GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

MATERIAL DE FORMACION

COMPETENCIA:
PROSPECTAR CLIENTES DE ACUERDO CON LOS SEGMENTOS OBJETIVO Y ESTRATEGIA DE
VENTAS.

RESULTADO DE APRENDIZAJE:
SELECCIONAR LOS CRITERIOS PARA LA CARACTERIZACIÓN DE CLIENTES POTENCIALES DE
ACUERDO CON SEGMENTO DE MERCADO

INSTRUTORA: CLAUDIA NAJERA

 Base De Datos
Es un conjunto de datos estructurado y almacenado de
forma sistemática con objeto de facilitar su posterior
utilización. Una base de datos podrá desarrollar procesos
más rápidos, tener capacidad analítica, solucionar
problemas, tomar decisiones estratégicas, entre otros. Por
tanto en una base de datos podrá introducirse información,
ordenarla, realizar consultas, facilitar informes, etc.
Es así como puede considerarse como una especie de contenedor de información que permite
después una recopilación o análisis de esos datos.

 VENTAJAS:

Algunas ventajas que proporciona el uso de un sistema de base de datos sobre los métodos
tradicionales son:

Compactación: Reduce la necesidad de archivos voluminosos en papel.

Velocidad: La máquina puede recuperar y actualizar datos más rápidamente que un humano. En
particular, las consultas específicas sin mucha elaboración pueden ser respondidas con rapidez,
sin necesidad de búsquedas manuales o visuales que llevan tiempo.

Menos trabajo laborioso: Se puede eliminar gran parte del trabajo de llevar a los archivos a
mano.

Actualidad: En el momento que se necesite, se tiene a disposición información precisa y

actualizada.

 BASE DE DATOS DE CLIENTES

Sabemos que es un local de almacenamiento de informaciones valiosas, en este caso sobre

nuestros clientes que resultan relevantes para la empresa o negocio. Por esta razón es que el
registro de clientes es tan importante, ya que es una herramienta poderosa para recolectar datos y
analizar el perfil de los compradores.
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Algunas informaciones acerca de las personas (saber quiénes son, sus datos personales como
email, teléfono y dirección, además del registro de sus últimas compras y pedidos, por ejemplo)
ayudan a expandir la empresa o negocio y dar un fuerte impulso a tus ventas.

El tipo de información que puedes solicitar, varía de acuerdo a la utilidad que tendrá para tu
empresa y tu estrategia de marketing, es decir, dependiendo de tu segmento y del perfil de los
clientes que atiendas, es que decidirás qué campos te interesa incluir en tu base de datos.

 IMPORTANCIA

Contar con información acerca del público, desde datos de contacto hasta sus preferencias,
permite tomar una porción de medidas rentables y actuar de manera inteligente en la gestión de la
empresa. Las bases de datos pueden ser útiles para basar una campaña de marketing dirigida a
un público específico, definir estrategias más acertadas o para reunir los contactos tanto de tus
clientes como de proveedores y enviar mensajes personificados, por ejemplo.

Una base de datos adecuada ofrece la posibilidad de recuperar clientes antiguos o indecisos,
ofrecer promociones personalizadas que respondan a cada tipología de comprador o incluso crear
productos especialmente diseñados para ellos, aumentar las ventas a través de técnicas como el
email marketing, el telemarketing y el remarketing, mantener a los clientes y prospectos informados
sobre novedades y ofertas especiales y mucho más.

 CÓMO CREAR UNA BASE DE DATOS DE CLIENTES

Lo primero que se debe tener en cuenta a la hora de crear una base de datos, es que mediante su
buena gestión se garantizará que las informaciones sean confiables y estén bien organizadas.

PASOS

1. Definir el tipo de información que se almacenará en la base de datos

Se debe crear un formulario de registro basado en lo que se necesita saber acerca de los clientes.
Informaciones como nombre completo, teléfono y email son casi que obligatorias, sin embargo, si
por ejemplo lo que se desea es hacer una acción el día del cumpleaños, se debe saber su fecha de
nacimiento; si se enviar una correspondencia, se tendrá que saber su dirección. Por eso, se
analiza cuáles datos adicionales son relevantes para la empresa.

2. Mantener las informaciones actualizadas

Es de extrema importancia hacer actualizaciones constantes en la base de datos con el fin de

garantizar que los registros estén siempre correctos. A modo de ejemplo: es común que las
personas cambien de teléfono, dirección, email, empresa y cargo. Por lo tanto, mantener los datos
al día supone una mayor eficacia de tus acciones.

3. Determinar dónde y cómo obtendrás las informaciones

Existen una cantidad de canales y métodos, lo ideal es que se observe cuáles son más
apropiados para la estrategia de la empresa. Algunas ideas:
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– Encuestas vía email o redes sociales, promover concursos, sorteos y promociones en los que el
requisito para participar sea el envío de datos específicos (ejemplo: el nombre, la edad, el género,
la ciudad, el email, el teléfono, el último producto adquirido, etc.)

– Realizar llamadas de acción para que las personas se subscriban mediante su correo electrónico

4. Elegir un sistema de gestión de base de datos eficiente

Muchas empresas cometen el error de no centralizar las informaciones en una única base. Existen
varios programas y aplicaciones que gestionan la base de datos, elegir el que tenga mejor costo-
beneficio para tu empresa y que, por otra parte, se ajuste a tus necesidades concretas.

Valorar y aprovechar la información que se obtiene de los clientes es muy importante para
enriquecer su experiencia, mejorar las posibilidades de fidelización y aumentar las ventas.

 Elementos de una base de datos

Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos
estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más
adelante veremos qué es un campo.
Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de
extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)
Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más
cómoda y visiblemente más atractiva.
Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para
imprimirlos.

Ejemplos de base de datos:

Excel aprovecha su característica innata de presentar los datos precisamente mediante filas y
columnas para representar dichas tablas de forma natural.
NUM. DOC. DE IDENTIDAD NOMBRE DEL ESTUDIANTE CELULAR

10818 AMADOO MAYERLIS 3046171

10817841 ARIAS GUTIERREZ MARIA 3006560

1086712 CABALLERO POLO ANDREA 3107124

En concreto se trata de una hipotética tabla con información sobre alumnos. Si nos fijamos
veremos que los datos de la primera fila de la tabla son diferentes del resto. Esto es así porque se
trata de los títulos de las columnas o campos de la tabla. El resto de filas representan los datos de
cada uno de los alumnos que hemos registrado. Cada columna representa un atributo
o propiedad diferente de cada registro de alumno.

 Sistemas de gestión de bases de datos

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Los sistemas gestores de bases de datos o DBMS (por sus siglas en inglés database management
system) cumple la función de intermediario entre la base de datos almacenada en la computadora
y la aplicación que solicita los datos. Su objetivo es recuperar información y almacenar nueva
información en la base de datos.

 Aplicaciones de los sistemas de bases de datos

Las bases de datos se usan ampliamente en diversas situaciones:

 Comercio: para almacenar información sobre las ventas, las compras, el inventario y los
clientes.
 Telecomunicaciones: para hacer un registro de facturas, llamadas, tarjetas telefónicas,
redes de comunicaciones.
 Recursos humanos: para tener la información de los empleados, salarios, bonificaciones y
desempeño.
 Líneas aéreas: para realizar las reservas y el acceso a las diferentes planes de viaje y
costos.
 Bancos: mantener información de los clientes y las transacciones bancarias.

 Tipos de base de datos

 Según su variabilidad. Conforme a los procesos de recuperación y preservación de

los datos, podemos hablar de:
o Bases de datos estáticas. Típicas de la inteligencia empresarial y otras
áreas de análisis histórico, son bases de datos de sólo lectura, de las cuales
se puede extraer información, pero no modificar la ya existente.
o Bases de datos dinámicas. Aparte de las operaciones básicas de consulta,
estas bases de datos manejan procesos de actualización, reorganización,
añadidura y borrado de información.
 Según su contenido. De acuerdo a la naturaleza de la información contenida,
pueden ser:
o Bibliográficas. Contienen diverso material de lectura (libros, revistas, etc.)
ordenado a partir de información clave como son los datos del autor, del
editor, del año de aparición, del área temática o del título del libro, entre
otras muchas posibilidades.
o De texto completo. Se manejan con textos históricos o documentales, cuya
preservación debe ser a todo nivel y se consideran fuentes primarias.
o Directorios. Listados enormes de datos personalizados o de direcciones
de correo electrónico, números telefónicos, etc. Las empresas
de servicios manejan enormes directorios clientelares, por ejemplo.
o Especializadas. Bases de datos de información hiperespecializada o técnica,
pensadas a partir de las necesidades puntuales de un público determinado
que consume dicha información.
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 Según su flexibilidad de modificación

o Bases de datos dinámicas:

Son aquellas donde los datos pueden actualizarse o incluso modificarse. La mayoría puede
ser actualizada en tiempo real.

o Bases de datos estáticas:

Son bases de datos de consulta cuyos datos no pueden modificarse.

 Según su forma de organización

o Bases de datos jerárquicas

Las bases de datos jerárquicas son aquellas organizadas en forma de un árbol al revés.
Almacenan la información en forma de registros dentro de una estructura jerárquica, es
de aquí que proviene su nombre

ACTIVIDAD

1. La empresa Fundesarrollo, requiere crear una base de datos del personal de su empresa.
Ordene la siguiente información en una base de datos:

Empresa Fundesarrollo

La empresa cuenta con los siguientes datos de sus empleados y quiere ordenarlos en una base de

datos, ya que cada vez se está trabajando con una gran cantidad de información y se tiene la

necesidad de almacenarlos de manera que les resulten de fácil acceso en cada momento y, por

consiguiente, útiles.
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María López, es la coordinadora general, se encuentra afiliada a un fondo de pensión llamado

porvenir y una empresa prestadora de salud llamada Nueva EPS, su salario es de $2.000.000, el

tiempo de estar laborando con la empresa es de 3 años.

Ivonne Sánchez y Luisa Pérez, son auxiliares administrativos, están afiliada a un fondo de pensión

Col fondos y en la salud a Coomeva, sus salarios son de $1.000.000 y llevan el mismo tiempo

laborando en la empresa de 2 años.

Hace 6 meses empezó a laborar Hugo Méndez, el nuevo mensajero, tiene un salario de $900.000

y está afiliado a pensión en porvenir y en salud a Salud total.

El gerente de la empresa es Carlos Pabón, su salario es de $3.000.000, trabaja hace 5 años en la

empresa, afiliado porvenir y salud total.