Desarrollo de la auditoría

EVIDENCIA: AA3-EV2
TALLER REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la AA2, escoja un (1)

proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:

a) Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

- Reunión apertura de la empresa: Asociación de Usuarios de Servicios de

Barcelona Quindío -ESP- .
- Representante: José Ismael Cruz.
- Dirección: Cra 11 # 11-25 Barcelona.
- Teléfono: 3206880141
- Correo electrónico: ausbarcelona@yahoo.com
- De: Líder SGC, Auditor del Sistema.
- Correo: nicolastorres312@gmail.com

Asunto: Reunión de Apertura.

Para: Responsables de Áreas // C.C Administrador.
De: responsable Auditoria.
Fecha: 30 de septiembre del 2022

Objetivo: Ejecutar la revisión mediante el mecanismo de auditoria el cumplimiento del

sistema de gestión de calidad en el proceso de compras y adquisición de insumos para
la Asociación de Usuarios de Servicios de Barcelona Quindío -ESP-.

Alcance: Revisar si las actividades actuales en el proceso de compra de insumos para

las actividades de potabilización de agua y muestras de laboratorio son acordes con los
lineamientos establecidos en los manuales y procedimientos, así como también
formatos de acuerdo a los parámetros establecidos por la norma ISO 9001:2015.

Criterios de Auditoria:

Sistema de Gestión de Calidad.

Manual de Compras.
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Manual de Funciones.
Formatos Administrativos y Financieros.
Norma ISO 9001:2015
Evaluación de Proveedores.
Base de Datos de Proveedores.

Buen día, comparte con ustedes el plan de auditoria para realizar al Sistema de Gestión
de Calidad de la Empresa, por favor indicar en la columna de corresponder, el nombre y
el cargo de los colaboradores que atenderán cada entrevista a devuelta de correo, por
consiguiente, para la reunión de apertura de la auditoria solicito invitar a las personas
que tengan injerencia en las áreas que serán auditadas.
- Para el balance diario de la información del equipo auditor disponer de una zona
donde se pueda socializar la información recolectada donde se tenga acceso a la
información documentada.
- Tener acceso a Proyección para dar apertura en la reunión inicial.
- Contar con las medidas pertinentes según el área de seguridad y salud en el trabajo.
- Toda información de recolección y análisis dentro del proceso de auditoria será tratada
conforme la empresa tenga su trato de confidencialidad.

Grupo a Auditar

NOMBRE CARGO FIRMA

Diego Torres Administrador y
Coordinador de
Laboratorio
Derly Munca Secretara Administrativa
Jhoana Cadena Secretaria Auxiliar

b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.

No Documento Revisado Observaciones del Documento

Documento con versión 3, vigente con criterios de
1 Manual de Compras selección de proveedor, evaluación del mismo y proceso
para la adquisición así de como de su solicitud.
Base de datos vigente con alrededor de 70 proveedores
2 Base de Datos de Proveedores según su clasificación de evaluación, con información de
contacto.
Evaluación de proveedores vigencia Evaluación realizada en el mes de diciembre del 2021
3 ajustada con calificaciones y puntajes obtenidos
2021
Se evidencia formato de solicitud y entrega de materiales
Formatos Administrativos y
4 y suministros citado en el manual de compras, así como
financieros
orden de suministro.
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c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

Se determina escuchar todas las partes realizando observaciones con criterios

independientes y equitativos.

d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

Observación, lista de verificación y chequeo, notas de observación

e) Generación de hallazgos de auditoría.

Fecha: 30 de septiembre del 2022 Auditor (es): Nicolas Torres

Proceso Auditado: Compras
No Evidencias de Auditoría
Se cuenta con manual de
1 compras ajustado con el
procedimiento a seguir.
Se cuenta con manual de
2 compras ajustado con el
procedimiento a seguir.
Se reconocen las personas
3 idóneas para el proceso de
cotizaciones de insumos
Se evidencia que se cuenta
4 con una base de datos de
proveedores
Se cuenta con evaluación
de proveedores establecida
5 de acuerdo a la NTC
según los lineamientos del
manual de compras
Se verifican formatos y
procedimientos derivados a
6 solicitud y la entrega de los
la solicitud y entrega de los
materiales e insumos
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
Auditado (s):
Criterios de Hallazgos de la C NC NCm
Auditoria Auditoría M
Se cuenta con los
X
Normatividad ajustada procedimientos necesarios
a ISO 9001:2015 para el control de procesos
(punto 8.4)
Se cuenta con manual de
compras para este
X
Conocimiento de los procedimiento, pero en
procesos de compra ocasiones no se generan
las cotizaciones necesarias
para la orden de compra
Se tienen establecidas las
Estandarización de fechas para la adquisición
X
documentación de compras, pero en
ocasiones no se cumplen
Base de Datos de
Procedimiento ajustado
Proveedores con
de acuerdo a la NTC X
información suficiente para
ISO 9001:2015
cuando se requiera
Se evidencia evaluación de
Procedimiento ajustado proveedores al día según
las vigencias señaladas en X
ISO 9001:2015 el manual de compras
establecido por la empresa
Se evidencia que se
cuentan con formatos
Requisitos y
establecidos para la
procedimientos
X
encaminados a ISO
materiales y los suministros
9001:2015
diligenciados y establecidos
para todas las áreas
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f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

- Tener en cuenta las actualizaciones documentales y de procedimientos, que esta

sea claras y concisas para que todos los colaboradores entiendan los procesos.

- Se deben realizar constantemente verificaciones en los puestos de trabajo para

la verificación de los procedimientos adscritos en los manuales, así como la
utilización de formatos establecidos para estos.

- Llevar control de las cotizaciones para los insumos que se necesitan para la
ejecución de actividades ya que se encontró que no se cumple con este requisito
del manual de compras.

- Cumplir con las fechas establecidas para presentar las necesidades que se
requieran para la vigencia adscrita en el manual de compras.

g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la

ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de esta actividad).

Finalizando la auditoría interna realizada en el área de compras de la Asociación de

Usuarios de Servicios de Barcelona Quindío se verifico el proceso de compras que
realiza la empresa según el requisito establecido en la Norma ISO 9001:2015, donde se
reconocen falencias o no conformidades menores que se deben ajustar para su puntual
ejercicio.

Se deben verificar con cada líder de área que este proceso sea acorde a su manual,
realizando inspecciones y verificaciones en sitio.

h) Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Con la auditoria se pueden revisar muchos procesos, se pueden inspeccionar y verificar

las herramientas con las que se implementa el sistema de gestión de calidad, también
se evidencia que todos los sistemas son cambiantes y que siempre se pueden hacer
mejoras a todas las actividades que estén y no estén inmersas dentro del sistema de
gestión de calidad.

Una vez termine de documentarse y aclarar las dudas con su instructor, debe entregar
como evidencia lo siguiente: Archivo en un procesador de textos (Ejemplo: Word) que
contenga todo lo solicitado.
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Para entregar la evidencia solicitada, diríjase a: Actividad 3 / Evidencias / AA3-Ev2

Taller Realización de la auditoría interna.