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INVENTARIO DE RECURSOS
HUMANOS Y DEFINICIÓN DEL
MODELO ORGANIZATIVO
MODELO DE INVENTARIO DE RECURSOS HUMANOS
En el entorno económico y social actual, los gestores de las Compañías han de tomar
gestión de los comportamientos para lograr que el trabajo genere valor económico a la
Organización.
Una vez posicionados bajo los argumentos que tienden a la necesidad de alinear los
recursos humanos con el negocio bajo la idea del mutuo desarrollo, se hace necesario
trabajo que viene desarrollando, y un marco personal individual subjetivo que regula y se
puesto de trabajo.
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La herramienta que nos permitirá conocer los aspectos personales y profesionales de
Humanos”.
siguiente manera:
actuales.
“Datos de Potencial” de cada empleado, que nos acerque a sus intereses personales
El Inventario de Recursos Humanos nos ofrece información acerca de las personas que
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uno de los Empleados de la Entidad. Entre la información más relevante que se deriva de
mediante la Formación. Los datos del Inventario permiten a su vez conocer las
De esta manera el Inventario nos permitirá realizar evaluaciones rápidas y precisas de las
decisiones sobre temas tales como adecuación persona – puesto, traslados funcionales,
Esta herramienta persigue unos fines que ha de lograr para ser operativa y de utilidad
para la gestión integrada de los recursos humanos, y son entre otros los siguientes:
Buscar personas que encajen con el perfil profesional requerido para cada puesto
concreto.
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Tener localizados los perfiles idóneos para promociones y ascensos futuros de forma
planificada.
Recomendaciones de gestión
Organización.
Crear una base de datos para tener informatizada la información, así como
recoger información.
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BANCO DE DATOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Según el contenido del presente epígrafe, una organización empresarial puede ser
entendida como una serie de grandes redes de información que unen las necesidades de
información de cada proceso decisorio a las fuentes de datos. Aunque separadas, esas
Concepto de datos
Datos son los elementos que sirven de base para la resolución de problemas o para la
de análisis subjetivo, esto es, exige interpretación del individuo para su manipulación.
En sí mismo, cada dato tiene poco valor. Sin embargo, ya clasificados, almacenados y
relacionados entre sí, los datos permiten obtener información. Así como los datos no
realmente informar, la información también exige un proceso para que pueda tener
Un sistema de información es, por definición, un sistema por medio del cual los datos
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informes, índices, listados, medidas estadísticas de posición o de tendencia, etc. Mientras
que los datos, por incluir detalles, no permiten significado más amplio, la información
figura siguiente).
Retroalimentación
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En el fondo, el sistema de información es la base del proceso decisorio de la organización.
3. determinado departamento;
para la toma de una decisión y para implantación de cambios. Los parámetros deben
estar siempre listos a ser modificados y el sistema debe ser capaz de responder a
administración.
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El término procesamiento de datos designa la gran variedad de actividades que
ocurren tanto en las organizaciones, en los grupos sociales, como entre personas: existe
informaciones para obtener otras informaciones -las mismas informaciones- bajo otra
uno (lo cual constituye el proceso manual) y, después de recibir la ficha y los datos
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intervención humana entre un cielo y los siguientes. Generalmente, el
información es mayor con el auxilio del banco de datos, no solamente por la reducción de
la "memoria" para archivos, sino también porque los datos lógicamente interunidos
Es común que haya varios bancos de datos relacionados lógicamente entre sí por medio
datos y generar informes. Hay necesidad de un control especial porque varios programas
de usuarios diversos pueden tener acceso al banco de datos. Si cada programa tuviera
ineficiencia.
periódicos.
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Veamos un ejemplo de banco de datos:
número de ocupantes;
salarios anteriores;
rango salarial;
desvinculación
etc.
evaluaciones de desempeño;
solicitudes de empleados;
salidas de empleados;
etc.
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3. Datos generales sobre la organización, que incluyen:
vacaciones colectivas;
etc.
CUADRO 1:
Empleo/s anterior/es
Datos bancarios
Etc.
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Sistemas de información de recursos humanos
localiza cadenas de eventos que se inician fuera de la organización, engloban una cadena
organización.
Ese concepto permite identificar precisamente un punto inicial y un punto final (ambos
externos a la organización) y que son unidos entre sí por cadenas de hechos. Una vez
información apenas para una parte de los flujos de información, ya que la dimensión del
que abarcan todos los flujos importantes de información dentro de una organización
empresarial.
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mayor parte de sus esfuerzos al tratamiento del conjunto extraño o no programado de
transacciones".
sistema operacional posee entradas, por medio de las cuales las informaciones son
magnéticos, etc.
operacional no existe ningún flujo de información que regrese a la entrada, o sea que no
hay retroalimentación.
cerrados y autónomos.
inter-relacionados, como:
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un programa de computador para elaborar la nómina;
cada empleado;
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El núcleo del sistema operacional es el conjunto de programas de computador o del
equipo apropiado que se encarga del procesamiento de datos transmitidos por intermedio
del sistema.
Administración de salarios.
Estadísticas de personal.
Higiene y seguridad.
Respectivas jefaturas.
informaciones a nivel del empleado, del ambiente organizacional, del ambiente externo
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Este flujo de datos sufre un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos
proceso de descripción.
Por otro lado, las informaciones pueden ser dirigidas al nivel estratégico, al nivel de
Toda organización existe para cumplir un propósito. Los sistemas de información tendrán
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significado solamente cuando pretendan un propósito importante a los objetivos
organizacionales.
CUADRO 2:
Adecuación,
Investigación estabilidad e
mercado de Reclutamiento integración del
RR.HH. Selección personal a la
Análisis y Entrenamiento y Organización
descripción de desarrollo Recompensas y
cargos Administración de motivación
Inventario de r salarios Desarrollo de los
RR.HH. Beneficios sociales recursos humanos
Evaluación de Plan de carreras Desarrollo
cargos Higiene y seguridad organizacional
Organigrama
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SISTEMA ORGANIZACIONAL. MODELO ORGANIZATIVO
1. Estructura organizacional.
3. Cadena de mando.
5. Departamentalización.
importante por que influye sobre el trabajo de los individuos. Por ejemplo, una estructura
muy vertical, con una larga cadena de mando y tramos de control corto no va a favorecer
necesitamos una estructura más horizontal. ¿Por qué? Pues pregúntese lo siguiente
¿dónde se sentirá más libre de dar sus opiniones en una reunión de trabajo: con
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La estructura organizacional define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente
las tareas de trabajo. Existen seis elementos clave a los que necesitan enfocarse los
descentralización y formalización.
Los diseños mas comunes en uso son: la estructura simple, la burocracia, la estructura
La estructura simple
Se dice que la estructura simple se caracteriza más por lo que no es en lugar de lo que
formalización. La estructura simple es una organización “plana”; por lo general tiene sólo
gerente y el dueño son una misma persona. La fortaleza de la estructura simple yace en
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responsabilidades. Una debilidad importante es que es difícil de mantenerla una vez que
La burocracia
y quepo y empleados que tienen la oportunidad de hablar “el mismo lenguaje” entre sus
compañeros. Aún más, las burocracias pueden trabajar bien con gerentes con menos
entre las subunidades. La otra debilidad importante de la burocracia es algo que todos
hemos experimentado en algún momento, cuando tenemos que tratar con las personas
que trabajan en estas organizaciones: un interés obsesivo por las reglas. La burocracia es
para los que se han establecido reglas para la toma programada de decisiones.
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La estructura matricial o de matriz
producto.
misma rama, lo que reduce al mínimo el número necesario de ellos, mientras que permite
para que así se terminen sus actividades a tiempo y dentro del presupuesto.
Por otro lado, la departamentalización por productos, tiene exactamente las ventajas y
terminación a tiempo y cumplir con los objetivos presupuestales. Aún más, proporciona
una clara responsabilidad para todas las actividades relacionadas con un producto, pero
fuertes de cada uno, al mismo tiempo que evita sus puntos débiles.
Los empleados en la estructura matricial tienen dos jefes, sus gerentes funcionales y sus
gerentes de producto. Por tanto, la estructura de matriz tiene una cadena de doble
mando.
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La departamentalización
organizaciones o situaciones.
muchas empresas, en las que (por razones económicas, tecnológicas o de otro tipo)
eléctricas, etc.
típicamente. Dado que todas las empresas se dedican a la creación de algo útil y
deseable para los demás, las funciones empresariales básicas son la producción,
regiones geográficas extensas. En este caso, puede ser importante que las
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actividades que se realizan en un área o territorio determinado se agrupen y
clientes claramente definidos. Por ejemplo, un banco que tiene los departamentos
Son pequeñas empresas en sí mismas establecidas como unidades de una gran compañía
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una actividad empresarial independiente. Una UEN debe cumplir por lo general criterios
organizaciones para desarrollar nuevas opciones estructurales que puedan ayudar a que
sus empresas computan con mayor eficacia. Describiremos tres de estos diseños
fronteras.
La estructura de equipo
nivel del equipo de trabajo. Las estructuras de equipo también requieren que los
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La organización virtual
¿Por qué ser dueño cuando se puede rentar? Ésta es la esencia de la organización virtual
ninguna departamentalización.
término organización sin fronteras para describir su idea de lo que quería que fuera GE.
Welch quería convertir su compañía en una “tienda de abarrotes familiar de $60 mil
millones”. Esto es, a pesar de su monstruoso tamaño, deseaba eliminar los límites
mando, tener tramos ilimitados de control y reemplazar los departamentos con equipos
facultados.
estatus y el rango. Y la organización se parece más a un silo que a una pirámide, donde
el grano de la cima no es diferente al grano del fondo. Los equipos interfuncionales, las
de 360º (donde los compañeros y otras personas de arriba y por abajo del empleado
evalúan su desempeño) son ejemplos de lo que GE está haciendo para destruir sus
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manera de reducir estas barreras es reemplazar los departamentos funcionales con
operando completamente, la organización sin fronteras también rompe las barreras para
insumos en productos. Cada organización tiene cuando menos una tecnología para
ejemplo, Ford Motor Co., usa predominantemente el proceso de línea de ensamblaje para
común que diferencia a las tecnologías es su grado de rutina. Por esto queremos decir
que las tecnologías tienden hacia actividades rutinarias o no rutinarias. Las primeras se
relación no es muy fuerte, encontramos que las tareas rutinarias están asociadas con
estructuras más altas y más departamentalizadas. Sin embargo, es más fuerte la relación
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entre la tecnología y la centralización. Parece lógico que las tecnologías rutinarias estén
productividad, más altos niveles de vida, mayor disposición de tiempo libre y una mayor
reemplazar al ser humano por máquinas y equipos cuando las condiciones son
Posibilidad de que el hombre haga trabajos más interesantes y desarrolle así los
crecimiento económico.
Sin embargo, los beneficios de la tecnología deben contrapesarse con los problemas
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contaminación del aire y el agua, la insuficiencia de energía eléctrica y la pérdida de
Todo esto influye en el humor del empleado que, por ejemplo, puede llegar tarde a
trabajar por culpa de un embotellamiento y por ende, de mal humor, o estresado y rendir
menos en el puesto de trabajo. Algunos otros problemas que trae aparejado la tecnología
son:
Tecnocracia, o sea esclavitud del hombre común frente a los tecnólogos, los
Anulación de la personalidad.
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DIAGNÓSTICO DE SITUACIÓN ESTRUCTURAL DE UNA ORGANIZACIÓN
organizativa.
diagnosticar la estructura:
Formalización
para predeterminar los actos de sus empleados. Es decir, en qué grado se especifican,
redactan y ejecutan las expectativas sobre los medios y fines del trabajo.
procedimientos que indicaran lo que toda persona debiera esta haciendo. Estas
puestos de trabajo están tan especializados que muy poco queda a la discreción de sus
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titulares), un alto grado de delegación de autoridad (que crea la necesidad de controlar
los puestos, la dirección debe redactar documentos que rijan las actividades) y un amplio
Ciertas organizaciones presentan todo el aspecto de estar muy formalizadas, cuentan con
Centralización
organización, es decir, hasta qué punto la alta dirección delega autoridad para la toma de
control.
decisoria.
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Puede suceder que las personas no perciban que tienen autoridad, aunque aparezca
autoridad.
Cuanto mayor sea el número de personas controladas por cada dirigente, mayor
Complejidad
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claramente distintos que existen en una organización. En las organizaciones que cuentan
problemas organizativos y de gestión más complicados que en los que se dan en las que
que existen a un mismo nivel, en tanto que se habla de diferenciación vertical para aludir
complejidad (diferenciación horizontal y vertical) y las decisiones del diseño son las
siguientes:
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El hecho de que cada dirigente controle a un número reducido de personas suele
CUADRO 3:
Dimensiones Decisiones
Elevada especialización.
Departamentos Funcionales.
Fuerte Formalización Amplios intervalos de control.
Autoridad delegada.
Elevada especialización.
Departamentos funcionales.
Fuerte Centralización Amplios intervalos de control.
Autoridad centralizada.
Elevada especialización.
Departamentalización territorial o
Fuerte Complejidad basada en clientes y productos.
Reducidos intervalos de control.
Autoridad delegada.
instrumentos esenciales para conseguir una planificación de la plantilla tal que permita
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lograr los objetivos de la empresa. No es posible alcanzar las metas previstas si no existe
una estructura que dirija la acción de los trabajadores hacia dichos objetivos.
Para comprobar si la empresa para la cual vamos a planificar está dotada de la adecuada
distintas actividades de la empresa, estableciendo entre ellas una serie de relaciones que,
tareas parciales, dando lugar a la división de¡ trabajo. Agrupando estas actividades en
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Esta diferenciación existente entre las distintas unidades hace que aquellos que trabajan
especificas.
la disposición de los recursos humanos de la misma, con el fin de alcanzar sus objetivos.
Esta definición lleva implícita la consideración de algunos aspectos importantes, como son
empresa y/o las metas que deberá alcanzar cada grupo, en función de¡ tipo de
intensifique la especialización.
Cada grupo o unidad organizativa debe tener un mando que ejerza la autoridad
y que coordine a los componentes del grupo. La línea de autoridad debe estar
perfectamente identificada y ser asumida por todos y cada uno de los componentes
subordinados.
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Estos puntos indicados se corresponden con los que en la bibliografía de organización se
CUADRO 4:
Principios de Urwick
Principio de la especialización
Principio de la coordinación
Principio de la autoridad
Principio de la responsabilidad
Considerando la importancia que, dentro del conjunto de los costes de la empresa, tienen
en gran medida, del tipo de estructura organizativa que tengo, no es necesario justificar
A continuación vamos a definir algunos ratios que nos permitan efectuar el análisis de las
unidades organizativas y que nos sirvan, a la vez, para tomar decisiones en cuanto a la
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COEFICIENTE DE ENCUADRAMIENTO
algún tipo de delegación de autoridad jerárquica, entre los efectivos dedicados a tareas
Planificación.
Determinación de objetivos.
Toma de decisiones.
Autoridad.
Responsabilidad.
Por el contrario, las tareas de ejecución se refieren a las actividades rutinarios, repetitivas
o normalizadas.
EJECUCION
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Por ejemplo, si en una empresa hay 2.500 mandos y 15.200 trabajadores operativos, el
Al diseñar una estructura organizativa que pretenda ser óptima, se deberá procurar que
CUADRO 5:
Inmovilismo, conservadurismo.
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ÁMBITO DE SUPERVISIÓN
NIVELES JERÁRQUICOS
La reducción del número de niveles jerárquicos da lugar a una disminución de los costes
de personal.
Relaciones organizativas
Otro aspecto importante a considerar, desde el punto de vista del análisis organizativo,
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El intercambio de información, tanto personal como por escrito o a través de medios
El sistema interno de información debe ser lo más sencillo posible y estar dotado
los niveles jerárquicos más bajos posibles, ya que en estos niveles el coste del
tiempo es menor.
trabajos iguales y con el mismo fin son realizados por dos o más unidades
organizativas, en muchos casos sin saberlo. Esto, además del coste que implica,
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Eficacia de las estructuras
propia calidad, es decir, del respeto a esos principios generales que acabamos de
cuantitativas, así como del nivel de integración y acuerdo con los objetivos de la empresa
integración».
papel, nos van a asegurar una eficacia óptima. Sin embargo, la perfección, mayor o
De su grado de integración.
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CARACTERÍSTICAS DE LOS TRABAJADORES
Hay una serie de cualidades o características que consideramos necesarias para aquellos
trabajadores que van a ocupar un puesto de estructura. Algunas de estas cualidades son
las siguientes:
Capacidad de mando:
característica del mando, ya que todo puesto de trabajo debe estar saturado, es
decir, no debe tener un ámbito de supervisión menor del que potencialmente puede
cubrir el ocupante, ya que iría en contra del Principio de Economía de las Personas.
tiempo «libre».
excepto en casos muy especiales como son los mandos que coordinan trabajos muy
repetitivos o burocratizados, suelen ser poco operativas, ya que sus jefes tienen
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Es necesario estudiar, y ya hablaremos de ello más adelante, las características del
Puesto de Trabajo.
Conocimientos Técnicos:
En el perfil del puesto de trabajo deben describirse los conocimientos necesarios que
puede aplicar todos sus conocimientos, bien porque sean de rango inferior, bien
todo el tiempo que pueda a otras actividades distintas de las que debería efectuar,
disminuyendo su productividad.
El caso inverso también se da: colocar a una persona en un puesto superior al que
por sus características profesionales debería ocupar (el denominado por Peter «nivel
la productividad del puesto nunca alcanzará la cota máxima y, por otro, los costes
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es suficiente garantía para que una persona pueda ocupar un puesto de estructura,
capacidad de mando que tengo el ocupante, tal y como hemos indicado en el punto
anterior. La experiencia diaria nos muestra los grandes fracasos originados al querer
para mandar.
CUADRO 6:
dependen de él.
Deben existir líneas claras de autoridad desde el nivel más alto al más bajo de la
organización.
La responsabilidad no se delega.
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La estructura organizativa debe ser lo más sencilla posible.
GRADO DE INTEGRACIÓN
Para que una empresa funcione, para que una estructura organizativa pueda cumplir
A este respecto March y Simón indicaban que «las condiciones de equilibrio de una
organización se dan cuando existe un equilibrio que refleja el éxito de ésta al establecer
Para que se produzca la integración deseada deben producirse, como mínimo, los
Profesiograma al efecto.
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Que cada trabajador ocupe el puesto que le corresponda en función de sus
profesional.
de la empresa.
Todo esto hace que uno de los factores a analizar cuando se seleccionan candidatos a
persona que no se integre fácilmente es difícil que pueda llegar a ser un buen jefe.
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CONOCIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA
misma.
Debe conocerse la estructura organizativo, así como las normas y reglamentos que
establezca las características peculiares del puesto, los derechos y obligaciones del
ocupante, así como todo el conjunto de detalles referentes al puesto de trabajo como
Cuanto mayor sea el conocimiento que de la estructura tengan los trabajadores, mayor
De ahí que éste sea uno de los objetivos básicos a alcanzar por cualquier política de
puede ser:
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Nivel institucional: nivel jerárquico de dirección, o sea, con capacidad de decisión.
en la cúpula de la organización.
condescendiente (típica del amo hacia el esclavo) en el que hay poca comunicación,
que hay más confianza, aunque todavía no es total. Existen algunas recompensas,
organización.
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Sistema 4. Sistema participativo de grupo. Consiste en un ambiente de
equipos, y en el que las actitudes son positivas y las ideas constructivas; hay
Cuanto más cerca del sistema 4 esté el estilo de administración, habrá mayor
obtenga una elevada rentabilidad. Así mismo, cuanto más se aproxime una organización
frecuentes.
coercitivas de reducción de costos, por ejemplo) produce buenos resultados a corto plazo
causa una influencia tan negativa que hace que el sistema no funcione.
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La estrategia de recursos humanos habrá de definir el perfil de la organización como un
sistema social. Todo parece indicar que lo aconsejable será reconocer el valor del ser
extensa investigación realizada por Kopelman, destinada a evaluar los efectos sobre la
1) Sistemas de incentivos.
2) Establecimiento de metas.
4) Selección.
5) Capacitación y desarrollo.
6) Liderazgo y participación.
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“Las dos intervenciones más efectivas han sido los sistemas de incentivos (con base
Estas evidencias pueden hacer dudar, dejar de creer en lo que parece más lógico. La
organizacional específico.
productiva.
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El mercado del trabajo es transparente, los trabajadores pueden moverse de una
empresa a otra buscando las mejores condiciones. La oferta de mano de obra tiene
laboral, una coordinación con los demás departamentos para estimar las
La plantilla de cada empresa está constituida por cuatro grupos de empleados: los
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Por producto.
tiempo, forma y con la calidad requeridos por el consumidor, al más bajo costo posible.
El concepto actual sobre el funcionamiento del área es sistémico. Así, hablamos del
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Elementos constitutivos del sistema de producción:
Proceso productivo: conocido como la caja negra, es decir, el conjunto de bienes del
activo fijo que constituyen la planta fabril donde se transforman las entradas. Sus
Simulación de servicios.
Investigación y desarrollo.
Service.
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INGENIERÍA INDUSTRIAL:
Método de producción/prestación.
Tiempos y movimientos.
Manuales de procedimientos.
COMPRAS Y ABASTECIMIENTO:
Selección de proveedores.
Control de inventarios.
Mantenimiento preventivo.
Mantenimiento predictivo.
Mantenimiento correctivo.
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MEDICINA DEL TRABAJO, HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL:
Inspecciones periódicas.
PRODUCCIÓN – COMERCIALIZACIÓN
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Nuevos productos lanzados por la competencia.
Eje central: información sobre el monto de recursos financieros que deben disponerse y
Gastos de mantenimiento.
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Autorizaciones para efectuar compras de artículos destinados al área de
PRODUCCIÓN – COMPRAS:
Eje central: información sobre los insumos generales y bienes del activo fijo requeridos
seguridad en la planta.
Mantenimiento.
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Materiales defectuosos entregados por proveedores.
Eje central: información sobre la cantidad y calidad de los recursos humanos requeridos
agentes.
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Información sobre los planes de producción y necesidad de mano de
obra.
autoridades de aplicación.
PRODUCCIÓN – CONTABILIDAD:
Insumos utilizados.
calidad.
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Incorporación efectiva de bienes de capital a la planta fabril.
Estados contables.
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