1o. Actividad 3.3.2: Informe tipos de organigramas en las empresas.

La estructura organizacional de las empresas consiste en las formas de

organización interna y administrativa, puede ser el reparto del trabajo en áreas o
departamentos según la misma estructura.

Todas las empresas deben tener una manera de planificar su trabajo y de repartir
formalmente sus responsabilidades y cada empresa puede tener su estructura
organizacional propia y es posible que cada empresa pueda modificarla y adaptarla
a nuevos cambios y necesidades si fuera el caso.

Características de la estructura organizacional una empresa requiere de un

sistema formal de toma de decisiones , comunicación y finalización de tareas como
puede ser la coordinación y colaboración entre equipos y departamentos, también
la estandarización de protocolos, burocratización y procedimientos que representan
realmente a las personas que componen las empresas ya que cada uno tiene
cargos específicos como relaciones públicas, recursos humanos , gerencia
administrativa etc.

Tipos de estructura organizacional Hay cuatro tipos de estructura organizacional

esta la lineal , el staff, matricial y la funcional.

La jerárquica es la mas antigua y conocida como piramidal o lineal son los cargos
que se le asignan a cada persona dentro de una empresa y cumplen funciones
especificas por un superior en las cúspides que delega a los mandos inferiores

Esta el staff es un conjunto de personas que forman un equipo definido que realiza
gestiones concretas

Matricial deposita contrataciones externas lo que quiere decir que se trabaja por
proyectos o especializaciones que al terminar su tarea se disolverá.

Funcional Es una división de labores como un jefe independiente que permite

comunicaciones con lo demás equipos.

Elementos de la estructura organizacional se adaptan a diferentes modelos de

negocio, todas se desarrollan con base en una serie de elementos principales que
permiten el diseño del plan de funcionamiento de la compañía como

Ser estratégicos : tomar las decisiones de alto nivel.

Línea media: Son quienes toman decisiones en cada uno de sus ámbitos
particulares.
Núcleo u operaciones: Esta compuesta por sus trabajadores encargados de
funciones principales de productos.

Tecnoestructura: Brindan apoyo y ellos velan por los cambios necesarios en la

organización.

staff de apoyo: subcontrato que hace vida en la empresa y que brinda apoyo a la
estructura como labores de limpieza vigilancia etc.…

Geográfico: Es algo que tienen proyectado alguna compañía.

De producto: un promedio de la línea de productos (o servicios) como darles a los

clientes un producto bueno en buen estado bien presentado que le llame la atención
al cliente y que lo pueda comprar.

De control: Tiene que implementar mejores y mayores controles de calidad.

De autoridad: Depende de las decisiones importantes recaen en un grupo exclusivo

de ejecutivos, o si participan distintos profesionales de la firma, ciertos tipos de
estructura resultarán más pertinentes que otros.

Sobre el mercado: Es muy importante ya que impacta a grandes audiencias a través

de las innovaciones tecnológicas así atraerá a los clientes y será más reconocido
su producto.

ORGANIGRAMA

Es un esquema organizacional que representa gráficamente la estructura interna de

una empresa y es útil para el departamento de recursos humanos, ya que permite
visualizar rápidamente la jerarquía de la empresa por equipos, en función de quien
reporta a cada persona, o quien está a cargo de cada equipo o empleado

Elementos que tiene que incluir un organigrama

Ápice estratégico : Son los altos directivos de la empresa encargado de las

decisiones, Son quienes más aprueban procesos controlan los demás
departamentos y delegan subordinados

Línea media: Son los mandos intermedios de una empresa y hacen de puente en
los altos directivos y los trabajadores que están a cargo de llevan a cargo acciones
que afectaran directamente a la empresa, por eso la comunicación será el mejor
aliado para gestionar equipos .

Personal de apoyo: En muchas ocasiones estos trabajadores no forman parte

completamente de una empresa ,sino que se subcontrata y apoyan una actividad
concreta para que el rendimiento final sea mejor
 Tipos de organigrama

1) Organigramas informativos
se pone a disposición de todos los trabajadores para dar a conocer la
estructura básica de la empresa.

2) Organigrama analítico
Muestran datos mucho más detallados y específicos de la organización y
pueden ayudar a detectar fugas de presupuesto, distribución, relaciones
entre departamentos.

3) Organigramas Formales
Representan el modelo de funcionamiento planificado o formal de una
empresa y requieren de aprobación previa.

4) Organigramas Informales
En este caso el organigrama no puede ser aprobado por la organización.

5) Organigrama General
Se especifican los cargos hasta llegar a los departamentos.

6) Organigrama integral
Llega un paso más haya, entrando a todas las unidades administrativas.

Ventajas de definir una estructura organizacional de una empresa:

o Claramente identifica y asigna responsabilidades respecto a las funciones

indispensables para la supervivencia de la organización
o Agrupa a las personas y unidades sobre la base de trabajo que realizan,
incrementa las oportunidades para utilizar la maquinaria más especializada
y personal mucho más calificado.
o Reduce la duplicación de equipo y esfuerzo
o Constituye una forma flexible de organización: con mayor rapidez se podrá
aumentar o reducir el personal; Nuevos productos y territorios se podrán
añadir y a su vez ser suprimidos
o Permite a los empleados saber quién es su mando directo y conocer los
cargos dentro de la empresa.
o Beneficia la comunicación interna dentro de la compañía
o Facilita los procesos ya que todos los empleados reciben órdenes directas
de su mando superior.
 o Disminuye presión ya que todas las responsabilidades no recaen sobre los
altos cargos de la empresa.
o Permite que la organización persiga la adaptabilidad y la eficiencia dentro de
las divisiones de productos, igualmente la eficiencia en los departamentos
funcionales.
o Se centra en ofrecer valor al cliente ya que todos los esfuerzos van enfocados
bajo procesos por cada individuo y se busca cumplir con los objetivos para
dar satisfacción al cliente
o Flexibilidad para responder al cambio y es trabajar una cultura de alto
desempeño por encima de una cultura tradicional donde se deja de lado los
estilos burocráticos y se busca lideres autoritarios
o Todas las personas no deben depender de una empresa es saber manejar
un proceso para que todos lo puedan realizar.
o Ventaja competitiva ya que al documentar los procesos de un negocio se
puede evaluar las fallas y buscar la mejora continua.
o Proporciona una buena alineación entre divisiones de productos y los
objetivos corporativos.
o Los agrupamientos de productos significan una coordinación efectiva dentro
de las divisiones y los departamentos funcionales centrales brinda la
coordinación en todas las divisiones.
o Ofrece un alto nivel de especialización ya que cada área opera como un tipo
de mini-compañía autocontenida encargada de llevar un papel especifico
mientas se vuelven expertos en sus trabajos y la compañía se beneficia de
su experiencia y especialización con el tiempo
o Un trabajador puede llegar a realizar tareas con un alto nivel de velocidad y
eficiencia lo que mejora la productividad
o Los trabajadores que conocen sus empleos bien pueden actuar con
confianza y con la cantidad mínima de errores.
o Debido a que sus caminos de carrear dentro de la unidad funcional son
claros, los empleados pueden estar altamente motivados para avanzar en
sus tareas.
Desventajas de no definir una estructura organizacional de una empresa:

o Falta de trabajo en equipo porque pueden tener dificultades para trabajar bien
con otras unidades ya que se vuelven territoriales y poco cooperativas entre
ellas.
o Cada unidad puede actuar en lo que percibe que son sus mejores intereses
y no dar lugar a la organización en general.
o podrían existir discusiones que provoquen proyectos que salgan de su
horario ya que cada área maneja sus tiempos
o Las personas se pueden preocupar más por el trabajo de su área que el
servicio o producto en general que se presta o se vende.
 o Las personas que realizan varias funciones habrán de encontrarse
separadas unas de otras, afectando coordinación que fluye de una función a
otra.
o Reduce la oportunidad de utilizar equipo personal especializado.
o Se entorpece la comunicación entre especialistas, ya que ahora presentan
servicios en diferentes unidades.
o Algunas veces resultan confusas y difíciles de leer
o No permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario .
o Fuerza demasiado los niveles.
o En la estructura organización lineal la organización puede ser rígida e
inflexible y se puede dificultar debido a la falta de tiempo de los jefes o de
los propietarios para tomar cada una de las decisiones para hacer un trabajo
de manera eficiente
o En la estructura organizacional por división , puede crear burocracia y
duplicidad de funciones ya que varias unidades de negocio podrían llegar a
requerir las mismas funciones.
o En la estructura organizacional matricial, requiere de una inversión
organizacional de tiempo en planificación y alineamiento estratégico y
también requiere de coordinación en los mandos.
o Si no hay una estructura organizacional el trabajo no sale como se espera y
la falta de responsabilidades puede afectar a todo el equipo.
o En las pequeñas y medianas empresas es sencillo que el modelo horizontal
prospere, pero en las grandes compañías puede causar problemas a la hora
de organizar las funciones de cada profesional.
o Si no hay una organización se pueden saltar procesos que pueden ser
catastróficos para la empresa.

2o. Actividad 3.3.3: Manual de funciones del Asistente Administrativo

MANUAL DE FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

 ASISTENTE ADMINISTRATIVO

 Funciones y Autoridad.

El asistente administrativo se encarga de asegurar el buen funcionamiento de una

oficina o de une empresa realizando labores administrativas, tales como archivar,
planificar y coordinar las actividades generales de la oficina, además de redactar
los reportes correspondientes.

El asistente administrativo debe trabajar directamente para un equipo departamento

u oficina, además las responsabilidades y funciones afectar a todas las operaciones
de una empresa u organización

o Poseer un discurso claro.

o Manejar las llamadas de manera respetuosa, elocuente y eficaz.
o Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con terceros,
clientes y otros empleados.
o Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolario.
o Ser capaz de crear y mantener relaciones profesionales duraderas.
o Ser capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo
multidisciplinario.
o Leer e interpretar información efectivamente.
o Resolver conflictos de manera eficiente y rápida.
o Anticiparse a las necesidades y expectativas de los clientes.
o He de asegurar que se cumplan con las especificaciones de los proyectos.
o Ser capaz de mantenerse enfocado al realizar labores repetitivas y
monótonas.
o Procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos.
o Teclear de 40 a 60 palabras por minuto.
o Saber utilizar y manejar equipos de oficina (fotocopiadoras e impresoras).
o Ser capaz de manejar información confidencial y sensible.
o Ser organizado y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente.
o Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo
presión en un entorno dinámico y activo.
o Hay que asegurar que los seguimientos se lleven a cabo de manera
profesional y eficaz.
o Ser capaz de archivar documentos y de mantener el área de trabajo limpia
y ordenada en todo momento

 otras actividades
o Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y
faxes, tanto entrantes como salientes, además de encargarse de la agenda
general.
o Interactuar con clientes y atender consultas.
o Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
o Realizar fotocopias.
o Solicitar suministros y acordar el mantenimiento o reparación de los equipos
de oficina.
o Organizar reuniones y encargarse de la logística.
o Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de
datos o archivos informáticos.
o Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.