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en este módulo sobre el lenguaje escrito

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abordaremos los primeros cinco temas que
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son claves para la elaboración de todo
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documento
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póngase en los zapatos del ciudadano
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tenga en cuenta lo que la persona sabe
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lo que necesita saber y el resultado que
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desea obtener para iniciar es muy
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importante considerar la edad cultura y
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nivel educativo al atender una respuesta
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para la solicitud ciudadana intenté ser
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lo más claro posible como si se
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dirigiera a una persona con un nivel
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básico de formación pues el objetivo es
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que se entienda a la primera vez a que
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aplica el lenguaje y claro documentos
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cuyo destinatario es el ciudadano como
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solicitudes de información o
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instrucciones para trámites respuestas
a
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requerimientos y solicitudes etcétera
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documentos administrativos es decir
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cartas oficios memorandos directrices y
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principalmente normas documentos de
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alcance estratégico ya sean de tipo
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presupuestal de política pública o de
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rendición de cuentas correos
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electrónicos o información al público en
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las páginas web formularios de trámites
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consultas o derechos de petición como
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ponerse en los zapatos del ciudadano
1:33
empezamos por responder a estas
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preguntas quién o quiénes leerán lo que
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escribo si el destinatario no es uno
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sino muchos
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es importante saber quiénes son las
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personas que más interés tienen en el
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documento pues el texto debe estructurar
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lo primero para cubrir las necesidades
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de información del grupo de interés más
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amplio luego agregarle la información y
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los detalles que puedan ser relevantes a
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otros grupos o personas que no tengan
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tanto interés sé para qué necesita la
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persona lo que me está solicitando es
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importante que redacte pensando primero
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en el interés de quién lee el documento
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y no solamente en el contenido que tanto
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sabe o ignora el lector del documento
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cabe preguntarse sobre los términos
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técnicos o legales de cada documento y
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el uso de las abreviaturas recuerde un
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documento es una herramienta para lograr
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un resultado sin desgaste para el
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usuario
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términos usados en la información deben
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ser tan claros que deben ser entendidos
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por personas ancianas de pueblos
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indígenas desplazados desmovilizados
2:44
víctimas del reclutamiento forzado y
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otros que es sentimientos pueden
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motivarse por mi escrito miedo
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desesperanza rabia frustración o apatía
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son todas reacciones que pueden suscitar
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una comunicación pública que no esté
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escrita en lenguaje claro por esto es
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importante precisar que el lenguaje
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claro implica además de comprensión
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amabilidad y respeto vale la pena no
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sólo ponerse en los zapatos del lector
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sino también tener en cuenta su
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experiencia emocional al encontrarse con
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un trámite o una gestión con el estado
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cómo debemos adaptarnos a la
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comunicación digital debe tener presente
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que las consultas de los ciudadanos en
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las plataformas digitales normalmente se
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hacen para obtener una respuesta rápida
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y sencilla a las siguientes preguntas
3:40
qué debo hacer para qué o por qué cómo
3:43
cuándo dónde puedo hacer lo que necesito
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cuánto cuesta recuerde el lenguaje debe
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ser natural y familiar parecido al de
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una conversación entre dos personas no
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una cátedra especializada y sobre todo
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preguntarse lograré que mi lector siga
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leyendo se aburrirá antes de que el
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texto les sea útil tendrá que llamar a
4:05
alguien para que le expliqué me llamará
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nuevamente porque no entendió el
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documento con los consecuentes
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reprocesos de tiempo y eficiencia
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segundo haga una lista de las ideas que
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espera transmitir organice la en orden
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lógico y planee el recorrido agrupe las
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ideas similares piense en los mensajes
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centrales para que sean comunicados de
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manera directa y con claridad lo que no
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sea importante no lo escriba lo que sea
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muy importante resalte lo que hay que
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hacer porque como cuándo y dónde
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luego ordene las ideas de manera lógica
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y finalmente escoja las palabras que
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funcionan cuando se hacen las cosas
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porque así se han hecho siempre el
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resultado es con frecuencia documentos
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redundantes confusos costosos y sobre
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todo poco efectivos
5:11
[Música]
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tercero organice el texto por pasos así
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como un arquitecto necesita de un plano
5:28
para empezar a construir una casa en un
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documento pasa exactamente igual se
5:33
necesita un plano y un objetivo claro
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para saber qué escribir y por dónde
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empezar es fundamental tener claridad
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con anticipación del proceso completo
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sobre cuáles pasos debe seguir el
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ciudadano que recibe su documento
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incluida la acción final que se espera
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esto permitirá generar las ideas a
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incluir y ordenarlas toda comunicación
5:55
debe tener un encabezado que indique el
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asunto o referencia es decir el
6:00
propósito del documento el contenido del
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texto debe tener introducción cuerpo y
6:06
conclusión así en el desarrollo de cada
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uno de estos tres componentes se pueden
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crear secciones que faciliten la lectura
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utilizando subtítulos en negrilla o
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cursiva con las preguntas que haría el
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ciudadano los encabezados títulos o
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subtítulos son importantes porque
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comunican al lector cómo está organizado
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un texto
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describen el contenido o el propósito de
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cada sección y ayudan a acortar las
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secciones largas es importante usar
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tipos y tamaños de letra que destaquen
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los encabezados y distingan claramente
6:41
su nivel el procedimiento para sentarse
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a redactar un documento tiene tres pasos
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fundamentales están unidos y no deben
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separarse son organizar escribir revisar
6:55
[Música]
7:04
[Música]
7:06
cuarto las frases deben ser cortas no
7:10
más de veinte palabras la memoria a
7:13
corto plazo no retiene más cuando se
7:15
llega al final no recuerda al principio
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párrafos breves con no más de cinco
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líneas que tiene el contenido completo
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de la idea que se busca comunicar una
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idea por frase un tema por párrafo si
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hay varias ideas importantes en una
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frase mejor haga una lista la numeración
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es un recurso que ayuda al igual que los
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espacios entre líneas use con frecuencia
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el punto y aparte y especialmente el
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punto y seguido los párrafos cortos
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incentivan la lectura de un texto
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algunas ideas útiles en el momento de
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escribir lo que es importante diga que
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es importante en cada frase piense si el
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lector necesita saber algo más revisar
8:01
que la secuencia de las frases permita
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al lector saber de dónde viene y para
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dónde va lea con frecuencia lo que ya
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haya escrito
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[Música]
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use un lenguaje cercano hable en primera
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persona las comunicaciones del estado
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son una oportunidad para generar
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cercanía con el ciudadano tenga en
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cuenta las siguientes recomendaciones
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hable en nombre de la entidad le
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avisaremos en lugar de el sujeto será
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notificado evite las nominalización es
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juzgar en lugar de juzgamiento use voz
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activa es decir la dian definirá las
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condiciones para el pago del iva en
8:52
lugar de las condiciones para el pago
8:54
del iva serán definidas por la dian
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evitar en lo posible el uso de gerundios
8:59
el contribuyente luego de presentar su
9:02
declaración en lugar de el contribuyente
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habiendo presentado su declaración
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escriba usted siempre que sea posible
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evite los nombres largos de unidades
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administrativas y dependencias escriba a
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nosotros cuando el lector ya sepa quién
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le escribe o no necesite detalles
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[Música]
9:24
complicado
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no es claro para toda la población
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presenta términos legales y
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especializados no responde a posibles
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preguntas del lector presenta casos de
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comas que pueden ser reemplazadas por
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puntos seguidos
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claro cubre las necesidades de
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información es claro para toda la
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población cuenta con un encabezado que
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indica el asunto tema o referencia
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presenta al mínimo términos legales los
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que hay se explican en un glosario
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utiliza subtítulos responde a posibles
10:00
preguntas como que es que debo hacer y
10:05
que debo llevar para realizar el trámite
10:07
cuánto se demora el trámite y cuánto
10:10
cuesta
10:12
y está redactando en párrafos cortos un
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tema por párrafo utiliza frecuentemente
10:17
el punto y aparte y el punto seguido
10:21
resaltan lo importante