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LA INFORMACIN EN EL REA DE RRHH DE LA

EMPRESA

INTRODUCCIN.

La administracin o gestin de personal dentro de la empresa supone en la actualidad una


labor cada vez ms compleja, dotada de mayores desafos para quien est a cargo de tal
funcin. En bsqueda de que la empresa sea eficaz y eficiente en sus propsitos, organizar
adecuadamente el departamento de personal se vuelve una imperiosa necesidad. En tal
sentido, disponer de informacin precisa referida al manejo de personal de la empresa
constituye una herramienta de primer orden.
As como es imprescindible que una empresa disponga de un Sistema de Informacin de
Marketing con el que pueda acumular informacin actualizada que le permita tomar
decisiones gerenciales en esta rea, tambin es vital que una empresa cuente con un
Sistema de Informacin de Recursos Humanos que sea soporte de cualquier toma de
decisin atinente a la gestin de personal y a su organizacin dentro de la empresa.
Informatizar el procesamiento de la informacin sistematizada de Recursos Humanos de la
empresa permite acumular en un mismo software una serie de insumos atinentes al manejo
del personal y a su modo de organizarlo en funcin de las metas y objetivos que la empresa
se haya trazado. Dicho software de manejo de personal opera en conjunto a una base de
datos del personal con toda la informacin referida a los empleados de que dispone la
empresa en todos sus niveles organizacionales.

1. DEFINICIN.
Un Sistema de Informacin de Recursos Humanos es un software donde se obtienen datos
entregados por los empleados, del ambiente interno y externo de la organizacin, y del
complejo y multifactico entorno que afecta la actividad empresarial de dicha organizacin.
Su finalidad es la de facilitar a la gerencia de la empresa informacin procesada y
actualizada en formato electrnico a aplicar en instancias de evaluacin y diagnstico de su
fuerza de trabajo, de sus fortalezas y debilidades en cuanto al modo en que estn
organizados los empleados, y de las caractersticas del mercado laboral al cual acudir en
situaciones de bsqueda de nuevo personal. Se trata de una herramienta que sirva de
soporte en la toma de las mejores decisiones posibles a nivel de la gestin de Recursos
Humanos de la empresa.

2.

PRINCIPALES FUENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN DE RRHH.


Un sistema de Informacin de Recursos Humanos utiliza, como fuentes de datos internas,
elementos suministrados por:
Bancos de Datos de Recursos Humanos
Reclutamiento y seleccin de personal
Entrenamiento y desarrollo de personal
Evaluacin del desempeo
Administrador de salarios
Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc.
Estadsticas de personal
Higiene y seguridad
Diferentes reas de la Administracin de Recursos Humanos de la empresa
Las principales fuentes de datos externas de las que se nutre un SIRH son:
Estudios y estadstica sobre el mercado de trabajo local, nacional e internacional.
Estudios y estadstica sobre el entorno empresarial.

3.

PRINCIPALES CONTENIDOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIN DE RRHH.


Un sistema de tales caractersticas ingresa datos de variadas fuentes internas y externas, las
procesa y hace su tratamiento informatizado correspondiente, y produce salidas de
informacin (outputs) relacionadas con distintos contenidos fundamentales sobre los que
gira dicho sistema. Tales salidas de informacin constituyen listados, documentados,
estadsticas, ndices, informes, y dems insumos, con los que el departamento de RRHH de
la empresa podr orientar con mayor grado de certeza el proceso de toma de decisiones
atinentes al manejo integral de su personal.
Los contenidos principales sobre los que el sistema opera y procesa informacin son:

Reclutamiento y seleccin de personal


Trmites administrativos de personal
Descripcin y anlisis de cargos
Evaluacin de desempeo
Desarrollo y capacitacin laboral de empleados
Administracin de salarios, beneficios sociales y compensaciones
Plan de carreras
Higiene y seguridad laboral

4. VENTAJAS Y LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN DE RRHH.


El uso adecuado de un sistema de tales caractersticas tiene como ventajas fundamentales:
a) Una gestin integral del personal con el que cuenta la empresa, enfatizando en aspectos
de eficacia, eficiencia y rentabilidad.
b) Un mayor compromiso y motivacin del personal en la medida en que sepa qu tan
importante es su persona y su rol en el funcionamiento de la empresa.
c) Una actualizacin permanente de todo lo relacionado con el manejo de los recursos
humanos de la empresa, con respaldo informtico y minimizando al mximo el material
impreso.
Esta rica herramienta puede presentar limitaciones, y por tanto no alcanzar sus cometidos,
si se cometen errores como los que mencionamos a continuacin:
Escasa comunicacin entre Recursos Humanos y Sistema de Informacin.
Metas y objetivos pocos claros.
Resolucin de problemas equivocados.

Escaso involucramiento del usuario.


Falta de expertos en informtica.
Expectativas poco realistas.
Falta de flexibilidad y adaptabilidad.
A modo de conclusin, corresponde precisar que el xito en los sistemas de informacin de
Recursos Humanos depende de la adecuada planificacin del sistema, que requerir una
correcta comunicacin entre usuarios y personal informtico.

5. CARACTERSTICAS QUE DEBE TENER UN SISTEMA DE INFORMACIN DE


RRHH.
Debe cubrir todas las necesidades de informacin del administrador de RRHH de la
empresa.
Un buen sistema de informacin de RRHH debe integrar en su operativa de
almacenamiento, procesamiento y generacin de salidas todas las reas que hacen a la
Administracin de Recursos Humanos de una empresa. No solo debe contemplar sus
contenidos temticos sino tambin sus aspectos presupuestales.
Debe ser totalmente integrado.
Esto significa que sus distintos mdulos temticos deben estar interconectados entre s, de
modo que la variacin en uno de ellos provoca modificaciones automticas en los restantes.
Supongamos por ejemplo, que la empresa incorpora un nuevo empleado. Este ingreso ya
genera la incorporacin automtica de este nuevo empleado a la planilla de personal de la
empresa y a la de trmites administrativos del personal, implica variantes en la descripcin
de cargos (cada empleado tiene sus caractersticas personales, su formacin acadmica y
profesional, competencias, destrezas y habilidades desarrolladas distintas a la de otros
empleados de la empresa, etc.) supone sumar un nuevo caso al listado de quienes son sujeto
de evaluacin de desempeo y procesar los resultados de la induccin del empleado a tal
instancia de evaluacin, as como incorporar las necesidades de capacitacin y desarrollo
profesional que el nuevo empleado trae consigo.

Debe ser flexible.

Debe permitir consultas de distinto tipo, y que procesar la informacin rica y variada en
distintos mdulos del sistema no implique una tarea inaccesible para la gerencia o personal
administrativo de la empresa.
Debe ser modular.
Si bien es importante que exista la posibilidad de interrelacionar las distintas reas
operativas del sistema, tambin es valioso que exista independencia de cada uno de los
mdulos que constituyen el sistema. El software de manejo de personal que la empresa
adquiera debe dar la posibilidad de incorporar los mdulos de modo independiente.
Debe ser seguro.
El sistema debe ser seguro en trminos de usuarios, de integralidad de los datos y de acceso
a la base de datos. Por ejemplo, debe permitir definir a qu mdulos del sistema y a realizar
qu clase de operaciones tienen derecho los distintos usuarios. Debe contener los
procedimientos internos de control y auditora del sistema. Este aspecto de la seguridad del
sistema es clave, fundamentalmente porque hoy en da tales sistemas de informacin son
procesados por un mayor nmero de usuarios desde terminales informticas diferentes, y al
mismo tiempo.

6. SOFWARE PARA LA TOMA DE DECISIONES.


Un SIRH informtico contiene hardware informtico y aplicaciones de software que contribuyen a
ayudar a los directivos a tomar decisiones sobre RRHH. El software puede ser un programa
personalizado o un programa estndar.
Algunas aplicaciones de software de los SIRH que actualmente estn disponibles en el mercado.

Localizacin de candidatos
Informacin bsica de
empleados
Administracin de las
prestaciones
Gestacin de primas e
incentivos
Desarrollo/planificacin de la
carrera profesional
Presupuesto de las
retribuciones
Estos programas incluyen:

Sistema de fijacin de
objetivos.
Salud y seguridad.
Utilizacin de seguros
mdicos.
Procedimientos de
contratacin.
Evaluacin del puesto
de trabajo.
Asignacin de puesto
de trabajo.

Planificacin de las
relaciones laborales.
Nmina.
Pensiones y
jubilaciones.
Gestin del rendimiento.
Incapacidad temporal a
corto o largo plazo.
Tiempo y asistencia.
Anlisis de rotacin de
personal.

Un programa de informacin sobre empleados: Cea una base de datos que ofrece
informacin bsica sobre los empleados: nombre, gnero, direccin, nmero de
telfono, fecha de nacimiento, raza, estado civil, puesto de trabajo y salario.
Algunos programas tienen aplicaciones que pueden proporcionar bases de datos
sobre empleados para usos de RRHH ms especializados.
Un programa para el seguimiento de los candidatos: Puede automatizar algunas
de las actividades intensivas en trabajo relacionadas con la contratacin de
candidatos para los puestos de trabajo. Estas actividades incluyen el
almacenamiento de informacin sobre los candidatos que permite a los usuarios el
acceso de ella para evaluar al candidato, programar entrevistas con los distintos
directivos, actualizar los datos del candidato, generar correspondencia (por ejemplo
una oferta laboral o una carta de rechazo) y producir los registros necesarios de
igualdad de oportunidades en el empleo exigidas por el gobierno de los EE.UU.
Un inventario de cualificacin: permite hacer un seguimiento de la cualificacin
de los trabajadores de la empresa y buscar la oferta interna de cualificacin que
encaje con la demanda de destrezas de la empresa.
Un programa de nminas: calcula el sueldo bruto, los impuestos, las cotizaciones
a la seguridad social, otros impuestos y el sueldo neto. Tambin se puede configurar
para realizar otras deducciones del sueldo, como pagos a seguros mdicos, planes de
jubilacin y cuotas de sindicatos.
Un programa de administracin de prestaciones: permite automatizar el
mantenimiento de los historiales de prestaciones, administrar programas de
prestaciones, o asesorar sobre opciones de prestaciones. El software de prestaciones
puede proporcionar tambin un resumen anual de prestaciones por empleado.
Un programa de gestacin del tiempo del empleado: registra la forma en la que
cada empleado utiliza el tiempo en el puesto de trabajo. El programa controla la
asistencia. El absentismo y las llegadas tarde del empleado.

7. SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LOS SIRH.

El departamento de RRHH debe desarrollar polticas y directrices para proteger la


integridad y la seguridad de los SIRH. Los usuarios no autorizados de los SIRH pueden
causar estragos. En una ocasin, una ejecutiva que trabajaba para una empresa de
corredura accedi a los SIRH de su empresa para conseguir informacin para su marido,
agente de seguros de vida, que utiliz la informacin para enviar solicitudes por correo a
los colegas de su mujer. Los empleados interpusieron una demanda colectiva de un milln
de dlares contra la empresa por violacin de su intimidad. En otra ocasin, un
programador informtico entr en los SIRH de su empresa, localiz los salarios de una
serie de empleados (incluyendo altos directivos y ejecutivos) y revel esta informacin a
los dems empleados. Esta situacin fue muy perturbadora, puesto que los trabajadores
enfadados exigieron conocer las causas que motivaban tales discrepancias remunerativas.
Para mantener la seguridad y la confidencialidad de los registros de los SIRH, las empresas
deberan:
Limitar el acceso a los SIRH controlando el acceso a la computadora y a sus
archivos de datos, cerrando con llave las salas donde estn estas computadoras y
codificando los datos.
Permitir el acceso limitado a distintas partes de la base de datos mediante palabras
claves y cdigos especiales.
Otorgar permisos para acceder a la informacin sobre empleados slo cuando es
necesario acceder a dicha informacin.
Desarrollar polticas y directrices sobre la utilizacin de la informacin de
empleados y notificar a los empleados el funcionamiento de estas polticas.
Permitir a los empleados verificar y corregir sus registros personales.

8. EFICACIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN DE RECURSOS HUMANOS

Todas las funciones de la administracin de recursos humanos se pueden mejorar por medio
del uso de un sistema de informacin de recursos humanos (SIRH), cualquier enfoque
organizado para obtener informacin relevante y oportuna en la que se puedan basar las
decisiones de recursos humanos. Este sistema tambin debe ser rentable. Un SIRH se debe
disear de tal manera que proporcione informacin:

Oportuna. Un gerente debe tener acceso a informacin actualizada.


Exacta. Un gerente debe poder confiar en la exactitud de la informacin proporcionada.
Concisa. Un gerente puede asimilar slo cierta cantidad de informacin en determinado
momento.
Relevante. Un gerente debe recibir slo la informacin necesaria en una situacin
especfica.
Completa. Un gerente debe recibir informacin completa, no parcial.

La ausencia de incluso una de estas caractersticas reduce la eficacia de un SIRH y


complica el proceso de toma de decisiones. Por el contrario, un sistema que posee todas
estas caractersticas aumenta la facilidad y la exactitud del proceso de torna de decisiones.
Un SIRH eficaz tambin proporciona datos en lnea y pronsticos relacionados con las
operaciones de la empresa.

Informes de excepciones. Los informes de excepciones destacan las variaciones en las


operaciones que son lo suficientemente graves para requerir la atencin de la gerencia.
Un tipo de informe de excepciones es el informe de excepcin de calidad, que se
completa cuando el nmero de defectos del producto excede a un nivel mximo
predeterminado. El gerente de recursos humanos puede estar interesado en este tipo de
informacin para identificar necesidades de capacitacin adicionales.
Informes a peticin. Un informe a peticin proporciona informacin en respuesta a una
solicitud especfica. El nmero de ingenieros con cinco aos de experiencia laboral que
hablen espaol con fluidez es un ejemplo de un informe a pendn que el gerente de
recursos humanos podra solicitar a la base de datos.
Pronsticos. Un pronstico aplica modelos de prediccin a situaciones especficas. Los
gerentes necesitan pronosticar el nmero y el tipo de empleados requeridos para
satisfacer la demanda proyectada del producto de la empresa.

Las empresas saben que un SIRH desarrollado adecuadamente proporciona enormes


beneficios a la organizacin. En tanto que muchos directores y gerentes de RH de
organizaciones pequeas tienen adems de muchas otras, la responsabilidad del SIRH, las
grandes organizaciones cuentan con personal especfico que trata los asuntos de tecnologa.
La figura 4.7 presenta una perspectiva general del sistema de informacin de recursos

humanos diseado para una organizacin. Al utilizar diversos tipos de informacin de


entrada, el SIRH permite que est disponible mucha informacin de salida que tiene un
valor trascendental tanto operativo como para la planeacin de recursos humanos. El SIRH
integra toda la informacin de recursos humanos a un sistema.
A lo largo de este libro, destacaremos como RH se est deshaciendo de las tareas
administrativas rutinarias. El SIRH es un medio excelente para reducir la carga de estas
tareas. Muchas medianas y grandes empresas han agregado capacidades de autoservicio a
sus SIRH. El autoservicio deja en manos de los empleados la responsabilidad de muchas
tareas del manejo de la informacin administrativa, como el llenado de formas para
cambios de domicilio y el llenado de formas de inscripcin al servicio de prestaciones. Esto
reduce drsticamente la cantidad de tiempo que el personal de RH dedica a las tareas
administrativas y lo libera para que concentren su atencin en ms nietas estratgicas de la
empresa.
La informacin que proviene de diversas fuentes de entrada se integra para proporcionar las
salidas necesarias. La informacin requerida en el proceso de toma de decisiones de
recursos humanos de la empresa est fcilmente disponible cuando el sistema se ha
diseado en forma adecuada. Por ejemplo, muchas empresas estudian ahora las tendencias
histricas para determinar los mejores medios de garantizar solicitantes calificados.

SISTEMA DE INFORMACIN DE RECURSOS HUMANOS

Meta: integrar los procesos centrales a un sistema perfecto

Tipo de informacin
de entrada

Usos de la Informacin de
salida*

Anlisis de Puesto

Rastreo de empleados

Reclutamiento

Programas de diversidad

Seleccin, anuncio de
empleos, referencia de
empleados.
CyD
Evaluacin del

Decisiones de contratacin

desempeo
Compensacin

Programas de capacitacin,

Contribuye al logro de:

Planes estratgicos de
la organizacin

E-aprendizaje, sucesin de la
Sistema de
Informacin
de recursos
humanos

agencia.
Programas de compensacin
Programas de prestaciones

Prestaciones
Seguridad Social

(Por ejemplo, programas de


prescripcin mdica)

Salud

Programas de salud
(Por ejemplo, programas de
asistencia a empleados)

Relaciones laborales

Estrategias de negociacin

Relaciones con los


empleados

Planes de la
administracin de
recursos humanos

Servicios a empleados

*Ciertos datos estn disponibles para los empleados tanto en el trabajo como en casa.
Ejemplos: los supervisores podran tener acceso a la capacitacin justo a tiempo para
realizar revisiones de la evaluacin de: desempeo. Los empleados operativos podran tener

acceso a informacin de tiempo y trabajo. Todos los empleados pueden revisar los saldos
del plan de retiro 401(k), transferir fondos, hacer elecciones de beneficios, establecer metas
anuales de desempeo, actualizar datos del personal.
Adems, cumplir con los estatutos y las regulaciones gubernamentales sera
extremadamente difcil si no fuera por el moderno SIRH.
Existen numerosas empresas que proporcionan sistemas de informacin de recursos
humanos. Una de las ms importantes PeopleSoft, el proveedor ms grande de software de
SIRH. El sistema permite una empresa manejar los procesos administrativos de RH (desde
el reclutamiento hasta la jubilacin) con aplicaciones de Internet diseadas con un rcord
de desempeo de las mejores prcticas por ms de diez aos. Las aplicaciones PeopleSoft
HRMS se todos los das en nueve de las diez mejores empresas Fortune 500, incluyendo a
Exxom-Mobil, Wal-Mart, General Motors, Ford, Citigroup, IBM, AT&T y Verizon
Comunications.