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 ARTÍCULO | 10 MIN READ

Base de datos de clientes

desde cero (GUÍA
PRÁCTICA)
Por Douglas da Silva, Web Content & SEO Associate, LATAM
Última actualización en 5 agosto 2022

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Una base de datos de clientes es un sistema de

gestión que recopila, almacena y procesa información
de los usuarios para crear su perfil completo. Esto
permite a los equipos de una organización, desde
ventas hasta soporte al cliente, dirigirse a nuevas
audiencias, comprender las necesidades de los
consumidores y personalizar las experiencias de los
clientes.

Y el uso de base de datos de clientes de una empresa

ya es una realidad. Según un estudio reciente, el 92%
de las compañías ya utiliza bases de datos para
almacenar información de los clientes.

Si deseas comprender cómo funciona todo esto y

desarrollar tu ventaja competitiva, has venido al lugar
correcto. Aquí encontrarás:

Tabla de contenidos

¿Qué es una base de datos de los clientes?

¿Cuáles son los tipos de base de datos de

clientes?

¿Por qué es importante tener una base de datos

de clientes?

¿Cómo crear una base de datos de clientes?

¿Cómo una base de datos de clientes ayuda a tu

empresa?

Ejemplos de base de datos de clientes

¿Empezamos?

¿Qué es una base de datos de los

clientes?

Una base de datos de clientes es una especie de

almacén que contiene una gran cantidad de
información, ordenada, estructurada y de fácil acceso,
para usarla en el momento que la empresa la requiera
— sea para recuperación, análisis o transmisión.

En otras palabras, la base de datos de clientes de una

empresa consiste en una serie de datos,
estructurados y relacionados entre sí, recolectados y
explotados por los sistemas de información.

Quizás te interese leer: ¿Qué datos debo saber de mi

cliente? 4 datos esenciales.

¿Cuáles son los tipos de base de datos

de clientes?

Existen diferentes tipos de base de datos de clientes,

clasificadas de acuerdo con la variabilidad de la
información y con el tipo de contenido. 

Según la variabilidad

Según la variabilidad, la base de datos de clientes

puede ser estática o dinámica.

1. Estática

La base de datos de clientes estática es una base de

datos de consulta o lectura, de la cual se puede
obtener información, pero no permite la modificación
de los datos existentes.

2. Dinámica

Además de su función como fuente de consulta, este

tipo de base de datos de clientes permite la
actualización del contenido, facilitando el ingreso de
nuevos datos, la eliminación de datos actuales y la
reorganización de la información.

Según el contenido

La base de datos de clientes ordenada según el

contenido puede ser: bibliográfica, de texto completo,
directorio y especializada. ¡Mira!

1. Bibliográficas

Se trata de un tipo de base de datos de clientes que

contiene material como libros y revistas. En este caso
son importantes datos como el autor, el año, la
editorial, el título y la categoría o clasificación del tipo
de lectura, entre otros.

2. De texto completo

Este tipo de base de datos de clientes son por lo

general fuentes primarias con contenido histórico o
documental.

3. Directório

Es una de las más utilizadas en las empresas, porque

se encuentra dentro de las llamadas bases de datos
de ventas, como por ejemplo un registro de clientes
en Excel. 

Contiene generalmente datos de contacto como

nombre, teléfono, correo electrónico y en algunos
casos datos personales como la ciudad de
nacimiento, la fecha de nacimiento, entre otros. Suele
aparecer asociado a un software CRM.

4. Especializada

Es un tipo de base de datos de clientes que responde

a necesidades muy específicas y está construida de
forma personalizada para atender esas necesidades
del público que la consulta. Por ejemplo:

la frecuencia de compra de un determinado

producto;

las consultas médicas especializadas durante el

año;

y otros datos muy particulares que son de interés

para determinados segmentos.

Lee también: Estudio de clientes: guía de primeros

pasos.

¿Por qué es importante tener una base

de datos de clientes?

Tener una base de datos de clientes de una empresa

es importante para comprender a tus consumidores,
desarrollar una ventaja competitiva y personalizar la
experiencia que brindas. ¡Mira las cifras que
comprueban esto!

Para comprender a tus consumidores

Según un estudio de KPMG, el 70% de las

organizaciones cree que los datos son fundamentales
para comprender cómo los clientes utilizan sus
productos. 

Una base de datos de clientes puede revelar

información valiosa sobre los hábitos de consumo, las
preferencias, las adaptaciones y mucho más.

Echa un vistazo a este artículo: 5 características que

afectan el comportamiento del consumidor.

Para desarrollar una ventaja competitiva

El 84% de las empresas en México considera que la

principal iniciativa para mejorar la competitividad en
los próximos tres años es el enfoque en análisis de
datos. El mismo estudio evidenció que centrarse en el
cliente (63%) es la principal estrategia que las
empresas adoptan para esto.

Esto significa que la base de datos de clientes de una

empresa es una fuente de conocimiento que puede
impulsar nuevas estrategias de atracción y retención
de clientes. Una vez que comprendas mejor el perfil
de quién es leal a tu marca, será más fácil atraer a
personas similares y satisfacer a las que ya están
cerca.

Te recomendamos leer: Customer centric: qué es y

cómo implementar una estrategia basada en el
cliente.

Para personalizar la experiencia que

brindas

Un estudio reciente reveló que el 80% de los clientes

tiene más probabilidades de comprar un producto o
servicio de una marca que ofrece experiencias
personalizadas. Una base de datos de clientes puede
brindarte la información que necesitas para que las
experiencias sean especiales y únicas para cada
persona.

Aprende más sobre el tema en: La hiper

personalización como pilar de la CX que ofrece su
empresa.

¿Cómo crear una base de datos de

clientes?

El hecho de que tengas clientes no significa que

tengas una base de datos de clientes. Para crear una
base de datos, debes recopilar información de forma
sistemática sobre cada cliente y almacenarla en un
único lugar.

Hay algunas formas populares de crear una base de

datos de clientes de una empresa:

Recopila información sobre clientes existentes y

nuevos clientes potenciales a través de
formularios web;

Canaliza información desde la dirección de

correo electrónico de una empresa a la base de
datos;

Recopila información a través del chat web;

Llama a los clientes potenciales directamente y

registra los datos del cliente manualmente o
mediante transcripciones.

Muchas Pymes comienzan con una hoja de cálculo

básica y crean una base de datos de clientes en Excel.
La buena noticia es que puedes importar tus archivos
CSV directamente a los sistemas de software CRM
modernos, como el Zendesk Sell.

Una vez configurado, puedes comenzar a agregar

nuevos leads y más información sobre los
consumidores existentes a tu base de datos de
clientes.

¿Cómo una base de datos de clientes

ayuda a tu empresa?

La dinámica de datos es una de las tendencias que

constituye la columna vertebral de la transformación
digital. Así lo evidencia Deloitte en un estudio sobre
tendencias tecnológicas, como parte de las trends
analíticas y cognitivas. 

Esta investigación plantea la triple función del análisis

de datos, que puede actuar como: 

Un retrovisor, que permite entender la relación

entre los resultados obtenidos y las diferentes
estrategias y acciones de la empresa en el
pasado;

Un espejo, que refleja en tiempo real la situación

de las empresas, analizando el resultado de sus
acciones actuales;

Una tercera y tal vez la función más atractiva, a

través de la cual es posible predecir el futuro.
Saber lo que funcionará y lo que no en términos
de productos y estrategias, o mejor, lo que
funcionará para unos clientes y lo que funcionará
para otros.

De manera similar, la base de datos de clientes puede

asumir estas funciones como espejo retrovisor, espejo
y predictor del futuro de tu negocio — todo, por
supuesto, basado en información concreta y no en la
intuición.

Inspírate con este video sobre el uso inteligente de

datos:

¿Querés predecir el futuro? Us…

Ejemplos de base de datos de clientes

Algunos ejemplos de bases de datos son por ejemplo

las antiguas guías telefónicas (ahora en desuso), las
bibliotecas, los registros de transacciones, el reporte
de llamadas realizadas a través del celular o teléfono
fijo, el historial médico de los pacientes de una clínica,
etc.

Pero, ¿y las empresas? Veamos los casos de dos

empresas que encontraron en los datos, la manera de
impulsar la competitividad, promoviendo la mejora de
su equipo y alcanzando un mayor conocimiento del
cliente, para ofrecerle una mejor experiencia.

Spartan Race

Ala Varney, directora de interacción global con el

cliente en Spartan Race, manifestó que la 
implementación de Zendesk les ha permitido realizar
un monitoreo preciso e implementar acciones para
mejorar la productividad de los agentes:

“Estamos encantados
con los análisis que nos
proporciona Explore
sobre el rendimiento de
los agentes. Podemos
identificar fácilmente
con un vistazo quién
tiene una puntuación
CSAT insuficiente o
tasas de tickets bajas
con una única
intervención, así como
posibles áreas de
desarrollo para nuestro
equipo”.
Conoce más sobre las estrategias y casos de éxito
de Spartan Race.

Gympass

Rafael Sobral, director de operaciones de Gympass,

expresó que con los datos que obtiene de Zendesk,
puede conocer mejor a sus clientes y ofrecer mejores
soluciones.

“Hemos estado usando

los datos de Zendesk
que llegan de Explore
para identificar los
motivos más
importantes por los que
los clientes se
comunican con
nosotros. Y con eso,
podemos planificar las
mejoras potenciales
desde el punto de vista
de las operaciones y
del producto”.
Conoce más sobre las estrategias y casos de éxito
de Gympass.

Conoce la base de datos de clientes de

Zendesk

En esta guía, aprendiste qué es una base de datos de

clientes de una empresa, cuáles son sus tipos y por
qué es importante tenerla. También descubriste cómo
crear una y cómo te ayuda a mejorar la experiencia
que brindas. 

La buena noticia es que Zendesk ya ha hecho el

trabajo duro por ti. Con la solución completa de
ventas, tienes un CRM completo a la mano que te
permite:

diseñar y administrar un pipeline que se adapte a

tu negocio;

automatizar tareas administrativas y enfocarte en

cerrar más tratos;

monitorear el rendimiento de tus representantes

de ventas;

hacer llamadas, enviar correos electrónicos,

programar reuniones desde un único lugar;

segmentar y filtrar leads en tiempo real;

acceder el historial de tratos con unos pocos

clics;

obtener informes inteligentes sobre el

comportamiento de tus clientes.

gestionar la base de datos de clientes sin

importar el tamaño de tu empresa.

Además, puedes acceder a nuestra biblioteca

gratuita de recursos sobre la experiencia del cliente y
aprender las mejores prácticas de más de 50.000
organizaciones, incluidas las empresas de tu campo.
¿Te animas? Solicita tu prueba gratuita.

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