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“Tranquilo, somos su aliado en el mejoramiento de la productividad de su negocio”.

GUÍA
PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL
GUÍA DEL PROGRAMA PILAS MAESTRO
TELETRABAJO

Este material es para uso exclusivo de Seguros Bolívar y sus Clientes. Prohibida su reproducción. Todos los derechos reservados®
“Tranquilo, somos su aliado en el mejoramiento de la productividad de su negocio”. 2

GUÍAPARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL TELETRABAJO

INTRODUCCIÓN

Las tendencias globales apuntan hacia la transformación de los entornos laborales. Entre
estas aparece el teletrabajo como una modalidad que combina las políticas corporativas
basadas en el cumplimiento de objetivos junto a los recursos tecnológicos necesarios para
alcanzarlos.

Colombia sigue avanzando hacia la transformación digital y el teletrabajo se está


convirtiendo en una opción cada vez más adoptada por todo tipo de compañías, los
múltiples beneficios que trae consigo como el mejoramiento de la movilidad, la reducción
de la huella ecológica, el aumento de la productividad de los empleados, el ahorro en
costos operativos para las empresas es determinante a la hora de decidir implementarlo,
adicional de la generación de procesos de calidad frente a los compromisos con el
mercado, es por esto que el gobierno nacional, en cabeza de los Ministerios de TIC y del
Trabajo, junto con la función pública, y en alianza con entidades del sector privado, está
generando un entorno favorable para impulsar el teletrabajo en Colombia.

En esta guía se encuentran los parámetros generales para que una empresa del sector
privado, desarrolle la implementación teniendo en cuenta las consideraciones jurídicas,
legales del teletrabajo, adicional de las acciones de prevención e intervención de las
condiciones de riesgo presentes en el lugar de trabajo, al implementar la modalidad de
teletrabajo, siendo susceptible de ser adaptada a las necesidades y especificaciones de
cada empresa y de cada sector económico.
1°http://www.teletrabajo.gov.co/622/w3-article-60906.html

¿Qué es?

Es una estrategia que propone desde el compromiso gerencial un modelo de trabajo


conocido como teletrabajo para la organización donde se cumplan los lineamientos
laborales contractuales y apoyándose en el uso de la tecnología para su implementación y
gestión de los procesos que requieran.

¿Para qué sirve?

Para que las empresas puedan implementar el teletrabajo para los procesos o cargos que
se puedan desempeñar bajo este modelo, optimizando así el tema de espacios, tiempo,
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horarios, y teniendo dichas actividades bajo un control; brindado también la parte de


promoción de la salud y prevención de los riesgos laborales.

¿Cómo funciona?

El programa para su implementación requiere del cumplimiento de consideraciones


jurídicas legales establecidas en Colombia, al igual que la prevención de la salud y
prevención de los riesgos laborales enmarcado en una mejora continua

¿A quién va dirigido?

La guía técnica para la implementación del teletrabajo está dirigida a la alta dirección de la
compañía, área de gestión humana, encargado de seguridad y salud en el trabajo, los
trabajadores que estén bajo la modalidad de teletrabajo y trabajadores en general.

ANTECEDENTES

El teletrabajo se convirtió en una modalidad de trabajo desde hace más de 40 años, luego
de que el científico Jack Nilles de la NASA, se dio a la tarea de analizar cuál opción podría
contribuir a la crisis petrolera que estaba viviendo Estados Unidos en esos momentos
(1973).

Uno de los objetivos principales de su investigación era reducir el traslado de los


trabajadores a sus respectivas oficinas, con el fin de disminuir los problemas de transporte
y de polución. Por lo tanto, se logró disminuir la contaminación y el traslado innecesario a
las zonas de trabajo y por el contrario, la calidad de vida de los trabajadores y la calidad
laboral de las empresas mejoró.

A raíz de esta crisis, Uruguay, un país que estaba muy focalizado en el Mercado Argentino,
se vio obligado a explorar otros mercados gracias al comercio electrónico y rápidamente
gran cantidad de trabajadores independientes comenzaron a vender sus productos y
servicios por internet en todo el mundo.
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En el 2006, España inicio el Plan Concilia, para regular e impulsar el teletrabajo en la


administración pública. En él, se establecen medidas para favorecer la conciliación de la
vida laboral, familiar y personal de todos sus empleados

En el año 2008, Colombia expide la ley de Teletrabajo (Ley 1221 de 2008) que define y
regula esta modalidad laboral en el país; y Decreto único reglamentario 1072 de 2015
libro 2 parte 2 capítulo 5, expedido el 1 de mayo de 2012

Pero también hay otras razones, además de evitar los desplazamientos, para la adopción
de programas de teletrabajo como ofrecer oportunidades de empleo a madres de familia
que no pueden salir de casa para trabajar y eliminar costes innecesarios, así como evitar
que las empresas competidoras capten el personal especializado.

El uso de internet está en constante aumento a nivel mundial, por lo tanto muchas
personas comienzan a trabajar por su propia cuenta, utilizando las herramientas que la
red les ofrece.

Actualmente, son múltiples las empresas que utilizan el teletrabajo como una opción
dentro de su organización laboral. Por ejemplo el caso de IBM en Austria, Hewlet Packard
en Estados Unidos o bien Siemens en Alemania, entre otras.
2° https://www.uned.ac.cr/viplan/teletrabajo/que-es-teletrabajo/historia

OBJETIVO

Brindar las herramientas para la implementación del teletrabajo en las organizaciones.


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COMPROMISO GERENCIAL

Para la gestión de la seguridad y salud en el trabajo de la empresa el punto de partida es el


compromiso Gerencial, por tanto es importante que el responsable de seguridad y salud
en el trabajo socialice la guía para la implementación del teletrabajo a la Gerencia y
Directores de procesos para garantizar el respaldo en el desarrollo e implementación de
las actividades de una manera efectiva, que permita dar logro a los objetivos planteados
apoyando la mejora continua de la seguridad y salud en el trabajo.

Para la reunión del compromiso Gerencial le sugerimos realizar la presentación del


programa a las partes interesadas (Gerentes, Directores, Supervisores, etc.), donde se
exponga entre otros puntos los siguientes:

 Nombre del programa


 El alcance
 Área impactada
 Procesos involucrados
 Trabajadores (directos, contratistas)
 Objetivos y metas
 Garantizar las condiciones de seguridad y salud para el personal que
labora bajo la modalidad de teletrabajo
 Como se desarrollará el programa
 Cronograma con fases
 Tiempo
 Recursos evaluados, requeridos o proyectados
 Quien lo desarrollará
 Área de seguridad y salud, asesor externo, trabajadores, directivos, etc.
 Resultados esperados del programa
 Requisitos legales aplicables

El resultado de los programas se evaluaran periódicamente y podrán ser incluidos en la


revisión por la alta dirección.
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DEFINICIONES

Accidente De Trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por
causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una
perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de
trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o
contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y
horas de trabajo.

Autorreporte de condiciones de trabajo y salud: Proceso mediante el cual el trabajador


reporta por escrito al empleador las condiciones adversas de seguridad y salud que él
identifica en su lugar de trabajo.

Condiciones de salud: Conjunto de variables objetivas de orden fisiológico, psicológico y


sociocultural que determinan el perfil sociodemográfico y de morbilidad de la población
trabajadora.

Condiciones de seguridad. Son las condiciones necesarias para que la utilización de los
lugares de trabajo no origine riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores o para
que los riesgos presentes se reduzcan al mínimo.

Enfermedad Laboral: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición


a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador
se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las
enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad
no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de
causalidad con los factores de riesgo ocupacionales serán reconocidas como enfermedad
laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes. (Artículo 4°, Ley 1562 de
2012).

Teletrabajo: Es una forma de organización laboral, que se efectúa en el marco de un


contrato de trabajo o de una relación laboral dependiente, que consiste en el desempeño
de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías de la información y
la comunicación -TIC-para el contacto entre el trabajador y empleador sin requerirse la
presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo.

Teletrabajador: Es la persona que el marco de la relación laboral dependiente, utiliza las


tecnologías de la información y comunicación como medio o fin para realizar su actividad
laboral fuera del local del empleador, en cualquiera de las formas definidas por la ley.
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Sistema De Gestión De La Seguridad Y Salud En El Trabajo Sg-Sst: “Este Sistema consiste


en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que
incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría
y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los
riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo”.

Salud: “La salud es un estado de completo bienestar físico, mental y social, y no sólo la
Ausencia de enfermedad o dolencia” (Organización Mundial de la Salud).

Urgencia: Es la aparición fortuita en cualquier lugar o actividad de un problema o causa


diversa y gravedad variable que genera la conciencia de una necesidad inminente de
atención, por parte del sujeto que lo sufre”. (Organización Mundial de la Salud).
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ESTRUCTURA DE LA GUÍA DE TELETRABAJO

A continuación, se define la secuencia de pasos a tener en cuenta para la elaboración,


documentación y puesta en marcha de la guía teletrabajo.

CAPÍTULO I- CAPITULO CAPÍTULO II- GUÍA TÉCNICA


JURÍDICO PARA LA PARA LA PROMOCIÓN Y
IMPLEMENTACIÓN DEL PREVENCIÓN EN
TELETRABAJO PARA EL SEGURIDAD Y SALUD PARA
SECTOR PRIVADO TELETRABAJADOR

1.1 La 1.2 Acuerdo o 2.1. Etapas para 2.2. Deberes


voluntariedad en el contrato de desarrollar empelador y
teletrabajo trabajo. teletrabajo teletrabajador

1.3 Modificación al 1.4 Afiliación al 2.3. Medidas


2.4. Medidas de
reglamento sistema de seguridad preventivas en el
prevención y control
interno de trabajo. social integral lugar de trabajo

1.5 1.6.Cuando no 2.5. Que hacer


2.6. Mejora
Reversibilidad fuciona la en caso de
Continua
del teletrabajo reversivilidad accidente laboral

Dando cumplimiento al Artículo 2.2.4.6.19 del Decreto 1072 de 2015, defina indicadores que
permitan evaluar la estructura, proceso y resultado del Sistema de Gestión. Recuerde que estos
deben estar alineados al plan estratégico de la empresa y hacer parte del mismo. De acuerdo a lo
anterior y siguiendo los lineamientos del sistema de gestión, para la implementación del
teletrabajo , dichos indicadores deben permitir generar información para:

 Evaluar la gestión del programa


 Identificar oportunidades de mejora
 Adecuar a la realidad objetivos, metas y estrategias en general del sistema de gestión, etc.
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De acuerdo a lo anterior de los indicadores del sistema de gestión que evalúan la estructura, para
la implementación del teletrabajo se deben considerar los siguientes aspectos:

 El plan de trabajo anual y su cronograma


 Asignación de responsabilidades
 Asignación de recursos
 Definición de un plan de capacitación

De los indicadores del sistema de gestión que evalúan el proceso, para la implementación del
teletrabajo se deben considerar los siguientes aspectos:

 Ejecución del plan de capacitación


 Intervención de los peligros
 Ejecución acciones preventivas, correctivas y de mejora
 Reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo
 Conservación de documentos

De los indicadores del sistema de gestión que evalúan el resultado, para la implementación del
teletrabajo se deben considerar los siguientes aspectos:

 Requisitos normativos
 Cumplimiento objetivos SST
 Cumplimiento plan de trabajo
 Evaluación de no conformidades detectadas
 Evaluación acciones correctivas, preventivas y de mejora
 Análisis de registro de incidentes y accidentes de trabajo
 Análisis de los resultados en la implementación de las medidas de control de peligros

Consolide la información de cada uno de los apartados anteriores del sistema de gestión y genere
filtros con el fin de determinar cuáles pertenecen a la implementación del teletrabajo , de esta
manera enfocamos el trabajo como verdaderamente lo exige concepto de sistema de gestión.

Ejemplo:

El Decreto 1072 de 2018, exige definir un plan de capacitación anual, defina un solo plan de
capacitación anual divido por temas; para este caso de ejemplo la implementación del teletrabajo,
especifique la intensidad horaria, la cantidad de personas en esta modalidad de contrato los
temas, realice las mediciones correspondientes a medida que se vayan realizando las formaciones.
De esta manera teniendo todo consolidado en una sola matriz se podrá contar con información de
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cómo está a nivel general el plan de capacitación anual del sistema de gestión y si quiere ver el
detalle por tema “Teletrabajo” poder realizar filtros para revisar el resultado por tema específico.

A continuación relacionamos algunos ejemplos de objetivos para la implementación del


teletrabajo :

 Gestionar el riesgo en los teletrabajadores


 Garantizar que se cumplan las condiciones reglamentarias por la organización para el
teletrabajo.

IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA

De acuerdo a la estructura definida anteriormente, a continuación se describe cada uno


de los ítems anteriores, los cuales si se hacen de manera planificada aseguraran el éxito
del programa y su mejoramiento continuo, planee las fases en un cronograma, defina
fechas, responsables y seguimiento.

CAPÍTULO I- CAPITULO JURÍDICO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL TELETRABAJO PARA EL


SECTOR PRIVADO

El Teletrabajo es una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades


remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la
información y la comunicación – TIC para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin
requerirse la presencia física del trabajador en un sitio específico de trabajo.

El teletrabajo puede revestir una de las siguientes formas:

 Autónomos son aquellos que utilizan su propio domicilio o un lugar escogido para
desarrollar su actividad profesional, puede ser una pequeña oficina, un local comercial. En
este tipo se encuentran las personas que trabajan siempre fuera de la empresa y sólo
acuden a la oficina en algunas ocasiones.

 Móviles son aquellos teletrabajadores que no tienen un lugar de trabajo establecido y


cuyas herramientas primordiales para desarrollar sus actividades profesionales son las
Tecnologías de la Información y la comunicación, en dispositivos móviles.

 Suplementarios, son aquellos teletrabajadores que laboran dos o tres días a la semana en
su casa y el resto del tiempo lo hacen en una oficina.
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 Teletrabajador. Persona que desempeña actividades laborales a través de tecnologías de


la información y la comunicación por fuera de la empresa a la que presta sus servicios.

A continuación se relacionan los pasos que una entidad del sector privado debe contemplar al
implementar teletrabajo, incluyendo los principales aspectos a considerar dentro de la organización
laboral, las adecuaciones que se deben generar para llevar a feliz término el teletrabajo y brindar
seguridad jurídica a las partes implicadas.

1.1 LA VOLUNTARIEDAD EN EL TELETRABAJO

La voluntariedad es un elemento indispensable y un principio básico para que el teletrabajo


funcione, donde el empleador y el trabajador estén de acuerdo con la modalidad laboral en un
acto libre. En ambos casos, no se está vulnerando ningún derecho, o incumpliendo alguna
obligación.

Se recomienda que existan vías establecidas para la comunicación de esta voluntad, pueden optar
por tener un formato de solicitud para la incorporación a esta modalidad laboral o por una
solicitud verbal personal del empleado ante su jefe inmediato.

Anexo 1 . Solicitud por parte del teletrabajador para incorporarse en la modalidad de teletrabajo.
ANEXO

1.2 ACUERDO O CONTRATO DE TRABAJO.

Dependiendo sea el caso, se puede firmar un acuerdo de teletrabajo entre la empresa y


los trabajadores que ya hagan parte de la planta de personal, o se puede considerar un
contrato bajo la modalidad de teletrabajo para nuevos ingresos.
El acuerdo de teletrabajo opera cuando un trabajador vinculado por medio de un
contrato de trabajo, pasa a tener la condición de teletrabajador. Este acuerdo es un
documento anexo al contrato de trabajo que incorpora las especificidades en que operará
el teletrabajo entre el trabajador y la empresa.

El acuerdo de teletrabajo no reemplaza en ningún momento el contrato de trabajo


previamente firmado por las partes. Éste se limita a incorporar las condiciones especiales
en que el teletrabajo debe operar. En ese sentido, no se podrá incorporar condiciones que
desmejoren garantías, derechos y demás prerrogativas que tenga el empleado.

Cuando se trate de contrato de trabajo bajo la modalidad de teletrabajo, es decir, cuando


una empresa contrata por primera vez a un teletrabajador, se debe incluir los requisitos
propios del contrato de trabajo establecidos en el Código Sustantivo del Trabajo y de
Seguridad y Social, además de los requisitos establecidos en la Ley 1221 de 2008 y
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Decreto único reglamentario 1072 de 2015 libro 2 parte 2 capítulo 5, expedido el 1 de


mayo de 2012

En todos los casos, el empleador deberá entregar una copia del acuerdo o contrato laboral
en la modalidad de teletrabajo al empleado.

Anexo 2. Modelo de acuerdo de teletrabajo.

1.3 MODIFICACIÓN AL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

El empleador debe incorporar en el Reglamento Interno de Trabajo, las condiciones


especiales de como operará el teletrabajo al interior de la organización.

Se debe incorporar dentro del Reglamento Interno de Trabajo un capítulo especial


destinado al teletrabajo, donde se establezcan las reglas bajo las cuales ésta modalidad
laboral se practicará al interior de la organización. En ese sentido, es importante
incorporar los siguientes elementos:

 El objeto y ámbito de aplicación.


 Órgano de coordinación y evaluación del programa de teletrabajo.
 Condiciones de acceso a la modalidad de teletrabajo.
 La modalidad que la empresa implementará.
 El proceso que debe seguir ante problemas técnicos y procedimentales.
 La seguridad de la información, protección y confidencialidad de los datos.
 El cubrimiento de los gastos por parte del empleador.
 Formación y capacitación.
 Los deberes de las partes y los derechos y obligaciones de las mismas.
 Gestión del sistema de seguridad y salud en el trabajo.
 Reclamos, trámite y personas ante quienes deben presentarse.
 Condiciones del proceso de autorización.
 Puestos de trabajo susceptibles de acogerse al régimen de teletrabajo.
 Solicitudes de ingreso al programa.
 Criterios de selección, equipo de selección, proceso de selección, requisitos
técnicos y estructurales.
 Auxilio de transporte, horas extras dominicales y festivos, días de descanso
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legalmente obligatorios.

Nota. Remitirse al libro blanco modificación del reglamento interno de trabajo

1.3.1 Uso adecuado de equipos y programas informáticos

El teletrabajo para el sector privado el empleador debe incluir en el reglamento interno


de trabajo, lo relacionado con el uso de equipos, programas y manejo de la información.
De igual forma es obligación del empleador informar al teletrabajador sobre las
restricciones de uso de equipos y programas informáticos, la legislación vigente en
materia de protección de datos personales, propiedad intelectual, seguridad de la
información y en general las sanciones que puede acarrear por su incumplimiento.

1.4 AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Los teletrabajadores deben estar afiliados al sistema de seguridad social integral,


realizando el pago de aportes a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes -
PILA-.

El empleador deberá reportar en el formulario único de afiliación, novedades y retiro de


trabajadores, la novedad de que el empleado asume la condición de teletrabajador, y
debe hacer el reporte de teletrabajadores ante las Administradoras de Riesgos Laborales
(ARL).

Es importante que el empleador contemple con la Dirección de Recursos Humanos, todo


lo relacionado con la seguridad y salud del teletrabajador y tenga en cuenta el capítulo
dos de esta guía.

1.5 REVERSIBILIDAD DEL TELETRABAJO

La reversibilidad es una facultad que tiene el empleador y un derecho del teletrabajador.


Esta consiste en la posibilidad de que el teletrabajador retorne a su puesto habitual de
trabajo, es decir, perder la calidad de teletrabajador y volver a ocupar su puesto de
trabajo en las instalaciones del empleador. Esto aplica para el teletrabajador haya sido
contratado pero no bajo esta modalidad y que de forma voluntaria se acogió a ella, aplica
la reversibilidad del teletrabajo.
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Si el empleador o teletrabajador desean dar por terminada la modalidad de teletrabajo,


deben comunicar a la otra parte con antelación, debiendo el trabajador incorporarse
nuevamente a su sitio de trabajo en su horario habitual.

1.6 ¿CUÁNDO NO OPERA LA REVERSIBILIDAD?

La reversibilidad no opera en el caso de que se contrate por primera vez a un


teletrabajador, pues la reversibilidad solo aplica para los teletrabajadores que
previamente tienen una relación contractual laboral con el empleador.

No obstante, es importante que las partes establezcan unos mínimos de cuándo debe
operar esta reversibilidad, especialmente porque en ocasiones las empresas invierten
recursos para adoptar el teletrabajo, y el hecho de volver a la condición inicial hace que
se pierda ese esfuerzo que se generó. De allí que es bueno que las partes fijen
mutuamente un tiempo mínimo de retorno del empleado.

Anexo No 3 modelo de formato de reversibilidad por parte del teletrabajador.

Anexo No 4 modelo de formato de reversibilidad por parte del empleador.


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CAPÍTULO II- GUÍA TÉCNICA PARA LA PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN EN SEGURIDAD Y


SALUD PARA TELETRABAJADOR

2.1 PASO A PASO EMPRESARIO PARA GESTIONAR EL TELETRABAJO

1-Revisión marco
legal

8. Haga entrega de
2. Defina el perfil
la dotación
de teletrabajador
requerida

7. Realice 3. Defina las


inducción al funciones que
Teletrabajador realizará, horarios,

6. Adecue su puesto de
trabajo de acuerdo a 4. Gestione visita
condiciones domiciliaria
encontradas
5 Verifique condiciones
de trabajo,seguridad y
salud en el lugar de
trabajo

Defina la periodicidad de los seguimientos a las condiciones de trabajo y tenga en cuenta


las siguientes condiciones: Cambio de residencia, incapacidades médicas consecutivas con
relación a su sitio de trabajo, accidentes de trabajo presentados.
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2.1.1 Etapas para el teletrabajador

El siguiente diagrama, muestra los pasos que se beben seguir para desarrollar la
modalidad de teletrabajo.

1 2
• Aceptar la propuestalas • Establecer el espacio físico en
condiciones laborales como su hogar que cumpla con las
TELETRABAJADOR. condiciones laborales y
ambientales para desempeñar
las funciones como
TELETRABAJADOR

3 4
• Determinar los equipos, • Identificar y diligenciar el
herramientas e implementos formato de auto reporte de
condiciones de riesgos
presentes en su lugar de
TELETRABAJO

5 6
• Gestionar ante el empleador, • Participar activamente en la
Las condiciones de riesgo prevención de riesgos y demás
identificadas que deben actividades de seguridad y salud
mejorar . en el trabajo que organice su
empleador.

2.1.2 Tenga En Cuenta Los Siguientes Puntos

1. Aceptación de las condiciones laborales como teletrabajador


 Acuerde con su empleador, las funciones, objetivos, horarios y demás términos y
condiciones laborales.

2. Identifique las condiciones de riesgos presentes en su sitio de trabajo


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 El teletrabajador deberá diligenciar el formato de autoreporte de condiciones de


trabajo anexo en la guía, con el fin de determinar los peligros presentes en el lugar
de trabajo, sobre los cuales el empleador implementará los correctivos necesarios,
con la asesoría de su Administradora de Riesgos Laborales.

3. Gestione ante su empleador las condiciones del riesgo que debe mejorar.

4. Identifique el espacio físico en su hogar que cumpla con las condiciones ambientales
básicas:

A. Espacios: Los espacios para un adecuado confort son 2 m cuadrados libres,


11.5m3, libres por trabajador.

B. Paredes y pisos: verifique que se encuentra libre de grietas, hundimientos,


humedades.

C. Iluminación: Verifique que la luz natural y/o artificial este distribuida de


forma lateral a su computador, asegúrese de tener persianas para
facilitar su graduación.

D. Ventilación: Asegure que sea un lugar ventilado controlado de corrientes de aire u


olores desagradables,

E. Ruido: Verifique que su espacio cuenta con puertas y ventanas con adecuado
cierre, que permitan aislar el ruido y facilite su concentración.

5. Determine los equipos y herramientas a utilizar durante su trabajo.

6. Es importante que defina a su empleador que equipos y herramientas necesita para


desempeñar con eficiencia su trabajo.

2.1.3 Evaluación inicial

Se deben verificar las condiciones del lugar en donde desarrollará las actividades el futuro
teletrabajador con el fin de garantizar la protección de la salud y seguridad del empleado y en
aquellos riesgos presentes en el lugar de trabajo sobre los cuales el empleador
implementará los correctivos necesarios, y también con el autoreporte de las condiciones
realizado por el teletrabajador
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2.2 DEBERES DEL EMPLEADOR Y TELETRABAJADORES

A continuación se relacionan los deberes de las partes para que se cumplan las
obligaciones y de este modo se cumplan y garantice el desarrollo del programa de
teletrabajo en la organización

2.2.1 Deberes Del Empleador

 Afiliar al teletrabajador al Sistema de Seguridad Social Integral. Deberá especificar


la clase de riesgo del centro de trabajo del que depende el teletrabajador,
conforme a la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto
1607 de 2002.

 El empleador debe realizar la verificación de las condiciones del lugar destinado al


Teletrabajo, para el cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud en el
trabajo, con asesoría por la administradora de riesgos laborales.

 Incorporar en el reglamento interno de trabajo o mediante resolución, las


condiciones especiales para que opere el teletrabajo en la empresa privada.

 Establecer las horas diarias y los días de la semana en que el teletrabajador debe
estar accesible y disponible para la empresa en el marco de la Jornada Laboral.

 Garantizar que los equipos de trabajo suministrados a los teletrabajadores tengan


los medios de protección adecuados para la tarea a realizar.

 Definir el perfil para el Teletrabajo, es decir establecer un conjunto de


características personales y de competencias profesionales que permitan que el
teletrabajador se adapte con éxito a la nueva modalidad de trabajo.

CARACTERISTICAS Flexibilidad, adaptabilidad, merecedor de confianza, autodisciplinado,


PERSONALES independiente y dinámico
Capacidad de trabajar sin supervisión y sin presión de los superiores,
CARACTERISTICAS buenas capacidades de comunicación, habilidades sociales, bien
RELACIONADAS CON organizado, buen gestor del tiempo, capacidad de resolución de
EL TRABAJO problemas, experiencia con el trabajo, experiencia y conocimiento de la
organización
CIRCUNSTANCIAS Espacio adecuada en casa, vida social fuera de la casa, entorno familiar
PERSONALES positivo, deseo de teletrabajar, tiene ¿niños?, o al ¿cuidado de personas
mayores?
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Fuente: ntp 412: Teletrabajo Criterios para su implantación.

 Reportar todo accidente de trabajo de conformidad con la legislación vigente.

 Facilitar los espacios y tiempos para la capacitación de los trabajadores a su cargo


en materia de seguridad y salud en el trabajo.

2.2.2 Deberes del trabajador

 Diligenciar el formato de autoreporte de condiciones de trabajo con el fin de


determinar los peligros presentes en el lugar de trabajo, sobre los cuales el
empleador implementará los correctivos necesarios, con la asesoría de su
Administradora de Riesgos Laborales, Seguros Bolívar.

 Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones de Gestión de la Seguridad y


Salud en el Trabajo SG-SST de la empresa y participar en los programas y
actividades de promoción y prevención.

 Participar en la prevención de los riesgos profesionales a través de los comités


paritarios de seguridad y salud en el trabajo, o como vigías de SST

 Procurar el cuidado integral de su salud.

 Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.

 Colaborar y velar por el cumplimiento de las obligaciones contraídas por los


empleadores.

 Reportar el accidente de trabajo, de acuerdo con la legislación vigente.

 Los elementos y medios suministrados no podrán ser usados por persona distinta
al teletrabajador, quien al final del contrato deberá restituir los objetos
entregados para la ejecución del mismo, en buen estado, salvo el deterioro
natural.

 Utilizar los equipos y herramientas suministrados en forma adecuada

Anexo 5. Modelo de formato de autorreporte del empleado en el puesto de trabajo.


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2.2.3 Derechos de los trabajadores

 A la afiliación por parte del empleador al sistema de seguridad social, salud,


pensiones y riesgos laborales, de conformidad con las disposiciones contenidas en
la Ley 100 de1993.

 A la participación en igualdad de condiciones en los programas de bienestar


(recreación, capacitación, formación y otras que la empresa desarrolle dentro de
su cronograma de actividades).

 A elegir libremente la modalidad de teletrabajo.

 De común acuerdo con el empleador al suministro de los elementos tecnológicos


y de comunicación, para el desarrollo de la labor. Así como las condiciones de
seguridad en el sitio de trabajo.

 A un acuerdo de teletrabajo o contrato de trabajo en la modalidad de teletrabajo.

 Al respeto al derecho a la intimidad y privacidad.

 A mantener contacto con la organización a través de los medios tecnológicos y de


comunicación.

2.3 MEDIDAS PREVENTIVAS EN EL LUGAR DE TELETRABAJO

En la modalidad de teletrabajo es muy importante desarrollar acciones de prevención e


intervención de los factores de riesgos a los cuales se encuentran expuestos los
Teletrabajadores. Para establecer un plan de prevención de riesgos laborales, en tan
diversos “centros de trabajo” se debe partir de un diagnóstico inicial de las condiciones de
dicho lugar.

Se debe tener presente que la casa deja de ser hogar, para convertirse en “hogar-oficina”.
Por lo tanto, se deben establecer claramente los horarios de trabajo y horarios de
disponibilidad para la empresa y delimitar los trabajos a realizar (para evitar una
sobrecarga laboral) y se tenga una forma de medirlos.

En caso de que no sea el domicilio del trabajador donde se desarrollará la modalidad de


teletrabajo, sino en otro espacio definido por el empleador donde el teletrabajador
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desempeñe sus funciones de manera permanente, deberá sujetarse a las


recomendaciones de la presente guía.

2.3.1 Separación del ámbito familiar y privado del laboral

Uno de los mayores retos de los teletrabajadores es conseguir el equilibrio entre la vida
familiar y laboral, generando la separación adecuada de tiempos y espacios entre ellas,
por eso se recomienda:

 Habilitar una zona aislable dentro de la vivienda, de uso exclusivo para el


desarrollo del trabajo.
 El ambiente debe propiciar la motivación necesaria así como favorecer las
actividades mentales y la protección de la salud y la seguridad.
 Solicitar el apoyo de los miembros de la familia para lograr un ambiente que le
permita concentrarse y desarrollar las actividades laborales sin interrupciones.
 Informar a familiares y amigos sobre las condiciones de desarrollo de su trabajo, a
fin de evitar sobresaltos.
 Separar las actividades familiares de las laborales, de lo contrario pueden surgir
tensiones que afectan psicológicamente al teletrabajador, debido al número de
compromisos adquiridos o el conflicto entre sus roles laborales y personales.

2.4 MEDIDAS DE PREVENCIÓN Y CONTROL

En el lugar de trabajo se pueden encontrar condiciones inapropiadas o inseguras para los


teletrabajadores que pueden afectar la seguridad y la salud, por lo tanto a continuación
se encuentran varias recomendaciones que pueden ser aplicadas al sitio de trabajo y es
importante ser divulgadas.

2.4.1 Condiciones de seguridad

LOCATIVAS

Es importante saber identificar los riesgos locativos en qué lugares o zonas se encuentran,
ya que pueden ocasionar atrapamientos, caídas, golpes, que a su vez pueden provocar
lesiones personales. Estos peligros se encuentran en los siguientes sitios:

Recomendaciones generales:

 Asegúrese que la estructura (paredes, techos, pisos) no cuenten con grietas,


“Tranquilo, somos su aliado en el mejoramiento de la productividad de su negocio”. 22

humedades, desgastes o deterioros.


 Se debe disponer del espacio necesario para que el teletrabajador pueda moverse
con comodidad procurando dejar al menos 1,5 mts de perímetro libre.
 Verifique que los techos o cubiertas no cuenten con goteras, grietas, humedades.
 El piso debe estar nivelado, libre de derrames.
 Asegúrese de que las Puertas estén en buenas condiciones y abran con facilidad.
 Asegúrese que elementos como las lámparas colgantes, repisas, bibliotecas están
bien aseguradas.

ORDEN Y ASEO

Una de los aspectos más importantes para un lugar de trabajo agradable y seguro, es el
orden y la limpieza, ya que también se convierten en una condición para la prevención de
los accidentes de trabajo y la aparición de enfermedades relacionadas con el aspecto
sanitario.

Recomendaciones generales:

 Mantenga únicamente los elementos que va a utilizar en su sitio de trabajo.


 Tenga un lugar estratégico, para disponer los implementos de oficina.
 Organice los materiales de acuerdo a la frecuencia que los utiliza.
 Mantenga los cajones y las puestas cerradas.
 Evite ubicar elementos encima de los archivadores o debajo de los escritorios.
 Evite el consumo de alimentos en el puesto de trabajo.
 Hágalo en un lugar apropiado.
 Mantenga libre de obstáculos el área de circulación y evacuación.

ELÉCTRICOS

El uso diario de la electricidad y las fuentes que nos la suministran son razón para que
olvidemos con frecuencia el respeto que debemos tenerle. Es importante el buen
mantenimiento de las instalaciones eléctricas en casa.

Recomendaciones generales:

 El mantenimiento lo debe realizar personal idóneo y certificado en esta materia.


 Cuando requiera desconectar el equipo evite realizarlo halando del
cable evite sobrecargar la toma de energía.
 Evite manipular conexiones eléctricas, no intente reparar equipos eléctricos, acuda
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al área especializada.
 Se deben organizar los cables de manera que estos no interfieran con
cajones, puertas, partes sobresalientes del escritorio, o con su cuerpo.

 Asegúrese que las tomas tengan polo a tierra.


 Compruebe el buen estado del cableado para evitar un cortocircuito.
 El cableado debe encontrarse debidamente organizado y no debe atravesar zonas
de paso.
 Reporte a la empresa cualquier daño técnico que evidencie en su equipo.
 Solicite a empleador las instrucciones en el uso correcto de los equipos asignados
para su trabajo.
 Evite colocar recipiente con líquidos sobre los aparatos eléctricos.
 Compruebe el buen estado del cableado para evitar un cortocircuito.
 No manipule aparatos eléctricos con las estando descalzo o con las manos mojadas
o húmedas.

DESPLAZAMIENTOS A PIE EN VÍA PÚBLICA

Cuando tenga que ir a su empresa, o en cualquier momento que deambule en


la calle, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

Recomendaciones generales:

 Respete el semáforo peatonal.


 Recuerde que cuando la señal de peatones oscila usted debe buscar la acera o
zona de seguridad.
 No cruce la calle hasta que se detengan completamente todos los vehículos.
 Cruce siempre por la cebra peatonal.

DESPLAZAMIENTOS EN VEHÍCULO PROPIO

Recomendaciones generales:

 Tenga al día la inspección técnica mecánica.


 No exceda los límites de velocidad establecidos.
 Respeta las normas señales de tránsito.
 Haga uso del cinturón de seguridad en caso de automóvil y casco de seguridad en
caso de motocicleta.
 No hable por celular mientras conduce.
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EMERGENCIAS

Se pueden presentar diversas emergencias que lo puedan afectar en su lugar de trabajo,


tenga presente las siguientes recomendaciones en algunas de las más comunes:

TERREMOTO

Recomendaciones generales:

 Establezca un punto de encuentro con su familia y comunidad. Ubique


los puntos seguros: vigas, columnas.
 Asegure todos aquellos objetos que puedan caer y lastimarle. Estantes, cuadros,
recipientes en vidrio etc.
 Ubique en zonas bajas los objetos pesados.
 Ubique las llaves de pasos del gas, agua, tacos de la luz
 Tenga a la mano un kit de emergencia: linterna, radio, pilas, pito, extintor,
números de emergencia, copia documentos importantes, botiquín.
 Durante el sismo trate mantener la calma y protéjase en uno de los lugares
previamente identificados.
 Suspenda la actividad que esté desarrollando.
 Alejarse de ventanas, estanterías cables de luz o eléctricos, tomacorrientes, y
objetos que puedan caer.
 NO abandonar su vivienda mientras dure el sismo.
 Una vez termina el movimiento telúrico evalúe daños Deshabilite el suministro de
servicios públicos: agua, gas natural, luz y diríjase al punto de encuentro, pueden
presentarse replicas.

INCENDIO

Recomendaciones generales:

 Almacene productos inflamables (ceras, aceites, grasas) en zonas seguras (aisladas)


bajo llave y con buena ventilación, con el fin prevenir este tipo de amenaza.

 Asegúrese de contar con un extintor multipropósito en su casa o en áreas


comunes.

 Si percibe olores extraños (gas) o presencia de humo identifique de


inmediato la fuente, evalúe la situación y pide ayuda a los organismos
“Tranquilo, somos su aliado en el mejoramiento de la productividad de su negocio”. 25

de emergencias.

 Suspender el fluido eléctrico del área afectada.

 Evacue a una zona seguro.

 Si el humo está ocupando las vías de evacuación, cubra boca y nariz


con un pañuelo o tela y evacúe agachado hasta donde que encuentre
un lugar abierto o libre de humo.

Si la visibilidad es baja, siempre recuerde desplazarse por la derecha tocando la pared.

Si queda atrapado por las llamas, abra todas las ventanas que pueda y busque ayuda a
través de ellas.

PRIMEROS AUXILIOS

Recomendaciones generales:

 En caso de quemadura
 Aplique agua fría durante 15 minutos sobre la zona afectada, cubra con
gasas limpias y húmedas, y trasládese al centro asistencial más
cercano.

 En caso de hemorragia
 Haga presión con una tela limpia sobre la zona y trasládese de inmediato a un
centro asistencial.

 En caso de cortadas
 Limpie la herida con agua y jabón, así evitara la infección. Si hay hemorragia
contrólela.
 Si la herida es profunda y/o presenta bordes separados, trasládese a un centro
asistencial.

 En caso de traumatismos o caídas

 Si se ha golpeado la cabeza fuertemente, el cuello o la espalda, tenga precaución y


pida ayuda, principalmente si siente mareo, dolor de cabeza, sueño, contracción
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muscular espontanea del cuello, adormecimiento de extremidades, solicite ayuda


urgente a la línea de emergencias.

 Tras una caída, evalúe la presencia y el nivel de dolor, presencia de deformidades,


inflamación y/o limitación funcional, si las hay, trasládese a un centro asistencial.

 Si sufrió un golpe leve, aplique frío local por 7 minutos, varias veces al día. Ante
cualquier inquietud, consulte al médico.

 En caso de terrorismo

 Si escucha una explosión primero que todo, mantenga la calma.

 Tenga a la mano los números de emergencia, policía del cuadrante, CAI de la zona.

 Informe actividades sospechosas como personas disfrazadas, paquetes


sospechosos, cables sueltos, olores extraños.
 Evite ser visto.

 Trate de detallar rasgos de las personas: color de piel, altura, genero, edad
aproximada, vestimenta, dialecto regional, tipo de vehículos: camioneta, auto,
moto, color, modelo, anote la placa si logra identificarla, de aviso de inmediato.

 Si escucha la detonación de una bomba, de inmediato, agáchese, busque un


rincón de la pared y permanezca en la posición de seguridad, (sentado con la
cabeza entre las piernas protegiéndose la cabeza) entre 15 y 30 minutos. Espere
que todo vuelva a la normalidad las sirenas de los organismos de emergencias
puede ser una señal.

 Nunca se asome hacia las ventanas o trate de mirar a la calle o lo que ha pasado,

 Si sale herido o queda atrapado, espere en el sitio y trate de hacer ruido con
objetos o grite

 Espere las indicaciones de los organismos de seguridad y emergencias.


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2.4.2 Recomendaciones no asociadas a su trabajo

 En caso de robo en casa

 Si pierde sus llaves, cambie las guardas inmediatamente.


 Si escucha ruidos extraños llame de inmediato a la Policía.
 Al irse a dormir no deje ventanas abiertas, cierre con doble llave la cerradura.
 Evite en lo posible manifestar que va estar solo(a) en casa, esto da pie a los
delincuentes para cometer el delito.
 No oponga resistencia si es sorprendido por los ladrones.
 Si al llevar a su casa evidencia la puerta abierta o forzada no ingrese, llame de
inmediato a la Policía.
 En caso de robo no toque ninguna evidencia, esto alteraría la escena del delito.

 En la cocina

 BEBIDAS CALIENTES: llene su pocillo máximo 3/4 partes de su volumen ya que


disminuye la probabilidad de su vertido ocasionando quemaduras. Use termo con
tapa.
 Mantenga seco y limpio el piso de esta zona.
 La llave de paso del gas debe estar siempre cerrada.
 No deje alimentos cocinando mientras trabaja, en especial en la olla a presión.
 Mantenga con los cuchillos en almacenado en zonas seguras como tacos.

 Preparación de alimentos

 Lave sus manos antes de consumir alimentos.


 No consuma alimentos con olor o sabor desagradable.
 Limpie los platos y utensilios que han tenido algún contacto con carne de res,
carne de aves, pescado o huevos crudos.

 Baños
 Mantenga los pisos secos y superficies antideslizantes
 Evite Usar los equipos eléctricos sin encontrase mojado ni descalzó.
 Mantenga iluminado esta zona
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 Escaleras
 Mantenga iluminado esta zona.
 No corra, ya que podría pisar en falso y tener traumatismos graves.
 Usa las barandas al subir o bajar.
 Pise en las huellas de mayor ancho.

 Ventanas

 Se recomienda que se coloque una película de seguridad este le permite estar


protegido en casos de sismo o atentado.

 Riesgo Biológico

Si en su casa cuenta con personas enfermas, que requieran algún cuidado especial tales
como personas de la tercera edad, niños enfermos, pacientes crónicos; protéjase de los
fluidos corporales y contacto directo utilizando bioseguridad: tapabocas, guantes de látex
y vacunación según sea el caso. Lave sus manos después de sus necesidades fisiológicas o
antes de consumir alimentos.

2.4.3 RIESGOS EN LA LABOR

2.4.3.1 RIESGO BIOMECÁNICO

El manejo del riesgo biomecánico durante el trabajo en casa exige el compromiso no solo
de la empresa al proveer los elementos necesarios para el desarrollo de la labor sino del
trabajador asumiendo una responsabilidad frente al cuidado de su salud.

Tenga en cuenta estas recomendaciones:

 Establezca horarios de trabajo así como la disponibilidad para la empresa en el


marco de la Jornada Laboral.

 Respete los horarios de alimentación, es importante mantener un buen balance


nutricional. Consuma alimentos nutritivos, evite las comidas rápidas.

 Seleccione los elementos que requiere para su labor y organícelos en su puesto de


trabajo en un alcance próximo de acuerdo a la frecuencia de uso.
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 Ubique su equipo de trabajo de frente, teniendo en cuenta que la pantalla quede


al mismo nivel de sus ojos y que tanto el teclado como el mouse estén al mismo
nivel.

 Revise y ajuste su silla, ella le debe proporcionar comodidad:

 Ajuste la altura de tal forma que sus codos en flexión


de 90° coincidan con el nivel del escritorio. No
importa si no logra apoyar los pies en el piso dado
que para ello será necesario implementar un
reposapiés.

 Ajuste la altura del espaldar recordando que el nivel del mismo debe coincidir
como mínimo con el borde inferior de las escápulas.

 Acerque el espaldar para que pueda apoyar la espalda de forma relajada y


mantenga las curvaturas normales en columna.

 El asiento no debe generar puntos de presión


especialmente en la parte posterior de la rodilla.

 Para ello verifique que haya un espacio de un puño entre el borde del asiento y la
parte posterior de la rodilla.

 Si al graduar la altura de la silla, los pies no llegan al piso debe implementarse un


reposapiés.

 Sea cuidadoso con su postura. Evite posiciones que puedan lastimar su espalda y
demás segmentos corporales.

 Antes de iniciar su jornada laboral realice ejercicios de calentamiento.


 Destine de 5 a 7 minutos cada dos horas para realizar pausas activas, lo que
favorece el descanso físico y mental.

 Mantenga el orden y aseo en su lugar de trabajo.

 Distribuya adecuadamente su tiempo en actividades personales, sociales y de


trabajo.

 Planee una agenda diaria y semanal que le permita una adecuada distribución.
“Tranquilo, somos su aliado en el mejoramiento de la productividad de su negocio”. 30

Nota. Consulte la cartilla de gimnasia laboral de arl bolivar

Cuidado auditivo

 Si debe usar diadema y esta es para un solo oído, recuerde rotarla cada hora y
graduar su volumen a un nivel mínimo.
 Ante cualquier molestia consulte al médico y recuerde no introducir objetos ni
auto medicarse.
 Evite el uso de audífonos para escuchar música.

Cuidado visual

 La concentración de la atención en la pantalla del computador disminuye las veces


en que parpadeamos produciendo resequedad visual.
 Es importante que realice ejercicios para disminuir la fatiga visual.

2.5 QUE HACER EN CASO DE ACCIDENTE DE TRABAJO

 Al momento de presentarse el accidente y de ser posible busque atención de


primeros auxilios en el sitio de ocurrencia.
 Solicite asesoría médica a la RED322 de Seguros Bolívar desde Bogotá al 3 122122
o desde cualquier lugar al 018000 123322.
 Siga las recomendaciones que le den en la línea de atención, y de ser necesario
trasládese a la Institución Prestadora de Salud (IPS), para la atención médica.
 Teletrabajador recuerde que debe comunicarse con su empleador para informar el
accidente una vez ocurra y/o máximo a los dos días hábiles siguientes a la
ocurrencia para que el empleador realice la labor administrativa de reporte a la
ARL
 El empleador debe diligenciar y enviar a la ARL el formato único de reporte de
accidente de trabajo (FURAT) vía web o físico dentro de los dos días hábiles a la
ocurrencia del evento.
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 El empleador debe radicar el formato único de reporte de accidente de trabajo


(FURAT) en la EPS donde se encuentre afiliado el trabajador que sufrió el presunto
accidente de trabajo.
 El teletrabajador debe participar en la respectiva investigación del accidente
laboral presentado.

2.6. MEJORA CONTINUA

La mejora continua de los resultados del sistema de gestión en seguridad y salud en el


trabajo, debe ser el objetivo permanente de la organización. Los siguientes son acciones
destinadas a la mejora y deben ser documentadas:

 Conformar el equipo de mejora


 Elaborar el plan de mejora
 Identificar y seleccionar áreas de mejora
 Detectar las principales causas raíz de cada problema o área de mejora identificada
 Formular el objetivo
 Desarrollar el plan de mejora
 Seguimiento al plan de mejora

Estas acciones pueden ser aplicadas a las siguientes fuentes del sistema de gestión del
teletrabajo:

 Cumplimiento de objetivos
 Resultados de la intervención en los peligros y riesgos prioritarios
 Resultados de auditoria y revisión del SG-SST, incluyendo la investigación de
incidentes y accidentes de trabajo
 Las recomendaciones presentadas por los teletrabajadores y el COPASST
 El resultado de la supervisión realizado por la alta dirección y
 Los cambios en la legislación que aplique al a organización
“Tranquilo, somos su aliado en el mejoramiento de la productividad de su negocio”. 32

BIBLIOGRAFIA

Ley 1221 del 2008 del Congreso de la Republica de Colombia

Decreto único reglamentario 1072 libro 2 parte 2 capítulo 5

Decreto 1295 de 1994 del Ministerio de Gobierno de la República de Colombia.

Libro Blanco -ABC del Decreto Reglamentario del Teletrabajo. Ministerio de Tecnologías
de la Información y las comunicaciones, Ministerio de trabajo de la república de
Colombia. Versión 03

NTP 412: Teletrabajo: criterios para su implantación – Ministerio del trabajo y asuntos
sociales de España

Guía técnica para prevención y actuación en seguridad y salud en situaciones de riesgo en


el teletrabajo - Ministerio de trabajo de Colombia.

Versión. 02
Fecha. Agosto de 2018
Copia controlada

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