GUÍA DE TÉRMINOS

DE REFERENCIA
Orientaciones para su elaboración:
estructura y contenido
 Guía de Términos de Referencia
Orientaciones para su elaboración: estructura y contenido
 Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica

CR
351.003
C8375gu Costa Rica. Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica. Area de
Evaluación y Seguimiento
Guía de términos de referencia. Orientaciones para su elaboración: estructura
y contenido / Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica -- San José,
CR : MIDEPLAN, 2017.
1 recurso en línea (18 p.)

ISBN 978-9977-73-103-2

Disponible en www.mideplan.go.cr

1. EVALUACION. 2. GUIA TECNICA. I. Título.

Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.

Área de Evaluación y Seguimiento (AES).
Unidad de Evaluación (UE).

Elaboración:
Karol Cruz Ugalde.
Eddy García Serrano.
Christian López Leiva. (Coordinador).
Mario González Zúñiga.
Ericka Valerio Mena.
María José Vega Sanabria

Revisión General: Eddy García Serrano, Jefe UE, Mideplan

Florita Azofeifa Monge, Coordinadora AES, Mideplan.
José Daniel Estrada Sánchez, Asesor de Despacho, Mideplan.

Diseño y diagramación: Unidad de Comunicación, Mideplan.

Revisión filológica: Grace Castillo Navarro, Área de Análisis del Desarrollo, Mideplan.

© Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, San José, Costa Rica.

Apdo. Postal: 10127-1000 Tel: (506) 2202-8400 E-mail: unidaddeevaluacion@mideplan.go.cr
Página web: www.mideplan.go.cr

Se permite la reproducción total o parcial, citando apropiadamente su fuente.

Impreso en Junio del 2017.

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 Guía Términos de Referencia

Contenido

I. Introducción................................................................................................................................. .. 5
II. Generalidades de los Términos de Referencia...............................................................................6
III. Contenido y estructura básica de los TdR para una evaluación......................................................7
1. Título.....................................................................................................................................7
2. Introducción..........................................................................................................................7
3. Antecedentes de la intervención..........................................................................................8
4. Objetivos de la evaluación .............................................................................................8
5. Preguntas de evaluación.....................................................................................................8
6. Alcance de la evaluación.....................................................................................................10
7. Metodología para la evaluación.........................................................................................10
8. Productos de la evaluación................................................................................................11
9. Información a disposición del Equipo Evaluador...............................................................14
10. Composición y perfil del equipo evaluador........................................................................14
11. Actores responsables de la evaluación..............................................................................15
12. Coordinación, supervisión y comunicación........................................................................15
13. Aprobación de los productos.............................................................................................15
14. Confidencialidad de los datos y propiedad intelectual.......................................................16
15. Requisitos o condiciones generales..................................................................................16
16. Plazo y pago......................................................................................................................17
17. Anexos...............................................................................................................................17
IV. Referencias bibliográficas.............................................................................................................18

Lista de Cuadros e Ilustraciones

Cuadro 1. Elementos principales del Plan de Trabajo...............................................................................12

Ilustración 1. Utilidad de Términos de Referencia............................................................................................6
Ilustración 2. Formulación de preguntas de evaluación..............................................................................9
Ilustración 3. Criterios de valoración.........................................................................................................16

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 Guía Términos de Referencia

I. Introducción

El Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) en cumplimiento de las facultades

que le otorga la Ley 5525 de Planificación Nacional, los Decretos Ejecutivos 35755 y 37735 como
coordinador del Sistema Nacional de Planificación (SNP), pone a disposición el documento denominado
“Guía de Términos de Referencia: Orientaciones para su elaboración: estructura y contenido”.

La formulación de esta Guía tiene como propósito brindar los insumos sobre el contenido técnico y la
estructura básica con la que deben redactarse los Términos de Referencia (TdR) de una evaluación de
intervenciones públicas en la que se requiere contratar un agente evaluador externo. Se espera que su uso
contribuya a generar TdR de calidad desde un punto de vista de la institución que demanda la evaluación
(al especificar detalladamente el encargo evaluativo y los requisitos para realizarlo) y la persona física o
jurídica que muestra interés en ejecutar la evaluación (al encontrar los detalles necesarios sobre dicho
encargo y los requisitos solicitados para su desarrollo, disponiendo de información que le permita tomar
la decisión de participar en el proceso de contratación).

La Guía está dirigida, principalmente, a representantes de las secretarías sectoriales e institucionales

de los entes públicos que conforman el SNP y personal técnico responsable de la evaluación. Cabe su
consulta o referencia en otras esferas interesadas en la materia, tales como el sector descentralizado y
autónomo, la academia, organizaciones no gubernamentales, organismos internacionales, evaluadores
y la sociedad civil en general.

El documento se estructura en torno a dos apartados sustantivos. En el primero, se describe qué son los
TdR y para qué sirven y, en el segundo, detalla la estructura básica que debe presentar este documento,
describiendo las características esenciales de su contenido.

Esta Guía se integra a una serie de publicaciones en materia evaluativa que Mideplan, como rector del
Sistema Nacional de Evaluación, ha elaborado dentro del período 2014-2018.
 

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 Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica

II. Generalidades de los Términos de Referencia
Los Términos de Referencia (TdR) representan el documento en donde “(…) se define el alcance, los
requisitos y expectativas de una evaluación, y sirven de guía y punto de referencia a lo largo de la misma”
entre el ente que solicita
1 la evaluación y la figura responsable de ejecutar el encargo evaluativo -agente
o equipo evaluador- (PNUD, 2009, p.159). Este nombre está asociado a la esfera de las evaluaciones
mixtas o externas , dado que por su naturaleza, el Equipo Evaluador (EE) es contratado, por tanto,
constituyen un insumo primordial para su contratación.

La Ilustración 1 refleja la utilidad de los TdR desde el punto de vista de dos actores: la institución que
solicita los servicios profesionales para llevar a cabo la evaluación y desde los entes, equipos o agentes
que muestran interés en realizar la misma y eventualmente sea seleccionado como EE.

Ilustración 1. Utilidad de Términos de Referencia

Fuente: Elaboración propia

Los TdR son elaborados con la finalidad de facilitar las acciones técnicas y administrativas que se
deberán realizar en el proceso de evaluación. Es recomendable para el aprovechamiento de la evaluación
fomentar la implicación de los actores claves (población beneficiaria, socios estratégicos, entre otros) de
la evaluación; sometiendo a consulta y revisión de su contenido mediante mesas de diálogo, reuniones u
otros mecanismos disponibles para ello.

Dada la naturaleza de los TdR (base para el establecimiento de un contrato) es importante que se
establezcan mecanismos de comunicación y coordinación entre las partes involucradas en el proceso de
contratación del EE que estará realizando la evaluación.

1
En el caso de las evaluaciones internas, este documento es llamado “Plan de Evaluación”. La principal diferencia entre el Plan de Evaluación y TdR es que este
último señala los requisitos técnicos-administrativos para el proceso de contratación administrativa de aquella evaluación que será desarrollada por un agente

evaluador externo ( para ampliar sobre los tipos de evaluación según agente ver apartado 2.5.4 del Manual para evaluaciones de intervenciones públicas: gestión
para evaluaciones en el Sistema Nacional de Planificación).

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 Guía Términos de Referencia

III. Contenido y estructura básica de los TdR para
una evaluación
El contenido y estructura de los TdR pueden presentar variaciones según el ente u organización que
demande la evaluación, siendo que estos se ajustan en función de su contexto institucional y administrativo
en el que se desarrolla. No existe un modelo único para la formulación de TdR, no obstante, es importante
mencionar que el contenido y la forma en cómo se elaboren, determinará en gran medida el desarrollo de
la evaluación y su uso. Los TdR para la contratación de las evaluaciones de intervenciones públicas en
el marco del SNP contiene como mínimo lo siguiente:

1. Título.
2. Introducción.
3. Antecedentes de la intervención.
4. Objetivos de la evaluación.
5. Preguntas de la evaluación.
6. Alcance de la evaluación.
7. Metodología para la evaluación.
8. Productos de la evaluación.
9. Información a disposición del Equipo Evaluador
10. Composición y Perfil del Equipo Evaluador.
11. Actores responsables de la evaluación.
12. Coordinación, supervisión y comunicación.
13. Aprobación de los productos.
14. Confidencialidad de los datos y propiedad intelectual.
15. Requisitos o condiciones generales.
16. Plazo y pago.
17. Anexos.

Los aspectos presentados en esta Guía se agrupan en torno a dos grandes campos. Los aspectos
técnicos (del apartado 1 al 13) y los aspectos administrativos (del 14 al 16). Los TdR deben caracterizarse
por ser claros y concretos, para lograr esta claridad y concreción es importante que se le dedique tiempo
y esfuerzo a su elaboración. Adicionalmente, que sean sometidos a consulta y validación en la medida de
lo posible a diversos actores relacionados con la intervención y con la evaluación.

1. Título

Detalla el servicio que se requiere contratar y el nombre de la intervención a evaluar.

2. Introducción

En este apartado, se expone el contexto en el que surge la evaluación; qué será evaluado y el para qué
de la evaluación, haciendo una breve referencia al objeto de la evaluación y justificación de su selección,
así como los entes o instituciones claves en el proceso de contratación de la evaluación.

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3. Antecedentes de la intervención

Este apartado consiste en ofrecer los elementos básicos para la compresión de la intervención a evaluar,
entre estos destacan:

• Problemática que atiende la intervención.

• Objetivos generales y específicos que orientan la intervención.
• Etapa del ciclo de vida en el que se encuentra la intervención (diseño, implementación, resultados).
• Contexto histórico, institucional, normativo y organizativo en el cual se desarrolla.
• Población objetivo y beneficiaria.
• Lógica causal de la intervención.
• Cobertura geográfica de la intervención.
• Modificaciones importantes a nivel de la intervención (sea en su diseño o ejecución).
• Conceptos particulares y necesarios para la comprensión de la intervención.

4. Objetivos de la evaluación

Este apartado contendrá los objetivos generales y específicos. Un objetivo de evaluación proporciona
el encuadre o marco general sobre el que se apega el proceso de evaluación. El objetivo de evaluación
toma en cuenta las necesidades de información que debe brindar y su justificación, es decir, el para qué
se quiere evaluar la intervención. A partir de estos, el EE seleccionado presenta su oferta, planifica y
ejecuta su Plan de Trabajo.

Tal y como lo señala el Manual de evaluación para intervenciones públicas: gestión para evaluaciones en
el Sistema Nacional de Planificación (Mideplan, 2017) en su apartado 3.2.2, los objetivos deben ser claros,
precisos, realistas y relevantes. Los mismos deben referenciar acciones orientadoras que describan un
comportamiento observable o medible. Es recomendable plantear un solo objetivo general que enmarque
la intención global de la evaluación. Los objetivos específicos deberán ser concretos y direccionados a
la consecución del objetivo general, se recomienda que no exceda a cuatro; donde se evidencie lo que
se pretende lograr con el proceso de evaluación, de manera que el mismo, favorezca la utilidad de los
resultados para la mejora de la intervención.

Al señalar con la mayor precisión posible los objetivos específicos, se estará brindando al Equipo
Evaluador, la orientación de lo que se quiere alcanzar a través de la evaluación, favoreciendo el encause
de sus acciones y una óptima organización de su trabajo y, posteriormente, favoreciendo que la institución
contratante pueda verificar lo ejecutado.

5. Preguntas de evaluación

Las preguntas de evaluación se derivan de los objetivos. Las mismas reflejan las necesidades de
información que se desean conocer. Las preguntas pueden presentar niveles o alcances distintos.
Comúnmente para su definición suele llevarse a cabo el proceso señalado en la Ilustración 2, el cual
es explicado en el apartado 3.2.2 del Manual de evaluación para intervenciones públicas: gestión para
evaluaciones en el Sistema Nacional de Planificación.

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 Guía Términos de Referencia

Ilustración 2. Formulación de preguntas de evaluación

Fuente: Elaboración propia.

Las preguntas de evaluación deben de ser claras y precisas, de forma que permitan dimensionar
adecuadamente la planificación y ejecución de la evaluación por parte del EE.

El primer paso consiste en identificar un listado de preguntas exhaustivas y que en primera instancia
generen interés en responder por medio de la evaluación. Este primer listado puede ser generado a partir
de las diversas perspectivas de los diferentes actores de la evaluación, los supuestos derivados de la
cadena de resultados, informes de evaluación de otras intervenciones similares, criterios de evaluación,
temas de interés de análisis, tipo de evaluación en particular cualquier otra clasificación que apunte a este
propósito. Cabe señalar que las preguntas de evaluación también se pueden construir con base en temas
transversales como lo son los derechos humanos, género, ambiente u otro que esté relacionado con las
políticas nacionales o convenios que el país haya suscrito.

A la par de esta serie de preguntas, el ET puede identificar otras preguntas utilizando herramientas
como lluvia de ideas, metaplan, conversatorios, consultas dirigidas u otras que faciliten la creación de las
mismas con la participación de varios actores en diferentes espacios.

• Selección

A partir de este listado preliminar, es necesario priorizar aquellas preguntas que son realmente estratégicas
de ser abordadas en la evaluación, en función de la incertidumbre que exista acerca de su respuesta, su
influencia en el proceso de toma de decisiones, el costo de su investigación y la información disponible
al respecto, entre otras variables. Las preguntas -junto con los datos, el tiempo y el recurso financiero
disponible para ejecutar la evaluación- orientarán el diseño de la evaluación. Las preguntas “(...) no deben
referirse a áreas sobre las que existan o están en curso otros estudios” (Comisión Europea, 2006, p. 6).

• Validación

Producto de las acciones anteriores se obtiene un listado de preguntas lo suficientemente concretas y

depuradas; es recomendable que este listado sea sometido a una validación por parte del ED y otros
actores claves para el proceso evaluativo, de cara a la precisión y afinamiento final. ­

Esta validación puede corregir el uso de términos ambiguos o abiertos a distintas interpretaciones (satis­
facción con el programa, inclusión social, empleabilidad, bienestar social) (Iválua 2009), lo que deberá
implicar la inclusión de líneas aclaratorias y explicativas sobre ello o evitar el establecimiento de expec
tativas poco realistas o fuera del contexto de la evaluación. Esta validación permite que la definición final
de las preguntas sean acotadas en términos de su relevancia y de los recursos disponibles para llevar a
cabo la evaluación.
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 Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica

De cara a maximizar la utilidad de los resultados de la evaluación, es recomendable contestar algunas

preguntas en profundidad que responder superficialmente muchas. Esto asegura en mayor medida, que
las evaluaciones estén focalizadas, sean razonables, rentables y útiles (PNUD, 2009); además, ayuda a
generar un encargo evaluativo mucho más concreto.

6. Alcance de la evaluación

El alcance refiere a la delimitación sobre la intervención a evaluar. Se especifican, para el abordaje de este
apartado, los elementos señalados en la sección 3.2.3 del Manual para la evaluación de intervenciones
públicas: gestión para evaluaciones en el Sistema Nacional de Planificación.

• Población: son aquellos “(…) colectivos que se benefician directa o indirectamente de la intervención.
También se deben tener en cuenta aquellos grupos que, aunque no hayan sido señalados como
beneficiarios de la intervención, se ven afectados positiva o negativamente por ella.” (MAEC, 2007,
p. 49).

• Temporal: Es el periodo que será analizado con la evaluación. Cabe señalar que la fecha de inicio y
finalización de la intervención pueden ser que no coincida con el período evaluado, este periodo es
definido por los actores involucrados, principalmente los ejecutores de la intervención.

• Tipo de evaluación: alude a la selección y definición conceptual del tipo de evaluación que se desea
contratar. Esto con la finalidad de enmarcar las definiciones teóricas de las que parte la evaluación,
ejemplo: una evaluación poder ser de diseño, ejecutada por un ente externo, para una funcionalidad
formativa, y realizarse durante la implementación de la intervención, lo que llevará a definir todas
estas esferas para un adecuado entendimiento de las mismas.

• Unidad de estudio: se refiere al qué o quién es sujeto de interés en una evaluación, es de qué o
quién se necesita y se extraen datos, pues poseen la característica, cualidad o variable que se desea
evaluar. Es recomendable sea planteado, al menos en términos preliminares, en este paso y su
delimitación final sea realizada por el EE.

• Geográfico: Ubicación geográfica (nacional, regional, local) de la población y de la unidad de estudio

a evaluar.

• Criterios: especifica cuáles criterios de evaluación serán valorados y la definición del mismo en
relación con las particularidades de la intervención. Se destaca que no es obligatorio incluir todos los
criterios, únicamente los que “encajan” con el objeto y los objetivos de la evaluación.

La delimitación del alcance debe considerar el tiempo disponible para la ejecución de la evaluación, así
como los recursos financieros para ello.

7. Metodología para la evaluación

En general, hay dos alternativas para abordar este apartado: i) que el ET realice una aproximación
general de la metodología con la que se desea sea abordado el objetivo y preguntas de evaluación y,
posteriormente sea detallada y finiquitada por el EE a partir de su criterio experto; ii) que EE -de acuerdo
con el encargo evaluativo- desarrolle la metodología en su totalidad. Sea para establecer los contenidos
de este aspecto o para solicitarlos al EE, se recomiendan los siguientes aspectos:

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 Guía Términos de Referencia

• Método, diseño y técnicas de recolección y análisis de datos que se demandan sean utilizados en la
evaluación.
• Las características deseables de la muestra según cada unidad de estudio de la población de interés,
cuando esto aplique.
• Matriz de evaluación. En donde se interconectan distintos elementos del diseño de la evaluación, por
ejemplo: los criterios, preguntas, tema de análisis/subpreguntas, métodos o técnicas tanto para la
recopilación como el análisis de datos y las fuentes de información.
• Proyección inicial del cronograma para llevar a cabo la evaluación.

Además, deberá indicársele al Equipo Evaluador, si existen limitantes específicas de tipo metodológico,
que deban ser consideradas para la recolección de la información, vinculadas con información bibliográfica,
digital o con las características de la población que será tomada en cuenta para la evaluación.

La metodología deberá ser solicitada teniendo presente las características de la intervención y su

evaluabilidad; preguntas y alcance de la evaluación; la participación que se espera de los actores
involucrados, así como los recursos (tiempo y presupuesto) para llevar a cabo el encargo evaluativo.

8. Productos de la evaluación

Los productos de la evaluación son aquellos documentos o actividades específicas que se solicita
expresamente en los TdR que deben ser realizadas y entregadas por el EE a la institución contratante.

Los productos básicos que deben solicitarse en los TdR son:

Plan de trabajo (PdT)

Constituye el documento que describe, planifica y operacionaliza en su conjunto, el desarrollo del proceso
de evaluación, es decir, es la “hoja de ruta” sobre la cual el Equipo Evaluador deberá guiarse para
alcanzar los productos de la evaluación. Es deseable que este producto contenga al menos los elementos
reflejados en el Cuadro 1.

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Cuadro 1. Elementos principales del Plan de Trabajo

Fuente: Elaboración propia.

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Para obtener más detalle sobre la estructura y contenido básico del informe preliminar y final, véase Mideplan (2017). Guía de informe de evaluación. Orientaciones
para su elaboración: estructura y contenido. Disponible en www.mideplan.go.cr

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 Guía Términos de Referencia

Descripción de la teoría de la intervención e instrumentos a aplicar en el trabajo de campo:

Respecto a la teoría de la intervención se solicita lo siguiente:

• Contexto general de la intervención: comprende las principales características del entorno en el que
se desenvuelve la intervención y relación de sus resultados deseados con prioridades nacionales u
objetivos estratégicos de la institución que sirvan como punto de referencia relevante para el objetivo
de la intervención.
• Problema que origina la intervención y sus objetivos: describe la problemática y objetivo (general y
específico) que fundamentan y orientan el diseño y la implementación de la intervención evaluada.
• Actores claves de la intervención: identifica y caracteriza los principales actores, tales como la
población objetivo y beneficiaria, ejecutor y entes estratégicos de la intervención, entre otros.
• Lógica causal de la intervención: descripción de cómo funciona la intervención, qué bienes y servicios
genera o entrega, los resultados esperados, principales supuestos de la intervención y la ilustración de
la cadena de resultados u otra forma de modelación operativa. Además, destaca cambios esenciales
que se hayan producido con el tiempo y las implicaciones de esos cambios para la evaluación.
• Factores externos: identifica los factores que han fomentado u obstaculizado la solución del problema
(por ejemplo, presencia de otros agentes de cambio e intervenciones dirigidos a la atención del mismo
problema).

La teoría de la intervención puede incorporarse como un producto aparte o bien dentro del Plan de Trabajo,
según sea considerado. Lo anterior aplica también a los instrumentos o guías para el levantamiento de
información. Estos instrumentos o guías son solicitados como productos con la finalidad de retroalimentar
su elaboración antes del trabajo de campo.

Informes de evaluación

El informe de evaluación es el documento donde el EE presenta la metodología utilizada, el análisis

realizado y los resultados del estudio evaluativo dando respuesta al objetivo y preguntas de evaluación.
También, se presentan las recomendaciones y lecciones aprendidas de la intervención evaluada.

Es común solicitar dos tipos de informes, uno preliminar y uno final, cada uno de estos informes representa
un producto aparte y se distinguen por su finalidad; el informe preliminar tiene el propósito de exponer
de manera preliminar los resultados de la evaluación a los actores involucrados, de cara a facilitar un
diálogo, retroalimentación e intercambios entre los actores involucrados en el proceso de evaluación,
del cual se espera derive en un aumento en la calidad del informe final. El informe final se alimenta de
la retroalimentación acontecida en el informe preliminar, y se constituye en el producto central que debe
generar la evaluación, siendo el documento que recopila todos los aspectos técnicos y metodológicos de
la evaluación.

Se recomienda señalar en los TdR el contenido y estructura que deberá cumplir el informe de evaluación.
Comúnmente, sus contenidos son los siguientes: resumen ejecutivo, introducción, contexto y descripción
de la intervención evaluada, diseño y proceso de evaluación, hallazgos, conclusiones, recomendaciones,
lecciones aprendidas y anexos3. Asimismo, es importante señalar otras características que deberá cumplir
el Informe, tal como idioma, cantidad de informes a entregar, formato de entrega (físico o digital), entre
otras.

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Para obtener más detalle sobre la estructura y contenido básico del informe preliminar y final, véase Mideplan (2017). Guía de informe de evaluación. Orientaciones
para su elaboración: estructura y contenido. Disponible en www.mideplan.go.cr

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 Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica

Presentación de los resultados de la evaluación

La presentación de resultados a actores determinados se solicita como un producto de la evaluación,

comprendiendo que la misma otorga credibilidad y legitimidad a los resultados de la evaluación.

En los TdR se especifica la cantidad de presentaciones presenciales que se deben realizar, públicos a
las cuales deben ir dirigidas (generalmente al ED, directivos o jerarcas de la institución que ejecuta la
intervención evaluada u otro actor clave que se considere oportuno incluir), formato digital requerido para
la presentación; cantidad de archivos digitales requeridos; entre otros se consideren necesarios.

Otros productos

También, la evaluación puede generar otros documentos o actividades que pueden ser solicitados como
productos, por ejemplo: bases de datos recopiladas en el trabajo de campo, diseño de sistemas de
seguimiento y evaluación de la intervención, estrategia de difusión de los resultados, entre otros.

9. Información a disposición del Equipo Evaluador

Se considera importante hacer referencia a la información que estará a disposición del Equipo Evaluador,
una vez sean contratados. Por ejemplo: documento sobre intervención a evaluar (historia, objetivos,
procesos, otros), informes de seguimiento, bases de datos de la población beneficiara, entre otros.

10. Composición y perfil del equipo evaluador

La composición y perfil del EE se refiere a cuáles expertos o especialistas deberán conformar el equipo y
qué características o requisitos indispensables y deseables deberán tener (sea persona física o jurídica)
para ejecutar la evaluación.

El equipo está conformado por personas con formación y experiencia en evaluación y la temática a
evaluar. Generalmente, están integrados por dos o tres personas, no obstante, cabe señalar que no
existe un número específico, lo importante es que se solicite el número de profesionales de acuerdo con
las funciones que desempeñaría para la realización del encargo evaluativo.

Es recomendable proponer perfiles complementarios (por ejemplo, un experto en métodos de investigación)

para elevar el nivel de experticia agregada del EE (ACDI, 2004). También, puede ser provechoso, en
algunos casos, que se solicite la incorporación de perspectivas interdisciplinarias para la composición del
EE.

Respecto a las características, estas se relacionan con las cualificaciones, competencias y conocimientos
especializados necesarios para responder adecuadamente a todos los requerimientos de la evaluación,
desde luego, las características se especifican de acuerdo con las particularidades propias de cada
evaluación, entre los requisitos básicos o indispensables están (Fundación W. K. Kellogg, 1998; CLAD y
BM, 2009; PNUD, 2009):

• Formación o experiencia en materia de evaluación.

• Formación o experiencia técnica en la temática de la que trata la intervención a evaluar.
• Conocimiento y experiencia en el uso de metodologías cuantitativas, cualitativas o ambas.
• Conocimiento y experiencia en el ejercicio de habilidades blandas (por ejemplo, coordinación,
comunicación, flexibilidad, entre otras) para el desarrollo de procesos.

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 Guía Términos de Referencia

Adicionalmente, se especifican entre los requisitos, las limitantes o prohibiciones al EE que puedan
generar un conflicto de intereses, siendo usual, solicitar que el EE no esté involucrado en el diseño,
implementación o consultoría de cualquier aspecto de la intervención que es objeto de la evaluación
(PNUD, 2009; OCDE, 2010). La solicitud de este requisito garantiza de cierta manera que la evaluación
presente resultados imparciales y transparentes.

Existen condiciones que debe cumplir el EE, las cuales también pueden ser descritas explícitamente en
los TdR (MAEC, 2007; OCDE, 2010; Rodríguez et al 2016), tales como:

• Ser respetuosos de los derechos de las personas que participan en el proceso de evaluación, esto
implica ser sensible a los valores, modos de pensar, identidades culturales, creencias, costumbres,
entre otros.
• Proteger la confidencialidad y anonimato de las personas informantes.
• Capacidad para dar respuesta ante las problemáticas transversales (por ejemplo: igualdad de género).

Es importante indicar como requisito que la sustitución de cualquier integrante del EE contratado deberá
realizarse por una persona que cumpla con el perfil equivalente o superior al solicitado.

11. Actores responsables de la evaluación

En este apartado se especifican las instituciones y equipos responsables de la evaluación, así como los
principales roles a desempeñar a lo largo del mismo. Entre las instituciones a señalar está la institución
que ejecuta la intervención y el ente u organismo que financia la evaluación y entre los equipos se
encuentran los equipos directivos y técnicos responsables de coordinar el proceso de evaluación (el
apartado 3.1.1 del Manual de evaluación para intervenciones públicas: gestión para evaluaciones en el
Sistema Nacional de Planificación despliega la definición y una serie de funciones de ambos equipos).

12. Coordinación, supervisión y comunicación

En este apartado, se hacen explícitas las condiciones que deberán seguirse sobre los canales de
comunicación y coordinación del proceso de evaluación, entre el Equipo Evaluador y el ente contratante.
Es recomendable indicar los canales y medios de comunicación oficiales, así como asignar claridad en
la coordinación para la ejecución de reuniones periódicas, los mecanismos de aclaración de consultas,
seguimiento a avances y retroalimentación de productos, entre otros.

13. Aprobación de los productos

En este apartado, se indica la instancia responsable de la aprobación de los productos presentados por
el Equipo Evaluador, así como el plazo para revisar y aprobar los productos y las condiciones bajo las
cuales se dará su aprobación.

Asimismo, se indican los criterios de valoración y aprobación de los productos. La “Guía de productos de
evaluación: orientaciones para su valoración” (Mideplan, 2017b) proporciona detalladamente los criterios
utilizados para la aprobación del Plan de Trabajo y los Informes de evaluación, la Ilustración 3 refleja
los utilizados para estos últimos. La finalidad de esta inclusión es aportar transparencia al proceso de
valoración de los productos.

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 Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica

Ilustración 3. Criterios de valoración

Fuente: Elaboración propia con base en la Comisión Europea (2006) y MAEC (2007).

14. Confidencialidad de los datos y propiedad intelectual

Este apartado aborda las condiciones exigibles al Equipo Evaluador, respecto de la confidencialidad y
protección de los datos, no solo de aquellos a los cuales tengan acceso como parte del proceso de la
evaluación, sino además de aquellos que se generen durante el proceso o surjan como resultado del
mismo.

Se detalla el compromiso que debe tener el EE en relación con las medidas necesarias para el resguardo
de los datos, garantía de su seguridad y evitar situaciones de alteración, pérdida, tratamiento o acceso
no autorizado.

Adicionalmente, se especifican los derechos de autor y cualquier otro derecho de propiedad sobre los
resultados obtenidos como consecuencia del contrato de la evaluación.

15. Requisitos o condiciones generales

Se recomienda definir en este apartado los requisitos o condiciones generales que deberá contener la
oferta para ser considerada admisible, entre los que destacan:

• Carta de aceptación de TdR.

• Curriculum Vitae de los integrantes del EE.
• Documentos que faciliten la comprobación de la experiencia del EE (por ejemplo: cartas de
recomendación, informes de evaluación, investigaciones, entre otros).
• Propuesta técnica (metodología, programación, requerimientos de información).
• Propuesta económica.

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 Guía Términos de Referencia

• Requerimientos administrativos y legales (vigencia del concurso, sistema y condiciones para la

presentación de la oferta, normativa que regula la contratación, declaraciones juradas y certificaciones,
presentación de timbres y garantía de cumplimiento, proceso de adjudicación, entre otros).

Se deberán establecer en los TdR los criterios y mecanismos por los cuales se valorarán las ofertas
presentadas esto para cada proceso de evaluación, es importante indicar que la inclusión de estos
mecanismos en los TdR garantiza la transparencia y la rigurosidad del proceso de selección de ofertas.
Por eso, se suelen contemplar los siguientes elementos (MAEC, 2007; CLAD y BM, 2009; Rodríguez et.
al., 2016):

• Experiencia del EE (en caso de que aplique) específica en relación con la metodología de evaluación
requerida de acuerdo con el tipo de evaluación y temática que será evaluada.
• Cualidades del EE, donde se considere la formación académica, habilidades y destrezas.
• Calidad técnica de la propuesta metodológica para responder a las preguntas de evaluación.
• Propuesta económica.

Suele ser frecuente el establecimiento de una escala de valoración que permita determinar o medir
la calidad de las ofertas presentadas y a partir de su resultado (y el cumplimiento de los requisitos de
admisibilidad) la selección del EE.

16. Plazo y pago

Se especifica el plazo de extensión de la contratación (usualmente expresado en semanas), dentro del

mismo, se indican las fechas y lugar de presentación de los productos. Es importante considerar en este
plazo el tiempo requerido para la valoración de dichos productos.
Respecto al pago, es recomendable realizarlo en tractos, asociando los mismos a los productos de la
evaluación.

17. Anexos

Pueden incluirse acá, documentos de consulta o de interés de los oferentes, por ejemplo, elementos
mínimos a ser requeridos en los informes de la evaluación y criterios que serán utilizados para la valoración
de las ofertas.

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 Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica

IV. Referencias bibliográficas
Agencia Canadiense de Desarrollo internacional [ACDI]. (2204). Guía de evaluación de la
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