Actividad de Aprendizaje 4: Elaboración de la propuesta para ProInsumos S.

Camila Fernanda Mesa Bonilla

Fundamentos de Sistemas de Información

Especialización en Gestión de Sistemas de Información Gerencial

Universidad de Cundinamarca

Ing. David Alberto Castaño Aldana

28 de septiembre 2021
TABLA DE CONTENIDO
1. LISTADO DE INSUMOS.........................................................................................................................3
2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN...........................................................................................................8
3. DISEÑO DE ENTREVISTAS.....................................................................................................................9
4. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS.......................................................................................................12
5. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA..............................................................................................................13
6. FORMULACIÓN DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES.......................................................................14
 Módulo de Gestión de Producción e Inventario............................................................................14
 Módulo de Gestión de Talento Humano........................................................................................15
 Módulo de Gestión de Venta.........................................................................................................15
 Módulo de Gestión Administrativa................................................................................................16
7. DIAGRAMAS DE FLUJOS DE DATOS....................................................................................................17
 DIAGRAMA DE CONTEXTO.............................................................................................................17
 DIAGRAMA DE NIVEL 0..................................................................................................................18
8. CRONOGRAMA..................................................................................................................................19
9. COSTOS..............................................................................................................................................19
10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.........................................................................................20
 CONCLUSIÓN.................................................................................................................................20
 RECOMENDACIONES.....................................................................................................................20
11. ANEXOS..........................................................................................................................................22
 1. LISTADO DE INSUMOS
A continuación, se presenta el listado de insumos recolectados por medio de las entrevistas:

LISTADO DE INSUMOS
No. de Nombre del Insumo Descripción del Insumo Área Funcionario
Insumo Responsable Responsable
1 Informe de Utilidades Análisis obtenido como Gerente Jairo Camacho
resultado de General
transacciones entre
ingresos, valores, gastos e
impuestos; para mostrar
si el beneficio es rentable
y si el pronóstico es
bueno.
2 Balance General Evidenciar el puntaje y Gerente Jairo Camacho
desempeño de la General
empresa.
Estrategias para Acciones tomadas por la
3 Incrementar las Ventas y empresa para asegurar el Gerente Jairo Camacho
Rendimientos éxito de sus metas General
establecidas para
incrementar las ventas
4 Informe sobre los Explicar los objetivos y Gerente Jairo Camacho
Proyectos actividades que se han General
desarrollado para
satisfacer las necesidades
de la industria agrícola
respetando el medio
ambiente.
5 Organigrama Es un modelo gráfico que Dirección Victor
describe los roles y Administrativa Ocampo
responsabilidades, la
autoridad y los flujos de
comunicación y control
que existen en las
diferentes áreas de la
empresa.
6 Objetivos Estrategicos Cumplir con los objetivos Dirección Victor
deseados que la empresa Administrativa Ocampo
se propone alcanzar en el
futuro en términos de
procesos financieros, de
clientes e internos, así
 como de formación y
desarrollo.
7 Mision Una declaración clara de Dirección Victor
la legitimidad empresarial Administrativa Ocampo
y sus objetivos es sin duda
la razón de ser de una
empresa que tiene como
objetivo satisfacer las
necesidades de la
industria agrícola a través
de una fabricación
inteligente que cuida el
medio ambiente.
8 Vision La imagen de futuro de la Dirección Victor
empresa define qué Administrativa Ocampo
pretende conseguir la
empresa a medio plazo,
qué hará y para quién.
9 Manual de Funciones Documento que se Directora De Sonia Pérez
elabora para plasmar los Talento
cargos con sus las Humano
respectivas funciones de
los miembros de la
organización
10 Politícas del Talento Guía donde se observan Directora De Sonia Pérez
Humano las normas y Talento
responsabilidades de cada Humano
área de la organización,
las cuales deben ser
divulgadas y entendida
por todos los miembros
11 Plan Anual de Acciones que aportan las Directora De
Capacitación competencias, o Talento Sonia Pérez
capacidades, que requiere Humano
el recurso humano para Coordinador Edilson Vargas
cumplir los objetivos de
fijados por la Capacitación
organización.
12 Planes de Bienestar y Programas cuyo Directora De
Estímulos fundamento es responder Talento Sonia Pérez
a las necesidades de los Humano
miembros de la María
organización, Coordinadora Betancourt
manteniendo y de Planes e
mejorando sus Incentivos
condiciones en el entorno
social.
13 Plan de Inversión Es un proyecto que asigna Director Darío
recursos disponibles en Financiero Thompson
las áreas de la
organización, para el
logro de los objetivos
propuestos. Se analizará
en cada perspectiva –
financiera, clientes,
procesos internos,
aprendizaje y desarrollo-,
las inversiones necesarias
a realizar
14 Flujos de Efectivo Son las actividades Director Darío
Producidos en la desarrolladas por la Financiero Thompson
Operación empresa con el propósito
de producir ingresos.
15 Estados Financieros Elaboración de los Director Darío
Mensualmente a la presupuestos que Financiero Thompson
Dirección Administrativa muestran la situación
económica, y reporte de Coordinadora
los Estados Financieros del Área de Ángela Pérez
mensualmente a la Contabilidad
dirección administrativa
16 Estrategias de Desarrollo La implementación de Coordinador Edilson Vargas
para los Empleados estrategias de desarrollo de
debe ir encaminada al Capacitación
logro de metas personales
y organizacionales, a
través de un plan de
acción que logre
articularlas para alcanzar
los objetivos de la
compañía.
17 Evaluación del Impacto de Medir la efectividad de la Coordinador Edilson Vargas
la Capacitación en los formación impartida al de
Empleados personal de la Capacitación
organización, para el
logro de mejores
habilidades para el
trabajo
18 Organización de Fiesta de Organización de todos los Coordinadora María
Fin de Año eventos sociales, de Planes e Betancourt
culturales y deportivos de Incentivos
Proinsumos S.A.
19 Control del movimiento Procesar la información Coordinadora Ángela Pérez
contable para generar los correspondiente a del Área de
balances y demás activos, pasivos, ingresos Contabilidad
 reportes financieros y egresos producto de la
operatividad de
ProInsumos S.A

20 Administración de los Soporta procesos de la Director de Roberto

Recursos dirección y del equipo Producción Anaya
ejecutor que tienen que
ver con la planificación de
las órdenes de pedido
provenientes de los
negocios realizados por la
fuerza de ventas de la
compañía.
21 Seguimiento de Elaboración de productos Director de Roberto
actividades para la implementa un cuadro en Producción Anaya
elaboración de los donde hace el
productos seguimiento del producto
con la fecha inicial, final,
el tiempo consumido,
recursos utilizados y la
calidad del producto
22 Lineamientos para el Planeación y ejecución de Director de Roberto
Desarrollo de productos actividades que Producción Anaya
nuevos e innovadores involucran a todas las
áreas de la organización.
Todas las direcciones y
coordinaciones tienen la
responsabilidad de sacar
adelante el proyecto en
los tiempos determinados
para cumplir con los
objetivos de la
organización.

23 Clientes Se encuentran en una Director de Iván Montoya

base de datos de todos Ventas
los clientes con una Coordinador
calificación interna de del Área de William
acuerdo con el historial Distribución Arrázola
de pagos
24 Corto, Mediano y Largo Análisis del mercado con Director de Iván Montoya
Plazo el cual se hace Ventas
proyecciones de ventas, Coordinador William
realizando reportes de del Área de Arrázola
ventas mensuales y Distribución
desarrollo de estrategias
para enfrentar a la
 competencia
25 Planeación de Entregas Planeación de la Coordinador William
distribución de los del Área de Arrázola
productos y la ruta de Distribución
entregas de tal forma que
los tiempos sean los
mínimos para prestar un
buen servicio
26 Supervisor la Elaboración Se realiza la supervisión Coordinador Emiliano
de los Productos por medio de una plantilla del Área de Zapata
de verificación de Producción
producto con las
características del
producto
27 Cantidad Elaborada sea la Verificación del orden de Coordinador Emiliano
Pedida por el Cliente pedido por medio de una del Área de Zapata
factura, llevando el Producción
control de los productos y
la cantidad solicitada de
cada uno
28 Especificaciones del Se lleva un control de Coordinador Emiliano
Producto especificaciones del del Área de Zapata
producto del pedido con Producción
las características de la
orden
29 Condiciones y Se manejan por medio del Coordinador Julián Becerra
Especificaciones control de calidad de los del Área de
productos elaborados en Control
los laboratorios de la
compañía, se realiza en
varias etapas; durante el
proceso de elaboración
del producto, después de
obtener el producto
terminado y en la tierra y
los cultivos de los clientes.
30 Procedimiento para la Manual de procedimiento Coodinador Carlos López
adquisición de materia para la adquisición de del Área de
materia prima y la Materiales
elaboración de los
productos, debe ser
adquirida mediante el
procedimiento interno
que ha sido establecido
por la compañía
 2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Previo a la lista de insumos suministrada en las entrevistas por cada una de las áreas se puede
evidenciar que falta información para realizar un análisis a más detalle y poder ver las falencias y los
problemas que se está generando en el funcionamiento de la organización

A continuación, se presenta información que falta:

 Reportes estadísticos del manejo de la organización para la toma de decisiones del estado de
la empresa: Es fundamental ya que se puede evidenciar como se está dando el manejo de la
organización en cada una de las áreas y evidenciar que áreas tienen más falencias en los análisis
que se arrojen
 Control y administración de los recursos de todas las áreas: Se evidencia como se están
manejando cada una de las áreas y ver qué área cumple y que área no según las funciones
designadas para cada una
 Registros de la elaboración de los productos: Se hace un análisis de que productos son los más
manejables y cuales no
 Control de stock y gestión en almacenes: Control de inventario producido
 Registros de órdenes de pedidos: Información clave para saber la cantidad de órdenes que se
llevan a cabo en producción
 Registros del control de especificaciones de los productos: Información clave para saber que
productos son los más solicitados a producción y un control para saber el área de producción si
este mandando los productos según sus especificaciones
 Control de tiempos de mano de obra e insumos: Se necesita ese control ya que de eso parte
saber la cantidad de tiempo en mano de obra e insumos que con lleva cada producto y sacar una
estimación y análisis
 Registros de ventas: Saber la cantidad de ventas y llevar ese control para un análisis y saber que
productos son los más vendidos y en que tiempos se vende mas
 Plan de ventas: Es un plan de estrategia para saber cómo abordan las ventas de los productos
 Estudios de marketing: Que estudios hacen para aumentar el marketing en ventas y como
abordan esa publicidad ante la competencia
 Estrategia de choque ante la competencia: Que estrategias de choque manejan ante la
competencia
 Planeación de entregas: Analizar como manejan el tiempo de entregas para minimizar el tiempo
de estas hacia los clientes y no tener perdidas
 Inventario en bodega: Saber el stock que se encuentra de productos en cada una de las 5
bodegas que se tienen
 Contabilidad de la empresa: Analizar cómo se encuentra la empresa en temas financieros
 Control de compras: Como manejan las compras de insumos a proveedores
 Contratación de nuevo personal: Como manejan la contratación de nuevo personal

3. DISEÑO DE ENTREVISTAS

Nombre del entrevistador Camila Fernanda Mesa Bonilla

Nombre del entrevistado Jairo Camacho
Área a la que pertenece
Objetivo(s) de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas
Nombre del entrevistador
Nombre del entrevistado
Área a la que pertenece
Objetivo(s) de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas
Nombre del entrevistador
Nombre del entrevistado
Área a la que pertenece
Objetivo(s) de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas
Gerencia General
Analizar los datos estadísticos referentes a la
organización, para la elaboración de estrategias
de falencias que se encuentren mediante ese
análisis
Estructura de Pirámide donde las preguntas se
harán de manera inductiva, es decir primero se
realizan las preguntas más específicas y luego se
llevan a cabo las más generales.
1. ¿Cuentan con reportes de inteligencia de
negocio de la organización?
2. ¿Cuáles áreas de la compañía requieren
de un nuevo sistema de información?
3. ¿Qué áreas cree que son las más
complejas de manejar?
Camila Fernanda Mesa Bonilla
Víctor Ocampo
Dirección Administrativa
Conocer como es el control y administración de la
distribución de funciones en las áreas
Estructura de Pirámide donde las preguntas se
harán de manera inductiva, es decir primero se
realizan las preguntas más específicas y luego se
llevan a cabo las más generales.
1. ¿Cómo maneja el control y
administración de los recursos en las
áreas?
2. ¿Considera que un nuevo sistema de
información mejore la efectividad en la
organización?
3. ¿Los informes que se obtienen son útiles
para la administración?
Camila Fernanda Mesa Bonilla
Roberto Anaya - Emiliano Zapata- Julián Becerra
Dirección de Producción
Analizar cuales son las falencias que se presentan
referente a la información de como manejan las
actividades de producción en el área
Estructura de Pirámide donde las preguntas se
harán de manera inductiva, es decir primero se
realizan las preguntas más específicas y luego se
llevan a cabo las más generales.
1. ¿Cuenta con registros de elaboración

Nombre del entrevistador
Nombre del entrevistado
Área a la que pertenece
Objetivo(s) de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas
Nombre del entrevistador
Nombre del entrevistado
Área a la que pertenece
Objetivo(s) de la entrevista
Estructura de la entrevista
Preguntas
de productos y que sistema los lleva?
2. ¿Cuenta con registros de ordenes de
pedidos y que sistema los lleva?
3. ¿Cuenta con los registros de control
de especificaciones de productos y
que sistema los lleva?
4. ¿Qué tiempo se lleva de mano de
obra e insumos en la elaboración de
los productos?
5. ¿Considera que un nuevo sistema de
información mejore la efectividad en
la organización?
Camila Fernanda Mesa Bonilla
Iván Montoya
Dirección de Ventas
Estructura de Pirámide donde las preguntas se
harán de manera inductiva, es decir primero se
realizan las preguntas más específicas y luego se
llevan a cabo las más generales.
1. ¿Cuentan con registro de ventas?
2. ¿Qué plan de ventas manejan?
3. ¿Qué estudios de marketing emplean?
4. ¿Qué estrategia de choque ante la
competencia utilizan?
5. ¿Considera que un nuevo sistema de
información mejore la efectividad en la
organización?
Camila Fernanda Mesa Bonilla
William Arrazola
Coordinación área de distribución
Identificar las actividades realizadas para
minimizar el tiempo de entregas y como manejan
el inventario que se encuentra en bodega
Estructura de Pirámide donde las preguntas se
harán de manera inductiva, es decir primero se
realizan las preguntas más específicas y luego se
llevan a cabo las más generales.
1. ¿Cuenta con una Planeación de entregas?
2. ¿Qué sistema registra el inventario en
bodega?
3. ¿Considera que un nuevo sistema de
información mejore la efectividad en la
organización?
 Nombre del entrevistador Camila Fernanda Mesa Bonilla
Nombre del entrevistado Sonia Pérez
Área a la que pertenece Dirección de Talento Humano
Objetivo(s) de la entrevista Conocer como es la contratación de nuevo
personal y que tiempo lleva el adaptarse al
funcionamiento de la organización
Estructura de la entrevista Estructura de Pirámide donde las preguntas se
harán de manera inductiva, es decir primero se
realizan las preguntas más específicas y luego se
llevan a cabo las más generales.
Preguntas 1. ¿Cómo operan la contratación de nuevo
personal?
2. ¿Qué tiempo de espera tiene el nuevo
personal en incorporarse y estar al
mismo nivel de los otros empleados?
3. ¿Considera que un nuevo sistema de
información mejore la efectividad en la
organización?

Nombre del entrevistador Camila Fernanda Mesa Bonilla

Nombre del entrevistado Darío Thompson
Área a la que pertenece Dirección Financiera
Objetivo(s) de la entrevista Identificar el sistema base del cual se maneja la
contabilidad y actividades financieras de la
empresa
Estructura de la entrevista Estructura de Pirámide donde las preguntas se
harán de manera inductiva, es decir primero se
realizan las preguntas más específicas y luego se
llevan a cabo las más generales.
Preguntas 1. ¿Qué sistema lleva la contabilidad de la
empresa?
2. ¿Cómo llevan el control de compras?
3. ¿Considera que un nuevo sistema de
información mejore la efectividad en la
organización?

4. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

En el Diagrama se observa la estructura del Diagrama de Flujo de Datos -DFD, en el cual se muestra el
Sistema de Información de la empresa de manera general y el funcionamiento de cada una de las áreas
con sus respectivas entradas y salida de información que manejan.
5. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Áreas Descripción del Problema

Problema general identificado en Se identifica que el gran problema de ProInsumos es que no
Proinsumos S. A cuentan con un sistema el cual se encargue de almacenar el
inventario de los productos que representan el capital por

Problema Área Administrativa
Problema Área de Talento Humano
Problema Área Financiera
Problema Área de Producción
Problema Área de Ventas
tal motivo no hay inventario de estos, lo cual impide
establecer el stock (mínimo requerido para cumplir con las
ventas estimadas), por bodega. Generando retrasos en
entregas de estos productos vendidos a los clientes y
demorando la distribución que se debe tener para la entrega
y de esta manera no se puede cumplir el objetivo que tienen
como empresa de ser el líder en producción y distribución en
tiempo récord de entrega de productos agroquímicos y
fertilizantes de América Latina
El problema que presenta esta área es la mala
administración de las líneas de comunicación entre las áreas
la cual esta inactiva porque la mala gestión del sistema
utilizado no proporciona a cada área la información
necesaria para administrar y controlar los registros
operativos, por tal razón no incorporan adecuadamente el
flujo de trabajo y no minimizan el riesgo y el tiempo. Todo
esto por que no hay revisión de las necesidades operativas y
comunicación entre los departamentos
El problema es la escasez de personas y la mala gestión de
los puestos de los empleados, todo esto porque no tienen
un sistema optimizado el cual les proporcione información
en tiempo real, y optimizar tiempo en las actividades, ya que
el problema está en que realizan un control de forma
manual. El cual demora las funciones de los empleados y
realizando otras que no son de su cargo.
Y al no tener un buen manejo en las funciones de cada
empleado ya que por falta de organización están llevando a
cabo actividades que no son de su cargo.
Todo esto porque no cuentan con un plan de
procedimientos detalladas lo que produce falta de control y
supervisión sobre el personal
En el sistema anterior, la empresa no podía realizar
verificaciones programadas en su almacén, pero también
necesitaba datos de inventario reales, que el sistema actual
en el departamento no proporciona, vienen manejando la
orden de compra por registros de Excel, por tal razón es una
falencia grande el no proporcionar inventario que se tiene
en la empresa y generando demoras en el funcionamiento y
el personal no este capacitado lo que provoca el mal uso de
las herramientas empleadas para el despacho del producto.
Se analizo esta área y el problema con el que cuenta es el
que no existen inventarios, esto no le permite determinar el
nivel de stock (el mínimo requerido para asegurar las ventas
esperadas) en el almacén y la información que le reportan
desde el almacén es inexacta y existen inconsistencias en los
registros que manejan a partir de esto necesitan enviar
 personal para confirmar la existencia de productos. También
cuentan con poco personal en el área y necesitan que los
distribuidores vayan al almacén para cumplir con los pedidos
y llevar un conteo manual de productos, este problema
conlleva a perder tiempo y retrasar las entregas a los
clientes.

6. FORMULACIÓN DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

 Módulo de Gestión de Producción e Inventario

PROBLEMA REQUERIMIENTO FUNCIONAL OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Modulo de Gestion de Producción Incrementar la rentabilidad de la
1. El sistema debe permitir ingresar la compañía, reduciendo costos y
informacion en la base de datos por la mejorando la productividad.
descripcion del producto
2. El sistema debe permitir ingresar la Incrementar las ventas, ampliar y
La empresa no podía realizar
informacion de los proveedores posicionar el portafolio de productos.
verificaciones programadas en su
3.El sistema debe permitir registrar pedidos de
almacén, pero también necesitaba datos Incrementar el nivel de satisfacción
compra de productos
de inventario reales, que el sistema de los clientes con respecto a la
4.El sistema debe permitir ingresar informacion
actual en el departamento no calidad de los productos
relevante del movimiento de entrada y salida de
proporciona, lo viene manejando la
los productos Evolucionar en infraestructura de TIC
orden de compra por registros de Excel,
5.Almacena los registros de productos entrantes y sistemas de información para
por tal razón es una falencia grande el
y salidas (stock) mejorar el servicio.
no proporcionar inventario que se tiene
6.Genera reportes a las bajas de producto por
actual en la empresa y generando
ventas
demoras en el funcionamiento del
7.Genera reportes de productos del stock que se
despacho del producto
encuentren en bajo nivel de reposición Realizar inversiones que le permitan
8.Genera reportes de existencias de productos a la compañía crecimiento, desarrollo
que se encuentren en las bodegas y sostenibilidad.
10.Genera reportes de presupuesto mensual de
pedidos
  Módulo de Gestión de Talento Humano
PROBLEMA
La escasez de personas y la mala gestión
de los puestos de tiempo completo, ya
que los distribuidores en otras regiones
están acostumbrados a corregir la falta
de información de stock en el área de
ventas y tienen que acudir en persona
porque no tienen la mano de obra para
realizar este control de forma manual.
Y al no tener un buen manejo en las
funciones de cada empleado ya que por
falta de organización están llevando a
cabo actividades que no son de su cargo.
 Módulo de Gestión de Venta
PROBLEMA
No existen inventarios, esto no le
permite determinar el nivel de stock (el
mínimo requerido para asegurar las
ventas esperadas) en el almacén y la
información que le reportan desde el
almacén es inexacta y existen
inconsistencias en los registros que
manejan, ya que los llevan de manera
manual y esta no es una buena practica
de consistencia en productos para sus
entregas
REQUERIMIENTO FUNCIONAL OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Modulo de Gestion de Talento Humano
1. El sistema debe permitir el ingreso de
Aumentar el rendimiento de los
información de la funcion del empleado
trabajadores con planes y estímulos
2.El sistema debe permitir el ingreso del registro
de desempeño.
de todos los empleados
3.El sistema debe permitir el registro de
informacion del funcionamiento de cada área
4. Almacena los registros y descripcion de la
funcion de los empleados
5.El sistema debe generar el reporte del plan de Realizar procesos continuos de
procedimientos para cada función del área y capacitación y formación para mejorar
personal los procesos, productos y servicios
6.El sistema debe generar reportes de control y ofrecidos por la compañía.
supervisión
7.El sistema debe generar reportes de
seguimiento de funciones de cada área
REQUERIMIENTO FUNCIONAL OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Modulo de Gestión de Ventas Realizar inversiones que le permitan
1.El sistema debe permitir registrar informacion a la compañía crecimiento, desarrollo
de clientes y sostenibilidad.
2.El sistema debe permitir almacenar datos del
Desarrollar la cultura de calidad en los
cliente
productos y el servicio al cliente.
3.El sistema debe permitir ingresar orden de
pedidos
4.El sistema debe permitir restar los productos al Incrementar las ventas, ampliar y
realizar una venta posicionar el portafolio de productos.
5.El sistema debe generar un reporte para la yuda
del control de inventario
Sostener los clientes a través de su
6.El sistema debe almacenar información de
fidelización por la marca por aspectos
facturación de clientes
de calidad, apoyo y orientación en la
7.El sistema debe permitir almacenar registros de
utilización de los productos.
orden de pedidos
8.El sistema debe generar un reporte del historial
de clientes
9.El sistema debe permitir generar reportes de
ventas mensuales
10.El sistema debe permitir generar informes de Evolucionar en infraestructura de TIC
presupuestos mensual de pedidos y sistemas de información para
11.El sistema debe permitir generar informes de mejorar el servicio.
tendencia en las ventas
12.El sistema debe generar factura de
despechado de venta
  Módulo de Gestión Administrativa
PROBLEMA REQUERIMIENTO FUNCIONAL OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Modulo de Gestión Administrativa Realizar procesos continuos de
1.El sistema debe permitir el registro de capacitación y formación para mejorar
información de operaciones de la organización los procesos, productos y servicios
La línea de comunicación entre las áreas
2.El sistema debe permitir generar reportes del Aumentar el rendimiento de los
esta inactiva porque el sistema utilizado
seguimiento de operaciones de la organización trabajadores con planes y estímulos
no proporcionaba a cada área la
3. El sistema debe permitir almacenar la de desempeño.
información necesaria para administrar
información asociada a los usuarios de cada área Incrementar la rentabilidad de la
y controlar los registros operativos, por
4.El sitema debe permitir registrar informacion compañía, reduciendo costos y
tal razón no incorporan adecuadamente
de recursos solicitados por cada área mejorando la productividad.
el flujo de trabajo y no minimizan el
5. El sistema debe permitir generar informes de
riesgo y el tiempo. Sostener el valor de las acciones para
control delos recursos en todas las áreas
la compañía de tal manera que sea
competitiva en el mercado
 7. DIAGRAMAS DE FLUJOS DE DATOS

 DIAGRAMA DE CONTEXTO
Se visualiza el sistema principal y su contexto. Es el diagrama de flujo de datos general formado por un
solo proceso. Las entidades externas al sistema, compuestas por las fuentes de entradas y salidas
interrelacionan con el proceso, delimitan el sistema y su entorno.

Area Adminis trativa

Gerencia
General

Balanc e General
Reporte Seguimiento Operaciones

Reporte control de recurs os

Informacion Operac ional
Informacion recursos por area

Area Financiera
Regis tro de la funcion del empleado
Facturas de Ventas

Regis tro de em pleados

Presupuestos
0 Control de m ovimiento
Area Talento Registro de funcion de cada area
Humano Estados financieros

Reporte de control de actividades por area PROINSUMOS

Reporte de control y s upervis ion

+

Reporte de tendencias de ventas

Factura de des pacho de venta Orden de Compra de productos
Presupuesto Registrar Información de Produc to
Reporte de ventas m ens uales Movimiento de productos
Reporte de s toc k de baja repos icion
Reporte s tock en bodega
Orden de pedidos
Reporte Bajas de Producto
Registro de clientes

Area Ventas
Area Producc ión
  DIAGRAMA DE NIVEL 0
Se visualiza más de un proceso, que el nivel 0 incluyendo los módulos y las fuentes de almacenamiento.
El cual se ha expandido con 5 módulos y 3 almacenes de datos con sus entradas y salidas.
Area
Area Administrativa
Administrativa

Area
Administrativa

[Reporte Seguim iento Operaciones]

Area
Gerencia [Reporte control de recursos]
General Administrativa
[Inform acion Operacional]
[Genera Balance General]
1 [Inform acion recursos por area]
Modulo de
Gestion
Administrativa

Area
Area Generacion de Inform acion Financiera
Talento
Humano Generacion de Inform acion

3 Contabilidad

Area Area
Talento Recursos Financiera
Humano [Reporte de control y s upervision] 2
Humanos
[Control de movim iento] Area
[Registro de funcion de cada area] Financiera
Datos

Datos [Estados financieros]

Area 2 [Facturas de Ventas]
Talento [Registro de la funcion del empleado] Modulo de
Humano Gestion de Area
5
Talento [Presupuestos] Financiera
[Reporte de control de actividades por area] Modulo de
Gestion
Financiera
Area
Talento [Registro de empleados ]
Humano

Area
1 Inventarios Producción
Area
Talento [Reporte stock en bodega]
Humano
Datos de Inventario Datos de Inventario
[Orden de Compra de productos]
3
Area
Modulo de Producción
[Presupuesto] 4 Gestion de
Area Modulo de Produccion
[Movim iento de productos]
Ventas Gestion de
Ventas
[Orden de pedidos]
[Reporte Bajas de Producto] Area
Producción
Area [Reporte de stock de baja reposicion]
Ventas [Reporte de tendencias de ventas] [Factura de despacho de venta] [Registrar Inform ación de Producto]
[Reporte de ventas mensuales]

[Registro de clientes] Area

Producción

Area
Ventas
Area Area
Area
Ventas Producción
Area Producción
Ventas
Area
Ventas
 8. CRONOGRAMA

Se puede evidenciar el cronograma en el siguiente enlace:

9. COSTOS

Se contacta con las siguientes empresas para la cotización de sistemas de información; (ver anexos de
cotizaciones)

 SIAV GESTIÓN: En la actualidad implementan exitosamente licencias en empresas de todos los

tamaños y sectores económicos en las principales ciudades del país. Empresas comerciales,
industriales. Que utilizan el software ERP y dan excelentes referencias de los beneficios
obtenidos. Se ubica como uno de los principales desarrolladores de software administrativo y de
gestión. Esto se debe a la continua creación de productos y aplicaciones orientadas a satisfacer
las necesidades y requerimientos de los usuarios y el desarrollo de soluciones informáticas
avanzadas.
 Ofrece una cotización con un precio de $6.650.000 con un tiempo de desarrollo entre 2
meses.

 FREELANCER: Es una Página web la cual ofrece perfiles que trabajan de forma independiente
ofreciendo sus servicios a empresas u otras personas, y que gestiona su tiempo y su forma de
trabajar de manera autónoma.
El precio de la cotización oscila entre 30.00 y 350.00 USD con un tiempo de desarrollo entre 2 a
20 días.

10. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

 CONCLUSIÓN

En resumen, se define que la empresa PROINSUMOS S.A debe llevar a cabo un plan a seguir con la
finalidad de pasmar y trabajar con cada una de las áreas que están presentando obstáculos en el flujo de
trabajo, como actualmente se están generando demoras y perdidas tanto de tiempo como de clientes a
raíz de ese problema, no se están llevando a cabo las mejores prácticas en el sistema de información y el
flujo del proceso. Como paso para su respetivo seguimiento se debe generar un control de manera
periódica para conocer como está funcionando este proceso para cada una de las áreas y examinar
como se comportan los problemas que se tienen frente a la solución dada y observar la evolución de
este y así determinar qué tan efectivo fue haber realizado la etapa de análisis en la empresa y la solución
dada a este.

Se implementa este sistema nuevo sistema de información para integrar sus operaciones y mejorar su
rendimiento para lograr optimizar los procesos operativos de la organización, gracias a esto se
proporciona una información a la que se va acceder en tiempo real y absolutamente confiable, evitando
que la información sea duplicada y no tenga redundancia, al mejorar el rendimiento y ahorrar tiempo en
cuanto al servicio al cliente reduciendo el despacho del producto y optimizar el control y el análisis de
las decisiones gerenciales y reducción de costos para la empresa.

 RECOMENDACIONES

 Este sistema nuevo facilitara la integración entre el área de producción y ventas evitando
roturas de stock

 El implementar nuevas bases de datos compartidas entre los departamentos de la empresa

generara flexibilidad y agilidad el flujo de trabajo.

 El sistema mejorara los procesos operacionales evitando cuellos de botella.

 Aumentara la seguridad y consistencia en los datos

 Asegurara el cumplimiento con la ley y norma contables

 Facilitará la función de reportes analíticos y de negocio a la contribución de toma de decisiones
a los gerentes y personal de todas las áreas, en el desarrollo del negocio.

 Fomenta un equipo de trabajo encargado de la supervisión y gestión de los departamentos del

sistema de información para un mejor manejo de administración mejorando el desempeño de la
organización

 Registrar de manera interactiva los componentes a detalle para un buen manejo que facilite la
productividad minimizando riesgos y mejorando las ventas.

 Permite adaptarse con los nuevos servicios propuestos en el diagrama de flujo como almacenes
de datos, para interactuar con ellos de una manera correcta. Estableciendo fases que permitan
llevar un control del tiempo, parametrizar resultados y definir objetivos convirtiendo un arma a
favor del liderazgo comercial y operativo de las industrias
11. ANEXOS

 Cotización Siav Gestion SAS

 Cotización Freelancer