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Instructor
Gloria Stella Rodríguez Quiroga
Administrador de Empresas
Todas las empresas deben tener una manera de planificar su trabajo y de repartir
formalmente sus responsabilidades y cada empresa puede tener su estructura
organizacional propia y es posible que cada empresa pueda modificarla y adaptarla
a nuevos cambios y necesidades si fuera el caso.
La jerárquica es la mas antigua y conocida como piramidal o lineal son los cargos
que se le asignan a cada persona dentro de una empresa y cumplen funciones
especificas por un superior en las cúspides que delega a los mandos inferiores
Esta el staff es un conjunto de personas que forman un equipo definido que realiza
gestiones concretas
Matricial deposita contrataciones externas lo que quiere decir que se trabaja por
proyectos o especializaciones que al terminar su tarea se disolverá.
Línea media: Son quienes toman decisiones en cada uno de sus ámbitos
particulares.
Núcleo u operaciones: Esta compuesta por sus trabajadores encargados de
funciones principales de productos.
staff de apoyo: subcontrato que hace vida en la empresa y que brinda apoyo a la
estructura como labores de limpieza vigilancia etc.…
ORGANIGRAMA
Línea media: Son los mandos intermedios de una empresa y hacen de puente en
los altos directivos y los trabajadores que están a cargo de llevan a cargo acciones
que afectaran directamente a la empresa, por eso la comunicación será el mejor
aliado para gestionar equipos .
1) Organigramas informativos
se pone a disposición de todos los trabajadores para dar a conocer la
estructura básica de la empresa.
2) Organigrama analítico
Muestran datos mucho más detallados y específicos de la organización y
pueden ayudar a detectar fugas de presupuesto, distribución, relaciones
entre departamentos.
3) Organigramas Formales
Representan el modelo de funcionamiento planificado o formal de una
empresa y requieren de aprobación previa.
4) Organigramas Informales
En este caso el organigrama no puede ser aprobado por la organización.
5) Organigrama General
Se especifican los cargos hasta llegar a los departamentos.
6) Organigrama integral
Llega un paso más haya, entrando a todas las unidades administrativas.
o Falta de trabajo en equipo porque pueden tener dificultades para trabajar bien
con otras unidades ya que se vuelven territoriales y poco cooperativas entre
ellas.
o Cada unidad puede actuar en lo que percibe que son sus mejores intereses
y no dar lugar a la organización en general.
o podrían existir discusiones que provoquen proyectos que salgan de su
horario ya que cada área maneja sus tiempos
o Las personas se pueden preocupar más por el trabajo de su área que el
servicio o producto en general que se presta o se vende.
o Las personas que realizan varias funciones habrán de encontrarse
separadas unas de otras, afectando coordinación que fluye de una función a
otra.
o Reduce la oportunidad de utilizar equipo personal especializado.
o Se entorpece la comunicación entre especialistas, ya que ahora presentan
servicios en diferentes unidades.
o Algunas veces resultan confusas y difíciles de leer
o No permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario .
o Fuerza demasiado los niveles.
o En la estructura organización lineal la organización puede ser rígida e
inflexible y se puede dificultar debido a la falta de tiempo de los jefes o de
los propietarios para tomar cada una de las decisiones para hacer un trabajo
de manera eficiente
o En la estructura organizacional por división , puede crear burocracia y
duplicidad de funciones ya que varias unidades de negocio podrían llegar a
requerir las mismas funciones.
o En la estructura organizacional matricial, requiere de una inversión
organizacional de tiempo en planificación y alineamiento estratégico y
también requiere de coordinación en los mandos.
o Si no hay una estructura organizacional el trabajo no sale como se espera y
la falta de responsabilidades puede afectar a todo el equipo.
o En las pequeñas y medianas empresas es sencillo que el modelo horizontal
prospere, pero en las grandes compañías puede causar problemas a la hora
de organizar las funciones de cada profesional.
o Si no hay una organización se pueden saltar procesos que pueden ser
catastróficos para la empresa.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Funciones y Autoridad.
otras actividades
o Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y
faxes, tanto entrantes como salientes, además de encargarse de la agenda
general.
o Interactuar con clientes y atender consultas.
o Archivar, organizar, guardar y revisar todo tipo de documentos.
o Realizar fotocopias.
o Solicitar suministros y acordar el mantenimiento o reparación de los equipos
de oficina.
o Organizar reuniones y encargarse de la logística.
o Procesar y registrar información mediante la actualización de bases de
datos o archivos informáticos.
o Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.