4 Ofimática y Proceso de La Información

PORTADA
OFIMÁTICA Y
PROCESO DE LA
INFORMACIÓN
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INICIATIVA Y COORDINACIÓN
IFP Innovación en Formación Profesional
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Departamento de Enseñanza de IFP Innovación en Formación Profesional
Módulo: Ofimática y proceso de la información / Administración y finanzas
© Planeta DeAgostini Formación, S.L.U.

Barcelona (España), 2017
INTRODUCCIÓN 3
En este módulo nos adentramos en el mundo de la informática, en el que el técnico administra-

tivo debe desenvolverse con ciertos conocimientos y habilidades correspondientes a su nivel de
cualificación, en especial en todo lo relativo a las aplicaciones ofimáticas, que van a ser sus he-
rramientas de trabajo habituales. Dada su gran extensión, hemos dividido este módulo en tres
partes:
I. Unidades 1 a 5
En la primera unidad, antes de profundizar en aspectos concretos, hacemos un repaso histórico

del ordenador, los conceptos básicos de hardware y software que deben comprenderse y mane-
jarse bien para luego poder avanzar en otros temas más específicos de la ofimática. En la segun-
da unidad nos centramos en los principales sistemas operativos y su aplicaciones, así como en la
instalación y actualización de dichas aplicaciones. En la unidad 3 nos adentramos en la primera
estructura de hardware con la que se encontrará el técnico administrativo al incorporarse a una
empresa: las redes locales y los sistemas de configuración y montaje de red, y cerramos la unidad
con el teleproceso, un sistema que permite enviar y recibir datos entre localidades distintas. En
este apartado se aborda de forma detallada la conexión a Internet y los numerosos servicios y
utilidades que se derivan de su uso. En la cuarta unidad nos detendremos brevemente en la
técnica mecanográfica y sus peculiaridades, desde la correcta postura corporal hasta la correc-
ción de errores a fin de reforzar la calidad en la elaboración de los textos y la destreza del admi-
nistrativo frente al teclado. La unidad 5 pretende ser un viaje por Internet, por el mundo de
las redes, un aspecto de la informática que sin duda ha experimentado importantes avan-
ces en muy poco tiempo y que está condicionando el comportamiento, ya no sólo de los
usuarios individuales, sino de los profesionales de cualquier sector de la empresa, desde los
administrativos a los ejecutivos.
II. Unidades 6 a 8
Las unidades 6, 7 y 8 entran de lleno en las tareas ofimáticas concretas explicando el manejo de
los principales programas con los que trabaja habitualmente el técnico administrativo: los pro-
cesadores de texto, la elaboración de hojas de cálculo y las bases de datos.
III. Unidades 9 a 13
Posteriormente, en la unidad 9 aprenderemos la claves para exponer y mostrar la información,

por compleja que sea, de forma clara y atractiva. Para ello utilizaremos programas de aplicacio-
nes gráficas y de autoedición. En la unidad 10 descubriremos la importancia que tiene la gestión
integrada de archivos, así como las aplicaciones informáticas dedicadas a la gestión de tareas
4 INTRODUCCIÓN
administrativas. En las unidades 11 y 12 nos detendremos en las aplicaciones integradas por di-
ferentes archivos que manejan, además de las herramientas ya estudiadas, las imágenes estáti-
cas (fotografías) y en movimiento (vídeos) y que incorporan el sonido. Nos acercaremos a los
conceptos básicos sobre imágenes y sonido digital para conocer un poco más las herramientas
de que dispondremos a la hora de elaborar estos documentos más complejos. Finalmente, el
correo electrónico, sin duda uno de los aspectos ofimáticos de mayor uso, será tratado amplia-
mente en la unidad 13, en la que podremos aprender a gestionar las cuentas de correo, la agen-
da electrónica, la libreta de direcciones y otros elementos importantes en la comunicación em-
presarial.
uNIDAD FORMATIVA 7
• Elaboración de hojas de cálculo

UNIDAD
ELABORACIÓN DE HOJAS 305
DE CÁLCULO
7
1 INTRODUCCIÓN A LA HOJA DE CÁLCULO.

ESTRUCTURA Y FUNCIONES
Definición. Una hoja de cálculo es un documento formado por unas celdas, organiza-
das en filas y columnas, en las que se puede almacenar todo tipo de datos (de texto, nu-
méricos, estadísticos, etc.). Las hojas de cálculo siempre se almacenan en un libro.
Partiendo de esta definición, entendemos que, a pesar de que siempre se dice que Microsoft
Excel es la hoja de cálculo del paquete de programas Microsoft Office, la realidad es que es una
aplicación especialmente programada para crear hojas de cálculo, que no es exactamente lo
mismo, aunque por costumbre se empleen como sinónimos.
Microsoft Office Excel 2007 es una herramienta fundamental para la creación de documentos
tan importantes en el día a día de una empresa como los libros de cuentas, las facturas, los in-
ventarios, los presupuestos, los recibos, etc. (Figura 1.1).
Figura 1.1 Microsoft Office Excel permite hacer facturas a partir de fórmulas.

306 OFIMÁTICA Y PROCESO DE LA INFORMACIÓN – Unidad formativa 7
Todos estos documentos, en la mayoría de los casos, requieren la ordenación o el listado de un

número considerable de datos que, además, también pueden relacionarse entre sí a través de
fórmulas que, por ejemplo, faciliten el cálculo del porcentaje del IVA o de un descuento, el valor
total de los gastos o las entradas de capital acumuladas en un período determinado, etc. La in-
serción y la creación de fórmulas es uno de los puntos fuertes del programa, porque, gracias a
ellas, operaciones que de otro modo podrían representar horas de trabajo (cuadrar un libro de
cuentas, por ejemplo), ahora se reducen a la simple aplicación de la fórmula adecuada.
Por otro lado, Microsoft Excel también permite dar formato a los datos y fórmulas introducidas
de modo que puedan imprimirse y presentarse de la manera más adecuada. De este modo, no
es de extrañar que documentos elaborados con esta aplicación, una vez impresos, no se distin-
gan de cualquier otro documento elaborado con Microsoft Word. No en vano las opciones de
formato y diseño son múltiples y muy variadas, empezando por la que permite ocultar la rejilla
que delimita las celdas de la hoja de cálculo y terminando por la que facilita la inserción de una
imagen como fondo de la hoja.
Por todo ello, Microsoft Office Excel 2007 se perfila como una muy buena opción para trabajar
con datos y listas largas. Su versatilidad y la capacidad de que dispone para adaptarse a todo
tipo de formatos y datos, sea cual sea su naturaleza (fechas, fórmulas, nombres, cantidades
monetarias…) lo convierten en una herramienta óptima. Es un programa especialmente conce-
bido para confeccionar documentación científica o económica integrando datos, textos y gráfi-
cos consiguiendo la organización, el formato y la presentación adecuados.
En su versión de 2007, el programa facilita más aún la localización de sus funciones, aumenta la
rapidez de su ejecución y, en definitiva, simplifica la manipulación y organización de los datos.
De esta forma, y gracias al diseño de la interfaz del programa, los usuarios pueden dedicar más
tiempo al trabajo en sí y menos a la búsqueda de las herramientas o funciones adecuadas para
realizarlo, lo que les permite elaborar presentaciones mucho más atractivas y adecuadas a la
naturaleza del documento.
La hoja de cálculo más utilizada, o al menos más conocida, es la que pertenece a Microsoft
Excel, pero existen alternativas dentro del software libre y de pago.
Hojas de cálculo libres

• Calc (Figura 1.2) es una hoja de cálculo Open Source compatible con Microsoft Excel. Es
parte de la suite ofimática Apache OpenOffice. Como con todos los componentes de la
suite Apache OpenOffice, Calc puede usarse en varias plataformas, que incluyen Mac OS X,
Windows, GNU/Linux, FreeBSD y Solaris, y está disponible bajo licencia LGPL (Lesser Ge-
INTRODUCCIÓN A LA HOJA DE CÁLCULO. ESTRUCTURA Y FUNCIONES 307
neral Public License, licencia pública general reducida). LGPL es

una licencia que está adaptada para poder crear también aplica-
ciones privativas.
Calc es una hoja de cálculo similar a Excel con un rango de ca-

racterísticas más o menos equivalente. Su tamaño es mucho me-
nor y proporciona un número de características no presentes en
la aplicación de Microsoft, incluyendo un sistema que de modo
Figura 1.2 Calc.
automático define series para representar gráficamente basado
en la disposición de los datos del usuario. Calc también es capaz de exportar hojas de cálculo
como archivos PDF, cuenta con filtros y autofiltros, y además puede realizar agrupaciones en
tablas dinámicas. Calc puede abrir y guardar las hojas de cálculo en el formato de archivos de
Microsoft Excel.
• Gnumeric (Figura 1.3) es una hoja de cálculo libre que forma par-
te del entorno de escritorio GNOME. Es capaz de importar y
exportar datos en distintos formatos, lo que la hace compatible
con otros programas como Excel, Applix, Quattro Pro, PlanPer-
fect, Sylk, DIF, Oleo, SC, StarOffice, OpenOffice.org, y Lotus
1-2-3. Su formato nativo es XML, comprimido con gzip (GNU
ZIP). También importa y exporta varios formatos de texto, como
tablas HTML o texto separado por comas. Figura 1.3 Gnumeric.
El programa Gnumeric, en compañía de Abiword y otros programas, se llama a veces Gnome
Office y se presenta como una alternativa ligera a suites de oficina como OpenOffice.org.
Hojas de cálculo de pago

• Numbers (Figura 1.4) es una aplicación de hoja de cálculo de-
sarrollada por Apple como parte del set de productividad
iWork. Numbers 1.0 fue anunciado el 7 de agosto de 2007 y
funciona solo en Mac OS X v10.4 Tiger y Mac OS X v10.5
Leopard.
— Incluye más de 250 funciones, una explicación clara de la fórmu-
la y un sistema de ayuda incorporado.
— Visualización en Lista de fórmulas: permite ver todos los cálcu- Figura 1.4 Numbers.
los de la hoja a la vez.
— Categorías de tabla: permite agrupar los datos de cualquier columna y crear categorías de
tablas. Cada categoría incluye una fila resumen con la que se puede replegar, desplegar y
reorganizar las diferentes categorías.
— Gráficas: combina series de filas, columnas y áreas en una única gráfica mixta. Crea gráficas
biaxiales con diferentes escalas de valores. Aplica líneas de tendencia y barras de errores.
— Gráficas vinculadas: Numbers, Keynote y Pages funcionan coordinadamente para reunir
todos los datos en una misma página. Es posible crear gráficas en Numbers y pegarlas en
documentos de Pages o en presentaciones de Keynote, mientras permanecen vinculados los
datos originales de Numbers. Incluso si se modifican los estilos, texturas, colores y tipos de
letra, los datos no varían.
— Selector de plantilla optimizado: ofrece doce nuevas ideas y diseños para crear una hoja de
cálculo, treinta en total.
— Convertibilidad: exportación de hojas de cálculo a archivos en PDF. Se pueden abrir archi-
vos de Excel de Microsoft con Numbers y guardar las hojas de cálculo de Numbers con for-
mato Excel. Con la opción de correo electrónico, se pueden enviar archivos de Numbers,
Excel o PDF directamente desde Numbers mediante Mail de Mac OS X.
• Microsoft Excel (Figura 1.5) es una aplicación distribuida por Mi-

crosoft Office para hojas de cálculo. Este programa es desarro-
llado y distribuido por Microsoft, y se utiliza normalmente en ta-
reas financieras y contables.
Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales carac-

terísticas de las hojas de cálculo. El programa muestra las celdas
organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una Figura 1.5 Excel.
fórmula, con referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas.
Excel fue la primera hoja de cálculo que permitía al usuario definir la apariencia (las fuentes,
atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación inteligente de celdas, don-
de celdas dependientes de otra celda que se modifican se actualizan al instante. Excel tiene
una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicacio-
nes, listados usados en combinación de correspondencia.
INSTALACIÓN Y CARGA DE HOJAS DE CÁLCULO. ESTRUCTURA 309
2 I NSTALACIÓN Y CARGA DE HOJAS DE

CÁLCULO. ESTRUCTURA
Al igual que el resto de programas de la suite Microsoft Office System 2007, Excel puede ins-
talarse conjuntamente con todo el paquete de programas o bien de forma individual, compran-
do el programa por separado.
Esta última opción es poco habitual, dada la gran ventaja que supone instalar el paquete de
programas de una sola vez, pudiendo así compartir todo tipo de información, datos y elementos
entre las distintas aplicaciones de la suite.
En cualquier caso, se haga de la forma que sea, la instalación de Microsoft Office Excel 2007 es
muy sencilla. Basta con insertar el CD correspondiente en el lector del equipo y ejecutar (a no
ser que se autoejecute de forma automática) el archivo setup.exe para iniciar el proceso. A
partir de ese momento, únicamente será necesario introducir la clave del programa y seguir los
pasos que el asistente nos vaya indicando.
Importante. Una vez instalado el programa o la suite, y aun cuando el sistema no nos lo

recomiende, lo mejor siempre será reiniciar el equipo para que este pueda actualizar sus
datos y adaptarse a los nuevos cambios.
Dada la potencia de los elementos contenidos en la suite Microsoft Office System 2007, la
instalación de este paquete exige determinados requisitos, tanto a nivel de software (progra-
mas) como de hardware (equipo físico informático) (Figura 2.1):
• En referencia al sistema operativo del ordenador, los únicos que pueden soportar la instala-
ción de esta suite son Windows Vista, Windows XP con Service Pack 2 (SP2) y Windows
Server 2003 con SP1.
• Por otro lado, y en relación al hardware, es necesario que el procesador tenga un mínimo de
500 megahercios (MHz), que la memoria RAM sea de 1 GB (aunque con 256 megabytes
—MB— ya puede funcionar), que el disco duro tenga libres 1,5 gigabytes (GB), que el monitor
tenga una resolución de 1024 ⊆ 768 como mínimo y que, naturalmente, el equipo disponga
de un lector de CD o DVD.
COMPONENTE REQUISITO MÍNIMO

Equipo y procesador Procesador de 500 MHz o superior.
256 MB de RAM. El corrector gramatical y ortográfico de Word no se activa sin un mínimo
Memoria
de 1 GB de memoria.
COMPONENTE REQUISITO MÍNIMO

Espacio libre en el disco duro 1,5 GB.
Unidad Unidad de CD-ROM o DVD.
Pantalla Monitor con una resolución de 1024x768 o superior.
Sistema operativo Sistema operativo Microsoft Windows XP con SP2 o Windows Server 2003 SP1 o posterior.
Figura 2.1. Cualquier ordenador de hoy en día tiene capacidad suficiente para instalar la suite de programas
Microsoft Office System 2007. Es con los equipos antiguos que es necesario tener en cuenta los requisitos que
exige.
Importante. Por norma general, la instalación de cualquier programa o paquete de pro-

gramas puede realizarse de dos formas: la recomendada o la personalizada, dirigida a
usuarios muy experimentados.
Una vez iniciado el programa (menú Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Mi-
crosoft Office Excel 2007), verás que, de acuerdo con la reestructuración aplicada a todos los
programas de la suite de Microsoft Office, la hoja de cálculo Microsoft Office Excel 2007
muestra una interfaz con elementos como la Cinta de opciones, la barra de herramientas de
acceso rápido o el botón de Office, el área de trabajo, el Cuadro de nombres, la barra de
fórmulas, la barra de título y la barra de estado.
Con relación al área de trabajo, la estructura de la hoja de cálculo en sí no es distinta a la de

versiones anteriores.
Importante. Cada documento de Excel se denomina libro y, cada libro está com-

puesto de tres hojas de cálculo, que, a su vez, están formadas por filas, columnas y
celdas.
2.1. Los elementos de la interfaz

La barra de título, presente en todos los programas de la suite de Microsoft Office System,
muestra el nombre del documento u hoja de cálculo y, a su vez, incluye los botones Mini-
mizar/Maximizar, Restaurar y Cerrar en su extremo derecho. A través de estos tres boto-
nes, el usuario podrá cerrar el programa, minimizar o maximizar su ventana y, en caso de que
el tamaño de la misma se haya modificado y no ocupe toda la pantalla del ordenador, res-
taurarla. Ocupando parte del espacio destinado a la barra de título, en su extremo izquier-
do encontramos la denominada barra de herramientas de acceso rápido. Se trata de una
barra pequeñita cuya función es la de albergar los comandos más básicos que se utilizan
cuando se trabaja con cualquier documento. Por defecto, estos comandos suelen ser Guar-
dar, Deshacer y Rehacer, aunque puedes modificarlos. Para ello, es necesario pulsar sobre
la flecha que aparece en el extremo derecho de la barra. De este modo, se desplegará un
menú desde el que podremos elegir los distintos comandos que deseamos incluir en la ba-
rra de herramientas de acceso rápido, así como la ubicación de la misma. Dependiendo
de las necesidades de cada usuario y de su método de trabajo, esta barra mostrará unos u
otros comandos.
Cercano a esta barra y a la barra de título, encontramos otro de los nuevos elementos de Mi-
crosoft Office Excel 2007: el botón de Office. En él, el programa reúne las funciones impor-
tantes relativas no tanto al contenido de la hoja de cálculo, sino a la manipulación de la misma
como archivo.
Definición. El botón de Office agrupa las funciones relativas al envío, publicación, im-
presión, almacenamiento, apertura, etc. del archivo.
Aunque todas estas funciones nada tienen que ver con la creación del documento u hoja de
cálculo, sin embargo son imprescindibles para cualquier usuario.
El funcionamiento del botón de Office es igual al de cualquier menú. Los comandos se

ejecutan o abren sus respectivos cuadros de diálogo simplemente pulsando sobre ellos.
Por otro lado, haciendo clic sobre las flechas que aparecen a la derecha de algunos coman-
dos, se despliegan las distintas opciones referentes a los mismos. Siguiendo el orden de
descripción de los elementos de la interfaz de Excel, comenzaremos por la Cinta de op-
ciones.
Recuerda. La Cinta de opciones muestra varias fichas (divididas a su vez en grupos) en

las que se ubican los comandos según su funcionalidad. La Cinta de opciones (Figura 2.2)
no muestra a primera vista la totalidad de los comandos de Microsoft Excel, sino que
destaca los más importantes y de mayor uso y utilidad, mientras que, por otro lado, faci-
lita el acceso al resto a través de las pequeñas flechas que aparecen junto al nombre de
los grupos.
Figura 2.1 Cinta de opciones de Microsoft Excel 2007.

Las fichas de la Cinta de opciones muestran los comandos más importantes de cada una de las
áreas de trabajo más destacadas. Así, la ficha Inicio, por ejemplo, proporciona un acceso fácil a
los comandos de uso más frecuente referentes a la modificación de las celdas en todos sus as-
pectos: contenido, formato, etc. La ficha Diseño de página incluye los comandos relativos a
este aspecto de la misma; la ficha Fórmulas muestra todas las opciones relativas a estas opera-
ciones, etc. Resumiendo, cada una de las fichas incluye las funciones relacionadas con las distin-
tas áreas de trabajo relativas a una hoja de cálculo: el diseño, las fórmulas, las vistas, la inserción
de distintos elementos, etc. Gracias a este sistema, el acceso a las funciones y comandos del
programa es mucho más sencillo e intuitivo, sobre todo para los usuarios que ya conocen otros
programas de la suite Microsoft Office en los que también se trabaja con este sistema organi-
zativo de la interfaz.
Situados debajo de la Cinta de opciones se encuentran el Cuadro de nombres, encargado de

mostrar el nombre de la celda activa en ese momento, y la barra de fórmulas, un elemento que
conoceremos en profundidad más adelante y que tiene por objetivo introducir, mostrar, cance-
lar e insertar las fórmulas del programa (Figura 2.3).
Figura 2.3 Cuadro de nombres y barra de fórmulas.
En relación con el área de trabajo de la hoja de cálculo, la versión 2007 de Microsoft Excel no
muestra cambios estructurales, como puedes ver en la próxima tabla. Así, las hojas de cálculo
que aparecen por defecto en cada libro siguen siendo tres (Hoja1, Hoja2 y Hoja3). El área de
trabajo sigue estando enmarcado por las barras de desplazamiento vertical y horizontal, situa-
das en el lateral derecho e inferior respectivamente, y por los encabezados de las filas y las co-
lumnas, en los laterales izquierdo y superior. Cuando estas filas y columnas se cruzan dan lugar
a las celdas.
Definición. La celda es la unidad mínima de trabajo de cualquier hoja de cálculo y, en

definitiva, el espacio donde se insertan todos los datos.
Finalmente, la barra de estado (Figura 2.4) es también otro elemento familiar en todos los pro-
gramas de la suite y su función es la de facilitar información sobre la hoja de cálculo. Así, obser-
vando su extremo izquierdo podemos saber si en este momento se está grabando alguna ma-
cro, si las teclas Bloq Mayús o Insert del teclado están activadas, si la celda activa está en modo
Introducir o Listo y un largo etcétera.
Figura 2.4 Barra de estado.
Por otro lado, a través de los iconos de su extremo derecho podemos cambiar la vista de la hoja
de cálculo y modificar el porcentaje del zoom. Desde este punto, las tres vistas disponibles son:
Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página.
2.2. Dividir la pantalla para trabajar

con Microsoft Excel
La gran cantidad de datos que solemos incluir en los documentos de Microsoft Excel hacen que
normalmente no podamos ver en la pantalla toda la información que contiene cada hoja. Algu-
nos usuarios evitan este problema dividiendo su pantalla en dos o más secciones. De esta
forma pueden tener a la vista toda la información que necesitan.
Dividir la pantalla de tu ordenador para trabajar con Microsoft Excel es sencillo:
1. En la pestaña Vista de la Cinta de opciones, haz clic sobre el comando Dividir (Figura 2.5)
Figura 2.5 Selección del comando Dividir.

2. Como puedes observar en la figura, la pantalla se ha dividido en cuatro secciones de forma
automática. Para cambiar el tamaño de estas secciones haz clic en una de las barras, man-
tén pulsado el botón izquierdo de tu ratón y arrastra esa barra por la pantalla hasta que la
sección tenga el tamaño que prefieras. Puedes hacer que la pantalla se divida solo en dos
partes arrastrando la barra vertical hasta el margen izquierdo de tu hoja de cálculo. Como
ves, cada una de las secciones cuenta con sus propias barras de desplazamiento horizon-
tal y vertical para desplazarte por esa sección determinada y ver toda la información que
contiene cada pequeña pantalla.
Cuando desees dejar de trabajar con la pantalla dividida, simplemente pulsa de nuevo el co-
mando Dividir.
2.3 Seleccionar celdas, filas y columnas

Antes de empezar a crear un documento con Microsoft Excel es útil tener claro qué filas y
columnas contendrá el documento y qué tipo de información insertaremos en sus celdas.
Pero al ir trabajando en el documento puede ocurrir que nos parezca que las filas que hemos
creado deberían ser columnas, las columnas deberían ser filas o, por ejemplo, que la información
que aparece en una celda determinada debería aparecer en otras. En esos casos no debemos
empezar un documento de cero ya que Microsoft Excel nos da la opción de intercambiar di-
ferente información:
2.3.1 Cambiar columnas por filas

1. Selecciona la columna que deseas intercambiar y, con el botón derecho de tu ratón, selec-
ciona Copiar.
2. Sitúate en la fila donde deseas introducir esta información de la columna y con el botón
derecho de tu ratón selecciona Pegado especial. En el cuadro de diálogo marca la casilla
Transponer. Ahora los datos que aparecían en la columna aparecerán en la fila selecciona-
da. El proceso a la inversa —de filas a columnas— se realiza del mismo modo (Figura 2.6).
Figura 2.6 Cuadro de diálogo de Pegado especial.

Combinar texto desde dos o más celdas en una sola

En ocasiones podemos haber incorporado un texto determinado en una sola celda pero, al ir
trabajando, nos damos cuenta de que sería más claro que este texto apareciera distribuido en
dos o tres celdas. Por ejemplo, imagina que tienes una columna donde has escrito una lista de
nombres y apellidos. Quizás te interese que el nombre y el apellido de cada uno no se muestren
juntos, sino que el nombre aparezca en una columna y el apellido en otra. Para hacerlo:
1. Selecciona la celda o la columna en la que aparece el texto que deseas dividir.

2. En la Cinta de opciones haz clic en la pestaña Datos y después pulsa Texto en columnas,
acción que abre un Asistente para convertir texto en columnas (Figura 2.7).
Figura 2.7 Cuadro de diálogo del Asistente para convertir texto en columnas.
3. La opción Delimitado está marcada de forma predeterminada, la dejamos activada y pul-
samos Siguiente.
4. Ahora activa la casilla Espacio y desactiva el resto. Si el texto original está escrito con un
punto y coma entre dos palabras (Ejemplo: Pepe; Pérez) marca también la casilla Punto y
coma. Revisa en la ventana Vista previa que el aspecto final de tu texto es el que deseas y
pulsa Siguiente.
5. En la siguiente ventana del asistente podemos dejar que Excel elija el formato más adecua-
do para las nuevas columnas o configurarlas de forma personalizada. En nuestro ejemplo
permitimos que Excel decida ese formato y pulsamos Finalizar. Pulsamos Aceptar en el
cuadro de diálogo que aparece en pantalla y ya tendremos la información perfectamente
distribuida.
2.4. Seleccionar celdas, filas

y columnas
Tal y como apuntamos anteriormente, el área de trabajo de cualquier hoja de cálculo se com-
pone de tres elementos (filas, columnas y celdas) que, entrelazados, forman una cuadrícula en
la que podemos insertar datos, fórmulas y gráficos de forma fácil y ordenada. Para trabajar con
cualquier hoja de cálculo, primero es necesario conocer a fondo tales elementos y aprender a
manipularlos. Por ello, empezaremos definiendo algunos conceptos:
• Columna: conjunto de celdas dispuestas en sentido vertical.

• Título de columna: corresponde a una o dos letras y se sitúa en el extremo superior de la
columna.
•F ila: conjunto de celdas dispuestas en sentido horizontal.
• Título de fila: corresponde a un número y siempre se sitúa en el extremo izquierdo de la
fila.
• Celda: área de intersección entre una fila y una columna.
• Celda activa: aquella en la que se insertan datos cuando se empieza a escribir. Solo puede
haber una celda activa cada vez y esta se distingue por tener los bordes más gruesos.
Una vez aclarados los conceptos, la siguiente operación importante que debes conocer
para poder trabajar con soltura con Microsoft Excel es cómo seleccionar sus elementos
(Figura 2.8).
•P ara seleccionar toda la hoja de cálculo basta con pulsar sobre el botón Seleccionar todo
situado en el extremo superior izquierdo de la hoja, entre el encabezado de la primera colum-
na y la primera fila.
• Para seleccionar una celda es necesario hacer clic sobre ella y, para ponerla en modo
Introducir, tanto podemos pulsar la tecla F2 como hacer doble clic sobre la celda en
cuestión.
Importante. Para cancelar una selección de celdas, basta con pulsar sobre cualquier
celda de la hoja de cálculo.
• Para seleccionar una fila o una columna entera debemos hacer clic sobre su título o enca-
bezamiento.
• Para seleccionar varias columnas o filas a la vez, bastará con arrastrar el puntero del ratón so-
bre los encabezamientos de las filas o columnas que deseemos marcar (eso siempre y cuando
sean adyacentes).
SELECCIÓN ACCIÓN
Celda Haz clic en la celda o presiona las teclas de flecha para llegar hasta ella.
Hoja de cálculo Pulsa el botón Seleccionar todo.
Selecciona la primera celda y mantén la tecla MAYÚS presionada mientras
Celdas adyacentes
seleccionas otras celdas.
Selecciona la primera celda y mantén la tecla CONTROL presionada mientras
Celdas no adyacentes
seleccionas otras celdas.
Fila / columna Pulsa sobre el encabezado de la fila o columna.
Arrastra el ratón sobre los encabezados de fila/columna.
Filas / columnas adyacentes Otra opción es seleccionar la primera fila/columna y luego mantener presionada la
tecla MAYÚS mientras se selecciona la última fila/columna.
Selecciona el encabezado de la primera fila/columna y luego con la tecla CONTROL
Filas / columnas no adyacentes
pulsada, ve seleccionando las otras filas/columnas.
Presiona CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo que
Primera / última celda
contenga datos o formato. Y CTRL+FIN para seleccionar la última.
Figura 2.8 Distintas acciones que deben llevarse a cabo con el teclado, según el elemento a seleccionar.
3 DISEÑO
Cualquier documento profesional debe mostrar un aspecto limpio, minucioso, claro y, sobre
todo, adecuado a su contenido. En el caso de las hojas de cálculo, a pesar de que el conte-
nido habitualmente se presenta de forma ordenada, gracias a su estructura de tabla, no
siempre es inteligible. La vistosidad de los datos, los encabezados de las filas y columnas, el
alto y ancho de las filas y columnas, la cantidad de datos mostrados y un sinfín de otros pa-
rámetros relacionados con el formato de las hojas son los encargados de adaptar el conte-
nido de las mismas a las necesidades del usuario. En Microsoft Office Excel 2007, la mayoría
de opciones de formato se encuentran en las fichas Inicio y Diseño de página de la Cinta
de opciones.
3.1. Capacidad de la hoja de trabajo

Antes de empezar a trabajar y a modificar el formato de las celdas de una hoja de cálculo, es
necesario tener varios conceptos más también claros. Para empezar, es importante saber el
número de filas y de columnas de toda hoja de cálculo: 1.048.576 filas por 16.384 columnas. En
segundo lugar, también es importante conocer la memoria necesaria que deberá tener instalada
el ordenador para poder trabajar con hojas de datos de tales dimensiones. En un principio, 256
MB de RAM sería suficiente para trabajar con las funciones básicas de Microsoft Excel aunque,
para hacerlo a pleno rendimiento y aprovechando al máximo todas sus capacidades, lo ideal es
disponer de 1 GB de memoria. Naturalmente, cuanto mayor sea la memoria del equipo, mayor
será la capacidad del programa para aplicar formatos más elaborados con imágenes, temas de
fondo, logos, etc. (Figura 3.1).
CARACTERÍSTICAS LÍMITE
Libros abiertos Según la memoria y recursos del sistema.
Tamaño de hoja 1.048.576 filas por 16.384 columnas.
Ancho de columna 255 caracteres.
Alto de fila 409 puntos.
Caracteres por celda 32.767
Hojas en un libro 3 por defecto. El límite depende de la memoria.
Escala de zoom del 10 % al 400 %
Niveles para deshacer 100ACT
Figura 3.1 Especificaciones de las hojas de cálculo y los libros.

DISEÑO 319
3.2. Formato de la hoja de trabajo: filas, columnas y

celdas
Las celdas, al igual que las propias filas y columnas, pueden modificar su formato con el fin de
adaptarse a su contenido. Algunas de las operaciones relativas al formato más importantes y
comunes son las siguientes: cambio de estilo, tipo de fuente y tamaño de la misma, alineación
del contenido de las celdas, alto y ancho de las filas y columnas, orientación de la hoja de cálcu-
lo, saltos de página, bordes y marcas de agua, entre otras muchas.
3.3. Filas y columnas
En tanto que las filas y las columnas están formadas por celdas, sus opciones de formato son las
mismas que las de estas. La única excepción hace referencia a sus dimensiones: el alto de las
filas y el ancho de las columnas. Las filas tienen un alto predeterminado de 15 (20 píxeles), que
puede modificarse, y las columnas un ancho de 10,71 (80 píxeles). Para modificar su tamaño, es
necesario desplegar las opciones de la función Formato, ubicada en el grupo Celdas de la ficha
Inicio (Figura 3.2).
Figura 3.2 Las dimensiones de las filas y columnas también pueden modificarse con el ratón situando el puntero
entre dos encabezados de filas o columnas y arrástrándolo luego.
A través de las opciones relativas al Tamaño de celda y a la Visibilidad, podemos adaptar o

autoajustar el alto y ancho de las filas y columnas a su contenido, modificar sus medidas a nues-
tro antojo e incluso ocultar o mostrar las filas, las columnas o las hojas de cálculo seleccionadas
en ese momento.
Ocultar o mostrar un elemento no comporta riesgo alguno; cada vez que ocultemos un ele-
mento, las funciones cambiarán de nombre y, en lugar de empezar por la palabra «Ocultar»,
empezarán por «Mostrar». Así, lo único necesario para revertir la acción de ocultar será pulsar
sobre la función Mostrar.
Ya para terminar, la última forma de cambiar el formato de una hoja de cálculo es modificando
su número de filas, celdas, hojas o columnas. En tal caso, basta con seleccionar el elemento en
cuestión, activar el comando Eliminar del grupo Celdas, dentro de la ficha Inicio, y ejecutar la
función correspondiente según queramos eliminar la hoja de cálculo entera o una o más celdas,
filas o columnas. El proceso para insertar los mismos elementos es muy similar. Para llevar a
cabo esta tarea, el comando correspondiente, Insertar, se ubica también dentro del grupo Cel-
das. En ambos casos, tanto para eliminar como para insertar, conviene situar el cursor en el
punto exacto donde deseamos realizar la acción.
Supongamos que hemos elaborado un modelo de factura en el que a partir de ahora ya no deben
figurar determinados datos. Cuando eliminemos las celdas, el programa siempre nos preguntará
hacia dónde debe desplazar las celdas contiguas para que no eliminemos datos necesarios.
Importante. Pulsando con el botón secundario del ratón sobre el nombre de una hoja,
una celda o un grupo de celdas, o una o más filas o columnas, desplegaremos las opcio-
nes de sus menús contextuales.
3.4. Celdas
El formato de las celdas puede definirse a través de los grupos Fuente, Alineación y Número
de la ficha Inicio. No obstante, la forma más rápida de acceder a todas estas opciones relativas
al formato de las celdas es pulsar sobre la flecha que aparece al lado del nombre de cualquiera
de estos tres grupos (Figura 3.3). De esta forma, conseguiremos que el cuadro de diálogo For-
mato de celdas aparezca en pantalla. Dividido en distintas fichas, activables al hacer clic sobre
sus pestañas, el cuadro de diálogo.
Importante. Formato de celdas, dividido en distintas fichas activables al hacer clic so-

bre sus pestañas, permite modificar las opciones relativas al número (o categoría a la que
pertenecen los datos introducidos dentro de las celdas), alineación, fuente, bordes, relle-
no y protección.
DISEÑO 321
Antes de realizar una modificación, es necesario seleccionar las celdas sobre las que deseamos
aplicar los cambios de formato. Así, una vez hecho, ya podremos activar el cuadro de diálogo
Formato de celdas y empezar a trabajar (Figura 3.4).
Figura 3.4 Una de las ventajas de trabajar con el cuadro de diálogo Formato de celdas es que permite observar la
vista previa de los cambios antes de aplicarlos
3.5. Fichas
En la Cinta de opciones podemos acceder a distintas fichas:
• Ficha Número: permite escoger la categoría a la que pertenecen los datos insertados en las
celdas seleccionadas.
• Ficha Alineación: facilita la definición de la alineación del texto, su orientación y dirección.
Además, a través de esta ficha podemos determinar si deseamos que el texto se ajuste al ta-
maño de la celda (por lo que, en caso necesario, se mostrará en varias líneas), si queremos
combinar las celdas seleccionadas para unirlas y formar una sola, o bien si deseamos que el
texto modifique su cuerpo para adaptarse al tamaño de la celda. En cualquier caso, todas las
especificaciones detalladas a través de esta ficha siempre serán reversibles y podrán desha-
cerse. Bastará con deshabilitar las opciones marcadas o cambiarlas por otras.
• Ficha Fuente: a través de esta ficha determinaremos la fuente, su estilo, su tamaño, color e
incluso sus efectos (subrayado, tachado, superíndice…). La gran ventaja de esta ficha es que
dispone de un cuadro de vista previa donde podemos apreciar el efecto que tendrán los cam-
bios sobre las celdas antes de aplicarlos.
• Ficha Bordes: como sabemos, las celdas están enmarcadas por cuatro bordes que, aunque
invisibles por defecto a la hora de la impresión, podemos remarcar y convertir en visibles a
través de las opciones de esta ficha. Desde aquí, podemos especificar el tipo de borde, su
grosor y su color, con la ventaja de que, al igual que pasa en la ficha Fuente, podremos obser-
var su aspecto previo.
• Ficha Relleno: el color puede ayudarnos a diferenciar unos datos de otros, las entradas de
las salidas, los clientes de los proveedores, las referencias propias de las ajenas, etc. A tra-
vés de la ficha Relleno podemos rellenar las celdas de colores o bien aplicarles una trama
o un efecto distinto para diferenciarlas de las demás o, simplemente, para hacerlas más
atractivas.
• Ficha Proteger: siempre que la hoja de cálculo esté protegida (para ello es necesario activar
la función Proteger hoja, situada en el grupo Cambios de la ficha Revisar, de la Cinta de
opciones), podemos ocultar o bloquear los datos de una celda, evitando así que nadie modi-
fique su contenido. Para deshacer esta opción, bastará con desactivar las casillas correspon-
dientes.
Relacionados con las opciones de formato, la ficha Inicio muestra también los distintos es-
tilos que Microsoft Office Excel 2007 puede aplicar de forma automática a sus hojas de
cálculo.
Recuerda. Un estilo es un conjunto de características de formato que se aplican a un

mismo tiempo a una celda o a una hoja de cálculo.
A través del grupo Estilos podemos:
— Seleccionar un modelo predefinido de tabla (Dar formato como tabla),

— Escoger un estilo de celda para destacar los encabezados, diferenciar las celdas con páginas
web, etc. (Estilos de celda).
— Aplicar formatos específicos que aparezcan únicamente si se dan determinadas condiciones
como la existencia de reglas de celdas (Formato condicional).
Usando los estilos correctamente y logrando que se adapten a las necesidades de los distintos
documentos presentados (recibos, inventarios, facturas, etc.), podemos ahorrarnos mucho
tiempo y esfuerzo (Figura 3.5).
DISEÑO 323
Figura 3.5 Los estilos proporcionan de forma automática un aspecto cuidado y atractivo que permite convertir
tablas antes difíciles de consultar en vistosas herramientas de trabajo.
3.6. Formato de datos
Tal y como ya hemos visto, dependiendo del tipo de datos que contengan las celdas (fechas,
cantidades de dinero, cifras, texto, etc.), el formato de las celdas puede variar.
Gracias a la posibilidad de definir cada celda de acuerdo con su contenido, podemos obtener
documentos más profesionales en los que las fechas tengan el formato deseado, las cifras apa-
rezcan de la forma que más nos convenga, con más o menos decimales, etc.
Para determinar la categoría de los datos de una celda, en primer lugar es preciso seleccio-
narla y, seguidamente, tenemos dos opciones: abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas
y activar la pestaña Número, o pulsar sobre el cuadro de lista que aparece en el grupo Nú-
mero de la ficha Inicio. En el primer caso, y tal y como muestra la ficha activa, observaremos
distintas categorías: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje,
Fracción, Científica, Texto, Especial y Personalizada. Cada uno de los formatos numéri-
cos representados por estas categorías ofrece distintas opciones. Así, seleccionando Mone-
da (Figura 3.6) podemos decidir qué símbolo (?, $...) deseamos añadir a todas las cantidades
insertadas en estas celdas y con cuántos decimales; si marcamos Fecha y Hora, podremos
escoger entre distintos formatos (14-mar-2007, 14/03/07, 15h, 3p.m., etc.); si marcamos
Texto, haremos que el programa trate como tal incluso los números insertados en dichas
fechas, etc.
Figura 3.6 Establecer de forma minuciosa el formato de los datos es importante ya que, dependiendo de su
categoría, el programa los interpretará de una forma u otra.
3.7. Formatos por omisión

Por defecto, cualquier libro nuevo de Microsoft Excel contiene tres hojas de cálculo y el forma-
to predeterminado de sus celdas presenta las siguientes características:
• Formato General.
• Tipografía Calibri con un cuerpo de 11 puntos.
• Alineación del contenido de la celda en la parte inferior.
• Estilo Normal.
Por otro lado, el alto predeterminado de las filas es, como dijimos, de 15 (20 píxeles) y el
ancho de las columnas es de 10,71 (80 píxeles). Ambos valores pueden modificarse siempre
que sea necesario, ya sea para adaptarlos al contenido de las celdas, para crear el efecto
deseado, etc.
DISEÑO 325
3.8. Procedimientos para relacionar filas, columnas

y celdas
A menudo, conviene ejecutar una misma operación sobre distintas celdas de una hoja de cálcu-
lo, relacionando así diferentes filas, columnas y celdas. Aplicarles un porcentaje, modificar su
formato o su estilo o añadirles un símbolo de moneda son algunos de los muchos cambios que
a veces debemos aplicar sobre varias celdas. En tales ocasiones, la selección simultánea de las
mismas, sean adyacentes o no, facilitará sumamente el trabajo.
Así, seleccionarlas de forma conjunta será la mejor opción para realizar el cambio deseado de
una sola vez, sin necesidad de repetir la operación tantas veces como celdas haya.
Definición. Cuando seleccionamos más de una celda a la vez, estamos seleccionando

lo que se denomina un rango de celdas (grupo de dos o más celdas adyacentes, conti-
guas o no).
La forma más fácil de seleccionar un rango consiste en hacer clic sobre la primera celda o celda
inicial y arrastrar el ratón hasta la última celda. También podemos insertar el nombre del rango
en el Cuadro de nombres (Figura 3.7), situado entre el encabezado de la primera columna y la
primera fila.
Figura 3.7 El Cuadro de nombres muestra el rango seleccionado mientras lo seleccionamos.

Importante. Todos los rangos se identifican de la misma forma: (nombre de la pri-

mera celda):(nombre de la última celda). De este modo, el rango B4:E7 abarca las
celdas situadas entre las filas 4 y 7, ambas incluidas, y las columnas B y E, también in-
cluidas.
La selección y establecimiento de los rangos de celdas resulta de gran utilidad para la aplica-
ción de fórmulas en las hojas de datos con mucha información: registros, hojas de contabili-
dad, etc.
3.9. Procedimientos para establecer rangos

Existen otras formas o procedimientos para establecer o seleccionar rangos. Para seleccionar un
rango de celdas adyacentes debemos hacer clic en la primera celda del rango y, después, arras-
trar el puntero hasta la última celda. Otra forma consiste en mantener pulsada la tecla Mayús-
culas mientras presionamos las teclas de flecha para extender la selección.
Por último, existe una tercera forma de seleccionar un rango de celdas adyacentes: seleccio-
nando la primera celda del rango y presionando después la tecla F8 para extender la selec-
ción, utilizando las teclas de flecha. Pulsando F8 de nuevo, detendremos la extensión de la
selección.
Importante. Si durante el proceso de selección de celdas no adyacentes nos equivoca-

mos y deseamos deseleccionar una de las celdas marcadas, será necesario cancelar la
totalidad de la selección.
Para seleccionar un rango de celdas amplio debemos hacer clic en la primera celda del rango y,
a continuación, mantener presionada la tecla Mayúsculas, mientras hacemos clic en la última
celda del rango.
Finalmente, para seleccionar rangos de celdas no adyacentes debemos hacer clic sobre la pri-
mera celda del rango y, después, mantener presionada la tecla Ctrl mientras seleccionamos el
resto de celdas no adyacentes del rango.
EDICIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS 327
4 EDICIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS

A diferencia de otros programas como Microsoft Word, la edición en Excel, consistente en la
introducción de datos en una hoja de cálculo, no se limita a situar el puntero del ratón allí donde
deseamos, escribir y ya está. Su estructura en forma de tabla y la predisposición de la misma a
tratar con datos numéricos y, por tanto, con fórmulas, convierte su proceso de edición en una
tarea particular. Así, mientras que para introducir un valor en una celda basta con activarla, in-
troducir el dato y pulsar la tecla Intro, para insertar una fórmula en una celda debemos seguir
un procedimiento similar, pero con distintas particularidades.
4.1. Procedimientos de introducción de datos

Como ya sabemos, el contenido de una celda pueden ser simples datos numéricos o de texto,
o fórmulas de diversa índole.
Definición. Las fórmulas son ecuaciones que trabajan con los datos o valores de la hoja
de cálculo para obtener un resultado. Pueden ser de muy distintas naturaleza (matemáti-
cas, estadísticas, de texto, lógicas, financieras, de autosuma, etc.) y siempre van precedi-
das del símbolo =. Son un ejemplo: =3+8*2 o =A1+B1-C1.
4.1.1. Introducir datos
De acuerdo con lo explicado anteriormente, para introducir datos en una celda existen varios
métodos:
• Seleccionarla, insertar el dato y pulsar Intro (o hacer clic sobre otra celda).
• Pulsar la tecla F2 para ponerla en modo edición, insertar el dato y pulsar Intro.
• Hacer doble clic sobre la celda, introducir el dato y pulsar Intro.
Microsoft Excel proporciona otro método muy práctico, rápido y sencillo: el autorrelleno.
Definición. El sistema de autorrelleno es el mejor método para introducir datos repeti-

dos o que forman parte de una serie que va en aumento (1, 2, 3, 4, 5… / a, b, c, d, e… /
enero, febrero, marzo, abril… / lunes, martes, miércoles…).
Para autorrellenar un mismo dato en varias celdas, únicamente es necesario introducir el dato
que se ha de copiar en la primera celda. A continuación, deberemos hacer clic sobre la esquina
inferior derecha de la celda y, sin soltar el puntero del ratón, arrastrarlo hacia abajo o hacia un
lado para autorrellenar las celdas que vayamos seleccionando con el mismo contenido que la
celda inicial.
Para rellenar la celdas en sentido ascendente o siguiendo una serie de datos, será necesario
rellenar las dos primeras celdas. Una vez introducidos los datos correspondientes a las dos pri-
meras celdas, deberemos seleccionarlas y nuevamente hacer clic sobre la esquina inferior dere-
cha de la última celda seleccionada y, sin soltar el ratón, arrastrarlo en sentido vertical u horizon-
tal hasta completar todas las celdas que debamos rellenar (Figura 4.1).
Figura 4.1 La función de Autorrelleno es una de las más usadas durante la creación de una hoja de cálculo.
Microsoft Excel facilita un último método para introducir datos o fórmulas: Autocompletar.
Definición. Autocompletar es una operación basada en la memoria del propio progra-

ma y que consiste en que este, una vez reconoce los primeros caracteres o números
introducidos en la celda, propone el texto o las cifras que le siguen para que el usuario,
si está de acuerdo, simplemente pulse Intro para validar el contenido de la celda. Así, si
en una factura insertamos el valor «Importe» en una celda y luego deseamos escribir la
misma palabra en otra celda distinta de la misma hoja de cálculo, el programa, apenas
hayamos escrito «Im» mostrará de forma automática las letras «porte» para completar la
palabra.
4.1.2. Introducir fórmulas
Para insertar una fórmula en una celda también podemos optar por los mismos procedimientos
que al introducir datos o procedimientos distintos.
• El primero consiste en insertar el símbolo = antes de insertar la fórmula en la celda, escribirla y
luego pulsar Intro.
• El segundo consiste en escribir la fórmula directamente en la barra de fórmulas, sin necesi-
dad de insertar el símbolo =, y validarla pulsando la tecla Intro o haciendo clic sobre el botón
Insertar función ubicado en la propia barra.
• El tercero, en trabajar desde la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones.
Para facilitar la creación de fórmulas y evitar errores de escritura, podemos escribir un signo de
igual (=) seguido de las letras iniciales o un desencadenador que fuercen al programa a mostrar
una lista con todas las funciones, argumentos y nombres válidos que coinciden con los valores
insertados hasta el momento en la celda activa (autocompletar). De este modo, si insertamos
los valores «=PRO» en una celda, Microsoft Excel seguramente nos propondrá una lista en la
que podremos escoger entre completar la fórmula como «=PROMEDIO», «=PRODUCTO »,
«=PROBABILIDAD», «=PRONÓSTICO», etc (Figura 4.2).
Figura 4.2 Cuando se trabaja con fórmulas, la herramienta Autocompletar puede ser de gran ayuda.
4.2. Procedimientos de movimientos de datos

Mover los datos de una celda a otra es tan fácil como copiarlos o cortarlos y luego pegarlos. El
único inconveniente a la hora de llevar a cabo estas operaciones en Microsoft Excel es que, a
veces, las funciones o los vínculos de las celdas dejan de tener sentido al cambiar su ubicación.
Por ello, es importante comprobar antes el contenido de las celdas para no cometer este tipo
de errores.
Las funciones Copiar, Cortar y Pegar de Microsoft Excel son accesibles desde dos puntos
distintos: el menú contextual de las celdas, las filas y las columnas (se activa pulsando con el
botón secundario del ratón sobre cada uno de dichos elementos) y el grupo Portapapeles de
la ficha Inicio.
Cuando copiamos o cortamos una celda o un rango de celdas seleccionadas (no en modo
edición), estamos copiando la totalidad de la celda: su formato, su estilo, su contenido y, conse-
cuentemente, cuando la peguemos a través de la función Pegar, estaremos insertando una
copia exacta de las celdas copiadas o cortadas en la nueva ubicación. Por otro lado, cuando
copiamos o cortamos el contenido de una celda en modo edición (este modo se consigue ac-
tivando una celda y luego pulsando F2 o haciendo doble clic sobre ella), únicamente estamos
copiando o cortando los contenidos sin más. De esta forma, cuando los peguemos en la celda
de destino, posiblemente no mantendrán su formato.
4.3. Pegado especial
Definición. El comando Pegado especial nos permite, una vez copiado el contenido de
una celda o rango de celdas, decidir si únicamente deseamos pegar el formato de las
mismas, sus valores, sus fórmulas, el formato de sus números, sus vínculos, etc.
Así, por ejemplo, si deseamos crear un nuevo informe de gastos siguiendo el mismo patrón que
hasta el momento, bastará con que copiemos la totalidad de la hoja de cálculo que alberga el
informe de cuentas actual y, luego, en la hoja de cálculo nueva, ejecutemos el comando Pega-
do especial y, en su cuadro de diálogo, seleccionemos la función Fórmulas.
4.4. Procedimientos de cálculo
Antes de aprender a realizar cálculos a través de fórmulas, es necesario tener claros algunos
conceptos.
• Una función es una fórmula ya escrita que toma uno o más valores para realizar una opera-
ción y mostrar su resultado. Las funciones se utilizan para cálculos complejos y su objetivo es
facilitar el trabajo al usuario, evitándole la creación de fórmulas complejas y prolongadas.
• La sintaxis de una fórmula hace referencia a todos sus elementos y a la forma en que se han
introducido. Un error de sintaxis puede comportar errores de cálculo o que la fórmula no
funcione y no muestre ningún resultado.
• Los valores constantes son aquellos que no cambian nunca, independientemente del valor de
las celdas. A1 no sería un valor constante ya que puede modificarse; 65 sí es un valor constante.
• Los operadores (Figura 4.3) son los signos que determinan el tipo de operación que debe
ejecutarse (+, *, /, etc.). Los cálculos deben realizarse de acuerdo con un orden predetermina-
do, aunque, usando paréntesis, este puede cambiarse. Existen cuatro tipos de operadores de
cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia. Únicamente expli-
caremos los correspondientes al primer grupo por tratarse de los más habituales. Las fórmulas
relativas al resto de operadores es mejor realizarlas a través de las funciones del programa.
OPERADOR OPERACIÓN EJEMPLO

+ Suma 6+3
– Resta 6-3
* Multiplicación 6*3
/ División 6/3
% Porcentaje 6%
^ Exponenciación 6^3
Figura 4.3 Los operadores aritméticos corresponden a las operaciones matemáticas más sencillas: sumar, restar,
multiplicar, tanto por ciento, etc.
Recuerda. Las fórmulas de Excel siempre empiezan con el signo (=), detrás del cual van
los elementos que se van a calcular (operandos), separados por los operadores de cálcu-
lo. El programa siempre calcula la fórmula de izquierda a derecha. No obstante, si escri-
bimos una parte de la función entre paréntesis, esta se calculará en primer lugar. De este
modo: =6+3*2 es igual a 12, mientras que =(6+3)*2 es igual a 18.
Así, en las operaciones aritméticas, la potenciación se realiza en primer lugar, la multiplicación y

la división en segundo, la suma y la sustracción en último. Como vemos, la sintaxis correcta de
las fórmulas es fundamental. Por ello, es necesario tomar ciertas precauciones.
• Escribir tantos paréntesis de apertura como de cierre. Como Excel los colorea, no resulta di-
fícil realizar las comprobaciones necesarias.
• Para hacer referencia a un rango de celdas es necesario utilizar dos puntos, sin espacio alguno,
entre el nombre de la primera celda y el de la última.
• Los números deben escribirse sin formato, ni negrita, ni símbolo de divisa, ni puntos de milla-
res, etc.
4.5. Procedimientos de utilización de fórmulas

Por norma general, las fórmulas solo se introducen manualmente cuando son muy sencillas.
Para el resto de cálculos u operaciones, lo más recomendable es utilizar las funciones predefini-
das del programa.
Microsoft Excel ha agrupado las fórmulas en función de su naturaleza, una clasificación que fa-
cilita su localización y que, además, proporciona una pequeña explicación sobre el uso y modo
de empleo de cada una de las funciones.
Importante. Las funciones pueden insertarse de dos formas: a través de la ficha Fórmu-

las de la Cinta de opciones, donde encontramos la Biblioteca de funciones, o pulsan-
do sobre el botón Insertar función situado en la barra de fórmulas.
A través de este último método, Excel activa el cuadro Insertar función, desde el que podre-
mos seleccionar la categoría y el tipo de función más adecuados. En caso de no saber cuál
será la mejor función para el tipo de operación que deseamos llevar a cabo, siempre pode-
mos escribir una pequeña descripción de lo que deseamos en el cuadro de texto Buscar una
función para que el programa, después de pulsar el botón Ir, localice la función más adecua-
da. Igualmente, el cuadro Insertar función también facilita un acceso a la ayuda del progra-
ma (Figura 4.4).
Figura. 4.4 Tan pronto como pulsamos el botón Insertar función de la Barra de fórmulas, el programa inserta un
signo igual tanto en la celda como en la barra y abre el cuadro de diálogo Insertar función.
Función CONTARA.BLANCO 333
Las principales categorías de funciones predefinidas de Microsoft Excel son:
• Función FECHA. Esta función nos devuelve un número de serie secuencial que representa
una determinada fecha, es decir, un año, un mes y un día concretos. Su sintaxis es
FECHA(año,mes,día):
— Año: este argumento puede incluir de 1 a 4 dígitos, pero es recomendable que escribamos
los cuatro dígitos de la fecha para evitar errores. Por ejemplo, si escribiéramos solo 04,
Excel entenderá que hablamos del año 1904, no del año 2004.
— Mes: el número entero que representará el mes del año teniendo en cuenta que enero
sería el mes 1 y diciembre sería el mes 12.
— Día: el número entero que representa el día del mes del 1 al 31 ambos incluidos.
Por ejemplo, si quisiéramos anotar como fecha el día 7 de diciembre de 2014 escribiría-
mos: FECHA(2014;12;7)
• Funciones para Contar. En general podríamos decir que todas las funciones de Microsoft
Excel sirven para contar, pero hay una serie de funciones específicas que nos permitirán ha-
cerlo con mayor precisión. Por ejemplo:
— Función CONTAR: permite contar el número de celdas de un rango que contienen nú-
meros y, también, los números que hay dentro de la lista de argumentos. Su sintaxis es
CONTAR(valor1; [valor2]; ...).
— Función CONTAR.SI: permite contar el número de celdas dentro de un rango que cum-
plen un criterio determinado. Su sintaxis es CONTAR.SI(rango;criterios). La función
CONTAR.SI nos permite contar números, pero también nos permite contar referencias
que contengan números, matrices o nombres siempre y cuando no contengan más de 255
caracteres (si insertamos más de 255 caracteres se nos devolverá el error #¡VALOR!).
— Función CONTARA: permite contar la cantidad de celdas que no están vacías dentro de
un rango determinado. Su sintaxis es CONTARA(valor1; [valor2]; ...). Esta función cuenta
todas las celdas que contengan algo de información, aunque esta sea un error o, incluso, un
texto vacío (“”).
— Función CONTARA.BLANCO: permite contar el número de celdas que hay en blanco
dentro de un rango determinado. Su sintaxis es muy sencilla: CONTAR.BLANCO(rango).
Con esta función no se cuentan las celdas que contienen valores cero, pero sí las que inclu-
yen fórmulas que devuelven texto vacío (“”).
• Funciones Financieras. Esta categoría engloba funciones relativas a las finanzas como, por
ejemplo, el pago. La función pago tiene la sintaxis PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo), donde los
parámetros serían:
— Tasa: calcula tasa de interés por período anual de un préstamo.
— Nper: halla el número de pagos de una inversión.
— Va: calcula el valor actual del total de pagos.

— V f : valor futuro, el saldo en efectivo que quedará tras realizar el último pago. En el caso
de los préstamos es habitual que este parámetro se omita por tener valor 0.
— Tipo: indica el vencimiento de todos los pagos.
• Funciones Estadísticas. Este grupo de funciones opera con grupos de números para obte-
ner un valor estadístico. Por ejemplo:
— Promedio: calcula la media aritmética. Su sintaxis es PROMEDIO(rango;[rango2]). No
debemos incluir en esta fórmula las celdas vacías o que no contengan texto (=””) ni los va-
lores lógicos (VERDADERO / FALSO).
— Min: calcula el valor mínimo de un grupo de números. Su sintaxis es MIN(número1, [núme-
ro2], ...). Estos argumentos número 1, número 2… suelen ser números, pero también pue-
den ser matrices, nombres o referencias que contengan números. Cuando los argumentos
no contienen números, esta función Min nos devolverá 0.
— Max: calcula el valor máximo de un grupo de números. Su sintaxis es MAX(número1, [nú-
mero2], ...). Como ves, los argumentos son similares a los de la función Min, también deben
contener números o nombres, referencias o matrices que contengan números. Igual que en
la función anterior, cuando los argumentos no contienen números, Max nos devolverá 0.
• Funciones Matemáticas y trigonométricas. Estas funciones operan con operaciones arit-

méticas. Microsoft Excel cuenta con una gran variedad de funciones matemáticas y trigono-
métricas, algunas de las que se suelen utilizar con más frecuencia serían, por ejemplo:
— Raíz: calcula la raíz cuadrada de un valor. Su sintaxis es muy sencilla: RAIZ(número). Acer-
ca de esta función es importante recordar que si el número que insertamos tiene valor ne-
gativo (por ejemplo, -14), Excel nos devolverá el siguiente valor de error: #¡NUM!.
— Radianes: convierte grados en radianes. Su sintaxis es: RADIANES(ángulo). Esta función
es necesaria para poder utilizar la función SENO.
— Seno: calcula el seno de un ángulo. Su sintaxis es igual de sencilla que la de la función raíz:
SENO(número). Para evitar que la función nos devuelva un error, debemos expresar el
argumento en radianes o convertir los grados en radianes. Para realizar esa conversión
podemos utilizar la función RADIANES o multiplicar los grados por PI()/180
— Potencia: calcula el resultado de elevar un valor a una potencia. Su sintaxis es POTENCIA
(número, potencia). El parámetro número debe ser un número real. El parámetro potencia es
el exponente al que vamos a elevar el número base. La función POTENCIA se puede sus-
tituir por “^”. Por ejemplo, 4 elevado a 2 se podría escribir: 4 ^2 o POTENCIA(4;2)
• Funciones Lógicas. Estas importantes funciones establecen determinadas condiciones para

realizar las operaciones. En las operaciones lógicas tienen gran importancia las funciones
VERDADERO y FALSO:
— Función VERDADERO: permite definir un valor lógico como verdadero. Si hay varios
valores, todos ellos deben ser verdaderos. Por ejemplo: Y(11<15;14>4;7<8) devolvería VER-
DADERO.
— Función FALSO: permite definir un valor lógico como falso. Por ejemplo: Y(11<10;14>20;
7<8) devolvería FALSO.
Las funciones lógicas más utilizadas serían las siguientes:
— Función Y: devuelve VERDADERO si todos los argumentos son verdaderos y FALSO si
uno o más argumentos son FALSOS. Su sintaxis es Y(valor_lógico1; [valor_lógico2]; ...)
De sus argumentos el único obligatorio sería el primero (valor_lógico1). Podemos insertar
hasta 255 valores lógicos (valor_lógico255). El error que nos devuelve esta función si los
valores que insertamos no son lógicos se expresa como #¡VALOR!. La función Y es muy
importante ya que, además de probar condiciones, se utiliza para ampliar las posibilidades
de cálculo del resto de funciones lógicas como SI.
—F unción O: devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es verdadero y FALSO si
todos los argumentos son falsos. Su sintaxis es O(valor_lógico1, [valor_lógico2], ...) Del mismo
modo que en la función Y, la función O nos permite insertar hasta 255 valores lógicos y si los
valores que especificamos no son lógicos, Microsoft Excel nos devolverá el error #¡VALOR!.
— Función Si: devuelve un único valor si la condición expresada es VERDADERA, y otro
valor diferente si la condición es FALSA. Su sintaxis es SI(prueba_lógica, [valor_si_verda-
dero], [valor_si_falso]). Esta función nos resulta útil para evaluar hasta 64 condiciones, si
necesitamos evaluar más es recomendable que utilicemos otras funciones de Microsoft
Excel como ELEGIR, BUSCAR, BUSCARV o BUSCARH.
•F unciones Búsqueda y referencia. Las funciones de búsqueda y de referencia nos permiten
buscar valores que coincidan. Dos de las funciones más prácticas de esta categoría son las
siguientes:
— BuscarV: realiza una búsqueda vertical (V) dentro de la tabla, empezando por la primera
columna de la izquierda. Su sintaxis sería BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en,
indicador_columnas, [ordenado]). De estos argumentos el valor_buscado sería el valor que
vamos a intentar localizar, con matriz_buscar_en indicamos el rango de las celdas que con-
tienen los datos que vamos a buscar; el tercer rango indicador_columnas es el número del
argumento matriz_buscar_en desde donde se devolverá devolverse el valor coincidente.
— BuscarH: se utiliza de forma similar, con la diferencia de que la búsqueda se realiza hori-
zontalmente (de ahí la letra “H” añadida a la palabra “Buscar”).
•A
rgumentos. Los argumentos son los valores usados en una función para realizar el cálculo.
Aunque cada función utiliza argumentos distintos, los más comunes son: números, letras, re-
ferencias de celdas y nombres. Cuando seleccionamos una función, el programa activa el
cuadro de diálogo Argumentos de función, donde deberemos especificar cuáles son los
valores apropiados para cada argumento. Cuando los argumentos corresponden a referen-
cias de celdas, lo mejor para no cometer errores es pulsar sobre Contraer diálogo (Figura 4.5)
—el botón que figura a la derecha de cada argumento—, seleccionar las celdas de la hoja de
cálculo y, a continuación, pulsar Expandir diálogo para seguir con la función (Figura 4.6).
Figura 4.5 Efecto de Contraer diálogo.
Figura 4.6 Efecto de Expandir diálogo.
Una de las funciones más empleadas en las hojas de cálculo es la Autosuma (Figura 4.7), que
está situada debajo o al lado de una columna o una fila con números.
Definición. La autosuma suma todos sus valores de forma predeterminada de manera

que el usuario únicamente tendrá que pulsar la tecla Intro.
Figura 4.7 La función Autosuma detecta las celdas con datos numéricos y propone sumarlos. Esta función se
encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio.
Importante. Pulsando las teclas Alt + la tecla con los signos º, ª, \, las fórmulas se mues-
tran como tales dentro de sus celdas correspondientes.
4.6. Procedimientos de presentación
El cuadro de diálogo Opciones de Excel, accesible desde el botón de Office, presenta una
ficha dedicada en exclusiva a las fórmulas y a las múltiples opciones que el programa dispone
para verificarlas, corregirlas y, en definitiva, presentarlas dentro de la hoja de cálculo. Así, a tra-
vés de la ficha Fórmulas podemos modificar todas las opciones relativas al cálculo, el trabajo
con fórmulas, la comprobación de los errores de las mismas y las reglas de verificación del pro-
grama. Basta con activar o desactivar las casillas que más nos interesen para personalizar la
forma en que Excel trabaja con estas operaciones y adaptarla a nuestras necesidades.
4.7. Procedimientos de trabajo con varias hojas de

cálculo
Introducir fórmulas que relacionen distintas celdas de una misma hoja, celdas de distintas hojas
e incluso celdas de libros distintos es posible gracias a las referencias.
Definición. Las referencias pueden aplicarse a una sola celda o a un rango de celdas y

tienen como objetivo indicar al programa en qué celdas debe buscar los valores o los
datos que desea utilizar en una fórmula.
Son un ejemplo las fórmulas siguientes: «=Hoja3!C4» (hace referencia a la celda C4 de la Hoja3
del libro activo y devuelve su valor) y «=Entradas-Salidas» (hace referencia a las celdas denomi-
nadas Entradas y Salidas y devuelve el valor resultante de su resta).
Existen cuatro tipos de referencias: relativas, absolutas, mixtas y entre hojas.
• Referencias relativas. Son aquellas que se refieren a una o más celdas de la misma hoja y
que, al cambiar de ubicación o copiarse en otra celda, adaptan su contenido, siguiendo un
criterio lógico, a la nueva celda. «=B5», «=B5/C6*J9», «=E3+B2», etc. son referencias relativas
(Figura 4.8).
•R eferencias absolutas. Hacen referencia a una celda o rango de celdas y ni cambiando de
ubicación varían nunca su valor. Las referencias absolutas deben anteponer el signo dólar ($)
al indicador de la fila y de la columna. «=$B$5», «=$B$5/$C$6*$J$9», «=$E$3+$B$2», etc. son
referencias absolutas.
•R eferencias mixtas. Una misma fórmula puede comprender referencias relativas y absolutas
de modo que, al cambiar de ubicación, únicamente se modifiquen y adapten a la nueva ubi-
cación las referencias relativas. La única diferencia entre ambas será la existencia del signo
dólar ($).
•R eferencias entre hojas. Estas referencias se usan para relacionar, a través de las fórmulas,
celdas de una hoja de cálculo con otra. Para indicar que la celda referenciada pertenece a otra
Figura 4.8 Si copiamos la fórmula con una referencia relativa situada en la celda C1 a la celda C7, los operandos
varían, adaptándose a la nueva ubicación de la fórmula.
hoja es necesario especificarla insertando el nombre de la hoja seguido del signo de ce-
rrar admiración, seguido del nombre de la o las celdas. Las referencias entre hojas tam-
bién pueden definirse como relativas o absolutas (insertando el signo dólar). «=Hoja2!C2»,
«=Hoja3!$B$4»» o «Enero!G6» son ejemplos de referencias entre hojas.
Para trabajar con referencias entre hojas es importante saber que estas pueden modificar el
nombre que el programa les asigna por defecto: Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc. Aunque existen otras
vías, la forma más rápida de trabajar con las hojas de cálculo de un libro es a través de su menú
contextual.
Si pulsamos con el botón secundario del ratón sobre la pestaña de cualquiera de las hojas de un
libro activo, aparece un menú a través del que podemos añadir hojas, eliminar la hoja seleccio-
nada, ocultar las hojas, seleccionarlas todas, protegerlas, colorear sus etiquetas, cambiarlas de
sitio y, cómo no, modificar su nombre. Para llevar a cabo cualquiera de estas operaciones basta
con hacer clic sobre la opción correspondiente, realizar el cambio y, finalmente, aceptarlo o
pulsar la tecla Intro.
GRÁFICOS 339
5 GRÁFICOS
Los gráficos, representaciones visuales de datos, pueden ser de muy distintos tipos. Dependiendo
de los valores de las celdas y de lo que representen, será mejor utilizar un tipo de gráfico u otro. En
un principio, el objetivo de los gráficos consiste en presentar de forma clara, atractiva y sintética los
datos representados en una hoja de cálculo para evidenciar la evolución de los mismos. No obs-
tante, si el gráfico escogido no es el más adecuado, dicho objetivo puede perderse fácilmente.
Así, un gráfico de los denominados «de queso», por ejemplo, no sería el más apropiado para
mostrar la evolución de las ventas a lo largo de los últimos doce meses.
A grandes rasgos, los tipos de gráficos contenidos en Microsoft Excel son:
• Gráficos de líneas: suelen utilizarse para mostrar la evolución en el tiempo de distintas series
de valores.
• Gráficos de sectores: suelen utilizarse para mostrar o comparar valores totales como, por
ejemplo, el total facturado un año en comparación con los dos ejercicios anteriores.
• Gráficos de barras y columnas: suelen utilizarse para mostrar la evolución de una serie de
datos de forma independiente al resto. En este tipo de gráficos, lo más importante son las ci-
fras individuales.
Aparte de estos, existen otros tipos de gráficos. Son los circulares, los tridimensionales, los de anillos,
los radiales, los de áreas, de burbujas, de cotizaciones, etc. Sean del tipo que sean, los elementos que
incluyen o pueden incluir no varían mucho; son los que puedes ver en la tabla siguiente (Figura 5.1):
ELEMENTOS DE UN GRÁFICO
Título Nombre del gráfico.
Leyenda Cuadro explicativo de las distintas series de datos representadas en el gráfico.
Series de datos Grupos de datos representados.
Eje de categorías Datos del eje 0X.
Eje de valores Datos del eje 0Y.
Eje de escala de tiempo Eje especial que aparece cuando los datos son fechas.
Líneas de división Líneas verticales u horizontales sobre las que aparecen las series.
Tabla de datos Aquella de la que provienen los datos del gráfico
Rótulos de datos Nombre que reciben las distintas series de datos.
Área de trazado Espacio en el que se representan las series de datos.
Marcas de graduación Líneas pequeñas que cortan los ejes para graduar la escala.
Figura 5.1 Sean del tipo que sean, la mayoría de gráficos presentan los mismos elementos.
5.1. Crear gráficos
A diferencia de otras tareas, la creación de un gráfico requiere una planificación previa. De-
pendiendo de los datos que se deban representar, el tipo de gráfico escogido será uno u
otro y en su elección influirán varios factores: los elementos que deseamos que aparezcan
en el gráfico (algunos gráficos tan solo pueden representar dos tipos de valores), la natura-
leza de dichos datos, el efecto óptico que deseamos conseguir, la ubicación del gráfico (si lo
mantendremos al final de la hoja de cálculo, si lo importaremos a un documento de Micro-
soft Word, etc.).
En un principio, si los datos que deseamos mostrar en el gráfico son sencillos, bastará con
seleccionar las celdas que los contienen y, a continuación, activar la ficha Insertar de la Cin-
ta de opciones, pulsar sobre cualquiera de los gráficos mostrados dentro del grupo Gráfi-
cos y, por último, seleccionar el modelo que más nos guste. Automáticamente, se incrustará
un gráfico en la hoja de cálculo mostrando los datos seleccionados. A partir de ese momen-
to, y dependiendo de si su aspecto nos convence o no, será nuestra decisión modificarlo
hasta lograr el resultado que esperamos. Para ello, es necesario trabajar con las opciones
presentadas en las fichas correspondientes a las Herramientas de gráficos que aparecen en
la Cinta de opciones (Diseño, Presentación y Formato), siempre y cuando el gráfico esté
seleccionado.
Los gráficos pueden incrustarse en la hoja de cálculo activa, o bien en una hoja aparte, denomi-
nada hoja de gráfico. Los gráficos incrustados son muy útiles cuando se desea imprimir u obser-
var la tabla y el gráfico que representa sus datos en un mismo espacio.
La forma más rápida de crear un gráfico consiste en seleccionar el rango de celdas que desea-
mos representar y, a continuación, pulsar F11 o Alt + F11. En el primer caso, el programa creará
de forma automática una nueva hoja en la que aparecerá el gráfico (usando el modelo prede-
terminado) creado a partir de los datos seleccionados. Con la segunda combinación de teclas,
el programa realizará la operación pero, en este caso, incrustará el gráfico en la hoja de cálculo
activa. (Figura 5.2)
Importante. Cuando situamos el puntero del ratón sobre cualquier tipo o subtipo de

gráfico, aparece su nombre en pantalla.
Una vez creado el gráfico, y estando este seleccionado, podemos cambiar su aspecto solo con
pulsar sobre cualquier otro modelo de los que aparecen en la ficha Diseño. Asimismo, pode-
mos usar la ficha Diseño para mostrar las series de datos por filas o columnas, cambiar el origen
de datos del gráfico, reubicarlo, definirlo como predeterminado, etc.
GRÁFICOS 341
Figura 5.2 Un gráfico incrustado en la propia hoja de cálculo activa.
Por su parte, las opciones de la ficha Presentación permiten modificar la disposición de los
elementos dentro del gráfico, añadir imágenes o cuadros de texto, cambiar los títulos del gráfi-
co o de los datos, mostrar u ocultar leyendas, etc.
Y ya por último, la ficha Formato ofrece todas las herramientas necesarias para cambiar los
colores del gráfico, modificar el estilo de sus líneas, añadir efectos especiales, etc.
Solo con la práctica podemos llegar a familiarizarnos con las múltiples posibilidades y opcio-
nes que Excel nos ofrece en materia de gráficos. Por suerte, cualquier acción llevada a cabo
en un gráfico de Excel puede deshacerse rápidamente. De este modo, comprobar los efectos
de todas y cada una de las funciones comprendidas en el grupo Herramientas de gráficos
se convierte en una tarea fácil que puede llevarse a cabo sin miedo a cometer algún error
irreversible.
5.2. Modificar la ubicación de un gráfico

Reubicar un gráfico no supone ningún problema. En el caso de los gráficos incrustados,
por ejemplo, simplemente es cuestión de hacer clic sobre el gráfico para seleccionarlo
con el fin de que la Cinta de opciones muestre las Herramientas de gráficos correspon-
dientes. A continuación, dentro del grupo Ubicación de la ficha Diseño, pulsaremos el
botón Mover gráfico y, en el cuadro de diálogo del mismo nombre, seleccionaremos la

opción que más nos interese: la que facilita la ubicación del gráfico en una hoja indepen-
diente o bien la que nos permite escoger la hoja de cálculo en la que deseamos incrustar el
gráfico.
5.3. Gráfico predeterminado
A menudo sucede que por el tipo de datos que solemos manejar en la oficina, el gráfico que
usamos es siempre el mismo. En este sentido, el programa presenta una opción muy útil consis-
tente en el establecimiento del gráfico predeterminado. De este modo, cada vez que creemos
un gráfico, Microsoft Excel, a no ser que le indiquemos lo contrario, siempre creará el gráfico
predeterminado usando el modelo establecido por defecto.
El proceso que debe seguirse para llevar a cabo esta operación antes de crear ningún gráfi-
co es el siguiente: activar la ficha Insertar de la Cinta de opciones, pulsar sobre la flecha
pequeña que aparece a la derecha del grupo Gráficos y, en el cuadro de diálogo que apa-
rece en pantalla, buscar el modelo de gráfico que deseamos establecer como predetermina-
do y, finalmente, pulsar los botones Establecer como predeterminado y Aceptar en este
orden.
A partir de ahora, siempre que insertemos o creemos un gráfico, el programa escogerá dicho
modelo como predeterminado.
UTILIZACIÓN DE FÓRMULAS Y FUNCIONES 343
6 UTILIZACIÓN DE FÓRMULAS Y FUNCIONES

Como te hemos indicado, en una celda
puedes introducir diferentes tipos de datos:
texto, números, fechas y horas y fórmulas.
Estas últimas pueden introducirse directa-
mente en las celdas o en la barra de fórmu-
las (Figura 6.1).
Figura 6.1 Barra de fórmulas.
Recuerda. La fórmula comienza siempre por el signo de igual (=) y se alinea a la derecha
de la celda. Cuando la introducimos en la barra correspondiente, no será necesario te-
clear el signo de igual, ya que se inserta automáticamente. Las fórmulas se alinean a la
derecha en las celdas.
Existen dos tipos diferentes de operaciones, las operaciones aritméticas y las operaciones rela-
cionales:
• Las operaciones aritméticas son aquellas en las que intervienen operadores aritméticos que
permiten realizar cálculos matemáticos. Son las operaciones de suma (+), resta (-), división (/),
multiplicación (*) y potenciación (^).
• Las operaciones relacionales analizan relaciones entre dos operandos. Por ejemplo, pode-
mos saber si un dato es mayor o menor que otro, igual o diferente, etc. El resultado se limita
a indicar si la relación es verdadera o falsa. Cuando introduces dos cifras más el signo del
operador en una celda, las instrucciones que estás dando al programa es que realice con ellas
la operación que hayas indicado. Por ejemplo, si introduces la fórmula =12*10 dentro de una
celda, el programa interpretará que quieres multiplicar 12 por 10 y automáticamente se mos-
trará el resultado en la celda, es decir, la cifra 120 en lugar de los datos que has introducido.
Haz un doble clic en la celda y verás que aparece la fórmula, pero cuando hagas clic en otro
lugar, volverá a aparecer el resultado de la operación.
En el ejemplo anterior se trata de la multiplicación de dos números constantes, pero en otros

casos lo que querremos es que el programa realice operaciones entre los valores de dos celdas
diferentes. Lo que tendremos que hacer entonces es introducir esas referencias en la celda en
la que queramos que aparezca el resultado de la operación.
Por ejemplo, imagina que en la celda B1 tienes el valor 12 y en la celda E3 el valor 10 y que quie-
res multiplicar ambas cifras. Introduce para ello la fórmula en la celda que quieres que aparezca
el resultado, de esta manera: =B1*E3 (Figura 6.2).
Figura 6.2 Fórmula en la celda con valores variables.
El programa mostrará igualmente la cifra 120 en la celda que hayas seleccionado y, en este caso,
lo que habrá hecho es tener en cuenta los valores de las celdas referenciadas. Estos valores no
son constantes, es decir, cuando cambies las cifras de las celdas referenciadas, el resultado se
modificará también, ya que se aplicará la misma fórmula a las nuevas cantidades.
Vamos a introducir ahora una fórmula en la barra de fórmulas en lugar de hacerlo directamen-
te en una celda. Imagina que quieres dividir el valor de la celda A1 por el valor de la celda A2.
Haz lo siguiente:
1. Selecciona la celda en la que quieres que aparezca el resultado y pulsa el símbolo Insertar
función de la barra de fórmulas. De inmediato, aparecerá el signo de igual (=) en la barra de
fórmulas y se activará el asistente Insertar función (Figura 6.3).
Figura 6.3 Asistente Insertar función. En rojo, el botón Insertar función.

2. El asistente Insertar función contiene todas las funciones (fórmulas) que el programa puede
llevar a cabo, y que son muy numerosas. La función para dividir se llama COCIENTE; sin em-
bargo, si desconoces el nombre, puedes escribir en la casilla superior qué operación quieres
ejecutar. En ese caso escribiremos «división» (Figura 6.4).
Figura 6.4 Búsqueda de una función concreta.
Pulsaremos luego en el botón Ir y verás que el asistente habrá seleccionado la función adecua-
da. Por último, pulsa Aceptar.
3. Ahora tendrás que indicar los argumentos de la función. Introduce para ello en la primera
casilla la referencia de la celda donde se encuentra la cantidad que quieres dividir (dividendo) y
en la segunda casilla, la referencia de la celda en la que se encuentra el valor por el que quieres
dividirla (divisor) (Figura 6.5).
Figura 6.5 Introducción de los argumentos de la función.

Observa en la figura anterior que se ha insertado la fórmula en la barra de fórmula y también

en la celda. Pulsa Aceptar.
El resultado de la operación se mostrará en la celda seleccionada para ello. Es posible que en-
tonces te des cuenta de que el resultado no es del todo preciso, lo que se debe a que las celdas
no están preparadas para mostrar decimales a menos que las modifiques. Veamos cómo hacer
que aparezcan decimales en caso de que el resultado los incluya.
4. Selecciona la celda en la que se muestra el resultado de la operación anterior y pulsa el botón

secundario del ratón para que se muestre el menú contextual. Pulsa el comando Formato de
celdas (Figura 6.6).
Figura 6.6 Formato de celdas del menú contextual.
5. En la ficha Número, selecciona el formato Número en el apartado Categoría de la izquierda

y luego cuántos decimales quieres que se muestren. También puedes optar por que se inserte
el punto de separación de los millares y elegir el formato para los números negativos (en negro,
en rojo, con el símbolo negativo delante, etc.) (Figura 6.7).
Figura 6.7 Ficha número en Formato de celdas.

Una de las operaciones que hacemos con más frecuencia en una hoja de cálculo es la suma. A
veces queremos sumar largos listados de cifras y para ello disponemos de un comando que
realizará la operación en un segundo. Se trata del comando Suma ubicado en el grupo Modi-
ficar de la ficha Inicio.
Selecciona el rango de celdas que quieres sumar y que contienen los valores y haz clic en el
comando Suma (Figura 6.8).
Figura 6.8 Comando Suma.
El resultado de la suma aparecerá en la celda inmediatamente debajo del rango seleccionado.

Si ahora pulsas sobre esta celda, verás la fórmula de la operación como si la hubieras introducido
de forma manual (Figura 6.9).
Figura 6.9 Operación de suma en la hoja.
Todos los tipos de cálculo y las ecuaciones que necesites para llevarlos a cabo están incluidos
en la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones (Figura 6.10).
Figura 6.10 Opciones de la pestaña Fórmulas.

Hemos visto que las fórmulas pueden teclearse directamente en las celdas o bien en la barra de
fórmulas, pero también podemos utilizar los comandos de la ficha Fórmulas (Figura 6.11). Para
ello, selecciona primero la celda en la que quieres que aparezca el resultado de la ecuación o
cálculo y luego escoge el comando de la función que quieres que se ejecute entre los del grupo
Biblioteca de funciones.
Figura 6.11 Grupo Biblioteca de funciones.
Así, por ejemplo, podemos utilizar una función financiera, lógica, de fecha y hora, etc. Cuando
pulses cualquiera de los comandos, aparecerá un listado de funciones correspondiente a la ca-
tegoría seleccionada (Figura 6.12).
Figura 6.12 Listado de funciones correspondientes a la categoría Financieras.

Pulsa la función que te interese y a continuación tendrás que especificar las diferentes celdas en
las que se encuentran los valores, con el objeto de rellenar los argumentos de la función. A me-
dida que indiques la celda en la que se encuentra el dato del primer campo, el asistente te infor-
ma sobre el carácter del dato de la siguiente para que puedas comprender los pasos de la
operación que va a llevar a cabo (Figura 6.13).
Figura 6.13 El asistente te guía paso a paso, informando de los valores a introducir.
Si haces clic en el comando Insertar función que aparece a la izquierda del grupo Biblioteca
de funciones, se activará el cuadro de diálogo Insertar función. También puedes activarlo
pulsando la combinación de teclas Mayus + F3.
Si tienes dudas acerca de alguna función en concreto, los cuadros de diálogo de cada función
incluyen en su parte inferior un vínculo llamado Ayuda sobre esta función (Figura 6.14), que
aporta la información sobre la función que tengas seleccionada.
Figura 6.14 Opción Ayuda sobre esta función.

7 OTRAS UTILIDADES
7.1. Formatos condicionales de celda
Los documentos generados gracias a Microsoft Excel contienen una gran cantidad de datos,
mucha información agrupada que, en ocasiones, puede dificultar el proceso de encontrar un
dato determinado. Para localizar rápidamente un dato concreto dentro de un documento de
Excel disponemos de una interesante funcionalidad: el formato condicional de celda.
El formato condicional de celda nos permite resaltar celdas o rangos de celdas que contie-
nen determinados datos que, por una u otra razón, deseamos destacar dentro de un docu-
mento. Gracias a esta función, cambiamos el aspecto visual de un rango de celdas modifican-
do sus colores, añadiendo iconos, resaltando un texto concreto, etc. Veamos algunos
ejemplos:
7.1.1 Formato condicional de celda basado en el texto

El formato condicional de celda basado en el texto nos permite destacar visualmente una pala-
bra o una frase completa que se encuentre dentro de una celda (Figura 7.1).
Figura 7.1 Destacado de conceptos dentro de una celda.
Para aplicar un formato rápido, podemos seguir cuatro sencillos pasos:
1. Selecciona las celdas a las que quieras aplicar el formato condicional. Haz clic en la primera
celda del rango y arrastra el puntero hasta la última celda que desees destacar.
2. Ve a la pestaña Inicio y haz clic en Formato condicional/Resaltar reglas de celdas/Texto

que contiene (Figura 7.2).
3. Como verás, al pulsar sobre Texto que contiene, se abre el siguiente cuadro de diálogo
(Figura 7.3).
OTRAS UTILIDADES 351
Figura 7.2 Formato condicional>Resaltar reglas de celdas/Texto que contiene.
Figura 7.3 Cuadro de diálogo de Texto que contiene.
4. En el cuadro de la izquierda escribiremos el texto que deseamos resaltar. Si has marcado
sólo una celda, el texto que aparecerá por defecto en este cuadro será el texto que contenga
esa celda seleccionada.
5. En el cuadro de la derecha podemos elegir varias opciones: color del relleno, color del tex-
to, combinación de colores de relleno y texto, color del borde, etc. Seleccionamos una de las
opciones y pulsamos Aceptar (Figura 7.4).
Figura 7.4 Personalizar el formato de las celdas que contienen texto.
7.1.2 Formato condicional de celda empleando un conjunto de iconos

Utilizar iconos para resaltar ciertas celdas nos permite clasificar mejor los datos que presenta-
mos agrupándolos visualmente en varias categorías. Podemos utilizar iconos predetermina-
dos que todo el mundo sepa interpretar con un simple vistazo como, por ejemplo, signos de
advertencia, banderas rojas, luces de semáforo, etc.
Veamos en dos pasos cómo incorporar fácilmente una serie de iconos a una celda determinada:
1. Selecciona la celda a las que quieras aplicar el formato condicional.
2. Ve a la pestaña Inicio, haz clic en Formato condicional/Conjunto de iconos y selecciona

el conjunto de iconos que te parezca más adecuado (Figura 7.5).
Figura 7.5 Menú selección de iconos.

7.1.3 Formato condicional de celda empleando barras de datos

Utilizar barras de datos para destacar ciertas celdas nos permitirá apreciar el valor que una
celda tiene en relación con las demás. Una barra de datos de longitud larga indicará que esa
celda contiene un valor más alto, una barra de datos corta nos indicará que la celda contiene
un valor menor. Normalmente, este formato se aplica a las celdas que contienen datos numé-
ricos.
Para incorporar barras de datos a una o varias celdas de forma rápida:
1. Selecciona la celda a las que quieras aplicar el formato condicional.
2. Ve a la pestaña Inicio, haz clic en Formato condicional/Barras de datos y selecciona la

barra que te parezca más adecuada (Figura 7.6).
Figura 7.6 Selección de Barras de estado.
7.2. Macros
A pesar de las múltiples y muy variadas tareas que supone el trabajo en una oficina, existen
muchas otras que no lo son y que deben repetirse continuamente. Es el caso de las hojas de
cálculo nuevas de un libro de contabilidad a las que deseamos aplicar siempre el mismo forma-
to y las mismas funciones, el de las facturas que siempre deben aplicar el mismo porcentaje de
IVA, etc. Para evitar la repetición de las mismas operaciones en cada nuevo libro u hoja de
cálculo, Microsoft Excel dispone de las macros (Figura 7.7).
En ese momento, aparecerá en pantalla un cuadro de diálogo en el que deberemos adjudicarle

un nombre y una ubicación a la macro que estamos a punto de crear.
El cuadro de diálogo Grabar macro también permite establecer una combinación de teclas
con la que, más adelante, siempre podremos ejecutar la macro de forma rápida.
Figura 7.7 La creación de una macro a través del programa Microsoft Visual Basic requiere conocimientos
específicos relacionados con la programación.
Una vez rellenadas las opciones del cuadro de diálogo Grabar macro, ya podemos empezar a
realizar las operaciones que deseamos formen parte de la macro. Por poner un ejemplo, pode-
mos seleccionar toda la hoja de cálculo activa, pulsar el botón Negrita, insertar la imagen pre-
diseñada del logo de la empresa para que aparezca de fondo, establecer el formato de número
deseado para las celdas, etc. Ya para terminar, bastará con pulsar sobre el icono Detener gra-
bación, ubicado también en el grupo Código de la ficha Programador.
Importante. Si guardamos la macro en el libro, únicamente funcionará cuando este esté

activo. Por el contrario, si guardamos la macro en el denominado Libro de macros per-
sonal, entonces podremos disponer de ella siempre que queramos, trabajemos con un
libro u otro.
A partir de este momento, la macro quedará almacenada allí donde lo hayamos dispuesto,
lista para ejecutarse en cualquier momento. Tal y como apuntamos anteriormente, la ejecu-
ción o aplicación de una macro puede llevarse a cabo pulsando la combinación de teclas
antes definida a través del cuadro de diálogo Grabar macro, o bien a través del comando
Macros.
Al igual que el resto de comandos relacionados con las macros, este se encuentra en el grupo
Código de la ficha Programador y, al pulsarlo, activa el cuadro de diálogo Macro. Este es una
especie de buscador de macros desde donde podemos activar todas las macros creadas con
Microsoft Excel, se hayan guardado donde se hayan guardado. Asimismo, el cuadro Macro
también permite eliminar la macro seleccionada, ver cuáles son sus pasos u operaciones graba-
das, crear una nueva macro, modificar las ya existentes, etc.
7.2.1 Diseño y creación de una macro

Vamos a ver cómo se crea una macro y también de qué manera se modifica. El primer paso es
planificar el proceso que queremos que se realice de manera automática. Para ello, utilizaremos
la opción Grabar macro que se encuentra en la lista de opciones del grupo Macros. Sigue los
pasos que te indicamos:
1. Abre la hoja de cálculo donde quieres crear la macro y selecciona la opción Grabar macro
del grupo Macros dentro de la ficha Vista.
2. Se abre la ventana Grabar macro, donde debes escribir un nombre, por ejemplo «Poner
negrita». Escoge, si quieres, un método abreviado y selecciona la opción Este libro de la
lista desplegable Guardar macro en. Pulsa Aceptar (Figura 7.8).
Figura 7.8 Ventana Grabar macro.

3. Selecciona el rango de celdas de la B2 a la B13 (por ejemplo), ve a la ficha Inicio y pulsa so-
bre el botón Negrita para aplicar este atributo al contenido de estas celdas (Figura 7.9).
Figura 7.9 Aplicando negrita a las celdas seleccionadas.
4. Ve de nuevo a la ficha Vista y haz clic en el botón Detener grabación (Figura 7.10) del gru-
po Macros para finalizar el proceso de grabar la macro.
Figura 7.10 Comando Detener grabación.

5. Ahora haz clic sobre el botón Macros de la barra de herramientas y selecciona Ver ma-
cros para que se abra el cuadro de diálogo Macro (Figura 7.11).
Figura 7.11 Cuadro de diálogo Macro.
Puedes ver cómo se ha añadido la macro con el nombre que le hemos dado.
6. Ahora, haz clic en el botón Modificar para que se abra el editor Microsoft Visual Basic,
donde se puede modificar el código de la macro (Figura 7.12).
Figura 7.12 Editor Microsoft Visual Basic.

7. Sitúa el cursor del ratón justo encima de la línea donde pone «End Sub», pulsa la tecla Intro,
escribe: «Range («B2»).Select» y pulsa de nuevo la tecla Intro. Este código hace que se se-
leccione la celda B2.
8. A continuación, escribe «Selection.Font.Bold=False» y pulsa Intro de nuevo para eliminar el

atributo negrita de la celda B2. Pulsa el botón Guardar (Figura 7.13 y Figura 7.14).
Figura 7.13 Código para eliminar atributo de una fuente.
Figura 7.14 Botón Guardar en el editor.
9. Cierra el editor de Microsoft Visual Basic y, en la barra de herramientas, ve al grupo Macro

y haz clic en Ver macros. Se abre el cuadro Macros, selecciona Poner negrita y pulsa el
botón Ejecutar (Figura 7.15). Automáticamente, se seleccionará la celda B2 y desaparecerá
el atributo negrita en la fuente.
Figura 7.15 Efecto de ejecutar la macro.

10. Si quieres guardar los cambios en el libro, haz clic en el botón correspondiente Guardar
archivo.
Como habrás podido observar, en el cuadro de diálogo de Macro hay otros botones que
sirven para gestionar las macros creadas en Excel. Aparte de los botones Ejecutar y Mo-
dificar que acabamos de ver, se encuentra el botón Paso a paso.
11. Haz clic sobre el botón Paso a paso y observa que se abre de nuevo el editor de Microsoft Vi-
sual Basic, donde aparece resaltada en amarillo la instrucción de la primera macro (Figura 7.16).
Figura 7.16 Instrucción seleccionada en el código.
12. Pulsa la tecla F8 de tu teclado para seleccionar la siguiente instrucción. Puedes ir movién-

dote con esta tecla por las distintas instrucciones y ver cómo aplica y elimina el atributo
negrita en la tecla seleccionada (Figura 7.17).
Figura 7.17 Con la tecla F8 seleccionamos las instrucciones en el editor.

13. Finalmente, en el momento de cerrar el editor, una ventana de advertencia avisa de que

este paso detendrá el depurador. Haz clic en el botón Aceptar (Figura 7.18).
Figura 7.18 Ventana de advertencia.
Los otros dos botones de la ventana Macro son Eliminar y Opciones. La función del primero
es evidente, mientras que, si se pulsa el botón Opciones, aparece la ventana Opciones de la
macro (Figura 7.19), donde se puede ampliar o modificar alguna característica de la macro.
Figura 7.19 Cuadro de opciones de la macro.

GESTIÓN DE ARCHIVOS. IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DOCUMENTOS 361
8 G ESTIÓN DE ARCHIVOS. IMPORTACIÓN Y

EXPORTACIÓN DE DOCUMENTOS
Por norma general, todas las empresas tienen su propio protocolo de seguridad relativo a los
archivos informáticos. Obviamente, el objetivo de dicho protocolo no es otro que el de garan-
tizar la conservación de los documentos. No obstante, nunca está de más que cada usuario
tome sus propias precauciones y realice sus propias copias de seguridad.
Crear un sistema de archivo propio requiere una clasificación minuciosa y detallada de todos los
documentos. Por ello, siempre será mucho mejor dedicar un tiempo a la elaboración de un cri-
terio lógico que nos sirva para crear el archivo que ir guardando los libros y archivos de forma
caótica hasta que un día ya no seamos capaces de gestionarlos con rapidez, por causa del caos
de organización que reina en nuestro equipo. La creación de carpetas y subcarpetas y la lógica
nomenclatura de los archivos (podemos numerarlos u ordenarlos por orden alfabético, etc.) son
de gran ayuda.
Lógicamente, para poder llevar a cabo esta tarea, el dominio de los procedimientos de búsque-
da, recuperación y grabación de hojas de cálculo es fundamental. De su conocimiento depen-
derá, en gran parte, la rapidez y el fácil manejo y gestión de los archivos.
8.1. Búsqueda y recuperación de hojas de cálculo

Al igual que ocurre en todos los programas integrantes de la suite Microsoft Office, la búsque-
da y recuperación de archivos se realiza a través de las herramientas del sistema, en este caso
Windows. Por su parte, desde el programa únicamente es posible realizar una búsqueda a tra-
vés de las herramientas de exploración de los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como. Por
último, el listado de Documentos recientes que aparece dentro del menú del botón de Offi-
ce es también de gran ayuda en este sentido. El programa lista los últimos archivos abiertos a
través del programa y, de este modo, el usuario puede no solo observar el historial de libros
abiertos, sino también acceder a ellos con un solo clic.
Para modificar el listado de documentos recientes es preciso ejecutar la secuencia siguiente:

botón de Office > Opciones de Excel > Avanzadas. Ya dentro de esta sección, en la lista
Mostrar este número de documentos recientes (dentro de la ficha Mostrar), podemos se-
leccionar el número que mejor nos convenga (incluso 0 si no queremos que aparezca ninguno).
En referencia a la herramienta Buscar, ubicada en el menú del botón Inicio de Windows, cabe
decir que sus funciones no se limitan a la búsqueda de archivos. Tal y como observamos al
desplegar su menú de opciones, a través de esta herramienta también es posible realizar una
búsqueda de contactos, en Internet, etc. No obstante, para realizar la búsqueda de cualquier

libro de Excel la opción correcta siempre será Archivos o carpetas, una opción que abre un
cuadro de diálogo del mismo nombre a través del cual podemos llevar a cabo una búsqueda de
acuerdo con infinidad de factores: tipo de archivo, equipo en el que se encuentra, carpeta o
directorio donde se ubica el archivo, palabras del nombre, palabras contenidas dentro del archi-
vo, momento en el que se modificó, tamaño del archivo, etc.
Una vez especificados todos los criterios de búsqueda e iniciado el proceso, este siempre pue-
de detenerse. Pulsando sobre el botón Detener, la búsqueda se para y el asistente del cuadro
de diálogo muestra nuevas opciones que permitirán al usuario decidir si desea dar por termina-
da la búsqueda de forma definitiva, o bien si prefiere reiniciarla de forma distinta. En caso con-
trario, si no se detiene la búsqueda, el cuadro mostrará todos los archivos encontrados coinci-
dentes con los criterios de búsqueda establecidos. En caso de no encontrar nada, siempre
podemos iniciar una nueva búsqueda alterando los parámetros de la misma.
En referencia a la recuperación de archivos, Microsoft Excel presenta un protocolo de acción

para casos de pérdida de documentos.
Definición. Si cerramos el equipo sin pulsar antes el botón de cierre del programa, o
bien si el ordenador se apaga a causa de un apagón, un cortocircuito o cualquier error
interno, al reiniciar Microsoft Excel, el programa mostrará el panel de tareas Recupera-
ción de archivos, donde aparecerán los archivos que ha podido recuperar (por norma
general, los archivos activos en el momento en que se apagó el equipo).
En cualquier caso, la recuperación del archivo no implica siempre que el programa nos lo de-
vuelva con toda la información introducida hasta el momento del cierre anómalo del equipo.
Normalmente, el archivo recuperado muestra todos los cambios aplicados hasta el momento
en que el libro se guardó por última vez (ya fuera a través de la herramienta Autorrecuperar o
a través del comando Guardar).
Aunque la mejor forma de conservar los datos de un libro u hoja de datos es guardar con fre-
cuencia, la habilitación de la herramienta Autorrecuperar es también un buen método pre-
ventivo. Así, combinando ambas tareas, tendremos más posibilidades de que, después de un
cierre anormal del equipo, el programa devuelva los libros con los que estábamos trabajando
sin grandes pérdidas de datos, e incluso mostrando la misma información y de la misma mane-
ra como la dispusimos en cada caso. En parte, esto es debido al hecho de que la función Au-
torrecuperar no solo recupera los últimos datos introducidos en el programa, sino que tam-
bién recupera algunos aspectos del estado del programa después de haberse cerrado de
manera anómala.
Para configurar las opciones de la función Autorrecuperar, es necesario ejecutar la secuencia:

botón de Office > Opciones de Excel > Guardar. Y, una vez dentro de dicha sección, será
necesario activar la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperación cada
___ minutos e introducir el número de minutos que deseamos, según nos convenga y de
acuerdo con nuestro ritmo de trabajo.
Importante. Cada vez que guardamos un libro de Excel que ya existía con un nuevo
nombre, el libro anterior no desaparece, sino que sigue en su sitio original con su mismo
nombre.
8.2. Grabación de hojas de cálculo

Grabar las hojas de cálculo que contienen información importante debería ser una de las tareas
imprescindibles de cualquier profesional del secretariado. Los libros de cuentas, las facturas, los
inventarios, etc. deberían copiarse periódicamente y con frecuencia para evitar posibles pérdidas.
En este sentido, la mejor opción sería disponer de tres copias de todos y cada uno de los archi-
vos importantes. La primera copia, naturalmente, se guardaría en el equipo propio, la segunda
en una carpeta ubicada en la red y la tercera y última, en un soporte externo (CD o DVD, por
ejemplo).
Al igual que en Microsoft Word y el resto de aplicaciones de Microsoft Office, el comando

Guardar suele utilizarse para guardar los cambios efectuados en una hoja de cálculo mientras
se está trabajando en un libro que ya dispone de un nombre y una ubicación.
Por otro lado, el comando Guardar como se utiliza cuando deseamos nombrar y ubicar un libro
nuevo u otro que ya se había guardado antes, pero que ahora deseamos renombrar o reubicar.
Ambos comandos se encuentran en el menú del botón de Office. Por defecto, Microsoft
Office Excel 2007 siempre propone la carpeta Mis documentos > Documentos (dependien-
do de la versión de Windows) para ubicar los archivos que deseamos guardar por primera vez.
No obstante, el usuario siempre puede cambiar dicha ubicación.
Importante. A través del cuadro de diálogo Guardar como, el usuario no solo puede
designar con un nombre al libro o archivo y ubicarlo, sino realizar múltiples acciones
como, por ejemplo, cambiar la vista de los archivos, crear nuevas carpetas, explorar el
árbol de directorios del ordenador, eliminar archivos, etc. (Todas ellas fueron descritas en
el capítulo anterior dedicado a Microsoft Word.)
Por otro lado, el comando Guardar como, ubicado en el menú del Botón de Office, dispone
de su propio menú de opciones, entre las que figuran las siguientes:
• Libro de Excel: ejecutando este comando, el programa guardará el archivo con el formato de
archivo predeterminado, el de un libro de Excel 2007.
• Libro de Excel habilitado para macros: para que un libro de Excel ejecute las macros, es
necesario habilitarlo expresamente. Para ello, podemos guardar el archivo con un formato
basado en XML (especial para las macros).
• Libro binario de Excel: guardando el libro con este formato, podremos optimizar la carga y
guardado rápidos.
• Libro de Excel 97-2003: a través de esta opción, el libro se guardará con un formato total-
mente compatible con las versiones de Excel 97-2003. El comprobador de compatibilidad
nos informará de si se pierde algún formato aplicado o cualquier otra característica de la hoja
(Figura 8.1).
• Otros formatos: este comando abre el cuadro de diálogo Guardar como, a través del cual
podemos seleccionar cualquiera de los tipos de archivos disponibles que deseamos aplicar al
libro activo.
Figura 8.1 El comprobador de compatibilidad muestra en pantalla las posibles incompatibilidades o pérdidas de
información ocasionadas por el baile de versiones.
Importante. Si, trabajando con un documento nuevo al que todavía no hemos asignado

ni un nombre ni una ubicación, pulsamos sobre el comando Guardar, el programa abrirá
el cuadro de diálogo del comando Guardar como.
8.3. Importación y exportación de hojas de cálculo

Para importar un documento ya existente de Word 2007 solo tienes que pulsar Abrir dentro de
botón de Office y allí buscar la carpeta donde tienes guardado el documento y seleccionarlo
(Figura 8.2).
Figura 8.2 Importar documento existente.
La extensión para guardar un documento de Word 2007 es .docx, mientras que en las versio-
nes anteriores (Word 97-2003), los archivos se guardan con la extensión .doc. Recuerda que la
versión Word 2010 puede leer los documentos creados en versiones anteriores de Word y
abrirlas normalmente. También Word 2007 puede leer las versiones de archivos creados en
documentos de Word 97-2003.
Para exportar un documento, tenemos la opción Enviar (Figura 8.3):
Dentro de esta opción podemos realizar diferentes operaciones con el documento que hemos
creado en Word:
• Correo electrónico: envía como archivo adjunto una copia del documento a un correo
electrónico o varios. Todos los destinatarios reciben copias independientes del docu-
mento.
• Fax de Internet: utiliza un servicio de fax por Internet para enviar por fax el documento.
Figura 8.3 Botón Office>Enviar para exportar un archivo.
También disponemos, para exportar un documento Word, de la opción Publicar (Figura 8.4)
dentro de botón de Office:
Figura 8.4 Botón Office>Publicar para exportar un archivo.

CORRECCIÓN Y VERIFICACIÓN ORTOGRÁFICA 367
9 CORRECCIÓN Y VERIFICACIÓN
ORTOGRÁFICA
Dentro de la Cinta de opciones, en el grupo Revisión dentro de la pestaña Revisar, tenemos
las opciones de verificación ortográfica que se pueden utilizar en el caso de tener texto dentro
de las celdas (Figura 9.1).
Figura 9.1 Menú revisión ortográfica.
Recuerda. El corrector ortográfico y gramatical permite revisar la ortografía y la concor-

dancia gramatical del texto. Esta opción compara lo que se escribe con lo que contiene
el diccionario principal y el diccionario personalizado de Microsoft Office.
Para revisar el texto de la hoja de cálculo es necesario pulsar la casilla Ortografía y automática-
mente Excel revisará el texto del documento. En cuanto el corrector detecte un fallo, mostrará
un cuadro de diálogo para que el usuario interactúe y acepte la modificación sugerida o selec-
cione la que desee (Figura 9.2).
Figura 9.2 Ventana de corrección ortográfica.

Dentro del botón de opciones de la ventana del corrector ortográfico es posible cambiar los
parámetros generales de corrección de Excel (Figura 9.3).
Figura 9.3 Ventana opciones de corrección del corrector.

IMPRESIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO 369
10 IMPRESIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO

Las hojas de cálculo, como la mayoría de documentos realizados con los programas de la suite
Microsoft Office, pueden imprimirse de forma fácil y personalizada. Si bien imprimir una hoja
de cálculo o un libro en su totalidad no es lo más habitual, por tratarse la mayoría de las veces
de documentos muy extensos con información relativa a las cuentas y números de las empresas,
sí es común imprimir parte de las mismas. No es el caso de las hojas de cálculo utilizadas para
elaborar facturas, listados de proveedores, clientes o distribuidores, albaranes, etc., que sí suelen
imprimirse con frecuencia.
Presentar la confirmación en soporte de papel es todavía hoy un requisito imprescindible en

muchas de las transacciones y gestiones realizadas en el mundo empresarial. Aun así, antes de
imprimir conviene recordar siempre los tres principios básicos de la impresión: ecología, eficacia
y rapidez. Para ello, controlar el número de copias, los destinatarios de las mismas y el plazo de
entrega es la mejor estrategia para cumplir con estos principios.
10.1. Control de impresión
Al igual que el procesador de textos Microsoft Word, Excel permite comprobar el aspecto de
cada una de sus hojas de cálculo a través de la Vista preliminar. Para acceder a esta vista, de-
bemos pulsar el botón de Office, hacer clic sobre la flecha que aparece junto al comando
Imprimir y, de entre las opciones de su submenú, seleccionar Vista preliminar. Seguidamente,
la interfaz del programa modificará su aspecto y, en lugar de la Cinta de opciones, la hoja de
cálculo mostrará una única ficha, Vista preliminar, subdividida en tres grupos: Imprimir, Zoom
y Vista previa, con sus comandos respectivos.
De todos ellos, posiblemente el comando más interesante de los tres grupos sea Confi-
gurar página. Pulsando sobre él se abre un cuadro de diálogo desde el que, antes de
imprimir, el usuario puede modificar la orientación de las hojas, cambiar sus márgenes,
especificar la calidad y el tipo de papel (su tamaño), seleccionar el área de celdas que se
desean imprimir, insertar encabezados y pies de página, decidir si se deben imprimir o no,
etc.
En definitiva, un sinfín de parámetros que, una vez establecidos, pueden controlarse a través de
la Vista preliminar. Gracias a esta vista, controlar el aspecto del documento en papel previa-
mente a la impresión es posible.
En caso de que un mismo equipo esté conectado a varias impresoras, para seleccionar la
que más convenga es necesario abrir el cuadro de diálogo Imprimir a través del botón de
Office. Una vez activado, y desde el área Impresora, debemos desplegar el cuadro de
lista Impresoras. De este modo, accederemos al listado de impresoras disponibles para el

equipo.
10.2. Procedimientos de impresión de archivos

Comprobada la validez del documento y realizados los últimos retoques, es el momento de
imprimir. Como ya sabemos, existen distintas formas de ejecutar dicho comando. Así, para
enviar el libro con sus respectivas hojas de cálculo a la impresora, existe la opción de pulsar
sobre el icono Impresión rápida situado en la barra de herramientas de acceso rápido o
ejecutar la siguiente secuencia de comandos: Botón de Office > Imprimir > Impresión rá-
pida.
Para abrir el cuadro de diálogo Imprimir antes de enviar definitivamente el documento a la

impresora, podemos pulsar la combinación de teclas Control + P o bien ejecutar la secuencia:
botón de Office > Imprimir.
Por otro lado, desde los cuadros de diálogo Abrir o Guardar como existe también la posibili-
dad de imprimir un documento incluso estando cerrado.
Importante. Las opciones de impresión no son las mismas para todas las impresoras.
Dependiendo del tipo (láser, tinta o matricial) y de la marca y modelo, el botón de Pro-
piedades del cuadro de diálogo Imprimir mostrará unas opciones u otras.
Para ello, desde la ventana del cuadro de diálogo, es necesario seleccionarlo, abrir su menú
contextual y, por último, seleccionar el comando Imprimir.
10.3. Procedimientos de impresión de gráficos

Dependiendo de cuál sea la necesidad, los gráficos pueden o deben imprimirse solos o junto
con la tabla de gráficos a la cual representan. En este último caso, la impresión se realiza de
forma regular. En el caso de querer imprimir el gráfico únicamente, el procedimiento cambia en
un único detalle: el gráfico debe estar seleccionado en el momento de ejecutar el comando
Imprimir.
Como siempre, se recomienda, antes de imprimir un trabajo y para evitar confusiones, activar la
Vista preliminar (Figura 10.1). De este modo nos aseguramos de que la impresión realmente
mostrará los datos que nos interesan, ya sea el gráfico solo o junto con otros datos.
Figura 10.1 A través de la Vista preliminar podemos modificar los márgenes del documento y configurar la
página para adaptar su aspecto a nuestras necesidades.
10.4. Procedimientos de impresión de fórmulas

Aunque no es un procedimiento muy habitual, existe la posibilidad de imprimir las fórmulas
utilizadas en las distintas celdas de las hojas de cálculo. Por norma general, las fórmulas solo
aparecen en la barra de fórmulas del programa y, por tanto, nunca aparecen en las impresiones
en papel. A pesar de ello, en ocasiones puede sernos particularmente de gran utilidad imprimir
las fórmulas para salir de dudas o realizar cualquier comprobación.
Si pulsamos la tecla Alt más la tecla con los signos ª, º, y \ (situada a la izquierda de la tecla del
número 1), automáticamente, todas las celdas que contengan una fórmula la mostrarán en pan-
talla adaptando el ancho de la celda al nuevo contenido. A partir de este momento, el proceso
de impresión es idéntico al de cualquier otra hoja de cálculo.
10.5. Configurar la impresión
Los documentos generados con Microsoft Excel contienen muchos más datos que los generados
con otras herramientas ofimáticas como, por ejemplo, Microsoft Word. Por ello, antes de impri-
mir nuestras hojas de cálculo es interesante ajustarlas y revisarlas. Para realizar esta tarea más fá-
cilmente, Microsoft Excel pone a nuestra disposición diversas funcionalidades muy interesantes:
• Diseño de página: gracias a esta funcionalidad podemos revisar y modificar si es necesario

ciertos elementos como los márgenes, los encabezados y los pies de página. Es importante
que recordemos que los elementos que veamos en el Diseño de página serán los que final-
mente se impriman. Por ejemplo, si una celda es demasiado corta para el texto que contiene
y vemos el valor (##), ese será el valor que aparecerá en nuestra copia impresa.
• Configurar los márgenes de las páginas: antes de imprimir también es muy recomendable
configurar los márgenes de las páginas, esos espacios en blanco que se sitúan entre los datos
de la tabla y los bordes de la página soporte de la impresión. Configurar los márgenes evitará
que la impresión recorte parte de los datos de nuestra tabla. Activaremos esta funcionalidad
en la pestaña Diseño de página/ comando Márgenes.
• Establecer un área de impresión: normalmente no necesitamos imprimir todo el documen-
to generado en Microsoft Excel, sino solo una parte del mismo, una selección. Para ello selec-
cionaremos con el cursor del ratón la parte del documento que deseamos imprimir, en la
pestaña Diseño de página haremos clic en Área de impresión y elegiremos Establecer
área de impresión.
• Crear saltos de página manuales: los saltos de página sirven para dividir una larga hoja de
cálculo en diferentes partes para facilitar su impresión en varias hojas. Por defecto, Micro-
soft Excel inserta saltos de página automáticos, pero estos a veces no coinciden con nues-
tras necesidades concretas. Para crear saltos de página manuales utilizamos la opción Vista
previa de salto de página que se encuentra dentro de la pestaña Vista de la Cinta de opcio-
nes. Sin abandonar esta vista previa, pulsaremos Diseño de página de la Cinta de opciones
y elegiremos la función Saltos.
Podemos insertar saltos de página horizontales o verticales. Para insertar un salto de página
vertical, seleccionaremos la columna situada a la derecha del punto donde queremos incorpo-
rar el salto. Para insertar un salto de página horizontal, seleccionaremos la fila que se encuentre
justo debajo del lugar donde queremos que se incluya ese salto de página.
El cuadro de diálogo Imprimir de Excel es muy parecido al de Microsoft Word y funciona del
mismo modo. A través de este cuadro son múltiples las operaciones que se pueden realizar. Las
más importantes son las siguientes:
• La sección Copias permite insertar el número de veces que deseamos imprimir cada docu-
mento.
• Si está activada, la opción Intercalar imprime todas las páginas del documento en orden
(primero todas las páginas en orden de la primera a la última de la primera copia del docu-
mento, luego todas las del segundo, etc.). Si no está activada, primero se imprimirán todas las
copias de la página número 1, luego las de la 2, etc.
• La sección Intervalo de páginas permite escoger entre dos opciones: Todas (se imprimen
todas las páginas de la hoja activa), Páginas (únicamente se imprimen las páginas especifica-
das en los cuadros de texto Desde y Hasta).
• Por último, la sección Imprimir presenta distintas opciones relacionadas con el área de impre-
sión. Las más utilizadas son: Selección (solo se imprime el rango de celdas seleccionado),
Todo el libro (se imprime todo el libro con todas sus hojas) y Hojas activas (se imprimen las
hojas activas).
Ya para terminar con la descripción del cuadro de diálogo Imprimir, debemos mencionar la
existencia de los botones Vista previa que, lógicamente, activa dicha vista, y Propiedades.
Este último abre un nuevo cuadro de diálogo desde el que podemos configurar el origen del
papel, así como la orientación y el orden de impresión de las páginas.
11 INTERRELACIONES CON OTRAS

APLICACIONES
Los libros y hojas de cálculo creados con Microsoft Excel, al igual que el resto de archivos ge-
nerados con los programas que forman parte de la suite Microsoft Office, permiten el intercam-
bio de elementos, datos y archivos entre ellos. De este modo, si copiamos un rango de celdas,
una tabla, un gráfico o cualquier otro elemento de una hoja de cálculo, podremos pegarlo sin
problema alguno (aunque siempre hay algunas excepciones) en cualquier documento de Word,
en el área de texto de un mensaje de Outlook, en una presentación de PowerPoint, etc. El he-
cho de que todos los programas formen parte del mismo paquete facilita la detección de tales
elementos y, de esta forma, simplifica las operaciones de copia, importación o exportación de
datos entre las distintas aplicaciones.
Por otro lado, y en referencia a la compatibilidad de las distintas versiones de un mismo progra-
ma o de programas distintos, cabe destacar que las versiones últimas siempre reconocen las
anteriores, pero no al revés. Así, desde Microsoft Office Excel 2007 podemos abrir un libro
guardado como libro de Excel 97-2003 tranquilamente. Como indicador del cambio de versión,
la barra de título del programa mostrará entre corchetes las palabras «Modo de compatibili-
dad». Por el contrario, si desde Microsoft Office Excel 2003 intentamos abrir un libro guardado
como Excel 2007, el programa nos indicará la imposibilidad de ejecutar dicha operación por no
reconocer el formato del archivo.
Importante. Al abrir un libro creado con una versión anterior, en ocasiones, puede ocu-
rrir que los datos o el formato sufran algún deterioro y se pierda información. Para evitar-
lo, el programa dispone del Comprobador de compatibilidad,
El Comprobador de compatibilidad es una herramienta que se ejecuta a través de la secuencia

botón de Office > Preparar > Ejecutar el Comprobador de compatibilidad y que tiene
como misión mostrar todos los problemas derivados del cruce de versiones a lo largo de todo
el libro. A través del cuadro de diálogo de esta herramienta, el usuario puede utilizar el botón
Buscar para localizar los problemas, el botón Arreglar para solucionarlos, el botón Ayuda para
obtener más información o el botón Copiar en hoja nueva para crear un informe (en una hoja
de cálculo distinta) en el que aparezcan todos los problemas detectados por el programa y su
ubicación.
Asimismo, desde ese cuadro también es posible activar la casilla de verificación Comprobar la
compatibilidad al guardar este libro. De este modo, podremos comprobar los conflictos de-
rivados de la compatibilidad de versiones cada vez que guardemos el libro. Por defecto, Excel
2007 realiza dicha comprobación siempre que se trabaja en el Modo de compatibilidad.
TRABAJAR EN GRUPO 375
12 TRABAJAR EN GRUPO
Una operación importante es comprobar la validez de los datos que introducimos en una hoja
de cálculo. Sobre todo cuando son varias las personas que deben introducir datos (por ejemplo
en un formulario), es fácil que los introduzcan en campos equivocados. Sin embargo, Excel
2007 puede evitar estos errores protegiendo ciertas zonas de la hoja para que no puedan mo-
dificarse, además de mostrar un mensaje informando sobre qué tipo de datos deben introducir-
se y otro avisando del error en caso de que se cometa.
En nuestro ejemplo, imaginaremos que en un determinado rango de celdas debe introducirse

una fecha en cada una, nunca anterior al 1 de diciembre de 2007. Para lograr esto, configurare-
mos esta regla, luego el mensaje de aviso para que el usuario sepa a qué atenerse antes de in-
troducir la fecha y el mensaje de error que se mostrará si no se cumple la regla.
1. Para establecer una regla de validación, primero se debe seleccionar el rango de celdas a las
que se va a aplicar dicha regla (Figura 12.1).
Figura 12.1 Selección del rango de celdas.
2. A continuación, haz clic en el comando Validación de datos del grupo Herramientas de

datos de la ficha Datos en la Cinta de opciones. De nuevo, haz clic en el subcomando Vali-
dación de datos (Figura 12.2).
Figura 12.2 Datos>Herramientas de datos>Validación de datos.

Consta de tres fichas para establecer la regla de validación y también el mensaje de entrada y el de
error. Selecciona en la primera ficha (Configuración) qué tipo de datos se permitirán en el rango de
celdas que seleccionaste previamente; en este caso, selecciona Fecha en la lista desplegable Permi-
tir y mayor que en la lista desplegable Datos (Figura 12.3). En Fecha inicial introduce «1/12/2007».
Figura 12.3 Validación de datos > Configuración.
3. En la ficha Mensajes de entrada, escribe el texto que quieres que se muestre en la hoja de
cálculo. Por ejemplo: «Introduzca fechas posteriores a 1/12/2007». Puedes escribir también un
título para el mensaje (Figura 12.4).
Figura 12.4 Validación de datos>Mensaje de entrada.
4. Finalmente, en la ficha Mensaje de error, introduce el texto que quieres que se muestre en
la hoja de cálculo cuando se cometa un error al introducir un dato. Puede seleccionarse entre
Detener, Advertencia o Información y, en cada caso, lo que cambiará es el símbolo que se
muestra junto al mensaje cuando este aparece. Además, puedes escribir un título. Pulsa Acep-
tar cuando termines (Figura 12.5).
Figura 12.5 Validación de datos>Mensaje de error.
A partir de este momento, en el rango de celdas aparecerá el mensaje que escribiste primero
advirtiendo de la norma (Figura 12.6).
Figura 12.6 Aviso sobre el tipo de datos a introducir.
Si se introduce un dato que no cumpla con la regla, aparecerá el mensaje de error que escribis-
te (Figura 12.7).
Figura 12.7 Mensaje de error al introducir un dato que no cumple la regla.

Otra interesante opción que nos ofrece Microsoft Excel para evitar los errores en la entrada de
datos en un mismo documento por un grupo de varias personas es la creación de listas desple-
gables. Esta funcionalidad permite que los usuarios no escriban la información dentro de la
celda, sino que tengan que elegir la información a insertar a partir de una lista que nosotros
habremos configurado previamente. Crear una lista desplegable, además de ahorrar tiempo a
los integrantes del grupo, garantiza la fiabilidad de los datos de nuestro documento.
Para crear una lista desplegable seguiremos los pasos siguientes:
1. Seleccionamos la celda donde deseamos incorporar una lista desplegable.
2. En la ficha Datos de la Cinta de opciones hacemos clic sobre el comando Validación de
datos. Al pulsarlo nos aparece un cuadro de diálogo que nos permitirá configurar los pará-
metros de nuestra lista (Figura 12.8).
Figura 12.8 Cuadro de diálogo del comando Validación de datos.
3. En la pestaña Configuración del cuadro de diálogo podemos seleccionar permitir la entra-
da de diferentes tipos de datos. Elegimos la opción Lista. Verificamos que está activada la
casilla Celda con lista desplegable y, a continuación, anotamos en la casilla larga Origen el
nombre o la referencia de nuestra lista (Figura 12.9).
En cuanto al Origen de la lista, debemos recordar anotar antes de la referencia o el nombre de

nuestra lista el signo igual (=) (Figura 12.10).
Figura 12.9 Opciones de configuración de la pestaña permitir.
Figura 12.10 Edición del campo Origen de la Validación de datos.
Como ves en el Cuadro de diálogo, Microsoft Excel nos permite configurar tanto los mensajes
de entrada como los mensajes de error que aparecerán cuando un usuario haga clic en la celda
que contiene la lista desplegable.
La pestaña Mensaje de entrada nos permite incluir el texto de ayuda que aparecerá cuando el
usuario pulse sobre la celda (Figura 12.11).
Figura 12.11 Edición de mensajes de ayuda.
La pestaña Mensaje de error nos permite incluir el texto que se mostrará al usuario cuando in-
troduzca datos no válidos (Figura 12.12).
Figura 12.12 Edición de mensajes de error.

El hecho de compartir un libro entre varias personas implica que sea necesario cierto control
sobre los cambios que cada una de ellas realiza sobre el archivo.
Recuerda. Microsoft Office Excel 2007 dispone de una herramienta de seguimiento

para controlar los cambios. Así, cuando uno de los usuarios modifique alguna parte del
libro, el cambio se resaltará con el color asignado a tal usuario, de manera que puedan
controlarse las modificaciones.
Además, este seguimiento permite saber cuál de los usuarios ha realizado dicho cambio para
verificar que es correcto. Para activar el Control de cambios, sigue los pasos que te indicamos
a continuación:
1. Ve a la ficha Revisar, en el grupo Cambios, y en Control de cambios, haz clic en la opción

Resaltar cambios (Figura 12.8).
Figura 12.8 Opción Resaltar cambios.
2. Activa las opciones que se muestran en la figura siguiente para que se active el seguimiento
de cambios al compartir el libro entre varios usuarios. Pulsa Aceptar (Figura 12.9).
Figura 12.9 Cuadro de diálogo Resaltar cambios.
3. A partir de ese momento, los cambios que realicen otros usuarios quedarán registrados
de manera que se pueda hacer un seguimiento. Una vez que todos los usuarios han acabado
de trabajar con el libro, es posible aceptar o rechazar los cambios que se hayan realizado
(Figura 12.10).
Figura 12.10 Opción Aceptar o rechazar cambios.
Al hacer clic en el botón Aceptar o rechazar cambios en la ficha Revisar, se abre el cuadro de
diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, desde el que es posible especificar qué
cambios son aceptados y cuáles no (Figura 12.11).
Figura 12.11 Cuadro de diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar.

ELABORACIÓN DE DISTINTOS TIPOS DE DOCUMENTOS 383
13 ELABORACIÓN DE DISTINTOS TIPOS DE

DOCUMENTOS
Microsoft Excel 2007 permite crear distintos tipos de documentos en los que pueden aprove-
charse las posibilidades que una hoja de datos ofrece; por eso, cuando se elige Nuevo desde el
botón de Office aparece una ventana donde se puede elegir entre opciones de documentos.
Se escoge el adecuado y se hace clic en Aceptar.
Explicaremos cada uno de los tipos disponibles:
• Libro en blanco y reciente: permite crear un documento nuevo empezando desde cero.
Para crear rápidamente un libro nuevo en blanco, también puedes presionar la combinación
de teclas Ctrl + N (Figura 13.1).
Figura 13.1 Tipos de documentos en Excel. Botón Office>Nuevo.
• Plantillas instaladas: son plantillas tipo que se instalan con Excel de forma predeterminada,
disponibles para utilizarse. Al hacer clic sobre una de ellas se muestra una previsualización de
la misma a la derecha de la pantalla (Figura 13.2).
Figura 13.2 Previsualización de una plantilla de ejemplo.
• Mis plantillas: contiene las plantillas que el usuario ha creado. Si no ves la plantilla que deseas
usar, comprueba que se encuentra en la carpeta correcta. Las plantillas personalizadas se
suelen almacenar en la carpeta Templates.
• Nuevo a partir de existente: posibilita crear un libro nuevo a partir de uno ya existente, lo
que nos permite hacer modificaciones sobre el mismo libro y guardarlo como uno nuevo. Para
abrirlo es necesario desplazarse hasta la carpeta donde lo tenemos ubicado y pulsar sobre
Crear nuevo.
También podríamos guardarlo con el mismo nombre, pero en ese caso sobre escribiendo el
anterior (si lo guardamos en la misma ubicación).
13.1. Plantillas predeterminadas de Excel

Excel, entre otras muchas acciones, permite hacer las facturas para nuestro negocio o actividad
profesional.
Hay muchas formas de hacer una factura en Excel; la más fácil y rápida es utilizando una plan-
tilla.
13.1.1. Creación de una factura

1. Abre un libro de Excel.
2. Elige Nuevo. Se abrirá una ventana en la que se indican en la parte derecha categorías de
plantillas que existen.
3. Pulsa Facturas (Figura 13.3). Aparecerá una vista previa de todas aquellas que podemos
descargar. Si hacemos clic sobre ella dos veces, automáticamente se abre un libro de Excel
en cuya hoja se ha trasladado la factura elegida. Al hacer clic en Facturas se mostrarán al-
gunas carpetas adicionales y deberás poner especial atención en las carpetas que tienen el
nombre Facturas de venta y Facturas de servicio ya que dentro de alguna de ellas encon-
trarás la plantilla de factura adecuada a tus necesidades. Algunas de las plantillas que po-
drás encontrar son las siguientes:
• Factura que calcula el total.
• Factura IVA: precio excluidos impuestos.
• Factura IVA: precio con impuesto incluido.
• Factura con impuesto de ventas aplicado parcialmente.
• Factura de ventas.
• Factura de servicios con deducción de depósito.
• Factura de servicios con cálculo de impuestos.
• Factura de servicios.
Figura 13.3. Plantilla de la factura que aparece en Excel.

4. Solo tienes que situarte en cada una de las celdas que reflejan los datos iniciales de la factu-
ra de ejemplo, como nombre, dirección, código fiscal (tanto del emisor como del receptor),
cantidades, importes, impuestos y concepto, e introducir los datos de tu factura (Figura 13.4).
Figura 13.4 Introducir datos para realizar nuestra factura.
5. Debes poner atención, ya que en muchas ocasiones las celdas tienen insertadas fórmulas
que conviene no borrar y así automáticamente se realizan los cálculos oportunos.
Una vez repasados los cálculos, ya está lista la factura en Excel.
13.1.2. Elaboración de un presupuesto
Confeccionar un presupuesto consiste, salvo imprevistos, en estimar los ingresos que la empre-
sa va a tener en el ejercicio —habitualmente un año natural, del 1 de enero al 31 de diciembre—,
que suelen ser los mismos que los del ejercicio pasado variando el IPC, y a esos ingresos restar-
le los gastos. Todo ello para poder saber en todo momento cuándo las cosas van bien o mal y
así poder tomar las decisiones oportunas y actuar en consecuencia.
Lo más habitual es que el presupuesto sea una hoja de cálculo en la que se incluyan todos los
datos necesarios que deban tenerse en cuenta, como la proyección de ventas o ingresos, la
estimación de los posibles costos, la proyección de ganancias o pérdidas y el total acumulado
de ganancias o pérdidas estimadas para todo el período que abarca el presupuesto
Otra posibilidad dentro de las plantillas que ofrece Excel es la de llevar a cabo un presupuesto
de productos o servicios de nuestra empresa de una manera simple. Con esta plantilla se reali-
zan cálculos automáticos de descuento de precio y de IVA y se arroja el total presupuestado.
Excel ofrece una gran variedad en cuanto a plantillas para este fin (Figura 13.5). Los pasos que se
han de seguir son los mismos que en la elaboración de una factura.
Figura 13.5 Diferentes tipos de plantillas Excel para elaborar presupuestos.
Importante. Puedes encontrar una gran variedad de plantillas para labores administrati-

vas y comerciales, informes de ventas, presupuestos, inventarios, e infinidad de herramien-
tas que facilitan la tarea en una empresa en el siguiente enlace de Microsoft Office:
http://office.microsoft.com/es-es/templates/plantillas-de-excel-FX102832595.
aspx
Resumen de conceptos:
• Una hoja de cálculo es un documento formado por unas celdas, organizadas en filas y columnas, en
las que se puede almacenar todo tipo de datos.
• Un rango es un conjunto de celdas, ya sean adyacentes o no.
• Una función es una fórmula ya escrita que toma uno o más valores para realizar una operación y
mostrar su resultado.
• Las referencias permiten operar con los datos contenidos en celdas.
• Los gráficos presentan de forma clara, atractiva y sintética los datos representados en una hoja de
cálculo para evidenciar la evolución de los mismos.
• Una macro es un conjunto de operaciones que se realizan de una sola vez y de forma automática.
• Excel, lo mismo que el resto de aplicaciones contenidas en la suite Microsoft Office System 2007,
permite el intercambio de elementos, datos y archivos entre sí.
• La versión de Excel 2007 permite abrir archivos creados con versiones anteriores del programa, pero
no a la inversa.
Ejercicios de autocomprobación 389
Ejercicios de autocomprobación:
Asimilación del contenido
Indica si es verdadera (V) o falsa (F) cada una de las afirmaciones siguientes: V F
En una celda de una hoja de cálculo solo pueden escribirse números y no texto.
Libro y hoja de cálculo son lo mismo.
Solamente una celda puede estar activa a la vez.
Las celdas que componen un rango deben ser contiguas.
Una fórmula siempre va precedida del signo de igual (=).
65 es un valor constante, pero A15 no.
En una fórmula, la operación escrita entre paréntesis se realiza antes que las demás.
Una fórmula no puede contener datos de celdas de una hoja distinta a la que se
encuentra.
No se puede cambiar el diseño o el tipo de gráfico una vez creado.
Una referencia absoluta a una celda se indica por medio del signo $.
Las soluciones a los ejercicios de autocomprobación se encuentran al final de esta Unidad Formativa.
En caso de que no los haya contestado correctamente, repase la parte de la lección correspondiente.
390
SOLUCIONES A LOS EJERCICIOS
DE AUTOCOMPROBACIÓN
7 E LABORACIÓN DE HOJAS DE

CÁLCULO
En una celda de una hoja de cálculo solo pueden escribirse números y no texto. X
Libro y hoja de cálculo son lo mismo. X
Solamente una celda puede estar activa a la vez. X
Las celdas que componen un rango deben ser contiguas. X
Una fórmula siempre va precedida del signo de igual (=). X
65 es un valor constante, pero A15 no. X
En una fórmula, la operación escrita entre paréntesis se realiza antes que las demás. X
Una fórmula no puede contener datos de celdas de una hoja distinta a la que se
X
encuentra.
No se puede cambiar el diseño o el tipo de gráfico una vez creado. X
Una referencia absoluta a una celda se indica por medio del signo $. X
índice 391
ÍNDICE
MÓDULO: OFIMÁTICA Y PROCESO DE LA INFORMACIÓN
UNIDAD FORMATIVA 7
ELABORACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO
1. Introducción a la hoja de cálculo. estructura y funciones 305

2. Instalación y carga de hojas de cálculo. estructura 309
2.1. Los elementos de la interfaz 310
2.2. Dividir la pantalla para trabajar con Microsoft Excel 313
2.3 Seleccionar celdas, filas y columnas 314
2.4. Seleccionar celdas, filas y columnas 316
3. Diseño 318
3.1. Capacidad de la hoja de trabajo 318
3.2. Formato de la hoja de trabajo: filas, columnas y celdas 319
3.3. Filas y columnas 319
3.4. Celdas 320
3.5. Fichas 321
3.6. Formato de datos 323
3.7. Formatos por omisión 324
3.8. Procedimientos para relacionar filas, columnas y celdas 325
3.9. Procedimientos para establecer rangos 326
4. Edición y tratamiento de datos 327
4.1. Procedimientos de introducción de datos 327
4.2. Procedimientos de movimientos de datos 329
4.3. Pegado especial 330
4.4. Procedimientos de cálculo 330
4.5. Procedimientos de utilización de fórmulas 331
4.6. Procedimientos de presentación 337
4.7. Procedimientos de trabajo con varias hojas de cálculo 337
5. Gráficos 339
5.1. Crear gráficos 340
5.2. Modificar la ubicación de un gráfico 341
5.3. Gráfico predeterminado 342
6. Utilización de fórmulas y funciones 343
7. Otras utilidades. macros 350
7.1. Diseño y creación de una macro 350
7.2. Macros 353
8. Gestión de archivos. importación y exportación de documentos 361

8.1. Búsqueda y recuperación de hojas de cálculo 361
8.2. Grabación de hojas de cálculo 363
8.3. Importación y exportación de hojas de cálculo 365
9. Corrección y verificación ortográfica 367
10. Impresión de hojas de cálculo 369
10.1. Control de impresión 369
10.2. Procedimientos de impresión de archivos 370
10.3. Procedimientos de impresión de gráficos 370
10.4. Procedimientos de impresión de fórmulas 371
10.5. Configurar la impresión 371
11. Interrelaciones con otras aplicaciones 374
12. Trabajar en grupo 375
13. Elaboración de distintos tipos de documentos 383
13.1. Plantillas predeterminadas de Excel 384
Resumen de conceptos 388

Soluciones a los ejercicios de autocomprobación 390
uNIDAD FORMATIVA 8
• Utilización de bases de datos

UNIDAD
UTILIZACIÓN DE BASES 395
DE DATOS
8
1 INTRODUCCIÓN A UNA BASE DE DATOS.

ESTRUCTURA Y FUNCIONES
Una base de datos es un conjunto de datos organizados y estructurados de forma lógica. En el
caso de una base de datos digitalizada, forma un tándem con el gestor de bases de datos, que
es un programa que permite la manipulación y el acceso directo a los datos. A lo largo del tema
veremos que, para que una base de datos sea funcional, debe cumplir una serie de característi-
cas básicas.
Al finalizar esta unidad didáctica, habrás aprendido a manejar una base de datos mediante el
gestor de bases de datos Access 2007 que Microsoft incorpora en la suite Office 2007. Pero,
antes de empezar a usar bases de datos, es necesario que analicemos algunos conceptos pre-
vios que te ayudarán a comprender mejor la forma en que las bases de datos automatizan el
proceso de gestión.
Definición. Una base de datos es un conjunto de datos organizados y estructurados

de forma lógica. Para manipular y acceder a los datos digitalizados podemos utilizar el
gestor de bases de datos.
Ya hemos mencionado que la base de datos almacena datos de manera que los usuarios los
puedan recuperar de forma inmediata cuando sea necesario. Estos datos están estructurados, y
se mantienen actualizados.
De una forma detallada, las funciones de una base de datos (Figura 6.1) consisten en garantizar
los siguientes aspectos:
• Deben permitir el acceso a los datos por parte de más de un usuario al mismo tiempo,
sin que esto tenga como consecuencia que el mismo dato tome un valor diferente en las
distintas tablas que lo contienen.
• El objetivo de la base de datos es que los datos no se repitan o sean redundantes, aun-
que por limitaciones de diseño no siempre es posible conseguirlo.
FUNCIONES DE LAS BASES DE DATOS

Permitir concurrencia
Redundancia mínima
Consistencia de datos
FUNCIONES DE LAS BASES DE DATOS

Integridad de los datos
Copia de seguridad
Independencia de la estructura
Independencia de la localización física
Control de acceso
Figura 6.1 Una base de datos debe garantizar todos estos aspectos.
•C uando existe una referencia a los mismos datos en diferentes tablas, se debe garantizar
que al actualizarse tomarán el mismo valor. A esto se le llama consistencia.
•L os datos que se actualicen deben tener el formato y el valor correctos. Para ello, se toma-
rán medidas de seguridad que garanticen la integridad frente a errores de hardware o por mal
uso.
• Una base de datos tiene que duplicarse periódicamente para mantener una copia de segu-
ridad actualizada. En caso de pérdida de datos, se restaurará la copia de seguridad.
• La base de datos debe ser independiente de las aplicaciones que la usan, de modo que al
modificar la estructura de la base de datos no se tenga que adaptar ningún programa para
que siga operativa.
• Los usuarios de la base de datos no tienen por qué conocer la localización espacial de los
datos a los que están accediendo.
• El acceso a la base de datos debe estar controlado por el sistema de seguridad oportuno.
Las bases de datos a las que se dedica este tema pertenecen al modelo relacional, lo que sig-
nifica que están formadas por tablas que mantienen un vínculo entre sí, de modo que estas
tablas también se denominan relaciones.
Definición. Las bases de datos del modelo relacional están formadas por tablas vincu-
ladas entre sí. A estas tablas se les llama relaciones y sus datos se organizan mediante
registros.
Podemos definir una tabla como el conjunto de datos que pertenecen a una misma entidad. Por
ejemplo, podemos tener una tabla en la base de datos que estructure los datos de todos los
clientes. En este caso, la entidad sería «cliente».
Los datos de la tabla se organizan mediante registros, que son cada una de las filas de la tabla.
Una fila también se denomina tupla. A nivel conceptual, un registro agrupa los datos para un
caso concreto de la entidad, por ejemplo, correspondería a los datos postales de un solo cliente.
INTRODUCCIÓN A UNA BASE DE DATOS. ESTRUCTURA Y FUNCIONES 397
Cada fila de la tabla está a su vez organizada en campos, que constituyen cada uno de los da-
tos, de formato normalizado, que caracterizan el registro. Por este motivo, los campos en que
se organiza una tabla también pueden considerarse los atributos de la entidad.
Por ejemplo, el número de teléfono de un cliente determinado será un campo.
Al decir que los datos deben estar normalizados, nos referimos a que es necesario establecer
y aplicar unas normas para la introducción de datos.
Por ejemplo, en un campo «precio», todos los valores deberán corresponder a la misma mone-
da, o en el campo «unidades de stock», se deberá usar números en vez de escribir el valor en
letras.
Por otro lado, cada registro debe poderse identificar de forma unívoca, para lo que se emplea
el concepto de clave primaria, que consiste en un atributo que no se repite nunca para los di-
ferentes registros de la misma tabla.
Por ejemplo, se puede asignar un número a modo de índice a cada uno de los clientes que in-
cluye la tabla.
Puesto que todas las tablas tienen su clave primaria, se puede establecer una relación entre los
datos de dos tablas, incluyendo como clave externa de una la clave primaria de la otra. Cuando
un campo aparece como clave externa, sí que puede contener valores repetidos.
Por ejemplo, el mismo número identificativo de un cliente puede aparecer en varios registros
como clave externa en la tabla de ventas.
2 TIPOS DE BASES DE DATOS

Para definir la estructura de las bases de datos se pueden seguir diferentes modelos lógicos de
administración de datos.
Veamos a continuación cuáles son los modelos que darán lugar a los diferentes tipos de bases
de datos.
• Modelo jerárquico. Basándose en una estructura de árbol invertido, este modelo de base de
datos está formado por entidades padre, de las que cuelgan una o más entidades hijo, es-
tableciéndose así una jerarquía. Se entiende que una entidad hijo no podrá tener más de una
entidad padre. La forma de enlazar los registros de diferentes ficheros es mediante el valor de
la dirección de almacenamiento en memoria (punteros), lo que rompe la norma de la inde-
pendencia física de los datos. Por este y otros motivos, este modelo está en desuso hoy en día.
• Modelo de red. Se trata de un modelo muy similar al modelo jerárquico, pero que en este
caso flexibiliza el vínculo padre-hijo, pues permite que varios padres compartan un mismo
hijo. Este modelo mejora las bases de datos resultantes por la redundancia mínima de datos,
pero los sistemas resultantes son muy complejos. Además, sigue presentando el problema de
la dependencia física, ya que también se basa en el uso de punteros. El modelo de red prácti-
camente se ha dejado de usar.
• Modelo relacional. Este modelo, propuesto por E. F. Codd en 1970, supone una mejora
sustancial en el diseño de bases de datos. Sus cambios consisten en:
— Abandonar el uso de punteros. De esta forma se consigue la independencia física de los
datos.
— La estructura se basa en tablas, a las que se llama relaciones, constituidas por registros,
colocados en filas, y campos, que forman las columnas.
— La relación que se establece entre los datos es lógica y natural respecto a los propios
datos.
— Debido a la relación lógica entre los datos, es posible desarrollar lenguajes para realizar
consultas a la base de datos.
Importante. La estructura de una base de datos se organiza según diferentes modelos

en función del tipo de base: modelo jerárquico, modelo en red, modelo relacional,
modelo orientado a objetos o base de datos documental.
Por todos estos motivos, el modelo relacional es un estándar en las bases de datos.
• Modelo orientado a objetos. En programación, los lenguajes orientados a objetos se encar-

gan de agrupar datos y funciones o procedimientos, de modo que se simplifica el código
resultante. Así, la estructura de una base de datos orientada a objetos incorpora las caracte-
TIPOS DE BASES DE DATOS 399
rísticas de la programación orientada a objetos, para que los datos puedan asociarse a accio-
nes que consistirán en realizar operaciones con dichos datos. Actualmente se trabaja en la
dirección de compatibilizar el modelo relacional con algunas características del modelo orien-
tado a objetos, para conseguir las máximas prestaciones con un coste económico menor. En
este caso, la estructura se denomina objeto-relacional.
• Bases de datos documentales. Estas bases de datos están diseñadas para manejar informa-
ción relacionada con los documentos. En estas bases de datos cada registro recoge los datos
referentes a un documento, de forma que se destinará un campo diferente para el título, el
autor, los datos referentes a la edición, el número de páginas, un resumen, e incluso se puede
encontrar el texto completo en uno de los campos.
• Bases de datos deductivas. Son llamadas también lógicas, puesto que se basan en la lógica
matemática. Una base de este tipo almacena un conjunto de reglas e información introduci-
das por el usuario a partir de las cuales deduce o infiere nuevas relaciones entre los datos. Son
similares a las bases de datos relacionales, pero más complejas, puesto que tienen capacidad
de expresar consultas por medio de reglas lógicas.
• Gestión de bases de datos distribuida. Algunas bases de datos no se encuentran almace-
nadas en un único ordenador, sino en varios conectados entre sí que ni siquiera tienen por qué
estar en la misma sala, ya que pueden estar distribuidas en diferentes puntos. Este tipo de
bases de datos precisa de un hardware completo y potente, más costoso que el que requiere
una base de datos centralizada, puesto que cualquier consulta o actualización se convierte en
un proceso mucho más complejo, dado que en realidad se ejecutarán varios procesos simul-
táneos que cooperen entre sí controlados por módulos independientes. Sus ventajas son que
permite ubicar datos allí donde se necesitan con más frecuencia, y que se puede acceder a
ellos también desde otros puntos.
3 INSTALACIÓN Y CARGA
Para aprender a manejar una base de datos en Microsoft Access 2007 utilizaremos la base de
datos Northwind 2007.
Importante. Esta es la base de datos que incluye por defecto el programa de gestión de

bases de datos de la suite Microsoft Office 2007. En ella encontrarás todos los elementos
necesarios para poner en práctica las indicaciones que te iremos dando hasta finalizar el
tema.
1. Al arrancar la aplicación Access 2007, el programa te mostrará varias opciones en el panel de
la izquierda. Elige la opción Ejemplo, ubicada en la zona inferior del mismo, bajo la etiqueta
Desde Microsoft Office Online.
2. De este modo, aparece en el área de trabajo el icono de la base de datos de ejemplo. Haz
clic en Northwind 2007 para seleccionarla y mostrar las opciones relacionadas disponibles
(Figura 3.1).
3. Haz clic en el botón Crear para iniciar el proceso de instalación de la base de datos. Aunque
no es necesaria tu intervención, puedes seguir la evolución de la instalación mediante la ba-
rra de progreso.
Figura 3.1 La base de datos Northwind 2007 está disponible como ejemplo en Access 2007.
4. Una vez finalizada la instalación, Access muestra una advertencia de seguridad referente a
la deshabilitación de parte del contenido. Si confías en la fuente de la base de datos, para
habilitar su contenido deberás pulsar el botón Opciones que aparece en la misma barra de
la advertencia y, en el cuadro de diálogo, seleccionar la segunda opción, que corresponde a
INSTALACIÓN Y CARGA 401
Habilitar este contenido (Figura 3.2).

Pulsa el botón Aceptar y se aplicarán
los cambios.
5. Ahora ya estás en condiciones de

empezar a trabajar con la base de
datos. En este momento se te pedirá
que inicies sesión, para lo que puede
seleccionar cualquiera de los usua-
rios del menú desplegable y pulsar el
botón Iniciar sesión, en el Cuadro Figura 3.2 El cuadro de diálogo de Alerta de seguridad
de diálogo de inicio de sesión (Fi- te advierte del peligro de usar contenido potencialmente
gura 3.3). dañino.
Figura 3.3 Elige uno de los usuarios disponibles en la base de datos Northwind para iniciar sesión.
Dedica unos minutos a familiarizarte con el entorno de trabajo de Access 2007. Verás que,
además del panel lateral de exploración, que puedes desplegar y esconder haciendo doble clic
en la barra vertical o en el icono con forma de flecha en la parte superior, dispones de una barra
de herramientas. Esta se encuentra dispuesta en forma de pestañas o fichas, que agrupan los
iconos correspondientes a las funciones relacionadas con cada menú: es la denominada Cinta
de opciones. Explora también el uso del botón de Office. Verás que se trata de una cómoda
evolución del menú Archivo que aparecía en las versiones anteriores de la suite Microsoft Offi-
ce. Por otro lado, la pequeña barra de tareas de acceso rápido, que se encuentra junto al
botón de Office, se puede personalizar para incluir los iconos correspondientes a las funciones
que uses con mayor frecuencia.
3.1. Encontrar archivos y registros

Las bases de datos de Access 2007 se guardan en un único archivo, formado por un nombre
identificativo seguido de la extensión .accdb. Para abrir un archivo de este tipo, puedes hacer
doble clic directamente sobre el nombre o el icono del archivo y, automáticamente, se ejecuta-
rá en Access.
Recuerda. En Access 2007 las bases de datos se guardan en un único archivo, formado
por un nombre más la extensión .accdb.
Desde la interfaz de Access también puedes abrir un archivo de base de datos. Para ello, dirí-
gete al panel de la derecha, que muestra el nombre Abrir base de datos reciente. Ahí encon-
trarás la lista de nombres de archivos consultados recientemente. Si aparece en la lista, haz un
clic en la base de datos para abrirla o, en caso contrario, haz clic en el icono Más y se abrirá una
ventana de exploración de Windows (Figura 3.4).
Figura 3.4 Navega por las carpetas hasta localizar el archivo de extensión .accdb que estés buscando.
De esta manera, podrás localizar el nombre del archivo que estás buscando y cargar la base de
datos en Access, haciendo doble clic sobre su nombre.
Localizar un registro
La recuperación de registros es la tarea más habitual de consulta de una base de datos. A
modo de ejemplo, vamos a recuperar el teléfono de uno de los clientes introducidos en la base
de datos Northwind.
1. Lo primero que deberás hacer es localizar la tabla correspondiente al dato que quieres
encontrar. Con la base de datos abierta, en el Panel de exploración situado a la izquierda
de la ventana, haz clic en el título. Así desplegarás un menú en el que puedes seleccionar
qué tipo de objetos quieres incluir en la lista de dicho panel. Selecciona Tipo de objeto
(Figura 3.5).
2. Ahora el panel muestra

un menú con todos los ti-
pos de objeto que están dis-
ponibles para la gestión de
bases de datos. Haz clic en
Tablas para ver una lista de
todas las tablas que incluye
la base de datos Northwind
y selecciona la que lleva el Figura 3.5 Este panel te ofrece muchas formas distintas de agrupar y
nombre Clientes, con un mostrar los objetos que forman la base de datos.
doble clic.
Como puedes ver en la próxima figura, la interfaz de Access te permite navegar por los objetos que
tengas abiertos mediante las pestañas que aparecen en la zona superior del área de trabajo, justo
bajo la barra de herramientas. En el extremo derecho de la fila de pestañas encontrarás un icono en
forma de cruz, con el que puedes cerrar la tabla de la pestaña que esté activa en ese momento.
3. Para llegar al registro que corresponde al cliente deseado, puedes desplazarse por la tabla median-
te la barra lateral de desplazamiento, o recorriendo los registros mediante los botones de desplaza-
miento del área inferior de la ventana. Sin embargo, es mucho más rápido emplear la función Buscar
mediante el campo de texto que se encuentra en la barra inferior del área de trabajo de Access 2007.
Escribe, por ejemplo, el apellido «García» en dicho campo de texto. Verás que, a medida que
introduces cada letra, Access va localizando automáticamente la primera coincidencia en la
tabla con los caracteres entrados (Figura 3.6). Si no has dado con el cliente que buscabas, pue-
des localizar la siguiente coincidencia pulsando la tecla Intro.
Figura 3.6 Access localiza de

forma automática las entradas
coincidentes con los caracteres
introducidos en el campo de
texto Buscar.
Búsqueda con parámetros

Pero esto no es todo, puesto que Access dispone de una herramienta que te permite definir
algunos parámetros más de su búsqueda. En la barra de herramientas pulsa la pestaña Inicio.
Encontrarás la herramienta Buscar en el grupo que lleva el mismo nombre.
Selecciona el campo de la tabla en el que deseas hacer la búsqueda, haciendo un clic sobre el
nombre que aparece como título, por ejemplo «Apellidos». Al hacer clic con el ratón sobre
el icono de búsqueda se abrirá un cuadro de diálogo con las opciones de configuración (Figura 3.7).
1. Escribe el criterio de búsqueda en el campo Buscar.

2. El menú desplegable de la opción Buscar en te permite limitarte al campo seleccionado o
bien al contenido de toda la tabla.
Figura 3.7 Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
3. La opción Coincidir se refiere a la posición del criterio de búsqueda en el dato. Define si los
caracteres introducidos en el campo Buscar deben coincidir exactamente con todo el con-
tenido del campo, tienen que aparecer en primer lugar, o bien si te resulta indiferente.
4. Usa el menú Buscar cuando te hayas desplazado por los registros de la tabla y quieras bus-
car hacia abajo, hacia arriba o bien en ambas direcciones. Si la opción Coincidir mayúsculas
y minúsculas está activada, no mostrará ningún campo en que el texto esté escrito de dife-
rente forma que el criterio de búsqueda.
5. Por último, pulsa el botón Buscar siguiente para localizar cada una de las coincidencias o el
botón Cancelar para anular la búsqueda.
ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS Y TIPOLOGÍA 405
4 ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS Y

TIPOLOGÍA
Los elementos principales de las bases de datos son los que enumeramos a continuación:
• Tablas: es el núcleo de la base de datos, donde se organizan los datos con una forma estruc-
turada en filas y columnas. Una base de datos puede tener varias tablas y relacionarse estas
entre sí. Las tablas están compuestas por registros y campos. El aspecto de una tabla es si-
milar al de una hoja de cálculo de Excel, con los datos ordenados en las celdas que forman las
filas y columnas (Figura 4.1).
Figura 4.1 Aspecto de una tabla de una base de datos.
• Registro: es el conjunto de campos relacionados entre sí. La base de datos de una agenda,
por ejemplo, comprendería el nombre y apellidos de cada contacto, además de su dirección,
teléfono, etc. El conjunto de todos estos datos por contacto sería un registro. Las filas de la
tabla representan los registros.
• Campo: cada uno de los elementos que componen un registro. Siguiendo el ejemplo ante-
rior, el nombre de un contacto sería un campo; los apellidos, otro; la dirección, un tercer cam-
po, etc. Las columnas de la tabla representan los campos.
• Formularios: facilitan la introducción de los datos en cada uno de los campos que contiene la
base de datos en lugar de introducirlos directamente en la tabla. Podemos modificar, añadir o
eliminar registros de una tabla a través de un formulario (Figura 4.2).
Figura 4.2 Formulario de una base de datos.

• Informes: muestran información sobre la base de datos, ya sea en pantalla o en un documen-

to impreso con distintos formatos fáciles de leer (Figura 4.3).
Figura 4.3 Informe de una base de datos.
• Consultas: mediante ellas podemos seleccionar diferentes registros de una tabla o de varias
que cumplan determinadas condiciones para extraer una información concreta.
• Macros: automatizaciones de tareas para que se lleven a cabo pulsando una única tecla en
lugar de ejecutar todos los comandos que las componen.
• Módulos: son recopilaciones de procedimientos de Visual Basic para Aplicaciones (VBA)
para usuarios avanzados.
DISEÑO DE UNA BASE DATOS 407
5 DISEÑO DE UNA BASE DATOS

5.1. Creación y diseño de una base de datos
Antes de crear una tabla y diseñarla, lo mejor es tener claro para qué queremos utilizarla y qué
campos ha de tener.
Importante. Es preferible dibujar la tabla previamente en papel, sobre todo cuando se

trata de tablas complejas, porque partir de un diseño adecuado nos ahorrará el trabajo de
modificarlo más adelante.
Una vez tengamos claro el diseño, la forma de llevarlo a la práctica es variada.
Como ejemplo, diseñaremos una tabla sencilla que contenga un listado de personas con sus
datos personales. Los campos serán el nombre, los apellidos, la dirección y la ciudad; y el con-
junto de datos de cada una de ellas será lo que denominamos registro. Veamos a continuación
los diversos modos que Access facilita para diseñar una tabla.
5.1.1. Diseño a partir de una tabla

Como el núcleo de las bases de datos son las tablas, a menudo se utilizan ambos términos de forma
sinónima. No obstante, una base de datos puede contener más de una tabla. Cuando abrimos el
programa y pulsamos en el botón de Office la opción Nuevo > Base de datos en blanco > Crear,
lo primero que vemos en la ventana inicial de Access es una tabla dispuesta para su diseño (Figura 5.1).
Figura 5.1 Tabla en blanco.

Access muestra una tabla vacía denominada «Tabla1» en modo de Vista Hoja de datos, que
es la que se activa cuando creamos una tabla. La primera celda vacía está enmarcada y sobre
ella aparece el título «Agregar campo».
Si comenzamos a escribir los datos, a medida que pasamos a la siguiente columna dentro de la
misma fila, el programa asignará un nombre al campo automáticamente: «Campo1», «Campo2»,
etc. Del mismo modo, el programa define automáticamente el tipo de datos de cada campo en
función de lo que escribimos en ellos, pero eso es algo que podemos cambiar luego (Figura 5.2).
Figura 5.2 Access asigna nombres a los campos automáticamente.
En la ficha Hoja de datos, podemos pulsar el comando Cambiar nombre; se editará el título
de la columna para que podamos modificarlo (Figura 5.3).
Figura 5.3 Ficha Hoja de datos, comando cambiar nombre.
5.1.2. Diseño a partir de una plantilla

Dado que lo que estamos diseñando es una agenda de contac-
tos, en realidad lo mejor es hacerlo a partir de una plantilla previa
para ahorrarnos el diseño.
Pulsa para ello la ficha Crear > Plantillas de tabla y selecciona

Contactos de la lista desplegable que aparece (Figura 5.4):
Figura 5.4 Ficha Crear>Plantillas de tabla.

Como puedes ver (Figura 5.5), automáticamente se ha añadido una nueva tabla con los campos
prediseñados. La tabla creada previamente no se ha eliminado, sino que aparece como un ob-
jeto más de la base de datos en el panel de exploración de la izquierda.
Figura 5.5 Tabla creada mediante la plantilla contactos.
5.1.3. Diseño con el comando «Diseño de tabla»

Ahora crearemos una tabla similar mediante el comando Diseño de tabla (Figura 5.6). Sigue
para ello los pasos que indicamos a continuación:
1. Pulsa sobre el comando Diseño de tabla ubicado en el

grupo Tablas de la ficha Crear.
2. Mediante el comando Diseño de tabla (Figura 5.7) po-

demos ir especificando el nombre de cada campo, seleccio-
nar el tipo de datos que queremos que contenga, la exten-
sión del campo, etc. Figura 5.6 Comando Diseño de tabla.
Figura 5.7 Diseño de una tabla mediante el comando Diseño de tabla.

Dentro de la ventana de este tipo de diseño tenemos tres opciones que rellenar:
• Nombre de campo: aquí definimos el nombre de cada uno de los campos que componen la
tabla y que aparecerá en el encabezado.
• Tipo de datos: seleccionamos el tipo de datos que introduciremos en los campos. Pueden ser:
texto, numéricos, fechas, etc. Access permite definir el formato que necesariamente deberá
cumplir un dato para poder introducirse en este campo. Los tipos de datos que permite son:
1. Texto: permite introducir tanto letras como números, teniendo en cuenta que no se po-
drán realizar operaciones con ellos. El máximo de caracteres que puede aceptar un solo
campo es 255, aunque, por defecto, un campo de texto suele estar limitado a 50 caracte-
res.
2. Memo: los campos asociados a este tipo de datos representan una ampliación del forma-
to de texto, puesto que el tipo memo permite introducir un máximo de 65.353 caracteres.
Se suelen utilizar para almacenar comentarios o textos largos dentro de la base de datos.
3. Número: este tipo de datos corresponde únicamente a números. La ventaja que repre-
senta es que ofrece la posibilidad de realizar operaciones matemáticas entre los valores
almacenados en campos diferentes, cuando sea necesario.
4. Fecha/hora: almacena fecha y hora en formato numérico de forma que permite realizar
operaciones. La presentación de los datos puede seguir diferentes formatos, incluso con
caracteres alfabéticos.
5. Moneda: para introducir valores correspondientes a precios, tarifas, deudas, etc. El pro-
grama añadirá de forma automática el símbolo de la moneda escogida, además de ade-
cuar el valor introducido al formato de decimales estándar.
6. Autonumérico: se trata de un número que va aumentando de uno en uno con cada nue-
vo registro. De este modo, se garantiza que el campo contendrá valores únicos. Es de
gran utilidad para establecer índices que funcionen como clave primaria. No es posible
cambiar el valor almacenado en este tipo de campos.
7. Sí/No: sirve para los campos que, por su naturaleza, pueden tomar únicamente dos valo-
res, correspondientes a verdadero/falso. Este campo se representa mediante una casilla
de verificación que estará seleccionada para indicar «sí» y se presentará sin seleccionar
para indicar «no».
8. Objeto OLE: en este caso, podemos insertar, mediante la tecnología de vinculación e
incrustación, objetos e imágenes, gráficos, documentos de texto Word, Excel u otros pro-
gramas de Windows en forma de copia no editable del original. El tamaño máximo per-
mitido es 2 Gb.
9. Hipervínculo: es capaz de almacenar una dirección de Internet o de una red de área local
con el objetivo de enlazar la base de datos a páginas web o archivos de los que se conoz-
ca la ruta de acceso.
10. Datos adjuntos: permite adjuntar varios tipos de archivos a un mismo campo de forma
similar al correo electrónico. Cada archivo no puede tener más de 256 Mb.
• Descripción: si queremos, podemos incluir un comentario descriptivo de la función del cam-

po que resultará útil si otras personas trabajan en esta tabla.
3. Al comenzar el diseño de esta tabla, se ha

activado la ficha Diseño con las herramientas
correspondientes. Cambia a la Vista hoja de
datos para ver el resultado y comenzar a es- Figura 5.8 Cambio de Vista Diseño a Vista Hoja de
cribir los datos (Figura 5.8). datos.
El programa te instará a guardar la tabla primero cuando pulses Hoja de datos (Figura 5.9).
Figura 5.9 Debemos guardar la tabla antes de pasar a Vista Hoja de datos.
El resultado será similar al primero que te mostramos, es decir, a la tabla que creamos partiendo
del comando Base de datos en blanco, siempre que hayamos mantenido los mismos títulos en
los campos (Figura 5.10).
Figura 5.10 Resultado tabla de datos por comando Diseño de tabla.

Cuando diseñamos una tabla en modo de

vista Diseño aparecen las propiedades de
cada campo en la parte inferior de la misma
(Figura 5.11).
Las propiedades que se muestran pueden va-

riar según el tipo de campo en cada caso. Figura 5.11 Propiedades del campo.
Por ejemplo, no serán las mismas propiedades las de un campo que contenga texto que las de
un campo numérico. No obstante, en cualquier caso, pueden modificarse para adaptarlas a las
necesidades específicas de cada momento.
Por ejemplo, el campo tipo texto tiene asignado por defecto espacio para introducir un máximo
de 255 caracteres. Sin embargo, tal vez no sean necesarios tantos caracteres y prefieras cambiar
este valor para acotarlo al espacio que en realidad va a necesitarse. Además, si definimos co-
rrectamente las propiedades de campo, evitaremos por ejemplo que se introduzcan datos nu-
méricos en un campo de texto y viceversa.
Vamos a verlo con un ejemplo para que sea más claro.
Tenemos una base de datos con los libros de nuestra biblioteca. En la tabla hay campos para
introducir el «autor», el «título del libro», la «editorial», etc., y también un campo para hacer co-
mentarios acerca de cada libro al que hemos denominado «notas».
Al diseñar la tabla, hemos seleccionado para este campo un tipo de datos memo (Figura 5.12),
que es el que permite escribir textos largos de más de 255 caracteres.
Figura 5.12 Seleccionamos opción Memo para Notas.

Lo que haremos ahora es añadir la propiedad de texto enriquecido a este campo para que
cuando escribamos los comentarios podamos aplicar negritas, subrayados, etc.
1. Abrimos la tabla en la vista Diseño (Figura 5.13 ) y hacemos clic en el campo cuyas propiedades
queramos definir, en nuestro caso, «notas».
Figura 5.13 Seleccionamos Vista Diseño
2. En la sección Propiedades de campo, desplaza el cursor hasta Formato de texto y haz clic.
En ese momento aparecerá una pequeña flecha en el extremo derecho (Figura 5.14).
Figura 5.14 Propiedad Formato de texto, opción Texto enriquecido.
3. Pulsa sobre la flecha para que se despliegue un menú y selecciona la opción Texto enrique-
cido. A partir de ese momento podrás aplicar formato al texto insertado en el campo «notas».
Importante. La clave principal es un dato que añade Access automáticamente a cada

registro (a menos que indiquemos lo contrario) y que sirve para identificarlo.
Recuerda. Hay una única clave por cada registro y esta se conserva idéntica tanto si el
registro se muestra en la tabla de datos por filas como si abrimos la base de datos como
un formulario (Figura 5.15).
Esta clave identificativa es la que Access

utiliza para relacionar los datos de diferen-
tes tablas, por lo que, si se definen relacio-
nes de una tabla con otra, resulta imprescin-
dible. Figura 5.15 Marca de clave principal.
Siempre debe especificarse una clave principal para cada tabla y, por esta razón, Access la aña-
de automáticamente cuando la creamos y le asigna un nombre de campo «Id» y el tipo de datos
autonumérico.
Hay tres tipos de clave principales:
• Autonumérico: es la que Access agrega de modo automático a medida que se van añadien-
do registros a la tabla.
• Campo simple: si la tabla incorpora un campo que contenga un número de identificación
exclusivo, puede designarse como clave principal.
• Campos múltiples: cuando no existe un campo con valores identificativos exclusivos, pue-
den designarse varios campos como clave principal.
En el momento en que guardamos una tabla que acabamos de crear, si no hemos insertado un
campo con la clave principal, Access nos recordará que debemos hacerlo si queremos relacio-
nar esta tabla con otras (Figura 5.16).
Figura 5.16 Ventana de aviso de que no existe clave principal.
• Si pulsas Sí, automáticamente se creará en la tabla un nuevo campo denominado «Id», de tipo
autonumérico, que será la clave principal de la tabla.
• Si pulsas No, no se creará el campo, pero no se podrá relacionar la tabla con otras a menos
que se cree.
• Si pulsas Cancelar, se volverá al diseño de la tabla para que puedas establecer manualmente
la clave principal.
Para establecer manualmente la clave princi-

pal de la tabla, haz clic en el comando Clave
principal del grupo Herramientas mientras
estás en la vista Diseño (Figura 5.17). Figura 5.17 Herramientas>Clave principal.
Desde este momento aparecerá una pequeña llave en la parte izquierda de la fila que indica que
se ha creado la clave.
5.2. Cómo relacionar tablas entre sí

Definición. Una relación entre tablas es una asociación que se establece entre campos
comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser de uno a uno, de uno a va-
rios o de varios a varios.
El tipo de datos es la característica de un campo que determina el tipo de datos que puede
albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Ca-
dena y Variant (predeterminado).
La clave principal es uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclu-
siva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores nulos y debe tener
siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.
El tipo de datos Autonumeración es un tipo de datos de campo que, en una base de datos de
Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo para cada registro en el
momento en que este se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de números: secuen-
cial, aleatorio e Id de replicación.
Cuando se crea una relación entre tablas, no es necesario que los campos relacionados tengan
el mismo nombre. Sin embargo, los campos relacionados deben tener el mismo tipo de datos,
a menos que el campo de la clave principal sea un campo autonumérico.
Se puede relacionar un campo autonumérico con un campo numérico solo si la propiedad Ta-
mañoDelCampo (FieldSize) de los dos campos relacionados es la misma.
Por ejemplo, se puede relacionar un campo autonumérico y un campo numérico si la propiedad

TamañoDelCampo (FieldSize) de ambos campos es Entero largo. Incluso cuando los dos
campos relacionados son campos numéricos, deben tener el mismo valor para la propiedad
TamañoDelCampo (FieldSize).
5.2.1. Definir una relación de uno a varios y de uno a uno

1. Cierra todas las tablas abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones entre tablas abier-
tas.
2. Presiona F11 para pasar a la ventana Base de datos (la ventana Base de datos, en Access
2003 y versiones anteriores, es una ventana que aparece cuando se abre una base de datos o un
proyecto. Muestra métodos abreviados para crear objetos de base de datos nuevos y abrir
otros existentes. En versiones posteriores del programa, fue reemplazada por el panel de nave-
gación).
3. Haz clic en Relaciones en la barra de herramientas.
4. Si no se han definido relaciones en la base de datos, se mostrará automáticamente el cuadro

de diálogo Mostrar tabla.
Si se necesita agregar las tablas que se desea relacionar y no aparece el cuadro de diálogo Mos-
trar tabla, hacer clic en Mostrar tabla en la barra de herramientas (Figura 5.18).
Figura 5.18 En el menú de Access debemos elegir Relaciones si deseamos definir una relación entre tablas.
5. Haz doble clic en los nombres de las tablas que se desea relacionar y, a continuación, cierra
el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Para crear una relación entre una tabla y ella misma, agre-
gar dos veces dicha tabla.
6. Arrastra el campo que se desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla.
Para arrastrar varios campos, presiona la tecla Ctrl, haz clic en cada campo y después arrástra-
los. En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (con texto en negrita) de
una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre) denominado clave externa
(la clave externa es uno o más campos de tabla —columnas— que hacen referencia al campo o
campos de clave principal de otra tabla; una clave externa indica cómo están relacionadas las
tablas) en la otra tabla.
7. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Comprueba los nombres de los

campos mostrados en las dos columnas para asegurarte de que son correctos. Puedes cambiar-
los si es necesario. Si es preciso, establece las opciones de relación.
8. Haz clic en el botón Crear para crear la relación.
9. Repite los pasos 5 a 8 para cada pareja de tablas que se desee relacionar. Al cerrar la venta-
na Relaciones (la ventana Relaciones es una ficha de objeto en la que se pueden ver, crear y
modificar las relaciones entre tablas y consultas), Microsoft Access preguntará si deseas guar-
dar el diseño. Independientemente de si lo guardas o no, las relaciones creadas se archivarán
en la base de datos.
5.2.2. Definir una relación de varios a varios

1. Crea las dos tablas que tendrán una relación de varios a varios. Esta relación es una asocia-
ción entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede relacionar con varios registros
de la otra tabla.
2. Crea una tercera tabla, denominada tabla de unión, y agrega a esta nuevos campos con las
mismas definiciones que los campos de clave principal de cada una de las otras dos tablas. En
la tabla de unión, los campos de clave principal funcionan como claves externas. Se puede
agregar otros campos a la tabla de unión, tal como se haría con cualquier otra tabla.
3. En la tabla de unión, establece la clave principal para que incluya los campos de clave prin-
cipal de las otras dos tablas. Por ejemplo, en una tabla de unión «Detalles de pedidos», la clave
principal estará formada por los campos «Id de pedido» e «Id de producto».
5.3. Integridad referencial
Definición. La integridad referencial es un sistema de reglas que Access utiliza para
garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que
no elimina o cambia accidentalmente los datos relacionados.
Se puede establecer la integridad referencial cuando se cumplan todas las condiciones siguien-
tes:
• El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único.
• Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Hay dos excepciones. Un campo
Autonumeración se puede relacionar con un campo Número mediante un valor Entero largo
en la propiedad TamañoDelCampo, y un campo Autonumeración con un Id de replicación
como valor de la propiedad TamañoDelCampo puede relacionarse con un campo Número

con un Id de replicación como valor de la propiedad TamañoDelCampo.
• Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access. Si las tablas son tablas vincu-
ladas, deben estar en formato de Access, y debes abrir la base de datos en la que están alma-
cenadas para establecer la integridad referencial. La integridad referencial no se puede exigir
para tablas vinculadas de bases de datos de otros formatos.
Las reglas siguientes se aplican al utilizar la integridad referencial:
• No puedes especificar un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no
exista en la clave principal de la tabla principal. Sin embargo, puedes introducir un valor
nulo en la clave externa. Esto especifica que los registros no están relacionados. Por ejem-
plo, no puedes tener un pedido asignado a un cliente que no existe. Sin embargo, puedes
tener un pedido que no esté asignado a nadie; para ello, escribe un valor nulo en el campo
IdCliente.
• No puedes eliminar un registro de una tabla principal si hay registros coincidentes en una tabla
relacionada. Por ejemplo, no puedes eliminar un registro de empleado de la tabla «Emplea-
dos» si hay pedidos asignados al empleado en la tabla «Pedidos».
• No puedes cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene regis-
tros relacionados. Por ejemplo, no puedes cambiar el identificador de un empleado de la tabla
«Empleados» si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla «Pedidos».
5.3.1. Actualizaciones y eliminaciones en cascada

En las relaciones en las que se exige la integridad referencial, se puede especificar si deseas
que Access actualice o elimine en cascada automáticamente los registros relacionados. Si se
establecen estas opciones, se permiten las operaciones de actualización y eliminación que nor-
malmente se impedirían con las reglas de la integridad referencial.
Al eliminar registros o cambiar los valores de clave principal de una tabla principal, Access rea-
liza los cambios necesarios en las tablas relacionadas para preservar la integridad referencial.
Si se activa la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados al definir una relación,
siempre que cambia la clave principal de un registro en la tabla principal, Microsoft Access ac-
tualiza automáticamente la clave principal con el nuevo valor en todos los registros relaciona-
dos. Por ejemplo, si cambias el identificador de un cliente en la tabla «Clientes», el campo Id-
Cliente de la tabla «Pedidos» se actualiza automáticamente para cada uno de los pedidos de
ese cliente, de modo que no se interrumpa la relación. Access realiza las actualizaciones en
cascada sin mostrar ningún mensaje.
Importante. Si la clave principal de la tabla principal es un campo Autonumeración,

activar la casilla Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efec-
to, porque no puede cambiar el valor en un campo Autonumeración.
Si se activa la casilla Eliminar en cascada los campos relacionados al definir una relación,
siempre que se eliminen registros de la tabla principal, Access eliminará automáticamente los
registros relacionados de la tabla relacionada. Por ejemplo, si eliminas un registro de cliente en
la tabla «Cliente», todos los pedidos del cliente se eliminan automáticamente de la tabla «Pedi-
dos» (esto incluye los registros de la tabla «Detalles de pedidos» relacionada con los registros
de «Pedidos»). Al eliminar los registros de un formulario u hoja de datos con la casilla Eliminar
en cascada los campos relacionados activada, Access advierte de que también se pueden
eliminar los registros relacionados. Sin embargo, al eliminar registros con una consulta de elimi-
nación, Access elimina automáticamente los registros de las tablas relacionadas sin mostrar una
advertencia.
5.4. Tipos de combinación
Existen tres tipos de unión, tal y como se puede apreciar (Figura 5.19)
Figura 5.19 Existen tres tipos de combinación.
• La opción 1 define una combinación interna.

Una combinación interna es aquella en la que los registros de dos tablas se combinan en los
resultados de una consulta solo si los valores de los campos combinados cumplen una condi-
ción especificada. En una consulta, la combinación predeterminada es una combinación inter-
na que solo selecciona los registros si los valores de los campos combinados coinciden.
• La opción 2 define una combinación externa izquierda.

Una combinación externa izquierda es aquella en la que todos los registros del lado izquierdo
de la operación LEFT JOIN de la instrucción SQL de la consulta se agregan a los resultados
de la consulta, aun cuando no haya ningún valor correspondiente en el campo combinado de
la tabla de la derecha.
• La opción 3 define una combinación externa derecha.
Una combinación externa derecha es aquella en la que todos los registros del lado derecho de
la operación RIGHT JOIN de la instrucción SQL de la consulta se agregan a los resultados
de la consulta, aun cuando no haya ningún valor coincidente en el campo combinado de la
tabla de la izquierda.
EDICIÓN DE UNA BASE DE DATOS 421
6 EDICIÓN DE UNA BASE DE DATOS

6.1. Registro e introducción de datos
Ahora que ya hemos diseñado los campos de la tabla, podemos comenzar a introducir los datos
en la tabla directamente, aunque es también posible hacerlo mediante un formulario, algo mu-
cho más cómodo.
1. Para añadir un nuevo registro, dirígete a la

parte inferior de la tabla con la barra de des-
plazamiento hasta encontrar la entrada Figura 6.1 Registro en blanco para la introducción de
Nuevo (Figura 6.1). datos.
Haz clic en el primer campo vacío e introduce el dato correspondiente en el formato adecuado.
Recuerda. Si el primer campo es autonumérico, verás como toma el siguiente valor en

cuanto empieces a introducir caracteres.
2. Pulsa la tecla Intro para pasar al siguiente campo hasta llegar al final del registro. Si vas a in-
troducir un nuevo registro, puedes volver a pulsar la tecla Intro.
3. Al cerrar la tabla, pulsa el botón Aceptar en el cuadro de diálogo que se abre, para que los
cambios realizados se guarden en la base de datos.
Importante. ¿Qué pasa si nos damos cuenta de que hemos cometido un error en algún
momento? ¿O si los datos reales han cambiado respecto a los que se introdujeron en su
día en la tabla correspondiente?
Como siempre, primero nos dirigiremos a la tabla que te-

nemos intención de modificar desde el panel de explora-
ción Todos los objetos de Access. Vamos a suponer que
uno de los trabajadores de Northwind Traders (en la base
de datos que Access incluye de serie como ejemplo), Luis
Bonifaz, ha cambiado su número de teléfono, por lo que
debes actualizar sus datos en la tabla «Empleados».
La encontrarás a la derecha de la pantalla, en la sección

Tablas (Figura 6.2).
Figura 6.2 Sección empleados dentro de la plantilla.

4. Con la tabla abierta, localiza el registro con la opción Buscar, desplazándote directamente
por la tabla o mediante las teclas de cursor (Figura 6.3).
Figura 6.3 Opción Buscar registro.
5. Para reemplazar el número introducido en el campo «Teléfono del trabajo» por el nuevo
número, haz clic con el ratón sobre el campo correspondiente y edita el contenido (Figura 6.4).
Figura 6.4 Edición del contenido de un campo.
Importante. Comprueba que en el extremo izquierdo del registro aparece un icono con

forma de lápiz: este indica que se está trabajando en modo edición (Figura 6.5).
Figura 6.5 Al editar uno de los campos que forman el registro, aparece un icono en forma de lápiz en su inicio.
6. Con la tabla abierta puedes aprovechar para modificar el resto de datos que tengas pen-
dientes de actualizar. Ten en cuenta que los campos autonuméricos no permiten su edición,
por lo que no podrás modificar el valor que muestran. Al finalizar, simplemente cierra la tabla
(Figura 6.6).
Figura 6.6 Si cierras una tabla en la que has editado algún cambio, Access te permitirá descartar los cambios
antes de proceder a guardarlos.
6.2. Modificación de datos
Como método de seguridad, los cambios que efectúes en la tabla no se guardarán en el mo-
mento de su edición. Por eso, al cerrar la tabla, Access abre un cuadro de diálogo en el que te
pregunta si debe almacenar los cambios realizados. Pulsa el botón Sí para que se guarden los
nuevos valores.
Como alternativa, debes saber que también puedes emplear los formularios de entrada de
datos para modificar los registros existentes. Simplemente, abre el formulario y dirígete al regis-
tro que quieras editar mediante los botones de desplazamiento de la barra inferior.
6.3. Suprimir registros
Si te ves en la necesidad de eliminar un registro con todos sus campos, sigue el mismo procedi-
miento que para la modificación de registros: abre la tabla y posiciónate sobre el registro en
cuestión (Figura 6.7).
A modo de ejemplo, vamos a suponer que se ha introducido por error una factura duplicada en
la base de datos, por lo que procederemos a eliminar el registro correspondiente a la factura
con Id de pedido número 78 de la tabla «Facturas».
Figura 6.7 Encontrarás la opción Eliminar registro en el menú contextual del botón Seleccionar todo.
1. Para ello, sitúate con el cursor en el cuadrado que se encuentra en el inicio del registro, que
sirve para seleccionar toda la fila, y haz clic con el botón secundario, lo que desplegará el menú
contextual. En la figura anterior hemos visto que las opciones disponibles son:
• Nuevo registro.
• Eliminar registro.
• Cortar.
• Copiar.
• Pegar.
• Alto de fila.
2. Ahora haz clic sobre la segunda opción para suprimir el registro seleccionado.
A pesar de ser efectivo, este no es el único método de eliminación de registros. Simplemente,

selecciona uno de los campos de la fila que quieras suprimir y dirígete a la pestaña Inicio de la
barra de herramientas. Allí, en la sección Registros, haz clic en el icono para desplegar las
opciones. Localiza el botón Eliminar y pulsa la flecha del extremo, para que Access muestre el
submenú correspondiente. Ya puedes seleccionar la opción Eliminar registro (Figura 6.8).
Figura 6.8 Dispones de un grupo de herramientas relacionadas exclusivamente con el manejo de registros.
3. Una vez pulsado el botón Eliminar registro por cualquiera de los dos métodos menciona-
dos, Access te preguntará mediante el cuadro de diálogo mostrado en la figura siguiente si es-
tás realmente seguro de eliminar el registro seleccionado. Asegúrate de responder de forma
correcta, puesto que la eliminación de archivos no se puede deshacer (Figura 6.9).
Figura 6.9 Ten en cuenta que la eliminación de registros es un proceso que no puede deshacerse en Access 2007.
Importante. Tras la eliminación de un registro, el campo autonumérico no renumera

todos los registros, así que la lista dejará de ser correlativa. Por esta razón, debes tener en
cuenta que los campos autonuméricos sirven para identificar cada uno de los registros,
pero no para contar el número de registros que contiene la tabla.
UTILIZACIÓN DE UNA BASE DE DATOS 427
7 U TILIZACIÓN DE UNA BASE DE DATOS

7.1. Consultas y búsquedas
Para visualizar subconjuntos del total de datos que se han almacenado en una base de datos
trabajaremos con consultas. La utilidad de las consultas radica en que permiten seleccionar
datos que están recogidos en diferentes tablas relacionadas, de forma que aportan mucha más
información que cada tabla por separado.
Importante. Mediante el Asistente para consultas es posible realizar las consultas ne-

cesarias para extraer información de la base de datos.
Vamos a ver, en primer lugar, cómo encontrar las relaciones que se han establecido entre las
tablas que queremos consultar. Para ello, vamos a la barra de herramientas, a la pestaña He-
rramientas de la base de datos, y en el grupo Mostrar u ocultar hacemos clic en el icono
Relaciones (Figura 7.1). Access mostrará gráficamente el entramado de las relaciones que se
han establecido entre los campos de las diferentes tablas.
Figura 7.1 La función Relaciones muestra gráficamente los vínculos establecidos entrelas diferentes tablas de la
base de datos.
Vemos que, por ejemplo, la tabla «Empleados» está relacionada mediante su clave primaria Id
con otras tres tablas: «Pedidos» por el campo «Id de empleado», «Pedidos de compra» por el
campo «Creado por», y «Privilegios de empleado» por el campo «Id de empleado».
Aunque la creación de consultas puede llegar a un nivel de complicación bastante elevado, a

continuación veremos que es posible realizar las consultas necesarias para extraer información
de la base de datos mediante un práctico asistente.
Como ejemplo, vamos a hacer una consulta para ver qué productos y en qué cantidad ha com-
prado cada uno de los clientes de Northwind. Esta información se encuentra en dos tablas dife-
rentes. Por un lado, tenemos relacionados el número de pedido y el nombre de la empresa
cliente en la tabla «Pedidos». Por el otro, en «Detalles de pedido» encontramos qué producto
se ha encargado en cada uno de los pedidos. De este modo, la relación entre ambas tablas se
establece mediante el campo «Id pedido», como clave principal en la tabla «Pedidos» y como
clave externa en la tabla «Detalles de pedido».
1. Encontrarás el icono que enlaza con el Asistente para consultas en la pestaña Crear de la
barra de herramientas, dentro del grupo Otros (Figura 7.2). Haz un clic para abrirlo.
Figura 7.2 El primer icono del grupo Otros en la ficha Crear es el Asistente para consultas.
2. En la ventana Nueva consulta deja seleccionada la primera opción y pulsa el botón Aceptar
para abrir el Asistente para consultas sencillas.
3. La primera ventana del Asistente para consultas sencillas es muy parecida a la primera
ventana del Asistente para formularios que veíamos anteriormente, y su funcionamiento
también es similar. En este caso, en el menú desplegable Tablas/Consultas, seleccionare-
mos la primera tabla de la que vamos a extraer información: la tabla «Pedidos».
4. Inmediatamente el cuadro de texto de la izquierda, Campos disponibles, pasará a contener
todos los campos que forman la tabla seleccionada. Para nuestro objetivo necesitamos úni-
camente el campo «Id de cliente», de modo que haremos doble clic sobre su nombre para
moverlo al cuadro de texto Campos seleccionados (Figura 7.3).
5. Ya tenemos todo lo que necesitamos de la tabla «Pedidos», así que podemos volver al des-
plegable Tablas/Consultas, esta vez para seleccionar la tabla «Detalle de pedido». Entre
todos los campos disponibles nos interesa «Cantidad», que moveremos a Campos selec-
cionados haciendo clic en el botón de flecha simple hacia la derecha. Haremos lo mismo
con la tabla «Productos» y el campo «Nombre del producto».
Figura 7.3 El funcionamiento de la primera ventana del Asistente para consultas sencillas es equivalente al de
formularios.
6. Dado que el Asistente está preparado para permitir la elección de campos de más de una
tabla, al pasar las nuevas selecciones al cuadro Campos seleccionados se acumularán junto
a los que hayamos incluido de la tabla anterior. Pulsa el botón Siguiente para continuar con
el Asistente.
7. La opción que a continuación te permite configurar Access es si la consulta será de detalle
o, por el contrario, de resumen. Una consulta de detalle incluye todos los datos de los regis-
tros que aparecen en las tablas originales, sin hacer ninguna modificación en ellos. En cam-
bio, la opción resumen permite realizar consultas algo más elaboradas, dando la oportunidad
de calcular, a partir de los campos de las tablas originales, sumas, promedios, el valor mínimo
o el máximo, los cuales te ofrecerán un resumen de los datos consultados (Figura 7.4).
Figura 7.4 Puedes configurar los cálculos para el resumen desde el cuadro de diálogo Opciones de resumen.
En nuestro caso seleccionaremos la primera opción, correspondiente a Detalle. Al pulsar de

nuevo el botón Siguiente llegarás a la última pantalla del asistente (Figura 7.5). Ya solo falta
escribir, en el campo destinado a tal efecto, un título apropiado para la consulta que has realiza-
do, por ejemplo «Productos por cliente», y por último, pulsar el botón Finalizar.
Figura 7.5 Elige un nombre que más tarde te permita localizar esta consulta en el panel Todos los objetos de
Access.
La nueva consulta se ejecuta inmediatamente y queda guardada de forma automática junto al

resto de objetos de la base de datos. No obstante, ten en cuenta que lo que se guarda en una
consulta no son los datos que contiene cada uno de los registros que tú puedes ver, como ocu-
rre en el caso de las tablas, sino que lo que se almacena es la estructura de los campos y los re-
gistros.
Así, aunque los datos de las tablas originales se actualicen, la consulta seguirá siendo vigente, de
modo que no te verás obligado a generar una nueva consulta cada vez que requieras la misma
relación de datos. En este caso solo tendrás que localizar tu consulta en la categoría Consultas
del panel Todos los objetos de Access, y esta se ejecutará en el momento (Figura 7.6). Esto es
especialmente interesante en el caso de consultas recurrentes que se realicen de forma periódi-
ca en tu empresa.
Figura 7.6 Cada vez que ejecutes la consulta se actualizarán los datos que puedes ver en los campos con los de
las tablas de origen.
7.2. Creación de formularios
Cuando introducimos nuevos registros en la base de datos, podemos hacerlo directamente en
la tabla, aunque es mucho más sencillo hacerlo en un formulario con los campos delimitados.
Para hacerlo así, lógicamente, primero tenemos que crear el formulario.
La creación de un formulario desde cero puede parecer una tarea algo ardua, pero Access pone
a tu disposición herramientas que te facilitarán el trabajo en gran medida.
Veamos, a continuación, cuál es el proceso que debes seguir para crear un formulario de in-
troducción de datos mediante el asistente para formularios:
1. En primer lugar, debes abrir la tabla para la que vas a crear el formulario de entrada de da-
tos. Utilizaremos como ejemplo la tabla «Facturas» de la base de datos Northwind que tienes
disponible en las plantillas locales de Access 2007, y que ya conoces, y crearemos un formulario
para introducir los datos referentes a las facturas (Figura 7.7).
Figura 7.7 Plantilla Northwind, localización sección Facturas.
2. Pulsa en la pestaña Crear para que la ficha de la Cinta de opciones se active. En esta ficha
encontraremos los comandos necesarios para crear un formulario (Figura 7.8).
Figura 7.8 Ficha Crear de la Cinta de opciones.
3. En el grupo Formularios hay varios comandos que te permiten crear formularios en blanco
o modelos concretos mediante plantillas. Dado que vamos a crear el formulario con la ayuda de
un asistente, haz clic sobre la opción Asistente para formularios (Figura 7.9).
Figura 7.9 Asistente para formularios.

4. La ventana del asistente está formada por tres elementos, tal y como se muestra en la si-
guiente figura. El primero de ellos, el menú desplegable Tabla/Consultas, que por defecto
muestra la tabla desde la que se ha abierto el asistente, permite seleccionar el resto de tablas
disponibles (Figura 7.10).
Figura 7.10 Asistente para formularios.
5. Los dos cuadros inferiores sirven para seleccionar los campos que aparecerán en el formula-
rio. En el cuadro de la izquierda aparecen todos los campos que se pueden seleccionar y en el
de la derecha aparecen todos los que vayas seleccionando. Con los botones centrales de flecha
puedes mover los campos entre cuadros en la dirección que indica la flecha del botón. Los bo-
tones de doble flecha mueven todos los campos de un cuadro a otro (Figura 7.11).
Figura 7.11 Seleccionamos todos los campos disponibles.

6. Seguidamente el asistente te permitirá distribuir la disposición de los elementos en el formulario.

Prueba todas las opciones y verás una representación gráfica de cada una en el área izquierda de la
ventana. En nuestro caso elegiremos En columnas y pulsamos el botón Siguiente (Figura 7.12).
Figura 7.12 El asistente permite crear formularios distribuidos en distintos formatos.
7. A continuación, tienes que dar título al formulario y tienes la oportunidad de personalizar el
formulario si seleccionas la opción Modificar el diseño del formulario (Figura 7.13).
Figura 7.13 Título y opción de modificar el aspecto del formulario.

8. Con las herramientas de presentación del formulario tienes la opción de modificar el aspec-
to, color y distribución del formulario (Figura 7.14).
Figura 7.14 Herramientas de presentación de formulario.
9. Una vez modificado, ve a la opción Vistas y selecciona Ver > Vista formulario (Figura 7.15).
10. Como podrás observar en la próxima figura, el formulario recién Figura 7.15 Visualización

creado muestra el primer registro de la tabla a la que se ha asociado Formulario final.
y dispone de la barra inferior Registro para desplazarse por las entra-
das de la tabla o para insertar un registro nuevo (Figura 7.16).
Figura 7.16 Formulario resultante con las características aplicadas.
El formulario que acabas de crear estará disponible a partir de ese momento, junto con el resto
de objetos de la base de datos, en el panel de exploración Todos los objetos de Access, para
que lo abras siempre que necesites introducir nuevos registros en la tabla «Facturas».
7.3. Informes
Microsoft Access dispone de un tipo de objeto especialmente pensado para hacer una re-
presentación sobre papel de los datos almacenados en una base de datos. Se trata de los
informes.
Importante. Un informe permite imprimir una relación de registros con una presenta-
ción adecuada. Y no nos referimos solo al aspecto del informe, como una distribución
adecuada de los elementos, un título, numeración en las páginas, etc., sino también a su
contenido.
En este sentido, un informe debe facilitar a su destinatario la tarea de extraer la información

contenida en los datos y cifras impresos.
Para organizar adecuadamente el contenido del informe será necesario, por un lado, ordenar
los registros, y por otro agrupar los datos que comparten alguna característica. En cuanto al
orden, se puede organizar el informe ordenando alfabéticamente los campos de texto o bien, si
se trata de valores numéricos, es posible presentar los datos ordenados de mayor a menor, o
viceversa, en función del tipo de datos.
Importante. Mediante el informe podemos imprimir una relación de registros con una

presentación adecuada.
Al dividir los registros formando grupos se facilita la localización de los datos mediante la intro-
ducción de un título de grupo. Además, cada grupo puede incluir datos a modo de resumen,
como por ejemplo los totales para los campos numéricos. Dentro de cada grupo es posible
anidar otros grupos que, a su vez, pueden contener más subgrupos.
7.3.1. Distribución por secciones

El informe se compone de varias zonas diferenciadas a las que llamamos secciones. Aparecen,
en el informe, en el mismo orden en que se detallan a continuación:
• Encabezado del informe: es la primera sección del informe y se imprime una única vez, a
modo de portada. Puede incluir un título general, la fecha y la hora de impresión, o incluso el
logotipo de la empresa.
• Encabezado de página: es la primera sección que se imprimirá en todas las páginas, a excep-
ción de la primera, que empieza con el encabezado del informe.
• Encabezado de grupo: si el contenido del informe se ha dividido en grupos, cada uno consta
de un título representativo del mismo.
• Detalle: constituye cada uno de los registros de las tablas originales.
• Pie de grupo: esta sección finaliza cada uno de los grupos. Incluye la información de resumen
del grupo.
• Pie de página: se imprimirá al final de cada página del informe. Habitualmente incluye el
número de la página actual.
• Pie de informe: esta sección finaliza el conjunto del informe y se imprimirá en la última pági-
na, pero, eso sí, antes del pie de página. La información de resumen que incluya se referirá al
conjunto del informe.
7.3.2. Informes con el asistente

A partir de la consulta que creamos en el punto anterior, a la que llamamos «Productos por
cliente», vamos a crear un informe mediante el Asistente de informes. Se trata de una herra-
mienta de gran utilidad para ayudarte en la tarea de crear este tipo de objetos.
1. Para abrir el Asistente dirígete a la pestaña Crear de la barra de herramientas de Ac-

cess 2007 y haz clic en el icono Asistente para informes que encontrarás en el grupo
Informes.
2. Nuestro objetivo es facilitar la revisión de los datos de venta, estableciendo claramente qué
compañías compran cada producto y en qué cantidad. Así que, como vamos a necesitar
todos los campos de la consulta «Productos por cliente», después de localizarla en el menú
desplegable Tablas/Consultas, haz clic en el botón de doble flecha hacia la derecha. Así
pasarás todos los campos disponibles al cuadro de Campos seleccionados. Pulsa el botón
Siguiente (Figura 7.17).
Figura 7.17 Elige el origen de los datos en la primera ventana del Asistente para informes.
3. Para responder a la pregunta «¿Cómo desea ver los datos?» el asistente te propone tres al-
ternativas de agrupación, una por cada una de las tablas referenciadas en la consulta «Pro-
ductos por cliente». Puesto que tenemos interés en mostrar las ventas que se han hecho de
cada producto, especificando el cliente que hizo la compra, elige «por Productos» y sigue
adelante (Figura 7.18).
Figura 7.18 El asistente te propone una agrupación teniendo en cuenta los campos pertenecientes a cada tabla.
4. En la siguiente ventana puedes indicar manualmente la forma de agrupar los diferentes re-
gistros. En este momento podrías establecer más subgrupos si necesitaras agrupar más
campos en el informe. Para indicarlo solo tendrías que hacer doble clic sobre el nombre de
este campo y, mediante las flechas de prioridad, podrías cambiar la jerarquía entre los grupos
y subgrupos. Para nuestro ejemplo no necesitas crear ningún subgrupo, de modo que pue-
des pulsar el botón Siguiente directamente (Figura 7.19).
Figura 7.19 Al indicar por qué campo quieres agrupar los registros, Access te muestra una representación
esquemática del informe resultante.
5. Llega el momento de poner orden en los registros. Vamos a ordenar el detalle dentro de
cada grupo colocando en primer lugar los clientes que hayan adquirido un mayor número de
unidades de cada producto. Para establecer esta configuración, despliega el menú 1 y selec-
ciona el campo «Cantidad». Luego pulsa el botón Ascendente, que cambiará a Descen-
dente.
6. Aprovecha para indicar que en cada grupo se sume la cantidad de unidades vendidas para
cada producto, haciendo clic en Opciones de resumen (Figura 7.20) y después marcando la
opción Suma.
Figura 7.20 Las opciones de resumen que establezcas se incluirán en la sección pie de grupo.
7. Deja el resto de opciones sin activar. En la siguiente ventana, el Asistente te preguntará por
la distribución de los campos en el informe. Mantén la configuración sugerida y pulsa Si-
guiente.
8. Dispones de una larga lista de estilos predefinidos por Access. Haz clic sobre ellos para vi-
sualizarlos y pulsa Siguiente para aplicar el estilo resaltado.
9. Para terminar, escribe un nombre descriptivo del informe, que en nuestro caso será el mismo
que el de la consulta en que nos hemos basado: «Productos por cliente». Este será el título
que aparecerá en la sección Encabezado de informe. Por último, pulsa el botón Finalizar
para abrir el informe (Figura 7.21).
Figura 7.21 Al finalizar el asistente, Access abre una vista preliminar del informe que acabas de crear.
El informe se guarda automáticamente y se muestra una vista previa, donde se ve el aspecto

definitivo que tendrá el documento en papel. Muévete por la página mediante las barras de
desplazamiento vertical y horizontal, y pasa a otra página con los botones de desplazamiento
ubicados en la barra inferior.
Puedes comprobar que el asistente ha agregado un pie de página con dos elementos. Por un
lado, el número de página, que evitará que los informes largos se desordenen por accidente. Y,
por el otro, incluye la fecha del informe, que será muy útil, ya que el formato papel no reflejaría
una eventual actualización de los datos en la base de datos, por lo que perder la referencia tem-
poral podría inducir a error al lector del informe.
Además, si te diriges a la última página del informe, verás que se ha añadido un pie de informe
que indica la suma total de unidades vendidas del conjunto de productos de Northwind.
7.3.3. Los últimos detalles

Ya hemos creado un informe que recoge la información que queríamos presentar en papel
pero, para que esté listo para impresión, es probable que quieras ajustar algunos detalles. Para
ello, tendrás que cambiar la vista con que se está mostrando el informe. Dispones de cuatro
vistas diferentes: vista informes, vista preliminar, vista presentación y vista diseño. Puedes
cambiar de vista desde la barra de estado mediante los iconos de vista que aparecen en el or-
den mencionado.
Vayamos a la vista presentación, haciendo doble clic sobre el primer icono. Esta vista muestra
todo el contenido del informe sin distribuirlo en páginas o, por decirlo de otro modo, como si
fuese una página muy larga. Es muy útil, ya que permite modificar fácilmente la disposición de
las columnas al mostrar en todo momento los datos que contiene el informe.
Empecemos por ordenar el contenido de las filas. Vamos a reorganizar las columnas de modo
que para cada grupo de registros correspondientes a un producto veamos, en primer lugar, el
nombre del cliente y, a continuación, el número de unidades que ha adquirido. De esta manera,
el informe será mucho más fácil de leer.
Para conseguirlo, sitúa el cursor sobre el nombre de la segunda columna, «Cantidad», y, cuando
veas que el cursor toma la forma de una flecha de cuatro puntas, haz clic y arrastra hacia la de-
recha, hasta sobrepasar la columna con el nombre «Cliente». La posición de la columna arras-
trada se representa mediante una línea vertical amarilla (Figura 7.22).
Figura 7.22 Reorganiza las columnas del informe desde la vista presentación, con el sistema de arrastrar y soltar.
Al soltar el botón del ratón las columnas se reposicionarán y quedarán en una disposición que
facilitará mucho la lectura de los datos.
Ya habrás observado que, con la distribución de columnas que define el Asistente, algunos
campos quedan demasiado estrechos para mostrar sus registros, mientras que en otros el espa-
cio asignado resulta desproporcionado, dada la corta longitud de sus datos.
Así pues, vamos a modificar el ancho relativo de cada columna, de forma que todas se adapten
mejor a su contenido.
1. Empieza por ensanchar la primera columna, correspondiente a «Nombre del producto», por
lo que la seleccionaremos, haciendo un clic sobre su nombre.
2. Coloca el cursor justo entre la separación de la primera y la segunda columna.
3. Verás que el cursor cambia a una flecha de dos puntas.
4. Haz clic en ese momento y arrastra hacia la derecha, hasta que la columna tenga el ancho
deseado.
5. Repite el proceso tantas veces como sea necesario, hasta que veas que los nombres más
largos aparezcan completos (Figura 7.23).
Figura 7.23 Mientas mantienes pulsado el botón del ratón, Access muestra una representación esquemática del
ancho de la columna.
Has de seguir el mismo procedimiento, aunque a la inversa, para estrechar el campo «Cliente»,
en este caso colocando el cursor entre el segundo y el tercer campo y arrastrando hacia la iz-
quierda cuanto sea necesario. Y, de igual manera, debes hacer lo mismo para reducir el ancho
del campo «Cantidad».
Ahora que ya tenemos los datos bien colocados, vamos a añadir un último detalle: la hora de
impresión. La vista Diseño es la que ofrece mayor flexibilidad de configuración de los elemen-
tos del informe, así que haremos clic en el icono correspondiente en la barra de estado de
Access para cambiar de vista.
Ahora, haz clic en el icono Fecha y hora del grupo Controles que encontrarás en la ficha Di-
seño. Se abrirá un cuadro de diálogo en el que deberás especificar que solo quieres que se
añada la hora (puesto que ya tenemos la fecha en el pie de página) (Figura 7.24).
Figura 7.24 El cuadro de diálogo fecha y hora permite elegir entre diferentes formatos de presentación para
estos datos.
Al añadir la hora, esta se colocará por defecto en la sección encabezado del informe, en la
primera página. Pero para que aparezca junto a la fecha de impresión que tenemos colocada en
el pie de cada página, basta con hacer clic con el botón derecho sobre dicho elemento, selec-
cionar Cortar, después dirigirse a la sección pie de página y seleccionar Pegar en el menú
contextual.
Ya solo tienes que aplicar el mismo formato a la hora y a la fecha. La manera más sencilla de
conseguirlo es seleccionando Copiar en el menú contextual de la fecha y, tras hacer clic con el
botón derecho sobre la hora, seleccionar Pegar formato. Y así ha finalizado la configuración del
informe (Figura 7.25).
Figura 7.25 Para comprobar el resultado de las modificaciones ve a la vista de presentación.
Por último, ve a la Vista preliminar, desde donde puedes configurar las opciones de impresión
mediante los iconos de la barra de herramientas. Cuando estés listo, pulsa el botón Imprimir
para mandar el documento a la impresora establecida como predeterminada.
7.3.4. Máscaras de entrada
Definición. Una máscara de entrada es un formato que asignamos para la introducción
de valores en el campo.
De esta manera se puede controlar el modo en que los usuarios escriben los datos cuando estos
pueden escribirse de varias formas.
Por ejemplo, si se le pide al usuario que introduzca un DNI puede teclearlo de las siguien-
tes maneras:
72462964S; 72462964-S; 72462964…
Si lo que se busca es que todos los usuarios introduzcan el DNI con el mismo formato, una
forma rápida es aplicar una máscara de entrada en el campo correspondiente. En el caso de que
el usuario no introduzca bien el dato no se almacenará en la base de datos hasta que lo haga con
el formato válido.
Así, cuando varias personas escriben datos en la base de datos, se puede definir el modo en que
los usuarios deben escribir los datos en campos específicos para ayudar a mantener la coheren-
cia y para que la base de datos sea más fácil de administrar y mantener, y los datos más sencillos
de localizar.
Por tanto, es conveniente usar máscaras de entrada a campos de tabla, consultas y controles de
informe y formulario.
Por ejemplo, se puede agregar una máscara de entrada a un campo de tipo «Fecha y hora» de
una tabla, o bien, a un control de cuadro de texto en un formulario que se enlaza a un campo de
tipo «Fecha y hora». Se pueden agregar, asimismo, a los controles de formulario, como cuadros
de texto enlazados a campos de tabla con esos tipos de datos. Si no estás familiarizado con los
tipos de datos, lee el artículo «Introducción a los tipos de datos y las propiedades de cam-
po» que se encuentra en la información que ofrece Microsoft en línea:
http://office.microsoft.com/es-es/access-help/introduccion-a-los-tipos-de-datos-
y-las-propiedades-de-los-campos-HA010233292.aspx?CTT=5&origin=
HA010096452
Crear una máscara de entrada

Puedes agregar máscaras de entrada rápidamente mediante el Asistente para máscaras de
entrada o especificar las máscaras manualmente al escribir «máscaras personalizadas» en el
valor de la propiedad del campo Máscara de entrada.
Para practicar con la máscara de entrada, vamos a usar el Asistente para máscaras de entrada.
Solo se activará con los tipos de datos texto y fecha/hora.
1. Colócate con el cursor en la propiedad Máscara de entrada, en la sección Propiedades del

campo. Aparecerá el botón con tres puntos suspensivos, a la derecha del campo. Haz clic sobre
él para abrir el asistente (Figura 7.26).
Figura 7.26. Aspecto de la propiedad Máscara de Entrada incluida en la sección Propiedades del campo.
En ocasiones puede aparecer un cuadro de aviso de seguridad de Access 2010. Pulsa el botón
Abrir (Figura 7.27) para poder acceder al asistente.
Figura 7.27 Imagen que aparece a modo de aviso en Access.

2. Si la tabla ya está guardada, te llevará directamente al primer paso del asistente. De no ser
así, abrirá en primer lugar un cuadro de diálogo en el que se solicita que guardes la tabla para
continuar. Pulsa sobre el botón Sí (Figura 7.28).
Figura 7.28 Cuadro de diálogo.
3. Sigue por el Asistente especificando la opción deseada. Cuenta con dos columnas, en las
que se elige el tipo de máscara de entrada, y a su derecha se muestra el aspecto que tendría. Ve
especificando los valores y formatos que te interesen (Figuras 7.29 a 7.32):
Figuras 7.29 y 7.30 Pasos a seguir al elegir el tipo de máscara de entrada.
Figura 7.31 Opciones para almacenar los datos. Figura 7.32 Proceso final para crear una máscara de
entrada.
Caracteres que definen máscaras de entrada

A continuación (Figura 7.33), se enumeran los caracteres literales y marcadores de posición de
una máscara de entrada y se explica cómo esta controla la entrada de datos:
0 Para introducir dígitos de 0 a 9 de forma obligatoria; no se permiten signos más (+) y menos (-).
Dígitos o espacios; la introducción de dígitos no es obligatoria; no se permiten signos más (+) y
9
menos (-).
Dígitos o espacios; la introducción de datos no es obligatoria; los espacios se muestran en blanco
# en el modo edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; se permiten signos más (+) y
menos (-).
L Sirve para introducir letras de la A a la Z de forma obligatoria.
? Sirve para introducir letras de la A a la Z de forma opcional.
A Sirve para introducir letras o dígitos de forma obligatoria.
a Para introducir letras o dígitos de forma opcional.
& Para introducir cualquier carácter o espacios de forma obligatoria.
C Para introducir cualquier carácter o espacios de forma opcional.
Marcador de posición decimal y separadores de miles, fecha y hora. El carácter utilizado será el
.,:;-/
establecido en la configuración regional Windows.
< Hace que todos los caracteres se conviertan en letras minúsculas.
> Hace que todos los caracteres se conviertan en letras mayúsculas.
Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda en lugar de mostrarse
de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de
!
izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara
de entrada.
Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, «\R» se muestra
\
como «R»).
Figura 7.33 Tabla que relaciona los caracteres literales y marcadores de posición de una máscara de entrada.
Ejemplos de máscaras de entrada

Los ejemplos que figuran a continuación muestran algunas formas en las que se pueden usar las
máscaras de entrada (Figura 7.34).
ESTA MÁSCARA DE PROPORCIONA NOTAS

ENTRADA ESTE TIPO DE
VALOR
(000) 000-0000 (206) 555-0199 En este caso, es preciso escribir un código de área porque
en esa sección de la máscara (000 entre paréntesis) se usa
el marcador de posición 0.
(999) 000-0000! (206) 555-0199 En este caso, en la sección de código de área se utiliza el
( ) 555-0199 marcador de posición 9, de manera que los códigos de
área son opcionales. Además, el signo de exclamación (!)
hace que la máscara se rellene de izquierda a derecha.
(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE Permite sustituir los cuatro últimos dígitos de un número
de teléfono con formato de Estados Unidos por letras.
Observa el uso del marcador de posición 0 en la sección
de código de área, que hace que el código de área sea
obligatorio.
#999 -20 Cualquier número positivo o negativo que no supere los
2000 cuatro caracteres y sin separador de millares ni posiciones
decimales.
>L????L?000L0 VERDEVE339M3 Una combinación de letras obligatorias (L) y opcionales
MAY R 452B7 (?) y números obligatorios (0). El signo de mayor que
obliga a los usuarios a escribir todas las letras en
mayúscula. Para usar una máscara de entrada como esta,
se debe establecer el tipo de datos del campo de tabla en
texto o memo.
00000-9999 98115- Un código postal obligatorio y una sección opcional de
98115-3007 cuatro dígitos adicionales.
>L<?????????????? Cecilia Un nombre o apellido con la inicial automáticamente en
Cornejo mayúscula.
ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN 1-55615- Un número de libro con el texto literal, el primer y el
507-7 último dígito obligatorios y cualquier combinación de
letras y caracteres entre esos dígitos.
>LL00000-0000 DB51392-0493 Una combinación de letras y caracteres obligatorios,
todos en mayúsculas. Utiliza este tipo de máscara de
entrada para, por ejemplo, ayudar a los usuarios a escribir
números de pieza u otras formas de inventario
correctamente.
Figura 7.34 Ejemplos de máscaras de entrada.
Acerca del uso de máscaras de entrada para direcciones de correo

electrónico
Puesto que las direcciones de correo electrónico varían ampliamente en el número de caracte-
res que contienen, las máscaras de entrada no son una herramienta útil para garantizar que se
escriban correctamente. En su lugar, se recomienda usar las propiedades Regla de validación
y Texto de validación.
La regla de validación (Figura 7.35) garantiza que la dirección de correo electrónico se escriba
con uno o varios caracteres, luego un símbolo de arroba (@) seguido de uno o varios caracteres,
después un punto y, por último, uno o varios caracteres. Por ejemplo, se permitirá «miguel@
example.com», pero no se permitirá «miguel@example,com» o «miguel@example». Si se escri-
be una dirección de correo electrónico que no coincide con la regla de validación, Access no
aceptará la entrada y mostrará el mensaje en la propiedad Texto de validación. Si no se intro-
duce ningún texto en el cuadro de propiedad Texto de validación, Access muestra un mensa-
je genérico.
Propiedad Valor
Regla de validación Is Null Or ((Like «*?@?*.?*») And (Not Like «*[ ,;]*»))
Texto de validación Escriba la dirección de correo electrónico con un símbolo «@» y el nombre de
(opcional) dominio completo (por ejemplo, «benito@contoso.com»).
Figura 7.35 Ejemplo práctico de regla de validación.
SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS 451
8 SEGURIDAD EN LAS BASES DE DATOS

Para proteger los datos de miradas ajenas, Access 2007 puede cifrar la base de datos y gestio-
nar el acceso mediante una contraseña. El cifrado consiste en codificar los datos de las tablas
aplicando un algoritmo, de manera que un usuario no autorizado no pueda acceder a ellos. De
este modo se garantiza que los usuarios que desconozcan la contraseña no podrán leer ni mo-
dificar los datos.
8.1. Establecer una contraseña de acceso

A continuación vamos a ver de qué manera puedes establecer y quitar una contraseña para la
base de datos Northwind. Antes de nada, tendrás que cerrar la base de datos, si es que la tenías
abierta, y volver a abrirla, pero esta vez en modo exclusivo.
1. Para ello, en la ventana de inicio de Microsoft Access ve al panel Abrir base de datos re-
ciente y haz clic en el icono Más para abrir una ventana de exploración de Windows. Loca-
liza el archivo de la base de datos y haz un clic para seleccionarla. Ahora despliega las opcio-
nes del botón Abrir pulsando la flecha del extremo y haz clic en Abrir en modo exclusivo
(Figura 8.1).
Figura 8.1 Las opciones del botón. Abrir te permiten trabajar en diferentes modos con la base de datos.
2. Cuando la base de datos esté cargada, ve a la ficha Herramientas de la base de datos y, en

el grupo que lleva el mismo nombre, haz clic en el icono central Cifrar con contraseña.
Ahora puedes escribir la contraseña en el campo adecuado del cuadro de diálogo Estable-
cer contraseña para base de datos (Figura 8.2).
Figura 8.2 Escribe una contraseña segura en el campo Contraseña y repítela en el campo Confirmar contraseña.
Asegúrate de que la contraseña que has escogido tiene un grado suficiente de complejidad
(una mezcla de letras, números, mayúsculas, minúsculas y caracteres no alfanuméricos), pero
que, al mismo tiempo, no sea difícil de recordar, puesto que si la olvidaras no podrías recupe-
rar los datos que estás cifrando (Figura 8.3).
3. Tendrás que volver a escribir exactamente la misma contraseña en el campo de texto
Confirmar contraseña y, al pulsar el botón Aceptar, la base de datos quedará protegida.
4. Cierra la base de datos y comprueba que, al volver a abrirla, Access te solicita la contraseña.
Figura 8.3 Cuando
introduzcas la contraseña
para acceder a la base de
datos, los caracteres que
escribas se sustituirán por
asteriscos, por seguridad.
8.2. Eliminar el cifrado de la base de datos

Quizá llegue un momento en que consideres que los datos almacenados en las tablas han per-
dido su valor y prefieres liberar el acceso a los mismos. Si crees que el sistema de cifrado ha
dejado de ser de utilidad, puedes optar por quitar la contraseña de la base de datos mediante el
procedimiento siguiente:
1. Abre la base de datos en modo exclusivo (sigue el mismo procedimiento que cuando apli-
caste la contraseña) y haz clic en el mismo icono que empleaste para establecer la contrase-
ña en la ficha Herramientas de la base de datos.
2. Cuando trabajas con una base de datos cifrada, este icono cambia su nombre por el de
Descifrar base de datos. Ten en cuenta que un usuario que no conozca la contraseña que
protege la base de datos no podrá eliminar el cifrado, puesto que para desprotegerla debe-
rá introducirla de nuevo como tú ahora (Figura 8.4).
Figura 8.4 Debes introducir la contraseña correcta para poder anularla.
Tras escribir la contraseña correcta y pulsar el botón Aceptar, la base de datos tendrá libre ac-
ceso para todos los usuarios.
8.3. Elementos de lenguajes de definición y consulta

de datos: SQL
Para interactuar con una base de datos, originariamente se distinguía entre los lenguajes de
definición por un lado y los de consulta por otro. En cambio, el lenguaje SQL (Structured Query
Language), el estándar actual para el acceso a bases de datos, incorpora las características del
lenguaje de descripción de datos o DDL (Data Definition Language), así como las del lenguaje
de manipulación de datos o DML (Data Manipulation Language).
Importante. Para la definición de la estructura, el lenguaje SQL incluye sentencias con

las que se pueden crear, modificar, eliminar o truncar los elementos de la base de datos,
que son CREATE, ALTER, DROP y TRUNCATE, respectivamente.
En cuanto a las sentencias de lenguaje de manipulación o consulta de datos, SQL proporciona

las sentencias SELECT, INSERT, UPDATE y DELETE, que permiten seleccionar, insertar,
actualizar y borrar datos.
9 I NTEROPERACIONES CON OTRAS

APLICACIONES
La aplicación Microsoft Access forma parte de la suite ofimática Microsoft Office, por lo que
está integrada con las principales aplicaciones del paquete. Por esta razón, resulta muy sencillo
el proceso de adquisición de datos desde otro programa de Microsoft Office y también el de
exportación.
Por ejemplo, podemos importar datos desde Excel o Word a Access y pasar cualquiera de las
tablas que forman parte de una base de datos de Access a un documento de texto de Word o
a una hoja de cálculo de Excel, de forma casi inmediata.
Importante. Para realizar estas transacciones de datos entre aplicaciones desde Access,

debes acceder a la opción que necesitas desde la ficha Datos externos, mediante los
iconos que representan el formato al que se va a exportar o del que se va a importar
Ten en cuenta que los iconos están organizados en los grupos Exportar e Importar, según la
función a la que dan acceso.
10 I MPORTAR Y EXPORTAR INFORMACIÓN

DE UNA BASE DE DATOS
10.1. Importar un objeto de base de datos a otra
base de datos de Access
Access permite importar objetos de una base de datos a otra rápidamente.
Para ello, solo tendremos que acudir a la pestaña Datos externos, y una vez allí seleccionar una
opción de la sección Importar (Figura 10.1).
Figura 10.1 Opción a elegir en la barra de herramientas para importar una base de datos.
Aquí se puede seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si
quieres importar objetos de una base de datos a otra, solo tienes que hacer clic en el botón
Access y se abrirá un cuadro de diálogo (Figura 10.2).
Para importar un objeto de una base de datos Access, ya sea una tabla, formulario, informe,
macro, etc., solo tendremos que seleccionar la base de datos de origen y pulsar el botón
Aceptar.
En el siguiente cuadro de diálogo deberemos seleccionar los objetos que queremos añadir a
nuestra base de datos y pulsar el botón Aceptar (Figura 10.3).
Figura 10.2 Cuadro de diálogo con la opción para importar datos.
Figura 10.3 Importar objetos desde Access.

En la imagen verás que el botón Opciones se encuentra desactivado. Es porque hemos hecho
clic sobre él y entonces han aparecido las opciones en la parte inferior del cuadro. Desde allí
podrás seleccionar cómo y en qué medida quieres importar los objetos.
A veces, cuando se importan datos, algunos de ellos no pueden almacenarse por no coincidir
con la definición de la tabla. En este caso, Access nos avisará de que se han producido errores
en la importación y creará una tabla con esos errores para que los podamos analizar y compro-
bar.
10.2. Exportar un objeto de base de datos a otra

base de datos de Access
Access proporciona varias formas de copiar un objeto, como una tabla o formulario, de una
base de datos a otra. Lo más sencillo es copiar y pegar, pero exportar un objeto permite más
opciones. Por ejemplo, puede exportar la definición de la tabla y los datos de la tabla, o exportar
solo la definición de la tabla (una copia en blanco de la tabla). También puede guardar los de-
talles de la operación como una especificación de exportación para uso futuro.
• Preparar la exportación
1. Abre la base de datos de origen, si no está abierta.
2. Identifica el objeto que deseas exportar.
3. Abre la base de datos de destino.
4. Si ya existe un objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de
destino, debes decidir si deseas sobrescribir la versión existente o especificar otro nombre
para el objeto nuevo.
Ya estamos listos para iniciar la operación de exportación. Sigamos la serie de pasos si-
guientes.
• Ejecutar el asistente de exportación

1. En el grupo Exportar de la ficha Datos externos, haz clic en Más y, a continuación, clic en
Base de datos de Access.
2. En el cuadro Nombre de archivo, especifica el nombre de la base de datos de destino y,
a continuación, haz clic en Aceptar.
3. En el cuadro de diálogo Exportar, cambia el nombre del objeto nuevo si no quieres so-
brescribir un objeto existente con el mismo nombre en la base de datos de destino.
4. Si el objeto seleccionado es una tabla, especifica si deseas exportar la definición de la tabla
y los datos o solo la definición.
5. Haz clic en Aceptar para terminar la operación.
• Guardar la especificación de exportación

1. Haz clic en Guardar los pasos de la exportación para conservar los detalles de la opera-
ción para un uso futuro. Guarda los detalles para cuando se necesite repetir la operación
sin tener que recorrer los pasos del asistente cada vez.
2. En el cuadro Guardar como, escribe un nombre para la especificación de exportación.
También se puede escribir una descripción en el cuadro Descripción.
3. Si quieres realizar la operación a intervalos fijos, por ejemplo semanal o mensualmente,
activa la casilla de verificación Crear tarea de Outlook. Se creará una tarea de Outlook
que permitirá ejecutar la especificación con un clic de un botón.
4. Clica en Guardar exportación.
5. Sigue uno de estos procedimientos:
— Si se ha seleccionado la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access iniciará
Microsoft Office Outlook 2007. Sigue los pasos restantes de este procedimiento para
configurar la tarea de Outlook.
— Si no se ha seleccionado la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, la operación
ya está terminada. Abre la base de datos de destino y revisa el objeto exportado para
asegurarte de que la operación se ha realizado correctamente.
6. En la ventana Tareas de Outlook, revisa y modifica las configuraciones de tarea tales
como Vencimiento y Aviso. Para que se repita la tarea, haz clic en Periodicidad.
7. Pulsa Guardar y cerrar.
8. En Access, abre la base de datos de destino y revisa el objeto exportado para asegurarte
de que la operación se ha hecho correctamente.
460 OFIMÁTICA YOFIMÁTICA
PROCESO DEY PROCESO
LA INFORMACIÓN
DE LA INFORMACIÓN
– Unidad formativa
– unidad8formativa 8
11 M ANEJO DE ASISTENTES

El asistente en Access 2007 es una herramienta de gran utilidad que permite facilitarte el traba-
jo y ayudarte en la creación de informes, consultas, formularios.
Los asistentes se encuentran en la ficha Crear y son tres (Figura 11.1):
• Asistente para formularios (azul en la siguiente figura): te ayudará a crear formularios sen-
cillos y personalizables.
• Asistente para consultas (rojo en la siguiente figura): te ayuda a crear una consulta simple,
una de tabla de referencias cruzadas, una para búsqueda de duplicados o una de búsqueda de
no coincidentes.
• Asistente para informes (verde en la siguiente figura): te ayuda a crear informes simples y
personalizados.
Figura 11.1 Asistentes disponibles en Access.
Son de fácil utilización y es necesario ir pasando las ventanas y adecuando los datos que te pi-
den a lo que a ti te interesa, de modo semejante a la instalación de un programa.
Recuerda. Ya hemos visto su utilización con ejemplos durante el desarrollo del temario
en la creación de consultas, formularios e informes.
• Una base de datos almacena datos para que los usuarios los puedan recuperar de forma
inmediata. Estos datos estarán estructurados y se mantendrán actualizados. Tendrán redun-
dancia mínima y consistencia, además de estar duplicados en copias de seguridad.
• El modelo relacional es un estándar de las bases de datos, y organiza los datos de la tabla
mediante registros o tuplas, que son cada una de las filas de la tabla. A nivel conceptual, cada
registro agrupa los datos para un caso concreto de la entidad.
• Los registros están a su vez organizados en campos, que constituyen cada uno de los datos
que caracterizan el registro.
• Los tipos de campo de Access según los datos son: texto, memo, número, fecha/hora, mo-
neda, autonumérico, sí/no, objeto OLE, hipervínculo y archivo adjunto.
• La Cinta de opciones de Microsoft Access 2007 está organizada en fichas, correspondien-
tes a cada uno de los menús. Se puede acceder a los objetos de la base de datos mediante el
panel de exploración, situado a la izquierda del área de trabajo.
• Para localizar un registro debe abrirse la tabla y desplazarse manualmente hasta él, o bien
usar la función Buscar de la barra inferior. La herramienta Buscar permite configurar pará-
metros para afinar la búsqueda y está disponible en la ficha Inicio.
• Un formulario ofrece un entorno confortable para introducir grandes cantidades de datos,
así como para introducir datos en diferentes tablas o para modificar registros.
• Las consultas se utilizan para mostrar por pantalla subconjuntos del total de datos almace-
nados y los informes para producir documentación en papel. Microsoft Access permite pro-
teger los datos mediante el proceso de encriptación.
462 OFIMÁTICA Y PROCESO DE LA INFORMACIÓN – unidad formativa 8
En una base de datos, no siempre es posible conseguir que los datos no sean redun-
dantes.
El modelo en red es muy similar al modelo relacional, pero en este caso se flexibiliza
el vínculo padre-hijo.
Un campo de texto suele estar limitado en principio a cincuenta caracteres como

máximo.
La eliminación de un registro se puede deshacer mediante el botón Deshacer.
Se puede acceder al tipo de datos y al formato asociado a cada campo desde la

pestaña Hoja de datos, en el grupo Formato y Tipo de datos.
El último valor del campo autonumérico indica el número total de registros de la

tabla.
El Asistente para formularios permite configurar la distribución de los elementos en

el formulario.
La vista Diseño permite colocar la hora del informe en el pie de página.
El encabezado del informe se repite al inicio de cada página.
Access puede recuperar una contraseña de cifrado en caso de que se olvide.
SOLUCIONES A LOS EJERCICIOS 463
8 U TILIZACIÓN DE BASES DE DATOS

En una base de datos, no siempre es posible conseguir que los datos no sean redun-
X
dantes.
El modelo en red es muy similar al modelo relacional, pero en este caso se flexibiliza
X
el vínculo padre-hijo.
Un campo de texto suele estar limitado en principio a cincuenta caracteres como

X
máximo.
La eliminación de un registro se puede deshacer mediante el botón Deshacer. X
Se puede acceder al tipo de datos y al formato asociado a cada campo desde la

X
pestaña Hoja de datos, en el grupo Formato y Tipo de datos.
El último valor del campo autonumérico indica el número total de registros de la

X
tabla.
El Asistente para formularios permite configurar la distribución de los elementos en

X
el formulario.
La vista Diseño permite colocar la hora del informe en el pie de página. X
El encabezado del informe se repite al inicio de cada página. X
Access puede recuperar una contraseña de cifrado en caso de que se olvide. X

ÍNDICE
UNIDAD FORMATIVA 8
UTILIZACIÓN DE BASES DE DATOS
1. Introducción a una base de datos. estructura y funciones395

2. Tipos de bases de datos 398
3. Instalación y carga400
3.1. Encontrar archivos y registros 402
4. Elementos de una base de datos y tipología405
5. Diseño de una base datos407
5.1. Creación y diseño de una base de datos 407
5.2. Cómo relacionar tablas entre sí 415
5.3. Integridad referencial 417
5.4. Tipos de combinación 419
6. Edición de una base de datos421
6.1. Registro e introducción de datos 421
6.2. Modificación de datos 423
6.3. Suprimir registros 424
7. Utilización de una base de datos427
7.1. Consultas y búsquedas 427
7.2. Creación de formularios 431
7.3. Informes 435
8. Seguridad en las bases de datos451
8.1. Establecer una contraseña de acceso 451
8.2. Eliminar el cifrado de la base de datos 453
8.3. Elementos de lenguajes de definición y consulta de datos: SQL 454
9. Interoperaciones con otras aplicaciones455
10. Importar y exportar información de una base de datos456
10.1. Importar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access 456
10.2. Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de access 458
11. Manejo de asistentes460

uNIDAD FORMATIVA 9
• Elaboración de presentaciones
UNIDAD
Elaboración 467
de
9
presentaciones
1 e structuras y funciones

En aras de buscar siempre la excelencia en los trabajos y con el fin de exponer y mostrar la in-
formación, por compleja que sea, de forma clara y atractiva, cada vez más es importante el
dominio de las aplicaciones gráficas y de autoedición.
En este sentido, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint son dos de los programas más
adecuados en cuanto a las aplicaciones gráficas. Por un lado, la hoja de cálculo de Microsoft
Office es una de las mejores herramientas que podemos encontrar a la hora de crear gráficos
de todo tipo, adaptables a las distintas series de datos que queramos representar. Por otro,
Microsoft PowerPoint es un programa especialmente ideado para la creación de presenta-
ciones que, gracias a su versatilidad y a la compatibilidad existente entre los distintos programas
de la suite de Office, puede incluir gráficos, imágenes, cuadros de texto, organigramas, fotogra-
fías, sonido, movimiento, etc. en sus documentos.
Definición. Un programa de autoedición es cualquier aplicación que nos ayuda a dar

formato a un documento y que le proporciona el aspecto profesional que se requiere.
Existen programas para la autoedición de documentos que se utilizan en los ámbitos de la edi-
ción gráfica, por ejemplo QuarkXpress o PageMaker, entre otros. Sin embargo, este tipo de
programas se alejan de las necesidades que puede tener un profesional administrativo.
En esta unidad nos ocuparemos de las prestaciones gráficas y de autoedición de Microsoft

PowerPoint, y de cómo puede integrarse con otras aplicaciones. También veremos los tipos de grá-
ficos más adecuados para cada tipo de datos que pueden elaborarse con Microsoft Excel (Figura 1.1).
Figura1.1 Presentación de gráficos mediante un programa de autoedición.

468 OFIMÁTICA Y PROCESO de la información – unidad formativa 9
A menudo, las presentaciones de informes, proyectos, anuarios, estudios, etc. realizadas a tra-
vés de las diapositivas creadas con Microsoft PowerPoint presentan también elementos copia-
dos o importados de Excel, e incluso pueden insertarse listados elaborados con un programa de
autoedición como puede ser Microsoft Word. Y es a través de esta combinación entre todas
estas aplicaciones que las presentaciones adquieren el aspecto serio y profesional propio de
cualquier trabajo debidamente realizado.
Importante. El programa de creación de gráficos por excelencia de Microsoft es Excel,

la hoja de cálculo, aunque si lo que se necesita es llevar a cabo una presentación de cual-
quier tipo que incluya gráficos en diapositivas o transparencias, necesitaremos utilizar
PowerPoint.
PowerPoint 2007 es un programa para diseñar presentaciones electrónicas a las que podemos
agregar efectos multimedia, desde vídeo hasta sonido, incluida la grabación de nuestra propia
voz como narradores. Una presentación creada con esta aplicación (recuerda que trabaja con
diapositivas) puede ser bastante compleja, pero la ventaja de PowerPoint es que también nos
permite diseñar presentaciones más sencillas, aunque no por ello menos profesionales, cuando
la finalidad de la exposición lo requiere.
Importante. Ambos programas pueden utilizarse con un único fin: elaborar una presen-
tación donde los elementos propios de ambas aplicaciones se combinen para crear un
documento absolutamente profesional.
Microsoft Excel es una aplicación consistente y muy completa cuyas funciones no pueden
reflejarse en un simple listado. Aun así, a continuación listaremos algunas de las funciones bási-
cas y más importantes de este programa:
• Permite importar, organizar y explorar enormes series o conjuntos de datos a través de sus
hojas de cálculo.
• Crea gráficos con los que es posible representar y analizar los datos introducidos en las hojas
de cálculo.
• Facilita la organización, el manejo, la actualización y el orden de los datos empresariales, aho-
rrando tiempo y esfuerzo.
• Permite compartir la información almacenada en las hojas de cálculo con otras aplicaciones y
otros usuarios de forma segura.
Al igual que todos los programas de la suite de Microsoft Office, la estructura y el funciona-
miento de la interfaz de Excel y PowerPoint 2007 son muy similares. Así, en ambos casos en-
contramos una barra de título, una barra de estado, la Cinta de opciones con sus grupos y
las flechas pequeñas que activan sus cuadros de diálogo, el botón de Office y la barra de he-
estructuras y funciones 469
rramientas de acceso rápido. Por otro lado, el área de trabajo y las funciones y comandos in-
cluidos en la Cinta de opciones son, lógicamente, distintos.
1.1. Elaboración de presentaciones libres

Apache OpenOffice Impress
Es un programa de edición de presentaciones de diapositivas similar a Microsoft PowerPoint.
Es parte de la suite de oficina de Apache OpenOffice. Puede exportar presentaciones como
archivos SWF de Adobe Flash, permitiendo que sean ejecutados en cualquier ordenador con
Adobe Flash Player instalado. También incluye la capa-
cidad de crear archivos PDF. Impress adolece de la ca-
rencia de diseños de presentación listos para usarse. Sin
embargo, se pueden obtener fácilmente en Internet Figura 1.2 Logotipo de Apache Open
plantillas de terceros (Figura 1.2). Office.
Los usuarios de Apache OpenOffice Impress también pueden instalar la Open Clip Art Library
(Biblioteca Abierta de Clip Art), que agrega una enorme galería de banderas, logos, iconos,
estandartes y pancartas para presentaciones generales y proyectos de dibujo.
Prezi
Definición. Es una aplicación multimedia para la creación de presentaciones de manera
dinámica y original.
Prezi (Figura 1.3) se utiliza como plataforma puente entre la

información lineal y la no lineal, y como una herramienta de
presentación de intercambio de ideas, ya de manera libre,
ya estructurada. El texto, las imágenes, los vídeos y otros
medios de presentación se ponen encima del lienzo y se Figura 1.3 Logotipo de Prezi.
pueden agrupar en marcos.
Después, el usuario designará la medida y la posición entre todos los objetos de la presentación
y cómo se hace el desplazamiento ente estos objetos, así como la ampliación/alejamiento. Para
las presentaciones lineales, el usuario puede construir una ruta de navegación prescrita.
La presentación final se puede desarrollar en una ventana del navegador. También permite una
presentación fuera de línea (solo hace falta descargarse el archivo). Prezi utiliza un modelo free
mium. Los usuarios que usen Prezi público pueden editar, mostrar y descargar sus trabajos, y los
que pagan pueden crear, compartir y descargar los archivos.
Importante. La versión gratuita es la más común; esta obliga al usuario a registrarse en

la página web para poder realizar presentaciones Prezi propias.
Incluye todas las características básicas del editor en línea de Prezi, además de 100 Mb para
poder guardar todo lo creado. Al ser una cuenta pública, todo el trabajo realizado se subirá
automáticamente a la red y estará disponible para cualquiera.
1.2. Elaboración de presentaciones de pago

Microsoft PowerPoint
Es el que utilizaremos en este curso por su extendida difusión, tanto particular como empresa-
rialmente.
Keynote
Es una aplicación de software de presentación desarrollada como parte del set de productividad
iWork de Apple. Sus características son:
• Temas que permiten al usuario mantener la consistencia en los colores y fuentes a lo largo de
la presentación, incluyendo cuadros, gráficos y tablas.
• Transiciones y construcción de diapositivas 3D, impulsadas con OpenGL, que se asemejan a
cubos rodantes o páginas volteadas, o bien transiciones disolventes que hacen desaparecer a
una diapositiva con la siguiente. Soporte de monitor dual: el presentador puede mostrar la
presentación en una pantalla y todavía ver el escritorio o las notas desde su portátil.
• Exporta a PDF, QuickTime, Flash, JPEG, TIFF, PNG, HTML (con imágenes) y PowerPoint. Key
note también utiliza .key (archivos de presentación) y .kth (archivos de temas) basados en XML.
• Soporta todos los formatos
de vídeo QuickTime (inclu-
yendo MPEG-2 y DV) en
presentaciones de diapositi-
vas. La versión 3 permite ex-
portar a iDVD con un clic.
Compatibilidad con Apple
Remote y la aplicación re-
mota de Keynote (Figura 1.4)
para iPhone y iPod Touch.
Figura 1.4 Interfaz
de la aplicación Keynote.
2 INSTALACIÓN Y CAR GA
Al igual que el resto de programas de la suite de Microsoft Office, la carga e instalación de
Microsoft PowerPoint (Figura 2.1) es un proceso sencillo y similar al que ya viste en el caso
de Microsoft Word o Microsoft Excel.
Recuerda. Se introduce el CD en el lector del equipo, se escribe la clave cuando

el programa la pida para que se inicie el asistente de instalación, se selecciona el
modo de instalación preferido (podemos optar entre recomendado y personaliza-
do) y, por último, se siguen los pasos indicados por el asistente hasta finalizar el
proceso.
Después, y una vez instalado el programa, accederemos a él pulsando el botón Inicio y eje-
cutando la secuencia Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office Power-
Point.
Por otro lado, para añadir o eliminar funciones de cualquier programa de la suite Office,
será necesario ejecutar la secuencia Inicio > Panel de control > Agregar o quitar progra-
mas. A continuación, dentro del cuadro Programas actualmente instalados del cuadro
de diálogo activo, seleccionaremos el programa Microsoft Office 2007 y pulsaremos el
botón Cambiar.
En la siguiente ventana activa, y siempre con el botón de opción Agregar o quitar funciones
marcado, pulsaremos Continuar y, dentro de las Opciones de instalación, exploraremos el
esquema en forma de árbol del programa deseado para marcar o desmarcar las opciones que
nos interese modificar.
Figura 2.1 Icono de Microsoft PowerPoint 2007

3 INTERFA Z. CREAR PRESENTACIONES.

PLANTILLAS Y ASISTENTES
Definición. Microsoft PowerPoint es un programa pensado para realizar presentacio-
nes con las que se comunican ideas, se presentan informes o nuevos productos, se mues-
tra la evolución de un proyecto, etc.
Actualmente, las presentaciones forman parte del día a día de cualquier empresa. Y es que
compartir la información y presentarla de forma adecuada contribuye en gran parte a la buena
imagen de una empresa (Figura 3.1).
Figura 3.1 Presentación y conferencia del balance anual de la empresa.
3.1. Ventana principal de PowerPoint

Por defecto, la ventana principal de Microsoft PowerPoint (Figura 3.2) se abre con la vista Nor-
mal activada y presenta la primera diapositiva por diseñar en el lado derecho de la pantalla.
Bajo esta, el Panel de notas facilita la inserción de las notas que deseamos que acompañen a la
diapositiva activa. Y por otro lado, a la izquierda de la pantalla, aparece un panel con las fichas
Diapositivas y Esquema en el que, en un principio, únicamente se muestra la primera diapositiva.
No obstante, conforme se vayan añadiendo más diapositivas, la ficha Diapositivas (que es la

que se activa de forma predeterminada en el panel de la izquierda de la ventana) mostrará to-
das las diapositivas que contenga el documento activo.
La ficha Esquema, por su parte, presenta el contenido del documento como un solo texto for-
mado por los títulos de las diapositivas, situados junto al icono y al número de cada una de ellas,
INTERFAZ. CREAR PRESENTACIONES. PLANTILLAS Y ASISTENTES 473
y el texto principal de las diapositivas que aparece debajo con sangría. Los distintos objetos o
elementos contenidos en las diapositivas aparecen como pequeñas anotaciones.
Gracias a la vista Esquema, realizar cambios de orden o formato y hacerse una idea global de
la presentación resulta más que sencillo.
Figura 3.2 Pantalla de inicio de Microsoft PowePoint 2007.
Dependiendo de la vista activa, la ventana principal de Microsoft PowerPoint se presenta de

una forma u otra. Situados a la derecha de la barra de estado, justo al lado del Nivel de zoom
(Figura 3.3), el programa dispone de tres botones distintos referentes a las vistas:
Figura 3.3 El Nivel de Zoom puede modificarse mediante clics sobre los botones Alejar y Acercar.
• Vista normal: muestra la vista descrita anteriormente.

• Clasificador de diapositivas: muestra todas las diapositivas del trabajo en miniatura para
facilitar su uso y manejo. De esta forma, resulta más sencillo añadir, mover o eliminar diaposi-
tivas.
• Presentación con diapositivas: esta vista permite observar el resultado definitivo de la pre-
sentación mostrando, una a una, las diapositivas creadas a pantalla completa. Para salir de esta
vista basta con hacer doble clic sobre la pantalla.
Importante. El nivel de zoom puede modificarse a base de pequeños clics sobre los
botones Alejar o Acercar. Para ajustar la diapositiva al espacio de trabajo, basta con
pulsar el botón Ajustar la diapositiva a la ventana actual situado a la derecha del zoom.
3.3.1. Presentación en blanco
Definición. crear una presentación en blanco significa partir de cero, empezar a trabajar
en una diapositiva que no contiene ningún elemento previo, en la que podemos insertar
todos los elementos que mejor nos parezcan.
Por defecto, cada vez que abrimos Microsoft PowerPoint, el programa muestra la primera dia-
positiva de una presentación en blancon (Figura 3.4), pero, en caso de estar trabajando con otro
documento, bastará con pulsar la secuencia Botón de Office > Nuevo > Presentación en
blanco > Crear para obtener el mismo resultado.
Figura 3.4 Título y subtítulo en la presentación.

A partir de aquí, ya solo es cuestión de organizarse. Por norma general, el primer paso consiste
en introducir el texto. Una operación que podemos llevar a cabo simplemente haciendo clic
sobre la diapositiva activa y escribiendo, o bien pegando el texto copiado en otra aplicación
(Microsoft Word, por ejemplo), allí donde mejor nos parezca.
En referencia al lugar y a la conveniencia de insertar el texto dentro de los cuadros que figuran
en la primera diapositiva, cabe decir que, a pesar de que la primera diapositiva muestre dos
cuadros con los textos Haz clic para agregar título y Haz clic para agregar subtítulo, la de-
cisión de seguir o no las indicaciones del programa dependerá siempre de las necesidades del
usuario. Tales indicaciones son solo orientativas y obedecen al formato de la plantilla que el
programa tiene establecida por defecto.
En cualquier caso, si lo que deseamos es una diapositiva sin cuadros de texto o bien con cuadros
pero distribuidos de otra forma, debemos dirigirnos al grupo Diapositivas de la ficha Inicio y
pulsar sobre el icono Nueva diapositiva. De esta forma, no solo conseguiremos añadir una
nueva diapositiva a la presentación activa sino que, además, podremos escoger de qué tipo la
queremos.
Importante. La mejor forma de desplazarse entre las diapositivas es a través de las fi-
chas Diapositivas en la vista Esquema, situadas en el panel izquierdo.
Las herramientas para aplicar un formato al texto de la presentación se encuentran en los gru-
pos Fuente y Párrafo de la ficha Inicio, dentro de la Cinta de opciones (Figura 3.5). Dicho
formato, es decir, el color del texto, su tamaño, tipo de fuente, alineación, etc., dependerá de la
línea de la empresa, del contenido de la presentación y de los destinatarios de la misma. Una vez
insertado el texto en las diapositivas que compondrán la presentación, es el momento de agre-
gar los elementos necesarios para completar la exposición.
Figura 3.5 Cinta de opciones
Por su parte, la Cinta de opciones presenta también distintas formas de observar las presenta-
ciones realizadas. Con la ficha Vista activa, hay disponibles distintos grupos de comandos entre
los que destacan Zoom, Vistas de presentación, Ventana o Mostrar u ocultar. El uso de los
comandos de todos estos grupos es muy sencillo e intuitivo. Algunos grupos contienen una
pequeña flecha en diagonal, en la parte inferior derecha, que da paso a una extensión con me-
nús más detallados y completos.
Son un ejemplo los distintos comandos del grupo Vistas de presentación, entre los que se
encuentran los correspondientes a la barra de vistas antes explicada. Y la razón es que, para
activarlas, simplemente es necesario pulsar sobre su icono, mientras que, para cerrarlas, bastará
con pulsar de nuevo sobre el icono de la vista Normal, o bien hacer clic sobre el botón Cerrar
la vista… que, en algunos casos, aparece en el extremo derecho de la Cinta de opciones pro-
pia de las vistas.
Recuerda. Existen distintas formas de realizar presentaciones con PowerPoint: partien-

do de una presentación en blanco, partiendo de una plantilla ya preestablecida por el
programa o modificando una presentación ya existente.
De igual forma, las presentaciones pueden realizarse para luego mostrarse en distintos soportes
o medios: el monitor, en una pantalla a través de un sistema de proyección, en papel, con dia-
positivas, en transparencias, etc.
3.1.2. El botón de Office y las fichas de la Cinta de opciones

• Botón de Office: es el que contiene las aplicaciones de Abrir, Cerrar, Guardar, Imprimir,
Preparar documentos, Nuevo, etc. La ventana está dividida en dos áreas: a la izquierda
muestra las aplicaciones básicas disponibles para trabajar con el programa, y a la derecha las
opciones de cada uno de los comandos seleccionados (Figura 3.6).
Figura 3.6 Botón Office.

• Ficha Inicio: contiene las herramientas básicas para copiar, cortar y pegar elementos y tam-
bién para aplicar diseño al texto de las diapositivas, alinear los párrafos o buscar y reemplazar
texto. Desde esta ficha podemos crear o eliminar diapositivas (Figura 3.7).
Figura 3.7 Ficha Inicio.
• Ficha Insertar: desde esta ficha podemos insertar tablas, imágenes, gráficos, cuadros de tex-
to, diagramas e incluso sonidos a las diapositivas (Figura 3.8).
Figura 3.8 Ficha Insertar.
• Ficha Diseño: contiene los temas (conjuntos de estilos predefinidos) que podemos aplicar a
la presentación y también las herramientas para cambiar la orientación de la página o configu-
rarla. También podemos cambiar el estilo de fondo de la diapositiva, independientemente del
tema seleccionado, así como las fuentes y colores (Figura 3.9). El diseño de la presentación
puede editarse manualmente, guardarse e incluso importar el archivo generado en otros or-
denadores.
Figura 3.9 Ficha Diseño.
• Ficha Animaciones: incluye todos los efectos de animación que podemos aplicar a las diapo-
sitivas de la presentación, así como las opciones para el avance de las diapositivas (Figura 3.10).
Figura 3.10. Ficha Animaciones.

• Ficha Presentación con diapositivas: una vez diseñada la presentación, es en esta ficha
donde encontraremos las herramientas para realizar las últimas tareas preparatorias antes de
la exposición (Figura 3.11).
Figura 3.11 Ficha Presentación con diapositivas.
• Ficha Revisar: incluye las herramientas de corrección ortográfica, las referencias y las opcio-
nes para insertar comentarios en las diapositivas (Figura 3.12).
Figura 3.12 Ficha Revisar.
• Ficha Vista: muestra las opciones de visualización de las diapositivas. También se encuentra
la opción para la creación de macros (Figura 3.13).
Figura 3.13 Ficha Vista.
Además de estas, se activan otras fichas específicas cuando trabajamos con imágenes y tam-
bién se añaden algunas más si disponemos de software que pueda mejorar la aplicación con
extensiones, por ejemplo en el caso de Adobe Acrobat.
3.1.3. Los paneles, las barras de estado y los botones de vistas

• Bajo la Cinta de opciones se encuentra el Panel diapositiva, que ocupa el área más extensa
de la ventana y es la parte principal de la zona de trabajo, es decir, el lugar donde realizaremos
las principales tareas de diseño sobre la diapositiva (Figura 3.14).
Figura 3.14 Panel diapositiva.
• Bajo la zona principal de trabajo se encuentra el Panel de notas reservado a las anotaciones del
orador. Es el lugar en el que podemos incluir algunas anotaciones que nos sirvan de apoyo cuan-
do ejecutemos la presentación en público. También podemos utilizar este panel para introducir
un texto que proporcionaremos al público como documentación anexa a las diapositivas. El ta-
maño de este panel puede ampliarse si arrastramos la barra divisoria hacia arriba (Figura 3.15).
Figura 3.15 Panel de notas.
• A la izquierda del Panel diapositiva hay un panel vertical com-

puesto por dos fichas (si tenemos activada la vista Normal): es la
ficha Diapositiva. Esta nos muestra una miniatura de todas las
diapositivas que componen nuestra presentación y, cuando se-
leccionamos una, se muestra con un tamaño mayor en el Panel
diapositiva. Podemos cambiar el orden de las mismas simple-
mente arrastrando estas miniaturas (Figura 3.16).
• En el mismo panel hay otra ficha, es la ficha Esquema, que nos
muestra una miniatura de las diapositivas más pequeña que la fi-
cha anterior, a la que se añade el texto que las diapositivas inclu-
yen. Se trata de una especie de guión con el que es más fácil ha-
cerse una idea global del conjunto para modificarlo. Podemos
Figura 3.16 Ficha Diapositiva.

ampliar el panel que contiene tanto la ficha Diapositiva como la ficha Esquema si arrastra-
mos la barra divisoria hacia la derecha (Figura 3.17).
Figura 3.17 Ficha Esquema.
•E
xisten dos barras de desplazamiento, una vertical y otra horizontal, que sirven para despla-
zarnos por la diapositiva cuando esta no cabe entera en la pantalla (Figura 3.18).
Figura 3.18 Barras (azul) y botones de desplazamiento (rojo).

• Los botones de desplazamiento están ubicados en la parte inferior de la barra de desplaza-

miento vertical y sirven para mostrar la diapositiva anterior a la actual o la siguiente, respecti-
vamente.
Recuerda. También podemos avanzar o retroceder por las diapositivas mediante las

teclas AvPag y RePag o la rueda del ratón.
• La barra de estado es la última barra inferior de la ventana principal del programa. En ella se
muestra información acerca de una operación en curso, un comando utilizado, etc. Por ejem-
plo, nos informa del número total de diapositivas que contiene la presentación y cuál está
activa en ese momento, del tema aplicado a la presentación o del idioma que se encuentra
activo (Figura 3.19).
Figura 3.19 Barra de estado.
Si pulsamos sobre la barra con el botón secundario del ratón, veremos el menú para personali-
zar la barra de estado (Figura 3.20).
Figura 3.20 Menú para personalizar la barra de estado. .
• En la parte inferior derecha de la barra de estado dispone-

mos de los botones de Vistas: normal, clasificador de dia-
positivas, vista de lectura y presentación con diapositivas
(Figura 3.21). Figura 3.21 Botones de vistas.
El primero muestra la diapositiva en vista normal, adecuada para trabajar en su diseño.

El segundo muestra una vista más adecuada al trabajo con la organización de diapositivas
para cambiar el orden en la presentación.
El tercero enseña la presentación tal como se verá cuando la expongamos al público.
• En el extremo derecho de la barra de estado se encuentra la barra de zoom con un desliza-
dor para aumentar o disminuir el tamaño de la visualización de la diapositiva actual (Figu-
ra 3.22). Podemos ajustar la diapositiva al
tamaño de la ventana en ese momento con
un clic en el botón correspondiente. Figura 3.22 Barra de zoom.
3.1.4. Inserción de distintos objetos

Aparte de los gráficos, que trataremos más adelante, Microsoft PowerPoint permite insertar
distintos objetos. Algunos de los más destacados son los siguientes:
• Ilustraciones: a través de los comandos del grupo Ilustraciones (dentro de la ficha Insertar),
existe la posibilidad de insertar imágenes (propias o las prediseñadas que el programa incluye),
fotografías, formas (flechas, líneas, círculos, etc., de tamaño modificable), organigramas (a través
del comando SmartArt), etc. El procedimiento para insertar cualquiera de estos elementos es
muy sencillo. Por una parte, los comandos Imágenes prediseñadas, Formas y SmartArt per-
miten seleccionar una de las muchas propuestas que el programa plantea en cada caso. Por otra
parte, los comandos Imagen y Álbum de fotografías nos obligan a explorar nuestro equipo en
busca de los archivos de imagen que deseamos insertar en la presentación (Figura 3.23).
Figura 3.23 Los objetos insertados (imágenes, fotos, formas, etc.) pueden modificarse para adaptarlos a la
presentación.
Importante. Los recursos propuestos por el programa son muchos y muy variados. En

ocasiones, puede merecer la pena dedicar un tiempo a conocerlos todos para hacerse
una idea de todo el material disponible en el propio programa. Posiblemente, ahorrare-
mos tiempo y esfuerzo y lograremos un aspecto más efectista.
• Texto: al igual que ocurre en un documento de Word, las diapositivas pueden disponer de un
encabezado o un pie de página, mostrar su número de página e incluso el día y la hora en que
se realizó la presentación. Para ello, basta con pulsar sobre la opción adecuada dentro del grupo
Texto de la ficha Insertar y activar las opciones pertinentes en cada cuadro de diálogo. En el
mismo grupo, figuran también otras opciones como Cuadro de texto (inserta un cuadro cuyo
tamaño es modificable y en el interior del cual podemos escribir el texto necesario), WordArt
(permite la inserción de cuadros de texto con un tipo de letra cuyo formato exclusivo propor-
ciona un aspecto vistoso y atractivo al documento) y, por último, Objeto (facilita la inserción
de cualquier elemento, ya sea imagen, sonido, dibujo, etc., sin importar su origen). Una vez in-
sertados todos los objetos o elementos de una diapositiva, siempre podemos jugar con ellos y
modificar su organización. El comando Organizar del grupo Dibujo, en la ficha Inicio, facilita
dicha operación, permitiendo alternar los planos y la profundidad de todos los elementos.
• Archivos multimedia: Microsoft PowerPoint también posibilita insertar archivos de imagen
en movimiento (películas, pequeñas animaciones) o sonido en las presentaciones. Bien orga-
nizados y meticulosamente administrados, estos archivos pueden convertir una simple pre-
sentación en una exposición brillante. PowerPoint dispone de una Galería multimedia en la
que podemos encontrar archivos de ambos tipos. Prueba a insertar algunos para comprobar
el efecto que logran en una presentación. Para acceder a ellos, debemos dirigirnos al grupo
Clip multimedia de la ficha Insertar. Aprovechamos para aclararte que el comando Símbo-
lo, ubicado dentro del grupo Texto de la ficha Insertar, únicamente se activa cuando situa-
mos el cursor dentro de un cuadro de texto. El motivo es que su función es la de permitir in-
sertar símbolos tipográficos, numéricos o de puntuación poco frecuentes dentro del cuerpo
del texto. Así, podemos usar dicho comando para insertar caracteres del alfabeto griego, del
alfabeto cirílico, del alfabeto árabe, etc.
• Tablas: a través del grupo Tablas de la ficha Insertar, Microsoft PowerPoint permite intro-
ducir estos elementos dentro de las diapositivas, de distintas formas: utilizando la cuadrícu-
la desplegable del comando Tabla; a través del cuadro de diálogo Insertar tabla; usando
el lápiz de la función Dibujar tabla, o bien abriendo una tabla auténtica de Excel. Esta últi-
ma muestra la misma distribución que una hoja de cálculo de Excel y funciona de la misma
manera.
• Presentación a partir de una plantilla: el uso de plantillas es la mejor opción cuando dispo-
nemos de poco tiempo para crear una presentación y, no obstante, necesitamos obtener un
resultado atractivo (Figura 3.24).
El programa dispone de un número limitado de plantillas (modelos de presentación preesta-
blecidos) que, divididas en categorías como Diplomas, Calendarios, Informes o Progra-
Figura 3.24 Presentación a partir de una plantilla.
maciones, entre otras, proporcionan al usuario distintos patrones que únicamente deberán
rellenarse y modificarse mínimamente para obtener un documento personalizado.
El acceso a las plantillas se realiza a través de la siguiente secuencia: botón de Office > Nue-
vo > Plantillas instaladas. Una vez activado este último comando, el cuadro de diálogo Nuevo
mostrará las distintas opciones que presenta el programa. Para seleccionarlas, basta con pul-
sar sobre la categoría y el modelo deseados, y hacer clic sobre el botón Crear. Una vez intro-
ducidos los cambios pertinentes, podremos guardar la presentación como si de un documen-
to propio se tratara.
• A partir de una presentación ya creada: puedes crear una nueva presentación partiendo de
una anterior, es decir, modificándola.
Para ello, procede como si trabajaras con una plantilla: puedes modificar los colores, el texto,
las imágenes insertadas, etc. y, finalmente, guardar la presentación como si se tratara de una
nueva. No olvides cambiarle el nombre cuando la guardes, puesto que, en caso contrario, se
solapará con la anterior y perderás la presentación original.
Si lo deseas, puedes guardarla como una plantilla para que se almacene junto con el resto de
las plantillas que el programa incluye de serie. Si lo haces así, siempre tendrás una plantilla ya
configurada con los colores que la empresa utiliza, el logo, el estilo, etc. para disponer de ella
en todo momento.
3.2. Reglas básicas de composición

Importante. Hay que tener en cuenta que la principal percepción y asimilación de la
información se hace a través de la vista y el oído, por ello es necesario justificar las herra-
mientas de presentación.
PowerPoint es una herramienta de ayuda para realizar todo tipo de presentaciones en multitud
de campos, empresarial, educativo, científico, etc.
Los principios básicos para cualquier presentación efectiva son:
• Organizar la información: tener claro el esquema de la presentación para que esté bien es-
tructurada. Es básico presentar una diapositiva para cada idea, pues es la mejor manera de no
mezclar conceptos y de que el público tenga clara la exposición, ya que una idea importante,
en varias diapositivas, deja de ser importante.
• Tiempo de exposición: siempre menos de una hora. Como regla general, no más de veinte
diapositivas. Es necesario explicar la idea esencial en no más de 45 minutos, sin leer el texto e
ilustrándola con las palabras del ponente.
• Legibilidad del contenido: es necesario que las letras del PowerPoint sean claras (evita letras
exóticas); para ello hay que tener en cuenta que las letras pequeñas resultan ilegibles (no
menos de 24 o 28 puntos en el tamaño de la letra de la diapositiva). Piensa que el auditorio
tiene una última fila y ellos también tienen que visualizar la presentación.
• Fondo: selecciona el fondo de la presentación pensando en la sala donde estarás. Si eliges un
fondo oscuro, asegúrate de que la sala estará a oscuras.
• Colores: no experimentes con combinaciones de colores y asegúrate de la legibilidad de los
contenidos. Esto parece obvio, pero no lo es.
• Plantillas: en el caso de utilizar plantilla, utiliza la misma para toda la presentación. Incluye el
logo de la institución para la que haces la presentación y emplea los colores y logotipos cor-
porativos de la marca a la que representas en tu presentación.
• Distribución del texto: no es necesario saturar de información una diapositiva, es decir, tie-
nes que dejar márgenes razonables. No lleves textos o imágenes hasta los bordes y no es
necesario que recargues los textos (no más de 5 líneas por diapositiva). Si escribes mucho y lo
distribuyes mal en la diapositiva, lograrás el efecto contrario al deseado.
Tienes que tener en cuenta que hoy en día casi todas las personas han visto presentacio-
nes y «un texto volando en movimiento» ya no impresiona a nadie. Piensa en los efectos
en función de la idea en cada diapositiva. Resumiendo: efectos especiales con prudencia.
Es importante también tener en cuenta las siglas (no sobrecargar, hay siglas que nadie
entiende).
• Contenido antes que el diseño: es importante tener los contenidos de la presentación bien
definidos. Antes de diseñar tenemos que tener claro el objetivo de la presentación. Aun así,
es importante dar atractivo visual a la exposición, bien sea añadiendo gráficos o imágenes,
bien con incluso alguna breve secuencia de vídeo.
• Recuerda que el protagonista de la presentación es la idea.

• Analiza el público al que va destinada la presentación: reacciona con rapidez y aclara
puntos difíciles.
• No olvides que el lenguaje corporal es importante y no te limites solo a leer el conteni-
do de las diapositivas.
3.3. Inserción/importación de imágenes y utilización

de dispositivos
3.3.1. Importar imágenes desde una cámara digital
Se pueden importar fotografías y clips de vídeo desde una cámara digital hasta un equipo de
varias formas diferentes. Puedes hacerlo del siguiente modo:
1. Conecta la cámara al equipo mediante su cable USB.

2. Enciende la cámara. En el cuadro de diálogo Reproducción automática que aparece, haz
clic en Importar imágenes y vídeos con Windows.
3. Para etiquetar las imágenes, escribe un nombre de etiqueta en el cuadro Etiquetar estas
imágenes (opcional). De forma predeterminada, el nombre de la carpeta incluye la fecha de
importación de las imágenes y los vídeos, así como el nombre de la etiqueta.
4. Haz clic en Importar. Se abre una ventana nueva en la que se muestran las imágenes y los
vídeos importados.
3.3.2. Importar imágenes desde tarjetas SD

Para importar se puede hacer del modo siguiente:
1. Extrae la tarjeta SD de la cámara digital o teléfono que tiene las imágenes que deseas impor-
tar.
2. Inserta la tarjeta SD en la ranura SD del ordenador. Una vez hecho, aparecerá una ventana
en la pantalla llamada «Disco extraíble».
3. Haz doble clic en la opción Abrir carpeta para ver archivos y nuevamente doble clic en la
carpeta «Imágenes» para ver las imágenes que se almacenan en la tarjeta SD.
4. Abre la carpeta del equipo donde quieres importar las fotografías. Arrastra las fotografías
que deseas importar de la carpeta de la tarjeta SD «Imágenes» a la carpeta abierta en el
equipo
3.3.3. Importar imágenes desde un pen drive

1. Inserta el pen drive en la ranura USB del ordenador. Una vez insertado, aparecerá una venta-
na en la pantalla llamada «Disco extraíble».
2. Haz doble clic en la opción Abrir carpeta para ver archivos y nuevamente doble clic en la
carpeta donde figuran las imágenes que se desean importar.
3. Abre la carpeta del equipo donde quieres importar las fotografías. Arrastra las fotografías
que deseas importar de la carpeta del pen drive a la carpeta abierta en el equipo.
3.3.4. Insertar imágenes del PC

Desde el menú de nuestro programa para elaboración de presentaciones, escogemos Insertar
> Imagen. A continuación elegimos la imagen o las imágenes que deseamos. Con este sencillo
paso la imagen aparecerá en nuestra presentación.
3.3.5. Importar desde Internet

Puedes importar cualquier imagen de Internet al catálogo mediante uno de los dos métodos
siguientes: indicando una dirección URL o mediante la operación de arrastrar y colocar.
Los bancos de imágenes son el lugar idóneo para buscar imágenes por Internet. En ellos existen
una serie de parámetros para escoger, desde la temática hasta el tamaño, y también sirven para
informarnos de si las imágenes tienen derechos de copyright o están libres de derechos.
Algunos bancos de imágenes son:
• Stock Xchng
Una galería con más de 350.000 fotos de gran calidad hechas por más de 30.000 fotógrafos.
También podemos usarlo para divulgar nuestras fotos, así como consultar un foro dedicado a
los autores de las imágenes: http://www.freeimages.com/
• Dreamstime
Posee más de nueve millones de imágenes gratuitas y a la venta. Si eres fotógrafo, puedes
vender las fotografías y ganar desde un 30 a un 60 % de comisión: http://www.dreamstime.
com/free-photos
• FreePixels
Tiene más de 4.000 fotos de alta resolución para bajar sin necesidad de registro: http://www.
freepixels.com/
• Flickr
Es un sitio web gratuito que permite almacenar, ordenar, buscar, vender y comprar fotografías
y vídeos en línea. Actualmente, Flickr cuenta con una importante comunidad de usuarios que
comparte las fotografías y vídeos creados por ellos mismos. Esta comunidad se rige por normas
de comportamiento y condiciones de uso que favorecen la buena gestión de los contenidos.
3.4. Derechos de copyright y definiciones

Antes de publicar una fotografía o imagen, incluso al utilizarla en una reunión o conferencia,
debemos informarnos sobre los derechos de la misma. Es decir, si el autor da o no permiso para
su reproducción y, si es así, bajo qué condiciones.
En los bancos de imágenes donde queda claro que las imágenes son gratis y de libre distribu-
ción, no existe problema alguno. Sin embargo, en lugares como Flickr o Google Imágenes,
existe una opción donde podemos informarnos sobre las condiciones de uso.
En Google Imágenes existen estas opciones: filtrar sin licencia; etiquetadas para reutilización
con modificaciones; etiquetadas para reutilización; etiquetadas para reutilización no comer-
cial con modificaciones; etiquetadas para reutilización no comercial.
En Flickr está la posibilidad de buscar imágenes con licencias Creative Commons, para uso
comercial, incluso para modificar, adaptar y usar la imagen como base.
Importante. Creative Commons es una organización sin fines de lucro que ofrece una
alternativa a los derechos de autor completos.
A continuación definimos algunos conceptos importantes:
• Atribución. Permites a otras personas copiar, distribuir, mostrar y reproducir tu obra con
derechos de autor (y las obras derivadas que estén basadas en ella), únicamente si reconocen
tu mérito.
• No comercial. Permites a otras personas copiar, distribuir, mostrar y reproducir tu obra (y las
obras derivadas que estén basadas en ella), únicamente con fines no comerciales.
• Obras no derivadas. Permites a otras personas copiar, distribuir, mostrar y reproducir única-
mente copias exactas de tu obra, y no obras derivadas que estén basadas en ella.
• Compartir bajo la misma licencia. Permites a otros distribuir obras derivadas, únicamente
con una licencia idéntica a la licencia que rige tu obra.
DISEÑO Y EDICIÓN DE DIAPOSITIVAS. EFECTOS, INTERACTIVIDAD, SONIDO Y VÍDEO 489
4 DISE ÑO Y EDICIÓN DE DIAPOSITIVAS.

EFECTOS, INTERACTIVIDAD, SONIDO Y
VÍDEO
Las opciones que Microsoft PowerPoint 2007 ofrece al usuario para cambiar el diseño de la
presentación son numerosas, pues podemos cambiar el tema o la combinación de colores o
fuentes, entre otras opciones.
4.1. Diseño y edición
Para cambiar el diseño de las diapositivas que componen una presentación utilizaremos la fi-
cha Diseño (dentro de la Cinta de opciones). Para el ejemplo, utilizaremos la plantilla botón
de Office > Nuevo > Plantillas instaladas > Presentación de PowerPoint 2007 > Crear
(Figura 4.1).
Figura 4.1 Plantilla «presentación de PowerPoint 2007» con la ficha Diseño abierta.
Al pasar el puntero del ratón por los diferentes temas que aparecen en el grupo Temas de la
ficha Diseño, verás que el aspecto de la diapositiva va cambiando para que puedas ver el resul-
tado antes de aplicar el tema (Figura 4.2).
Figura 4.2 Cambio de diseño en la diapositiva 2 de la plantilla seleccionada.
No todos los temas predeterminados caben en la Cinta de opciones, así que, si pulsas las fle-
chas que hay en la parte inferior derecha del grupo Temas, podrás ver las tres filas completas
que ocupan. Haz clic en el tema que te guste para que se aplique (Figura 4.3).
Figura 4.3 Temas que PowerPoint incluye de serie.

Una vez seleccionado el tema, podemos cambiar el color. Con ello conseguiremos mantener el
mismo diseño, pero con otra combinación de colores. Dentro de la misma ficha Diseño dispo-
nes de la ventana de colores. Si la despliegas verás un muestrario con toda la gama de combi-
nación de colores (Figura 4.4).
Figura 4.4 Colores predeterminados.
Como en el caso de los temas, cuando

desplazas el puntero del ratón por las dife-
rentes combinaciones de color, la diaposi-
tiva adopta la gama para que puedas ver el
efecto antes de aplicarla.
Si pulsas sobre la última opción de la lista

de colores, Crear nuevos colores del tema,
puedes crear tus propios colores en la
presentación (Figura 4.5).
Figura 4.5 Ventana para crear nuevos colores.

Importante. Solo tienes que ir seleccionando el color de cada elemento en la diapositi-

va, y guardar la nueva combinación cuando termines, para que aparezca luego en el
muestrario como una combinación personalizada.
En el caso de querer duplicar una diapositiva, podemos utilizar la ficha Esquema o la ficha Dia-
positiva del panel lateral izquierdo en la vista Normal (Figura 4.6).
Figura 4.6 Ventana lateral izquierda -Diapositivas y Esquema.
Selecciona la diapositiva que quieras duplicar y pulsa el botón secundario del ratón para que se
active el menú contextual. A continuación, haz clic en la opción Duplicar diapositiva (Figura 4.7).
Figura 4.7 Diapositiva duplicada con el comando Duplicar diapositiva.

Importante. Si quieres duplicar a la vez varias diapositivas en orden correlativo, pulsa

la tecla Mayúsculas mientras las seleccionas y, si se trata de diapositivas salteadas,
mantén pulsada la tecla Ctrl antes de hacer clic en el comando del menú contextual
para duplicarlas.
Las diapositivas duplicadas se insertarán siempre debajo de las diapositivas seleccionadas,

pero también puedes introducir diapositivas allí donde lo necesites. Para ello sigue estos
pasos:
1. En la ficha Vista, pulsa en la vista Clasificador de diapositivas (Figura 4.8) o activa esta
vista con los botones de la barra de estado.
Figura 4.8 Ficha Vista>Clasificador de diapositivas.
2. Selecciona la diapositiva que quieres duplicar y haz clic con el botón secundario del ratón
para que se active el menú contextual. Pulsa entonces la opción Copiar (Figura 4.9).
Figura 4.9 Opción Copiar en el menú contextual.

3. Coloca el puntero del ratón allí donde quieres que se duplique la diapositiva seleccionada y
activa de nuevo el menú contextual del mismo modo que lo hiciste antes. Pulsa ahora Pegar
(Figura 4.10). La diapositiva se insertará en el lugar que has indicado previamente.
Figura 4.10 Insertar diapositiva.
Esta misma operación de copiado la puedes hacer en las fichas Diapositivas o Esquema.
Otras opciones interesantes relacionadas con la duplicación de diapositivas son las que apare-
cen al final del menú cuando pulsamos Inicio > Nueva diapositiva > Volver a utilizar diaposi-
tiva (Figura 4.11).
Figura 4.11 Opciones del menú Nueva diapositiva.

Las opciones disponibles en este menú Nueva diapositiva son:
• Duplicar diapositivas seleccionadas: se duplican las diapositivas que hayas seleccionado y se

colocan a continuación de la última seleccionada.
• Diapositivas de esquema: genera diapositivas de manera automática a partir del texto alma-
cenado en un archivo, lo que es sumamente práctico. Si pulsas esta opción, se abrirá el explo-
rador para que selecciones el archivo con el texto y, cuando pulses Abrir, comenzarán a ge-
nerarse diapositivas con el texto del archivo. Como es lógico, luego tendrás que darle forma
a todo, pero ya no partirás de cero.
• Volver a utilizar diapositivas: facilita la reutilización de las diapositivas de otra presentación
copiándolas en la actual. Para ello, al pulsar sobre esta opción se activa un panel lateral.
Activa en él el vínculo Abrir en un archivo de PowerPoint, selecciona la presentación que
quieras y las miniaturas de sus diapositivas se mostrarán en este nuevo panel. Haz clic sobre
las que quieras que se agreguen a la presentación actual para que formen parte de ella
(Figura 4.12).
Figura 4.12 Panel Volver a utilizar diapositivas.
De la misma manera que podemos duplicar diapositivas o copiarlas, también podemos ocul-
tarlas:
1. En la ficha Diapositiva de la vista Normal, selecciona la diapositiva que quieres ocultar y
pulsa esta opción en el menú contextual que se activa con el botón secundario del ratón.
También puedes realizar la misma acción desde la vista Clasificador de diapositivas (Fi-
gura 4.13).
Figura 4.13 Ficha Diapositiva con la opción Ocultar diapositiva.
2. La diapositiva oculta adquirirá un tono grisáceo y, aunque aparezca en el Panel diapositiva
del área de trabajo, quedará oculta en la presentación. Fíjate que el número de la diapositiva
se muestra también tachado (Figura 4.14).
Figura 4.14 Diapositiva oculta.

3. Si lo que deseas es eliminar la diapositiva en lugar de ocultarla, pulsa el comando Eliminar
diapositiva del mismo menú contextual. La diapositiva se eliminará por completo del archi-
vo (Figura 4.15).
Figura 4.15 Opción Eliminar diapositiva.
4.2. Efectos
Definición. las animaciones que pueden aplicarse a las diapositivas de la presentación
se programan desde la ficha Animaciones de la cinta de opciones.
Podemos aplicar efectos de transición, sonidos que acompañen a estos efectos, programar el
tiempo en que debe durar la transición y también aplicar efectos de animación a los diferentes
elementos de las diapositivas desde la ficha de Transiciones.
4.2.1. Efectos de transición
Una vez hemos terminado de añadir las diferentes diapositivas que componen la presentación,
debemos decidir qué tipo de transición debe producirse en el intervalo de tiempo que desapa-
rece una diapositiva y se muestra la siguiente. A esto se denomina efectos de transición y
podemos configurar estos efectos desde la ficha Transiciones (Figura 4.15).
Figura 4.15 Ficha Transiciones.

Si desplazas el puntero del ratón por las opciones predefinidas de transiciones disponibles en
PowerPoint, verás el efecto que produce sobre la diapositiva seleccionada. Si pulsas sobre la
flecha del extremo inferior de las transiciones, podrás ver todos los efectos disponibles y distri-
buidos por carpetas (Figura 4.16).
Figura 4.16 Efectos de transición distribuidos por carpetas.
Puede aplicarse un efecto de transición diferente a cada diapositiva, pero no es algo recomen-
dable abusar de ellos, porque tiende a dispersar la atención de la audiencia. Lo mejor es utilizar
el mismo tipo de efecto para toda la presentación y, en este caso, hacer clic en el botón Aplicar
a todo (Figura 4.17).
Figura 4.17 Opción Aplicar a todo.
Por otro lado, independientemente del efecto seleccionado, puedes elegir que este se aplique
lenta o rápidamente. Igualmente, es posible elegir si el pase de la diapositiva se hará al hacer clic
con el ratón o tras un cierto tiempo (Figura 4.18).
Figura 4.18 Intervalos de transición.
Cuando se produce una transición entre una diapositiva y otra es posible hacer que se active un
sonido al mismo tiempo, aunque insistimos en que, en una presentación profesional, el exceso
de efectos resta seriedad al conjunto.
Para añadir un efecto de sonido al efecto transición, solo es necesario seleccionar la diapositiva
y desplegar el menú Sonido del grupo Intervalos de la ficha Transiciones (Figura 4.19).
Figura 4.19 Menú Sonidos.
Selecciona el sonido que prefieras y, a partir de ese momento, a la transición de diapositiva se

le añadirá el sonido elegido.
4.2.2. Animaciones de elementos
No únicamente pueden añadirse efectos a la transición entre una y otra diapositiva, sino tam-
bién a los elementos que las diapositivas incluyen: los títulos, las imágenes, las tablas, el texto.
A continuación, presentamos un ejemplo:

Trabajaremos a partir del fichero ejemplo «Álbum de fotos moderno.pptx», disponible en la

carpeta de plantillas instaladas por defecto en PowerPoint 2007. Elegiremos la diapositiva nú-
mero 3 (Figura 4.20).
Figura 4.20 Diapositiva número 3.
1. Selecciona la imagen de los globos y pulsa la ficha Animaciones del grupo Animaciones.
Haz clic en el comando Personalizar animación (Figura 4.21).
Figura 4.21 Opción Personalizar animación.
2. A continuación, en el panel de la derecha que se ha activado, haz clic en Agregar efecto y

selecciona Entrada y Cuadros bicolores, por ejemplo (Figura 4.22).
Figura 4.22 Agregar efecto Entrada.
3. Seguidamente, escoge la segunda fotografía y esta vez elige Énfasis y Aumentar y hundir
en Agregar efecto (Figura 4.23).
Figura 4.23 Agregar efecto Énfasis.
4. Selecciona la tercera fotografía y dirígete de nuevo a Agregar efecto. Elige esta vez Salir y
Desplazar hacia fuera (Figura 4.24).
Figura 4.24 Agregar efecto Salir.

5. También puedes aplicar trayectorias para la animación, de manera que el movimiento sea
hacia abajo, hacia arriba, en diagonal o incluso personalizado, si dibujas la trayectoria en la
propia diapositiva, con un clic en cada una de estas opciones del submenú Trayectoria de
animación.
6. Una vez hemos aplicado todos los efectos en las

fotografías, podemos ver cómo queda la diaposi-
tiva con un clic en el botón Reproducir de la par-
te inferior del panel (Figura 4.25).
7. Puedes cambiar el efecto de cada elemento con

un clic en el botón Cambiar o eliminarlo si pulsas
Quitar. Haz clic sobre el mismo botón Persona-
Figura 4.25 Botón Reproducir.
lizar animación para cerrar el panel cuando ha-
yas finalizado.
4.3. Interactividad
Uno de los puntos importantes de la presentación es la interactividad de la presentación con el
conferenciante. Es necesario definir el modo de ejecución de la presentación, es decir, cómo se
va a realizar el desplazamiento de las diapositivas durante dicha presentación.
Una de las opciones para activar la presentación de diapositivas es a través del teclado, con la
tecla F5, si queremos que la presentación se inicie desde la primera diapositiva, o Mayúsculas
+ F5, si queremos que la presentación se active desde la diapositiva actualmente seleccionada.
Para desplazarnos por las diapositivas, podemos utilizar el ratón y, cada vez que pulsemos clic
en una, pasará a la siguiente (si no hemos cambiado la modalidad, que es la que se ejecuta por
defecto). Para salir de la presentación, debemos pulsar la tecla Esc.
Otra forma de desplazarnos es mediante las teclas de desplazamiento del cursor en el teclado
(las que llevan una tecla impresa) o bien con las teclas AvPag o RePag.
Observa también que, si desplazas el ratón hasta la

esquina inferior izquierda de la pantalla cuando estás
en el modo Presentación con diapositivas, apare-
ce una barra de herramientas (bastante difumina-
da) con botones de control (Figura 4.26) para avan-
zar, retroceder y otros dos botones. Figura 4.26 Botones de control en Vista
diapositiva.
La opción del botón en forma de lápiz (Figura 4.27) activa un puntero o rotulador con el que
podemos resaltar objetos o textos en la diapositiva expuesta.
Figura 4.27 Menú contextual opción puntero.
Si pulsamos sobre él, se abre un menú contextual en el que podemos seleccionar las opciones
de puntero, elegir el color de lápiz, seleccionar puntero borrador o que la flecha del ratón sea
visible siempre, oculta o automática.
La otra opción de los botones de control muestra el menú contextual (Figura 4.28).
Figura 4.28 Menú contextual.
Permite pasar a la siguiente diapositiva o volver a la anterior; desplazarnos hasta la última diapo-
sitiva vista, hasta una en concreto y pausar y reanudar la presentación, o finalizarla.
4.4. Sonido y vídeo
Las opciones multimedia para insertar sonido o vídeo se encuentran
en la ficha Insertar > grupo Multimedia (Figura 4.29).
Ya hemos visto cómo insertar sonido en las transiciones de las diapo-

sitivas, pero las posibilidades del sonido en PowerPoint van más allá
y, por ejemplo, podemos hacer que suene una música de fondo du-
rante toda la presentación o que la presentación sea narrada por una Figura 4.29 Grupo
voz en off que haya sido previamente grabada. multimedia ficha insertar.
Importante. Todos los efectos que hemos visto hasta ahora, incluso los de sonido,
forman parte de la presentación, es decir, están incrustados en ella y, por lo tanto, in-
cluidos en el archivo final. No obstante, cuando añadimos un fondo musical o una na-
rración, lo que hacemos es vincular la presentación con los archivos de sonido corres-
pondientes y esto significa que, para que la presentación los incluya, estos archivos
deberán estar en el mismo ordenador (y mejor aún, en la misma carpeta) que la propia
presentación.
Para insertar un archivo de sonido (Figura 4.30)

de los que tengamos en nuestro disco duro,
deberemos seleccionarlo tras hacer un clic en
la opción Sonido de archivo del menú Sonido
en el grupo Multimedia de la ficha Insertar.
El formato del archivo deberá ser MP3,

WMA, WAW, MIDI o alguno más de los que
frecuentemente se utilizan para reproducir Figura 4.30 Sonido > Sonido de archivo.
audio en el ordenador. Luego se abrirá el nue-
vo menú Herramientas de audio, en el que puedes hacer las modificaciones necesarias en el
audio introducido para adaptarlo a tu presentación (Figura 4.31).
Figura 4.31 Herramientas de audio.

Si en el menú de la figura anterior (sonido de

archivo) haces clic en la opción Grabar soni-
do, podrás grabar los comentarios a las dia-
positivas siempre que dispongas de un micró-
fono en tu PC (Figura 4.32).
Figura 4.32 Grabar sonido.

Para insertar un archivo de vídeo, tenemos
que pulsar en la opción Vídeo del grupo Mul-
timedia en la ficha Insertar, y tendremos dos
opciones (Figura 4.33):
• Película de archivo: seleccionamos un vídeo

que tengamos en nuestro ordenador para in-
troducirlo en la presentación. Aquel se inserta-
rá en la diapositiva con una «caja» y aparecerán
las Herramientas de vídeo para poder modi- Figura 4.33 Opciones insertar video.
ficar las opciones del mismo (Figura 4.34).
Figura 4.34 Botón Macros en la ficha Vista.

• Vídeo desde la galería multimedia: se despliega un menú con vídeos e imágenes predise-
ñados para insertar (Figura 4.35).
Figura 4.35 Galería multimedia disponible en la red.
4.5. Cambio automático de diapositivas, creación

de enlaces a páginas web, botones de acción y
cambio de secuencia de una diapositiva
4.5.1. Crear una presentación autoejecutable

Definición. La presentación autoejecutable permite comunicar la información sin un
orador. Por ejemplo, puedes realizar una presentación para que se vea sin supervisión
durante un seminario o conferencia, o bien enviarla a un cliente en un CD para que la
visualice.
La presentación autoejecutable puede hacer que la mayoría de los controles no estén disponi-
bles, a fin de que la audiencia no pueda realizar cambios en la presentación autoejecutable. Las
presentaciones autoejecutables se vuelven a iniciar cuando terminan o cuando han estado inac-
tivas durante más de cinco minutos en una diapositiva con avance manual.
Para configurar la presentación autoejecutable seguiremos los siguientes pasos:
1. En el grupo Configurar de la ficha Presentación, haz clic en Presentación con diapositivas.
2. En el cuadro Configurar presentación, en Tipo de presentación.

3. Para que los usuarios vean una presentación, haz clic en Examinada en exposición (panta-
lla completa).
4.5.2. Ensayar y grabar intervalos de diapositiva

1. En la ficha Presentación con diapositivas, en el grupo Configurar, haz clic en Ensayar
intervalos. Aparece la barra de herramientas Ensayo y en el cuadro Tiempo de exposición
comienza a registrarse el intervalo de presentación.
La barra de herramientas Ensayo dispone de las opciones siguientes:

• Siguiente (avanzar a la diapositiva siguiente).
• Pausa.
• Tiempo de exposición.
• Repetir.
• Tiempo total de presentación.
2. Mientras se registran los intervalos de la presentación, sigue uno o varios de estos procedi-
mientos en la barra de herramientas Ensayo:
• Para pasar a la diapositiva siguiente, haz clic en Siguiente.
• Para detener temporalmente el registro del tiempo, haz clic en Pausa.
•P ara reiniciar el registro del tiempo después de una pausa, haz clic en Pausa.
•P ara establecer un intervalo exacto de tiempo durante el que se mostrará una diapositiva,
escribe el intervalo en el cuadro Tiempo de exposición.
•P ara reiniciar el registro del tiempo de la diapositiva actual, haz clic en Repetir.
3. Después de establecer el tiempo de la última diapositiva, aparece un cuadro de mensaje que

muestra el tiempo total de la presentación y que solicita que se siga uno de estos procedi-
mientos:
• Para mantener los intervalos de diapositivas registrados, haz clic en Sí.
• Para descartar los intervalos de diapositivas registrados, haz clic en No.
4. Aparece la vista Clasificador de diapositivas, que muestra el tiempo de cada diapositiva

de la presentación.
4.5.3. Agregar una narración

Recuerda. Si se agrega una narración, puede servir para comunicar la información más
claramente en una presentación autoejecutable.
Para grabar una narración, el equipo necesita una tarjeta de sonido y un micrófono y un conec-
tor (si el micrófono no es parte del equipo).
Se puede grabar una narración antes de ejecutar la presentación o durante la misma, para
incluir los comentarios de la audiencia. Si no se desea utilizar la narración durante toda la
presentación, puede grabar sonidos independientes o comentarios en diapositivas u objetos
seleccionados.
4.5.4. Crear un hipervínculo
Definición. Un hipervínculo es una conexión entre dos diapositivas de la misma presen-
tación o a una diapositiva de otra presentación, dirección de correo electrónico, página
Web o archivo.
Por ejemplo, un hipervínculo a una presentación personalizada; la presentación personalizada

es una presentación dentro de una presentación, en la cual se agrupan diapositivas de una pre-
sentación existente para que se pueda mostrar esa sección de la presentación a una audiencia
determinada).
Se puede crear un hipervínculo a partir de texto o de un objeto, como una imagen, un gráfico,
una forma o un objeto de WordArt.
• Para crear un hipervínculo a una diapositiva de la misma presentación realizaremos los si-
guientes pasos:
1. En la vista Normal, selecciona el texto o el objeto que vas a utilizar como hipervínculo.
2. En el grupo Vínculos de la ficha Insertar, haz clic en Hipervínculo.
3. En Vincular a, clica en Lugar de este documento.
• Para vincular a una presentación personalizada de la presentación actual:

1. En Seleccione un lugar de este documento, haz clic en la presentación personalizada
que quieras utilizar como destino del hipervínculo.
2. Activa la casilla de verificación Volver al terminar la presentación.
• Para vincular a una diapositiva de la presentación actual:

En Seleccione un lugar de este documento, haz clic en la diapositiva que se va a utilizar como
destino del hipervínculo.
• Para crear un hipervínculo a una diapositiva de otra presentación:

1. En la vista Normal, selecciona el texto o el objeto que se va a utilizar como hipervínculo.
3. En Vincular a, selecciona Archivo o página web existente.

4. Busca la presentación que contiene la diapositiva con la que se desea establecer un
vínculo.
5. Haz clic en Marcador y, a continuación, haz clic en el título de la diapositiva con la que
quieras establecer el vínculo.
• Para crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico:

3. En Vincular a, haz clic en Dirección de correo electrónico.
4. En el cuadro Dirección de correo electrónico, escribe la dirección de correo electrónico
con la que se desee establecer el vínculo o, en el cuadro Direcciones de correo utilizadas
recientemente, haz clic en una dirección de correo electrónico.
5. En el cuadro Asunto, escribe el asunto del mensaje de correo electrónico.
•P ara crear un hipervínculo a una página o archivo de la red:

1. En la vista Normal, selecciona el texto o el objeto que se va a utilizar como hipervíncu-
lo.
3. En Vincular a, haz clic en Archivo o página web existente y, a continuación, en Explorar
el web.
4. Busca y selecciona la página o el archivo con el que quieras establecer el vínculo y haz clic
en Aceptar.
•P ara crear un hipervínculo a un nuevo archivo:

3. En Vincular a, haz clic en Crear nuevo documento.
4. En el cuadro Nombre del nuevo documento, escribe el nombre del archivo que desees
crear y con el que quieres establecer el vínculo.
5. Si deseas crear un documento en una ubicación diferente, en Ruta de acceso completa,
haz clic en Cambiar, busca la ubicación donde quieras crear el archivo y, a continuación,
haz clic en Aceptar.
6. En Cuándo modificar, haz clic en la opción correspondiente a modificar el archivo ahora
o más adelante.
Importante. Si queremos guardar una presentación en una memoria USB y esta contie-
ne hipervínculos debemos tener en cuenta:
• Cuando incrustamos un vídeo que tenemos guardado en nuestro ordenador en una

presentación PowerPoint, la ruta es la del ordenador donde estamos trabajando.
• Es decir, si hemos insertado una película en el ordenador desde nuestra casa, la ruta allí
es por ejemplo C: \Users\, luego lo guardamos en la memoria USB o en el disco duro
extraíble y lo llevaremos sin problema al trabajo, pero tal vez la ruta de la presentación
ahora sea F:\cámara\ con lo cual no se reconoce.
• En estos casos es recomendable que tanto el audio y/o vídeo como la presentación
estén en la misma carpeta del mismo disco, pero también existe una manera para po-
der abrirlo sin importar el lugar, y esa manera es vinculando el archivo y empaquetando
todo para CD.
• Para no perder un hipervínculo en una presentación PowerPoint:

1. En primer lugar abrimos PowerPoint y hacemos las diapositivas de la presentación sin el
vídeo o audio.
2. Guardamos la presentación (sin el audio/vídeo) como Presentación de Word.
3. Volvemos a abrir la presentación e insertamos el audio y/o el vídeo y los probamos:
— Insertar audio
— Probar audio
— Insertar vídeo
— Probar vídeo
4. Comenzamos el empaquetado.
— Seleccionamos Archivo > Guardar y enviar > empaquetar presentación para CD > em-
paquetar para CD-ROM.
— En la ventana que aparece ponemos un nombre al paquete y pinchamos en OPCIO-
NES.
— Ventana OPCIONES marcar la casilla «Archivos vinculados» (nuestro audio o vídeo)
y, si queremos, «Fuentes TrueType incrustadas» (la fuente de escritura de nuestra pre-
sentación). Damos a ACEPTAR.
— Guardamos el paquete en una carpeta o en un CD, dependiendo de donde queramos
llevarlo.
— Tenemos que indicar dónde queremos guardar el paquete y si deseamos abrirlo al ter-
minar. Damos a ACEPTAR. Nos saldrá otra ventana donde se nos pregunta si quere-
mos vincular los archivos a la presentación (vídeo/audio).
5. Finalmente abrimos nuestro paquete, donde comprobamos que están el audio y el vídeo
vinculados a la presentación.
4.5.5. Cómo ir a una diapositiva con un botón de acción en

PowerPoint
Definición. Los botones de acción permiten saltar a una diapositiva específica durante
la presentación.
Un botón de acción ayuda a presentar la información que no puede caer dentro de la secuencia
normal de la presentación.
A continuación, proponemos los pasos que hay que seguir:
1. Dirígete al menú Ver y selecciona Diapositiva o Normal.

2. Ve a la barra de herramientas Dibujo y selecciona Autoformas.
3. Selecciona Botones de acción en el menú que aparece. A continuación, selecciona el botón
Personalizar de la paleta.
4. Haz clic en la diapositiva en la posición donde se desea que el botón de acción aparezca.
5. Clica en el botón de Hipervínculo a en el cuadro de diálogo que se abre.
6. Selecciona la diapositiva que deseas ver cuando emplees el botón de acción.
7. Haz clic en Aceptar y, a continuación, cambia el tamaño del botón arrastrando una de sus
asas, si es necesario.
8. Modifica el aspecto del botón haciendo doble clic, o pulsa el botón secundario del ratón y
elige Formato de autoforma. Escoge los colores y otras opciones en el cuadro que apare-
ce.
9. Prueba el nuevo botón de acción mediante la ejecución de la presentación y haz clic en él.
4.5.6. Cambiar la secuencia de animaciones

Dentro del menú Combinaciones de animación contamos con distintas posibilidades: zoom,
desvanecer y atenuar, aparecer, sin animación, y con distintas categorías: llamativo, sutil y mo-
derado. Estas animaciones se pueden aplicar a toda la presentación o personalizar una a una.
Si deseamos personalizar la animación antes deberemos agregar un efecto en el texto o la

imagen.
1. En la vista Normal, muestra la presentación con las animaciones que deseas volver a or-
denar.
2. En el menú Presentación, haz clic en Personalizar animación.
3. Los efectos aparecen de arriba abajo en la lista Personalizar animación, en función del or-
den en que se apliquen. En la vista Normal, los elementos animados se señalan en la diapo-
sitiva con una etiqueta numerada que no se puede imprimir y que guarda correlación con los
efectos de la lista.
4. En el panel de tareas Personalizar animación, selecciona el elemento de la lista que deseas
mover y arrástralo a otra posición en la lista.
Importante. Si en la lista no aparece la animación que deseas seleccionar, comprueba

que las animaciones de la lista están totalmente extendidas.
UTILIDADES DE LA APLICACIÓN. GRÁFICOS 513
5 UTILIDADES DE LA A PLICACIÓN.
GRÁFICOS
5.1. Modelos de gráficos
Definición. Microsoft Excel, la aplicación especializada en la creación de gráficos de la
suite de Office, dispone de un amplio abanico de modelos cuyo objetivo prioritario es
adaptarse a las distintas series de datos, con el fin de mostrarlos de forma comprensible.
Cada tipo de gráfico comprende distintos submodelos (Figura 5.1).
Figura 5.1 Un gráfico es un tipo de representación de datos mediante recursos gráficos.
A continuación, enumeramos los más importantes:
5.1.1. Gráficos de columnas
Su estructura es muy adecuada para representar las columnas de datos de una hoja de cálculo.
En un principio, este tipo de gráfico suele usarse para mostrar las variaciones experimentadas
por los datos representados a lo largo de un período de tiempo. Por norma general, los valores
numéricos suelen expresarse en el eje vertical y las categorías en el horizontal; obsérvalo en la
próxima figura.
A su vez, los gráficos de columnas presentan distintos subtipos:
• Columna agrupada y columna agrupada en 3D: los primeros comparan los valores de las
categorías y presentan columnas o rectángulos verticales en 2D. Los segundos tienen la mis-
ma función, pero muestran las columnas verticales en tres dimensiones (3D) (Figura 5.2). Los
gráficos de columnas agrupadas son especialmente útiles cuando se desean representar
nombres de personas, de lugares, etc.
Figura 5.2 Gráfico de columnas cilindro en 3D.
• Columna apilada y columna apilada en 3D: muestran la relación existente entre los elemen
tos individuales y el conjunto. Estos gráficos resultan prácticos para resaltar el total frente a los
valores individuales o parciales.
• Columna 100 % apilada y columna 3D apilada 100 %: indican en qué tanto por ciento con
tribuye cada valor parcial al valor total. Estos gráficos resultan muy adecuados para las hojas
con tres o más series de datos. La contribución de cada serie al conjunto destacará especial-
mente si el total de cada categoría es el mismo.
• Columnas 3D: estos gráficos disponen de tres ejes: el vertical, el horizontal y el de profundi-
dad, y sirven para comparar puntos de datos entre los dos últimos ejes mencionados.
• Cilíndrico, cónico y pirámide: disponibles en las mismas modalidades que los gráficos de
columnas (agrupados, apilados, apilados 100 % y en 3D). Funcionan de la misma manera y
únicamente se diferencian por sus formas no rectangulares.
5.1.2. Gráficos de líneas
Los gráficos de líneas muestran la evolución de los datos a lo largo del tiempo y, por lo tanto,
pueden usarse en los mismos casos que los gráficos de columnas. Generalmente, los valores se
distribuyen a lo largo del eje vertical y las categorías a lo largo del horizontal, tal y como verás en
la siguiente figura.
Un gráfico de líneas está especialmente indicado cuando las categorías son texto y representan
períodos de tiempo, ejercicios fiscales... En el caso de que las etiquetas sean numéricas y mues-
tren años, siempre que haya más de diez será mejor cambiar el gráfico por uno de dispersión.
Existen distintos subtipos de gráficos de líneas:
• Línea y línea con marcadores: este subtipo está especialmente indicado para mostrar las
tendencias de los datos en el tiempo, sobre todo cuando existen muchos puntos de datos.
Cuando existen demasiadas categorías o valores, lo mejor es no poner marcadores.
• Línea apilada y línea apilada con marcadores: estos gráficos son muy útiles para destacar la
contribución de cada valor en concreto en el tiempo o a la categoría determinada. Cuando
existen demasiados valores o categorías, siempre será mejor aplicar el gráfico sin marcadores.
• Línea 100 % apilada y línea 100 % apilada con marcadores: muestran la contribución de
cada dato individual al valor total en un tanto por ciento. Igual que en los casos anteriores,
cuando se manejan muchos datos siempre es mejor prescindir de los marcadores.
• Líneas 3D: las líneas de este gráfico se muestran en 3D (Figura 5.3) y ocupan su espacio deli-
mitadas por tres ejes: el horizontal, el vertical y el de profundidad.
Figura 5.3 Gráfico de líneas 3D.

5.1.3. Gráficos circulares
Los gráficos circulares son muy prácticos para representar los datos contenidos en una fila o una
columna de una hoja de cálculo. Por su estructura, son ideales para mostrar el valor comparativo
entre los distintos valores representados. Los puntos de datos en estos gráficos se muestran en
porcentajes. En definitiva, estos gráficos son ideales cuando únicamente se desea representar
una serie de datos y ninguno de los valores es negativo o igual a cero. No son recomendables
cuando se trabaja con más de seis o siete categorías.
Los gráficos circulares se dividen en los siguientes subtipos:
• Circular y circular en 3D: en 2D o 3D, los gráficos circulares muestran el valor de las distintas
categorías con respecto al resto, tomando como referencia la totalidad del círculo. Existe la
posibilidad de separar los distintos sectores de estos gráficos para destacarlos.
• Circular con subgráfico circular y circular con subgráfico de barras: estos gráficos se utili
zan para destacar los sectores de forma especial y consisten en añadir un segundo círculo o
un gráfico de barras apilado con los valores elegidos.
• Gráfico circular seccionado y gráfico circular seccionado 3D: seccionando los distintos
sectores, a través de estos gráficos destacamos aún más la contribución particular de cada
uno de ellos a la totalidad del conjunto. Los sectores de estos gráficos no pueden moverse o
extraerse como ocurre con los gráficos circulares, ya sean en 2D o 3D (Figura 5.4).
Figura 5.4 Gráfico circular seccionado 3D.

• Gráficos de barras: este tipo de gráficos es muy similar al de columnas y puede usarse en los
mismos casos y con el mismo fin, comparar entre sí los distintos elementos que conforman el
gráfico de forma individual.
Estos gráficos son muy útiles cuando las etiquetas de los ejes son extensas y cuando los valores
corresponden a períodos de tiempo.
Importante. Las series de datos que se adaptan bien a los gráficos de línea apilada son
también aptas para los gráficos de áreas apiladas.
A excepción del subtipo Columnas 3D, los gráficos de barras (Figura 5.5) se dividen exacta-
mente en los mismos subtipos que los gráficos de columnas.
Figura 5.5 Gráfico de barras en 3D.
• Gráficos de área
Los gráficos de área pueden reflejar a la perfección las series de datos organizadas en las colum-
nas o las filas de una hoja de cálculo (Figura 5.6). Normalmente, estos gráficos se usan para
destacar el valor total de una tendencia y la evolución y cambio de los valores en el tiempo. A
excepción del subtipo Cilíndrico, Cónico y Pirámide, los gráficos de área presentan los mis-
mos subtipos que los gráficos de columnas, aunque adaptados, lógicamente, a su propia forma
y estructura.
Figura 5.6 Gráfico de área apilada.
• Gráficos de tipo XY o de dispersión

Estos gráficos sirven para representar la relación entre distintas series de datos numéricas o para
trazar dos grupos de números como una serie de coordenadas XY.
Los gráficos de dispersión presentan dos ejes: X (horizontal) e Y (vertical). Normalmente, estos
gráficos suelen usarse para comparar datos científicos, estadísticos, etc. y funcionan perfectamente
cuando los ejes se convierten en una escala logarítmica, cuando los espacios entre los valores del eje
horizontal no son simétricos, cuando este presenta numerosos datos o cuando se pretende mostrar
las similitudes (no las diferencias) entre los distintos puntos de datos sin tener el tiempo en cuenta.
Los gráficos de dispersión son ideales para trabajar con grandes cantidades de datos. De este
modo, las comparaciones serán mucho más reales. El mejor sistema para crear este tipo de gráficos
es colocar los valores del eje X en una fila o columna y el resto en las filas o columnas adyacentes.
Existen los siguientes subtipos:
• Dispersión con solo marcadores: estos gráficos comparan pares de valores. Cuando los
datos siguen un orden específico, es mejor utilizar un gráfico sin líneas.
• Dispersión con líneas suavizadas y dispersión con líneas suavizadas y marcadores: las
curvas suavizadas tienen la función de conectar los puntos de datos y pueden, a su vez, mos-
trar marcadores, aunque cuando hay muchos puntos es mejor no utilizarlos.
• Dispersión con líneas rectas y dispersión con líneas rectas y marcadores: tal y como su
nombre indica, estos gráficos pueden, o no, mostrar líneas rectas en lugar de suavizadas y
marcadores (Figura 5.7).
Figura 5.7 Gráfico de dispersión con líneas rectas y marcadores.
• Gráficos de cotizaciones
Estos gráficos, como su nombre indica, están especialmente preparados para representar los
datos referentes a las cotizaciones o el precio de las acciones en bolsa. No obstante, este tipo
de gráfico también es apto para datos de naturaleza científica (Figura 5.8).
Posiblemente, lo más difícil de este tipo de gráfico es la organización previa de los datos. Los
gráficos de cotizaciones disponen de varios subtipos:
• Máximos, mínimos y cierre: este subtipo necesita estos tres tipos de datos para ilustrar el
precio de las cotizaciones.
• Apertura, máximos, mínimos y cierre: este subtipo necesita la inserción correcta de estas
cuatro series de datos en este mismo orden.
• Volumen, máximos, mínimos y cierre: al igual que el subtipo anterior, este gráfico requiere
la introducción de estas cuatro series de valores en este mismo orden.
• Volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre: este subtipo requiere la introducción de
estas cinco series de valores en este orden.
Figura 5.8 Gráfico de cotizaciones.
Importante. Los gráficos de cotizaciones son de gran utilidad para mostrar la evolución de

datos científicos como, por ejemplo, la temperatura a lo largo de los años, las estaciones, etc.
• Gráficos de superficie
En este tipo de gráficos, las superficies de igual color o trama indican un mismo rango de valores.
Los gráficos de superficie suelen utilizarse cuando todos los datos son valores numéricos (Figura 5.9).
Figura 5.9 Gráfico de superficie.

Existen distintos subtipos de gráficos de superficie:
• Superficie 3D: muestran las tendencias que representan los valores a través de una curva con-
tinua. Los colores del gráfico no representan series de datos, simplemente diferencian los distin-
tos valores entre sí.
• Trama de superficie 3D: este es el nombre que recibe el gráfico de superficie 3D cuando las
áreas no muestran color alguno.
• Contorno y trama de contorno: los gráficos de contorno son gráficos de superficie vistos
desde arriba y los de trama de contorno son gráficos de contorno sin color. En los gráficos de
contorno, los colores representan los rangos específicos de valores.
• Gráficos de anillos
Estos gráficos son bastante limitados. De forma similar a los gráficos circulares, los de anillos
muestran la relación de las distintas partes o sectores con el todo.
Estos gráficos no son de fácil lectura, por lo que a menudo es conveniente sustituirlos por grá-
ficos de columnas apiladas o de barras, también apiladas. Los gráficos de anillos pueden mostrar
más de una serie de datos (impuestos relativos a los bienes muebles, impuestos relativos a los
bienes inmuebles, etc.) (Figura 5.10).
Figura 5.10 Gráfico de anillos.
Existen dos subtipos de gráficos de anillos:

• Anillos: representan el modelo estándar en el que cada anillo muestra una serie de datos.
• Anillos seccionados: destacan la contribución de cada parte individual al todo, al tiempo que
distinguen los valores individuales.
• Gráficos de burbujas
Cuando los valores correspondientes al eje X aparecen en la primera columna y los demás en
las columnas adyacentes, podemos usar gráficos de burbujas (Figura 5.11).
Figura 5.11 Gráfico de burbujas.
Únicamente existe un subtipo de este gráfico, que es la Burbuja y burbuja con efecto 3D,
parecido a los gráficos de dispersión, que puede comparar conjuntos de dos valores.
Importante. El tercer valor de los gráficos de burbuja marca el tamaño del marcador de
la propia burbuja.
• Gráficos radiales
Estos gráficos se utilizan para comparar los valores de distintas series de datos (Figura 5.12).
Figura 5.12 Gráfico radial.

Existen dos subtipos de gráficos radiales:
— Radial y radial con marcadores: destacan los distintos valores individuales con relación a
un punto central, con o sin marcadores.
— Radial relleno: la única diferencia entre este gráfico y el anterior es que su área se rellena
con color.
• Gráfico SmartArt
Este tipo de gráficos, propio de Microsoft PowerPoint y no de Excel como todos los vistos
hasta el momento, destaca por su sencillez y su efectismo.
PowerPoint, a través del grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, propone usar la herramienta
SmartArt para insertar gráficos cuyo contenido sea texto básicamente, de modo que pueda
introducirse en el preciso instante de su creación y no deba vincularse a ninguna tabla de datos
ya existente.
Importante. Los gráficos SmartArt suelen utilizarse para crear un organigrama, mostrar

un orden jerárquico, crear una pirámide con conceptos o información relacionada, mos-
trar información cíclica, ordenar y enumerar datos, representar el flujo de un proceso, etc.
(Figura 5.13).
Figura 5.13 Tipos de gráficos SmartArt.
Pulsando sobre el icono SmartArt, PowerPoint activa el cuadro de diálogo Elegir un gráfico
SmartArt, desde donde podremos seleccionar cualquiera de los subtipos de gráficos u organi-
gramas existentes: Lista, Proceso, Ciclo, Jerarquía, Relación, Matriz y Pirámide. Para ver sus
particularidades y los distintos modelos, basta con pulsar sobre cada uno de ellos (primero la
categoría y luego el modelo) y, cuando proceda, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Inmediatamente, el organigrama seleccionado aparecerá en pantalla indicando entre corchetes

allí donde podemos y debemos escribir la información que deseamos que muestre cada parte
del gráfico seleccionado. Para rellenar el organigrama, solo es necesario hacer clic allí donde
deseamos insertar el texto y empezar a escribir.
Como cualquier otro texto, el de los organigramas puede modificar sus características de for-
mato. Para ello, podemos usar las herramientas de SmartArt que se activan en la Cinta de
opciones al seleccionar uno de sus gráficos. El color, el tipo de letra, el número de viñetas y
subdivisiones del organigrama, el tipo de gráfico, su diseño, su ubicación, su tamaño y, en defi-
nitiva, todas sus características pueden modificarse a través de dichas herramientas (Figura 5.14).
Figura 5.14 Gráfico SmartArt con PowerPoint.
En referencia al tamaño y a la ubicación del organigrama dentro de la diapositiva, debemos saber

que son dos parámetros fácilmente modificables con la ayuda del ratón. Así, si pulsamos sobre
el marco que rodea el organigrama o sobre cualquier otro elemento del gráfico para seleccionar-
lo y movemos ligeramente el ratón por encima de este hasta que el puntero muestre la forma de
una estrella con cuatro puntas, entonces podremos desplazarlo arrastrándolo con el ratón.
Por otro lado, si realizamos la misma operación, pero esta vez movemos el puntero del ratón
esperando a que se convierta en una flecha de doble dirección, entonces podremos pulsar y
arrastrar el ratón para modificar el tamaño del elemento. Si realizamos esta operación tirando de
cualquiera de las esquinas del elemento seleccionado, aumentaremos o disminuiremos su ta-
maño de forma proporcional.
5.2. Diseño y presentación de gráficos

Después de conocer los distintos tipos de gráficos de Microsoft Excel (además de los gráficos
SmartArt de PowerPoint), su funcionamiento y para qué tipo de datos son más o menos ade-
cuados, podemos empezar a trabajar con ellos.
Una vez escogido el tipo de gráfico que deseamos utilizar, el primer paso consiste en seleccio-
nar todas las celdas de Excel cuyos datos deseamos mostrar en el gráfico (incluidas las celdas
con el nombre o título de los distintos grupos o series de datos). A continuación, activaremos la
ficha Insertar de la Cinta de opciones y, en el grupo Gráficos, haremos clic sobre la flecha
pequeña situada junto al nombre del grupo. Seguidamente, dentro del cuadro de diálogo In-
sertar gráfico seleccionaremos el tipo de gráfico que nos interese en el panel de la izquierda y,
por último, seleccionaremos el subtipo deseado en la parte derecha del cuadro antes de pulsar
el botón Aceptar. Automáticamente, el programa activa un grupo de tres fichas (Diseño, Pre-
sentación y Formato) englobadas bajo el nombre de Herramientas de gráficos
5.2.1. Seleccionar origen de datos

En caso de no haber seleccionado previamente las series de datos que deseamos representar a
través del gráfico escogido, siempre podemos ejecutar el comando Seleccionar datos, ubica-
do en el grupo Datos de la ficha Diseño (dentro de las Herramientas de gráficos). En tal
caso, aparece en pantalla el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos (Figura 5.15).
Figura 5.15 Selección del origen de datos.

El método de funcionamiento de este cuadro es muy sencillo. En primer lugar, para seleccionar
los datos que deseamos representar pulsaremos sobre el botón Contraer cuadro de diálogo,
situado a la derecha del cuadro Rango de datos del gráfico. Automáticamente, el cuadro de
diálogo se contraerá y podremos movernos por las distintas hojas de cálculo hasta encontrar la
serie de datos en cuestión. En ese momento, seleccionaremos las celdas y, por último, pulsare-
mos de nuevo sobre el botón Contraer cuadro de diálogo. Una vez seleccionado el rango
de celdas, ya podemos proceder a la configuración del gráfico para ubicar cada dato o serie de
datos en su sitio. El funcionamiento de los distintos botones del cuadro de diálogo Seleccionar
origen de datos es el siguiente:
• Entradas de leyenda (Series). A través de este cuadro seleccionaremos las series de datos
existentes. El hecho de agregar, eliminar o modificar los datos en este cuadro no afecta a los
datos originales, ubicados en la hoja de cálculo. Para trabajar con este cuadro se utilizan los
botones siguientes:
— Agregar: pulsando este botón podemos seleccionar una nueva serie de datos para el grá-
fico.
— Editar: si pulsamos este botón, podremos modificar la serie de datos seleccionada en ese
momento en el cuadro Entradas de leyenda (Series).
— Quitar: elimina del gráfico la serie de datos seleccionada en ese momento dentro del cua-
dro.
— Flechas Subir y Bajar, cuya función es la de desplazar (cambiar el orden) dentro de la lista
las distintas series de datos seleccionadas para el mismo gráfico en el cuadro Contraer
cuadro de diálogo.
Importante. Si pulsamos sobre los iconos del grupo Gráficos de la ficha Insertar, acce-
deremos directamente a los subtipos de cada uno de ellos.
• Etiquetas del eje horizontal (categoría). En este cuadro seleccionaremos los rótulos de las
categorías que deseamos que aparezcan en el eje horizontal del gráfico. El botón Modificar
permite realizar cambios en la categoría seleccionada a cada momento dentro del cuadro.
• Celdas ocultas y vacías. Pulsando sobre este botón, trazaremos los valores ocultos de la hoja
de cálculo dentro del gráfico y podremos definir cómo deben mostrarse las celdas vacías de
una serie de datos del gráfico.
• Cambiar fila/columna. Si pulsamos este botón, intercambiaremos el origen de datos del
gráfico de las filas a las columnas o a la inversa.
5.2.2. Herramientas de gráficos
A través de las opciones de las Herramientas de gráficos (Figura 5.16) propuestas en las fichas
Diseño, Presentación y Formato, podremos determinar hasta el más mínimo detalle de los
gráficos insertados. Para activarlas, únicamente es necesario seleccionar el gráfico y la Cinta de

opciones las mostrará en pantalla.
Importante. El rango de celdas que debe incluirse en el gráfico también puede insertar-
se manualmente dentro del cuadro Rango de datos del gráfico.
Figura 5.16 Herramientas de gráficos.
Veamos qué tareas podemos llevar a cabo a través de sus opciones:
• Ficha Diseño. A través de los distintos comandos de esta ficha, podemos mostrar las series
de datos por filas o por columnas, realizar cambios en el origen de datos del gráfico, cambiar
la ubicación del mismo, cambiar el tipo de gráfico, guardarlo como una plantilla o seleccionar
opciones de diseño y formato predefinidas.
• Ficha Presentación. Usando los comandos de esta ficha, podremos cambiar la ubicación y
disposición de los distintos elementos del gráfico como, por ejemplo, los títulos del gráfico o
los de los datos. Además, a través de esta ficha también podremos usar herramientas de di-
bujo, agregar cuadros de texto o imágenes, añadir líneas de cuadrícula o tablas para especifi-
car al máximo el valor de los datos representados, etc.
• Ficha Formato. Las funciones de la ficha Formato facilitan operaciones como, por ejemplo,
el cambio del color del relleno, el estilo de línea o de borde de los gráficos, la aplicación de
distintos efectos especiales, la alineación de distintos objetos o elementos dentro del gráfi-
co, etc.
5.2.3. Seleccionar los elementos del gráfico

Todo gráfico se compone de distintos elementos: el título, las leyendas, los ejes, las series de
datos (representadas por las líneas, barras, columnas, etc.), el plano inferior de los ejes, las eti-
quetas de datos, las líneas de división, etc. Pues bien, todos y cada uno de los distintos elemen-
tos de un gráfico pueden seleccionarse de forma individual con el fin de realizar cambios.
La forma más rápida de acceder a las distintas opciones de cada uno de los elementos de un
gráfico es seleccionándolos y abriendo su menú contextual, pulsando con el botón secundario
del ratón.
A través de este menú, accederemos a los comandos específicos de cada elemento y podre-
mos modificar su forma, su diseño e incluso su contenido. Como es lógico, cada elemento dis-
pone de funciones distintas adaptadas a sus características. No obstante, existen tres comandos
comunes que aparecen en todos los menús contextuales: Seleccionar datos y Cambiar tipo
de gráfico.
Importante. El uso de los distintos comandos y botones ubicados en las fichas Diseño,
Presentación y Formato es muy sencillo y totalmente intuitivo. En la mayoría de los
casos, aplicarlos es tan fácil como seleccionar el objeto u elemento del gráfico que desea-
mos modificar y hacer clic sobre el comando en cuestión.
5.3. Integración de gráficos en otros documentos

Realizar presentaciones con Microsoft PowerPoint es sumamente gratificante por las múltiples
facilidades que presenta a la hora de intercambiar elementos de índole distinta con otras aplica-
ciones. Es el caso de los gráficos de Microsoft Excel.
Tanto si el gráfico de Excel está incrustado en una hoja de cálculo como si está en una hoja de
gráfico para él solo, podemos seleccionarlo (pulsando sobre cualquier punto del marco que lo
rodea), hacer clic con el botón derecho del ratón sobre este para abrir su menú contextual y
seleccionar el comando Copiar. Seguidamente, únicamente será necesario abrir la presenta-
ción de PowerPoint, situarnos en la diapositiva donde deseamos ubicar el gráfico de Microsoft
Excel y pulsar el botón Pegar o, en su defecto, ejecutar la combinación de teclas Ctrl + V.
Una vez insertado en la diapositiva, podremos moverlo, reubicarlo y modificar su tamaño y sus
características, según nos parezca conveniente. Y, por si esto fuera poco, el programa detecta
que se trata un gráfico y, de forma automática, activa las Herramientas de gráficos (con sus
fichas Diseño, Presentación y Formato) a través de las cuales podemos trabajar con el gráfico
en todas sus facetas.
Esta misma operación también puede llevarse a cabo de forma inversa, es decir, seleccionando
un objeto de Microsoft PowerPoint (un organigrama, un archivo de imagen, un cuadro de texto
o incluso una diapositiva…), copiarlo y luego pegarlo en una hoja de cálculo de Microsoft Excel.
A diferencia de lo que se pueda pensar, la inserción de un gráfico de Excel en una presentación

de PowerPoint no desvincula a este elemento de su archivo original.
De hecho, si, una vez insertado el gráfico en la diapositiva, deseamos modificar su diseño, for-
mato, contenido, tipo de gráfico, series de datos, etc., podemos hacerlo igual que lo haríamos
en Microsoft Excel. Seleccionamos el elemento del gráfico que cambiar (o el gráfico entero) y
ejecutamos el comando pertinente a través de su menú contextual. Así, si por ejemplo desea-
mos modificar las series de datos representadas en el gráfico, simplemente deberemos activar
su menú contextual y seleccionar el comando Editar datos. De forma inmediata, Microsoft
Excel se autoejecutará y aparecerá en pantalla mostrando el archivo de origen del gráfico con
el que estamos trabajando (Figura 5.17).
Figura 5.17 La compatibilidad e integración de las aplicaciones del paquete integrado Office permite la apertura
de un gráfico de Excel desde PowerPoint.
5.4. Búsqueda, recuperación y grabación de gráficos

Estar trabajando con un libro de Excel o con una presentación de PowerPoint y ser víctimas de un
apagón o de un error del equipo o del programa puede suponer la pérdida total o parcial del tra-
bajo realizado hasta el momento. Por suerte, la totalidad de programas de la suite de Microsoft
Office, entre los que se encuentran Excel y PowerPoint, disponen del panel Recuperar archivos.
Se trata de un panel que aparece a la izquierda de la pantalla del programa, que muestra el lista-
do de archivos que estaban abiertos en el momento en que el programa se cerró de forma inade-
cuada, y que nos permite decidir si deseamos recuperar y guardar tales archivos o no. Antes de
desestimar la opción de recuperar los archivos que nos presenta el panel, lo más recomendable
es abrir de nuevo los archivos mal cerrados y comprobar cuánta información perdieron.
Evidentemente, si el archivo recuperado muestra más información que el archivo original, la

opción está clara: recuperar el archivo para que reemplace al original (a menos que se especifi-
que otro nombre de archivo) y guardarlo de nuevo. En caso contrario, bastará con desestimarlo.
Gracias a esta función, el usuario podrá, como mínimo, recuperar los archivos con los que esta-
ba trabajando y toda la información acumulada hasta la última vez que se guardó (ya fuera a
través de la función Autorrecuperación o de la función Guardar).
Al igual que en el resto de programas de la suite, la configuración de la función Autorrecupera-

ción se realiza a través de la secuencia: botón de Office > Opciones de PowerPoint > Guar-
dar/Guardar información de autorrecuperación. A través de esta opción, se establece cada
cuánto tiempo (en minutos) el programa guardará los cambios realizados de forma automática.
En referencia a la búsqueda de gráficos de Excel, como de momento no existe la opción de

guardarlos de forma individual, desvinculados de sus archivos de origen, su búsqueda se reali-
zará por su archivo. No es el caso de los gráficos insertados en una presentación de Microsoft
PowerPoint que, pudiéndose guardar como imágenes (basta con seleccionarlos y ejecutar su
menú contextual), pueden buscarse como tales.
El método de búsqueda de los gráficos, ya se hayan guardado formando parte de un libro de Excel,
de una presentación de PowerPoint, de un documento de Word, etc., o como archivos de imagen,
siempre se realizará de la misma forma y a partir del mismo punto: la función Buscar, ubicada en el
menú del botón Inicio de Windows. Pulsando sobre la opción Archivos o carpetas de esta función,
abriremos un cuadro de diálogo que, de forma similar a como lo haría un asistente, nos guía durante
el proceso de búsqueda y nos facilita la inserción del número máximo de criterios: palabra incluida
en el nombre del archivo, en el texto del archivo, tipo de archivo, momento en que se modificó por
última vez, carpeta o unidad del equipo en la que deseamos llevar a cabo la búsqueda, etc.
DISEÑO Y CREACIÓN DE MACROS 531
6 DISE ÑO Y CREACIÓN DE MACROS

Definición. Una macro es una agrupación de una determinada serie de instrucciones y
comandos en uno solo, de manera que una tarea concreta se lleve a cabo de forma auto-
mática al seleccionar este comando.
También puede servirnos para tener a mano un comando algo oculto cuyo acceso requeriría
hacer clic varias veces. Con una macro, conseguiremos acceder al mismo con un simple clic.
En PowerPoint es necesario conocer el lenguaje de programación Visual Basic para poder pro-
gramarlas. Se accede a él a través de la ficha Vista > grupo Macros > Macros (Figura 6.1).
Figura 6.1 Botón Macros en la ficha Vista.

Al pulsar sobre el botón, nos aparecerá el siguiente cuadro de diálogo (Figura 6.2):
Figura 6.2 Cuadro de diálogo Macro.
Etiquetaremos la macro con un nombre y le daremos al botón Crear. Una vez hecho esto, se
abrirá Microsoft Visual Basic para aplicaciones (Figura 6.3).
Figura 6.3 Ventana del programa Visual Basic.
Programaremos la macro en lenguaje Visual Basic para que realice la función deseada y la guar-
daremos. Para activar la macro, solo es necesario pulsar el mismo botón que se muestra en la
figura anterior (ficha Vista > grupo Macros > Macros), seleccionar en el cuadro de diálogo
la macro que se desea y pulsar el botón Ejecutar.
PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS. COPIAS DE SEGURIDAD 533
7 P ROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE

DATOS. COPIAS DE SEGURIDAD
La cada vez mayor importancia de Internet en el mundo laboral y la gran frecuencia con que los
profesionales se ven obligados a entrar en la red es un arma de doble filo. Por un lado, podemos
acceder a un sinfín de información, pero, por otro, exponemos nuestros equipos y toda la infor-
mación en ellos contenida al ataque de virus, spyware, etc. Naturalmente, la medida más acer-
tada en este caso es la instalación de programas antivirus que deberemos actualizar periódica-
mente.
También hemos de actualizar el software del equipo con frecuencia. Asegurarnos de que todo
el software del equipo está siempre actualizado es básico para proteger el sistema. Por ello,
Microsoft publica actualizaciones para Windows y Microsoft Office de forma regular, con el
objetivo de combatir las nuevas amenazas que van saliendo. El software de protección debe ir
siempre por delante de los virus, y evolucionar tanto o más que estos.
Importante. Por norma general, las actualizaciones de los programas de Office se rea-

lizan a través de Office Update, las de Windows a través de la opción Microsoft Upda-
te (en el menú del botón Inicio) y las de los antivirus a través de los propios programas
que, con regularidad, crean mensajes de aviso informando al usuario de la necesidad de
dicha actualización.
Aparte de instalar un antivirus y otros programas que combatan las amenazas externas, existen
otros métodos para asegurarnos la protección de los datos. Uno de ellos es la creación de co-
pias de seguridad en carpetas o soportes distintos a los habituales.
En definitiva, la seguridad de los documentos dependerá de si seguimos fielmente las siguientes

rutinas:
• Instalar software antispyware y, a poder ser, un firewall (cortafuegos).

• Usar contraseñas seguras.
• Realizar copias de seguridad periódicas de los documentos importantes.
De esta forma, difícilmente perderemos información.
Ya para terminar, destacaremos algunos de los elementos que más problemas nos pueden su-
poner si entran virus en el equipo: las macros. Concebidas como un grupo de órdenes cifradas
en el lenguaje o código de Visual Basic, las macros pueden contener virus. Por suerte, los pro-
gramas de Microsoft Office System 2007 detectan las macros de forma inmediata y las desha-
bilitan de forma predeterminada. De esta forma, gracias a esta nueva versión, los documentos
se abren de forma automática con los riesgos potenciales deshabilitados.
Después, y una vez inspeccionado el archivo, dependerá del usuario decidir si desea habilitar la
macro u otras características incluidas en él.
Importante. Cuanto más a menudo se guarden los archivos, más información se recu-

perará en caso de que se produzca un corte del suministro eléctrico o un problema con el
equipo mientras está abierto un archivo.
IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE PRESENTACIONES 535
8 I MPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE

PRESENTACIONES
Para importar una presentación que previamente hemos guar-
dado o que nos han facilitado vía e-mail o algún dispositivo de
almacenamiento, tenemos que ir a la ficha botón de Office >
Abrir (Figura 8.1).
Automáticamente se abrirá el Explorador de Windows para que

localicemos la ubicación del archivo. Podremos importar archi-
vos (Figura 8.2) como presentaciones de PowerPoint, plantillas Figura 8.1 Tipos de archivo que
de PowerPoint, temas de Office y documentos de texto. puede importar PowerPoint.
Figura 8.2 Importar archivo PowerPoint.
Para exportar una presentación, tenemos la opción Enviar, dentro de botón de Office (Figura 8.3).
Figura 8.3 Botón Office>Enviar para exportar un archivo.

Dentro de la opción Enviar podemos realizar dos operaciones con la presentación creada con
PowerPoint:
• Correo electrónico: permite adjuntar una copia del documento a un correo electrónico o
varios. Todos los destinatarios reciben copias independientes del documento.
• Fax: utiliza un servicio de fax para enviar por Internet la presentación.
También disponemos dentro del botón de Office de la opción Publicar (Figura 8.4), que per-
mite la distribución del documento.
Figura 8.4 Botón Office>Publicar.
Entre las diferentes opciones destacaremos la de Empaquetar para CD, que permite realizar
una copia de la presentación, junto con todos los vínculos multimedia que en ella intervienen,
para ser guardada y después ejecutada en un CD.
IMPRESIÓN DE PRESENTACIONES 537
9 I MPRESIÓN DE PRESENTACIONES

De una presentación pueden imprimirse las diapositivas, las notas, etc. Aunque una presentación
suele ser a todo color, lo habitual es que prefiramos imprimirla en escala de grises o en blanco y
negro. Por defecto, todas las diapositivas tiene una orientación horizontal, pero es algo que puedes
cambiar con el comando Orientación de la diapositiva (Figura 9.1) en el grupo Configurar página
de la ficha Diseño.
Figura 9.1 Ficha Diseño>Orientación de la diapositiva.
De esta manera puedes hacer que algunas de las diapositivas de la presentación adopten una
orientación vertical. En este mismo grupo encontramos otro comando, Configurar página,
que abre un cuadro de diálogo (Figura 9.2):
Figura 9.2 Comando Configurar página.

Las opciones que ofrece esta ventana son:
• Si despliegas la lista Tamaño de diapositivas para, podrás seleccionar las proporciones de las
diapositivas para ajustarlas a las medidas de determinadas pantallas (o también en papel).
Asimismo, puedes personalizar estas medidas indicando directamente el ancho y el alto de las
diapositivas.
• En el apartado Orientación podemos determinar también la orientación de las diapositivas y
de las notas y documentos que se dispensan a la audiencia.
• Es posible numerar las diapositivas desde el número 1 o cambiar esta numeración indicando
otra en Numerar las diapositivas desde.
Para imprimir la presentación iremos a botón de Office > Imprimir (Figura 9.3).
Figura 9.3 Botón de Office>Imprimir.
Dentro de este cuadro de diálogo, PowerPoint 2007 nos ofrece tres opciones:
• Imprimir: se abre otra ventana en la que podremos seleccionar la impresora, el número de

copias, intervalos de impresión y otras opciones de impresión antes de imprimir.
• I mpresión rápida: permite enviar la presentación directamente a la impresora predetermina-
da sin dar la opción de realizar ningún cambio.
IMPRESIÓN DE PRESENTACIONES 539
• Vista preliminar: al seleccionar esta opción obtenemos una presentación bastante exacta del
resultado final de la impresión (Figura 9.4).
Figura 9.4 Ventana Vista preliminar.
La Vista preliminar incluye también los botones para imprimir color, escala de grises o blanco
y negro. También es posible enmarcar las diapositivas en el último momento.
Cuando creas que está todo en orden, puedes pulsar sobre el botón Imprimir (Figura 9.5) para
que la impresión dé comienzo.
Figura 9.5 Botón Imprimir y Opciones en Vista preliminar.

10 INTERO PERACIONES CON OTRAS

APLICACIONES
Recordar. Tal y como sabemos, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint son compati-
bles entre sí, así como con sus respectivas versiones anteriores.
De este modo, entendemos que cualquiera de estos dos programas en su versión 2007 puede
abrir archivos creados con versiones previas, al tiempo que también pueden guardar hojas de
cálculo y presentaciones como versiones anteriores.
No obstante, dicha compatibilidad no es tal cuando trabajamos con versiones más antiguas.
Así, si intentamos abrir un archivo elaborado con la versión 2007 y guardado como tal con cual-
quier programa de una versión anterior, nos resultará imposible.
Importante. Es esta facilidad para trabajar con las distintas versiones y para adoptar
elementos de otras aplicaciones la que convierte a los programas del paquete de Micro-
soft Office en una herramienta prácticamente imprescindible en cualquier oficina.
No en vano, gracias a estas cualidades los documentos de Word pueden mostrar gráficos o
tablas de Excel, las hojas de cálculo de Excel pueden mostrar imágenes u organigramas de
PowerPoint y las presentaciones de este facilitan al máximo la incorporación de gráficos y tablas
de Excel, fragmentos de texto de Microsoft Word, etc.
En la versión 2007 de Office, Word y PowerPoint incorporan las funciones de gráficos de Excel.
Esto significa que las hojas de cálculo de Excel también son el origen o, dicho de otro modo, son
las hojas de datos de los gráficos de Word y de PowerPoint. Los gráficos compartidos por estas
tres aplicaciones ofrecen la funcionalidad de Excel, incluido el uso de las fórmulas, el filtrado o
la ordenación de los datos en el gráfico.
Además, y por si esto no fuera suficiente, los gráficos pueden copiarse y pegarse de una a otra
aplicación. Al llevar a cabo esta tarea, el gráfico pegado se adapta al nuevo documento (ya sea
un documento de Word o una presentación de PowerPoint) sin dejar de mantener su formato
de Excel.
Los virus, los gusanos, los caballos de Troya o troyanos, la suplantación de identidad y el spyware
son las principales amenazas contra la seguridad del equipo.
PRESENTACIÓN AL PÚBLICO. CONFIGURACIÓN Y CONEXIÓN A UN PROYECTOR 541
11 P RESENTACIÓN AL PÚBLICO.

CONFIGURACIÓN Y CONEXIÓN A UN
PROYECTOR
Importante. Para ejecutar una presentación es necesario contar con un ordenador, un
proyector, una pantalla de proyección y el cableado adecuado para conectar el proyector
al ordenador (ya sea portátil o de sobremesa).
Seguiremos los siguientes pasos y tendremos en cuenta los siguientes consejos para un buen
funcionamiento:
1. Conectaremos el ordenador al proyector

con el cable necesario; normalmente se tra-
ta de un cable VGA, que va del conector de
salida VGA (out) del PC al conector de en-
trada VGS (in) del proyector (Figura 11.1).
2. Enchufaremos el proyector a la corriente y
lo encenderemos.
3. Seguidamente encenderemos el ordenador.
4. Retiraremos la tapa de la lente del proyec-
Figura 11.1 Conexión de proyector a PC.
tor y ajustaremos la posición y el enfoque
sobre la pantalla.
5. Si la imagen del PC no se detecta en el proyector será necesario pulsar una combinación de
teclas en el ordenador para activar la señal de salida al proyector. Esta combinación varía
según la marca del PC.
Es importante saber que, si no aparece la señal en la pantalla del proyector «a la primera»,
debes probar a reiniciar el PC para hacer «saltar» la señal de salida hacia el proyector.
6. Para definir los últimos detalles de la presentación, ve a la ficha Presentación con diapo-
sitivas > grupo Configurar > Configuración de la presentación de las diapositivas
(Figura 11.2).
Figura 11.2 Botón Configuración de la presentación con diapositivas.

Se activará el cuadro de diálogo (Figura 11.3) en el que puedes configurar las siguientes opciones
de presentación:
Figura 11.3 Cuadro de diálogo Configurar presentación.
• Tipo de presentación: aquí especificarás si en la exposición intervendrá lo que en PowerPo-

int se denomina «orador», es decir, la persona que la expone, o bien va a ser examinada de
forma individual (Figura 11.4) y, en ese caso, se mostrará en una ventana y no a pantalla com-
pleta, como hemos visto hasta ahora.
Figura 11.4 Presentación examinada de forma individual.

PRESENTACIÓN AL PÚBLICO. CONFIGURACIÓN Y CONEXIÓN A UN PROYECTOR 543
• Opciones de presentación: debes indicar si la presentación volverá a dar comienzo cuando

termine hasta que se pulse la tecla Esc, o si se omite la narración o las animaciones que inclu-
ye. También puedes seleccionar el color de la pluma con la que es posible escribir o subrayar
en la diapositiva.
• Mostrar diapositivas: aquí tienes que indicar si van a mostrarse todas las diapositivas o espe-
cificar por cuál comenzará la presentación y con cuál finalizará. También puedes hacer que se
ejecute una presentación personalizada si disponemos de ella.
• Avance de diapositivas: especificarás aquí si el avance de las diapositivas debe ser manual
(es decir, que la persona que expone decida) o bien han de utilizarse los intervalos de diapo-
sitiva que se grabaron en su momento.
• Varios monitores: si disponemos de dos monitores, podremos seleccionar la vista Modera-
dor, que incluye varias herramientas para controlar la presentación.
• Reproducción: facilita la elección de la resolución de la presentación. Has de tener en
cuenta que, si seleccionas una resolución mayor, las imágenes se verán más nítidas; sin
embargo, si no dispones de un equipo potente, se ralentizará el funcionamiento general.
Esta opción también está disponible en el grupo Monitores en la ficha Presentación con
diapositivas.
12 CREACIÓN DE PRESENTACIONES CON

HERRAMIENTAS WEB
Definición. Slideshow o pase de diapositivas se podría definir como una herramienta me-

diante la cual podemos crear un conjunto de imágenes en un único archivo. Así las presen-
taciones de imágenes van desfilando ante nuestros ojos, de forma más o menos divertida
y decorada. Habitualmente se puede detener una imagen al poner el ratón sobre ella.
El modo de usar esta herramienta es el siguiente:
Existen programas en la nube que te permiten crear un slideshow para tu página web o blog. Lo
primero que hay que hacer es elegir uno de los temas que ofrezca el programa (diferentes diseños
que harán que las imágenes se muestren de una manera dinámica). Después escoger los archivos
(imágenes que queremos formen parte de esa presentación). Al acabar con esta operación ob-
tendremos un código HTML que tendremos que incrustar en nuestro sitio web o blog (Figura 12.1).
Figura 12.1 Cincopa es un programa de edición de slideshows.
Es posible crear una presentación de diapositivas flash y agregar música de fondo. Además de
insertar el código en una página web, también se puede visualizar en distintos dispositivos mó-
viles inteligentes.
CREACIÓN DE PRESENTACIONES CON HERRAMIENTAS WEB 545
Si nuestro blog está alojado en WordPress y necesitamos crear una presentación sofisticada y
que represente de manera eficaz a nuestra empresa, podemos incrustar un slideshow especial
para este soporte.
En el caso del programa que hemos puesto como ejemplo, Cincopa, ofrece un plugin (peque-
ña aplicación que realiza un trabajo específico) fácil de instalar y de utilizar:
• Se puede descargar de manera directa desde el directorio de plugins de WordPress.org.

• También se puede descargar como archivo ZIP.
• Es posible subirlo manualmente a la carpeta «wp-content/plugins/».
Una vez instalado, se activa el plugin desde nuestro panel de administración del blog. El
panel de configuración del plugin permite crear, editar y navegar por las galerías de diaposi-
tivas con facilidad. Se puede incorporar presentaciones de diapositivas en los mensajes y las
páginas.
Al editar o crear alguna entrada de blog o una página, simplemente hay que hacer clic en el
icono de arriba del cuadro de texto después de que se inserte el pase de diapositivas con
el código abreviado [Cincopa slideshowID #].
También puedes crear un canal RSS de tus presentaciones de diapositivas, insertar diapositi-
vas en un widget de la barra lateral, introducir diapositivas en cualquier lugar de su plantilla o
generar el código HTML para copiar, pegar y publicar la presentación plugin de cualquier sitio
en la web.
Herramientas disponibles de slideshow

Lo importante para desarrollar un slideshow es la elección de las herramientas de las que dispo-
ne este programa. Con ellas daremos un efecto final a nuestra presentación elegante, divertido,
original, etc.
Internet proporciona programas gratuitos donde desarrollar presentaciones tanto con imáge-
nes como con vídeos de fácil utilización. He aquí los más relevantes:
• Flash Slide Show Maker 4.88. Generador de álbumes Flash con decenas de plantillas atrac-
tivas.
• Photo Slide Show 3.2. Convierte las fotos digitales en vídeos DivX/AVI.
• Slide Show Pilot 2.00. Crea presentaciones de imágenes.
• Quick Slide Show 2.33. Crea y añade efectos a las presentaciones.
• Slide Show 0.51. Personaliza las presentaciones de diapositivas.
• Able Photo Slide Show 2.8. Realiza presentaciones elaboradas con imágenes.
• PowerPoint Slide Show Converter 3.2.4.1. Convierte archivos de PowerPoint a EXE o
SCR, ya que permite convertir el formato de las presentaciones creadas con PowerPoint a un
archivo ejecutable (.exe). De esta manera, podremos visualizar los archivos PPT en nuestro
ordenador sin necesidad de tener instalado Microsoft PowerPoint.
• Anvsoft Flash Slide Show Maker 4.50 Build 1928. Crea presentaciones de las imágenes en
Flash.
Efectos con slideshow

• Flipboard con jQuery
Es un diseño de página experimental que permite navegar por las páginas deslizando o arras-
trando cada página como en un folleto, inspirado en Flipboard. La forma de navegar y de visua-
lizar los artículos resulta amigable y muy sencilla.
• Web dragable muy visual

Con este efecto lo que logramos es arrastrar (to drag) una serie de imágenes dispuestas en
forma de mosaico para que se expandan y se vean con un toque similar al efecto full screen, lo
que proporciona transiciones suaves, sutiles y elegantes. En este ejemplo destaca la posición
de la página en horizontal y el fondo oscuro de cada sección de la plantilla.
Puede encontrar un tutorial de cómo lograr este efecto y una demostración gratuita:
http://tympanus.net/codrops/2011/10/07/draggable-image-boxes-grid/
• Slideshow con full screen

Para lograr este efecto, existen tutoriales que contienen el código para insertar en nuestra web
o blog de manera gratuita, ya que están compartidos bajo licencia Creative Commons. En el
caso de este efecto llamado full screen, es posible implantarlo utilizando CSS, que, como sa-
bemos, se trata de una evolución del lenguaje HTML donde se pueden incrustar hojas de es-
tilo en cascada. Esta opción es para todo el que no utilice la vía más sencilla, que es la de ob-
tener un plugin para WordPress, por ejemplo, o un código HTML al crear su presentación en
un programa.
Hay un tutorial para crear el efecto full screen en: http://tympanus.net/codrops/2012/01/02/

fullscreen-background-image-slideshow-with-css3/
• Transición de páginas
La variedad de transiciones y opciones de desplazamiento para el pase de diapositivas añade
instinto y elegancia a las presentaciones. Esta es una de las razones por las que una galería de dia-
positivas dinámica e interactiva es más atractiva que un simple álbum de fotos. Algunas de las
CREACIÓN DE PRESENTACIONES CON HERRAMIENTAS WEB 547
transiciones más populares son las que disuelven, desvanecen, hacen descender, girar, aumen-
tan o disminuyen o empujan hacia todos los lados a las imágenes.
• Galería en 3D
La galería de Cooliris 3D para vídeo e imágenes es una impresionante presentación para mejo-
rar cualquier tipo de página web. La pantalla inicial se compone de numerosas imágenes en
miniatura organizadas en un marco de 600 × 450 con un botón deslizante para navegar por la
galería (Figura 12.2).
Cada miniatura tiene un título y una opción de la imagen ampliada. Los visitantes pueden ver
las imágenes (grandes o pequeñas) en los dos modos de presentación: manual y automático.
Toda la galería se puede visualizar en la página o en la vista de pantalla completa.
Figura 12.2 Galería de Coolons 3D.
• Lightbox
Lightbox es una de las maneras más populares para mostrar fotos, vídeos y otros contenidos
en la web. Tiene opciones personalizables tales como el color, el tamaño, la transición y la
superposición (pop-ups) que permiten a sus presentaciones de diapositivas saltar práctica-
mente fuera de la página. Se trata de una presentación elegante que utiliza tecnología basada
en el uso de la luz y que destaca por encima de otras galerías. Las diapositivas resultan menos
dinámicas.
548 OFIMÁTICA Y PROCESO de
OFIMÁTICA Y PROCESO
la información – unidad
de la información formativa
– unidad9formativa 9
• Filtrar una galería

Este ejemplo muestra con un rollover (cambia cuando el cursor pasa por encima) la información
sobre la imagen, pero lo más importante es que podemos hacer un filtro de categorías pulsan-
do sobre el botón de filtro: las fotos que no cumplen la condición desaparecen.
• Efecto blur para blog

Al colocar el cursor sobre el artículo que queremos leer, los demás desaparecen del primer
plano con este efecto llamado blur («volverse borroso»). De lo que se trata es de desenfocar el
fondo de la plantilla, que esas imágenes queden en un segundo plano y destacar lo que hemos
seleccionado.
• Efectos en función de la posición del ratón

Se trata de un original efecto en el que las descripciones de las cajas aparecen por un sitio u otro,
en función de dónde coloquemos el ratón. Como todos los efectos anteriores, los podemos
descargar de una página gratuita o bien insertar el código o plugin si hablamos de un blog.
• Efectos para mostrar información

Se trata de visualizar de diferentes formas (impactantes, elegantes, divertidas, surrealistas) el
texto que acompaña a las galerías de imágenes con transición.
• Microsoft PowerPoint es un programa ideado para la creación de presentaciones de diapositivas
que pueden incluir gráficos, imágenes, cuadros de texto, organigramas, fotos, sonido y animaciones.
• Las plantillas son modelos de presentación preestablecidos que facilitan la creación de presenta-
ciones personalizadas.
• Microsoft Excel es la aplicación especializada en la creación de gráficos de la suite de Office y
dispone de distintos modelos cuyo objetivo es adaptarse a distintos tipos de datos.
• Excel y PowerPoint son dos aplicaciones totalmente compatibles entre sí, como todas las que
componen el paquete integrado Microsoft Office.
• Los gráficos representan de forma visual los datos contenidos en un rango de celdas. Los hay de
diferentes tipos, adecuados a la representación gráfica de diferentes tipos de datos.
• La función autorrecuperación nos permite recuperar un archivo con el que estamos trabajando
en caso de sufrir un percance imprevisto.
• Apache OpenOffice Impress es un programa de edición de imágenes de software libre.
• Slideshow es una herramienta para la presentación de imágenes en páginas web, blogs, etc.
Los distintos elementos de un gráfico pueden seleccionarse uno a uno para modifi-
carlos de forma independiente.
Para insertar un gráfico de Excel en PowerPoint y que mantenga intacto el vínculo

con su hoja de cálculo de origen es necesario importarlo.
La vista clasificador de diapositivas muestra todas las diapositivas de la presentación

de PowerPoint en miniatura
Microsoft PowerPoint es un programa pensado para realizar presentaciones con las

que se comuniquen ideas, se presenten informes, nuevos productos, proyectos, etc.
Las diapositivas nuevas siempre presentan el mismo formato y estructura.
Los gráficos SmartArt son la versión de PowerPoint de los gráficos de Excel.
Los gráficos de Excel únicamente pueden alojarse en una hoja de gráfico indepen-
diente.
Los gráficos de anillos son de los más limitados de Microsoft Excel.
Los gráficos de dispersión presentan dos ejes: x (horizontal) e y (vertical).
Los comandos imágenes prediseñadas, formas y SmartArt permiten seleccionar

una de las imágenes, formas y diagramas almacenados en el programa.
SOLUCIONES A LOS EJERCICIOS 551
9 U TILIZACIÓN DE PRESENTACIONES

Los distintos elementos de un gráfico pueden seleccionarse uno a uno para modifi-
X
carlos de forma independiente.
Para insertar un gráfico de Excel en PowerPoint y que mantenga intacto el vínculo

X
con su hoja de cálculo de origen es necesario importarlo.
La vista clasificador de diapositivas muestra todas las diapositivas de la presentación

X
de PowerPoint en miniatura
Microsoft PowerPoint es un programa pensado para realizar presentaciones con las

X
que se comuniquen ideas, se presenten informes, nuevos productos, proyectos, etc.
Las diapositivas nuevas siempre presentan el mismo formato y estructura. X
Los gráficos SmartArt son la versión de PowerPoint de los gráficos de Excel. X
Los gráficos de Excel únicamente pueden alojarse en una hoja de gráfico indepen-
X
diente.
Los gráficos de anillos son de los más limitados de Microsoft Excel. X
Los gráficos de dispersión presentan dos ejes: x (horizontal) e y (vertical) X
Los comandos imágenes prediseñadas, formas y SmartArt permiten seleccionar

X
una de las imágenes, formas y diagramas almacenados en el programa.
ÍNDICE
UNIDAD FORMATIVA 9
ELABORACIÓN DE PRESENTACIONES
1. Estructuras y funciones 467

1.1. Elaboración de presentaciones libres 469
1.2. Elaboración de presentaciones de pago 470
2. Instalación y carga 471
3. Interfaz. crear presentaciones. plantillas y asistentes 472
3.1. Ventana principal de PowerPoint 472
3.2. Reglas básicas de composición 485
3.3. Inserción/importación de imágenes y utilización de dispositivos 486
3.4. Derechos de copyright y definiciones 488
4. Diseño y edición de diapositivas. efectos, interactividad, sonido y vídeo 489
4.1. Diseño y edición 489
4.2. Efectos 497
4.3. Interactividad 502
4.4. Sonido y vídeo 504
4.5. Cambio automático de diapositivas, creación de enlaces a páginas web, botones
de acción y cambio de secuencia de una diapositiva 506
5. Utilidades de la aplicación. gráficos 513
5.1. Modelos de gráficos 513
5.2. Diseño y presentación de gráficos 525
5.3. Integración de gráficos en otros documentos 528
5.4. Búsqueda, recuperación y grabación de gráficos 530
6. Diseño y creación de macros 531
7. Procedimientos de protección de datos. copias de seguridad 533
8. Importación y exportación de presentaciones 535
9. Impresión de presentaciones 537
10. Interoperaciones con otras aplicaciones 540
11. Presentación al público. configuración y conexión a un proyector 541
12. Creación de presentaciones con herramientas web 544

uNIDAD FORMATIVA 10
• Gestión integrada de archivos

UNIDAD
GESTIÓN 555
INTEGRADA
10
DE ARCHIVOS
1 A RCHIVOS INTEGRADOS POR VARIAS

APLICACIONES. INTEROPERATIVIDAD
Microsoft Office es lo que habitualmente se denomina un paquete integrado.
Definición. Un paquete integrado es un conjunto de programas fabricados por la mis-

ma firma que se comercializan en un bloque (como es el caso de la suite ofimática Micro-
soft Office).
El objetivo es, además del beneficio económico que supone la compra conjunta, siempre más
barata que lo que supondría adquirir cada uno de los programas que integran el paquete de
software, disponer de varios programas que pueden intercambiar los elementos creados en-
tre sí.
Ya hemos visto que es posible escribir un texto en el procesador de textos Word e

insertarlo en Excel o Acces; o insertar un gráfico creado con Excel en un documento
de Word, etc., es decir, la importación y exportación de los diferentes documentos o
elementos distribuidos en ellos es perfectamente factible, de forma que la integración
de textos, gráficos y datos es total y se lleva a cabo, como has visto, con el mínimo
esfuerzo.
Otra de las ventajas de los programas integrados es que sus funciones están dispuestas en las
barras de herramientas respectivas de una forma similar, de manera que el usuario, cuando ha
aprendido el funcionamiento de uno de los programas que componen el paquete integrado,
está familiarizado con las funciones y comandos del resto del paquete.
A lo largo de las unidades anteriores, hemos visto algunos de los programas que componen el
paquete integrado Microsoft Office.
Definición. Microsoft Office es una suite ofimática, es decir, un paquete de software

compuesto por aplicaciones que se emplean principalmente en un entorno administrativo.
Existen otros paquetes integrados dirigidos a otros ámbitos profesionales, por ejemplo, Creati-
ve Suite de Adobe (Figura 1.1), compuesto por aplicaciones para el diseño gráfico y que reúne
los programas Photoshop para el retoque fotográfico, Illustrator para la creación de ilustracio-
nes, InDesign para la maquetación o Acrobat para la creación y manipulación de documentos
PDF, entre otros.
556 OFIMÁTICA Y PROCESO de la información – Unidad formativa 10
Sea cual sea el paquete integrado con el que trabajemos, hay con-
ceptos previos respecto a las imágenes estáticas (fotografías o ilus-
traciones), los sonidos y las imágenes en movimiento (vídeos) que
debemos comprender para poder trabajar con ellas en el mundo di-
gital aplicado a la informática. En esta unidad repasamos los concep-
tos más importantes que tener en cuenta sin olvidar que la forma no
es suficiente para comunicar adecuadamente, es importante saber
hacerlo y fijar los objetivos de esa comunicación.
Figura 1.1 Adobe.
1.1. Instalación y carga de paquetes integrados

El procedimiento de instalación de un paquete integrado, realizado a través de un CD-ROM,
es muy sencillo. Como es lógico, el primer paso consiste en insertar el CD-ROM original en el
lector del equipo y, a continuación, cuando el instalador se autoejecute de forma automática,
seguir paso a paso todas y cada una de las instrucciones del asistente de instalación. Una ven-
tana del asistente, como la que ves en la siguiente figura, te permitirá controlar el progreso de
dicha instalación para saber cuándo ha finalizado (Figura 1.2).
Figura 1.2 El asistente de instalación facilita la labor enormemente.
Finalizado el proceso, y tal y como nos indicará el propio equipo, bastará con reiniciar el orde-
nador para que el sistema actualice sus datos. Por último, para cargar y abrir cualquiera de los
programas que forman el paquete integrado por primera vez, será necesario seguir estos pasos:
ARCHIVOS INTEGRADOS POR VARIAS APLICACIONES. INTEROPERATIVIDAD 557
hacer clic sobre el botón Inicio, seleccionar la opción Todos los programas, buscar Microsoft
Office (el paquete integrado que hemos seleccionado como ejemplo) y, ya para terminar, pul-
sar sobre el programa que nos interese.
1.2. Modularidad
Los paquetes integrados eran, en un principio, cualquier herramienta informática que incorpo-
rara más de una aplicación a la que se llamaba módulo; de ahí el término modularidad al que
nos referimos con el título de este apartado. Estos módulos estaban relacionados entre sí de
alguna manera, aunque no se garantizaba su completa integración y compatibilidad.
En la actualidad un paquete integrado debe contener, como mínimo, un procesador de textos,

una hoja de cálculo y una base de datos a los que denominamos módulos. Estos módulos han
de estar disponibles en el resto de las aplicaciones, de manera que se pueda trabajar conjunta-
mente con las distintas herramientas de un mismo paquete integrado.
Definición. Modularidad significa, pues, que puede trabajarse con todos los módulos
que integran el paquete como si se tratara de un solo programa.
Además, como ya hemos señalado, es frecuente encontrar paquetes integrados que contienen
aplicaciones para crear gráficos, diagramas, presentaciones, etc., o herramientas de diseño, o
bien paquetes integrados para la gestión empresarial.
1.3. Procedimientos de importación y exportación

de paquetes integrados
Actualmente, gracias a los muchos avances que ha supuesto la nueva versión de la suite de
Microsoft Office System 2007, la mayoría de programas del paquete ya no necesitan ejecutar
las opciones Importar y/o Exportar para abrir archivos con formatos distintos.
La compatibilidad existente entre las distintas aplicaciones de este paquete facilita que, en la
mayoría de los casos, los comandos Copiar, Pegar o incluso Guardar como sean suficientes
para suplir las funciones mencionadas anteriormente. Es el caso de otros programas como Mi-
crosoft Word, Excel o PowerPoint, que fácilmente adaptan el formato de otros archivos de la
suite al suyo propio.
Definición. Todavía existen algunos casos en que la importación y la exportación son

necesarias. Microsoft Access y Microsoft Outlook, por ejemplo, son dos de las aplicacio-
nes que, por lo particular de su formato, suelen requerir dichas funciones para poder tra-
bajar con archivos de formato distinto al suyo.
En su mayoría, los programas de gestión de la empresa permiten extraer los datos en archivos
de diferentes formatos: balances, inventarios, listados de todo tipo (de clientes, de proveedo-
res, de artículos, de facturas...). Lo más habitual es que estos ficheros sean hojas de cálculo, ba-
ses de datos o documentos de texto. El procedimiento principal para extraer datos en ficheros
es utilizando herramientas de exportación.
A continuación, veremos un ejemplo de exportación de datos. Desde Microsoft Outlook, el

gestor de correo electrónico de la suite de Microsoft Office, exportaremos los contactos del
programa a una hoja de cálculo de Excel:
1. Con Microsoft Outlook abierto, pulsa sobre el menú Archivo y haz clic sobre el comando
Importar y exportar (Figura 1.3).
Figura 1.3 Comando Importar y Exportar en el menú Archivo.
2. Dentro del cuadro de diálogo del Asistente para importar y exportar (Figura 1.4), seleccio-
na la opción Exportar a un archivo. Pulsa Siguiente.
Figura 1.4 Asistente para importar y exportar.

3. En la siguiente pantalla del asistente, selecciona la opción Microsoft Excel 97-2003 (Figura 1.5)
antes de hacer clic sobre Siguiente. De este modo, definimos el tipo de archivo al que de-
seamos exportar los datos correspondientes a los contactos almacenados en Outlook.
Figura 1.5 Opción Microsoft Excel 97-2003.
4. Seguidamente, selecciona Contactos (Figura 1.6) dentro del árbol de carpetas de Outlook
para elegirlos como el archivo que exportar. Haz clic sobre el botón Siguiente.
Figura 1.6 Elegimos la opción Contactos.
5. Ya para terminar, escribe el nombre que deseas darle al nuevo archivo de Excel («Datos»,
«Contactos», «Nombres»…) y pulsa el botón Examinar (Figura 1.7).
Figura 1.7 Escribimos el nombre del archivo.
6. Una vez abierto el cuadro de diálogo Examinar, muévete por él como si del cuadro Guardar
como se tratase, hasta localizar la carpeta en la que deseas almacenar la nueva hoja de cálcu-
lo. En este caso, lo guardaremos en el Escritorio y pulsaremos el botón Aceptar (Figura 1.8).
Figura 1.8 Elegimos el lugar donde guardaremos el archivo, en este caso, el Escritorio.
7. Finalmente, pulsa los botones Siguiente y Finalizar en este orden. El nuevo archivo apare-
cerá inmediatamente allí donde lo guardamos.
A partir de este momento, la nueva hoja de cálculo mostrará una copia en el Escritorio (Figura 1.9)
de los contactos almacenados en Microsoft Outlook con el nombre que le hemos dado («Da-
tos»). Ahora ya solo es cuestión de darle formato al contenido del nuevo archivo que hemos
exportado.
Figura 1.9 El nuevo archivo exportado en el Escritorio.
Otra posibilidad de los programas de gestión empresarial es poder introducir la información

que encontramos en ficheros externos creados por el usuario o exportados de otros programas
(balances contables, posiciones de bancos, fichas de clientes…).
Esta operación tiene un poco más de dificultad, ya que previamente tenemos que adaptar estos
ficheros para que el sistema no nos dé error.
Lo más habitual es que estos ficheros sean hojas de cálculo o bases de datos. El procedimiento
principal para insertar datos de archivos externos es usando herramientas de importación. Exis-
ten diferentes tipos de paquetes integrados, el más conocido es Microsoft Office.
Recuerda. Este paquete integra todas las aplicaciones de la empresa Microsoft:
• Procesador de textos Word.

• Hoja de cálculo Excel.
• Base de datos Access.
• Software de presentaciones PowerPoint.
• Agenda y gestor de correo electrónico Outlook.
Otras suites informáticas conocidas son:
• Corel WordPerfect Office Suite.

• IBM Lotus Smartsuite.
• OpenOffice.org. Este es un paquete libre (código abierto) que incluye herramientas tales
como procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, bases de datos… Por ejemplo,
soporta los formatos de Microsoft Office e incluso archivos PDF sin tener que usar progra-
mas intermedios.
Pero también existen diferentes paquetes de software integrados para gestionar la contabilidad,
facturación, fiscalidad, recursos humanos.
Un paquete integrado para gestionar la contabilidad nos permite aumentar el rendimiento de

trabajo, disminuyendo los márgenes de error, unificando las estructuras de la información con-
table e incluso agilizando el proceso. Asimismo nos aporta soluciones en los diferentes ámbitos
de la contabilidad.
Un paquete avanzado de facturación nos permite diseñar los diferentes documentos que va-
mos a necesitar, controlar la cartera de valores, conocer la producción industrial de nuestro sis-
tema de fabricación, incluso permite realizar conexiones con el paquete de contabilidad, gene-
rar automáticamente los pedidos a proveedores…
También existen paquetes integrados de gestión de personal que nos permiten realizar un con-
trol registro de la vida laboral de nuestros trabajadores, sus currículos, experiencia profesional,
así como realizar el cálculo automatizado de las nóminas, finiquitos, confeccionar los seguros
sociales…
USO DE LA INTEGRACIÓN DE APLICACIONES EN TAREAS Y FUNCIONES ADMINISTRATIVAS 563
2 U SO DE LA INTEGRACIÓN DE
APLICACIONES EN TAREAS Y FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS
Recuerda. Las diferentes aplicaciones informáticas con las que vamos a trabajar de una
manera más habitual, nos van a permitir darles un uso de manera que podamos integrar-
las en las tareas y funciones administrativas que vamos a desarrollar en la empresa.
Existen diferentes métodos para integrar la información entre las diferentes aplicaciones ofimá-
ticas, es decir, de cómo usar los datos que tenemos almacenados en un determinado formato
para poder utilizarlos en un archivo que tiene un formato diferente.
Nos vamos a encontrar con múltiples escenarios en los que esto sucede, como por ejemplo:
• Cuando recibimos archivos en un formato y los queremos utilizar desde otra aplicación, ya
que es la que utilizamos en la empresa.
• Cuando recibimos informes con datos que queremos incluir en otros documentos, pero que
tienen un formato diferente.
• Al distribuir información entre nuestros usuarios, ya sean internos o externos, y estos la quie-
ren recibir en otro formato.
• Sobre todo, cuando queremos obtener múltiples documentos personalizados: circulares, eti-
quetas, sobres…
Nos encontramos en un sistema globalizado donde cualquier empresa, por pequeña que sea,
está adaptando todos sus sistemas de gestión a la gestión informatizada, ya que la tendencia
actual es que en muy poco tiempo el formato papel deje de existir.
La gestión de la contabilidad, marketing, facturación y personal es una pieza clave del sistema
de información de las empresas, ya que es muy frecuente que estos programas estén integra-
dos con otros para que toda la información se procese de una manera rápida y eficiente.
Debido a la implantación y uso de Internet en las empresas, se están aplicando nuevos métodos
de intercambio de información entre las empresas y su entorno. Sirve destacar como ejemplo el
intercambio electrónico de datos, la banca electrónica y la conexión con las Administraciones
Públicas (Hacienda, Seguridad Social…).
2.1. Combinaciones de correspondencia,
etiquetas y sobres
Entre los diferentes tipos de integraciones que podemos encontrarnos, vamos a ver la combi-
nación de correspondencia, ya que es una de las más usadas. Aunque en cada paquete de
software que utilicemos se hace de una manera u otra, la esencia del procedimiento es la misma.
Gracias a la combinación de correspondencia podemos crear, entre otros:
1. Un conjunto de sobres: con el mismo remite en todos los sobres, pero la dirección de des-
tino es única para cada tipo de ellos.
2. Un conjunto de etiquetas de dirección: cada etiqueta nos muestra el nombre y la direc-
ción de una persona, pero el nombre y la dirección de cada etiqueta son únicos.
3. Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrónico: el contenido básico es
el mismo, pero cada uno contiene información específica para cada destinatario.
4. Un catálogo o directorio: para cada elemento se indica el mismo tipo de información pero
el nombre o su descripción es único para cada destinatario.
2.1.1. Configurar el documento principal

1. Inicia Word. Abrimos un documento en blanco para que todos los elementos estén disponi-
bles.
2. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar correspondencia, hacemos clic en Iniciar
correspondencia.
3. Hacemos clic en el tipo de documento que deseamos crear (sobres, etiquetas, mensajes de
correo electrónico…) (Figura 2.1).
Figura 2.1 Ejemplo de cómo configurar el documento principal.

2.1.2. Reanudar una combinación de correspondencia

Si tenemos que dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, podremos guardar
el documento principal del sobre (o de lo que estemos trabajando) y reanudar la combinación
más adelante. Microsoft Office Word conserva la información del origen de datos y de los
campos. Si estábamos utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word volverá
al lugar donde estaba en el panel de tareas cuando reanudemos la combinación.
• Abrir el documento. Word muestra un mensaje que nos pide que confirmemos si deseamos
abrir el documento, que ejecutará un comando SQL.
• Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y deseamos recuperar esos
datos, hacemos clic en Sí. Si estuviéramos abriendo un documento que no supiéramos que
estaba conectado a un origen de datos, podríamos hacer clic en No para impedir accesos
posiblemente malintencionados a los datos. Aparece el texto del documento, junto con los
campos insertados.
• Hacemos clic en la ficha Correspondencia y reanudamos el trabajo.
2.1.3. Conectar el documento a un origen de datos

Para combinar información en el documento principal, debemos conectarlo a un origen de da-
tos, también llamado archivo de datos. Si no disponemos previamente de un origen de datos,
podemos crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.
2.1.4. Elegir un archivo de datos

• En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, hacemos clic
en Seleccionar destinatarios (Figura 2.2).
• Seguimos uno de estos procedimientos dependiendo de dónde vamos a importar los contactos.
Figura 2.2 Ejemplo de cómo seleccionar destinatarios.

Existe la posibilidad de importar los contactos desde Outlook. En la unidad 18 estudiaremos

como hacerlo de una manera rápida y sencilla.
También podemos seleccionar datos desde cualquier hoja de cálculo o rango con nombre de
libro. Si queremos importar datos desde Access, podemos seleccionarlos desde cualquier tabla
o consulta definida en la base de datos.
2.1.5. Agregar marcadores de posición (campos de combinación de

correspondencia)
Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estará listo para escribir el
texto del documento y agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerá la infor-
mación única en cada copia del documento.
Los marcadores de posición, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de
combinación de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados
de columna del archivo de datos que seleccionamos.
Colocando un campo en el documento principal, indicamos que deseamos que en esa ubica-
ción aparezca una determinada categoría de información, como un campo o una dirección.
Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal, el
nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas no
aparecen en los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de
los campos en el documento principal (Figura 2.3).
Figura 2.3 Ejemplo de utilización de un campo de combinación de correspondencia.

Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los
campos del documento principal para crear el primer documento combinado. La informa-
ción de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear un segundo
sobre.
Podemos agregar cualquier encabezado de columna de nuestro archivo de datos al documen-

to principal como campo, lo que ofrece gran flexibilidad al diseñar cartas modelo, etiquetas,
mensajes de correo electrónico y otros documentos combinados.
2.1.6. Obtener una vista previa de impresión

Una vez agregados los campos al documento principal, estaremos listos para obtener una vista
previa de los resultados de la combinación. Cuando estemos satisfechos con la vista previa,
podemos completar la combinación de correspondencia.
Importante. Podemos obtener una vista previa de los documentos combinados y reali-

zar los cambios antes de completar efectivamente la combinación.
También podemos imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, así

como imprimir o cambiar todos los documentos o solo un subconjunto de ellos.
Imprimir los documentos combinados

1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, hacemos clic en Finalizar y combinar
y, a continuación, hacemos clic en Imprimir documentos.
2. Decidimos si desea imprimir todo el conjunto de documentos, solo la copia que está visible
en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica
mediante los números de registro.
Cambiar copias individuales del documento:

1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, hacemos clic en Finalizar y combinar
y, a continuación, hacemos clic en Editar documentos individuales.
2. Elegimos si deseamos editar todo el conjunto de documentos, solo la copia que está visible
en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica
mediante los números de registro. Word guarda las copias que desea editar en un solo ar-
chivo, con un salto de página entre cada copia del documento.
Los documentos combinados que guardemos son independientes del documento principal. Es
conveniente guardar el propio documento principal si deseamos utilizarlo para otra combina-
ción de correspondencia. Cuando guardemos el documento principal, también podemos guar-

dar su conexión con el archivo de datos. La siguiente vez que abramos el documento principal,
se nos pedirá que indiquemos si deseamos volver a combinar la información del archivo de
datos en el documento principal.
Cuando seleccionamos las opciones de combinación que debamos usar, podemos hacer cada
una de las opciones siguientes:
• Cartas modelo: preparar un lote de cartas para realizar un envío masivo de correo.
• Etiquetas postales: configurar etiquetas postales para realizar un envío masivo de correo.
• Sobres: configurar sobres para un envío masivo de correo.
• Catálogo: crear un único documento que contenga un catálogo o una lista de direcciones.
• Nuevo documento: generar documentos combinados que pueda editar por separado en
Word.
• Impresora: enviar los documentos combinados directamente a la impresora predeterminada.
• Correo electrónico: generar documentos combinados diseñados para ser usados como
mensajes de correo electrónico. Cuando estemos listos para completar la combinación en
Word, en la ficha Correspondencia del grupo Finalizar, hacemos clic en Finalizar y combi-
nar y, a continuación, en Enviar mensajes de correo electrónico. La línea Asunto se rellena
con el texto escrito en el cuadro de diálogo Contactos para combinar correspondencia de
Outlook.
2.2. Gestión de existencias y personas.

Gestión de registros contables,
archivos y registros
Prácticamente todos los programas de gestión de empresa permiten extraer los datos en archi-
vos de diferentes formatos: balances, inventarios, listados de todo tipo (de clientes, de provee-
dores, de artículos, de facturas). Lo más habitual es que estos ficheros sean hojas de cálculo,
bases de datos o documentos de texto.
Otra posibilidad de los programas de gestión empresarial es la de introducir la información

contenida en archivos externos creados por el usuario o exportados de otros programas,
tales como asientos contables, de bancos, de clientes. Esta operación requiere mayor aten-
ción ya que tenemos que adaptar estos ficheros al destino, utilizando herramientas de im-
portación.
En el mercado existen gran cantidad de aplicaciones informáticas dedicadas a la gestión de las

tareas propias del funcionamiento diario de nuestra empresa.
Una de esas aplicaciones es la formada por el software gratuito DELSOL (disponible en su web
www.sdelsol.com):
• ContaSOL: para poder llevar la contabilidad de la empresa, gestionar la tesorería y generar

los documentos oficiales y fiscales de la actividad.
• FactuSOL: para gestionar las operaciones de compra y venta (Figura 2.4) .
• NominaSOL: para gestionar todos los documentos y trámites del personal, con la generación
de la documentación correspondiente.
• MovilSOL: para gestionar operaciones de compraventa desde el móvil, el cual se conectará
al ordenador de la empresa. Pensado para el trabajo diario de los vendedores en ruta.
Figura 2.4 Icono de la aplicación FactuSOL.

3 G RABACIÓN, TRANSMISIÓN, RECEPCIÓN

Y COMPRESIÓN. DIPOSITIVOS DE
CAPTACIÓN Y REPRODUCCIÓN
Como hemos visto, en los programas que conforman los paquetes integrados podemos incluir
imágenes y otros elementos gráficos. Las imágenes pueden provenir de un archivo o de Inter-
net, pero también podemos realizarlas con nuestra propia cámara digital. Lo mismo ocurrirá con
los vídeos, ajenos o grabados por nosotros mismos e introducidos más tarde en el ordenador.
Para que estas imágenes en movimiento con su propio sonido puedan ser mostradas, necesita-
remos tener instalado un reproductor. El el más usado sin duda es el Windows Media Player
(Figura 3.1).
Definición. Windows Media Player permite reproducir diversos formatos digitales: au-

dio CD, DVD-vídeo y audio, MP3, MPG, etc.
Figura 3.1 Reproductor de Windows Media.
Incluir imágenes siempre puede sernos de gran utilidad para mostrar conceptos que ni los textos
ni las gráficas son capaces de mostrar, y aquí el dicho «una imagen vale más que mil palabras»
cobra mucho sentido. Podemos imaginar, por ejemplo, que debemos realizar el informe sobre
unas jornadas de empresa. Habrá muchos datos a incluir, como las síntesis más destacadas de
todo lo que se ha tratado con sus correspondientes gráficos estadísticos o esquemas. Pero habrá
otros muchos aspectos de estas jornadas que solo las imágenes podrán mostrar, como por ejem-
plo, las relaciones entre los asistentes, los momentos destacados de una conferencia, etc.
GRABACIÓN,TRANSMISIÓN,RECEPCIÓNYCOMPRESIÓN.DIPOSITIVOSDECAPTACIÓNYREPRODUCCIÓN 571
Como veremos en las unidades 11 y 12, en la que se explica la forma de realizar presentaciones,
en un PowerPoint podemos incluir grabaciones de vídeo e imágenes propias, por ejemplo las
de una conferencia o la fotografía de familia del cierre unas jornadas de empresa. También
podemos elaborar un documento que contenga imágenes estáticas o en movimiento (vídeos)
y generar un archivo PDF (Figura 3.2) que se podrá enviar a través del correo electrónico. Este
tipo de archivos, cuyas iniciales corresponden a Portable Document Format (formato de docu-
mento portátil), al generarse conservan las fuentes, imágenes, hipervínculos y la maquetación
de los documentos originales creados con distintas aplicaciones. Esto quiere decir que en el
documento en el que se incluya un vídeo, con solo hacer clic sobre él Windows Media Player
nos lo reproducirá. Estos archivos pueden compartirse, visualizarse e imprimirse, simplemente
disponiendo del software de Adobe.
Los archivos en formato PDF tienen importantes ventajas,

puesto que hacen que los documentos complejos ocupen
poco espacio, siendo ideales para remitir a imprentas o a los
miembros de la empresa que realizan un trabajo en equipo y
que pueden visualizarlos y añadir correcciones y especificacio-
nes sobre un primer borrador. Para ello disponen de diversas
herramientas de corrección: notas, subrayados, resaltados,
adjuntos, etc. Y esto nos permite el trabajo colaborativo, tanto
en la elaboración del material como en las indicaciones que po-
Figura 3.2 Archivo PDF.
damos hacer a la imprenta (por ejemplo, especificar que de-
terminadas páginas se han de realizar en papel de color).
Los archivos PDF se han convertido en el estándar más utilizado a la hora de distribuir e inter-
cambiar documentos de forma segura y fiable. Para convertir en formato pdf un archivo debe-
remos elegir este formato en Archivo > Imprimir y desplegando en el cuadro de diálogo del
listado Impresora, elegir Adobe PDF.
Otro aspecto que tener en cuenta es que para realizar imágenes, estáticas o en movimiento, no
basta con pulsar el disparador de nuestra cámara. Antes será necesario comprender las nocio-
nes básicas que rigen el tratamiento de las imágenes digitales. Hablaremos de ello a continua-
ción.
• Los paquetes integrados son el conjunto de programas informáticos agrupados en un solo
paquete y que nos proporcionan los servicios ofimáticos que necesitamos en la empresa.
• Los programas de gestión empresarial admiten la exportación e importación de archivos en
diferentes formatos.
• Existen múltiples suites informáticas aunque las más conocidas son Microsoft Office, Lotus
Smartsuite y OpenOffice.
• Nos podemos encontrar con diferentes métodos para integrar la información entre las dife-
rentes aplicaciones.
• Con la globalización se están aplicando nuevas formas de intercambio de información entre
las empresas y su entorno.
• Gracias a la combinación de correspondencia podemos crear un conjunto de sobres, de
etiquetas, de cartas modelo y de catálogos. También nos servirá de base para la creación
de cartas personalizadas y e-mails.
• En el mercado nos encontramos con múltiples aplicaciones informáticas dedicadas a la ges-
tión de las tareas administrativas de nuestra empresa.
• Un archivo PDF, Portable Document Format (formato de documento portátil), al generarse
conserva las fuentes, imágenes, hipervínculos y la maquetación del documento original crea-
do con distintas aplicaciones. Dispone de diversas herramientas de corrección: notas, subra-
yados, resaltados, adjuntos, etc., lo que nos permite el trabajo colaborativo.
Las suites informáticas no admiten portabilidad.
Para insertar datos de archivos externos usamos herramientas de exportación.
Un paquete integrado para gestionar la contabilidad nos permite unificar estructu-

ras de la información contable.
Para configurar el documento principal en una combinación de correspondencia

abrimos un documento previamente creado en Word.
Si queremos reanudar una combinación de correspondencia, Word vuelve al lugar

donde lo dejamos.
Para combinar información en el documento principal de una combinación de co-

rrespondencia debemos conectarlo a un archivo de datos.
Los documentos combinados guardados son dependientes del documento prin-

cipal.
574
SOLUCIONES A LOS EJERCICIOS
10 G ESTIÓN INTEGRADA DE ARCHIVOS

Las suites informáticas no admiten portabilidad. X
Para insertar datos de archivos externos usamos herramientas de exportación. X
Un paquete integrado para gestionar la contabilidad nos permite unificar estructu-

X
ras de la información contable.
Para configurar el documento principal en una combinación de correspondencia

X
abrimos un documento previamente creado en Word.
Si queremos reanudar una combinación de correspondencia Word vuelve al lugar

X
donde lo dejamos.
Para combinar información en el documento principal de una combinación de co-

X
rrespondencia debemos conectarlo a un archivo de datos.
Los documentos combinados guardados son dependientes del documento prin-

X
cipal.
índice 575
ÍNDICE
UNIDAD FORMATIVA 10
GESTIÓN INTEGRADA DE ARCHIVOS
1. Archivos integrados por varias aplicaciones. interoperatividad555

1.1. Instalación y carga de paquetes integrados 556
1.2. Modularidad 557
1.3. Procedimientos de importación y exportación de paquetes integrados 557
2. Uso de la integración de aplicaciones en tareas y funciones administrativas 563
2.1. Combinaciones de correspondencia, etiquetas y sobres 564
2.2. Gestión de existencias y personas. Gestión de registros contables, archivos y registros 568
3. Grabación, transmisión, recepción y compresión. dipositivos de captación y reproducción 570


4 Ofimática y Proceso de La Información

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PORTADA

Módulo: Ofimática y proceso de la información / Administración y finanzas

© Planeta DeAgostini Formación, S.L.U.

En este módulo nos adentramos en el mundo de la informática, en el que el técnico administra-

En la primera unidad, antes de profundizar en aspectos concretos, hacemos un repaso histórico

Posteriormente, en la unidad 9 aprenderemos la claves para exponer y mostrar la información,

• Elaboración de hojas de cálculo

1 INTRODUCCIÓN A LA HOJA DE CÁLCULO.

Figura 1.1 Microsoft Office Excel permite hacer facturas a partir de fórmulas.

Todos estos documentos, en la mayoría de los casos, requieren la ordenación o el listado de un

Hojas de cálculo libres

neral Public License, licencia pública general reducida). LGPL es

Calc es una hoja de cálculo similar a Excel con un rango de ca-

Hojas de cálculo de pago

• Microsoft Excel (Figura 1.5) es una aplicación distribuida por Mi-

Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales carac-

2 I NSTALACIÓN Y CARGA DE HOJAS DE

Importante. Una vez instalado el programa o la suite, y aun cuando el sistema no nos lo

COMPONENTE REQUISITO MÍNIMO

COMPONENTE REQUISITO MÍNIMO

Importante. Por norma general, la instalación de cualquier programa o paquete de pro-

Con relación al área de trabajo, la estructura de la hoja de cálculo en sí no es distinta a la de

Importante. Cada documento de Excel se denomina libro y, cada libro está com-

2.1. Los elementos de la interfaz

El funcionamiento del botón de Office es igual al de cualquier menú. Los comandos se

Recuerda. La Cinta de opciones muestra varias fichas (divididas a su vez en grupos) en

Figura 2.1 Cinta de opciones de Microsoft Excel 2007.

Situados debajo de la Cinta de opciones se encuentran el Cuadro de nombres, encargado de

Figura 2.3 Cuadro de nombres y barra de fórmulas.

Definición. La celda es la unidad mínima de trabajo de cualquier hoja de cálculo y, en

Figura 2.4 Barra de estado.

2.2. Dividir la pantalla para trabajar

Dividir la pantalla de tu ordenador para trabajar con Microsoft Excel es sencillo:

Figura 2.5 Selección del comando Dividir.

2.3 Seleccionar celdas, filas y columnas

2.3.1 Cambiar columnas por filas

Figura 2.6 Cuadro de diálogo de Pegado especial.

Combinar texto desde dos o más celdas en una sola

1. Selecciona la celda o la columna en la que aparece el texto que deseas dividir.

Figura 2.7 Cuadro de diálogo del Asistente para convertir texto en columnas.

2.4. Seleccionar celdas, filas

• Columna: conjunto de celdas dispuestas en sentido vertical.

3.1. Capacidad de la hoja de trabajo

Figura 3.1 Especificaciones de las hojas de cálculo y los libros.

3.2. Formato de la hoja de trabajo: filas, columnas y

A través de las opciones relativas al Tamaño de celda y a la Visibilidad, podemos adaptar o

Importante. Formato de celdas, dividido en distintas fichas activables al hacer clic so-

Recuerda. Un estilo es un conjunto de características de formato que se aplican a un

A través del grupo Estilos podemos:

— Seleccionar un modelo predefinido de tabla (Dar formato como tabla),

3.7. Formatos por omisión

3.8. Procedimientos para relacionar filas, columnas

Definición. Cuando seleccionamos más de una celda a la vez, estamos seleccionando

Figura 3.7 El Cuadro de nombres muestra el rango seleccionado mientras lo seleccionamos.

Importante. Todos los rangos se identifican de la misma forma: (nombre de la pri-

3.9. Procedimientos para establecer rangos

Importante. Si durante el proceso de selección de celdas no adyacentes nos equivoca-

4 EDICIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS

4.1. Procedimientos de introducción de datos

Definición. El sistema de autorrelleno es el mejor método para introducir datos repeti-

Definición. Autocompletar es una operación basada en la memoria del propio progra-

4.2. Procedimientos de movimientos de datos

OPERADOR OPERACIÓN EJEMPLO

Así, en las operaciones aritméticas, la potenciación se realiza en primer lugar, la multiplicación y

1 INTRODUCCIÓN A LA HOJA DE CÁLCULO.

Calc es una hoja de cálculo similar a Excel con un rango de ca-

• Microsoft Excel (Figura 1.5) es una aplicación distribuida por Mi-

Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales carac-

2 I NSTALACIÓN Y CARGA DE HOJAS DE

1. Selecciona la celda o la columna en la que aparece el texto que deseas dividir.

• Columna: conjunto de celdas dispuestas en sentido vertical.

3.2. Formato de la hoja de trabajo: filas, columnas y

— Seleccionar un modelo predefinido de tabla (Dar formato como tabla),

3.8. Procedimientos para relacionar filas, columnas

4.1. Procedimientos de introducción de datos

4.2. Procedimientos de movimientos de datos

4.5. Procedimientos de utilización de fórmulas

— Va: calcula el valor actual del total de pagos.

• Funciones Matemáticas y trigonométricas. Estas funciones operan con operaciones arit-

• Funciones Lógicas. Estas importantes funciones establecen determinadas condiciones para

4.7. Procedimientos de trabajo con varias hojas de

5.2. Modificar la ubicación de un gráfico

2. Ve a la pestaña Inicio y haz clic en Formato condicional/Resaltar reglas de celdas/Texto

1. Selecciona la celda a las que quieras aplicar el formato condicional.

2. Ve a la pestaña Inicio, haz clic en Formato condicional/Conjunto de iconos y selecciona

1. Selecciona la celda a las que quieras aplicar el formato condicional.

2. Ve a la pestaña Inicio, haz clic en Formato condicional/Barras de datos y selecciona la

8. A continuación, escribe «Selection.Font.Bold=False» y pulsa Intro de nuevo para eliminar el

9. Cierra el editor de Microsoft Visual Basic y, en la barra de herramientas, ve al grupo Macro

12. Pulsa la tecla F8 de tu teclado para seleccionar la siguiente instrucción. Puedes ir movién-

13. Finalmente, en el momento de cerrar el editor, una ventana de advertencia avisa de que