ETAPAS DEL

TRÁMITE
DOCUMENTARIO
ETAPAS
•Para que los documentos puedan llevar a cabo su
ciclo vital, es necesario que atraviesen por las
etapas de producción, recepción, distribución,
trámite, organización, consulta, conservación y
disposición final. Por lo tanto, a continuación, se
realiza una breve descripción de cada etapa:
Producción Recepción Distribucion Tramite
Organización Consulta Reservacion Disposición
Final
Por lo tanto, a 1.-Producción documental:

continuación, se •Es la generación de documentos en

las instituciones, en cumplimiento de

realiza una breve sus funciones. En esta etapa se deben

tener en cuenta todos los aspectos

descripción de cada relacionados con el origen, la creación

y el diseño de formatos y

etapa: documentos, conforme al desarrollo

de las funciones propias de cada
entidad o dependencia. Identificar el
tipo de documento a elaborar según la
necesidad.
2.-RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS:
•Es el conjunto de operaciones de
verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica. En esta etapa se
debe verificar que los documentos se
encuentren completos, que correspondan a
lo anunciado y sean de competencia de la
entidad para efectos de su radicación y
registro con el propósito de dar inicio a los
trámites correspondientes.
•
T.UO. DE LA LEY DEL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO GENERAL:
Artículo 126.- Recepción documental 126.1 Cada
entidad tiene su unidad general de recepción
documental, trámite documentado o mesa de
partes, salvo cuando la entidad brinde servicios en
varios inmuebles ubicados en zonas distintas, en
cuyo caso corresponde abrir en cada local
registros auxiliares al principal, al cual reportan
todo registro que realicen…
Art. 126-139.
 Distribución de
los documentos:
•Son actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario. Esta etapa
tiene relación con el flujo de documentos tanto al
interior como al exterior de la entidad.

 Trámite de documentos:
•Tiene que ver con el curso del
documento desde su producción o
recepción hasta el cumplimiento de
su función administrativa. En esta
etapa cada dependencia genera un
conjunto de documentos objeto de
trámites administrativos, los cuales
conforman las series documentales
que se observan en las tablas de
retención documental.
 Organización de
los documentos:
• Es el proceso mediante el cual se aplican las acciones
de clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de un fondo de una entidad.
•Para una buena organización de los documentos de una
empresa, hace falta una actitud positiva, querer
organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo
necesario.Los pasos que se necesitan para archivar son
los siguientes:
•Inspección.
•Clasificación.
•Codificación.
•Prearchivo.
•Archivo.
Archivar:
•Conjunto de medidas
preventivas o correctivas
adoptadas para garantizar la
integridad física y funcional de
los documentos al momento de
la finalización de su trámite
administrativo