Unidad I

Herramientas Ofimáticas

La ofimática es un conjunto de herramientas de informática que se utilizan para

optimizar, mejorar y automatizar los procedimientos que se realizan en una oficina. La
palabra ofimática es un acrónimo formado por oficina e informática.

Las herramientas de ofimática permiten idear, crear, almacenar y

manipular información, pero deben estar las computadoras sí o sí conectadas a
una red de Internet. La estructura ofimática suele estar constituida por las
computadoras y sus periféricos.

Toda actividad que se realice manualmente dentro de un complejo de oficinas puede

realizarse con las herramientas de la ofimática de forma mucho mejor, más simple y
rápida.

La ofimática comenzó a desarrollarse en la década de los 70 con la masificación y

modernización de los productos de oficina, fue un cambio positivo e importante, como
por ejemplo el salto de las máquinas de escribir a las computadoras de escritorio o la
invención de la fotocopiadora. Actualmente el principal proveedor de suites ofimáticas
es Microsoft Office, aunque es pagado, y dentro de los proveedores libres está
OpenOffice.

Herramientas Ofimáticas

 Procesador de textos
 Base de datos
 Utilidades (por ejemplo, calculadoras)
 Paquetes informáticos tales como Microsoft Office
 Programas de correo electrónico
Herramientas y Características

Word. – Es un procesador de textos. Se utiliza para redactar y darle formato a

cualquier tipo de texto. También pueden realizarse otro tipo de cosas, como páginas
web.

En teoría, Microsoft Word es un procesador de textos, lo que quiere decir que es una
aplicación que usa para «procesar» – formatear, manipular, guardar, imprimir,
compartir – un documento basado en texto.

Es posiblemente el procesador de textos más popular del planeta. Eso es porque es

parte de Office Suite de Microsoft, que está instalado en mil millones de dispositivos
en el mundo. Tanto para principiantes como para usuarios avanzados, Word sigue
siendo el mejor procesador de textos del mundo. Sus funciones intuitivas le permiten
crear documentos visualmente atractivos y efectivos de forma rápida.

También incluye opciones como el corrector ortográfico, corrector gramatical, formato

de texto y fuentes, soporte HTML, soporte de imágenes, diseño de página avanzado y
más. Microsoft Word puede revisar su gramática y ortografía, así como la complejidad
de su escritura. Word utiliza pruebas lingüísticas como la prueba Flesch Reading Ease,
que calcula una puntuación en una escala de 100 puntos. Cuanto mayor sea el
número, más fácil de entender.

Usos de Word

Microsoft Word ofrece muchísimas posibilidades de crear documentos personales y

profesionales más allá del simple texto que creamos desde 0. Por ejemplo, puede
hacer uso de plantillas diseñadas por profesionales para darle una mejor apariencia. 
Con estas plantillas podrá crear informes, propuestas, boletines, folletos, catálogos,
volantes, CVs, tarjetas de visitas, facturas, recibos, paquetes de productos, etiquetas,
invitaciones, tarjetas de regalos, entre otros.

Microsoft Word es compatible con muchos otros programas, siendo el más común los
otros componentes de la suite de Office.

Microsoft Word ha evolucionado a lo largo de los años con suscripciones en línea que
ofrecen acceso en múltiples dispositivos, así como una versión gratuita de Word
basada en la nube. Por esto, sigue siendo la herramienta de referencia para producir
documentos importantes: es confiable, personalizable y tiene muchas funciones
integradas.

Excel. - Su función principal es la hoja de cálculo, allí se pueden crear archivos de, por
ejemplo, facturas, llevar el control de un estado de cuenta, elaborar estadísticas y
demás.

Es un programa computacional incluido en el paquete Microsoft Office, y sirve para

la creación, manejo y modificación de hojas de cálculo. Se puede utilizar en varios
dispositivos y sistemas operativos.

En el área de la administración y la contaduría, conocer este programa es

indispensable para aumentar la rapidez en el trabajo de almacenar, tabular, organizar,
manejar e interpretar datos numéricos y alfanuméricos.

Este programa informático sirve para. -

 Crear tablas para registrar y manejar los datos.

 Generar gráficos estadísticos usando plantillas y formatos.
 Vincular información a sitios webs, texto, hojas de cálculos, etc.
 Hacer cálculos matemáticos de forma automática mediante el uso de
fórmulas.
 Elaborar calendarios, cronogramas, horarios de trabajo y escolares, etc.
 Diseñar facturas.
 Elaborar informes contables.
 Crear presupuestos.
 Editar hojas de cálculo de otros programas compatibles, etc.
 Procesar texto e insertar imágenes en las hojas de cálculo.

Excel facilita el trabajo con números y permite analizar los datos mediante el uso de
herramientas como gráficos y tablas dinámicas.
Funciones de Excel

Funciona como una hoja de cálculo compuesta por filas y columnas divididas por

celdas, y en donde se pueden llevar a cabo diversas operaciones con números y texto.

Las celdas están identificadas con una letra y un número, por lo que cada una tiene un
nombre único, y en ellas se pueden introducir números, letras y gráficos.

Las columnas se identifican con letras y las filas con números. 

Se pueden hacer cálculos simples y complejos de forma automatizada introduciendo

formulas en las celdas correspondientes, solo se debe colocar el signo igual (=) antes
de la fórmula.

En las formulas, también se puede hacer referencia a otras celdas para incluir su valor
en los cálculos. Ejemplo:  =A1+A2

Access. - Es una herramienta de administración de bases de datos que te ayuda

a administrar una gran cantidad de registros. Además, permite crear aplicaciones que
utilicen Access como backend.

A diferencia de Microsoft Excel, que se utiliza para el análisis de datos y para realizar
cálculos mediante fórmulas, Access es más útil para recopilar, clasificar y manipular
grandes cantidades de datos.

Puedes utilizar Access para crear una base de datos de:

 Alumnos que asisten a una escuela

 Administración de eventos
 Inventario doméstico
 Administrador de contactos
 Base de datos de gestión de proyectos
 Canal de ventas
 Contabilidad de cuenta empresarial
Al igual que el resto de aplicaciones de Office, Access se ha ido actualizando hasta
llegar a su versión final 2019. No existe una versión de Access portable, pues todas
requieren ser instaladas en tu ordenador.

Funciones de Access

 Diversas plantillas modernas

 Exportar datos
 Exportar bases de datos en PDF
 Consultas
 Tell me

Power Point. - Es el programa ideal para desarrollar presentaciones. Es ideal para
acompañar discursos. Se pueden insertar imágenes, sonidos, videos y demás.

Es un potente software de presentación desarrollado por Microsoft. Es probablemente

la herramienta más popular a la hora de hacer presentaciones, por lo que es usado en
todo el mundo, por empresas grandes y pequeñas.

Es un componente estándar del software de la suite Microsoft Office de la empresa y

se incluye junto con Word, Excel y otras herramientas de productividad de Office, lo
que ha ayudado a su popularidad.

En Microsoft Power Point se presentan diapositivas para transmitir información con

elementos en multimedia. Este programa se utiliza para crear presentaciones
comerciales complejas, esquemas educativos simples y mucho más.

Funciones de Power Point

Microsoft Power Point permite a los usuarios crear presentaciones ricas con opciones
multimedia y constituidas por una serie de diapositivas. Dado que está completamente
integrado con las otras herramientas de la suite de Microsoft Office, se puede importar
contenido creado con Excel o Word a PowerPoint, así como otros medios como
imágenes, audio y videoclips.

Además, presenta una serie de plantillas para proporcionar al usuario diseños

predefinidos para diferentes propósitos.
Durante una presentación de Microsoft PowerPoint, el presentador tiene la libertad de
definir el ritmo controlando el flujo de las dispositivas manualmente o haciendo que se
cambie a intervalos preestablecidos.

Microsoft Power Point experimentó un cambio muy significativo en Power Point 97,
cuando agregó efectos de transición predefinidos y permitió al usuario programarlos
apropiadamente para que las diapositivas pasaran automáticamente. Esto le permite
al presentador seguir una progresión predefinida y continuar con la presentación sin
detenerse para cambiar o leer las diapositivas.

En versiones anteriores, las presentaciones se guardaban solo como formato .pptx

estándar. Sin embargo, las versiones más recientes de 2013 y 2016 permiten a los
usuarios guardar presentaciones en diferentes formatos, como imágenes (JPEG, GIF,
PNG, etc.), videos (WMV o MPEG-4) o texto (PDF).

Outlook. -  Permite administrar tu correo electrónico desde tu ordenador, es decir,

enviar, recibir y programar correos de forma fácil y eficiente.

Además, sirve para gestionar tu calendario, contactos, lista de tareas pendientes y

compartir archivos mediante la nube (OneDrive).

Puedes utilizar Outlook para. -

 Programar correos electrónicos

 Crear reuniones, tareas y eventos
 Compartir calendarios para mejorar el trabajo en equipo
 Gestionar y asignar tareas a miembros de tu equipo
 Utilizar carpetas para almacenar cosas
 Administrar contactos y su información
 Escribir @menciones como si fuera una red social

La última versión, Outlook 2019, tiene todo lo que necesitas para ayudarte con la
organización de tu correo y así puedas ser más productivo.

Funciones de Outlook

 Vista previa de mensajes

 Carpetas de búsqueda
 Limpieza de carpeta
 Búsquedas inteligentes
 Programar el envío de correos