Pinar 1

Curso virtual:
Elaboración del Plan Institucional

de Archivos - PINAR
Módulo 1: Importancia y beneficios

Unidad 1: Aspectos críticos
Curso virtual: Elaboración del Plan Institucional de Archivos - PINAR

Contenido temático
¿Qué es el Plan Institucional de Archivos
1 - PINAR? 4 Aspectos críticos del PINAR
Importancia del Plan Institucional de

2 Archivos - PINAR 5 Ejemplo: Identificación y priorización de
aspectos críticos
Beneficios del Plan Institucional de

3 Archivos - PINAR

¿QUÉ ES EL PLAN INSTITUCIONAL

1 DE ARCHIVOS - PINAR?
Es un instrumento para la planeación de la

función archivística, el cual se articula con
los demás planes y proyectos estratégicos
previstos por la Entidad.

IMPORTANCIA DEL PLAN

2 INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
El PINAR es un instrumento archivístico que

permite planear, hacer seguimiento y articular con
los planes estratégicos, la función archivística de
acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y
oportunidades de las entidades.
Como soporte a la planeación, tiene en cuenta el

orden normativo, administrativo, económico,
técnico y tecnológico.

BENEFICIOS DEL PLAN INSTITUCIONAL

3 DE ARCHIVOS - PINAR
• Referente para la planeación y el desarrollo de la función archivística.

• Define los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo de la función archivística.
• Optimiza el uso de los recursos humanos, financieros, tecnológicos y de infraestructura,
previstos en el Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual.
• Mejora la eficiencia administrativa e incrementa la productividad organizacional.
• Articula y coordina los planes, programas, proyectos y modelos relacionados con la gestión
documental y la función archivística.
• Facilita el seguimiento, medición y mejora de los planes y proyectos formulados.

4 ASPECTOS CRÍTICOS DEL PINAR
1. Definición de aspectos críticos que

afectan la función archivística, asociados
a los riesgos a los cuales está expuesta.
<div>Iconos diseñados por <a href="https://www.freepik.com" title="Freepik">Freepik</a>

from <a href="https://www.flaticon.es/" title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div>

2. Priorización de aspectos críticos y ejes articuladores,

evaluando el nivel de impacto de los aspectos críticos
frente a los ejes articuladores que representan la
función archivística.
<div>Iconos diseñados por <a href="https://www.freepik.com" title="Freepik">Freepik</a>

from <a href="https://www.flaticon.es/" title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div>

Criterios de evaluación asociados a los ejes articuladores
Cada uno de los cinco ejes articuladores, es decir,

Administración de archivos, Acceso a la información,
Preservación de la información, Aspectos tecnológicos
y de seguridad, Fortalecimiento y articulación, tiene
asociados una serie de criterios que permitirán
realizar la evaluación de los aspectos críticos.
A continuación, se presentan los listados de los

criterios asociados a cada eje articulador. Para más
información se recomienda consultar el Manual
Formulación del Plan Institucional de Archivos
<div>Iconos diseñados por <a href="https://www.flaticon.es/autores/icongeek26"
relacionado en la bibliografía.
title="Icongeek26">Icongeek26</a> from <a href="https://www.flaticon.es/"
title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div>

Eje crítico 1: Administración de Archivos
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Se considera el ciclo vital de los documentos, integrando aspectos administrativos, legales,
funcionales y técnicos
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados
Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos
Se tiene establecida la política de gestión documental
Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica
Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles
Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de
archivo
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y
directrices concernientes a la gestión de documentos
Se cuenta con presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo <div>Iconos diseñados por <a href="https://www.flaticon.es/autores/payungkead"
title="Payungkead">Payungkead</a> from <a href="https://www.flaticon.es/"
Fuente: Archivo General de la Nación. Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR. title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div>

Eje crítico 2: Acceso a la información

ACCESO A LA INFORMACIÓN
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información
Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y
de archivo de los ciudadanos
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la
gestión de los documentos
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de los
documentos, articulados con el plan institucional de capacitación
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración
de la información de la entidad
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de
información
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para la optimización
del uso del papel
<div>Iconos diseñados por <a
href="https://www.flaticon.es/autores/flat-icons" title="Flat Icons">Flat Se tiene implementada la estrategia de Gobierno en Línea -GEL
Icons</a> from <a href="https://www.flaticon.es/"
Se cuenta con canales (locales y en línea) de servicio, atención y orientación al ciudadano
Fuente: Archivo General de la Nación. Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR.

Eje crítico 3: Preservación de la información

PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a
largo plazo de los documentos
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a otros sistemas de gestión
Se cuenta con archivos centrales o históricos
La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y
técnicos que le aplican a la entidad
Se cuenta con un sistema integrado de conservación - SIC
Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y
preservación de la documentación física y electrónica
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final
Se tienen implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los
documentos
Se cuenta con esquemas de migración y conservación normalizados <div>Iconos diseñados por <a href="https://www.freepik.com"
title="Freepik">Freepik</a> from <a href="https://www.flaticon.es/"
Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio title="Flaticon">www.flaticon.es</a></div>

Eje crítico 4: Aspectos tecnológicos y de seguridad

ASPECTOS TECNOLÓGICOS Y DE SEGURIDAD
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad,
accesibilidad, integridad y autenticidad de la información
Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer
buen uso de los documentos
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientados
a gestión de los documentos
Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los
procesos establecidos
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas
tecnológicas articuladas con el Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información y los procesos
archivísticos
Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las
herramientas tecnológicas
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita su participación e interacción
Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de los riesgos
<div>Icons made by <a href="https://www.freepik.com" Se cuenta con directrices de seguridad de la información con relación al recurso humano, al entorno físico y
title="Freepik">Freepik</a> from <a href="https://www.flaticon.com/"
electrónico, al acceso y los sistemas de información
title="Flaticon">www.flaticon.com</a></div>

Eje crítico 5: Fortalecimiento y articulación

FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
La gestión documental se encuentra implementada acorde con el modelo integrado
de planeación y gestión
Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de
gestión de la entidad
Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función
archivística de la entidad
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística
Se cuenta con un Sistema de Gestión Documental basado en estándares nacionales e
internacionales
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio
Se cuenta con procesos de mejora continua
Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la
función archivística de la entidad
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a
<div>Icons made by <a href="https://www.freepik.com"
los documentos title="Freepik">Freepik</a> from <a href="https://www.flaticon.com/"
La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la title="Flaticon">www.flaticon.com</a></div>
entidad

EJEMPLO: IDENTIFICACIÓN Y
5 PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS
A continuación, se presentará un ejemplo tomado del Manual

Formulación del Plan Institucional de Archivos. Para más
información se recomienda consultar dicho manual, que se
encuentra relacionado en la bibliografía.
El escenario hipotético es un municipio de categoría 6 que
decidió seguir la metodología propuesta por el AGN en el
mencionado manual.
A partir de las herramientas para la identificación de la situación
actual de la gestión documental del municipio, la entidad
identificó los aspectos críticos presentados en el siguiente <div>Icons made by <a href="https://www.freepik.com"
cuadro: title="Freepik">Freepik</a> from <a href="https://www.flaticon.com/"

ASPECTOS CRITICOS RIESGO

Las instalaciones locativas de los depósitos de archivo se Dificultad para dar un uso racional a los espacios, mobiliario y unidades de
encuentran ubicadas en una zona de posible inundación almacenamiento destinado a la custodia de archivos
Pérdida del patrimonio documental
Pérdida del soporte y la información, debido a deterioros de naturaleza física y
química
No se han elaborado las Tablas de Retención Documental - TRD Desorganización de los archivos y pérdida de información
Las historias laborales se encuentran desorganizadas Falta de seguridad de los documentos
Acceso no autorizado a los documentos
Pérdida de documentos e información y dificultad para realizar la trazabilidad de
Fondo documental acumulado los documentos
Duplicidad de la información
Definición de
A aspectos críticos Demoras en la recuperación de la información y la consulta de documentos
Falta de seguridad de los documentos
Acceso no autorizado a los documentos
Los archivos de gestión se encuentran desorganizados Fraccionamiento de expedientes y de trámites
Dificultad de verificar la integridad de un expediente luego de su préstamo
Deficiencia en el control de la documentación durante su préstamo
Los funcionarios no cuentan con formación en temas de gestión documental

La entidad no tiene articulada la gestión documental con la
gestión del cambio La entidad no cuenta con un proceso que asegure que los funcionarios estén
dispuestos a los cambios significativos lo que implica resistencia al cambio por
parte de ellos

Impacto de los aspectos críticos

B frente a los ejes articuladores
A continuación, la entidad evaluó el impacto de cada aspecto

crítico identificado en el cuadro anterior frente a cada uno de
los criterios asociados a los ejes articuladores (Administración
de archivos, Acceso a la información, Preservación de la
información, Aspectos tecnológicos y de seguridad,
Fortalecimiento y articulación).
Entonces, siguiendo con el ejemplo, se presentan los

resultados de la evaluación del aspecto crítico “Las
instalaciones locativas de los depósitos de archivo se
encuentran ubicadas en una zona de posible inundación”
frente al eje articulador “Administración de archivos”: <div>Iconos diseñados por <a href="https://www.freepik.com"
title="Freepik">Freepik</a> from <a href="https://www.flaticon.es/"

Impacto del primer aspecto crítico

C frente al eje Administración de Archivos
SOLUCIÓN
ASPECTO CRÍTICO ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DIRECTA
Se considera el ciclo vital de los documentos, integrando aspectos administrativos, legales,
funcionales y técnicos
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados
Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos *

Se tiene establecida la política de gestión documental *
Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica
Las instalaciones locativas de los depósitos de archivo se
encuentran ubicadas en una zona de posible inundación Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles *
Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de
archivo *
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas
y directrices concernientes a la gestión de documentos *
Se cuenta con presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de
archivo *
TOTAL DE CRITERIOS IMPACTADOS 6

Consolidado del impacto de los aspectos

D críticos frente a cada eje articulador
Seguidamente, la entidad consolidó los resultados de la evaluación de los aspectos críticos frente a
los ejes articuladores, obteniendo el siguiente resultado:
EJES ARTICULADORES
ASPECTOS
ASPECTOS CRÍTICOS ADMINISTRACIÓN ACCESO A LA PRESERVACIÓN DE TECNOLÓGICOS Y DE FORTALECIMIENTO TOTAL
DE ARCHIVOS INFORMACIÓN LA INFORMACIÓN SEGURIDAD Y ARTICULACIÓN
Las instalaciones locativas de los depósitos de archivo se
encuentran ubicadas en una zona de posible inundación 6 5 7 5 5 28
No se han elaborado las Tablas de Retención
Documental - TRD 6 5 7 5 3 26
Las historias laborales se encuentran desorganizadas 3 4 5 3 2 17
Fondo documental acumulado 5 6 6 3 3 23
Los archivos de gestión se encuentran desorganizados 8 6 6 2 3 25
La entidad no tiene articulada la gestión documental con
la gestión del cambio 3 4 2 3 6 18
TOTAL 31 30 33 21 22

Priorización de los aspectos críticos y los

E ejes articuladores a partir de su impacto
A partir de las sumatorias del cuadro anterior, la entidad jerarquizó los aspectos críticos y los ejes
articuladores, obteniendo el siguiente cuadro resumen:
ASPECTOS CRÍTICOS VALOR EJES ARTICULADORES VALOR

Las instalaciones locativas de los depósitos de archivo se encuentran
ubicadas en una zona de posible inundación 28 Preservación de la información 33
No se han elaborado las Tablas de Retención Documental - TRD 26 Administración de Archivos 31
Los archivos de gestión se encuentran desorganizados 25 Acceso a la información 30
Fondo documental acumulado 23 Fortalecimiento y articulación 22
La entidad no tiene articulada la gestión documental con la gestión
del cambio 18 Aspectos tecnológicos y de seguridad 21
Las historias laborales se encuentran desorganizadas 17

Siguiente unidad: Visión estratégica
Le jerarquización anterior es el punto de

partida para la formulación de la visión
estratégica que se verá en la próxima unidad.
Allí continuaremos con el desarrollo de este
ejemplo sobre un hipotético
o municipio de categoría 6 que adoptó la
metodología propuesta en el Manual
Formulación del Plan Institucional de Archivos
– PINAR.
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Dan">Darius Dan</a> from <a href="https://www.flaticon.com/"

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Es un instrumento para la planeación de la

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El PINAR es un instrumento archivístico que

Como soporte a la planeación, tiene en cuenta el

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BENEFICIOS DEL PLAN INSTITUCIONAL

• Referente para la planeación y el desarrollo de la función archivística.

Módulo 1: Importancia y beneficios

4 ASPECTOS CRÍTICOS DEL PINAR

1. Definición de aspectos críticos que

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2. Priorización de aspectos críticos y ejes articuladores,

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Módulo 1: Importancia y beneficios

Criterios de evaluación asociados a los ejes articuladores

Cada uno de los cinco ejes articuladores, es decir,

A continuación, se presentan los listados de los

Módulo 1: Importancia y beneficios

Eje crítico 1: Administración de Archivos

Módulo 1: Importancia y beneficios

Eje crítico 2: Acceso a la información

Módulo 1: Importancia y beneficios

Eje crítico 3: Preservación de la información

Módulo 1: Importancia y beneficios

Eje crítico 4: Aspectos tecnológicos y de seguridad

Módulo 1: Importancia y beneficios

Eje crítico 5: Fortalecimiento y articulación

Módulo 1: Importancia y beneficios

A continuación, se presentará un ejemplo tomado del Manual

Módulo 1: Importancia y beneficios

ASPECTOS CRITICOS RIESGO

Los funcionarios no cuentan con formación en temas de gestión documental

Módulo 1: Importancia y beneficios

Impacto de los aspectos críticos

A continuación, la entidad evaluó el impacto de cada aspecto

Entonces, siguiendo con el ejemplo, se presentan los

Módulo 1: Importancia y beneficios

Impacto del primer aspecto crítico

Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados

Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión de documentos *

Módulo 1: Importancia y beneficios

Consolidado del impacto de los aspectos

Módulo 1: Importancia y beneficios

Priorización de los aspectos críticos y los

ASPECTOS CRÍTICOS VALOR EJES ARTICULADORES VALOR

Módulo 1: Importancia y beneficios

Siguiente unidad: Visión estratégica

Le jerarquización anterior es el punto de

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