la mitad para poder destinarlo a
otras tareas fundamentales del campo comercial.

Los correos electrónicos de ventas siempre son un desafío para los vendedores, ya que, si no se envía
el asunto correcto, con el mensaje correcto a la persona correcta, se corre el riesgo de que el mail se
pierda en la bandeja de entrada. Por este motivo es clave pensar el contenido de nuestros mails y
automatizar.
Una forma de automatizar este proceso y olvidarse de redactar y enviar correos una y otra vez, puede
ser mediante el uso de plantillas de e-mails o templates. Es decir, mensajes ya redactados con el fin de
ser reutilizados, sin olvidar que la personalización es clave para un correcto acercamiento al
destinatario. Estas pueden ser realizadas basándonos en el contenido, destinatario o cualquier otra
variable que la empresa considere correspondiente.

El template puede ser desde un simple documento de texto plano previamente redactado, hasta
diseños elaborados, hechos por maquetadores y diseñadores profesionales. Esto dependerá de los
requerimientos, gustos y necesidades de cada empresa. En todos los casos es recomendable utilizar
herramientas que simplifiquen este proceso o logren automatizar, al menos, alguno de todos los
pasos.

La mayor parte cuentan con herramientas internas que permiten almacenar dichos templates y
realizar los envíos posteriores.

seguimiento
Seguimiento es el proceso por el cual se llevan a cabo diferentes acciones que aportan valor al
usuario con el fin de afianzar la relación y convertirlo en un potencial consumidor.

En muchas ocasiones, luego de una planificación meticulosa del asunto del correo electrónico, el
diseño de la plantilla y demás, no recibimos la respuesta esperada o, directamente, la falta de
respuesta por parte del prospecto. Esto suele ser motivo suficiente para desmotivarse y desistir de
volver a contactar a dicha persona.

Pero, lejos de ser lo correcto, puede deberse a infinidad de factores que no necesariamente responden
al desinterés total del usuario, sino a la falta de comprensión, poca disponibilidad de tiempo,
indecisión, etc. Es, en estos casos, dónde insistir puede hacer la diferencia.

Estos e-mails de seguimiento dan la oportunidad de agregar valor a los usuarios en diferentes etapas y

conocerlos en el proceso. La mayor parte permiten una correcta gestión de este seguimiento de forma
totalmente automática mediante el uso de campañas.

Estas campañas son cadenas de mails preparadas para detectar automáticamente las acciones del
usuario y lograr accionar en consecuencia. Por ejemplo, si el usuario no abre el correo electrónico en
días se vuelve a enviar dicho correo electrónico con el mismo cuerpo del mensaje, pero diferente
asunto.

Esto no sólo permite ahorrar tiempo y aumentar las posibilidades de conversión, sino conocer mejor el
accionar de los consumidores y de la performance de las comunicaciones mediante la recopilación de
datos y estadísticas. 

4. DETECTAR CLIENTES POTENCIALES

No todos los prospectos son iguales. No es lo mismo, por ejemplo, que un cliente potencial esté cerca
de la compra o que esté recibiendo las primeras impresiones del producto, ya que esto modificará las
acciones en consecuencia.

La etapa en la que está ensanchada de ventas es fundamental; a partir de esta información, se debería
decidir cuánto tiempo dedicarle a ese prospecto en ese momento específico. Con esta información en
mano, es mucho más fácil que los vendedores prioricen y sepan a quién deben contactar y durante
cuánto tiempo.

Para ello, es necesario que los clientes potenciales vayan realizando diferentes acciones se le asignará
un puntaje mayor o menor, lo que determinará la “calidad.

5. AGENDAR REUNIONES
Uno de los mayores predictores de ventas es la cantidad de reuniones realizadas, ya que una reunión
puede significar conectar con el cliente y tener muchas más chances de ganar la venta. No
necesariamente deben ser presenciales; muchas veces pueden ser online (Skype, y, por qué no, los
famosos webinars —combinación de web y seminarios que suelen darse entre clientes para impartir
conocimiento sobre un tema específico).

En este sentido, mandar mails a un potencial cliente para ver cuándo puede reunirse, cuál es su
disponibilidad o cuáles sus preferencias de lugar significa toda una inversión de tiempo que también
puede automatizarse. grandes empresas consideran que el uso de herramientas de marketing
automation es crucial a la hora de tener éxito en los eventos realizados.

Hoy por hoy, existen herramientas o aplicaciones que pueden sincronizarse con tu calendario, enviar
invitaciones automáticas y recordatorios a los asistentes, entre otras tareas. La variedad de opciones
es infinita y va desde herramientas que gestionan las invitaciones, la información de los asistentes, las
comunicaciones, el calendario y más. Algunas de ellas son Google Calendar.

6. REPORTES
Si bien los reportes son una parte importante del proceso de ventas ya que permiten dar una idea del
rendimiento de las técnicas que se utilizan para vender, también son un procedimiento tedioso y
generalmente anticuado en sus formas de ejecución. Porque en realidad, lo importante de los reportes
no son tanto los números, sino el contexto que se les da: los comentarios y los análisis que se hacen
sobre ese contenido, que pueden automatizar este proceso en el cual ciertas empresas llegan a gastar
semanas enteras. Los paneles de Google Analytics son personalizables y tienen una gran versatilidad a
la hora de ajustarse a tipos de reporte.  En conclusión, incorporar tecnología y otros tipos
de software especializado es fundamental para que puedas llevar las ventas al siguiente nivel de
rendimiento. 

Muchos de los procesos que involucran las ventas son viejos rituales que pueden dejarse atrás para
concentrarse en el gran objetivo que es vender. Por eso, puedes empezar hoy mismo automatizando
alguno de los puntos que mencionamos.

LOS PRINCIPALES BENEFICIOS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS EN LAS

EMPRESAS
Desde siempre, las empresas buscan simplificar al máximo las tareas rutinarias que necesitan
desempeñar con mucha frecuencia. La automatización es muy importante para eso y cuanto más
automáticos son los procesos más pequeños va a ser la posibilidad de errar y mayor será el
profesionalismo de la empresa. La inversión en automatización se ha convertido en una necesidad. Sin
embargo, algunos grupos de emprendedores todavía temen utilizar herramientas que permiten ese
tipo de trabajo en su negocio. ¡Muchas veces, este temor es el resultado del desconocimiento y por
eso preparamos este artículo para abordar los principales beneficios de la automatización de procesos
en las empresas!

MAYOR PRODUCTIVIDAD

La asociación correcta entre el hombre y la máquina permite un mayor rendimiento en el día a día.
También permite eliminar costos con exceso de mano de obra, pues se consigue fácilmente optimizar
el trabajo de los colaboradores. La correcta automatización de los procesos permite un uso pleno de la
tecnología para la optimización del servicio prestado y de los costos de la organización.

REDUCCIÓN DE LA PROBABILIDAD DE EQUIVOCARSE

La probabilidad de cometer errores disminuye drásticamente cuando los procesos están

automatizados. Los procedimientos a seguir son del conocimiento del colaborador y resulta ser más
fácil para él desempeñar su trabajo de forma correcta. Los procesos ejecutados de forma consistente
garantizan siempre los mejores resultados.

REDUCCIÓN DEL TIEMPO EN LA EJECUCIÓN DE TAREAS

Las tareas realizadas manualmente consumen mucho más tiempo que aquellas que pueden ser
realizadas por softwares, siendo esta una de las principales ventajas de la automatización de los
procesos para las empresas. Un sistema automatizado permitirá que una determinada tarea sea
programada una sola vez ya partir de ese momento se repetirá con exactitud y eficacia, consumiendo
menos tiempo y eliminando la probabilidad de errar.

MEJORAS EN LA COMUNICACIÓN INTERNA

Es muy complejo una persona conseguir organizarse entre e-mails, notas y pequeños recordatorios.
Con un flujo de trabajo automatizado, la comunicación en la empresa se vuelve más simple debido a la
existencia de un panel de control en el software. Si todos los empleados consultan la misma
herramienta, la comunicación entre departamentos se hace más fácil, ya que todos saben el trabajo
que los colegas están desarrollando.

SISTEMAS INTEGRADOS

Los sistemas se pueden integrar a través de la automatización y se hacen más eficaces. Por ejemplo, a
través de una API es posible integrar el software de pagos con alguna aplicación de gestión financiera,
siendo mucho más fácil analizar el estado de la empresa.

REDUCCIÓN DE COSTES OPERATIVOS

La automatización genera bastante ahorro, en la medida en que permite la eliminación de errores,
reducción del tiempo para efectuar una determinada tarea y reduce la necesidad de un elevado
número de colaboradores para desempeñar la misma función.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

VENTAJAS:

1. Permite aumentar la capacidad productiva al eliminar o reducir los tiempos de descanso,

consiguiendo una producción continua.
2. Mantiene la promesa sobre los tiempos de entrega.
3. Incrementa el grado de homogeneidad en la producción al reducir el margen de error en tareas
de rutina, lo que se traduce en calidad.
4. Favorece el control y la mensurabilidad de la producción.
5. Reducción de costos de producción; por tanto, aumento de ROI en el proceso productivo.
6. Enfoque de los recursos humanos en tareas creativas, deslindándose de las tareas monótonas y
repetitivas.

Desventajas: 

1. Expone a la organización a niveles de dependencia de las máquinas de transferencia y/o de los

sistemas computacionales involucrados en la operación y producción.
2. Requiere una fuerte inversión inicial con retornos tardíos de inversión y conlleva costos de
mantenimiento preventivo periódico.
3. Implica un cambio que puede provocar una cierta resistencia en algunos sectores de la
organización; necesita un tiempo de adaptación.
4. A mayor automatización mayor complejidad y mayor necesidad de personal y/o equipo
especializado.
5. Específicamente en tecnología, hay una alta propensión a la obsolescencia, pudiendo generar
una inversión no fructífera.
6. Puede inhibir la innovación en caso de invertir todas las fuerzas en emular al resto de la
industria para encajar en el mercado en el que se compite.

SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

 La factura electrónica es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las
operaciones comerciales entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de
papel. El ser facturador electrónico habilita al contribuyente como emisor y receptor de Documentos
Tributarios Electrónicos (DTE) como, por ejemplo: factura electrónica, nota de crédito, nota de débito y
guía de despacho.

Características

 La Factura Electrónica va firmada digitalmente por el emisor.

 La numeración es autorizada vía Internet por el SII.
 Puede ser impresa en papel normal, sin necesidad de tener un fondo impreso o timbrado.
 Se puede consultar la validez del documento en la página web del SII.
 Los contribuyentes autorizados como emisores electrónicos pueden seguir emitiendo facturas
tradicionales y quedan habilitados para recibir electrónicamente los DTE que le envíen otros
contribuyentes.
 conozca los sistemas disponibles
 Usted puede ser emisor de factura electrónica eligiendo una de las siguientes alternativas:

El Sistema de Facturación Gratuito del SERVICIO Los contribuyentes pueden desarrollar un

DE IMPUESTOS INTERNOS (SII) tiene como software propio o adquirir en el mercado un
objetivo proveer a los contribuyentes de un sistema que le permita operar con factura
sistema que les permita operar con facturas
 electrónica.
electrónicas y cumplir con la normativa legal
vigente.

¿PARA QUÉ SIRVE UNA FACTURA ELECTRÓNICA?

La factura electrónica sirve para validar y dejar registro de una transacción comercial; además, para ubicar a
dicha operación dentro de un marco legal y que el contribuyente cumpla con sus obligaciones fiscales.
Este documento genera obligaciones para ambas partes: el que vende y el que compra, ya que compromete
al vendedor a entregar el producto o servicio conforme a lo que se estableció en la factura y que el
comprador incluirá en su contabilidad dicha compra.
Esto hace que haya más transparencia en las transacciones y de esta forma el gobierno tiene mayor control
para combatir el fraude y la evasión fiscal. 
Al ser digital se simplifica el proceso de facturación, lo cual lo hace más ágil, sencillo y seguro, lo que conlleva
ahorros de tiempo y recursos. El usuario puede manejar y gestionar de forma más fácil sus facturas,
disminuyendo errores y apoyando a que su contabilidad sea más precisa. 
También sirve para adaptarse a nuevas tecnologías y plataformas que permiten la automatización de
muchos procesos en la contabilidad electrónica. Al contribuyente le ayudará en caso de verificación o de
auditorías en tanto que tendrá un mejor orden.
 15 ELEMENTOS DE UNA FACTURA ELECTRÓNICA
1. NÚMERO O SERIE DE LA FACTURA 
Es necesario que se incluya el número o serie del documento digital, en tanto que esto ayuda tanto a la
autoridad como al contribuyente para llevar un orden, seguimiento y control en caso de que haya que hacer
alguna cancelación o si requieres buscar una factura específica. 
Por lo general, las plataformas y software de facturación electrónica agregan este dato de forma automática.
2. FECHA DE EMISIÓN DEL DOCUMENTO
Igual que en el punto anterior, la fecha es necesaria para el control de la contabilidad y el
cumplimiento de las obligaciones fiscales, ya que esta representa el día en que la operación comercial
se pactó y el documento pertenecerá a cierto periodo fiscal para sus efectos tributarios. 

3. DATOS DEL EMISOR

Estos datos pueden variar dependiendo del país en donde se facture, pero en general se refieren a la
entidad o persona que está realizando la factura electrónica como la razón social. También incluye un
código como el Registro Federal del Contribuyente (en México) o el Número de Identificación Fiscal /
Código de Identificación Fiscal (en España) que indica que esa entidad o persona está dada de alta ante
el sistema de la autoridad fiscal que corresponde al país. 

Otros datos son el domicilio fiscal, teléfono o correo electrónico.

4. DATOS DEL RECEPTOR

También hay que incluir los datos del receptor, es decir, la entidad o persona a la que se le está
facturando. Aplican prácticamente los mismos datos que los del emisor. El objetivo de este elemento
es dar certeza a ambas partes y a la autoridad fiscal que la transacción realizada es transparente, al
mismo tiempo que se avala entre entidades o personas registradas en el sistema tributario del país
donde se lleva a cabo la operación. 
5. TIPO DE FACTURA
La facturación electrónica se hace con diferentes motivos, así que existen varios tipos de factura, por
ejemplo, de ingreso, comprobante de pago, de traslado o de nómina. Este es un aspecto que debe
informarse a la autoridad fiscal y por eso se debe aclarar qué tipo de factura se está realizando.

6. USO DE LA FACTURA
Independientemente del país que se trate, la autoridad fiscal busca visibilidad de las transacciones, así
que este es un elemento clave para ellos porque se aclara el uso de esa factura. Esto tiene que ver con
la contabilidad electrónica de quien recibe la factura y su declaración de impuestos.

7. CONCEPTO
Este es un elemento medular en la factura electrónica porque señala el motivo o la transacción
comercial que se está realizando, es decir, cuáles son los productos o servicios que se están
considerando en esta operación.
En algunos sistemas tributarios la autoridad fiscal delimita y especifica un catálogo de productos y
servicios en los que se debe ajustar lo que una entidad o persona ofrece.  

8. DESCRIPCIÓN 
Vinculado al punto anterior, este elemento es un campo abierto para que quien genera la factura
describa en qué consiste el producto o servicio ofrecido. También integra otros campos que se llenan
en el documento como la cantidad, la unidad de medida del bien o del servicio y su clase.
9. IMPORTES
Este elemento representa lo que en números ha generado esa transacción comercial específica, por lo
que se debe aclarar cuál es el importe total, la base gravable o imponible, es decir, qué tipo de
impuestos se están considerando en esta operación (en muchos países el principal es el impuesto al
valor agregado o IVA).

Además, se debe considerar si hay retenciones de impuesto (IRPF, ISR, etc.) o impuestos trasladados.
En el documento se deberá reflejar ese desglose de las cifras. 

Algunas operaciones comerciales se han realizado con una parte de descuentos, por lo cual estos
también deben ser aclarados.

En esta parte se debe tener cuidado y precisión porque será fundamental para que la autoridad fiscal
entienda en qué consistió la operación y para llevar una contabilidad en orden, así como para hacer las
declaraciones de impuestos. 
10. REGISTRO MERCANTIL
Es un elemento importante, ya que se debe aclarar el registro mercantil o la esencia de lo que una
entidad o persona está obligada a hacer ante la autoridad fiscal con base en la ley particular de cada
país.

Un contribuyente, sea persona moral o física, tendrá ciertas obligaciones, alcances y limitaciones de
acuerdo con el régimen o el estatus por el que se dio de alta ante la autoridad tributaria.

11. TIPO DE MONEDA

Es un elemento al que no se le presta mucha atención cuando las operaciones comerciales son locales,
así que la moneda siempre será la misma correspondiente al país en donde se facture. Aun así, es
importante tenerlo en cuenta cuando existen transacciones internacionales o de exportación para que
se aclare en qué moneda se llevó a cabo una comercialización. 
12. MÉTODO Y FORMA DE PAGO
Este elemento ha cobrado fuerza con la facturación electrónica porque es una manera en que la
autoridad fiscal puede vincular o identificar que las operaciones realizadas sean reales y legales.

Se trata de aclarar si la factura emitida se pagará tiempo después, en una sola exhibición, en
parcialidades o al momento de la operación; además de señalar si el pago es efectivo, depósito,
transferencia electrónica o con algún otro método autorizado.

13. VALIDACIÓN
Este elemento es lo que hace funcionar la facturación electrónica: se trata de una serie de candados,
sellos o aspectos que dan validez al documento digital, es decir, confirman que la factura sea legal.
Los sistemas tributarios de cada país y las plataformas autorizadas para la facturación electrónica
cuentan con sellos digitales, códigos, cadenas y certificaciones, firma electrónica o digital, entre otros
elementos, mismos que se integran al proceso de la emisión de factura electrónica. 

14. FECHA DE VENCIMIENTO

En algunos países, se emite una factura digital estableciendo una fecha de vencimiento, lo que quiere
decir que el documento será válido justo en ese periodo indicado. Si no se hace efectiva la
operación comercial o el pago, el documento caduco o pierde validez.
15. OBSERVACIONES
Este campo es opcional, pero está presente como un elemento de la factura electrónica para que el
emisor del documento agregue alguna observación sobre la operación comercial que se está
sustentando. Ayuda al receptor a tener mayor información o a verificar que algo de lo acordado
efectivamente está por escrito en la factura. 

La factura electrónica es fundamental para cualquier negocio. Te recomendamos estar al tanto si eres
proveedor como acreedor, ya que los procesos y lineamientos de la facturación electrónica cambian
constantemente.

BENEFICIOS
Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de
emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución,
pago, envío, cancelación, entre otros) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que
hacen posible este ahorro se encuentran:

 Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.

 Ahorro en el gasto de papelería, la factura electrónica es ecológica.
 Facilidad en los procesos de auditoría.
 Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
 Menor probabilidad de falsificación.
 Agilidad en la localización de información.
 Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
 Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
 Reducción de costes.
 Mejora de la eficiencia.
 Aumenta la seguridad documental.
 Reducción en tiempos de gestión.
 Mayor agilidad en la toma de decisiones.
 Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento.
 Registro de la hora, el minuto y el segundo de emisión del comprobante fiscal digital (sello
del fechador).
 Adecuaciones sencillas en el archivo de impresión.
 Contabilidad electrónica automatizada.
 Facilidad para el cálculo de impuestos.
 Acceso a financiamiento a través de factoraje de cuentas por cobrar.
Por otro lado, una vez que las empresas utilizan Factura Electrónica, se ven incentivadas a digitalizar
otros documentos como órdenes de compra y notas de recepción, logrando eficiencia y ahorro en
otras áreas de negocio. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite
una visibilidad automatizada del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.

VENTAS Y CARTERAS AUTOMATIZADAS

En un mundo globalizado y tendiente a la eficacia, cada vez más empresas comprenden la importancia
de contar con un sistema de ventas automatizado que permita gestionar adecuadamente los
prospectos y clientes, además de aprovechar oportunidades, corroborar el inventario y realizar un
correcto seguimiento de la fuerza de ventas.

Automatizar las ventas es, sin lugar a dudas, uno de los pilares de la productividad, ya que permite
minimizar el coste de recursos a la vez que se simplifican todos los procesos relacionados con las el
área comercial.

QUÉ ES UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE VENTAS

Un sistema automatizado de ventas como Bitrix24 es un conjunto de herramientas diseñadas

específicamente para optimizar cada aspecto del proceso de gestión de ventas, desde el seguimiento
de leads y oportunidades hasta cada acción del equipo de ventas, la actividad registrada con los
clientes, la comunicación y el análisis del rendimiento de cada operación.

Bitrix24 permite una centralización absoluta de los datos relacionados con las ventas de tu compañía.
De esta manera, cada miembro del equipo de ventas tiene acceso directo a toda la información
necesaria con un análisis específico que facilita la adquisición de nuevos clientes y el mantenimiento
de aquellos ya existentes.

automatizar las ventas de la empresa es una tarea que repercute de manera positiva en la
productividad del equipo de ventas en el mediano y largo plazo. El uso de un sistema de ventas para
negocio de la talla de Bitrix24 permite una mejor optimización del tiempo, principalmente del
empleado en tareas rutinarias.

Esta reestructuración del tiempo favorece que el equipo de ventas pueda encargarse de tareas de
mayor complejidad relacionadas directamente con el embudo de ventas y conversiones; esto es con la
transformación de un prospecto en contacto, negociación o empresa.

Bitrix24 cuenta con dos versiones de la herramienta. La primera está disponible en la nube y puede
utilizarse con una suscripción asequible y para usuarios ilimitados, con acceso 24 horas al día y desde
cualquier lugar.
La segunda versión es una solución self-hosted que permite la instalación directamente en los
servidores de la empresa.

se incluye el código fuente y mediante información puede conectarse con el sistema y las demás
herramientas utilizadas por la organización para obtener una completa integración de todas las
plataformas y, por lo tanto, de las informaciones.

AUTOMATIZACION DE LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS

¿Qué es un Corredor de Bolsa de valores?

Los corredores de bolsa de valores son profesionales que se encargan de comprar y de

vender acciones o participaciones de sus clientes que están en busca del mejor rendimiento para sus
inversiones. Por lo general, los clientes de estas personas pueden ser grandes instituciones o
inversores particulares. ¿Te estás preguntando más sobre lo qué es un Uno de los principales
beneficios de la automatización de ventas es la optimización del tiempo de los agentes comerciales al
facilitar aquellas tareas administrativas que insumen demasiado tiempo en relación con los beneficios
que obtiene tu organización?

Bitrix24 agiliza las tareas administrativas rutinarias como la entrada de datos, el histórico de clientes y
de pedidos, el calendario de llamadas, el envío de emails y todos aquellos datos relacionados con las
ventas y la construcción de relaciones con los clientes.

INTEGRACION CON REDES SOCIALES

La automatización de procesos repercute de forma directa en un claro aumento de leads producido

por la integración de un sistema de ventas automatizado con diferentes plataformas de información o
datos de prospectos y clientes, como las redes sociales.

Bitrix24 se integra de manera directa con las redes sociales. De esta manera, captura datos de
prospectos ilimitados y, luego, los clasifica en relación con la posibilidad de obtener una conversión,
reduciendo el trabajo de procesamiento de datos de los agentes de ventas.
ANALISIS DE LA INFORMACION La centralización de datos de los prospectos y clientes, y los
posteriores análisis e informes automatizados que lleva a cabo la plataforma Bitrix24 favorecen el
aprovechamiento de oportunidades de negocio, bien sea para concretar una primera venta como para
fidelizar un cliente.

El mismo software estudia a los prospectos de manera continua y señala cuando se presenta una
oportunidad de conversión de una venta sobre la base de las interacciones previas llevadas a cabo
entre la fuerza de ventas.

ACCESO RAPIDO A LA IFORMACION iniciar la relación con los leads puede generar estrés en la
fuerza de ventas, sobre todo cuando se deben llevar a cabo llamadas telefónicas o visitas en persona,
particularmente en aquellos agentes nuevos y más inexperimentados.

Un sistema de ventas automatizado y completo como es el caso de Bitrix24 ofrece un acceso

instantáneo a la información, contribuyendo a que el agente cuente con todos los datos necesarios en
cuestión de un clic. Esta situación contribuye a una mayor confianza personal de cada miembro de la
fuerza de ventas.

SISTEMAS DE VENTAS AUTOMATIZADO Para disponer de un sistema de ventas automatizado

que funcione a largo plazo debes confiar en la tecnología desarrollada por empresas de
reconocimiento en softwares de gestión. Una plataforma global como Bitrix24 puede ser la solución
que estás buscando para automatizar las ventas de tu empresa y gestionar el equipo de ventas desde
un único sistema.

El sistema de ventas automatizado de Bitrix24 hace foco específico en el proceso de ventas con el
objetivo de aumentar su eficiencia y su transparencia; esto significa que se trata de una herramienta
de gestión de ventas y pipeline que ofrece información de futuros prospectos, ventas, productividad y
rendimiento de la fuerza de ventas.

La herramienta permite automatizar el ingreso de datos rutinarios, agendar reuniones y llamadas,

reconocer oportunidades de negocio, integrar los sistemas de email marketing y favorecer el trabajo
en equipo.
Lcda. Rina Burgos C.
Docente