¿QUÉ ES ADMINISTRACIÓN?

Administrar es el proceso mediante el que se diseña y mantiene un ambiente para cumplir

con eficiencia determinadas metas. Los gerentes realizan las funciones de planear,
organizar, integrar personal, dirigir y controlar.

• Como gerentes, las personas realizan las funciones gerenciales de planear,

organizar, integrar personal, dirigir y controlar.
• La administración se aplica a cualquier tipo de organización.
• También se adjudica a los gerentes de todos los niveles organizacionales.
• La meta de todos los gerentes es la misma: crear valor agregado.

Administrar, como todas las demás prácticas —medicina, composición de música,

ingeniería, contabilidad o incluso el beisbol—, es un arte, es saber cómo hacer las cosas
a la luz de la realidad de una situación; sin embargo, los administradores pueden trabajar
mejor si utilizan el conocimiento organizado de la administración que constituye una
ciencia. Entonces, si la práctica de la administración es un arte, el conocimiento organizado
que subyace a esta práctica puede llamarse ciencia. En este contexto, ciencia y arte no son
mutuamente excluyentes, sino complementarios.
El arte debe mejorar conforme lo hace la ciencia, como ha ocurrido en las ciencias físicas y
biológicas; podemos estar seguros de que la ciencia subyacente es bastante burda e
inexacta porque las muchas variables que los gerentes controlan son en extremo complejas;
sin embargo, dicho conocimiento administrativo puede mejorar la práctica gerencial. Los
médicos, sin la ventaja de la ciencia, serían poco más que médicos brujos; los ejecutivos que
intentan administrar sin la ciencia administrativa deben confiar en la suerte, intuición o
hacer lo que hacían en el pasado.
 OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN
La coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus
objetivos con la máxima productividad.

En términos generales, la Eficiencia se refiere a la relación entre esfuerzos y resultados. Si

Obtienes más resultados de un esfuerzo determinado, habrá incrementado tu
eficiencia. Asimismo, si puedes obtener el mismo resultado con menos esfuerzo, habrás
incrementado tu eficiencia. En otras palabras, Eficiencia consiste en realizar un trabajo o
una actividad al menor costo posible y en el menor tiempo, sin desperdiciar recursos
económicos, materiales y humanos; pero a la vez implica calidad al hacer bien lo que se
hace.
Sin embargo, en las organizaciones "NO-BASTA" con ser únicamente Eficientes, las
organizaciones modernas buscan algo más que eso, y eso es la Eficacia.
Cuando un Comando alcanza las metas u objetivos que le impone la institución, decimos
que es Eficaz. Entonces la Eficacia se refiere a los resultados en relación a las metas y
cumplimiento de los objetivos organizacionales, por eso para ser Eficaz debes de priorizar
las tareas y realizar en orden de precedencia aquellas que contribuyen a alcanzar tus
objetivos y metas previstas, por lo debes de asegurarte que lo que hagas valga la pena y
conduzca a un fin.
La Eficiencia y la Eficacia se interrelacionan, pero la falta de eficacia no puede ser
compensada con Eficiencia, por grande que sea esta, ya que no hay nada más inútil que
hacer Eficientemente, algo que no tiene ningún valor y que no contribuye en nada para la
Organización. Por eso es necesario preguntarse si lo que se hace vale para algo.
Peter Drucker uno de los autores de mayor prestigio en la administración, dice que: “Ningún
grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. Antes de dedicarnos a hacer algo
en forma eficiente, tenemos que estar seguros de que hemos encontrado algo acertado
para realizar” de igual forma indica que la clave del éxito de una organización es la Eficacia.
 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
Muchos estudiosos y gerentes han encontrado que la organización útil y clara del
conocimiento facilita el análisis de la administración. Por tanto, al estudiar administración
es necesario desglosarla en cinco funciones gerenciales (planear, organizar, integrar
personal, dirigir y controlar), alrededor de las cuales puede organizarse el conocimiento que
las subyace.

Planeación

Control Organización

Integración
Dirección
de Personal

Planeamiento
Selección de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos; requiere decidir, es decir,
elegir proyectos de acciones futuras entre alternativas. Hay varios tipos de planes que van
desde los propósitos y objetivos generales hasta las acciones más detalladas a seguir. Si no
se planea no hay rumbo fijo en la organización
Organización
Supone el establecimiento de una estructura intencional de funciones que las personas
desempeñen en una organización; es intencional en el sentido de asegurarse que todas las
tareas necesarias para lograr las metas se asignen, en el mejor de los casos, a las personas
más aptas para realizarlas. El propósito de una estructura organizacional es ayudar a crear
un ambiente para el desarrollo humano, por lo que es una herramienta administrativa y no
un fin en sí; aunque la estructura define las tareas a realizar, las funciones así establecidas
también deben diseñarse con base en las habilidades y motivaciones de las personas
disponibles.
Integración de personal
Cubrir y mantener cubiertos los puestos de la estructura organizacional. Esto se logra al
identificar los requisitos de fuerza de trabajo; inventariar a las personas disponibles y
reclutar, seleccionar, colocar, promover, evaluar y planear sus carreras; compensar y
capacitar o, de otra forma, desarrollar candidatos u ocupantes actuales de puestos para que
las tareas puedan cumplirse con efectividad y eficiencia.
Dirección
Influir en los individuos para que contribuyan a cumplir las metas organizacionales y de
grupo; asimismo, tiene que ver sobre todo con el aspecto interpersonal de administrar.
Todos los gerentes coinciden en que la mayoría de sus principales problemas surgen de las
personas, sus deseos y actitudes, así como de su comportamiento individual y en grupo, y
en que los gerentes efectivos también requieren ser líderes efectivos.
Como el liderazgo supone seguidores y las personas tienden a seguir a los que ofrecen
medios para satisfacer sus necesidades, anhelos y deseos, es comprensible que dirigir
suponga motivar, estilos y enfoques de liderazgo y comunicación.
Control
Medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se
conformen a los planes. Incluye medir el desempeño respecto de las metas y los planes,
mostrar dónde existen desviaciones de los estándares y ayudar a corregir las desviaciones.
En suma, controlar facilita el cumplimiento de los planes.

NIVELES Y ROLES GERENCIALES

Los gerentes de alto nivel dedican más tiempo a planear y organizar que los de menor nivel;
dirigir, por otra parte, ocupa más tiempo de los supervisores de primera línea. La diferencia
en el tiempo dedicado a controlar varía un poco para los gerentes de los diversos niveles.
 HABILIDADES DE UN ADMINISTRADOR
Habilidades Técnicas: Capacidad de aplicar conocimientos o Experiencia especializada
Habilidades Humanas: Capacidad de trabajar con otros, comprenderlos y motivarlos, en lo
individual y en grupo
Habilidades Conceptuales: Capacidad mental para analizar y diagnosticar situaciones
complejas

HABILIDADES Y NIVELES GERENCIALES

La importancia relativa de estas habilidades puede ser distinta en los diferentes niveles de
la jerarquía organizacional.
Las habilidades técnicas son de máxima importancia para los supervisores; por su parte, las
habilidades humanas son útiles en las interacciones frecuentes con subordinados; a su vez,
las habilidades conceptuales y de diseño casi nunca son decisivas para estos últimos.
Las habilidades técnicas son menos necesarias en los mandos medios, las humanas son aún
esenciales y las conceptuales son más importantes.
En la alta gerencia las habilidades conceptuales, de diseño y humanas son especialmente
valiosas, mientras que las técnicas son relativamente poco necesarias.

FUENTE: Administración. Una perspectiva global y empresarial. Décima cuarta edición.

Harold Koontz, Heinz Weihrich, Mark Cannice